Caracterizacion de proceso
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DISTRIBUCION DE CORRESPONDENCIA
OBJETIVO ALCANCE RESPONSABLE DOCUMENTOS Lograr entregar los envíos de correspondencia y encomiendas urbanas, nacionales e internacionales a satisfacción para nuestros clientes.
Desde la admisión del envió y la clasificación hasta la distribución de la correspondencia a su destino final.
Jefe de Oficina, Auxiliar Logística tipo B, Auxiliar de Oficina, Auxiliar de oficina municipios, carteros.
Proceso de admisión , Proceso de distribución, planillas de correo certificado, planillas de post-Express. Código contencioso administrativo.
ENTRADAS SALIDAS
*Correspondencia• Encomiendas• Correo Masivo• Convenios con
Entidades. • Recepción del envió o encomienda.• Validación de tarifa y peso del envío o
encomienda.• Generación de la factura.• Clasificación de los envíos.• Distribución de la correspondencia Urbana.• Despacho a la Regional principal de la
correspondencia nacional e internacional.
• Factura• Guía Cumplida• Prueba de Entrega• Estadísticas de Entrega• Informes Mensuales
VIENE DEL PROCESO VA PARA EL PROCESO
RECURSOSTalento Humano, Presupuesto, Equipos, Papelería, Información, logística para la entrega de los envíos
• Venta de un Servicio • P.Q.R.• Recaudo en Caja• Acciones Correctivas y Preventivas• Gestión Contable y Presupuesto
ACTIVIDADES RELACIONADAS
ACTIVIDAD METODO FRECUENCIA REGISTRO RESPONSABLE
SEGUIMIENTO
Revisión de entrega efectiva de correspondencia. Diario Guía de entregaAuxiliares de oficinas
Revisión de motivos de devolución de correspondencia y paquetes Semanal
Formato de motivos de devolución
Auxiliares de oficinas
Revisión de resultados distribución de correspondencia Mensual Informe mensual Jefe de Oficina
MEDICION % de efectividad correspondencia entregada a satisfacción Mensual Indicados de área Auxiliar de oficina
• Zonificación de la ciudad.• Asignación de envíos a cada cartero de zona.