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2 CAPÍTULO I INFORMACIÓN INTRODUCTORIA Motivo del examen El examen especial, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2013 de la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, aprobado por el señor Contralor General del Estado, mediante Acuerdo 004-CG-2013 de 12 de enero de 2013 y en cumplimiento a la Orden Trabajo 16453-2-2013 de 21 de enero de 2013, suscrita por la Auditora General. Objetivos del examen Determinar que el uso de los servicios de telefonía fija y móvil del Ministerio de Finanzas se sujeten a las disposiciones legales y reglamentarias. Establecer la propiedad, legalidad y exactitud de los valores liquidados y cancelados por el uso de telefonía móvil y fija en el Ministerio de Finanzas. Determinar los controles implementados para la utilización de telefonía fija y móvil. Alcance del examen El Examen Especial al uso de la Telefonía Fija y Móvil del Ministerio de Finanzas, comprendió el análisis del consumo de éste servicio, así como su correspondiente liquidación, pago, registro y controles implementados por el período comprendido entre el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2012. Base legal Con Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de 1831, se crea el Ministerio de Hacienda, sin embargo en el transcurso del tiempo, esta institución ha experimentado cambios y modificaciones en su estructura orgánica, funcional y denominación, por lo que consideramos pertinente dejar constancia de lo siguiente:
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CAPÍTULO I
INFORMACIÓN INTRODUCTORIA
Motivo del examen
El examen especial, se realizó con cargo al Plan Operativo de Control del año 2013 de
la Unidad de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas, aprobado por el señor
Contralor General del Estado, mediante Acuerdo 004-CG-2013 de 12 de enero de
2013 y en cumplimiento a la Orden Trabajo 16453-2-2013 de 21 de enero de 2013,
suscrita por la Auditora General.
Objetivos del examen
Determinar que el uso de los servicios de telefonía fija y móvil del Ministerio de
Finanzas se sujeten a las disposiciones legales y reglamentarias.
Establecer la propiedad, legalidad y exactitud de los valores liquidados y
cancelados por el uso de telefonía móvil y fija en el Ministerio de Finanzas.
Determinar los controles implementados para la utilización de telefonía fija y móvil.
Alcance del examen
El Examen Especial al uso de la Telefonía Fija y Móvil del Ministerio de Finanzas,
comprendió el análisis del consumo de éste servicio, así como su correspondiente
liquidación, pago, registro y controles implementados por el período comprendido entre
el 1 de enero de 2009 y el 31 de diciembre de 2012.
Base legal
Con Decreto expedido por el Congreso Nacional el 3 de noviembre de 1831, se crea el
Ministerio de Hacienda, sin embargo en el transcurso del tiempo, esta institución ha
experimentado cambios y modificaciones en su estructura orgánica, funcional y
denominación, por lo que consideramos pertinente dejar constancia de lo siguiente:
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Mediante Decreto Ejecutivo 366 de 10 de mayo de 2000, publicado en Registro
Oficial 81 de 19 de mayo de 2000, se cambió la denominación de Ministerio de
Finanzas y Crédito Público por el de Ministerio de Economía y Finanzas.
Con Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de diciembre de 2002, publicado en Registro
Oficial 5 de 22 de enero de 2003, se expidió el Texto Unificado de la Principal
Legislación Secundaria del Ministerio de Economía y Finanzas, en el que se
definen los procesos directivos, sustantivos de apoyo y asesoría.
Con Decreto Ejecutivo 854 de 3 de enero de 2008 publicado en Registro Oficial
253 de 16 de enero de 2008, se sustituyó la denominación del Ministerio de
Economía y Finanzas por la de Ministerio de Finanzas.
Con Acuerdo 119 de 19 de mayo de 2010, publicado en Registro Oficial Edición
Especial 52 de 13 de julio de 2010, se expide la reforma al “Libro III de la
Organización y Administración del Ministerio” del Decreto Ejecutivo 3410 de 2 de
diciembre de 2002, publicado en el Registro Oficial 5 de 22 enero de 2003.
Con Acuerdo 254 de 23 de noviembre de 2011, publicado en Registro Oficial
Edición Especial 219 de 14 de diciembre de 2011, se sustituye el texto constante
en el Libro III del Decreto Ejecutivo 3410 respecto de la Organización y
Administración del Ministerio de Finanzas, reformado con Acuerdo Ministerial 119,
publicado en el Registro 52 de 13 de julio de 2010, a partir del artículo 44.
Estructura orgánica
De conformidad con el Acuerdo Ministerial 254 de 23 de noviembre de 2011, la
estructura orgánica de la Coordinación General Administrativa Financiera, es la
siguiente:
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PROCESO GOBERNANTE Despacho Ministerial
PROCESOS HABILITANTES DE
APOYO
:
Coordinación General Administrativa
Financiera
Dirección de Logística Institucional
Dirección Financiera
PROCESO DE ASESORÍA Coordinación General de Gestión
Estratégica Institucional
Dirección de Tecnologías y
Comunicación
Objetivos de la Institución
Contribuir al cumplimiento de los objetivos de desarrollo del país y a una mejor calidad
de vida para las y los ecuatorianos, a través de una eficaz definición, formulación y
ejecución de la política fiscal de ingresos, gastos y financiamiento público; que
garantice la sostenibilidad, estabilidad, equidad y transparencia de las finanzas
públicas.
Coordinación General Administrativa Financiera
Gestionar los recursos del talento humano, financieros, tecnológicos y dotar de la
logística, para garantizar el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Dirección de Logística Institucional
Gestionar la logística y adquisición de bienes, obras y servicios necesarios para el
eficiente, oportuno y eficaz funcionamiento del Ministerio.
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Dirección Financiera
Gestionar la consecución, asignación y administración de recursos financieros y
generar información veraz y oportuna para la toma de decisiones.
Coordinación General de Gestión Estratégica Institucional
Coordinar los proyectos de mejoramiento de procesos, planes de mejora de eficiencia,
eficacia, calidad, tecnologías de la información y comunicación, cultura organizacional,
desarrollo institucional e innovación.
Dirección Tecnologías y Comunicación
Gestionar el sistema de tecnología de información y comunicaciones para garantizar la
integridad de la información y el desarrollo, mantenimiento y disponibilidad de los
servicios y equipamiento tecnológico.
Monto de recursos examinados
El monto de los recursos examinados asciende a 541 329,13 USD, distribuidos de la
siguiente manera:
AÑO CONCEPTO VALOR
2009 Telefonía fija y móvil 258 407,75
2010 Telefonía fija y móvil 171 390,58
2011 Telefonía fija y móvil 67 670,48
2012 Telefonía fija y móvil 43 860,32
TOTAL $ 541 329,13
Servidores relacionados
Anexo 1
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CAPÍTULO II
RESULTADOS DEL EXAMEN
Seguimiento de recomendaciones
La Dirección de Auditoría Interna del Ministerio de Finanzas emitió el Informe AI-08-07-
06 de 9 de junio de 2009, con los resultados del Examen Especial a la Coordinación
de Recursos Materiales y Servicio de Seguridad del Ministerio de Finanzas, referente a
telefonía celular y convencional, por el período comprendido entre el 1 de enero de
2007 y el 31 de diciembre de 2007, aprobado por el señor Contralor General del
Estado, mediante oficio 11520-DCAI de 19 de junio de 2009 y tramitado a las
autoridades del Ministerio el 23 de junio de 2009.
El mencionado informe contiene 8 recomendaciones, las que fueron cumplidas.
Plan de servicio de telefonía celular se reasignó sin dejar constancia en un
registro
En los años 2009 y 2010 se cancelaron 1 629,08 USD por consumo de líneas
celulares que forman parte del Plan Corporativo y que no fueron asignados a ningún
servidor y permanecieron en bodega junto con el equipo, de acuerdo a la información
contenida en el documento denominado “Liquidación de consumo de líneas celulares”
adjunto al CUR de pago, Anexo 2; sin embargo, los minutos del Plan por autorización
de la ex Subsecretaria Administrativa fueron redistribuidos a otras autoridades de
acuerdo a las necesidades, sin dejar constancia de ello en un registro.
Al respecto las Normas de Control Interno, establecen:
“401-02 Autorización y aprobación de transacciones y operaciones.- La Máxima autoridad establecerá por escrito o por medio de sistemas electrónicos, procedimientos de autorización que aseguren la ejecución de los procesos y el control de las operaciones administrativas y financieras, a fin de garantizar que sólo se efectúen operaciones y actos administrativos válidos… .-La conformidad con los términos y condiciones de una autorización implica que las tareas que desarrollarán las servidoras y servidores, que han sido asignadas dentro de sus
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respectivas competencias, se adecuarán a las disposiciones emanadas por la dirección, en concordancia con el marco legal…” “403-08 Control previo al pago.- Las servidoras y servidores de las instituciones del sector público designados para ordenar un pago, suscribir comprobantes de egreso o cheques, devengar y solicitar pagos vía electrónica, entre otros, previamente observarán las siguiente disposiciones: a) Todo pago corresponderá a un compromiso devengado, legalmente exigible… 1. Los pagos estarán debidamente justificados y comprobados con los documentos auténticos respectivos;”
El envío a bodega de los equipos celulares junto con el chip que contiene la línea
telefónica celular, se debe al cambio continuo de autoridades y a la falta de
actualización del “Reglamento Interno para el uso y control del servicio telefónico
nacional e internacional; y de la telefonía móvil celular del Ministerio de Economía y
Finanzas”, para incorporar disposiciones que regulen la utilización de los minutos del
plan correspondiente a las autoridades desenroladas, hecho que dificultó la
verificación posterior.
Con oficio AIMF-2013-072 de 28 de marzo de 2013, la Auditora General comunicó
estos hechos a la ex Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad
del Ministerio de Finanzas y solicitó las causas, quien en oficio de 5 de abril de 2013,
manifiesta:
“Por disposición verbal de la Subsecretaria Administrativa y de acuerdo a la funciones, agendas de trabajo, necesidades urgentes de comunicación y prioridades de las autoridades, se procedía a solicitar al ejecutivo de cuenta asignado al Ministerio de Finanzas por la empresa TELECSA (Alegro), el incremento del saldo en las líneas telefónicas. Lo que dio lugar a que los saldos de los equipos celulares que estaban en bodega y que no fueron asignados, se utilizaron en otras líneas, sin que refleje en la factura.”
Auditoría verificó los mails enviados por la ex Coordinadora de Recursos Materiales y
Seguridad al ejecutivo de TELECSA (Alegro), solicitando la redistribución de los saldos
no utilizado y cuidando que estos no sobrepasen el monto autorizado por el señor
Contralor General del Estado.
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Conclusión
En los años 2009 y 2010 se cancelaron 1 629,08 USD por consumo de líneas
celulares que con sus equipos permanecían en bodega; sin embargo, los minutos del
Plan por autorización de la ex Subsecretaria Administrativa fueron redistribuidos a
otras autoridades de acuerdo a las necesidades, cuidando que estas no sobrepasen
los montos autorizados por el señor Contralor, pero no se dejó constancia de ello en
un registro, hecho que se debió al cambio continuo de autoridades y a la falta de
actualización del “Reglamento Interno para el uso y control del servicio telefónico
nacional e internacional; y de la telefonía móvil celular del Ministerio de Economía y
Finanzas”, situación que dificultó la verificación posterior.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
1. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que en la
actualización del Reglamento Interno para el Uso y Control del Servicio Telefónico
del Ministerio de Finanzas que se realizará de manera conjunta con Directores de
Logística Institucional y Financiera, se incluya disposiciones que regulen la
utilización de los minutos del plan otorgado a las autoridades desenroladas, a fin
de que éstos sean asignados al nuevo servidor autorizado.
A la Directora de Logística Institucional
2. Solicitará el aporte del Director de Tecnologías y Comunicación para verificar los
equipos telefónicos celulares que están en bodega, a fin de que presente un
informe respecto del estado, utilidad y características tecnológicas, a base del cual
analizará la posibilidad de reasignarlos o donarlos a otras instituciones.
Teléfonos convencionales asignados a la Coordinación Regional 5 de Guayaquil,
no fueron suspendidos
En marzo de 2011, entró en operación la interconexión de la plataforma de telefonía IP
del Ministerio de Finanzas con la Coordinación Regional 5 de la ciudad de Guayaquil,
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por lo que de acuerdo a la información proporcionada por el Director de Tecnologías y
Comunicación en Memorando MINFIN-CGGE-2013-0125-M de 20 de marzo del 2013,
los números convencionales 42684509, 42684517, 42684518, 42684521,42684523 y
42684525, ya no eran necesarios.
Sin embargo, Auditoría verificó que hasta el 14 de diciembre 2012, el Ministerio de
Finanzas continuó cancelando facturas por consumo de los mencionados números
telefónicos asignados a la Coordinación Regional 5, hecho que evidencia que hasta
esa fecha continuaron prestando servicio.
Además, en el CUR 944 del 28 de febrero de 2011, que entre otras cancela la factura
1725749 de 3 de enero de 2011, se observa que la línea número 42684525 reporta
una llamada a Movistar Auto, por un valor de 0,15 USD.
Al respecto, la norma de control interno 500-02, determina:
“500-02 Canales de comunicación abiertos.- Se establecerán canales de comunicación abiertos, que permitan trasladar la información de manera segura, correcta y oportuna a los destinatarios dentro y fuera de la institución…-Una política de comunicación interna debe permitir las diferentes interacciones entre las servidoras y servidores, cualquiera sea el rol que desempeñen, así como entre las distintas unidades administrativas de la institución…”
El no haber procedido con la suspensión de las líneas convencionales instaladas en la
Coordinación Regional 5, se debe a la falta de coordinación entre las Direcciones
Administrativa y Tecnologías de la Información y Comunicación no permitió determinar
la necesidad del servicio de éstas líneas, lo que originó que una de ellas disponga de
acceso a servicio celular no autorizado y se continúe cancelando las facturas
generadas.
Con oficios MINFIN-DAI-2013-0060 y 0083 de 13 de marzo y 4 de abril de 2013, la
Directora de Auditoría Interna comunicó el hecho a los Directores de Tecnologías y
Comunicación y Logística Institucional, solicitando las causas, a lo que esta última no
responde, en tanto que el Director de Tecnologías y Comunicación con Memorando
MINFINCGGE-2013-0125-M de 20 de marzo de 2013, señaló:
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“La Dirección de Tecnologías no administra ni es responsable de ninguna línea telefónica convencional y desconoce las razones de la existencia de este tipo de líneas en la Coordinación Regional 5, mas aún cuando en el 2010 al solicitarse el servicio de las 4 líneas E1, se pidió a la Dirección de Logística que se suspenda los servicios de todas las líneas telefónicas convencionales asignadas al Ministerio de Finanzas”.
Auditoría considera que en el caso de la Coordinación Regional 5, la solicitud de
suspensión de líneas convencionales debió realizarse en marzo del 2011, luego de
que ésta Unidad se conectó a la central IP del Ministerio de Finanzas.
Con oficio circular AIMF-2013-128 de 9 de abril de 2013, Auditoría remitió la
comunicación provisional de resultados al Coordinador Regional 5, quien con
Memorando MINFIN-CRG-2013-0139-M de 10 de abril de 2013, manifestó:
“El Presidente de la República, al decretar la utilización del antiguo edificio sede del extinto Banco del Progreso, ordenó que la administración del mismo se encargue de crear un sistema intercomunicado entre todos los pisos, teniendo así cada dependencia pública varias extensiones – de acuerdo a la necesidad- de las diversas líneas asignadas al edificio del hoy Gobierno Zonal de Guayaquil,… La Coorporación Nacional de Telecomunicaciones, en un esfuerzo por administrar y organizar correctamente el sistema, ha dispuesto una migración masiva de todas las líneas que confluyen el edificio… Es la opinión de este despacho regional que, hasta que termine la nueva implementación, se mantengan las líneas actuales…
Auditoría opina que se debe realizar un estudio específico para determinar las reales
necesidades de servicio telefónico.
Conclusión
La falta de coordinación entre las Direcciones Administrativa y Tecnologías de la
Información y Comunicación, ocasionó que en la Coordinación Regional 5, continúen
prestando servicio 6 números telefónicos convencionales pese a que a partir de marzo
de 2011, entró en operación la interconexión con la plataforma IP del Ministerio de
Finanzas, por lo cual estos ya no eran necesarios.
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Hecho Subsecuente
Mediante oficio MINFIN-DL-2013-0970-TEMP de 10 de mayo de 2013, la Directora de
Logística Institucional, solicita al Gerente General de la Corporación Nacional de
Telecomunicaciones CNT, la suspensión de las líneas telefónicas 42684509,
42684517, 42684518, 42684521, 42684523 y 42684525 ubicadas en el Edificio del
Gobierno Zonal de Guayaquil, debido a que el Ministerio de Finanzas cuenta con una
plataforma de telefonía IP que brinda servicio a todos los funcionarios.
Recomendación
A la Directora de Logística Institucional
3. Realice un seguimiento al oficio MINFIN-DL-2013-970-TEMP de 10 de mayo de
2013, dirigido a la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT, a fin de
garantizar su cumplimiento.
Pago de obligaciones por servicio telefónico no son oportunas
De la verificación efectuada a los CUR de pago por servicio telefónico, se determinó
que en los meses de mayo a diciembre de 2010 y enero a febrero de 2011, no se
efectuó de manera oportuna el pago del consumo de telefonía celular en la ciudad de
Quito, mientras que de los teléfonos fijos ubicados en la ciudad de Guayaquil, las
facturas contienen valores impagos hasta de 5 meses en el año 2011 (Anexo 3).
La Norma de Control Interno 403-10 “Cumplimiento de obligaciones”, establece:
“Las obligaciones contraídas por una entidad serán autorizadas, de conformidad a las políticas establecidas para el efecto; a fin de mantener un adecuado control de las mismas, se establecerá un índice de vencimientos que permita que sean pagadas oportunamente para evitar recargos, intereses y multas…-Las obligaciones serán canceladas en la fecha convenida en el compromiso, aspecto que será controlado mediante conciliaciones, registros detallados y adecuados que permitan su clasificación, sean éstas a corto o largo plazo.”
La falta de pago oportuno en las obligaciones por consumo telefónico, se debe a que
la empresa proveedora de la telefonía celular no remitió copia del contrato a pesar de
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la insistencia realizada por los servidores responsables del pago, vía telefónica y
mediante mails del 15 de octubre 2010, 18 y 19 de marzo de 2011 y en el caso de la
Coordinación Regional 5, debido al trámite de envío de las facturas a la ciudad de
Quito.
Lo expuesto ocasionó la emisión de un Título de Crédito 558-PIC-2011 de 19 de abril
2011 por un valor de 8 815,48 USD por parte de CNT-ALEGRO, cancelado mediante
CUR 3582 de 07 de septiembre de 2011, el que si bien no generó intereses ni
suspendió el servicio, incluye pagos duplicados que fueron conciliados posteriormente
y las diferencias compensadas en las planillas siguientes.
Cabe señalar que no se demostró de forma completa los valores pendientes y las
obligaciones incluidas en el mencionado título de crédito, así como las
compensaciones realizadas.
Con oficio MINFIN-DAI-2013-0061 de 13 de marzo de 2013, la Directora de Auditoría
Interna, comunicó estos hechos al Contador y solicitó las razones que originaron el
retraso en los pagos, sin que en su oficio MINFIN-CGAF-2013-0025 de 1 de abril de
2013, informe lo solicitado.
Mediante oficio AIMF-2013-072 de 28 de marzo de 2013, Auditoría Interna requirió a la
ex Coordinadora de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, los motivos que
originaron estos hechos, quien en comunicación de 5 de abril de 2013, manifestó:
“Por varias ocasiones se solicitó a Alegro vía telefónica y a través de correos electrónicos que nos remitiera la copia del contrato suscrito por el Ministerio de Finanzas. Al ser este documento habilitante para el pago, no fue posible atender este requerimiento en su oportunidad, sin embargo se lo realizó vía título de crédito en el año 2011.”
Posterior a la Conferencia Final de Comunicación de Resultados, la Analista
Administrativa Financiera en Memorando MINFIN-DL-2013-0665-M de 18 de abril de
2013, señaló:
“Los valores impagos… se debe a que anteriormente las facturas eran enviadas desde la ciudad de Guayaquil y en muchas ocasiones llegaban con fecha posterior a la fecha de pago, por lo que se procedía a devolverlas para que las
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mismas sean actualizadas, con la finalidad de evitar este tipo de inconvenientes se solicitó que la CNT EP, remita las facturas y las entregue en las instalaciones del Ministerio de Finanzas de la ciudad de Quito…”
Auditoría verificó que en el período auditado, efectivamente se aplicaba el
procedimiento de envío de los documentos mediante valija a la ciudad de Quito.
Conclusión
No se efectuó de manera oportuna el pago de consumo de telefonía celular en la
matriz de Quito y convencional en la ciudad de Guayaquil, debido a que la empresa
proveedora de telefonía celular no remitió copia del contrato a pesar de la insistencia
de los servidores responsables del pago, y en el caso de la telefonía convencional por
el trámite de envío de las facturas, lo que ocasionó la emisión de un título de crédito
sin intereses, ni suspensión del servicio.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
4. Dispondrá a la Directora de Logística Institucional, requerir de manera oportuna a
la Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT-ALEGRO un ejemplar del
contrato suscrito por servicio de telefonía fija y móvil con este Portafolio y remitir a
la Dirección Financiera junto con los documentos de soporte previo al pago.
A los Directores de Logística Institucional y Financiero
5. Realizarán una revisión del título de crédito 558-PIC-2011 de 19 de abril de 2011,
a fin de demostrar de manera documentada que los pagos y compensaciones se
encuentren debidamente liquidados a base de los montos de consumo efectivo,
caso contrario tomarán las acciones correctivas que amerite.
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Inadecuado control por parte de la Unidad de Bienes en la asignación de
equipos celulares a las Autoridades del Ministerio de Finanzas
La Dirección de Logística Institucional no efectúa un adecuado control en la asignación
de los equipos celulares a las autoridades del Ministerio de Finanzas, determinándose
lo siguiente:
Al Subsecretario de Financiamiento Público, durante el período examinado se le
asignaron los siguientes equipos celulares, sin que previamente se recupere el
anterior:
FECHA ASIGNACION
CODIGO DE
BARRAS
MARCA MODELO SERIE VALOR EN
U.S.D.
22/04/2010 051209 MOTOROLA W375 359609015443984 99.00
04/07/2011 007359 BLACK
BERRY
8520 351970044875937 460.00
03/10/2011 007550 BLACK
BERRY
BB9300
RDA71UW
351971043565289 446.88
De los cuales el teléfono Black Berry modelo 8520, fue reportado su robo a la
máxima autoridad, mediante Memorando MINFIN-SCP-2011-0191 del 30 de agosto
de 2011, para su respectivo trámite, mientras que los restantes no fueron
presentados por el custodio para su verificación.
El teléfono celular marca Black Berry, modelo 8120, serie 359181018616164, cuyo
valor es de USD 529,00, asignado al ASESOR 2 el 28 de junio de 2011, tampoco
fue presentado para la verificación, únicamente se obtuvo el parte policial del 8 de
septiembre de 2011, sin que durante los dos días siguientes, haya comunicado el
hecho al Guardalmacén de Bienes, al Jefe Inmediato y a la máxima autoridad.
El teléfono celular marca Black Berry, modelo 9300, serie 35491007007473, cuyo
valor es de USD 446,88, asignado al Subsecretario de Política Fiscal el 24 de
octubre de 2011, fue reportado como robado de conformidad con la denuncia
presentada por el custodio en la Fiscalía General del Estado el 24 de octubre de
2011 y comunicado el hecho a la Coordinación General Administrativa Financiera.
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Al respecto, el Reglamento para uso, administración y control del Servicio de Telefonía
Móvil Celular y de Bases Celulares Fijas en las Entidades y Organismos del Sector
Público, estipula:
“Art. 4.- Servicio.- El servicio de telefonía móvil celular para la servidora o servidor público autorizado, se lo prestará a través de un solo teléfono celular, excepto en el caso de los funcionarios que tienen autorizado consumo ilimitado, que podrán disponer de los equipos que faciliten el mejor desempeño de su gestión,…” “Art. 5.- Responsabilidad.- Las servidoras y servidores públicos facultados para utilizar este servicio velarán por su efectiva, eficiente y correcta utilización y serán responsables de la tenencia, conservación y mantenimiento de los equipos de telefonía celular.”
El Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y Administración de Bienes del
Sector Público, establece:
“Art. 86.- Denuncia.- Cuando alguno de los bienes, hubiere desaparecido por hurto, robo o abigeato o por cualquier causa semejante, el servidor encargado de la custodia de ellos comunicará inmediatamente por escrito este hecho al Guardalmacén de Bienes o a quien haga sus veces, al jefe inmediato y a la máxima autoridad de la institución con todos los pormenores que fueren del caso, dentro de los dos días hábiles siguientes al del conocimiento del hecho…” “Art. 92.- Reposición de bienes o restitución de su valor.- Los bienes de propiedad de entidades u organismos del sector público, que hubieren desaparecido, sufrido daños parciales o totales, y quedaren inutilizados deberán ser restituidos. Los custodios servidores públicos, trabajadores o terceros, en contra de quienes se establezca responsabilidades, provenientes de un examen especial de auditoría, deberán responder por la reposición del bien, en dinero, al precio de mercado o en especie de iguales características del bien desaparecido, destruido o inutilizado, siempre que así lo acepte la máxima autoridad institucional. La baja del bien se realizará con posterioridad a la reposición”.
La falta de control en la asignación de los equipos celulares se debe a que su ingreso
a la institución no generó erogación de recursos, por lo que los responsables del
control se limitaron a dejar constancia de la asignación al funcionario custodio respecto
de los equipos que recibieron, originando que no se refleje el activo en los registros
contables.
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Con oficio MINFIN-DAI-2013-0082 y 0080 de 4 de abril de 2013, se solicitó a la
Directora de Logística Institucional, informar de manera documentada las acciones
tomadas respecto a los equipos reportados como robados, así como las causas que
han originado la asignación adicional de celulares, quien en Memorando MINFIN-
2013-0592-M de 10 de abril de 2013, expresa que remitió al Responsable de Bienes, a
fin de que se sirva informar sobre lo solicitado.
Conclusión
La Dirección de Logística Institucional no efectúa un adecuado control en la asignación
de los equipos celulares, pues se determinó que a una autoridad, se le asignó tres
equipos celulares, sin que se recupere el anterior, situación que se debe a que su
ingreso a la institución no generó erogación de recursos, por lo que los responsables
del control, se limitaron a dejar constancia de la asignación al funcionario custodio
respecto de los equipos que recibieron, lo que originó que no se refleje el activo en los
registros contables.
Hecho Subsecuente
El 19 de abril de 2013 el responsable de bienes remitió a Auditoría, fotocopia de las
Actas de Restitución de los siguientes teléfonos no presentados en la constatación:
CANTIDAD No.
INVENTARIO
CARACTERISTICAS DEL BIEN QUE SE RECIBE
1 BC-51209 Marca: Motorola, Modelo: W375, Serie:
359609012578642 Oe73, Accesorios: Cargador
1 AF-7359 Marca: Black Berry, Modelo: 9300, Serie:
354910044471979, Accesorios: Cargador
1 AF-209 Marca: Black Berry, Modelo: 8120, Serie:
359181010175136, Accesorios: Cargador y
auriculares
Respecto a los reportados como robados se encuentran pendientes de resolución por
parte de la Fiscalía.
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Recomendación
A la Directora de Logística Institucional
6. Dispondrá al Guardalmacén de Bienes, revise los registros de su Unidad,
determine el inventario de equipos celulares de propiedad del Ministerio de
Finanzas, verifique su existencia, ubicación y estado, de acuerdo a los resultados
adopte las acciones correctivas pertinentes y notifique al Director Financiero para
su ingreso en los registros contables.
No se elaboraron actas de entrega recepción de los equipos celulares recibidos
como parte del Plan Institucional
Durante el período examinado el Ministerio de Finanzas suscribió contratos con la
empresa de Telecomunicaciones Móviles del Ecuador, TELECSA S.A - Alegro y
Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT, para la provisión del servicio de
telefonía celular a las autoridades, como parte de estos contratos las Operadoras de
Alegro en abril del 2009 y CNT en diciembre 2012, entregaron 18 y 4 equipos celulares
de diferentes características, respectivamente, los cuales fueron recibidos por un
servidor diferente al Guardalmacén y posteriormente entregados a la Unidad de
Bienes únicamente a través del formulario denominado “Configuración de Terminales”,
sin dejar constancia en actas de entrega recepción que respalden el ingreso a la
Institución.
Mediante oficios MF-SA-CRMYS-2009-823 y MINFIN-DL-2012-1637- de 28 abril de
2009 y 26 de diciembre de 2012, la Coordinadora de Recursos Materiales y Directora
de Logística Institucional, remiten a la Unidad de Bienes varios equipos, los que fueron
ingresados al inventario y distribuidos mediante acta a las autoridades.
Al respecto, el artículo 64 y 75 del Reglamento General Sustitutivo para el Manejo y
Administración de Bienes del Sector Público estipula:
“Art.64.- Entrega-recepción y examen especial.- El Guardalmacén de Bienes o quien haga sus veces, intervendrá en la entrega-recepción entre servidores de la misma entidad y organismo dejando constancia de cualquier novedad en las
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correspondientes actas y actuando de acuerdo con las normas de este reglamento” “Art. 75.- Dos entidades y organismos.- Cuando se trate de entrega de bienes en calidad o cantidad específicamente conocidas entre dos entidades u organismos distintos, cualquiera que fuere el título por el que se hace tal entrega – recepción como compra – venta, transferencia gratuita, traspaso y otros, intervendrán en la diligencia los funcionarios señalados en el inciso segundo del artículo 64 y dejarán constancia en el acta del cumplimiento de todos los requisitos señalados para cada caso por la ley y este reglamento.”
La ausencia de actas de entrega recepción de los teléfonos celulares se debe a que
los contratos con la proveedora del servicio telefónico celular, no incluye información
de los equipos que entrega, lo que originó que no se disponga de un instrumento que
sustente la recepción por parte de la Unidad de Bienes directamente del proveedor, en
consecuencia el registro de su historial es incompleto y tampoco se comunicó a la
Dirección Financiera para su ingreso en los registros contables.
Auditoría mediante oficio MINFIN-DAI-2013-0049 de 4 de marzo de 2013, solicitó a la
Directora de Logística Institucional indique las causas por las que se presentó el hecho
comentado, quien remite el Memorando MINFIN-MBM-2013-0038 de 7 de marzo de
2013, del analista de la Unidad de Bienes en el que manifiesta:
“La Corporación Nacional de Telecomunicaciones CNT con fecha 26 de diciembre de 2012, remite un detalle de los teléfonos celulares, en (sic) cual se describe marca, modelo, serie y valor cuyo documento anexo, el mismo que reemplazaría al acta entrega recepción que Auditoría interna hace referencia. Cabe indicar que el objeto del contrato suscrito con la CNT, es por el servicio de telecomunicaciones más no por la entrega de bienes. (Teléfonos celulares)…-En cuanto al ingreso de los teléfonos celulares, a bodega cúmpleme informarle que a través del REPORTE DE ACTIVOS FIJOS, cuya copia adjunto al presente, se encuentran ingresados los equipos a bodega”.
Auditoría opina que el detalle enviado por la empresa proveedora, no reemplaza al
documento denominado “Acta de Entrega Recepción” elaborado entre el proveedor y
el Guardalmacén del Ministerio de Finanzas, sin embargo existe un formulario que
describe los equipos entregados y recibidos.
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Conclusión
No se deja constancia del ingreso de los equipos celulares al Ministerio de Finanzas,
mediante actas de entrega recepción elaboradas entre el Proveedor y el
Guardalmacén de la Institución, debido a que los contratos con la Proveedora no
incluyen información de los equipos que entrega, hecho que originó que tampoco se
ingrese a los registros contables.
Recomendaciones
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
7. Dispondrá a la “Comisión de Recepción de Bienes”, que debe estar conformada
entre otros por el Guardalmacén de Bienes y un delegado de la Dirección
Financiera, participen en la entrega – recepción directa del proveedor de los
equipos celulares, adquiridos a cualquier título (compra, donación o transferencia
gratuita) y suscriban la correspondiente acta.
8. Dispondrá al Director Financiero que los equipos celulares que cumplen con las
características de activos fijos, sean registrados como tales, caso contrario se
registren en cuentas de orden como bienes de control administrativo.
9. Dispondrá a la Directora de Logística Institucional, que sin excepción ingresen los
equipos celulares a través de bodega, para que previo a su registro en el sistema,
sean distribuidos mediante acta de entrega recepción a los custodios, usuarios de
los bienes.
Reglamento Interno para Uso y Control del Servicio Telefónico del Ministerio de
Finanzas no fue actualizado
Mediante Acuerdo Ministerial 178, publicado en el Registro Oficial 373 de 20 de julio
de 2001, se expidió el Reglamento Interno para el Uso y Control del Servicio
Telefónico Nacional e Internacional; y, de la Telefonía Móvil Celular del Ministerio de
Economía y Finanzas, instrumento que no ha sido actualizado a pesar de los cambios
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acontecidos en la Institución tanto en su estructura orgánica y funcional, así como en
las reformas efectuadas por la Contraloría General del Estado en esta materia.
La Constitución de la República del Ecuador, establece:
“Art. 154.- A las ministras y ministros de Estado, además de las atribuciones establecidas en la Ley, les corresponde: 1. Ejercer la rectoría de las políticas públicas del área a su cargo y expedir los acuerdos y resoluciones administrativas que requiera su gestión…”
La Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, dispone:
“Art. 77.- Máximas autoridades, titulares y responsables.- Los Ministros de Estado y las máximas autoridades de las instituciones del Estado, son responsables de los actos, contratos o resoluciones emanados de su autoridad. Además se establecen las siguientes atribuciones y obligaciones específicas: 1. Titular de la entidad:
e. Dictar los correspondientes reglamentos y demás normas secundarias necesarias para el eficiente, efectivo y económico funcionamiento de sus instituciones; …”
El Libro III del Decreto Ejecutivo de la Organización y Administración del Ministerio de
Finanzas, establece como uno de los productos de la Coordinación General de
Gestión Estratégica:
“3.1.3.1 Dirección de procesos y mejora continua… c) Productos 13. Reglamentos, instructivos y expedientes de administración de procesos.”
En el período examinado se elaboró un “Proyecto de Reglamento para el uso de
telefonía celular y convencional a nivel Nacional e Internacional en el Ministerio de
Finanzas” el que no fue legalizado debido al cambio de estructura organizativa
funcional y de recurso humano de la Institución, lo que permitió que los servidores
responsables de la asignación y control del uso del servicio telefónico así como de los
equipos celulares, actúen a base del Reglamento emitido por la Contraloría General
del Estado y disposiciones de las autoridades del Ministerio.
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Conclusión
El Reglamento Interno para el Uso y Control del Servicio Telefónico Nacional e
Internacional; y, de la Telefonía Móvil Celular del Ministerio de Economía y Finanzas,
emitido el 20 de julio de 2001, no fue actualizado debido al cambio de la estructura
organizativa funcional y del recurso humano de la Institución, lo que permitió que los
servidores responsables de la asignación y control del uso del servicio telefónico,
actúen a base del Reglamento emitido por la Contraloría General del Estado y
disposiciones de las autoridades del Ministerio.
Recomendación
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
10. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional que
conjuntamente con los Directores de Logística Institucional, Financiera y
Tecnologías y Comunicación, actualicen el Reglamento Interno para el Uso y
Control del Servicio Telefónico Nacional e Internacional; y, de Telefonía Móvil
Celular del Ministerio de Finanzas, acorde a la estructura orgánica funcional y a las
disposiciones emitidas por la Contraloría General del Estado en esta materia.
Inadecuada e incompleta documentación de respaldo
De la revisión efectuada a los comprobantes que sustentan los pagos por consumo de
telefonía celular y convencional en las ciudades de Quito y Guayaquil, se determinó lo
siguiente:
A partir de junio de 2010, entra en operación la plataforma de telefonía IP del
Ministerio de Finanzas en la ciudad de Quito, cuya Administración y control está a
cargo de la Dirección de Tecnologías y Comunicación, conforme a la cláusula
relacionada con la Administración del contrato para el servicio de 4 accesos
directos A2Mbps (E1) desde la Central CNT EP a la central telefónica IP; sin
embargo, en esta unidad no se encontró documento ni archivo digital que
demuestre el valor del consumo mensual institucional con detalle de llamadas
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nacionales, internacionales o a celulares, ni los controles efectuados en el período
examinado.
En el CUR 2598 de 28 de mayo de 2009, por concepto de “Servicio del telefonía
celular utilizado por las autoridades del MF correspondiente al período: 24 al 30 de
abril de 2009, correspondiente (sic) al Prorrateo del mes de abril a partir a (sic) la
suscripción del nuevo contrato”, no se adjunta al expediente la documentación que
respalde el pago.
Los expedientes que sustentan los pagos por consumo telefónico del año 2011 y
de enero, abril, julio y noviembre de 2012, no contienen un documento que
identifique las líneas, beneficiarios y valores consumidos.
De 144 CURs y “Trámites de Desembolso”, analizados en los años 2009, 2010,
2011 y 2012 para el pago del servicio de telefonía fija y celular a la empresa
proveedora CNT-EP y CNT Alegro, se determinó que 36 comprobantes que
representa el 25% de ellos no fueron legalizados, por los servidores encargados
del control previo, Contador y Director Financiero.
Al respecto las normas de control interno, establecen:
“405-04 Documentación de respaldo y su archivo.-…Toda entidad pública dispondrá de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentación sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales, estará disponible, para acciones de verificación o auditoría, así como para información de otros usuarios autorizados, en ejercicio de sus derechos…” “405-07 Formularios y documentos.- Las entidades públicas y las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos, emitirán procedimientos que aseguren que las operaciones y actos administrativos cuenten con la documentación sustentatoria totalmente legalizada que los respalde, para su verificación posterior.
Para el caso de la permanencia de la documentación, la Ley Orgánica de la
Contraloría General del Estado, establece:
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“Art. 71.- Caducidad de las facultades de la Contraloría General del Estado.- La facultad que corresponde a la Contraloría General del Estado para pronunciarse sobre las actividades de las instituciones del Estado, y los actos de las personas sujetas a esta Ley, así como para determinar responsabilidades, caso de haberlas, caducará en siete años contados desde la fecha en que se hubieren realizado dichas actividades o actos examinados, hasta la fecha que se emita la orden de trabajo…”
Lo expuesto se origina en las siguientes causas:
La falta de reportes y archivos digitales que sustenten el pago del consumo
telefónico convencional, se debe a que el sistema IP no soporta la cantidad de
información a ser almacenada, por lo que únicamente se mantiene de tres meses
anteriores, hecho que dificultó las labores de control posterior.
La falta de documentación que respalde el pago del consumo por servicio
telefónico y de un documento que identifique las líneas, beneficiarios y valores
consumidos, en los casos referidos se debe a que la Directora de Logística
Institucional no consideró la necesidad de delegar por escrito las actividades que
permitan sustentar de manera adecuada la solicitud de pago, hecho que dificultó
efectuar el seguimiento y control del plan asignado para cada autoridad, así como
el análisis y su verificación posterior.
La legalización incompleta de los documentos que sustentan los pagos del servicio
de telefonía, se debe a la ausencia de procedimientos de verificación interna que
aseguren la formalización de las mismas luego de su revisión y aprobación, si bien
no se determinaron errores en los pagos, dificultó la identificación de los servidores
actuantes.
Con oficio MINFIN-DAI-2013-0060 de 13 de marzo de 2013, la Directora de Auditoría
Interna solicitó al Director de Tecnologías y Comunicación, entre otros aspectos un
reporte de consumo telefónico institucional de octubre, noviembre y diciembre de
2012, quien con Memorando MINFIN-CGGE-2013-0125-M de 20 de marzo de 2013,
no proporcionó la información requerida, pero señaló lo siguiente:
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“…debo manifestar que luego de la consulta técnica realizada al proveedor de la plataforma de telefonía IP del Ministerio, los registros de llamadas, por el volumen de información, solo se mantienen en la base de datos por aproximadamente 3 meses; por tanto, la información de los meses solicitados ya no está disponible…”
Con oficios AIMF-2013-072, 080, 081 y 082 de 28 de marzo de 2013, la Directora de
Auditoría Interna comunicó la falta de documentación de respaldo a la Coordinadora
de Recursos Materiales y Servicios de Seguridad, Director Administrativo y de
Logística Institucional, de acuerdo a sus períodos de actuación y además solicitó las
causas.
En respuesta a los oficios AIMF-2013-072, 080 y 81, la ex Coordinadora de Recursos
Materiales, en oficio de 5 de abril de 2013, no precisa el requerimiento formulado,
mientras que con oficios de 9 de abril de 2013, las ex Directoras de Logística
Institucional, proporciona el detalle de los beneficiarios de los años 2011 y 2012
solicitados, sin mencionar las razones por las que no se incluyó en el expediente.
Conclusiones
En la Dirección de Tecnologías y Comunicación no se encontró documento ni
archivo digital que demuestre el valor del consumo mensual institucional,
registrado en la central telefónica IP, con detalle de llamadas nacionales,
internacionales o a celulares, ni los controles efectuados en el periodo examinado,
debido a que el sistema IP no soporta la cantidad de información a ser
almacenada, por lo que únicamente se mantiene de tres meses anteriores, hecho
que dificultó las labores de control posterior.
Los expedientes que sustentan los pagos por consumo telefónico en los años 2011
y 2012, en algunos casos no contienen un documento que identifique las líneas,
beneficiarios y valores consumidos, debido a que la Directora de Logística
Institucional no consideró la necesidad de delegar por escrito las actividades que
permitan sustentar de manera adecuada la solicitud de pago, hecho que dificultó
efectuar el seguimiento y control del plan asignado para cada autoridad y su
verificación posterior.
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El 25% de los CURs y “Trámite de Desembolso”, analizados en los años 2009,
2010, 2011 y 2012 para el pago del servicio de telefonía fija y celular, no fueron
legalizados, por los servidores encargados del control previo, Contador y Director
Financiero, debido a la ausencia de procedimientos de verificación interna, si bien
no se determinaron errores en los pagos, dificultó la identificación de los servidores
actuantes.
Hecho Subsecuente
Mediante oficio 025-MF-CGAF-DF-2013 de 9 de mayo de 2013, el Director Financiero
Encargado remite a la Directora de Auditoría Interna el Memorando MF-CGAF-DF-
2013-0021 del 9 de mayo de 2013, suscrito por el Líder del Microproceso de
Contabilidad en el que informa las acciones tomadas respecto a las recomendaciones
de Auditoría entre las que, consta lo siguiente:
“Luego de la lectura del borrador del Informe 16453-2-2013, se procedió a dar cumplimiento con la revisión y legalización de los CURs por parte de los servidores y responsables de Control Previo, Contador, Director Financiero y Tesorero que actuaron en el período 2009 al 2012, para el efecto, se ha coordinado las gestiones con los funcionarios y servidores que actuaron en esos períodos a fin de que procedan a legalizar los comprobantes de pago”.
Auditoría procedió a verificar el cumplimiento de la legalización de los documentos.
Recomendaciones
Al Director de Tecnologías y Comunicación
11. Emitirá reportes estadísticos que evidencien el valor del consumo telefónico
mensual por unidades administrativas, llamadas internacionales y a celulares, a fin
de sustentar los pagos efectuados a la empresa proveedora del servicio
convencional.
12. Definirá el mecanismo apropiado para ampliar a 7 años el tiempo de
almacenamiento de los logs que genera la plataforma IP del Ministerio de
Finanzas, con acceso restringido para los administradores, a fin de permitir la
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verificación posterior como establece la Ley Orgánica de la Contraloría General del
Estado.
A la Directora de Logística Institucional
13. Asignará por escrito a un servidor de la Dirección a su cargo, para que se
responsabilice de recopilar la documentación suficiente y competente que sustente
la emisión de los documentos denominados Trámites de Desembolso, a fin de que
sea remitida en forma completa y oportuna a la Dirección Financiera.
Al Director Financiero
14. Dispondrá por escrito a los servidores encargados del control previo y registro
contable, verifiquen que los documentos que respaldan los pagos por consumo
telefónico, permitan la identificación de la transacción y sustenten su propiedad,
legalidad y veracidad, para que faciliten su verificación posterior.
A la Coordinadora General Administrativa Financiera
15. Dispondrá a los servidores encargados del control previo, Contador y Director
Financiero, revisen los CURs y Trámites de Desembolso, generados en los años
2009, 2010, 2011 y 2012 para el pago del servicio de telefonía fija y celular, con la
finalidad de legalizarlos de manera completa y en lo posterior vigilen su
cumplimiento.
16. Solicitará al Coordinador General de Gestión Estratégica Institucional, que de
manera conjunta con el Director Financiero Institucional, elaboren los
procedimientos que permitan efectuar la verificación interna de legalización de los
documentos: Comprobante Único de Registro y Trámite de Desembolso, de
manera que cada servidor actuante previo a su revisión exija la legalización
completa de los documentos, por parte de los servidores que intervinieron en forma
anterior.
Dra. Mónica Jaramillo P. AUDITORA GENERAL
