Gerencia de Proyectos InformáticosGerencia de Proyectos Informáticos

Ing. Geralis GarridoIng. Omaira Ruiloba

Qué es gerencia de proyectos?• Es la aplicación de conocimientos,

habilidades, herramientas y técnicas a las actividades de proyecto, con el propósito de cumplir o exceder los objetivos y expectativas de todas las partes interesadas en el proyecto (según PMI)

Objetivos• Definir la importancia de la planeación estratégica en el proceso

de generar proyectos de Tecnología.

• Determinar la viabilidad de un proyecto.

• Conocer los principios fundamentales de un buen sistema de control de proyectos informáticos.

• Entregar proyectos en el tiempo estipulado, con el presupuesto asignado, logrando así la satisfacción del usuario

Beneficios de la Gestión de un proyecto• Identificar las responsabilidades funcionales para

asegurarse que todas las actividades tengan un responsable.

• Medición de cumplimiento con respecto a un plan.• Identificación temprana de problemas.• Mejorar la estimación de capacidad para el

presente y los futuros proyectos

Conceptos de la Conceptos de la Gestión de ProyectosGestión de Proyectos

¿Qué es un Proyecto?¿Qué es un Proyecto?

Una iniciativa o esfuerzo temporal, con el objetivo de obtener un único producto o servicio (según PMI).

Un proceso único que consiste en un conjunto de actividades coordinadas y controladas, con fecha de inicio y final, llevadas a cabo para conseguir un objetivo, de acuerdo con requerimientos específicos, incluyendo restricciones de tiempo, costos y recursos(según ISO 10006)

Características de un proyecto• Dirigidos a un objetivo específico • Utiliza recursos • Tiempo definido de inicio y conclusión • Su desarrollo es programado • Obligaciones con el cliente: tiempo, calidad,

presupuesto

REQUERIMIENTOS DEL CLIENTE

NECESIDADES DE LA INSTITUCIÓN

REQUERIMIENTOS LEGALES

AVANCES TECNOLÓGICOS

NECESIDADES DEL SECTOR O DE LA

INDUSTRIA

PROYECTO

Origen del Proyecto

Participantes claves en proyectos• El cliente: es el contratante

-Autoriza

-Define el alcance

-Establece lineamientos y criterios de

aceptación

Participantes claves en proyectos• Patrocinador: persona a cargo de la

dirección del proyecto en la empresa.

- Asegura la toma de decisiones

- Apoya la asignación de recursos

- Es un apoyo del gerente de proyecto

- Supera conflictos organizacionales

Participantes claves en proyectos

• Gerente del proyecto: encargado del proyecto.

-Conducir al éxito del proyecto.

-Es el responsable del Alcance del proyecto

-Crear la Planificación, actualizar y administrar su ejecución

-Ejecutar un Control estricto del proyecto

-Manejar la relación con el Patrocinador y el Cliente

Participantes claves en proyectos• Miembros del equipo

Colaboran en el logro de los objetivos

Características Personales del GerenteCaracterísticas Personales del GerenteSer flexible y adaptable

Tener iniciativa y liderazgo

Ser proactivo, influyente, ambicioso

Tener interés, curiosidad, capacidad de aprendizaje

Ser comunicador e integrador. Ser capaz de balancear soluciones técnicas con factores administrativos (tiempo, recursos humanos)

Ser organizado y disciplinado

Ser generalista antes que especialista

Ser capaz de usar mayor tiempo planeando y controlando

Ser capaz de identificar problemas y oportunidades. Saber tomar decisiones

Saber usar su propio tiempo.

¿Qué es la Gestión de Proyectos?¿Qué es la Gestión de Proyectos?• Es la aplicación de conocimiento, habilidades,

técnicas y herramientas a las actividades del proyecto para cumplir con los requerimientos del mismo.

Fases en el desarrollo de proyectos

• Inicio: Establecer la visión del proyecto, el qué; la misión por cumplir y sus objetivos, la justificación del mismo, las restricciones.

• Planeación: Desarrollar un plan que nos ayude a prever el cómo cumpliremos los objetivos.

Fases en el desarrollo de proyectos• Ejecución: Implementar el plan, contratar,

administrar los contratos, integrar al equipo, distribuir la información y ejecutar las acciones requeridas.

• Control: En la cual se realiza el reporte de avances identificando las desviaciones con respecto de lo planeado

Fases en el desarrollo de proyectos

• Cierre: En la cual se termina el proyecto y evaluamos los resultados y productos.

Fases de un Proyecto

1. Inicio*

2. Planeación*

3. Ejecución*

4. Control*

5. Cierre*

NIV

EL

DE

AC

TIV

IDA

D

INICIO TIEMPO

*Etapas del proyecto

TERMINO

Fases de un proyecto (administración tradicional)

1. Optimismo General (Iniciamos con la esperanza de algo nuevo)

2. Desorientación Inicial (No sabemos por donde empezar)

3. Periodo de desorden incontrolado (los alcances cambian a menudo)

4. Alarma y caos (no cumplimos con las fechas de entrega, presupuesto se agota)

Fases de un proyecto (administración tradicional5. Sálvese quien pueda (amenazas, desesperación)

6. Castigo a los inocentes (despedimos a los que menos culpa tienen)

7. Recuperación del optimismo perdido ( eliminamos a los supuestos malos y encontramos un segundo aliento)

8. Terminación del proyecto a como de lugar (Trabajos forzados, tiempos extras, desgaste, presión)

9. Condecoración y premios a los no participantes.

Áreas de la Gestión de ProyectosÁreas de la Gestión de Proyectos

Áreas de la Gestión de Áreas de la Gestión de ProyectosProyectos• Alcance : Lo que

incluye el proyecto• Tiempo: la

calendarización del proyecto.

• Costo: presupuesto

• Calidad: estándares relevantes.

• Recursos Humanos: el quipo del proyecto

• Comunicación:

Presentación de informes

Áreas de la Gestión de Áreas de la Gestión de ProyectosProyectos• Riesgo: Amenazas por

controlar• Adquisición

(Abastecimientos): estrategias de contratación.

• Integración: integrar todas las áreas

CostoTiempo

Alcance

Riesgo Abastecimiento

ComunicaciónRecurso Humano

Integración

La gestión eficaz de un proyecto se centra en La gestión eficaz de un proyecto se centra en

cuatro P´s:cuatro P´s:

1. Personal

2. Producto

3. Proceso

4.Proyecto

Las 4 P´sLas 4 P´s

• El orden no es arbitrario:

– El desarrollo de un proyecto, depende del esfuerzo humano.

– Se debe fomentar la comunicación con el cliente al principio de la evolución del proyecto.

– Se corre el riesgo de arrojar métodos técnicas y herramientas al vacío, sino se atiende el proceso.

– Sin un plan sólido se arriesga el éxito del producto.

El PersonalEl Personal• Las áreas clave para el personal del proyecto son:

– Reclutamiento– Selección– Gestión del desempeño– Entrenamiento– Retribución– Diseño de la organización– Desarrollo de la cultura en equipo

Gestión del Recurso HumanoGestión del Recurso HumanoLíderes del Equipo:Líderes del Equipo:

• Los líderes de equipo exitosos aplican un estilo de gestión de resolución de problemas, enfatizando a su personal que la calidad del producto terminado es relevante y no debe ser comprometida.

• Puede hacer uso de técnicas de motivación como incentivos para que el personal produzca a su mejor capacidad. Debe ser capaz de alentar a su personal a la creatividad y encausarlo de la mejor manera para la solución de los problemas que se presenten.

• Los beneficios de contar con un excelente recurso humano son posibles si el líder sabe implementar adecuadamente una cultura de equipo en su personal.

Tipos de Organización de ProyectosTipos de Organización de Proyectos

• La organización de los proyectos está en función de la estructura de la empresa:

– Funcional– Matricial– Por proyectos, directamente relacionadas a la

autoridad formal de la empresa.

Estructura Funcional

• Varios responsables

• Superior identificado

• Actúan por especialidad

POR PROYECTOS

• El personal reporta directamente al Mando Superior

• Control total sobre el

presupuesto, recursos materiales

• El Mando Superior tiene responsabilidad administrativa sobre el personal

MATRICIAL

• Reporta al Líder del proyecto y al Mando funcional

• Líder de proyecto de tiempo completo

• Autoridad y toma de decisiones compartida

Administración Profesional de Proyectos•

Conocimientos Saber

Habilidades Saber hacer- poder(Liderazgo,comunicación,negociacion

Técnicas y Herramientas Apoyos, Métodos, Tecnología

El ProyectoEl Proyecto

• La gestión de un proyecto exitoso requiere entender qué puede salir mal de modo que sea factible evitar los problemas.

• A continuación 10 señales que indican que un proyecto está en peligro:

1. El personal no entiende las necesidades del cliente2. El ámbito del producto está mal definido3. Los cambios se gestionan mal4. La tecnología elegida cambia5. Las necesidades comerciales cambian6. Los plazos de entrega no son realistas7. Los usuarios se resisten8. Se pierde el patrocinio9. El equipo de proyecto carece de personal con habilidades apropiadas10. Los gestores evitan las mejoras prácticas y las lecciones aprendidas

Pero, ¿cómo actúa un gestor para evitar estos problemas ?.

Comience con el pie derecho

Mantenga el ímpetu

Rastree el progreso

Tome decisiones inteligentes

Realice un análisis de resultados

Esfuércese por entender el problema y establezca objetivos y expectativas realistas. Dar al equipo autonomía, autoridad y tecnología para hacer el trabajo.

Dar incentivos al personal para que el equipo resalte su calidad en las tareas que realiza

Aseguramiento de la calidad para valorar el progreso del proyecto

Las decisiones deben encaminarse a “mantenerlo simple”, asigne más tiempo que el necesario para las tareas complejas o riesgosas

Evalúe la planificación real y la prevista, obtenga realimentación de los miembros del equipo y de los clientes. Registre los hallazgos en forma escrita.

Conclusiones Conclusiones

• La gestión de proyectos comienza antes de iniciar cualquier actividad técnica y continúa a lo largo de la definición, desarrollo y soporte del mismo.

• El personal debe estar organizado en equipos eficientes, motivados para hacer un trabajo de alta calidad y coordinados para lograr una comunicación eficaz.

ConclusionesConclusionesUn proyecto tendrá oportunidades de éxito si:Un proyecto tendrá oportunidades de éxito si:

• Selecciona correctamente los miembros clave del proyecto.

• Desarrolla un sentido de compromiso a todo el equipo.

• Busca la autoridad suficiente para realizar el proyecto.

• Coordina y mantiene una relación de respeto y cordialidad con el cliente, los patrocinadores y otros involucrados.

• Determina los procesos que deben ser mejorados

• Desarrolla estimados de costo, tiempo y calidad realistas.

• Desarrolla alternativas con antelación a los problemas.

• Mantiene control sobre las modificaciones.

• Prioriza la meta del proyecto.

• Evita el optimismo exagerado.

• Desarrolla y mantiene estrechas líneas de comunicación informal.

• Evita un número excesivo de descripciones y análisis

• Evita la presión excesiva sobre el tiempo durante períodos críticos.

Un proyecto tendrá oportunidades de éxito si:Un proyecto tendrá oportunidades de éxito si:

Conclusiones Conclusiones