CAPÍTULO – 10 GESTIÓN DE LA CADENA DE … · 10.1 Responsabilidades de adquisiciones ... 10.5.2...
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Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 1 de 105 ÍNDICE 10.0 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 7 10.0.0 Propósito ...................................................................................................................................................................... 7 10.0.1 Política ......................................................................................................................................................................... 8 10.0.2 Personas y oficinas afectadas ................................................................................................................................. 8 10.0.3 Descripción de la política ......................................................................................................................................... 8 10.0.4 Procedimientos .......................................................................................................................................................... 8 10.0.5 Definición de términos .............................................................................................................................................. 8 10.0.6 Historial de la revisión y política asociada ............................................................................................................. 8 10.0.7 Otros materiales de referencia y guía..................................................................................................................... 9 10.1 Responsabilidades de adquisiciones.................................................................................................................. 12 10.1.0 Propósito ................................................................................................................................................................... 12 10.1.1 Política ....................................................................................................................................................................... 12 10.1.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 12 10.1.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 12 A. Responsabilidades generales del Departamento de Adquisiciones de la Oficina de País ......................... 12 B. Responsabilidad de cada empleado de adquisiciones ...................................................................................... 13 D. Controles compensatorios ...................................................................................................................................... 15 E. Separación mínima de tareas.................................................................................................................................. 16 F. Comité de Adquisiciones: Composición y Responsabilidades ...................................................................... 17 10.1.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 17 10.1.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 17 10.1.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 18 10.1.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 18 10.2 FIRMAS AUTORIZADAS Y APROBACIÓN POR NIVELES DE AUTORIDAD .................................................. 19 10.2.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 19 10.2.1 Política ....................................................................................................................................................................... 19 10.2.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 19 10.2.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 19 10.2.4 Procedimiento ........................................................................................................................................................... 19 A. Establecimiento de una lista de firmas autorizados ( Authorized Signatory List) ......................................... 19 B. Niveles de autorización ............................................................................................................................................ 20 10.2.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 24 10.2.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 24 10.2.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 24 10.3 PROVISION DE BIENES Y SERVICIOS .................................................................................................................. 25 10.3.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 25 10.3.1 Política ....................................................................................................................................................................... 25 10.3.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 25 10.3.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 25 CAPÍTULO – 10 GESTIÓN DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LAS OFICINAS DE PAÍS DE CARE
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Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 1 de 105
ÍNDICE 10.0 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................................................... 7
10.0.0 Propósito ...................................................................................................................................................................... 7
10.0.1 Política ......................................................................................................................................................................... 8
10.0.2 Personas y oficinas afectadas ................................................................................................................................. 8
10.0.3 Descripción de la política ......................................................................................................................................... 8
10.0.4 Procedimientos .......................................................................................................................................................... 8
10.0.5 Definición de términos .............................................................................................................................................. 8
10.0.6 Historial de la revisión y política asociada ............................................................................................................. 8
10.0.7 Otros materiales de referencia y guía..................................................................................................................... 9
10.1 Responsabilidades de adquisiciones .................................................................................................................. 12
10.1.0 Propósito ................................................................................................................................................................... 12
10.1.1 Política ....................................................................................................................................................................... 12
10.1.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 12
10.1.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 12
A. Responsabilidades generales del Departamento de Adquisiciones de la Oficina de País ......................... 12
B. Responsabilidad de cada empleado de adquisiciones ...................................................................................... 13
D. Controles compensatorios ...................................................................................................................................... 15
E. Separación mínima de tareas.................................................................................................................................. 16
F. Comité de Adquisiciones: Composición y Responsabilidades ...................................................................... 17
10.1.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 17
10.1.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 17
10.1.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 18
10.1.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 18
10.2 FIRMAS AUTORIZADAS Y APROBACIÓN POR NIVELES DE AUTORIDAD .................................................. 19
10.2.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 19
10.2.1 Política ....................................................................................................................................................................... 19
10.2.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 19
10.2.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 19
10.2.4 Procedimiento ........................................................................................................................................................... 19
A. Establecimiento de una lista de firmas autorizados (Authorized Signatory List) ......................................... 19
B. Niveles de autorización ............................................................................................................................................ 20
10.2.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 24
10.2.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 24
10.2.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 24
10.3 PROVISION DE BIENES Y SERVICIOS .................................................................................................................. 25
10.3.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 25
10.3.1 Política ....................................................................................................................................................................... 25
10.3.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 25
10.3.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 25
CAPÍTULO – 10 GESTIÓN DE LA CADENA DE APROVISIONAMIENTO
MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES PARA LAS OFICINAS DE PAÍS DE CARE
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 2 de 105
10.3.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 25
A. Mercados locales ...................................................................................................................................................... 25
B. Mercados de ultramar y regionales........................................................................................................................ 25
C. Departamento de Adquisiciones CARE USA -Atlanta ....................................................................................... 26
D. Contratos marco y acuerdos de precios ............................................................................................................... 26
E. Mercaderías pre adquiridas ..................................................................................................................................... 26
10.3.5 Definición de términos .............................................................................................................................................. 27
10.3.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 27
10.3.7 Otros materiales de referencia y guía.................................................................................................................... 27
10.4 MÉTODOS DE LICITACIÓN ..................................................................................................................................... 28
10.4.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 28
10.4.1 Política ....................................................................................................................................................................... 28
10.4.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 28
10.4.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 28
10.4.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 30
10.4.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 30
10.4.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 30
10.4.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 30
10.5 PRESENTACION Y ANÁLISIS DE OFERTAS ....................................................................................................... 31
10.5.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 31
10.5.1 Política ....................................................................................................................................................................... 31
10.5.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 31
10.5.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 31
10.5.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 32
10.5.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 38
10.5.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 38
10.5.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 38
10.6 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS .............................................................................................................. 39
10.6.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 39
10.6.1 Política ....................................................................................................................................................................... 39
10.6.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 39
10.6.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 39
10.6.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 40
10.6.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 50
10.6.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 50
10.6.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 51
10.7 CONSULTORES ........................................................................................................................................................ 52
10.7.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 52
10.7.1 Política ....................................................................................................................................................................... 52
10.7.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 52
10.7.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 52
10.7.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 52
10.7.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 54
10.7.6 Historial de la revisión y política asociada .......................................................................................................... 55
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 3 de 105
10.7.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 55
10.8 ADQUISICIONES EN EMERGENCIA ....................................................................................................................... 56
10.8.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 56
10.8.1 Política ....................................................................................................................................................................... 56
A. Declaración de una situación de respuesta de emergencia .............................................................................. 56
B. Establecimiento de Órdenes de Compra pre establecidas o Acuerdos Marco. ............................................. 56
C. Flexibilización de políticas y procedimientos estándar ..................................................................................... 57
10.8.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 57
10.8.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 57
10.8.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 59
10.8.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 59
10.8.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 59
10.8.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 59
10.9.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 60
10.9.1 Política ....................................................................................................................................................................... 60
10.9.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 60
10.9.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 60
10.9.4 Procedimiento .......................................................................................................................................................... 60
A. Contenido del contrato (General) ............................................................................................................................ 61
B. Lista de verificación para la preparación de contratos ...................................................................................... 62
C. Contratos con un proveedor “Requerido ” de CARE ......................................................................................... 63
D. Gestión del desempeño del proveedor/contrato ................................................................................................ 66
E. Contratos con el gobierno de EE.UU. .................................................................................................................... 66
10.9.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 66
10.9.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 66
10.9.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 66
10.10 SEGUROS .................................................................................................................................................................. 67
10.10.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 67
10.10.1 Política ....................................................................................................................................................................... 67
10.10.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 67
10.10.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 67
A. Cobertura del seguro para envíos desde el extranjero ............................................................................................ 67
B. Seguro de tránsito dentro del país ............................................................................................................................. 67
C. Contratos para Consultores, Acuerdos de Servicio y Acuerdos con Socios.......................... 68
10.10.4 Procedimiento ............................................................................................................................ 68
10.10.5 Definición de Términos ............................................................................................................. 68
10.10.6 Historia de Revisión y Políticas Asociadas ............................................................................ 68
10.10.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 69
10.11 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PAGO ............................................................................................................... 70
10.11.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 70
10.11.1 Política ....................................................................................................................................................................... 70
10.11.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 70
10.11.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 70
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 4 de 105
10.11.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 70
A. Términos especiales de pago ................................................................................................................................. 70
B. Pagos al contado ...................................................................................................................................................... 70
C. Moneda de pago ........................................................................................................................................................ 70
D. Depósitos (o pagos adelantados) al proveedor ................................................................................................... 71
E. Cláusula penalidad ................................................................................................................................................... 71
F. Pagos de grandes cantidades................................................................................................................................. 71
G. Fraccionamiento de facturas para una única compra ........................................................................................ 71
H. Documentación mínima necesaria para el pago.................................................................................................. 71
I. Cualquier otra documentación relevante .............................................................................................................. 71
10.11 Definición de términos ............................................................................................................................................ 71
10.11.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 72
10.11.7 Otros materiales de referencia y guía.................................................................................................................... 72
10.12 CÓMO ESTABLECER UNA LISTA DE PROVEEDORES APROBADOS ............................................................ 73
10.12.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 73
10.12.1 Política ....................................................................................................................................................................... 73
10.12.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 73
10.12.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 73
10.12.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 73
A. Búsqueda de proveedores ...................................................................................................................................... 73
B. Categorización de los tipos de compra ................................................................................................................. 74
C. Criterios para la selección de proveedores para la Lista de Proveedores Aprobados ................................. 75
D. Datos de los proveedores aprobados ................................................................................................................... 75
E. Cómo hacer cambios en la Lista de Proveedores Aprobados entre las revisiones anuales ....................... 76
F. “Nivel” de los proveedores aprobados ................................................................................................................. 76
G. Otros grupos de remunerados ............................................................................................................................... 76
10.12.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 76
10.12.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 77
10.12.7 Otros materiales de referencia y guía.................................................................................................................... 77
10.13 MANEJO DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES Y DE REMUNERADOS .......................................... 78
10.13.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 78
10.13.1 Política ....................................................................................................................................................................... 78
10.13.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 78
10.13.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 78
10.13.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 78
A. Autorizaciones del Comité de Adquisiciones ...................................................................................................... 79
B. Autorizaciones del Gerente de Adquisiciones ..................................................................................................... 81
10.13.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 82
10.13.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 82
10.13.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 82
10.14 DOCUMENTACIÓN Y RETENCIÓN DE ARCHIVOS ............................................................................................. 83
10.14.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 83
10.14.1 Política ....................................................................................................................................................................... 83
10.14.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 83
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 5 de 105
10.14.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 83
A. Retención de archivos – USAID.............................................................................................................................. 83
B. Retención de archivos – Comunidad Europea..................................................................................................... 83
10.14.4 Procedimiento .......................................................................................................................................................... 84
A. Archivos conservados por el Departamento de Adquisiciones ....................................................................... 84
B. Archivos originales mantenidos por el Departamento de Finanzas ................................................................ 84
10.14.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 85
10.14.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 85
10.14.7 Otros materiales de referencia y guía.................................................................................................................... 85
10.15 VERIFICACIÓN DE LA LISTA ANTITERRORISMO ............................................................................................. 86
10.15.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 86
10.15.1 Política ....................................................................................................................................................................... 86
10.15.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 86
10.15.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 86
10.15.4 Procedimientos ........................................................................................................................................................ 87
10.15.5 Definición de términos ............................................................................................................................................ 89
10.15.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 89
10.15.7 Otros materiales de referencia y guía.................................................................................................................... 89
10.16 INFORMACIÓN PARA LOS PROYECTOS FINANCIADOS POR EL GOBIERNO DE EE. UU. ........................................ 90
10.16.0 Objetivo ..................................................................................................................................................................... 90
10.16.1 Política ....................................................................................................................................................................... 90
10.16.2 Personas y Oficinas afectadas .............................................................................................................................. 90
10.16.3 Descripción de la política ....................................................................................................................................... 90
A. REQUISITOS DE USAID SOBRE FUENTE, ORIGEN Y NACIONALIDAD .......................................................... 91
B. Código Geográfico de USAID.................................................................................................................................. 91
C. Adquisiciones de bienes con fondos del Gobierno de los EE.UU. ................................................................. 92
D. Ley de Vuelo Bajo Bandera Estadounidense – Fly American Act ( Se aplica a TODOS los fondos del Gobierno de los EE.UU. ....................................................................................................................... 94
E. REGLAMENTOS DE EXPORTACIÓN DEL GOBIERNO DE EE. UU. .................................................................. 98
10.16.4 Procedimiento .......................................................................................................................................................... 98
10.16.5 Definición de Términos ........................................................................................................................................... 99
10.16.6 Historial de la revisión y política asociada ........................................................................................................... 99
10.16.7 Otros materiales de referencia y guía................................................................................................................... 99
10.17 CÓDIGO DE CONDUCTA DE ADQUISICIONES ................................................................................................. 100
10.17.0 Objetivo ................................................................................................................................................................... 100
10.17.1 Política ..................................................................................................................................................................... 100
10.17.2 Personas y Oficinas afectadas ............................................................................................................................ 100
10.17.3 Descripción de la política ..................................................................................................................................... 100
A. Código de conducta de Adquisiciones ............................................................................................................... 100
B. Pérdidas y actos fraudulentos .............................................................................................................................. 101
C. Conflicto de intereses ............................................................................................................................................ 101
D. Información confidencial ....................................................................................................................................... 102
E. Cómo informar de violaciones de las políticas anteriores .............................................................................. 103
10.17.4 Procedimiento ........................................................................................................................................ 104
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 6 de 105
10.17.5 Definición de Términos ........................................................................................................................ 104
10.17.6 Historial de Revisión y Políticas Asociadas....................................................................................... 104
10.17.7 Otros Materiales que Proveen Referencia y Orientación ............................................................... 104
10.18 INFORMACIÓN SOBRE PROYECTOS FINANCIADOS POR LA UNIÓN EUROPEA...................................... 105
10.18.0 Propósito ...................................................................................................................................105
10.18.1 Política .......................................................................................................................................105
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 7 de 105
10.0 INTRODUCCIÓN 10.0.0 Propósito
La función de adquisiciones de bienes y servicios es una actividad vital, que tiene una influencia esencial en el rendimiento y el éxito de CARE en la lucha contra la pobreza mundial. La función de adquisiciones es una parte integral de la Cadena de Gestión de Adquisiciones. Específicamente, es el proceso de:
• identificar lo que se necesita • determinar la mejor fuente para satisfacer la necesidad • garantizar que lo que se necesita se entregue en el lugar correcto, en el momento o
portuno con el mejor precio y de manera honesta y transparente. Este manual describe las políticas y procedimientos que CARE ha establecido para orientar a cada Oficina de País en el proceso de Adquisiciones, con el objetivo de garantizar el cumplimiento, la consistencia y la transparencia a lo largo del proceso. Estas políticas y procedimientos se han desarrollado para que los requisitos de las Oficinas de País de bienes y servicios se logren eficaz y eficientemente, satisfaciendo al mismo tiempo los requisitos del donante y las normas de adquisiciones de CARE.
A lo largo de este manual se usan los términos “políticas”, “procedimientos” y “lineamientos”. Las políticas reflejan las “reglas” que rigen la aplicación de los procesos de Adquisiciones. Por otro lado, los procedimientos (o lineamientos), son un conjunto definido de acciones necesarias para llevar a cabo una política.
La intención de este manual es delinear políticas y procedimientos estandarizados para su aplicación global en toda la organización. Aunque se reconoce que las oficinas de cada país pueden necesitar desarrollar manuales locales que proporcionen al personal una orientación más detallada sobre los procedimientos, el Director de País, junto con el Director Regional de Apoyo a Pogramas (DRD-PS), es el responsable de garantizar que los procedimientos locales complementen y no entren en conflicto con las políticas y procedimientos básicos establecidos en este manual.
Si una Oficina de País desea introducir procesos, niveles de autorización o procesos de adquisiciones más restrictivos, se requiere la aprobación del Director Regional de Apoyo a Programas.
Si una Oficina de País solicita que los procedimientos, niveles de autorización o procesos de adquisición sean menos restrictivos por un período temporal, es necesario seguir un proceso formal de “Solicitud de Excepción” (waiver) a través de la Casa Matriz (HQ). Las “Excepciones” (que sean permanentes o indefinidas para cambios en la política) serán presentadas mediante el mismo proceso.
El Director de País y el equipo de la Oficina de País deberán completar un “Formulario de Solicitud de Excepción” que debe ser enviada al Comité de Políticas de la Casa Matriz a través del Director Regional de Apoyo a Programas.
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El Comité de Políticas procederá a revisar la justificación y hará una recomendación al Vicepresidente Global de Servicios de Apoyo (SVP GSS), que es la autoridad final para aprobar o negar la excepción a la política de adquisición.
La Oficina de País debe mantener las aprobaciones finales en archivo para referencia futura.
Los requisitos de cada donante y/o legislación de cada país anfitrión prevalecen sobre estas políticas, en los casos en que haya un conflicto con la política o haya requisitos adicionales (como fuente de USAID o de la EU, origen y ubicación geográfica, compra de materiales restringidos, etc.). Si existe un conflicto entre la política de CARE y las regulaciones del donante o de las leyes del país anfitrión, documente el conflicto y solicite la aprobación del Director Regional de Apoyo a Programas de su región antes de desviarse de la política.
10.0.1 Política
Las políticas descritas en este documento confirman el compromiso de CARE en su responsabilidad de fiduciario y proporcionan una orientación sobre las responsabilidades, funciones y rendición de cuentas respecto a adquisiciones, en apoyo a las actividades programáticas de la Oficina de País de CARE.
10.0.2 Personas y oficinas afectadas Las políticas y procedimientos descritos en este documento se aplican a todos los empleados de las Oficinas de País de CARE y también se aplican a la compra de todos los bienes y/o servicios por parte de las mismas. Es responsabilidad de todo el personal involucrado en adquisiciones, seguir todas las políticas y procedimientos establecidos en este documento.
10.0.3 Descripción de la política Las diversas políticas que rigen las adquisiciones y los procedimientos relacionados se describen con más detalle en las secciones siguientes.
10.0.4 Procedimientos N/C
10.0.5 Definición de términos
N/C 10.0.6 Historial de la revisión y política asociada Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10 – Sección 10.0
5 de febrero 2009 Revisado y aumentado 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.0 1ro. octubre, 2010 Reemplaza Sección 10.0 La adopción de la
Manual de políticas y procedimientos de adquisiciones Página 9 de 105
política es aceptable antes de la fecha oficial, pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
• NOTA: Las políticas individuales pueden tener fechas efectivas de inicio diferentes, ya que puede ser necesario un período de gracia para poner totalmente en funcionamiento los cambios de cada política. Asegúrese de tener en cuenta el Historial de revisión de cada política individual.
10.0.7 Otros materiales de referencia y guía
• En la tabla siguiente se presenta una lista de todas las referencias a los documentos y herramientas adicionales descritos en las diversas secciones de este Capítulo.
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Es aceptable la adaptación local de los formularios y/o informes enumerados listados a continuación. Pueden añadirse a los formularios campos de datos adicionales o autorización de firmas para adaptarse al funcionamiento de cada Oficina de País.
LISTADO DE DOCUMENTOS ADJUNTOS N.º de anexo Título del anexo Anexo – 01 Lista de contactos (Casa Matriz) REVISADO Anexo – 02 Formulario de firmas autorizadas (Authorized Signatory
Form ASF) Anexo – 03 Formulario de proyección de adquisiciones - opcional Anexo – 04 Formulario de resumen de análisis de ofertas (Summary of
Bid Analysis Form, SBA) – REVISADO Anexo – 05 Hoja de seguimiento para ofertas cerradas – REVISADO Anexo – 06 Formulario de justificación de fuente única - REVISADO Anexo – 07 Formulario de solicitud de compra (Purchase Requisition,
PR) – REVISADO Anexo – 08 Requisitos del Gobierno de EE.UU. - Origen y fuente (22
CFR 228.11) Anexo – 09 Requisitos del Gobierno de EE.UU. - Nacionalidad (22
CFR 228.14) Anexo – 10 Orden de compra: términos y condiciones estándar –
REVISADO Anexo – 11 Términos y condiciones adicionales – Gobierno de EE.UU.
(Bienes) – ELIMINADO Anexo – 12 Términos y condiciones adicionales – Gobierno de EE.UU.
(Consultores ) – ELIMINADO Anexo – 13 Formulario de recepción general (General Receiving Note,
GRN) - REVISADO Anexo – 14 Informe de estado de adquisiciones (Procurement Status
Report, PSR) Anexo – 15 INCOTERMS [Términos de Comercio Internacional] Anexo – 16 Cuestionario del proveedor
Anexo – 17 Formulario de ingreso y cambio de proveedor/beneficiario – REVISADO
Anexo – 18 Retención de archivos – USAID (22 CFR 226.53)
Anexo – 19 A Anexo – 19 B
Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense – NUEVO Socios con códigos compartidos – NUEVO Lista de Verificación de Excepción a la Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense – REVISADA
Anexo – 20 Siglas o acrónimos Anexo – 21 Orden de compra (Purchase Order, PO) Anexo - 22 Formulario de excepción USAID Anexo - 23 Contrato con proveedor requerido/estable – NUEVO Anexo - 24 Formulario de contrato con consultor – NUEVO
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VALORES CENTRALES DE CARE
� Respeto: reafirmamos la dignidad, el potencial y la contribución de los
participantes, donantes, socios y del personal. � Integridad: actuamos consistentemente con la misión de CARE, siendo honestos
y transparentes en lo que hacemos y decimos, y aceptamos la responsabilidad por nuestras acciones colectivas e individuales.
� Compromiso: trabajamos juntos efectivamente para servir a la comunidad en su conjunto.
� Excelencia: nos proponemos constantemente los niveles más altos de aprendizaje y rendimiento para lograr un mayor impacto.
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10.1 Responsabilidades de adquisiciones 10.1.0 Propósito
Define las responsabilidades de la función de adquisiciones de la oficina de País. 10.1.1 Política
La función de adquisiciones de las Oficinas de País de CARE es garantizar que los bienes y servicios necesarios para apoyar el funcionamiento del programa se obtengan de una manera transparente y ética, garantizando al mismo tiempo la puntualidad, la calidad y el mejor valor en su conjunto.
10.1.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las oficinas de CARE y empleados que tengan ya sea una interacción directa y/o indirecta con proveedores, fabricantes y consultores.
10.1.3 Descripción de la política
Todo el personal con autoridad en las funciones de adquisiciciones debe tener conocimiento suficiente de la ley, para entender las consecuencias legales de los actos que se realizan en nombre de CARE. Los miembros del personal pueden reconocer con mayor rapidez una situación que requiere orientación legal si tienen este conocimiento. En resumen, los actos del personal de adquisiciones son vinculantes para CARE, dentro de los límites de la autoridad que se les ha conferido.
A. Responsabilidades generales del Departamento de Adquisiciones de la Oficina de País
1) El Departamento de Adquisiciones es responsable de comenzar y mantener relaciones
profesionales con todos los proveedores, tanto actuales como potenciales. El Departamento de Adquisiciones funciona como el canal a través del cual se manejan todas las solicitudes relativas a los precios y los productos, así como la correspondencia con proveedores acerca de los precios y cotizaciones. Otros departamentos pueden establecer contacto con los proveedores para tratar aspectos técnicos, según sea necesario.
2) El Departamento de Adquisiciones es responsable de tomar la determinación final sobre la fuente de suministro, su precio y fecha de entrega, junto con el Comité de Adquisiciones y otros departamentos cuando corresponda.
3) El Departamento de Adquisiciones es responsable de desarrollar una gama suficientemente
amplia de fuentes, para proporcionar ofertas competitivas adecuadas, de calidad y costo comparables en su conjunto.
4) Cuando se presente una proyección de compras al Departamento de Adquisiciones, es su
responsabilidad recopilar los datos, verificar la disponibilidad en el mercado, los plazos de entrega y los costos de mercado, proporcionanado a los responsables del presupuesto de la Oficina de País una retroalimentación oportuna, para posibilitar que el programa alcance con mayor facilidad sus metas y objetivos.
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5) Toda la información técnica y de precios presentada por los proveedores al Departamento de Adquisiciones se guardará en lugar seguro y se mantendrá estrictamente confidencial. También es su responsabilidad asegurar que se hayan tomado las medidas adecuadas para garantizar que se mantenga dicha confidencialidad.
6) Todo el proceso de seguimiento después de que se haya adjudicado una orden es responsabilidad del Departamento de Adquisiciones . El personal debe garantizar: el pago puntual a los proveedores, según el acuerdo de orden de compra aceptado; la entrega puntual de bienes y servicios por parte del proveedor; la recepción y despacho de aduanas apropiados de todos los materiales, suministros o equipos importados y la negociación de todos los pagos o ajustes que puedan ser necesarios.
7) El Departamento de Adquisiciones es responsable de mantener una línea de comunicación
abierta con los departamentos que hayan solicitado la adquisición de bienes y servicios. Esto es especialmente importante si la cantidad o especificación de los artículos solicitados plantearan dudas o si surgiesen dificultades después de solicitar ofertas o de confirmar una orden.
8) Todos los representantes de proveedores deben dirigirse al Departamento de Adquisiciones,
donde serán recibidos por el personal adecuado. El personal del Departamento de Adquisiciones debe tratar con cortesía a todos los proveedores.
9) Es responsabilidad de la gerencia del Departamento de Adquisiciones el mantener al
Director de País informado acerca de las condiciones económicas y de mercado que puedan tener una influencia importante sobre los programas de CARE.
10) Los empleados de CARE involucrados en las adquisiciones deben cumplir en todos sus
aspectos aspectos las leyes aplicables a sus actividades adquisitivas, y conducirse ellos mismos en todas las transacciones de adquisiciones de una manera ética.
11) Los empleados de CARE involucrados en adquisiciones deben garantizar que los bienes y
servicios adquiridos con fondos de donantes cumplan con todas las regulaciones del donante. Se entiende que, para poder cumplir con las regulaciones del donante, es posible que el Departamento de Adquisiciones necesite establecer contacto con el personal del Programa, revisar los convenios con el donante y obtener reglamentaciones específicas a través de los sitios web del donante, así como contactar con el departamento legal de CARE para obtener orientación.
B. Responsabilidad de cada empleado de adquisiciones
El personal involucrado en el proceso de adquisiciones debe comprender el objetivo de los procedimientos de adquisiciones estándar de CARE, así como las políticas que sirven de apoyo a estos procedimientos. Es responsabilidad del empleado consultar con un supervisor en caso de que las políticas y procedimientos no resulten totalmente claros, o de encontrar dificultades para cumplir los requisitos de cualquier política o procedimiento. Todos los problemas que surjan se plantearán ante el nivel más alto que resulte necesario, incluido el Director de País, si corresponde. Las políticas y procedimientos no están destinados a restringir las acciones del personal de las Oficinas de País, sino a proporcionar
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la base para considerar de forma completa y uniforme todos los aspectos del ciclo de adquisiciones.
C. Estructura del Departamento de Adquisiciones
Cada Oficina de País de CARE tiene características propias. Algunas manejan carteras relativamente pequeñas de proyectos de desarrollo de menor importancia, otras gestionan operaciones importantes de varios millones de dólares y otras más llevan a cabo una gama de actividades que combinan ambas formas de intervención. Dado que los requisitos de compra varían considerablemente según la Oficina de País de la que se trate, es lógico que las unidades de adquisiciones varíen en tamaño y composición. Ciertas funciones básicas deben cumplirse siempre, independientemente de la forma que adopte el funcionamiento del Departamento de Adquisiciones o del título que se asigne a las tareas. Depende del Director de País establecer una estructura formal acorde a las necesidades de la Oficina de País y garantizar que exista el personal adecuado. La siguiente lista representa las responsabilidades de Adquisiciones. Gerente de Adquisiciones (o equivalente) • coordina las actividades de adquisiciones locales e internacionales • contrata, capacita y supervisa al personal del Departamento de Adquisiciones • prepara y mantiene descripciones detalladas de cargos • gestiona el desempeño del personal • se asegura que se haya verificado la lista de antiterrorismo para proveedores • garantiza el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos • garantiza el cumplimiento de las reglamentaciones del donante y de las leyes
locales. • recomienda cambios en los procedimientos locales • evalúa para el Director de País y la Unidad Administrativa Regional temas
económicos y comerciales importantes. • se reúne con los representantes del proveedor según sea necesario • consolida los Planes Proyectados Anuales (si se han provisto) y los revisa con
la gerencia del programa. • supervisa los contratos con los proveedores requeridos o de largo plazo • supervisa el proceso de ofertas cerradas • es miembro del comité de adquisiciones • aprueba las Órdenes de Compra dentro de los límites de su autoridad •
Oficial de Adquisiciones (o equivalente) • revisa las solicitudes de compra en lo que respecta a su confomidad y
aprobaciones • prepara y mantiene el informe de estado de adquisiciones • prepara solicitudes de cotización para enviar a los proveedores • analiza las cotizaciones y prepara el Resumen de Análisis de Ofertas • prepara las Órdenes de Compra para su aprobación (incluyendo los contratos de
consultorías).
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• garantiza el cumplimiento de las reglamentaciones del donante y de las leyes locales.
• obtiene cotizaciones generales con fines de presupuestación • mantiene información sobre los productos y proveedores • negocia con los proveedores, dentro de los límites de su autoridad • se reúne con los representantes del proveedor según sea necesario • mantiene correspondencia con proveedores y fabricantes según sea necesario • supervisa la labor del Asistente de Adquisiciones • ayuda con la desaduanización de bienes importados • verifica la lista de medidas antiterroristas para proveedores (ya sea directamente
o designando a otro miembro del personal para que lo haga).
Asistente de Adquisiciones (o equivalente)
• realiza tareas delegadas que cubren las mismas áreas de responsabilidad que las del Oficial de Adquisiciones, salvo la negociación con proveedores y la aprobacion de Ordenes de Compra.
• revisa las órdenes en curso para determinar el estado de entrega • hace el seguimiento con los proveedores para garantizar la entrega puntual • se comunica con el personal en lo referente al avance de las entregas • mantiene registros para registrar la recepción de facturas • procesa las solicitudes de excepción (o de reembolso) de aranceles de
importación. • lleva a cabo funciones delegadas por el Oficial de Adquisiciones, según sea
necesario.
Asistente Administrativo
• mantiene los archivos y registros principales de adquisiciones y garantiza que estén completos y sean exactos.
• realiza tareas administrativas según sea necesario (como Ordenes de Compra, Solicitudes de Cotización, etc.).
• revisa la exactitud de la correspondencia y la documentación • realiza las labores del personal de Registro de Datos de Adquisiciones, a veces
denominado Administrador de la Base de Datos.
D. Controles compensatorios Las responsabilidades mencionadas son necesarias para una función de adquisiciones efectiva y adecuada. Sin embargo, se reconoce que es posible que las Oficinas de País no dispongan del personal suficiente como para lograr en todo momento la separación óptima de las tareas de Adquisiciones. En ese caso, deben implantarse controles compensatorios. Los controles compensatorios se usan para "contrarrestar" los efectos de una debilidad de controles internos, o cuando un control interno deja de funcionar durante algún tiempo. El Director de País es el responsable de implantar controles compensatorios efectivos para mitigar los riesgos de error y fraude. Un ejemplo de control compensatorio es una revisión detallada de supervisión de las actividades clave de adquisiciones o requerir más firmantes autorizados para efectuar las transacciones.
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E. Separación mínima de tareas
“Separación de tareas” significa que los roles y responsabilidades de la organización se repartan entre los miembros del personal, de tal forma que ninguna persona tenga acceso físico o al sistema como para controlar todos los aspectos claves del proceso o transacción comercial, desde la autorización, pasando por la recepción de bienes o servicios, hasta el mantenimiento de registros. La separación de tareas es un componente fundamental de control interno y disminuye el riesgo de que se lleven a cabo acciones erróneas e inadecuadas durante todo el proceso de Adquisiciones, sean o no deliberadas. Durante el desarrollo de las descripciones de funciones y la asignación de funciones a los miembros del personal de adquisiciones, debe tenerse especial cuidado para garantizar que se mantenga una adecuada separación de tareas a lo largo de todas las fases del proceso de adquisiciones, desde la solicitud hasta el pago de bienes o servicios. El Director de País debe asegurar que cada una de las siguientes tareas sea realizada por una persona diferente:
• Creación y manejo de la base de datos de proveedores (Ingreso de datos) • Compra de bienes, servicios o servicios de consultoría • Recepción de bienes • Pago a proveedores
En los casos en que, debido al tamaño de las Oficinas de País, no sea posible hacer que un empleado diferente lleve a cabo cada tarea, el Director de País debe implantar controles compensatorios para garantizar la integridad de las transacciones. Ejemplos de controles compensatorios podrían incluir una revisión de supervisión detallada de las actividades clave, revisiones períodicas de las transacciones de las sub oficinas por personal de la oficina principal, o revisiones internas y externas y/o auditorías.
Con el fin de ayudar a mantener la separación de tareas de forma continua:
• Confirmar que no existen conflictos de tareas cuando se revisen o desarrollen
nuevas descripciones de funciones. • Revisar los roles y responsabilidades relacionadas con las adquisiciones cuando
haya cambios en la organización (como una reducción de personal o cambios en la estructura de cadena de mandos).
• Desarrollar un plan de respaldo que prevea cómo se mantendrá la separación de tareas si un empleado clave se ausenta sin aviso.
• Auditar y actualizar el acceso al sistema cuando se transfiera, ascienda o despida a un miembro del personal.
•
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F. Comité de Adquisiciones: Composición y Responsabilidades
En cada lugar donde se realicen actividades de compras en una Oficina País (ya sea la Oficina Central, Sub Oficina u Oficina de Campo), deberá tener un Comité de Adquisiciones. El Comité de Adquisiciones realiza una revisión exhaustiva de proveedores y ofertas y hace recomendaciones a la gerencia. El Comité de Compras revisa y aprueba las ofertas de USD 25.000 para arriba (y las ofertas por debajo de este nivel según sea necesario). También es responsable de revisar y aprobar a nuevos proveedores que son añadidos a la Lista de Proveedores Aprobados (AVL), como también de bloquear a proveedores incumplidos o que ya no son necesarios para servicios futuros (proveedores descontinuados). Ver la sección 10.12 sobre Establecimiento de una Lista de Proveedores Aprobados. El Comité de Adquisiciones es responsable de revisar la Lista de Proveedores Aprobados de la Oficina de País y el Director de País aprueba la Lista de Proveedores Aprobados hasta el mes de Julio de cada año. Los miembros del Comité de Adquisiciones pueden formar parte del mismo por cierto período de tiempo o “mientras sea necesario”. Un miembro debe tener un nivel
razonable de autoridad en la organización así como el conocimiento, capacidad y
juicio para hacer recomendaciones acertadas. El tamaño del Comité de Adquisiciones puede variar, dependiendo de la naturaleza o complejidad de las adquisiciones. Sin embargo, se debe tomar en cuenta que un comité demasiado numeroso puede volverse ineficiente e ineficaz. El Comité de Adquisiciones debe estar constituído por al menos tres personas, una del Departamento de Adquisiciones y otras dos de las siguientes áreas:
• Finanzas • Administración • Programas
Pueden formar parte del Comité de Adquisiciones un experto técnico en cierto campo, según sea necesario (por ejemplo, de Sistemas para equipo de computación, o un especialista en agua para tuberías de irrigación), para ayudar en el análisis de las especificaciones, ofertas y selección de proveedores.
10.1.4 Procedimientos N/C
10.1.5 Definición de términos
Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas o acrónimos
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10.1.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10 – Sección 10.1
5 de febrero 2009 Revisado y aumentado 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.1
1ro. octubre, 2010 Reemplaza Sección 10.1 La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.1.7 Otros materiales de referencia y guía
N/C
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10.2 FIRMAS AUTORIZADAS Y APROBACIÓN POR NIVELES DE AUTORIDAD 10.2.0 Objetivo
El objetivo de esta sección es establecer políticas para las responsabilidades y los niveles de autoridad de adquisiciones, para el personal involucrado en las compras a nivel de la Oficina de País.
10.2.1 Política
La autoridad para establecer acuerdos o comprometer fondos de la organización se delega en personas seleccionadas de la Oficina de País, de la Unidad Administrativa Regional (RMU) y de la Casa Matriz de CARE Atlanta.
10.2.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política aplica a todas las Oficinas de País de CARE y, en particular, a todo el personal que participe en cualquier actividad de adquisiciones.
10.2.3 Descripción de la política
NOTA: En los casos en que el Departamento de Adquisiciones de la Casa Matriz CARE USA, maneje directamente la compra para una Oficina de País, se utilizarán los formularios de Firmas Autorizadas de Casa Matriz - CARE Atlanta (ASFs).
Sólo se pueden introducir cambios en la política precedente si se activa un Protocolo de emergencia. Una vez activado un protocolo de emergencia Tipo I, II o III, el Director de País (o en el caso de países donde CARE no tenga presencia ), el lider del Equipo de Emergencias o Director Regional puede aprobar:
• un aumento temporal de los límites de firma autorizada • un aumento temporal en el número de personas con límites de firmas autorizadas • un aumento temporal de los límites para las modalidades de compras o licitación
(mientras estos cambios no entren en conflicto con los requisitos y restricciones de los donantes individuales).
Si los cambios a los límites de las modalidades de compras o los límites a las firmas autorizadas son implementados durante una emergencia, el Director de País debe notificar al Contralor Globlal de CARE USA y al Vicepresidente Ejecutivo de Apoyo Global de la Casa Matriz CARE Atlanta (Ver Adjunto Nº 01, Lista de Contactos) y documentarlo para referencia futura.
10.2.4 Procedimiento
A. Establecimiento de una lista de firmas autorizados (Authorized Signatory List) � La Oficina de País debe asegurar que un formulario de firmas autorizadas (ASF) es
preparado, aprobado y archivado para cada empleado a quien se haya conferido la autoridad de aprobar transacciones financieras, administrativas y/o de adquisiciones. El Anexo Nº 2 es un ejemplo de un Formulario de Firma Autorizada. El formulario debe contener toda la información pertinente, como el nombre del empleado, número de empleado, cargo o título, nivel de autorización,
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según el tipo de transacción, muestras de la firma y las iniciales. Este formulario puede ser actualizado por la Oficina de País para que incluya tipos adicionales de transacciones que pueden ser específicas a la Oficina de País y/o al cargo.
� La Oficina de País debe asegurarse de que las firmas y límites autorizados se
mantengan a nivel de toda la Oficina de País. Se debe tomar en cuenta que la Oficina de País puede preparar una lista específica de firmas autorizadas que incluya cargos adicionales como firmas primarias o secundarias, así como diferentes niveles de autorización en USD o moneda local. Sin embargo, los límites específicos de la Oficina de País no pueden exceder el valor en USD de los límites autorizados descritos más adelante en esta sección.
� El Formulario de Firmas Autorizadas, debe ser archivado y actualizado. Una
manera para manejar la preparación y retención de este formulario es hacer que el Departamento de Recursos Humanos de la Oficina de País recopile los formularios una vez que el empleado ha sido contratado. De esta manera, Recursos Humanos puede actualizar los formularios a medida que cambia la condición de los empleados. Todos los formularios recogidos de esta manera pueden ser mantenidos en el archivo personal de cada empleado. El formulario también puede ser manejado de otra manera o por otros departamentos, tales como Administración y Finanzas siempre y cuando los formularios sean actualizados y mantenidos en forma apropiada.
� Debe enviarse copias del formulario al Departamento de Adquisiciones para que pueda verificar las firmas autorizadas en los documentos entregados para su proceso.
B. Niveles de autorización En las dos tablas siguientes, se detallan los niveles de autorización para aprobar las Solicitudes de Compras, Órdenes de Compra y el Formulario de Justificación de Fuente Única. Estos niveles de autorización están asociados solamente con las transacciones relacionadas a adquisiciones. Para sumas de USD 5.000 o más, el solicitante de la compra no puede ser el firmante autorizado. El empleado que autoriza la compra debe tener autorización presupuestaria para ese gasto. Las personas que autorizan son responsables de asegurar que el presupuesto está disponible antes de aprobar una Solicitud de Compra o una Orden de Compra.
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AUTORIZACIÓN DE LA SOLICITUD DE COMPRA
Solicitud de Compra Límites autorizados
Firma Autorizada Principal * Firma Autorizada Secundaria *
Hasta 4.999 dólares Gerente de Proyecto o Programa o
Responsable del Presupuesto
No es necesario
5.000 dólares a 14.999 dólares
Gerente de Proyecto o Programa o Responsable del Presupuesto
Supervisor del Proyecto o Gerente de Proyecto o Encargado
del Presupuesto
15.000 dólares a 49.999 dólares
Director Adjunto de Calidad Programática o Director Adjunto de Apoyo a Programas o Director
de País)
No es necesario
50.000 dólares a 249.999 dólares
Director Adjunto de Calidad Programática o Director Adjunto
de Apoyo a Programas (o equivalente)
Director de País
250.000 y más
Director de País
Director regional de Calidad Programática o
Director Regional de Apoyo a Programas o
Director Regional
*NOTA: Estas son las firmas mínimamente requeridas. Por ejemplo, en ausencia de un Gerente de Programa, tanto el Director Adjunto de Apoyo a Programa como el Director Adjunto de Calidad Programática pueden firmar una Solicitud de Compra hasta la suma de USD 15.000.
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AUTORIZACIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA
Al igual que con las Solicitudes de Compra, los firmantes autorizados descritos abajo, son las firmas mínimas requeridas.
Orden de Compra Límites Autorizados
Firma Autorizada Principal Firma Autorizada Secundaria
Hasta 4.999 dólares Gerente de Adquisiciones
(o equivalente) No es necesario
5.000 dólares a 14.999 dólares
Gerente de Adquisiciones (o equivalente)
Director adjunto de Calidad Programática o
Director Adjunto de Apoyo a Programas
(o equivalente)
15.000 dólares a 49.000 dólares
Director Adjunto de Calidad Programática o Director Adjunto
de Apoyo a Programas (o equivalente o el Director de
País)
No es necesario
50.000 dólares a 249.999 dólares
Director Adjunto de Calidad Programática o Director Adjunto
de Apoyo a Programas (o equivalente)
Director de País
250.000 dólares a 499.999 dólares
Director de País y Director Regional de Apoyo a
Programas (DRD-PS) o Director Regional de Calidad Programática
Director Regional
500.000 y más
Director de País y el Director Regional y el Vicepresidente Ejecutivo de Servicios Apoyo
Global u otro miembro del Equipo Gerencial de la Casa Matriz
Director de Operaciones (COO) o Director de Finanzas
(CFO) o Director Ejecutivo (CEO)
(Presidente) CARE USA
NOTA: Cuando se necesitan firmas de la Unidad Regional (RMU) o Casa Matriz – CARE Atlanta para una Orden de Compra de USD 500.000 o más, también se debe incluir:
• Una copia de la Solicitud de Compra firmada • Una copia del Resumen de Análisis de Ofertas ó del Formulario de Justificación de
Fuente Única (si se aplica).
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• Si los documentos de Solicitud de Compra y de Resumen de Análisis de Ofertas NO están
en inglés debe incluirse un memorando resumido en inglés describiendo el proceso de oferta y de selección.
Son aceptables documentos firmados enviados por fax o escaneados. Se requieren autorizaciones escritas adicionales para gastar fondos irrestrictos en compras que no son de PROGRAMAS según se muestra a continuación. Contactar al Contralor Global (Ver Anexo N.º 1) vía correo electrónico con relación a lo siguiente:
* Compras de capital > 25.000 dólares Contralor Global ** Contratos de arrendamiento > 3 años o USD 100.000
Contralor Global
*Las compras de capital incluyen activos de propiedad y uso de CARE para apoyo administrativo de todas las donaciones y contratos que son pagados con fondos irrestrictos. Como ejemplo de las compras de capital más comunes, están: terrenos, mejoras a edificaciones, mejoras a propiedad arrendada, equipo, muebles, vehículos, software, etc. **Los contratos de arrendamiento son usados más frecuentemente para arrendar edificios, terrenos o equipo. NOTA: No es necesario emitir Ordenes de Compra para contratos de arrendamiento, pero la información con relación a cualquier contrato de tres años o más, o por USD 100.000 o más, debe ser enviada (y aprobada) por el Contralor Global antes de su ejecución completa.
LISTA DE SIGLAS DE FIRMAS AUTORIZADAS
Director Adjunto de Calidad Programática Director Adjunto de Apoyo a Programas Director de Finanzas Director Jefe Ejecutivo (Presidente) Presidente de Operaciones Director de País Director Regional de Calidad Programática Director Regional de Apoyo a Programas Contralor Global Director Regional Vicepresidente Ejecutivo de Servicios de Apoyo Global Equipo Ejecutivo
ACD-PQ ACD-PS CFO CEO COO CD DRD-PQ DRD-PS GC RD SVP-GSS EMT
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10.2.5 Definición de términos Consulte el documento Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas.
10.2.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 del Manual P y P Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10 – Sección 10.2
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Sección 3.1
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.2
1ro. octubre, 2010 La revisión reemplaza Sección 10.2
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha de efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.2.7 Otros materiales de referencia y guía
Documento Anexo Nº 02 Formulario de Firmantes Autorizados
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10.3 PROVISION DE BIENES Y SERVICIOS
10.3.0 Objetivo
El objetivo de esta sección es proporcionar orientación sobre la provisión de bienes y servicios.
10.3.1 Política
Los bienes y servicios adquiridos para satisfacer las necesidades de la Organización, deben ser adecuadamente provistos, provenir de fuentes confiables y cumplir los estándares requeridos.
10.3.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política aplica a todas las Oficinas de País de CARE y a su personal, en especial a los que participan en actividades de adquisiciones.
10.3.3 Descripción de la política
CARE se esfuerza en identificar previamente las fuentes de bienes y servicios que se necesitan para llevar a cabo las actividades de la organización, garantizando que dichas actividades se realicen de una forma profesional y que cumplan los requisitos del Donante en lo que respecta a fuente, origen, nacionalidad, calidad y precio. En los casos que sea apropiado, se hará un análisis de alternativas de alquiler o compra para determinar cuál sería la adquisición más económica y práctica.
Cumplimiento con el Donante en lo que respecta a provisión
Los programas o proyectos de CARE financiados mediante donaciones y contratos con agencias del gobierno (como USAID, DFID, EU y otras) tienen requisitos de adquisiciones particulares. Asegúrese SIEMPRE de consultar y observar estrictamente las reglamentaciones específicas descritas en su donación o contrato individual.
10.3.4 Procedimientos
A continuación se detallan las fuentes de las que pueden obtenerse suministros:
A. Mercados locales En la medida de lo posible, las actividades de adquisiciones deberían intentar apoyar al comercio local cuando se adquieren bienes y servicios disponibles localmente, con la finalidad de contribuir a la economía local. Como primera medida, evalúe la disponibilidad de bienes y servicios a través de los mercados locales. Sin embargo, cuando haga adquisiciones locales no comprometa la calidad ni el precio. Asegúrese de tener presente que los bienes adquiridos deben ser culturalmente aceptables.
NOTA: Las restricciones de adquisiciones impuestas por los Donantes para el uso de los fondos pueden ser de gran importancia para decidir si se hacen o no compras locales.
B. Mercados de ultramar y regionales
Cuando los bienes y servicios requeridos por la organización no estén disponibles localmente y/o no cumplan con los estándares mínimos requeridos en lo que respecta a
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calidad, cantidad y precio, explore los mercados de ultramar o regionales. Cuando haga adquisiciones internacionales, considere los tiempos de entrega, los costos de transporte, temas aduaneros y los costos arancelarios.
C. Departamento de Adquisiciones CARE USA -Atlanta
El Departamento de Adquisiciones de la CASA Matriz- CARE Atlanta, puede proporcionar ayuda de adquisiciones a las Oficinas de País mediante la identificación, adquisición y envío de cualquier elemento necesario, en especial en los casos de donantes que requieren que los materiales se adquieran y sean fabricados en EE.UU. Póngase en contacto con la Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz - CARE Atlanta ([email protected] ) para solicitar ayuda cuando esté por comprar cualquier elemento con fondos marcados con el código geográfico USAID “000”.
D. Contratos marco y acuerdos de precios
El Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz – CARE Atlanta, dispone actualmente de algunos acuerdos marco que han sido licitados de forma competitiva y se han negociado precios y descuentos. Las Oficinas de País pueden utilizar estos acuerdos marco, si les resultan adecuados, para sus gestiones de compra. Póngase en contacto con el Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz para obtener más información.
Existen contratos para:
• Equipos de comunicaciones: Para las necesidades de equipamiento en comunicaciones (teléfonos satelitales, radios HF y VHF, etc.).
• Galletas BP5 de alto valor energético: para necesidades de respuesta de emergencia.
El Departamento de Adquisiciones de la Casa Matriz también tiene vigente un acuerdo de descuento de precios con Dell para equipos de computación (computadoras de mesa, computadoras portátiles, servidores y accesorios de computación). El Departamento de Adquisiciones CARE USA–Atlanta está trabajando actualmente en acuerdos marco, aunque a la fecha de publicación de esta política todavía no han tomado efecto. Póngase en contacto con HQ Procurement ([email protected]) para obtener mayor información.
E. Mercaderías pre adquiridas
CARE puede adquirir mercaderías en forma anticipada para una respuesta a emergencia en diferentes momentos y en diferentes lugares. Para obtener información sobre mercaderías de emergencia pre adquiridas, póngase en contacto con el Especialista en Logística CARE International o con el Consultor de Servicios de Apoyo para Emergencias (véase Anexo Nº 01, Lista de Contactos).
F. Donaciones en especie En lugar de comprar, las donaciones en especie son una forma alternativa de aprovisionamiento. Si se está interesado, contactarse con el Departamento de Compras de la Casa Matriz para más información al correo [email protected] .
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Aunque actualmente no es un requisito, la proyección de Adquisiciones es una herramienta útil para identificar cuáles son sus potenciales necesidades de adquisición de acuerdo con los requisitos del donante y las condiciones del mercado. Para obtener más información sobre la proyección de adquisiciones y una muestra del Formulario de Provisión de Adquisiciones, véase Anexo Nº 03.
10.3.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una Lista de Siglas.
10.3.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 – Sección 10.3
5 de febrero 2009 Nueva Política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.3
1ro. octubre, 2010 La revisión reemplaza Sección 10.3
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.3.7 Otros materiales de referencia y guía
Anexo Nº 03 Formulario de Previsión de Adquisiciones
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10.4 MÉTODOS DE LICITACIÓN 10.4.0 Objetivo
Esta sección describe diversos métodos de licitación disponibles para ser usados por las Oficinas de País.
10.4.1 Política
CARE usará la licitación competitiva para la adquisición de los bienes y servicios requeridos. Todas las adquisiciones deberán ser realizadas de una manera que proporcione, en la máxima medida de lo posible, una competencia abierta y libre entre los potenciales proveedores. El proceso de licitación será ético, justo, competitivo y cumplirá con los requisitos del Donante.
10.4.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política es válida para todos los miembros del personal de la Oficina de País de CARE y, en particular, para todo el personal que participe en cualquier actividad de adquisiciones.
10.4.3 Descripción de la política
En lo que respecta a los requisitos y excepciones del Donante, antes de decidir cómo proseguir con una licitación, verifique los requisitos específicos del Donante que financia la compra. Asegúrese de obtener todas las excepciones con suficiente anticipación antes de la convocatoria a licitación.
NOTA: La solicitud de excepción es responsabilidad del solicitante, no del
Departamento de Adquisiciones.
Para obtener más información sobre los requisitos del Donante, visite la siguiente página web:
Dirección: http://compliance.care.org Usuario: wsscare\care Contraseña: abc!123
En caso de tener cualquier problema, póngase en contacto con el Departamento Legal de CARE USA (Véase documento Anexo Nº 01, Lista de Contactos).
Las licitaciones para bienes y servicios no deben contener especificaciones que restrinjan indebidamente a la competencia (como marcas registradas), pero deben contener todos los requisitos que se usan para evaluar ofertas o propuestas. Siempre que sea práctico y económicamente posible, las licitaciones deben: • Aceptar productos y servicios con medidas expresadas en el sistema métrico
decimal. • Dar preferencia a los productos y servicios que preserven los recursos naturales,
protejan el medio ambiente y ahorren energía. • Proporcionar descripciones de los requisitos técnicos en lo que respecta a función,
gama de características o estándares mínimos aceptables.
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Existen varios métodos para solicitar ofertas de los proveedores. A continuación se detallan los métodos más comunes. A. Solicitud de cotizaciones (SC)
Una Solicitud de Cotización es un documento en el que se solicitan cotizaciones a posibles proveedores, generalmente para bienes. La solicitud proporciona una descripción detallada con especificaciones completas de los elementos requeridos, cantidad, fecha en que debe entregarse el elemento y otros términos y condiciones importantes, según lo determine el proyecto.
Una Solicitud de Cotización típicamente tiene especificaciones más definidas. Por ejemplo, si se está por comprar una impresora, puede proporcionar especificaciones sobre el número de páginas impresas por minuto, si se requiere impresión en las dos caras del papel, etc. Sin embargo, no debe especificar marcas en su solicitud , ya que eso puede limitar la competencia (NOTA: puede ser aceptable especificar marcas si lo que se necesita son repuestos).
B. Solicitud de propuestas (SP)
Una Solicitud de Propuestas típicamente requiere propuestas de servicios a posibles proveedores e incluye el alcance del trabajo, especificaciones, términos y condiciones generales, etc. A través de este proceso, CARE podrá evaluar cada propuesta y establecer contratos sobre la base de los mejores valores servicios en su conjunto.
Una Solicitud de Propuestas es más generica, por ejemplo: si se va a contratar servicios de consultoría de investigación para un estudio técnico, es posible que en el momento de la licitación no sepa exactamente “cómo” deberá trabajar el consultor, pero sabe qué es lo que necesita que haga. La evaluación de la metodología que proponga usar el consultor es uno de los factores que necesitará valorar el Comité de Adquisiciones para seleccionar al proveedor.
C. Licitación pública
Una licitación pública es el proceso mediante el cual se hace un anuncio público en diversas publicaciones (diarios, revistas, páginas web, etc.) en el que se invita públicamente a proveedores para que presenten ofertas para la provisión de bienes o servicios. Las respuestas de los oferentes pueden ser abiertas o cerradas (Véase Sección 10.5, Ofertas y Análisis) dependiendo de los requisitos del donante y niveles de restricción. Todas las licitaciones públicas deben observar los requisitos importantes del donante (Véase Sección 10.16, Información para proyectos financiados por el gobierno de EE.UU. y Procedimientos de Adquisiciones de CARE Internacional para Contratos Financiados por la Comisión Europea).
Puede usarse cualquiera de los métodos mencionados anteriormente, juntamente con un Proceso de Ofertas Cerradas.
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10.4.4 Procedimientos N/C 10.4.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos 10.4.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 – Sección 10.4
5 de febrero 2009 Nueva Política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.4
1ro. octubre, 2010 La revisión reemplaza Sección 10.4
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.4.7 Otros materiales de referencia y guía
Procedimientos de Adquisiciones de CARE Internacional para Contratos Financiados por la Comisión Europea.
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10.5 PRESENTACION Y ANÁLISIS DE OFERTAS 10.5.0 Objetivo
Esta sección establece las políticas y procedimientos relacionados con el proceso de presentación y análisis de ofertas.
10.5.1 Política
Todos los bienes y servicios o contratos de consultoría por valor de USD 5.000 o más deben ser licitados competitivamente siguiendo las políticas de CARE y del donante. Las adjudicaciones se basarán en el mejor valor global, no siempre en el costo más bajo.
10.5.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política aplica a todas las Oficinas de País de CARE y específicamente a las personas que manejan adquisiciones directas a nivel de la Oficina de País.
10.5.3 Descripción de la política
Todas las licitaciones deben incluir una descripción clara y precisa de los requisitos técnicos del material, producto o servicio a proporcionar. La redacción y el desarrollo de las especificaciones y alcances del trabajo para licitaciones competitivas no deben restringir ni eliminar la competencia, ni dificultar el comercio de ninguna otra forma. Todos los proveedores que ayuden a desarrollar o redactar requisitos, especificaciones, definiciones de tareas, ofertas y/o Solicitudes de Compra deben excluirse del proceso de licitación competitiva. Los requisitos de cada donante y/o legislación del país anfitrión prevalecen sobre estas políticas, en los casos en que haya un conflicto con la política o haya requisitos adicionales (como fuente de USAID o de la Unión Europea, origen y ubicación geográfica, compra de materiales restringidos, etc). Si existe un conflicto entre la política de CARE y las regulaciones del donante o de las leyes del país anfitrión, documente el conflicto y solicite la aprobación del Diretor Regional de Apoyo a Programas (DRD-PS) de su región antes de desviarse de la política. Más adelante se muestran los niveles de restricción de CARE USA para la licitación de bienes y servicios. El Director de País puede reducir los niveles de licitación sólo con la aprobación del Director Regional Adjunto de Apoyo a Programas. Sin embargo, ninguna Oficina de País puede aumentar estos límites (excepto en caso de una emergencia Tipo I, II o III. Véase Sección 10.8, Adquisiciones de Emergencia).
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A. Límites para Cotizaciones de Bienes y Servicios
(La Oficina de País debe usar el equivalente en moneda nacional)
Menos de USD 100 Caja Chica (No se requiere cotización )
USD 100 a USD 4.999 Cotización escrita o proforma de factura USD 5.000 a USD 249.999 Por lo menos tres (3) cotizaciones escritas
USD 250.000 a más Por lo menos tres (3)cotizaciones escritas y proceso de ofertas cerradas
B. Límites para Cotizaciones de Servicios de Consultoría Menos de USD 5.000 Una cotización escrita USD 5.000 a USD 249.999 Por lo menos tres (3) cotizaciones escritas
USD 250.000 a más Por lo menos tres (3)cotizaciones escritas y proceso de ofertas cerradas
Al evaluar las cotizaciones de precios competitivos y seleccionar un proveedor a quien comprarle, el principal criterio a usar es el mejor valor global, no necesariamente el costo inicial más bajo. Otros factores importantes para determinar el mejor valor son los costos, la entrega, servicio al cliente, capacidad técnica y calidad del bien o servicio.
10.5.4 Procedimientos
A. Cuándo NO se requiere concurso de ofertas 1. Si los bienes y servicios que se obtendrán tienen un valor total de menos de 100 dólares
y se pagan con fondos de la caja chica, un miembro del personal administrativo o del programa puede adquirirlos directamente, sin hacer una solicitud de compra ni una licitación de ofertas.
2. En el caso de bienes y servicios con un valor entre 100 y 4.999,00 dólares, el personal debe presentar al Departamento de Adquisiciones una solicitud de compra aprobada. El personal de adquisiciones preparará una Orden de Compra basada en una factura proforma o una cotización del proveedor. Se aceptan cotizaciones enviadas por correo electrónico. Cuando más de un proveedor aprobado pueden proporcionar los mismos bienes/servicios, el personal de adquisiciones debe considerar alternar entre los proveedores.
3. Cuando los bienes y servicios se obtengan a través de un Proveedor Requerido, no se
requiere ninguna cotización (a menos que sea de USD 10.000 o más). Un proveedor Requerido es aquel:
• que ha sido seleccionado a través de un proceso totalmente documentado de concurso de ofertas.
• que ha sido aprobado por el Comité de Adquisiciones • con el que existe un acuerdo de precios o contrato válidos
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B. Cuándo SÍ se requiere concurso de ofertas competitivas
1. Ofertas abiertas
En el caso de bienes y servicios con un valor superior al límite establecido para la caja chica local, el personal debe hacer una Solicitud de Compra y obtener la aprobación adecuada.
(a) Si es de USD 5.000 a menos de USD 249.999, el Departamento de
Adquisiciones debe solicitar por lo menos tres (3) cotizaciones escritas de proveedores de bienes y servicios. Es una práctica óptima solicitar la cotización de más de tres (3) proveedores, en caso de que uno o dos de ellos, no puedan participar por alguna razón. El objetivo es tener cotizaciones válidas y competitivas para analizar y seleccionar.
(b) La práctica óptima es enviar solicitudes de cotización por escrito, para
garantizar la claridad de la oferta. Para valores de 5.000 dólares o más, las solicitudes de cotización DEBEN hacerse por escrito y enviarse desde el Departamento de Adquisiciones mediante una carta, correo electrónico o fax. Se deben enviar las cotizaciones a todos los proveedores al mismo tiempo debe fechar las cotizaciones al tiempo en que son recibidas por los proveedores. Las cotizaciones de los proveedores se aceptan en forma de correo electrónico, carta original (escaneada o enviada por correo electrónico) o fax. Para proveedores requeridos, se debe solicitar una cotización por toda compra de USD 10.000 o más. Ver la Sección 10.9.4 C sobre Proveedores requeridos.
(c) Si se ha solicitado una cotización a un proveedor y la cotización no ha sido
recibida, incluya el nombre del proveedor en el Resumen de Análisis de Ofertas (SBA) y consigne “No se recibió cotización” en el formulario. Véase en el Anexo Nº 04 una muestra del formulario Resumen de Análisis de Ofertas.
(d) Para utilizar una cotización en particular para compras posteriores, el
proveedor debe indicar en la cotización durante cuánto tiempo es válida a partir de la fecha de cotización original.
(e) Aunque el precio es un factor para seleccionar un proveedor, no es el único.
También deben tomarse en cuenta (sin limitarse) la integridad, la reputación, los registros de servicios anteriores, garantía, recursos financieros y/o técnicos del proveedor, así como su capacidad para entregar puntualmente la adquisición propuesta. Si, por razones técnicas y/o de otra índole, se requieren conocimientos especializados para analizar las cotizaciones, el Departamento de Adquisiciones trabajará junto con la unidad que solicita la compra y/u otras personas que tengan los conocimientos y experiencia especializados necesarios. Bajo ninguna circunstancia debe compartirse la información de propiedad de un proveedor con otro proveedor.
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2. Ofertas cerradas Para bienes y servicios con un valor equivalente o superior a USD 250.000 (o su equivalente en moneda local) se requieren “ofertas cerradas”. El personal debe completar una Solicitud de Compra y obtener la aprobación adecuada.
Asegurarse de verificar las regulaciones específicas de su donante, ya que algunos donantes requieren que los anuncios en periódicos u otras publicaciones (licitaciones públicas) formen parte del proceso de cotizaciones cerradas. Sin embargo, si las reglamentaciones del donante no lo requieren específicamente, el Departamento de Adquisiciones puede enviar directamente sobres cerrados de invitación por lo menos a tres (3) proveedores de acuerdo a los límites de la política.
El procedimiento apropiado para ofertas cerradas incluye:
(a) Obtención de cotizaciones para Ofertas Cerradas: El Departamento de Adquisiciones prepara una Solicitud de Compra o de Solicitud de Cotización pidiendo cotizaciones de los proveedores, basadas en los criterios especificados, con la ayuda del personal técnico del proyecto, en caso necesario. La solicitud debe enviarse a todos los proveedores simultáneamente, con un número de licitación y especificaciones técnicas de los bienes, servicios o consultoría, plazo de la entrega, calendario e importes de los pagos y una fecha límite para presentar las cotizaciones. En las solicitudes debe indicarse claramente la fecha de cierre de presentación de cotizaciones. En algunos casos, se puede indicar a los proveedores que retiren la documentación para ofertar directamente de las oficinas de CARE. (b) Seguimiento de las Ofertas Cerradas: El Departamento de Adquisiciones documenta la lista de todos proveedores a los que se ha requerido cotización así como el número de licitación. En la “Hoja de Seguimiento de Ofertas Cerradas.” Vea en el Anexo Nº 05, un ejemplo de este formulario. El formulario tiene dos partes: la primera debe ser llenada por la Departamento de Adquisiciones y la segunda debe manejar la persona a cargo de recibir dichas ofertas y firmada por el Comité de Adquisiciones. (c) Recepción de las Ofertas Cerradas. Ninguna persona que cumpla funciones de adquisiciones debe recibir directamente las ofertas cerradas. El proveedor devuelve su cotización en un sobre cerrado a una persona previamente designada que no pertenezca al Departamento de Adquisiciones (como la Secretaria Administrativa o Recepcionista). Las ofertas cerradas deben indicar en el sobre el número de licitación asignado y deben presentarse hasta la fecha límite de presentación de ofertas. Una vez que recibe la oferta cerrada, la recepcionista la colocará las ofertas en una “caja de ofertas” cerrada.
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El día de apertura de los sobres de ofertas, la persona que estuvo a cargo de la recepción de ofertas entregará la “caja de ofertas” y la “Hoja de Seguimiento de Ofertas Cerradas” al Gerente de Adquisiciones. Tan pronto como sea posible después de expirar la fecha límite, el personal de adquisiciones establecerá fecha y hora para abrir y revisar todas las ofertas cerradas en presencia del Comité de Adquisiciones.
NOTA: En algunos casos, pueden recibirse cotizaciones después de expirar la fecha límite. Si la cotización tardía se recibe antes de abrir las ofertas cerradas, dicha cotización podría aceptarse con la aprobación por escrito del Director de País o su representante. Sin embargo, no se aceptará ninguna oferta después de abrir las ofertas cerradas. En el caso de las ofertas cerradas, el Comité de Adquisiciones debe incluir por lo menos tres (3) personas, incluyendo un empleado de Adquisiciones y otras dos personas de las siguientes áreas:
• Finanzas • Administración • Programas
Si es necesario, un experto técnico en un campo determinado (Por ejemplo, de Sistemas para equipo de computación), puede ser parte del Comité de Adquisiciones para ayudar con el análisis de las especificaciones, de las ofertas o selección del proveedor. El tamaño del Comité puede ser mayor, dependiendo de la naturaleza o complejidad de las adquisiciones. Siempre se debe tomar en cuenta que los miembros del comité deben tener los conocimientos, la capacidad y el criterio necesarios para hacer buenas recomendaciones. Además, deben poseer un nivel de autoridad razonable dentro de la organización como para hacer recomendaciones sobre adquisiciones.
(d) Apertura de las ofertas cerradas: Se revisarán todos los sobres de las ofertas cerradas para confirmar que no hay signos de que hayan sido violados. Después de abrir las ofertas, los miembros presentes del comité pondrán sus iniciales y la fecha en cada sobre y en cada cotización en presencia de los demás miembros del Comité.
NOTA: Asegurarse de observar los requisitos específicos de cada donante al abrir las ofertas cerradas (como KFW, Global Fund, EU, etc.).
En la Hoja de seguimiento de ofertas cerradas (Véase Adjunto Nº 04) el Comité deberá:
• Documentar los nombres de los miembros presentes en la apertura de
las ofertas. • Registrará la fecha y hora de apertura de las ofertas • Registrará todas las ofertas recibidas y no recibidas
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• Indicará si las ofertas recibidas están completas, o si alguna oferta se recibe con información incompleta o insuficiente.
• Indicará las razones para rechazar cualquier oferta.
(e) Análisis de las ofertas cerradas: Luego, el personal de adquisiciones será responsable de preparar el Resumen de Análisis de Ofertas (SBA). Si, por razones técnicas y/o de otra índole, se requieren conocimientos especializados para analizar las cotizaciones, el Departamento de Adquisiciones trabajará junto con la unidad que solicita la compra y/u otras personas que tengan los conocimientos y experticia necesarios.
Resumen de Análisis de Ofertas (SBA) cerradas debe incluir: • Todas las cotizaciones por escrito anexadas al formulario • Las razones por las que se seleccionó al proveedor adjudicado • Las firmas del Comité de Adquisiciones
Llegado a este punto, el Resumen de Análisis de Ofertas se presenta a la autoridad adecuada para su aprobación. Después de la aprobación, el Departamento de Adquisiciones informa a los proveedores sobre la adjudicación.
3. Fuente única de bienes y servicios
Fuente única significa la compra a un proveedor (o consultor), sin pedir cotizaciones competitivas, cuando las cotizaciones competitivas de precios son requeridas por la política.
Se desaconseja vehementemente el uso de fuentes únicas. En particular, los
gerentes que contratan consultores, deben hacer todo lo posible para obtener ofertas competitivas de consultores individuales o corporativos de una manera transparente. Sin embargo, en circunstancias extraordinarias, pueden existir razones válidas para la obtención de bienes y servicios de una fuente única, entre las cuales podrían mencionarse las siguientes: • Cuando un proveedor es el único que proporciona los bienes o servicios
(o servicios de consultoría). • Cuando se necesita formación técnica específica y hay sólo un
proveedor que satisface esa necesidad (como sucede con los servicios de consultoría).
• El solicitante necesita con urgencia los bienes o servicios, por lo general en situaciones de emergencia o crisis, en las que la entrega y la calidad son fundamentales y no hay tiempo suficiente para solicitar y evaluar de forma adecuada las ofertas competitivas.
• Es de conocimiento público que sólo un proveedor tiene la capacidad de satisfacer un aspecto fundamental e imprevisto de la compra. Los aspectos fundamentales son el tiempo de entrega, la calidad y las especificaciones especiales del producto o servicio
• Por razones técnicas o vinculadas con la protección de derechos exclusivos.
Si se recurre a una Fuente única, SE DEBE LLENAR un Formulario de
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Justificación de Fuente Única en el que se documente claramente las razones. En este caso, no es necesario el Resumen de análisis de Ofertas. El solicitante debe firmar el formulario y seguir los niveles de autorización que se describen en la sección 10.2.4 (B), Niveles de Autorización. Adjuntar el formulario de Justificación de Fuente Única a la Orden de Compra y guarde la copia en el archivo de Órdenes de Compra del Departamento de Adquisiciones. Vea en el Adjunto Nº 06 un ejemplo del Formulario de Justificación de Fuente Unica.
C. Proceso de Resumen de Análisis de Ofertas (SBA)
El objetivo del Resumen de Análisis de Ofertas es documentar la selección del proveedor que ofrece el mejor valor global, que no siempre es la oferta más baja. El personal de adquisiciones elabora el análisis sobre la base de una cantidad de factores, como el precio, las especificaciones, la calidad, la disponibilidad, el servicio al cliente, el rendimiento, los términos de pago y entrega. El resultado final del análisis se documenta en el formulario de Análisis de Resumen de Ofertas. Si no se selecciona la oferta más baja, se debe documentar plenamente las razones en el
formulario de Resumen de Análisis de Ofertas.
Véase en el Adjunto Nº 04 una muestra del Formulario de Resumen de Análisis de Ofertas (SBA).
1. Responsabilidades en el proceso de Análisis del resumen de Ofertas Tanto el Departamento de Adquisiciones como el proyecto o departamento tienen responsabilidades en el proceso de Análisis del Resumen de Ofertas. Preparación: El Departamento de Adquisiciones prepara el SBA en el que se documentan todos los proveedores que licitaron, las cotizaciones recibidas y toda otra información que sea fundamental para la selección del proveedor. Verificación: El proyecto, el departamento o el personal técnico, según corresponda, verifican la recomendación del Análisis de Resumen de Ofertas . Verificación significa que el proyecto, el departamento o la unidad técnica están de acuerdo con la recomendación en lo que respecta a especificaciones técnicas, calidad y precio. Aprobación: La persona que aprueba el Resumen de Análisis de Ofertas es la responsable de revisar la recomendación y garantizar que la selección del proveedor se ha hecho con responsabilidad, es la más beneficiosa para las metas y objetivos de la Oficina de País y que se han cumplido las políticas y procedimientos de adquisiciones. Esto implica asegurarse de que se han adjuntado todas las ofertas (si corresponde) y que el proceso ha sido lo más transparente posible.
2. Documentando ofertas insuficientes (a) Número Insuficiente de proveedores para solicitar ofertas: En los casos en que no existan suficientes proveedores a los cuales solicitar ofertas, documentar la razón en
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el Resumen de Análisis de Ofertas (SBA) si se efectuó un concurso de ofertas. Si no se realizó un concurso de ofertas, use el Formulario de Justificación de Fuente Única. (b) Insuficiente cantidad de ofertas recibidas: En algunos casos, es posible que no responda una cantidad suficiente de proveedores a la solicitud de ofertas. Cuando se reciban menos ofertas de las necesarias, documente claramente las razones de la falta de respuestas con ofertas en el SBA. Asegúrese de que se incluyan los nombres de todos los proveedores a los que se les solicitó una cotización y consigne “no se recibió cotización” en el formulario. (c) Se recibe sólo una cotización: CARE puede seleccionar un proveedor aunque haya una sola cotización, cuando sólo un proveedor adecuado haya presentado una cotización durante el proceso de ofertas. Como en el caso del inciso (b), documente claramente en el formulario a todos los proveedores invitados y la justificación.
10.5.5 Definición de términos
Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos. 10.5.6 Historial de la revisión y política asociada Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.3 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10 – Sección 10.5
5 de febrero 2009 Revisión reemplaza Sección 10.3
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.5 1ro. octubre, 2010 Revisión reemplaza Sección 10.5
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.5.7 Otros materiales de referencia y guía
• Anexo Nº 04 Formulario de Resumen de Análisis de Ofertas • Anexo Nº 05 Formulario de Hoja de Seguimiento de Ofertas Cerradas • Anexo N° 06 Formulario de Justificación de Fuente Única
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10.6 ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS 10.6.0 Objetivo
El objetivo de esta sección es garantizar un proceso de adquisiciones adecuado y coordinado, que asegure en general la efectividad en el costo y una entrega oportuna de los materiales para el proyecto. La compra en sí misma tiene lugar sólo después de cumplidos los procedimientos de búsqueda de fuentes, de concurso de ofertas (si es necesario) y de análisis.
10.6.1 Política Las compras por importes superiores a los límites de la caja chica “por transacción” de la Oficina de País seguirán un proceso de adquisiciones establecido y se documentarán mediante el uso de Solicitudes de Compra (PR), Órdenes de Compra (PO), Notas de Recepción General (GRN) y contratos.
10.6.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las Oficinas de País de CARE y específicamente a las personas que manejan adquisiciones directas en la Oficina de País o sub oficinas.
10.6.3 Descripción de la política
Sólo pueden comprarse los bienes y servicios razonablemente necesarios para alcanzar los objetivos del trabajo. Debe evitarse en todo momento la compra de elementos innecesarios. Todas las transacciones de adquisiciones deben tener como resultado la selección de un proveedor cuya oferta sea responsable y la más ventajosa para las metas, objetivos y operaciones de la Oficina de País. Las siguientes definiciones se aplican a la adquisición de bienes, servicios y consultorías: Los bienes se definen como propiedades tangibles que tienen un valor monetario y que CARE, después de adquiridos, recibe y usa para sus operaciones y actividades. Los servicios se definen como actividades útiles efectuadas para CARE por personas o empresas, que no producen una propiedad tangible. Los proveedores de servicios incluyen empresas o personas que realizan una tarea o servicio específico. Algunos ejemplos son la reparación de edificios o vehículos, tareas domésticas y servicios de seguridad. Las consultorías se definen como acuerdos contractuales entre CARE y un consultor o empresa de consultoría, por los cuales el consultor lleva a cabo un conjunto especial de tareas y proporciona resultados en un determinado periodo de tiempo, en general de corta duración. Cuando no se requiere una Solicitud de Compra, una Orden de Compra y una Nota de Recepción General. Los arrendamientos de oficinas y almacenes no requieren de Solicitud de Compra, Orden de Compra o Nota de Recepción General, sin embargo, el personal encargado de los departamentos de adquisiciones, legal y finanzas, deberá revisar y aprobar todos los arrendamientos antes de comprometer a la organización.
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OTROS EJEMPLOS de pagos repetitivos que no requieren de Solicitud de Compra, Orden de Compra o Nota de Recepción General, incluyen los siguientes:
• Planillas • Pago de servicios • Boletos aéreos individuales • Teléfonos • Seguros • Alquiler de propiedad (incluyendo vivienda) • Servicios legales • Sub Donaciones • Reserva de habitaciones individuales en hoteles *
*NOTA: Sin embargo, los costos de hospedaje y gastos asociados para conferencias y reuniones por valor de USD 5.000 a más, deben seguir el proceso normal de cotización del Departamento de Adquisiciones con la documentación de Solicitud de Compra, Orden de Compra o Nota de Recepción General. Los pagos de hospedaje por debajo del valor de USD 5.000 no requieren cotización, pero no deben exceder los viáticos fijados para hospedaje que se indican en el portal de CARE y en el vínculo de abajo.
http://mycare.care.org/portal/server.pt/gateway/PTARGS_0_382_1020145_0_0_18/2010%20International%20and%20Domestic%20Per%20Diem%20Rates.xls Todas las excepciones deben ser manejadas sobre una base de caso por caso, de acuerdo a la política local de viajes de la Oficina de País.
10.6.4 Procedimientos Para estandarizar las transacciones de adquisiciones, deben usarse los siguientes documentos y procedimientos. Dependiendo del tipo de adquisiciones y/o de su importe, se debe completar y aprobar uno o más de los siguientes documentos. Después de la búsqueda de fuentes y de cualquier concurso de ofertas competitivo y análisis que sean necesarios, tiene lugar la compra real de bienes o servicios. A. SOLICITUD DE COMPRA (O REQUERIMIENTO DE COMPRA)
Para la adquisición de bienes o servicios y de consultorías, se requiere una Solicitud de Compras debidamente llenada y autorizada. La Solicitud de Compra proporciona guías y especificaciones suficientemente detalladas para que el Departamento de Adquisiciones complete la compra. Una muestra de la Solicitud de Compra se presenta en el Anexo Nº 07.
Debido a la distancia del lugar de operaciones de la Sub Oficina y la necesidad de compras urgentes, las Sub Oficinas pueden enviar la Solicitud de Compra vía fax o por copias escaneadas al personal de Adquisiciones. Los faxes y copias escaneadas deben ser tratadas como documentos originales. NOTA: Cuando se envía la Solicitud de Compra vía fax o por copias escaneadas, no hay necesidad de enviar posteriormente la copia original de la Solicitud de Compra ya que esto puede causar confusión y el riesgo de duplicar las compras.
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Antes de enviar una Solicitud de Compra, debe consultarse los requerimientos específicos del Donante. Será responsabilidad de la Unidad de Programas o del solicitante de la orden, obtener las excepciones necesarias del respectivo Donante antes de enviar la Solicitud de Compra, así como de asegurarse que haya fondos suficientes en el presupuesto correspondiente.
El gerente de programa/proyecto, debe presentar una Solicitud de Compra con bastante anticipación a la fecha límite de entrega para dar al Departamento de Compras el tiempo suficiente para buscar el ítem de la mejor calidad y precio. Por ejemplo, se requiere un plazo mayor para los ítems que deben ser importados del exterior. La información normalmente requerida en la Solicitud de Compra, es la siguiente:
Número de Solicitud de Compra: Las solicitudes se numerarán para facilitar el segui miento y se registrarán diariamente en el Informe de Estado de Adquisiciones (PSR) En la Sección 10.6.4 (D), más adelante, se describe con mayor detalle el Informe de Estado de Adquisiciones.
Descripción del Ítem: Debe hacerse una clara descripción de los bienes, servicios y consultorías y deben incluirse las especificaciones exactas. La descripción no puede contener características que restrinjan indebidamente la competencia ni contener
marcas comerciales, a menos que los elementos sean repuestos o elementos que requieran especificaciones con marca comercial.
De ser posible, los solicitantes deberán tratar de agrupar las categorías de ítems en su Solicitud de Por ejemplo, si el solicitante necesita comprar una computadora, suministros de oficina y materiales de construcción (aun cuando todos ellos se facturen al mismo donante y código de fondos) se debe preparar tres solicitudes de compra separadas. Este enfoque facilita al Departamento de Adquisiciones procesar y hacer un seguimiento de dichas solicitudes. En los casos en que diferentes items de una misma solicitud de Compra requieran ser adquiridos de diferentes proveedores, la unidad de adquisicones debe documentar las razones de estas adjudicaciónes en el archivo.
Ejemplos de categorías generales sugeridas que deben tener su propia Solicitud de Compra:
• Papelería • Equipo de oficina • Artículos de oficina • Impresiones/Fotocopias • Alimentos • Equipo de computación • Software de computación • Vehículos • Motocicletas • Materiales para proyectos (tales como herramientas, equipos de IDP, etc.
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• Transporte terrestre • Combustible • Material de construcción
Fecha de entrega: Debe incluirse una fecha de entrega claramente identificada con “se necesita para el...”.
Lugar de entrega: Debe incluirse un lugar para la entrega de los bienes o servicios, por ej.: oficina central, sub oficina o especificar otro lugar. Esta información es importante para que, los precios cotizados, de ser necesarios, incluyan los costos de flete y entrega en ese lugar.
Nombre del Donante: El Donante necesita ser identificado para alertar al Departamento de Adquisiciones respecto a cualquier regulación especial de aprovisionamiento o licitación requeridas por el Donante.
Código de fondo: Debe incluirse el código o códigos de los fondos. Si corresponde, deben indicarse los importes porcentuales de varios códigos de fondos.
Código de localización : De la unidad o de la ubicación de la compra, debe ser incluido.
Número de proyecto: Debe incluirse el número o números de proyecto. Si corresponde, deben indicarse los importes porcentuales de varios números de proyecto. Código de cuenta o cuenta contable : Debe incluirse un código de cuenta. Código de subanálisis: Puede incluirse un código de subanálisis que coincida con el formato de informe del donante, para crear informes financieros, si corresponde. Código de fondos extendidos: Puede incluirse un código de fondos extendidos para crear informes financieros a los donantes, si corresponde.
Código Geográfico y Excepción: Requeridos para los fondos del gobierno norteamericano, según lo explicado en la Sección 10.16.3 de este manual.
Importes presupuestarios : Si es necesario, puede incluirse un importe presupuestario estimado para referencia del personal de adquisiciones. Si se incluye un monto, el Departamento de Adquisiciones puede exceder el importe mencionado hasta el 10%, hasta un máximo de USD 500.00 (o equivalente en moneda local) sin necesidad de aprobación adicional. Información adicional: El solicitante debe proporcionar en la Solicitud de Compra instrucciones o información que puedan servir de más ayuda para las Adquisiciones como la siguiente:
• Restricciones del Donante, regulaciones o requerimientos de excepciones que son requeridos para manejar el proceso de adquisiciones.
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• Recomendaciones sobre los proveedores adecuados con los que se debe contactar (búsqueda de fuentes).
Solicitante (o requiriente): La persona que solicita los bienes o servicios debe firmar y fechar la Solicitud de Compra. Aprobación de la Solicitud de Compra cada Solicitud de Compra debe ser aprobada por personal con la adecuada autoridad como firmante. El personal que aprueba la Solicitud de Compra es responsable de garantizar lo siguiente:
• Que haya fondos suficientes disponibles en el presupuesto.
• Que toda la información contable sea correcta, incluso el código de cuenta o cuenta contable , el código de fondos, el número de proyecto y, si corresponde, el código de subanálisis o el código de fondos extendidos.
• Que los bienes, servicios o consultorías sean razonablemente necesarios para lograr los objetivos del trabajo y que las especificaciones estén claramente señaladas.
• Que se hayan obtenido del donante todas las excepciones que sean necesarias y que
estén adjuntas a la Solicitud de Compra.
• Que se haya verificado el inventario actual y que la Solicitud de Compra sea sólo para lo que se necesita.
• Que en la Solicitud de Compra estén indicadas claramente todas las restricciones o
regulaciones aplicables del donante. (Como requisitos de USAID y EU sobre elegibilidad, fuente, origen y nacionalidad) y que los requisitos se describan con el suficiente detalle como para garantizar su cumplimiento por parte del Departamento de Adquisiciones. Vea el Anexo Nº 08 referente a los requisitos del gobierno norteamericano sobre fuente y origen, y el Anexo Nº 09 referente a los requisitos del gobierno norteamericano sobre nacionalidad.
• Consulte los siguientes vínculos para obtener más información sobre los requisitos
de adquisiciones de la Unión Europea (EU): Practical Guide to Contract Procedures for EC External Actions
http://ec.europa.eu/europeaid/work/procedures/implementation/practical_guide/documents/2008new_prag_final_en.pdf
Anexo IV Reglas y Procedimientos de la Unión Europea http://www.dgecho-partners-helpdesk.eu/doku.php/partnership/instruments/fpa_for_ngos
B. Resumen de Análisis de Ofertas
El Resumen de Análisis de Ofertas, es preparado y aprobado para documentar el análisis de las cotizaciones escritas (Ver Anexo Nº 04 para muestra del resumen).
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Observar los siguientes lineamientos:
• El resumen de Análisis de Ofertas debe ser usado para la compra de materiales y servicios cuyo importe sea mayor de USD 5.000 (o equivalente en moneda local).
• Para compras por debajo de USD 5.000 (o equivalente en moneda local), puede efectuarse una compra directa de los bienes y servicios de un proveedor aprobado sin solicitar cotizaciones competitivas o hacer un Resumen de Análisis de Ofertas.
• Si un proveedor requerido ha sido establecido no se necesita un Resumen de
Análisis de Ofertas para compras hasta USD 10.000 (o equivalente en moneda local), por cada transacción.
• Cuando se utiliza un Resumen de análisis de ofertas, el análisis es preparado por el
personal de adquisiciones basado en varios factores, por ejemplo, precio, especificación, calidad, disponibilidad, apoyo al cliente, desempeño, términos de pago,entrega, etc. El resultado del análisis se documenta en el Resumen de Análisis de Ofertas, de la Sección 4. Todo proveedor que no presente una cotización también debe ser incluido en el resumen; en estos casos se debe colocar el nombre del proveedor en el lugar correspondiente de la Sección 1, con la observación “no se recibió cotización”.
La selección puede basarse en uno de los siguientes aspectos: • Oferta más baja. Cuando se ha solicitado y recibido por lo menos tres
cotizaciones, la oferta más baja es justificación suficiente para adjudicar el contrato. En la Sección 4 del Resumen de Análisis de Ofertas, se puede observar que se seleccionó la oferta más baja. También se debe asegurar de que todos los nombres de los proveedores a quienes se ha solicitado cotizar, estén incluidos en la Sección 1. Todo proveedor que no presente una cotización también debe ser incluido en el espacio correspondiente de la Sección 1, colocando la nota “no se recibió cotización”.
• Cuando no se selecciona la oferta más baja. Cuando se ha recibido al menos tres ofertas y no se acepta la oferta más baja, se debe documentar plenamente la razón de la selección en la Sección 4 del Resumen de Análisis de Ofertas. El criterio de selección podría basarse en la capacidad del proveedor para cumplir a cabalidad los términos y condiciones de una adquisición propuesta, temas de calidad, puntualidad en la entrega, facilidades de crédito, etc.
• Ofertas insuficientes. En algunos casos, puede que no existan proveedores
suficientes para solicitar tres cotizaciones. En este caso, se podría solictar menos cotizaciones y aceptarse la oferta que sea más beneficiosa para CARE. La falta de proveedores debe ser explicada plenamente en la Sección 4 del Resumen de Análisis de Ofertas.
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En algunas ocasiones, se puede solicitar tres ofertas, pero sólo se reciben dos. En este caso, el análisis comparativo de los dos proveedores es un requisito minimo de competición. Se debe aceptar la oferta más beneficiosa para CARE y documentar plenamente las razones por las que sólo se recibieron dos ofertas en la Sección 4 de Resumen de Análisis de Ofertas.
• Fuente única. significa la compra directa a un proveedor (incluyendo consultores), sin cotizaciones competitivas de precios cuando así lo requiere la política. Aunque no se recomienda la compra directa, en algunos casos puede ser necesaria para hacer una adquisición en base a una sola cotización. En este caso, se debe preparar y aprobar el formulario de Justificación de Fuente Única del Anexo No 6 . Las razones válidas para justificar fuente única, puede ser:
• Cuando un proveedor es el único abastecedor de los bienes y servicios.
• Cuando es necesario un conocimiento técnico específico y sólo hay un proveedor que puede cumplir el requerimiento, por ejemplo, consultorías, proveedores de ciertos servicios, etc.
• Cuando un proveedor adecuado haya prensentado una cotización en respuesta a una
solicitud abierta de cotización.
• Cuando se sabe que sólo un proveedor puede cumplir con una compra imprevista e importante. Los aspectos importantes incluyen tiempo de entrega, calidad y especificaciones especiales del producto/servicios.
• Por razones técnicas o realacionadas con la protección de derechos exclusivos, o
cuando se trata de un proveedor de fuente única de los bienes y servicios.
Las responsabilidades del personal de proyectos o del Departamento de Adquisiciones en el proceso de Resumen de Análisis de Ofertas son las siguientes:
• Preparación y análisis: Personal de Adquisiciones. • Verificación: el personal técnico del proyecto o departamento, como corresponda,
debe verificar la recomendación del Análisis de Resumen de Ofertas. La verificación significa que la unidad técnica, proyecto o departamento están de acuerdo con la recomendación en términos de especificaciones técnicas, calidad y precio.
• Aprobación: el personal que aprueba el Resumen de Análisis de Ofertas es responsable de verificar la recomendación y asegurar que la selección del proveedor es responsable, que es la más beneficiosa para cumplir las metas y objetivos de la Oficina de País, y que se han seguido los procedimientos de compras. Esto incluye, asegurar que todas las ofertas (si se aplica) estén adjuntas y que el proceso ha sido tan transparente como ha sido posible.
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C. Órdenes de Compra (OC) Las Órdenes de Compra se preparan sobre la base de una Solicitud de Compra adecuadamente llenada y aprobada.
Una Orden de Compra confiere al proveedor autoridad para enviar y facturar los bienes o servicios pedidos y por lo tanto se convierte en el compromiso de pago de la Oficina de País por el importe y valor de dichos artículos. La Orden de Compra y todos sus documentos adjuntos representan el acuerdo final y completo entre el proveedor y CARE, representado por la Oficina de País . Vea en el Anexo Nº 21 un ejemplo de una Orden de Compra.
La Orden de Compra debe usarse para efectuar compras que superen el límite máximo de caja chica por transacción (excepto ciertos costes repetitivos como los del pago de servicios públicos, arrriendos, habitaciones simples de hoteles y otros que se detallan en la Sección 10.6.3 (A). La Orden de Compra detalla claramente las obligaciones del proveedor, el costo de los bienes y/o servicios, fechas de entrega y los términos de pago. El Departamento de Adquisiciones de cada Oficina de País tiene libertad para diseñar un formato de Orden de Compra que sea adecuado para dicha Oficina de País, siempre y cuando se incluyan determinados elementos estándar en ese formato. La información que debe incluirse en todo formulario de orden de compra es:
Número y fecha de la Orden de Compra Nombre completo y dirección del proveedor Cantidad necesaria de cada artículo y costo unitario de los artículos (pieza, conjunto, litro, etc.) El valor total de la Orden de Compra debe expresarse claramente en dólares estadounidenses (o su equivalente en moneda local) y debe hacerse referencia a la cotización o acuerdo sobre el que se basa el costo total. La descripción de los bienes/ servicios o de la consultoría debe estar suficientemente detallada, con una descripción clara y exacta de los requisitos técnicos o las especificaciones. Cuando sea necesario, usar documentos adjuntos como parte de las descripciones, para garantizar la claridad. Es necesario incluir el lugar y fecha de entrega , lugar de entrega (oficina central, sub oficina u otro lugar). Incluir los requisitos de embalaje. Método de envío requerido (si corresponde), por mar, aire, tierra. Términos F.O.B. y de flete deben ser indicados para poder establecer en qué momento el proveedor transfiere la responsabilidad total a CARE. Términos de pago, en la orden compra deben presentarse en detalle los Términos de Pago, (pagos anticipados, escalonados, fecha de pagos, neto 15, neto 30 etc), como también los descuentos que puedan aplicarse. Si corresponde, incorporar cómo se manejan o ajustan los descuentos y daños o pérdidas.
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Las firmas de aprobación del personal autorizado en una orden de compra validan toda la información que aparece en el formulario. Términos y condiciones de la Orden Compra Cada Oficina de País debe establecer sus propios Términos y condiciones para la Orden de Compra (obligaciones estándar para ambas partes), en base a las leyes locales aplicables. Un ejemplo de los Términos y Condiciones Estándar se muestra en el Anexo Nº 10.
Este es solamente un ejemplo, y no todos los términos pueden aplicarse a las Oficinas de País individuales. Si existen requisitos (como requerimientos estatutarios de leyes locales o nacionales específicas), de acuerdo a lo establecido por los requerimientos del proyecto, deben incorporarse en los Términos y Condiciones de la Orden de Compra, o adjuntarse como adendum a la misma. NOTA: hay tres (3) elementos que deben incluirse en TODOS los términos y condiciones de las Ordenes de Compra de CARE.
Cláusula de Conducta, es un estándar y debe ser incluida.
1. CODIGO DE CONDUCTA. El proveedor y sus empleados deben mantener y cumplir un código de conducta escrito que prohíba otorgar algo de valor, directa o indirectamente a cualquier persona o entidad, incluyendo a funcionarios del gobierno o al personal de CARE, en la forma de soborno o retribución; establecer límites apropiados para transacciones con parientes o empleados del Proveedor, o negocios o empresas relacionadas con el Proveedor y sus empleados; y también reglamentar apropiadamente el desempeño de sus empleados comprometidos en solicitar, adjudicar o administrar contratos y recibir regalos. El Proveedor deberá informar a CARE por escrito sobre cualquier infracción con relación a sus obligaciones bajo el presente. El Proveedor certifica que no ha proporcionado (ni proporcionará intencionalmente, infringiendo las leyes aplicables, material, apoyo o recursos a ninguna persona u organización que defienda, planifique, patrocine, se comprometa o se haya comprometido en actividades de terrorismo. El Proveedor deberá cumplir con las mejores prácticas de la industria para evitar la explotación del trabajo infantil y no discriminará sobre la base de raza, grupo étnico, religión, nacionalidad, género, edad, orientación sexual, estado civil, condición ciudadana, discapacidad o situación militar.
2. Cláusula de Terminación. Es necesario incluir de alguna manera una cláusula de terminación que le permita rescindir el contrato por causa justa.
3. Términos y condiciones del Gobierno de EE. UU. , formarán parte de todas
las Órdenes de Compra y contratos de consultoría, independientemente de que el proveedor esté basado o no en los EE.UU. Los Términos y Condiciones del Gobierno de los EE.UU. son aplicables a todas las compras con fondos del
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gobierno de los EE.UU. Para una mejor orientación, se han incluido las tres cláusulas mencionadas en el ejemplo adjunto de los Términos y Condiciones Estándar para Órdenes de Compra que se muestra en el Anexo Nº 10. Este es sólo un ejemplo y no todos los términos
pueden aplicarse a cada Oficinas de País. Tal como se observó anteriormente, puede ser necesario que los requisitos específicos locales o nacionales sean incorporados por cada Oficina de País.
Sin embargo, las tres cláusulas del Anexo Nº 10 que deben se incluidas en TODOS los Términos y Condiciones de la Orden de Compra para bienes y servicios son:
• Cláusula de conducta (corresponde al Nº 5 de Conducta) • Cláusula de terminación (corresponde al Nº 9 de Cancelación e Incumplimiento) • Términos y Condiciones del Gobierno de los EE.UU. (corresponde al Nº 14 de
Requerimientos del Donante).
Para los términos y Condiciones por Servicios de Consultoría, favor véase la Sección 10.7.4 (3). Si existen preguntas respecto al uso de los Términos y Condiciones del gobierno de los EE.UU. ponerse en contacto con el departamento legal de Casa Matriz (CARE HQ Legal). (Véase el Anexo Nº 01, Lista de Contactos). Aprobación de la Orden de Compra: Cada Orden de Compra debe ser aprobada por el personal con la adecuada autoridad de firma. La persona que aprueba la Orden de Compra es responsable de garantizar lo siguiente:
• La Solicitud de Compra que respalda el proceso está completa y firmada por alguna
persona con la suficiente autoridad de firma. • Se ha verificado que el proveedor no figura en la lista antiterrorismo. • El Resumen de Análisis de Ofertas (si se han usado ofertas abiertas o cerradas) contiene
la información exacta sobre las cotizaciones de los proveedores y el fundamento que figura en el formulario Resumen de Análisis de Ofertas para seleccionar al proveedor es razonable.
• El Resumen de Análisis de Ofertas está adecuadamente autorizado. • Si la compra se hace a una fuente única, se debe proporcionar un formulario de
Justificación de Fuente Única (véase Anexo Nº 06) adecuadamente detallado y firmado y el fundamento de uso de fuente única es razonable.
• Las descripciones de los ítems de la Solicitud de Compra son iguales a las de los artículos de la Orden de Compra.
• Las especificaciones que figuran en todas las Solicitudes de Cotización devueltas son suficientes para hacer una comparación de “manzanas con manzanas”.
• El nombre del proveedor, los precios unitarios, las descripciones de los ítems y las cantidades pedidas en la Orden de Compra son las que figuran en la cotización de precios devuelta por el proveedor adjudicatario (según el Resumen de Análisis de Ofertas).
• Que los bienes y servicios cumplirán con los requerimientos contractuales y del
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Donante. • Que se han obtenido del Donante todas las excepciones que sean necesarias.
Después de determinar que todos los elementos aplicables descritos anteriormente son correctos, el Gerente de Adquisiciones firma la Orden de Compra.
Guía adicional para las Órdenes de Compra Usar equivalentes en moneda local según se requiera para los siguientes lineamientos:
• Para Órdenes de Compra de $100 a $999, solo firmas de CARE son necesarias (los proveedores no necesitan firmar).
• Para compras de $1,000 o más se requiere una firma de CARE y firma de proveedor • Para todas las compras menores de $10,000 que son a través de un Proveedor
Requerido, sólo una firma de CARE es requerida en la Orden de Compra. • Si el monto de la Orden de Compra supera el estimado de la Solicitud de Compra por
menos del 10% (o hasta un máximo de $500) el Departamento de Adquisiciones puede proceder con la compra sin obtener aprobación adicional.
• Si el monto de la Orden de Compra supera el estimado de la Solicitud de Compra por el 10% o más (o $500 o más), el Departamento de Adquisiciones deberá:
1) Confirmar que la firma autorizada es apropiada según el Formulario de Firmas
Autorizadas para autorizar el monto mayor. 2) Obtener un nivel más alto de firma autorizada (si es requerido basado en el monto
superior) y documentar en el archivo.
• Si hay una razón válida por una variación entre la Orden de Compra y la factura del proveedor, (por ejemplo, por un incremento no anticipado de los asistentes a una conferencia), documente la razón en la factura o en un memorando y hacer que el administrador del presupuesto lo apruebe por escrito de acuerdo al ASF (Formulario de Firmas Autorizadas)
D. Nota de Recepción General
Para bienes, servicios y consultorías recibidas, una Nota de Recepción General debe ser completada y firmada. En general, la Nota de Recepción General es preparada y aprobada por el personal que no tiene responsabilidades de adquisiciones. Sin embargo, en oficinas pequeñas puede ser aceptable que alguien con responsabilidades de adquisiciones firme la Nota de Recepción General siempre y cuando haya un control compensatorio (tal como un segundo revisor). El segundo revisor también firma la Nota de Recepción General. El desempeño del proveedor puede ser documentado en la NGR con el recibo de todos los bienes, servicios y consultorías. Para un ejemplo de Nota de Recepción General, ver Anexo No. 13. Bienes: El personal de logística o administrativo verifica la cantidad, tipo, especificaciones y condiciones de los bienes y materiales recibidos, comparándolos con la Orden de Compra, la factura, el aviso de entrega o la lista de empaque. Si se encuentran discrepancias o surgen problemas, deben consignarse en la Nota de Recepción General. Tener en cuenta que es posible que el proveedor no envíe un aviso de entrega o una lista de empaque. En esos casos, puede usarse la factura como documento de verificación, si es
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lo suficientemente detallada. Si se recibe materiales o equipos técnicos, es responsabilidad del personal que los recibe obtener la revisión técnica adecuada antes de aprobarlos. Servicios: Se hace una verificación de que se ha cumplido con el servicio o actividad, p. Ej., reparación de ordenadores, mantenimiento de oficinas, reparación de vehículos, etc. Se llena la sección “Certificado de Cumplimiento” de la Nota de Recepción General. Consultores: El miembro del personal que supervisa al consultor es el responsable de aprobar la Nota de Recepción General del consultor para programas o para apoyo a programas. Se llena la sección “Certificado de Cumplimiento” de la Nota de Recepción General. Si la consultoría emite un informe extenso, es suficiente adjuntar a la Nota de Recepción General aprobada una copia de la primera página y del Índice (o de la página de resumen).
La Nota de Recepción General original se enviará al Departamento de Finanzas, junto con otra documentación original de adquisiciones. Se entrega una copia del la Nota de Recepción General a la unidad de Inventarios (o al encargado de Almacenes) y se retiene una copia para el archivo de Ordenes de Compra.
E. Informe de Estado de Adquisiciones
El Informe de Estado de Adquisiciones es una valiosa herramienta de gestión que ayuda a proporcionar información continua sobre el avance de las solicitudes de compra. El informe contiene información relacionada con todas las actividades de adquisiciones en curso de la Oficina Central, o sub oficina e incluye toda la información proveniente de las Solicitudes de Compra, Ordenes de Compra y Notas de Recepción General que se encuentran en marcha. Se recomienda que estos informes de estado se envíen a todos los gerentes de programas o de apoyo a programas en forma semanal, si el Informe de Estado de Adquisiciones es manejado en línea, no se requiere el informe semanal. Véase en el Anexo Nº 14 un ejemplo de Informe de Estado de Adquisiciones.
10.6.5 Definición de términos
Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas o acrónimos 10.6.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Cap.10, Sección 10.3 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero, 2002 Manual Inicial 2 de marzo 2009
Cap. 10, Sección 10.5 5 de febrero, 2009 La revisión reemplaza Sección 10.5
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
Cap. 10, Sección 10.5 1ro. de octubre, 2010
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10.6.7 Otros materiales de referencia y guía • Anexo Nº 06 - Formulario de Justificación de Fuente Única • Anexo Nº 07 - Solicitud de Compra • Anexo Nº 08 - Requisitos Gobierno EE.UU. - Fuente y Origen (22 CFR 228.11) • Anexo Nº 09 - Requisitos Gobierno EE.UU. - Nacionalidad (22 CFR 228.14) • Anexo Nº 10 - Términos y condiciones estándar para Órdenes de Compra • Anexo Nº 11 - Términos y condiciones adicionales – Gobierno de EE.UU. (Bienes) • Anexo Nº 12- Términos y condiciones adicionales – Gobierno de EE.UU. (Consultorías) • Anexo Nº 13 - Nota de Recepción General • Anexo Nº 14 - Formulario de informe de estado de adquisiciones
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10.7 CONSULTORES 10.7.0 Objetivo
El objetivo de esta política es establecer un proceso para la contratación de servicios de consultoría.
10.7.1 Política
La política de CARE es obtener los servicios de consultores cualificados (contratistas independientes), que aporten los conocimientos necesarios para fomentar el desarrollo internacional y de respuesta a emergencias de la Misión.
10.7.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las Oficinas de País de CARE y en especial a las personas que participen de forma directa o indirecta en la contratación de consultores.
10.7.3 Descripción de la política
Esta política se aplica independientemente del lugar en que se lleve a cabo el proceso de contratación (a través de los departamentos de RR.HH., Legal o Adquisiciones).
Un acuerdo de consultoría es un arreglo contractual entre CARE y un consultor o empresa de consultoría, en el que se contratan tareas específicas a realizar. En sentido amplio, la persona o la empresa proporciona un servicio y “vende” el resultado de su trabajo a CARE. Un consultor o empresa de consultoría lleva a cabo un conjunto particular de tareas y proporciona resultados durante un período definido de tiempo, habitualmente de duración relativamente corta. Los consultores proporcionan conocimientos técnicos específicos.
NOTA: Los pagos de contraparte del gobierno o los honorarios gubernamentales, educativos o de beneficiarios no se gestionan a través de acuerdos de consultoría. En general, esos tipos de acuerdos deben gestionarse a través de un memorándum de entendimiento u otra documentación gubernamental.
Acuerdos de consultoría que se procesan localmente: Los contratos de consultoría individuales procesados y pagados a través de la Oficina de País deben observar los límites establecidos en la Sección 10.5.3 y los niveles de firmas autorizadas establecidos en el Formulario de Firmas Autorizadas.
Acuerdos de consultoría que son procesados a través del Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz de CARE Atlanta. Los acuerdos de consultoría que son procesados y pagados a través de Casa Matriz, deben seguir la política de Casa Matriz respecto a los límites de ofertas, autoridad de firmas y de procesamiento (incluyendo el uso de formularios y plantillas de Casa Matriz).
Favor enviar sus sugerencias para procesar contratos de consultoría a la Unidad Regional Administrativa de su región.
10.7.4 Procedimientos Los consultores deben entender las necesidades, la organización de CARE y trabajar para impulsar su misión de desarrollo internacional y respuesta de emergencia.
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Contratos de consultoría pagados localmente:
1. Se prepara y aprueba una solicitud de compra
En la solicitud de compra (o en documentos adjuntos) se incluye la siguiente información.
• Nombre, dirección, teléfono y/o dirección electrónica del consultor. Esto es solo aplicable cuando no se requiere ofertas competitivas o se justifica la compra de fuente única. Si no se sabe quién será el consultor en el momento de preparar y aprobar la Solicitud de Compra, los datos no se incluyen en la misma.
• La tarifa diaria propuesta en moneda local o extranjera, según corresponda. Además deben señalarse todos los costos adicionales que deben ser cubiertos como parte de la consultoría, p. Ej., transporte, boletos aéreos, hospedaje, viáticos, impuestos de salida, etc. Tomar en cuenta que las tarifas de viáticos y hospedaje deben estipularse según la política de la Oficina de País. Se incluirá el valor total calculado de la consultoría.
• El alcance del trabajo o los términos de referencia incluidos los antecedentes para solicitar la consultoría, los objetivos de la consultoría, las tareas, resultados a entregar definidos, cantidad de días que durará la consultoría y tiempo de duración, incluyendo la fecha de inicio y terminación.
2. Selección del consultor
• A partir de USD 5.000 dólares, o más, deben licitarse los servicios de consultoría (sólo honorarios). Se requieren ofertas cerradas para consultorías de USD 250.000 o más ó cuando las regulaciones del donante así lo exijan (p. Ej. ciertos fondos de la Unión Europea pueden requerir ofertas cerradas a partir de 60.000 Euros).
• Obtener un Currículo Vitae e historial de pagos (puede ser una hoja de datos biográficos).
• El consultor no figura en el listado actual de “excluidos” del gobierno de EE. UU. ni en las listas de la OFAC (verificación en Bridger).
• Una Solicitud de Compra es generada y aprobada.
• Se proporciona un Resumen de Análisis de Ofertas (si es necesario) con aprobaciones correspondientes.
3. Preparación del Contrato de Consultoría y Orden de Compra
• Después de la aprobación de la Solicitud de Compra y del Resumen de Análisis de Ofertas (si es necesario) el Departamento de Adquisiciones preparará el Contrato de Consultoría para Oficinas de País, en base a la información contenida en la Solicitud de Compra o el Resumen de Análisis de Ofertas, según corresponda. Puede usarse una plantilla proporcionada por el Departamento Legal de Casa Matriz para dichos acuerdos. Ver Anexo No 24 para un ejemplo de la plantilla de Contrato de Consultoría. Esto es solo un ejemplo, y no todos los términos
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pueden aplicarse a cada Oficina de País. Si existen requerimientos (como requisitos legales para [adecuarse a] leyes locales y nacionales específicas), según lo establecido por los requerimientos del proyecto, estos deberán ser incorporados en un Contrato de Consultoría.
• El Departamento de Adquisiciones preparará una Orden de Compra que indique en la sección de descripción “según el Contrato de Consultoría adjunto” y pondrá el valor total del pago de la consultoría (honorarios y gastos) en la Orden de Compra. Un representante de CARE con la firma autorizada apropiada y el consultor firmarán el contrato.
4. Pago a consultores localmente.
• Al finalizar la consultoría, el consultor debe proporcionar al personal de CARE que supervisa la consultoría, una factura firmada con el cálculo de honorarios, importe total de los honorarios de la consultoría e instrucciones para el pago o transferencia.
• Se prepara una Nota de Recepción General con la sección Cumplimiento del Servicio, llenada, que demuestre que el consultor ha finalizado con éxito el trabajo encomendado. Si la consultoría produce un informe, también debe adjuntarse una copia de la primera página y del Índice (o página de resumen), para documentar que se ha recibido el trabajo. El supervisor de la consultoría aprueba la Nota de Recepción General, le adjunta la factura y la envía al departamento de finanzas.
• Los pagos en moneda extranjera se procesarán como sigue:
(a) Se pagará a los consultores en la moneda extranjera especificada en el contrato, si el pago se hace a un consultor que tiene una cuenta bancaria en moneda extranjera a su nombre o a nombre de su empresa, según el contrato.
(b) No se efectuará ningún pago en moneda extranjera a apoderados o personas designadas.
(c) A los consultores que coticen tarifas en moneda extranjera, pero que no poseen una cuenta bancaria en moneda extranjera, se les pagará en la moneda local según el tipo de cambio calculadas a la fecha de la firma del contrato.
• Los pagos en moneda local se efectuarán según el procedimiento estándar de la Oficina de País.
10.7.5 Definición de términos
Consultar el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos
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10.7.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.7
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.7
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.7
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha de entrada efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.7.7 Otros materiales de referencia y guía
N/C
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10.8 ADQUISICIONES EN EMERGENCIA 10.8.0 Objetivo El objetivo de esta sección es establecer las políticas de adquisiciones para responder a una
situación de emergencia o crisis en cualquier lugar del mundo. 10.8.1 Política Una vez declarada una Emergencia tipo I, II o III, la excepción a ciertas políticas y
procedimientos puede ocurrir para acelerar la respuesta a emergencia.
A. Declaración de una situación de respuesta de emergencia1 De acuerdo con los mandatos de CARE, el tipo de emergencia y las decisiones sobre una respuesta se toman a través del Grupo de Coordinación de Emergencia (Crisis Coordination Group, CCG) de CARE, mecanismo de consulta que incluye al Director de País, a los Gerentes del Grupo de Liderazgo (Senior Managers del Lead Member ) y al Grupo de Emergencia de CARE Internacional (CARE International Emergency Group (CEG)). El Director de Respuesta de Emergencia de CARE Internacional (CI Emergency Response Director), o su representante coordina y convoca el mecanismo del Grupo de Coordinación de Emergencia En la medida de lo posible, las decisiones se toman en consenso. Si no puede lograrse un consenso, el Director de Respuesta de Emergencia de CARE Internacional, tiene autoridad para tomar decisiones sobre una respuesta de emergencia en línea según su mandato de supervisar, coordinar y apoyar la respuesta global de CARE a las emergencias. Las decisiones sobre lanzar una respuesta de emergencia y sobre la naturaleza de la respuesta, se toman sobre la base de las necesidades de las poblaciones afectadas, del mandato humanitario de CARE y de las condiciones y criterios de la emergencia.
El mecanismo de toma de decisiones de respuesta debe incluir habitualmente decisiones iniciales sobre la estrategia de la respuesta y las necesidades de apoyo de la Oficina de País, lo cual incluye personal, financiamiento inicial y recursos técnicos.
B. Establecimiento de Órdenes de Compra pre establecidas o Acuerdos Marco.
Debido al requerimiento de respuesta inmediata, es ventajoso que CARE establezca acuerdos de compra previos o acuerdos marco con proveedores seleccionados, para reducir el ciclo de adquisición y los costos. En coordinación con la Unidad de Emergencias y Ayuda Humanitaria (Emergency & Humanitarian Assistance Unit, EHAU), CARE USA Atlanta o el Grupo de Respuestas de Emergencia (Emergency Response Group), CARE International, Ginebra, el Departamento de Adquisiciones de la Oficina de País, puede identificar proveedores seleccionados y establecer estas relaciones para el suministro de elementos de asistencia para emergencias.
1 Ref: CARE Emergency Toolkit – Emergency Protocols # C-5
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C. Flexibilización de políticas y procedimientos estándar
El uso de las políticas descritas en esta sección se limita a la duración de la emergencia, según lo decida el Director de País o CARE International. El período de validez de esta política para los diversos tipos de emergencias, se describen a continuación:
• Para emergencias Tipo I2 .. No más de 90 días
[Emergencia de pequeña escala, en un país en el que CARE tiene presencia operativa]
• Para emergencias Tipo II No más de 90 días [Emergencia importante, en un país en el que CARE tiene presencia operativa]
• Para emergencias Tipo III No más de 90 días [Emergencia importante, en un país en el que CARE no tiene presencia operativa o ésta es limitada]
Si un Director de País decide flexibilizar las políticas y procedimientos estándar por el período de emergencia de 90 días, debe notificar al Contralor General de CARE USA y al Vicepresidente Ejecutivo de Apoyo Global de Casa Matriz, de Atlanta (Véase Anexo Nº 01, Lista de Contactos). Las políticas que podrían ser ajustadas durante una emergencia se describen en la Sección 10.8.3
10.8.2 Personas y Oficinas afectadas Las políticas que se describen en esta sección se aplican a todas las Oficinas y suboficinas de
País de CARE USA y específicamente a todo el personal que participa en actividades de auxilio para emergencias.
10.8.3 Descripción de la política
A. Proveedores Como parte del ejercicio de planificación de la preparación para emergencias, la Oficina de País debe tener proveedores identificados previamente para suministrar elementos de asistencia para emergencias. En caso de que estos proveedores no puedan satisfacer las demandas de la situación, puede contactarse con otros proveedores. Este proceso de selección deberá ser revisado y aprobado por el Comité de Adquisiciones. Una vez aprobado, se puede registrar al proveedor en el sistema.
B. Límites de Ofertas y Límites para Firmas Autorizadas
A la activación del protocolo de emergencias Tipo I, II o III, el Director de País (o en el caso de países “sin presencia operativa de CARE”) el Líder del Equipo de Emergencia o el Director Regional puede aprobar:
• Un aumento temporal en los límites de firma • Un aumento temporal en el número de personas con límite de firma autorizada • Un aumento temporal de límites de licitación (siempre y cuando estos
2 Ref: CARE Emergency Toolkit – Emergency Protocol # A-2
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cambios no entren en conflicto con los requerimientos y restricciones del donante individual).
C. Fuentes de Suministros
La búsqueda de fuentes de suministros de emergencia puede ser manejada de la siguiente manera:
• Verificar el mercado local y acuerdos locales como parte del proceso de Planificación de Preparación para Emergencias.
• Revisar los saldos de artículos pre adquiridos ya sea con CARE Internacional o con la Unidad de Emergencia y Asistencia Humanitaria (UAHE), y CARE USA, en Atlanta.
• Verificar con el Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz en Atlanta, [email protected], la existencia de acuerdos marco para la provisión de suministros de asistencia para emergencias.
D. Proceso de Ofertas Cerradas Durante situaciones de emergencia, el requerimiento de ofertas cerradas se levanta por 90 días.
E. Proceso de Pago La Oficina de País deberá acelerar los pagos a los proveedores durante una situación de emergencia en la oficina central y sub oficinas de la Oficina de País, según sea necesario.
El Departamento de Adquisiciones mantendrá informado al Departamento de Finanzas sobre todos los requerimientos de financiamiento para asegurar que los fondos estén disponibles para el pago inmediato de los proveedores.
F. Exenciones y Excepciones después de 90 días Al término de los 90 días, si se desea solicitar exención y/o excepciones, la solicitud debe cumplir un proceso formal establecido por la Unidad de Cumplimiento de Normas de CARE USA. NOTA: Antes de solicitar algún cambio en las políticas y procedimientos existentes, revisarlas para confirmar que estos cambios no entran en conflicto con los requisitos y restricciones de cada donante. Para solicitar exenciones y excepciones, el Director de País (o Líder del Equipo de Emergencia) y el Director Regional completarán un “Formulario de Solicitud de Exención – Excepción de CARE USA” (Ver Anexo N° 23) que es enviado al Comité de Políticas a través del Director Regional de Apoyo a Programas. “Excepciones” (que son: aprobaciones para cambios en la política de forma permanente o indefinida) son remitidos bajo el mismo procedimiento. El Comité de Políticas revisará la justificación y hará una recomendación al Vicepresidente Senior de Servicios de Apoyo Global (SBP-GSS) quien tiene la autoridad final de aprobar o de negar la exención o excepción a la política de adquisiciones.
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La Oficina de País debe mantener todas estas aprobaciones por escrito en archivo, para futuras consultas. Una notificación de la Exención y excepción de la política debe ser enviada también al Controller Global de la Casa Matriz de CARE. (Ver Anexo N° 01 Lista de Contactos).
10.8.4 Procedimientos N/C 10.8.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos 10.8.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.8
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.8
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.8
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.8.7 Otros materiales de referencia y guía Paquete de Herramientas para Emergencia de CARE – Protocolos de Emergencia
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10.9 GESTIÓN DE CONTRATOS Y DESEMPEÑO DE PROVEEDORES 10.9.0 Objetivo
Describir las expectativas relacionadas con los acuerdos por escrito que usarán las Oficinas de País de CARE y cómo gestionar tanto contratos como proveedores.
10.9.1 Política
La política de CARE es utilizar acuerdos contractuales que protejan los intereses de la organización y hagan responsables a los proveedores de su cumplimiento frente a las obligaciones que ha contraído.
10.9.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las oficinas y empleados de CARE que tengan interacción directa y/o indirecta ya sea con proveedores y consultores.
10.9.3 Descripción de la política
Para establecer obligaciones contractuales deben utilizarse, siempre que sea posible, Órdenes de Compra por escrito. Sin embargo, en muchos casos pueden ser necesarios contratos adicionales para complementar la información que se indica en la orden de compra. Habitualmente, la responsabilidad de la Oficina de País el establecer un contrato de cualquier naturaleza reside en la unidad de Adquisiciones, aunque en ciertas situaciones, el Director de País puede delegar esta responsabilidad a otros departamentos. En esos casos, el Departamento de Adquisiciones debe funcionar al menos como control, para garantizar que se siguen los procedimientos adecuados.
10.9.4 Procedimiento
El departamento legal de CARE USA ha desarrollado plantillas de contratos escritos, de Órdenes de Compra y de otros acuerdos, para ser usadas por las Oficinas de País de CARE USA. Las Oficinas de País deben usar estas plantillas, pero obteniendo asesoramiento legal local, para adaptarlas a las leyes locales según sea necesario. Se alienta a las Oficinas de País a contactar con el departamento legal de CARE USA si existen dudas sobre el cumplimiento o uso de contratos (vea documento Anexo Nº 01, Lista de Contactos). Si un acuerdo u otro documento incluyen los siguientes términos o condiciones, recomendamos vehementemente que consulte con el departamento legal de CARE USA: 1) Implica cualquier pago, deuda o intercambio de consideración por un valor total de 300.000
dólares o más; o, 2) Tiene un plazo de tres años o más, o puede ser renovado o ampliado por tres años o más; o,
3) Permite a cualquiera de las partes usar el nombre, logotipo o marcas comerciales de CARE
para obtener fondos, vender productos o servicios, o con fines de incidencia/cabildeo; o
4) Dispone servicios de apoyo de comercialización directa o de recolección de fondos en Estados Unidos; o,
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5) Contiene una cláusula de confidencialidad, diferente a las cláusulas de confidencialidad con
otras entidades sin fines de lucro no controladas por una entidad corporativa (p. Ej., las cláusulas con fundaciones creadas por una empresa dedicada a la minería u otras industrias de extracción, productos químicos, productos farmacéuticos, etc. deben ser revisadas por el Departamento Legal); o,
6) Contiene cláusulas antiterrorismo diferentes de las cláusulas estándar de CARE o de las
certificaciones dictaminadas por USAID; o,
7) Pide la creación de cualquier propiedad intelectual (como software informático, fotografías, música, material gráfico); o,
8) Comisiona al personal internacional (es decir, acuerdos de servicios en comisión).
A. Contenido del contrato (General)
Los contratos están sujetos a los mismos controles estrictos que las Órdenes de Compra y requieren las mismas aprobaciones, como se describe en 10.2.4 (B). Tomar en cuenta que cualquier término o condición que no esté cubierto por la orden de compra formal debe incluirse claramente en el contrato complementario. A continuación se repasan brevemente algunos de los elementos fundamentales de algunos contratos estándar que celebran las Oficinas de País. Revisar también las plantillas de formularios para acuerdos del departamento legal de CARE USA, para incluir los términos contractuales estándar (p. Ej., cumplimiento de las leyes, resolución de disputas, etc.). Véase documento Anexo Nº 01, Lista de Contactos. a. Los contratos de construcción deben incluir:
- descripción detallada del propósito del contrato - especificaciones - dibujos, planos de construcción, calendarios - cláusulas de seguro (confirmar con Casa Matriz de CARE) - definiciones de responsabilidades - permisos, licencias - requisitos de inspección - reglamentaciones de subcontratación - cláusulas de sanciones y de terminación - declaración de garantía - cronograma de pagos - garantías de ejecución
b. Los acuerdos de arrendamiento de propiedades deben incluir:
- identificación del arrendatario y del arrendador - ubicación de la propiedad - descripción de la propiedad - términos y condiciones del arrendamiento - canon de arrendamiento y período de pago - declaración de garantía - cláusulas de sanciones y de terminación - términos para la renegociación del arrendamiento
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c. Los acuerdos de arrendamiento de equipos deben incluir: - identificación del arrendatario y del arrendador - descripción del equipo - términos y condiciones del arrendamiento - precio y período de pago - declaración de garantía - cláusulas de sanciones y de terminación - términos para la compra o renovación optativas - entrega, mantenimiento y otros gravámenes o costos especiales - condiciones o restricciones de uso
B. Lista de verificación para la preparación de contratos
Las siguientes listas de verificación deben usarse como guía para decidir si es necesario o no un contrato y para la posterior preparación del mismo, si es necesario. a. Necesidad del contrato
- ¿Es el contrato obligatorio? - ¿Reduciría los costos para CARE? - ¿Reduciría el inventario? - ¿Garantizaría la entrega en caso de desabastecimientos? - ¿Se celebra con el fabricante o con el distribuidor? - ¿Cuáles son las desventajas de no tener un contrato? b. Finalización de los preparativos para el contrato - ¿Han finalizado las negociaciones? - ¿Se han establecido los elementos fundamentales del contrato? - ¿Los términos del contrato son ambiguos o vagos? - ¿Las partes contratantes son competentes y están autorizadas? c. Descripción de bienes o servicios - ¿Los bienes y servicios se describen con claridad? - ¿Las especificaciones están completas? - Si corresponde, ¿las cantidades están claramente definidas? - ¿Existen limitaciones de cantidad por período de tiempo? - Si es necesario, ¿el proveedor suministrará dibujos?
- Si es así, ¿los dibujos deben someterse a la aprobación de CARE? - Si es necesario, ¿el proveedor instalará el equipamiento? - Si es así, ¿es satisfactorio el cargo por instalación? - ¿Qué servicios adicionales proporcionará el proveedor? d. Términos de precio y pago - ¿Cuál es el precio de compra inicial? ¿Es precio fijo? - Si no es así, ¿el método de cálculo de precios es claro? - ¿El precio está sujeto a ajustes? - Si es así, ¿el precio puede disminuir además de aumentar? - ¿Todos los ajustes se limitan sólo al cambio de precio?
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- ¿Se establece la fecha del precio base? - ¿Con qué anticipación debe notificarse el ajuste de precio? - ¿Existe una cláusula de excepción o escape para los aumentos de precio? - ¿El esquema de pagos es satisfactorio? - ¿Los términos de tesorería son satisfactorios? - ¿El contrato se presta por sí mismo al análisis de precios/costes? e. Empaque, entrega y seguros - ¿Son satisfactorias todas las propuestas de empaque? - ¿El esquema de entrega es satisfactorio? - ¿Están definidos los términos relativos al momento de entrega? - ¿La forma de entrega es satisfactoria? - ¿Los términos de seguro son adecuados y apropiados? f. Factores de tiempo y finalización - ¿El período contractual está claramente especificado? - ¿Las cláusulas de finalización son satisfactorias? - ¿Existen cláusulas claras referentes al preaviso? g. Garantías de cumplimiento y garantías de calidad - ¿Sería conveniente pedir una garantía de cumplimiento? - ¿La protección que ofrece el seguro del proveedor es adecuada? - ¿El proveedor garantiza el cumplimiento? - ¿El proveedor garantiza la calidad? - ¿Se incluyen cláusulas de cancelación? - ¿El contrato limita las garantías del vendedor? h. Requisitos legales - ¿Cumple el contrato todos los requisitos legales locales? - ¿Cumple los requisitos legales internacionales? - ¿Se respetan los estándares éticos comerciales?
C. Contratos con un proveedor “Requerido ” de CARE Para realizar un manejo eficiente de compras repetidas y reducir las oportunidades de fraude, puede usarse los servicios de un Proveedor requerido para la provisión de bienes y servicios.
Un Proveedor Requerido es seleccionado por el Comité de Adquisiciones mediante un proceso formal de ofertas competitivas debidamente documentado. La selección de un Proveedor Requerido debe ser transparente porque CARE celebrará un acuerdo de compra formal de largo plazo con dicho proveedor. Un contrato con un Proveedor Requerido puede incluir precios fijos (o rango de precios) para bienes y servicios que el Proveedor Requerido proporcionará a CARE. En ciertas circunstancias, puede ser necesario establecer un contrato con el Proveedor Requerido, basado en “precios de mercado” en vez de precios fijos. La “Tarifa de Mercado” es el precio vigente de un bien o servicio en particular en el momento de la compra. En algunos países, los precios de mercado para bienes y/o servicios pueden variar ampliamente en el tiempo. Si se establece un contrato de Proveedor requerido basado en precios de mercado,
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es necesario implementar una supervisión adicional (Ver Sección 10.9.4 C2, Manejo de Contratos con Proveedores Requerido en base a precios de mercado, más adelante). Los contratos con Proveedores Requeridos reducen el tiempo empleado en el proceso de cotización y procesamiento de transacciones individuales. (Ver un ejemplo de Contrato con Proveedor Requerido en el Anexo N° 23). Este es solo un ejemplo, y no todos los términos se aplican a cada Oficina de País) . Si hay requisitos (tal como requerimientos legales para cumplir una ley local o nacional específica), según lo establecido por los requerimientos del proyecto, éstos deben ser incorporados en el Contrato con un Proveedor Requerido. Los siguientes ejemplos muestran los tipos de proveedores que pueden ser identificados para contratos de Proveedores Estables. Puede agregarse más, dependiendo de las necesidades de la Oficina de País.
• Papelería • Agencia de viajes • Equipo de computación y Tecnología Informática • Material de oficina • Reparaciones generales • Impresora/Fotocopiadora • Reparación de vehículos • Publicación de anuncios • Software de computadora • Servicio y Reparación de Computadoras • Muebles • Servicio de transporte terrestre • Traducciones • Servicio de limpieza • Combustible
Puede haber más de un proveedor “ requerido” en una categoría en particular, si es necesario. Ciertas condiciones de los mercados locales pueden causar escasez en la provisión a los proveedores individuales. En estos casos, se sugiere tener cierto número de Proveedores Requeridos con el fin de asegurar el suministro de bienes y servicios importantes.
Cuando se selecciona un Proveedor Requerido, considerar lo siguiente:
• Precio (qué puede ser precio fijo, rango de precios o precios de mercado) • Capacidad del Proveedor • Capacidad de Crédito (neto 15, neto 30, etc.) • Servicios • Entrega • Confiabilidad • Facturación consolidada, si es posible (semanal o mensual) • Calidad • Otros criterios específicos para los bienes y servicios que son comprados.
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1. Manejo de Contratos Estándar con Vendedores Requeridos
La administración del desempeño de un Proveedor Requerido es responsabilidad de la gerencia de adquisiciones. Es sumamente importante que el personal de adquisiciones monitoree continuamente el cumplimiento del proveedor Requerido para garantizar lo siguiente:
• Que los precios cobrados estén dentro de los parámetros establecidos en el contrato • Que la calidad de los bienes y servicios sea aceptable • Que la entrega de bienes y servicios sea de acuerdo al contrato • Que la facturación sea exacta y puntual • Que se cumplan los términos y condiciones pactados en el contrato
Las compras al Proveedor Requerido pueden realizarse sin solicitar cotizaciones hasta el valor de USD 10.000 (o equivalente en moneda local) por una sola transacción. Los contratos con el Proveedor Requerido no deberán exceder de dos (2) años sin aprobación del Comité de Adquisiciones. Cancelación del contrato con el Proveedor Requerido: Si un proveedor incurre en incumplimiento, debe hacerse una recomendación para rescindir el contrato, misma que debe ser aprobada por el Comité de Adquisiciones. Ampliación del contrato con el Proveedor Requerido: El Comité de Adquisiciones realizará una evaluación formal del desempeño del proveedor, por lo menos anualmente, y hará una recomendación sobre si el contrato debe ser ampliado. Si se aprueba la ampliación del contrato, se prepara una carta de ampliación que debe ser firmada por CARE y el Proveedor. El Departamento de Adquisiciones conservará todas las cartas de ampliación en archivo. El Departamento de Adquisiciones deberá mantener un archivo de todos los contratos con Proveedores Requeridos 2. Manejo de contratos con Proveedores Requeridos en base a precios de mercado. En algunos casos puede que no sea posible celebrar un contrato en base a precios fijos o rango de precios debido a las condiciones inestables del mercado. En este caso, es posible hacer un contrato con un Proveedor Requerido basado en “precios de mercado”. Sin embargo, esto debe ser la excepción. Si se establece un contrato con un Proveedor Requerido basado en precios de mercado, es necesario realizar una supervisión adicional.
Si el gasto anual con un Proveedor Requerido en base a tarifas de mercado en $25,000 o más, los costos de precio de mercado deben de ser verificados por alguien que no sea del Departamento de Adquisiciones. Esta supervisión puede ser realizada por el auditor interno o el personal financiero o administrativo de la Oficina de país, en caso de que no exista la función de auditoría interna en la Oficina de País. Es importante realizar una verificación independiente de que los precios son razonables y que generalmente corresponden con los precios de los mercados locales. La verificación puede hacerse ya sea mientras se realizan las transacciones individuales o después que se
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han realizado dichas transacciones. Cada Oficina de País debe establecer sus propios procesos internos para manejar la supervisión adicional de los Proveedores Requeridos con contratos a precios de mercado.
D. Gestión del desempeño del proveedor/contrato
El personal de adquisiciones es el responsable de revisar el desempeño de los proveedores. Deben controlarse los contratos de forma continuada para garantizar que los proveedores cumplan los términos del contrato. El personal debe documentar todos los problemas relacionados con:
• El envío y el empaque (daños) • Puntualidad de la entrega • Calidad del producto recibido (si cumple las especificaciones requeridas) • Exactitud de la facturación • Servicio al cliente
NOTA: Los solicitantes son los más capacitados para controlar los elementos que deben entregarse en cualquier trabajo de consultoría, de tal manera que el personal que ha contratado consultores es el responsable de supervisar el cumplimiento del los consultores en base a sus contratos. Deben documentarse todos los hallazgos (buenos o malos) y guardarse en el archivo del proveedor. Esta información puede compartirse con el Comité de Adquisiciones según sea necesario, pero en especial antes de la revisión anual de la Lista de Proveedores Aprobados.
E. Contratos con el gobierno de EE.UU.
Debido a sus requisitos peculiares y exactos, el financiamiento a través de fuentes contratadas por el gobierno de EE. UU., en las que CARE actúa como contratista primario o subcontratista de los fondos del gobierno de EE. UU., es necesario que el departamento legal de CARE USA revise previamente todos los contratos o subcontratos (véase Anexo N.º 01, Lista de Contactos).
10.9.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos 10.9.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.9
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.9
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.9
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha de efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.9.7 Otros materiales de referencia y guía N/C
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10.10 SEGUROS 10.10.0 Objetivo
El objetivo de esta política es proporcionar una guía mínima sobre los requisitos de seguro para los bienes y servicios adquiridos.
10.10.1 Política
La política de CARE es garantizar que los bienes obtenidos y enviados hacia o dentro del país por vía aérea, marítima o terrestre (carretera o tren) estén cubiertos en tránsito ante cualquier pérdida, daño y robo/hurto por un seguro adecuado. Los contratos de servicios también deben incluir requisitos de seguro para proteger a CARE, o desviar de forma adecuada los riesgos de pérdida, daño o robo a la parte contratada.
10.10.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las Oficinas de País de CARE y en especial a aquellos que están involucradas de forma directa o indirecta en adquisición y envío de bienes, desde fuera del país hacia el país, o a diferentes regiones dentro de un país.
10.10.3 Descripción de la política
A. Cobertura del seguro para envíos desde el extranjero Cuando los bienes se obtienen de una fuente extranjera, deben: 1. Estar adecuadamente cubiertos por una póliza de seguro en tránsito. Esta póliza debe cubrir la totalidad de las pérdidas, daños y robos. Por lo tanto, las cotizaciones de precios deben incluir el costo de los bienes, la cobertura del seguro y los costos de flete (CIF), o bien. 2. El proveedor debe aceptar cubrir todos los riesgos de pérdida de los artículos hasta su entrega. En el caso de envíos internacionales, esto significa que la especificación de entrega debe ser “DDU CARE office or port” o “DDP CARE office” (Delivered Duty Unpaid [CARE recogerá en el puerto] o Delivered Duty Paid [el proveedor paga los derechos de aduana y el envío]). Vea en el Anexo Nº 15 los Términos comerciales internacionales comunes (INCOTERMS).
Tomar en cuenta que el Memorando de Entendimiento que CARE tiene con el gobierno anfitrión varía según el país, de tal forma que el Departamento de Adquisiciones debe conocer todas las reglamentaciones relacionadas con los aranceles de bienes importados.
B. Seguro de tránsito dentro del país
El seguro de tránsito debe cubrir la totalidad de los daños, robos, hurtos, accidentes y pérdidas durante el tránsito. Todas las empresas de transporte contratadas para transportar bienes (alimentos y otros) desde un punto del país a otro, deben proporcionar un seguro de tránsito. En el caso en que una empresa no posea seguro de tránsito, deben incluirse cláusulas en el contrato que hagan responsable a la empresa de transporte de todas las pérdidas. Este tipo de cláusula de penalidad en un contrato puede desalentar las pérdidas “intencionales”, ya que los bienes pueden alcanzar un gran valor en el mercado local. Considerando que la situación de transporte varía de gran manera entre las Oficinas de
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País, se debe tomar en cuenta algunos puntos al determinar una provisión razonable de este tipo, incluyendo (pero sin limitarse a) lo siguiente:
• Una evaluación del valor en el mercado local de un bien en particular (por ejemplo, ¿Es 2 o 3 veces más de lo que pagó CARE?)
• ¿Cuál es la disponibilidad de compañías de transporte locales acreditadas? • ¿Cuál sería el costo para remplazar los bienes perdidos (no solo compra y
precio, sino también despacho, manejo, trámites aduaneros, etc.)? • ¿Cómo afectarían las pérdidas a las actividades del programa?
Una provisión podría establecer que si las pérdidas ocurren mientras están bajo la custodia del transportista, el valor de reclamo de los bienes (alimentos y otros), puede ser X veces el valor de mercado más un X porcentaje del valor calculado de pérdida para cubrir gastos administrativos (si se considera necesario). Las cifras aplicadas podrán variar dependiendo de la Oficina de País y de las circunstancias particulares.
Las Oficinas de País de CARE deben hacer los esfuerzos razonables para mitigar en la mayor medida posible, los riesgos de daño, robo, hurto, accidentes y pérdidas en tránsito.
C. Contratos para Consultores, Acuerdos de Servicio y Acuerdos con Socios
Las Oficinas de País pueden consultar con el Departamento Legal local o Departamento Legal de CARE USA sobre las estipulaciones de aseguramiento y provisiones de transferencia de riesgo. Para más información, favor referirse al Programa de Aseguramiento contra Riesgos de CARE (Capitulo 13 de Manual de Administración y Finanzas). Para asistencia adicional, contactar al Coordinador de Aseguramiento contra Riesgos de Casa Matriz de CARE (Ver Anexo N° 1, Lista de Contactos).
10.10.4 Procedimiento
N/C
10.10.5 Definición de Términos Favor referirse al Anexo N° 20 para una lista de acrónimos.
10.10.6 Historia de Revisión y Políticas Asociadas
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.10
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.10
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.10
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
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10.10.7 Otros materiales de referencia y guía Capítulo 13 – Programa de Seguros de Riesgos de CARE, Manual de Políticas y Procedimientos de Administración y Finanzas de CARE Anexo Nº 15 INCOTERMS
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10.11 TÉRMINOS Y CONDICIONES DE PAGO 10.11.0 Objetivo
Esta sección explica los términos y condiciones de los pagos que se efectuarán a los proveedores.
10.11.1 Política
La política de CARE es pagar puntualmente a los proveedores y consultores de acuerdo con los términos y condiciones de pago acordados.
10.11.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las Oficinas de País de CARE USA y, en particular, a todo el personal de las unidades de adquisiciones y finanzas.
10.11.3 Descripción de la política
Los términos y condiciones estándar de CARE para efectuar los pagos son neto a 30 días. Esto significa que CARE pagará dentro de los 30 días (calendario) a partir de que se reciban tanto los bienes como la factura exacta. Sin embargo, dependiendo de la naturaleza de los servicios proporcionados por el proveedor, pueden negociarse estos términos y condiciones de pago, en especial cuando involucran grandes cantidades.
10.11.4 Procedimientos
A. Términos especiales de pago Si se usan términos y condiciones especiales de pago, como pago contra entrega o pagos escalonados, especifícar claramente en la orden de compra o en el contrato o acuerdo con el proveedor.
B. Pagos al contado
Los pagos a proveedores deben hacerse mediante cheque o transferencia bancaria. No se recomienda el pago al contado a los proveedores y debe evitarse, debido a los posibles riesgos de seguridad. Sin embargo, en circunstancias extremadamente apremiantes, pueden hacerse pagos al contado si los importes son bajos y si esta decisión no plantea un riesgo de seguridad, tanto para la organización como para las personas que manejan el efectivo. El Director de País o su representante tomarán esta decisión.
C. Moneda de pago
El procedimiento estándar es pagar todas las compras locales o dentro del país en la moneda local de curso legal. Todas las compras en el extranjero pueden pagarse en dólares estadounidenses o en cualquier otra moneda, según acuerden el proveedor y CARE. En todos los casos, deben incluirse esos términos y condiciones en la Orden de compra o en el contrato firmado entre el proveedor y CARE.
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D. Depósitos (o pagos adelantados) al proveedor En las transacciones de trámite normal, CARE no hace pagos por adelantado antes de la entrega. Sin embargo, si se necesita hacer una excepción, el Departamento de Adquisiciones debe consultar con el Contralor de la Oficina de País antes de asumir ningún compromiso con el proveedor.
E. Cláusula penalidad Cuando la entrega de cualquier artículo debe hacerse dentro de un período determinado de tiempo y es posible que las demoras causen serias interrupciones del programa, debe incluirse una cláusula de penalización por la demora en la entrega en la Orden de compra o en el contrato firmado entre el proveedor y CARE. Esta cláusula puede estipular la cancelación del contrato o una taza de penalización que se aplicará por cada día de demora.
F. Pagos de grandes cantidades
Debe informarse a la unidad de finanzas si se necesitarán grandes cantidades de fondos para efectuar pagos a proveedores, o si los fondos se necesitan con urgencia. Una buena forma de mantener informada a la unidad de finanzas es compartir el Informe de estado de adquisiciones cada vez que se actualiza.
G. Fraccionamiento de facturas para una única compra Bajo ninguna circunstancia debe indicarse a un proveedor que envíe varias facturas para una sola orden cuando el valor total de la orden supera cualquier límite del concurso de ofertas. Todos los intentos de evitar engañosamente los límites del concurso de ofertas o los límites de los firmantes establecidos por la Oficina de País se considerarán una violación grave de las políticas de CARE.
H. Documentación mínima necesaria para el pago
Al efectuar un pago, deben adjuntarse los siguientes documentos: 1. Factura original del proveedor [NOTA: en los casos en que una Orden de Compra
incluya varios pagos, la Orden de Compra original se incluirá con la primera factura. Los pagos posteriores se enviarán con una copia de la Orden de Compra junto con una Nota de Recepción General original firmada.]
2. Copia de la lista de empaque, si corresponde 3. Orden de compra 4. Nota de Recepción General: este es un requisito obligatorio, tanto en situaciones
normales como en emergencia.
I. Cualquier otra documentación relevante En caso de importación de bienes a partir de una fuente extranjera, es posible que se requiera la siguiente documentación adicional, dependiendo de las reglamentaciones locales: • Certificado fitosanitario, si corresponde • Certificado de donación, si corresponde • Certificado de origen, si corresponde • Copia de la guía aérea/conocimiento de embarque • Copia del certificado de seguro, si corresponde
10.11 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas o acrónimos
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10.11.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 Sección 10,7 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10, Sección 10.11
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Sección 10.17
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.11
1ro. octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.11
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.11.7 Otros materiales de referencia y guía N/C
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10.12 CÓMO ESTABLECER UNA LISTA DE PROVEEDORES APROBADOS 10.12.0 Objetivo
Describir cómo establece una Oficina de País una Lista de proveedores aprobados. 10.12.1 Política
La función de adquisiciones y el Comité de Adquisiciones deben establecer y mantener una Lista de Proveedores Aprobados.
10.12.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las oficinas y empleados de CARE que tengan interacción directa y/o indirecta con proveedores y consultores.
10.12.3 Descripción de la política
Los “Proveedores aprobados” son aquéllos que han sido aceptados mediante el software de verificación de las listas antiterrorismo (Bridger) y han sido aprobados por el Comité de Adquisiciones. Las oficinas centrales de la Oficina de País deben mantener una lista de proveedores aprobados y garantizarán la supervisión de las listas de proveedores aprobados de las sub oficinas. La Oficina de País establecerá contratos sólo con proveedores responsables, que tengan la capacidad de cumplir exitosamente los términos y condiciones de la compra propuesta. Anualmente, el Comité de Adquisiciones revisa (y/o desarrolla) la Lista de Proveedores Aprobados contra criterios establecidos. Una buena Lista de Proveedores Aprobados ayuda a la Oficina de País a gestionar las compras con eficiencia y efectividad. Una vez revisada, la lista es aprobada por el Director de País en el mes de julio de cada año. La Lista de Proveedores Aprobados puede actualizarse con nuevos proveedores durante todo el año fiscal según sea necesario mediante la inclusión de los formularios de Cambio de Condición de Proveedores y Beneficiarios en el archivo del proveedor. (Vea la Sección 10.13, Gestión de la base datos de proveedores/beneficiarios). Anualmente, la Lista de Proveedores Aprobados deberá ser consolidada completamente con los proveedores establecidos durante el año fiscal anterior.
10.12.4 Procedimientos
A. Búsqueda de proveedores El Comité de Adquisiciones tiene la tarea de garantizar que la Lista de Proveedores Aprobados contiene una cantidad adecuada de posibles proveedores (de acuerdo con la categoría de adquisiciones en general) que sean capaces de entregar las adquisiciones propuestas a tiempo y con precios y calidad aceptables. Al preparar una lista de proveedores aprobados, ciertas investigaciones o encuestas informales pueden determinar si los futuros proveedores tienen las fuentes y la experiencia de cumplimiento satisfactoria necesarias para cubrir las necesidades de compra.
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Buenas fuentes de información sobre los posibles proveedores pueden ser otras ONG, oficinas de las Naciones Unidas, oficinas del gobierno, cámaras de comercio u organizaciones equivalentes, el Thomas.net (antes Thomas Register), y otras fuentes de Internet, otras oficinas de país, el Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz CARE USA de Atlanta, y el archivo actual de proveedores de la Oficina de País. Para garantizar que una Lista de Proveedores Aprobados es adecuada, el Comité de Adquisiciones puede revisar con los gerentes de programa/proyecto los tipos de materiales para el proyecto, computadoras y suministros de oficina que fueron comprados durante el año fiscal anterior y cualquier necesidad anticipada de bienes o servicios específicos para el año venidero. Si la Oficina de País ha creado una proyección consolidada de adquisiciones, dicha proyección también puede usarse para determinar los tipos de bienes /servicios necesarios.
B. Categorización de los tipos de compra El Comité de Adquisiciones debe hacer lo posible para identificar al menos tres (3) proveedores para cada “categoría” de compras importantes que pudiera hacer la Oficina de País. En el caso de algunos tipos de ítems (los de uso limitado), es posible que haya sólo uno o dos proveedores. El personal de adquisiciones desarrollará las categorías amplias de adquisiciones. Los siguientes son ejemplos de categorías de proveedores; se pueden añadir o eliminar algunas, según las necesidades de cada Oficina de País:
• Papelería • Agencias de viajes • Mantenimiento de equipos (computadoras, fotocopiadoras, etc.) • Equipos informáticos y de tecnología de la información • Suministros de oficina • Reparaciones generales • Impresiones/Fotocopias • Reparación de vehículos • Anuncios en periódicos • Software informático • Suministros médicos • Equipos de laboratorios • Materiales de construcción • Mobiliario • Servicios de transporte terrestre • Traductor • Reserva de hoteles • Combustible • Compra de vehículos • Compra de motocicletas • Suministros de emergencia
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C. Criterios para la selección de proveedores para la Lista de Proveedores Aprobados Los miembros del Comité de Adquisiciones deben evaluar a los proveedores identificados para cada categoría sobre la base de criterios mínimos establecidos, que deben ser aprobados por el Director de País o su representante. Los siguientes tres (3) criterios deben ser considerados para todos los proveedores aprobados:
1. El criterio más importante es que el proveedor haya sido aceptado mediante la verificación de las listas actuales de “excluidos” del gobierno de EE. UU. y de los listados antiterroristas de la OFAC (verificación en Bridger).
2. El proveedor debe poseer los bienes, materiales y servicios necesarios para satisfacer las necesidades de CARE.
3. Las condiciones de crédito del proveedor y la forma de pago son aceptables. Otros criterios pueden incluir:
• recomendación de otras agencias similares • confiabilidad y recursos técnicos del proveedor • tamaño y/o lugar de la operación • reputación entre los clientes en cuanto a calidad, confiabilidad, servicio al cliente y
apoyo al cliente. • solvencia financiera del proveedor, en especial si el proveedor requiere pagos
anticipados o manejará activos de CARE; p. Ej., transportistas. • exactitud de la facturación y entregas puntuales
También pueden usarse criterios adicionales o alternativos, dependiendo del tipo de compra o de las necesidades específicas de cada Oficina de País.
El Comité puede designar como "aprobado” a cualquier proveedor que cumpla los criterios mínimos establecidos. Sólo el Comité de Adquisiciones puede establecer y cambiar los proveedores aprobados.
D. Datos de los proveedores aprobados
Debe incluirse la siguiente información de cada proveedor en el registro del proveedor en SCALA (u otra aplicación de software en los lugares en que no se use el módulo de adquisiciones SCALA):
• nombre del proveedor • persona de contacto • dirección • teléfono y fax (si está disponible) • tipo de artículos que ofrece • términos de entrega y de pago • moneda de pago • método de pago y datos de la cuenta bancaria (si los pagos se efectúan mediante
transferencia electrónica de fondos).
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Una forma de obtener algunos datos de sus proveedores aprobados es enviar al proveedor potencial el Cuestionario para Proveedores el cual debe ser devuelto una vez completado. En el Anexo N.º 16 se presenta una muestra de este cuestionario.
E. Cómo hacer cambios en la Lista de Proveedores Aprobados entre las revisiones anuales
A veces, puede ser necesario que el Comité de adquisiciones considere introducir cambios en los proveedores aprobados entre las evaluaciones anuales de éstos. Ver la Sección 10.13.4 (A) 1 (a), Gestión de la base de datos de proveedores y beneficiarios sobre el tema de procesos.
F. “Nivel” de los proveedores aprobados La Lista de Proveedores Aprobados es un subconjunto más pequeño del archivo de proveedores/beneficiarios de la Oficina de País. Los proveedores aprobados se clasifican en dos categorías: � Proveedores Requeridos: proveedores que CARE ha seleccionado como consecuencia
de un proceso formal competitivo de ofertas . Existe un acuerdo de compra establecido que incluye un conjunto de precios (o un rango de precios) para bienes o servicios específicos durante un determinado período de tiempo. Vea más información sobre los proveedores “requeridos ” en la Sección 10.9, Gestión de contratos y cumplimiento del proveedor.
� Proveedores aprobados: todos los demás proveedores, aparte de los proveedores
“requeridos ”, que han sido aprobados por el Comité de Adquisiciones.
G. Otros grupos de remunerados Además de los Proveedores Requeridos y Proveedores Aprobados, otros grupos de remunerados (definidos como personas, instituciones o empresas a quienes se efectúa el pago) también deben ser verificados mediante Bridger. Los remunerados pueden ser definidos en la siguiente amplitud de categorías:
• Empresas de servicios público y empresas relacionadas con ellas • Instituciones bancarias y financiaras • Propietarios de inmuebles • Proveedores descontinuados * • Sub receptores • Donantes • Empleados (nacionales e internacionales) • Proveedores de transacciones de una sola vez
* Una explicación más detallada sobre Proveedores Descontinuados se encuentra en la Sección 10.13.4 (A) 1 (b), de Gestión de la Base de Datos de Proveedores/Remunerados.
10.12.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas o acrónimos
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10.12.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 Sección 10.2 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10, Sección 10.5
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Sección 10.2
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.5
1ro. octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.5
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.12.7 Otros materiales de referencia y guía N/C
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10.13 MANEJO DE LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES Y DE REMUNERADOS 10.13.0 Objetivo
Esta sección describe las políticas para introducir cambios en el archivo de proveedores/remunerados.
10.13.1 Política
La gestión de la base de datos de proveedores y de remunerados será transparente y estará documentada por la autoridad del nivel adecuado.
10.13.2 Personas y Oficinas afectadas Esta política se aplica a todas las Oficinas de País y empleados de CARE que tengan interacción directa y/o indirecta con proveedores y consultores, que tengan responsabilidades en el Comité de Adquisiciones o que supervisen la base de datos de proveedores/remunerados.
10.13.3 Descripción de la política
Para añadir o eliminar proveedores de la Lista de Proveedores Aprobados se requiere la revisión y aprobación del Comité de Adquisiciones. Para que el personal autorizado haga cambios en el archivo de proveedores se requiere un Formulario de designación y Cambio de Proveedor/Remunerado3 Vea en el Anexo No. 17 una muestra de este formulario. Sólo el personal de Ingreso de Datos de Adquisiciones puede tener acceso para introducir cambios en el archivo de proveedores de la base de datos del sistema. Ni el Gerente de Adquisiciones o ninguna persona del área de Cuentas por Pagar pueden ser un personal autorizado para el ingreso de datos de adquisiciones. Si no se utiliza el módulo SCALA de Cuentas por Pagar, el acceso al archivo de proveedores que se mantiene en Excel o en otra aplicación debe estar restringido mediante contraseña y ningún miembro del personal de adquisiciones debe tener acceso para introducir cambios en él. Solamente un empleado y un suplente pueden tener acceso para introducir cambios en el archivo de proveedores y remunerados. Estos empleados no deben tener acceso al ingreso de facturas.
Para designar un nuevo proveedor, verifique la lista antiterrorismo. Adjunte una copia impresa de la aceptación al formulario de Designación y Cambio de Proveedor/Remunerado y guarde una copia en el archivo del proveedor.
10.13.4 Procedimientos
La base de datos de proveedores/remunerados de una Oficina de País (o sub oficina) está compuesta por todas las entidades que reciben pagos a través de dicha oficina. NOTA: La “Lista de Proveedores Aprobados” es un subconjunto del archivo de proveedores/remunerados. El archivo de proveedores/remunera dos también incluye otras entidades, como sub receptores, empleados y otros proveedores que no han sido designados como “Proveedores aprobados”.
3 Se utiliza el término “Remunerado” para identificar a todos aquellos individuos o empresas que no son considerados proveedores aprobados o requeridos, pero que sin embargo realizan algún tipo de transacción comercial o financiera y por lo tanto son “beneficiados” o “remunerados” con un pago en dinero con los fondos administrados por CARE. La descripción de los mismos se explica en el inciso G del punto 10.12.4
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AUTORIZACIONES PARA INTRODUCIR ADICIONES Y CAMBIOS EN LA BASE DE DATOS DE PROVEEDORES/REMUNERADOS
A. Autorizaciones del Comité de Adquisiciones
Cómo añadir y descontinuar proveedores de la lista de proveedores aprobados Sólo el Comité de Adquisiciones puede añadir o remover proveedores de la Lista de proveedores aprobados. Se requiere un formulario de ingreso de datos para designación y cambio de proveedor/remunerado. (Vea Anexo Nº 17) firmado por al menos tres miembros del Comité de Adquisiciones para añadir o suspender a un proveedor aprobado o para cambiar el nivel de un proveedor aprobado (por ejemplo de “Aprobado” a “Requerido”).
Al completar el formulario de Ingreso de Datos para la designación y cambio de
proveedor/remunerado, se requiere que los siguientes criterios de selección de proveedores o remunerados sean completados:
Proveedor/Remunerado Verificación en Bridge Necesaria
Bienes y Servicios Necesarios
Términos Financieros aceptables
Provisión de Bienes y Servicios por Empresa/Individuo
X X X
Consultor X X X
Personal de CARE X
Sub receptor, Receptor, Socios X
Donantes X
Servicios X
Bancos e Instituciones Financieras X
Propietario bien inmueble X
Es importante notar que sólo un proveedor de suministros (compañías o individuos utilizados para proveer bienes o servicios y consultores individuales o empresa de consultoría) requiere completar los 3 requisitos mínimos del Formulario de Ingreso de Datos para designación y cambio de proveedor/remunerado. El Comité de Adquisiciones verifica (marcando el casillero correspondiente del formulario), que la totalidad de los 3 criterios mínimos para cada proveedor hayan sido cumplidos:
• Que se ha completado la revisión de antiterrorismo de Bridger y que la copia
impresa esté adjuntada al formulario de designación o cambio de proveedor. • Que el proveedor tiene los materiales y bienes necesarios. • Que los términos de crédito y pago del proveedor sean aceptables.
Los registros del proveedor son creados de acuerdo a una de las siguientes dos maneras:
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• Ingreso en el sistema financiero de SCALA en los lugares que usan el módulo de Cuentas por Pagar, o
• Asignación de un código único de Sub Análisis en los lugares que usan solamente el módulo del Libro de diario General.
Sólo un empleado encargado del Ingreso de Datos de Adquisiciones puede tener acceso para introducir cambios en el módulo de Cuentas por Pagar o en el código de Sub Análisis del Libro diario General. Este empleado no debe tener acceso para ingresar facturas en el módulo de Cuentas por Pagar o Libro Diario General en las sub oficinas.
Algunas veces, entre las evaluaciones anuales de los proveedores aprobados, puede ser necesario que el Comité de Adquisiciones considere hacer cambios en la Lista de Proveedores Aprobados. Las razones válidas para hacer cambios son:
• Un miembro del Comité de Adquisiciones toma conocimiento de que un proveedor
no evaluado previamente, ofrece un tipo de artículo o servicio que la Oficina de País recientemente se ha enterado que es necesario.
• Un solicitante desea comprar un tipo de artículo o servicio que no puede proporcionar ningún proveedor aprobado (es decir, un artículo para el cual el Comité de Adquisiciones no ha tratado antes identificar proveedores).
• Insatisfacción con un proveedor aprobado existente. Si el Comité de adquisiciones acepta que es necesario una adición o suspensión deben seguirse los siguientes pasos:
1. El Comité de Adquisiciones evalúa al proveedor sobre la base de los criterios establecidos
determinados por el comité. 2. El Comité puede designar al proveedor como “Aprobado” si el proveedor cumple los
criterios mínimos establecidos. 3. El Comité prepara un Formulario de Ingreso de Datos para designación o cambio de
proveedor/remunerado. El formulario debe contener un breve fundamento de la designación del proveedor como “Aprobado” y debe estar firmado por los miembros del Comité (al menos tres) que evaluaron al proveedor.
4. El formulario de Ingreso de Datos para Designación o cambio de proveedor/remunerado completado se envía al personal encargado del Ingreso de Datos de Adquisiciones con acceso a cambiar el archivo de proveedores para que éste ejecute el cambio. Si más adelante, el comité desea establecer al proveedor como “requerido”, el proveedor debe haber participado en un proceso de ofertas competitivas. Si, después de este proceso, el proveedor es aprobado por el comité como “proveedor requerido”, se prosigue con el paso 3 (mencionado), con un breve fundamento de la designación del proveedor como requerido. Además, debe adjuntarse al formulario la documentación (como las cotizaciones de precios y el análisis de ofertas que respaldan la decisión). Descontinuando el uso de un proveedor Los proveedores descontinuados son todos los proveedores que CARE ya no utiliza. Pueden existir muchas razones para descontinuar a un proveedor, entre ellas las siguientes:
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• el bien o servicio que proporciona el proveedor ya no se utiliza • el proveedor ha dejado el negocio, ha proporcionado un mal servicio o se ha cancelado
su contrato por mal cumplimiento o mala calidad. Sólo el Comité de Adquisiciones puede autorizar la descontinuación del uso de un proveedor. Los pasos para suspender a un proveedor son:
1. Se envía por escrito al Comité de Adquisiciones la razón para suspender a un proveedor 2. El Comité de Adquisiciones evalúa si debe suspenderse o no al proveedor y resume por
escrito los fundamentos de su conclusión. Cada uno de los miembros del Comité involucrados en la decisión (al menos tres) firman el documento escrito.
3. Si la decisión del Comité de Adquisiciones es descontinuar al proveedor, el Comité
prepara un formulario de ingreso de datos para designación y cambio de proveedor/remunerado. Si la Oficina d País está actualmente usando el módulo de Cuentas por Pagar de SCALA para el registro de proveedores, el formulario debe indicar que el proveedor es cambiado a:
• “Bloqueado para órdenes,” (esto bloquea todas las Órdenes de Compra que se
emitan en el futuro para el proveedor) y • “Bloqueado para pagos” (esto bloquea todas las transacciones de pago). NOTA:
antes de bloquear los pagos, asegúrese de que el proveedor no tenga ninguna factura válida pendiente de pago.
4. Cada uno de los miembros involucrados en la decisión de descontinuar al proveedor
firma el formulario y adjunta el documento escrito preparado como se ha indicado. 5. El formulario de Ingreso de Datos para designación y cambio de
proveedor/remunerado. se envía al personal de Ingreso de Datos de Adquisiciones con acceso a cambiar el archivo de proveedores.
B. Autorizaciones del Gerente de Adquisiciones
Para efectuar los siguientes cambios se requiere un formulario de ingreso de datos para designación o cambio de proveedor/remunerado firmado por el Gerente de Adquisiciones. • Cambios de rutina en los “proveedores aprobados” existentes y otros
proveedores/remunerado, como cambios de nombre, dirección, términos de entrega o forma de pago. Debe adjuntarse una notificación por escrito del proveedor/remunerado sobre el cambio al formulario de ingreso de datos, que incluya el nombre, cargo y firma del proveedor o empleado que corresponda, como prueba de que el cambio es válido (un correo electrónico es suficiente).
• Establecer a un proveedor que no es ni “Aprobado” ni “Requerido”
Proveedor/Remunerado.
• Añadir o hacer cambios a un empleado en el archivo de proveedores/Remunerado. Debe adjuntarse un formulario de Movimiento de Personal (o formulario similar que documente
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la contratación del nuevo empleado) firmado por el Gerente de Recursos Humanos o persona designada.
• Añadir o hacer cambios a un sub receptor en el archivo de proveedores/beneficiarios.
Debe adjuntarse al formulario de ingreso de datos una copia escrita del acuerdo con el sub receptor, firmada por el Director de País o su representante.
10.13.5 Definición de términos Consulte el Adjunto Nº 20 para ver una lista de siglas. 10.13.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.02, 10.2.0, 10.2.1 y 10.0.4 del Manual P y P de Administración y Finanzas
5 de febrero 2009 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10, Sección 10.13
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Secciones 10.2, 10.2.0, 10.2.1 y 10.04
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.13
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.13
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.13.7 Otros materiales de referencia y guía
• Anexo Nº 17 Formulario de Ingreso de Datos para designación y cambio de proveedor/beneficiario.
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10.14 DOCUMENTACIÓN Y RETENCIÓN DE ARCHIVOS 10.14.0 Objetivo
Esta sección explica la necesidad e importancia de documentar adecuadamente todos los procesos relacionados con adquisiciones.
10.14.1 Política
La política de CARE es mantener archivos separados de todos los proveedores/remunerados y la documentación adecuada de todas las compras para Adquisiciones. Dichos archivos deben estar disponibles en todo momento, incluso para su verificación o revisión en el momento de una auditoría.
10.14.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política es aplicable a todas las Oficinas de País de CARE y en especial al personal de la unidad de Adquisiciones.
10.14.3 Descripción de la política CARE debe guardar todos los archivos relacionados a proveedores y a Órdenes de Compra de acuerdo con los requisitos del donante, del programa de conservación de archivos de CARE o de los requerimientos de las leyes locales, cualquiera de ellos sea el periodo más largo. Los registros de cualquier tipo deben mantenerse durante más tiempo si se inicia un litigio, demanda o auditoría antes de que finalice el período de conservación de archivos.
A. Retención de archivos – USAID
Se requiere que toda la documentación pertinente relacionada con adquisiciones se conserve durante un período de tres (3) años a partir de la fecha de envío del informe final de gastos.
Para ver los detalles completos de este requisito, consulte el 22 CFR 226.53. En el Anexo Nº 18 se presenta el texto completo de este requisito.
B. Retención de archivos – Comunidad Europea Según los requisitos de la Comunidad Europea (Sección 2.3.7), todos los archivos y documentos deben conservarse durante un período de siete (7) años. A continuación se transcribe la reglamentación:
2.3.7. Other essential points: Record keeping: Subject to the Contracting Authority’s policy on access to documents, written records of the entire tender/call for proposals procedure must be kept confidential and retained by the Contracting Authority for a minimum of seven years from payment of the balance and up to the date of the prescription of any dispute action in regard to the law which governed the contract. During and after this period, the Contracting Authority will treat the personal data in conformity with its privacy policy. The documents to be conserved must include all the preparatory documents as well as the corresponding financing agreement, the originals of all applications/tenders/proposals submitted and any related correspondence. [Source: Practical Guide to Contract procedures for EC external actions]
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Todas las actividades de adquisiciones deben documentarse por completo y de forma transparente, con un archivo de adquisiciones para cada transacción. La unidad de finanzas conservará todos los documentos originales y el Departamento de Adquisiciones debe mantener archivos separados de proveedores/remunerados y de órdenes de compra. A continuación se detalla el contenido de estos archivos.
10.14.4 Procedimiento
A. Archivos conservados por el Departamento de Adquisiciones
1. Archivos de proveedores Cada Oficina de País mantiene archivos de proveedores (aparte de los archivos de Cuentas por Pagar). Estos archivos incluyen a los proveedores que proporcionan bienes y servicios y servicios de consultoría a las Oficinas de País, pero también incluyen a otros remunerados, como empleados y sub receptores. El personal de Ingreso de Datos de Adquisiciones guarda estos archivos. Los archivos de proveedores deben contener como mínimo la siguiente documentación:
• Aceptación documentada (copia impresa) por el software antiterrorismo (Bridger)
del proveedor; consulte ALMIS 5688. • Formulario de designación y cambio de proveedor/remunerado, debidamente
documentado. • Documentación de todos los cambios efectuados en el estado
proveedor/remunerado. • Información de desempelo del proveedor (si es relevante) • Convenios Marco o de Acuerdos de Precios (respuestas a invitaciones) para
Proveedores Requeridos.
2. Archivo de copias de Ordenes de Compra El Departamento de Adquisiciones puede conservar (pero no es obligatorio) copias de los siguientes documentos para ayudar en las compras futuras: • Copia de la Solicitud de Compra • Copia del Resumen de Análisis de Ofertas (o Justificación de Fuente Única) • Copia de la Orden de Compra • Copia de la Nota de Recepción General
B. Archivos originales mantenidos por el Departamento de Finanzas • Solicitud de compra • Solicitud de cotización • Solicitud de cotización (o proforma) • Cotizaciones de todos los proveedores • Hoja de seguimiento de ofertas (para las ofertas cerradas) • Resumen de análisis de ofertas
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• Justificación de Fuente Unica (si corresponde) • Lista de verificación de excepciones a la Ley de Vuelo bajo Bandera de los
EE.UU. (si se aplica) • Contrato completo ejecutado por “servicios” o “servicios de consultoría” (si se
aplica) • Carátula del informe del consultor, indice del contenido o resumen (si se aplica) • Orden de Compra • Otros contratos como adjuntos a la Orden de Compra, por Ej. construcciones,
perforaciones, etc. (si se aplica) • Nota de Recepción General • Factura final
NOTA: Algunos documentos pueden tener firmas escaneadas o faxeadas 10.14.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas y acrónimos 10.14.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10, Sección 10.09, del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10, Sección 10.14
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Secciones 10.9
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.14
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.14
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha de efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.14.7 Otros materiales de referencia y guía
� ALMIS-5688-CARE USA Políticas y procedimientos Antiterrorismo � Anexo N.º 18 Conservación de archivos – USAID (22 CFR 226.53)
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10.15 VERIFICACIÓN DE LA LISTA ANTITERRORISMO 10.15.0 Objetivo
CARE USA está sujeta a las leyes y reglamentaciones destinadas a combatir el terrorismo. Además, USAID y muchos donantes requieren actualmente a las ONGs que certifiquen el cumplimiento de las leyes antiterrorismo como requisito previo para recibir donaciones y contratos. Canadá, la Unión Europea, las Naciones Unidas y otros gobiernos y organizaciones multilaterales también han implantado reglamentaciones antiterroristas. El objetivo de esta sección es recordar al personal el requisito de cumplir con las leyes y reglamentos antiterrorismo, así como con los procedimientos de cumplimiento de CARE relacionados con ellos.
10.15.1 Política
CARE llevará a cabo una selección previa de todos los proveedores/remuneraodo mediante verificación de las listas antiterrorismo antes de establecer un proveedor. Esta política aborda las políticas y procedimientos antiterrorismo de CARE USA, publicadas a través del ALMIS #5688 el 3 de junio de 2004 y sus enmiendas periódicas. Ninguna parte de esta política está destinada a contradecir ninguna de las cláusulas de dichas políticas y procedimientos.
10.15.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplica a todas las Oficinas de País y empleados de CARE que tengan interacción directa y/o indirecta con proveedores y consultores.
10.15.3 Descripción de la política
Las Oficinas de País están obligadas a cumplir con las políticas y procedimientos antiterrorismo de CARE USA, publicados a través del ALMIS #5688 el 3 de junio de 2004, y sus enmiendas periódicas, que se incorporan a esta política como referencia. Todas las preguntas referentes al ALMIS #5688 y a la política y procedimientos de CARE USA sobre antiterrorismo pueden enviarse al departamento legal de CARE USA o a [email protected]. En resumen, conforme al ALMIS #5688, ampliado por la orientación proporcionada por el departamento legal de CARE USA, CARE tiene la obligación de efectuar una selección previa de todos los proveedores/remunerados antes de efectuar pagos mediante verificación de las listas antiterrorismo, y documentarla. Como se señala en la sección 10.13.4, cuando una Oficina de País designa a un proveedor/remunerado (Empresa, consultor, personal o subreceptores), CARE debe garantizar que el proveedor/remunerado no figura en ninguna lista oficial de individuos o entidades calificadas como terroristas o que prestan apoyo a terroristas, ni que son personas o entidades con las cuales CARE no debe relacionarse por cualquier otra razón. Hay algunas pocas excepciones en la verificación de Bridger que no son absolutamente necesarias tales como las siguientes:
• Conductores de Bus o Taxi • Proveedores que son pagados con fondos chica
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• Pequeños proveedores ambulantes que venden refrigerios. • Cocineros de localidades remotas que proveen almuerzo durante una cesión de
capacitación. 10.15.4 Procedimientos
Para cumplir este requisito, y antes de introducirlos en el sistema financiero de CARE para efectuar pagos, la Oficina de País DEBE verificar que ninguno de los proveedores/remunerados (ni ninguno de los bancos a través de los cuales se hacen pagos a proveedores/remunerados ) figura en las listas publicadas de personas y entidades prohibidas. El gobierno de Estados Unidos y otros gobiernos y organizaciones intergubernamentales (en especial la Unión Europea y las Naciones Unidas) han publicado listas de personas y entidades que considera como terroristas. La verificación de estas listas es la mejor forma de cumplir con la política antiterrorismo de CARE. Se recomienda cumplir también todas y cada una de las reglamentaciones y requisitos de los donantes sobre la selección de proveedores.
A. Software de verificación de listas antiterrorismo (BRIDGER)
CARE USA utiliza en la actualidad el software Bridger Insight para cumplir las leyes y reglamentos aplicables contra el terrorismo y el tráfico de drogas. El software también verifica la Lista de partes excluidas (Excluded Parties List, EPLS), que enumera los proveedores ·”excluidos” por el gobierno de Estados Unidos. Es obligatorio para todos los países CARE-USA instalar, mantener y utilizar adecuadamente el software Bridger.
Cada proveedor/remunerado nuevo debe ser verificado a través del software de cumplimiento Bridger Insight antes de efectuar ninguna compra o pago para garantizar que no se encuentran en ninguna de las listas publicadas.
Deben archivarse copias impresas de la aceptación confirmada de cada proveedor/remunerado emitida por el sistema Bridger, junto con el formulario de establecimiento y cambio del proveedor/remunerado y deben estar disponibles para las revisiones de auditoría.
B. Proceso para la certificación por verificación de listas Hay dos formas en las que las CO pueden efectuar la verificación de listas.
A través de Internet � Si la Oficina de País tiene acceso a Internet, ir a la página Web de Bridger Insight,
https://bridgerinsightonline1.choicepoint.com/, e introducir su nombre de usuario y contraseña. Si no tiene nombre de usuario y contraseña, contacte con el Analista Senior Técnico de CARE USA – Atlanta (Vea Adjunto Nº 01, Lista de Contactos).
� En la página de inicio, haga clic en la pestaña “Check Names” (Verificar nombres) que se
encuentra en la parte superior de la pantalla e introduzca el nombre del proveedor o de la persona que está buscando.
� Si el proveedor o el nombre no se encuentra en ninguna de las listas, verá un recuadro en la
parte inferior de la pantalla que dice “No matches found for XXXX” (No se encontraron
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coincidencias para XXXX). Imprima una copia de la pantalla y adjúntela a la designación del proveedor/remunerado como prueba de la certificación.
� Si el proveedor/remunerado aparece como coincidencia, no suponga automáticamente que
la información proporcionada es una coincidencia positiva. En algunas circunstancias, las coincidencias se resuelven fácilmente, pero es necesario hacer más averiguaciones. Por ejemplo, si usted está trabajando en Sudán y se menciona que el proveedor o remunerado que aparece como coincidencia es de (o se encuentra en) Indonesia, es probable que no sean la misma persona. Si no puede solucionar la coincidencia, contacte al Departamento Legal de CARE USA.
A través de la versión para computadora de escritorio � Si su Oficina de País (o más probablemente la sub oficina) no tiene un buen acceso a
Internet, debe instalar el software antiterrorismo y actualizarlo TODOS LOS MESES mediante un disco compacto que CARE USA enviará mensualmente a su Oficina de País. Contacte con el Senior Technical Analyst de CARE USA – Atlanta (Vea el Anexo Nº 01, Lista de Contactos) para recibir el software y el CD de actualización mensual. El proceso de verificación es el mismo que se describió anteriormente.
Verificación semestral de Casa Matriz � Además de lo anterior, sobre una base semestral la Oficina de País debe enviar listas de
todos los porveedores en un formato proporcionado por la Unidad de Cumplimiento de CARE USA. La Oficina de País debe enviar sus listas hasta el 15 de mayo y el 15 de noviembre de cada año. La verificación antiterrorismo y de exclusión abarca las listas de TODOS LOS PROVEEDORES/REMUNERADOS, incluyendo proveedores, empleados, consultores, sub receptores e instituciones bancarias. En este sentido, la Oficina de País debe reunir información de las oficinas de Adquisiciones, Recursos Humanos, Finanzas, Programas u otros que pueden tener la responsabiidad de hacer cumplir esta política. Las listas deben cubrir seis meses anteriores incluyendo a los nuevos, proveedores,/remunerados, empleados, etc. que hayan sido añadidos después de la última verificación. Las Oficinas de País deben asegurar que todos los remunerados /proveedores pagados a través de Scala o el Libro de diario general sean incluidos en las verificaciones semestrales.
Las listas deben ser enviadas al correo electrónico [email protected]
Todas las coincidencias seguirán un proceso de verificación facilitado por la Unidad de Cumplimiento en coordinación con el departamento legal de CARE USA.
NOTA: Esta verificación semestral NO reemplaza la obligación de las Oficinas de País de efectuar la verificación inicial. Todos los proveedores/remunerados (incluso los que están en el sistema Scala y los que reciben su pago del Libro Diario Mayor de contabilidad) deben ser verificados mediante el Bridger antes de efectuar cualquier compra o pago y su verificación haya sido documentada.
Para obtener más información y/o aclaraciones sobre el software Bridger, contacte con el Senior Technical Analyst o el Enterprise Rep. Administrator de CARE USA- Atlanta (Ver Anexo Nº 01, Lista de Contactos).
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10.15.5 Definición de términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas. 10.15.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha efectiva Capítulo 10 Sección 10.15
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.15
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.15
La adopción de la política es aceptable antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.15.7 Otros materiales de referencia y guía
N/C
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10.16 INFORMACIÓN PARA LOS PROYECTOS FINANCIADOS POR EL GOBIERNO DE EE. UU. 10.16.0 Objetivo
El objetivo de esta sección es proporcionar una orientación sobre la aplicabilidad de los requisitos cuando se usa financiación del gobierno de EE. UU.
10.16.1 Política
CARE seguirá requisitos específicos de adquisiciones de bienes, servicios y consultores asociados con donaciones y acuerdos contractuales con departamentos y organismos del gobierno, de EE. UU.
10.16.2 Personas y Oficinas afectadas
Esta política se aplicará a todas las Oficinas de País y regionales de CARE USA en las que las adquisiciones de bienes/servicios, de servicios de consultoría y de viajes y/o transporte de mercancías se haya utilizando fondos del gobierno de EE. UU. Las Oficinas de País no ligadas a CARE USA que dispongan de financiación del gobierno de EE. UU. también deben cumplir esta política.
10.16.3 Descripción de la política
Las reglamentaciones y los requisitos de adquisiciones aplicables a los proyectos financiados por organismos del gobierno de EE. UU. son numerosos. Con la excepción de los requisitos de fuente, de origen y nacionalidad de la USAID, prácticamente todos estos requisitos son iguales para todas la agencias donantes del gobierno de EE. UU. Debido a que CARE recibe la gran mayoría de los fondos del gobierno de EE. UU. a través de la USAID, en este capítulo se citan específicamente las reglamentaciones aplicables a USAID. En el caso de proyectos de CARE financiados con fondos del gobierno de EE. UU. (U.S.
Government, USG), que incluyen la Agencia para el Desarrollo Internacional (Agency for
International Development, USAID), el Departamento de Trabajo (Department of Labor, DOL), el Departamento de Estado (Department of State, DOS), el Departamento de salud y servicios humanos (Department of Health and Human Services, HHS), los Centros para control de enfermedades (Centers for Disease Control, CDC) y la Oficina de población, refugiados y migraciones (Bureau of Population, Refugees and Migration, BPRM), pueden existir requisitos adicionales de adquisiciones de bienes y servicios, incluso para boletos de avión. Con la excepción de la Ley de Vuelo Bajo Bandera Norteamericana (Fly America Act), la orientación que se da en esta sección se refiere a programas financiados por USAID, y no por otros organismos del gobierno de los EE. UU. que hacen donaciones. Es de la mayor importancia leer el acuerdo de subvención y todas sus modificaciones para determinar cuáles son las restricciones que se aplican a su proyecto.
NOTA: es posible que existan cláusulas comparables a las de USAID para otros organismos del gobierno de EE. UU., que pueden encontrarse en el texto de su donación o acuerdo de cooperación de la agencia específica.
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A. REQUISITOS DE USAID SOBRE FUENTE, ORIGEN Y NACIONALIDAD Los siguientes requisitos de fuente, origen y nacionalidad son aplicables sólo a los fondos de USAID y pueden verse en el 22 CFR 228 y en las cláusulas estándar obligatorias (Mandatory Standard Provisions) que forman parte de su subvención o acuerdo de cooperación con USAID. Estos requisitos también se aplican a todos los fondos contractuales de USAIDque CARE recibe en virtud de un contrato con USAID o un subcontrato con un contratista primario de USAID. Estos requisitos no se aplican a otros organismos o departamentos del USG, incluidos los enumerados anteriormente. Tenga en cuenta las siguientes definiciones de criterios generales:
Fuente: El país desde el cual se envía una mercancía al país cooperador, o el país cooperador mismo si la mercancía se encuentra en él en el momento de la compra. Origen: El país en el que una mercancía se extrae, se cultiva o se produce. Nacionalidad: Las reglas sobre la nacionalidad de los proveedores de mercancías se refieren sólo a los proveedores, no a las mercancías que proveen. En el caso del código geográfico “000” deben cumplirse los tres (3) criterios para hacer compras superiores a 5.000 dólares [o su equivalente en moneda local]. Si no se cumplen las tres definiciones anteriores, se requiere una exención. Un ejemplo de una plantilla de exención de USAID para fuente, origen y nacionalidad se muestra en el Adjunto Nº 22.
B. Código Geográfico de USAID Todos los acuerdos con financismiento de USAID tendrán un código geográfico que designa a un país o grupo de países en los cuales pueden comprarse bienes y servicios según cada acuerdo con USAID. Los siguientes son los códigos de USAID que se usan con mayor frecuencia: i. Código 000: Estados Unidos de Norteamérica, todos los estados de los Estados Unidos, el
Distrito de Columbia y zonas de soberanía asociada a los EE. UU., incluso comunidades, territorios y posesiones. Las adquisiciones con este grupo están permitidas en todos los
casos.
ii. Código 899: Cualquier zona o país, excepto el país cooperador y los siguientes países restringidos por la política exterior de EE.UU.: Cuba, Irán, Myanmar, Corea del Norte, Sudan y Siria. No se permite las adquisiciones en estos países. Si su Oficina de País
contempla hacer compras de los países de este grupo, debe contactarse con la Unidad
Administrativa Regional, o con los Departamentos de Adquisiciones o Legal de CARE
USA. iii. Código 935: Cualquier zona o país, incluido el país cooperador (salvo los países
restringidos por la política exterior de EE. UU.: Cuba, Irán, Myanmar , Corea del Norte, Sudan y Siria). Se permite las adquisiciones en este grupo, excluyendo el Código 899 referidos a los países antes mencionados.
iv. Código 941: Estados Unidos y cualquier país independiente (salvo los países restringidos
por política exterior que se mencionaron anteriormente) excluido el país cooperador en si mismos y los siguientes: Albania, Andorra, Angola, Armenia, Austria, Australia,
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Azerbaiyán, Bahamas, Bahréin, Bélgica, Bosnia - Herzegovina, Bulgaria, Bielorrusia, Canadá, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Estonia, Finlandia, Francia, Gabón, Georgia, Alemania, Grecia, Hong Kong, Hungría, Islandia, Irlanda, Italia, Japón, Kazajistán, Kuwait, Kirguistán, Letonia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Macedonia,* Malta, Moldavia, Mónaco, Mongolia, Montenegro*, Países Bajos, Nueva Zelanda, Noruega, República Popular China, Polonia, Portugal, Qatar, Rumanía, Rusia, San Marino, Arabia Saudita, Serbia*, Singapur, República de Eslovaquia, Eslovenia, Sudáfrica, España, Suecia, Suiza, Taiwán*, Tayikistán, Turkmenistán, Ucrania, Emiratos Árabes Unidos, Reino Unido, Uzbekistán y Ciudad del Vatican.º Las adquisiciones en estos
países requiere una exención. v. Exenciones: La autoridad para aprobar exenciones a las políticas establecidas sobre
fuente, origen y nacionalidad se delegan al Oficial de Convenios y Contratos de USAID. Cuando solicite una exención para la fuente, origen y nacionalidad, el programa puede usar la Plantilla de solicitud de exención, Anexo Nº 22.
vi. Costos compartidos/Fondos de contrapartida: Las reglas sobre fuente, origen y
nacionalidad no se aplican a las mercancías compradas mediante costos compartidos o fondos de contrapartida.
vii. Países restringidos por política exterior: En ninguna circunstancia pueden gastarse los
fondos de USAID para comprar bienes o servicios que provengan en su totalidad o parcialmente de un país restringido por la política exterior como Cuba, Irán, Myanmar, Corea del Norte, Sudán y Siria.
C. Adquisiciones de bienes con fondos del Gobierno de los EE.UU. Los requisitos del gobierno de EE. UU. relacionados con adquisiciones pueden considerarse en dos áreas generales. En primer lugar, el personal de CARE debe seguir en todo momento las políticas internas de adquisiciones aplicables de CARE. En segundo lugar, el personal de CARE debe cumplir las diversas restricciones que USAID u otro donante del Gobierno de EE.UU pueden imponer sobre transacciones específicas de Adquisiciones. Según la OMB Circular A-122, Párrafo 15, todos los elementos definidos como "equipo" (bienes con un precio de compra de 5.000 dólares y una vida útil de un año) requieren la aprobación previa del donante del gobierno de EE. UU. (1) Bienes restringidos (requieren aprobación previa de USAID independientemente del importe) Además, USAID ha establecido políticas que declaran a los siguientes artículos como bienes "restringidos", para los cuales CARE debe recibir una aprobación previa a la compra (tener en cuenta que los siguientes requisitos no se aplican a ningún otro donante del gobierno de EE. UU.) Según los requisitos de fuente, origen y nacionalidad de USAID que figuran en 22 CFR 228.13 y en la Sección 9 of USAID's Mandatory Standard Provisions applicable to US Organizations, los siguientes elementos "restringidos" requieren la aprobación previa de USAID a no ser que sean de fuente y origen estadounidense y formen parte de la descripción y presupuesto aprobados del programa:
1) mercancías agrícolas 2) vehículos a motor* (automóviles, motocicletas, lanchas, etc.)
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3) productos farmacéuticos 4) pesticidas 5) equipos usados, y 6) fertilizantes.
* Se excluyen de la definición de vehículos, los vehículos industriales para transporte de materiales y movimientos de tierra, como camiones, tractores, motoniveladoras, descarnadores, camiones pesados (off-the-highway trucks, como los volquetes) y otros vehículos que no están destinados a transitar a velocidades normales de carretera (40 kilómetros por hora o más).
Cualquiera de estos bienes que no sean de fuente, origen y nacionalidad estadounidense, no sólo deben recibir la "aprobación previa" mencionada anteriormente, sino que también deben recibir una exención para ser comprados sin cumplir los requisitos de fuente, origen y nacionalidad estadounidense. NOTA: Si el elemento de equipamiento está específicamente identificado e incorporado en la descripción del programa, en el plan de la donación, en las enmiendas o en el presupuesto aprobado del donante, se asume que se ha cumplido con el requisito de aprobación previa. Tenga en cuenta que no es necesario que el elemento de equipamiento identificado señale la marca: si se ha identificado de forma general un “vehículo” o una “motocicleta” como se señala en la frase anterior, se ha cumplido con el requisito de aprobación previa.
(2) Bienes inelegibles (no comprarlos nunca con fondos del USG) Según la Section 9 of USAID's Mandatory Standard Provisions applicable to US Organizations, USAID también tiene bienes y servicios "inelegibles" que nunca pueden financiarse con fondos de USAID. Los bienes y servicios inelegibles son:
1) equipo militar 2) equipo de vigilancia 3) mercancías y servicios relacionados con actividades de ejecución de las leyes 4) equipos y servicios para realizar abortos, 5) artículos de lujo 6) equipos para juegos de azar, y 7) equipos para modificación del clima.
Adquisiciones locales– Código 935 (Abril de 1999) Sujeto al 22 CFR 228.40, si las adquisiciones tiene lugar en el país cooperador, son proporcionadas por proveedores locales y no consiste en bienes “restringidos” o “inelegibles” como se describieron anteriormente, se permite las adquisiciones y no se requiere una exención. A continuación se transcribe un extracto de las Cláusulas Estándar Obligatorias, sección I-20, en la Tabla-I, que se se aplica a todos los códigos geográficos de USAID.
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Tabla I
a. Financing local procurement involves the use of appropriated funds to finance the procurement of goods and services supplied by local businesses, dealers or producers, with payment normally being in the currency of the cooperating country.
b. Locally finance procurements must be covered by source and nationality waivers as set forth in 22 CFR 228 Subpart F, except as provided for in mandatory standard provision, “USAID Eligibility Rules for Goods and Services.”, or when one of the following exceptions applies: 1. Locally available commodities of U.S. origin, which are otherwise eligible for financing, if the
value of the transaction is estimated not to exceed $ 100,000 exclusive of transportation costs. 2. Commodities of geographic code 935 origin if the value of the transaction does not exceed the
local currency equivalent of $ 5,000. 3. Professional Services Contracts estimated not to exceed $ 250,000. 4. Construction Services Contracts estimated not to exceed $ 5,000,000. 5. Commodities and services available only in the local economy (no specific per transaction value
applies to this category). This category includes the following items: i. Utilities including fuel for heating and cooking, waste disposal and trash collection
ii. Communications – telephone, telex, fax, postal and courier services; iii. Rental Costs for housing and office space; iv. Petroleum, oils and lubricants for operating vehicles and equipment; v. Newspapers, periodicals and books published in the cooperating country;
vi. Other commodities and services and related expenses that, by their nature or as a practical matter, can only be acquired, performed, or incurred in the cooperating country, e.g. vehicle maintenance, hotel accommodations, etc.
c. The coverage on ineligible and restricted goods and services in the mandatory standard provision
entitled “USAID Eligibility for Goods and Services”, shall also apply to local procurement. d. This provision will be included in all sub-agreements where local procurement of goods and services
is a supported element.
D. Ley de Vuelo Bajo Bandera Estadounidense – Fly American Act ( Se aplica a TODOS los fondos del Gobierno de los EE.UU.
1) Viajes por vía aérea: Todos los viajes por vía aérea presupuestados y efectuados con una donación del gobierno de EE. UU. deben cumplir los requisitos de la Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense (ver Anexo 19 A). Esta ley requiere que se use en todos los sectores un transportador de bandera estadounidense, siempre que sea posible. No existen exenciones para este requisito. La persona que viaja y su supervisor, en consulta con el responsable de presupuesto del convenio o el correspondiente gerente de contrato, deben confirmar que el viaje está presupuestado y aprobado por el donante previo a la aprobación de la solicitud de pasajes. La aprobación del donante o la referencia a un presupuesto específico del convenio deben adjuntarse a la documentación de respaldo de pago del boleto. Los detalles del presupuesto aprobado deben incluir el número de identificación de la donación, motivo del viaje, nombre de los pasajeros y puntos de origen y destino.
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La Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense requiere que todos los empleados, dependientes, consultores y sub receptores financiados en parte o totalmente con fondos del gobierno de los EE.UU. viajen con una transportadora aérea de bandera estadounidense, cuando “esté disponible” un servicio de transporte aéreo de bandera estadounidense o un socio con código compartido. Un socio con código compartido se define como una transporetadora extranjera con un acuerdo de código compartido; en el billete se identifica el código de la transportadora de bandera estadounidense designante y el número de vuelo. En el caso de líneas aéreas con código compartido con transportadoras de bandera estadounidense, el uso de dichas líneas aéreas se considera transporte proporcionado por una transportadora aérea estadounidense. En el Anexo Nº 19 B se muestra una lista actualizada de “Socios con Código Compartido”. ES MUY IMPORTANTE TENER EN CUENTA que un servicio de transporte aéreo de bandera norteamericana se define como “disponible” aún cuando:
• Una transportadora aéreo extranjera pueda proporcionar un servicio comparable o diferente a menor costo.
• La agencia o el viajero prefieran o les sea más conveniente el servicio de una
transportadora aérea extranjero.
En los casos donde no sea posible utilizar una transportadora aérea de bandera estadounidense o de un socio con código compartido, debe documentarse una justificación. Se usa la Lista de Verificación de Excepciones a la Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense para certificar la falta de disponibilidad, y debe de ser firmada por el viajero y adjuntada a la factura de pago. La evidencia de la aprobación del viaje de la agencia del gobierno de los EE.UU. y cualquier lista de verificación de excepciones requerida deben incluirse en los documentos de respaldo de pago del viaje. Los viajeros no serán reembolsados por cualquier viaje financiado por el gobierno de los EE.UU. en una aerolínea de bandera extranjera sin la correspondiente certificación de excepción. Favor ver en el Anexo N° 19 C una copia de la Lista de Verificación de Excepciones a la Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense
2) Envío de bienes por vía marítima (Junio de 1999): Todas las mercancías y bienes adquiridos con fondos del gobierno de EE. UU. que requieran transporte por vía marítima, deben ser transportados por una transportadora de bandera estadounidense. La Tabla-II que figura a continuación es un extracto de la Cláusula Estándar Obligatoria 303, Sección I-19:
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Tabla-II
(This provision is applicable for awards and subawards of $ 100,000 or more when goods purchased with funds provided under this award are transported to cooperating countries on ocean vessels whether or not award funds are used for the transportation.) At least 50% of the gross tonnage of all goods purchased under this agreement and transported to the cooperating countries shall be made on privately owned U.S. flag commercial ocean vessels, to the extent such vessels are available at fair and reasonable rates for such vessels. At least 50% of the gross freight revenue generated by shipments of goods purchased under this agreement and transported to the cooperating countries on dry cargo liners shall be paid to or for the benefit of privately owned U.S. flag commercial ocean vessels to the extent such vessels are available at fair and reasonable rates for such vessels. When U.S. flag vessels are not available, or their use would result in a significant delay, the grantee may request a determination of non-availability from the USAID Transportation Division, Office of Procurement, Washington, D.C. 20523, giving the basis for the request which will relieve the grantee of the requirement to use U.S. flag vessels for the amount of tonnage included in the determination. Shipments made on non-free world ocean vessels are not reimbursable under this grant. The recipient shall send a copy of each ocean bill of lading, stating all of the carrier’s charges including the basis for calculation such as weight or cubic measurement, covering a shipment under this agreement to: U.S. Department of Transportation Maritime Administration, Division of National Cargo, 400 7th Street, S.W., Washington D.C. 20590, and U.S. Agency for International Development Office of Procurement, Transportation Division 1300 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, D.C. 20523-7900 Shipments by voluntary nonprofit relief agencies (i.e. PVOs) shall be governed by this standard provision and by USAID Regulation 2, ‘Overseas Shipments of Supplies by Voluntary Nonprofit Relief Agencies” (22 CFR Part 202) Shipments financed under this grant must meet applicable eligibility requirements as set out in 22 CFR 228.21. [End of Provision]
Un servicio de transporte aéreo de bandera estadounidense se define como “no disponible” en los siguientes casos. En esos casos, se requiere documentación archivada que confirme el hecho.
• Viaje entre dos puntos fuera de Estados Unidos: en el caso de viajes entre dos
puntos fuera de Estados Unidos, se considera que el servicio de transporte aéreo
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bajo bandera estadounidense no está razonablemente disponible cuando el viaje no forma parte de un trayecto desde o hacia Estados Unidos.
• Para todos los viajes de corta distancia (de 3 horas o menos), independientemente
del origen y destino, no se considerará que el transporte aéreo bajo bandera estadounidense está disponible cuando el tiempo de viaje de un vuelo programado por el transportista aéreo extranjero entre los aeropuertos de origen y destino sea de 3 horas o menos.
Tabla-II
(This provision is applicable for awards and subawards of $ 100,000 or more when goods purchased with funds provided under this award are transported to cooperating countries on ocean vessels whether or not award funds are used for the transportation.) At least 50% of the gross tonnage of all goods purchased under this agreement and transported to the cooperating countries shall be made on privately owned U.S. flag commercial ocean vessels, to the extent such vessels are available at fair and reasonable rates for such vessels. At least 50% of the gross freight revenue generated by shipments of goods purchased under this agreement and transported to the cooperating countries on dry cargo liners shall be paid to or for the benefit of privately owned U.S. flag commercial ocean vessels to the extent such vessels are available at fair and reasonable rates for such vessels. When U.S. flag vessels are not available, or their use would result in a significant delay, the grantee may request a determination of non-availability from the USAID Transportation Division, Office of Procurement, Washington, D.C. 20523, giving the basis for the request which will relieve the grantee of the requirement to use U.S. flag vessels for the amount of tonnage included in the determination. Shipments made on non-free world ocean vessels are not reimbursable under this grant. The recipient shall send a copy of each ocean bill of lading, stating all of the carrier’s charges including the basis for calculation such as weight or cubic measurement, covering a shipment under this agreement to: U.S. Department of Transportation Maritime Administration, Division of National Cargo, 400 7th Street, S.W., Washington D.C. 20590, and U.S. Agency for International Development Office of Procurement, Transportation Division 1300 Pennsylvania Avenue, N.W. Washington, D.C. 20523-7900 Shipments by voluntary nonprofit relief agencies (i.e. PVOs) shall be governed by this standard provision and by USAID Regulation 2, ‘Overseas Shipments of Supplies by Voluntary Nonprofit Relief Agencies” (22 CFR Part 202) Shipments financed under this grant must meet applicable eligibility requirements as set out in 22 CFR 228.21. [End of Provision]
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E. REGLAMENTOS DE EXPORTACIÓN DEL GOBIERNO DE EE. UU. Según el ALMIS #5912 emitido el 14 de septiembre de 2005 por el Departamento Legal de CARE USA, cuando se planean o efectúan actividades de adquisiciones, las Oficinas de País deben tener en cuenta que, según las leyes y reglamentos de EE. UU., si CARE planea transportar bienes hechos en los EE. UU. o de marcas estadounidenses (de cualquier localidad) hacia un país extranjero, o embarcar bienes de origen estadounidense o de otro origen desde EE. UU. Hacia un país extranjero, es posible que se requieran ciertos permisos de exportación del gobierno de los EE. UU. El Departamento de comercio, Oficina de industria y seguridad (BIS) de EE. UU. es el que administra estos requisitos.
Aunque estas restricciones se aplican a muchos tipos diferentes de bienes y servicios, los artículos hechos o fabricados en EE. UU. que CARE adquiere con más frecuencia y están implicados en estas reglamentaciones, son los siguientes:
1. Equipos electrónicos, como ordenadores, computadoras portátiles, teléfonos satelitales, radios o software.
2. Artículos militares, policiales o para el control de crímenes, como armaduras, chalecos antibalas, vehículos blindados o gafas para visión nocturna.
3. Envíos de cualquier tipo de mercancías o servicios a Cuba, Irán, Myanmar, Sudán*, Siria o Corea del Norte.
* Sudán está sujeto a restricciones y regulacioness diferentes, y CARE posee varias
licencias para operar allí.
Si los artículos están sujetos a requisitos de control de exportaciones, el Departamento Legal de CARE puede tratar de conseguir una licencia del BIS para exportar dichos artículos. Las licencias tardan varios meses en procesarse y requieren que CARE siga pasos detallados en relación con los artículos, incluidos un inventario detallado y seguimiento minucioso. Tener en cuenta que estas reglas se aplican a ciertos artículos de alta tecnología, portátiles, de origen estadounidense, pero destinados a permanecer en una Oficina de País, incluidos artículos portátiles de uso frecuente como computadoras portátiles, teléfonos satelitales y otros artículos. Para hacer cualquier pregunta respecto a controles de exportación y requisitos de licencia, contacte con el Departamento Legal de CARE USA o el Departamento de Adquisiciones de Casa Matriz Atlanta (Vea Anexo Nº 1, Lista de Contactos).
10.16.4 Procedimiento N/C
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10.16.5 Definición de Términos Consulte el Anexo Nº 20 para ver una lista de siglas o acronimos. 10.16.6 Historial de la revisión y política asociada
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha Efectiva Capítulo 10 Sección 10.16
5 de febrero 2009 Nueva política 2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.16
1ro. de octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.16
La adopción de la política es opcional antes de la fecha efectiva pero es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.16.7 Otros materiales de referencia y guía
� Anexo Nº 19 A Ley de Vuelo bajo Bandera Estadounidense (Fly America Act) � Anexo Nº 19 B Socios con Código Compartido � Anexo Nº19 C Formulario Lista de Verificación de Excepociones a la Ley bajo Bandera
Estadounidense. � Anexo Nº 22 Plantilla de solicitud de exención de USAID � 22 CFR 226 – Administración de donaciones de ayuda a organizaciones no
gubernamentales estadounidenses. http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_07/22cfr226_07.html
� 22 CFR 228 – Reglas sobre la fuente, el origen y la nacionalidad de mercancías y servicios financiados por USAID. http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_07/22cfr226_07.html
� 22 CFR Parte 202 – Embarque marítimo de insumos por parte de agencias de asistencia voluntarias sin fines de lucro.
http://www.access.gpo.gov/nara/cfr/waisidx_06/22cfr202_06.html
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10.17 CÓDIGO DE CONDUCTA DE ADQUISICIONES 10.17.0 Objetivo
El objetivo de esta política es crear conciencia de los estrictos códigos de conducta de CARE. 10.17.1 Política
Todos los empleados de CARE USA y de las Oficinas de País controladas por CARE USA deben cumplir las siguientes políticas. La falta de observancia de cualquiera de estas políticas puede conducir al despido del empleado.
10.17.2 Personas y Oficinas afectadas
Las políticas a las que se hace referencia en esta sección se aplican a todos los empleados de CARE USA y de las Oficinas de País controladas por CARE USA, independientemente de su departamento, unidad o proyecto.
10.17.3 Descripción de la política
Los representantes de adquisiciones y de los proveedores deben observar estrictos estándares para poder garantizar una conducta ética en las operaciones comerciales. Todas las relaciones deben ser profesionales y gestionarse de manera tal que garanticen precios libres y competitivos. Además, las actividades de adquisiciones deben llevarse a cabo de tal forma que se eviten conflictos de intereses personales u organizacionales. Todo el personal de CARE involucrado en actividades de adquisiciones debe conocer las políticas y procedimientos estándar relacionados con los conflictos de intereses, la confidencialidad y la aceptación de regalos y gratificaciones. Mediante este conocimiento, tanto los empleados como la organización pueden protegerse de transgresiones de la conducta ética, ya sean intencionales o no. El personal de CARE debe mantener los más altos estándares de ética y cualquier contravención de los mismos puede dar lugar a una sanción disciplinaria.
Todos los empleados deben observar los códigos de conducta de CARE, que se describen a continuación:
A. Código de conducta de Adquisiciones No se puede seleccionar a un proveedor de bienes o servicios por ninguna razón que no sea su capacidad de satisfacer las necesidades de la organización. No puede aceptar ningún bien o servicio personal ni otras formas de compensación o favores de un proveedor, salvo como contribución habitual a CARE. Las pagos, comisiones, retribuciones o cualquier forma de soborno con la intención de inducir o recompensar decisiones o acciones del gobierno favorables, son inaceptables y están prohibidas. Ningún miembro del personal puede, violando cualquier ley, pagar u ofrecer un pago ni dar nada de valor a un donante, entidad gubernamental o partido político. Esta cláusula no está destinada a prohibir los regalos empresariales de rutina, modestos, de poco valor, habituales en las relaciones comerciales locales, siempre y cuando no violen ninguna ley, reglamento o política de CARE aplicables y se ponga en conocimiento completo del supervisor inmediato del empleado.
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Antes y durante el proceso de adquisiciones para realizar licitaciones, ofertas cerradas, solicitud de propuestas y cualquier otro proceso de licitación, ningún empleado o miembro del comité de adquisiciones debe aceptar regalos, dinero o servicios de los proveedores. El proceso de adquisiciones debe ser transparente y no debe presentar aspectos reales o de apariencia impropia.
B. Pérdidas y actos fraudulentos
La reputación de CARE es un bien de inmenso valor. Todos nosotros debemos trabajar para mantener el más alto grado de responsabilidad frente a nuestros donantes y evitar o prevenir situaciones que puedan comprometer nuestra posición. Esta política se aplica a todas las irregularidades, reales o sospechadas, que involucren no sólo a los empleados, sino también a los proveedores u otras partes. Las investigaciones al respecto se llevarán a cabo sin tener en cuenta aspectos tales como la antigüedad en el puesto, el cargo, el título ni tampoco de relacionamiento. Los actos que se pueden considerar como maquinaciones, malversación de fondos o irregularidades fiscales son, entre otros: • Cualquier acto deshonesto o fraudulento; • La falsificación o alteración de cualquier documento o cuenta perteneciente a CARE
(entre otros, hojas personales de actividades, planillas o rol de salarios, registros de ausencias y otras cuentas relacionadas, informes de viajes y gastos, registros de cuentas anticipadas, documentos de Adquisiciones, registros de mercaderías agrícolas, repuestos o materiales de proyectos y registros de inventario de equipos, informes de gestión y control de alimentos, etc.);
• Falsificación o alteración de un cheque, giro bancario o cualquier otro documento financiero;
• Malversación o abuso de fondos, mercancías, valores, suministros, repuestos, materiales y equipos de proyectos u otras propiedades;
• Inapropiada manipulación o informes de dinero, transacciones financieras o procedimientos de licitación;
• Aceptar o tratar de conseguir cualquier cosa de valor material de los proveedores o de las personas que proporcionan servicios/materiales a CARE (excepciones: regalos perecederos destinados a un grupo de empleados, como dulces o flores);
• Destrucción o apropiación indebida de registros, mobiliario, instalaciones o equipos; • Desvío, alteración o manejo malicioso de documentos o información y/o cualquier
irregularidad similar o relacionada.
C. Conflicto de intereses Debe evitarse escrupulosamente todo conflicto entre los intereses personales y los intereses de CARE (“conflicto de intereses”). Si usted, o un miembro de su familia, tienen un posible conflicto o incluso la apariencia de un conflicto con los intereses de CARE, debe poner en conocimiento de su gerente las circunstancias detalladas. A los fines de esta política, su familia incluye a su cónyuge, sus hermanos, padres, hijos o pareja de hecho. El conflicto de intereses puede surgir en una gran variedad de situaciones, en las cuales los intereses de CARE tales como la confianza en las obligaciones de lealtad y confidencialidad del personal, entren en competencia o conflicto con las actividades
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personales u otras actividades o compromisos profesionales del personal de CARE. Surge un claro conflicto de intereses cuando usted o un miembro de su familia, de forma directa o indirecta:
� Participan en la evaluación, selección, adjudicación o administración de un contrato, préstamo, compra, venta, orden de inversión, donación u otra transacción que hace CARE o un organismo relacionado que beneficiará de forma directa o indirecta a usted o a su familia.
� Tienen un interés financiero o comercial de otro tipo (excepto la propiedad de menos del cinco por ciento de las acciones de una sociedad anónima bursátil) u ostenta una posición de poder, autoridad, influencia, gobierno o control sobre cualquiera de las partes que negocian con CARE, sus programas o entidades relacionadas, y usted, como miembro del personal de CARE, participa o puede influir potencialmente en la transacción.
� Están en posición de obtener ganancias personales o individuales de cualquier transacción en la que toma parte CARE, un programa de CARE o una entidad relacionada con CARE.
� Aceptan regalos, favores o cualquier cosa de valor monetario de donantes o proveedores de CARE, incluso contratistas (excepto en lo referente a regalos no solicitados con valor nominal, formación, viajes, materiales u otros elementos proporcionados para beneficio de CARE, con la aprobación del supervisor).
� Tienen obligaciones de fiduciarias o de lealtad de otro tipo con otra entidad que está asociada, presta, dona, invierte, negocia o lleva a cabo negocios de otras formas con CARE y usted, como miembro del personal de CARE, participa o puede influir potencialmente en la transacción.
El personal de adquisiciones y los empleados que solicitan periódicamente bienes o servicios para CARE son sometidos a un escrutinio muy riguroso. Puede abstenerse de participar en cualquier decisión de CARE relacionada con un conflicto real o aparente, y seguir los pasos adecuados para eliminar el conflicto. Este requisito no debe ser entendido como una prohibición de manifestar su posición respecto al tema, ni de responder a las preguntas pertinentes que le haga su supervisor, si sus conocimientos personales pueden ser de ayuda a CARE para tomar una decisión. Puede convocarse a una persona o comité imparcial para revisar una situación que involucre un conflicto de intereses, si es adecuado o necesario.
D. Información confidencial
CARE USA tiene registros e información confidenciales y usted debe tratar dichos materiales de la misma manera. Esto incluye todas las comunicaciones verbales o por escrito, entre otras el trabajo producido como parte de sus propias tareas, datos financieros, archivos informáticos, contratos, materiales de adquisiciones (listas de proveedores, órdenes de compra, etc.), datos de comercialización y de donantes (nombres de donantes, listas de correo, contribuciones, etc.), material de programas (informes de proyectos, solicitud de subvenciones, correspondencia con Oficinas de País o miembros de CARE International, etc.), datos del personal o del equipo (archivos del personal, datos de salarios, etc.) y documentos corporativos en general (políticas internas, procedimientos, actas de reuniones, documentos, notas, archivos).
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Se espera que usted proteja y mantenga en estricto secreto la información que corresponda y que tenga un nivel de cuidado razonable para evitar la divulgación de cualquier información referente a CARE USA de cualquier forma que se oponga a los intereses o sea lesiva para CARE USA o para aquellos con los que trabaja CARE USA. Se le prohíbe copiar cualquier información confidencial de uso interno o externo de CARE para fines que no sean el cumplimiento de sus deberes en CARE. Será sancionado como corresponda, lo que incluye el despido, si revela a sabiendas o no información confidencial. Si no está seguro acerca de la naturaleza confidencial de una información determinada, pídale aclaraciones a su supervisor.
E. Cómo informar de violaciones de las políticas anteriores Todos los empleados tienen la obligación de informar de las pérdidas, actos ilegales y otras violaciones de las políticas descritas anteriormente si creen que han ocurrido, si han visto esas conductas o han recibido cualquier información sobre dichas conductas. Las violaciones deben informarse a un supervisor, a la gerencia de un nivel más alto, a un representante de Recursos Humanos, Auditor Interno o a la Oficina de Asesoramiento General. El informe puede ser verbal o por escrito, y debe proporcionar detalles sobre lo que sucedió, incluidos la fecha, lugar y nombres de los testigos, si los hubiera.
Línea Confidencial de CARE
CARE está comprometido a detectar y corregir fraudes, malversaciones, discriminaciones, acoso sexual y explotación, y otras conductas incorrectas (colectivamente denominadas “conducta incorrecta”). La conducta incorrecta debe de ser reportada a un supervisor, gerente de mayor nivel, representante de Recursos Humanos, Auditor Interno o a la Oficina de Asesoramiento General. Si no se siente capaz de reportar la violación de las políticas a cualquiera dentro de CARE, usted puede reportar anónimamente si lo desea, por Internet o por teléfono (con interpretes disponibles en 150 idiomas) a la Línea de CARE proporcionada por un proveedor externo. Las denuncias sobre conducta incorrecta serán tomadas seriamente, y se conducirá una investigación bajo la dirección de la Unidad de Cumplimiento de Normas y la Oficina de Asesoramiento General. Los informes serán mantenidos confidencialmente al mayor grado posible, consistente con la necesidad de conducir una investigación adecuada. Las denuncias deben de ser hechas en buena fe. Ningún empleado que informe de buena fe sobre infracciones sufrirá acoso o represalias. Las violaciones a las políticas existentes que pueden ser reportadas por la Línea Confidencial de CARE incluyen las siguientes políticas de los EE.UU. y de la Oficina de País:
• Políticas sobre Perdidas y Actos Fraudulentos • Políticas contra la Discriminación y el Acoso Sexual • Códigos de Conducta y Rendición de Cuentas para los participantes de programas • Temas relacionados al acoso y explotación • Políticas de Conflicto de Intereses
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Para contactar al proveedor de la Línea de CARE:
� Ingresar a https://www.clearviewconnects.com (escribir CARE como nombre de la organización).
O � A través de su operador local, marcar 647-426-7273 como llamada por cobrar *
*Si el operador realiza una Llamada por Cobrar también llamada “de cargo
revertido”), será pagada por la parte que recibe la llamada. FAVOR TOMAR EN
CUENTA que las llamadas desde teléfonos celulares incurrirán en cargos locales por
los minutos usados.
O � Digite línea gratuita en Norte América 1-877-492-2738.
10.17.4 Procedimiento
N/A 10.17.5 Definición de Términos
Favor referirse al Anexo N°. 20 para una lista de siglas o acrónimos 10.17.6 Historial de Revisión y Políticas Asociadas
Versión Fecha de emisión Notas de cambios Fecha Efectiva Capítulo 10 Sección 10.08 del Manual P y P de Administración y Finanzas
20 de febrero 2002 Manual Inicial 20 de febrero 2002
Capítulo 10, Sección 10.17
5 de febrero 2009 La revisión reemplaza Sección 10.8
2 de marzo 2009
Capítulo 10, Sección 10.17
1ro. octubre 2010 La revisión reemplaza Sección 10.17
La adopción de la política es opcional antes de la fecha de efectiva sin embargo es obligatoria a partir del 1ro. de enero 2011
10.17.7 Otros Materiales que Proveen Referencia y Orientación
N/A
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10.18 INFORMACIÓN SOBRE PROYECTOS FINANCIADOS POR LA UNIÓN EUROPEA 10.18.0 Propósito
El objetivo de esta sección es proporcionar una orientación sobre la aplicabilidad de los requisitos cuando se usa financiamiento de la Comisión Europea, incluyendo la Direcciòn General para Ayuda Europea, la Direcciòn de Ayuda Humanitaria General (ECHO) y el Fondo Europeo para el Desarrollo (EDF).
10.18.1 Política
CARE deberá cumplir con requerimientos específicos para la adquisición de bienes, servicios y consultoría asociados con acuerdos con la Comisión Europea (CE).
10.18.2 Personas y Oficinas Afectadas
Esta política se aplica a todas las oficinas de país y oficinas regionales de CARE cuando la adquisición de bienes, servicios y servicios de consultoría involucra fondos de la CE.
10.18.3 Detalles de Política Las regulaciones y requisitos de adquisiciones aplicables a proyectos financiados por organizaciones y gobiernos de la Comisión Europea son numerosas. Para una información detallada y completa de las políticas y procedimientos, favor referirse al documento “Procesos de Adquisición de CARE Internacional para Contratos Financiados por la Comisión Europea”, emitido en septiembre de 2010. Si se tiene preguntas sobre las regulaciones de adquisición para donantes de la Comisión Europea, favor contactarse con la Oficina de Coordinación para la Unión Europea de la Secretaría General de CARE Internacional en Bruselas. [email protected]. Para preguntas específicamente relacionadas con contratos favor contactarse con la persona responsable del Miembro Socio Europeo de CARE.
