Excel 2013 Nivel Medio

Capítulo 2 Importación de datos

Sección de Formación. Octubre 2015.

Sección de Formación – Excel Medio 2013 – Capítulo 2. Conexiones.

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Tabla de contenidos

Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1 Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2 Ficheros de texto __________________________________________________________________ 2 Bases de datos Access ______________________________________________________________ 8 Manejando conexiones _____________________________________________________________ 9

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 11

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Objetivo del capítulo. Mostrarle al alumno las diferentes formas de integrar datos de fuentes externas en un libro de Excel.

Ficheros de texto

No siempre vamos a necesitar teclear los datos en un área de datos de una hoja Excel. Afortunadamente en ocasiones recibiremos estos datos incorporados en un archivo. Dependiendo del formato o que tenga dicho archivo nosotros podremos incorporar estos datos de una forma u otra.

En este apartado vamos a ver las diferentes opciones que nos ofrece Excel para cargar datos de un archivo de texto en una hoja Excel.

Uno de los formatos más frecuentes es el formato CSV, consistente en un conjunto de datos almacenados separados por comas o punto y coma.

Para empezar a cargar los datos lo primero que debemos hacer es hacer clic en la ficha datos y después desplegar las opciones del botón obtener datos externos. En este caso haremos clic en la opción desde texto.

Ilustración 1. Grupo Obtener Datos Externos.

El siguiente paso será seleccionar el fichero con el formato CSV desde nuestro ordenador, y después pulsar abrir.

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Ilustración 2. Ventana Importar archivo de texto.

A continuación se abre un asistente para importar texto. Durante los traspasos de este asistente nosotros vamos a describirle a este las características de nuestro archivo y los datos que vamos a querer importar, así como algunas de sus particularidades.

En el primer paso es fundamental que le digamos a Excel que nuestros datos que están delimitados por caracteres, ya sean comas, tabulaciones, u otro tipo de carácter.

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Ilustración 3. Asistente para importar texto. Paso 1.

Además podemos especificar que nuestro fichero contiene encabezados, así como la fila desde la cual queremos que comience importar datos.

En el siguiente paso debemos describir qué tipo de separadores se utilizan en nuestro fichero. Por defecto nos ofrece el carácter de tabulación, el punto y coma, la coma y el espacio, pero también nos permite especificar cualquier otro, tecleándolo en la casilla correspondiente. Además, si en nuestro fichero existe algún dato de texto entrecomillado, nos permite hacérselo saber. Adicionalmente Excel según vamos especificando todas estas características nos va a mostrar una vista previa de los datos.

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Ilustración 4. Asistente para la importación de texto. Paso 2.

En el tercer y último paso Excel nos va a permitir establecer, para cada una de las columnas, un formato bien sea texto, fecha, un formato General. También podemos especificar que no importe una determinada columna.

Ilustración 5. Asistente para la importación de texto. Paso 3.

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Una vez que pulsamos sobre finalizar, Excel nos va a pedir que le digamos dónde va a incluir los nuevos datos. Podemos especificarle una hoja de cálculo existente o bien una hoja de cálculo nueva. Cuando pulsemos sobre aceptar Excel va a crear una nueva hoja de cálculo y va importar nuestros datos de nuestro fichero de texto.

Ilustración 6. Área donde situar los datos.

Otro tipo de fichero de texto es aquel que en lugar de venir en delimitado por un símbolo, está estructurado y cada campo tiene un ancho definido. Para importar este tipo de ficheros vamos a seguir pasos muy parecidos el caso anterior.

Así, como la vez anterior, haremos clic sobre el botón obtener datos externos en su opción desde texto. A continuación seleccionaremos el fichero de texto con los campos de longitud fija, y pulsaremos importar.

De nuevo se abrirá del asistente para importar texto, pero esta vez escogeremos como tipo de archivo de ancho fijo.

Esta opción cambiará por completo el paso 2 del asistente, ya que en él tendremos que describir los límites de cada uno de los campos utilizando para ello ciertos saltos de líneas en el área de vista previa de los datos. Para crear o eliminar una de estas líneas tenemos que hacer clic o doble clic respectivamente con el ratón. Si simplemente queremos mover un salto de línea, tendremos que hacer clic y arrastrarlo. Una vez hemos delimitado todos los campos podemos pasar al paso siguiente.

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Ilustración 7. Asistente para la importación de texto (fijo). Paso 2.

El paso tres del asistente consistirá, como la vez P anterior, en definir las características de cada una de las columnas, y en decidir si alguna de estas columnas no ha de ser importada.

Ilustración 8. Paso 3. Asistente para la importación de texto (fijo).

Al pulsar en finalizar tendremos que especificar de nuevo a Excel donde queremos que nos importe los datos.

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Bases de datos Access Excel también nos va a permitir obtener datos externos desde una base datos de Access. Una vez más tendremos que seleccionar un fichero, en este caso un fichero de base de datos Access, haciendo clic en la ficha datos, y posteriormente en obtener datos externos desde Access.

Al seleccionar una base datos Access, y posteriormente pulsar importar, es posible que Excel detecte que la base de datos dispone de varias tablas. En este caso nosotros debemos decidir de qué tabla queremos obtener los datos, seleccionarla, y pulsar aceptar.

Ilustración 9. Seleccionar tabla.

Una vez más Excel nos pedirán donde queremos situar los datos, si en una hoja de datos existente o en una nueva. En este caso además nos va a permitir escoger el formato en que queremos ver los datos en el libro, y por defecto estará seleccionado el el formato tabla.

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Manejando conexiones

Hay que tener en cuenta que una vez nosotros hayamos importado datos de un fichero, Excel habrá creado una conexión con el origen de los datos. Para ver las conexiones abiertas de nuestro libro tenemos que hacer clic en el botón conexiones del grupo conexiones.

Ilustración 10. Grupo Conexiones.

Ilustración 11. Conexiones de un libro.

Excel nos mostrará una lista de las conexiones existentes en nuestro libro de Excel.

En el caso de que los archivos originales desde los que habíamos importado cambien, lo que va a ocurrir es que tendremos una copia desactualizada de los datos. Para solucionar esto debemos decirle a Excel que actualice los datos, pulsando el botón Actualizar todo. Excel nos permitirá entonces volver a especificar los orígenes de datos de ficheros de texto y Access y actualizará los datos de forma que va a

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volver a leer el archivo original, y a cargar los datos en la referencia que le hubiésemos marcado inicialmente.

Para eliminar las conexiones de datos y liberar nuestro fichero de Excel de las mismas, tenemos que pulsar en el botón conexiones, seleccionar la conexión, y posteriormente pulsar el botón quitar.

En este caso Excel nos va a informar de que al separar los orígenes de datos no se van a poder volver a realizar operaciones de actualización de datos; es decir que a partir de este momento los datos que figuran en nuestra hoja serán una copia de datos.

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Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1. Grupo Obtener Datos Externos. _______________________________________________ 2 Ilustración 2. Ventana Importar archivo de texto. ____________________________________________ 3 Ilustración 3. Asistente para importar texto. Paso 1. __________________________________________ 4 Ilustración 4. Asistente para la importación de texto. Paso 2. ___________________________________ 5 Ilustración 5. Asistente para la importación de texto. Paso 3. ___________________________________ 5 Ilustración 6. Área donde situar los datos. __________________________________________________ 6 Ilustración 7. Asistente para la importación de texto (fijo). Paso 2. ______________________________ 7 Ilustración 8. Paso 3. Asistente para la importación de texto (fijo). ______________________________ 7 Ilustración 9. Seleccionar tabla. ___________________________________________________________ 8 Ilustración 10. Grupo Conexiones. _________________________________________________________ 9 Ilustración 11. Conexiones de un libro. _____________________________________________________ 9

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