Capitulo 1

Capitulo 1. Sistemas de Compras: Apreciación Global

Programas de Desarrollo Dirigido al Talento Humano en el Sector Hotelero

Dentro del Marco del Convenio Sena - Cotelco

Mediador

Alvaro Goenaga De Bedout

Administración de Compras Administración de Compras en la Industria en la Industria

de la Hospitalidadde la Hospitalidad


______1

Sistemas de Compras:

Apreciación Global


Contenido del capitulo

Desarrollo HistóricoEnfoque en los HuéspedesValor: Una preocupación EsencialMetas de los sistemas de comprasLa tarea de comprasEl papel de los colaboradores de comprasLa necesidad de practicas efectivas en comprasOpciones de compras


Objetivos de Aprendizaje1. Describir como los conceptos de

compras han cambiado en los últimos años.

2. Explicar los puntos clave del Valor3. Describir las metas y beneficios de

comprar efectivamente.4. Resumir las actividades

administrativas relacionadas con compras

5. Explicar la relación de línea con los miembros de la organización.

6. Comparar y diferenciar las opciones disponibles de compras

Capitulo 1. Sistemas de Compras: Apreciación GlobalD

esar

rollo

His

tóri

co

Históricamente, la función de compras se veía como una función soporte requerida para Históricamente, la función de compras se veía como una función soporte requerida para comprar productos, suministros y servicios necesarios para la producción y actividades de comprar productos, suministros y servicios necesarios para la producción y actividades de servicio. servicio.

Comprar consistía en algo menos importante para llenar la necesidad de un artículo particular Comprar consistía en algo menos importante para llenar la necesidad de un artículo particular de manera rutinaria.de manera rutinaria.

Hasta hace poco, compras recibía poco énfasis y un pequeño reconocimiento por su papel al Hasta hace poco, compras recibía poco énfasis y un pequeño reconocimiento por su papel al ayudar a concretar los objetivos en utilidades y metas por la contención de los costos. ayudar a concretar los objetivos en utilidades y metas por la contención de los costos.

Algunos consideran a compras como aquella sección donde simplemente “se levanta el Algunos consideran a compras como aquella sección donde simplemente “se levanta el teléfono y hacen una orden”. Otros delegaban la responsabilidad de fundamentos como la teléfono y hacen una orden”. Otros delegaban la responsabilidad de fundamentos como la calidad, cantidad y precio a representantes o proveedores.calidad, cantidad y precio a representantes o proveedores.

En hoteles de menor tamaño e independientes, esa escasez de preocupación no se entiende y En hoteles de menor tamaño e independientes, esa escasez de preocupación no se entiende y no se justifica.. El gerente muy ocupado con varias responsabilidades fuera de las comprasno se justifica.. El gerente muy ocupado con varias responsabilidades fuera de las compras

En hoteles grandes y en cadena, la preocupación tradicional ha sido controlar el costo de los En hoteles grandes y en cadena, la preocupación tradicional ha sido controlar el costo de los productos después de que el ítem a llegado al hotel y no necesariamente antes de su arribo. productos después de que el ítem a llegado al hotel y no necesariamente antes de su arribo. Mientras muchos otros operadores de la industria han estado siempre preocupados acerca de Mientras muchos otros operadores de la industria han estado siempre preocupados acerca de la calidad,la calidad,

Los gerentes han reconocido tardíamente la necesidad de maximizar la valoración del hotel y Los gerentes han reconocido tardíamente la necesidad de maximizar la valoración del hotel y sus huéspedes. sus huéspedes.


Compras no debe ser Compras no debe ser considerado como una simple considerado como una simple situación de ordenar productos situación de ordenar productos por necesidad. Los beneficios por necesidad. Los beneficios económicos y operacionales económicos y operacionales

derivados de una compra derivados de una compra efectiva son más grandes si no efectiva son más grandes si no se ignoran las complejidades de se ignoran las complejidades de

los sistemas modernos de los sistemas modernos de compras.compras.


Enfoque en el HuéspedEnfoque en el Huésped

¿Se venderán los productos y o ¿Se venderán los productos y o servicios y a qué precio?servicios y a qué precio?

¿Se consiguen los productos y o ¿Se consiguen los productos y o servicios y a que costo?servicios y a que costo?

¿Cuales son los efectos de los ¿Cuales son los efectos de los productos y o servicios en los productos y o servicios en los niveles de baseniveles de base

¿Cómo pueden maximizar el valor ¿Cómo pueden maximizar el valor recibido por nuestro hotel y el valor recibido por nuestro hotel y el valor percibido por nuestros huéspedes percibido por nuestros huéspedes en los productos y o servicios que en los productos y o servicios que ofrecemos para la venta?ofrecemos para la venta?


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación EsencialEsencial 11 ““El valor se relaciona en procura de cinco factores: calidad, El valor se relaciona en procura de cinco factores: calidad,

servicio, disponibilidad del producto, información y precio. servicio, disponibilidad del producto, información y precio.

Los niveles de calidad ofrecidos por un negocio dependen Los niveles de calidad ofrecidos por un negocio dependen de su mercado objetivo y de las expectativas de esos de su mercado objetivo y de las expectativas de esos mercados. mercados.

El servicio esta afectado por los procesamientos de las El servicio esta afectado por los procesamientos de las órdenes y de los horarios de despacho. órdenes y de los horarios de despacho.

La disponibilidad de productos esta influenciada por el La disponibilidad de productos esta influenciada por el poder adquisitivo del proveedor. poder adquisitivo del proveedor.

La información e ideas son proporcionadas por los La información e ideas son proporcionadas por los representantes de ventas de los proveedores.representantes de ventas de los proveedores.

En el precio de un producto es importante ir estableciendo En el precio de un producto es importante ir estableciendo la relación comercial. la relación comercial.


““La clave de supervivencia es La clave de supervivencia es el establecimiento de una el establecimiento de una

sociedad con sus proveedores sociedad con sus proveedores para que el valor se aumente al para que el valor se aumente al

máximo.”máximo.”

—Richard Weil, MHS

Manager of Major Accounts Kraft-Westman Food Service


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación EsencialEsencial 22 ““La definición de valor está evolucionando La definición de valor está evolucionando

constantemente constantemente

Las demandas de cambio de los consumidores. Las demandas de cambio de los consumidores.

Es importante relacionar valor a lo fundamental.., Es importante relacionar valor a lo fundamental.., se deben conocer tres cosas: se deben conocer tres cosas:

lo que usted quiere comprar, lo que usted quiere comprar, cuánto quiere comprar, cuánto quiere comprar, y donde necesita el ítem y donde necesita el ítem

enviado.enviado.


Es importante desarrollar una Es importante desarrollar una reputación para usted, su sección, reputación para usted, su sección,

y su compañía para irradiar una y su compañía para irradiar una entidad comercial honrada y justa. entidad comercial honrada y justa.

El Valor se percibe cuando la El Valor se percibe cuando la persona a cargo se despliega en la persona a cargo se despliega en la

procura de una integridad procura de una integridad impecable, mantiene los costos en impecable, mantiene los costos en

línea y afecta positivamente las línea y afecta positivamente las ganancias en cada oportunidad” ganancias en cada oportunidad”

-Donna Lynes -Donna Lynes Presidente Arcop, InPresidente Arcop, In


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación EsencialEsencial 33 ““Una operación de servicios de alimentos, compra Una operación de servicios de alimentos, compra

almacena, prepara y sirve productos de una manera que almacena, prepara y sirve productos de una manera que satisface aquellos para quienes se realiza el servicio. satisface aquellos para quienes se realiza el servicio.

Los mercados determinan el valor. Usted debe estar Los mercados determinan el valor. Usted debe estar conectado con las necesidades y deseos de sus conectado con las necesidades y deseos de sus operaciones con los mercados designados. operaciones con los mercados designados.

El valor percibido por parte de sus clientes es uno de los El valor percibido por parte de sus clientes es uno de los factores más importantes a considerar. factores más importantes a considerar.

Valor no es lo que es esto o aquello, pero si lo que hace Valor no es lo que es esto o aquello, pero si lo que hace basado en un beneficio óptimo recibido por el dinero que basado en un beneficio óptimo recibido por el dinero que usted gasta. Calidad y Valor son una cuestión de juicio usted gasta. Calidad y Valor son una cuestión de juicio personal”personal”

-Robert Krump, MHS, -Robert Krump, MHS, Regional Sales Manager Regional Sales Manager

L. J. Minor CorporationL. J. Minor Corporation


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación Esencial 4Esencial 4 “ “ Valor es la mejor compra basada en el trabajo que usted tiene que Valor es la mejor compra basada en el trabajo que usted tiene que

hacer.hacer.

se usan especificaciones y pruebas de rendimiento para establecer y se usan especificaciones y pruebas de rendimiento para establecer y supervisar el valor recibió de sus proveedores. supervisar el valor recibió de sus proveedores.

Las especificaciones y rendimientos deben atarse en sus Las especificaciones y rendimientos deben atarse en sus determinaciones iniciales de qué comprar. determinaciones iniciales de qué comprar.

considerar todos los factores que afectan el valor para cada considerar todos los factores que afectan el valor para cada producto comprado. producto comprado. Por ejemplo, considere la compra de un equipo. Por ejemplo, considere la compra de un equipo. Además del precio de compra, usted debe pensar sobre la esperanza Además del precio de compra, usted debe pensar sobre la esperanza de vida útil del equipo, la instalación de obra, mantenimiento y costo de vida útil del equipo, la instalación de obra, mantenimiento y costo de reparaciónde reparación. .

La determinación de valor es ligeramente diferente La determinación de valor es ligeramente diferente para cada Ítem que usted adquiere o busca”. para cada Ítem que usted adquiere o busca”.

. Robert L. Barker, Jr.. Robert L. Barker, Jr.Vice President of Purchasing Vice President of Purchasing

Szabo Food Service, IncSzabo Food Service, Inc


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación Esencial 5Esencial 5 El valor recibido se relaciona a la calidad, precio y servicio. El valor recibido se relaciona a la calidad, precio y servicio.

Las especificaciones establecen niveles aceptables de calidad. Las especificaciones establecen niveles aceptables de calidad.

El proceso de procuración empieza con una definición precisa de lo El proceso de procuración empieza con una definición precisa de lo que usted quiere. que usted quiere.

El precio esta basado en el uso intencional del producto. El precio El precio esta basado en el uso intencional del producto. El precio más bajo necesariamente no es el mejor precio. más bajo necesariamente no es el mejor precio.

Los requerimientos de servicio varían de operación a operación. Los requerimientos de servicio varían de operación a operación.

Usted debe definir los niveles de servicio aceptables Usted debe definir los niveles de servicio aceptables basado en sus necesidades”.basado en sus necesidades”.

——James RatliffJames RatliffCorporate Director of Procurement Corporate Director of Procurement

Hilton Hotels CorporationHilton Hotels Corporation


Valor: Una Preocupación Valor: Una Preocupación Esencial 6Esencial 6

“ “ El valor percibido y recibido se puede tocar y comparar con El valor percibido y recibido se puede tocar y comparar con otros productos de similares características incluso antes de otros productos de similares características incluso antes de la transacción, desde luego la calidad del segmento producto la transacción, desde luego la calidad del segmento producto (Categoría y tipología del hotel) y el nivel de servicio para el (Categoría y tipología del hotel) y el nivel de servicio para el

cual se desempeña el hotel, determinaran las cual se desempeña el hotel, determinaran las especificaciones del producto, sin desconocer que el especificaciones del producto, sin desconocer que el

cumplimiento de parte de los proveedores durante el proceso cumplimiento de parte de los proveedores durante el proceso de compra y la velocidad con que se liquide el pago de ese de compra y la velocidad con que se liquide el pago de ese

bien, no afectara el servicio del proveedor para con el hotel y bien, no afectara el servicio del proveedor para con el hotel y menos la disponibilidad del producto deseado y esperado menos la disponibilidad del producto deseado y esperado por los huéspedes. El valor percibido será aun mayor en la por los huéspedes. El valor percibido será aun mayor en la medida que se establezcan todas las especificaciones de medida que se establezcan todas las especificaciones de

productos necesarios para los establecimientos hoteleros sin productos necesarios para los establecimientos hoteleros sin importar su tamaño, el nivel de servicio, ni el tipo de hotel.. El importar su tamaño, el nivel de servicio, ni el tipo de hotel.. El valor percibido será como una experiencia esperada pero que valor percibido será como una experiencia esperada pero que

si no cumple con las especificaciones deseadas, tal si no cumple con las especificaciones deseadas, tal experiencia se tornara negativa e ira acompañada con el experiencia se tornara negativa e ira acompañada con el

huésped que percibió poco valor por lo que gasto”.huésped que percibió poco valor por lo que gasto”.

Alvaro Goenaga De BedoutAlvaro Goenaga De BedoutJefe de compras Jefe de compras

Hotel la Fontana periodos 1985 y 1993Hotel la Fontana periodos 1985 y 1993Hotel Instructor of the American Hotel & Lodging AssociationHotel Instructor of the American Hotel & Lodging Association

Educational InstituteEducational Institute


LA DEFINICION DE LOS LA DEFINICION DE LOS HOTELEROS HOTELEROS

CONVOCADOSCONVOCADOS

DIVIDIR A LOS CONVOCADOS EN VARIOS DIVIDIR A LOS CONVOCADOS EN VARIOS GRUPOSGRUPOS

Instrucciones Instrucciones Repartir una hoja a cada grupo y pedirle que Repartir una hoja a cada grupo y pedirle que

de una definición de compras usando la de una definición de compras usando la técnica de conexión de ideas las cuales van técnica de conexión de ideas las cuales van quedando escritas a medida que va rotando quedando escritas a medida que va rotando

dentro de los participantes de cada grupodentro de los participantes de cada grupo


Hilos comunes Hilos comunes

Primero, los Primero, los valores deben valores deben ser establecidos ser establecidos y supervisados y supervisados basados en las basados en las expectativas de expectativas de los mercados los mercados designados.designados.

Segundo, los Segundo, los valores pueden valores pueden aumentarse al aumentarse al máximo máximo únicamente si la únicamente si la dirección dirección establece establece sistemas para sistemas para asegurar asegurar resultados resultados óptimos.óptimos.


El valor percibido es una función El valor percibido es una función de calidad, servicio y preciode calidad, servicio y precio

(Q x S)

v = ---------------

p

donde:

V = ValorQ = la

CalidadS = el

ServicioP = el

Precio


Objetivos de los Sistemas Objetivos de los Sistemas de Comprasde Compras

productopreciocalidad

CantidadTiempoproveedor

La mira del sistema de compras es obtener el producto correcto al precio correcto.. Adicionalmente, el producto debe ser de adecuada calidad y comprado en la cantidad correcta. Así mismo el producto debe ser comprado en el momento o tiempo adecuado del mejor proveedor posible.


Las tareas de ComprasLas tareas de Compras Requisicionar y Determinar la calidad Requisicionar y Determinar la calidad Determinar la cantidad y Seleccionar proveedores Determinar la cantidad y Seleccionar proveedores Negociar precioNegociar precio

-las tácticas y estrategias-las tácticas y estrategias Hacer la decisión de la compra Hacer la decisión de la compra Establecer un orden para los pagos Establecer un orden para los pagos Agilizar las ordenes de compraAgilizar las ordenes de compra Mantener las relaciones comerciales Mantener las relaciones comerciales Recibir productos e Inspeccionar los productos Recibir productos e Inspeccionar los productos Controlar el inventario y Disponer de materiales, Controlar el inventario y Disponer de materiales,

suministros y equipos subutilizados o de artículos suministros y equipos subutilizados o de artículos dados de baja-vender y distribuir, comerciar, ítems dados de baja-vender y distribuir, comerciar, ítems ya desechados por la operaciónya desechados por la operación

Mantener el kardex y archivos necesariosMantener el kardex y archivos necesarios Investigar los mercadosInvestigar los mercados


El Rol del Talento Humano de ComprasEl Rol del Talento Humano de Compras Las posiciones de línea están en la cadena de Las posiciones de línea están en la cadena de

comandocomando..

Por ejemploPor ejemplo, el gerente general, el gerente residente, las cabezas de , el gerente general, el gerente residente, las cabezas de departamento y los supervisores son colaboradores de las departamento y los supervisores son colaboradores de las posiciones de línea. posiciones de línea.

En contraste, los individuos de la base proveen consejos En contraste, los individuos de la base proveen consejos especializados y asistencia a los de las posiciones en línea. especializados y asistencia a los de las posiciones en línea.

Ejemplos típicos en esas posiciones en las organizaciones Ejemplos típicos en esas posiciones en las organizaciones hotelerashoteleras, son aquellos individuos en compras, contabilidad y en , son aquellos individuos en compras, contabilidad y en recursos humanos. A causa de que compras afecta diariamente recursos humanos. A causa de que compras afecta diariamente las operaciones en hoteles pequeños, se encarga generalmente a las operaciones en hoteles pequeños, se encarga generalmente a los directores de cada área la consecución de las compras.los directores de cada área la consecución de las compras.

La especulación en los cambios de los precios, sugerencias La especulación en los cambios de los precios, sugerencias acerca de los requerimientos de calidad, asistencia en acerca de los requerimientos de calidad, asistencia en

presupuestos, proponer el orden de los sistemas de control de presupuestos, proponer el orden de los sistemas de control de inventarios, son entre otras las contribuciones posibles hechas inventarios, son entre otras las contribuciones posibles hechas

por los individuos de base en el departamento de compras.por los individuos de base en el departamento de compras.


Las decisiones de manera Las decisiones de manera unilateral que no se deben tomar unilateral que no se deben tomar

en los siguientes casos:en los siguientes casos: Comprar Comprar

productos no productos no dictaminados por dictaminados por el menú o por las el menú o por las necesidades de la necesidades de la operación.operación.

Determinar las Determinar las cantidades de cantidades de productos ha ser productos ha ser cargadas en los cargadas en los inventarios.inventarios.

Establecer los requerimientos de Establecer los requerimientos de

calidad de los productos.calidad de los productos.

Determinar si los productos deben ser Determinar si los productos deben ser comprados o preparados en el lugar.comprados o preparados en el lugar.


Organigrama de un Hotel GrandeOrganigrama de un Hotel Grande

Se puede Se puede observar la observar la cadena de cadena de comando comando

representada representada por los por los

colaboradores colaboradores de la de la

administración. administración. Lo anterior Lo anterior

contrasta con contrasta con la posición de la posición de compras en compras en donde se donde se

aconseja , se aconseja , se realizan realizan

decisiones decisiones para proveer para proveer

ayuda en ayuda en situaciones situaciones

pertinentes a pertinentes a una área una área

especifica y especifica y experta como experta como lo es compras.lo es compras.


A s is ten teA d m in is tra tivo

A s is ten te

D IR E C TO R D ER E C U R S O S H U M A N O S

D irec to r d eC om p ras

A s is ten te

A u d ito r d eC om id as /B eb

A u d ito r

D irec to r d eC ré d ito

D irec to r d eC on tab ilid ad

P ag ad orP rin c ip a l

Je fe d eC a je ros

A U D ITO RG E N E R A L

A s is ten te

JE F E D ES E G U R ID A D

C h ef

C h efB an q u etes

P as te le ro

C h efP rin c ip a l

Je fe d eP erson a l

D irec to rR es tau ran te

D irec to r d eS erv H ab it

A s is ten te

A s is ten te

Je fe d eB an q u etes

Je fed eC u b ie rte ría

JE F E D E A L IM E N TO SY B E B ID A S

Jefe d eV en tas

Je fe d eR e lac P ú b lic

Je fe d eC on ven c ion es

D IR E C TO R D EM E R C A D E O

R eservac ion es

Je fe d eO p erad oras

G eren teN oc tu rn o

D irec to r d eS ervic ios

Je fe d eR ecep c ió n

A m as d e llaves

A s is ten te

E jecu tivaA m a d e llaves

A s is ten te

Je fe d eP arq u ead ero

JE F E D E D IV IS IO NH A B ITA C IO N E S

G E R E N TER E S ID E N TE

G E R E N TEG E N E R A L

JU N TA D IR E C TIV A

Compras


Los directores de línea deben Los directores de línea deben implementar:implementar:

PolíticasPolíticas..

Desarrollar las Descripciones Desarrollar las Descripciones del Trabajodel Trabajo

Establecer los estándares de Establecer los estándares de desempeño de comprasdesempeño de compras

..


A B C D E F G H I

i d j i d j j d d

J K L M N O P Q R

d d d j i j i d j

S T U V W X Y Z

d j i i j d j d



Esto define la responsabilidad y Esto define la responsabilidad y establece autoridad en mayores establece autoridad en mayores terminos.terminos.

Estas politicas deben ser Estas politicas deben ser

comunicadas claramente a comunicadas claramente a todos los miembros de la todos los miembros de la organizaciónorganización



Políticas.Políticas.

Desarrollar las Descripciones Desarrollar las Descripciones del Trabajo del Trabajo ..

Establecer los estándares de Establecer los estándares de desempeño de compras desempeño de compras ..

..


Desarrollar las Desarrollar las Descripciones del Trabajo Descripciones del Trabajo ..

Esto reduce políticas para Esto reduce políticas para funciones especificas. funciones especificas.

Las descripciones del trabajo Las descripciones del trabajo deben ser revisadas deben ser revisadas anualmente. anualmente.




Desarrollar las Descripciones Desarrollar las Descripciones del Trabajo del Trabajo ..

Establecer los estándares de Establecer los estándares de desempeño de compras desempeño de compras ..

..


Establecer los estándares Establecer los estándares de desempeño de comprasde desempeño de compras.. Tales estándares ayudan a suplir las Tales estándares ayudan a suplir las

descripciones del trabajo. descripciones del trabajo.

Los estándares de desempeño, Los estándares de desempeño, generalmente cubren un marco muy generalmente cubren un marco muy preciso de tiempo (normalmente un año), preciso de tiempo (normalmente un año), Se enfoca en la mayoría de las áreas y Se enfoca en la mayoría de las áreas y sugiere un plan definido para sugiere un plan definido para mejoramiento. mejoramiento.

Los estándares de desempeño, Los estándares de desempeño, normalmente parten de objetivos definidos normalmente parten de objetivos definidos para guiar al mejoramientopara guiar al mejoramiento

Capitulo 1. Sistemas de Compras: Apreciación Global I. Compras / AdquisicionesI. Compras / Adquisiciones Expedir las ordenes de compra para los materiales y servicios Expedir las ordenes de compra para los materiales y servicios

necesarios.necesarios. Reconocer la importancia del proceso de compras y su impacto en la Reconocer la importancia del proceso de compras y su impacto en la

organización y los proveedores.organización y los proveedores. Coordinar la adquisición y distribución de los ítem de alimentos con Coordinar la adquisición y distribución de los ítem de alimentos con

las operaciones en producción.las operaciones en producción. Contribuir a la utilidad de la organización con políticas efectivas de Contribuir a la utilidad de la organización con políticas efectivas de

compras y procedimientos.compras y procedimientos. Obtener el mejor valor al precio mas bajo consistentemente con los Obtener el mejor valor al precio mas bajo consistentemente con los

estándares de calidad establecidos y fechas de entrega.estándares de calidad establecidos y fechas de entrega. Mantener el kardex de proveedores y listados de precios, catálogos y Mantener el kardex de proveedores y listados de precios, catálogos y

descuentos.descuentos. Prever los cambios en las condiciones del mercado, disponibilidad de Prever los cambios en las condiciones del mercado, disponibilidad de

materiales y condiciones económicas.materiales y condiciones económicas. Mantenerse informado de las normas legales vigentes, regulaciones y Mantenerse informado de las normas legales vigentes, regulaciones y

reglas que afecten compras.reglas que afecten compras. Monitorear las ordenes de compra para determinar que las fechas de Monitorear las ordenes de compra para determinar que las fechas de

entrega están correctas.entrega están correctas. Revisar las ordenes de compra y clarificarlas íntegramente.Revisar las ordenes de compra y clarificarlas íntegramente. Manejar las comunicaciones concernientes a embarques, faltantes, Manejar las comunicaciones concernientes a embarques, faltantes,

cambios de precios y situaciones relacionadas.cambios de precios y situaciones relacionadas. Determinar los costos de las entregas y el mejor método de trasporte.Determinar los costos de las entregas y el mejor método de trasporte.


II. Especificaciones (Job II. Especificaciones (Job Descriptions)Descriptions) Desarrollar las especificaciones para la materia Desarrollar las especificaciones para la materia

prima y los servicios en colaboración con el prima y los servicios en colaboración con el personal responsable (CHEF, Gte Ayb, Gte, Jefe personal responsable (CHEF, Gte Ayb, Gte, Jefe de costos)de costos)

Auditar las especificaciones de empaqueAuditar las especificaciones de empaque

Autorizar el rechazo de materia prima que fallen Autorizar el rechazo de materia prima que fallen en las especificacionesen las especificaciones

Promover la estandarización de materiales y Promover la estandarización de materiales y servicios a través de las especificacionesservicios a través de las especificaciones

Mantener los archivos actualizados de las Mantener los archivos actualizados de las especificaciones.especificaciones.


III. III. Inventario / administración del AlmacénInventario / administración del Almacén Conducir periódicamente conteos físicos de los stocks Conducir periódicamente conteos físicos de los stocks

para verificar los registrospara verificar los registros

Minimizar las perdidas, el hurto, corrupción y el desuso.Minimizar las perdidas, el hurto, corrupción y el desuso.

Minimizar los costos de operación por almacenamiento Minimizar los costos de operación por almacenamiento de alimentos y suministros.de alimentos y suministros.

Determinar los niveles de stock necesarios para proveer Determinar los niveles de stock necesarios para proveer adecuadamente los alimentos y suministros y para adecuadamente los alimentos y suministros y para minimizar las inversiones de capital.minimizar las inversiones de capital.

Inspeccionar las áreas de almacenamiento.Inspeccionar las áreas de almacenamiento.

Monitorear los registros del inventario, materiales en Monitorear los registros del inventario, materiales en pedido y las demandas potenciales de alimento y pedido y las demandas potenciales de alimento y suministros.suministros.

Monitorear el mantenimiento de las áreas de Monitorear el mantenimiento de las áreas de almacenamientoalmacenamiento

Capitulo 1. Sistemas de Compras: Apreciación GlobalIVIV. Vendedores/relaciones con los proveedores. Vendedores/relaciones con los proveedores

Seleccionar a los vendedoresSeleccionar a los vendedores

Negociar en términos razonables con los proveedoresNegociar en términos razonables con los proveedores

Actuar como enlace entre los proveedores y otros Actuar como enlace entre los proveedores y otros departamentos de la organizacióndepartamentos de la organización

Comparar la calidad de los productos, servicios, Comparar la calidad de los productos, servicios, confiabilidad y costos de los proveedoresconfiabilidad y costos de los proveedores

Crear un buen crédito mercantil (goodwill) para la Crear un buen crédito mercantil (goodwill) para la organización a través de las relaciones comerciales organización a través de las relaciones comerciales efectivas.efectivas.

Establecer un sistema de selección y evaluación de los Establecer un sistema de selección y evaluación de los vendedores. Solucionar problemas con los vendedoresvendedores. Solucionar problemas con los vendedores

Trabajar con representantes de ventas para identificar Trabajar con representantes de ventas para identificar nuevos productos, materiales y procesos.nuevos productos, materiales y procesos.

vigilar distribución de ofertas y recibo de las vigilar distribución de ofertas y recibo de las cotizaciones , Investigar la infraestructura de los cotizaciones , Investigar la infraestructura de los proveedores y Entrevistar vendedoresproveedores y Entrevistar vendedores


V.ContratosV.Contratos

Negociar contratos de alimentos y Negociar contratos de alimentos y bebidas, suministros y serviciosbebidas, suministros y servicios

Determinar si es preferible comprar Determinar si es preferible comprar directamente en el mercado o directamente en el mercado o contratar las compras para varios contratar las compras para varios materiales y servicios.materiales y servicios.

Coordinar la revisión de contratos por Coordinar la revisión de contratos por consejeros legales u otro personal consejeros legales u otro personal apropiado.apropiado.


VI. Administración de VI. Administración de personalpersonal

Desarrollar las descripciones del trabajo de Desarrollar las descripciones del trabajo de compras y de los auxiliares de almacéncompras y de los auxiliares de almacén

Ayudar en el entrenamiento de compras y de Ayudar en el entrenamiento de compras y de los auxiliares de almacénlos auxiliares de almacén

Administrar compras y al personal del Administrar compras y al personal del almacénalmacén

Promover las buenas relaciones entre Promover las buenas relaciones entre compras y los otros colaboradores de la compras y los otros colaboradores de la organizaciónorganización

Seleccionar el personal calificado de Seleccionar el personal calificado de compras y almacenescompras y almacenes

Entrenar compradores para que sigan los Entrenar compradores para que sigan los procesos de compras establecidos.procesos de compras establecidos.

Determinar las necesidades del personal de Determinar las necesidades del personal de compras y de almacéncompras y de almacén


VII. Administración GeneralVII. Administración General

Vigilar el flujo de materiales a través del sistema de compras desde la Vigilar el flujo de materiales a través del sistema de compras desde la

selección para la producción y para servicios.selección para la producción y para servicios.

Servir a las políticas del trabajo en equipo de la organización.Servir a las políticas del trabajo en equipo de la organización.

Participar en las decisiones de compras de la organizaciónParticipar en las decisiones de compras de la organización

Mantenerse actualizado de los constantes cambios de los mercados Mantenerse actualizado de los constantes cambios de los mercados

revisando noticias y literatura comercial, atender las feria comerciales y revisando noticias y literatura comercial, atender las feria comerciales y

otros medios.otros medios.

Establecer prioridades en los objetivosEstablecer prioridades en los objetivos

Desarrollar políticas y procesos para guiar el desempeño y reducir la Desarrollar políticas y procesos para guiar el desempeño y reducir la

duplicación de esfuerzosduplicación de esfuerzos

Dar soporte al programa de procesamiento y bases de datos.Dar soporte al programa de procesamiento y bases de datos.

Reunirse con el personal de la organización para debatir problemas con Reunirse con el personal de la organización para debatir problemas con

los productos, entregas o servicios.los productos, entregas o servicios.

Desarrollar el presupuesto de la operación dentro del alcance de su Desarrollar el presupuesto de la operación dentro del alcance de su

responsabilidadresponsabilidad

Revisar los estados financieros para monitorear los gastos en las áreas Revisar los estados financieros para monitorear los gastos en las áreas

operacionalesoperacionales

Coordinar esfuerzos con la división de calidad si existe.Coordinar esfuerzos con la división de calidad si existe.

Promover la conservación de la energía en las operaciones dentro del Promover la conservación de la energía en las operaciones dentro del

alcance de su responsabilidad. * 1 Ver notas adicionalesalcance de su responsabilidad. * 1 Ver notas adicionales


La Necesidad de las Prácticas La Necesidad de las Prácticas Efectivas de ComprasEfectivas de Compras

Control de Control de CostosCostos..

Volumen de Volumen de

Compras de Compras de Productos y Productos y ServiciosServicios..

Efectos sobre Efectos sobre el flujo de el flujo de Caja. Caja.

Continuidad de Continuidad de ProductoProducto


Control de CostosControl de Costos..

La primera fase de cualquier La primera fase de cualquier sistema de control de costos, debe sistema de control de costos, debe considerar los precios pagados por considerar los precios pagados por los productos y servicios. El éxito de los productos y servicios. El éxito de un programa de control de costos, un programa de control de costos, se fundamenta y empieza con el se fundamenta y empieza con el proceso de compras y puede ser proceso de compras y puede ser exitoso con un sistema eficiente de exitoso con un sistema eficiente de comprascompras


Volumen de Compras de Volumen de Compras de Productos y ServiciosProductos y Servicios..

Alimentos y bebidas son solo dos de Alimentos y bebidas son solo dos de los productos comprados en los los productos comprados en los establecimientos. La lencería, establecimientos. La lencería, cristalería, suministros de aseo, cristalería, suministros de aseo, muebles y bienes de capital deben muebles y bienes de capital deben ser adquiridos.. Debido a que el ser adquiridos.. Debido a que el dinero se requiere para comprar dinero se requiere para comprar esos productos se deja entrever la esos productos se deja entrever la necesidad de defender el tener un necesidad de defender el tener un buen sistema de control, que para buen sistema de control, que para cualquier otro propósito,.cualquier otro propósito,.






Efectos sobre Efectos sobre el flujo de el flujo de Caja.Caja.



Efectos sobre el flujo de Efectos sobre el flujo de Caja.Caja.

Se requiere que el dinero efectivo este disponible para pagar las Se requiere que el dinero efectivo este disponible para pagar las facturas cuando se debe. La cantidad de artículos comprados, facturas cuando se debe. La cantidad de artículos comprados, precio y el tiempo que cursa durante las entregas, afectan al final precio y el tiempo que cursa durante las entregas, afectan al final la cantidad de dinero y efectivo que se requeriría para satisfacer la cantidad de dinero y efectivo que se requeriría para satisfacer el pago. el pago.

Únicamente los directores de área podrían tomar decisiones Únicamente los directores de área podrían tomar decisiones para aplazar las compras (esto incrementa la posibilidad de para aplazar las compras (esto incrementa la posibilidad de agotar los inventarios) y comprar en pequeñas cantidades( por agotar los inventarios) y comprar en pequeñas cantidades( por consecuencia reduce la posibilidad de descuentos por volumen).consecuencia reduce la posibilidad de descuentos por volumen).

Vincular a los colaboradores de compras en la toma de esas Vincular a los colaboradores de compras en la toma de esas

decisiones, puede ser de gran ayuda. La información de decisiones, puede ser de gran ayuda. La información de Productos es muy importante Productos es muy importante

Para los gerentes en el rápido cambio de los negocios Para los gerentes en el rápido cambio de los negocios mundiales, mantenerse al día con la tecnología.mundiales, mantenerse al día con la tecnología.

El personal de compras esta en constante contacto con El personal de compras esta en constante contacto con numerosos proveedores quienes a su vez están en contacto con numerosos proveedores quienes a su vez están en contacto con las empresas manufactureras y otros proveedores y con otros las empresas manufactureras y otros proveedores y con otros establecimientos de la competencia. establecimientos de la competencia.


La Necesidad de las Prácticas La Necesidad de las Prácticas Efectivas de ComprasEfectivas de Compras Control de Control de

CostosCostos..






Continuidad de ProductoContinuidad de Producto

El concepto de continuidad de producto, es fundamental El concepto de continuidad de producto, es fundamental para satisfacer al huésped. Desde la perspectiva del para satisfacer al huésped. Desde la perspectiva del departamento de alimentos y bebidas, departamento de alimentos y bebidas,

Los colaboradores de compras están fallando cuando los Los colaboradores de compras están fallando cuando los productos requeridos no están disponibles. productos requeridos no están disponibles.

Se debe realizar un seguimiento de las ordenes de Se debe realizar un seguimiento de las ordenes de compras para ayudar al aseguramiento de que los compras para ayudar al aseguramiento de que los proveedores cumplan los requerimientos contractuales proveedores cumplan los requerimientos contractuales respecto a las características de calidad, cantidad, y respecto a las características de calidad, cantidad, y fechas de entrega. fechas de entrega.

Comprar efectivamente para proveer una continua fuente Comprar efectivamente para proveer una continua fuente de productos. La falta de un ítem (agotados en el de productos. La falta de un ítem (agotados en el inventario) produce la insatisfacción de los huéspedes y inventario) produce la insatisfacción de los huéspedes y desalienta la operación y rotar la venta en el negocio.desalienta la operación y rotar la venta en el negocio.


Opciones de CompraOpciones de Compra

Flotar en el Mercado.Flotar en el Mercado. Esto significa esperar hasta que sea necesario Esto significa esperar hasta que sea necesario comprar los bienes, entonces se ordena o negocia con un solo comprar los bienes, entonces se ordena o negocia con un solo proveedor para llenar esas necesidades.proveedor para llenar esas necesidades.

Costo- Beneficio.Costo- Beneficio. Se desarrolla un contrato para cotizar los bienes a Se desarrolla un contrato para cotizar los bienes a un porcentaje especifico sobre los costos del proveedor. Para tener un porcentaje especifico sobre los costos del proveedor. Para tener éxito, se deben tener en cuenta varios aspectos especificados de los éxito, se deben tener en cuenta varios aspectos especificados de los costos para que sean incluidos o excluidos. Por lo tanto esta tarea costos para que sean incluidos o excluidos. Por lo tanto esta tarea involucra medir y administrar los costos del proveedor.involucra medir y administrar los costos del proveedor.

Comprar e Inventariar.Comprar e Inventariar. Cuando se requiere continuamente un bien, Cuando se requiere continuamente un bien, se debe arreglar la cantidad que debe ser comprada y almacena en el se debe arreglar la cantidad que debe ser comprada y almacena en el inventario. Estas compras se realizan para garantizar el suministro de inventario. Estas compras se realizan para garantizar el suministro de items que son fundamentales o para anular el incremento anticipado items que son fundamentales o para anular el incremento anticipado de precios. de precios.

Contratar a Largo Plazo.Contratar a Largo Plazo. Las contrataciones de largo plazo se basan Las contrataciones de largo plazo se basan en arreglos o aceleración de los precios. en arreglos o aceleración de los precios.

Protegiéndose.Protegiéndose. Esta practica también llamada acuerdo futuro o hacia Esta practica también llamada acuerdo futuro o hacia delante puede ser lograda a través de mercados futuros. Debido a que delante puede ser lograda a través de mercados futuros. Debido a que estos contratos u acuerdos están sobre el margen o apalancados estos contratos u acuerdos están sobre el margen o apalancados ventajosamente ( es decir, usan el crédito para lograr capacidad ventajosamente ( es decir, usan el crédito para lograr capacidad especulativa, la inversión y los costes de transporte son menores. De especulativa, la inversión y los costes de transporte son menores. De todas maneras el comprador queda en riesgo por la cantidad y suma todas maneras el comprador queda en riesgo por la cantidad y suma total estipulada en el acuerdo.total estipulada en el acuerdo.


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Capitulo 1

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