Capitulo 10: El mando que asegura la

calidad

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2009200920092009

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Ing. Manuel Benítez Codas (PhD©)

Ing. Verónica Ríos Bordón

calidad Fuente: Manuel Díaz Aledo

Consultor de “DYAL QUALITY”

� El organigrama es la representación gráfica de la organización de una empresa, institución, organismo, etc., y es diseñado conforme las características del rubro o tipo de actividad de ellas.

� Al elaborar un organigrama, siempre cabe preguntarse si es preferible definir las funciones de mando o los puestos ocupados por quien ha de ostentarlo. ocupados por quien ha de ostentarlo.

� Las funciones de mando se otorgarán a quienes ocupen puestos de mando, es decir hagan cabeza en cada una de las unidades diseñadas en el organigrama o en las subdivisiones de éstas.

� Así pues, es recomendable establecer previamente los departamentos, áreas o secciones que existen o han de existir en la empresa, fijar los puestos de trabajo que requieren mando en las mismas y diseñar así el organigrama.

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Se empieza por la cabeza de la empresa que, según los casos, será:◦ Consejo de Administración

◦ Director General

◦ Gerentes funcionales◦ Gerentes funcionales

◦ Supervisores

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� A partir de ahí, estableceremos, dibujando los tradicionales rectángulos o recuadros representativos de las subdivisiones de la empresa, esos departamentos, secciones o áreas.

� Su denominación dependerá de la empresa , su rubro de actividad y sus usos y costumbres, de su tamaño y del grado de división que se quiera o sea preciso realizar. Así, aparecerán, normalmente, las relativas a:◦ Producción◦ Producción

◦ Administración

◦ Comercial

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Gerencia General

Administración Comercial Producción

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Gerencia General

Administración Producción Comercial

Secretaría

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Tesorería

Cobranzas

Cuentas a pagar

Personal

Salarios

Selección y

contratación

Compras

Compras directas

Concursos y

licitaciones

Contabilidad

Contabilidad

Control Interno

Depósito

MaterilesFabricación

Fabricación

piezas pequeñas

Fabricación

piezas grandes

Montaje y

terminación

Montaje

Pintura

Montaje exterior

Transportes

Montaje

Ventas salón

Ventas

externas

Licitaciones

� Una vez, que está hecho el dibujo organizativo de la empresa, en base a las distintas funciones a realizar en ella, viene la tarea de atribuir las funciones de mando en cada una de ellas.

� Ese mando contiene un elemento de extensión (¿sobre qué área? ¿sobre qué personas?) y otro de atribuciones (¿ sobre qué cuestiones?). Estamos así considerando:◦ Las funciones a realizar por quien está al frente en ese “recuadro” del ◦ Las funciones a realizar por quien está al frente en ese “recuadro” del

organigrama.

◦ Las responsabilidades que tendrá.

◦ Su autoridad y los límites de ésta..

◦ Sus límites en las atribuciones de gasto o de pagos.

◦ Las relaciones jerárquicas y de dependencia con sus jefes y subordinados

◦ Las relaciones con otros de su mismo nivel

◦ Los mandos intermedios, que en su caso, deberá tener y atribuciones de estos.

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Nombre del puesto Gerente Comercial Supervisor de ventas Vendedor externo Vendedor de salón

¿Qué hace? Organiza, planifica,

controla y evalúa

las actividades de

su gerencia

Supervisa a los

vendedores y acuerda

condiciones especiales

de venta

Vende a empresas y

clientes grandes

Atiende al público

¿Cómo hace? Verifica

semanalmente el

Verifica el trabajo de

vendedores

Visita a clientes y vende

conforme listas de

Vende conforme lista de

precios y condiciones de

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semanalmente el

cumplimiento de

metas de venta,

revisa informes de

venta y de entrega

de productos

vendidos

vendedores conforme listas de

precios y condiciones de

venta

precios y condiciones de

venta

¿De quien

depende?

Del Gerente

General

Del Gerente Comercial Del Supervisor de

ventas

Del supervisor de ventas

¿Quiénes

dependen de él?

Supervisores de

Venta

Vendedores Nadie Nadie

� Se presentan en ocasiones por:◦ No utilizar la lógica y la racionalidad en su

elaboración, sino consideraciones de otro tipo, como la colocación de personas concretas.

◦ No definir bien los límites de las áreas funcionales del organigrama.del organigrama.

◦ Permitir la existencia de “zonas de nadie” y “zonas superpuestas”

◦ No establecer en absoluto o hacerlo sin concretar del todo los límites funcionales y de autoridad.

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� Uno de los problemas a resolver es el de la ubicación adecuada de ciertos órganos de actividad en la empresa, tales como el Sistema de Gestión de Calidad, la prevención de riesgos laborales, los auditores internos de operaciones y de calidad y aquellos otros que requieran un cierto grado de independencia dentro de la empresa. Una deficiente ubicación, colgados de un área que precisamente ha de ser objeto de su actividad, puede dar al traste con la eficacia de esas funciones.

� Una vez diseñado todo el organigrama, se definen las funciones, responsabilidad y atribución de autoridad, y es preciso entonces colocar responsabilidad y atribución de autoridad, y es preciso entonces colocar las personas que han de estar al frente de cada unidad o elemento del organigrama. De este modo, establecido previamente todo lo anterior, será más fácil poner en manos de las personas que resulten designadas para ser los mandos en cada elemento organizativo, esas funciones de mando, responsabilidades y niveles de autoridad.

� De esta situación se confirma la importancia de la existencia de un organigrama acompañado del Manual de Puestos o de Funciones, por el que se formaliza lo dispuesto en el organigrama.

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� La elección de las personas que han de estar al frente de cada área organizativa del organigrama no debería de ser, caprichosa ni con criterios únicamente de fidelidad al jefe, simpatía, estimación de su valía personal, historial o experiencia anterior. Todo esto es importante, pero el Gerente o Director General de la empresa ha de analizar que características requiere cada puesto, de acuerdo con lo características requiere cada puesto, de acuerdo con lo establecido previamente en el organigrama, con Manual o sin él, e ir asignando a las personas más idóneas de las que disponga. Esto es de sentido común pero, con frecuencia, este es el menos común de los sentidos. Y priman razones extra-organizativas en la elección de los mandos y en la atribución de sus funciones.

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� El entusiasmo que pongan los mandos en sus tareas y funciones, su grado de satisfacción personal e identificación con la empresa y su trabajo, tendrá mucho que ver con la buena definición de todo lo anterior y con que se cumpla. Es decir, que el organigrama y sus funciones de mando existan realmente, se puedan desempeñar, no sufran perturbaciones porque haya quien se salga de su zona y ocupe o invada la de otros, no existan “puenteos” por parte de sus jefes, no haya una autoridad respaldada por estos que impida su correcto haya una autoridad respaldada por estos que impida su correcto ejercicio.

� En definitiva, que teoría y práctica se fundan en el día a día de la empresa, entre lo diseñado y su puesta en ejercicio. Pero, como el ser humano con frecuencia antepone sentimientos, carácter, simpatías y antipatías, afinidades personales, intereses particulares, deseos de trepar por la pirámide empresarial, con frecuencia deshace con su actuación la buena labor prevista de un organigrama bien diseñado. Corresponde, en estos casos, al “Gran Jefe” saber ver esas circunstancias, detectarlas y ponerle el remedio adecuado.

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� El Responsable de Calidad, encargado del SGC, no debe estar subordinado a ninguna gerencia funcional, pues debe tener la suficiente independencia y autoridad para ejercer sus funciones.

� La posición ideal es la de estar en staff del Gerente � La posición ideal es la de estar en staff del Gerente General ya que desde esa posición puede influenciar en la mejora de los procesos y la revisión de las No Conformidades.

� Los auditores internos deben quedar bajo cada gerencia funcional de manera a intervenir con mayor proximidad al punto donde se verifican los problemas de calidad.

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