CAPACITACION GESTIÓN DOCUMENTAL Blanca … de series y sus correspondientes tipos documentales...
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CAPACITACION GESTIÓN
DOCUMENTAL
Blanca Cecilia Cortés
Grupo de Gestión Documental y
Correspondencia
NORMATIVIDAD
Ley 734 05 II/2002. Código Único Disciplinario. Art. 34 Deberes: 4, 5, 15, 16, 19, 25, 33, 40. Art. 35 Prohibiciones: 7,13
Ley 190 de 1995, Art. 79 sobre faltas y delitos en el manejo de archivos.
Reglamento General de Archivos
Ley 594 de Julio 4 de 2000
Ley 527 de 1999: Define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos.
Ley 1581 de 2012: Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
Ley 1474 de 2011: Por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública.
Ley 1712 de 2014 Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.
Decreto 2609 de 14 Dic. 2012: PGD. Disposiciones en materia de GD
Decreto 2364 de 22Nov. 2012: Firma Electrónica.
Decreto 2693 de 21 Dic. 2012: Lineamientos Gobierno en Línea
Decreto 1515 de 19 de Jul. 2013: Transferencias Secundarias y de valor histórico.
Acuerdo 042 de 2002: Criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas.
Circular 001 de 2004. Inventarios de documentos a eliminar.
Circular 005 de 2011. Prohibición de enviar documentos originales de documentos de archivo a otro tipo de unidades de información.
Circular 005 de 2012 Proceso de digitalización y comunicaciones oficiales.
RESPONSABILIDAD
• …La gestión de documentos está asociada la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos…
• … Es responsabilidad de los servidores, empleados así como contratistas..
• Responsabilidad Compartida Institucional
“Coordinación de la Gestión Documental”: Es un proceso transversal a toda la organización, los aspectos y componentes deben ser coordinados por los Secretarios Generales o quien haga sus veces, a través de las oficinas de Archivo de cada Entidad.
ARCHIVO
Es uno o mas conjuntos de
documentos, sea cual fuere su
fecha , su forma y soporte
material, acumulados en un
proceso natural por una persona
o institución publica o privada, en
el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio
e información para la persona o
institución que los produce, para
los ciudadanos, o para servir
como fuente de historia.
• Documentos de archivo (Físicos y electrónicos)
• Archivos institucionales (Físicos y electrónicos)
• Sistemas de información Corporativos
• Sistemas de Trabajo Colaborativo
• Sistemas de Administración de Documentos
• Sistemas de Mensajería Electrónica
• Portales, Intranet y Extranet.
• Sistemas de Bases de Datos.
• Discos Duros, Servidores, Discos o medios portables, medios de video y audio (análogo o digital) etc.
• Cintas y medios de Soporte (Back up o contingencia)
• Uso de tecnologías en la nube
Tipos de información
GESTION DE
DOCUMENTOS
“Actividad gerencial orientada a la evaluación de procesos
documentales, con el objeto de racionalizar los recursos
invertidos en la gestión de información empresarial, buscando
la eficiencia y la economía administrativas”
PRINCIPIOS ARCHIVISTICOS
ORDEN ORIGINAL:
Ordenación interna de un fondo
documental manteniendo la estructura que
ha tenido durante el servicio activo
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA:
Conservación de los documentos dentro
del fondo documental al que naturalmente
pertenecen
PROCESOS
ARCHIVISTICOS
PRODUCCION DOCUMENTAL:
Recepción o generación de documentos en un
unidad administrativa en cumplimiento de sus
funciones.
SELECCIÓN DOCUMENTAL:
Proceso mediante el cual se determina el destino final de la
documentación bien sea para su eliminación o su conservación parcial
o total.
CLASIFICACION DOCUMENTAL:
Labor intelectual mediante la cual se identifican y
establecen las series que componen cada
agrupación documental (fondo, sección y
subsección) de acuerdo a la estructura orgánico
funcional de la entidad
Alcance de un programa de
Gestión Documental
PRODUCCIÓN
O RECEPCIÓN
TRÁMITE
DISTRIBUCIÓN
CONSULTA RETENCIÓN ALMACENAMIENTO RECUPERACIÓN
PROTECCIÓN
PRESERVACIÓN TEMPORALDISPOSICIÓN
FINAL
ELIMINACIÓNCONSERVACIÓN
PERMANENTE
PARA DOCUMENTOS FISCOS Y ELECTRONICOS
CICLO VITAL DEL
DOCUMENTO
Archivo de
Gestión Archivo Central Archivo
Histórico.
* Administrativo
* Legal
*Fiscal
*Contable
* Técnico.
* Cultural
* Historico
* Cientifico
TABLAS DE RETENCION
DOCUMENTALListado de series y sus correspondientes tipos documentales (producidos o
recibidos por una unidad administrativa en cumplimiento de sus funciones), a las
cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada fase del archivo
IMPORTANCIA DE
LA T.R.D.
Normalización de la producción documental.
Racionalización de los procesos archivísticos
Apoyo a la gestión administrativa
Acceso y consulta de la documentación.
Regulación de la Transferencias Documentales
Responsabilidad compartida frente a la función
archivística.
Protección e incremento del patrimonio cultural
Control de la función administrativa
QUÉ ES UNA SERIE DOCUMENTAL
• Es el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogeneos, producidos por una unidad administrativa en cumplimiento de
sus funciones.
• Series documentales simples (acuerdos, decretos , circulares, resoluciones )
la foliación se ejecutara de forma independiente.
• Series documentales complejas (contratos , Historias laborales procesos )
cada uno tendrá una foliación de manera continua .
CONTRATOS
SUBSERIEContrato de Prestación de Servicios
SUBSERIEContrato de Arrendamiento
Tipología
Tipología
CONTRATOS
Rotulo Carpeta
No Uso de AZ.
FOLIACION
La documentación deberá numerarse consecutiva y cronológicamente al interior, teniendo en cuenta:
1. Utilizar un lápiz de mina negra y blanda (Lapicero), para numerar desde uno (1) en adelante en la esquina superior derecha de la hoja, de manera legible y sin enmendaduras.
2. La numeración existente no debe corregirse y si se detecta algún error en ella debe numerarse nuevamente, tachando la anterior.
3. Los planos o cualquier documento que esté doblado, se numerará como un solo folio.4. Los folios totalmente en blanco (que no contengan información en recto ni vuelto) y que
estén sueltos, NO se deben foliar ni enviar en las transferencias. 5. La numeración tiene que abarcar TODOS los folios incluyendo recibos, periódicos, planos, etc6. Eliminación de Material metálico: Este proceso debe realizarse con extremo cuidado, para
evitar la mezcla indiscriminada de documentos que pueda afectar la foliación y descripción correspondiente.
METODOLOGIA ARCHIVISTICA
COMO SE ARCHIVA: Se debe guardar el orden original y el orden cronológico dentro de la carpeta, es decir todos los documentos que estén dentro de la carpeta deben pertenecer al expediente. Así como que para la fácil comprensión del contenido del expediente los documentos deben guardar un riguroso orden cronológico.
Ubique físicamente los expedientes, (carpetas) que conforman cada una de las series y subseries documentales, observando que guarden el mismo orden en que aparecen relacionadas en la tabla de retención de la dependencia
Ejemplo:COORDINACION DE GESTION DOCUMENTAL Y
CORRESPONDENCIA.
•260.01.04 Actas de Comité de Archivo 2013
•260.01.04 Actas de Comité de Archivo 2014
•260.41.11 Informes de Gestión 2013
•260.41.11 Informes de Gestión 2014
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
Se elabora un inventario de acuerdo con el “Formato Único de Inventario Documental”, en elcual se ingresa la información del expediente, se relacionan una a una las unidadesdocumentales.
PROCESO DE TRANSFERENCIAS
Recomendaciones para el proceso de transferencias:
a) Solicitar las cajas, las Carpetas y Diligenciar el FUID.
b) Identificar claramente la documentación a enviar.
c) Descartar o eliminar documentos como los
siguientes:
• Prensa, revistas y folletos.
• Borradores de trabajo
• Manuscritos no oficiales
• Fotocopias y normas.
• Material Bibliográfico
• Documentos personales
FLUJO DOCUMENTAL DE UNA COMUNICACIÓN
USUARIOOficina
Correspondencia.OFICINA RESPONSABLE
1. El usuario radica la
comunicación en la oficina de
correspondencia, deja el original
y conserva la copia
2. Auxiliar radica y direcciona a
la oficina responsable de la Rta.
3. Oficina Recibe, estudia y
proyecta la respuesta
COMUNICACION
OC
O
RESPUESTAO
OC
C4. Envía la respuesta a ofc.
Correspondencia, para que
radique y envíe al usuario
RESPUESTA
O
CC
5. Radica la respuesta y envía el
original al usuario, conserva una
copia y regresa una copia a la
oficina (Recibido)RESPUESTA
OO
Acuse de Recibido
CC
6. Correspondencia archiva copia
en el consecutivo de
correspondencia.
7. La oficina archiva el original de
la comunicación con la copia de
respuesta (Acuse de recibido) .
Expediente correspondiente.
ASUNTO
O TEMA
COMUNICACION COMUNICACION
COMUNICACION
CONSECUTIVO
• Todo lo que venga en las valijas debe venir relacionado.
• Si hay comunicaciones internas se deben radicar en el aplicativo
• Si hay comunicaciones externas se deben radicar en el aplicativo
• (Solo se da traslado)
• Por favor enviar el archivo electrónico de la relación para facilitar el reparto en la sede correspondiente.
• Favor NO enviar folios sueltos o sin oficios remisorios.
MANEJO DE VALIJAS