CAPITULO V CONSTRUCCIÓN DEL MODELO CIBERNÉTICO
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158 CAPITULO V CONSTRUCCIÓN DEL MODELO CIBERNÉTICO En este capítulo se realiza la construcción, descripción y explicación del modelo propuesto desde el enfoque cibernético para la gestión tecnológica en organizaciones de educación universitaria. Es de importancia resaltar que este modelo utiliza como herramientas los estudios iniciados por Beer en la década de los 50's del siglo XX sobre cibernética organizacional y el modelo de sistema viable; que se encuentran vigentes en diversos modelos y teorías. Aunado a esto, el modelo propuesto asienta sus bases de gestión tecnológica en las teorías y aportes realizados por el Dr. Castellanos en el 2007, todo esto sin dejar atrás la importancia del cumplimiento de los fundamentos gerenciales pautados por los precursores de las teorías administrativas, entre los que se encuentra uno de los máximos exponentes de la materia como lo es Chiavenato en el año 1999. Para Van (2006), citado por Oliveira y Gascón (2011) “una teoría de sistemas organizacional tendrá que considerar a la organización como un sistema cuya operación se explicará en términos de conceptos sistémicos” (p. 49), es decir, por medio de la cibernética, equilibrio, auto regulación, desarrollo y la estabilidad. La presente investigación estudia la gestión tecnológica de las
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CAPITULO V
CONSTRUCCIÓN DEL MODELO CIBERNÉTICO
En este capítulo se realiza la construcción, descripción y explicación del
modelo propuesto desde el enfoque cibernético para la gestión tecnológica
en organizaciones de educación universitaria. Es de importancia resaltar que
este modelo utiliza como herramientas los estudios iniciados por Beer en la
década de los 50's del siglo XX sobre cibernética organizacional y el modelo
de sistema viable; que se encuentran vigentes en diversos modelos y teorías.
Aunado a esto, el modelo propuesto asienta sus bases de gestión
tecnológica en las teorías y aportes realizados por el Dr. Castellanos en el
2007, todo esto sin dejar atrás la importancia del cumplimiento de los
fundamentos gerenciales pautados por los precursores de las teorías
administrativas, entre los que se encuentra uno de los máximos exponentes
de la materia como lo es Chiavenato en el año 1999. Para Van (2006), citado
por Oliveira y Gascón (2011) “una teoría de sistemas organizacional tendrá
que considerar a la organización como un sistema cuya operación se
explicará en términos de conceptos sistémicos” (p. 49), es decir, por medio
de la cibernética, equilibrio, auto regulación, desarrollo y la estabilidad.
La presente investigación estudia la gestión tecnológica de las
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organizaciones de educación universitaria de manera interactiva como un
ente cibernético que procesa información a través de ciclos retroalimentados;
por ello aunque los subsistemas están relacionados, cada subsistema
planteado maneja una información y la controla, pero a la vez son
controlados por un macro nivel superior. A continuación de describirá
brevemente las cinco funciones y/o sistemas que comprenderán el modelo
de gerencia cibernética para la gestión tecnológica de las organizaciones de
educación universitaria.
MODELO DE GERENCIA CIBERNÉTICA
Los sistemas reales se presentan y describen de forma natural como
pares de entrada-salida, (u(t) y y(t)), lo que permite saber, que un sistema
reacciona ante unas entradas o estímulos dados, y posterior a la realización
de un proceso se da una determinada respuesta que se manifestada en una
seria de salidas. La clave de control para los sistemas, es la
retroalimentación, ya que permite que el sistema se autoregule, siguiendo
controlando las perturbaciones que presenta durante su vivencia, de lo
contrario estas perturbaciones harán que se desvíe del objetivo o valores
deseados.
El problema de gestionar un sistema consiste en encontrar las entradas
u(t), para que el sistema realice cualquier acción. Se pueden tener
básicamente tres problemas:
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1.- Se alcance un valor que consigna r para la salida.
2.- Se pase de un valor a otro en el menor tiempo posible, y con un gasto
de recursos que no supere los determinados valores.
3.- Se siga una determinada trayectoria.
La configuración clásica de mando es:
Figura 1: Configuración de mando clásica, Fuente Elaboración Propia.
El proceso de gerencia según Chiavenato, comprende cuatro funciones
principales: planificación, organización, dirección y control, establecidos de la
siguiente manera:
Figura 2: Funciones gerenciales, Elaboración Propia.
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Teniendo en consideración las teorías antes planteadas, el diagrama de
gerencia cibernética quedaría de la siguiente manera:
Figura 3: Diagrama de gerencia cibernética, Elaboración propia.
El concepto de retroalimentación planteado, consiste en que al generar las
entradas u(t), estas dependerán de las salidas y(t).
En el grafico anterior se puede observar que el bucle de retroalimentación
que hace depender a u(t) de y(t). El símbolo en forma de círculo, es un
acumulador o punto de suma.
El objetivo de este sistema, es generar una “consigna”, y eso es que la
salida del sistema sea lo más cercana a lo que se necesita para sobrevivir al
entorno rápidamente cambiante.
Mientras más cortos sean los ciclos del proceso, mucho mejor será la
adaptación a los cambios, ya que permitirá ejercer acciones adecuadas a las
variables del entorno.
En ejemplo de la funcionalidad de los procesos cibernéticos puede verse
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claramente en un sistema de captación fotosensible que permita el
direccionamiento de un robot. El tiempo en que se realice cada censo de
información de localización servirá para seguir el camino adecuado, mientras
más largos son los “timeslot” mas difícil para el sistema será retomar el
camino adecuado.
Aunado a lo anterior, es importante para la cibernética tomar en
consideración las técnicas de control óptimo, que tiene como idea básica
controlar los recursos bien sean limitados o no de un sistema, haciendo que
se cumpla la trayectoria deseada traduciendo estas especificaciones a una
función cuya minimización o maximización permita obtener la mejor solución,
esto quiere decir, seguir aceptablemente bien la trayectoria propuesta sin
superar o no los recursos.
SISTEMAS PARA EL MODELO DE GERENCIA CIBERNETICA
PLANTEADO.
Para el modelo de gerencia cibernética para la gestión tecnológica de las
organizaciones de educación universitaria se plantean los siguientes
sistemas:
Sistema UNO
Este sistema representa la parte operativa de gestión tecnológica. Dentro
de este están clasificadas las acciones como el soporte técnico, desarrollo de
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software, producción intelectual, transferencia de tecnología entre unidades,
proceso de capacitación entre otras, gestión de redes de
telecomunicaciones, soporte técnico, bases de datos, entre otras. Estas
actividades son las que pueden observarse a simple vista al realizar un
análisis operativo del entorno tecnológico de la organización de educación
universitaria.
Sistema DOS
Este sistema está encargado de realizar las funciones de coordinación de
actividades del sistema UNO, lo que estaría cumpliendo con lo expuesto en
la teoría de gerencia sobre la coordinación de recursos (humanos, físicos,
tecnológicos, financieros).
En la gestión tecnológica se debe realizar el proceso de delegación de
actividades, funciones claramente, crear estándares y métodos a seguir, con
el fin de no tener inconvenientes de vacios en estas asignaciones.
Sistema TRES
En la gestión tecnológica debe existir un sistema que se encargue del
entorno interno, este sistema tendrá que realizar el proceso de negociación
de recursos tecnológicos, humanos, y de cualquier índole de la organización
con el sistema UNO operativo. Este sistema debe suministrar las
instrucciones que cada uno de los “elementos” del sistema UNO realizará,
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auditando su aplicación y funcionamiento.
Si existe una situación de “descoordinación”, donde el sistema DOS de
coordinación no ha resuelto, este sistema tendrá que intervenir. Podría
describirse en el modelo de gerencia cibernética de gestión tecnológica
propuesto como el “Policía reactivo del ahora”, porque los efectos de sus
acciones son garantizar el funcionamiento a corto plazo de la gestión
tecnológica.
Sistema CUATRO
Es eminente que en la gestión tecnológica exista este sistema, pues es el
“cerebro” del modelo. A diferencia de algunos modelos que carecen de esta
función, aquí está plasmado; y estará encargado de vigilar la evolución de la
organización a nivel tecnológico. Este sistema deberá estar muy vigilante de
los acontecimientos fuera de la organización, con la finalidad de percatarse
de cualquier innovación, cambio o avance que exista en los entornos, y a
nivel educativo con el fin de prepararse para futuros cambios.
Este sistema estará dedicado a la construcción de escenarios con los
datos obtenidos del entorno fuera de la organización, es por ello que pueden
utilizarse herramientas gerenciales con el bechmarking para capturar las
mejores prácticas a nivel de educación universitaria. Estas acciones
realizadas por este sistema permitirán tener indicadores que facilitaran la
toma de decisiones disminuyendo el margen de error en un futuro y por
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consiguiente incrementar las posibilidades de lograr el futuro ideal para la
organización de educación universitaria.
Sistema CINCO
En todo sistema viable debe existir la función política. En este modelo
estará dedicada a realizar las funciones de verificación, exploración, y todas
las acciones relacionadas con las normativas de la organización de
educación universitaria en el área de tecnologías de información y
comunicación.
Para la utilización de tecnología en las organizaciones de educación
universitaria es necesaria la creación de perfiles que ayuden a clasificar los
usuarios de acuerdo a las funciones y posiciones que en la organización
poseen; por esta razón el sistema Cinco deberá establecer políticas de
utilización de las tecnologías en la organización.
Aunado a realizar, establecer e implantar normativas para el correcto uso
de los recursos tecnológicos, el sistema tendrá que procurar que la
organización cumpla con las normativas legales del entorno en que se
desenvuelve, estabilizando así el entorno interno y el entorno externo
creando un equilibrio en el sistema total.
Este Sistema es quien debe establecer la razón de ser de la organización,
misión, visión, objetivos; aunado a estas funciones, el sistema 5 representa
ante organizaciones externas a la organización que dirige.
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ATENUADORES DE VARIEDAD
Según Pérez (2008), son los encargados de seleccionar entre la inmensa
variedad existente en el entorno, solamente aquella que es relevante para
nuestra organización, entendiendo por tal aquella relacionada con los
aspectos a los que el sistema (la organización) deberá hacer frente para
mantener su viabilidad. La organización no deberá ocuparse de toda la
variedad, sino solo de la llama según Espejo (1989), variedad residual. Estos
atenuadores pueden verse como instrumentos, herramientas, técnicas y
procedimientos utilizados a la hora de recolectar información, gestión de
comunicación, entre otros. Estas funciones puede cubrirlas un sistema
experto que permita la automatización de las mismas.
AMPLIFICADORES DE VARIEDAD
A diferencia de los atenuadores, los amplificadores se encargan es de
amplificar la capacidad de la organización. Ejemplo de un amplificador seria
el uso de medios de comunicación para dar a conocer un producto, o el
proceso de delegación de actividades para aumentar el rango de acción de
una decisión. En este caso, se plantea que un sistema experto-gerencial,
tenga las bondades de atenuador y amplificador, con el fin de cubrir las
necesidades que el modelo requiere en cuanto a estas funciones.
Habiendo explicado brevemente cada uno de los sistemas que contendrá
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el modelo de gerencia cibernética para la gestión tecnológica de las
organizaciones de educación universitaria, se realizará el proceso de
iteraciones para cubrir la totalidad de las necesidades que se posen en el
área de estudio.
Las iteraciones se realizaran teniendo en consideración los datos que el
investigador a obtenido con la aplicación de las diversas técnicas e
instrumentos citados en el Capítulo III de la presente investigación.
Para cada iteración se presentara el grafico del modelo planteado, y se
hará una breve descripción de los cambios realizados con el fin de su total
adaptación, con el fin de obtener un la lista de control del proyecto. Se
comenzará utilizando de base el modelo cibernético básico representado por
Beer, en el cual están representados los cinco sistemas anteriormente
mencionados y descritos.
Para la generación de los modelos se utilizó como guía el VSMOD, que es
una herramienta proporcionada por el Dr. José Pérez Ríos, y está disponible
online en http://www.ciberneticaorganizacional.org y http://www.vsmod.org.
PROCESO DE ITERACIONES
Este proceso de iteraciones permitirá adecuar completamente el modelo
de gerencia cibernética a las necesidades de la gestión tecnológica de las
organizaciones de educación universitaria.
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ITERACIÓN 0 (CERO) Sistema Básico.
La presente iteración muestra todos los sistemas y componentes del
modelo de sistema viable planteado por Beer.
En la figura se observa de color verde en forma de ameba, los entornos en
los que se desenvuelven el sistema en general, teniendo directamente
relación el sistema UNO identificado por el nivel operacional con su entorno ,
y este a su vez posee los elementos que se interrelacionan con el sistema 3
y el sistema Dos; El sistema 2 que será el que realice los coordinaciones
necesarios a las funciones de operativas; El sistema 3 es el encargado de las
evaluaciones y controles de las funciones del sistema 1, dependiendo de la
información suministrada por el sistema 2; el sistema 4 esta tiene una
relación especial con el sistema 3, el cual será explicado más adelante, y el
sistema 5 se relaciona con el sistema 4 e incide en la relación que este
sistema tiene con el sistema 3, quedando la primera iteración como se
muestra en la imagen siguiente.
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Figura 4: Iteración 0 (CERO), Elaboración propia.
ITERACIÓN 1 (UNO) Entornos.
En esta iteración se realizará para identificar los entornos que el
investigador ha planteado en su trabajo, de manera de realizar
correctamente el proceso de construcción del modelo a partir de los
entornos. El investigador sostiene que existen 2 principales entornos, un
entorno macro llamado entorno de políticas públicas nacionales, y un entorno
micro llamado entorno organizacional, descrito en capítulos anteriores.
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Figura 5: Iteración 1 (uno)), Elaboración propia.
ITERACIÓN 2 (DOS) Sistemas 2, 3, 4 y 5
En esta iteración, se realizara la creación de los sistemas superiores o no
operacionales (sistema 2, sistema 3, sistema 4, sistema 5), sistemas que son
dependientes del conjunto cibernético para sobrevivir. Para el investigador y
cubriendo las necesidades y requerimientos de la Gestión Tecnológica, en
base al modelo cibernético de Beer, la iteración 2 quedaría de la siguiente
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manera.
Figura 6: Iteración 2 (dos), Elaboración propia.
El sistema 2 (coordinación de operaciones) aquí plasmado, será el
encargado de amortiguar las oscilaciones que se pueden producir entre el
funcionamiento de las unidades operativas del sistema 1 que se construirá
más adelante. Este sistema se encargará de brindar, los procedimientos de
gestión tecnológica que deben seguir cada una de las unidades operativas,
las normas de funcionamiento de cada una de las unidades operativas,
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proporcionar estándares de comportamiento y de acciones con los que se
regirán las unidades operativas del sistema 1, entre otras.
Cada unidad operativa dispondrá de un sistema 2 (local), que le
proporciona la información referente al funcionamiento de las otras unidades
con el objeto de coordinar sus funcionamientos e interacciones. Esta unidad
local puede verse como un sistema de información de relaciones
comunicacionales y base de datos de conocimiento presto a ofrecer toda la
información requerida por cualquier unidad operativa del sistema 1.
Todos los sistemas 2 locales están conectados al sistema de Coordinación
de Operaciones, que alimenta el sistema 3 (Gerencia de operaciones), por lo
que este sistema estará replicando información actualizada al sistema 1 y
sus unidades operativas.
El sistema de Coordinación de operaciones es un sistema de apoyo al
sistema de Gerencia Operativa, cuya función es absorber cantidades
enormes de variedad (complejidad), que se genera por el funcionamiento tan
detallado y especializado de las unidades operativas elementales
cotidianamente.
Este sistema debe ser diseñado tomando en consideración las posturas y
opiniones de los directivos de las unidades operativas que surgirán más
adelante, conjuntamente con el sistema de Gerencia Operativa .
El sistema de Gerencia Operativa correspondiente al sistema 3, será el
encargado de optimizar el funcionamiento del conjunto del sistema de
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operaciones. Este sistema deberá poseer una visión de conjunto que
ninguna de las unidades operativas del sistema 1 posee individualmente
debido a sus variedad y especificidad, y por esta razón es el encargado de
producir sinergia entre las unidades operativas del sistema 1. Se encarga del
aquí y ahora, por esta razón es llamado por el autor como policía reactivo del
ahora, puesto que su visión y acción a corto plazo.
El sistema Gerencia Operativa no debe intervenir en las operaciones
normales y cotidianas de las unidades operativas del sistema 1. El sistema
de Gerencia operativa solo intervendrá para la modificación o fijación de
objetivos por ejemplo, o cambios necesarios a realizar en el sistema 1
sugeridos por el sistema 4 (Planificación estratégica), y por supuesto la
negociación de recursos de cualquier índole entre las unidades operativas
del sistema 1 y la planificación estratégica del sistema 4.
Existe un sub-sistema derivado de la Gerencia Operativa , el sistema 3*. La
función de este sub-sistema es servir de apoyo al sistema 3 en este caso la
Gerencia Operativa, obteniendo información acerca del funcionamiento de
las unidades operativas del sistema 1 que no pueden ser alcanzadas por los
canales de conexión de las unidades operativas con la Gerencia Operativa
directamente ni a través de la conexión con de la Coordinación de
Operaciones y la Gerencia Operativa.
Este sistema debe encargarse que la información que va de las unidades
operativas a la Gerencia Operativa esté completa y sea veraz, utilizando para
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ello múltiples herramientas como auditorias de calidad por ejemplo, auditoria
de sistemas, cumplimiento de procedimientos establecidos, investigación de
operaciones, encuestas, estudios especiales entre otras.
Sostiene Pérez (2008), que la existencia en una organización de auditorias
esporádicas ayudará a que el comportamiento de sus componentes se ajuste
al deseado por la organización, es por ello que se ha tomado en
consideración este elemento en el modelo propuesto.
El sistema 4 o Planificación estratégica, tendrá como misión la prospectiva
tecnológica en la organización de educación universitaria; debe ocuparse del
futuro de la organización en cuanto a la tecnología y del entorno exterior de
la organización, es aquí donde el entorno macro de políticas públicas
nacionales que el autor trata en la investigación es tomado en consideración.
El sistema de Planificación Estratégica permitirá la adaptación tecnológica de
la organización, logrando que esta pueda seguir manteniendo su identidad a
pesar de los cambios a nivel tecnológico que se produzcan en el entorno.
La organización de educación universitaria debe ser capaz de identificar
los cambios que sucederán y aplicar a tiempo acciones que permitan mitigar
los efectos del cambio e internamente realizar cambios para seguir siendo
viable tecnológicamente.
Para cumplir con la función el sistema de Planificación Estratégica puede
usar herramienta como la Dinámica de los sistemas, análisis de escenarios,
análisis de ciclos de vida, análisis FODA, análisis de agrupamiento, entre
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otras.
Perez (2008), sostiene que en ocasiones se produce problemas de
comunicación entre los sistemas de Gerencia Operativa y el sistema de
Planificación Estratégica por la naturaleza de los enfoques que estos
sistemas poseen, el primero en el “ahora”, y el segundo en el “futuro”. A
veces las solicitudes del sistema de 4 de Planificación Estratégica sobre
cambios a realizar en los niveles operativos para el sistema 3 de Gerencia
Operativa no serán fáciles.
Por lo antes mencionado, no se produce comunicación efectiva. A esta
problemática, Stafford Beer publicó en 1994 un libro “Beyond dispute, “the
invention of the team syntegrity”, una herramienta llamada “sintegración” de
equipos “team syntegrity”, que es una aproximación orientada al diseño de
gestiones democráticas para tipos de organización participativas no
jerárquicas. Es un modelo holográfico para procesos organizativos de
comunicación, en particular para la auto-gestión de sistemas sociales, que el
autor de esta investigación recomienda consultar.
Pero esta no es la única herramienta que se puede utilizar, pues existen
infinidad de herramientas para optimizar los procesos comunicacionales.
Pero a veces todas las herramientas no son suficientes para lograr que el
sistema de Gerencia de Operaciones y el sistema de Planificación
estratégica tengan una comunicación efectiva, y es ahí donde el sistema 5
llamado Dirección actúa en el modelo.
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El sistema Dirección que comprende al sistema 5 en el modelo de Beer,
constituye la máxima autoridad de la organización, y por esta razón el único
con la capacidad de regular la interacción que existe entre el sistema de
Gerencia Operativa y el sistema de Planificación Estratégica. Toda aquella
variedad o complejidad que los sistemas de Gerencia Operativa y el sistema
de Planificación Estratégica no pueden absorber, tendrá que ser resuelta por
el sistema de Dirección.
El sistema Dirección tiene que regular todas las funciones de presente y
futuro de la organización teniendo en cuenta los aspectos internos y
externos. Es el responsable de decidir la identidad de la organización de
educación universitaria en el área de tecnología, es decir que es lo que la
organización quiere ser tecnológicamente, pautando normas, valores, reglas
de conducta y comportamiento, para todos los niveles de la organización de
gestión tecnológica, facilitando la cohesión de los mismos.
La Dirección de tecnología es responsable de establecer la misión, la
visión, los objetivos estratégicos de la organización de educación
universitaria a nivel tecnológico. En este sistema se produce la dirección
normativa o política, a diferencia de la dirección estratégica manejada por el
sistema de Planificación estratégica, y la Gerencia Operativa.
ITERACIÓN 3 (TRES) Unidades Operativas, sistema 1
En esta iteración se trataran las unidades operativas del sistema 1 que
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compone el modelo para gestión tecnológica de las organizaciones de
educación universitaria.
Para esta iteración se tomó en consideración la estructura organizativa de
las organizaciones de educación universitaria estudiadas, para saber cual es
estas es la más completa, y realizar el proceso de desdoblamiento a partir de
esa organización, teniendo en consideración los aportes que el investigador
por su experiencia aporte a dicha reestructuración.
Realizado el análisis estructural organizativo, el investigador asume la
estructura de la Dirección de DITICLUZ (Dirección de Tecnologías de
Información y Comunicación de La Universidad del Zulia), como base para el
planteamiento y desdoblamiento de las unidades operativas del sistema 1 del
modelo de gerencia cibernética para la gestión tecnológica de las
organizaciones de educación universitaria.
En la actualidad, la Dirección de Te cnologías de Información y
Comunicaciones de LUZ, está conformada por cuatro departamentos:
El departamento de Gestión de Redes y Telecomunicación: Tiene como
finalidad facilitar el acceso de estudiantes, profesores, empleados y obreros a
las nuevas herramientas académico-administrativas desarrolladas por la
institución, y de igual manera acceder a la superautopista de conocimiento: la
internet. También busca aportar valores agregados, como videoconferencia,
videoseguridad y desarrollo de aplicaciones para educación a distancia.
El departamento de Gestión de Desarrollos y Sistemas Tecnológicos: Este
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departamento es el encargado de realizar el proceso de desarrollo,
mantenimiento, producción, y soporte avanzado de los sistemas y soluciones
en software de cualquier tipo, que brinde la optimización de procesos de La
Universidad del Zulia.
Departamento de Gestión de Servicios y Soporte Técnico: Cuenta con una
importante cantidad de instrumentos que facilitan la modernización
tecnológica de LUZ, como: Core de Bases de Datos, Servidores de
Aplicaciones, Servicios de Impresión, Core de Comunicaciones,
Almacenamiento Masivo y Protección y Autonomía Eléctrica. Este
departamento se encarga de la administración y gestión de todos los
servicios antes mencionados.
El departamento de Gestión y Control de Tecnologías de Información y
Comunicación: La misión de este departamento es contribuir al desarrollo y
fortalecimiento de la infraestructura de servicios tecnológicos aportando
capacidad y conocimiento en tecnologías web a la comunidad universitaria,
mediante la construcción de sitios en línea que aporten servicios
automatizados y permitan una red de investigación, desarrollo, educación e
innovación en articulación con las metas generales de la institución
universitaria.
La Visión de esta es ser un departamento de investigación, desarrollo e
innovación tecnológica, ampliamente reconocido por la capacidad creativa de
su talento humano, su contribución al desarrollo tecnológico de la comunidad
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universitaria de LUZ, un modelo de gestión y producción tecnológica, con
impacto positivo en la institución universitaria.
Los objetivos estratégicos de este departamento son:
1.-Contribuir a la generación de una cultura de la innovación tecnológica
en la comunidad universitaria de LUZ.
2.-Integrar el conocimiento tecnológico en función del desarrollo
tecnológico de LUZ.
3.-Contribuir a elevar la capacidad tecnológica de LUZ para potenciar los
sectores administrativos, académicos, de investigación y extensión de LUZ.
4.-Impulsar la innovación tecnológica para apoyar la gestión de desarrollo
de LUZ.
5.-Elevar los niveles de uso y aplicación de la innovación tecnológica en
las comunidades en LUZ.
6.-Ayudar a potenciar el desarrollo de la infraestructura de la Red
Académica en conjunto con los otros departamentos de DITICLUZ.
7.-Fortalecer las competencias del talento humano con visión innovadora
de las tecnologías y aplicación en la comunidad universitaria de LUZ.
8.-Contribuir a consolidar un sistema de investigación, desarrollo e
innovación tecnológica que responda a las necesidades y requerimientos de
la comunidad universitaria de LUZ.
Esta estructura organizativa presentada en la Universidad del Zulia,
permitió conjuntamente con las investigaciones realizadas sobre gestión
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tecnológica plantear el sistema de unidades operativas correspondientes al
sistema 1 del modelo de gerencia cibernética para la gestión tecnológica de
las organizaciones de educación universitaria.
Cabe destacar que es un modelo general, y por esta razón va dirigido a
todas las organizaciones de educación universitaria, pero si alguna
organización de educación universitaria considera que existen tareas o
actividades operativas dentro de la gestión tecnológica de su organización
que no están inmersas en el modelo, pueden ser acopladas con células
dentro del sistema 1.
El modelo del sistema 1 se realiza por partes, realizando el diagrama para
cada una de las unidades operativas, para luego realizar la conexión de
todas y acoplarlas al modelo sistémico completo.
Para esta iteración se realizará el desarrollo de las dimensiones
horizontales de cada una de las unidades operativas consideradas por el
investigador.
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Figura 7: Unidad Operativa Genérica, Elaboración propia.
Como fue mencionado anteriormente, cada unidad operativa básica está
compuesta por el entorno de acción de las operaciones, las operaciones, y la
dirección de operaciones.
Aunado a esto, como se comentó en la iteración 2, cada unidad operativa
posee un sistema 2 o coordinación de operaciones local, la cual fue definida
anteriormente. Las unidades operativas consideradas por el investigador en
base a la organización de la Universidad del Zulia para este modelo son:
Unidad de Software, Unidad de Telecomunicaciones, Unidad de Soporte
Técnico, Unidad de Plataforma, y Unidad de Gestión del conocimiento .
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Figura 8: Unidad Operativa de Software, Elaboración propia.
Unidad de Software: La unidad Operativa de software tendrá como
función todas las gestiones operativas en el área de software en la
organización de educación universitaria: Desarrollo, implementación,
organización, mantenimiento, administración, evaluación y control y soporte
avanzado. Es muy importante aclarar que los procesos de esta unidad son
netamente operativos al igual que las otras unidades a describir, por esta
razón es de suma importancia comprender el término “acciones operativas”
para así poder comprender el funcionamiento de la misma.
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Figura 9: Unidad Operativa de Telecomunicaciones, Elaboración propia.
Unidad de Telecomunicaciones: Esta unidad operativa estará encargada
de analizar, implementar, mantener, desarrollar y administrar los sistemas de
telecomunicaciones (voz y datos), así mismo los servicios de acceso a
interno y externo a información necesaria para la organización de educación
universitaria mediante medios diversos de comunicación.
Figura 10: Unidad Operativa de Soporte Técnico, Elaboración propia.
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Unidad de Soporte Técnico: Esta unidad operativa será responsable de
gestionar las funciones operativas orientadas a brindar soluciones que
permitan en todos los ámbitos tecnológicos a los diferentes integrantes de la
organización de educación universitaria para el mejorar y optimizar el uso de
herramientas, equipos y uso de recursos tecnológicos brindados por la
organización de gestión tecnológica.
Figura 11: Unidad Operativa de Plataforma, Elaboración propia.
Unidad Operativa Plataforma: Esta unidad operativa tiene como función
encargarse de todos los procesos operativos que permitan sostener
tecnológicamente los servicios ofrecidos por la organización de gestión
tecnológica. Esta unidad operativa debe estar equipadas con tecnología de
última generación y dotadas de personal altamente especializado. En la
Unidad Plataforma recae la responsabilidad que todos los servicios ofrecidos
por las unidades de operaciones aliadas en sistema uno , puedan ser
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ofrecidas de la mejor manera a los integrantes de la organización de
educación universitaria, pasando por gestión de bases de datos, sistemas
operativos, servidores web, servidores de correo, gestión eléctrica del core,
entre otras.
Figura 12: Unidad Operativa de Gestión del conocimiento , Elaboración propia.
Unidad de Gestión del Conocimiento: Esta unidad operativa es creada
por el investigador por observar la carencia de la gestión del conocimiento en
el modelo cibernético, y no se desea dejar la gestión del conocimiento a cada
uno de las unidades operativas, o a los sistemas superiores de manera de no
producir hipertrofias dentro del modelo cibernético propuesto debido a la
realización de estas acciones.
Sostiene Castellanos, O. (2008), que aunque no se han establecido
correctamente estándares para realizar una gestión de conocimiento como
modelo de desarrollo tecnológico que sean exitosas para las organizaciones.
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Pero en las organizaciones se tiene un objetivo claro con esta gestión, y es
generar valor a largo plazo. Por lo antes mencionado, las organizaciones y
teóricos han dado gran importancia a la gestión del conocimiento, al
considerar el conocimiento como un factor distintivo de la organización en el
desarrollo de innovación tecnológica. La unidad operativa Gestión del
conocimiento, deberá gestionar la producción, distribución, y asimilación del
conocimiento.
Esta unidad servirá de soporte al sistema de Gerencia Operativa
ofreciendo y manteniendo una base de datos de conocimiento que ayudará a
la toma de decisiones efectiva en la organización. Aunado a esto, la unidad
deberá divulgar el conocimiento para todos los miembros de la organización.
Garantizar que el conocimiento esta donde debe estar para garantizar la
toma de decisiones; facilitar la adquisición y asimilación de conocimientos de
fuentes externas e internas desarrollando la capacidad para utilizar el
conocimiento adquirido; Asegurarse que todos los integrantes de la
organización de gestión tecnológica y organización del sistema superior,
conozcan donde se encuentra disponible el conocimiento de la organización.
En orden general, la unidad operativa Gestión del Conocimiento, deberá
realizar todas las acciones para poder llevar el conocimiento tácito y
transformarlo en conocimiento explicito para así agregar valor a la
organización con el pasar de los tiempos. Esto permitirá que el sistema de
Gerencia Operativa tenga a la mano toda la información necesaria.
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Figura 13: Iteración 3 (TRES) Modelo de Gerencia Cibernética para la
Gestión Tecnológica de las Organizaciones de Educación Universitaria, Fuente Rivero (2012).
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Teniendo en consideración que el sistema 1, está compuesto por las
unidades operativas (sistemas completos viables) responsables cada uno de
ellas de una línea de actividad, producto, etc. Son las que producen lo que se
supone que la organización de educación universitaria debe producir para
mantenerse viva.
Estas unidades se han dejado de ultimas por ser las únicas unidades
viables dentro del conjunto del modelo cibernético, es decir que pueden
sobrevivir fuera del mismo; cada una de las operaciones pueden utilizarse
por separadas y es por ello a veces se encuentran organizaciones que solo
poseen el sistema de operaciones de soporte técnico, y estas funcionan de
regularmente.
Cada unidad operativa correspondiente al sistema uno tiene las siguientes
relaciones:
• Relación con la Gerencia Operativa o sistema 3, los tres tipos de
relaciones fundamentales, formadas por: la recepción de instrucciones y
directrices, la rendición de cuentas y la negociación de recursos.
• Relación con el entorno especifico formado, entre otros elementos por
su mercado o los destinatarios de los servicios ofrecidos por la unidad.
• Relación con la Coordinadora de Operaciones o sistema 2.
• Relación con la función auditora (sistema 3*, canal especial de
información).
• Relación con otras unidades operativas (componentes del sistema 1).
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• Relación con las Dirección de las otras unidades operativas.
CONSIDERACIONES PARA EL MODELO CIBERNETICO PROPUESTO
Existen algunas consideraciones que saber sobre el modelo cibernético
propuesto, y estas son tratadas por Perez (2008), como patologías del
modelo MSV; por ser el modelo de gerencia cibernética para la gestión
tecnológica de las organizaciones de educación universitaria una derivación
del mismo MSV, a continuación se describen para ser tomadas en cuenta:
Según Pérez (2008), se dividen las patologías del modelo MSV en:
1.- La organización carece de alguna de las funciones (sub-sistemas)
esenciales para la viabilidad de una organización.
2.- La organización dispone de todas las funciones esenciales de la
viabilidad pero alguna de estas no funciona adecuadamente.
3.- La organización si pone de todas las funciones esenciales de la
viabilidad y todas estas en principio pudieran funcionar adecuadamente, pero
la inexistencia de los canales de comunicación necesarios para alimentar la
información a las funciones o bien a un diseño o funcionamiento inadecuado
de los mismos, lo impide o dificultad.
Patologías estructurales
Relacionadas con el inadecuado abordaje de la complejidad total a la que
se enfrenta cualquier organización.
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Las patologías identificadas en este bloque esta:
1.- Inexistencia de desdoblamiento vertical: esto hace que la cantidad de
variedad (complejidad), que se pretende absorber en un único nivel sea
excesiva, por lo que su tratamiento resulta o bien imposible, o incompleto.
Esto causa un mal funcionamiento en la organización; en estos casos se
puede identificar los sub-entornos adecuadamente, crear las sub-
organizaciones que deben ocuparse de ese entorno, de este modo la
complejidad (variedad) a abordar será menor para que pueda ser adsorbida
cumpliendo los requerimientos de la ley de variabilidad requerida.
2.- Ausencia de niveles de recursión de primer nivel: Esto ocurre cuando
se realiza el desdoblamiento pero esté desdoblamiento ha comenzado por un
segundo nivel, por lo que se carece de nivel 0 (organización). La
consecuencia de esto es la inexistencia de una organización de nivel 0, cuya
función debería ser abordar la complejidad correspondiente al entorno
completo que se encuentra fuera del alcance de las sub-organizaciones. Un
indicador de este problema se presenta cuando existen entornos que son
inalcanzables para las sub-organizaciones. Para estos casos, es necesaria la
creación de la organización del nivel de recursión correspondiente.
3.- Ausencia de niveles de recursión de niveles intermedios: Esto ocurre
cuando no se ha realizado un buen desdoblamiento y se ha dejado un
entorno intermedio sin organización, lo que implica que una organización de
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nivel superior tendría que ejercer acciones sobre este entorno, descuidando
el entorno que le corresponde, y para un nivel inferior de organización seria
inalcanzable el entorno. La mayoría de las veces no se realiza acciones en el
entorno intermedio dejando sin resolver las solicitudes de este entorno.
4.- Desdoblamientos confusos, con pertinencias a niveles diversos
interrelacionados: Estos casos ocurren cuando existen desdoblamientos de
organizaciones que poseen mismo entorno, mismas funciones, entre otras
cosas, pero se realiza en desdoblamiento sin haber realizado un estudio
detallado de los entornos. Cuando esto existe, se dan inconvenientes de
acciones, relaciones de pertinencia, existen vacios o sombras en las
acciones, problemas de comunicación entre las diversas organizaciones y se
comienza a “pasar la bola” para tratar de solucionar solicitudes de un entorno
dado, pero al final no se soluciona nada. Esta patología puede generar
conflictos de identidad.
Patologías funcionales
Estas patologías se presentan en los sistemas que comprenden el modelo
de sistemas viables.
Patologías relacionadas con el sistema cinco
Identidad no definida o mal definida “no sé quién soy”: Se produce cuando
se ha realizado mal la definición del sistema 5 o Sistema Dirección y existe
192
falta de claridad en la organización acerca de su identidad. Un síntoma de
esta patología es la falta de coherencia entre los directivos sobre la razón de
ser de la organización.
Esquizofrenia institucional: Esta patología ocurre cuando cada uno de los
directivos tienen visiones distintas acerca de la razón de ser de la
organización (existen más de dos concepciones de una misma organización).
Colapso del sistema 5 (Dirección) en el sistema 3 (Gerencia Operativa), la
inexistencia del metasistema: Esta patología ocurre cuando el sistema
Dirección incide directamente sobre el sistema de Gerencia Operativa, sin
tomar en consideración o por mal funcionamiento del sistema Planificación
Estratégica.
Esto se produce por tener un sistema de Planificación Estratégica débil, y
ocurren dos cosas fatales; el sistema Dirección quita la autonomía que tiene
el sistema Gerencia Operativa, y el sistema Dirección comienza a realizar
acciones del “aquí y ahora” sin tener el conocimiento de la complejidad
(variedad) que necesita para hacerlo, por lo que el sistema de operaciones
puede comenzar a realizar malas funciones. Aunado a esto, se debilita las
funciones del sistema Dirección por estar éste ejerciendo funciones que no le
corresponden. A esto se les suma la perdida de foco externo y estudio
prospectivo de la organización. El pronóstico es la probable desaparición de
la organización, al menos como entidad independiente.
Presentación inadecuada ante niveles superiores: esto ocurre cuando el
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sistema Dirección no posee la capacidad de representar a la totalidad de la
organización que preside ante sistemas superiores que la contienen. Esto
produce la desconexión de la organización y los sistemas que la contienen
dañando el funcionamiento del conjunto por fallas de coherencia entre las
diferentes organizaciones situadas en los diferentes niveles.
Patologías relacionadas con el sistema 4:
“Ave sin cabeza”: La lentitud de los procesos de cambio o adaptaciones, la
no modificación adecuada de los productos ofrecidos por la organización, la
introducción deficiente de productos o falta de acierto en los mismos que se
introducen. Estos son síntomas de un deficiente sistema 4. El pronóstico es
la desaparición paulatina de la organización. El nombre de esta patología es
derivado a cuando se le corta la cabeza a un ave bruscamente; el ave se
mueve por un tiempo y da la impresión que vive, pero más temprano que
tarde dejara de moverse.
Disociación del sistema Planificación Estratégica y el sistema Gerencia
Operativa: Esta patología establece la no conexión adecuada del sistema
Gerencia Operativa con el sistema Planificación Estratégica. Cuando esto
ocurre estaremos en presencia de un sistema de Planificación Estratégica
“miope”, ya que este no podrá ver más allá de lo inmediato, al igual que el
sistema de Planificación Estratégica estará desconectado de la realidad de la
organización.
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Al producirse esta patología la organización no podrá adaptarse a los
cambios internos y externos por lo que la viabilidad de la organización está
en peligro. Por esta razón debe de evitarse esta patología utilizando
herramientas de comunicación efectiva y encontrar la manera de realizar
acuerdos entre el sistema Planificación Estratégica y la Gerencia Operativa.
Patologías relacionadas con el sistema 3 Gerencia Operativa:
Estilo de direccionamiento inadecuado: Una excesiva intervención del
sistema Gerencia Operativa en las funciones operativas del sistema 1, limita
la capacidad de dirección del sistema. Aunado a esto se tiene la incapacidad
del sistema Gerencia Operativa de realizar las acciones tal como las haría el
sistema 1 por no tener los conocimientos necesarios para ello debido a la
complejidad de las funciones operacionales (variedad), el resultado será un
mal funcionamiento del sistema 1. Los indicadores de esta patología es
cuando se escuchan frases por el sistema Gerencia Operativa de: “yo no
puedo hacer todo”, “todo lo tengo que hacer yo”, “si no lo hago yo, nadie lo
hace o no funciona” y hasta se escuchan frases como “mis subordinados son
unos inútiles” otro indicador es que los integrantes del sistema 1, vean y
sientan excesivamente autoritaria a la persona o personas encargadas del
sistema Gerencia Operativa.
La Gerencia Operativa deberá ser capaz de lograr un funcionamiento
armonioso del sistema 1, simplemente a través de los canales y elementos
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de apoyo presentes como lo es la Coordinación de Operaciones. Para evitar
esta patología la Gerencia Operativa deberá realizar un buen establecimiento
de canales de comunicación con y para los elementos del sistema 1 y lograr
el funcionamiento autónomo de las unidades operativas.
Sistema 3 (Gerencia Operativa) esquizofrénico: La Gerencia Operativa se
relaciona con el sistema Planificación estratégica y el sistema 1, lo que
implica que deberá realizar actividades referentes a la Planificación
Estratégica y actividades referentes a las unidades operativas del sistema 1;
pero existe un problema cuando no se tienen claras las funciones, y no existe
un funcionamiento armónico, y esto implicaría un comportamiento
esquizofrénico del mismo, sometiendo al sistema 3 a tensiones internas
problemáticas.
Conexión débil entre las unidades operativas del sistema 1 y la Gerencia
Operativa: si no existe una conexión fuerte entre las unidades operativas del
sistema 1 y la Gerencia Operativa puede producirse una situación de
anarquía en las funciones del sistema 1, pues la Gerencia Operativa está
encargada de dar las directrices de comportamiento a las unidades
operativas del sistema 1, y si esto no ocurre, el sistema 1 asumirá que no
existe el sistema 3, o lo tomará como un sistema de nivel operativo mas,
dejando a un lado a la Gerencia Operativa y realizando conexión con el
sistema Planificación Estratégica directamente, produciendo el “sálvese
quien pueda”.
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Hipertrofia de la Gerencia Operativa: Esta patología ocurre cuando la
Coordinación de Operaciones no realiza apoyo suficiente a la Gerencia
Operativa, por lo que la Gerencia Operativa deberá realizar labores de la
Coordinación de Operaciones, por esta razón no existirá una atenuación de
la información dirigida desde las unidades operativas del sistema 1 a la
Gerencia Operativa, y por ende tendrá que adsorber toda la variedad
derivada de las funciones del sistema 1 para poder realizar las labores
correspondientes a la Gerencia Operativa ; provocando una dirección
excesiva, llegando a realizar funciones autoritarias y no armónicas como
debe ser las relaciones entre la Gerencia Operativa y el sistema 1. Esto
producirá el descontento de los directivos de los niveles operativos
provocando el mal funcionamiento del sistema 1.
Patologías del sistema 2
Comportamiento fragmentario dentro del sistema 1 (cada uno con lo suyo):
La señal de un mal funcionamiento de la Coordinación de Operaciones, son
problemas derivados por interacciones entre las unidades operativas
elementales que conforman el sistema 1. Indicadores como la falta de
colaboración entre unidades, la competencia no solidaria, problemas de
coordinación entre sus actividades. Estas son señales que no existe una
Coordinación de Operaciones o está funcionando mal, produciendo acciones
anárquicas que solo pueden ser resueltas con la incidencia de la Gerencia
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Operativa.
Para evitar esta patología, se debe realizar un adecuado diseño la
Coordinación de Operaciones y para ello es esencial el apoyo tanto de la
Gerencia Operativa como los directivos de las diferentes unidades del
sistema 1.
Percepción de la Coordinación de Operaciones como autoritario
(burócratas autoritarios): Esto ocurre cuando la coordinación de Operaciones
no es bien definido, o no es definido en acuerdo con las Unidades Operativas
y la Gerencia Operativa, por esta razón la Coordinación de Operaciones
comienza a realizar funciones autoritarias hacia el sistema 1, y pierde la
naturaleza de ser, pues el único que tiene la autoridad sobre el sistema 1 es
la Gerencia Operativa; la Coordinación de Operaciones debe realizar
armónicamente la mediación entre el proceso de autoridad y las unidades
operativas.
Un ejemplo de Coordinación de Operaciones seria la restricción de
páginas web por parte de las unidades operativas en horarios de trabajo. Las
unidades operativas podrán acceder libremente a estas en sus horarios de
trabajo, pero se exhorta a que no lo haga de buena manera; dichas normas
no son órdenes, sino medidas que ayudan a realizar bien los procesos
operativos.
Generalmente las normativas de este tipo son bien aceptadas por los
niveles operativos y lo consideran lineamientos para el correcto
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funcionamiento de las operaciones. Para evitar esta patología, se debe tomar
en cuenta para la creación de la Coordinación de Operaciones los aportes de
las Unidades Operativas del sistema 1 y de la Gerencia Operativa.
Patologías relacionadas con el sistema 1
Bestias autopoiéticas: Esto sucede cuando una unidad operativa se crece
desmesuradamente colocando sus objetivos operativos por encima de
cualquier actividad de la organización. La unidad se aísla y comienza a
crecer sin importar el funcionamiento de sus unidades operativas adjuntas
que componen el sistema 1. Un ejemplo en la vida humana de esta patología
es el cáncer. Las células crecen y se aíslan de las demás, realizando
procesos errados hasta que logran destruir el organismo y a sí misma. Esto
sucede cuando no se posee una Gerencia Operativa con fortalezas para
poder corregir las acciones de la unidad operativa del sistema 1, lo que
desencadena este fenómeno.
Estas son algunas de las patologías que pueden presentarse entre
otras dentro del modelo cibernético de no cumplir con las funciones
correctamente. Por esta razón es de importancia hacer saber a todos los
integrantes de la organización cual es la cuota de responsabilidad que posee
y como se debe actuar en cada puesto de trabajo.
