CAPITULO V DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO …

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Schlumberger, S.A

MANUAL DE CONTROL INTERNO

PARA LAS CUENTAS POR COBRAR

Asunto: Introducción

Fecha de Elaboración: 07/2000

Página: 1

OBJETIVOS: El presente manual ha sido diseñado para

establecer el conjunto de procedimientos y normas que deben seguirse para el registro y control de las operaciones relativas a Cuentas por cobrar.

ALCANCE: Este manual está orientado a establecer el

conjunto de parámetros que pueden manejarse dentro de facturación y cobranzas.

USUARIOS:

Se han definido dos (02) grandes grupos de usuarios.

USUARIOS DIRECTOS: Son todas aquellas Unidades que intervienen en el control de las cuentas por cobrar, como son: - Facturación y Cobranzas. - Balance Sheet. - Gerencia de Finanzas.

USUARIOS INDIRECTOS: Son todas aquellas Unidades que utilizan la información suministrada por el Sistema de Cuentas por Cobrar, como son: - Gerencia de Ventas. - Contraloría. - Gerencia General.

Elaborado por: Orlando González

Revisado por: Aprobado por:

Schlumberger, S.A



Asunto: Introducción


Página: 2

MISIÓN

Dowell Schlumberger de Venezuela, S.A., tiene el compromiso de conocer y satisfacer las expectativas de sus clientes, proporcionando bienes y servicios que cumplan o excedan sus necesidades. Fomentando un crecimiento continuo que permita el desarrollo y permanencia en el negocio, a través de la mejora progresiva de todas sus actividades. VISIÓN

El Grupo Dowell Schlumberger de Venezuela, tiene como propósito ser la mejor alternativa para sus clientes, lo cual conseguiremos con el suministro de productos y servicios competitivos y diferenciados, creando con ello riqueza e incremento del valor de las acciones.



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Asunto: Contenido


Página: 3

I.- MANUAL DE CONTROL INTERNO DE CUENTAS POR COBRAR A.- POLÍTICAS DE CUENTAS POR COBRAR B.- NORMAS Y PROCEDIMIENTOS: B.1.- Normas del Procedimiento de Facturación y Cobranza B.2.- Procedimiento de Facturación y Cobranza B.3.- Normas para la Emisión de Notas de

Contabilidad. B.4.- Procedimiento de Emisión de Notas de

Débito por Concepto de Cheques Devueltos. B.5.- Procedimiento de Emisión de Notas de Débito o Crédito. B.6.- Procedimiento de Emisión de Notas de Crédito por Concepto de Devolución de Mercancía. C.- FORMULARIOS: C.1.- Reclamo Nota de contabilidad C.2.- Nota de Contabilidad C.3.- Ingreso de Caja C.4.- Recibo de Cobro.



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Asunto: Políticas de Cuentas por Cobrar


Página: 4

POLÍTICAS GENERALES:

1.- Es misión del Departamento de Cuentas por Cobrar preveer

mecanismos e instrumentos que permitan aumentar las ventas sobre la base de retornos sobre activos. Esto significa que el Crédito como arma para aumentar las ventas debe ser concedido hasta tanto se traduzca en ventas rentables para la compañía.

2.- Los términos de las negociaciones de ventas deben contemplar

plazos de crédito tan cortos como el mercado lo permita, y sin exceder el límite máximo permitido.

3.- Se concederán términos de largo plazo, es decir, por encima del

límite máximo permitido, siempre y cuando se cumplan las siguientes condiciones:

a.- El crédito puede ser concedido sobre una base sólida. b.- La inversión produzca el máximo valor de beneficio. Estos créditos deben ser aprobados por: -Gerencia General. -Gerencia de Ventas. -Contraloría.

4.- Se deben cobrar todas las cuentas de acuerdo con los términos aprobados.

5.- Se debe obtener la aprobación de los niveles jerárquicos

correspondientes para cualquier cambio en esta política.



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6.- La formulación de Políticas de Crédito en cada División debe

depender de necesidades de efectivo, volumen de ventas y condiciones del Mercado, entre otros.

7.- El departamento de cuentas por cobrar deberá llevar a cabo una

labor eficiente, esto involucra evitar riesgos innecesarios, ejercer una vigilancia constante sobre las Cuentas por Cobrar, realizar eficientes y eficaces esfuerzos de cobros, así como reaccionar rápidamente a los indicios de peligro de Clientes dudosos.

8.- El otorgamiento de créditos para clientes debe estar basado en la

solidez financiera, antecedentes de pagos y riesgo potencial. 9.- El departamento de cuentas por cobrar deberá llevar un

expediente actualizado por cada Cliente. Los documentos que deben contener los expedientes son los siguientes:

a) Registro Mercantil - con última modificación de Estatutos y

elección de Junta Directiva. b) Póliza de Seguros. c) Contrato de arrendamiento (si el equipo es arrendado). d) Estados Financieros Auditados. e) Actualización de datos (cambios de dirección, dueños, teléfonos)

POLÍTICAS ESPECIFICAS:

1.- Las ventas serán clasificadas de la siguiente forma:

1.1.- Ventas con pago anticipado antes de efectuar el despacho.



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1.2.- Ventas de Contado: son únicamente aquellas ventas en

que se recibe dinero en efectivo y/ o cheque al momento de la entrega del producto y hasta transcurrido el período mínimo determinado.

1.3.- Ventas a Crédito: son ventas a los empleados se financia

al cliente en un lapso de tiempo previamente aprobado. 1.4.- Ventas a Empleados: son ventas a los empleados de la

empresa, en los términos referentes a frecuencia, cantidades máximas y forma de pago.

2.- Los términos de la venta serán definidos según la condición de

pago, y el volumen de la misma. SEGÚN LA CONDICIÓN DE PAGO ANTICIPADO: Anticipado: no se otorgará un descuento por pronto pago en

pagos de contado. Contado: Igual al anticipado no se otorgará un descuento por

pronto pago en operaciones de contado. Crédito: Se pondrá establecer descuento por pronto pago en

operaciones a crédito, antes o hasta el día de vencimiento de la factura.

SEGÚN EL VOLUMEN DE COMPRAS: Se establecerá una escala de descuento por volumen de compras. 3.- Los precios serán pautados según las condiciones del mercado,

aprobados por la Gerencia General, la Contraloría y Gerencia de Ventas.



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4.- Todo pedido debe ser aprobado por la Gerencia de Ventas y el

Departamento de cuentas por cobrar, antes de ser producido o despachado.

5.- La cobranza se tramitará según las condiciones aprobadas para

cada cliente específico. 6.- Se considerará como cuenta vencida, todo documento que al

transcurrir el período de tiempo aprobado para cada cliente, no haya sido pagado.

7.- Todo cheque devuelto por causas imputables a los clientes es

motivo para la suspensión de futuros despachos y crédito. 8.- Se le asignará un código a cada cliente dependiendo de su

condición de pago: CLIENTES CON PAGO ANTICIPADO: Código Pago Anticipado: se utilizará un código específico por

Clientes. CLIENTES DE CONTADO: Código de Contado: se utilizará para toda venta con despachos y

pago inmediato. CLIENTES A CREDITO:

Se le asignará un código a todo cliente con línea de crédito aprobada. 9.- Para todo nuevo cliente a crédito se debe llenar SU EXPEDIENTE

y anexar los documentos necesarios, según la norma número nueve, pagina cinco.



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10.- No proceden los despachos a crédito a aquellos clientes que no tengan líneas de créditos aprobadas. 11.- Toda línea de crédito debe ser aprobada por el nivel de

autoridad correspondiente antes de proceder a la producción o despacho del producto.

12.- Se mantendrán archivos de créditos con los expedientes de

todos los clientes. 13.- Se cargarán intereses de mora según las condiciones del

mercado y analizando las cuentas específicas del cliente. 14.- Al tener cualquier indicio de quiebra e intervención judicial en

un cliente, el expediente del mismo debe remitirse de inmediato al Departamento Legal.

15- Cuando el pago de una cuenta no ha sido posible, aún

habiéndose agotado todas las gestiones de cobranzas, se establecerá un plazo en días que determinará su declaración como incobrable, anexando el informe del abogado de la empresa.

16.- Toda cuenta incobrable debe ser descargada del Sistema, y debe

remitirse a Contabilidad el original de los documentos, conjuntamente con el informe del abogado de la empresa

17.- Las cuentas en suspenso son aquellas cuentas que han sido

descontadas por incobrables. Se mantiene un registro extracontable de las mismas y se continua la gestión de cobranzas a fin de recuperarlas. El registro extracontable debe permanecer en el Departamento de Cuentas por Cobrar.



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Asunto: Normas del Procedimiento


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NORMAS GENERALES:

1.- La Unidad responsable de la cobranza es facturación y cobranza. 2.- Los Representantes de facturación y cobranza son responsables

de efectuar la gestión de cobranza. 3.- La Unidad de facturación y cobranza debe llevar un archivo de

las facturas pendientes por cobrar por cliente. 4.- Los Representantes de facturación y cobranza deben planificar el

programa de Visitas a Clientes, unificando la gestión de facturación con la gestión de cobranza.

5.- Los Representantes de facturación y cobranza son responsables

por los "RECIBOS DE COBRO, FACTURAS, GIROS, NOTAS DE DEBITO, NOTAS DE CREDITO Y CHEQUES", que le sean entregados por el Coordinador de área.

6.- La gestión de cobranza se inicia una vez que facturación posee,

una FACTURA firmado como aceptado por parte del cliente. 7.- El Representante de facturación debe obtener por cada factura

emitido, la firma de aceptación del Cliente. 8.- El Representante de facturación y cobranza es el responsable de

efectuar el cobro al cliente. 9.- Todos los recaudos producto de la cobranza (efectivo y/ o

cheque), deben ser depositados por el coordinador de área al final de cada jornada o al día siguiente hábil a su recepción, en el número de cuenta y banco que designe la Gerencia General de la empresa.



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Página: 10

10.- El Coordinador de Área, periódicamente, debe entregar a cada

Representante de facturación, las facturas originales pendientes por cobrar firmadas por el cliente, para que se pueda proceder con la gestión de cobranza, así como cualquier Nota de Crédito y/ o Débito que se haya originando para un Cliente.

11.- El Responsable de cobranza debe elaborar un "RECIBO DE

COBRO" por Cliente para cada gestión de cobranza realizada. 12.- El "RECIBO DE COBRO" es el único documento que certifica el

pago de FACTURAS, y/ o NOTAS DE DEBITO por parte del cliente. 13.- El Coordinador de Área, debe recibir los valores recaudados por

la gestión de cobranzas de cada Representante de facturación y cobranza.

Estos valores corresponden a: - Recibos de cobros. - Planilla de Depósito Bancario. - Facturas, y/o Notas de Débito incobrables en su gestión.

14.- Todo "RECIBO DE COBRO" anulado debe llevar un sello con la

palabra "ANULADO", en el original y las tres (03) copias, y su distribución será: - ORIGINAL: Departamento Fiscal. - COPIA (01): Departamento de Facturación y Cobranza. - COPIAS DOS (02) Y TRES (03): Balance Sheet.

15.- La entrega de documentos para el cobro a los responsable de

cobranzas, debe ser con cierta antelación al vencimiento de los mismos.



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16.- Todo cheque emitido por un cliente como pago de una

FACTURA, y/o NOTA DE DEBITO debe ser elaborado a nombre de la empresa, y no endosable.

17.- Mensualmente se le debe entregar a cada responsable de

cobranza un listado de antigüedad de saldos actualizados y obtener su firma en señal de aceptación, o cualquier observación en señal de reclamo.

18.- El responsable de cobranza mensualmente debe remitir a sus

clientes un listado de antigüedad de saldos actualizados y obtener su firma en señal de aceptación, o cualquier observación en señal de reclamo.

19.- Es responsabilidad del Gerente de Ventas respectivo remitir al

Gerente de Finanzas los listados de antigüedad de saldos firmados por el Cliente respectivo

20.- El Gerente de Finanzas es responsable de controlar la gestión

de cobranza, y debe proceder a realizar cartas de recordatorio para aquellos casos en que los Clientes presenten una antigüedad de saldo entre 60 y 120 días. Esta carta recordatorio debe ser enviada al Cliente con copia al Gerente de Ventas y al Responsable de Cobranza respectivo, y debe contemplar las acciones a ejecutar en caso de que el Cliente no procede a pagar las cuentas vencidas.

21.- El departamento de cuentas por cobrar es responsable de emitir

mensualmente un informe de cobranzas realizadas, con los logros alcanzados y con explicación de las cuentas que se encuentran en atraso.



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Esta información debe ser distribuida a:

- Gerencia General - Gerencia de Ventas - Contralor de la División.

22.- Todo "RECIBO DE COBRO" debe ser emitido al Cliente en el

mismo momento de efectuado el cobro, y el responsable es facturación y cobranza.

23.- El Gerente de Finanzas debe efectuar arqueos de cobranza a los

responsables de cobranza, con el fin de evaluar la gestión de los mismos y de controlar el monto de las cobranzas pendientes.

Los resultados deben ser enviados a la Gerencia General, Gerencia de Ventas, Contraloría y Coordinador de Área respectivo.

24.- Los responsables de cobranza deben mantener el orden

correlativo de los "RECIBOS DE COBROS" durante su gestión de cobranzas.

25.- El Coordinador de Área al recibir la cobranza diaria debe revisar

el orden correlativo de los "RECIBOS DE COBROS" recibidos y exigir a los Responsables de cobranza aquellos "RECIBOS DE COBROS" pendientes.

26.- El departamento de cuentas por cobrar debe emitir y distribuir

a los indicados en la pregunta # 21: - Semanalmente el Listado Resumen de Cobranza. - Mensualmente el Listado de Antigüedad de Saldos por

cliente.



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27.- Es responsabilidad del departamento de cuentas por cobrar mantener un control que permita efectuar un análisis y seguimiento de las cuentas por cobrar al inicio de cada mes.

RELATIVAS A LOS DESCUENTOS: 28.- Los descuentos válidos a aplicar por el responsable de cobranza,

al momento de efectuar la cobranza son: - Descuentos por Pronto Pago. - Descuentos por volumen. - Cualquier otro descuento que por política la empresa aplique.

29.- Las condiciones especiales de descuento deben ser por escrito y

contemplar todas las especificaciones necesarias como: tiempo de duración, productos y clientes; y deben estar aprobada por el Gerente General, el Gerente de Ventas y el Contralor.

30.- El Gerente de Ventas es responsable de hacer llegar al gerente

de finanzas, cualquier resolución tomada referente a descuentos para que se actualice el sistema.

31.- Si existen clientes con condiciones de precios o descuentos

permanentes o invariables, debe existir una comunicación escrita de la cual deben tener copia el cliente y el departamento de cuentas por cobrar.

32.- Todo descuento por pronto pago debe ser eliminado al recibir un

rechazo del pago por parte del cliente (cheque devuelto por causa imputable al cliente).



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33.- El departamento de cuentas por cobrar es responsable de remitir a la Gerencia General al final de cada mes, el total de descuentos otorgados, especificando porcentaje y bolívares, enviando informe igual a la Gerencia de Finanzas y la Contraloría.

34.- El Responsable de cobranza no aceptará cheques post-fechados

por parte del cliente. RELATIVAS A LAS CUENTAS VENCIDAS: 35.- Todo aquel documento al cobro no pagado dentro del período

correspondiente al crédito otorgado al cliente. Se debe considerar como cuenta vencida.

36.- Para aquellos casos en que el Responsable de cobranza presente

"FACTURAS” incobrables en una gestión de cobranzas, debe describir el motivo en el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS".

37.- A todo cliente con cuentas vencidas se le debe suspender la

línea de crédito hasta el pago total del mismo.

38.- Toda aquella cuenta vencida con dos (02) semanas de atraso, debe ser gestionada directamente por el Coordinador de Área.

39.- Toda aquella cuenta vencida que el Coordinador de Área no

haya podido solventar, debe ser remitida directamente al Gerente de Finanzas.

40.- Cuando un cliente no haya pagado su obligación luego de

transcurrido 120 días, el gerente de finanzas debe analizar el caso con el gerente general para tomar la decisión de pasar el mismo al Departamento Legal para que este inicie su proceso de cobranza.



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RELATIVAS A LOS CHEQUES DEVUELTOS: 41.- Un cheque devuelto por causas imputables a un cliente, es

motivo de suspensión de cualquier despacho, hasta tanto el mismo no sea pagado.

42.- Todo cheque devuelto debe ser pagado con cheque de Gerencia. 43.- Las causas imputables al cliente por cheques devueltos son:

- Gira sobre fondos no disponibles. - Dirigirse al Girador. - Defecto de Firma. - Insuficiencia de fondos. - Cuenta Cancelada.

44.- Todo cliente al cual le devuelvan un cheque por causa que le sean imputables, perderá el descuento por pronto pago, por lo cual el monto a pagar será por la totalidad de la factura más los intereses financieros que el banco cobre por dicha devolución.

45.- En caso de que un cliente no reponga el monto de un cheque

devuelto, esta cuenta pasa a ser tratada como una cuenta de plaza vencido.

46.- Todo cheque devuelto y/o saldo vencido de la cuenta de un

cliente, generará intereses de mora a la tasa establecida en el mercado por el número de días de atraso, incluyendo Sábados y Domingos.



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47.- La Gerencia de Ventas conjuntamente con el departamento de

cuentas por cobrar debe mantener un control de los cheques devueltos por cada cliente, y en los casos de que un cliente presente tres (03) cheques devueltos por causas imputables, se le suspenderá la línea de crédito.

RELATIVAS A LA ENTREGA DE DOCUMENTOS: 48.- El departamento de cuentas por cobrar deberá enviar

diariamente a la Balance Sheet y Contraloria, el Resumen de Cobranza conjuntamente con los recibos de Cobros y Planillas de Depósito respectivas.

49.- El departamento de cuentas por cobrar deberá enviar mensualmente a la Contraloría y Gerencia General, la Antigüedad de Saldos por cliente.



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Asunto: Procedimiento Facturación y Cobranza


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El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental, definir cada una de las acciones a seguir por el departamento de cuentas por cobrar, para el control efectivo de la gestión de Cobranzas.

COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Recibe de facturación el "LISTADO DE FACTURACIÓN" del día

con la copia, revisa el listado contra cada documento recibido y archiva en espera de recibir el original de cada FACTURA firmada por el cliente.

RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA: 2.- Es el encargado buscar la firma de aceptación de la factura por

parte del cliente y remitir al coordinador de Área cada factura con la firma de aceptación del cliente.

COORDINADOR DE ÁREA: 3.- Recibe del responsable de facturación y cobranza cada factura

con la firma de aceptación del cliente. 4.- Próxima a la fecha de vencimiento, extrae del archivo el original

de la "FACTURA", elabora el formulario documentos enviados en original y una (01) copia, referenciando las facturas a entregar al responsable de facturación y cobranza.

5.- Entrega al responsable de facturación y cobranza, el original de

la "FACTURA", le hace firmar el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" y le entrega la copia uno (01).

6- Archiva el original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS".



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RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA: 7.- Recibe del Coordinador de Área, la copia uno (01) del formulario

"DOCUMENTOS ENVIADOS" y el original de la "FACTURA". 8.- Se dirige al cliente y le presenta el original de la "FACTURA".

9.- Recibe el pago del cliente y lo revisa contra el monto indicado en

la "FACTURA" correspondiente. 10.- Determina la procedencia o no de la aplicación de descuentos.

(Ver norma Nro. 28 del presente procedimiento). 11.- Elabora el formulario "RECIBO DE COBRO" en original y tres

(03) copias, firma el formulario en señal de conformidad, coloca sello de "PAGADO" en el original del "RECIBO DE COBRO", y en la "FACTURA", y le entrega al cliente, el original de la "FACTURA" con sello de "PAGADO" y el original del "RECIBO DE COBRO".

12.- Elabora "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO" en base a los

montos netos referenciados en los "RECIBOS DE COBRO", y deposita en el banco los pagos (cheques) producto de la gestión de cobranzas del día.

13.- Recibe del banco la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO"

validada . 14.- Elabora formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" en original y

una (01) copia, referenciando los "RECIBOS DE COBROS" y "PLANILLAS DE DEPOSITO BANCARIO" a entregar al Coordinador de Área.



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NOTA: Para aquellas "FACTURAS" no cobradas, se deben referenciar

igualmente en el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS", especificando el motivo por el cual no se pudo efectuar la cobranza.

15.- Distribuye documentos: -COORDINADOR DE ÁREA:

- Copia uno (01) del formulario "Documentos Enviados". - Copia uno (01) y dos (02) de los "RECIBOS DE COBRO".

- Copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO". -Original de las "FACTURAS" no cobradas.

-RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS:

-Original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" firmado como recibido por el Coordinador de Área.

-Copia tres (03) del "RECIBO DE COBRO", para su archivo y control.

COORDINADOR DE ÁREA: 16.- Recibe del responsable de facturación y cobranza la copia uno (01) del formulario ".DOCUMENTOS ENVIADOS", las copias uno (01) y dos (02) del "RECIBO DE COBRO", copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO, original de la "FACTURA", y verifica los documentos recibidos contra la copia uno (01) del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" entregado anteriormente al responsable de facturación y cobranza para que efectuara la cobranza, y procede a actualizarlo



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GERENTE DE FINANZAS: 17.- Recibe la copia uno (01) y dos (02) del "RECIBO DE COBRO",

copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO" y original y copia del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS". Revisa documentos, firma el formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" y entrega al Coordinador de Área el original en señal de recibido conforme.

18.- Registra la cobranza diaria en el sistema a través de los

documentos recibidos en la acción anterior. 19.- Emite listado "COBRANZA DIARIA" a través del Sistema y

verifica contra cada documento. 20.- Elabora formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" en original y

una (01) copia y distribuye: -CONTRALORÍA:

-Copia uno (01) del "RECIBO DE COBRO".

-Copia de la "PLANILLA DE DEPOSITO BANCARIO". -Original y copia del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS". -Listado de "COBRANZA” -GERENTE DE VENTAS:

-Copia dos (02) del "RECIBO DE COBRO".

-Original del formulario "DOCUMENTOS ENVIADOS" firmado como recibido por parte de Contabilidad de la División. -Listado de Cobranza Diaria para su archivo y control.



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Asunto: Normas Notas de Contabilidad


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NORMAS GENERALES:

1.- Debe elaborarse una "NOTA DE DEBITO" a un Cliente cuando:

- La obligación a cargo del Cliente tenga un incremento por haberse Facturado equivocadamente a un precio menor y/o otorgado un descuento en forma indebida.

- Cuando a una factura se le hacen cargos por intereses corrientes o de mora.

- Existen cheques devueltos por causas imputables al Cliente.

2.- Debe elaborarse una Nota de Crédito a un Cliente cuando:

- La obligación a cargo del cliente tenga una disminución por haberse facturado equivocadamente a un precio mayor u otorgado un descuento especial.

- Cuando el Cliente efectúe una devolución parcial o total de la mercancía.

3.- La emisión de Notas de Débito por cheques devueltos se debe realizar por el monto de la factura eliminando los descuentos por pronto pago otorgados y anexando al monto la comisión bancaria siempre y cuando las causas sean imputables al Cliente.

4.- Las Notas de Débito por concepto de:

- Cheques devueltos. - Diferencias de precios. Deben ser generadas y aprobadas directamente por el Departamento de Cuentas por Cobrar, la Gerencia General y la Contraloría.



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Asunto: Normas Notas de Contabilidad


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5.- La aprobación de las Notas de Crédito se realiza de acuerdo con:

- Devoluciones de productos: Gerente de Ventas. - Diferencias de precios: Gerente de Finanzas. - Condiciones especiales de descuentos: Gerente General.

6.- Para cualquier solicitud de emisión de una “NOTA DE DEBITO” y/o “NOTA DE CREDITO” para un cliente, se debe elaborar el formulario “RECLAMO NOTA DE CONTABILIDA” en original y una (01) copia. 7.- Todo formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD", debe

remitirse a la firma de aprobación respectiva, según la norma Nro. 6.

8.- Si un cliente solicita que se le restituya un saldo crédito, se le

debe enviar un cheque, de lo contrario puede ser ajustado en las cuentas por cobrar del cliente.

9.- Se debe generar una Nota de Crédito a un cliente cuando el

monto facturado sea superior al monto acordado en el pedido, y este debe ser aprobada por el gerente General conjuntamente con el Contralor.

10.- No se aceptaran notas de débito emitidas por nuestros clientes,

como mecanismos para documentar, otorgar y aprobar descuentos en la facturación.



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Asunto: Procedimiento Notas de Contabilidad


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El presente procedimiento tiene objetivo fundamental definir las

acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE DEBITO a un cliente, por concepto de cheques devueltos.

GERENTE DE FINANZAS.

1.- Recibe del Banco el cheque devuelto, la "NOTA DE DEBITO

BANCARIA" y la "NOTA EXPLICATIVA DE DEVOLUCIÓN" y determina si es causa imputable al Cliente.

2.- Elabora formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en

original y una (01) copia, por concepto de elaboración de una "NOTA DE DEBITO" siempre y cuando la causa del cheque devuelto sea imputable al cliente colocando la identificación del cliente, y anexando la Nota de Débito Bancaria. Aprueba el "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD".

3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario "RECLAMO

NOTA DE CONTABILIDAD" y remite todos los documentos a Balance Sheet conjuntamente con el original del formulario.

4.- Archiva la copia uno (01) del formulario "RECLAMO NOTA DE

CONTABILIDAD" conjuntamente con la "NOTA DE DEBITO BANCARIA", el cheque devuelto, y revisa aprobación.

BALANCE SHEET: 5.- Recibe original DEL FORMULARIO "reclamo nota de

contabilidad" conjuntamente con la "NOTA DE DEBITO BANCARIA", el cheque devuelto, y revisa aprobación.

6.- Procede a emitir la "NOTA DE DEBITO" en original y dos (02)

copias con la documentación soporte y archiva la copia uno (01) del "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD".



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Asunto: Procedimiento Notas de Contabilidad


Página: 25

GERENTE DE FINANZAS: 8.- Recibe la "NOTA DE DEBITO" en original y dos (02) copias con

los documentos soportes, firma y sella la "NOTA DE DÉBITO" y distribuye documentos:

-CONTRALORÍA:

-Copia uno (01) de la "NOTA DE DEBITO".

-Fotocopia del cheque devuelto. -Original de la NOTA DE DEBITO BANCARIA. -Original de la "NOTA DE DEBITO" (Deudor).

-Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO".

-GERENCIA DE VENTAS:

-Original de la NOTA DE DEBITO (Deudor). -Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO". -Cheque devuelto.

-Cheque devuelto.



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Asunto: Procedimiento Notas Debito o Crédito


Página: 27

El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental definir las acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE DEBITO O CREDITO por concepto de diferentes causas, excepto por cheques devueltos y devoluciones. COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Elabora el formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en

original y una (01) copia por concepto de elaboración de una "NOTA DE DEBITO o CREDITO", anexando las causas y lo envia al gerente de finanzas.

GERENTE DE FINANZAS: 2.- Recibe del coordinador de área, el formulario "RECLAMO NOTA

DE CONTABILIDAD" en original y una (01) copia, para la aprobación de la Nota de Débito o Crédito y evalúa la procedencia o no de aprobar la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO" correspondiente.

3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario "RECLAMO

NOTA DE CONTABILIDAD" y obtiene la firma de aprobación u observaciones por parte del Contralor en el formulario. Remite el formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" con firmas autorizadas al coordinador de área.


CONTABILIDAD" en el archivo de "NOTAS DE DEBITO" o "NOTAS DE CREDITO".

COORDINADOR DE ÁREA: 5.- Recibe formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" y

revisa aprobación.



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Asunto: Procedimiento Notas Debito o Crédito


Página: 28

SI LA SOLICITUD FUE NEGADA: 6.- Archiva el original del formulario "RECLAMO NOTA DE

CONTABILIDAD", con las observaciones de rechazo, y le comunica al Gerente de Ventas.

Finaliza el Procedimiento. SI LA SOLICITUD FUE APROBADA: 7.- Procede a emitir la "NOTA DE DEBITO o CREDITO"

correspondiente a través del Sistema en original y dos (02) copias. Remite a Balance Sheet la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" en original y dos (02) copias.

BALANCE SHEET: 8.- Recibe la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" en original y dos (02)

copias, firma y sella la "NOTA DE DEBITO o CREDITO" y distribuye documento:

-CONTRALORÍA:

-Copia uno (01) de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO".

-GERENTE DE VENTAS:

-Original de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO"(acreedor - Deudor).

-Copia dos (02) de la "NOTA DE DEBITO" o "NOTA DE CREDITO".



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Asunto: Procedimiento Notas de Crédito


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El presente procedimiento tiene como objetivo fundamental definir la acciones a seguir para la emisión de NOTAS DE CREDITO a un cliente, por concepto de devolución de mercancía. COORDINADOR DE ÁREA: 1.- Elabora formulario "RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" en

original y una (01) copia, por concepto de elaboración de una "NOTA DE CREDITO", y lo envía al GERENTE de Ventas.

GERENTE DE VENTAS: 2.- Recibe del coordinador de área el formulario "RECLAMO NOTA

DE CONTABILIDAD" en original y una (01) copia, para la aprobación de la "NOTA DE CREDITO", y evalúa la procedencia o no de aprobación.

3.- Coloca observaciones de aprobación en el formulario

"RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD" y remite el original del formulario al coordinador de área.


CONTABILIDAD" en la carpeta del cliente. COORDINADOR DE ÁREA: 5.- Recibe original del formulario "RECLAMO NOTA DE

CONTABILIDAD" y revisa aprobación.



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Asunto: Procedimiento Notas de Crédito


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SI LA SOLICITUD FUE NEGADA: 6.- Archiva el original del formulario "RECLAMO NOTA DE

CONTABILIDAD" con las observaciones del rechazo. Finaliza el procedimiento. SI LA SOLICITUD FUE APROBADA: 8.- Procede a emitir la Nota de Crédito correspondiente, a través del

sistema, en original y dos (02) copias. Remite a Balance Sheet la "NOTA DE CREDITO" en original y una (01) copia, con la documentación soporte.

BALANCE SHEET: 9.- Recibe la "NOTA DE CREDITO" en original y dos (02) copias con

los documentos soportes, firma y sella la "NOTA DE CREDITO" y distribuye documentos:

-CONTRALORIA:

-Copia uno (01) de la "NOTA DE CREDITO". -Copia uno (01) del formulario "MOVIMIENTO DE PRODUCTOS TERMINADOS".

-GERENTE DE VENTAS:

-Original de la "NOTA DE CREDITO" (Acreedor). -Copia dos (02) de la "NOTA DE CREDITO".


Revisado por:

Aprobado por:

MANUAL DE CONTROL INTERNO CUENTAS POR COBRAR

C.1.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por

cobrar, para solicitar la aprobación, para la emisión de una Nota de Crédito

o Débito a un Cliente en particular.

Es de tamaño carta, está impreso en color azul y se encuentra

elaborado en papel bond 16 blanco, lleva numeración impresa.

Su distribución es: ORIGINAL: Unidad Emisora

COPIA (01): Unidad Receptora

A continuación se describen los campos a ser llenados:

1.- FECHA:

Es el día, mes y año en que se emite el reclamo para Nota de

Contabilidad.

2.- DEBITO/CREDITO:

Especifica con una equis "x", si el motivo del "Reclamo Nota de

Contabilidad", es por concepto de una Nota de Débito o una Nota de Crédito.

3.- UNIDAD DE NEGOCIO:

Es la Unidad de Negocio que emite el reclamo.

4.- SOLICITADO POR:

Es el nombre de la persona que emite el reclamo.

5.- NOMBRE DEL CLIENTE:

Es el nombre del cliente al cual se le ajustará la cuenta por concepto de

una Nota de Débito o Nota de Crédito.

6.- CODIGO DEL CLIENTE:

Es el número que identifica al Cliente.

7.- NOMBRE DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:

Es el nombre completo del responsable que atienda al Cliente.

8.- CODIGO DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:

Es el número que identifica al responsable.

9.- ZONA:

Es la zona que cubre el responsable.

10.- DESCRIPCION DEL RECLAMO:

Especifica el motivo del reclamo y las causas que lo sustentan.

AJUSTES A DOCUMENTO:

11.- NUMERO DEL DOCUMENTO:

Es el número del documento sobre el cual se solicita el ajuste.

12.- FECHA DEL DOCUMENTO:

Es la fecha de emisión del documento, sobre el cual se solicita el ajuste.

13.- MONTO (Bs.):

Es el monto total en bolívares que referencia el documento sobre el cual

se solicita el ajuste.

14.- OBSERVACIONES:

Son la firma de la persona que asienta las observaciones.

15.- FIRMA:

Es la firma de la persona que asienta las observaciones.

16.- FIRMA SOLICITANTE:

Es la firma de la persona que emite el "Reclamo Nota de Contabilidad".

17.- FIRMA DE APROBACION DEL GERENTE DE FINANZAS:

Es la firma de aprobación del Gerente de Finanzas.

18.- FIRMA DE AUTORIZACION:

Es la firma de la persona responsable de aprobar la emisión de la Nota

de Contabilidad correspondiente.

NOTAS DE CONTABILIDAD

DEBITO CREDITO No.__________

UNIDAD DE NEGOCIO:________________ _________________ FECHA:

CODIGO DEL CLIENTE:

NOMBRE DEL CLIENTE: CODIGO DEL VENDEDOR:

AVISAMOS A UD. (S) QUE HEMOS REALIZADO LOS SIGUIENTES AJUSTES A SU CUENTA

DESCRIPCION DEBE HABER

CANTIDAD TOTAL EN LETRAS:

DISTRIBUCION: ORIGINAL: ACREEDOR/DEUDOR

COPIA 1: DPTO. C X C

COPIA 2: GERENTE DE VENTAS

FECHA DE EMISION: AUTORIZADO POR:

9

D M A

8 7

2

3

4 5 6

10

11 12


C.2.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO NOTA DE CONTABILIDAD

Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por cobrar

para la emisión de Notas de Débito y Notas de Crédito a aplicar a un

Cliente.

Es de tamaño media carta, está impreso en azul y se encuentra

elaborado en papel bond blanco, lleva numeración impresa .

Su distribución es: ORIGINAL: Acreedor/Deudor

COPIA (01): Departamento de Cuentas por Cobrar.

COPIA (02): Gerencia de Ventas.


1.- FECHA:

Es el día, mes y año en que se emite la Nota de Contabilidad.

2.- DEBITO/CREDITO:

Especifica con una equis "x" si la Nota de Contabilidad es una Nota de

Débito o una Nota de Crédito.


Es el nombre de la Unidad de Negocio al cual pertenece el Cliente que se

le va a realizar el ajuste a su cuenta por Nota de Crédito o Nota de Débito.

4.- CODIGO DEL CLIENTE:

Es el número que identifica al Cliente que se le aplica la Nota de

Contabilidad.


Es el nombre del Cliente al cual se le aplica la Nota de Contabilidad.

6.- CODIGO DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:

Es el número del responsable al cual pertenece el Cliente.

7- DESCRIPCION:

Es la descripción detallada del motivo del ajuste realizado a la cuenta

del Cliente.

8.- DEBE:

Es la cantidad en bolívares que se le ajusta a una cuenta deudora.

9.- HABER:

Es la cantidad en bolívares que se le ajusta a una cuenta acreedora.

10.- CANTIDAD TOTAL EN LETRAS:

Es la cantidad total de bolívares en letras ajustada a la cuenta del

Cliente.

11.- FECHA DE EMISION:

Es la fecha de emisión de la Nota de Contabilidad.

12.- AUTORIZADO POR:

Es la firma de la persona que autoriza la distribución de la Nota de

Contabilidad.

INGRESO DE CAJA

No.__________

UNIDAD DE NEGOCIO:_____________________________________ FECHA:

CODIGO O FICHA: NOMBRE:

CONCEPTO DEL INGRESO:_____________ _______________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________

MONTO EN LETRAS:__________________ _______________________________________________________________

____________________________________________________________________________________________________________ FORMA DE PAGO

NOMBRE DEL CHEQUE FECHA BANCO MONTO

DISTRIBUCION:

ORIGINAL: ORIGEN DEL INGRESO

COPIA 1: DPTO. C X C

COPIA 2: BALANCE SHEET

OBSERVACIONES:

________________________

________________________

_______________________.

FIRMA DEL CAJERO:

EFECTIVO

TOTAL

D M A

2 1

3 4

5

6

7 8 9 10

13 14

11

12

RECIBO DE COBRO

UNIDAD DE NEGOCIO:__________________________________ FECHA:

CODIGO DEL CLIENTE: NOMBRE DEL CLIENTE: NOMBRE DEL

CLIENTE:

ZONA:

DESCUENTOS APLICADOS NOTA DE CREDITO NETO COBRADO

TIPO DOC

DOCUMENTO NUMERO

FECHA VENCIMIENTO

MONTO TOTAL

DOCUMENTO POR

PRONTO PAGO

ESPECIAL

DOCUMENTOS CANCELADOS CON

CHEQUE No. FECHA BANCO MONTO

OBSERVACIONES: EFECTIVO:

DISTRIBUCION: ORIGINAL: CLIENTE COPIA1: DPTO C X C COPIA2: BALANCE SHEET COPIA3: RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA

TIPO DE DOCUMENTO

(ND) NOTA DE DEBITO

(F) FACTURA (G) GIRO

FIRMA DEL

VENDEDOR

SELLO TRANSCRITO

TOTAL

CLIENTE

D M A


C.3.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO INGRESO DE CAJA.

Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por cobrar

para los registros de pagos depositados en Caja.

Es de tamaño media carta, está impreso en color negro y se encuentra


Su distribución es: ORIGINAL: Origen del Ingreso

COPIA (01): Departamento de Cuentas por Cobrar.

COPIA (02): Balance Sheet.


1.- FECHA:

Es el día, mes y año en que se elabora el Ingreso de Caja.


Es el nombre de la Unidad de Negocio a la cual pertenece el Ingreso de

Caja.

3.- CODIGO O FICHA:

Es el número que identifica a la persona que aporte el Ingreso.

4.- NOMBRE:

Es el nombre de la persona que aporta el Ingreso.

5.- CONCEPTO DEL INGRESO:

Es la descripción del motivo del Ingreso.

6.- MONTO EN LETRAS:

Son los datos que soportan la cancelación del pago (Ingreso).

7.- NUMERO DEL CHEQUE:

Es el número del cheque que se recibe para cancelar el pago motivo del

Ingreso.

8.- FECHA:

Es el día, mes y año que tiene el cheque emitido.

9.- BANCO:

Es el nombre del banco al cual está girado el cheque que recibe el cajero,

para cancelar el pago motivo del Ingreso.

10.- MONTO:

Es el monto en bolívares del cheque que recibe el cajero por concepto del

Ingreso.

11.- EFECTIVO:

Es el monto en bolívares del efectivo que recibe el cajero para cancelar el

pago motivo del Ingreso.

12.- TOTAL:

Es el monto total en bolívares del Ingreso de Caja.

13.- OBSERVACIONES:

Son anotaciones específicas que no timen campo definido y sirve para

aclarar la información.

14.- FIRMA DEL CAJERO:

Es la firma del cajero que recibe el pago motivo del Ingreso.


C.4.- DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECIBO DE COBRO.

Este formulario es utilizado por el departamento de cuentas por

cobrar para el registro de cobros a clientes.

Es de tamaño carta. Está impreso en color negro y se encuentra


Su distribución es: ORIGINAL: Cliente

COPIA (01): Departamento de Cuentas por cobrar

COPIA (02): Balance Sheet.

COPIA (03): Responsable de Facturación y

Cobranza:

.

A continuación se describen los campos a ser llenados.

1.- FECHA:

Es el día, mes y año en que se elabora el recibo de cobro.


Es el nombre de la Unidad de Negocio a la cual pertenece la Unidad de

Facturación y Cobranza que realiza el cobro.

3.- CODIGO DE CLIENTE:

Es el número que identifica al cliente al cual se le realiza el cobro.


Es el nombre del cliente al cual se le realiza el cobro.

5.- CODIGO RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:

Es el número que identifica al responsable de facturación y cobranza.

6.- ZONA:

Es el número de la zona que cubre el responsable de facturación y

cobranza.

7.- TIPO DOC:

Es una referencia de cada documento que se está cobrando, se

específica con una letra si el cobro se realiza a través de una Factura (F),

Giro (G), Nota de Débito (ND), o Cheque Devuelto (CD).

8.- DOCUMENTO NRO:

Es el número de cada documento (Factura, Nota de débito o Cheque

Devuelto) que se está cobrando.

9.- FECHA VENCIMIENTO:

Es el día, mes y año de vencimiento del documento que se está

cobrando.

10.- MONTO TOTAL DOCUMENTO:

Es el monto en bolívares de cada documento que se está cobrando

11.- DESCUENTOS APLICADOS:

Son los datos que soportan los tipos de descuentos aplicados por el

Representante de Ventas al cliente al cual se le realiza el cobro.

11.A. POR PRONTO PAGO:

Es la cantidad de bolívares que se le descuenta al cliente sobre

el monto del documento, por cancelar antes de la fecha de

vencimiento.

11.B. ESPECIAL:

Es la cantidad de bolívares que se le descuenta al Cliente sobre

el monto del documento por concepto de un ajuste a su cuenta

por una Nota de Crédito.

12.- NOTA CREDITO:

Es la cantidad en bolívares que se le descuenta al cliente sobre el monto

de la Factura o Giro, por concepto de un ajuste a su cuenta por una Nota de

Crédito.

13.- NETO COBRADO:

Es el monto neto en bolívares cobrados por el Representante de Ventas.


DESCRIPCION DEL FORMULARIO RECIBO DE COBRO.

DOCUMENTOS CANCELADOS CON:

Son los datos que soportan la cancelación de los documentos por parte

del cliente.

14.- CHEQUE NRO:

Es el número del cheque que recibe el responsable de facturación y

cobranza por parte del cliente para pagar el factura, nota de débito.

15.- FECHA:

Es el día, mes y año que tiene el cheque emitido por el cliente.

16.- BANCO:

Es el nombre del banco al cual está girado el cheque que recibe el

responsable de facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la

factura, nota de débito.

17.- MONTO:

Es el monto en bolívares del cheque que recibe el responsable de

facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la factura, nota de

débito.

18.- EFECTIVO:

Es el monto en bolívares del efectivo que recibe el responsable de

facturación y cobranza por parte del cliente para pagar la factura, nota de

débito.

19.- TOTAL:

Es el monto total en bolívares del "RECIBO DE COBRO".

20.- OBSERVACIONES:

Son anotaciones esporádicas que no tienen campo definido y sirve para

aclarar información.

21.- TIPO DE DOCUMENTO (F) FACTURA (G) GIRO (ND) NOTA DE DEBITO

(CD) CHEQUE DEVUELTO:

Indique con las letras (F) (G) (CD) en el campo Tipo doc., el tipo de

documento que el cliente va a pagar.

22.- FIRMA DEL RESPONSABLE DE FACTURACIÓN Y COBRANZA:

Es la firma del responsable de facturación y cobranza que realiza el

cobro de la factura, nota de débito, o cheque devuelto al cliente.

23.- SELLO TRANSCRITO:

Es el sello que confirma que el formulario "RECIBO DE COBRO" fue

cargado al sistema.

RECLAMO NOTA DE CONTABILIDAD DEBITO CRÉDITO UNIDAD DE NEGOCIO:_________ ____________ Nro._________ FECHA: SOLICITADO POR:_____________ ____________ NOMBRE DEL CLIENTE:

CÓDIGO DEL CLIENTE:

NOMBRE DEL VENDEDOR:

CÓDIGO DEL VENDEDOR: ZONA:

DESCRIPCIÓN DEL RECLAMO:

AJUSTES A DOCUMENTOS

NUMERO DEL DOCUMENTO FECHA MONTO (Bs.) OBSERVACIONES:

12 13

14 11

10

70

50

40 30

20

80

60

90

D M A 1

CAPITULO V DISEÑO DEL MANUAL DE CONTROL INTERNO …

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