CAPITULO II. Marco Teórico CAPITULO II MARCO TEORICO

CAPITULO II. Marco Teórico

13

CAPITULO II

MARCO TEORICO

Para el desarrollo de la presente investigación, fue necesario argumentar los

lineamientos teóricos enmarcados en las variables, objetivos y el resto de las bases

que conforman y validan el objeto de estudio, referido a los siguientes tópicos;

Sistemas, Control, Sistema de Control, Activos Fijos Tangibles, Inventario, entre

otros aspectos que se presentan a continuación.

1.-ANTECEDENTE DE LA INVESTIGACIÓN.

La realización de este estudio, está basada en una serie de consultas realizadas en

diferentes investigaciones relacionadas con las variables a tratar, en éste sentido se

detallan los siguientes antecedentes:

Vadillo Y., (1995) elaboraron un informe de pasantías denominado Control

interno de los activos fijos, en la Universidad del Zulia (L.U.Z.) , el propósito de

este informe es proponer estrategias del control de los activos fijos de la empresa

Caja Popular Falcón – Zulia, E.A.P., dada la constante preocupación por parte del

departamento de contabilidad de tener la veracidad de que se hayan registrado

adecuadamente los activos adquiridos; además los activos fijos de la entidad


14

representan un gran porcentaje de sus activos totales y por lo tanto se requiere que los

mismos sean controlados y manejados de la manera más adecuados.

Durante el período de pasantía, la base metodológica utilizada fue la entrevista y

la observación documental aunado a las actividades que fueron realizadas como:

inspección de las condiciones de uso de los activos, emisión de reportes actualización

de comprobantes de diario, cálculo de depreciaciones. Es de hacer notar la

importancia que tiene la concientización e interrelación de los diferentes

departamentos que componen la institución para poder lograr el objetivo planteado,

en virtud de que del buen manejo y control que se haga de los activos fijo depende en

gran medida el éxito de la misma.

Se recomendó que se evalúen periódicamente los programas, políticas, normas de

manera que se puedan realizar las modificaciones pertinentes y se adecuen a las

exigencias del entorno vigente, con el firme propósito de que tanto el personal interno

de la empresa, como los usuarios externos puedan documentarse en una forma global,

oportuna y eficiente sobre el tema tratado, en un momento determinado.

La investigación presentada se asemeja con la variable de estudio ya que realiza

un control interno de los activos fijos, pero se diferencia por ser realizado en una

organización distinta.


15

Prada L., (1996) elaboró un informe de pasantía el cual denomina Evaluación

del control interno y registro contable de los activos fijos, en la Universidad del

Zulia (L.U.Z.), con el objetivo de realizar una evaluación del control interno y los

registros contables de los activos fijos que permitan a la empresa conocer la real

situación de los mismos, debido a que estos presentan un débil control y registro de

los activos fijos existentes en el hipermercado. La metodología utilizada para llevar a

cabo esta investigación se basó en entrevistas, observación y revisión bibliográfica.

El tipo de estudio en esta investigación es el explorativo.

Las principales actividades que se realizaron durante la pasantía fueron la toma física

de los activos fijos, la depuración del listado que genera su actualización. Se

realizaron los respectivos asientos de ajustes y se realizó una adecuada clasificación

según el proceso productivo. Después de realizar los objetivos de esta investigación

se puede notar la clara evidencia y necesidad de llevar en forma adecuada el buen

manejo de los activos fijos para obtener así una confiabilidad en el manejo de la

información contable.

Ésta investigación proporciona información necesaria para la realización de éste

trabajo debido a que se asemeja a las variables tratadas, pero presenta diferencias ya

que realizan una evaluación y dentro de la misma tratan sobre los registros contables.

Belloso J. y Rosario J.,(1997) realizaron un trabajo de investigación el cual

denominaron Implantación de un sistema de control de inventario para los


16

activos fijos de la universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín”, en U.R.B.E., cuyo

objetivo fundamental estuvo dirigida la implantación de un sistema de control de

inventarios para los activos fijos, con la finalidad de controlar todos los objetivos y

cambios que se presenten con los activos fijos, para evitar los desperdicios, robos,

descontrol y la mala distribución de los mismos. La población para esta investigación

se consideró finita y accesible, integrada por los jefes de cada departamento que

conforma la comunidad de la universidad “Dr. Rafael Belloso Chacín “, contando con

un total de cuarenta (40) individuos con las mismas características.

Se realizó bajo un estudio descriptivo, mediante encuestas y entrevistas

estructuradas, cuyos resultados fueron analizados a través de la técnica de análisis

descriptivo. Concluyen proponiendo un diseño con un esquema organizado para el

control de los activos fijos. Se diseñaron flujogramas de cada uno de los formatos que

se implantaron para el control, se pautaron los pasos importantes para la toma de

inventario físico y por último del inventario mismo, buscando un control adecuado y

exhaustivo de los activos que contribuyen con el logro de los objetivos trazados. La

implantación propuesta sugiere la creación o establecimiento de normas, políticas y

un sistema contable automatizado que regule facilite y agilice los procesos, y de esta

forma controlar todo movimiento realizado al mobiliario y equipo.

El antecedente descrito se asemeja a la investigación ya que realizan un sistema de

control destinado a los activos fijos, que proporcionara información necesaria para la

presente investigación, pero se diferencia debido a que implantan el sistema diseñado.


17

Rincón M. y Roger’s I., (1999) llevaron a cabo un trabajo denominado Diseño

de un sistema de control de inventario para activos fijos en la fundación de

estado centro de arte de Maracaibo “Lia Bermúdez”, en U.R.B.E., cuyo objetivo

general se orientó hacia la descripción de todas las actividades relacionadas al

inventario, y dirigida a garantizar una adecuada revisión periódica de los posibles

cambios o variaciones que puedan darse en el proceso de inventario. Para tal motivo

se empleó una población de cinco (5) personas, integrantes en su totalidad del

departamento administrativo de la fundación CAM-LB, caracterizándose el diseño de

la investigación como no experimental, dado a que los fenómenos se observaron en

su contexto real y, de tipo transeccional –descriptivo, debido a que se realizó una sola

medición dentro del período delimitado por la investigación.

La recopilación de datos se realizó a través de la revisión documental, la

observación directa simple y la aplicación de una entrevista de tipo estructurada

cuyos resultados fueron analizados a través de la técnica de análisis descriptivo.

Como resultado se propone un diseño, con procedimientos organizados para el

control de inventarios de activos fijos. Para lo cual se realizaron diagramas de flujo

de alguno de los formatos que presentan la propuesta de control; se pautaron los

pasos importantes para la toma de inventario, buscando alcanzar un control

exhaustivo de los inventarios de activos fijos y, a su vez contribuir con el logro de los

objetivos trazados por la investigación.


18

Se recomendó implantar un sistema de control de inventarios de activos fijos y de

esta manera elaborar, establecer y modificar métodos registros y normas que faciliten

el proceso de control de inventario e informen y actualicen todos los movimientos de

los activos fijos.

El antecedente mencionado guarda relación con la presente investigación debido a

que se realiza un sistema de control interno basado en los activos fijos, el cual nos

servirá de base para el desarrollo de la investigación, aunque presente diferencias por

ser realizado en una organización distinta.

Muñoz J. y Villegas R., (1999) elaboraron un Diseño de un sistema

administrativo para el control interno de los activos fijos del centro

internacional de educación y desarrollo (CIED), centro COL-MCBO, en

U.R.B.E., la presente investigación se realizó con el fin de canalizar y optimizar el

proceso del control interno de los activos fijos del CIED, centro COL-MCBO. El

propósito de esta investigación fue proponer una herramienta administrativa que

permita sistematizar las normas, políticas y controles relacionados a la fase de

incorporación, transferencia, desincorporación y control de los activos fijos. La

población de la investigación estuvo comprendida por doce (12) sujetos, empleados

del departamento de finanzas y logística de la organización constituyéndose ésta

como censo población.


19

La metodología de estudio fue de tipo descriptiva, aplicada de carácter transversal

considerando su diseño como no experimental. El instrumento diseñado fue un

cuestionario de diecinueve (19) ítems de preguntas de carácter dicotómica

semicerrada estructurada secuencialmente según los indicadores de la variable objetos

de estudio, la interpretación de los datos se llevó a cabo mediante análisis cualitativos

de la información recolectada, presentando gráficamente y porcentualmente los

resultados obtenidos y por indicador de la variable. Finalmente se diseñó el sistema

administrativo bajo criterios de la función administrativa, determinando las normas,

políticas y controles para el control interno de los activos fijos de esta organización,

así mismo, aplicar en todas sus dimensiones el sistema propuesto, de manera que sea

al nivel corporativo.

En la presente investigación se recomendó realizar talleres, proponer mecanismos,

establecer procedimientos, adaptar estrategias, revisar y actualizar políticas, normas y

controles internos, para así mejorar, actualizar y optimizar el sistema administrativo

para el control interno de los activos fijos del Centro Internacional de educación y

desarrollo (CIED) centro COL-MCBO.

El trabajo tratado se asemeja a la presente investigación porque diseñan un

sistema de control interno destinado a los activos fijos, ésta a la vez muestra grandes

diferencias ya que realizan una implantación y la misma investigación fue efectuada

en una organización de diversa naturaleza.


20

Aguilar S. y Hernández M., (1999) realizaron un trabajo de investigación

denominado Rediseño de un sistema de control de inventario de activos fijos

tangibles, caso distribuidora EFE, S.A., en la U.R.B.E., cuyo propósito fue

controlar la entrada y salida de los activos, para evitar el descontrol y pérdida de los

mismos. Se realizó una investigación de tipo descriptiva, la recopilación de los datos

se obtuvo mediante la observación directa y la aplicación de una entrevista dirigida,

al gerente, supervisor de activos y administradora de la empresa, en donde los

resultados arrojados fueron analizados a través de la técnica de análisis descriptivo.

La información obtenida por los entrevistados refleja la problemática que presenta

la distribuidora EFE S.A., en cuanto al control de los activos. En el rediseño

propuesto sugiere la implantación de controles que permita reducir la pérdida de los

activos, dicho control se realizará desde la recepción del activo en la filial hasta la

desincorporación del mismo.

Ésta investigación proporciona información relevante para éste trabajo, debido a

que presenta una de las variables de estudio que servirán de base para el desarrollo

del mismo, aunque la investigación presente objetivos distintos.

2.- BASES TEÓRICAS.

En esta fase se hace referencia sobre los diferentes puntos de vista de diversos

autores, que permite ahondar sobre la variable de estudio y determinar a su vez los


21

conceptos básicos, importancias, características, tipos y demás aspectos teóricos que

permitan una visión más clara sobre dichas variables.

2.1.- SISTEMA.

El término sistema es ampliamente utilizado en diversas situaciones de negocios y

en distintas áreas del conocimiento.

En el mundo de los negocios, la palabra sistema generalmente se refiere a todos

aquellos elementos y sus relaciones, los cuales soportan y ayudan a la toma de

decisiones óptimas en las empresas.

Una empresa es considerada como un sistema que recibe y genera información, la

cual será procesada y utilizada por una persona o entidad para el logro de sus

objetivos.

De acuerdo, con Catácora (1996, p.25) establece que un “sistema es un conjunto

de elementos, entidades o componentes que se caracterizan por ciertos atributos

identificables que tienen relación entre sí, y que funcionan para lograr un objetivo

común”. En tal sentido, el sistema se refiere a cualquier cosa que pueda estar

compuesta por partes o elementos que se relacionan o interactuan entre sí.


22

2.1.1.- IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS.

En una empresa, el funcionamiento del proceso contable depende de los sistemas.

De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas, y como su uso, redunda en

beneficios para toda empresa. Es imposible llevar un control sobre las operaciones y

transacciones financieras, sin contar con el auxilio de los sistemas mecanizados

desarrollados en las computadoras. La mayor responsabilidad de un gerente es la de

tomar decisiones de tipo financiera y no financiera; el proceso de toma de decisiones

se basará necesariamente en la información generada por los sistemas de información

gerencial para el logro de los objetivos. La calidad de la información generada es un

factor crítico para guiar a la empresa por el rumbo deseado.

Todo el proceso de generación de información en las empresas está soportado por

sistemas que manejan una serie de variables complejas, que ayudan a los gerentes a

“generar información”. Este proceso no es del todo fácil, ya que llegar a un sistema

que soporte cualquier tipo de decisiones, requiere el esfuerzo de muchas personas y

horas intermediables de trabajo.

2.1.2.- CARACTERÍSTICA DE LOS SISTEMAS.

Los sistemas se caracterizan por distintos elementos y relaciones, que ayudan al

logro de los objetivos y manejan todas las funciones relacionadas con el mismo


23

Según Edwards, Ward y Bytheway (1997, p.11) los sistemas se pueden caracterizar

en:

> Ser un conjunto de elementos.

> Tener atributos identificables.

> Que sus elementos se relacionen entre sí.

> Por tener un objetivo común.

2.1.3.- CLASIFICACIÓN DE LOS SISTEMAS.

Los sistemas poseen características propias dependiendo del área o

departamento en donde se realice. Según Catácora (1996,p.28) los sistemas están

clasificados de la siguiente manera:

> Sistemas de producción.

> Sistemas de ventas.


24

> Sistemas de administración y finanzas.

> Sistemas de producción: Tienen como fin mantener y controlar todas las

operaciones que se generan dentro del proceso productivo de una empresa

manufacturera, o el proceso de prestación de servicio de una empresa de servicios. El

sistema de producción debe tener las siguientes funciones principales:

• Planificación de la producción: El objetivo principal del subsistema de

planificación de la producción será el de poder determinar lo que se va a producir en

función de un presupuesto estimado de ventas, en términos de cantidad, costos y

recursos a utilizar, sean éstos materiales o de recursos humanos.

• Planificación de la materia prima y otros costos: El primer elemento

que debe manejar la planificación de un sistema de producción, está representado por

el cálculo de la materia prima necesaria para fabricar los productos. Un listado de

determinación de materia prima, mano de obra directa y costos indirectos de

producción, es la base que servirá para el siguiente subsistema de producción, que es

él referente al control de la producción.

• Control de producción: Una vez determinadas las necesidades de insumos y

planificada la producción, se hace necesaria la implantación de medidas de control

para todos los recursos a manejar. Uno de los controles que se pueden implementar


25

para el manejo de la producción, es el referente a la fijación de estándares de

producción para cada uno de los elementos del costo de un producto. Un sistema de

costo estándar permite el control y comparación entre lo que se espera sea la

producción y lo realmente incurrido o consumido.

> Sistemas de ventas: En el sistema de ventas es en el cual se basa la actividad de

un negocio, este sistema constituye o cubre las siguientes funciones o subsistemas:

• Facturación y cobranza: Este sistema permite controlar el proceso de cobranza

a través del registro y mantenimiento de las cuentas por cobrar, y este sistema se

diseña con el objeto de registrar y controlar las operaciones de venta de la

organización.

- Control de los canales de distribución.

- Mercadeo.

> Sistema de administración y finanzas: Este sistema está representado

por todos aquellos que se derivan de las dos funciones anteriormente explicadas.

Alguno de los sistemas de una empresa, que podemos identificar como de

administración y finanzas son:


26

• Manejo de inversiones: Una entidad puede manejar una serie de inversiones

bajo distintas modalidades y monedas, por lo que el departamento de tesorería se verá

necesitado de disponer de una herramienta que le permita controlar

administrativamente todas las operaciones referente a las inversiones realizadas. Un

sistema de inversión puede manejar las siguientes funciones de control:

- Inversiones a la vista (call).

- Colocaciones a plazo.

- Inversiones en fondos mutuales.

- Inversiones en papeles comerciales.

- Inversiones en la bolsa de valores.

• Cuentas por pagar: Estos se originan por la necesidad de

financiamiento que tiene una empresa para la adquisición de bienes y/o servicios

necesarios, que le permitan llevar a cabo el proceso de producción, o mantener

operativamente las funciones de apoyo de servicios a las distintas unidades del

negocio. El objetivo principal del sistema es el de controlar todos los desembolsos

realizados por la empresa. Dentro de un sistema de cuentas por pagar, se pueden

identificar las siguientes funciones:

- Registro de los pasivos de la empresa.

- Definición de condiciones de pago.


27

- Cálculo de intereses en caso de aplicarlos.

- Manejo de cancelaciones parciales o totales.

- Proyecciones de tipo financiero.

- Análisis de los pagos a realizar.

- Envío de estados de cuenta.

- Control de retenciones de impuestos.

- Emisión de órdenes de pago.

- Generación de notas de débito y/o crédito.

• Compras: Un sistema de compras surge como una necesidad para controlar

todas las adquisiciones que se realicen, ya sea para el proceso de producción o para el

funcionamiento de las operaciones de tipo administrativo. Entre las principales

funciones de un sistema de compras se pueden enumerar:

- Emisión de órdenes de compras.

- Control de mercancías recibida.

- Registro de proveedores y control de los mismos.

- Generación de puntos de reorden.

- Análisis de las compras realizadas.

- Manejo de anticipos a proveedores.


28

• Activos fijos: Todas las empresas que requieren el uso intensivo de bienes de

capital, necesitan llevar un estricto control sobre el renglón de los activos fijos

adquiridos. Desde el punto de vista del control interno, los activos fijos requieren de

custodia y salvaguarda, por lo que alguna de las principales funciones que podemos

identificar dentro de un sistema de activos fijos son las siguientes:

- Clasificación y registro de los activos fijos.

- Cálculo de la depreciación correspondiente.

- Cálculo de ajustes por inflación.

- Control de activos en proceso de construcción.

- Manejo de transferencia de activos.

- Control de activos desincorporado.

- Análisis de activos por distintos criterios.

• Inventarios: El sistema de inventario debe permitir controlar todos los

materiales, productos, repuestos y suministros que mantienen y manejan una

empresa. Un sistema de inventario conceptualmente maneja dos tipos de

movimientos: entrada y salida. Para cada movimiento podemos identificar las

siguientes operaciones:

Entrada:

- Compras de materia prima, materiales y suministros.


29

- Transferencias de productos entre almacenes.

- Terminación de fabricación de productos.

- Devoluciones de productos.

Salida:

- Facturación o ventas de productos.

- Transferencia de producto entre almacenes.

- Destrucción de productos o incineración.

- Consumo interno para la empresa.

• Bancos : Este es uno de los rubros de los estados financieros sobre los cuales una

compañía debe mantener un estricto control desde el punto de vista operativo y

administrativo, lo constituye el efectivo y su equivalente. Las principales funciones

que debe llevar a cabo un sistema para el manejo y control del mismo son las

siguientes:

- Creación de bancos en el sistema mecanizado.

- Control sobre las operaciones de cheques manuales.

- Registro de retiros y depósitos.

- Efectuar cálculo de la disponibilidad bancaria.

- Control sobre las conciliaciones bancarias.

- Registro y control sobre las notas de débito y crédito.


30

- Generación automática de comprobantes contables.

• Recursos humanos: Los sistemas administrativos de recursos humanos son

los que mayores problemas generan desde el punto de vista de los registros contables,

debido a errores en la transferencia de la información, en muchos casos, las

regulaciones de tipo legal generan cambios frecuentes en los programas que son

usados para el procesamiento de las nóminas. El cuidado que debe existir en este

sentido, es el de asegurar la integridad de los datos cuando son transferidos a los

registros financieros. Alguna de las funciones que debe desarrollar un sistema de

gestión de la nómina son las siguientes:

- Registro de empleados.

- Definiciones de la estructura organizativa y sus cargos.

- Creación de tabuladores de sueldos.

- Configuraciones de asignaciones y deducciones.

- Registro de movimientos de asignaciones y deducciones.

- Cálculo de prestaciones sociales y utilidades.

- Cálculo y emisión de liquidaciones.

- Manejo y control de préstamos.

- Control de comisiones a vendedores.

- Control de vacaciones por empleados.

- Emisión de reportes necesarios para entidades gubernamentales.


31

• Contabilidad: Este sistema es el que centraliza y agrupa todos los

movimientos generados por los subsistemas antes descritos. La importancia de un

sistema contable radica en que es la columna vertebral alrededor de la cual se mueven

todos los demás sistemas.

Esta investigación se va a referir al sistema de administración y finanzas, debido a

que dentro de este se encuentra el subsistema de activos fijos, el cual debe de poseer

toda empresa, para llevar un estricto y adecuado control de los activos fijos tangibles,

salvaguardándolos y dándoles la custodia necesaria, específicamente a aquellas

empresas que requieren el uso intensivo de capital.

2.1.4.- TIPOS DE SISTEMAS.

Las empresas utilizan sistemas para el procesamiento de la información generada

por todas sus operaciones. La principal función de un sistema dentro de una

organización es ayudar a soportar las decisiones gerenciales de la empresa para guiar

las operaciones y cumplir los objetivos de la misma. Asimismo, Catácora (1996,

p.44) establece que los sistemas se dividen en varios tipos en cuanto a su integración:

> Sistemas integrados.

> Sistemas no integrados.


32

> Sistemas auxiliares.

> Sistemas integrados: Los sistemas de información integrados implican el

compartir información entre dos o más sistemas. Esa relación se puede establecer por

varias razones:

- Eliminar redundancia de la información.

- Facilitar el acceso a los datos o información.

- Facilitar la elaboración de informes.

El objetivo principal de un sistema integrado, es reducir el trabajo. Para establecer

el grado de integración de un sistema respecto a otro, se debe establecer cuáles

operaciones pueden ser predefinidas y transferidas automáticamente al sistema

contable.

Para que un sistema pueda ser llamado sistema integrado, debe existir alguna

transferencia de información desde el lugar donde se originan los datos, hasta el sitio

en el cual serán centralizados conjuntamente con otra información y/o movimiento.

> Sistemas no integrados: En este sistema la transferencia de información

se realiza por lo general, a través de movimientos resumidos y al final de periodos

previamente definidos. La integración es vista generalmente con referencia al sistema


33

contable, sin embargo, puede existir un segundo enfoque de integración entre

sistemas auxiliares o distintos al sistema contable propiamente dicho.

> Sistemas auxiliares: Esta conformado por todos aquellos sistemas que sean

distintos al sistema contable. Un sistema auxiliar se puede definir como aquel sistema

que maneja en forma operativa y detallada todas las transacciones comunes a una

actividad típica del negocio. Una característica básica del sistema auxiliar es la de

manejar información en forma detallada.

2.1.5.- CICLO DE VIDA Y DESARROLLO DE LOS SISTEMAS

El ciclo de vida y desarrollo de los sistemas constituye la piedra angular de los

sistemas de información computarizado. El ciclo de vida y desarrollo de los sistemas,

según Catácora (1996,p.34) presenta varias fases que poseen características propias,

estas fases son las siguientes:

> Análisis previo: El análisis previo viene dado como consecuencia del

surgimiento de un problema, o requerimiento de algún usuario o grupo de usuarios en

la empresa. En este momento, el departamento de sistemas debe establecer algún

mecanismo para controlar y procesar todos los requerimientos que vayan generándose

en razón de la solicitud de usuarios, y evaluar la factibilidad o variabilidad del futuro

proyecto de sistemas.


34

El estudio y el análisis previo generará una de estas tres decisiones:

- Aprobar el proyecto, ya que existe realmente la necesidad.

- Rechazar el proyecto, ya que no es viable.

- Evaluar la factibilidad de comprar el sistema.

> Fijación de requerimientos: En esta fase se debe empezar el trabajo de campo

para determinar las necesidades y objetivos del sistema que se va a desarrollar. Para

realizar esto, los análisis deben sostener reuniones con todas las personas que de una

u otra forma tengan que ver o estén involucradas en el desarrollo del nuevo sistema.

> Diseño y desarrollo del sistema: El diseño y desarrollo del sistema tiene el

objetivo de especificar la forma lógica como irá a funcionar el sistema y la relación

entre sus distintos componentes. Una de las metodologías que garantizan el desarrollo

de un sistema bajo mínimos estándares de calidad es el análisis y diseño estructurado.

Esta metodología se basa en una serie de herramientas de diseño que son las

siguientes:

- Diagrama de flujo de datos.

- Diccionario de datos: procesos, flujos, entidades, almacenamiento.

- Cartas estructuradas.

- Diagramas de acción.


35

- Tablas HIPO.

- Árboles de decisión.

- Tablas de decisión.

> Implantación del sistema: Una vez diseñado y desarrollado el sistema, la

siguiente fase es la implantación del mismo, es decir, ponerlo en funcionamiento.

Existen tres estrategias principales para llevar a cabo la implantación, entre las cuales

se pueden encontrar:

- Pruebas piloto.

- Corrida en paralelo.

- Instalación inmediata.

2.2.- CONTROL.

El control es una serie de procedimientos complicados que se utilizan para corregir

defectos o desviaciones en la ejecución de los planes, una vez que han sucedido.

El control bien aplicado es dinámico, promueve las potencialidades de los

individuos y, más que histórico, su carácter es pronóstico, ya que sirve para medir la

temperatura presente y futura de la actuación de todos los recursos de la empresa,

siendo su principal propósito, prever y corregir errores, y no simplemente registrarlos.


36

Según García Munch (1990, p.654), el control se define como “una etapa

importante dentro del proceso administrativo, ya que el gerente o ejecutivo no podrá

verificar, cual es la estructura real de la organización sin la aplicación de éste, debido

a que el mismo se basa en una evaluación y medición de la ejecución de los planes

con el fin de detectar y prever posibles desviaciones para así poder establecer

medidas correctivas”.

Por otra parte, Coulter (1996, p.654) define el control como “un proceso

destinado a vigilar las actividades, con el fin de que se cumpla lo que se planificó y

corregir las desviaciones”.

De igual manera, Stoner y Freeman (1992, p.538) opinan que el “control es un

proceso que garantiza que las actividades reales se ajusten a las actividades

planeadas”.

Así mismo, el control es una etapa primordial de la administración, pues aunque

una empresa cuente con magníficos planes una estructura organizacional adecuada y

una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la

organización si no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van

de acuerdo con los objetivos.

Según Coopers & Lybrand (1997, p.165) “el control es un sustantivo utilizado

como sujeto para indicar la existencia de una política o procedimiento que forma


37

parte del control interno. El control también es utilizado como complemento para

indicar el resultado de políticas y procedimientos diseñado para controlar”. Por lo

tanto, el control es un proceso que consiste en la medición y en la corrección del

desempeño, con la finalidad de asegurar que se cumplan con los objetivos que

previamente a establecido la organización.

2.2.1.- IMPORTANCIA DEL CONTROL.

El control es de vital importancia dado que:

> Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los

planes exitosamente.

> Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.

> Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones,

para que no se vuelvan a presentar en el futuro.

> Localiza a los sectores responsables de la administración, desde el momento en

que se establecen medidas correctivas.


38

> Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,

sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.

> Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.

> Su aplicación incide directamente en la racionalización de la

administración y consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los

recursos de la empresa.

2.2.2.- CARACTERISTICAS DEL CONTROL.

Debido a que el control es un factor imprescindible para el logro de los objetivos

este debe reunir ciertas características. Según Munch G. (1997, p.182) el control para

ser efectivo debe presentar las siguientes características:

> Refleja la naturaleza de la estructura organizacional. Un sistema de control

deberá ajustarse a las necesidades de la empresa y al tipo de actividad que desea

controlar. Así, una pequeña empresa necesita un sistema de control distinto al de una

empresa grande; los controles que se implanten en el departamentos de venta no serán

los mismos a los controles del departamento de producción. Con los buenos controles

deben realizarse con la estructura organizativa y reflejar su eficacia.


39

> Oportunidad. Un buen sistema de control debe manifestar inmediata las

desviaciones, siendo lo ideal que lo descubra antes de que se produzcan. El control

será útil en tanto proporcione información en el momento adecuado.

> Accesibilidad. Todo control debe establecer medidas sencillas y fáciles de

interpretar para facilitar su aplicación. Es fundamentalmente que los datos o informes

de los controles sean accesibles para las personas a las que van a ser dirigidos. Las

técnicas muy complicadas, en lugar de ser útiles, crean confusiones.

> Ubicación estratégica. Resulta imposible e incosteable implantar controles

para todas las actividades de la empresa, por lo que es necesario establecerlos en

ciertas áreas de acuerdo con criterios de valor estratégico. Esta característica enfatiza

el hecho de que es necesario establecer puntos de verificación clave, antes de que la

corrección implique un alto costo.

2.2.3.- PRINCIPIOS DEL CONTROL.

El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa

cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección

eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cual es la situación real de la organización si

no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con


40

los objetivos. Por lo tanto Munch G.(1997,p.171) establece que la aplicación racional

del control debe fundamentarse en los siguientes principios:

> Equilibrio: A cada grupo de delegación conferido se le debe proporcionar el

grado de control correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la

responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los

mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la responsabilidad

conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente ejercida.

> De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es

decir, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos

preestablecidos. Es imprescindible establecer medidas específicas de actuación, o

estándares, que sirva de patrón para la evaluación de lo establecido, mismas que se

determinan con la base de los objetivos. La efectividad del control está en relación

directa con la precisión de los estándares. Los estándares permiten la ejecución de los

planes dentro de ciertos límites, evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de

tiempo y dinero.

> De la oportunidad: El control, para que sea eficaz, necesita ser oportuno, es

decir, debe aplicarse antes de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible

tomar medidas correctivas, con anticipación. Un control, cuando no es oportuno,

carece de validez y, obviamente, reduce la consecución de los objetivos al mínimo.


41

> De las desviaciones: Todas las variaciones o relaciones que se presentan en

relación con los planes deben ser analizados detalladamente, de tal manera que sea

posible conocer las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias

para evitarlas en el futuro. Es inútil detectar desviaciones si no se hace el análisis de

las mismas y si no se establecen medidas preventivas y correctivas.

> Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el

costo que esté representando en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales

que este reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica ante los

resultados que se esperan de él; de nada servirá establecer un sistema de control si

los beneficios financieros que reditúe resultan menores que el costo y el tiempo que

implica su implantación.

> De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades

excepcionales o representativas, a fin de deducir costos y tiempo, delimitando

adecuadamente cuáles funciones estratégicas requieren de control. Este principio se

auxilia de métodos probabilisticos, estadísticos o aleatorios.

> De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe

comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Este

principio es básico, ya que señala que la persona o la función que realiza el control no

debe estar involucrada con la actividad a controlar.


42

2.2.4.- ETAPAS DEL CONTROL.

La secuencia de las etapas del control son necesarias para efectuar el control de

manera de que se lleven a cabo todas las metas u objetivos planeadas para cada

operación. Según Munch G.(1997,p.178) las secuencias de las etapas del control son

las siguientes:

> Establecimiento de estándares: Un estándar puede ser definido como una

unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en el cual se

efectúa el control. Los estándares representan el estado de ejecución deseado, de

hecho, no son más que los objetivos definidos de la organización. Según establece

Munch G. (1990,p.178) los estándares no deben limitarse a establecer niveles

operativos de los trabajadores, sino que, perfectamente deben abarcar las funciones

básicas y áreas clave de resultados:

- Rendimiento de beneficios.

- Posición en el mercado.

- Productividad.

- Calidad del producto.

- Desarrollo del personal.

- Evaluación de la actuación.


43

> Medición de resultados: Consiste en medir la ejecución y los

resultados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de

acuerdo con los estándares. Para llevar a cabo su función, esta etapa se vale

primordialmente de los sistemas de información; por tanto, la efectividad del proceso

de control dependerá directamente de la información recibida, misma que debe ser

oportuna, confiable, válida, con unidades de medidas apropiadas, y fluida. Una vez

efectuada la medición y obtenida esta información, será necesario comparar los

resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos, determinándose

así las desviaciones, mismas que deberán reportarse inmediatamente.

> Corrección: El tomar acción correctiva es función de carácter netamente

ejecutivo; no obstante, antes de iniciarla, es de vital importancia reconocer si la

desviación es un síntoma o una causa. El establecimiento de medidas correctivas da

lugar a la retroalimentación; es aquí en donde se encuentra la relación más estrecha

entre la planeación y el control.

> Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la

retroalimentación, la información obtenida se ejecuta al sistema administrativo al

correr el tiempo. De la calidad de la información, dependerá el grado y rapidez con

que se retroalimenta el sistema.


44

De acuerdo con lo anteriormente expuesto, las etapas de control juegan un papel

fundamental dentro de una organización, debido a que facilita el manejo de los

recursos de la misma, en este caso de los Activos Fijos Tangibles que posea cualquier

empresa, ayudando así al logro de sus objetivos y a salvaguardar los mismos ya que

forman parte del patrimonio de la empresa.

2.2.5.- FACTORES QUE COMPRENDE EL CONTROL.

El proceso para determinar lo que se está llevando a cabo,

valorizándolo y, si es necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la

ejecución se desarrolle de acuerdo con lo planeado.

Por todo esto es necesario crear controles que regulen las actividades, de

conformidad con un plan creado para alcanzar ciertos objetivos.

Por lo tanto Perdomo A. (1997, p.152) establece cuatro factores que deben ser

considerados al aplicar el proceso de control:

> Cantidad. El factor cantidad se aplica en actividades en las que el volumen es

importante, esté factor es de carácter cuantitativo.

> Tiempo. A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.


45

> Costo. El costo es utilizado como un indicador de la eficacia

administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas

actividades.

> Calidad. La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un

determinado producto o ciertas funciones de la empresa.

2.2.7.- TIPOS DE CONTROL.

El control consiste en verificar si todo ocurre en conformidad con el plan

adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos, además

tiene como fin señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se

produzcan nuevamente. De acuerdo con esto Cepeda (1997,p.29) establece siete

tipos de control, los cuales se describen a continuación:

> El control gerencial: Este control está orientado a las personas con el objetivo

de influir en los individuos para que sus acciones y comportamientos sean

consistentes con los objetivos de la organización. La gerencia de la organización es

responsable de este tipo de controles.

• El control contable: Comprende todas las normas y procedimientos contables

establecido, como todos los métodos y procedimientos que tienen que ver o están


46

relacionados directamente con la protección de los bienes y fondos y la confiabilidad

de los registros contables, presupuéstales y financieros de las organizaciones.

> Control administrativo u operativo: El control administrativo u operativo está

orientado a las políticas administrativas de las organizaciones y a todos los métodos y

procedimientos que están relacionado, en primer lugar, con el debido acatamiento de

las disposiciones legales, reglamentarias y la adhesión a las políticas de los niveles de

dirección y administración y, en segundo lugar, con la eficiencia de las operaciones.

Otro tipo de control es el operativo de gestión, orientado a procesos y tareas ya

ejecutadas. Se trata de procedimientos diseñados para tener un control permanente

sobre los procesos con el fin de velar por el mantenimiento de ciertos estándares de

desempeño y calidad que sirvan como base de comparación con lo presupuestado.

Comprende el conjunto de planes, políticas, procedimientos y métodos que se

necesitan para alcanzar los objetivos de la organización.

> Control presupuestario: Es una herramienta técnica en la que se apoya el

control de gestión, basado en la dirección por objetivos. Como uno de los objetivos

prioritarios de las empresas es alcanzar determinada rentabilidad, la eficiencia de la

gestión, en relación con las desviaciones hacia esa rentabilidad se puede controlar

recurriendo al control presupuestario.


47

El control presupuestario consiste en confrontar periódicamente el presupuesto

frente a los resultados reales del periodo, centro por centro, con el fin de poner en

evidencia las desviaciones.

> El centro de informática: Está orientado a lograr el uso de la tecnología y

la informática como herramienta de control; su objetivo será mantener controles

automáticos efectivos y oportunos sobre las operaciones.

2.2.8.- ESTRUCTURA DEL PROCESO DE CONTROL.

El proceso de control se encuentra bajo las siguientes condiciones

establecidas por Meigs W. (1996, p.116) necesarias para llevar a cabo un control que

cerciore de que los hechos vayan de acuerdo con los planes estableció:

> Un término de comparación. Que puede ser un presupuesto, un programa,

una norma, un estándar o un objetivo.

> Un hecho real. El cual se compara con la condición o término de referencia

del punto anterior.

> Una desviación. Que surge como resultado de la comparación de los dos

puntos anteriores.


48

> Un análisis de causas. Las causas han dado origen a la desviación entre el

hecho real y la condición ideal o término de referencia.

> Toma de acciones correctivas. Son las decisiones que se han de tomar y las

acciones que se han de desarrollar para corregir la desviación.

2.3.- CONTROL INTERNO.

El control interno se refiere a la aplicación de los principios de control a todo el

funcionamiento de la organización; sus propósitos básicos son:

> La obtención de información correcta y segura.

> La protección de los activos de la empresa.

> La promoción de la eficiencia en la operación.

Tradicionalmente se ha considerado que el control interno abarca solamente a la

función financiera, sin embargo, como ya se dijo, su finalidad se reduce a evitar o

reducir fraudes, sino a optimizar el manejo de todos los recursos a través de la

disminución de desperdicios, aprovechamiento del y tiempo y del establecimiento de

políticas de operación adecuada, comprobación de la exactitud de la información,

establecimiento de sistemas de protección contra pérdidas, entre otros.


49

Según Coopers & Lybrand (1997, p.15) el “control interno se define como un

proceso, efectuado por el personal de la entidad, diseñado con el objeto de

proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de

objetivos específicos”.

La Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (1983, p.4)

establece que el “control interno tiene como finalidad garantizar en forma razonable

no absoluta, la salvaguarda de los activos y confiabilidad de la información; dado que

la efectividad de los procedimientos de control puede verse afectada por colusión,

interpretación errónea, descuidos, juicios equivocados y otros factores”.

2.3.1.- OBJETIVOS DE CONTROL INTERNO.

Los objetivos para el control interno deben ser claros y precisos de forma tal que

se lleven a cabo los parámetros establecidos y planificados por la organización. Los

objetivos del control interno se debe clasificar en tres categorías:

> Operacionales: Referente a la utilización eficaz y eficiente de los recursos de

la entidad.


50

> Información financiera: Referente a la preparación y publicación de estados

financieros fiables.

> Cumplimiento: Este se refiere al cumplimiento por parte de la entidad de

las leyes y normas que les sean aplicables.

2.3.2.- COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO.

Los componentes del control interno según Coopers & Lybrand (1997, p.5) para la

ejecución del mismo pueden ser:

> Entorno de control. El entorno de control marca la pauta de

funcionamiento de una organización e influye en la concienciación de sus empleados

respecto al control. Es la base de todos los demás componentes del control interno,

aportando disciplina y estructura. Los factores del entorno de control influye en la

integridad, los valores éticos y la capacidad de los empleados de la entidad, la

filosofía de dirección y el estilo de gestión, la manera en que la dirección asigna la

autoridad y las responsabilidades que organiza y desarrolla profesionalmente a sus

empleados, y la atención y orientación que proporciona el consejo de administración.


51

> Evaluación de los riesgos. Cada entidad se enfrenta a diversos riesgos

internos o externos que tienen que ser evaluados. Una condición previa a la

evaluación del riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles,

vinculados entre sí e internamente coherentes. La evaluación de los riesgos consiste

en la identificación y el análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los

objetivos, y sirve de base para determinar cómo han de ser gestionados los riesgos.

> Actividades de control. Estas son las políticas y los procedimientos que ayudan a

asegurar que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección. Ayudan a asegurar que

se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la

consecución de los objetivos de la entidad. Hay actividades de control en toda la

organización, a todos los niveles y en todas las funciones.

> Información y comunicación. Hay que identificar, recopilar y comunicar

información pertinente en forma y plazo que permitan cumplir a cada empleado con

sus responsabilidades. La información y comunicación permiten que el personal de la

entidad capten e intercambien la información requerida para desarrollar, gestionar y

controlar sus operaciones.

> Supervisión. Los sistemas de control interno requieren supervisión, es decir, un

proceso que comprueba que se mantiene el adecuado funcionamiento del sistema a lo


52

largo del tiempo. La supervisión consiste en actividades continuas, evaluaciones

periódicas o una combinación de ambas cosas.

2.3.3.- PRINCIPIOS DEL CONTROL INTERNO.

El ejercicio del control interno implica que éste se debe hacerse siguiendo ciertos

principios necesarios. Sin estos principios las actividades del control corren el riesgo

de quedar sin valor e importancia alguna, convirtiéndose en un ejercicio estéril sin

posibilidad alguna de influir realmente en el desempeño de la organización. Por con

siguiente Holmes A.(1945, p.54) propone los siguientes principios:

> El principio de igualdad, consiste en que el control interno debe velar

porque las actividades de la organización estén orientadas efectivamente hacia el

interés general, sin otorgar privilegios a grupos especiales.

> El principio de moralidad, establece que todas las operaciones se deben

realizar no sólo acatando las normas aplicables a la organización, sino los principios

éticos y morales que rigen la sociedad.

> El principio de eficiencia, vela porque, en igualdad de condiciones de calidad y

oportunidad, la provisión de bienes y/o servicios se haga al mínimo costo, con la

máxima eficiencia y el mejor uso de los recursos disponibles.


53

> El principio de economía, vigila que la asignación de los recursos sea la más

adecuada en función de los objetivos y las metas de la organización.

> El principio de celeridad, consiste en que uno de los principales aspectos

sujetos a control debe ser la capacidad de respuesta oportuna, por parte de la

organización, a las necesidades que atañen a su ámbito de competencia.

> El principio de imparcialidad y publicidad, consiste en obtener la mayor

transparencia en las actuaciones de la organización, de tal manera que nadie pueda

sentirse afectado en sus intereses o ser objeto de discriminación, tanto en

oportunidades como en acceso a la información.

> El principio de valoración de costos ambientales, consiste en la reducción

al mínimo del impacto ambiental negativo debe ser un factor importante en la toma

de decisiones y en la conducción de sus actividades rutinarias en aquellas

organizaciones en las cuales su operación pueda tenerlo.

2.3.4.- MEDIOS PARA LOGRAR EL CONTROL INTERNO.

En vista de que cada empresa opera en condiciones peculiares de acuerdo

con su ramo, magnitud y localización, no es posible prefabricar sistemas estándar de


54

control interno que llenen las necesidades de todas ellas; sin embargo, existen ciertos

factores que pueden ser considerados como esenciales para lograr un control interno

satisfactorio en la mayoría de las organizaciones de gran tamaño. Estos son:

> Un plan lógico de organización que se establezca claramente las líneas de

autoridad y responsabilidad y separe las funciones de operación, registro y custodia.

> Una adecuada estructura contable, incluyendo técnicas presupuéstales y de costos,

un catálogo e instrucciones de cuentas, manuales de procedimientos y gráficas

descriptivas del flujo de las transacciones.

> Un departamento de auditoria interna superditado a un ejecutivo de alto nivel, que

sea responsable de una continua revisión, evaluación y mejora de los controles

internos.

2.3.5.-CONTRO INTERNO POR AREAS DE FUNCIONAMIENTO.

A continuación se presentan las distintas áreas de funcionamiento que establece

Meigs W.(1996, p.98) donde se instalan los sistemas de control interno considerando

todas las condiciones posibles de operación:


55

> Control interno de compras: Es fundamental para tener un control interno

eficiente sobre los procedimientos de compra, que éstas estén separadas del

departamento que las recibe, de su contabilización y de su pago. El departamento de

compras en todas las compañías debe tener facultades exclusivamente para tramitar y

colocar acertadamente los pedidos autorizados de compra de todo el activo necesario

en la organización. La adquisición de servicios profesionales y de activo fijo es

habitualmente una facultad concedida por los funcionarios ejecutivos principales o al

consejo de directores. Todas las compras normales hechas por el departamento de

compras deben estar aprobadas por un funcionario ejecutivo importante.

En las empresas pequeñas donde no existe un departamento separado de compra,

una persona en la organización debe tener facultades exclusivamente para hacer todas

las compras, debiendo además ser aprobadas por otra persona.

> Control interno de ventas: Para las ventas que se realicen al contado, el

control interno exige que una persona haga la venta, que revisa otra persona que

recibe el pago. La persona que hace la venta la registra en una boleta de ventas. El

total de las boletas de ventas hechas cada día debe ser igual al total recibido por el

cajero. Una variante en este procedimiento consiste en que la persona que hace el

paquete coteje las boletas de ventas con el precio marcado en las mercancías. La

preparación de las boletas de venta requieren tiempo y la tendencia moderna es que


56

el vendedor opere una caja registradora que imprime otra boleta con el importe de las

ventas, acumulando la registradora el total de ventas.

El cliente paga entonces en una caja registradora central. El total recibido por éste

cajero central debe concordar con el total de las ventas de las cajas registradoras.

Cuando no es posible tener a la vez vendedores y cajeros deben usarse cajas

registradoras que muestren en forma visible el importe de las ventas, imprimiendo a

la vez una boleta con importe de la venta que se entrega al cliente.

Para las ventas que se realicen a crédito, el control interno requiere la recepción y

preparación de la orden de venta, el embarque del pedido, el cargo y la facturación

del cliente, la recepción del pago del cliente. Los procedimientos seguidos en las

ventas a crédito varían considerablemente en diversas empresas y cada una de ellas

debe adoptar el método que se ajuste mejor a su necesidad.

> Control interno de recibo de efectivo: El control interno para recibo de efectivo

garantiza que todo el efectivo recibido se contabilice y que no deje de recibirse

ningún pago. Todas las recepciones de efectivo deben liquidarse a través de un solo

punto en una organización. Si hay sucursales que hacen cobros en efectivo, deben

depositarlo en un banco local avisando oportunamente a la oficina matriz. No debe

permitirse que una sucursal haga desembolsos del efectivo que recibe. La recepción y

contabilización del efectivo debe hacerse por separado.


57

> Control interno de desembolso de efectivo: La aplicación de este control exige

una comprobación satisfactoria para aprobar cualquier desembolso en efectivo. Para

controlar adecuadamente todos los desembolsos es necesario que exista separación

entre la aprobación de las facturas, la contabilización de los valores a pagar, la

preparación de los cheques en pago de facturas y de revisión de los cheques.

> Control de inventario: Los inventarios son tan importantes como el dinero en

efectivo. Los fines y objetivos perseguidos en el control de inventario son la

prevención del robo y el abuso, la orientación en el programa de compras y la

tramitación más rápida de las órdenes de producción y de venta, asegurando que hay

una existencia en cantidades adecuadas de los artículos necesarios. Es preciso

controlar y guiar con acierto el ciclo del capital en trabajo desde existencia en caja

hasta inventarios y su nuevo regreso a caja. Pequeñas pérdidas sufridas a lo largo de

una línea de producción pueden llegar a un total desconcertante.

Debe llevar un sistema de inventario perpetuos y de cuentas de control en el mayor

general.

Si es posible, una sola persona debe ser responsable a todos los materiales

recibidos y expedidos en el almacén. Esta persona encargada debe firmar por todas

las partidas recibidas. En el departamento de contabilidad debe llevarse en una cuenta


58

de control un registro de todas las recepciones, entregas y saldos de inventarios; este

mismo departamento de contabilidad debe hacer periódicamente los asientos

correspondientes al movimiento en forma de resumen, no detallado.

El almacén debe autorizar la salida de materiales únicamente a cambio de una

requisición por escrito, debidamente autorizada y tramitada. El departamento que

formula la requisición debe conservar un duplicado para comprobación ulterior con la

copia en almacén. La requisición que recibe el almacenista le sirve de autorización

para dar salida al material y acreditar sus cuentas. Estás podrá llevarlas en libros o

simplemente en las etiquetas de los casilleros. El almacenista notifica a los

departamentos de costos y de contabilidad general la entrada de materiales, con

objeto de que pueda hacerse el cargo debido a la orden de trabajo o departamento

correspondiente y acreditarse las cuentas de control de inventario.

> Control interno de cuentas por cobrar: La aplicación de este control obliga a

acreditarse una cuenta por cobrar únicamente cuando se recibe efectivo, se subroga

un documento por cobrar, se recibe una devolución de mercancía, se concede una

bonificación o descuento, o la cuenta se da de baja en libros como incobrables.

Cuando se envían estado de cuentas por correo a los clientes, deben compararse

antes con los saldos de la cuenta por cobrar haciendo el cotejo una persona diferente a


59

la que los preparó y que no tenga ninguna relación con las obligaciones habituales del

encargo de llevar las cuentas por cobrar o con el cajero.

Cuando se recibe dinero en efectivo de un cliente, deben prevalecer los

procedimientos de control interno aplicables al efectivo. Los créditos a las cuentas

por cobrar causados por devoluciones de venta, deben comprobarse en el

departamento de recepción de la misma manera que se comprueba una compra. Los

créditos también a las cuentas por cobrar que tengan su origen en las bonificaciones

sobre ventas y en cuentas incobrables, deben apoyarse en autorizaciones por escrito

firmadas por personas autorizadas. Los créditos que obedezcan a descuento sobre

ventas deben reconciliarse con las recepciones en efectivo.

> Control interno de las inversiones: Las inversiones deben efectuarse y

liquidarse únicamente mediante autorización de personas facultadas para concederla.

Estos comprobantes podrán hallarse en las decisiones del consejo de directores, de los

comités financieros, o de una persona que posea facultades adecuadas para realizar

actos de dominio, es decir, para comprar y vender.

Los valores bursátiles adquiridos como inversión deben conservarse en una caja

fuerte de seguridad, a la cual esté prohibido el acceso de una persona sola. El título de

propiedad debe estar a nombre del cliente. En algunos casos, en que el título es

nominativo, los valores deben llevar endosos en blanco para facilitar cualquier acto

de dominio.


60

> Control interno del activo fijo: El activo fijo debe controlarse no solamente

de manera física, sino por medio de una cuenta de control para cada grupo de activo,

apoyada en cuentas auxiliares en el mayor de la planta. El activo fijo debe adquirirse

únicamente por medio de requisiciones y autorizaciones apropiadas. El retiro de las

partidas de activo fijo debe estar debidamente autorizado, enviando un aviso de retiro

al departamento de contabilidad para que haga los asientos adecuados en las cuentas.

Numerosas partidas de activo fijo son pequeñas, pero

individualmente costosas. Debe protegérselas cuidadosamente contra robo y

cotejarlas frecuentemente con los expedientes del inventario de bienes.

El activo fijo debe adquirirse únicamente con autorización apropiada y por medio

de requisiciones. El activo fijo debe estar controlado materialmente, con base en una

cuenta de control para cada grupo, con los libros auxiliares necesarios. El retiro y la

venta de activo fijo deben estar debidamente autorizados; antes de hacer los asientos

necesarios, debe notificarse al departamento de contabilidad. Las partidas pequeñas

de activos fijos, fácilmente transportables, deben estar bajo el control del menor

número de personas; y debe asignárseles lugares específicos, si es posible.

> Control interno del pasivo: Los procedimientos de control interno indicados

para compras y desembolso en efectivo son también aplicables al pasivo, puesto que

el pasivo es el resultado de la adquisición de activos, el escurrimiento en un gasto o la


61

conversión de otra partida de pasivo, y asimismo la liquidación habitual del pasivo es

mediante un pago.

El principio aplicable específicamente al control interno del pasivo es que no

puede incurrirse sin una autorización apropiada. Otro es que el pasivo debe

manejarse de tal manera que se liquide oportunamente, como cuando se trate de casos

en que se puedan aprovechar descuentos por pronto pago; otros serán el propósito de

conservar una buena clasificación certifica, cumplir con las leyes establecidas, como

el pago de los impuestos sobre la renta retenidos, los impuestos para el seguro social;

y cumplir con las disposiciones legales en los contratos respecto al pago de intereses,

depósitos para tomar parte en licitaciones y pagos de capital.

2.4.- SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El control interno constituye una ayuda indispensable para una eficiente

administración, el control interno es mucho más que un instrumento dedicado a la

prevención de fraudes o al descubrimiento de errores accidentales en el proceso

contable.

Según Coopers & Lybrand (1997, p.107)” el sistema de control interno, es capaz

de proporcionar sólo una seguridad razonable a la dirección y al consejo de

administración respecto a la consecución de los objetivos de la empresa”.


62

Así mismo, Cepeda (1997, p.4) establece que “el sistema de control interno es

un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia una meta o fin; pero no es un

objetivo o un fin en sí mismo. El sistema de control interno provee una garantía

razonable del logro de los objetivos y metas organizacionales, no una garantía

absoluta. Un adecuado sistema de control interno podrá alertar oportunamente y

reportar sobre el bajo rendimiento de una gestión, pero no podrá transformar o

convertir una administración deficiente en una administración destacada”.

Todas estas razones hacen creer que, un sistema de control interno consiste en un

conjunto de medidas empleadas por una empresa con la finalidad de proteger sus

recursos contra pérdida, fraude o ineficiencia; promover la exactitud y confiabilidad

de los informes contables y de operación; apoyar y medir el cumplimiento de la

empresa; y juzgar la eficiencia de operación en todas las divisiones de la compañía.

2.4.1.- OBJETIVOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El sistema de control interno debe orientarse de manera fundamental al logro de

los siguientes objetivos:

> Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada

administración ante riesgos potenciales y reales que los puedan afectar.


63

> Garantizar la eficacia, eficiencia y economía en todas las operaciones de la

organización, promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y

actividades establecidas.

> Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al

cumplimiento de los objetivos previstos.

> Garantizar la correcta y oportuna evaluación y seguimiento de la gestión de la

organización.

> Asegurar la oportunidad, claridad, utilidad y confiabilidad de la información y los

registros que respaldan la gestión de la organización.

> Definir y aplicar medidas para corregir y prevenir los riesgos, detectar y corregir

las desviaciones que se presentan en la organización y que pueden comprometer el

logro de los objetivos programados.

> Velar porque la organización disponga de instrumentos y mecanismos de

planeación y para el diseño y desarrollo organizacional de acuerdo con su naturaleza,

estructuras, características y funciones.


64

2.4.2.- CARACTERÍSTICAS DEL SISTEMA DE CONTROL

INTERNO.

El sistema de control interno es un mecanismo de apoyo gerencial, orientado hacia

una meta o fin, al mismo tiempo provee una garantía razonable del logro de los

objetivos y las metas organizacionales, no una garantía absoluta. Según Cepeda

(1997,p.9) las principales características del sistema de control interno son las

siguientes:

> El sistema de control interno está conformado por los sistemas contables,

financieros, de planeación, de planificación, de verificación, información y

operacionales de la respectiva organización.

> Corresponde a la máxima autoridad de la organización la responsabilidad de

establecer, mantener y perfeccionar el sistema de control interno, que debe adecuarse

a la naturaleza, la estructura, las características y la misión de la organización.

> La auditoria interna, es la encargada de evaluar de forma independiente la

eficiencia, efectividad, aplicabilidad y actualidad del sistema de control interno de la

organización y proponer a la máxima autoridad de la respectiva organización las

recomendaciones para mejorarlos.


65

> El control interno es inherente al desarrollo de las actividades de la organización.

> Debe aplicarse para prevenir errores y fraudes.

> Debe considerar una adecuada segregación de funciones, en la cual las

actividades de autorización, ejecución, registro, custodia y realización de

conciliaciones estén debidamente separadas.

> Los mecanismos de control se deben encontrar en la redacción de todas las

normas de la organización.

> No mide desviaciones; permite identificarlas.

> Su ausencia es una de las causas de las desviaciones.

2.4.3.- ELEMENTOS DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

Los elementos más importantes en los que se basa un adecuado sistema de control

interno según Cepeda (1997, p.43) son:

> El ambiente de control.


66

> Los sistemas de contabilidad.

> Los controles contables internos.

> Los controles administrativos internos, los cuales se traducen en los siguientes

sub-elementos:

• Objetivos y planes perfectamente definidos. Se basan en normas de realización

establecidas con anterioridad, que servirán primordialmente para planificar y

controlar de manera adecuada las operaciones con el fin de disminuir el riesgo de la

incertidumbre de la organización.

• Estructura sólida de la organización. Es aquella que proporciona una separación

apropiada de las responsabilidades funcionales y que sirven de base para facilitar la

lógica delegación de funciones y responsabilidades.

• Procedimientos efectivos y documentados. Sirve para determinar claramente

cómo realizar las tareas.

• Personal competente. Que sepa cumplir sus responsabilidades eficazmente.


67

• Sistema de revisión de los controles y de las operaciones. Este incluye la

auditoria interna, externa, junto con la revisión fiscal.

• Sistema protector de activos. Este deberá incluir la verificación de los sistemas,

la cobertura adecuada de los seguros y provisiones, y la protección física por medio

de todos los instrumentos pertinentes.

• Sistema de información útil y periódica. Que comprende estados financieros

razonables, información estadística, análisis de presupuesto, entre otros.

2.5.- DISEÑO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.

El diseño de un adecuado sistema de control interno implica no solo un dominio

técnico sino también un conocimiento del medio específico en el cual se va a aplicar.

De acuerdo con Cepeda (1997, p.19), el “sistema de control interno no es un

objetivo en sí mismo, un criterio fundamental, al momento de concebir e implantar

tales sistemas, es considerar constantemente la relación costo – beneficio. En

particular el sistema de control interno se debe contrastar con el beneficio general, los

riesgos que reduce al mínimo y el impacto que tiene en el cumplimiento de las metas

de la organización”.


68

El reto es, encontrar el justo equilibrio en el diseño del sistema de control interno,

pues un excesivo control puede ser costoso y contraproducente. Además las

regulaciones innecesarias limitan la iniciativa y el grado de innovación de los

empleados. Es el gerente de la organización, con ayuda de sus colaboradores, quien

está llamado a definir y poner en marcha dentro de los parámetros de orden legal y

estatutario, el sistema de control interno que mejor se ajusta a la misión, las

necesidades y la naturaleza de la organización.

De igual manera Coopers & Lybrand (1997, p.168) definen “el diseño del sistema

de control interno como un sistema cuyo propósito es proporcionar un grado de

seguridad razonable acerca de la consecución de los objetivos. Cuando dicho

propósito se logra, se puede considerar que el sistema es eficaz”.

2.5.1.- COMPONENTES DEL DISEÑO DEL SITEMA DE CONTROL

INTERNO.

El diseño del sistema de control interno debido a su importancia tanto en su

aplicación como en la información que éste suministra, es necesario que presente

ciertos componentes indispensables para la ejecución del mismo. Para Meigs

W.(1996,p.120) un diseño de sistema de control interno debe comprender lo

siguiente:


69

> Organización de la función de control interno.

> Plan de desarrollo de la función de control interno.

> Procesos y procedimientos críticos. Formalización y documentación.

> Plan de trabajo para la formalización y documentación de los demás procesos y

procedimientos.

> Mecanismos e instrumentos de control interno.

> Mecanismos e instrucciones de reportes y seguimientos.

> Plan de desarrollo de los manuales de control interno por áreas

2.6.- ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Los activos fijos tangibles se podrían definir como todos aquellos valores que no

forman parte de los activos circulantes como pueden ser bienes raíces, los bienes

muebles que no están destinados para la venta y que se destinen para usarlos en

forma permanente o para prestar un servicio a la empresa o al publico en general, o

que se emplean para la fabricación de artículos como sucede con la maquinaria. Estos

al mismo tiempo, representan el mayor porcentaje de capital invertido, permitiéndole

a la organización determinar su vida útil probable y revalorizarla en función del

tiempo.


70

Según Kieso (1991, p.525), “los activos fijos tangibles son el capital fijo empleado

en las operaciones de una empresa. No se ha adquirido con la intención de

revenderlos o normalmente tiene una expectativa de vida de más de un año”.

2.6.1.- CARACTERISTICAS DEL ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.

Los activos fijos tangibles en términos general se podría definir como el capital

fijo empleado en la operación de una empresa, éste no se ha adquirido con la

intención de revenderlo y normalmente tiene una expectativa de vida de más de un

año. Por lo tanto, según Horngren & Harrison (1997, p.325) los activos fijos deben

tener las siguientes características:

> Se adquieren para utilizarlos en las operaciones, no para

revenderlos: Únicamente los activos utilizados en las operaciones normales de la

empresa se deben clasificar como activos fijos tangibles.

> Son de larga duración y por lo general están sujetos a

depreciación: Los activos fijos tangibles dan servicio durante cierto número de años.

La inversión de estos equipo se asignan a períodos futuros mediante cargos

periódicos por depreciación. La excepción son los terrenos que no se deprecian salvo

cuando tienen lugar a una disminución de su valor.


71

> Poseen sustancia física: Estos activos ya nombrados se caracterizan por su

existencia o sustancia física y así se distinguen de los activos intangibles.

2.6.2.- IMPORTANCIA DE LOS ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.

Toda organización presenta un alto porcentaje del patrimonio constituido por sus

activos, lo cual conduce al optimo funcionamiento de sus operaciones debido a la

calidad de sus bienes permanentes de los mismos, de igual manera, los activos fijos

tangibles por su naturaleza de bien perdurable en el tiempo permite que la

organización establezca planes estratégicos de elaboración de un producto específico

que genera utilidad y permite ampliar el potencial y la fuerza productiva de la

empresa.

Los activos fijos tangibles pueden ser utilizados como fuente de financiamiento

para proyectos de expansión, lanzamientos de nuevas líneas de productos y

relanzamiento de productos ya existentes, es decir, que tales activos tienen la función

de servir de garantía de pagos a terceros, permitiendo llevar a cabo los planes y

proyectos planificados por la empresa. Finalmente los activos fijos tangibles tienen la

capacidad operativa, para que una organización genere utilidades y alcance su

existencia en el mercado.


72

2.6.3.- ADICIÓN DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Toda adición al activo de la planta se debe capitalizar, porque se ha creado un

nuevo activo. Las normas para la adición de los activos fijos tangibles están

determinada por las necesidades objeto de comercialización, función y planes de cada

organización.

Según Kieso (1991,p.517) cualquier empresa al momento de incorporar un nuevo

activo fijo tangible en su registro debe:

> Identificar el nuevo activo fijo tangible.

> Registrar el costo real del activo fijo tangible.

> Datos necesarios sobre ese activo (referencia, código de compras, proveedor,

fecha de compra, entre otros).

El costo histórico es la base que se toma por lo general para valuar los activos fijos

tangibles. El costo histórico se mide por el precio en efectivo, o su equivalente en

efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para el uso al cual se le

destina. El precio de compra, los fletes y los costos de instalación de un activo

productivo se consideran como parte de su costo. Estos costos se asignan a períodos


73

futuros a través del proceso de depreciación. Cualesquiera costos relacionados con el

activo fijo tangible, en los cuales se incurra después de su adquisición, como

adiciones, mejoras o reposiciones, se suman al costo del activo si tienen potencial

para servicios futuros. De otro modo se cargan a gastos en el período en el cual se

incurre en ellos.

2.6.4.- REGISTRO DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Todas las empresas que tengan un registro actualizado de dichos activos gozaran

de una precisa información de los mismos, como es la cantidad real de los activos

fijos y el costo del mismo, su ubicación exacta reduciendo así la posibilidad de robo.

Para ello se deben llevar los siguientes registros:

> Registrar todo tipo de información acerca de los activos fijos tangibles ya

existentes.

> Mantener al día los estándares de activos fijos tangibles.

> Mantener la contabilidad real de los activos fijos tangibles en conjunto con sus

depreciaciones y revalorizaciones.

> Registrar los datos necesarios sobre los activos fijos tangibles nuevos.

> Controlar todos los registros contables y no contables.


74

> Contabilizar los precios reales de los activos fijos tangibles nuevos y los ya

existentes.

2.6.5.- RETIRO DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Se puede retirar voluntariamente los activos fijos tangibles por medio de la venta,

el intercambio o el abandono, o disponer de ello a través de la conversión

involuntaria. Independientemente de la fecha en que se haga el retiro, la depreciación

se debe determinar a esa fecha y deben desaparecer todas las cuentas relacionadas con

el activo retirado. Idealmente el valor en libros del activo fijo tangible específico

debería ser igual a su valor de retiro; pero por lo general no ocurre así y resulta por

tanto una ganancia o una pérdida.

Para Kieso (1991,p.520) entre las múltiples normas existentes para el retiro de los

activos fijos tangibles tenemos:

> Materiales que son considerados como obsoletos o fuera de moda.

> Maquinarias y equipos cien por ciento (100 %) depreciados o cuyos gastos por

mantenimiento.

> Vehículos, para el calculo se haya determinado una política de vida útil o fecha de

reemplazo.


75

> Chatarras.

> Desperdicios.

> Activos desmantelados.

> Bienes muebles o inmuebles que desean ser reemplazadas por remodelaciones o

mudanzas.

Todos activos retirados tienen destinos diferentes entre los cuales se encuentran:

- Ventas.

- Donaciones.

- Destrucciones.

2.6.6.- MEJORAS Y REPOSICIÓN DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Las mejoras y las reposiciones son sustituciones de un activo por otro.

Las diferencias entre una mejora y una reposición es que la mejora se sustituye

con un activo mejor que se usa actualmente, mientras que la reposición se sustituye

con un activo similar.


76

2.6.7.- REPARACIÓN DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Las reparaciones son desembolsos hechos con el fin de conservar los activos de

la planta en condiciones de operación. Se carga a una cuenta de gastos en el período

en el cual se incurre en ellos, con base en que es el único período beneficiario. Si la

reparación es muy significativa, son varios los períodos que se beneficiarán y el costo

se debe manejar como una adición, una mejora o una reposición, dependiendo del

tipo de reparación.

2.6.8.- REVALORIZACIÓN DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

Generalmente, las organizaciones realizan las revalorizaciones del activo fijo

tangible al final del período contable o económico, otras simplemente los aplican

cuando es necesario, es decir, cuando vayan a aplicar los activos como un

otorgamiento de créditos bancarios o cualquier otro tipo de financiamiento para

futuras inversiones en la empresa.

Los activos fijos tangibles de una empresa son revalorizados por métodos

estándares o regulares de acuerdo al tipo de empresa, actividad y afines. Las tasas de

índices aplicados en la revalorización del activo no constante para todas las empresas

puesto que los procesos de revalorización son unilaterales para cada organización.


77

2.6.9.- DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

La depreciación es considerada como un gasto en el cual disminuye el valor del

activo generando este una acumulación del gasto del activo, el cual permite obtener la

vida útil del mismo a la hora de su venta o revalorización.

De igual manera, según Horngren & Harrison (1997,p.851) su asignación está

justificada como resultado de todos los factores que ocasionan el retiro final del

mismo. Estos factores comprenden el desgaste o deterioro natural debido al uso,

reemplazo, insuficiencia, obsolescencia, el paso del tiempo y la acción de los

elementos. Sin embargo, el cargo por depreciación periódica no intenta medir ni

seguir paralelamente la depreciación material a medida que ocurre. Si un activo fijo

tiene una vida productiva útil esperada más corta que su vida material, el costo debe

asignarse distribuyéndolo sobre la vida económica útil más corta esperada. Existen

numerosos métodos para computar los cargos por depreciación, entre los cuales

tenemos:

> Método directo: Este método carga la depreciación en cantidades iguales

periódicas distribuidas sobre la vida estimada del activo fijo tangible. La teoría en la

que se apoya el método es que la depreciación es proporcional al tiempo expirado; el

desgaste o deterioro natural debido al uso podrá ser o no proporcionado al tiempo

transcurrido.


78

> Método de las horas de trabajo: Este método considera que una partida de

activo se deprecia cuando se usa y no cuando está en operación. La medida en que

este concepto es acertado varía de acuerdo con la naturaleza de la partida de activo.

> Método de la unidad de producción: Este método es similar al que apoya en

las horas de trabajo, con la substitución sencilla de las horas productivas con las

unidades de la producción. El método se basa en el supuesto de que la partida de

activo se deprecia proporcionalmente con la producción.

> Método combinado de vida: Este método comprende la computación

del periodo de vida de un grupo de diferentes partidas de activo. Una vez computada

la vida combinada, podrá emplearse cualquier método de depreciación.

> Método de saldos decrecientes: Hay tres métodos de saldos decrecientes,

dos de los cuales están permitidos en las declaraciones para el pago de impuestos

sobre la renta. Estos métodos dan de baja en libros la depreciación en una cantidad

alta en el primer año de vida de una partida de activo y en una cantidad menor

decreciente en cada uno de los años sucesivos. Dentro de éste método se encuentran:

• Método de porcentaje fijo o de valor decreciente en libros.

• Método de saldos doble decrecientes.

• Método de la suma de dígitos de los años.


79

> Método de interés: El método de anualidad y del fondo de amortización

para computar la depreciación emplea el principio del interés compuesto. Casi todo el

mundo a abandonado estos métodos y normalmente se usan únicamente cuando las

comisiones estatales de servicios públicos así lo exigen para fijar tarifas.

2.6.10.- PRESUPUESTO DEL ACTIVO FIJO TANGIBLE.

La exitosa utilización de un presupuesto de activo fijo tangible supone la

existencias de registros auxiliares de activos fijos confiable y pormenorizados. Las

estimaciones presupuéstales de gastos por concepto de activos fijos usualmente se

originaran dentro de las distintas divisiones operativas y posteriormente serán

revisadas por el departamento de ingeniería de la planta. La determinación de costos

puede también requerir la cooperación del personal del departamento de compras. La

aprobación final de las estimaciones presupuéstales comprende una revisión crítica

por la sección de presupuestos de la división contable o financiera.

7.- CONTROL DE LOS ACTIVOS FIJOS TANGIBLES.

Un adecuado control permitirá desarrollar correctamente todas las actividades de

la organización, el control de los activos fijos tangibles permitirá presentarlos contra

perdidas por siniestros, deterioros y robos.


80

Según Gómez Rondon (1.989,pág.G-5), el auditor debe llevar a cabo todo el

trabajo de investigación que sea necesario, hasta quedar plenamente convencido que

el control que está ejecutando es el adecuado, hay que revisar cuidadosamente los

siguientes elementos que determinan el valor de los activos fijos tangibles:

> Valor monetario original de adquisición.

> Validez del criterio de clasificación de los gastos capitalizables y de los

operativos.

> Legitimar de las partidas dadas de baja por ventas, retiros o cualquier otro causa.

> Asimismo, Kieso (1.991, pág. 558) establece que para llevar un control más

eficaz los gerentes, administradores o el auditor debe de llevar a cabo las siguientes

actividades:

> Evidencia conveniente del derecho de propiedad del activo fijo tangible.

> Revisar que cualquier mejora debe ser capitalizada.

> Asegurarse que la depreciación sea calculada ajustándose a los principios

contables de general aceptación.

> Realizar una cuenta control de cada activo fijo tangible, en el libro mayor.

> Adquirir los activos fijos tangibles mediante la requisición acordada por personas

autorizadas.

> Al retirar los activos fijos tangibles debe aparecer autorizada por personas

debidamente capacitadas por ellos.


81

> Los activos fijos tangibles pequeños y fáciles de ser sustraídos deben estar a cargo

del menor número posible de personas y ser guardados en lugares específicos

apropiados.

En aquellas empresas que hubieren adoptado el sistema de control presupuestado,

para la adquisición, ampliación y retiro de los activos fijos tangibles, el trabajo del

auditor se simplifica porque así contara con un punto de comparación de lo estimado

con lo real.

2.8.- NECESIDADES DE CONTROLES SOBRE LOS ACTIVOS FIJOS

TANGIBLES.

La principal finalidad del control de los activos fijos tangibles no es la de prevenir

fraudes sino la de obtener máxima eficiencia del capital invertido en activos de la

planta.

Las cantidades invertidas en activos fijos tangibles representan una parte

fundamental del total de activos en numerosas empresas industriales. Los gastos de

mantenimiento, readaptación y depreciación de estos activos constituyen un factor de

importancia primordial en el estado de resultados. La importancia de las grandes

cantidades hacen que los controles cuidadosamente diseñados sean esenciales para la

producción de estados financieros confiables. Los errores en la determinación de las


82

utilidades serán importantes si los activos son desechados sin que sus costos sean

eliminados de las cuentas.

Las perdidas que inevitablemente surgirán a consecuencia de métodos no

controlados para la adquisición, mantenimiento y retiro de activo fijo tangible, son

frecuentemente mayores que los riesgos de fraude en el manejo de efectivo.

2.9.- INVENTARIO.

El inventario es el conjunto de bienes tangibles y en existencias, propios y de

disponibilidad inmediata para su consumo, transformación y en venta.

Según Mendoza y González (1.992,pag.139), “el inventario es una provisión de

materiales que tienen por objetivos facilitar la producción o satisfacer la demanda de

los clientes”.

Por otra parte, Cillo (1.993,pag.11) establece, que “el término inventario se utiliza

para designar el conjunto de partida de propiedades tangibles, que se tiene para la

venta en curso normal del negocio y que están en proceso de producción para dicha

venta”.


83

En este sentido, el inventario está constituido por todas aquellas partidas de bienes

tangibles e intangibles de una empresa, el cual está sujeto a la venta o prestación del

servicio durante el proceso productivo. Es por ello, que la administración de

inventarios se encuentra entre las funciones de la gerencia.

Así mismo, Harding (1.995,pag.211) establece que “el inventario incluye todas las

existencias de artículos y materiales que posee una compañía para ser utilizados en el

proceso de manufactura y ofrecer un servicio”.

En general, el inventario se podría definir como la lista en que se detallan, a su

valor total, las materias primas y materiales, abastecimientos o suministros, productos

terminados o en procesos de fabricación y mercancía en existencia, en transito, en

depósito o consignados en poder de terceros, al termino de un período contable.

2.9.1.- IMPORTANCIA DE LOS INVENTARIOS.

El inventario constituye un bien sumamente importante dentro de la organización,

ya que éste con frecuencia representa la mayor inversión de activos.

De igual manera, Alvarez (1.991,pag.13) identifica el valor que representa el

inventario en cualquier empresa señalando:


84

> Los inventarios se requieren debido a la falta de sincronización entre las

diferentes etapas del sistema productivo- distribución- consumidor, de manera que

ellos permitan ajustar las actividades de todos los sistemas.

> Los inventarios permiten que las diferentes etapas del sistema se devuelvan con

relativa independencia y autonomía.

> Los inventarios permiten mantener un flujo de información de todos los activos

fijos existentes en la organización a lo largo de todo el sistema.

> Los inventarios permiten regular la producción y obtener una razonable

utilización del equipo, las instalaciones y la mano de obra disponible.

> Los inventarios permiten mantener un buen servicio al cliente.

La importancia del inventario radica en que el control debe contener políticas

administrativas lo suficientemente rígidas como para poder satisfacer las necesidades

de los clientes y, a su vez, los de la propia organización, pero éste mantenimiento

requiere de la inversión de capital que podría ser utilizado en otros aspectos del

negocio, por lo que es muy importante controlar los inventarios para asegurar la

recuperación de ese capital.


85

2.9.2.- OBJETIVOS DE LOS INVENTARIOS.

Los inventarios son bienes de la empresa que representan parte de los recursos

materiales útiles y necesarios para realizar sus operaciones y mantener su

funcionamiento. Por todo esto, Alvarez (1.991,pág.11) plantea una serie objetivos,

tales como:

> Evitar al máximo los posibles costos de oportunidad.

> Determinar la inversión óptima de los inventarios de acuerdo a las posibilidades

financieras de la empresa.

> Contar con suficientes activos fijos en existencias para hacer frente a las

demandas de los clientes.

> Mantener la independencia de las operaciones gracias al suministro de materiales

en los centros de trabajo proporcionando flexibilidad para operar.

> Aprovechar el tamaño económico del pedido.

> Reducir la presión existente en los sistemas de producción y comercialización con

respecto a la entrega de los bienes, dentro de los plazos de entrega, garantizando un

flujo regular y un menor costo operativo con la producción de lotes más grandes.

> Hacer coincidir los intereses y posibilidades de producción, ventas y finanzas,

armonizando la capacidad de operación, penetración en el mercado y capacidad

financiera.


86

> Rotar adecuadamente los activos para evitar deterioro, obsolescencia, mermas del

bien, desperdicios, entre otros.

Toda organización debe contar con un inventario que le garantice la exactitud,

condición y manejo de todos los recursos de la organización, con el propósito de

satisfacer los objetivos planificados por la alta gerencia.

2.9.3.- CIRCUNSTANCIAS QUE HACEN NECESARIO EL INVENTARIO

FÍSICO.

Existen muchas ocasiones en donde la presencia de un inventario físico se hace

indispensable, por ser éste un listado de bienes, mueble e inmuebles, mercadería,

créditos y otros valores, determinado por observación y comprobado con una lista del

conteo, del peso o de la medida real de los mismos. Según Alvarez (1.991,pág.11),

las circunstancias que hacen necesario el inventario físico son las siguientes:

> Cuando los auditores lo necesitan o la dirección desea que se hagan inventario

físico, por lo general los contadores públicos y los funcionarios de las sociedades se

muestran más renuentes a prescindir de los inventarios físicos que los contadores

industriales.


87

> Cuando la unidad para medir la materia prima al recibirlas, es diferente de la

unidad de medida empleada para entregarlas.

> Cuando la materia prima puede marcar o perder en cualquier forma, su integridad

mientras está almacenada.

> Cuando la materia prima es de un tipo, que hace que sea costoso hacer

comprobaciones periódicas exactas.

> Cuando los registros de inventario continuos, no se aprueben durante el período

de contabilidad o de costo por medio de un recuento o de una medida física.

> Cuando el sistema de inventario continuo, no se considere exacto. Se hace

necesario hacer un inventario físico al final de cada período contable, a fin de

descubrir todas las discrepancias.

2.9.4.- PLANIFICACIÓN DE UN INVENTARIO.

El inventario requiere de una planificación cuidadosa del procedimiento que se va

a seguirse, así mismo como la preparación del equipo humano al que debe instruirse

acerca de todos los pormenores del trabajo a efectuar. Para Perdomo (1.997,pág.89),

la planificación de un inventario requiere entre otras cosas:


88

> Fecha y lapso de la toma de inventario: El inventario debe llevar la fecha final

del mes en que ha sido tomado eligiendo el lapso de menor actividad, a fin de no

entorpecer las labores de fabricación o de venta y aprovechar la situación de

existencia numérica.

> Organizar el personal con instrucciones sobre sus obligaciones: La

designación de las personas encargadas de tomar el inventario es de suma

importancia. Su autoridad y responsabilidad tienen que ser completas, deben ser

entrenadas debidamente para ello.

> Girar instrucciones a los departamentos en relación con el proceso de

inventario: Estas deben realizarse en hojas impresas que contengan todas las

instrucciones, distribuidas entre las diferentes personas que tomarán parte en el

levantamiento del inventario.

2.10.- CONTROL PARA EL INVENTARIO DE LOS ACTIVOS FIJOS.

El control de inventarios se refiere básicamente a la administración de los activos

en existencia, tratando al máximo de mantener un estándar de recursos para satisfacer

las necesidades que puedan presentarse dentro de la organización, evitando las

perdidas de tiempo que puede ser causado por los empleados por falta de activos en

buenas condiciones o por lo menos utilizables para las funciones más básicas dentro


89

del proceso operativo de la empresa. Para Kieso (1.991,pág.520), el control de

inventario de los activos fijos se debe realizar de la siguiente manera:

> Incorporación del activo fijo en el inventario: Las empresas durante

un período determinado deben establecer sus depósitos o inventarios donde

debe tomarse en cuenta:

• La responsabilidad de las compras, se confía al departamento administrativo de la

organización dado que éste es el encargo de comprometer a la empresa con un

proveedor.

• El departamento administrativo debe tomar en cuenta todas las recomendaciones

que les son hechas por las personas encargadas de la requisición de los materiales o

inventarios.

• El departamento administrativo, a su vez, debe recurrir sistemáticamente a la

competencia entre los proveedores.

• Este procedimiento de incorporación de los activos fijos en los inventarios

limita las compras, dado que se lleva un control de todo el material que va

saliendo y el que queda en inventario.

• El departamento administrativo debe asegurarse que los proveedores respeten

íntegramente las condiciones en las cuales se han comprometido, es decir, el

proveedor debe ser responsables, con una situación financiera estable y una estructura

de precios sólida para considerarlo una fuente de abastecimiento segura.


90

> Registro del activo fijo en el inventario: El cambio de las

condiciones del mercado y en los procedimientos de fabricación influyen para que

artículos idénticos puedan ser adquiridos a precios diferentes, originando que muchas

empresas se encuentren frente al dilema de determinar cual de los precios debe

aplicarse a los artículos que queden en el inventario, y que costo asignar a los

materiales y componentes que se han incorporados a los productos.

Por lo tanto, el movimiento de los inventarios se debe registrar en fichas de control

de existencias de tal modo que siempre esté disponible un inventario por cantidad y

por costo. Los registros de activos fijos en inventarios, presentan las siguientes

ventajas:

• Muestran la localización, cantidad y costo de cada artículo en existencia.

• Evitar los pedidos a precios excesivos, ya que indican los últimos precios

pagados.

• Indican los puntos de reordenamiento de nuevos pedidos y la cantidad máxima a

ordenar.

• Señalar la mercancía de movimiento lento.

• Reducen las posibilidades de robo.

> Desincorporación del activo fijo en el inventario: Las empresas

actualmente emplean sistemas de control de inventarios o fichas de control para cada


91

uno de los activos fijos incorporados. Dentro de éste sistema de control debe tomarse

en cuenta:

• Toda la información registrada con anterioridad.

• La revalorización del activo a desincorporar o su depreciación, esto depende del

uso que la empresa va a darle a dicho activo.

• El departamento administrativo debe archivar una ficha o documento que

certifique el retiro de ese activo, para evitar futuros problemas con el activo retirado.

2.11.- FORMULARIOS.

Desde los inicios de la historia, el hombre ha sentido la necesidad de expresar sus

ideas y pensamientos en forma escrita. De esta necesidad no se escapa el mundo de

los negocios, por esta razón surgen los formularios.

Según Catácora, (1.996, p. 156), “los formularios son los modelos que se utilizan

para capturar información para el registro, control y/o proceso de las operaciones de

una entidad. La aplicación de los formularios es sumamente amplia en los negocios”.


92

2.11.1.- IMPORTANCIA DE LOS FORMULARIOS.

Todas Las empresas requieren documentar sus transacciones, y dejar evidencia de

todo el trabajo que llevan a cabo los empleados a través de documentos escritos. La

gran mayoría de la información correspondiente a las transacciones que lleva a cabo

una empresa, son plasmadas en formularios.

Con el avance de la tecnología de información, muchos formularios están siendo

sustituidos por operaciones registradas en forma electrónica y debido a ello las

operaciones y transacciones que soportan los registros contables son iniciados,

autorizados y procesados en forma electrónica.

Siguiendo este orden de ideas, Catácora (1.996. p. 156)establece que existen

algunas señales que indican la necesidad de implantar el control de los formularios,

estas son las siguientes:

> Formularios diseñados a mano y reproducidos por fotocopiadora.

> Autorizaciones en el cuerpo del formulario que no se entienden.

> Omisión de detalles importantes para procesar la información, como por ejemplo:

fecha, persona que inicia la transacción o autorizaciones.

> Falta de prenumeracion.

> Formularios con espacios reducidos o inadecuados.


93

> Errores en el llenado de formularios, debido a mala explicación de los campos.

> Formularios no codificados.

> Poca estética en el diseño de las formas.

> Formularios en el cual falta la identificación de la empresa a la cual corresponde.

2.11.2.- CARACTERISTICAS DE LOS FORMULARIOS.

Todo formulario debe cumplir con ciertas características necesarias, para que se

considere diseñado de acuerdo con las necesidades de cada negocio. Se debe tener

presente en todo momento, que el diseño de un formulario debe responder a la

utilidad que preste en el procedimiento en que sea utilizado. Las características

mínimas que debe tener todo formulario son las siguientes:

> Sencillez en un estudio.

> Cada formulario debe estar diseñado para un procedimiento especifico.

> El orden en el cual se solicita la información, debe ser realizado en la misma

secuencia en el cual se generan los datos.

> Un mismo empleado no debe validar dos formularios que por razones de control

interno, sean incompatibles. Por ejemplo, la persona que conforma un informe de

recepción no puede aprobar la orden de pago o el cheque con el cual se cancele una

obligación.


94

> Las copias deben ser hechas y distribuidas únicamente para aquellos

departamentos que manejen la información que contienen los mismos.

> En la medida de lo posible y tomando en cuenta el concepto de costo/beneficio, se

deben establecer formularios prenumerados.

> Los formularios deben poseer espacios adecuados para las aprobaciones y/o

autorizaciones.

> Todo formulario debe estar codificado bajo algún esquema, de tal forma que se

pueda lograr una identificación o asociación del formato a una función o área

especifica y se indique la ultima fecha de revisión.

2.11.3.- CLASIFICACION DE LOS FORMULARIOS.

Los formularios pueden ser clasificados según lo establece Catácora (1.996, p.

162) de acuerdo a:

> Su Presentación: Pueden ser Simples y Compuestos.

• Formularios Simples: Son aquellos documentos que están representados por

una sola forma y que poseen copias anexas. En algunos casos, tales como los

depósitos a una cuenta de ahorro, requieren de una sola hoja y queda evidencia del

deposito en la libreta correspondiente.


95

• Formularios Compuestos: Poseen mas de una hoja y son elaborados con base en

un formato predefinido y bajo un esquema de almacenamiento o archivo especial.

Dentro de este renglón, podemos distinguir los siguientes tipos:

- De bloques.

- Talonarios.

- Juego listo o snap out.

- Formas continuas.

> Su Uso: Pueden ser para originar una acción, Para Registrar una acción y para

informar resultados.

• Formularios para Originar una Acción: tiene el objeto de iniciar el proceso o

procedimiento de algún grupo de tareas con un cierto objeto. Por ejemplo, la emisión

de una requisición de materiales puede dar origen as la emisión de una orden de

compra.

• Formularios para Registrar una Acción: Están orientados a guardar una

información que puede ser consultada posteriormente. Por esta razón, su llenado

correcto es importante desde el principio, dado que cualquier información omitida

puede ser requerida después.


96

• Formularios para informar Resultados: Son aquellos que son usados para

mostrar cifras o análisis de procesos que se encuentran estandarizados. Un ejemplo de

este tipo de formato, lo representan los análisis de crédito que son realizados en las

instituciones financieras, y que se encargan de comunicar a un comité de crédito

acerca de los resultados del análisis de la situación financiera, o de resultados del

solicitante del crédito.

> Su elaboración: Pueden ser manuales, Semimecanizados, y mecanizados.

• Formularios Manuales: Son formatos que son llenados en forma totalmente

manual, es decir, no interviene el elemento maquina para su confección.

• Formularios Semimecanizados: Se llevan en parte manualmente y en parte, a

través de un elemento maquina como un computador o una maquina de escribir.

• Formularios Mecanizados: Son aquellos que son elaborados totalmente por una

computadora, tanto los datos del mismo como los campos por rellenar.

2.11.4.- DISEÑOS DE FORMULARIOS.

Todo formulario debe seguir una serie de principios básicos para su diseño, estos

principios deben tener en cuenta los aspectos de funcionabilidad y eficiencia de los


97

procedimientos involucrados. Todo formulario debe cumplir al menos con los

siguientes principios:

> Facilidad para su relleno.

> Reducción de las posibilidades de error.

> Estética.

> Reducción de costos.

Así mismo, Catácora (1.996, p. 164) establece que los formatos esta compuesto

por las siguientes partes:

> Encabezado de un formato: Se encuentra siempre en la parte superior y debe

contener al menos: él título, número y fecha de elaboración del formulario. El algunos

casos, otra información puede ser anexada en esta área, tales como observaciones o

lugar de emisión.

> El Cuerpo Principal: Contiene la información principal y relevante para

procesar el formato. En el caso de una factura, por ejemplo, los campos de: código de

producto, unidades, cantidad, precio, total parcial y total general, son absolutamente

indispensables.

> En el Area de Observaciones: debe contener cualquier información necesaria

para la elaboración y aclaración de cualquier duda referente a la información

contenida en el formulario.


98

> Las autorizaciones: Son los campos reservados para que las personas

involucradas evidencien su aprobación acerca del procesamiento de la información.

2.12.- FLUJOGRAMAS.

Catácora (1.996,pág.77) define “los flujogramas como herramientas y técnicas

para la representación de los procedimientos en forma gráfica”.

En términos generales, los flujogramas se refieren a herramientas o técnicas de

representación visual, más gráficas que narrativas, a través de la cual, la información

suministrada por los documentos usados como fuentes, se transforman en

documentos finales. En la mayoría de las empresas, utilizan los flujogramas cuando

desean tener una primera apreciación acerca del funcionamiento de un procedimiento

a nivel general.

2.12.1.- SIMBOLOGÍA BÁSICA PARA LOS FLUJOGRAMAS.

La simbología debe ser igual para todo tipo de flujogramas a utilizar o aplicar, sin

embargo, una vez adoptada una metodología estándar, ella debe ser respetada y

seguida en todos los aspectos de forma y fondo. Asimismo, Catácora (1.996,pág.77)

identifica la siguiente simbología básica para la representación de los flujogramas:


99

> Flujo de información. Una flecha: Representa el flujo de la

información desde/hacia. Se usa obligatoriamente para reflejar el orden que debe

seguir la lectura del flujograma y muestra igualmente como fluye la información a lo

largo del proceso.

> Proceso. Rectángulo: Representa un proceso, en algunos casos manuales y

en otros mecanizados. Su contenido debe comenzar con verbo en infinitivo.

> Archivo temporal o permanente. Triángulo invertido: Se utiliza para

mostrar un archivo, ya sea éste en forma permanente o temporal. Dependiendo de que

sea uno u otro, llevará internamente la letra P –permanente- o T –temporal-.

> Conector interno. Circulo: Algunas veces un flujograma puede requerir

que se efectúen saltos en la secuencia de los pasos, pero dentro de la misma página,

por lo que tal acción se representa a través de un conector interno.

> Conector de columna y página: Sé utiliza cuando un flujograma es graficado

en más de una página o existen diferentes columnas en las cuales la secuencia de

pasos es ininterrumpida.

> Decisión. Rombo: Este símbolo es utilizado cuando dentro del flujo del

proceso, existen cursos alternativos de acción.

> Documento: Utilizado cuando se requiere diagramar algún documento

que es generado o transferido a lo largo del proceso.

> Inicio/fin de proceso: Como una formalidad, este símbolo se utiliza para iniciar

un procedimiento y para indicar su terminación. En algunos casos, se puede omitir el

representar el fin de un proceso en razón de que este continúe en otro procedimiento.


100

En algunas oportunidades los flujogramas pueden mostrar otros símbolos

diferentes a los mostrados anteriormente, en estos casos es necesario identificar el uso

y el significado de cada nuevo símbolo para cubrir el objetivo final, el cual debe ser el

claro entendimiento de la secuencia de pasos que forman el flujograma.

2.12.2.- TIPOS DE FLUJOGRAMAS.

Los flujogramas dependiendo de su información, tamaño y significado pueden ser

diferentes. Para Catácora (1.996,pág.78), los flujogramas se pueden distinguir en los

siguientes tipos:

> Flujogramas secuenciales: Se caracterizan porque los mismos no separan las

personas y/o departamentos que llevan a cabo las tareas, de tal forma que el flujo de

la información es presentado en forma totalmente secuencial de izquierda hacia la

derecha.

> Flujogramas columnares: Son los mas utilizados en las empresas, y se

diferencian de los secuenciales, en la separación que se realizan en cada una de las

tareas y responsabilidades de personas y/o departamentos dentro de un

procedimiento. La simbología utilizada para este tipo de flujograma, es igual que la

simbología básica.


101

> Flujogramas analíticos: La ultima variante que se puede identificar en los

flujogramas, son los flujogramas analíticos, los cuales se caracterizan por poseer una

columna adicional para comentarios, o sencillamente, con llamadas en el cuerpo del

flujograma se realizan observaciones en una hoja adicional respecto a cualquier

aspecto que se desee destacar.

3.- DEFINICION DE TERMINOS BASICOS.

• ACTIVIDADES: Conjunto de tareas y asignaciones determinadas por la

administración para ser desarrollada por los trabajadores con carácter productivo.

Stoner, Freeman y Gilbert (1.996, p. 6).

• ACTIVO: Un recurso económico por parte del negocio que se espera produzca

beneficio en el futuro. Horngren y Harrison (1.997, p. G-1).

• ADQUISICION: Acción de comprar un insumo, bien o servicio que satisface la

necesidad del sistema a través del intercambio comercial entre las partes interesadas.

Codera, j. (1.984, p.6).

• ANALISIS: Examen y división de cualquier cosa en sus componentes

principales. J. M. Rosenberg (1.994, p. 20).


102

• ATRIBUTO: Cualidad o conjunto de cualidades reducidas a una forma

cuantitativa para fines de un análisis contable, matemático o estadístico. Kohler

(1.979, p. 44).

• COSTO DE UN ACTIVO FIJO: El precio de compra, el impuesto sobre la

venta, la comisión sobre compra y todos los demás importes pagados para adquirir el

activo y prepararlo para el uso que se intenta darle. Horngren y Harrison (1.997, p.

G-3).

• DEPRECIACION: Se define como la perdida del valor de un activo, a causa de

uso o deterioro, también se puede entender como la asignación sistemática de los

gastos, del costo del activo fijo tangible no formado por recursos minerales. Kohler

(1.979, p. 177).

• DESVIACION: Medida de dispersión, calculada como la diferencia entre un

valor particular de una observación y la medida que es normalmente la medida

aritmética, o entre un conjunto de valores u observaciones y su media. J. M.

Rosenberg (1.994, p. 136).

• EFICACIA: Es la habilidad para determinar objetivos apropiados, es decir, hacer

las cosas correctas desde el ángulo de los planes administrativos, consiste en


103

determinar los procesos operativos correctos, así como el modo de ejecutarlos.

Koontz y Weihrich (1.996, p. 736).

• EFICIENCIA: Capacidad de reducir al mínimo los recursos para alcanzar los

objetivos de la organización o de algunas unidades estructurales, es decir, hacer las

cosas bien. Aplicar y ejecutar las normas y procedimientos correctamente. Stoner

y Freeman y Gilbert (1.996, p. 9).

• EMPRESA: Unidad destinada a producir bienes y servicios económicos,

generalmente una empresa esta constituido por todos aquellos bienes tangibles,

intangibles y de permanencia legal, que ocupa un gran porcentaje del capital

operacional del dueño. Codera, J. (1.984, p. 30).

• ENTIDAD: Organización de cualquier tamaño, creada para un propósito

concreto. Coopers & Lybrand (1.997, p. 168).

• ETIQUETA: Caracteres usados para identificar una orden o una variable en un

programa de ordenador. Rotulo, inscripción identificativa. Aplicado a los sistemas,

expresión alfanumérica de datos colocados en cualquier lugar con objeto de informar

o instruir. J. M. Rosenberg (1.994, p. 176).


104

• ETIQUETADO: Colocación Sobre una etiqueta, sobre una mercancía, manual o

automática, en la que consta el precio, ficha de caducidad y otras características. J.

M. Rosenberg (1.994, p. 176).

• ETIQUETAS DE CONTROL: Etiquetas taladradas añadidas a cada articulo, en

las que consta la identificación y datos necesarios para realizar un control rápido de

existencia. J.M. Rosenberg (1.992, p. 176).

• HERRAMIENTAS: Cualquier instrumento para uso manual que ayudan en una

operación mecánica. Kohler (1.979, p.74).

• INFORMACION: Recopilación de datos, números, características, entre otros;

que son procesados o producidos por un ordenador. J. M. Rosenberg (1.994, p. 222).

• METODO: Es una serie de pasos sucesivos a seguir según los procedimientos

administrativos establecidos por las autoridades de la organización con el propósito

de obtener un fin trazado. Melinkonff (1.990, p. 28).

• NORMAS: Son guías de acción especificas dirigidas a la aplicación de políticas

al aprovechamiento adecuado y optimización económica de las operaciones de

determinadas áreas de la organización. Codera (1.984, p. 32).


105

• OBJETIVOS: Constituyen los propósitos efectivos y productivos de la

administración que busca ser satisfechos a través de los procesos y procedimientos,

correspondiéndose a los resultados que se esperan obtener. Deben ser reconocidos

por todo el personal de la organización, canalizando en función de estos los

recursos y procesos. Codera (1.984, p. 34).

• OPERACIÓN: Es un acontecimiento que afecta la posición financiera de una

entidad en particular y que se puede registrar en forma confiable. Horngren y

Harrison (1.997, p. G-6).

• OPTIMIZACION: Combinación de elementos en equilibrio; frecuentemente

aseguran el máximo beneficio. J. M. Rosenberg (1.994, p. 287).

• PROCESO CONTABLE: Es la función planeada o conjunto de operaciones que

utilizan de una tecnología y según cierta estructura, transforman unas entradas en

unas salidas, es decir, unos factores en unos productos. Codera, J. (1.984, p. 40).

• RECURSOS: Son todas las cosas que una empresa necesita para desarrollar

eficazmente su actividad. D. Houghton (1.979, p. 52).


106

• REGISTRO: Están destinados a inscribir ciertos datos, antecedentes,

recordatorios o documentos relacionados con las operaciones que se realicen, han de

realizarse o se han realizado. Goxens y Goxens (1.993, p. 64).

• TAREAS: Son labores menudas, partes de las grandes actividades ejecutadas por

los individuos. Es el trabajo personal que se realiza en correspondencia a las

actividades y procedimientos administrativos de la organización. J. M. Rosenberg

(1.994, p. 305).

4.- SISTEMAS DE VARIABLES.

1ra Variable: Sistema de control interno.

> Definición conceptual: El sistema de control interno es un mecanismo de

apoyo gerencial orientado hacia una meta o fin; pero no es un objetivo o un fin en sí.

El sistema de control interno provee una garantía razonable para el logro de los

objetivos y metas organizacionales, no es una garantía absoluta. Un adecuado sistema

de control interno podrá alertar oportunamente y reportar sobre el bajo rendimiento

de una gestión, pero no podrá transformar o convertir una administración deficiente

en una administración destacada. Cepeda (1997, p. 4)


107

> Definición operacional: Un sistema de control interno se refiere a todas las

políticas, normas y procedimientos que debe de llevar la empresa para lograr sus

objetivos, proporcionándole a la misma información referente de todas sus

actividades, detectando las debilidades de la misma y así poder corregirlas. Ver tabla

de operacionalización de las variables.

2da Variable: Activos Fijos Tangibles.

> Definición Conceptual: El activo fijo tangible representa el capital fijo

empleado en las actividades de una empresas. No se ha adquirido con la intensión de

venderlos y normalmente tiene una expectativa de vida de mas de un año. Kieso

(1991, p. 525).

> Definición Operacional: Los activos Fijos tangibles son todos los bienes que

posee la empresa, los cuales no han sido adquiridos para la venta, sino para ser

utilizados por la empresa de forma permanente y para prestar sus servicios, debido a

esto los activos fijos tangibles deben ser protegidos por medio de un sistema de

control interno para los mismos. Ver tabla de Operacionalización de las variables.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

VARIABLES DIMENSIONES INDICADORES

1. Determinar los procedimientos para el etiquetado de los activos fijos tangibles de la empresa.

Sistema de Control Interno Contable.

Procedimientos para el etiquetado de los activos fijos tangibles.

> Selección de activos a etiquetar. > Asignación de Código.. > Colocación de las etiquetas. > Proceso de Etiquetado.

2. Identificar el método de depreciación que se utiliza para calcular la perdida del valor de los activos fijos tangibles.

Activos Fijos Tangibles.

Métodos de depreciación de los activos fijos tangibles.

> Método directo. > Método de las horas de trabajo. > Método combinado de vida. > Método de saldo decreciente. > Adecuación del método actual.

3. Analizar los procesos de adición y retiro de los activos fijos tangibles que se llevan a cabo en la empresa.

Activos Fijos Tangibles.

Proceso de adición para los Activos Fijos Tangibles. Proceso de retiro del activo fijo tangible.

> Autorización de las compras. > Identificación del nuevo activo fijo tangible. > Registro del costo del activo fijo tangible. > Evaluación del activo fijo tangible en uso. > Autorización para la desincorporación del A.F.T. > Retirar las etiquetas de identificación. > Registro contable de las Desincorporaciones.

TABLA DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES

Objetivo General: Diseñar un Sistema de Control Interno Contable aplicado a los Activos Fijos Tangibles.

OBJETIVOS

ESPECIFICOS

VARIABLES

DIMENSIONES

INDICADORES

4. Establecer los mecanismos de control aplicado a los activos fijos tangibles para la elaboración de un adecuado sistema de control interno contable.

5. Diseñar la planificación para el proceso de inventario físico de los activos fijos tangibles que permita clasificar y cuantificar los activos fijos existentes.

TABLA DE OPERACIONALIZACIÓN DE LAS VARIABLES

Objetivo General: Diseñar un Sistema de Control Interno Contable aplicado a los Activos Fijos Tangibles.

Objetivo de Diseño

Objetivo de Diseño

CAPITULO II. Marco Teórico CAPITULO II MARCO TEORICO

Documents

Transcript of CAPITULO II. Marco Teórico CAPITULO II MARCO TEORICO