Caracterizacion de Subprocesos
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CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
Código: CS-13-01 Página:
Versión: 3.0 Fecha Implantación: Julio de 2011
SUBSISTEMA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
SUBPROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
RESPONSABLE: Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
PROVEEDOR ENTRADA ACCIÓN P H V A SALIDA USUARIO REGISTROSDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
Proceso de Gestión de Calidad
Plan Anual de implantación del
Sistema Integral de Gestión de
Calidad
Planear las auditorías
internas de calidad
Programa de Auditorias Internas
Programa de Auditorias Anual
Manual de Procedimientos Gestión
del Mejoramiento
MP-13-01-01
Responsables de Subprocesos Caracterización de Indicadores
Entes de ControlCirculares con información de
programación de Auditorias de
Entes de Control
Todos los procesos
Definición de Usuarios
Requerimientos de medición
Definir Herramienta y/o
mecanismos de medición,
recursos, muestra y
metodología de Aplicación
para la satisfacción del
usuario
X Mecanismos de medición Todos los Procesos
Plan de Trabajo para realizar la
Medición para la Satisfacción
de Usuarios
Manual de Procedimientos Gestión
del Mejoramiento
MP-13-01-01
Ente NormalizadorNorma Técnica de Calidad para
la Gestión Pública
Definir la metodología para
el Control de las
Dificultades en el Desarrollo
de los Procesos misionales
X
Directrices para el tratamiento
de las Dificultades en el
Desarrollo de los Procesos
Misionales
Procesos Misionales
Manual de Procedimientos
Gestión del Mejoramiento
Continuo
MP-13-01-01
Coordinador Área de Calidad y
MejoramientoInstrumento para Autoevaluación
del GICUV
Ejecutar la Autoevaluación
del GICUV X
Resultados de Indicadores
Encuesta de Autoevaluación del
Control realizada
Proceso de Gestión del
Mejoramiento
Informes de cada uno de los
Resultados de la Salida
Planear la autoevaluación
del GICUV y el
mejoramiento
OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los
resultados de la gestión, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditoría, autoevaluación, medición de la satisfacción de los
usuarios y seguimiento a los procesos
ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluación del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento, definición de la metodología para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medición de la satisfacción de los
usuarios hasta el seguimiento y evaluación de las acciones de mejoramiento realizadas.
Evaluación y Mejoramiento del
Sistema de Gestión Integral de
Calidad
Comité Coordinador de Control
Interno
Auditor Líder
Auditores
Auditados
Comunicaciones a los
Funcionarios de la muestra
para la realización de la
Autoevaluación del GICUV
X
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
F-07-MP-12-01-02
V-02-2009Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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CARACTERIZACIÓN DE SUBPROCESOS
Código: CS-13-01 Página:
Versión: 3.0 Fecha Implantación: Julio de 2011
SUBSISTEMA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
SUBPROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
RESPONSABLE: Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
PROVEEDOR ENTRADA ACCIÓN P H V A SALIDA USUARIO REGISTROSDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los
resultados de la gestión, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditoría, autoevaluación, medición de la satisfacción de los
usuarios y seguimiento a los procesos
ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluación del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento, definición de la metodología para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medición de la satisfacción de los
usuarios hasta el seguimiento y evaluación de las acciones de mejoramiento realizadas.
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Coordinador Área de Calidad y
Mejoramiento Programa de AuditoríasEjecutar el Plan de
Auditorías de CalidadX
Resultados de Auditorias
Internas de Calidad
Resultados de Auditorias
Externas
Proceso de Gestión del
Mejoramiento
Programa de Auditorías
Plan de Auditorías
Listas de Verificación
Informes de Auditorías
Calificación de Auditorias
Manual de Procedimientos Gestión
del Mejoramiento
MP-13-01-01
Usuarios Percepción del Servicio
Ejecutar el Plan de Trabajo
para realizar la Medición
para la Satisfacción de
Usuarios
XResultados de la Medición de la
Satisfacción de Usuarios
Todos los Procesos
Dirección Universitaria
Informe con Resultados de la
Medición
Manual de Procedimientos Gestión
del Mejoramiento
MP-13-01-01
Responsables por Resultados
Todos los Procesos
Coordinador Área de Calidad y
Mejoramiento
Resultados de la Revisión por la
Dirección anterior
Desempeño de Procesos
Resultados de Auditorías de
Calidad
Conformidad del Servicio
Retroalimentación de Usuarios
Estado de Acciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
Cambios en el Sistema de
Calidad
Gestión de Riesgos actualizados
en Procesos
Revisión de la Política y
Objetivos de Calidad
Acciones de Seguimiento de
Revisiones Previas
Recomendaciones para la Mejora
Efectuar la Revisión por la
Dirección y Analizar el
Estado del Sistema de
Gestión Integral de Calidad
X
Conclusiones Revisión por la
Dirección
Plan de Acciones Resultados de
Revisión por la Dirección
Todos los Procesos Acta de informe de la Dirección
Manual de Procedimientos de
Gestión del Mejoramiento
MP-13-01-01
F-07-MP-12-01-02
V-02-2009Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
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Código: CS-13-01 Página:
Versión: 3.0 Fecha Implantación: Julio de 2011
SUBSISTEMA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
SUBPROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
RESPONSABLE: Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
PROVEEDOR ENTRADA ACCIÓN P H V A SALIDA USUARIO REGISTROSDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los
resultados de la gestión, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditoría, autoevaluación, medición de la satisfacción de los
usuarios y seguimiento a los procesos
ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluación del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento, definición de la metodología para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medición de la satisfacción de los
usuarios hasta el seguimiento y evaluación de las acciones de mejoramiento realizadas.
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Auditores Internos Resultados de Auditorias Internas
Entes de Control
Entes Certificadores
Resultados de Auditorias
Externas
Coordinador Área de Calidad y
Mejoramiento
Informe de Autoevaluación del
Control
Informe con Resultados de la
Medición
Resultados de la Revisión por la
Dirección
Responsable del SubprocesoAcciones Correctivas,
Preventivas y de MejoraEjecutar de las Acciones X Acciones Ejecutadas
Responsables de Subprocesos
Facultades, Institutos
Académicas y Sedes
Regionales
Dirección Universitaria
Registros como evidencia de la
ejecución de acciones
Responsable del SubprocesoInforme de Ejecución de las
Acciones
Realizar Seguimiento a las
AccionesX
Medición de la Eficacia de las
Acciones
Nuevas acciones planteadas
Responsables de Subprocesos
Facultades, Institutos
Académicas y Sedes
Regionales
Dirección Universitaria
Registros como evidencia del
Seguimiento a la eficacia de
las acciones
Proceso de Gestión de la
CalidadResultados de los Procesos
Realizar seguimiento y
Medición al ProcesoX
Indicadores
Informes de Seguimiento y de
Gestión
Proceso de Gestión de Calidad Informe de Gestión
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones de Mejoramiento
Informe del Estado del Sistema
Proceso de Gestión de Calidad
Dirección Universitaria
Responsables de Subprocesos
Tomar las Acciones
Correctivas, Preventivas y
de Mejoramiento
pertinentes
X
Manual de Procedimientos de
Gestión del Mejoramiento
MP-13-01-01
Subproceso de Gestión de
Calidad
Manual de Procedimientos Gestión
del Mejoramiento
MP-13-01-01
Manual de Procedimientos de
Quejas Reclamos y Sugerencias
MP-02-01-03
Informe del Estado del Sistema
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Código: CS-13-01 Página:
Versión: 3.0 Fecha Implantación: Julio de 2011
SUBSISTEMA: SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
PROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
SUBPROCESO: GESTIÓN DEL MEJORAMIENTO
RESPONSABLE: Jefe de Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
PROVEEDOR ENTRADA ACCIÓN P H V A SALIDA USUARIO REGISTROSDOCUMENTOS DE
REFERENCIA
OBJETIVO: Consolidar las acciones de mejoramiento necesarias para corregir las desviaciones encontradas en los diferentes procesos y los
resultados de la gestión, que se generan como consecuencia de los procedimientos de auditoría, autoevaluación, medición de la satisfacción de los
usuarios y seguimiento a los procesos
ALCANCE: Incluye las Actividades de Autoevaluación del Control, Auditorias Internas de calidad, Acciones Correctivas, Preventivas y de
Mejoramiento, definición de la metodología para el control de las dificultades en el desarrollo de los procesos, medición de la satisfacción de los
usuarios hasta el seguimiento y evaluación de las acciones de mejoramiento realizadas.
RECTORÍA Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Todos los Procesos
Responsables de Procesos y
Subprocesos
Resultados de los Procesos
Analizar los datos del
proceso y aplicar acciones
correctivas, preventivas y
de mejora
X Plan de Mejoramiento Ejecutado Todos los ProcesosAcciones Correctivas,
Preventivas y de Mejora
Manual de Procedimientos de
Gestión del Mejoramiento
MP-13-01-01
Institución: Ver Normograma NS-13-01 (5-10)
Fecha: Julio 2011 Fecha: Julio 2011
Elaborado por: Revisado por: Aprobado por:
Nombre: Claudia Milena Muñoz Nombre: Luis Carlos Castillo
RECURSOS
Cargo: Coordinadora Área de Calidad y Mejoramiento Cargo: Jefe Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Equipos y Herramientas: Software y Hardware que permite la implantación
del sistema
Ver Caracterización de Indicadores CI-13-01
Materiales y Suministros de Oficina: Los necesarios para la ejecución del
Subproceso
Norma: Ver Matriz de Interrelación de Requisitos Vs Subprocesos
Económicos: Presupuesto de Planes de Mejoramiento para su ejecución,
presupuesto para ejecutar o contratar auditorias. Presupuestos para
funcionamiento de subprocesos
Personal: Personal capacitado para Auditorias, personal de apoyo a los
subprocesos, funcionarios del Área de Calidad y Mejoramiento
Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
Legislación: Ver Normograma NS-13-01 (1-4)
REQUISITOSINDICADORES
F-07-MP-12-01-02
V-02-2009Elaborado por: Área de Calidad y Mejoramiento
Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional
