Tipo de Documento

«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo51.24Empresa de Acueducto.

Alc8nta~~~~l:~~5.'pde Yopa! Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión•••.•. __ rM-<I

2014-12-19 2014-12-19 01

1. INFORMACION GENERAL

IDENTIFICACION DEL PROCESO

NOMBRE DEL PROCESO: Tesorería TIPO LOGIA: Apoyo

RESPONSABLE O LIDER DEL PROCESO: Profesional Oficina de tesorería

OBJETIVO DEL PROCESO: Establecer actividades propias de la gestión administrativa y financiera de los recursos en caja y bancos de laTesorería, tanto los recaudos de servicios públicos domiciliarios, como Jospagos de compromisos adquiridos a corto, mediano y largo plazo.Además dando cumplimiento a las políticas administrativas al igual que con ei programa de calidad de la Empresa.

DESCRIPCION DEL PROCESO

Comprende desde el registro de los ingresos, pago de las obligaciones registrando egresos, administrar recursos financieros, efectuarcontroles de Tesorería y gestión de cuentas bancarias para culminar el cierre de la tesorería mensualmente.

RECURSOS REQUISITOS LEGALES - NUMERALES NORMA PROCEDIMIENTOSAPLICAR

Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio.Procedimiento deAuxiliar de Recaudo

Auxiliar Administrativo Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide el Estatuto gestión de tesoreríaHUMANOS Profesional Oficina Tesorería Tributaria de los impuestos administrados por la - ingresos

Director Administrativo y Dirección General de Impuesto Nacionales "Financiero

Ley 142 de 1994 - Ley de servicios públicos Procedimiento deTECNOLÓGICOS Equipos de cómputo con alta domiciliarios. gestión de tesorería

capacidad, acceso a internetRégimen de Contabilidad Pública. - egresos

ilimitado, divulgación en red LAN,IP Publica fiia v única para

Página 1 de 6

Tipo de Documento

«'» CARACTERlZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo51.24

Empresa de Acueducto,AJcantar~~~~~l.~;~pdeYopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión...•_ .... ~

2014-12-19 2014-12-19 01

TECNOLÓGICOS

INFRAESTRUCTURA

portales empresariales bancarios.Impresoras láser y de punto,

teléfono, fax, Software SysmanTesorería.

Oficinas adecuadamente dotadascon seguridad, amplias, buena

ventilación.

Caja fuerte, protectógrafo decheques, y materiales de oficina.

Decreto 115 de 1996 "Por el cual se establecennormas sobre la elaboración, conformación yejecución de los presupuestos de las EmpresasIndustriales y Comerciales del Estado y de lasSociedades de Economía Mixta sujetas al régimen deaquellas, dedicadas a actividades no financieras".

Manual de contratación de la Empresa.

Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.

ISO 9000 Y NTCGP1000 numerales:

4.1 REQUISITOS GENERALES, 4.2.3. Control deDocumentos, 4.2.4. Control de Registros, 6.1.PROVISIÓN DE RECURSOS,8.1. GENERAUDADES,8.2SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN, 8.2.3 Seguimiento yMedición de los Procesos, 8.4 Análisis de Datos, 8.5MEJORA, 8.5.1 Mejora Continua, 8.5.2 AcciónCorrectiva 8.5.3 Acción Preventiva.

SEGUIMIENTO Y MEDICIONPARAMETROS DE CONTROL

,/ Seguimiento a los indicadores de tesorería.

,/ Conciliaciones bancarias teniendo en cuenta los saldos en libros y en extractos.

,/ Monitoreo de los saldos de las cuentas bancarias en los portales empresariales.

,/ Los pagos a proveedores y contratistas serán realizados previo verificación de la totalidad de los requisitos exigidos. Firma deldocumento soporte de recibido por parte del beneficiario, todo cheque debe llevar el sello restrictivo de páguese únicamente al primerbeneficiario.

,/ Los Daaasv la entreaa de las cheaues serán efectuados los miércales v viernes en las horas de la tarde.

Página 2 de 6

Tipo de Documento

«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo

Empresa de Acueducto, 51.24Alc8nta~~~g~l.~~p de vopa!

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión......._ ...••..2014-12-19 2014-12-19 01

./ La Oficina estará en constante actualización en cuanto a la normatividad legal que le aplique para el desarrollo de sus funciones .

./ Los informes para presentar a las diferentes entidades externas deben quedar completos y listos para su envío el día anterior a lafecha de vencimiento de los plazos de entrega.

DIRECTRIZ DE LA POLITICAINDICADORES

OBJETIVO DE CALIDAD INDICADOR FORMULA META FRECUENCIA

Cumpliendo con todos losrequisitos legales yreglamentarios, mejorandocontinuamente el sistema degestión de calidad, utilizandotodos los medios necesarios paraque la operación sea cada vezmás eficaz y eficiente a fin decumplir satisfactoriamente conlos objetivos de la organización ylos requerimientos de losusuarios.

Cumplir con todos losrequisitos legales yreglamentarios aplicables aias actividades de laEmpresa.

Promover la mejora continuadel Sistema de Gestión de laCalidad.

Maximizar recursos,racionalizar costos y reducirgastos que permitanimpactar positivamente elcoeficiente operacional.

Índice deRecaudo

Índice de Pagos

Eficiencia en laRadicación deÓrdenes de

Pago

Entrega deinformes

(Valor recaudadomensuai / Recaudo

proyectadomensual)* 100

(PagosRealizados/Compromisospresupuestales)* 100

(No Órdenes de PagoAceptadas/Total Ordenesde Pago Radicadas)*100

(No. de InformesRequeridos/No. de

InformesEntregados)*100

100%

100%

100%

100%

MENSUAL

MENSUAL

MENSUAL

MENSUAL

DOCUMENTACION SOPORTE SISTEMAS DE INFORMACION

Informe de RecaudoRelación de Pagos Software Sysman Tesorería y ComercialInformes requeridos

página 3 de 6

Tipo de Documento

«':>:> CARACTERIZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo51.24

Empresa de Acueducto,Alcanta~~~g:l_~;:pdeYopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión......•..._., ......

2014-12-19 2014-12-19 01

2. ACTIVIDADES Y RESPONSABLES

PROCESO ENTRADAS ACTIVIDADES DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO CRITERIOS DE SAUDA DE "'ROCESOPROVEEDOR AL PROCESO ACTIVIDAD CONTROL PROCESO CLIENTE

Cumplimiento ReportesPlanear el con la digitales:

Usuario de Documentos Recepcionar, proceso de Auxiliar de Archivos planos información Bancos yservicios soportes de identificar y ingreso de Recaudos digitales Puntos dePúblicos las p clasificar los recaudo Cumplimiento Pago. Oficina de

transacciones Firma Libro TesoreríaEntidades económicas y documentos Definir el Auxiliar Control de con los entes Firma LibroAdministrativo de control yfinancieras financiera. proceso de Cuentas los entes Control de

pagos externos Cuentas

Revisar y Registrar los

registrar documentos en Comprobantesel sistema a diarios deinformación diario de los recaudo Relación de

Convenio con en los ingresos cuentas por Aplicación

el sistema registros de Auxiliar de Comprobantes en elingreso Recaudos pagar Sistemafinanciero diarios de Elaborar de Egreso Comercial(bancos). tesorería en el comprobantes Auxiliar Traslados (SYSMAN).Todos los Software de egreso Administrativo Transferencias bancarios Oficina de

procesos Sysman. electrónicas Aplicación TesoreríaCuentas Realizar pagos Profesional Comprobantes en elaprobadas Programar el con cheque y Oficina de Cheques de ingreso sistemapara el pago. pago de los por Tesorería Financiero

compromisos transferencia Consignaciones Comprobantes Integradoelectrónica de Egreso.adquiridos. Extractos (SYSMAN).

Realizar pagos Entregar bancariosche ues

Elaborar y Análisis de los Informes Reporte deProceso de Informes V

analizar documentas de Profesional Informes la Oficina deTesorería informes ingreso Oficina de Procedimientos Información Tesorería

registrados Tesorería Requerida

Página 4 de 6

Tipo de Documento

«':» CARACTERIZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo

Empresa da Acu&clucto, 51.24Alcant.a~~~g~¡.~~pdaYopal

Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión......_._ .....2014-12-19 2014-12-19 01

Proceso deTesorería Auditorias

Realizarajustes

requeridos

Accionescorrectivas ypreventivas

Análisis de:cuentas de caja

y bancos,cuentas por

pagar

Seguimiento aindicadores

Seguimiento alcumplimiento

delprocedimiento

Elaborarinformes

Tomar accionescorrectivas ypreventivas delas diferentesactividades.

ProfesionalOficina deTesorería

Matriz deIndicadores

AccionesCorrectivas

Mejoracontinua de

losprocesos

Oficina deTesorería

p IPLANEAR _ HACER 0 VERIFICAR. ACTUAR

3. DOCUMENTOS RELACIONADOS

./ 51.21.01 Procedimiento de gestión de tesorería - ingresos

./ 51.21.02 Procedimiento de gestión de tesorería - egresos

./ Decreto 410 de 1971 - Código de Comercio .

./ Decreto 624 de 1989 "Por el cual se expide ei Estatuto Tributario de los impuestos administrados por la Dirección General deImpuesto Nacionales"./ Ley 142 de 1994 - Ley de servicios públicos domiciliarios ../ Régimen de Contabilidad Pública.

Página 5 de 6

Tipo de Documento

«'» CARACTERIZACION DEL PROCESO TESORERIA CaracterizaciónCódigo

Empresa de AcueductD.51.24

Alcanta~~~g:l.~~;~pde Yopal Fecha de Elaboración Fecha Ultima Modificación Versión..••._-_ .•2014-12-19 2014-12-19 01

./ Decreto 115 de 1996 "Por el cual se establecen normas sobre la elaboración, conformación y ejecución de los presupuestos delas Empresas Industriales y Comerciales del Estado y de las Sociedades de Economía Mixta sujetas al régimen de aquellas,dedicadas a actividades no financieras" ../ Manual de contratación de la Empresa ../ Estatuto Orgánico del Sistema Financiero ../ ISO 9000 Y NTCGP1000.

4. APROBACIONES

Elaboró:

Emilio Andrés Alvis TorresLíder del Proceso

5. BITÁCORA DE ACTUALIZACIÓN

Revisó:

Freddy Alexander Larrota CantorRe resentante or la Dirección SGC

Aprobó:

Daniel Hernando Posada SuarezRe resentante Le al

Versión Fecha de Aprobación Ítem Modificado Motivo Aprobado por

01 2014-12-19 Todos Aprobación Inicial Representante Legal

Página 6 de 6