Capitulo V. Diseño de un Sistema de Cobranzas

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C a p i t u l o V . D i s e ñ o d e u n S i s t e m a d e C o b r a n z a sC a p i t u l o V . D i s e ñ o d e u n S i s t e m a d e C o b r a n z a s

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EEEE SSSS QQQQ UUUU EEEE MMMM AAAA DDDD EEEE LLLL DDDD IIII SSSS EEEE ÑÑÑÑ OOOO DDDD EEEE LLLL SSSS IIII SSSS TTTT EEEE MMMM AAAA DDDD EEEE

CCCC OOOO BBBB RRRR AAAA NNNN ZZZZ AAAA SSSS

Introducción.

Justificación.

1.- Objetivo General del Diseño.

2.- Objetivo Especifico del Diseño.

3.- Normas, Políticas y Procedimientos del Diseño.

4.- Proceso de cobranza del proyecto Uracoa.

5.- Diagrama de Flujo del proyecto Uracoa.

6.- Costos del Proceso de Implantación del Diseño.

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IIII nnnn tttt rrrr oooo dddd uuuu cccc cccc iiii óóóó nnnn

Dentro de toda organización se generan una

serie de operaciones que facilitan los procesos y

brindan opciones al momento de adquirir bienes y

servicios, como es el caso del credito y las cobranzas,

acción que permite que todo clientes pueda tener la

oportunidad de realizar sus operaciones haciendo uso

de sus posibilidades económicas.

El proceso de crédito genera una acción

operativa conocida como cobranzas que consiste en

gestionar el pago de un crédito otorgado al cliente. En

razón de esto toda organización debe establecer

una relación sistemática con los diferentes

departamentos que la constituyen de manera que el

trabajo que se realiza sea efectivo e integrado,

considerando los diferentes elementos que lo

componen.

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Por consiguiente una organización como,

Turbinas Solar de Venezuela ha generado el proceso

de crédito y cobranza al producir y ofrecer un servicio

a los clientes en el área de la producción e

implantación de Turbinas, en donde es generado un

proceso de amplia cobertura al tratarse de créditos

que exigen la solidez y antigüedad del cliente.

Al tomar en cuenta esto, se ofrece un aspecto

principal de la presente investigación, el Diseño de un

sistema de Cobranzas para el proyecto Uracoa

realizado entre Turbinas Solar de Venezuela y Benton

Vinccler, permitiendo de está manera sincronizar los

procesos y ofrecer un mejor servicio de calidad a sus

clientes, quien por sus condiciones le garantizan a

Turbinas Solar de Venezuela seguridad económica al

retribuirle con su adecuado control de pago.

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JJJJ uuuu ssss tttt iiii ffff iiii cccc aaaa cccc iiii óóóó nnnn

El Diseño que se propone a Turbinas Solar de

Venezuela se basa en las necesidades que posee la

empresa en sus procesos de cobranzas, este tiene

como propósito principal incrementar la liquidez y

solvencia de la empresa, basándose en normas,

políticas y procedimientos de cobranzas efectiva y que

las decisiones que se tomen sean las mas acertadas,

por ende las actividades que se realicen sean mas

eficaz y eficiente. De allí la importancia de que este

diseño se ajuste a las necesidades de la empresa.

Diseñar un Sistema de Cobranza que se aplique

en cualquier proyecto que se ejecute en Turbinas Solar

de Venezuela, y que le otorgue a el cliente el crédito

para el pago de sus facturas.

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1.1. -- Objet ivo General del diseñoObjet ivo General del diseño

Con este diseño se persigue crear y desarrollar

un proceso de cobranza para que posteriormente la

empresa Turbinas Solar de Venezuela lo aplique y de

esta manera garantice el cobro oportuno de las

facturas y que sirva de guía para las personas

involucradas en el proceso, siendo estas: El Gerente

de Finanzas y los asistentes administrativos.

2 .2. -- Objet ivos especí f icos Objet ivos especí f icos

1.- Realizar el proceso de cobranza de forma

ordenada.

2.- Sistematizar el proceso actual de la cobranza.

3.- Agilizar el proceso de cobranza.

4.- Establecer el plazo conveniente para el pago de

las facturas.

5.- Garantizar el pago puntual.

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33.... ---- NNNN oooo rrrrmmmmaaaa ssss dddd eeee cccc oooo bbbb rrrraaaa nnnnzzzzaaaa dddd eeee TTTTuuuurrrrbbbbiiiinnnnaaaassss SSSSoooollllaaaarrrr ddddeeee

VVVVeeee nnnn eeee zzzz uuuu eeee llll aaaa ....

IIII nnnn tttt rrrr oooo dddd uuuu cccc cccc iiii óóóó nnnn

A continuación se presentan una serie de

normas que son los criterios que utilizarà la empresa

en la toma de decisiones al momento de otorgar el

crédito y realizar el proceso de cobranza.

2 Tener un listado de requisitos para solicitud del

crédito y cobranza. Donde se solicita el RIF, NIT,

Dirección fiscal y teléfono, para de esta manera

obtener la información mínima sobre la empresa con

la que se trabajará. (Ver anexo 1).

2 Solicitar al cliente los últimos estados financieros

(ver anexo 2).Con estos datos se calcularàn los índices

financieros para determinar solvencia, liquidez y

endeudamiento.

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2 Informar al cliente a través de una entrevista

personal o telefónica acerca de las exigencias que se

solicitan para otorgar el crédito.Esto se realiza con la

finalidad de establecer un primer contacto personal

con el cliente y darle a conocer aspectos básicos del

crédito y la cobranza de la empresa.

2 Verificar que el cliente entregue todos los requisitos,

comparando con el formato que se le ha entregado

previamente (RIF, NIT, Dirección fiscal y Teléfono). Al

momento de la firma del contrato de ejecución del

proyecto se formaliza el otorgamiento de crédito así

como también determinar las condiciones crediticias

de Turbinas Solar de Venezuela. Es en este paso

cuando queda legalmente formalizada la relación que

las empresas tendrán durante la ejecución del

proyecto y este contrato sirve de amparo a ambas

empresas en caso de presentarse alguna disputa legal.

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2 Notificar al cliente al inicio del contrato mediante

una carta las condiciones de pago que existen en la

empresa, (Ver anexo 3).

De esta manera se le participa al cliente todos los

pormenores del proceso de pago con la finalidad de

que no existan confusiones por parte del cliente, lo que

traería como consecuencia retrasos en el pago, siendo

esto un aspecto negativo para la empresa.

2 Exigir fotocopia de los depósitos que se efectúen a

nombre de la empresa cuando hallan sido realizados,

los cuales deben llevar él numero de factura, retención

de ISLR y monto cancelado (ver anexo 4). Esta norma

se aplica para poder comprobar si el monto cancelado

corresponde al monto facturado y poder realizar la

conciliación con el estado de cuenta del banco además

de conocer los montos por concepto de retención de

impuesto por la empresa Benton.

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2 Mantener los registros contables al día realizando

los asientos de diario correspondientes a los depósitos

efectuados por Benton, facturas emitidas y cobradas y

gastos a fin de mantener al día la contabilidad de la

empresa y contar con una información actualizada al

momento de necesitar datos contables.(Ver anexo 5).

5555 .... ---- PPPP oooo llll íííí tttt iiii cccc aaaa ssss dddd eeee llll ssss iiii ssss tttt eeee mmmm aaaa dddd eeee cccc oooo bbbb rrrr aaaa nnnn zzzz aaaa

El proceso de cobro que una empresa ejecute viene

determinado por las políticas que la misma defina y

aplique. Las mismas involucran diversas decisiones,

en cuanto a la cantidad de clientes, el plazo de pago,

descuentos etc.

2 Otorgar crédito a empresas con solvencia

económica. Con esta política se disminuyen perdidas

por cuentas incobrables al conceder

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2 Mantener al cliente permanentemente informado

sobre el status de sus facturas. De esta manera se

establece un compromiso entre ambos lo que

garantiza que el cliente cancelará sus facturas y se

evitan disputas legales que pudieran surgir como

consecuencia de pagos vencidos o error en los

montos facturados (Ver anexo 7).

2 Evaluar el comportamiento del cliente cada mes en

cuanto al cumplimiento de su pago analizando la

antigüedad de las cuentas por cobrar. (Ver anexo 8).

Esta política sirve de referencia a la empresa y

determina la conveniencia de otorgar el crédito a un

cliente determinado según las fechas de cancelación de

las facturas.

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Verificar que los pagos se realicen en un plazo no

mayor de 45 días. (Ver anexo 8a). Con esta política se

persigue conceder al cliente el plazo necesario para

que cancele las facturas y limitar el plazo concedido

por Turbinas Solar de manera que garantice el cobro

de la factura.

2 No otorgar a ninguna empresa descuentos por

pronto pago o rebajas de ninguna clase en su

facturación.

Con esta política se persigue evitar confusiones al

momento de emitir las facturas y notas de debito por

concepto del proyecto Uracoa o cualquier otro

proyecto de Turbinas Solar de Venezuela.

Cualquier aspecto no considerado aquí o cualquier

excepción a las políticas debe ser autorizada por el

gerente de finanzas de la organización.

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6666 .... ---- PPPP rrrr oooo cccc eeee ssss oooo dddd eeee cccc oooo bbbb rrrr aaaa nnnn zzzz aaaa dddd eeee llll PPPP rrrr oooo yyyy eeee cccc tttt oooo UUUU rrrr aaaa cccc oooo aaaa ....

DDDD EEEE PPPP EEEE NNNN DDDD EEEE NNNN CCCC IIII AAAA

AAAA CCCC TTTT IIII VVVV IIII DDDD AAAA DDDD EEEE SSSS

Asistente Administrativo del

Proyecto

El proceso comienza cuando el

Asistente administrativo del proyecto

solicita al asistente administrativo de

Turbinas Solar de Venezuela los gastos

reembolsables en que halla incurrido la

empresa por concepto del proyecto

Uracoa.

Asistente Administrativo de

Turbinas Solar de Venezuela

Este emite un informe valièndo se de

la contabilidad de la empresa donde se

encuentran incluidos en una subcuenta

todos los gastos reembolsables para

posteriormente entregarlo al asistente

administrativo del proyecto. (Ver anexo

9)


Proyecto

Con el reporte en sus manos el


busca en los archivos los comprobantes

de pago para extraer las facturas

originales de todos los gastos, las

cuales utilizará posteriormente.

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Proyecto

Seguidamente clasifica en

subcuentas los gastos en sus archivo

computarizado según su naturaleza

para posteriormente calcular la tasa de

cambio promedio en Dólar del mes a

facturar ya que las facturas y nota de

débito son emitidas en Dólar a

diferencia del monto por concepto de

IVA. (Ver anexo 10).


Proyecto

Posteriormente totaliza los

gastos en Dólar utilizando la tasa de

cambio que ha determinado

previamente y calcula los gastos de

administración que son sobre la base de

un porcentaje fijo del 10.5 de los gastos

reembolsables y cuyo monto ha de ser

facturado a la empresa Benton según el

contrato. Es entonces luego de

terminada esta parte cuando emite tres

documentos:

1.- Nota de débito por concepto de los

gastos reembolsables ya calculados.

(Ver anexo 11).

2.- Factura por concepto de los gastos

administrativos. (Ver anexo 12).

3.- Factura por conc epto de Operador

fee que es un monto fijo que se le cobra

a la empresa Benton según el contrato y

que representa los honorarios de los

operadores de la Planta Uracoa. (Ver

anexo 13).

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Gerente de Finanzas

Cuando ha terminado de emitir

estos documentos inmediatamente hace

entrega estos documentos a gerente de

finanzas quien los recibe y los revisa y

en caso de existir algún desacuerdo lo

discute con el asistente administrativo

de la empresa y si existe algún error se

las regresa para su corrección y nueva

emisión.


Proyecto

Por otro lado si las facturas son

aprobadas son firmadas por el gerente

y entregadas de nuevo al Asistente

administrativo del proyecto quien

registra las facturas en sus archivos de

la computadora (ver anexo 8B) y

prepara una valija para ser enviada por

correo a las oficinas de Benton en

Maturín para posteriormente ser

enviadas por un Courrier nacional de

manera que lleguen a Benton de forma

segura.

Posteriormente existe un periodo de

espera con un máximo de 45 días que

es el plazo de vencimiento de las

facturas.

Previamente el Asistente administrativo

del proyecto realiza una llamada

telefónica al departamento de Cuentas

por pagar de Benton con la finalidad de

conocer el status de las facturas y si la

factura no es cancelada se realiza

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una

nueva llamada a Benton para conocer el

retraso del pago y en caso de ser

necesario dirigirse a departamento de

mayor jerarquía como la contraloría o

la tesorería. Entonces se le concede a

Benton lapso de espera.

Gerente de Finanzas

Si la factura es cancelada la empresa

Benton envía un fax que contiene una

fotocopia del deposito en la cuenta de

Turbinas Solar de Venezuela el numero

de la factura cancelada y la retención

del ISLR y el impuesto al valor agregado

que cancela, (Ver anexo 4) Entonces el


elabora un informe llamado Ventas vs

Cobranza donde se hace una

conciliación entre las facturas emitidas

y las facturas cobradas, (Ver anexo 14)

entrega el informe al gerente general

quien elabora el asiento contable y

determina la diferencia en cambio que

existe por el cambio de Bolívar a Dollar.

(Ver anexo 14)

Asistente Administrativo de

Turbinas Solar de Venezuela

Para posteriormente entregarlo al

asistente administrativo de la empresa,

y este lo recibe para finalmente realizar

el asiento contable en los registros

computarizados de la empresa.(Ver

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anexo 5A).

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7.- Flujograma del Proceso de Cobranza para el ProyectoFlujograma del Proceso de Cobranza para el Proyecto

UraUra c o a .c o a .

As i s t en t e A s i s t en t e Adminis trat ivo d e l Adminis trat ivo d e l

P r oy e c t oP r oy e c t o

Solicitar reporte de gastos Solicitar reporte de gastos r e embolsabl e s a Bentonre embolsabl e s a Benton.

Fac turas o r i g ina l e s en Fac turas o r i g ina l e s en comprobant e s d e pa go s .comprobant e s d e pa go s .

Clasificar los gastos en Clasificar los gastos en s u b c u e n t a s s u b c u e n t a s

C a r g a r e n s u a r c h i v o C a r g a r e n s u a r c h i v o computarizado los gastos computarizado los gastos m e n s u a l e s .m e n s u a l e s .

Ge r en t e d e G e r en t e d e F inanza sF inanzas de Turbinas Solar de Turbinas Solar

A s i s t en t e A s i s t en t e Admini s t ra t i v o Admini s t ra t i v o

T u r b ina s S o l a r d e T u r b ina s S o l a r d e

EmiEmite los reportes de te los reportes de G a s t o s a B e n t o nG a s t o s a B e n t o n

Entr e g a r e po r t e s d e Entr e g a r e po r t e s d e G a s t o sG a s t o s

In i c i oIn i c i o

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No S iS i

S e Ca l cu la la ta sa d e S e Ca l cu la la ta sa d e Cambio promedio del mes Cambio promedio del mes a f a c t u r a ra f a c t u r a r

Se totalizan los Gastos en Se totalizan los Gastos en Dólares utilizando la tasa Dólares utilizando la tasa d e c a m b i o c a l c u l a d a d e c a m b i o c a l c u l a d a

Calculan e l 10.5% de los Calculan e l 10.5% de los Gastos reembolsables para Gastos reembolsables para d e t e r m id e t e r m i n a r l o s G a s t o s n a r l o s G a s t o s A dm in i s t r a t i v o s .A dm in i s t r a t i v o s .

Emiten DocumentoEmiten Documento

N / DN / D F a c t u r a F a c t u r a

OperadorfeeOperadorfee G a s t o s G a s t o s A d m i n i s t rA d m i n i s t ra t i v o sa t i v o s

Entrega los Documentos Entrega los Documentos a l G e r e n t e d e a l G e r e n t e d e

Revisa los Revisa los Documentos Documentos Emi t i d o sEmi t id o s

S e S e ApruebaAprueba

AcAc lara las diferencias lara las diferencias con e l asis t ent e de l con e l asis t ent e de l proyecto, corrigiendo proyecto, corrigiendo a s í l o s e r r o r e s a s í l o s e r r o r e s

Procede a firmar cada Procede a firmar cada uno de los Documentos.uno de los Documentos.

Entrega los Documentos Entrega los Documentos a e l a s i s t e n t e d e l a e l a s i s t e n t e d e l

Recibe los Documentos Recibe los Documentos F i r m a d o s .F i r m a d o s .

Registra las facturas en Registra las facturas en e le l c o m p u t a d o r . c o m p u t a d o r .

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N oN o S iS i

Prepara correo Prepara correo v í a p a r a v í a p a r a

En v í a l a s En v í a l a s f a c t u r a s p o r f a c t u r a s p o r

Espera un plazo Espera un plazo d e 4 5 d í a s d e 4 5 d í a s

R e a l i z a l l amada R e a l i z a l l amada an t e s d e l a n t e s d e l vencimiento de las vencimiento de las facturas para conocer facturas para conocer

Se paga laS e paga la f a c t u r af a c t u r a

Llama a Benton para Llama a Benton para conceder el retraso.conceder el retraso.

Se recibe por vía fax Se recibe por vía fax l a f a c tura c on la l a f a c tura c on la cop ia d e l d e pcop ia d e l d e posito osito b an c a r i ob an c a r i o

Espera por el pagoEspera por el pago

Actualizar el archivo Actualizar el archivo d e f a c t u r a c i ó n . d e f a c t u r a c i ó n .

Elaborar informe de Elaborar informe de ventas vs. cobranzas.ventas vs. cobranzas.

Entrega del informe Entrega del informe al Gerente General.al Gerente General.

Recibe el informe de Recibe el informe de ventas vs. cobranzas.ventas vs. cobranzas.

R e a l i z a n a s i e n t o s R e a l i z a n a s i e n t o s c o n t a b l e sc o n t a b l e s

Determina diferencia Determina diferencia e ne n c a m b i o d e c a m b i o d e

En t r e g an a s i e n t o s En t r e g an a s i e n t o s contables al asist ente contables al asist ente a dn im i s t r a t i v o d e a dn im i s t r a t i v o d e T u r b i n a s S o l a r .T u r b i n a s S o l a r .

Recibe los asientos Recibe los asientos c o n t a b l e sc o n t a b l e s ..

P r o c e d e a P r o c e d e a realizar asientos realizar asientos contables en el contables en el l i b r o d i a r i ol i b r o d i a r i o

F inF in

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8888 .... ---- CCCC oooo ssss tttt oooo ssss dddd eeee llll pppp rrrroooo cccc eeee ssssoooo dddd eeee IIII mmmmpppp llll aaaa nnnntttt aaaa cccc iiii óóóó nnnn dddd eeee llllDDDD iiii ssss eeee ññññ oooo ....

El costo de implantación de este diseño se divide

en gastos administrativos y gastos de viajes, para la

implantación de este diseño no se requiere de la

contratación del personal, ya que el asistente

administrativo del proyecto es quien ejecuta el

procedimiento en su mayor parte devengando un

sueldo mensual.

Al hablar de los gastos administrativos puede

dividirse en gastos por envió de correspondencia, las

llamadas telefónicas que se le hacen a el cliente y los

gastos de viajes nacionales al momento de realizar la

entrevista.

Por consiguiente, el diseño propuesto llevado a

cifras monetarias, los gastos totales no excederán de

300.000Bs. mensuales.

Capitulo V. Diseño de un Sistema de Cobranzas

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