CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE NARIÑO SISTEMA DE GESTIÓN

DOCUMENTO ESPECIFICO - POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN LA CAJA DE

COMPENSACIÓN FAMILIAR DE NARIÑO

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TABLA DE CONTENIDO

Pág.

CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES 2

Artículo 1. Ley Aplicable. 2

Artículo 2. Identificación 2

Artículo 3. Destinatarios. 2

Artículo 4. Definiciones 2

Artículo 5. Objeto 3

Artículo 6. Ámbito de Aplicación 3

Artículo 7. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales 4

Articulo 8. Prohibiciones. 7

CAPITULO 2. PROCEDIMIENTO PARA LA AUTORIZACION DE LA UTILIZACION DE LA INFORMACIÓN. 8

Articulo 10. Autorización. 8

Artículo 11. Forma y Mecanismo para Otorgar la Autorización. 8

Artículo 12. Prueba de Autorización. 8

Artículo 13. Aviso de Privacidad. 9

CAPITULO 3 DERECHOS Y DEBERES. 9

Artículo14. Derechos de los Titulares de la Información 9

Artículo15. Deberes de la Empresa en Relación con el Tratamiento de los datos personales. 10

CAPITULO 4 SEGURIDAD DE LA INFORMACION 11

Artículo 16. Medidas de Seguridad 11

CAPITULO 5 PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS y PETICIONES. 11

Artículo 17. Consulta de Información. 11

Artículo 18. Reclamos. 11

Artículo 19. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos. 12

CAPITULO 6 MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 12

Artículo 20.Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales 12

CAPITULO 7. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.

12

Artículo 21. Dependencia o persona encargada de atender peticiones, consultas y reclamos. 12 CAPITULO 8. PROCEDIMIENTO Y SANCIONES. 13

Artículo 22. Sanciones. 13

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POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE LA CAJA DE COMPENSACIÓN

FAMILIAR DE NARIÑO

CAPITULO 1 DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1. Ley Aplicable:

En cumplimiento a lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Caja de Compensación Familiar de Nariño, informa la política aplicable a la entidad para el tratamiento de protección de datos personales. Artículo 2. Identificación: CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR DE NARIÑO, identificada con NIT: 891.280.008-1, con domicilio en la Calle 16B No. 30-53 de la ciudad de Pasto, Teléfono: 7230206, Fax: 7222132, -Portal web: www.confamiliarnarino.com.- correo: datoscomfamiliar@comfamiliarnarino.com. Articulo 3. Destinatarios: La presente Política se aplicará y por ende obligará a las siguientes personas:

Representante legal.

Personal interno de la Caja de Compensación Familiar de Nariño. Directivos o no, que custodien y traten bases de datos de carácter personal.

Contratistas y personas naturales o jurídicas que presten sus servicios a la Caja de Compensación Familiar de

Nariño bajo cualquier tipo de modalidad contractual, en virtud de la cual se efectué cualquier tratamiento de datos de carácter personal. Esta previsión deberá incluirse en todos los contratos.

Aquellas personas con las cuales exista una relación legal de orden estatutario, contractual, entre otras.

Personas públicas y privadas en condición de usuarios de los datos personales.

Las demás personas que establezca la ley de protección de datos personales.

Artículo 4. Definiciones:

a. AUTORIZACIÓN: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

b. AVISO DE PRIVACIDAD: comunicación verbal o escrita generada por el responsable dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c. BASE DE DATOS: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. d. CAUSAHABIENTE: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). e. DATO PERSONAL: cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o

determinables o que puedan asociarse a una persona natural o jurídica.

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f. DATO PÚBLICO: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

g. DATOS SENSIBLES: se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

h. DATOS INDISPENSABLES: se entienden como aquellos datos personales de los titulares imprescindibles para llevar a cabo la actividad de educación superior en docencia, investigación y extensión. Los datos de naturaleza indispensable deberán ser proporcionados por los titulares de los mismos o los legitimados para el ejercicio de estos derechos.

i. DATOS OPCIONALES: son aquellos datos que la UNIVERSIDAD requiere para ofrecer servicios adicionales en investigación, docencia, extensión, ofertas laborales, etc.

j. ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

k. LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS: es la Ley 1581 de 2012 y sus Decretos reglamentarios o las normas que los modifiquen, complementen o sustituyan.

l. HABEAS DATA: derecho de cualquier persona a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en el banco de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

m. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o Tratamiento de los datos.

n. TITULAR: persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento. o. TRATAMIENTO: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la

recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. p. TRANSFERENCIA: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de

datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

q. TRANSMISIÓN: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Artículo 5. Objeto: El presente documento tiene por objeto adoptar las políticas del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de propiedad de la Caja de Compensación Familiar de Nariño, o cuyo tratamiento ha sido encargado a la Caja de Compensación Familiar de Nariño, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013. Artículo 6. Ámbito de Aplicación: Las Políticas serán aplicables a los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de La Caja de Compensación Familiar de Nariño.

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Articulo 7. Finalidad del Tratamiento de los Datos Personales:

Los datos que se recolectan serán tratados de manera leal y lícita para el desarrollo de campañas promocionales, ofertas de servicios y programas de fidelización diseñados, implementados y administrados por La Caja de Compensación Familiar de Nariño o de un tercero especializado en calidad de contratista de Empresa, en virtud del cual los usuarios tendrán derecho a conocer los productos y/o servicios y a acumular y redimir el beneficio que por la compra de los Productos Inscritos en los Establecimientos Afiliados sea efectivamente pagado por los Afiliados previo cumplimiento de los requisitos establecidos. Adicionalmente, los datos personales serán utilizados para fines de marketing, correos promocionales de productos, programas, proyectos o servicios de La Caja de Compensación Familiar de Nariño o de empresas asociadas o vinculadas a La Caja de Compensación Familiar de Nariño. Estos mensajes de datos podrán ser enviados por La Caja de Compensación Familiar de Nariño. En todo caso, el titular del dato siempre tendrá la opción de solicitar al emisor de los mensajes comerciales o publicitarios que cese de enviarle ese tipo de información.

1. Datos personales relacionados con la gestión del recurso humano. La Caja de Compensación Familiar de Nariño tratará los datos personales de sus empleados, contratistas, así como respecto de aquellos que se postulen para vacantes, en tres momentos a saber: antes, durante y después de la relación laboral y/o de servicios.

a. Tratamiento antes de la relación laboral.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño informará, de manera anticipada, a las personas interesadas en participar en un proceso de selección de personal, las reglas aplicables al tratamiento de los datos personales que suministre el interesado, así como respecto de aquellos que se obtengan durante dicho proceso de selección; y obtendrá la autorización requerida para entregar dicha información a terceros y para cualquiera otra finalidad distinta a la de participar en este proceso.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño, una vez agotado el proceso de selección de personal, informará el resultado y en el caso de no ser seleccionado devolverá a las personas los datos personales suministrados; cuando ello no fuere posible se procederá a su destrucción para lo cual habrá informado previamente al titular. La información obtenida por La Caja de Compensación Familiar de Nariño respecto de quienes no fueron seleccionados, concretamente los resultados de las pruebas sicotécnicas y entrevistas, serán eliminados de sus sistemas de información, dando así cumplimiento al principio de finalidad.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño cuando contrate procesos de selección de personal con terceros regulará en los contratos el tratamiento que se deberá dar a los datos personales entregados por los interesados, así como la destinación de la información personal obtenida del respectivo proceso en cumplimiento de esta norma.

Los datos personales e información obtenida del proceso de selección respecto del personal seleccionado para laborar en La Caja de Compensación Familiar de Nariño, serán almacenados en

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archivos determinados para el efecto, aplicando a esta información niveles y medidas de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que tal información contenga datos de carácter sensible. La finalidad de la entrega de los datos suministrados por los interesados en las vacantes de La Caja de Compensación Familiar de Nariño y la información personal obtenida del proceso de selección de personal, se limita a la participación del mismo; por tanto, su uso para fines diferentes está prohibido.

b. Tratamiento de datos durante la relación laboral.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño almacenará los datos personales e información personal obtenida del proceso de selección de los trabajadores en una carpeta identificada con el nombre de cada uno de estos. El tratamiento y acceso a esta información, en formato físico o digital, será procedente acorde con los procedimientos establecidos por el subproceso de gestión documental El uso de la información de los empleados para fines diferentes a la administración de la relación contractual, está prohibido en La Caja de Compensación Familiar de Nariño. El uso diferente de los datos e información personal de los empleados solo procederá por orden de autoridad competente, siempre que en ella radique tal facultad. Corresponderá a la Secretaria General y jurídica evaluar la competencia y eficacia de la orden de la autoridad competente, con el fin de prevenir una cesión no autorizada de datos personales.

c. Tratamiento de datos después de terminada la relación contractual. Terminada la relación laboral, cualquiera que fuere la causa, La Caja de Compensación Familiar de Nariño, procederá a almacenar los datos personales obtenidos del proceso de selección y documentación generada en el desarrollo de la relación laboral en el archivo de gestión de la oficina de talento humano durante un año de acuerdo a las Tablas de Retención Documental del proceso de Gestión Documental , pasado este tiempo se envía al archivo central de la Caja de Compensación Familiar sometiendo la información a medidas y niveles de seguridad altas, en virtud de la potencialidad de que la información laboral pueda contener datos sensibles. La Caja de Compensación Familiar de Nariño tiene prohibido ceder tal información a terceras partes, pues tal hecho puede configurar una desviación en la finalidad para la cual fueron entregados los datos personales por sus titulares. Lo anterior, salvo autorización previa y escrita que documente el consentimiento por parte del titular del dato personal.

2. Tratamiento de datos personales de proveedores.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño solicitará de sus proveedores únicamente los datos que sean necesarios, pertinentes y no excesivos para la finalidad de selección, evaluación y ejecución del contrato a que haya lugar. Cuando se le exija a La Caja de Compensación Familiar de Nariño, por su naturaleza jurídica, la divulgación de datos del proveedor consecuencia de un proceso de selección, esta se efectuará con las previsiones que den cumplimiento a lo dispuesto en este documento y que prevengan a terceros sobre la finalidad de la información que se divulga. La Caja de Compensación Familiar de Nariño recolectará de sus proveedores los datos personales de los empleados de este, que sean necesarios, pertinentes y no excesivos, que por motivos de seguridad deba analizar y evaluar, atendiendo las características de los servicios que se contraten con el proveedor.

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Los datos personales de empleados de los proveedores recolectados por La Caja de Compensación Familiar de Nariño, tendrá como única finalidad verificar su idoneidad y competencia de tales empleados; por tanto, una vez verificado este requisito, La Caja de Compensación Familiar de Nariño podrá devolver tal información al proveedor, salvo cuando fuere necesario preservar estos datos. Cuando La Caja de Compensación Familiar de Nariño entregue datos de sus empleados a sus proveedores, estos deberán proteger los datos personales suministrados, conforme lo dispuesto en este documento. Para tal efecto se incluirá la previsión de auditoría respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. La Caja de Compensación Familiar de Nariño, verificará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad que fundamente la solicitud de acceso a los mismos.

3. Tratamiento de datos personales en procesos de contratación. Los terceros que en procesos de contratación, alianzas y acuerdos de cooperación suscritos con La Caja de Compensación Familiar de Nariño accedan, usen, traten y/o almacenen datos personales de empleados de La Caja de Compensación Familiar de Nariño y/o de terceros relacionados con dichos procesos contractuales, adoptarán en lo pertinente lo dispuesto en este documento, así como las medidas de seguridad que le indique La Caja de Compensación Familiar de Nariño según el tipo de dato de carácter personal tratado. Para tal efecto se incluirá la previsión de verificación respectiva en el contrato o documento que legitima la entrega de los datos personales. La Caja de Compensación Familiar de Nariño verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento.

4. Tratamiento de datos personales de usuarios de los servicios que presta La Caja de Compensación Familiar de Nariño. La Caja de Compensación Familiar de Nariño, usará los datos personales solicitados a los usuarios y/o afiliados para los fines exclusivos vinculados a los servicios que presta la misma. El tratamiento de esta información para fines diferentes a los vinculados con la prestación de servicios de La Caja de Compensación Familiar de Nariño, deberá ser definido por la Empresa, así como previamente informado y autorizado por el titular del dato.

5. Tratamiento de datos personales de la comunidad en general.

La recolección de datos que La Caja de Compensación Familiar de Nariño trate en desarrollo de acciones relacionadas con la comunidad, bien sea consecuencia del desarrollo de su objeto social o de cualquiera otra actividad, se sujetará a lo dispuesto en este documento. Para el efecto, previamente La Caja de Compensación Familiar de Nariño informará y obtendrá la autorización de los titulares de los datos en los documentos e instrumentos que utilice y que estén relacionados con estas actividades. En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de La Caja de Compensación Familiar de Nariño que realicen actividades en las cuales se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales.

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Articulo 8. Prohibiciones. En desarrollo de la Política de seguridad de la información personal de la Caja de Compensación Familiar de Nariño, se establecen las siguientes prohibiciones y sanciones como consecuencia de su incumplimiento.

a) La Caja de Compensación Familiar de Nariño, prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y/o de la Empresa. El incurrir en esta prohibición por parte de los trabajadores de La Caja de Compensación Familiar de Nariño, acarreará las sanciones a que haya lugar de conformidad con la ley 1581 de 2012. El incurrir en esta prohibición por parte de los proveedores que contraten con La Caja de Compensación Familiar de Nariño, dará lugar a la terminación del contrato, sin perjuicio de las acciones que se puedan adelantar. En los contratos con los proveedores, cuando el objeto contratado tenga relación con datos personales, se pactará una previsión en relación con los perjuicios que se pueden llegar a ocasionar a La Caja de Compensación Familiar de Nariño, como consecuencia de la imposición de multas, sanciones operativas, entre otras, por parte de las autoridades competentes y como consecuencia del obrar imprudente o negligente del proveedor.

b) La Caja de Compensación Familiar de Nariño prohíbe la cesión, comunicación o circulación de datos personales, sin el consentimiento previo, escrito y expreso del titular del dato o sin autorización de La Caja de Compensación Familiar de Nariño.

c) La Caja de Compensación Familiar de Nariño prohíbe el acceso, uso, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquiera otro tratamiento de datos personales de carácter sensible que llegaren a ser identificados en un procedimiento de auditoría en aplicación de este documento sobre el buen uso de los recursos informáticos de la organización y/u otras normas o políticas expedidas por La Caja de Compensación Familiar de Nariño para estos fines.

d) La Caja de Compensación Familiar de Nariño prohíbe a los destinatarios de esta Política cualquier tratamiento

de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley 1273 de 2009 de delitos informáticos. Salvo que se cuente con la autorización del titular del dato y/o de La Caja de Compensación Familiar de Nariño, según el caso.

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CAPITULO 2. PROCEDIMIENTO DE AUTORIZACION Artículo 10. Autorización. La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de La Caja de Compensación Familiar de Nariño, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos. La Caja de Compensación Familiar de Nariño, en su condición de responsable del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible verificar el otorgamiento de dicha autorización. Para este caso se dispondrá en todas las áreas o dependencias de la Caja de Compensación Familiar de Nariño, el formato de autorización para el tratamiento de datos personales para que sea diligenciado directamente por el titular y así mismo, el diligenciamiento de la autorización la podrá realizar a través de la página web www.comfamiliarnarino.com. Artículo 11. Forma y Mecanismo para Otorgar la Autorización. La autorización puede constar en un documento físico, electrónico o en un formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. De acuerdo a lo anterior, la autorización podrá ser: a. Por escrito. b. De forma oral. c. Mediante conducta inequívoca del titular que permitan concluir de forma razonable que se otorgó la autorización; en

ningún caso el silencio podrá asimilarse a una conducta inequívoca. Con el trámite de autorización consentida se garantiza que se ha puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho de que su información personal será recogida y utilizada para los fines determinados y conocidos, así mismo que se le ha informado que cuenta con la opción de conocer cualquier alteración o modificación de la información y el uso específico que se le ha dado a los mismos. Lo anterior con el fin de que el titular de la información adopte decisiones informadas en relación con sus datos personales y controle el uso de la información personal.

El formato de autorización para el tratamiento de datos personales contendrá lo siguiente: a) Quién recopila (responsable o encargado) b) Qué recopila (datos que se recaban) c) Para qué recoge los datos (las finalidades del tratamiento) d) Cómo ejercer derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados e) Si se recopilan datos sensibles, y la posibilidad de no darlos a conocer. Artículo 12. Prueba de Autorización. La Caja de Compensación Familiar de Nariño adoptará todas las mecanismos idóneos y necesarios con el fin de mantener el registro de cuando y como se obtuvo la autorización por parte de los titulares de los datos personales para el tratamiento de los mismos.

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Artículo 13. Aviso de Privacidad. El aviso de privacidad es el documento físico o electrónico en el cual se pone en conocimiento de este, la existencia de las políticas de tratamiento de la información que serán aplicadas a sus datos personales, la forma de acceder a las mismas y el tipo de tratamiento que se llevara a cabo. El aviso de privacidad contendrá la siguiente información: a) Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del tratamiento. b) El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo. c) Los derechos que le asisten al titular. d) Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, se informará al Titular de cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información. El aviso de privacidad se pondrá a disposición del titular y podrá ser revisado en la página de internet de la Caja de Compensación Familiar de Nariño: www.comfamiliarnarino.com

CAPITULO 3 DERECHOS Y DEBERES Artículo 14. Derechos de los Titulares de la Información De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. b. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad. c. Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales. d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581

de 2012 y demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios,

derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución.

f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en este Documento que motiven nuevas consultas.

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, La Caja de Compensación Familiar de Nariño, podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los derechos de los Titulares, podrán ejercerse por las siguientes personas:

a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que disponga la Caja de Compensación Familiar de Nariño.

b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. d. Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. e. Por la estipulación a favor de otro o para otro.

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Artículo 15. Deberes de La CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR DE NARIÑO en Relación con el Tratamiento de los datos personales. La Caja de Compensación Familiar de Nariño tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales. De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, La Caja de Compensación Familiar de Nariño, se compromete a cumplir en forma permanente con los siguientes deberes en lo relacionado con el tratamiento de datos personales:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data. b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada

por el Titular. c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la

autorización otorgada. d. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida,

consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. e. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta,

actualizada, comprobable y comprensible. f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades

respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento. h. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente

autorizado de conformidad con lo previsto en la ley. i. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de

la información del Titular. j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley. k. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del

Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo. l. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y

existan riesgos en la administración de la información de los Titulares. m. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

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CAPITULO 4 SEGURIDAD DE LA INFORMACION

Artículo 16. Medidas de Seguridad En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, La Caja de Compensación Familiar de Nariño, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

CAPITULO 5. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS y PETICIONES.

Artículo 17. Consulta de Información. Los Titulares, podrán consultar la información personal que repose de ellos en las Bases de Datos cuyo tratamiento este a cargo de La Caja de Compensación Familiar de Nariño y no esté considera como exceptuada por la Ley. La Caja de Compensación Familiar de Nariño suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. Se podrán consultar de forma gratuita los datos personales al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, La Caja de Compensación Familiar de Nariño podrá cobrar al Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Articulo 18. Reclamos. El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante La Caja de Compensación Familiar de Nariño, de acuerdo con el siguiente procedimiento: El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

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DOCUMENTO ESPECIFICO - POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN LA CAJA DE

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PJC-SJC-D-4

Versión:

1 Fecha de Aprobación:

7/12/2018 Página 12 de 14

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento. Artículo 19. Petición de actualización, rectificación y supresión de datos.

La Caja de Compensación Familiar de Nariño, rectificará y actualizará, a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual el titular allegará la solicitud al correo electrónico datoscomfamiliar@comfamiliarnarino.com indicando la actualización, rectificación y supresión del dato y aportará la documentación que soporte su petición.

CAPITULO 6. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES. Artículo 20. Modificaciones a las Políticas de Tratamiento de Datos Personales La Caja de Compensación Familiar de Nariño, se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la presente políticas de tratamiento de datos personales. El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la misma.

CAPITULO 7. DEPENDENCIA O PERSONA ENCARGADA DE ATENDER PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS. Articulo 21. Dependencia o persona encargada de atender peticiones, consultas y reclamos.

La dependencia encargada de tramitar las consultas, quejas, reclamos y peticiones relacionados con el tratamiento y protección de los datos personales de trabajadores, clientes, proveedores, y demás Titulares de los datos personales que maneja La Caja de Compensación Familiar de Nariño en sus bases de datos, será la Coordinación de Sistemas e informática, Correo electrónico: datoscomfamiliar@comfamiliarnarino.com.

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7/12/2018 Página 13 de 14

CAPITULO 8. PROCEDIMIENTOS Y SANCIONES

Artículo 22. Sanciones. La Caja de Compensación Familiar de Nariño, comunica a los destinatarios de este documento el régimen de sanciones previstos por la ley 1581 de 2012 en su artículo 23, el cual materializa los riesgos que se asume por un indebido tratamiento de datos personales:

“La Superintendencia de Industria y Comercio, podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones:

a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó.

b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar.

c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.”

La Notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicada de manera inmediata a la Secretaria General y jurídica de La Caja de Compensación Familiar de Nariño, con el fin de tomar las medidas necesarias a la defensa de la entidad y evitar la imposición de las sanciones previstas en la legislación Colombiana.

La presente Política rige a partir de la fecha de su aprobación. Las presentes políticas y procedimientos de la Caja de Compensación Familiar de Nariño, tendrá un periodo de vigencia que corresponda a la finalidad para la cual se autorizó su tratamiento o en su defecto diez (10) años.

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7/12/2018 Página 14 de 14

1. Control de registro

Identificación Protección Responsable de Almacenamiento

Lugar y Medio de Almacenamiento

Tiempo de Retención

Recuperación y/o Rutas de Acceso

Disposición

Final

Código Nombre

2. Registro de modificación

Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: William Arbey Tepud Verdugo Álvaro Riascos Mora Luis Carlos Coral Rosero Cargo: Secretario General y Jurídico Coordinador de Desarrollo

Organizacional Director Administrativo

Versión Fecha Ítem modificado Descripción

1

7/12/2018

Creación del Documento

El Documento Especifico - Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos Personales en la Caja de Compensación Familiar de Nariño, con código PGR-SGL-D-4 cambia el código por PJC-SJC-D-4.