CAPACITACIÓN RENDICIÓN DE CUENTA

DIRECCIÓN DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y LAS COMUNICACIONES

Noviembre - 2016

ASPECTOS NORMATIVOS

ESTADÍSTICAS DE RENDICIÓN DE CUENTA

ACERCA DE SIVICOF

CONTRATACIÓN

INFORME AMBIENTAL

PLAN DE MEJORAMIENTO

ASPECTOS A TENER EN CUENTA

SOPORTE SIVICOF

MARCO NORMATIVO

Resolución Reglamentaria 11-2014 – Rendición de Cuenta. Resolución Reglamentaria 069-2015 – Plan Mejoramiento. Resolución Reglamentaria 004-2016 – Modifica R11 (Deuda

Pública y PACA-PAL). Resolución Reglamentaria 016-2016 – Sujetos de Vigilancia y

Control Fiscal. Resolución Reglamentaria 023-2016 – Contenido cuenta

consolidada(Anexos) y Procedimiento actualización. Resolución 036-2016 –Modificación RR 016-2016. Circular 001-2016 Externa - Rendición Cuenta 2015. Circular 002-2016 Externa - Rendición cuenta hospitales proceso

transformación. Listado Maestro de Documentos –SGI.

ACERCA DE SIVICOF

• SIVICOF V.3.7 es el sistema de supervisión y control de la CONTRALORÍA DEBOGOTÁ que permite mediante el diligenciamiento y envío de formularios,reportar información estructurada. Información que una vez validada por lamisma aplicación, puede ser analizada fácil y ágilmente.

• Ingreso a SIVICOFwww.contraloriabogota.gov.co - Sivicof Entidades

CONCEPTOS SIVICOF

• Módulos sistema SIVICOF:

StormUser: Es el módulo LOCAL que permite diligenciar o cargarestructuras de información generadas en excel para luego ser cargada enel modulo StormWeb.

StormWeb: Es el módulo WEB que permite cargar la información delarchivo generado en el StormUser al sistema SIVICOF(BD), además deconsultar la información.

StormReport: Es el módulo WEB que permite consultar la informaciónentregada a través de Web, además de consultar otra serie de reportes deacuerdo con las necesidades definidas para cada implementación.

CONCEPTOS SIVICOF

Fecha de corte: Es la fecha de referencia en el sistema parareportar la información.

Fecha de apertura del sistema: Es el periodo de tiempo en elque el sistema se encuentra habilitado para cargar lainformación, de acuerdo a las fechas definidas en la resolución.

Periodicidad: Permite conocer las diferentes periodicidades quemaneja el sistema (Anual, Mensual, Ocasional).

CONCEPTOS SIVICOF

Clase de Información: Define el tipo de información que serecibirá a través del sistema.

CB - Formularios Electrónicos: Son las estructurasparametrizables diseñados con el propósito de que elusuario introduzca datos.

CBN - Documentos Electrónicos: Son archivos (Word, PDF,Excel, Zip) que se pueden asociar a un informe, en caso dehacerlo, serían exigidos al momento de hacer el envío de lainformación.

INFORMACIÓN SOBRE LA RENDICIÓN DE CUENTAS

Enlace que permite a los sujetos de control acceder al SIVICOF para efectos de reportar las cuentas mensuales y anuales.

Ubicación en la página web de la Contraloría de Bogotá, donde podrán encontrar las comunicaciones, reglamentación, documentos e información de la rendición de la cuenta

Enlace que permite acceder al módulo de Reportes para auditores y funcionarios de la CB

Documento que contiene la relación de los sujetos de control agrupados por sectorial Documento que contiene el listado y

descripción de cada uno de losDocumentos Electrónicos agrupadospor informe para la rendición decuenta.Instructivo dirigido a los sujetos de

control para la presentación de lacuenta

Instructivo orientado a la informacióncontractual ambiental

Matriz que contiene la relación deinformes, formatos y periodicidadpor cada Sujeto de Control

ANEXOS

StormUser

user.jnlp

StormUser

ACERCA DE SIVICOF

ACERCA DE SIVICOF

ACERCA DE SIVICOF

• StormUser• Instalación del StormUser (Requisitos Java 1.7 o posterior).

• INFORME: (FORMULARIOS + DOCUMENTOS)

ACERCA DE SIVICOF

• StormWeb• Se carga los formularios y documentos

electrónicos.

• Validaciones(StormUser ≠ StormWeb)

• Se verifica si fue correctamente enviado el informe(formulario y/o documento).

• Cambiar representante legal.• Autorizaciones y fechas limite.• Certificación de la cuenta.• Como se generan los reportes.

ACERCA DE SIVICOF

• Documento electrónico: Cualquier documento que se sube al sistema,va asociado a un informe.

ACERCA DE SIVICOF

• Documento electrónico: Cualquier documento que se sube al sistema, vaasociado a un informe.

• Validaciones(StormUser ≠ StormWeb)

• Verificación de erroresGeneración de archivos *.srtSe firma el documento *.str.p7z

StormWeb

ACERCA DE SIVICOF

• StormMonitor

ACERCA DE SIVICOF• StormMonitor

ACERCA DE SIVICOF

• StormMonitor

INFORME 50 CONTRATACIÓN

QUE DEBO SABER?

El informe de contratación consta de unos campos queidentifican el contrato en todo el tiempo, incluyendo el registroinicial y las modificaciones a futuro que se le puedan realizar.

La identificación la componen los siguientes campos que nacendel formulario CB-0012: CONTRACTUAL son:

1. CODIGO DE LA ENTIDAD2. VIGENCIA EN QUE SE SUSCRIBIO EL COMPROMISO3. NÚMERO DEL COMPROMISO4. TIPO DE COMPROMISO5. TIPOLOGIA ESPECIFICA6. CODIGO ENTIDAD FUSIONADA

INFORME 50 CONTRATACIÓN

RECUERDE !

• Debe diligenciar el campo CODIGO ENTIDAD FUSIONADA almomento de reportar novedades, modificaciones, pagos,interventorías de contratos de la entidad funcionada(hospitales),para los contratos nuevos de la SUBRED no aplicaeste campo.

• Que lo anterior identifica el contrato y por lo tanto en losdemás formularios de contratación si hace referencia al mismocontrato estos campos deben ser iguales.

• Cuando registre el contrato por primera vez debe ingresar lainformación relacionada con los contratistas, localización einterventoría.

INFORME 50 CONTRATACIÓN

Cuando vaya a registrar modificaciones contractuales tenga encuenta las siguientes columnas:

VALOR INICIAL DEL CONTRATO EN PESOS: Es el valorcon el que se suscribió inicialmente el contrato.VALOR DE LA ADICIÓN: Es el valor de la adición que sepresenta en el periodo que esta rindiendo (No la sumade todas las adiciones, pues cada una de ellas lasdebió rendir en el periodo respectivo).VALOR FINAL DEL CONTRATO: Es la suma del valorinicial mas TODAS las adiciones o modificaciones quese le han realizado al contrato en todo el tiempo.

INFORME 50 CONTRATACIÓN

Cuando vaya a registrar un contratista en el formulario CB-0011

CONTRATISTAS que sea de Clase Unión Temporal y/o Consorcio almenos deben existir dos (2) “Integrantes”, se deben registrar aquí mismoen este formulario, el consorcio o Unión temporal y otros registros con laspersonas o empresas que conforman esta unión temporal asociándolas enel campo id_unión_temporal_o_consorcio(NIT de consorcio), sin embargoel porcentaje de participación de todas debe sumar 100 porciento.

INFORME CONTRACTUAL AMBIENTAL

Los informes que se rinden para la cuenta anual en el sistema SIVICOF son:• INFORME 61 Gestión Contractual Ambiental PACA (Plan de acción cuatrienal

ambiental):Se compone de: Formato electrónico CB-1111-4 CONTRACTUAL PROYECTOSPACA Y Documento electrónico CBN-1111-2 , en los cuales se coloca lainformación contractual referente a los contratos que tienen relación con elPACA.Los sujetos de control que presentan este informe son:

1. Secretaría Distrital de Gobierno2. Secretaría de Educación del Distrito3. Secretaría Distrital de Movilidad4. Secretaría Distrital de Salud – Fondo Financiero Distrital de Salud 5. Secretaría Distrital de Desarrollo Económico6. Secretaría Distrital del Hábitat7. Secretaría Distrital de Planeación8. Secretaría Distrital de Ambiente9. Instituto Distrital de Gestión de Riesgos y Cambio climático IDIGER - FONDIGER10. Instituto de Desarrollo Urbano IDU11. Instituto Distrital de Recreación y Deporte IDRD12. Jardín Botánico José Celestino Mutis13. Instituto Distrital de Participación y Acción Comunal – IDPAC14. Unidad Administrativa Especial de Rehabilitación y Mantenimiento Vial – UAERMV15. Unidad Administrativa Especial de Servicios Públicos – UAESP16. Universidad Francisco José de Caldas17. Metrovivienda18. Empresa de Transporte del Tercer Milenio – Transmilenio S.A.19. Empresa de Acueducto y Alcantarillado de Bogotá, EAB-ESP20. Empresa de Energía de Bogotá S.A. – EEB ESP

• INFORME 63 Gestión Contractual Ambiental PAL (Plan Ambiental Local):Se compone de: CB-1113-4 CONTRACTUAL PROYECTOS PAL y Documentoelectrónico CBN-1113-2, en los cuales se coloca la información contractualreferente a los contratos que tienen relación con el PAL.Los sujetos de control que presentan este informe son:

1. Fondo de Desarrollo Local de Usaquén2. Fondo de Desarrollo Local de Chapinero3. Fondo de Desarrollo Local de Santa Fe4. Fondo de Desarrollo Local de San Cristóbal5. Fondo de Desarrollo Local de Usme6. Fondo de Desarrollo Local de Tunjuelito7. Fondo de Desarrollo Local de Bosa8. Fondo de Desarrollo Local de Kennedy9. Fondo de Desarrollo Local de Fontibón10. Fondo de Desarrollo Local de Engativá11. Fondo de Desarrollo Local de Suba12. Fondo de Desarrollo Local de Barrios Unidos13. Fondo de Desarrollo Local de Teusaquillo14. Fondo de Desarrollo Local de Los Mártires15. Fondo de Desarrollo Local de Antonio Nariño16. Fondo de Desarrollo Local de Puente Aranda17. Fondo de Desarrollo Local de La Candelaria18. Fondo de Desarrollo Local de Rafael Uribe Uribe19. Fondo de Desarrollo Local de Ciudad Bolívar20. Fondo de Desarrollo Local de Sumapaz

INFORME CONTRACTUAL AMBIENTAL

INFORME CONTRACTUAL AMBIENTAL

Los otros informes de Gestión Ambiental se deben rendir a la

máxima autoridad ambiental que es la Secretaria Distritaldel Ambiente, en los términos y plazos establecidos poresta entidad, por tanto cualquier información que searequerida por la Contraloría de Bogotá la tomará de dichaentidad.

PLAN DE MEJORAMIENTO

8 días hábilesFDL 10 días Fon Serv Edu 10 días

5 días Hábiles – Rta Sectorial

Prorroga 4 días hábilesFuerza Mayor

PLAN DE MEJORAMIENTO

• Los hallazgos se identificaran a través de los siguientes campos entodos los formularios:• Código de la Entidad• Vigencia de la Auditoria• Código Auditoria según PAD• Número Hallazgo• Código Acción (Aplica desde la formulación)

• INFORME 73: HALLAZGOS

CB-0402H: HALLAZGOSSe reporta por el auditor conforme a los hallazgos consignadosen el informe final de auditoría.

PLAN DE MEJORAMIENTO

Informes sujetos de Control:

• INFORME 70: PLAN DE MEJORAMIENTO FORMULACIÓN

CB-0402F: FORMULACIÓN Se consignan todos los hallazgosreportados por el auditor con sus acciones y demás datosrelacionados:

• Causa que origino el hallazgo• Acciones• Indicador• Meta• Área Responsables

La fecha de terminación de la acción debe ser menor a 12meses a partir de la fecha de corte de la formulación. (Noaplica para la Modalidad 4-Auditoria a los Estados ContablesConsolidados).

PLAN DE MEJORAMIENTO

CB-0402M: MODIFICACIÓN Se consignan las modificaciones a lasacciones formuladas, si se presentan.

• Acciones• Fecha de terminación• Indicador• Meta propuesta

Solo se puede solicitar una vez modificaciones conjustificación y debe ser menor o igual a 30 días hábilesantes de la fecha de terminación de la acción a modificar.

En el caso de que se presente cambio de GobiernoDistrital, la nueva admón podrá solicitar ajuste a su Plande Mejoramiento por una sola vez dentro de los primeros4 meses.

PLAN DE MEJORAMIENTO

• INFORME 71: PLAN DE MEJORAMIENTO SEGUIMIENTO ENTIDADCB-0402S: SEGUIMIENTO ENTIDAD Se consignan los resultados alas acciones formuladas, este informe es anual.

En este informe la Oficina de Control Interno podrá cerrar lasacciones que superen 3 años contados a partir de suvencimiento, garantizando que han eliminado las causas queoriginó el hallazgo comunicados por la CB

ASPECTOS A TENER ENCUENTA

Cuenta Fecha de Corte Modalidad Fecha Desde Fecha Hasta Certificado

Mensual Último día del mes

Mensual Desde el primer día hábil

El séptimo día hábil del mes

Si

Anual

Plan Mejoramiento(Informe 71 Seguimiento entidad)

31 de diciembre de cada vigencia

Anual Desde el primer día hábil del mes de febrero

Decimo primer día hábil del mes de febrero

Si

Plan Mejoramiento(Informes 70)

Día hábil siguiente a fecha de radicación del informe final de auditoria

Mensual Día hábil siguiente a fecha de radicación del informe final de auditoria

10 días hábiles

Si

PROCEDIMIENTOS Y TRAMITES

Tramite Marco Normativo

Procedimiento Tiempos y Condiciones Responsable

Prorrogas R.R. No 011/14

Art. 9

Solicitud ante la Dir. Sectorial.

Respuesta porparte de la Dir.Sec. al Sujeto concopia a la Dir. TIC

Con anterioridad no inferior (3) díashábiles a la fecha del vencimiento de lacuenta.

Plazo de (2) días hábiles siguientesdespués de recibida la solicitud. Pararesponder negativa o positivamenteplazo máximo (8) días hábiles.

Entidad Sujeto de Control

DirecciónSectorial

Informe al Culminar Gestión

R.R. No 011/14

Art. 16

Art. 21

Realizar solicitud ante la DirecciónSectorial

Respuesta porparte de la Dir.Sec. al Sujeto concopia a la Dir. TIC

Dentro de los (15) días hábilessiguientes al retiro.

Entidad Sujeto de Control

Dirección Sectorial

Firma Digital

R.R. No 011/14

Art. 10

El Sujeto deControl tramitarsu propia firmaDigital.

Tramite interno del Sujeto de Control Entidad Sujeto de Control

PROCEDIMIENTOS Y TRAMITESTramite Marco

NormativoProcedimiento Tiempos y condiciones Responsable

Plan de Mejoramiento

R.R. 069/15

Procedimiento para Plan de Mejoramiento.

Director Técnico Remite archivoSTR, para ser cargado a TIC. (SIGESPRO y Correo soporte_sivicof@contraloriabogota.gov.co )

Dirección de TIC carga el archivo en el SIVICOF

Los activos STR deben ser generadoscon la fecha de corte:

• Para los Hallazgos la fecha en quese radica el informe final.

• Para la Formulación queda con lafecha del siguiente día hábil de lafecha de corte de los hallazgos.

• Para Modificaciones queda con lafecha de solicitud del Sujeto deControl.

• Para el Evaluación del Auditor lafecha en que termine la auditoria.

Cuando se reciba la informaciónremitida a través de SIGESPRO ycorreo asoporte_sivicof@contraloriabogota.gov.co se realizará el cargue de losmismos.

Dirección Sectorial

Dirección de TIC

ASPECTOS A TENER ENCUENTA

• Inconveniencia en las retransmisiones:• Afectan información histórica que ha sido reportada y

utilizada por los auditores.• Las decisiones e informes generados por el señor Contralor

se desvirtúan al modificar datos ya consolidados.• Las estadísticas de los auditores se alteran.• Los terceros que han solicitado información para análisis se

ven afectados con el cambio o ajuste de informaciónposterior.

• Técnicamente para algunos informes no es posible laretransmisión.

Por lo anterior la Contraloría tomo la decisión de no autorizarretransmisiones.

ASPECTOS A TENER ENCUENTA

• Beneficios de reportar la información• Se disminuye la posibilidad de que la entidad solicite

información adicional.• Se evitan sanciones por el no reporte de esta información.• Toma de decisiones basada en información confiable y

oportuna.• Los proceso de auditoria se hace mas efectiva.

ASPECTOS A TENER ENCUENTA

• Firma digital• Es responsabilidad de los Sujetos de Control tramitar la

firma digital ante la entidades de certificación abierta ymantenerla actualizada si hay algún cambio deresponsable.

• La resolución establece que todos los informes deben irfirmados electrónicamente.

• Una vez la entidad de certificación emita la firma, debetranscurrir como mínimo 12 horas para que el sistema lavalide.

SOPORTE SIVICOF

PBX: +57 (1) 3358888 ext. 10704 – 10709 – 10707 – 10708 –10701

Personal de soporte SIVICOF:Ing. Angelica ZamoraIng. Jazmin Valderrama Ing. Johana Serrano

Correo electrónico:soporte_sivicof@contraloriabogota.gov.co

Horario de atenciónLunes a viernes de 8:00 am a 5:00 pm