Metodología de Cargasde Trabajo

2009

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Agenda

Introducción

Lista de Actividades

Análisis de Valor

Cargas de Trabajo Actuales

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Metodología de Cargas de Trabajo

Objetivo:Analizar las cargas de trabajo de cada uno de los puestos clave de la organización con la finalidad de identificar áreas de oportunidad en la mejora de los procesos.

Procedimiento:Determinar los procesos críticos a revisar en cada uno de las áreas actuales.Realizar el levantamiento de las listas de actividades del personal administrativo.Identificar áreas de oportunidad en la ejecución de los procesos principales de las áreas administrativas con la finalidad de optimizar los procesos actuales.

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Metodología de Cargas de Trabajo

Procedimiento.1. Hacer levantamiento de las listas de actividades por persona y por

puesto administrativo:• Se explica el reporte para el levantamiento.• Definir procesos, actividades, unidad de medida, cantidad, frecuencia

y tiempos unitarios estimados por el usuario.

2. Realizar análisis de valor agregado de cada lista de actividades:• Retrabajos• Duplicidades• Actividades que no agregan valor• Consideraciones para el diseño del nuevo proceso

4. Validar el reporte de lista de actividades con el jefe inmediato:• Revisar procesos, actividades, unidad de medida, cantidad,

frecuencia y tiempos unitarios estimados por el usuario.• Analizar, validar y firmar formato de lista de actividades.

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Metodología de Cargas de Trabajo

Aspectos a cuidar:Es importante aclarar el motivo del levantamiento de Listas de Actividades, ya que generará incertidumbre en el personal.

• “Analizar de las cargas con el fin de optimizar los distintos procesos de la empresa”

Asegurar que el tiempo estimado sea dado por el usuario y no sea una estimación del consultor, sea unitario y esté dado en minutos.Tener claro que lo que importa son tiempos promedio, las excepciones no nos interesan.Asegurar que las frecuencias sean correspondientes a las planteadas en la Lista de Actividades. (diaria, semanal, quincenal, mensual, semestral, anual)Verificar que no exista personal cuya carga de trabajo sea mayor al horario de trabajo.Es importante verificar lo que no parece lógico. Muchas Actividades pueden estarse realizando en paralelo. (Ejemplo: Puede ser que el tiempo que le tome a la persona imprimir un reporte sea de 60 minutos, pero realmente lo único que hace, es enviar el reporte a imprimir lo cual le toma 3 minutos)

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Fecha:

Frecuencia TTA TTP Cálculo %Tiempo estimado

(minutos)Procesos # Actividad o TareaUnidad de

medida Clas. ABC

Apellidos/Nombre: Área:Puesto:

Cant.

REPORTE DE LISTA DE ACTIVIDADES

Lista de ActividadesExplicación

En este espacio se colocará el nombre

completo de la persona que está llenando el

formato, empezando por apellidos

Fecha en la que se está llenando

la Lista de Actividades

Área u Operación a

la cual pertenece

Titulo del puesto

Seleccionar los procesos que se desarrollan en el

trabajo de la persona que está llenando el formato.

Ejem. Facturación, Compras, etc.

Detallar cada una de las actividades correspondientes

a cada proceso.La descripción de la actividad debe iniciar con un verbo en

infinitivo. Ver Ejemplo

Es la variable que determinará la

cantidad de trabajo. Ejem. Cotizaciones,

facturas, requisiciones de compra, etc.

Escribir el número de veces que se realizan

las actividades, de acuerdo a la frecuencia.

Ejem. Si se reciben 10 cotizaciones, entonces

se colocará "10". .

Escribir la frecuencia de las actividades descritas.

Ejem. Si es una actividad que se realiza diariamente se pondrá “diaria", si fuese una actividad que se realiza mensualmente se

pondrá “mensual”.

Escribir el tiempo estimado que toma el realizarse cada actividad

(de una unidad de medida) en minutos. El tiempo que debe

colocarse es el tiempo unitario de las tareas realizadas.Ejem. Si se solicitan 10

cotizaciones diariamente y el solicitar 1 cotización demora 1.5

min se debe colocar "1.5"

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Metodología de Cargas de Trabajo

La columna ‘Tiempo Total por Actividad’ (TTA), transforma a unidades equivalentes los tiempos que se tomaron para cada actividad.

La columna ‘Tiempo Total por Puesto’ (TTP) genera un acumulado de los tiempos de la columna TTA y los organiza, en orden descendente, según su duración.

La columna ‘Cálculo %’ transforma los tiempos de la columna TTP en un porcentaje con respecto a la sumatoria de la columna TTA

La columna ‘Casificación ABC’ organiza los porcentajes de la columna ‘Cálculo %’ en tres bloques:

A Actividades que consumen hasta el 80% del tiempo totalB Actividades que consumen desde el 81% hasta el 95% del tiempo totalC Actividades que consumen desde el 96% hasta el 100% del tiempo total

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Realizar Análisis de Valor (Diseño)

Buscar áreas de oportunidad que puedan ser ejecutadas fácilmente por los responsables del área. Por ejemplo la emisión de un reporte que para Sistemas sea sencillo de obtener, para eliminar un control manual que se lleva en el área.

Otro tipo de área de oportunidad puede ir en el sentido horizontal, pasando actividades a departamentos que son los responsables de realizar cierta actividad, por ejemplo, en este caso la atención a visitas.

Procesos Actividad o Tarea

Und de Medida

Cant Dia Sem Mens Anual

tiempo estimado (minutos)

Atención a visitas

Apoyo a visitas en Corporativo durante su estancia estancias 1 1 120llamadas, impresiones, reservaciones, transportación alimentos para juntas estancias 1 1 120

¿Es necesario que ella

atienda a las visitas?

Asistente Administrativo

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Actividad o TareaUnd de Medida Cant Dia Sem Mens Anual

tiempo estimado (minutos)

Evento del concurso de pintura y futbol 1 1 7200

Evento del 12 de diciembre 1 1 7200

Apoyo para la realización de la fiesta de Navidad 1 1 3840

Partida de Pastel 1 1 120

Elaboracion del desplegado de los cumpleaños 1 1 30

Supervisor de RH

Realizar Análisis de Valor (Diseño)

Tener claros los objetivos del área.

Verificar si las actividades descritas agregan valor.

¿Genera algún Valor

Agregado ésta actividad ?

¿Tanto tiempo para organizar un evento de

futbol y pintura?

¿Es necesario tanto apoyo

para realizar la Fiesta de Navidad?

¿Tanto tiempo toma el partir

un pastel?

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Duplicidad de Actividades:

En algunos casos las áreas de oportunidad se manifiestan en controles dobles por desconfianza hacia los sistemas (aunque estos trabajen bien) o por la actitud de “salvar mi propio pellejo”. Sin embargo el costo de estos controles dobles puede llegar a ser alto.

Realizar Análisis de Valor (Diseño)

Procesos # Actividad o TareaUnd de Medida Cant Dia Sem Mens Anual

tiempo estimado (minutos)

Alta de solicitudes de pago 1 Verificacion de datos de las facturas n.verificaciones 5 1 2

para Corporativo 2Chequeo contra files o registros de los cargos a pagar que sean correctos y correspondan n.chequeos 5 1 6

3 Llenado de formato de desgloce de la factura n. Formatos 5 1 64 Alta de la solicitud en el sistema Access n.altas 5 1 55 Llevar la solicitud a firma n.firmas 5 1 26 Hacer copia de la solicitud y factura para su archivo n.copias 15 1 0.5

Si tiene la información el en Sistema, ¿porque tenerlo en papel?

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Metodología de Cargasde Trabajo

Marzo de 2007