CAPÍTULO TÉCNICO, TÉRMINOS DE REFERENCIA (REQUEST FOR ... · Sr. Jimmy Alexander Vela Celis Av....
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1 COMPENSAR MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ALIMENTOS DE LAS SEDES CONVENIOS COMPENSAR CCF. BOGOTA D.C MES DE DICIEMBRE DE 2018
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COMPENSAR
MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ALIMENTOS DE LAS SEDES
CONVENIOS COMPENSAR CCF.
BOGOTA D.C MES DE DICIEMBRE DE 2018
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Contenido
INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES ..................................................................................................................... 3
ENTREGA DE COTIZACIÓN. .............................................................................................................................................. 4
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN. .............................................................................................................. 11
REQUERIMIENTOS TECNICOS. ....................................................................................................................................... 19
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE ................................................................................................................................... 19
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD. ............................................................................................................................... 20
ANEXO ECONOMICO PROPUESTO ................................................................................................................................ 20
ESPECIFICACIONES TECNICAS ........................................................................................................................................ 21
MINUTA PROFORMA .................................................................................................................................................... 30
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INSTRUCCIONES PARA LOS PROPONENTES
1.1 INTRODUCCIÓN:
Compensar extiende esta invitación a los proveedores a presentar sus propuestas en
conformidad con los requisitos, términos y condiciones de esta solicitud de cotización (RFQ).
Esta solicitud de cotización (RFQ) proporciona material de referencia, que describe los requisitos
para la respuesta que debe incluir la solución y costos sugeridos.
A través de este proceso, COMPENSAR debe lograr lo siguiente:
El objetivo de estas especificaciones es definir los requerimientos técnicos para las
MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ALIMENTOS DE LAS SEDES CONVENIOS
COMPENSAR CCF.
Condiciones Generales
La presente invitación tiene por objeto obtener cotizaciones para los servicios solicitados, para
realizar el debido análisis y comparación que permita a COMPENSAR conducir a una posterior
negociación y contratación, sin embargo, no compromete a COMPENSAR para contratar parcial
o totalmente y bajo cualquier circunstancia se reserva el derecho de finalizar o anular el proceso
así como de incluir o excluir invitados durante el mismo de considerarlo pertinente.
Periodo de validez de la oferta.
La oferta debe tener como mínimo una validez de 90 (noventa) días.
Derecho de Rechazo.
Compensar se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquiera o todas las respuestas a esta
solicitud de cotización y que inicie conversaciones o negociaciones con uno o varios proveedores
calificados, al mismo tiempo, si tal acción es en el mejor interés de Compensar. Además,
Compensar se reserva el derecho de modificar o retirar este RFQ, en su totalidad o en parte, en
cualquier momento antes de la adjudicación del contrato.
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Oferta Mejor y Definitiva
Compensar se reserva el derecho de solicitar una oferta mejor y definitiva.
Costos de la Propuesta.
Los gastos incurridos en la preparación de cotizaciones en respuesta a esta solicitud, son
responsabilidad exclusiva del Proponente.
1.2 INSTRUCCIONES DE LA PROPUESTA Y TIEMPOS:
Esta sección contiene instrucciones relativas a la propuesta que se presentará.
ENTREGA DE COTIZACIÓN.
SOBRE No 1
✓ Un copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información administrativa y
financiera, escaneada en formato PDF.
✓ Una copia en medio magnético (cd) no re-escribible con toda la información técnica,
escaneada en formato PDF.
SOBRE No 2
✓ Documento escrito en sobre cerrado debidamente legajado y foliado que contenga la oferta
económica debidamente firmada por el representante legal y una copia en medio magnético
(cd) no re-escribible
Ambos documentos se deberán entregar por separado en sobres cerrados con todas las páginas
foliadas consecutivamente en orden ascendente, con un índice que contenga una relación de
todos los capítulos que integran la oferta, señalando el número de página donde se localizan. Si
se presenta diferencia entre la versión digital y la versión escrita prevalecerá la información y
documentos del escrito.
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Cada sobre deberá encontrarse marcado con la siguiente información:
Señores
CAJA DE COMPENSACIÓN FAMILIAR COMPENSAR
Sr. Jimmy Alexander Vela Celis
Av. 68 N° 49 a 47 Torre F piso Cuarto
Ciudad
Asunto: MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE ALIMENTOS DE LAS SEDES
CONVENIOS COMPENSAR CCF.
El PROPONENTE deberá elaborar la oferta de acuerdo a lo establecido en la presente invitación
anexando la documentación exigida. Las fotocopias que se anexen a la oferta, deberán ser
completamente legibles; si no lo son, se solicitará nueva copia por una sola vez en el término que
CCF COMPENSAR señale, vencido el cual, si no se entrega, se entenderá como no allegado el
documento respectivo.
No se aceptarán ofertas cuyos documentos que sean objeto de evaluación y calificación
presenten tachaduras, raspaduras o enmendaduras.
Si algún PROPONENTE considera que debe destacar algunos detalles o información relevante
para la evaluación de la oferta, debe hacerlo expresamente.
No se aceptarán ofertas complementarias o modificaciones que fueren presentadas con
posterioridad a la fecha y hora límite de presentación de las ofertas.
Cuando se exija suministro de información o documentos, estos deberán ser suministrados dentro
de los dos (2) días hábiles siguientes a la solicitud.
La oferta deberá llevar la firma de la persona que actúe como representante legal o apoderado.
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Si CCF COMPENSAR lo estima conveniente, como resultado de las solicitudes de aclaración o
de oficio, podrá modificar los presentes términos, mediante adendo, que se enviará a las
personas invitadas a presentar ofertas.
La presente invitación y los documentos que se produzcan en desarrollo de la misma no implican
la realización de una oferta para contratar ni crean la obligación de aceptar cualquiera de las
ofertas presentadas o asumir cualquier otra obligación. La presente invitación es una mera
invitación a ofrecer.
No se permitirá el retiro de documentos que componen la oferta una vez presentada.
Las personas jurídicas extranjeras, deberán acreditar en el país sucursal domiciliado en
Colombia debidamente facultado para presentar la oferta y celebrar el contrato así como para
representarlas judicial y extrajudicialmente; o tener establecida o establecer sucursal en
Colombia, en los casos de ley.
La oferta deberá presentarse en español. Sin embargo, si algunos de los documentos incluidos
corresponden a publicaciones o manuales técnicos que no se editan en español, podrán estos
presentarse en inglés.
En caso de consorcio o unión temporal cada una de las personas jurídicas que integren una u
otra, deberá tener capacidad legal para presentar la cotización y cumplir cada uno de los
requisitos legales para participar en el proceso de selección. Se debe especificar la participación,
aportes y responsabilidad de cada uno de los miembros del consorcio o unión temporal.
Igualmente el proponente deberá anexar los siguientes documentos:
SOBRE No 1
1. Resumen Ejecutivo que debe contener: Nombre de la empresa, Dirección de oficina
principal, Información de contacto, experiencia, clientes principales y mínimo tres (3)
referencias.
2. Carta de aceptación del RFQ y minuta propuesta firmada por representante Legal.
3. Certificado de Existencia y Representación Legal con una expedición no mayor a un (1)
mes a la presentación de la propuesta, cuando el proponente sea persona jurídica
4. RUT con la actualización de la última actividad económica.
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5. Copia de los estados financieros con corte a 31 de diciembre correspondientes a los dos
años gravables anteriores al año vigente si aplica, debidamente certificados.
6. Certificación expedida por el Revisor Fiscal o el Representante Legal, donde conste que
se encuentra al día en el pago de seguridad social integral de sus trabajadores de los 2
últimos meses, cuando el proponente tenga personal a cargo o sea persona jurídica.
7. Certificado de avance o implementación del SSGSST emitido por la ARL o evaluación
inicial del SSGTS en implementación firmado por profesional en salud ocupacional con
licencia.
8. Fichas técnicas y hojas de seguridad en caso de uso de sustancias químicas.
9. Certificado de experiencia de dos obras con objeto similar al de este proceso.
10. Información técnica según Anexo 1 con las respectivas evidencias de sustento
SOBRE N 2
1. Propuesta económica de acuerdo a lo definido en los requisitos técnicos y con los
documentos soporte.
2. Póliza seriedad de la oferta (Habilitante). El PROPONENTE deberá adjuntar una
garantía de seriedad de la oferta a favor de CCF COMPENSAR que ampare un valor
equiválete al 10% del valor de su propuesta y una vigencia mínima de tres meses (3)
contados a partir de la fecha límite de la recepción de las propuestas. En el evento de
ampliarse el término, se informará a los proponentes con el fin de que amplíen la
vigencia de la garantía. Cuando la garantía sea insuficiente o no esté debidamente
constituida, CCF COMPENSAR requerirá al oferente para que proceda a su corrección
dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a la fecha de solicitud. Si el oferente no la
corrige en el término señalado, no será considerada su propuesta.
Si hubiere enmendaduras, únicamente serán consideradas si vienen expresamente señaladas en
la oferta y aclaradas con firma del proponente.
Los casos en que la cotización no esté acompañada por todos los documentos exigidos y que
sean subsanables, COMPENSAR requerirá por escrito al cotizante quien deberá, dentro de los
tres (3) días hábiles siguientes al recibo de la solicitud en tal sentido, suministrar los documentos
requeridos; si no lo hiciere dentro del término establecido, la cotización no será considerada.
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Serán subsanables aquellos documentos que no modifiquen los valores de la oferta, ni las
condiciones técnicas de la misma.
Con la presentación de la cotización el cotizante manifiesta haber dado cumplimiento a todas las
condiciones legales requeridas para presentar y contratar, tales como existencia, representación
legal, no estar incurso en inhabilidades y aceptará las responsabilidades que se desprendan del
incumplimiento a lo manifestado, con la consecuente indemnización.
Para la presentación de la cotización deberá tenerse en cuenta que COMPENSAR exige que el
cotizante sea fabricante del Producto cotizado ó Representante ó Distribuidor Autorizado de éste,
condiciones estas que deben acreditarse con los documentos legales respectivos.
El cotizante manifestará la organización con que cuenta en la ciudad de Bogotá, para
proporcionar el soporte técnico, suministro de repuestos, instalación, reparación y demás
obligaciones que exige COMPENSAR, según lo aquí estipulado. En caso de que no la tenga en
el momento de presentar la cotización, deberá indicar la organización con la cual cumplirá con
los requerimientos mencionados, en el evento de salir seleccionado, para proporcionar soporte
técnico, repuestos, instalación, reparación y demás obligaciones que exige COMPENSAR.
No se aceptará que la solución de un punto sea referida a catálogos o publicaciones del fabricante
incluidas en la cotización, sin que previamente se haya dado una explicación clara y concreta en
el texto mismo de la respuesta.
El cotizante deberá responder y documentar todas y cada una de sus respuestas de acuerdo con
lo establecido en este documento y en ESTRICTO ORDEN, según la numeración de los
presentes términos, en el formato definido para las respuestas a los servicios.
Cuando haya discrepancias entre una respuesta punto a punto de los capítulos mencionados en
este documento, con los anexos correspondientes a los mismos capítulos, prevalecerá la
respuesta punto a punto.
Intención para Cotizar
Los proveedores deben informarnos de su intención de hacer una cotización o no hacer una
cotización por e-mail a [email protected] y al correo [email protected]
antes del día 9 de enero de 2019.
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Lugar y Fecha para la Recepción de propuesta.
Las ofertas se presentarán según las instrucciones del ítem 1.3.1 ENTREGA DE PROPUESTA
parte de este documentos antes del día 16 de enero de 2019 como plazo máximo de día
referenciado hasta las 5 P.M.
Sustentación de la Cotización.
En caso de requerirse la fecha para la sustentación será el día 17 de enero de 2019 y cada
proponente tendrá 15 minutos para la presentación. Una vez realizada la sustentación, deberá
presentar ficha técnica del equipo ofertado para validación.
Aclaraciones y/o Modificaciones.
El cotizante, podrá solicitar información aclaratoria relacionada con el contenido de este
documento y deberá hacerlo por correo electrónico, dirigiendo su comunicación a las siguientes
direcciones: [email protected]
Solicitudes de aclaración dentro de los dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha límite
para solicitar información aclaratoria.
Las aclaraciones o modificaciones que surjan se considerarán parte integrante de este
documento y serán puestas en conocimiento de todos los invitados al proceso.
Las preguntas que no estén respondidas antes de la fecha límite de esta solicitud no significan
una extensión a cualquier Proponente. Las preguntas dirigidas COMPENSAR a través de
cualquier otra vía que la requerida no será reconocida ni respondidas.
Estudio de la Cotización y Evaluación.
Durante el período de estudio de la cotización, COMPENSAR podrá solicitar a los cotizantes las
aclaraciones y explicaciones que estime necesarias sin que por ello el cotizante pueda adicionar
o modificar las condiciones de su cotización, las modificaciones solo se podrán hacer durante el
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período de negociación. Las solicitudes COMPENSAR y las respuestas de los Cotizantes
deberán constar por escrito.
El cotizante deberá dar respuesta a estas solicitudes dentro de los dos (2) días hábiles siguientes
al recibo de la comunicación.
Excepciones Técnicas o Económicas.
El cotizante podrá presentar excepciones técnicas o económicas siempre y cuando no impliquen
condicionamiento para la selección.
Causales de rechazo y eliminación de la propuesta.
Las cotizaciones se rechazarán y no serán evaluadas o se eliminarán en cualquiera de los
siguientes eventos:
a) Cuando la cotización no esté relacionada directamente con el objeto de los presentes términos
de referencia.
b) Cuando la cotización no contenga el valor de lo ofertado.
c) Cuando la cotización haya sido presentada fuera del término o en otro lugar fuera del indicado.
d) Cuando se compruebe que hubo acuerdo de dos o más cotizantes para perjudicar a terceros.
e) Cuando el cotizante haya tratado de inferir, influenciar o informarse indebidamente sobre el
análisis de las cotizaciones.
f) Cuando se compruebe que el cotizante se encuentra incurso en alguna de las causales de
inhabilidad e incompatibilidad definidas por la ley.
g) Cuando vencido el plazo para subsanar las deficiencias formales de los documentos exigidos,
el cotizante no los corrija o no responda las aclaraciones solicitadas por COMPENSAR.
h) Cuando una vez verificada la información suministrada por el cotizante no se ajuste a la
realidad.
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i) Cuando la cotización sea firmada por una persona diferente al cotizante o a su representante,
según el caso, o cuando no se encuentre firmada.
j) Cuando el cotizante no tenga la capacidad residual de contratación exigida para cumplir con el
objeto de la invitación.
k) Cuando se compruebe que el cotizante incumplió con el acuerdo de confidencialidad.
l) Cuando no se presente la garantía de seriedad de la oferta.
j) Cuando no este diligenciado la totalidad del cuadro económico
Cumplimiento del Principio de Equidad.
Para efectos de la aplicación del principio de equidad, el cotizante ya sea de origen extranjero o
nacional deberá adjuntar en su cotización, en forma total y absolutamente explícita todos y cada
uno de los elementos que se deban tener en cuenta para el objeto de lo aquí solicitado, ya que
de presentarse algún elemento adicional en el transcurso de la ejecución del contrato, este deberá
ser totalmente pagado por el cotizante y sin ningún cargo adicional para COMPENSAR.
Así mismo el proponente, debe informar en su cotización si la solución es implementada en su
TOTALIDAD con recursos propios de su compañía, ó va a subcontratar otra compañía para
realizar parte o la totalidad del proyecto, si este es el caso cómo van a controlar la planeación,
riesgos y garantía de calidad.
Invalidez de Información Previa.
La información contenida en este documento sustituye totalmente aquélla que pudiere haberse
suministrado por fuera de esta invitación.
CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN.
Esta invitación a cotizar tiene previsto el siguiente cronograma que deberán cumplir los
proponentes interesados en ofertar.
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FECHA DESCRIPCIÓN
INICIAL FINAL 26/12/2018 26/12/2018 Envío de RFQ
26/12/2018 26/12/2018
Envío intención de cotizar, Formalización
acuerdo de confidencialidad
27/12/2018 04/01/2019 Preguntas sobre el RFQ
por parte de los cotizantes
09/01/2019 09/01/2019
Respuestas por parte de COMPENSAR
(Preguntas realizadas por los cotizantes)
09/01/2019 16/01/2019
HASTA LAS 5 PM
Entrega OFERTAS
17/01/2019 17/01/2019 Sustentación de las
cotizaciones en caso de requerirse
21/01/2019 21/01/2019 Preselección y Notificación.
Tener en cuenta:
1. No se pagarán rubros adicionales por dominicales, nocturnos o festivos.
2. La asignación se puede hacer parcial o total.
3. No se aceptan Uniones temporales o consorcios.
4. No se puede modificar ni cantidad ni la estructura de los formatos de cotización.
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5. Anexar soportes escaneados requeridos en el documento técnico.
6. La facturación fija será de 10 meses de los 12 anuales.
7. La propuesta tiene un costo fijo mensual según anexo económico propuesto del numeral
7 de este documento.
Preparación General.
a) Presentar la oferta técnica y administrativa en cd con documentos escaneados en
formato PDF.
b) No presentar copias impresas.
c) Incluir una tabla de contenido con números de página.
d) Las páginas se numerarán consecutivamente con números de página y sección.
e) La oferta económica debe venir firmada y avalada por el representante legal o
apoderado.
Notificaciones Proceso de selección.
Durante y terminado el proceso de selección se enviaran los respectivos comunicados informando
a los proponentes que continúan y los que no continúan el proceso de selección ,COMPENSAR
se reserva el derecho de realizar procesos de retroalimentación con los proponentes que no
superaron el proceso de selección como resultado de la evaluación integral.
Contratación
La forma del contrato será escrita en caso que de este proceso se decida realizar este trámite. El
cotizante seleccionado deberá suscribir perfeccionar y legalizar el contrato dentro de los diez (10)
días hábiles siguientes al recibo de la comunicación en tal sentido.
Garantías.
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El proponente seleccionado deberá constituir en la compañía Liberty Seguros, a favor de
Compensar, garantías por los siguientes conceptos, valores y plazos en caso que apliquen:
a) Póliza de cumplimiento en un veinte por ciento (20%) del valor total del contrato y
vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
b) Póliza de calidad y estabilidad de obra en un veinte por ciento (20%) del valor total
del contrato y vigencia igual a la del mismo y doce (12) meses más.
c) Póliza de responsabilidad civil extracontractual en un quince por ciento (15%) del
valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y cuatro (4) meses más.
e) Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales en un quince por ciento (15%)
del valor total del contrato y vigencia igual a la del mismo y tres (3) años más.
Estas garantías deberán constituirse antes de los cinco (5) días hábiles siguientes a la fecha de
la firma del contrato y requerirá aprobación por parte COMPENSAR.
El cotizante deberá reponer las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por
razón de siniestros. De igual manera, en el evento en que se aumente el precio del contrato o se
prorrogue su vigencia, deberán ampliarse o prorrogarse las correspondientes garantías.
Si por alguna razón el Cotizante no prorroga o amplia las garantías dentro del término de tres (3)
días hábiles contados a partir del recibo de la comunicación de COMPENSAR en tal sentido, ésta
podrá disponer que se prorrogue o amplíe a su favor, descontando el valor de la prima
correspondiente de las sumas que se adeuden al Cotizante.
En caso de requerirse correcciones a las pólizas, el cotizante dispondrá de dos (2) días hábiles
para tal efecto a partir de la fecha en que este evento le sea comunicado.
Cláusula Especial.
El Cotizante manifiesta bajo la gravedad del juramento, que se entenderá prestado con la firma
del contrato, que ninguna persona al servicio de COMPENSAR ha recibido ni recibirá beneficio
directo o indirecto resultante de la selección, celebración o ejecución del mismo y acepta
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expresamente que la presente disposición es condición esencial del contrato, por lo que su
incumplimiento dará lugar a su terminación y a la aplicación de las sanciones legales pertinentes.
Multas.
• Si el cotizante incumple total o parcialmente alguna de sus obligaciones una vez
cumplido el plazo señalado, injustificadamente, pagará a COMPENSAR multas
sucesivas diarias equivalentes al tres por ciento (3%) del valor total del contrato, por
cada día de retraso. Si transcurridos veinte (20) días persiste el incumplimiento, se
considerará definitivamente incumplido el contrato, en cuyo caso, el cotizante
pagará una multa adicional a las anteriores, del ciento (100%) del valor del contrato.
• Con el cotizante elegido se acordara un cronograma de actividades, dichas
actividades se vincularan con porcentajes de pago del contrato, dichos pagos se
realizaran contra entregables y previa autorización por parte de los supervisores del
contrato, las partes acordaran multas referente al incumplimiento por parte del
proponentes frente al incumplimiento en las fechas acordados y la calidad de los
mismos.
Nota aclaratoria. Las multas se pagarán sin perjuicio del cumplimiento de la obligación
principal y del cobro de la cláusula penal pecuniaria, a juicio de COMPENSAR. El valor de
estas multas podrá descontarse directamente al COTIZANTE, de las sumas que le adeude
COMPENSAR por cualquier concepto.
Condición de Modificación.
Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de Compensación Familiar sometida
a control y vigilancia del Estado, en el evento en que éste modifique las leyes y decretos
reglamentarios que rigen el funcionamiento de las Cajas o la Superintendencia del
Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o adopte decisiones que incidan en la
ejecución del presente contrato, El Cotizante se obliga a sujetarse a las nuevas
disposiciones y requisitos que se establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del
contrato, si a ello hubiere lugar.
Conflicto de Intereses.
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Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad con
lo previsto en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002.
Inhabilidades e Incompatibilidades.
Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para suscribir el presente contrato.
No podrán presentar ofertas ni suscribir el correspondiente contrato las personas que se
encuentren incursas en cualquiera de las causales de inhabilidad señaladas en la
Constitución Política, en la Ley, en lo relativo a las contempladas en el estatuto de
Compensar y en las normas aplicables, particularmente en el Decreto 2463 de 1.981. Los
proponentes deberán manifestar expresamente y bajo juramento que no se hallan incursos
en ellas, el cual se entenderá prestado con la firma de la oferta y la presentación junto con
la propuesta de una carta haciendo referencia a este punto.
Cuando se compruebe que el cotizante no informó la existencia de hechos constitutivos de
inhabilidad o incompatibilidad, COMPENSAR desestimará la propuesta.
Solución de Controversias.
Las partes acuerdan que en caso de suscitarse diferencias en relación con la ejecución o
interpretación del presente contrato, las mismas convienen en prever todos los medios
para resolver amistosamente, sin litigios, cualquier controversia. En caso de no llegar a un
acuerdo, las partes convienen utilizar los mecanismos de arreglo directo como la
transacción y la conciliación, de no llegar a un acuerdo las partes, transcurridos treinta (30)
días hábiles, acudirán ante un árbitro designado por la Cámara de Comercio de Bogotá, el
cual fallará en derecho, de conformidad con la normatividad aplicable a la materia.
Confidencialidad.
El presente contrato será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
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COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el objeto del presente contrato. Las obligaciones de confidencialidad establecidas en este
contrato sobrevivirán a la terminación del mismo.
Obligaciones de las Partes Frente a la Información de Carácter Confidencial.
Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter confidencial que
conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato, calificada como secreto
empresarial, de conformidad con los artículos 260 y subsiguientes de acuerdo de
Cartagena, Decisión 486 de 2000, el artículo 308 del Código Penal y demás normas que
regulan la materia.
Por lo tanto, tomarán todas las medidas necesarias para que la información no llegue a
terceros bajo ninguna circunstancia y se obligan a no utilizarla para algún objeto diferente
al de adelantar las tareas que se deriven directamente del cumplimiento del presente
contrato. Cada parte deberá asegurarse que la información protegida no sea revelada o
distribuida por sus empleados o agentes, contraviniendo las disposiciones de este
contrato.
Confidencialidad en el proceso de selección.
El presente proceso será desarrollado por el proveedor bajo parámetros de
confidencialidad absoluta. En consecuencia, ninguna información relacionada con
COMPENSAR con sus actividades, obtenida en forma directa o indirecta, será divulgada
o discutida con personas distintas de las indispensables para que el proveedor cumpla con
el proceso. Se debe diligenciar el Anexo 1 adjunto en el presente documento.
Supervisión.
Desde el momento de la adjudicación de la presente invitación y hasta que se liquide el
contrato, COMPENSAR ejercerá la supervisión, control y vigilancia de la ejecución de las
obligaciones a cargo del cotizante adjudicatario contenidas en el contrato que se suscriba,
a través del interventor delegado para tal efecto.
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En cualquier caso COMPENSAR se reserva el derecho de contratar una supervisión ó
interventor externo si así lo considera pertinente.
Cesión.
COMPENSAR puede ceder el contrato completa o parcialmente, EL COTIZANTE se obliga
a no ceder el contrato, sin la autorización previa y escrita de COMPENSAR.
Apoderado.
Durante la vigencia del contrato, EL CCOTIZANTE mantendrá constituido en Colombia un
apoderado general o un representante con facultades para representarlo judicial y
extrajudicialmente en todo lo relacionado con el desarrollo del mismo.
Exclusión de Relación Laboral.
Las partes dejan expresa constancia que por este contrato no se constituye vínculo laboral
alguno entre COMPENSAR y los trabajadores que EL COTIZANTE ocupe para el
cumplimiento del objeto contractual. EL COTIZANTE dispone de autonomía y libertad
técnica, administrativa y directiva para la ejecución del contrato y será el único responsable
por la vinculación del personal, la cual realizará en su propio nombre, por su cuenta y
riesgo, sin que COMPENSAR, adquiera responsabilidad alguna por tales actos o contratos.
Acta de Recibo Definitivo.
Dentro del mes siguiente a la fecha contractualmente pactada para la entrega final se
suscribirá acta de recibo definitiva. Para el efecto se tendrá en cuenta lo consignado en
cada una de las actas de aceptación de los equipos y servicios a satisfacción de
COMPENSAR. El acta deberá ser suscrita por las partes contratantes y el supervisor del
contrato.
Gastos a Cargo del Cotizante.
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Serán por cuenta de EL COTIZANTE el valor de las primas de las garantías y de
ampliación, prórroga o modificación por causas imputables a él, así como el pago del cien
por cien (100%) del impuesto de timbre, el cual será descontado directamente por
COMPENSAR en el momento de la cancelación de la primera o única cuenta, según sea
el caso.
Domicilio.
Para todos los efectos, las partes acuerdan la ciudad de Bogotá D.C. como domicilio
contractual.
REQUERIMIENTOS TECNICOS.
LOS CONTENIDOS EN EL ANEXO NO 1 ESPECIFICACIONES TECNICAS EL CUAL DEBE
APORTAR LOS PROPONENETES EN EL SOBRE NO 1 CON EVIDENCIA ESCANEADA
EXPERIENCIA DEL PROPONENTE
Esta sección sugiere relacionar con la suficiente información el grado de cumplimiento de cada
punto, de tal forma, que permita tener una clara visión de su nivel de madurez en el objeto
contractual, con condiciones similares a las expuestas en la presente cotización, clientes
representativos, mejores prácticas y cumplimientos normativos o de ley
EXPERIENCIA
1
Relacionar todos los aspectos que se requieren para evidenciar la
experiencia de los cotizantes en minimo dos certificaciones.
La no presentación de estas certificaciones no será subsanable y dejará la cotización
descalificada. Es necesaria la presentación de certificaciones escritas.
La evaluación de las visitas a clientes hará parte de este punto. COMPENSAR se reserva el
derecho de contactar y visitar a clientes que no estén incluidos en la lista entregada por el
proveedor
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PRECIO DE LA OFERTA
COMPENSAR solicita ofertas a precios FIJOS NETOS, es decir, después de descuentos, incluidos todos los equipos, elementos y servicios solicitados en este documento, en moneda legal colombiana, en todo caso este valor debe incluir el IVA y demás impuestos a que haya lugar, costos de transporte y todos aquellos valores directos e indirectos que se vean involucrados en el proceso.
VALOR DE LA COTIZACIÓN
El Cotizante deberá tener en cuenta que el valor de la cotización lo configuran los conceptos.
CONSIDERACIONES.
• En el evento en el que el Cotizante no discrimine el IVA y los elementos ofrecidos causen
dicho impuesto, COMPENSAR los considerará incluidos en el valor total de la cotización.
• Los valores presentados en pesos, se cotizarán en números enteros sin incluir decimales. En
este caso COMPENSAR se reserva el derecho, de ajustar al peso por exceso o por defecto.
ACUERDO DE CONFIDENCIALIDAD.
El documento anexo (anexar documento) debe hace parte del proceso de selección y debe ser enviado
con la intención a cotizar, el no enviar el acuerdo de confidencialidad firmado descalificara el proponente
para continuar en el proceso de selección.
ANEXO ECONOMICO PROPUESTO
ITEM DESCRIPCIONUNIDAD DE
MEDIDAUNIDAD
VALOR
UNITARIOVALOR MES
COSTO MENSUAL PRIMER
AÑO
COSTO MENSUAL
SEGUNDO AÑO
1SERVICIO DE MANTENIMIENTO MENSUAL EQUIPOS DE
ALIMENTOS ZONA 1EQUIPO 200 107.412$ 21.482.400$ 214.824.000$ 225.565.200$
2SERVICIO DE MANTENIMIENTO MENSUAL EQUIPOS DE
ALIMENTOS ZONA 2EQUIPO 200 107.412$ 21.482.400$ 214.824.000$ 221.268.720$
3SERVICIO DE MANTENIMIENTO MENSUAL EQUIPOS DE
ALIMENTOS ZONA 3EQUIPO 200 107.412$ 21.482.400$ 214.824.000$ 221.268.720$
4SERVICIO DE MANTENIMIENTO MENSUAL EQUIPOS DE
ALIMENTOS ZONA 4EQUIPO 200 107.412$ 21.482.400$ 214.824.000$ 221.268.720$
5SERVICIO DE MANTENIMIENTO MENSUAL EQUIPOS DE
ALIMENTOS ZONA 5EQUIPO 200 107.412$ 21.482.400$ 214.824.000$ 221.268.720$
21
ESPECIFICACIONES TECNICAS
ESPECIFICACIONES TECNICAS PROVEEDORES PARA CONTRATO DE MANTENIMIENTO
PREVENTIVO, CORRECTIVO y SUMINISTRO DE REPUESTOS EN LA LINEA DE
ALIMENTOS EQUIPOS ELECTRICOS Y A GAS SEDES PROPIAS y CONVENIOS.
PARTE 1: CONDICINES GENERALES:
1. INFORMACION BASICA:
• El objetivo de estas especificaciones es definir los requerimientos técnicos para el mantenimiento a los equipos Alimentos.
• Los objetivos primarios de este contrato son:
2.1 Garantizar los equipos en correcto funcionamiento, minimizando las paradas del equipo que pueden afectar seriamente el proceso de alimentos de comedores escolares.
2.2 Tener soporte las 24 Hrs para atenciones de emergencia en caso de requerirse o previa coordinación con el personal encargado de compensar.
PARTE 2: ESPECIFICACIONES TECNICAS:
1. CALIFICACIÓN TÉCNICA
La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que aseguren la
correcta operación de los equipos, donde se evaluaran principalmente los siguientes aspectos:
• Cumplimiento normativo
• Competencia de personal
• Herramientas y Procedimientos
• Abastecimiento insumos y repuestos
• Oportunidad atención contingencias
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• Tecnología y canales comunicación
2. EVALUACIÓN COMERCIAL
El oferente deberá presentar información sobre su experiencia, idoneidad y conocimiento en contratos
similares, relacionando 5 clientes principales del servicio de mantenimiento de en los equipos a ofertar
durante el periodo comprendido entre el 1 de enero de 2017 y el 01 de diciembre de 2018.
Cumplimiento normativo: se estudiarán y analizarán los requisitos normativos propios de la actividad,
verificando su estricto cumplimiento. Este aspecto no dará puntaje, pero habilitará o descalificará la oferta
para su posterior calificación.
El proponente debe adjuntar los certificados y documentos que considere para este aspecto.
3. HERRAMIENTAS Y PROCEDIMIENTOS
Se determinará con base en los soportes que el proponente adjunte sobre procedimiento y
herramienta que posee para realizar los mantenimientos de los equipos en Compensar, entre
ellos los protocolos de seguridad industrial y certificado de calibración vigente.
4. ABASTECIMIENTO INSUMOS Y REPUESTOS
Las intervenciones sobre los equipos que requieran reparaciones deben llevarse a cabo con
partes y repuestos originales o de marcas reconocidas. Para ello el proponente anexará una
relación de repuestos, certificados y registros de originalidad, importe e inventarios.
5. OPORTUNIDAD ATENCIÓN CONTINGENCIAS
El proponente debe remitir los protocolos para atención de contingencias para atención en los
equipos de alimentos de convenios como sedes propias. Se manejara tiempos de 2 Horas 7 X 24
X 365 Dias.
6. TECNOLOGÍA Y CANALES COMUNICACIÓN
El proponente debe adjuntar los teléfonos de atención. Debe tener un centro de atención y gestión
de llamadas las 24 horas que permita hacer trazabilidad en línea o fácil consulta por parte de la
persona que Compensar asigne.
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La oferta debe estar basada en las condiciones de prestación del servicio que aseguren la
correcta operación de los equipos.
7. MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Tiene como finalidad realizar intervenciones en el equipo que propendan por el buen estado y
operación del equipo.
• Hoja de Vida de equipo: Una Vez asignado el contrato de mantenimiento el proveedor llevará a cabo el levantamiento de hojas de vida correspondiente por equipo, los requisitos mínimos que incluye serán:
o Marca y modelo del equipo
o Identificación o código de Barras definido por el CONTRATISTA
o Número del serial y del inventario definido por Compensar
o Ubicación física: Sede, Área, Piso, Torre.
o Características físicas y de funcionamiento
o Estado actual de equipo
Nota: El proponente puede especificar las herramientas tecnológicas que posee para la atención
y gestión del servicio de mantenimiento, así como las opciones de acceso a la misma por parte
de Compensar
8. CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Describir los tipos de mantenimiento preventivo, así como las actividades que contempla cada
intervención. El tipo de intervención se definirá en conjunto con el proveedor y Compensar por
medio de la elaboración de un cronograma.
El proponente debe anexar las listas de checheo con las cuáles llevará acabo cada intervención.
9. MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Son aquellas intervenciones que requieren mano de obra y repuestos adicionales por fallas
no previstas en el equipo, realizadas a través de cotización respectiva y previa aprobación
del Supervisor técnico del contrato o Ingeniero de sede., o en su defecto por solicitud
directa del ingeniero de sede o el supervisor técnico del contrato designado por Compensar
CCF.
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10. REPORTES DE MANTENIMIENTO: Para cada servicio de mantenimiento se debe
entregar los siguientes reportes:
o Recibo a satisfacción o formatos checklist diligenciados y firmados por el ingeniero/tecnólogo de la sede
o Actualización de hojas de vida de equipos y cronograma de Repuestos Utilizados
o Análisis del resultado del ejercicio, fallas más recurrentes y causas, recomendaciones y acciones necesarias para mantener la disponibilidad del equipo.
o Encuesta de satisfacción diligenciada. Formato presentación oferta económica. Correspondiente al 5 % del total de equipos intervenidos y cada periodo diferente sede hasta completar la totalidad de equipos.
Nota: Para radicar factura se debe anexar orden de compra y recibido a satisfacción generado
por el ingeniero de sede y/o Supervisor técnico solicitante del servicio y demás documentos
legales que se requieran.
Parágrafo. Compensar CCF retendrá las sumas correspondientes a los porcentajes señalados
por la ley. El valor del impuesto de timbre (si el tipo de servicio lo requiere) será asumido en su
totalidad por el CONTRATISTA.
11. ASISTENCIA TECNICA:
Prestar la asistencia técnica requerida por Compensar CCF para garantizar el perfecto estado de
los equipos; asi como asistir a las reuniones programadas por el supervisor tecnico para evaluar
estado y operación de equipos.
12. CAPACITACION:
Realizar entrenamientos operativos a los funcionarios que Compensar CCF estime. (Deberán ser
mínimo dos por cada año de vigencia del contrato)
13. PROTOCOLO DE SEGURIDAD INDUSTRIAL:
Se debe definir los protocolos de seguridad industrial a tener en cuenta para adelantar las
actividades de mantenimiento preventivo y correctivo y deben ser entregadas con la propuesta
para que sean aprobados por supervisor técnico de Compensar CCF.
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14. LINEAMIENTOS PARA ACEPTACIÓN DE FACTURAS EN COMEDORES
ESCOLARES:
❖ Acta de entrega u orden de servicio firmada y sellada validando el mismo la ejecución del
servicio por personal del comedor escolar
❖ Las facturas de recobro y gasto deben ser facturas por aparte
❖ Se debe entregar Factura original y dos copias
❖ La fecha de ejecución del servicio debe corresponder al mes facturado excepto corte de
facturación el cual debe radicarse el siguiente mes sin acumular ordenes de servicio para
cobro.
❖ Las facturas deben contener la siguiente información
Nombre del colegio
Numero de cotización y numero de orden de servicio de la ejecución que afecta
Descripción del trabajo realizado
Discriminación de IVA si así lo requiere.
La factura de gasto debe traer anexa una relación de la acusación de la OC con la siguiente
información: nombre colegio, consecutivo de acta de entrega u orden de servicio.
❖ La orden de compra debe discriminar el tipo de concepto (si es gasto o recobro), la cual
debe coincidir con el valor total de la factura, no se reciben parciales.
❖ Para el caso de los recobros la factura debe tener como soporte, el informe técnico en el
cual se detalla el trabajo realizado y los elementos y/o repuestos utilizados, fotos del
estado antes y después del mantenimiento a color, y orden de servicio firmada y sellada
por el colegio.
❖ Al momento de la radicación de la factura por parte del proveedor en las oficinas de
comedores escolares se firmará y sellará las facturas según concepto para gasto sello de
recibido y para recobro sello de recobro.
❖ Se entrega original y una copia al proveedor para que continúe el proceso con P.I.E.
La persona encargada en comedores escolares ingresa la información en cuadro de
mantenimiento y finaliza el proceso.
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PARTE 3 – PROVEEDOR
1. REQUISITOS TECNICOS PROVEEDOR
1.1. Referencias verificables mayor a 2 año.
1.2. El proveedor debe tener representación de la marca o del fabricante en Colombia, en las diferentes especialidades a contratar.
1.3. Debe contar con oficina y taller en el área de ejecución o de fácil respuesta en caso de necesitar alguna atención de emergencia.
1.4. La atención de emergencia no debe ser mayor a 2 horas (7X24x365).
1.5. Debe contar con el personal idóneo para la instalación, mantenimiento y ajustes que requieran el sistema.
1.6. Si se requiere por temas de operación se debe realizar la instalación en horario
nocturno.
1.7. Se solicitará una capacitación en cada especialidad que maneje el proveedor para todo el personal que asigne compensar.
1.8. Preferiblemente que la empresa tenga certificaciones ISO 9001, 14001 y OSHAS 18001.
1.9. El contratista debe contar con la herramienta idónea para realizar la actividad en cada especialidad a contratar.
1.10. Proporcionar mano de obra calificada para lo cual debe entregar al inicio del contrato las certificaciones vigentes que soporten la calificacion del personal que va adelantar las labores de manteniento preventivo y correctivo. Conforme a las leyes que regulan como el RETIE, GAS, Alimentos y demas que apliquen.
El personal empleado debe demostrar al menos uno de los siguientes títulos:
Ingeniero, Tecnólogo y/o Técnico, egresado de una institución avalada por una autoridad
competente, en áreas relacionadas con electricidad y mecánica.
Experiencia mínima de 2 años demostrables en instalación y/o mantenimiento de los equipos
a en los cuales están contratando.
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Poseer certificación de trabajo en alturas vigente, conforme a la labor a realizar
1.11. Cumplir con todos los reglamentos internos de compensar.
2. INDICADORES
El ingeniero encargado de la zona de comedores escolares tiene estipulado tres indicadores que
relaciono a continuación:
2.1. Preventivos, Frecuencia mensual y se maneja con PMP del año correspondiente.
2.2. Correctivo, Frecuencia Semanal y se maneja con cuadro activo del año correspondiente.
2.3. Incidentes, Frecuencia Diaria y se maneja con correos que llegan reportando la falla.
3. El interventor del contrato le relacionara los indicadores que el maneja cuando se haga el
acta de inicio del contrato.
En el acta de inicio se les explicara claramente la metodología de medición del servicio.
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ANEXO TECNICO
EVALUACIÓN TÉCNICA PROVEEDORES
2. El compromiso para atender solicitudes inmediatas, o tiempo de respuesta ante emergencias, dado en horas, ¿de cuántas horas es si es dentro del perímetro urbano?,¿y fuera del perímetro urbano en las
poblaciones cercanas a la ciudad?
3. Adjuntar certificacion de trabajos realizados con evalucion de desempño
La empresa cuenta con la infraestructura suficiente para la ejecución del contrato
El proveedor es miembro de alguna asociación o federación de instituciones que se ocupe del tema de contratación
El proveedor realizo visita de reconocimiento en las instalaciones de compensar para el objeto a contratar
Experiencia
B
Descripción
Trayectoria del proponente (Proyectos similares durante los últimos 5 años)
Presenta referencias de 1 a 2 proyectos similares ejecutados
Presenta referencias de 3 a 4 proyectos similares ejecutados
Presenta referencias de 5 o más proyectos similares ejecutados
1. Experiencia en mantenimiento de edificios de salud
2. Experiencia en mantenimiento de edificios administrativos
3. Experiencia en mantenimiento de escenarios deportivos y de eventos
Oportunidad
1. ¿En el Producto o servicio ofertado: ¿Presenta, describe innovación, propone garantía, respaldo?
Certificaciones
1. ¿Tiene recurso humano con certificaciones para trabajo en alturas y espacios confinados?
3. Para la marca ofertada el proveedor presenta certificación del fabricante, donde se observe el respaldo y se evidencie que es representante de la marca
¿El proveedor tiene convenio con otras instituciones o empresas para la prestación del servicio como plan de contingencia, en casos de no poderlo realizar directamente?
Cumplimiento condiciones tecnicas especificas del proceso
1. ¿Incluye procedimientos para disposición y manejo de residuos sólidos y/o líquidos?
2. ¿Incluye procedimientos para disposición y manejo de escombros?
3. ¿Presenta, certificados de la disposición de residuos y/o escombros de los sitios autorizados por el ente ambiental municipal?
4. ¿Los materiales ofertados, cumplen con la especificación solicitada?
5. ¿Cuenta con protocolos para el manejo de residuos, según factor de riesgo?
Competencia Técnica
A
Descripción
Tecnología
1. Soporte al proyecto: ¿Posee Herramientas especializadas acordes con las labores a ejecutar en la(s) línea(s) ofertada(s)?
2. Soporte al proyecto: ¿Posee software de control y gestión de Solicitudes?
3. ¿Están establecidos unos Canales de comunicación y atención al cliente?
4. ¿Monitorea la operación y ajusta por medio de control de cambios?
5. ¿Tiene establecidos y documentados los Procedimientos de programación, coordinación y control?
6. ¿Tiene establecidos y documentados Protocolos de mantenimiento?
2. ¿Presenta certificaciones CONTE, SENA u otras específicas para obra civil, redes hidráulicas, eléctricas, cableado estructurado, ambientales, etc.?
7. ¿Tiene establecidos protocolos de seguridad para acceso a áreas especiales como áreas de alimentos o de salud?
8. ¿Tiene Herramientas de Análisis del mantenimiento que ejecuta? Que se apliquen a la gestión en sitio
9. ¿Sus Canales de comunicación, son: celulares, radios, avanteles, página web, e-mail y atención al cliente: Call Center?
Medio ambiente
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4. En cuanto al Factor adicional o valor agregado: ¿Facilita equipos/herramientas en comodato, brinda capacitaciones en las áreas de su especialidad?
10. ¿Cuenta con estadísticas de accidentalidad tenida por sus trabajadores a través del tiempo?
11. ¿Está publicado el reglamento de higiene y seguridad de la empresa?
12. ¿Presenta Afiliación a Caja de Compensación familiar?
Sistemas de Gestión, Valores agregados, Normatividad
E
Descripción
Sistemas de gestión de calidad y certificaciones
1. ¿Posee Certificaciones del sistema de Gestión de calidad? ¿Qué versión?, ¿cuál es la fecha de vigencia?
2. ¿Cuenta con el Programa SST?
3. ¿Presenta descriptivos, instructivos, procedimientos, políticas para la ejecución de los planes de mantenimiento?
9. ¿Posee Brigada de emergencia o su equivalente?
Infraestructura
D
Descripción
Organización administrativa y de control interno
1. ¿Posee personal a cargo e infraestructura física comercial?
2. En cuanto al Recurso humano: ¿Describe el Proceso de selección y validación de la experiencia del candidato o trabajador?
a. ¿Cuenta con programa de capacitación, formación y reentrenamiento para el personal a su cargo?
b. ¿Describe los EPP y elementos para trabajo en alturas, espacios confinados y trabajos especiales?
c. ¿Posee cronograma de capacitaciones para el personal operativo o administrativo?
3. ¿Posee departamento de mantenimiento con recurso propio?
4. ¿Cuenta con programas de mantenimiento para su maquinaria y equipo?
5. En caso de requerir equipo patrón muestra trazabilidad del aseguramiento metrológico de sus herramientas y equipos.
6. ¿Presenta listado de Equipos y herramientas acordes con la actividad a ejecutar?
7. ¿Cuenta con Panorama de riesgos elaborado y actualizado?
8. ¿Dentro de los sistemas de seguridad y evacuación cuenta con un Plan de emergencias y contingencias?
C
Descripción
Gestión, informes y reportes 1. ¿Presenta Fichas Técnicas y hojas de seguridad de los productos utilizados en sus labores ofertadas?
2. ¿Posee Indicadores que permiten evaluar el servicio prestado?
3. ¿Posee Indicadores que permiten mejoras en la gestión del servicio prestado?
4. Soporte al proyecto: ¿describe o anexa modelos de presentación de informes, actas de inicio, cierre, remisiones de entrega, etc.?
Gestión, informes y reportes
NOTA: Anexar Documentación o procedimientos donde se explique a detalle las preguntas. De lo contrario no se tendra cuenta respuestas sin evidencia
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MINUTA PROFORMA
CONTRATO No.:
CONTRATISTA:
XXXXXX
XXXXXX
CONTRATANTE: CCF COMPENSAR
OBJETO: XXXXXX
VALOR ESTIMADO
DEL CONTRATO:
XXXXXX DE PESOS ($ XXXXX) IVA INCLUIDO
DURACIÓN: XXXXXX
SUPERVISORES:
SUPERVISOR TECNICO
NOMBRE: XXXXXX
CARGO: XXXXXX
O QUIEN HAGA SUS VECES
SUPERVISOR ADMINISTRATIVO
NOMBRE: XXXXXX
CARGO: XXXXXX
O QUIEN HAGA SUS VECES
El presente contrato de prestación de servicios se celebra entre las siguientes partes:
A. CAJA DE COMPENSACION FAMILIAR COMPENSAR, corporación sin ánimo de lucro, con
personería jurídica otorgada mediante resolución número 2409 de fecha 30 de junio de 1978
expedida por el Ministerio de Trabajo y Seguridad Social con NIT 860.066.942-7, representada
en este acto por XXXXXX, mayor de edad, identificado con cédula de ciudadanía No. XXXXX de
Bogotá, quien actúa en su calidad de apoderado(a) del representante legal como consta en poder
general otorgado según escritura pública No. XXXX del XXXX de la Notaría 38 del Círculo de
Bogotá, quien en adelante y para todos los efectos del presente documento se denominará
COMPENSAR.
B. XXXXX, con NIT. XXXX, representada en este acto por XXXX, mayor de edad, identificado con la
cédula de ciudadanía número XXXXX, domiciliado en Bogotá, según consta en el certificado de
existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de Bogotá, adjunto, quien
en adelante y para todos los efectos del presente documento se denominará EL CONTRATISTA.
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El presente contrato se rige por las siguientes:
1.1.1.1
1.1.1.2 CLÁUSULA PRIMERA
OBJETO, ALCANCE Y EJECUCIÓN
DEL CONTRATO
EL CONTRATISTA se obliga para con COMPENSAR, a prestar el servicio de XXXX; de conformidad con
la propuesta presentada por el CONTRATISTA Anexo 1. Oferta Proveedor de fecha del XXXX,
documentos que hacen parte integral del presente contrato.
El presente contrato se ejecutará mensual contra servicios realmente utilizados de acuerdo a la
propuesta entregada, con recibido a satisfacción del proceso, que incluirán todas las condiciones de
forma y lugar de los servicios objeto del presente contrato.
COMPENSAR podrá adicionar o excluir sedes, equipos y frecuencias de mantenimiento de conformidad
con el Anexo 4. Especificaciones Técnicas del Servicio, para lo cual bastará una modificación a
este contrato, previa verificación y aprobación de precios, manteniéndose los precios negociados.
El presente contrato no tiene obligación de exclusividad de ninguna de las partes. Por lo tanto,
COMPENSAR podrá adquirir los productos objeto de este contrato con otros proveedores.
1.1.1.3 CLÁUSULA SEGUNDA
VALOR, PRECIOS Y FORMA DE PAGO
El valor del contrato será de hasta XXXX DE PESOS ($XXXX) IVA INCLUIDO.
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Para todos los efectos legales y fiscales el valor será el total de los pagos efectuados por COMPENSAR
por los servicios efectivamente prestados durante el plazo del contrato o el que se establezca al momento
de su terminación y liquidación respectiva.
COMPENSAR pagará a EL PROVEEDOR las sumas netas que se deriven del presente contrato, dentro
de los sesenta (60) días calendario siguiente a la fecha de radicación de la factura correspondiente a
los servicios efectivamente prestados de acuerdo al recibido a satisfacción expedido por el Supervisor
Técnico del contrato o quien este designe.
El valor unitario negociado de las tarifas, se encuentran contenido en el Anexo 1. Oferta Proveedor
de fecha del XXXX, documento que hace parte integral de este contrato
Para el pago el PROVEEDOR debe cumplir con la entrega de informes de gestión, liquidaciones del acta
firmada por las partes, avalando el pago.
Parágrafo primero: todo pago se hará en pesos colombianos más el IVA correspondiente y para su
aprobación es necesario el visto bueno del Supervisor Técnico del contrato o quien este designe a
través de la certificación de recibo a satisfacción. La factura además de los requisitos de ley, debe
anexar la acreditación del pago de aportes al sistema general de seguridad social integral (salud,
pensiones y riesgos laborales) de todo el personal que emplea para el desarrollo de este contrato. sin
este requisito la factura se entenderá no radicada, así se hubiere remitido oportunamente a
Compensar. La certificación de recibo a satisfacción se expedirá al contratista una vez se hayan
cumplido con todos los criterios de aceptación acordados por las partes en este contrato y en sus
respectivos anexos.
Parágrafo segundo: los gastos, impuestos, tasas, derechos y contribuciones que se causen en
ocasión del presente contrato, estarán a cargo y deberán ser pagadas por la parte que esté obligada
según la ley y en la proporción que le corresponda.
COMPENSAR en cada pago realizará los descuentos y retenciones de ley a que haya lugar.
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1.1.1.4 CLÁUSULA TERCERA
PLAZO, TERMINACION Y LIQUIDACIÓN
El plazo de ejecución del presente contrato es XXXX años, desde XXXX de XXXX hasta XXXX de XXXX.
El plazo del presente contrato podrá ser suspendido de común acuerdo entre las partes, lo cual constará
en documento particular dispuesto para tal fin. El término de suspensión del contrato no se computará
para efectos de los plazos del contrato, ni generará valores durante el tiempo de la suspensión a favor
del CONTRATISTA.
Además de las causales establecidas en la ley, el plazo de este contrato se terminará:
1. Por expiración del plazo.
2. Por mutuo acuerdo.
3. Por mora en cumplimiento de los servicios.
4. Por decisión unilateral de cualquiera de las partes debidamente notificada por escrito a la otra
parte con una antelación no inferior a quince (15) días calendario, sin que para ello se requiera
invocar causal o motivo alguno y sin que se genere ningún tipo de indemnización.
5. Por declaración de incumplimiento, conforme a lo previsto en la cláusula sexta del presente
contrato.
6. Por pérdida de capacidad legal, técnica o financiera del CONTRATISTA.
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El presente contrato se liquidará a su terminación garantizando que las partes quedan a paz y salvo por
todo concepto.
CLÁUSULA CUARTA
OBLIGACIONES DE LAS PARTES
Obligaciones del CONTRATISTA
1. Cumplir a cabalidad el objeto contractual y su alcance.
2. Facturar dentro de las fechas establecidas por Compensar cumpliendo con lo establecido en el
Anexo 3. Penalizaciones.
3. Cumplir con los indicadores de servicio establecidos y presentar en caso de no conformes los
respectivos planes o acciones de mejora necesarios para que no se afecte el servicio objeto de
este contrato.
4. Garantizar la calidad de los productos suministrados, con materiales de Calidad, certificados y
avaladas según Anexo 4. Especificaciones Técnicas del Servicio.
5. El CONTRATISTA debe designar un coordinador de las labores, quien será el directo responsable
de las actividades y quien se encargará de entregar los informes, organizar Tareas diarias,
solicitar permisos de ingresos de personal y materiales , llevar a cabo el cronograma
establecido, solucionar cualquier eventualidad que se pueda generar.
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6. Antes de iniciar cualquier servicio el CONTRATISTA debe definir el alcance. En ella debe
relacionar las diferentes actividades, entregar procedimientos para adelantar estos trabajos
considerando la mejor alternativa técnica y evaluando los riesgos de seguridad industrial, estos
serán previamente aprobados por el Supervisor Técnico del contrato o quien este designe por
Compensar. En estos procedimientos se debe relacionar materiales a utilizar para adelantar la
actividad y debe discriminar las actividades diarias.
7. En caso de presentarse defectos o detrimentos de calidad del producto, reemplazarlos a
satisfacción de COMPENSAR.
8. El contratista deberá acatar toda recomendación por parte del Supervisor Técnico del contrato
o quien este designe en cuanto a orden, aseo y seguridad en las tareas.
9. Atender los requerimientos de COMPENSAR durante la prestación del servicio de manera
oportuna, garantizando la calidad de los materiales suministrados y respetando los lineamientos
dados por Compensar en cuanto a infraestructura y marcas a suministrar, certificados y avalados
por Anexo 4. Especificaciones Técnicas del Servicio.
10. Se deben contemplar reuniones periódicas con los supervisores del contrato, para revisar los
avances y novedades que puedan tener este.
11. Ejecutar con personal idóneo y altamente calificado el objeto contractual, de tal manera que se
garantice la prestación del servicio y con profesionalismo para desempeñar las responsabilidades
conforme al presente contrato.
12. El contratista solo podrá cambiar de personal durante el transcurso de la prestación del
servicio, previo informe y autorización del supervisor Técnico o a quine haga sus veces.
13. El CONTRATISTA debe entregar al supervisor técnico o el delegado de Compensar para tal fin,
los siguientes informes y deben contener:
▪ Informe que relacione los trabajos realizados
▪ Registro fotográfico,
▪ Recomendaciones
▪ Fichas técnicas de los materiales suministrados,
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▪ Ficha de seguridad y manejo de productos.
▪ Las observaciones y recomendaciones del proveedor para el mantenimiento y cuidado de
las obras ejecutadas en el presente contrato,
▪ Firma de recibido por parte de la persona encargada por Compensar para recibir los trabajos,
anexar planilla de pago de seguridad social de los trabajadores de la empresa que se
encuentran participando en el contrato (carácter obligatorio para tramitar los pagos).
14. El CONTRATISTA debe proporcionar mano de obra calificada para lo cual al inicio del contrato
debe entregar las certificaciones vigentes que soporten la calificacion del personal que va
adelantar las labores según los perfiles establecidos en el Anexo 4. Especificaciones Técnicas
del Servicio.
15. El contratista debe presentar las certificaciones que acredite que su personal, equipos y
herramienta son calificados y cumplen con la normatividad vigente en trabajos en alturas,
electricos, espacios confinadoso cualquier otro que por normatividad legal vigente requiera de
este requisito.
16. Deberá responder frente a las posibles Inconvenientes que durante la ejecución del Contrato
se generen ante los usuarios y donde se demuestre su responsabilidad del contratista ante los
daños causados.
17. El CONTRATISTA es responsable de todos los equipos, herramientas y demás elementos de su
propiedad que se requiera para la ejecución del objeto del contrato.
18. La disposición y el manejo de residuos generados por la ejecución del objeto del contrato son
de responsabilidad neta del CONTRATISTA, para lo cual es responsabilidad del mismo gestionar
el retiro de los mismos o de ser necesario el acopio previa aprobación del Supervisor técnico o
de quien este delegue.
19. Los horarios serán los establecidos previa autorización del supervisor técnico y en cumplimiento
con el Anexo 2. Acuerdo de nivel de servicio.
20. Identificar plenamente a sus funcionarios con indumentaria debida mente marcada y un
documento que los identifique como trabajadores a su cargo, para el cumplimiento de cada
servicio deben llevar la documentación soporte de la afiliación al sistema de protección social y
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tener toda la dotación de protección personal y seguridad industrial requerida para el tipo de
trabajo.
21. Contar con todos los permisos o autorizaciones que requiera para el desarrollo del suministro,
venta o entrega de los productos objeto del contrato, ya sean de orden contractual, comercial o
legal.
22. Cumplir con todas las normas relacionadas con propiedad industrial, intelectual o de derechos
de autor que le sean aplicables.
23. Facilitar toda la información que requiera COMPENSAR para realizar el seguimiento y supervisión
del contrato, así como para establecer planes de mejora cuando a ello haya lugar.
24. Responder por los procedimientos que deban seguirse para realizar los trabajos contratados,
conforme a los parámetros legales estipulados en la normatividad vigente y/o concordantes. Los
equipos y herramientas que utilice bien sean propios o alquilados deben cumplir las
especificaciones técnicas y certificaciones y serán revisados por EL CONTRATISTA a efecto que
no constituyan ninguna clase de riesgo para sus trabajadores ni para el personal de COMPENSAR
o para sus usuarios.
25. Demarcar y señalizar, de acuerdo con el trabajo que se realice las áreas que requieran restricción
de paso o la observancia de conductas preventivas por parte de los transeúntes. se deben
generar cerramientos apropiados que mitiguen la contaminación a las áreas que estén en
funcionamiento, de acuerdo a los protocolos de bioseguridad.
26. Reemplazar los recursos faltantes por uno de igual competencia o especificaciones en un tiempo
menor a dos horas o el que no afecte la prestación adecuada del servicio.
27. Capacitar bajo su costo el adiestramiento particular al personal que delegue para la prestación de
los servicios objeto de este contrato en la prevención de riesgos, cuando el servicio se preste en
oficios o actividades particularmente riesgosas y le suministrará a su cargo los elementos de
protección especial requeridos a juicio de las autoridades de trabajo.
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28. Pagar oportunamente los salarios y las prestaciones sociales e indemnizaciones laborales del
personal que contrate laboralmente para la ejecución del contrato, o los honorarios, según el
caso.
29. Enviar al supervisor técnico y gestores de sede mensualmente previa ejecución de actividades,
fotocopia de las afiliaciones realizadas al Sistema de Seguridad Social Integral (Salud, Pensión,
ARL y Caja de Compensación) correspondiente a los ingresos del mes inmediatamente anterior
y fotocopia de las autoliquidaciones junto con la planilla “Unificada de Pago a la Seguridad Social
y Parafiscales” de los trabajadores en misión, que prestaron sus servicios durante el mes
anterior en el riesgo catalogado para su labor.
30. Responder por los daños o pérdidas que puedan ser causados por su personal en el desempeño
de sus actividades, previa comprobación de las causas que generaron los hechos
31. Garantizar el control y supervisión permanente de todo el personal que asigne para el
cumplimiento del objeto del contrato.
32. Sujetarse a lo dispuesto en el Código Sustantivo del Trabajo para efecto del cumplimiento del
objeto contractual de la sede asignada para la prestación del servicio.
33. Prestar el servicio con los elementos de protección necesarios y procedimientos establecidos
para el cumplimiento adecuado de las labores y actividades derivadas del desarrollo del contrato
y de acuerdo al cargo desempeñado.
34. Presentar el programa de seguridad y salud en el trabajo a COMPENSAR.
35. Cumplir con todas las obligaciones, deberes y/o requisitos técnicos requeridos para el desarrollo
de la actividad contratada y que se relacionan con el cumplimiento de normas de seguridad
industrial, salud en el trabajo y medio ambiente, conservando todos los documentos soporte y
o registros pertinentes.
36. Cumplir con la entrega de informes de gestión, liquidaciones con el acta firmada por las partes
avalando el pago.
37. Cumplir con todo lo establecido en el Anexo 2. Acuerdo de nivel de servicio.
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38. Ejecutar las actividades bajo una orden de compra y en caso de requerirse actividades adicionales
o mayores cantidades necesarias para completar el objeto del contrato y que no se encuentren
dentro de la lista de precios, debe existir un aval del supervisor administrativo antes de ejecutar
cualquier labor, de no ser así las obras realizadas sin la autorización y validación de los supervisores
serán por riesgo y cuenta del proveedor.
39. Realizar todas las labores de cargue, descargue, transporte, traslado, ubicación, instalación y
manejo de los materiales requeridos para ejecutar las obras de instalación objeto de este contrato
implícitos en el objeto del contrato sin costo adicional a Compensar.
40. El personal debe ser seleccionado y contratado directamente por la empresa con la cual se firmó el
contrato, no suministrado por empresas temporales.
41. Adherirse a las políticas, directrices generales e indicadores de evaluación del servicio, indicadas
por COMPENSAR.
42. Notificar a COMPENSAR la ocurrencia de cualquier evento o accidente laboral, ocurrido con su
personal dentro de las instalaciones en virtud del desarrollo del presente contrato. El CONTRATISTA
debe tener un instructivo para que los empleados conozcan que deben hacer en caso de incidentes
o accidentes durante los diferentes turnos. Mensualmente debe hacer llegar al supervisor técnico
el resultado de la investigación de estos eventos.
43. RESPONSABILIDAD PROPIEDAD DEL PROVEEDOR. En el caso de que el proveedor tenga que, por
causa de las labores a realizar y que fueron contratadas, dejar Maquinas, Equipos, Dispositivos,
Materiales, herramientas o elementos de su propiedad dentro de las instalaciones de
Compensar por un tiempo definido o indefinido, deberá acordar con el gestor de mantenimiento de
la sede de Compensar, donde se está desarrollando el trabajo, la asignación de un espacio dentro
de sus instalaciones para guardar allí estos elementos. Aunque los elementos de propiedad del
proveedor queden dentro de las instalaciones de Compensar, NO es responsabilidad de Compensar
su resguardo, su deterioro o su daño, por lo tanto, el proveedor deberá asegurarse que los equipos,
materiales herramientas y elementos de su propiedad queden seguros en el lugar asignado.
44. Las demás que se surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley.
40
Obligaciones de COMPENSAR
1. Pagar al CONTRATISTA el valor del presente contrato, de acuerdo con lo estipulado.
2. Elaboración de acta y entrega de las instalaciones eléctricas en el estado actual.
3. Colaborar con el CONTRATISTA para que el objeto del contrato se cumpla a cabalidad, sin que
ello implique relevar al CONTRATISTA de sus responsabilidades.
4. Proporcionar la información requerida el CONTRATISTA para la adecuada ejecución del contrato.
5. Mantener debidamente informado al CONTRATISTA de cualquier evento que afecte o llegare a
afectar el desarrollo del objeto convenido.
6. Reportar las novedades del personal suministrado.
7.
8. Las demás que se surjan de la ejecución del presente contrato y de la ley.
1.1.1.5
1.1.1.6
1.1.1.7 CLÁUSULA QUINTA
GARANTIAS
EL CONTRATISTA se obliga a constituir a favor de EL CONTRATANTE, las pólizas de seguros que se
relacionan a continuación y las cuales hacen parte integral del presente contrato, bajo el programa de
atención a contratistas, exclusivamente a través de WILLIS COLOMBIA CORREDORES DE SEGUROS
S.A, y las mantendrá vigentes durante la ejecución del contrato, sus prórrogas y liquidación final:
41
1. Póliza de cumplimiento por el veinte por ciento (20%) del valor total del contrato, con vigencia
igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
2. Póliza de calidad por el veinte por ciento (20%) del valor total estimado del contrato, con vigencia
igual a la del contrato y cuatro (4) meses más.
3. Póliza de pago de salarios y prestaciones sociales por un 10% del valor del contrato y vigencia igual
a la duración del contrato y tres (3) años más.
4. Póliza de responsabilidad civil extracontractual, por un 20% del valor del contrato y vigencia igual
a la duración del contrato y cuatro (4) meses más.
El término, que EL CONTRATISTA tiene para la solicitud, constitución, pago y entrega a EL
CONTRATANTE de las anteriores garantías junto con los recibos de pago correspondientes, será de
cinco (5) días hábiles a partir de la firma del Contrato o del Acta de Entrega a satisfacción de las labores
contratadas según el caso.
Si el CONTRATISTA no entrega las pólizas en el plazo estipulado, se entenderá que desiste de iniciar la
ejecución del presente contrato.
Las garantías deberán renovarse y adicionarse en el plazo y porcentaje acordado por las partes cada
vez que se modifique o prorrogue el contrato.
El CONTRATISTA reconstituirá las garantías cuando el valor de las mismas se vea afectado por razón
de siniestros.
Si la compañía aseguradora establece en la póliza algún porcentaje como deducible y lo hace efectivo
en caso de siniestro, el mismo será asumido por el CONTRATISTA.
42
1.1.1.8 CLÁUSULA SEXTA
NATURALEZA DEL CONTRATO, RESPONSABILIDAD
SOLIDARIDAD, E INCUMPLIMIENTO
El presente contrato se regirá por las normas del derecho privado.
Entre las partes y para los efectos del presente contrato, no existe relación laboral de naturaleza
alguna. Por lo tanto, cada una de las partes será responsable de las relaciones laborales con sus
empleados, y de los pagos de aportes parafiscales correspondientes y no existirán obligaciones
solidarias, ni surgirá la figura jurídica de sustitución patronal.
EL CONTRATISTA responderá por todos los daños y perjuicios que cause a COMPENSAR y/o terceros,
como resultado directo de la violación o negligencia en el cumplimiento de sus obligaciones, legales,
contractuales y o reglamentarias, respecto de la prestación de servicios contratada.
En la ejecución del contrato, EL CONTRATISTA obra por su propia cuenta, con plena autonomía
directiva, administrativa y técnica. En ningún caso EL CONTRATISTA invocará judicialmente, la
existencia de solidaridad con COMPENSAR.
En el evento en que COMPENSAR sea requerido judicialmente con el fin de exigir indemnización de
perjuicios en razón o con ocasión de la ejecución de este contrato, COMPENSAR llamará en garantía al
CONTRATISTA y repetirá contra éste, quien compensará el total de los perjuicios que COMPENSAR sea
obligada a pagar judicialmente por daños imputables al CONTRATISTA.
43
El CONTRATISTA mantendrá indemne a COMPENSAR de toda demanda, reclamación o acciones legales
en su contra y que sean responsabilidad del CONTRATISTA, conforme a lo pactado en este contrato.
De presentarse incumplimiento en las fechas de entrega y/o inconformidad en la calidad del servicio
contratado por COMPENSAR, el contrato será resuelto de pleno derecho, sin perjuicio de las acciones
que deba iniciar COMPENSAR, en procura de reparar los daños generados por el incumplimiento.
En caso de mora o incumplimiento en los entregables o prestación de servicios definidos en el presente
contrato, se tendrán en cuenta los criterios definidos en el Anexo 3. Penalizaciones documento que
hace parte integral de este contrato.
En el evento en que cualquiera de las partes incumpla total o parcialmente sus obligaciones legales o
contractuales, pagará a la otra, como sanción penal pecuniaria una suma igual al veinte por ciento
(20%) del valor total estimado del contrato a título de pena, sin perjuicio de que se solicite la totalidad
del valor de los daños causados por el incumplimiento.
Prestará mérito ejecutivo para el cobro de la cláusula penal la copia auténtica del presente Contrato,
acompañada de la simple notificación de incumplimiento hecha por la Parte cumplidora a la
incumplidora, entendiéndose dicha notificación como constitución en mora.
Las Partes acuerdan que la presente cláusula penal no constituye una estimación anticipada de
perjuicios, y por el hecho de exigirse la pena estipulada en este Contrato, con ello no se está
renunciando al derecho de cobro de la indemnización de los perjuicios que se ocasionen. En todo caso
convienen las Partes que la reclamación de los perjuicios entre las mismas se limitará a los daños
directos sufridos con exclusión del lucro cesante.
La omisión de una de las Partes de exigir el estricto cumplimiento y ejecución de los términos y
condiciones del mismo, no constituye renuncia a dichos términos y condiciones en el futuro, ni impide
que dicha Parte insista en el estricto cumplimiento y ejecución de dichos términos y condiciones en un
momento posterior.
44
1.1.1.9 CLÁUSULA SEPTIMA
INHABILIDADES, INCOMPATIBILIDADES
Y CONFLICTO DE INTERESES
Las partes manifiestan que no se encuentran incursas en alguna de las inhabilidades o
incompatibilidades para suscribir el presente contrato conforme lo establecido en el Decreto 2463 de
1981 y demás normatividad aplicable.
Las partes declaran no estar comprometidas en conflicto de intereses, de conformidad con lo previsto
en el artículo 23 de la Ley 789 de 2002 y demás normatividad aplicable.
El CONTRATISTA se obliga a informar de manera inmediata al supervisor del contrato designado por
COMPENSAR cualquier hecho que afecte el régimen de inhabilidades, incompatibilidades o conflicto de
intereses señalado y adelantará todas las gestiones que sean necesarias a fin de superar la
contingencia que sobre esa materia se presente.
1.1.1.10 CLÁUSULA OCTAVA
SOLUCIÓN DE CONTROVERSIAS
Si surgieran discrepancias o controversias de cualquier índole entre las “Partes” con motivo de la
ejecución, interpretación o liquidación de este contrato y/o sus adiciones, y antes de iniciar el
procedimiento arbitral las “Partes” se obligan a iniciar un procedimiento amistoso de resolución de
conflictos bajo los principios de buena fe y conciliación conforme a las siguientes reglas:
45
La Parte que considere que se ha producido o se puede producir un incumplimiento o controversia
deberá comunicárselo por escrito a la otra Parte a través de los supervisores o designados para el
control de la ejecución del contrato con indicación detallada en un informe del incumplimiento o
controversia y convocándole a una reunión en el domicilio contractual a celebrar entre los días 3º y 5º
hábiles desde la recepción de dicha comunicación.
Recibida la comunicación la otra Parte deberá remitir a la Parte comunicante y en el plazo de 2 días
hábiles, un escrito también detallado sobre su opinión respecto al incumplimiento o la controversia.
Las “Partes” estarán obligadas a reunirse en el lugar y fecha señalados en la comunicación, en la que
tratarán de resolver de buena fe la controversia suscitada.
Si en esa primera reunión las “Partes” no llegasen a un acuerdo, deberán celebrar durante los 5 días
hábiles siguientes, una segunda reunión a la que deberán asistir, en representación de cada Parte,
aquellas personas que representen los derechos de cada parte y además tengan mayor capacidad de
decisión y facultad de conciliación.
Desde la celebración de esa segunda reunión, las “Partes” dispondrán de un plazo de 5 días hábiles
para llegar a un acuerdo. El acuerdo al que en su caso se llegase, deberá plasmarse por escrito,
pasando a formar parte de este contrato para todos los efectos.
Si las Partes no hubiesen resuelto las discrepancias o controversias conforme al procedimiento y en el
plazo establecido en la cláusula anterior, acudirán a un tribunal de arbitramento que será integrado
por un árbitro designado por las Partes de común acuerdo. Si no se llegare a un acuerdo dentro de los
diez (10) días hábiles siguientes a la decisión de una de las Partes de convocar al tribunal de
arbitramento, el árbitro será designados por el Centro de Arbitraje y Conciliación de la Cámara de
Comercio de Bogotá D.C. de las listas que éste tiene para tal efecto. El arbitraje será en derecho y al
mismo le serán de aplicación las normas del citado Centro.
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1.1.1.11 CLÁUSULA NOVENA
OTRAS DISPOCISIONES
AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL. El CONTRATISTA, con la
suscripción del presente contrato manifiesta que cumple con toda la normatividad vigente
relacionada con sus deberes, afiliación y pago de aportes al Sistema General de Seguridad
Social Integral (Salud, Pensiones, Riesgos Laborales y Sistema de Subsidio Familiar) de todo
el personal que emplea para el desarrollo de este contrato.
SUPERVISORES DEL CONTRATO. La supervisión y responsabilidad en la verificación y
seguimiento a lo pactado en el presente contrato estará a cargo de XXXXXXXXXXX o quienes hagan
sus veces, quienes cumplirán las funciones previstas en el procedimiento de contratación de
COMPENSAR y se encuentran debidamente facultados para la suscripción actas, anexos o
documentos de índole contractual que no modifiquen el objeto ni las condiciones del presente
contrato.
CONFIDENCIALIDAD. Las partes se abstendrán de divulgar cualquier información de carácter
confidencial que conozcan o intercambien con ocasión del presente contrato. Por lo tanto, tomarán
todas las medidas necesarias para que la información no llegue a terceros bajo ninguna circunstancia
y se obligan a no utilizarla para algún objeto diferente al de adelantar las tareas que se deriven
directamente del cumplimiento del presente contrato.
TRANSPARENCIA. Cada parte declara que ni ella, ni los funcionarios directamente involucrados
en la negociación de este contrato de prestación de servicios han ofrecido comisión, privilegio o
dádiva alguna a la otra parte o a sus funcionarios y acepta que toda falta propia o de sus funcionarios
en torno a la transparencia con motivo de la negociación, celebración o ejecución de este contrato
de PRESTACIÓN DE SERVICIOS constituye un incumplimiento grave al mismo. Así mismo cada parte
declara con los mismos efectos que ni ella ni sus funcionarios vinculados a la celebración o ejecución
del convenio se encuentran incursos en situación de conflicto de interés, obligándose en cualquier
caso a revelar toda situación de conflicto de intereses existente o sobreviniente, siendo entendido
que la parte o funcionario en quien concurra una situación de conflicto de interés se encuentra
impedido para actuar en situación de conflicto salvo autorización expresa de la otra parte. Las partes
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declaran que la transparencia es un elemento clave del presente contrato y cuya falta permite su
terminación en cualquier tiempo.
CESIÓN DEL CONTRATO. El CONTRATISTA no podrá ceder en todo o en parte el presente contrato
salvo autorización previa, expresa y escrita por parte de COMPENSAR.
SUBCONTRATACIÓN. EL CONTRATISTA no podrá subcontratar ejecución de alguna o todas sus
obligaciones sin que COMPENSAR lo autorice expresamente, por escrito y previo a la ejecución de esas
obligaciones.
MODIFICACIONES ESCRITAS. Cualquier modificación que acuerden las partes deberá hacerse constar
por escrito. Sin dicha formalidad se reputará inexistente.
CONDICIÓN DE MODIFICACIÓN. Teniendo en cuenta que COMPENSAR es una Caja de
Compensación Familiar sometida a control y vigilancia del Estado, en el evento en que éste
modifique las leyes y decretos reglamentarios que rigen el funcionamiento de las Cajas o la
Superintendencia del Subsidio Familiar dicte normas que las afecten o adopte decisiones que incidan
en la ejecución del presente contrato, el CONTRATISTA se obliga a sujetarse a las nuevas
disposiciones y requisitos que se establezcan, incluyendo la rescisión o terminación del contrato, si
a ello hubiere lugar
PROPIEDAD INTELECTUAL.- Para efectos de esta Alianza se entiende como “Propiedad” de cada
una de las Partes toda la información confidencial, fórmulas, bases de datos, procesos, planes de
trabajo, información técnica, operativa y de configuración, esquemas, datos, “know–how”, secretos
industriales, ideas, herramientas, diseños, aplicaciones, desarrollos, invenciones, productos,
subproductos, componentes, materiales y todos los demás activos tangibles e intangibles con valor
comercial, o sin él, pero que en alguna forma representen activos o valores intelectuales cualquiera de
las involucradas, incluyendo pero sin limitarse a hardware o software, que directa y/o indirectamente
sean suministrados y/o conocidos en virtud o con relación a la ejecución del presente contrato.
48
Así mismo, toda la propiedad industrial, intelectual, artística, y/o científica, incluyendo, pero sin
limitarse a derechos, marcas, patentes, derechos de autor, invenciones y/o secretos industriales, en
adelante “Derechos de Propiedad Intelectual”, permanecerán de forma exclusiva, única y valiosa
propiedad de cada Parte, según corresponda. En consecuencia, ninguna de las Partes bajo el presente
convenio obtiene bajo ningún título, incluyendo, pero sin limitarse a, concesión, uso, usufructo,
licencia, depósito, préstamo, alquiler ni propiedad alguna sobre los Derechos de Propiedad Intelectual,
como consecuencia de la ejecución del convenio, ni podrá utilizar la información recibida en ningún
caso, en beneficio propio o de terceros.
PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS. Las Partes declaran que los recursos utilizados para el
cumplimiento de las obligaciones a su cargo, objeto del presente contrato no provienen ni provendrán
de actividades ilícitas tales como el narcotráfico, terrorismo y financiación del terrorismo, lavado de
activos, testaferrato, tráfico de estupefacientes o delitos contra el orden constitucional, o que de alguna
manera contraríen las leyes de la República, la moral o las buenas costumbres, así como no estar
reportado en la lista Clinton, ni en otra de la misma naturaleza. Así mismo se obliga para con la otra
Parte a implementar las medidas tendientes a evitar que sus operaciones puedan ser utilizadas sin su
conocimiento y consentimiento como instrumentos para el ocultamiento, manejo, inversión o
aprovechamiento en cualquier forma de dinero u otros bienes provenientes de actividades delictivas o
para dar apariencia de legalidad a estas actividades.
Por lo anterior, cada Parte podrá terminar de manera unilateral e inmediata el presente contrato en
caso que de que la otra, sus socios o accionistas y/o sus administradores llegaren a ser: (i) vinculados
por parte de las autoridades competentes a cualquier tipo de investigación por delitos de narcotráfico,
terrorismo, lavado de activos, financiación del terrorismo, testaferrato, tráfico de estupefacientes o
cualquier delito contra el orden constitucional (ii) ser incluido en listas para el control de lavado de
activos y financiación del terrorismo administradas por cualquier autoridad nacional o extranjera, tales
como la lista de la Oficina de Control de Activos en el Exterior OFAC emitida por la Oficina del Tesoro
de los Estados Unidos de Norte América, la lista de la Organización de las Naciones Unidas y otras
listas públicas relacionadas con el tema del lavado de activos y financiación del terrorismo, o (iii)
condenado por parte de las autoridades competentes en cualquier tipo de proceso judicial relacionado
con la comisión de delitos de igual o similar naturaleza a los indicados en esta cláusula.
MÉRITO EJECUTIVO El presente contrato presta mérito ejecutivo para todos los efectos y así lo
aceptan expresamente las partes.
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DOCUMENTOS DEL CONTRATO. Forman parte del presente contrato y por tanto obligan a las partes
los siguientes documentos:
1. Anexo 1. Oferta Proveedor.
2. Las solicitudes que se emitan en virtud del presente contrato.
3. Anexo 2. Acuerdo de nivel de servicio.
4. Las pólizas que garantizan el contrato y que están determinadas en el presente instrumento.
5. Anexo 3. Penalizaciones.
6. Anexo 4. Especificaciones técnicas.
7. Los demás documentos que se generen con ocasión de la relación contractual y los demás que
surjan en las etapas precontractual, contractual y poscontractual, siempre que estén suscritos
por ambas partes.
NOTIFICACIONES.
A. COMPENSAR.
Atn: XXXXXXXXXXXX
Dirección. Av 68 No. 49A - 47.
Correo electrónico: XXXXXXXXXXXX
Teléfono: 4280666 EXT XXXXX
B. EL CONTRATISTA
Atn: XXXXXXXXXXX
Dirección: XXXXXXXXXXXXX
Correo electrónico: XXXXXXXXXXXX
Teléfono: XXXXXXXXXXXXXX
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LEGALIZACIÓN Y PERFECCIONAMIENTO. El presente contrato se perfecciona con la firma de las
partes y se legaliza con la aprobación de las respectivas pólizas.
DOMICILIO CONTRACTUAL. Para todos los efectos del presente contrato se tendrá como domicilio
contractual la ciudad de Bogotá D.C.
Las partes manifiestan que este contrato reemplaza en todas sus partes a cualquier otro convenio
anterior, verbal o escrito y que han procedido a la lectura total y cuidadosa del contenido de este
documento y se obligan a todo lo acordado en señal de lo cual lo suscriben en dos originales del mismo
valor, en Bogotá D.C. a los
COMPENSAR EL CONTRATISTA
_________________________ ______________________
Director y Representante legal Representante Legal
PSJ/ jazs
Aval: Supervisores
51
Anexo 2. Acuerdo de nivel de servicio.
______________________
Representante legal
Nombre del
indicador
Atributo que
mide Ponderador
Fuente de
información
Frecuencia
de medición
Cumplimento
de rutinas
preventivas
por
cronograma
disponibilidad
de equipos e
instalaciones
fisicas
30% PMP Mensual
Cumplimiento
Tiempo de
atención de
requerimient
os de servicio
20% MIS Mensual
Cumplimiento
Tiempo de
resolución de
incidentes
20% MIS Mensual
SatisfacciónExperiencia
de usuario10%
MIS, Calificación
por sedeMensual
Entrega
oportuna de
repuestos
Oportunidad 10%Proveedor/solicitu
d gestorMensual
Atención
llamados de
emergencia
Oportunidad 10%
Consola/gestor
/ tecnologo de
sede
Mensual
entrega oportuno dentro en
un tiempo de menor o igual a
1 días para repuestos
recurrentes que soportan
emergencia y dos días para
repuestos de catividades
planeadas
fecha de solitud vs
fecha de entrega
99.3% mesual
rutinas preventivas
planeadas vs rutinas
preventivas ejecutadas
95% mensual atención de
llamadas por emergencias, la
tención en sede debe ser
menor o igual a 2 horas
total de Emergencias
atendidas en un tiempo
menor a 2 horas / total
de solictudes realizadas
por emergencias
Meta de desempeño Métrica
90% completados en el
tiempo acordado- ver
“Tiempos y condiciones
para atención de
requerimientos”
Porcentaje de
requerimientos de
servicio dentro de los
tiempos de atención
90% de incidentes resueltos
a tiempo - ver “Tiempos de
resolución de incidentes”
Porcentaje de
incidentes resueltos
dentro del tiempo
acordado
4 puntos sobre 5. Calificación
de 1 a 5 donde 1 es
totalmente insatisfecho y 5
Muy satisfecho
Calificación promedio de
encuesta de satisfacción
de usuarios
52
Anexo 3. Penalizaciones.
______________________
Representante legal
# DE SOLITUDES
ATENDIDAS/TOTAL DE
SOLICITUDES
PENALIZACIÓN AL PROVEEDOR CON
EL 5% DEL VALOR TOTAL DEL SERVICO
CUMPLIMIENTO DE SOLICTUDES
O TRABAJOS ADICIONALES
DISPONIBILIDAD Y APOYO
TÉCNICO A LAS DIFERENTES
ACTIVIDADES RECREATIVAS,
DEPORTIVAS, EVENTOS SOCIALES,
ETC., Y DEMÁS ACTIVIDADES
DESARROLLADAS POR COMPENSAR
QUE INVOLUCREN ACTIVIDADES
ELÉCTRICAS
INFORME DE GESTIÓN
ENTREGA DE INDICADORES DE
GESTIÓN, REPORTE DE NOVEDADES
PERSONAL, INFORMACIÓN
SOLICITADA POR EL CLIENTE
INFORMACIÓN
ENTREGADA/INFORMACIÓN
SOLICTADA
PENALIZACIÓN AL PROVEEDOR CON
EL 5% DEL VALOR TOTAL DE LA
FACTURACIÓN DEL MES
CUMPLIMIENTO DE RUTINA Y
DISPONIBILIDAD DE LOS
EQUIPOS
LA DISPONIBILIDAD DE LOS
EQUIPOS CONTRATADOS PARA
MANTENIMIENTO BAJO
MODALIDAD DEBE SER SUPERIOR
AL 95%
TOTAL DE HORAS
DISPONIBLES/TOTAL HORAS
MES
PENALIZACIÓN AL PROVEEDOR CON
EL 10% DEL VALOR TOTAL DE LA
FACTURACIÓN DEL MES
ENTREGABLES CRITERIOS DE ACEPTACIÓNINDICADOR DE
MEDICIÓN(FORMULA)
ACCCIONES EN CASO DE
INCUMPLIMIENTO
ATENCION LLAMADAS DE
EMERGENCIA Y DE CORRECTIVOS
(CANAL DE COMUNICACIÓN)
EL 100% DE LOS SERVICIOS
SOLICITADOS DEBEN SER
ATENDIDOS EN LOS TIEMPOS
ACORDADOS EN EL CONTRATO.
TOTAL SERVICIOS
ATENDIDOS A
TIEMPO/TOTAL DE
SERVICIOS
PENALIZACIÓN AL PROVEEDOR CON
EL 10% DEL VALOR MENSUAL DE LA
FACTURACIÓN MENSUAL
