CAPÍTULO 1. PERFIL DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

1. PERFIL DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS En este capítulo se introducen los conceptos básicos de la Administración del Conocimiento y de la Inteligencia de Negocios. También se describen las etapas que conforman el ciclo de la Inteligencia de Negocios como son el análisis, la reflexión, la acción y las medidas Así mismo, se explica el entorno de trabajo para la creación de aplicaciones de la Inteligencia de Negocios y de identifican los aspectos necesarios para formular modelos de solución.

1.1 LA ADMINISTRACIÓN DEL CONOCIMIENTO Para comprender el entorno de la Administración del Conocimiento, es necesario considerar antes tres conceptos claves que son: Datos, información y conocimiento. La Datos son: hechosobjetivos aislados sin significado ni explicación. Es la materia prima para la creación de información. Mientras que la Información es el resultado de la organización y tratamiento que se aplica a los datos para producir un significado adicional al que brindan de manera aislada. En cuanto al conocimiento, este representa un mayor grado de abstracción y síntesis del significado de la información al asociar el contexto en el que se inscribe.

La administración del conocimiento es una disciplina que articula personas, procesos, contenido y tecnología, El conocimiento es valioso sólo si es accesible para quien lo necesita, El conocimiento se origina y reside en el cerebro de las personas, por lo que la generación, transferencia y aplicación del conocimiento debe ser fomentada y recompensado, dado que la administración. del conocimiento es más un reto cultural y organizacional que un asunto de tecnología. La única ventaja sostenible para la empresa se sustenta en el conocimiento colectivo que posee, cuán eficientemente lo usa y qué tan rápido aplica los nuevos conocimientos adquiridos.

Entre las formas de conocimiento explícitas en la organización se encuentran: Las patentes son una forma de conocimiento codificado, los manuales, la documentación que revelas los procesos de producción, los reportes y los archivos de documentos impresos y magnéticos.

La administración del conocimiento es el proceso mediante el cual el aprendizaje individual y la experiencia pueden ser representadas, compartidas y utilizadas para fomentar el mejoramiento del conocimiento individual y el valor organizacional Es un proceso recurrente que permite: Identificar el conocimiento que una organización posee o necesita (capital intelectual), para resolver un problema en específico, implantar mecanismos internos para la generación, transferencia y aplicación de dicho conocimiento, construir capacidades críticas que favorecen la innovación, e incrementar el valor de la organización.

1.2 LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS La Inteligencia de Negocios es el término procura caracterizar una amplia variedad de tecnologías, plataformas de software, especificaciones de aplicaciones y procesos. El objetivo primario de la a Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeño de la empresa y promover su ventaja competitiva en el mercado. En resumen, la Inteligencia de Negocios faculta a la organización a tomar mejores decisiones más rápidas. Este concepto se requiere analizar desde tres perspectivas: Hacer mejores decisiones más rápido, convertir datos en información, y usar una aplicación relacional para la administración.

Con respecto a la primera perspectiva, el objetivo primario de la Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeño de la empresa y promover su ventajacompetitiva en el mercado. En resumen la Inteligencia de Negocios faculta a la organización a tomar mejores decisiones más rápidas. En relación con la conversión de datos en información laInteligencia de Negocios se orienta a establecer el “puente” que una las grandes cantidades de datos y la información que los tomadores de decisiones requieren cotidianamente. Para ello seemplean “indicadores de desempeño clave” destinados a colectar información de las métricas que afectan unidades particulares de la empresa así como al todo de la misma

La Inteligencia de Negocios puede describirse como una aplicación relacional para la administración, como un estado organizacional o una filosofía de administración. En resumen la Inteligencia de Negocios se caracterizada por: Buscar hechos cuantitativos medibles y objetivosacerca de la empresa, usar métodos y tecnologías para el análisis de hechos, desarrollar modelosque expliquen la causa-efecto de las relaciones entre las acciones operacionales y los efectos que estas han alcanzado las metas, y experimentar con aplicaciones alternativas y supervisar losresultados que sirven de retroalimentación.

1.3 EL CICLO DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOSLa Inteligencia de Negocios en una plataforma de administración del desempeño que representaal ciclo en el que las empresas establecen sus objetivos, analizan sus progresos, reflexionan,actúan, miden su éxito y empiezan una nueva fase. Su ciclo se compone de cuatro etapas a saber: Análisis, reflexión, acción y medición.

El análisis comienza por determinar los datos a recopilar. La selección se basa en un entendimiento básico y en supuestos de cómo opera la organización, considerando aquello que es relevante a los clientes, proveedores, empleados, los factores que afectan los insumos, la producción, el costo y la calidad. A la colección de todo aquello que se debe conocer acerca de la empresa se conoce como modelo mental. Este concepto aplica a nivel de las personas y de la organización como un todo. Los modelos mentales son esenciales para los ejecutivos para tomar decisiones, puesto que representan las bases para reconocer una buena idea, pero tambiénconstituyen los límites para no ver aspectos que se encuentran afuera.

La reflexión implica el estudio minucioso de los hechos y de la situación, además de considerar el rumbo que puede tomar el caso de estudio. El escenario que abarca la reflexión depende del nivel jerárquico que la está realizando y la consideración del ambiente externo. La reflexión nace de unanálisis libre de preguntas que solo los ejecutivos pueden formular y que se encaminan aldescubrimiento de patrones relevantes. Al encontrar algunos hechos que pueden sercontradictorios a los postulados establecidos, implica una labor de convencimiento y de superación de resistencias al cambio, sin embargo para que la iniciativa tenga éxito, es necesariocompartirla y allegarse de aliados. La conexión de la acción al ciclo de la Inteligencia de Negocios es a través del proceso de toma de decisiones, en donde las acciones se suceden comoresultado de las decisiones. La toma de decisiones al estar basada en la Inteligencia de Negocios ofrece mejores condiciones para identificar oportunidades, orientar las acciones, laexperimentación, la prueba y la retroalimentación.

Perfil de la Inteligencia de Negocios 9

La medición procura evaluar los resultados al compararlos contra los estándares cuantitativos y las expectativas planteadas originalmente; con lo cual se da vida a otro ciclo de análisis, reflexión, acción y medida. En la Inteligencia de Negocios se pueden establecer estándares para pruebas de comparación que faciliten monitorear el desempeño y proveer retroalimentación paracada área funcional del negocio. La métricas corresponden a los indicadores clave de desempeñoque se generan a partir de explorar grandes cantidades de datos integrados de fuentesheterogéneas que son evaluados por algoritmos para descubrir, inferir, y calcular informaciónrelevante, dando como resultado reportes consistentes sobre criterios de actividad que los ejecutivos consideran y usan como argumentos para sus decisiones.

1.4 ENTORNO DE TRABAJO Los sistemas de la Inteligencia de Negocios son susceptibles de emplearse en diversaorganizaciones, niveles jerárquicos y plataformas de cómputo. Sin embargo para efectospedagógicos, a lo largo del texto se ilustra la aplicación de la Inteligencia de Negocios al proceso de toma de decisiones involucrado en la planeación y control del comercio de una empresa. Eldominio de la aplicación se relaciona con el diagnóstico y la elección del curso de accióncorrespondiente, al detectar desviaciones en los resultados obtenidos en contraste con las metasestablecidas. El cuestionamiento que tradicionalmente aborda la Inteligencia de Negocios esencialmente se refiere a: ¿Cómo contribuir a eficientar y automatizar el diagnóstico y toma de decisiones relacionadas con una función específica de la empresa, aprovechando los sistemas, recursos y tecnología de cómputo en beneficio del usuario . A partir de tal cuestionamiento, se derivan interrogantes específicas como son las siguientes:

¿Cuales son las condiciones dentro de una organización que ameritan tomar decisiones¿Cómo interpretar una situación que requiere atenderse a través de la toma de decisiones¿Cual es el conocimiento requerido para tomar decisiones y cómo representarlo¿Cual es la inferencia que se aplica al elegir una decisión y cómo sistematizarla¿Qué información se requiere para evaluar una situación y tomar decisiones¿Cómo extraer y depurar dicha información¿Se pueden usar las bases de datos y sistemas para alimentar la información apropiada¿Cómo integrar la inteligencia artificial, ingeniería de sistemas y las bases de datos¿Cómo crear un sistema administrador de conocimiento para la toma de decisiones

La administración de la empresa requiere tomar decisiones para elegir los cursos de acción a seguir en apego a sus objetivos, en consecuencia, los resultados que se obtengan tendrán como antecedente lo acertado y oportuno que fueron las decisiones hechas.

Por tal motivo, es necesario apoyar el desempeño de la función rodeándola de los elementosnecesarios para realizarla eficientemente. Para ello es necesario considerar un marco conceptualcompuesto por las actividades regulares que se realizan una organización, a partir de la definición de un problema específico como el siguiente: ¿Cómo puede contribuir la sistematización de la información y conocimientos asociados a una función empresarial; a eficientar el diagnóstico de un problema y tomar la decisión pertinente . Para responder a esta clase de planteamiento es necesario encarar los siguientes retos:

La complejidad técnica, al combinar la Informática, Computación e Inteligencia Artificial. El escepticismo que existe en torno a la utilidad de los sistemas basados en conocimiento,cuya argumentación parte de la dificultad para representar e inferir conocimiento.La escasez de aplicaciones comerciales que integren los elementos tecnológicos de las citadas disciplinas, y más limitado aún la existencia de sistemas semejantes al propuesto. El empleo de nuevas plataformas de base de datos como son los almacenes.La falta de asesores especializados en todas las tecnologías involucradas en el proyecto. La inversión en un ambiente robusto de recursos de cómputo necesarios para crear el sistema.

1.5 PLANTEAMIENTO DE SOLUCIÓNLos modelos de solución de la Inteligencia de Negocios procuran aprovechar las bondades de latecnología de cómputo para resolver un problema de Administración del Conocimiento, como elexpuesto anteriormente. Ante tal postura las aplicaciones de la Inteligencia de Negocios tienden a: “Crear sistemas especializados en una función específica de la empresa, que contribuya a eficientar el diagnóstico de una situación y tomar la decisión adecuada para su solución; mediante la sistematización del manejo de datos, refinamiento de la información, representación del conocimiento”. A partir de esta clase de objetivos, se derivan las siguientes metas:

Explotar los conceptos de los sistemas basados en conocimiento para representar los criterios que los responsables emplean al diagnosticar y tomar decisiones. Implementar almacenes de datos que acceden, depuren y presenten la informaciónproveniente de los sistemas y bases de datos tradicionales. Integrar las disciplinas de la Inteligencia Artificial, Informática y Computación en un proyecto.Ofrecer un modelo de solución que aproveche las tecnologías de información en el mercado,bajo la plataforma de bases de datos, almacenes y sistemas basados en conocimiento.

1.6 RESUMENEn este capítulo se ha presentado un perfil de la Inteligencia de Negocios, en la que se hanestablecido las bases conceptuales para alentar el desarrollo de aplicaciones bajo los siguientes supuestos:

Los sistemas administradores de conocimiento pueden satisfacer los requerimientos de losusuarios en la evaluación, control y planeación de funciones específicas de las empresas.Hay funciones de una empresa cuya toma de decisión se puede sistematizar.Es posible desarrollar sistemas que representen conocimiento y realicen inferencias para el diagnóstico y decisión automatizada, útiles al mercado.Es factible integrar el acervo logístico de la Inteligencia Artificial a los sistemas de información convencionales para crear aplicaciones operables en el medio comercial.Los almacenes de datos son una respuesta a las necesidades de concentración, depuración y refinamiento de grandes cantidades de información provenientes de diversas fuentes. Se pueden crear aplicaciones que integren una plataforma heterogénea de tecnología queconjuguen distintas áreas de desarrollo y aplicación.

CAPÍTULO 2. MARCO CONCEPTUAL

2. MARCO CONCEPTUAL El ambiente de la Inteligencia de Negocios se conforma por el concurso de diversas disciplinas que en conjunto integran un Marco Conceptual. Este universo de conocimiento se organiza en dos niveles: El primero corresponde a las disciplinas de la Administración, la Informática, laComputación y la Inteligencia Artificial. Mientras que el segundo nivel representa las ramas que están directamente involucradas en el desarrollo de aplicaciones de la Inteligencia de Negocios. Esta concepción se ilustra en la Figura 1, mediante la presencia de cuatro óvalos que identificanlas disciplinas que aportan los conocimientos científicos y tecnológicos. Cada disciplina contribuye con un par de pilares que representan las ramas seleccionadas. La Administraciónaporta la Toma de Decisiones y el Proceso Administrativo. La Informática brinda la Ingeniería de Sistemas y los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones. La Computación suma las Bases deDatos y los Almacenes de Datos. La Inteligencia Artificial agrega la Ingeniería del Conocimientoy los Sistemas basados en Conocimiento. A lo largo del capítulo son descritos las ocho ramasidentificadas en la Figura 1.

Procesoadministrativ

o

base de datos

Toma dedecisiones

Sistemas desoporte a

decisiones

Ingeniería de sistemas

Informática

Almacén de datos

Basede

datos

Computación

Ingeniería de conocimiento

Inteligencia Artificial

Sistem

Figura 1.Marco teórico y conceptual.

2.1 TOMA DE DECISIONES 2.1.1 Definición La toma de decisiones (TD) es una actividad intelectual que una persona realiza para escoger uncurso de acción o elegir un objeto determinado de entre varias opciones, con el objeto desatisfacer una necesidad específica. Es decir, la TD es una expresión de la voluntad del individuo.El ser humano es un tomador natural de decisiones, su forma de vida, éxitos y fracasos están en función en buena medida de sus decisiones. De igual forma las empresas, como organizacionescompuestas por personal cuidan el proceso de toma de decisiones e invierten en los recursos yactividades que les provean los elementos necesarios para realizar una correcta elección, pues su curso y destino dependen de ello.

14 Inteligencia de Negocios

Dentro del marco organizacional de una empresa, cada uno de los miembros debe tomardecisiones de acuerdo con su labor, responsabilidad y jerarquía. Sin embargo, la cantidad, frecuencia y relevancia de las decisiones será mayor entre mas autoridad ostente. Por lo tanto, el tomador de decisiones debe reunir los elementos intelectuales, logísticos e informativosnecesarios para efectuar atinadamente su función. Pues el tomador de decisiones es el responsable de los resultados que se obtengan al poner en práctica su voluntad.

2.1.2 El Proceso de la Toma de Decisiones Conforme a los modelos formulados por Herbert A. Simon1, A.A.Rubenstein y C.J. Haberstroh2,con tres y cinco fases respectivamente. El proceso de TD puede definirse de acuerdo a las etapasy resultados que se ilustran en la Figura 2, denominada “El proceso de toma de decisiones”, cuyarepresentación y explicación se ofrece a continuación:

La Investigación es una tarea de discernimiento e interpretación compuesta por: Identificación de problemas, el rol del tomador de decisiones y la formulación de problemas, de a cuerdo con lasiguiente descripción.

Identificación de problemas. Busca alguna diferencia entre la situación existente y un estado deseado. Es decir, compara el modelo del estado esperado con el existente, precisa y evalúa lasdiferencias para determinar si existe un problema. Por ejemplo, Pounds3 usa cuatro modelos para desarrollar expectativas frente a las cuales se compara la realidad:

Históricos. Las expectativas se delinean como resultado de las experiencias anteriores.De planeación. La expectativa está definida por el plan. Otras personas en la empresa. Son las expectativas de terceros. Extra organizacionales. Se derivan de la competencia, clientes y mercado entre otros.

El rol del tomador de decisiones. Es la función que está vela no solamente de la aparición de las diferencias entre la expectativa y la realidad, sino también a prevenir a que esto no ocurra;asumiendo entonces un papel pro y reactivo de acuerdo con las circunstancias4.

La formulación de problemas. Para resolver un problema es indispensable identificar su origen, desarrollo y resultados que se han producido o están por suceder. Esta definición debe ser clara, procurando reducir la complejidad conforme a las siguientes estrategias:

Precisión de los límites. Identifica claramente los elementos implicados en el problema. Examen de los argumentos. Los cuales pueden haber precipitado el problema.Descomposición del problema. En varios problemas más pequeños y específicos. Concentración. En los elementos controlables.

1. Simon, Herbert A. The New Science of Management Decision, p. 54 2. Rubenstein A. y C.J. Haberstroh. Some Theories of Organization. p. 10.3. Pounds, William F. The Process of Problem Finding. p 1-19.4 MacGrimmon, K.R. y R.N.Taylor, Decision Making & Problem Solving. capítulo 22.

Marco Conceptual 15

investigación de

problemas

retroalimentación

Si condiciones entonces acciones produce consecuencias

Investigaciónproblema

problemadefinido

Diseño

Alternativas

Elección

Comunicación e implementación

Seguimiento

opción elegida

Figura 2. El Proceso de Toma de Decisiones.

El Diseño es la abstracción, planteamiento de hipótesis, invención, análisis y desarrollo de cursos de acción. Para ello, el responsable debe comprender el problema, generar opciones, considerar su repercusión y estimar la factibilidad de ejecución con base a tres elementos: Condiciones, Acciones y Consecuencias, los cuales se presentan a continuación.

Condiciones. Describen la situación conforme a los valores que toman ciertos atributos, como losnúmeros “rojos” en las finanzas de una empresa, constituye un modelo del problema en sí.

Acciones. Es la secuencia de actividades a realizar bajo un programa y recursos determinados,que representa la respuesta de solución al problema.

Consecuencias. Estiman la situación que ocurrirá al cumplir las acciones establecidas,describiendo los valores de los atributos que caracterizan al problema, como en el caso anterior la obtención de números “negros” en los saldos financieros.

La Elección es la toma de decisión que el responsable realiza con el afán de resolver el problemade acuerdo con los criterios considerados en su definición, además de los recursos disponibles e intereses organizacionales en vigor. El desarrollo de esta función clave, es matizado por diversos factores como la magnitud del problema, urgencia en resolverlo, consecuencias, los elementos de certidumbre al alcance del tomador, lo extraordinario que resulta ser el problema, así como los lineamientos establecidos por la propia empresa para normar el proceso. Para efectos de estudio, resulta conveniente describir los criterios de: Conocimiento de los resultados, grado deprogramación y el Grado de exigencia:

Conocimiento de los resultados. Se define la consecuencia de lo que ocurrirá al escoger una alternativa en función al grado de conocimiento:Certeza. Representada por el conocimiento completo y exacto del resultado de cada opción, donde se establece una consecuencia por alternativa.


Riesgo. Aparece cuando existe la posibilidad de que ocurran varios resultados para cada cursode acción con una probabilidad asociada a ellos.Incertidumbre. Se presenta cuando se aprecian múltiples consecuencias para cada alternativapero se ignora la probabilidad de que ocurran. Manejo de certidumbre. Requiere del uso de conocimiento e información especializada, modelos estadísticos y de la investigación de operaciones entre otros.

Grado de programación. Conforme a la naturaleza del problema y a los requerimientos, se pueden emplear dos modelos para estructurar el método de TD:

Decisiones programadas. Son aquellas que resultan ser susceptibles de expresarse de una manera clara, sencilla y completa, mediante un conjunto de reglas, pudiendo documentarse a través de manuales, normas y políticas. Este modelo se aplica en condiciones de certeza. Decisiones no programadas. Su definición responde a situaciones particulares y extraordinarias, resulta complicado establecer un modelo que sirva como referencia tantopara la decisión en turno como para las posteriores. Normalmente, ocurren en respuesta a una crisis, cambios en las condiciones de la organización y de su mercado de trabajo.

Grado de exigencia. Hay dos modelos de toma de decisiones, cuyo alcance se pretende lograr con la decisión, a saber: prescriptivo o normativo, y el descriptivo.

El modelo prescriptivo o normativo de toma de decisiones. Es aquel modelo que instruye en como tomar una clase de decisión, basado en el criterio de la maximización u optimización de la utilidad o valor esperado que se expresa cuantitativamente viene a ser la función objetivo para una decisión procurando la utilidad máxima, rendimiento o menor costo. Observa los supuestosde conocer todas las alternativas y sus consecuencias, se busca maximizar el beneficio o utilidad y existe un marco de referencia completo de conocimiento y razonamiento.

El modelo descriptivo de toma de decisiones. Precisa la manera como se toman actualmente las decisiones, procurando la satisfacción, donde el decisor no está completamente informado sobrelas alternativas, ni aplica una racionalidad plena en su búsqueda pues simplifica los factoresconsiderados y limita la exploración de opciones, por lo que acepta la primera que satisfaga todas las restricciones del problema, en lugar de proseguir hasta encontrar el camino óptimo. El modeloestá basado en la heurística, asumiendo que el decisor no conoce todas las alternativas ni todas los resultados, hace una exploración limitada para descubrir unas pocas alternativas exploratorias y escoge una opción que cumpla con el nivel mínimo de satisfacción.

La Comunicación e implementación de la decisión es una vez tomada la opción es necesario proceder a expresarla a los involucrados (personal, superiores, clientes, etc.), además de precisar el plan para su ejecución, organizar los recursos necesarios y proceder a la dirección de su puesta en marcha para que se realice conforme a los tiempos y formas estipuladas. Seguimiento y retroalimentación insta a supervisar la ejecución de las actividades para detectar y corregirdesviaciones del curso y resultados planeados, ejerciendo la retroalimentación constante que inspire a modificar las acciones, los recursos y procedimientos participantes, en aras de llevar alcanzar su objetivo en la solución del problema planteado.

Marco Conceptual 17

2.2 EL PROCESO ADMINISTRATIVO2.2.1 Definición El proceso administrativo (PA) es el conjunto de etapas de trabajo encaminadas a conducir el rumbo de una empresa. El PA es la columna logística de la compañía donde se establecen susobjetivos, organizan los recursos, se dirigen las acciones y evalúan los resultados obtenidos paradespués iniciar un nuevo ciclo.

El PA constituye la principal herramienta de trabajo en el establecimiento y dirección de lasactividades de una empresa con el propósito de lograr su éxito, representa en sí mismo lanaturaleza y calidad de administración que se realiza. Involucra a todo el personal desde losniveles operativos hasta el estratégico, otorgando a cada uno de ellos un papel protagónico en expresión de sus funciones y responsabilidades. En suma una empresa sin un PA claro y formaldifícilmente puede sobrevivir.

2.2.2 Estructura JerárquicaGeneralmente el rol que ocupa el personal de las empresas se agrupa en alguno de los tres niveles jerárquicos de autoridad y responsabilidad, confiriéndoles atribuciones específicas dentro del marco de competencias del PA, particularmente en la toma de decisiones, empleo de recursos, ejecución del trabajo y supervisión de resultados. Estos niveles jerárquicos se conocen como:

Estratégico. Es el máximo órgano de autoridad y liderazgo, integrado por el consejo administrativo, presidente y directores donde descansa la conducción de la empresa.Táctico: es el nivel intermedio de autoridad, compuesto por los responsables de aplicar los lineamientos dispuestos por los superiores y de dirigir al personal encargado de las tareas.Operativo. Formulado por el personal y supervisores especializados en el desempeño de actividades específicas del proceso de producción de bienes o de prestación de servicios representantes del giro comercial de la empresa.

Tradicionalmente los niveles anteriores se ilustran como una pirámide dividida en tres partes, para destacar el orden ascendente de autoridad, el impacto de las decisiones y competencia de lasfunciones que cada rango realiza, como se puede apreciar en la Figura 3:

c

o

m

p

e

t

e

n

c

I

a

Estratégico

Táctico

Operativo

a

u

t

o

r

i

d

a

d

d

e

c

i

s

i

ó

n

Figura 3. Modelo de nivel Jerárquico en la Empresa.


2.2.3 Descripción del Proceso Administrativo Existe una amplia variedad de modelos que describen el proceso administrativo, entre las cuales se eligió la propuesta por Mercado5 compuesta por las cuatro etapas mostradas en la Figura 4.

Planeación. Es la etapa donde se establecen los objetivos, políticas, estrategias, planes y programas; en suma establece la visión y curso de acción de la empresa.

Organización. Identifica, obtiene y ordena los recursos necesarios para la realización de las actividades, amén de precisar su desarrollo mediante la edición de manuales de puestos, funciones, métodos y procedimientos entre otros.

Dirección. Pone en marcha las actividades y orienta su desarrollo con base al liderazgo de los directivos a través de la toma de decisiones.

Control. Supervisa el desempeño de las tareas, procurando detectar desviaciones en su ejercicio y diferencias en los resultados que se obtienen con base a lo estipulado en las etapas previas. También genera la información que retroalimenta el inicio de nuevos ciclos.

retroalimentació

Supervisión,resultados,

desviaciones

Liderazgo, motivación, toma de

decisiones

Organigrama, manuales,procedimientos,

departamentalizaciónObjetivos, políticas, estrategias, planes

y programas

ControlOrganización DirecciónPlaneación

Figura 4. El Proceso Administrativo.

2.2.4 Integración del Proceso Administrativo y la Estructura Jerárquica Las tareas de las cuatro etapas del PA se ejercen para los tres niveles jerárquicos de laorganización, en cada uno se define su alcance e impacto, motivan al desarrollo de áreas de estudio especializadas y a la preparación del responsable en campos como la planeación estratégica a cargo de los mandos superiores, la dirección táctica correspondiente a los gerentes y al control operativo por parte de los supervisores. Todo esto dentro de un marco integral como serepresenta en la Tabla 1, donde el cruce entre una etapa del PA y un nivel jerárquico produce una “especialidad de la función administrativa” con características particulares como las siguientes:

Planeación estratégica. Define los objetivos, políticas y criterios generales para planear el cursode la organización. Normalmente sus consideraciones son a largo plazo, ligadas a las directrices empresariales, estrategias de mercados e incorporación de productos.

5. Mercado, Salvador. Administración aplicada, teoría y práctica. p. 100

Marco Conceptual 19

Planeación y control táctico. Son las fases donde se identifican y obtienen los recursos, se planea y controla el ejercicio del presupuesto, además de implementar y evaluar las funciones de laempresa. Su alcance es de mediano plazo e incluye la adquisición de recursos, contratación de personal y las operaciones financieras, como muestra de su función.

Planeación y control operativo. Son las etapas responsables del empleo de los recursos asignados para la ejecución de las actividades conforme a los lineamientos definidos, vigilando el cumplimiento de las disposiciones, observando y corrigiendo las desviaciones. Generalmente su visión es a corto plazo pues se relaciona con las operaciones actuales.

Nivel jerárquico Estratégica Táctica Operativa

Proceso Planeación * * *Administrativo Organización * * *

Dirección * * *Control * * *

Tabla 1. Integración del Proceso Administrativo con los Niveles Jerárquicos.

2.3 INGENIERÍA DE SISTEMAS 2.3.1 Definición La ingeniería de sistemas (IS) es la disciplina orientada a la creación, administración y mantenimiento de los sistemas de información que satisfacen los requerimientos de recolección, almacenamiento, procesamiento y explotación de datos, en apoyo a las actividades y toma dedecisiones que se realizan en una organización.

La IS representa un acervo logístico de conocimientos, metodologías y herramientasespecializadas en la ejecución de las actividades que se emprenden durante el ciclo de vida de un sistema de información – son las etapas de concepción, desarrollo, empleo y reemplazo por las que atraviesa un sistema -. Su aplicación depende de la fase en que se encuentre el ciclo del sistema y del problema a resolver. Entre sus elementos destacan:

Instrumentos. Para identificar las necesidades de información del usuario como la entrevista,la observación y el análisis de documentos, entre otros. Técnicas para interpretar los requerimientos. Hacen uso del análisis estructurado, diagramasde flujo, árboles de decisión y el diccionario de datos. Conceptos para formular el marco de solución. Por medio del diseño estructurado, el desarrollo descendente, la modularidad, los objetos, etc. Directrices para construir programas de cómputo. Mediante la programación estructurada, funcional y orientada a objetos. Mecanismos para poner en marcha el sistema. Por medio de la documentación, ejecución de pruebas piloto y en paralelo, la detección y corrección de errores. Procedimientos para la operación y mantenimiento. A través de controles de acceso y diseminación, auditoria, optimización del funcionamiento y actualización tecnológica.


2.3.2 Metodología para la Construcción de un Sistema Una de las herramientas que facilitan la planeación, construcción y administración de sistemas es la propuesta por el “marco de trabajo de soluciones” y “disciplina de desarrollo de soluciones” de Microsoft6, que se orientan a la creación de programas con alta integración de las tecnologíasde la información para satisfacer los requerimientos del usuario. Este ambiente de trabajo definetres modelos en el desarrollo de un proyecto conforme a las siguientes características:

Modelo de equipo. La asociación de personas que desempeñan un rol específico en el desarrollo del proyecto, donde cada grupo realiza una función cuyo resultado se suma al esfuerzo de los otros para crear un producto completo conforme a las expectativas definidas. Su organización se basa en el concepto de “comunidad” donde todos tienen atribuciones y responsabilidades bien definidas y la coordinación del proyecto descansa entre todos sus miembros, cuyo papel se ilustra en la Figura 5 y se identifica a continuación:

Administrador del producto. Es el representante del cliente quien comprará el producto terminado (sistema de información o programa de cómputo), establece las expectativas y necesidades del cliente, la visión de negocio en la explotación, las estrategias para sudifusión y comercialización, además de orientar las principales características y sus alcances conforme al plan de trabajo. Administrador del programa. Es el representante del producto, se encarga de precisar sus características, orientar el desarrollo y facilitar el seguimiento de los acuerdos. Desarrollador. Es el conjunto de personas responsables de crear el producto, encargadas de aplicar las técnicas de la IS y recursos de cómputo necesarios.Probador. Es el especialista que concilia los asuntos en controversia sobre las propiedades del producto y define estrategias de prueba, depuración y afinación. Soporte al usuario. Es el equipo que representa al usuario – quien va operar el programa - establece su perfil, formula los criterios de rendimiento y mejoramiento del trabajo que el usuario tendrá al emplear el producto. También prepara el material de capacitación y asesoría. Administrador logístico. Provee los recursos, operaciones, soporte y ayudas necesarios para el desarrollo del proyecto y la puesta en marcha.

Figura 5. Modelo de Equipo de Trabajo.

Administrador del producto

Administradordel programa

Desarrollador

Administrador del producto

Probador

Administradordel producto

6. Microsoft Corp. Solutions Development Discipline WorkBook. p. 50

Marco Conceptual 21

Modelo de aplicación. Es la estructura que define tres niveles de servicios para diseñar la aplicación, cada uno tiene una orientación y ámbito de acción definido, con los procedimientos y elementos necesarios para llevar a cabo la función de servicio encomendada apoyándose en losotros niveles, cuya naturaleza se ilustra en la Figura 6 de acuerdo a la siguiente descripción:

Servicios al usuario. Proveen la interfaz de comunicación entre el usuario y el sistema, el formato del diálogo, las facilidades de captura, consulta y explotación de la información.Servicios de negocio. Representan las políticas, procedimientos, reglas de negocio, cálculos, procesos de datos y los mecanismos para el control de las operaciones.Servicios de datos. Se encargan del acceso, almacenamiento, seguridad e integridad de lainformación en estrecha relación con los programas encargados del manejo de base de datos.

usuario

DBMS

Reportes

Serviciosal usuario

Serviciosde datos

políticas y

procedimiento

reglas

de

control de

transacciones

cálculos

y

procesos

acceso

seguridaalmacenamie

interface

Serviciosde negocio

integrida

Figura 6. Niveles de los Servicios de Aplicación


Modelo de proceso. Dirige la creación del producto de acuerdo con la estrategia de “dirección por objetivos”, genera versiones a corto plazo que evolucionan a través de mejoras y característicasadicionales que se agregan. Este procedimiento se representa como un ciclo compuesto de cuatro fases donde se obtienen productos específicos. Al final se entrega una versión del producto y se inicia un nuevo ciclo que producirá la siguiente, así sucesivamente hasta concluir con la vida del producto, conforme a la naturaleza de las etapas integrantes del modelo cuya descripción se presenta a continuación ejemplificándose en las Figuras 7 y 8.

versión 1. versión 1.1 ******* versión 2.0***********

4 estabilización 1 visualización

3 desarrollo 2 planeación

*******





Figura 7. Modelo de Proceso, Dirigido por Objetivos que Generan Versiones.

versión beta

versió

n



visión y alcance

especificacionesfuncionales

Figura 8. Metas de las Etapas del Modelo de Proceso.

Visualización. Es la fase que emite la visión y alcance del proyecto como principal meta,acompañada de la definición del problema, la declaración de las oportunidades de negocio, el perfil del usuario, el concepto de solución y la estrategia de manejo de riesgos. Planeación. Su meta consiste en definir el producto a desarrollar, sus especificacionesfuncionales y el plan para construirlo, mediante la precisión de los requerimientos del usuario, el diseño conceptual, lógico y físico del modelo de sistema a construir. Desarrollo. Construye el producto completo a nivel "primer uso" – conocido como versión“beta” – donde todas las características son operables pero no necesariamente confiables ensu funcionamiento, pues no han sido probadas exhaustivamente. Aquí se elaboran losprogramas, base de datos y procedimientos, además de realizar pruebas y correcciones.

Marco Conceptual 23

Estabilización. Se encarga de liberar la versión del producto adecuada para operarse por el usuario, a través de las pruebas, correcciones y mejoras sucesivas que se aplican. También se concluye la elaboración de la documentación y materiales, además de realizar las actividadesde promoción, capacitación y preparativos para su puesta en marcha.

2.4 SISTEMAS DE SOPORTE A LAS DECISIONES 2.4.1 Definición El sistema de soporte a las decisiones (SSD) es un concepto que define un ambiente de trabajo compuesto por el usuario, procedimientos para el tratamiento de información y el equipo decómputo, orientado a proveer información que apoye las operaciones, la administración y la función de toma de decisiones en una organización.

El SSD es una federación de subsistemas funcionales (producción, contabilidad, recursoshumanos, etc.) y de actividades (como la planeación, el control y la estadística) estrechamenteintegrados; en donde el personal participa en la alimentación de datos, proceso de información y explotación conforme a los requerimientos que exige el desempeño de su labor. Por ejemplo, losempleados suministran el ingreso y control de las transacciones, los supervisores obtieneninformes detallados de los resultados de las operaciones, mientras que la gerencia realiza consultas específicas y resúmenes de resultados útiles para el análisis y toma de decisiones.

2.4.2 Estructura del SSD con Base a las Actividades Administrativas Puesto que el SSD tiende a suministrar la información requerida para la administración de la empresa, su diseño considera los requerimientos que las etapas del PA fundamentadas en la organización jerárquica solicitan. De acuerdo a la visión expresada por Gorry y Scott7 lascaracterísticas de la información que se debe proporcionar a las diversas especialidades de lafunción administrativa son las que se ilustran en la Tabla 2 que aparece a continuación:

Características Control operativo Planeación y control táctico Planeación estratégica

Fuente principal Interna Interna y externa Externa

Alcance Interno Interno y del mercado Sector, nacional y mundial

Agregación Detallada Agregada Resumida

Horizonte Histórico y presente Presente y futuro Futuro

Vigencia Al día Actual e histórica Proyecciones a futuro

Exactitud Absoluta Alta Aproximada

Frecuencia Ordinaria Regular Extraordinaria

Formato Definido Definido y variable Muy variable

Tabla 2. Tipo de Información por Especialidad Administrativa.

Estos atributos se consideran al momento de definir las aplicaciones de proceso de informaciónque demandan las especialidades de función administrativa y cuyos rasgos principales son:

7. Gorry, G.A. y Scott Morton. Framework for Management Information Systems. p. 59


Control operativo. Usa procedimientos y reglas de decisión preestablecidas altamenteprogramables, con cursos de acción claros y estables que cubren periodos cortos, enfocándose al proceso de transacciones, informes y consultas, como el control de inventarios, solicitud de pedidos, clasificación de información, reportes de saldo y resumen de actividades.Planeación y control táctico. Atiende las demandas del mando medio, concentrándose en la información que ayude a medir el rendimiento, formular nuevos cursos de acción y reorganizar los recursos. Los datos deben tener un nivel de agregación apropiado que facilite la apreciación de las tendencias y la explicación de las variaciones en la operación que ayude a vislumbrar soluciones, todo esto a través de mecanismos de consulta y reporte eficientes. En la planeación estratégica. La información requerida por el nivel superior es diversa, variable y proveniente de fuentes heterogéneas como indicadores económicos, medioambiente político, tendencias del mercado y fusiones con otras empresas. Muchos elementosson basados en juicios de valor, algunos son estimados, otros imprecisos e incompletos.

2.4.3 Estructura de un SSD Basado en las Funciones OrganizacionalesLa composición de un SSD se puede describir en relación con las funciones de la empresa, la naturaleza de las aplicaciones depende del giro y organización, aunque generalmente se debeatender a las tareas contables, financieras, de recursos humanos, control de inventarios, compra,venta y producción. Cada función exige la operación de un sistema ad-hoc que atienda sus requerimientos, sin embargo no es conveniente que se desarrollen como entes aislados, pues existen datos, procesos y recursos que deben compartirse entre dos o mas áreas, por lo que su planeación debe estar inscrita en un marco de integración para toda la empresa. Al relacionar elSSD con las actividades y funciones administrativas, se podrá atender las exigencias de los niveles de mando, contribuir al desempeño de las etapas del PA y respaldar las funciones adjetivas y sustantivas, bajo un ambiente exclusivo y común de datos, procesos y recursos para los sistemas y usuarios integrantes del SSD, como se ilustra a continuación:

Planeaciónt té i

Planeación y control

exclusivos

***

Finanz

Contabilid

Recursos

Producci******

Control

datos, recursos y procesos

Figura 9. Relación del SSD con las Actividades y Funciones.

Marco Conceptual 25

2.4.4 Estructura de un SSD Basado en Niveles de Sistemas de Información El SSD se orienta a cubrir los requerimientos de los niveles jerárquicos de una organización, por medio de diversas versiones que integran en conjunto un SSD con los siguientes rasgos:

Sistema de proceso de transacciones (SPT). Soporta las operaciones cotidianas de la empresa,proporciona información detallada, reportes de estado, imagen de documentos y consulta, procurando la precisión, rapidez de respuesta y facilidad de empleo. Sistema de administración de la información (SAI). Brinda la información requerida por los mandos medios para la planeación y control, por medio de reportes agregados, de excepción de resultados, consultas, enfatizando la operación flexible y sencilla. Sistema de información gerencial (SIG). Provee información y herramientas para analizar situaciones complejas, tomar decisiones no estructuradas y obtener parámetros de control generales de la empresa. Dirigido a los mandos medios y superiores de la empresa.

Estratégic

Táctico

Operativo

Nivel jerárquico / Base de datos:

Sistema de

información

Administración

de la

Proceso de

Figura 10. Niveles de Sistemas de Información Integrantes de un SSD.

2.5 Base de Datos 2.5.1 Definición Una BD es una colección integrada de datos organizada para satisfacer los requerimientos deinformación de los usuarios de una empresa, por medio de procesos de captura, validación, almacenamiento, actualización, integridad, cálculo, presentación, respaldo y restauración dedatos; además de incluir los recursos, políticas y métodos de diseminación de la información.Congruente con los niveles jerárquicos y las expectativas que un SSD debe satisfacer, se puede clasificar a la BD en las tres categorías que se presentaron en la figura anterior, donde se aprecia el flujo de información procedente de las transacciones procesadas y almacenadas en BD operativas para satisfacer los requerimientos del personal del mismo nivel, además de surtirinformación refinada a la BD del rango táctico, esta a su vez provee la información solicitada por los mandos medios y surte a la BD estratégica que apoya a la alta dirección. También se apreciael uso de datos de fuentes externas, cuya naturaleza y magnitud están en función de la jerarquía.


2.5.2 Componentes de la Base de Datos Una BD es un sistema heterogéneo compuesto por usuarios, programas, recursos y por supuesto datos, como se ilustra en la Figura 11 de acuerdo con la siguiente descripción:

Repositorio Base de

usuario

Programas de aplicación

D B M S

Programas paradesarrollo

desarrollado

administrad

S Q L

Figura 11. Componentes de la Base de Datos

Base de datos. Es el depósito físico donde se almacenan los datos por medio de tablas, índices, ventanas, procedimientos y otras facilidades, cuya administración, respaldo y restauración requiere una estrecha relación con los recursos físicos y lógicos del computador.Sistema manejador de base de datos (DBMS). Es el programa que permite la definición y construcción de los elementos (tablas, reglas y procedimientos.) de la BD, amén de controlarel ingreso, almacenamiento, actualización, integridad y recuperación de la información.Repositorio. Son las definiciones de base de datos, tablas, tipos de dato, consultas, ventanas, reglas, valores por omisión “default”, procedimientos, reportes y otras definiciones que establecen la naturaleza del sistema y base de datos del usuario.Lenguaje estructurado de consulta (SQL). Es un programa orientado a crear, administrar y explotar la base de datos, por medio de un lenguaje estándar equivalente al inglés que se puede usar en cualquier manejador de base de datos. Programas para desarrollo de aplicaciones. Son programas que facilitan la creación, prueba y mantenimiento de procesos de consulta, cálculo y explotación de la base de datos. Programas de aplicación. Son los procedimientos creados para servir de interface entre el usuario y la base de datos para introducir, validar, actualizar y explotar la información,ejecutar procesos de cálculo, conversión, exportación, replicación y administración de datos, los cuales emplean instrucciones de SQL y programas para desarrollo de aplicaciones. Administrador. Crea, mantiene y administra la BD, supervisa su operación y empleo de recursos, establece y aplica las políticas de acceso, seguridad e integridad en el uso de datos a cargo de los usuarios. También vigilia el rendimiento y tiempo de respuesta del sistema.Desarrollador. Es el personal técnico encargado de crear los programas para operar la BD. Usuario. Son los interesadas en introducir, actualizar y consultar los datos, conforme a las políticas establecidas por el administrador, utilizando los programas de aplicación.

Marco Conceptual 27

2.5.3 Diseño de una Base de DatosConforme a la metodología definida por McFadden8 el proceso de diseño de una BD consta de cuatro pasos cuya descripción e ilustración se muestra a continuación:

Definición de requerimientos. Identifica y describe los datos y procedimientos requeridos, además de las exigencias de privacidad, seguridad y tiempo de respuesta, para expresarlos mediante especificaciones formales acompañadas de sus condiciones de manejo.

Diseño conceptual. Crea un esquema (imagen) de la composición de la base de datos (tablas, vistas, reglas, etc.) para responder a los requerimientos de diversos usuarios, mediante la orientación manejada por datos, es decir con independencia al ambiente lógico y físico de cómputo. Recibe las especificaciones de los requerimientos expresados por los usuarios y elmodelo de datos de la empresa. Produce una descripción general de la arquitectura de la BD pormedio de diagramas de entidades, atributos y relaciones con la normalización respectiva.

Diseño lógico. Traduce el esquema conceptual de la BD en una imagen que sea representada por un DBMS, por medio de un modelo jerárquico, de red, relacional o de objetos. Tambiénestablece las características generales de los elementos de la BD como tablas, tipo de datos,indices, relaciones normalizadas, reglas, criterios de validación, acceso e integridad.

Diseño físico. El modelo lógico de la BD es traducido a nivel de estructuras físicas dealmacenamiento, procedimientos de administración y aplicación considerando las características del DBMS y de los componentes lógicos y físicos de la instalación de cómputo, en aras de procurar un alto rendimiento en la operación, precisando los mecanismos de acceso, seguridad, integridad, replicación, respaldo y restauración.

2.5.4 Normalización de una Base de Datos El diseño lógico de la BD agrupa sus atributos por medio de relaciones estructuradas, que se obtienen mediante las siguientes transformaciones sucesivas denominadas “formas normales”:

Primera forma normal (1FF). Remueve grupos repetidos de datos, dedicando un solo valor en cada atributo – es decir, el dato almacenado en el espacio representado en la intersección entrecada renglón y columna de una tabla –.

Segunda forma normal (2FF). Elimina dependencias parciales, generando agrupaciones de datos uniformes que pueden ser referencias entre sí para evitar redundancias.

Tercera forma normal (3FF). Quita las dependencias transitivas, atributos que no son “llaves” – llamados “determinantes”, al no contener valores únicos o no ser usados como referencias para acceso directo – son dependientes de uno o mas atributos que tampoco son no llaves.

Boyce – Codd forma normal (BCFF). Remueve las anomalías resultantes de dependenciasfuncionales cuando hay mas de un atributo candidato a ser llave o bien cuando se usan variosatributos para formar una llave (compuesta) generalmente se deben separar los atributosdeterminantes que solo dependan de una parte de esos atributos candidatos a llave.

8 McFadden, Fred. Data Base Management. P. 208-209


Cuarta forma normal (4FF). Elimina dependencias multivaluadas, cuando por ejemplo existe unarelación con tres atributos y por cada valor del primero hay un bien definido conjunto de valores del segundo y otro tanto para el tercero, sin embargo el conjunto de valores de los dos últimosatributos son independientes uno del otro, se generan dos relaciones, una para el primer y segundo atributo y la otra para el primero con el tercero.

Quinta forma normal (5FF). Remueve anomalías restantes, particularmente se enfoca a la situación que se genera cuando una relación tiene una dependencia tipo “join” – es aquella ligaentre dos o mas tablas para virtualmente formar una – al no poder dividirse en dos o masrelaciones, por lo que las tablas resultantes llegan a convertirse en la tabla original, dando lugar a la necesidad de normalizar de nuevo la tabla. Sin embargo, este tipo de casos ocasionalmente son tolerados en aras de reducir el tiempo de respuesta a los accesos a varias tablas para satisfacer varias consultas del mismo tipo.

1. Definición derequerimientos

4. Diseño físico

3. Diseño lógico

2. Diseño conceptual

Requerimientos del

Características físicas y

lógicas del ambiente de

Requerimientos

de proceso

Modelo de datos de la

Especificaciones

Esquema

Base de datos lógica

Estructura física de la BD

Figura 12. Etapas para el Diseño de una BD.

2.5.5 Proceso de Transacciones en Línea Proceso de transacciones en línea (OLTP) Representa a los sistemas de información que utilizan bases de datos para introducir, verificar, registrar y realizar un gran número de transacciones – atiende a las operaciones de una empresa, como pedidos, ventas, compras y actualización deinventarios – en línea – las operaciones se reflejan en el sistema en el mismo momento en queocurren dentro del ambiente real -.

Un ambiente OLTP requiere recursos físicos de cómputo con alta capacidad de comunicación en línea, proceso, memoria, acceso y capacidad de almacenamiento auxiliar (como discos duros, medios ópticos y arreglos de discos) principalmente. También, es necesario el empleo de programas como sistemas operativo, manejador de base de datos, monitor de transacciones y de respaldo, con un alto grado de eficiencia en el manejo de esta clase de procesos.

Marco Conceptual 29

2.6 Almacenamiento de Datos 2.6.1 Definición El ambiente de almacenamiento de datos (AD) –conocido como “data warehousing” - es un paradigma para la organización, análisis y proyección de datos, con el propósito de brindar unainfraestructura tecnológica de información útil a la toma de decisiones en una organización.

El AD representa un opción de SSD9, su antecedente proviene del empleo de grandes equipos de cómputo para el manejo de altos volúmenes de transacciones en las empresas, pero con poca capacidad de análisis al disponer de reportes específicos y consultas interactivas muy rígidas.

Posteriormente se comenzaron a emplear trasferencias consolidadas de información a computadoras personales para representar y manipular los datos por medio de hojas de cálculo, paquetes de simulación y estadística entre otros. A su vez, las empresas que desarrollanprogramas empezaron a ofrecer SSD extrayendo los datos de sistemas operacionales, por mediode herramientas propietarias.

Fue en 199610 cuando varias empresas líderes de la industria de soluciones de base de datos definieron un conjunto de estándares para garantizar la interoperabilidad de procedimientos,fuentes de datos, protocolos, estructuras de representación, servicios de almacenamiento,transformación y análisis de la información; que se tradujeron en los conceptos, tecnologías y herramientas que integran el ambiente de depósito de datos.

2.6.2 Marco de Trabajo para Crear un Almacén de Datos Un AD es una plataforma tecnológica compuesta por módulos11 con estructuras de datos y procedimientos como los mostrados en la Figura 13. Los procesos están integrados en una secuencia de tratamiento de información que evoluciona en diversos modelos dealmacenamiento, acceso y explotación ad-hoc a las necesidades de consulta de los usuarios. En este flujo de trabajo, se requiere la participación de dos conjuntos de elementos, el primero es el de alimentación al modelo de datos compuesto de tres componentes:

Datos primarios. Es la información proveniente de cualquier ambiente de proceso y que es seleccionada para alimentar el AD, considerando cualquier tipo (texto, número o multimedia),código (ASCII, propietario, etc.), organización (archivo, índice, tabla o base de datos), administración (diversos sistemas operativos y manejador de archivos o base de datos), plataforma de trabajo (computadores grandes “main frame”, medianos, servidores y personales),lugar (en un computador o distribuidos a lo largo de una red local o amplia) y nivel de agregación (transacción o consolidado).

Servicios de transformación de datos (DTS). Representan las funciones de acceso a fuentes heterogéneas de datos por medio de búsquedas, extracción, conversión y almacenamiento.

Modelo de depósito de datos. Es la arquitectura de almacenamiento, acceso y administración de los datos importados por el DTS.

9 Microsoft Corp. Microsoft’s contribution to the Data Warehousing Industry. p.110. Microsoft Corp. Estrategia de Microsoft para DataWarehouse. p.311. Microsoft Corp. SQL Server 7.0 DataWarehousing Framework. p.5


Mientras que el segundo, conocido como “soporte a las decisiones”, tiene dos elementos:

Procesos de análisis de datos en línea (OLAP). Es una plataforma de replicación, almacenamientoy disposición de los datos adecuada para servir a las demandas de consulta.

Explotación de la información. Representa los procedimientos y herramientas de trabajo para que el usuario consulte al modelo de datos preparado, por medio del planteamiento de preguntas, la búsqueda de información, la identificación de tendencias y todos aquellos elementos quecontribuyen a la evaluación y toma de decisiones.

esquema transferencia replicacióncalendario adecuación

Administración del ambiente de almacenamiento de datos

acceso

ExplotaciónOLAP: procesosde análisis

Explotación

Datos primarios DTS Transformación Modelo de depósitode datos

Alimentación al modelo de almacenamiento de datos

Repositorio de metadatos

Figura 13. Marco de Trabajo y Componentes del Almacén de Datos.

2.6.3 Procedimiento para la construcción de un Almacén de Datos La construcción de un almacén de datos observa los métodos de la IS, sin embargo, por tratarse de una aplicación que se apoya en otras que ya existen, su concepción y desarrollo incorpora nuevos elementos que descansan en una estrategia denominada “inteligencia de negocios”12,compuesta por los procedimientos que transforman “datos primarios” – son aquellos que provienen de las operaciones y transacciones soportadas por los sistemas de información y BD a nivel operativo, como los OLTP - en información refinada y concentrada para incrementar laeficiencia de las actividades de las áreas de una organización, mediante el empleo de las tecnologías del AD. Conforme a esta visión, la construcción atraviesa por las siguientes etapas:

Determinación de los requerimientos de información del negocio. Realiza las actividades definidas en la etapa de visualización y el diseño conceptual de la planeación.Ubicación de las fuentes de información. Elige los datos primarios que va emplear,Definición de los servicios de transformación de datos (DTS). Establece las actividades de transformación que se aplican a los datos primarios conforme a un calendario de proceso. Creación y administración del modelo de depósito de datos. Conforme al modelo de AD se determina, construye y maneja la arquitectura de datos adecuada a la explotación.Formulación de los procesos de análisis de datos en línea (OLAP). En función al tipo de explotación se construye el ambiente OLAP que satisfaga eficientemente las exigencias.

12. Doherty, Roger. Designing Business Intelligence Solutions. p.2

Marco Conceptual 31

Instrumentación de la plataforma de explotación de la información. Se encarga de integrar las funciones y programas adecuados al manejo de la consulta del AD.

2.6.4 Descripción del Almacén de Datos Representa el corazón del AD al constituir el enlace intermedio entre la extracción de la información proveniente de los datos primarios a cargo de DTS y la explotación de la información refinada por cuenta del OLAP. Su diseño contempla tres modelos de almacenamiento de datos – que por cierto su nomenclatura es afín con la del sector de tiendascomerciales - cuyas características se ilustran en la Figura 14 y se describen a continuación:

ExplotaciónOLAP: análisisde datos

Modelo almacénde datos

DTS: serviciostransformación

de datos

Ubicación defuentes

información

Definición de requerimientosde información

Características de los datos * Preguntas * Detalle * Convertidos * Almacenados * Históricos * Respuesta

* Evaluaciones * Sin refinamiento * Limpios * Accesibles * Dirigidos * Tendencia * Decisiones * Plataforma * Integrados * Actualizados * Disponibles * Indices

DTS_

OLAP __

Consulta

Figura 14. Procedimiento para la Construcción de un Almacén de Datos.

Almacén de datos. Es el concepto general del AD – se le denomina “data warehouse” – orientadoa integrar la información de toda la empresa en un solo marco de referencia, organización y acceso, para satisfacer los requerimientos de explotación de área que exigen referencias especializadas de una función o mezcla de ellas, como se ilustra en la Figura 15

Tienda de datos. Es una opción del AD – conocida como “data mart” – realiza la misma laborque el almacén, integrando la información de una función o área específica.

Centro de datos. También nombrado “data mall” en el contexto internacional, es la unión de doso mas tiendas de datos en un mismo ambiente con el propósito de facilitar la explotación de información de varias funciones, actividades o áreas de la organización interrelacionadas.

Conforme al modelo de almacenamiento de datos elegido se establece una arquitectura13 para estructurar su empleo, pudiendo combinar varios modelos de acuerdo a las siguientes opciones:

13. Doherty, Roger. Designing Business Intelligence Solutions. p.3


Almacén de datos directo. Se crea a partir de los datos primarios (ver Figura 15). Tienda de datos directa. Es generada con la información de las fuentes primarias como se aprecia en la Figura 16. Centro de datos directo. Se alimenta de los datos primarios de las funciones o áreas de interés. Almacén a partir de tiendas. Se construye de los insumos que brinda cada tienda. Tienda a partir del almacén. La información requerida proviene del almacén.Centro a partir de tiendas. Se crea al extraer sus componentes de tiendas de datos. Centro a partir almacén. Selecciona la información del almacén de datos.

2.6.5 Repositorio de metadatos El repositorio de metadatos es una estructura con un mecanismo para almacenar, accesar y administrar los metadatos – son las descripciones de la información depositada en el almacén de datos. El repositorio busca ponerlos a disposición de los procedimientos del DTS, operación del almacén de datos, de las aplicaciones OLTP y de explotación; se compone de modelos de información, interfaces de consulta, esquemas, motor de manejo y herramientas deadministración. Existen dos tipos de metadatos como los ilustrados en la Figura 16:

Función 1 (ventas)

Función 2 (compras)

Función f (almacén)

***

D T S

serviciostransformación de

datos

BODEGADE

DATOS

Sistema 3

Sistema 2

Sistema 1

O L A P

Explotación

**

Figura 15. Modelo de Bodega de Datos

Sistema

D T S

serviciostransformació

n de datos

Almacénde

Datos***

Región

Región 1

Función

O L A P

Explotación

Figura 16. Modelo de Tienda de Datos

Marco Conceptual 33

Los técnicos. Brindan soporte a los diseñadores y administradores para crear, mantener y manejarel almacén de datos, por medio de información sobre los orígenes y objetivos de los datos,transformaciones, reglas, equivalencias, además de describir los objetos y estructuras.

Los de negocio. Ofrecen perspectivas de la información localizada en el almacén, sencillas de interpretar facilitando las consultas, reportes, búsquedas, evaluación y toma de decisiones.

Las Extensiones del almacenamiento de datos. Son los mecanismos de administración delalmacén encargados de manejar las demandas de los servicios DTS y OLAP, mediante el uso deuna infraestructura común de almacenamiento.

2.6.6 Descripción de los Servicios de Transformación de DatosEl DTS son los servicios de transformación de datos proveniente de la fuente denominada “datosprimarios” hacia un modelo de almacenamiento, encargándose de su importación, validación,limpieza, transformación, integración, ajuste, consolidación, almacenamiento y actualización, tal como se ilustra en la Figura 17.

D T S

ENTRADA SALIDA

buscar importar accesar filtrar leer limpiar transmitir ajustar convertir acumular presentar integrar

almacenar

Datosprimarios

Almacén de datos

Figura 17. Servicios de Transformación de Datos.

Los DTS utilizan procedimientos y herramientas especializadas en la extracción de los datosprimarios, capaces de explotar diversas plataformas de computadora, sistema operativo, marca de manejador de base de datos y ambiente de programación. Por medio de tareas de acceso en línea,proceso por lotes, replicación programada o por evento; cuya ejecución es calendarizada.

La programación de las funciones de extracción se codifica en un marco de trabajo denominado“paquete DTS”, compuesto por tareas de transformación de datos especializadas que son realizadas en una secuencia, donde hay ejecuciones simultáneas y otras condicionadas. Lastareas de transformación realizan operaciones de14 validación, identificación de valores faltantes, limpieza y manejo de excepciones, homogeneización de datos heterogéneos, eliminación de duplicados, mapeo, almacenamiento, fusión y división de columnas entre otras.

14. Microsoft Corp, Construcción e implementación de data warehouse. p.2


2.6.7 Descripción de los Procesos de Análisis en LíneaLos servicios OLAP constituyen un ambiente de proceso equivalente a las bases de datos y almacenamiento de datos, por que al igual que ellos, se encarga de recolectar, organizar y presentar la información de acuerdo con un modelo que facilite su explotación, requiriendo de un motor semejante a los manejadores de base de datos denominado “servidor OLAP”15, encargado de brindar una función de sistema de soporte a las decisiones (SSD) a partir del análisismultidimensional de datos que satisfacen los requerimientos de una amplia variedad de usuarios.Pendse16 agrega a la definición los criterios de rapidez, capacidad de análisis, facilidad de compartir, perspectiva multidimensional y valor de la información que debe cumplir.

Como se puede apreciar en la Figura 18, el ambiente OLAP se compone de estructuras de datos y motores encargados de su administración y explotación. El flujo de operación inicia con la extracción de la información registrada en el depósito para organizarla en una estructura denominada almacén OLAP, a partir de ella se producen las “tablas pivote” cuyo contenido y formato está adaptado a facilitar los tipos de consulta que el usuario espera realizar.

Es el programa que provee los servicios de análisis de información a través de la definición de una serie de parámetros que especifican el modelo de almacén de datos OLAP, la estructura de las tablas pivote y los procesos que responden a los planteamientos del tomador de decisiones.

O L A P

Servidor

Parámetros

Almacén tablapivote 1

Tablapivote n

Servicios de explotaciónAlmacén

de datos

Figura 18. Modelo de un Ambiente OLAP.

El modelo de almacenamiento OLAP el área donde se organiza la información de acuerdo a unmodelo cúbico de diversas dimensiones, que procura optimizar la respuesta a cierto tipo de requerimientos de explotación. Los usuarios y aplicaciones reciben una “vista” – son perspectivas de información que se ponen al alcance del interesado - del cubo, a pesar de que internamente cuente con alguna de las tres clases de arquitectura OLAP, cuya descripción se presenta a continuación e ilustra en la Figura 19:

Proceso analítico en línea multidimensional (MOLAP). El modelo está especializado en tareas de consulta sin alteración de la información original, emplea una estructura multidimensional conlos datos agregados y los de detalle.

Proceso analítico en línea relacional (ROLAP). Esta arquitectura separa los datos agregados en una estructura relacional y los de detalle se mantienen en el depósito original para efectos de registrar actualizaciones, sin embargo ofrece una perspectiva basada en un cubo virtual.

15. Cood, E.F. Providing OLAP to user – analysis: an IT mandate. p 1 - 1016. Pensel, Nigel. OLAP Report Web Site at www.olapreport.com/fasmi. 11-04-98

Marco Conceptual 35

Proceso analítico en línea híbrido (HOLAP). Combina las ventajas de los modelosmultidimensional y relacional, al mantener los datos de detalle en una estructura relacional y los agregados en MOLAP, ofreciendo diversas vistas virtuales que enlazan los dos modelos.

Es un marco de servicio compuesta por un área temporal de almacenamiento de datos para untipo de consulta específica – conocida como “cache” – y un motor responsable de su carga, organización, acceso y mantenimiento, con el propósito de reducir la carga de transferencia de lainformación durante la explotación y aumentar la rapidez de los procedimientos de análisis que eloperador ejecuta aún sin estar conectado en línea al ambiente de trabajo.

MOLAP

DetallesAgregados

Agregados

Detalle Detalle

ROLAP

Servicios de explotación

HOLAP

Agregados

Figura 19. Arquitecturas OLAP.

El diseño de una plataforma OLAP requiere emplear conceptos que permiten definir y organizar los datos que se van a usar durante la operación, entre los elementos más importantes, están17:

Medidas. Son las variables cuantificables que se consideran, como el saldo promedio y volumen de ventas. Dimensiones. Son las variables cualitativas que se relacionan con las medidas y cuyaasociación se va analizar, ejemplo el tiempo, región, área, etc. Jerarquías. Son niveles de agregación de las dimensiones, como semana, estado y comercial.Métricas: son las unidades que se asocian a las medidas: días, moneda, tienda, cliente, etc. Agregaciones. Reflejan como las métricas son agrupadas para cada nivel de las jerarquías, como: total de ventas en dólares y promedio de permanencia de la mercancía.Tabla de hechos. Es la información con el máximo nivel de desagregación para el análisis. Cubo: es un grupo de dimensiones y medidas, donde cada dimensión tiene varias jerarquías. Miembro. Es el valor de una dimensión en un determinado nivel de una jerarquía. Conjunto de datos. Es el resultado de realizar una consulta multidimensional a uno o máscubos, se compone de uno o más ejes. Eje. Contienen una o más dimensiones con una serie de miembros de ellas. Explosión de datos. Es la carga del proceso, rango de exploración y requerimientos de espacio de almacenamiento que se deriva de las dimensiones, sus jerarquías y agregaciones.

17 . Jhonson, Daniel. Direcciones en OLAP Server, data Warehousing & Data mining, p.4


2.6.8 Servicios de ExplotaciónLos servicios de explotación integran una plataforma de procedimientos y herramientas que trabajan sobre el ambiente OLAP aprovechando las facilidades que le brinda el servidor, su almacén y tablas pivote. Esta infraestructura es operada por el usuario en sus labores de consulta,explotación, modelado, evaluación y toma de decisiones, por lo cual se utilizan instrumentos muy variados como por ejemplo:

Interfaces de lenguaje natural. Para realizar consultas y obtener respuestas. Programas de minería de datos. Destinados a determinar patrones y descubrir información a partir de un conjunto de datos, es decir proponen hipótesis para corroborarlas o refutarlas. Módulos estadísticos. Extraen y representan la información por medio de gráficas, tabulares, mapas y otras formas de representación que facilitan la interpretación.

2.7 SISTEMAS BASADOS EN CONOCIMIENTO 2.7.1 Definición Los sistemas basados en conocimiento (SBC) son una de las principales aportaciones del campode la inteligencia artificial al ambiente de los sistemas de cómputo, se orientan a la adquisición, representación y empleo de conocimiento de un dominio de aplicación – ámbito de trabajo, tipo de problemas y alcance - para identificar y resolver problemas a través de la toma de decisiones.

Una apreciación práctica de la perspectiva de los SBC es considerarlos como una extensión del alcance tradicional de los sistemas de información, al otorgar interpretación y significado a los datos derivados de una situación o problema determinado, en forma semejante a como lo haría el responsable de realizar la función.

La atención primaria de los SBC18 recae en la solución de problemas y en la automatización de las etapas involucradas en la toma de decisiones, generando soluciones y respuestas parecidas a las formuladas por las personas, por lo tanto, representan una evolución natural de los alcanceslogrados con los sistemas convencionales que manejan datos derivados de las operaciones y transacciones, para concentrarlos en bases de datos y alimentar a sistemas de soporte a lasdecisiones como el SIG, pero que finalmente es el usuario el responsable de aprovechar esta información para interpretar, analizar, evaluar y decidir, a la manera ilustrada en la Figura 20.

OLTPproceso de

datosoperaciones ytransacciones

Basede

datos

SIG / SSD Información

S B C

Base de conocimiento

ssolución

Figura 20. Alcance de un Sistema Basado en Conocimientos.

18. Dutta, Soumitra. Knowledge processing & applied artificial intelligence. p.6

Marco Conceptual 37

2.7.2 Arquitectura Un SBC integra estructuras de almacenamiento y mecanismos especializados19 en la adquisición, representación y empleo de conocimiento de un dominio conforme al siguiente modelo:

Interfaz con el usuario. Es el programa responsable de expresar y controlar la comunicaciónentre el SBC y el usuario, por medio de un protocolo compuesto de comandos, menús, iconos, gráficas, lenguaje natural o algún otro medio que facilite la exposición de las instrucciones de operación, planteamiento de preguntas, presentación de respuestas y explicaciones.

Mecanismo de adquisición de conocimiento. Es la herramienta encargada de enriquecer la basede conocimiento, por medio de procedimientos que facilitan la introducción manual de nuevos conceptos, métodos que automatizan la identificación de elementos adicionales de conocimientoy rutinas que verifican la consistencia entre el acervo actual y el recién ingresado para detectarcontradicciones y aplicar los ajustes necesarios.

Motor de inferencia. Es el módulo responsable de resolver el problema planteado mediante el empleo de procedimientos de control y búsqueda, heurísticas, razonamiento lógico, difuso, probabilístico entre otros, aprovechando la base de conocimientos y la información del caso.

Base de conocimientos. Es el modelo de almacenamiento y mecanismo de administración delconocimiento del dominio del SBC, se basa en un diseño formal del tipo de conocimiento a representar (declarativo, de procedimientos, lógico, difuso, etc.), de una estructura capaz de registrar su descripción y del procedimiento para su manejo.

Área de trabajo. Es la zona de almacenamiento temporal donde se representa el problema, los resultados que arroja el desarrollo de su solución, las alternativas que se consideran y tambiéndesechan, así como el recorrido que encontró la solución.

Información del problema. Son todos aquellos documentos, base de datos y respuestas que elusuario proporciona durante el planteamiento del problema y el proceso de solución.

2.7.3 Participantes en el Desarrollo y Operación de un SBC La concepción, construcción y explotación de un SBC exige el involucramiento de laorganización completa para apoyar un proyecto de esta naturaleza, facilitando los recursoshumanos, logísticos, financieros, materiales y de cómputo necesarios. Entre el personalparticipante, destacan los siguientes roles, caracterizados en la Figura 21.

Usuario. Representa a las personas interesadas en plantear el problema, alimentar los datos del caso particular, responder las preguntas que le formulen, recibir y evaluar las respuestas que el SBC le ofrezca como resultado de su inferencia y método de solución aplicado.

Especialista. Constituye la fuente de conocimiento del dominio específico del SBC de donde se extraen los conceptos, experiencias, métodos de interpretación y razonamiento necesarios para resolver los problemas. Este rol lo desempeñan los responsables de la función, manuales,reglamentos y cualquier otro medio que ofrezca elementos logísticos valiosos.

19. Hayes, Frederick. Building Expert Systems p.131


Ingeniero de conocimiento. Es el especialista en la construcción de SBC capaz de interpretar losrequerimientos del usuario, obtener el conocimiento del experto, modelar y desarrollar el sistemaorientado a resolver el tipo de problemas que se desean.

área detrabajo

motorde

inferencia

mecanismo de adquisición de conocimiento

información delproblema

Base de conocimientos

usuariespecialist

interface conel usuario

solución

Base de conocimientos

Figura 21. Arquitectura de un Sistema Basado en Conocimiento.

2.7.4 Orientación de los SBC De acuerdo20 al tipo de aplicación y pretensiones de automatización expresados por el usuario yreconocidas como factibles de lograr por el experto y el ingeniero de conocimientos se pueden establecer las siguientes categorías de alcance de los SBC:

Interpretación. El SBC se especializa en la recolección de valores para un conjunto de argumentos que son comparados contra una colección de parámetros de referencia, asociando un objeto o calificación como respuesta, por ejemplo un reconocedor de imagen o de sonido. Predicción. Además de interpretar la situación que se describe, el SBC genera las consecuencias que se pueden derivar del caso, como sucede con los sistemas meteorológicos.Diagnóstico. Agrega a la predicción la evaluación del estado de caso planteado con base a una serie de criterios, como por ejemplo las aplicaciones que realizan los análisis de laboratorio.Diseño. Establece una configuración de objetos de acuerdo a los requerimientos planteados para auxiliar las actividades como la creación de maquinaria.Planeación. Formula un curso de acción de acuerdo a necesidades de trabajo específicas, apoyando el establecimiento de procedimientos de producción entre otros. Monitoreo. Supervisa el comportamiento de un ambiente comparando sus resultados contra las expectativas, como ocurre en un proceso siderúrgico. Rastreo. Prescribe soluciones para corregir una desviación o mal funcionamiento de un ambiente determinado, como sucede en una planta automatizada de comunicación satelital.

20. Hayes, Frederick. Building Expert Systems. p.14

Marco Conceptual 39

Reparación. Ejecuta un plan orientado a resolver un problema, por ejemplo un robot que debe corregir la avería de un equipo en un vuelo espacial. Instrucción. Participa en el proceso de aprendizaje de una persona particularmente en lapresentación de nuevos conceptos y el desarrollo de habilidades por medio de ejercicios, un ejemplo de estas aplicaciones son los tutores inteligentes21.Control. Cubre el alcance de los niveles anteriores para automatizar un ambiente completo de trabajo, como sucede en el control de mando de una nave no tripulada.

2.7. 5 Relación entre el SBC y los Especialistas El conocimiento representa un valioso activo en una organización, en él se fundamenta la capacidad de la empresa al ofertar los bienes o servicios que comercializa. Este acervo seencuentra diseminado entre el personal, los procedimientos y métodos de trabajo, así como en latecnología e instrumentos que emplea. Una parte de este conocimiento se representa en formatangible mediante manuales de organización, métodos y procedimientos, reglamentos y otros medios donde se registran conceptos que guían, norman y controlan las labores.

Sin embargo, existe otra importante porción de conocimiento denominado intangible el cualresulta difícil representar, al corresponder a la formación personal y profesional del individuo; a su carácter y capacidad mental que pone en práctica al trabajar; la forma de asimilar y aprovecharlas experiencias; actitud y sentimientos que emplea al tomar decisiones, enfrentar nuevas situaciones y reaccionar ante los problemas.

En un ambiente donde se valore el conocimiento, resulta propicio emplear aplicaciones tipo SBC que puedan erigirse como un instrumento donde el acervo se concentre, use y comparta entretodos los miembros de la empresa, contribuyendo a la ejecución de funciones, automatización delas actividades y apoyo a los responsables de ejercerlas, conforme a los modelos de colaboración entre el especialista y el SBC que se ilustran en la Figura 22 y se explica a continuación:

Reemplazo. El SBC ejerce un proceso automatizado de respuesta sin ayuda del especialista. Cooperativo. El especialista se ocupa de resolver una porción del problema dejando el resto al SBC, para que conjuntamente alcancen la respuesta completa.Asistente. El SBC apoya al especialista durante la solución del problema, respondiendo a los requerimientos que le plantea, generando alternativas, exploraciones y simulaciones. Auxiliado. El especialista asiste al SBC durante el proceso de solución, supervisando su funcionamiento, definiendo parámetros, tomando decisiones y evaluando las conclusiones. Interfaz. El SBC trabaja con el especialista como enlace con el problema, o bien el análisisdel caso corre por cuenta de la persona y la emisión de la respuesta final a cargo del SBC.

2.7.6 Integración de los SBC y los Sistemas de InformaciónEl SBC debe convivir en el ambiente de trabajo e interactuar con el resto de sistemas en operación (como SIG, SSD, BD y AD), procurando establecer una interfaz de comunicación que facilite el intercambio de información, la ejecución coordinada de procesos, el empleo de recursos compartidos y la cooperación en el desarrollo de una solución. Esta visión motiva aconsiderar alguna de las perspectivas de colaboración que se describen a continuación:

21. Wenger, Etienne. Artificial Intelligence & Tutoring Systems. p 30


interface

informacióndel

problema

S B C

reempla

solución informacióndel

problema

S B C

cooperativ

S B C

asistente

S B C

auxiliado

solucióninformación del

problemainformaciónde

S B C S B C solución

informacióndel

problemainformacióndel

problema

Figura 22. Modelo de Colaboración entre el Especialista y un SBC.

Reemplazo. El SBC ejerce un proceso automatizado de respuesta sin ayuda del especialista. Independiente. El SBC es una aplicación cuya operación no interactúa con las demás.Asistente. El SBC apoya la realización de las funciones a cargo del sistema de informaciónconvencional, manteniendo una comunicación permanente a lo largo de su operación. Ligada. El SBC se apoya en otros sistemas durante su aplicación. Interfaz. El SBC colabora con el resto de sistemas con base a un orden para la atención y solución al problema, como enlace entre el usuario y la aplicación convencional, o bien esta última realiza el filtrado dejando en el SBC la responsabilidad de generar la respuesta final.Integrado. Se puede considerar al SBC como un componente de un ambiente integrado de trabajo en armonía con otros sistemas, donde todos ellos colaboran realizando una tarea especifica que en conjunto contribuya a resolver los problemas planteados.Paralelo. El proceso de solución de un problema se divide en partes que requieren el concurso de varios sistemas y del propio SBC para que cada uno de ellos se encargue de atender una parte y en unión con los demás, resolver el problema completo.

CAPÍTULO 1. PERFIL DE LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS

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