Diapositiva 1

Octubre 2013

Microsoft SharePoint 2010Sitios de TrabajoObjetivos2 Dar a los participantes las nociones bsicas de utilizacin de SharePoint como herramienta de colaboracinMostrar ejemplos prcticos de la utilizacin de SharePoint en las diferentes reas3Cmo se trabaja con SharePoint?

Qu es una lista y una biblioteca de documentos?Cmo subo un documento?Puedo exportar la info a Excel?Cmo me gener reportes de los datos que ya tengo?Cmo me genero una alarma?

Puedo recuperar una versinanterior de un documento?Cmo uso SPdesde el explorador de Windows?Podemos trabajarvarios sobre un mismo archivo?Quin ve lo que subo a SP?Agenda4 Sitios de TrabajoQu son?Qu se puede hacer en ellos?Cmo se accede?Estructura de sitiosSharePointCmo trabajar con SharePoint?Trabajo con Listas, Bibliotecas, Vistas, etc.Gestin documentalPermisosCasos de xito, ejemplos de uso

Sitios de Trabajo - Qu son?5Son un conjunto de sitios web creados sobre la plataforma SharePoint

Administraciny FinanzasPulp Mill Project

Forestal

Comunicaciones

Recursos Humanos

Logstica

Sustentabilidad

Planta de Celulosay Energa

Zona Franca

Qu puedo hacer con ellos?6

Compartir Documentos

Buscar documentos

Comunicar AnunciosGenerar alarmas

Agendar Contactos

Generar Base de Conocimientos

Encontrar siempre la ultima versin de un documento.

Encuestas

Cmo acceder?7

Home Sitio de Trabajo8

Sitio de Gerencia9

Documentos Generales10

Sitio rea de Trabajo11

Gestin Documental13Qu es una biblioteca de documentos?Una biblioteca de documentos es una lista en la cual se guardan documentosSe pueden organizar los documentos por carpetasSe puede gestionar las versiones de documentos

1314Cmo se sube un documento? Ir a la biblioteca de documentosSeleccionar NUEVO DOCUMENTO Cargar documentos o Cargar Varios Documentos

15Cmo se sube un documento? 3. Seleccionar el o los documentos que se desean subir.

Trabajar con Documentos16Cuando un archivo est desprotegido (Checked-out) para usted, slo usted puede hacer cambios en el mismo.

Realizar un Check-out de los archivos antes de trabajar en ellos, ayuda a evitar conflictos y confusiones cuando varias personas estn trabajando en el mismo conjunto de archivos.

Mientras que el archivo est desprotegido, puede editar el archivo, cerrarlo, volver a abrirlo, e incluso trabajar con el archivo en su disco duro.

El resto de los usuarios no slo no podrn editarlo, sino que tampoco vern los cambios en el archivo hasta que se realice un Check-in del mismo.

Se puede realizar un Check-out a cualquier archivo de un sitio de SharePoint para los que se tengan permisos.Check out (desproteger)/in (proteger) un documento: Trabajar con Documentos17Proteger un archivo (Check-in) es la accin inversa al Check-out, esto permite que cualquier usuario con permisos sobre el archivo, puede realizar un Check-Out del mismo y modificarlo, o si el archivo fue modificado, ver los cambios realizados.

Cuando se protege un archivo, puede escribir comentarios acerca de los cambios realizados en el archivo.

Esto ayuda a la gente a entender lo que ha cambiado en el archivo de versin a versin.

Esto es especialmente til si varias personas trabajan en un archivo o si es probable que el archivo pase por varias revisiones. Check out (desproteger)/Check in (proteger) un documento: Trabajar con Documentos18Hacer clic en cualquier documento (pequea flecha hacia abajo icono) y ver el men contextual. Elegir la opcin Check out como se muestra a continuacin.

Check out (desproteger)/in (proteger) un documento: Trabajar con Documentos19Una vez realizado el Check out, el icono del documento presentar una flecha verde para indicar que el mismo se encuentra desprotegido.

Check out (desproteger)/in (proteger) un documento: Trabajar con Documentos20Una vez que se realizaron la ediciones pertinentes, debemos hacer Check in del mismo para que el resto de los usuarios tengan visibilidad sobre el archivo. Para esto hacer clic en el documento (pequea flecha hacia abajo icono) y ver el men contextual. Elegir la opcin Check in como se muestra a continuacin.

Check out (desproteger)/in (proteger) un documento: Trabajar con Documentos21Al hacer clic en Check in, se abrir una ventana como la siguiente.

En la misma se deber indicar si se desea que el archivo siga desprotegido para usted pero efectuando un Check in, es decir, el resto de los usuarios podrn ver los cambios efectuados sobre el documento, pero no podrn editarlo.

Tambin tendr la opcin de ingresar un comentario asociado a los cambios realizados.

Check out (desproteger)/in (proteger) un documento: Versionado de documentos22SharePoint gestiona versionado de documentos. Al guardar cada archivo te va generando versiones automticamente (no hace falta nombrar el archivo archivo.v 1.0)

Nunca borrar un documento Al actualizar un documento existente nunca cambiarle el nombre, siempre abrirlo desde SharePoint y reescribirlo dado que SharePoint mantiene versionado.

Para recuperar una versin anterior, pararse sobre el documento e ir a la opcin histrico de versiones

Versionado de documentos23Seleccionar la fecha que quiero recuperar haciendo clic sobre ella

Cmo crear una carpeta?

24Ir a la biblioteca de documentosSeleccionar Documentos - Nueva Carpeta - Escribir el Nombre de la carpeta

Como envo el link por email a un archivoPosicionar el mouse sobre el archivo a compartir. Se desplegar una flecha a la derecha del mismo. Al seleccionarla se desplegar el siguiente men contextual:

25Seleccionar Enviar a Enviar un vnculo por correo electrnico.

Vistas de bibliotecas/Vista del explorador26Una vista til a la hora de cargar varios documentos o carpetas es la Vista del explorador.Esta vista permite que se pueda mover elementos como si estuviramos trabajando con carpetas de Windows.

Trabajar con SharePoint desde el Explorador27Puedo trabajar en SharePoint desde el Explorador de Windows Abrir SharePoint con la vista del Explorador y copiar la ruta Ir al Explorador de Windows y desde Mi PC / Conectar a Unidad de Red

Trabajar con SharePoint desde el Explorador284.Seleccionar SIGUIENTE / SIGUIENTE5.Copiar la ruta que quiero mapear

Trabajar con SharePoint desde el Explorador296.Escribir el nombre que deseo darle (Ej: Capacitacin SharePoint 5.Seleccionar Finalizar

Listas30Qu es una lista personalizada?31Una lista es una tabla, similar a una hoja de Excel, la cual tiene definidas con un conjunto de columnasPermiten almacenar datos con un formato en comnEjemplo: Tareas, Contactos, Anuncios

Creacin de un nuevo elemento en una listaPara crear un nuevo elemento en una lista, haga click en el botn Nuevo elemento en el men de Lista o al final de la misma siempre tendr la opcin de AGREGAR ELEMENTO32

Cmo se modifica un elemento? 33Ir a la lista donde se va a trabajarPosicionar el mouse sobre el ttulo del elemento a modificar, se desplegar una flecha sobre la derecha del mismo

Seleccionar la flecha para ver el men contextualSeleccionar Editar ElementoEditar las propiedades y Aceptar

Cmo se elimina un elemento? 341. Ir a la lista donde se va a trabajar2. Seleccionar Eliminar desde el men contextual del elemento

Vistas35VistasEs posible visualizar los tems de una biblioteca o de una lista de distintas formas. Ingresar a la biblioteca donde se encuentran los documentos:

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O ingresar a la lista en que se desea cambiar la vista:

Crear una VistaEn la cinta de opciones, seleccionar Crear vista:

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Esto le permite seleccionar Columnas, Filtros y otras opciones para crear una nueva vista:

38Crear una Vista

Modificar y exportar a Excel listas39Siempre posicionada sobre la LISTA a modificar/exportar

Modificar y exportar a Excel listas40Siempre nos exportara la lista exacta que estoy viendo. Si lo que tengo cargado en la lista es un doc, nos traer el linc al doc

41Bsqueda de Contenidos

En el cuadro de bsqueda escribir los trminos para la bsqueda (ej: contenidos*, te trae todo lo que encuentra con la palabra contenidos al comienzo) Las bsquedas son por nombre de archivo y por contendido del mismo

Vista de la pgina donde se despliegan los resultados de la bsqueda. Permisos.4243Niveles de Permisos

Algunos Niveles de Permisos a tener en cuentaColaborar: los usuarios/grupos con este nivel de permisos podrn crear, modificar, eliminar elementos. Ver sus versiones. Definir listas. Leer: Los usuarios/grupos con este nivel de permisos podrn solamente leer informacin

44Grupos de Seguridad

Algunos Grupos a tener en cuenta:Visitantes Sitio: los usuarios pertenecientes a este grupo tendrn el nivel de permisos Leer. Integrantes Sitio: Los usuarios pertenecientes a este grupo tendrn el nivel de permisos Colaborar.Propietarios Sitio: Los usuarios pertenecientes a este grupo son administradores del sitio y cuentan todo los permisos.Restringido: Los usuarios pertenecientes a este grupo tendrn el nivel de permisos Colaborar.

45Recomendaciones de permisos

Recomendamos siempre asignar permisos por BIBLIOTECAS y nunca por CARPETAS

46Casos de xito

Contactos de InformticaInventario de Informtica Encuesta de Satisfaccin Documentacin de IT (Instructivos, material de capacitacin)ImpresorasSitio de ContratosBuen Vecino

Preguntas?47