Capitulo 06 Tablas Dinamicas

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CURSO DE EXCEL Juan M. Salazar Reque [email protected] | Excel Tablas dinámicas 1 TABLAS DINÁMICAS I. Concepto Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. II. Elementos de una tabla dinámica En una tabla dinámica podemos observar los siguientes elementos: Filtros : Se coloca el o los campos que nos permitirán hacer el filtrado. Filas : Se coloca el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en fila. Columnas : Se coloca el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en columnas. Datos : Se coloca el o los datos sobre los cuales se desea aplicar las distintas operaciones de resumen. FILTRO COLUMNAS FILAS

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TABLAS DINÁMICAS

I. Concepto

Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de

agrupación, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos

datos. Es dinámica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la

presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc.

II. Elementos de una tabla dinámica

En una tabla dinámica podemos observar los siguientes elementos:

Filtros : Se coloca el o los campos que nos permitirán hacer el filtrado.

Filas : Se coloca el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en fila.

Columnas : Se coloca el o los campos cuyos valores aparecerán desplegados en columnas.

Datos : Se coloca el o los datos sobre los cuales se desea aplicar las distintas operaciones de

resumen.

FILTRO

S COLUMNAS

FILAS

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III. Creación de una tabla dinámica

Para crear una tabla dinámica (TD) se deben seguir los siguientes pasos (no todos son imprescindibles):

Tabla Dinámica en Excel 2007 :

Tabla dinámica en Excel 2003

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Tabla dinámica en Open Office

IV. Ejemplos

“Dado un cuadro de ventas mensuales elaborar un resumen de las ventas totales por vendedora y por mes”

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Muchas veces se tiene que “ayudar” a Excel a obtener la información de una manera adecuada:

a. En nuestro cuadro inicial agregamos una columna mas que se llamará mes a la cual se le aplicará la

fórmula para obtener el mes :

b. Luego seleccionaremos todo el cuadro con las teclas CTRL + E

c. Acto seguido iremos a la pestaña Insertar, y en el grupo de pestañas Tablas seleccionamos la opción

de tabla dinámica.

d. Veremos como aparece un cuadro , y como ha seleccionado nuestra tabla de datos (Ojo que la tabla

no debe estar filtrada )

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e. En el cuadro emergente seleccionamos la opción que más se nos acomode , podemos seleccionar que

Excel cree una nueva hoja de cálculo o que la “incruste” en la hoja actual :

f. Para efectos del ejemplo , se seleccionó la primera opción , en la cual veremos que nos ha creado la

siguiente hoja :

g. Es en esta hoja en la que tendremos que trabajar , por lo que arrastramos los campos al casillero que

necesitemos el tipo de reporte que queramos , y veremos como Excel crea la tabla dinámica de forma

automática :

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Observación: Luego de hacer nuestra TD debemos revisar que en el campo de ∑ valores indique que se está efectuando una suma (aparece la palabra Suma de <nombre de campo>) ya que en algunas ocasiones Excel no suma sino cuenta cantidades. Si el valor esta como cuenta

“Se pide el mismo cuadro pero esta vez que indique la venta por trimestres”

Para este ejemplo obviamos el paso en que agregamos la columna de mes y realizamos la tabla diádica

seleccionando los siguientes campos :

Ahora seleccionamos una celda de las columnas y le damos clic derecho , para seleccionar la opción de

agrupar , en el cuadro emergente seleccionamos meses y trimestres ; luego de esto nos saldrá un cuadro

de dialogo que nos indica que los datos se van a sobrescribir a lo que pulsamos OK :

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Y por último nuestro cuadro quedaría de la siguiente forma :

“Dado el cuadro anterior nos solicitan las ventas totales de las vendedoras y que porcentaje representan”

Nuevamente elaboramos nuestra TD con los siguientes campos :

Ahora “arrastramos” nuevamente el campo total al cuadro de ∑ Valores , con lo cual nuestro cuadro se

modificará :

Para finalizar hay que configurar como se va a mostrar nuestra información del segundo total , para ello

hacemos clic derecho en el campo de Suma de total2 y seleccionamos la opción de Configuración de

campo de valor y en la pestaña de Mostrar valores como seleccionamos % de la columna

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Observamos como nuestro cuadro ha cambiado , pero aún no está como lo necesitamos:

Por lo que finalmente damos nuevamente clic en el campo Suma de total2 → Configuración de campo y

seleccionamos la opción de formato de número :

Elegimos el formato deseado y le damos clic en Aceptar con lo que observaremos como nuestro cuadro

ha cambiado completamente :

Por último podemos ordenarlo seleccionando cualquier celda de la columna a ordenar y presionando el

botón o según sea el caso

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V. Tablas dinámicas con rangos de consolidación múltiple

“Tenemos las ventas de las vendedoras por años y nos piden hacer una TD de dichas ventas”

Para usar la opción de rangos múltiples , primero habilitaremos la opción en el Excel 2007 para ello

hacemos clic en el botón y seleccionamos la opción de más comandos :

Nos saldrá la siguiente ventana en donde seleccionaremos Personalizar → Elegimos la opción de todos

los comandos → Asistente para tablas y gráficos dinámicos y le damos clic en agregar :

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Hecho esto observaremos como en la barra de accesos rápidos se nos ha agregado una nueva opción :

Ahora ya podemos usar el asistente , le damos clic y elegimos la opción de rangos de consolidación

múltiples :

En el segundo paso elegimos Crear un solo campo de página :

Seleccionamos el rango de la primera tabla y lo agregamos , hacemos esto para las cuatro tablas :

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Por último pedimos crear la TD en una hoja nueva :

Y ya tenemos nuestros datos consolidados :