El módulo Contable (V12.0-R0) esta diseñado para manipular n empresas. Este módulo

cuenta con opciones para: Crear nuevas empresas y manipular cuentas contables

esquematizadas independientes para cada empresa, introducir comprobantes de Ingresos,

Egresos, Traspasos y Ajustes. Los comprobantes se resumen en los libros de contabilidad

como: Libro diario, Libro Mayor, Sumas y Saldos, Estado de Resultados y Balance General.

5.1 Introducción de datos .

5.1.1 Crear Nuevas Empresas y Actualizar .

El comando para actualizar las empresas de contabilidad se encuentra en el menú o en

la cinta de opción [Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Actualizar empresas] o

[Contabilidad/Introducir datos/Empresa] .

La pantalla inicialmente muestra los empresas registradas actualmente en el sistema.

En esta pantalla se puede modificar cualquiera de los datos a excepción del código,

para guardar los cambios cierre la ventana y siga las indicaciones del sistema.

Para crear una nueva empresa, haga clic en el botón , cuando las casillas queden

vacías puede llenar los datos de la nueva empresa:

Código (el mismo que el proyecto de cartera),

Capitulo 5 - Contabilidad

Sistema de Contabilidad

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Nombre de la empresa,

Dirección,

Teléfono,

Y RUC/NIT.

Carnet de ID (Para libro de compras ventas)

Nombre del responsable (Para libro de compras ventas)

Cuando llene todos los datos, el sistema le mostrará un mensaje para ver si desea

guardar los cambios de la nueva empresa, nuevamente le consultará si desea importar

el plan de cuentas de la primera empresa con código 1. Si responde [NO] a esta

pregunta, el plan de cuentas de la nueva empresa estará vacía y tendrá que introducir

cada cuenta uno por uno. Si responde [SI], la nueva empresa tendrá el mismo plan de

cuentas de la primera empresa del cual puede eliminar o agregar nuevas cuentas.

5.1.2 Cambiar Empresa .

Todos los cálculos para los reportes

en contabilidad se realizan en función

a la empresa seleccionada, para ello

utilice la opción del menú o en la

cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Opcion

es Especiales/Seleccionar empresa] o

[Contabilidad/Opciones

Especiales/Seleccionar empresa]. La

casilla Empresas despliega la lista de

empresas registradas actualmente en

el sistema.

5.1.3 Configuración .

Permite configurar las cuentas esta opción se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Configurar] o

[Contabilidad/Introducir

datos/Configurar]

Sistema de Contabilidad

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En esta pantalla se realiza ciertas configuraciones que son necesarias para el cálculo

del informe Estado de Resultados. Las listas muestran las cuentas de la empresa activa,

seleccione uno o un rango de cuentas según se necesite.

En la opción de Tipo Fiscal se debe escoger el tipo se servicio que se prestara, en los

Modelos se puede seleccionar uno de los dos tipos:

Modelo1: Activo, Pasivo, Ingreso, Costo, Egreso

Modelo2: Activo, Pasivo, Capital, Ingreso, Costo, Egreso

Es necesario configurar las cuentas a su respectiva casilla para realizar los informes

que serán requeridos por el sistema.

Antes de mostrar en informe Estado de Resultados se realizan una serie de cálculos

Sistema de Contabilidad

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utilizando esta configuración.

En la pantalla de ITF se realiza la configuración de ITF y la Cuentas de Bancos como

se observa en la siguiente imagen:

5.1.4 Actualizar Plan de Cuentas .

Este comando se utiliza para actualizar las cuentas ya existentes, para agregar nuevas

cuentas y para eliminar las cuentas innecesarias.

Esta opción se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Actualizar Cuentas] o

[Contabilidad/Introducir datos/Actualizar Cuentas]

Sistema de Contabilidad

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Esta pantalla muestra solamente las cuentas de la empresa activa. En ella se pueden

realizar las siguientes tareas:

Actualizar cuentas

Para este objetivo coloque el curso en la columna que desea actualizar (Niv1,

Niv2, Niv3, Niv4, Niv5 y Niv6), luego presione la tecla Enter o haga clic en el

botón [+ Cuentas]. Luego el sistema le mostrará en una nueva pantalla

solamente dicha cuenta comenzando desde el nivel 1 hasta el nivel donde

coloco el curso, la pantalla permite modificar solamente dicha cuenta. Para

guardar los cambios cierre la pantalla y siga las indicaciones del sistema.

Sistema de Contabilidad

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En esta pantalla utilice los cursores o la tecla [Enter] para desplazarse de una casilla a

otra. Después de cerrar esta pantalla haga clic en el botón [Actualizar] de la pantalla

anterior, esta operación permite mostrar los cambios.

Adicionar nuevas cuentas

Presione la tecla [Enter] en cualquier parte de la primera pantalla, luego el

sistema le mostrará la pantalla “Actualizar cuentas”. En esta pantalla escriba el

código o seleccione un elemento del primer nivel, luego seleccione o escriba el

código del segundo nivel y así sucesivamente hasta formar el código de la

nueva cuenta.

A medida que vaya escribiendo los códigos de los diferentes niveles, el sistema

le ira mostrando los nombre de cada nivel, si escribe un código de nivel que no

esta en la lista el cursor pasa directamente a la casilla donde debe escribir el

nombre de la cuenta de dicho nivel.

Para adicionar una cuenta del último nivel debe escribir o seleccionar los

códigos de todos los niveles anteriores.

Eliminar cuentas

Para eliminar las cuentas innecesarias coloque el cursor en la columna Cuenta

Sistema de Contabilidad

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de la pantalla “Plan de cuentas de empresa”. Luego presione la tecla suprimir y

siga las indicaciones del sistema.

Nota importante:

o Las cuentas de los dos primeros niveles no se pueden eliminar.

o Si la fila seleccionada es el nombre de un conjunto de sub-cuentas, se eliminará

todo el grupo.

5.1.5 Actualizar Centros de Costos .

Para una empresa grande, con varias sucursales, varios departamentos, o simplemente

para discriminar la información es necesario registrar los centros de costo.

Los centros de costos es similar al plan de cuentas, de modo que la forma de adicionar,

modificar o eliminar centros de costo es similar.

Esta opción se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Actualizar Centros] o

[Contabilidad/Introducir datos/Centros]

Normalmente, muchas empresas utilizan los centros de costos para relacionar un

Sistema de Contabilidad

54

almacén con un centro de costo, para relacionar un proyecto con un centro de costo.

Estos centros son muy utilices para empresas que tienen varia sucursales.

De modo que los reportes y balances se pueden obtener de un solo almacén o un solo

centro de costo, si no elije un centro de costo se obtiene un reporte o balance

consolidado de toda la empresa.

4.1.6 Actualizar Gestiones .

Este dato permite controlar los rangos de fechas, de modo que si alguien intenta

registrar una transacción en una fecha que no corresponde a la gestión, el sistema le

indica y no le permite registrar si no corresponde la gestión. Lo mismo sucede si la

gestión está cerrado.

Esta opción se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Actualizar gestiones] o

[Contabilidad/Introducir datos/Gestiones].

Después de registrar los datos de la gestión es necesario seleccionar uno de ellos, para

ello utilice el comando en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Opciones espécieles/Seleccionar gestión] o

[Contabilidad/Opciones especiales/Seleccionar gestión].

4.1.7 Actualizar Sucursales .

Estos se utilizan en los reportes de Libro de Compras y Ventas

Esta opción se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Actualizar Sucursal] o

[Contabilidad/Introducir

datos/Sucursal].

Sistema de Contabilidad

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4.1.8 Introducción de Comprobantes .

El comando para esta tarea se encuentra en el menú o cinta de opciones

[Complementos/Contabilidad/Introducir datos/Introducir Comprobante] o

[Contabilidad/Introducir datos/Comprobantes].

En esta pantalla se puede crear Comprobantes de: INGRESOS, EGRESOS,

TRASPASOS y AJUSTES.

Para adicionar un nuevo comprobante debe llenar los siguientes datos en orden:

Seleccione una empresa. Luego,

Seleccione el Tipo (I-Ingresos, E-Egreso, T-Traspaso, A-Ajuste),

Escriba el Número de comprobante o deje que el sistema asigne el siguiente

número correlativo,

Sistema de Contabilidad

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Escriba la fecha (inicialmente muestra la fecha del sistema),

La moneda en que se expresan los montos (En “Dólares” o “Bolivianos”),

En comprobantes de INGRESOS/EGRESOS escriba de quien recibe o a quien

se paga,

Para todos los tipos de comprobantes escriba el concepto o la justificación del

comprobante,

Luego llene los datos de las cuentas que intervienen en el comprobante

(Detalle)

Escriba el código de la cuenta o seleccione un elemento de la lista (La

lista muestra todas las cuentas, de los cuales solo puede seleccionar las

cuentas apropiables Niv5 o Niv6),

Escriba la glosa y el número de cheque si hay,

Escriba los montos que corresponden a las cuentas, siempre tomando en

cuenta que: Si existe un monto en el DEBE, el HABER debe ser cero y

viceversa.

En la parte inferior de la pantalla se muestra los totales de las columnas DEBE y

HABER, estos valores deben ser iguales, caso contrario no podrá almacenar el

comprobante.

Para realizar otro comprobante haga clic en el botón [Nuevo].

Nota:

El comprobante debe tener como mínimo 2 cuentas, es decir deben existir un

Deudor y un Acreedor, o ninguna cuenta.

Cuando el comprobante es nuevo, el sistema copia el contenido de la casilla

concepto en la casilla Glosa de los asientos. Caso contrario utilice los comandos

copiar y pegar.

La pantalla de introducción de comprobantes sirve también para modificar

cualquier comprobante, para ello escriba el número del comprobante que ya existe,

luego el sistema le mostrará los datos del comprobante. Haga los cambios

necesarios y responda las preguntas del sistema para guardar los cambios.

Recomendación:

Para consultar comprobantes utilice el comando [Consular comprobantes], el cual

Sistema de Contabilidad

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permite ver los comprobantes (solo lectura), la casilla Número muestra la lista de

todos los números de comprobantes, si sabe el número escriba directamente o elija

uno de la lista. Luego el sistema desplegará en pantalla los datos del comprobante.

Para realizar consultas utilice esta opción, ya que, la [Introducción de

comprobantes] muestra los mismos datos pero también permite modificarlos y

podría obtener resultados no deseados si se equivoca.

Sugerencias:

La pantalla de introducción de comprobantes permite calcular automáticamente los

montos que corresponden al IVA, si los gastos son con factura o en el caso de que

las ventas sean con factura.

Para los comprobantes de EGRESOS llene el detalle como si fueran sin factura, sin

embargo si los gastos son con factura marque la casilla de IVA, si un gasto es son

factura déjelo si marcar. Después de llenar todos los datos haga clic con el botón

derecho de Mouse (Ratón) apuntando el puntero en la columna Nombre de cuenta,

al instante el detalle del comprobante se actualizará con las nuevas cuentas que

corresponden al IVA.

Para los comprobantes de INGRESOS debe llenar solamente una fila, donde debe

especificar la cuenta de disponible con el monto que ingresa a la cuenta. Luego

haga clic con el botón derecho de Mouse (Ratón) apuntando el puntero en la

columna Nombre de cuenta, al instante el detalle del comprobante se actualizará

con las nuevas cuentas que corresponden al IVA.

Libro de COMPRAS Y VENTAS

Los datos de las facturas de compras y ventas se registran en la siguiente pantalla:

Sistema de Contabilidad

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Para abrir esta pantalla haga doble clic en la columna DEBE o HABER (En los datos,

no en el nombre de la columna).

Para registrar las Compras debe hacerlo en un comprobante de Egreso, las Ventas se

registran en comprobantes de Ingresos.

Dependiendo de la situación en cada comprobante puede registrar las facturas que le

corresponden. Como también es posible registrar en un solo comprobante todas las

facturas del mes.

5.2 Reportes .

En muchos informes el sistema le mostrará una ventana para especificar la fecha que tendrá el

informe y otros datos propios de cada informe.

La mayoría de los informes, primero se previsualiza en pantalla, en éste se puede cambiar

algunos parámetros del informe (Márgenes, Tamaño de hoja, etc.). También puede modificar

los parámetros de la impresora. Para obtener una copia impresa en papel o un archivo utilice el

menú /Sistema/Imprimir.., o haga clic en el icono con Impresora de la barra de herramientas.

Los comandos para los reportes se encuentran en el menú [Contabilidad/Reportes] por

Impresora.

5.2.1 Listado de Plan de Cuentas .

Muestra un listado de todas las cuentas contables de la empresa activa, este listado

tiene un formato de esquema (subniveles o epígrafe). El listado muestra el código del

Sistema de Contabilidad

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grupo, de subgrupos, código de las cuentas auxiliares y el nombre.

5.2.2 Libro Diario .

El comando se encuentra en el menú [Contabilidad/Reportes por impresora/Libro diario].

Inicialmente se muestra un dialogo para especificar el rango de fecha a consultar y el

tipo de comprobante que desea mostrar (Ingresos, Egresos, Traspasos o Ajustes).

El libro diario es un resumen de toda las transacciones mercantiles (Comprobantes de

Ingresos, Egresos, Traspasos y Ajustes).

Este reporte muestra un listado de todos los comprobantes ordenados por su número y

agrupado por fecha. Dentro de cada fecha está ordenado por número de comprobante y

cada comprobante contiene toda las cuenta que se han registrado en ella, con los datos

de código de cuenta, nombre, glosa y los montos del DEBE y el HABER.

Al final de cada fecha aparece la suma total del día y al final del informe aparece la

suma total de todos los comprobantes que se han registrado en el rango de fecha

especificado.

Nota:

La fecha del informe indica la fecha en que se imprime el informe.

El libro diario normalmente tiene muchas hojas, dependiendo de los

Sistema de Contabilidad

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movimientos diarios, es posible imprimir solamente una página o un

determinado número de páginas.

5.2.3 Libro Mayor de una Cuenta .

Para imprimir este reporte debe especificar los siguientes datos:

Un libro diario muestra todos los movimientos de una cuenta especifica en el rango de

fecha determinado.

En el encabezado del reporte aparecen los datos la cuenta, la moneda en que están

expresado los montos, el rango de fecha de los movimientos y la fecha del informe.

En la parte del detalle la primera fila corresponde a la suma de todos los movimientos

de la cuenta desde el inicio de la gestión hasta el día anterior de la fecha inicial. En las

siguientes líneas aparecen todos los movimientos de la cuenta. El detalle muestra los

siguientes datos:

Fecha,

Glosa,

Concepto,

El número de comprobante donde se registro,

El monto del DEBE,

El monto del HABER

Sistema de Contabilidad

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Y el Acumulado (según se haya registrado ingresos o egresos a la cuenta).

5.2.4 Balance de Sumas y Saldos .

El balance de Sumas y Saldos es un resumen de todos los movimientos de cada cuenta

desde el inicio de gestión hasta la Fecha a consultar.

Este reporte tiene el formato de 6 columnas, he aquí el significado de cada par de

columnas (DEBE y HABER):

El primer par de columnas (DEBE y HABER) muestra el resumen del estado de

las cuentas desde el inicio de gestión, hasta el día anterior de la fecha inicial a

consultar.

El segundo par de columnas (DEBE y HABER) muestra un resumen de los

saldos del primer par de columnas y corresponde al SALDO ANTERIOR.

El tercer par de columnas (DEBE y HABER) muestra el resumen de todos los

movimientos de cada cuenta del rango de fecha a consultar.

El último par columnas (DEBE y HABER) muestra el resumen del SALDO

ANTERIOR y los movimientos del rango de fecha a consultar.

Sistema de Contabilidad

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5.2.6 Estado de Resultados .

Muestra un reporte con un resumen de las utilidades o perdidas de la gestión. Este

informe tiene el siguiente esquema:

Ingresos Brutos (Ventas)

- Devoluciones/Descuentos

INGRESOS NETOS

Costos

+ Inversiones

COSTO LA VENTA

- Costos al final del periodo

COSTOS DE INVENTARIO VENDIDOS

Utilidad/Perdida Bruta

-/+ Gastos operativos

UTILIDAD OPERATIVA

+ Otros Ingresos

- Gastos no operativos (Otros gatos)

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS

5.2.7 Balance General .

Este informe muestra las cuentas que se han movido en forma resumida. Es similar al

plan de cuentas, con la diferencia de que aparecen los montos saldos de cada cuenta y

las cuentas son solamente del Activo y Pasivo.

5.2.8 Flujo de Caja/Estado de Resultado Mensual .

Este reporte muestra un reporte resumido y agrupado por meses del movimiento de

Ingresos y Egresos en efectivo.

Normalmente la ejecución de este reporte tarda un determinado tiempo dependiendo la

cantidad de datos información registrada, para obtener este reporte es necesario los

siguientes datos, así como se ve en la figura:

Sistema de Contabilidad

63

Sugerencia:

o Los datos del reporte se mantienen en un archivo temporal hasta que realice

procesar nuevamente.

o Preferentemente realice esta operación en el servidor.

o Esta pantalla le permite obtener el Estado de Resultado por mes, esto puede

seleccionar en la lista [Objetivo].

5.3 Libro de Compras y Ventas .

Sistema de Contabilidad

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Este comando le permite realizar dos tareas:

Primero imprimir el libros de Compras eligiendo en la casilla [Tipo] la E, que corresponde a

los comprobantes de Egresos. Es decir las Compras se asocian con los comprobantes de

Egresos. Y las Ventas van asociado a los comprobantes de Ingresos.

En segundo lugar, puede convertir los datos de Compras y Ventas, para cargarlos en el

software Davinci. Este comando genera los archivos en formato texto, con los columnas

separados con el carácter “pipe line” (|).

5.4 Ajustes al UFV .

Para registrar los ajustes al UFV, es necesario registrar y configurar algunos datos

obligatorios, como las valores del UFV diario y los tipos de ajustes UFV.

5.4.1 Cambio de moneda UFV .

El comando para actualizar los cambios de moneda y los valores del UFV se encuentra

en el menú [Caja/Opciones especiales].

Sistema de Contabilidad

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5.4.2 Tipos de ajuste UFV .

El comando para actualizar los tipos de ajustes UFV se encuentra en el menú

[Contabilidad/Clasificación de ajustes UFV].

5.4.3 Registrar ajustes al UFV .

Los ajustes UFV debería realizarse todos los días, inclusive los sábados y domingos, ya

que la variación UFV es diario.

En la practica este comando le permite registrar los ajustes UFV a diario, mensual o

solo a fin de año. De cualquier modo, internamente el ajuste se realiza a diario, es

decir:

1. Se obtiene los saldos de las cuentas a una fecha determinada y se calcula los ajustes

Sistema de Contabilidad

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UFV según la variación de un día a otro, los valores calculados se registran en un

comprobante de traspaso, de modo que para el día siguiente las cuentas quedan

ajustadas, este proceso se realiza consecutivamente hasta finalizar la gestión. En

este caso existe un comprobante de ajuste UFV para cada día.

2. Si el ajuste se realiza mensualmente, internamente se realiza el ajuste diario, pero el

comprobante se registra al final de cada mes con los valores calculados a diario. En

este caso solo existe un comprobante de ajuste UFV en cada mes.

En realidad se ocupa un comprobante para cada tipo de ajuste, según las normas existe

5 tipos de ajuste, de modo que se registra 5 comprobantes.

La figura muestra los parámetros necesarios para registrar los ajustes al UFV. Este

proceso puede tardar algún tiempo dependiendo de la cantidad de cuentas y la cantidad

de transacciones (En un caso practico tarda una hora en hacer el ajuste de todo el año)

5.5 Cierre de Gestión Mensual .

Sistema de Contabilidad

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Como puede observar en la figura, este comando le permite realizar un cierre mensual, esto

significa: poner en cero todas las cuentas de estado de resultados haciendo el vuelque con el

DEBE y el HABER.

Opcionalmente puede poner en cero la cuentas de Balance.

Por ultimo es posible registrar un comprobante con los saldos de las cuentas de Balance.

En resumen este comando registra un comprobante de traspaso para cerrar el Estado de

Resultados, un comprobante de traspaso para cerrar el Balance y otro traspaso para registrar la

Apertura. Estos comprobantes se pueden ver/imprimir/eliminar como cualquier otro

comprobante.

Nota importante:

Este comando no elimina ningún dato.

Sistema de Contabilidad

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5.6 Cierre de Gestión Anual .

Este proceso es muy delicado ya que permite eliminar en forma definitiva todos los

movimientos (Comprobantes registrados) en la gestión que se sierra, los resultados de la

gestión anterior se guardan en el comprobante de Traspaso número 1.

Notas importantes:

Antes de ejecutar este comando, asegúrese que tiene una copia de seguridad de los datos,

ya que la acción de este proceso es irreversible.

Cuando ejecute este comando, asegúrese que no haya ningún usuario realizando

transacciones en la base datos.

Dependiendo de la velocidad del equipo Servidor de datos y la magnitud de los datos de la

gestión, este proceso puede tardar varios minutos u horas.

Si es posible, ejecute el comando desde el programa instalado en el mismo servidor, para

que el tiempo de ejecución de este proceso sea menor.

Gracias por usar el Software “CAPIN - Control de Almacenes y Producción Integrado”

AutoSoft © 1996 – 2009

Para cualquier consulta o sugerencia no dude en llamar.

Ing. Eufronio Sahonero Rojas

Teléfonos: (591-3) 355-0475/ 773-36539

E-mail: eufronios@yahoo.com/ eufronio@automatizacion.info

Web: www.automatizacion.info

Santa Cruz de la Sierra - Bolivia

Sistema de Contabilidad

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RECOMENDACIONES .

En toda institución que utilice equipos de computación siempre debe existir un encargado

de sistemas. Si no se cuenta con un profesional en el área, puede ser alguno que este más

familiarizado con las computadoras.

Para seguridad de los datos, debe suponer que su computadora ya no encenderá el día de

mañana. Es por eso que debe realizar una copia de seguridad de sus datos en cualquier

medio de almacenamiento. Si existe una red en su empresa copie los archivos de datos a

otra computadora.

Cuando un programa se cuelga, normalmente el archivo de programa no se cierra

(CONTABILIDAD.MDB). De modo que, cuando se inicia nuevamente el sistema muestra

un mensaje, indicando que el archivo tiene errores. En este caso es necesario reparar el

archivo de programa. Para ello inicie el programa Microsoft Access desde el menú de

../Programas. Luego utilice el comando del menú /Herramientas/Utilidades de base de

datos/Reparar base de datos.

Para la versión en SQL Server, la administración de la Base de Datos debe realizarse

desde un equipo cliente, debido a que el rendimiento del servidor baja considerablemente

al ejecutar los utilitarios de administración (Administrador corporativo). Desde el equipo

cliente se puede ejecutar los mismos comandos de administración que en el servidor y

además permite la administración de la Base de Datos cuando los usuarios están

realizando transacciones.