IMPLANTACIN DE COBIT 5

NDICEPORTADA NDICEICAPITULO 71GUA DE IMPLEMENTACIN1INTRODUCCIN1CONSIDERANDO EL CONTEXTO EMPRESARIAL2CREANDO EL ENTORNO APROPIADO3RECONOCIENDO LAS PUNTOS DBILES Y SUS EVENTOS DESENCADENANTES4FACILITANDO EL CAMBIO5UN ENFOQUE DE CICLO DE VIDA6PRIMEROS PASOS: REALIZANDO EL CASO DE NEGOCIOS7EJEMPLO IMPLANTACION DE COBTI 510FASE 110INICIAR EL PROGRAMA10FASE 211DEFINIR PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES11FASE 311DNDE QUEREMOS IR?11FASE 419QUE ES PRECISO HACER?19FASE 520CMO CONSEGUIREMOS LLEGAR?20FASE 624OBTENER BENEFICIOS24FASE 727CMO MANTENER VIVO EL IMPULSO?27

IMPLEMENTACIN DE COBIT 5

IMPLANTACIN DE COBIT 5

Auditoria de Sistemas Informticos IIPgina

Auditoria de Sistemas Informticos IIPgina 6

CAPITULO 7GUA DE IMPLEMENTACININTRODUCCINPodemos obtener un valor ptimo aprovechando COBIT solo si es adoptado y adaptado de manera eficaz para ajustarse al entorno nico de cada empresa. Cada enfoque de implementacin tambin necesitar resolver desafos especficos, incluyendo la gestin de cambios a la cultura y el comportamiento.ISACA proporciona amplias y prcticas guas de implementacin en su publicacin COBIT 5 Implementacin, que est basada en un ciclo de vida de mejora continua. No est pensada con un enfoque prescriptivo ni como una solucin completa, sino ms bien como una gua para evitar los obstculos ms comunes, aprovechar las mejores prcticas y ayudar en la creacin de resultados satisfactorios. La gua se complementa con una herramienta de implementacin que contiene varios recursos que sern mejorados continuamente. Sus contenidos incluyen:

Herramientas de autoevaluacin, medicin y diagnstico Presentaciones orientadas a diversas audiencias Artculos relacionados y explicaciones adicionalesEl propsito de este captulo es presentar el ciclo de vida de la implementacin y mejora continua, desde un punto de vista de alto nivel y destacar una serie de aspectos importantes de COBIT 5 Implementacin, como por ejemplo: Realizar un caso de negocio para la implementacin y mejora del gobierno y gestin de TI. Reconocer los tpicos puntos dbiles y eventos desencadenantes Crear el entorno apropiado para la implementacin Aprovechar COBIT para identificar carencias y guiar en el desarrollo de elementos facilitadores como polticas, procesos, principios, estructuras organizativas y roles y responsabilidades

CONSIDERANDO EL CONTEXTO EMPRESARIAL

El gobierno y la gestin de la TI empresarial no suceden de manera aislada. Cada empresa necesita disear su propio plan de implantacin, atendiendo a los factores especficos del entorno interno y externo de la empresa, como por ejemplo:

tica y cultura Leyes aplicables, regulaciones y polticas Misin, visin y valores Polticas y prcticas de gobierno Plan de negocio y perspectivas estratgicas Modelo operativo y nivel de madurez Estilo de gestin Umbral de riesgo Capacidades y recursos disponibles Prcticas de la industriaEs igualmente importante aprovechar y desarrollar los catalizadores de gobierno empresarial existentes.El enfoque ptimo para el gobierno y gestin de la TI empresarial ser distinto para cada empresa, siendo necesario entender y considerar el contexto para adoptar y adaptar COBIT de modo efectivo en la implementacin de los catalizadores de gobierno y gestin de TI empresarial. COBIT es a menudo complementado por otros marcos, buenas prcticas y estndares, y stos tambin necesitan ser adaptados para ajustarse a los requisitos especficos.Algunos factores crticos de xito para una implementacin con xito son: Que la alta direccin proporcione la orientacin y directrices para la iniciativa, as como un decidido compromiso y apoyo. Todas las partes deben apoyar los procesos de gobierno y gestin, para entender el negocio y las metas de TI. Asegurar la comunicacin efectiva y la habilitacin de los cambios necesarios. Personalizar COBIT y otras buenas prcticas y estndares empleados para ajustarlos al entorno nico de la empresa. Enfocarse en resultados inmediatos (quick wins) y priorizar las mejoras ms beneficiosas que sean ms sencillas de implementar.

CREANDO EL ENTORNO APROPIADO

Es importante para las iniciativas de implementacin que se apoyen en COBIT que sean correctamente gobernadas y adecuadamente gestionadas. La mayora de las iniciativas relacionadas con TI fracasan a menudo por una direccin, soporte y supervisin inadecuados por las distintas partes interesadas necesarias, y la implementacin de herramientas de gobierno o gestin de TI que se apoyan en COBIT no es diferente. El apoyo y orientacin de las partes interesadas clave es crtico para que las mejoras sean adoptadas y mantenidas. En un entorno empresarial de poca fortaleza (como, por ejemplo, un modelo operativo de negocio poco claro o carente de catalizadores de gobernabilidad a nivel empresarial), este apoyo y participacin es todava ms importante.

Los catalizadores que aprovecha COBIT deberan proporcionar una solucin considerando necesidades y problemas reales de negocio en lugar de ser un fin en s mismos. Los requerimientos basados en aspectos sensibles y factores actuales deberan ser identificados por la direccin como reas que tienen que ser consideradas. Las comprobaciones de alto nivel, los diagnsticos y las valoraciones basadas en COBIT son excelentes herramientas para concienciar, crear consenso y generar compromiso para actuar. Desde el inicio se debe solicitar el compromiso e interiorizacin de las partes interesadas ms relevantes. Para conseguir esto, los objetivos y beneficios de la implementacin necesitan ser claramente expresados en trminos de negocio y resumidos en un resumen de caso de negocio.

Una vez que el compromiso ha sido obtenido, es necesario contar con los recursos adecuados para apoyar el programa. Los roles y responsabilidades esenciales del programa deberan ser definidos y asignados. Hay que tener cuidado de cara al exterior en mantener el compromiso de todas las partes interesadas afectadas.

Se deberan establecer y mantener las estructuras y procesos apropiados para supervisar y orientar. Estas estructuras y procesos deberan tambin asegurar la alineacin con los enfoques de gobierno corporativo y de gestin del riesgo.

Tanto las partes interesadas clave como el consejo y los ejecutivos deberan proporcionar apoyo visible y compromiso para establecer el ejemplo de la cpula empresarial y garantizar el compromiso con el programa a todos los niveles.

RECONOCIENDO LAS PUNTOS DBILES Y SUS EVENTOS DESENCADENANTES

Hay un nmero de factores que pueden indicar una necesidad de mejora del gobierno y gestin de la TI empresarial. Usando los puntos dbiles y sus eventos desencadenantes como punto de lanzamiento de las iniciativas de implementacin, el caso de negocio para la mejora del gobierno o gestin de la TI empresarial puede relacionarse con situaciones prcticas y cotidianas que hayamos experimentado. Esto mejorar la aceptacin y crear la sensacin de urgencia en la empresa de que es necesario el lanzamiento de la implementacin. Adicionalmente, se podrn identificar los beneficios (quick wins) y se puede mostrar valor aadido en aquellas reas que son las ms visibles y reconocibles en la empresa. Esto proporciona una plataforma para introducir otros cambios y puede ayudar a extender el compromiso en la alta direccin y soportar ms cambios estructurales.

Ejemplos de algunos de las tpicas reas sensibles para los que el nuevo o revisado gobierno o gestin de TI puede ser una solucin (o parte de ella), tal y como se identifica en COBIT 5 Implementacin, son:

1. Frustracin a nivel de negocio con iniciativas fallidas, incrementando los costes de TI y la percepcin de bajo valor de negocio.2. Incidentes significativos relativos al riesgo de TI, como prdida de datos y fallos en proyectos.3. Problemas en la externalizacin de la entrega del servicio, como por ejemplo el fallo sistemtico al mantener los4. niveles de servicio acordados.5. Incapacidad de cumplir con requerimientos regulatorios o contractuales.6. Limitacin por TI de las capacidades de innovacin de la compaa y la agilidad de negocio.7. Hallazgos peridicos de auditora en relacin al bajo rendimiento de TI o notificacin de problemas de calidad de servicio de TI.8. Gastos de TI ocultos o malintencionados.9. Duplicacin o superposicin entre iniciativas, o despilfarro de recursos, como la cancelacin prematura de un proyecto.10. Insuficientes recursos de TI, personal con habilidades inadecuadas, agotado o insatisfecho.11. Fallos en los cambios de TI a la hora de alcanzar las necesidades de negocio y entregados tarde o con sobre coste.12. Miembros del consejo, altos directivos y ejecutivos de alto nivel que son reticentes en implicarse con las TI o una13. Ausencia de patrocinadores de las TI comprometidos y satisfechos.14. Modelos operativos de TI complejos.

Adems de estas reas sensibles, otros eventos en el entorno interno y externo de la empresa pueden sealar o poner el foco en el gobierno y gestin de TI. Algunos ejemplos del captulo 3 de la publicacin COBIT 5 Implementacin son:15. Fusiones, adquisiciones o desinversiones.16. Un movimiento en el mercado, la economa o en una posicin competitiva.17. Un cambio en el modelo operativo de negocio o en el modelo de dotacin de recursos.18. Nuevos requerimientos regulatorios y legales.19. Un cambio tecnolgico significativo o un nuevo paradigma.20. Un proyecto de mbito corporativo.21. Un nuevo CEO, CFO, CIO, etc.22. Auditoras externas o revisiones de consultores.23. Una nueva estrategia o prioridad de negocio.

FACILITANDO EL CAMBIOUna implementacin con xito depende de realizar el cambio apropiado, en muchas empresas, hay un importante aspecto como el gobierno de gestin de TI, pero no existe el suficiente nfasis en gestionar los aspectos humanos, culturales en el comportamiento humano, ya que hay que motivar a los interesados a involucrarse.

La posibilidad de desconocer o la resistencia al cambio necesitan ser resueltas mediante un enfoque organizado y proactivo. Es decir se debera implementar un programa que contenga un plan de comunicacin, el cual defina a quien ser comunicado, de qu manera y por quien, en todo el programa.

UN ENFOQUE DE CICLO DE VIDALa implementacin del ciclo de vida proporciona a las empresas una manera de usar COBIT para solucionar la complejidad y los desafos que normalmente aparecen durante las implementaciones. Los tres componentes interrelacionados del ciclo de vida son: 1. Ciclo de vida de Mejora continua Este no es un proyecto nico 2. Habilitacin del cambio Abordar los aspectos culturales y de comportamiento 3. Gestin del programaLa mejora del Gobierno Corporativo de la Tecnologa de la Informacin (GEIT por su sigla en ingls) ha sido ampliamente reconocida por altos directivos como una parte esencial del gobierno corporativo.La informacin y la presencia general de la tecnologa de informacin ocupan cada da una parte ms importante de todo aspecto de la vida comercial y pblica.La necesidad de generar ms valor de las inversiones en la Tecnologa y de administrar una gama creciente de riesgos relacionados con la Tecnologa nunca ha sido mayor que ahora.Una regulacin y legislacin cada vez ms estricta sobre el uso comercial de la informacin tambin impulsa una mayor concientizacin de la importancia de un ambiente de TI bien gobernado y administrado.ISACA ha desarrollado el marco de COBIT 5 para ayudar a las compaas a implementar unos habilitadores de gobierno sanos. De hecho, la implementacin de un buen GEIT es casi imposible sin la activacin de un marco efectivo de gobierno. Tambin estn disponibles las mejores prcticas y los estndares que soportan al COBIT 5.Los marcos, mejores prcticas y normas son tiles solamente si son adoptados y adaptados de manera efectiva. Hay que superar muchos retos y resolver varios asuntos para poder implementar GEIT de manera exitosa.

Fase 1 .- Reconocimiento y aceptacin de la necesidad de implantacin o mejora. Fase 2 .- definir el alcance de la iniciativa de implementacin o mejora. Fase 3.- se establece un objetivo de mejor, seguido de un anlisis mas detallado. Fase 4.- planifica soluciones practicas. Fase 5.- mediciones y establecimiento se supervisin Fase 6.- focalizada a operacin de mejores catalizadores Fase 7.- revisin del xito globalCOBIT 5: Implementacin cubre los siguientes asuntos:Posicionamiento de GEIT en la organizacinAdopcin de los primeros pasos para mejorar GEITFactores de xito y retos para la implementacinHabilitacin del cambio de comportamiento y organizacional relacionado con el GEITImplementacin de una mejora continua que incluye la habilitacin del cambio y la gestin del programaUso de COBIT 5 y sus componentes.A lo largo del tiempo, el ciclo de vida debera seguirse de modo iterativo, al tiempo que se construye un modelo sostenible de gobierno y gestin de TI corporativa.PRIMEROS PASOS: REALIZANDO EL CASO DE NEGOCIOSPara asegurar el xito de las iniciativas de implementacin que aprovechan COBIT, la necesidad de actuar debera ser ampliamente reconocida y comunicada en la empresa. Esto puede tener la forma de un toque de atencin (cuando los puntos dbiles se estn produciendo, como hemos visto antes) o como una expresin de la oportunidad de mejora que debe ser perseguida y, muy importante, los beneficios que pueden obtenerse. Se debe inculcar un nivel adecuado de urgencia y las partes interesadas clave deberan ser conscientes del riesgo de no tomar accin alguna, as como de los beneficios de emprender el programa.La iniciativa debera ser propiedad de un patrocinador, involucrar a todas las partes interesadas fundamentales y debera basarse en un caso de negocio. Inicialmente, esto puede hacerse a un alto nivel desde una perspectiva estratgica de arriba abajo empezando con un claro entendimiento de los beneficios de negocio deseados y progresar a una descripcin detallada de las tareas crticas e hitos, as como de los roles clave y responsabilidades. El caso de negocio es una valiosa herramienta disponible para la direccin que dirige la creacin de valor de negocio. Como mnimo, el caso de negocio debera incluir lo siguiente: Los objetivos de beneficio de negocio, su alineacin con la estrategia de negocio y los propietarios asociados del beneficio (quin dentro del negocio ser responsable de asegurarlos). Esto podra basarse en puntos dbiles o desencadenantes de eventos. Los cambios de negocio requeridos para crear el valor previsto. Esto podra basarse en comprobaciones y anlisis de deficiencias de capacidad y deberan indicar claramente qu est dentro del mbito y qu est fuera de l. Las inversiones precisas para realizar los cambios de gobierno y gestin de TI corporativa (basado en estimaciones de proyectos necesarios). Los costes ordinarios de TI y de negocio. Los beneficios esperados de operar en el nuevo modo. El riesgo inherente en los puntos anteriores, incluyendo cualquier restriccin o dependencia (basado en los desafos y factores de xito). Roles, responsabilidades y obligaciones relativas a la iniciativa. Cmo la inversin y la creacin de valor sern supervisadas a travs del ciclo de vida econmico y cmo se usarn las mtricas (basado en metas y mtricas).El caso de negocio no es un documento esttico puntual, sino una herramienta dinmica y operativa que debe ser continuamente actualizada para reflejar las previsiones actuales, de manera que se pueda mantener una perspectiva de la viabilidad del programa.

Los beneficios de las iniciativas de implementacin o de mejora pueden ser difciles de cuantificar y habra que tener precaucin a la hora de comprometerse slo con beneficios que sean realistas y alcanzables. Estudios realizados en otras empresas podran proporcionar informacin til acerca de los beneficios que se hayan conseguido.EJEMPLO 6 ESTADSTICAS DE GOBIERNO DE TIITGI encarg a PwC un proyecto de investigacin de mercado sobre el gobierno de TI7, con ms de 800 encuestados de sectores de TI y negocio de 21 pases. El treinta y ocho por ciento de los encuestados cit como un beneficio de las prcticas de gobierno de TI la reduccin de costes de TI, el 28,1 por ciento cit la mejora de la competitividad de negocio y el 27,1 por ciento indic un mejor retorno de las inversiones en TI. Adems, se identificaron un nmero de beneficios menos tangibles como la mejora en la gestin del riesgo relativo a TI (42,2 por ciento de los encuestados), mejora en la comunicacin y relaciones entre negocio y TI (39,6 por ciento de los encuestados) y mejora de la entrega de TI de las metas empresariales (37,3 por ciento de los encuestados).ISACA tambin ha acometido un estudio que explora y demuestra el valor de negocio de COBIT. Los datos resultantes del estudio8 ofrecen diversas oportunidades de anlisis y clarifican las relaciones entre el gobierno de TI empresarial y el rendimiento a nivel de negocio.Otro estudio llevado a cabo sobre 250 empresas a nivel mundial concluy que aquellas empresas con un gobierno de TI de gran calidad, tenan, al menos, un 20 por ciento ms de rentabilidad que aquellas con un gobierno pobre, dados los mismos objetivos9. Esta cifra implica que el valor de negocio de TI resulta directamente de un gobierno de TI eficaz.Finalmente, otro estudio en la industria area concluy que la implementacin y la garanta en todo momento del gobierno de TI empresarial restaur la confianza entre el negocio y TI, y result en un aumento de inversiones alineadas con los objetivos estratgicos. Adems, en este caso fueron identificados beneficios ms tangibles, incluyendo menor coste continuado de TI por unidad de produccin de negocio, y la liberacin de presupuesto para innovacin. Otro estudio cruzado de casos en el sector financiero demostr que las organizaciones con mejores enfoques de gobierno de TI claramente obtuvieron mayores grados de madurez en alineamiento de TI/negocio.

EJEMPLO IMPLANTACION DE COBTI 5FASE 1INICIAR EL PROGRAMA

Comprobantes Electrnicos

Un comprobante electrnico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a travs de una nueva modalidad electrnica autorizada por el Servicio de Rentas Internas. Un comprobante electrnico tendr validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la firma electrnica del contribuyente emisor.

Tipos de comprobantes Facturas Comprobantes de Retencin Notas de Crdito Notas de Crdito Guas De Remisin

Contribuyentes

Facilita el cumplimiento de las obligaciones tributarias y garantiza la validacin de los comprobantes. Reduce costos de emisin, envo y almacenamiento de comprobantes.

SRI Moderniza el Estado con eficiencia y agilidad. Acceso oportuno a la informacin de calidad. Pas Mejora el sistema de administracin tributaria del pas. Cuida el medio ambiente ya que disminuye el uso de papel, evitando la tala de rboles.

FASE 2DEFINIR PROBLEMAS Y OPORTUNIDADES

Qu eventualidades pueden presentarse?

En el sistema de comprobantes electrnicos pueden presentarse las siguientes eventualidades: Indisponibilidad de conexin a Internet, que no permite acceso al sistema del SRI. Actualizaciones y mantenimientos programados en el SRI, sin perjuicio de la emisin de comprobantes electrnicos, pues se emitirn comprobantes en el esquema complementario (contingencia).

Cmo actuar ante una eventualidad? Cuando ocurra alguna de las eventualidades detalladas anteriormente, se debe proceder a emitir comprobantes electrnicos mediante el esquema complementario.

Qu hacer despus de una eventualidad?Una vez finalizada la eventualidad los comprobantes electrnicos emitidos en el esquema complementario se deben enviar a la base del SRI para su validacin y autorizacin, de acuerdo al esquema de autorizacin en lnea.

FASE 3 DNDE QUEREMOS IR?

Definimos el ObjetivoFacilitar el cumplimiento de las obligaciones tributarias. Comunicar el ResultadoReducir los costos de emisin, envo y almacenamiento de los comprobantes

Definir hoja de ruta

Qu son los comprobantes electrnicos?

Un comprobante electrnico es un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos los comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido y que se emite a travs de una nueva modalidad electrnica autorizada por el Servicio de Rentas Internas.

Un comprobante electrnico tendr validez legal y tributaria siempre y cuando contenga la firma electrnica del contribuyente emisor.

Tipos de comprobantes

Factura Comprobantes de retencin Nota de crdito Nota de dbito Guas de remisin

1. Como accedo a la modalidad comprobantes electrnicos

Los contribuyentes que quieran acceder al nuevo esquema de emisin de comprobantes electrnicos deben presentar su solicitud a travs de la pgina web del SRI, en la aplicacin comprobantes electrnicos, disponible en la seccin "servicios en lnea".

2. Generacin de los comprobantes electrnicos

Los comprobantes electrnicos se generan a travs de la herramienta gratuita que se encuentra en el portal web o mediante el sistema de comprobantes electrnicos de los contribuyentes.

Ficha tcnica (es un manual de usuario de especificaciones tcnicas de emisin de comprobantes electrnicos)

Las siguientes especificaciones operativas y tcnicas se enmarcan a las siguientes descripciones:

Solicitud de Certificacin de Emisin de Comprobantes Electrnicos y Claves para uso en emisin normal (en ambiente de pruebas y en produccin); Lineamientos en la parametrizacin de aplicativos del sujeto pasivo (Estndar en Firmas Electrnicas); Servicios Expuestos a travs de WEB Services, Conexiones con el Internet para la autorizacin en lnea de comprobantes electrnicos; Uso de la Herramienta para generar, firmar y solicitar autorizacin de los comprobantes electrnicos, que va a poner a disposicin el Servicio de Rentas Internas (SRI) en el portal WEB Institucional; Esquemas XSD, formatos XML (generacin individual y generacin agrupados por lotes de comprobantes electrnicos para solicitar la autorizacin). Los emisores de comprobantes firmados electrnicamente operarn con certificados digitales de firma electrnica adquiridos en cualquiera de las Entidades de Certificacin autorizadas en el pas.3. Los ambientes para emisin de comprobantes

Ambiente de prueba

En este ambiente los emisores podrn realizar ajustes en desarrollo de su sistema, ejecutando y verificando que los comprobantes electrnicos cumplan con los requisitos sealados por el SRI, as como con el tipo de firma electrnica incorporada en los comprobantes.

Ambiente de produccin

Es un ambiente donde los solicitantes una vez culminadas las pruebas de generacin envo y autorizacin comprobantes, podrn ingresar la solicitud de emisin en el ambiente de produccin; todas las acciones que se realicen en este ambiente, as como los comprobantes electrnicos autorizados tendrn validez tributaria.

4. 5. Proceso de los comprobantes electrnicos

6. Emisin de los comprobantes electrnicos

7. Generar claves para emisin en lnea

8. Generar claves esquema complementario (contingencia)

FASE 4QUE ES PRECISO HACER?PLANIFICAR EL PROGRAMAPara iniciar toda proceso se necesitan describir los pasos que vamos a realizar en este caso aplicando un programa.Siendo este ejemplo sobre la aplicacin de la factura electrnica en una empresa aplicaremos el siguiente programa: Designar el personal para la ejecucin del proceso Conocer los requisitos para poder emitir facturas electrnicas Conocer las vas de informacin apropiadas Capacitar al personal Implementar los software requeridos Aplicar requerimientos para su ejecucin.

IDENTIFICAR ROL DE LOS INTERVINIENTESEn este punto de las personas seleccionadas para la implementacin de este proceso se debe designar a cada uno la funcin a desempear para as identificar responsabilidades y obligaciones.CONSTRUIR MEJORASUna vez que se implementa el programa y se van ejecutando cada uno de las partes del programa se pueden implementar o recomendar mejoras para los procesos como: Disminucin de tiempos Maximizacin de recursos Mayor Conocimiento

FASE 5CMO CONSEGUIREMOS LLEGAR?En este punto visualizaremos el mtodo de cmo utilizar la facturacin electrnica implementando nuevas tecnologas, que permiten mayor agilidad y transparencia al momento de realizar una compra o venta segn sea el caso.

REQUISITOS PARA FACTURACIN ELECTRNICA Los principales requisitos que se han establecido para poder emitir una factura mediante el internet tenemos los siguientes: Contar con firma electrnicaLa obtencin de la firma electrnica se deber realizar por alguna entidad de certificacin acreditada en el ecuador. Realizar solicitud de emisin de comprobantesEsto lo podr realizar a travs del portal web del SRI, donde tendr que llenar el formulario. Contar con un sistema informticoEl sistema informtico para la generacin de las facturas, tal sistema se podr arrendarlo a un tercero. Contar con un proveedor de internetInternet banda ancha.OPERAR Y USARCOMO ACCEDO A LOS COMPROBANTES ELECTRNICOS?

Los contribuyentes que quieran acceder al nuevo esquema de emisin de comprobantes electrnicos deben presentar su solicitud a travs de la pgina web del SRI, en la aplicacin comprobantes electrnicos, disponible en la seccin "servicios en lnea".1

23Podrn encontrar informacin detallada accediendo a:

CMO SE GENERAN LOS COMPROBANTES ELECTRNICOS?Los comprobantes electrnicos se generan a travs de la herramienta gratuita que se encuentra en el portal web o mediante el sistema de comprobantes electrnicos de los contribuyentes. Revise la ficha tcnica.

CULES SON LOS AMBIENTES PARA EMISIN DE COMPROBANTES?

AMBIENTE A PRUEBASEn este ambiente los emisores podrn realizar ajustes en desarrollo de su sistema, ejecutando y verificando que los comprobantes electrnicos cumplan con los requisitos sealados por el SRI, as como con el tipo de firma electrnica incorporada en los comprobantes.

AMBIENTE DE PRODUCCIN

Es un ambiente donde los solicitantes una vez culminadas las pruebas de generacin envo y autorizacin comprobantes, podrn ingresar la solicitud de emisin en el ambiente de produccin; todas las acciones que se realicen en este ambiente, as como los comprobantes electrnicos autorizados tendrn validez tributaria.

PROCESO DE COMPROBANTES ELECTRNICOS

3. AUTORIZACIN

El emisor enva el comprobante firmado a la base de datos del SRI y cuando llega la informacin se valida y autoriza el comprobante.

2. FIRMAS

Una vez generado el comprobante electrnico se firma con el Certificado de firma digital, que debe ser adquirido en las entidades certificadoras (ANF, Security Data, Banco Central del Ecuador y Consejo de la Judicatura).

1. EMISIN

El emisor puede generar comprobantes electrnicos en la herramienta gratuita o en su sistema propio. La emisin puede ser individual o en conjunto (hasta 50 comprobantes electrnicos).

4. NOTIFICACINEl receptor puede verificar los comprobantes electrnicos autorizados mediante la pgina web del emisor, correo electrnico, otros medios o a travs de la pgina web del SRI.

EMISIN DE COMPROBANTES ELECTRNICOS1. EN LNEAEs el esquema que genera y enva el comprobante electrnico a la base del SRI para su autorizacin.

2. COMPLEMENTARIO

Es el esquema que se utiliza cuando por alguna eventualidad no se pueden enviar los comprobantes electrnicos en lnea.

FASE 6OBTENER BENEFICIOSBeneficio de tener un fcil acceso a la factura electrnica mediante las TI, utilizando el correo electrnico obtenemos fcilmente la factura y beneficio tanto al usuario como al emisor.

PORQUE?

Al 21-Mar-2012 el Servicio de Rentas Internas SRI, emiti la Resolucin NAC-DGERCGC12-00105 en la cual se indican las Normas para el nuevo esquema de Emisin de Comprobantes de Venta, mediante Mensaje de Datos.

Esta nueva modalidad de trabajo es un gran paso a la administracin de archivos electrnicos, favoreciendo al medio ambiente y la completa automatizacin de procesos.

CUANDO?

Si bien el 17-May-2013 la Resolucin NAC-DGERCGC13-00236 dispone la obligatoriedad de emisin de los mencionados documentos; es potestad de cada organizacin decidir si se prepara de forma proactiva o se detiene a esperar su turno, mientras las empresas van tomando esta nueva modalidad de servicios, pasando de lo manual a lo electrnico.

Con la facturacin electrnica Se gana rapidez, seguridad, ahorro, accesibilidad y mejora nuestra responsabilidad social ya que se cuida el medio ambiente evitando la tala de rboles, y se eliminan gastos generados en el proceso manual, como impresin de facturas, gastos de entrega, gastos de almacenamiento, gastos administrativos, perdida de documentos, bsqueda de documentos, etc.Ventajas

Seguridad. Solo el legtimo destinatario y el personal autorizado por el emisor, tendr acceso a su contenido.

Trazabilidad. Gestin y control de entrega de documentos: alertas, acuses de recepcin, abertura, conformidad, rechazo.

Integridad. Al ser un documento firmado es infalsificable y no se puede modificar.

Mejora de Procesos. Reduccin en tiempos y costos en los procesos de compra, venta y gestin de cobros a clientes y pagos a proveedores. Agiliza procesos de almacenamiento y consulta de facturas.

Marketing. Imagen de modernidad y solidez tecnolgica.

Responsabilidad social. Menor consumo de papel.Eliminacin de uso de papel

Eliminacin de archivo fsico y espacio de almacenamiento (carpetas, etiquetas, cajoneras, etc.). Los comprobantes electrnicos se almacenan en el sistema del SRI.Eliminacin de mensajera (courier) para la entrega de documentosReduccin de tiempos de gestin, ya que se eliminan procesos manualesEliminacin de solicitudes de autorizacin manuales al SRIEliminacin de procesos y gastos de impresin de libretines en imprentasLa obtencin de autorizacin es OnLine al SRI y no tiene fecha de caducidadEliminacin de revisiones tcnicas de los sistemas informticos por parte del SRISe logra bsquedas inmediatas de documentos electrnicos y consultas en lneaServicio disponible 24/7

FASE 7 CMO MANTENER VIVO EL IMPULSO?

(Anillo exterior) GERENTE Gestin del programa REVISAR LA EFECTIVIDAD Ahorro de tiempo, aumento en la eficiencia, es mucho ms sencillo y rpido generar un comprobante electrnico y envirselo a sus clientes o proveedores en cuestin de segundos, lo que anteriormente poda tardar varios das. El ahorro en el costo, a largo plazo, es significativo. Si bien al comienzo de la implementacin, el contribuyente deber contratar los servicios de un PAC (Proveedor Autorizado de Certificacin), posteriormente el costo por factura emitida se reducir drsticamente. Hay un ahorro de hasta el 85% Ahorro de espacio, con la Factura Electrnica, en adelante los comprobantes fiscales podrn ser almacenados en dispositivos electrnicos y no en papel. Beneficio al medio ambiente, la reduccin en el gasto de papel. La seguridad, tambin es una importante caracterstica del esquema. Debido a que los Comprobantes Fiscales Digitales por Internet contienen 20 campos de seguridad, y los Comprobantes Fiscales Digitales 19, ambos son virtualmente imposibles de duplicar, falsificar o modificar. Evita que se cometan errores en su generacin, captura, distribucin y almacenamiento Impacto positivo en el servicio al cliente, ya que con este esquema se tiene mayor visibilidad de los procesos de compra venta, ms eficiencia y se requiere menor tiempo para generar los comprobantes.

(Anillo intermedio) CONTADOR Habilitacin del cambioSOSTENER Oportunamente la informacin Facilitar el proceso de Auditora Agilidad en la localizacin de informacin. Procesos administrativos ms rpidos y eficientes. Contabilidad automatizada. Facilidad para el clculo de impuestos.

(Anillo inferior) AUXILIAR DE CONTABILIDAD Ciclo de vida de mejora continaSUPERVISAR Y EVALUAREl auxiliar contable en sus tareas da a da es la persona que experimentar los aciertos y desaciertos de este tipo de factura y con su informacin se corregir o se sugerir que otros documentos tambin se puedan digitalizar retroalimentado el proceso.