CARACTERIZACIÓN DE

MACROPROCESOS

GESTIÓN DE LOGÍSTICA (PA6)

2018

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE CALIDAD PERSONAL

Marzo, 14 del 2018

RESOLUCIÓN CONSEJO UNI. N° 0698-2018-USP/CU

DIRECCIÓN DE GESTIÓN DE LA CALIDAD Código: USP.PA6.01

CARACTERIZACIÓN DE MACROPROCESOS DE LA UNIVERSIDAD SAN PEDRO Versión: 2.0

Vigencia: 14-03-2018

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Nombre del Macroproceso

GESTIÓN LOGÍSTICA

Objetivo Adquirir bienes y servicios oportunamente según las especificaciones definidas, dando respuesta a las necesidades y requerimientos de los diferentes procesos. Efectuar el Ingreso de los bienes e insumos adquiridos por la Universidad, acorde con los requisitos Institucionales, así como velar por el almacenamiento, custodia, conservación, distribución y control de los bienes en el almacén, procurando el adecuado y correcto funcionamiento de la Gestión Académico - Administrativa de la institución.

Líder del Proceso Jefe de Logística y Servicios Generales.

Alcance Desde la identificación y/o recepción de las necesidades de servicio y termina con medición, análisis y mejora.

Proveedores Entradas Actividades Salidas Usuarios -Alta Dirección. -Todos los procesos. -Comunidad Universitaria.

-Normatividad vigente aplicable. -Cotizaciones. -Requerimientos. -Procedimiento de plan de compras institucional. -Plan de compras vigencia anterior. Procedimientos. -Informe de auditorías de vigencias anteriores de organismos de control. -Resultado de mediciones de indicadores del periodo inmediatamente anterior.

Planear -Plan Logístico. -Criterios de selección, evaluación y reevaluación de proveedor. -Plan de compras. -Mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Alta Dirección. -Todos los procesos. -Comunidad Universitaria. -Logística. -Responsable de activo. -Entes de control interno.

-Elaborar el Planeamiento Logístico (definir políticas, directrices y estrategias para fortalecer el proceso). -Definir criterios de selección y evaluación de proveedores. -Definir criterios de reevaluación de proveedor. -Elaborar plan de compras para la vigencia. -Definir especificaciones para la adquisición de bienes y servicios. -Definición de lineamientos para el ingreso, salida, traslado, devoluciones y bajas (por pérdida, hurto o robo y por caso fortuito o fuerza mayor) de bienes institucionales. -Estructurar mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Alta Dirección. -Dirección General de Administración. -Proveedores de bienes y servicios. -Todos los procesos. -Unidades Académicas y Administrativas. -Almacén. -Administración de SIG.

-Normatividad vigente. -Plan de trabajo de gestión de bienes y servicios. -Plan de compras institucional. -Contrato. -Solicitudes de bienes en almacén. -Requisición de la mercadería.

Hacer -Resultado de selección, evaluación y reevaluación de proveedor. -Mercadería registrada y clasificada. -Mercadería recibida por el usuario final. -Informe de inventario -Actas de bajas. Actas de traslado.

-Unidades Académicas y Administrativas. -Gestión contable. -Almacén. -Control Interno.

-Evaluar y seleccionar proveedores. -Reevaluar proveedores. -Comprar productos y/o contratar servicios de acuerdo a las especificaciones definidas. -Realizar lista de proveedores. -implementar políticas, directrices y estrategias del proceso. -Ejecutar plan de trabajo del proceso. -Consolidación y aprobación del plan de compras institucional para la vigencia.

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-Requerimientos de ingreso,

salida, traslado, devoluciones y bajas de bienes institucionales. -Documentación de los bienes adquiridos. - Denuncia de pérdida o hurto. -Evaluación técnica de bienes. - Mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Ingreso, salida, traslado, devoluciones y bajas (por pérdida, hurto o robo y por caso fortuito o fuerza mayor) de bienes institucionales. -Aplicar los mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Actas de entrega. -Registros de la aplicación de los mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Alta Dirección. -Almacén. -Sección de compras, control y adquisiciones de bienes. -Control Interno. -Administración de SIG.

-Políticas, directrices y estrategias institucionales. -Normatividad. -Registros. -Informes de gestión. -Plan de trabajo del proceso. -Auditorías. -Plan de Compras. -Procedimientos y formatos. -Registros de la aplicación de los mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

Verificar -Inventario actualizado de almacén. -Proceso analizado. -Actas de reuniones. -Informe de auditorías. -Plan de trabajo con su ejecución. -informe de gestión institucional.

-Alta Dirección. -Dirección General de Administración. -Control Interno.

-Verificar cumplimiento de las especificaciones de los productos y/o servicios adquiridos. - Seguimiento al cumplimiento de políticas, directrices y estrategias del proceso. -Seguimiento al cumplimiento del plan de trabajo del proceso. -Seguimiento al cumplimiento del plan de compras institucional. -Seguimiento al ingreso, salida, traslado, devoluciones y bajas de bienes institucionales. -Verificar la efectividad de los mecanismos de seguimiento, medición y mejora continua.

-Alta Dirección. -Administración SIG.

-Proceso analizado -Indicadores e informes analizados y evaluados. -Informes de auditorías. -Administración de riesgos. -Productos/servicios no conformes

Actuar -Acciones correctivas. -Acciones preventivas. -Acciones de mejora.

-Alta Dirección. -Todos los procesos. -Comunidad universitaria. -Entes de control.

-Evaluación y reevaluación de proveedores. -Verificación de cumplimiento de las especificaciones de los productos y/o servicios adquiridos. -Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora como resultado del seguimiento y control aplicado a las actividades

Recursos Registros Controles al Proceso

Talento Humano: -Rector. -Director General de Administración.

-Solicitudes de materiales, elementos y útiles de escritorio. -Plan de compras institucional. -Solicitud de descargo bienes de inventario.

Seguimiento periódico de la ejecución del Plan de Acción.

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-Decanos. -Jefe de Almacén y Suministros. -Jefe de Servicios Generales y Mantenimiento. -Personal Técnico. Tecnológicos: -Software. -Hardware. -Equipos. Infraestructura Física Información: -Proveedores. -Bases de Datos. Financieros

-Ingreso de bienes al almacén. -Traslado de inventario. -Baja de bienes institucionales. -Devoluciones de bienes institucionales.

Requisitos Legales y Reglamentarios Requisitos de la Norma ISO 9001 Requisitos del Cliente

-Requisitos legales. -Documentos de soporte. -Inventario de Activos de baja de bienes. -Plan de Auditoria. -Procedimientos de compras.

4.3. Determinación del alcance del sistema de gestión de calidad. 4.4. Sistema de gestión de calidad y sus procesos. 5.2. Política. 5.3. Roles, responsabilidades y autoridades. 6. Planificación para el sistema de gestión de calidad. 7.1.3. Infraestructura. 7.4. Comunicación. 7.5.2. Creación y actualización. 7.5.3. Control de la información documentada. 8.4. Control de los productos y servicios suministrados externamente. 8.4.2. Tipo de alcance y del control de la provisión externa. 8.4.3. Información para los proveedores externos. 9.1. Seguimiento, medición, análisis y evaluación. 9.1.3. Análisis y evaluación 10. Mejora 10.2. No conformidad y acción correctiva 10.3. Mejora continua 6.1. Acciones para tratar riesgos y oportunidades

-Veracidad y oportunidad de la información difundida. -Gestión ágil y eficiente en la recopilación de la información generada de los procesos. -Eficiencia en la prestación de los servicios y/o trámites prestados. -Disponibilidad de personal competente, instalaciones y equipos adecuados para la gestión de los

requerimientos.

Riesgos del Proceso Acción Responsable

-Deterioro, daño y/o perdida de los bienes de propiedad de la universidad almacenados en el Almacén de la Universidad -Compra inadecuadas y/o de mala calidad. -Falta de control de bienes. -Insuficiente e inadecuados espacios de almacenamiento.

-Realizar un diagnóstico del estado de salud y fisco del personal del proceso para determinar la conveniencia, los riesgos y dificultades que se pueden presentar -Gestión de la contratación de nuevo personal que supla las acciones del personal incapacitado. -Gestionar mejorar las condiciones físicas y ambientales de almacenamiento.

-Alta Dirección. -Jefe del Área de Logística. -Responsable de Almacén. -Dirección General de Administración.

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-Perdidas de elementos del almacén o de la Universidad

-Implementar nuevas medidas de seguridad. -Sistema adecuado de protección de bienes. -Plan o políticas de compras.

Parámetros de Medición

Nombre del Indicador Fórmula Frecuencia

-Porcentaje de elementos o bienes que se reportan como extraviados o robados dentro del sistema de Inventarios de la Universidad. -Porcentaje de personal que no firman los inventarios

semestralmente. -Porcentaje de Bienes Institucionales dañados, deteriorados y/o perdidos en el Almacén.

-N° de elementos reportados como extraviados o robados/ Total de elementos registrados en el Sistema de Inventarios. -(Número de personal que no firman el inventario semestral/Total de personal que tienen inventarios bajo su responsabilidad9 * 100 -(N° de bienes institucionales dañados, deteriorados y/o perdidos en almacén/Total de Bienes en almacén)*100

Semestral

Elaborado Revisado Aprobado

Ing. Luz Sheyla Cárdenas Concha Ing. Eddier Albino Flores Idrugo

Dr. Jorge Alcántara Rodríguez Director de Gestión de Calidad

Rector