Carrera 42 Numero 33 - 24 Barrio Barzal TEL. 6 614100 FAX ...

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO Carrera 42 No. 33-24 Conmutador (098) 6614100 NIT. 822.002.459-8

Carrera 42 Numero 33 - 24 Barrio Barzal TEL. 6 614100 FAX. Ext. 118 Email: [email protected]

ESTUDIO DE OPORTUNIDAD Y CONVENIENCIA PARA LA CONTRATACION DE LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS DE LA EMPRESA SOCIAL

DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO



CONTENIDO

1. PRESENTACIÓN DEL ESTUDIO. 2. NATURALEZA JURÍDICA 3. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

3.1. PROCESO DE CONSULTA EXTERNA

3.2. PROCESOS DE GESTION FINANCIERA

3.4. PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

3.5. PROCESO DE MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

4. ASPECTOS JURIDICOS Y TECNICOS 5. CARACTERISTICAS DEL SERVICIO

6. OBJETO DEL CONTRATO 7. PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACION 8. CONDICIONES DEL CONTRATO 9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA

10. OBLIGACIONES DE LA E.S.E. MUNICIPAL VILLAVICENCIO

11. TERMINOS DE EJECUCIÓN

12. RIESGOS QUE SE DEBEN PREVER Y AMPAROS NECESARIOS

13. ANEXOS



1. PRESENTACION DEL ESTUDIO

El Ministerio de Salud y Protección Social ha venido implementando el Programa de Reorganización, Rediseño y Modernización de las Redes de Prestación de Servicios de Salud, con el objeto de apoyar la transformación de la gestión de los hospitales públicos y Empresas Sociales del Estado, a través del mejoramiento de la eficiencia, la calidad y la sostenibilidad financiera de las redes públicas de prestadores de servicios de salud.

Una vez identificados los servicios de primer nivel de atención dentro del Plan Obligatorio de Salud, la ESE MUNICIPAL procede a caracterizar los procesos así:

Dirección Control Interno y de Gestión

PROCESOS DE DIRECCION

Gestión de la CalidadControl Interno Disciplinario

Elaborado Revisado Aprobado

Alexi Millan CadenaJefe Oficina de calidad

Alvaro Cardoso C - SubDirector CientíficoOlga Lucia Briceño - Subdirectora Administrativa

Jacqueline R Morales MolinaGerente

Fecha: 09/03/2012 Fecha:09/03/2012 Fecha Vigencia: 09/03/2012

USUARIO

y

SU FAMILIA

Consulta Externa

Atención de Urgencias

Hospitalización

Atención al Usuario

Laboratorio clínico

PROCESOS ASISTENCIALES

Promoción y Prevención

Gestión Talento Humano Sistemas de Información

Mantenimiento y Logística

Gestión FinancieraPROCESOS DE APOYO

Compras y Suministros

Gestión Documental

Contratación

Servicio farmacéutico

Información y atención al usuario

Como se observa en la anterior caracterización es necesario contar con procesos de apoyo en la prestación de los Servicios y actualmente no se cuenta con personal de planta suficiente para la ejecución de los procesos administrativos de las IPS.s y la sede administrativa, así como tampoco se cuenta con la capacidad financiera para asumir la responsabilidad económica que esto conlleva, de hacerlo atentaría contra la estabilidad económica de la empresa. Toda vez que por estudios financieros proyectados por la entidad (resumen en el anexo 1) con relación a esta eventual vinculación del personal requerido, se vería económicamente afectada la entidad, generando un riesgo y desestabilidad financiera y consecuencialmente afectaría gravemente los objetivos propios de la ESE, por lo que se avala la necesidad de la contratación de los procesos administrativos, y se hace necesario realizar la contratación de los siguientes procesos para complementar el personal administrativo en las diferentes dependencias de la entidad:

PROCESO DE CONSULTA EXTERNA

MAPA DE PROCESOS ESE MUNICIPAL



PROCESO DE GESTION FINANCIERA

PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL

PROCESO DE MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

Todos ellos para la ejecución de los procesos administrativos, con el fin de garantizar, realizar y ejecutar las actividades normales de la entidad tanto en su administración, organización y funcionamiento interno como en la prestación del servicio que por ley debe suministrar a la comunidad con eficiencia, oportunidad y calidad a la población usuaria y particular del municipio de Villavicencio. En consideración de que se debe garantizar la continuidad en la ejecución de los procesos; Teniendo en cuenta la cuantía del estudio y según el manual de contratación vigente la ESE municipal del municipio de Villavicencio, se llevará acabo la contratación a través de Licitación Publica No. 002 de 2013.

2. NATURALEZA JURIDICA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO DEL MUNICIPIO DE VILLAVICENCIO

La Empresa Social del Estado es una entidad descentralizada con carácter especial, del orden municipal, adscrita a la Secretaría de Salud del Municipio de Villavicencio; con personería jurídica, autonomía administrativa y patrimonio propio. Su régimen de contratación es de derecho privado y se encuentra regulado en el Acuerdo Número 004 de 2.010, proferidos por la Junta Directiva de la Empresa Social del Estado del Municipio de Villavicencio, en concordancia con las normas del Código Civil, de Comercio y demás disposiciones vigentes. La representación legal de la ESE la ejerce la Gerente, quien tiene atribuciones para contratar, de conformidad con los estatutos de la entidad y quien deberá ser autorizada expresamente por la Junta Directiva para surtir el proceso licitatorio.

3. CARACTERIZACIÓN DE LOS PROCESOS

En el MECI 1000:2005 se clasifican los procesos en categorías como: Procesos estratégicos, de apoyo y de evaluación; en desarrollo del presente estudio la ESE MUNICIPAL caracterizará los procesos administrativos de apoyo para cumplir a cabalidad con los objetivos, la misión y hacer realidad la visión de la entidad.

Conforme a lo anterior la Empresa Social del Estado del Municipio de Villavicencio hace la siguiente caracterización de procesos que se proyectan contratar durante la presente vigencia:

No. PROCESO SERVICIOS 1. CONSULTA EXTERNA Actividad de Asignación de Citas y Admisión para la

atención 2. GESTION FINANCIERA Actividad de facturación y caja en las diferentes IPS.s,

Actividad de Cartera 4. GESTION DOCUMENTAL

Actividad de Archivo administrativo de gestión, manejo archivo historias clínicas



5. MANTENIMIENTO Y LOGISTICA Servicios generales y de apoyo logístico administrativo

Conforme a la normatividad vigente y directrices impartidas por el Ministerio de Salud y la Protección Social el equipo directivo de la Empresa procede a realizar el estudio de caracterización de PROCESOS ADMINISTRATIVOS de la institución, en la que se incluye:

Definición del Proceso Objetivo Alcance Responsables Actividades y Procedimientos Riesgos Potenciales Indicadores Recursos Requisitos y/o Normatividad a Cumplir

3.1. CONSULTA EXTERNA

Consulta Externa Medicina General Consulta Externa Odontología

CONSULTA EXTERNA

SERVICIO

OBJETIVO Brindar servicios de consulta externa en medicina, odontología de baja complejidad para los usuarios de las entidades administradoras de planes de beneficios, los entes territoriales y la comunidad en general que acuda a los centros y puestos de salud de la empresa.

ALCANCE Inicia desde la disposición de los recursos para la prestación del servicio, comprende la solicitud y prestación del servicio, hasta que egresa con una conducta definida

RESPONSABLE Subdirector Científico ACTIVIDADES Y SERVICIOS

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTO/ REGISTRO

Secretaría Local de Salud

Secretaría Departamental de Salud

EAPB Otras entidades Subdirección

Administrativa

Contratos o convenios

Inventario de capacidad instalada

Plan de Salud Territorial

Planeación de la atención ofrecida en los Subprocesos Medicina, Odontología, Enfermería y PYP.

Plan de atención ambulatoria

Todas las IPS

Usuarios EAPB Entes

Territoriales

Plan de atención

EAPB Ente Territorial Comunidad Gerencia

Paciente Contrato o

convenio Bases de

datos Políticas de

admisión

Admisión para la atención

Autorización para la atención

Historia Clínica (paciente nuevo)

Paciente Archivo

clínico Facturación Profesional

de la salud

Registro de admisión



Gerencia Subdirección

Técnico Científica

Usuarios EAPB

Usuarios o pacientes

Historia Clínica (recién abierta o de archivo)

Guías de manejo clínico

MAPIPOS

Atención por consulta externa

Usuarios atendidos por subprocesos

Orden (es) de servicio (s)

Remisión Registros

de Historia Clínica

Usuarios EAPB Entes

Territoriales

Otras entidades

Otras IPS Otros

procesos Archivo

clínico

Historia Clínica RIPS


Archivo clínico Atención al

Usuario Subdirección

Asistencial

Registros de historia clínica

PQR Encuestas

de satisfacción

Guías de manejo clínico

Seguimiento y evaluación de la atención

Informes de auditoria

Planes de mejoramiento

Usuarios EAPB Entes

Territoriales

Actas de Comité Informes de

auditoria

RIESGOS POTENCIALES Error en la asignación de citas Uso indebido o pérdida de información Aplicación errada de guías de manejo Error médico Incumplimiento de citas médicas asignadas

INDICADORES RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR (Número de consultas

realizadas / Número de consultas Programadas) * 100

(Numero de complicaciones de pacientes derivadas de la consulta / Numero total de consultas) * 100

(Número de pacientes satisfechos / Numero de pacientes encuestados) * 100

Tecnológicos según condiciones de habilitación

Equipos de oficina y biomédicos

Equipo instrumental Humano: Médicos,

odontólogos, enfermeras, auxiliares de enfermería

Infraestructura adecuada

Decreto 4747 de 2007 Resolución 5261 de 1996 Acuerdo 306 de 2004 Decreto 1011 de 2006 Ley 23 de 1981 - Código de ética

médica Ley 35 de 1989 - Código de ética

de los odontólogos Ley 266 de 1996 - Ley de

enfermería Normatividad vigente que le

aplique

3.2. GESTION FINANCIERA

PROCESO GESTION FINANCIERA



OBJETIVO Garantizar el flujo de los recursos económicos y financieros que permitan el cumplimiento de los objetivos y metas institucionales

ALCANCE

Comprende las actividades desde la elaboración del presupuesto, su ejecución y registros contables respectivos en cuanto a ingresos y egresos, hasta la liquidación final del presupuesto y elaboración de los respectivos estados financieros

RESPONSABLE Contador Publico

PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE PROCEDIMIENTO/

REGISTRO

Área de Facturación

Almacén Cartera Nómina Contratación Contabilidad Presupuesto

Proyección de venta de servicios

Otros ingresos proyectados

Plan de compras

Gastos de personal

Proyectos de inversión

Gastos generales

Elaboración y aprobación del presupuesto

Proyecto de presupuesto

Presupuesto aprobado

Gerencia Subdirección

Administrativa y Financiera

Subdirección Técnico Científica

Contabilidad Tesorería

Acuerdo de aprobación del presupuesto

Todos los procesos

Ordenador del gasto

Subdirección Administrativa y Financiera

Contratista o proveedor

Necesidad de bienes y servicios

Solicitud de disponibilidad presupuestal

Disponibilidad presupuestal

Registro presupuestal

Ejecución presupuesto de gastos

Causación Informes de

ejecución Obligación

Contabilidad Organismos de

control

Ejecución presupuestal

Entidades Administradoras de Planes de Beneficios (EAPB)

Entes territoriales

Donantes

Convenios y contratos de venta de servicios

Facturación Donación

Ejecución de presupuesto de ingresos

Facturas Causación

de las ventas

Informes de ejecución

Cartera Gerencia Organismos de

control

Ejecución presupuestal




REGISTRO

Gerencia Presupuesto

Resultados de la ejecución

Solicitud de modificación

Modificaciones al presupuesto

Acto administrativo de modificación

Adiciones Traslados Reduccione

s

Junta Directiva Gerencia Presupuesto

Actos administrativos

Presupuesto Resultado de la ejecución

Liquidación del presupuesto

Disponibilidad inicial siguiente vigencia

Gerencia Tesorería

Registros de liquidación

Clientes institucionales o individuales

Entidades financieras

Donantes

Pago por venta de servicios

Ingresos de inversión

Rendimientos financieros

Ingresos por donación

Registro de ingresos a tesorería

Recibo de caja

Recibo de banco

Informes de ingresos

Archivo Gerencia Organismos de

control

Reporte de ingresos

Presupuesto y contabilidad

Contratista o proveedor

Entidades financieras

Obligaciones Soportes

para cobro Saldos

bancarios

Registro de egresos de tesorería

Cheques Transferenc

ias bancarias

Informes de egresos

Gerencia Contratistas o

proveedores Funcionarios Organismos de

control

Reporte de egresos

Todas las IPS

Facturación EAPB Entes

territoriales

Prestación de servicios

Soportes para la prestación de servicios

Contrato o convenio

Manual tarifario aplicable

Generación de facturas

Facturas Informes de

facturación

EAPB Entes

territoriales Cartera Gerencia Organismos de

control

Procedimiento para la facturación de servicios




REGISTRO

Facturación Auditoria de

cuentas médicas

Facturación radicada

Informes de auditoria de cuentas médicas

Contrato o convenio (términos)

Gestión de cartera y cobro

Recaudo Cartera por

edades Informes de

cartera

Gerencia Tesorería Organismos de

control

Procedimiento para recuperación de cartera

RIESGOS POTENCIALES

Pérdida o alteración de la información Registro inadecuado de la información Incumplimiento de la normatividad aplicable Pérdida de recursos económicos Desviación de recursos económicos

INDICADORES RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR (Numero de informes

entregados oportunamente / Total de informes entregados) * 100

(Valor total en las cuentas corrientes / Valor total de los recursos de tesorería) * 100

(Número de informes entregados oportunamente / Total de informes requeridos por entes externos al año) * 100

(Numero de eventos adversos gestionados / Numero total de eventos adversos detectados) * 100

Humanos Tecnológicos Insumos

Ley de presupuesto Normas contables Normatividad vigente que le

aplique

3.3. GESTION DOCUMENTAL

PROCESO GESTION DOCUMENTAL

Elaborado Revisado Aprobado Oscar Miranda Sánchez Procesos y Procedimientos

Yaned Sierra Subdirectora Administrativa

María Miriam Lema Gerente

Fecha:18/09/2008 Fecha: 29/09/2008 Fecha Vigencia:17/10/2008



OBJETIVO Brindar un adecuado manejo de todos los documentos administrativos y asistenciales que genera y recibe la Empresa, de tal forma que contribuyan a la toma de decisiones y al cumplimiento de los objetivos misionales.

ALCANCE Comprende desde la producción o recepción de los documentos hasta definir su conservación total, temporal o su eliminación

RESPONSABLE Subdirección Administrativa y Financiera – Subdirección Técnico Cientifica


- Archivo General de la Nación -Consejo Municipal de Archivo -Todos los procesos

-Normatividad aplicable -Distribución documental de la Entidad

- Planeación de Gestión de archivo

-Manual de archivo

- Todos los procesos

-Manual de Archivo

-Manual de Archivo -Correspondencia interna y externa -Tablas de retención

-Manual de Archivo -Correspondencia interna y externa - Tablas de retención

Archivo administrativo de gestión

-Archivo temporal por proceso -Documentos transferidos a archivo central según su ciclo vital

Todos los procesos

Entes de Control

-Tablas de retención Documental

Comité de Historias Clínicas

Ministerio de Protección Social

Normatividad Necesidades

de registros asistenciales

Manejo de HistoríasClinicas

Historias Clínicas custodiadas y conservadas

Procesos asistenciales

Usuarios

-Procedimiento para el manejo de la Historia Clínica

Comité de Historias Clínicas

Usuario

Necesidad de traslado

Procedimiento del manejo de la Historia Clínica

Actividades asistenciales realizadas

Traslado Historias Clínicas

Historia Clínica trasladada

Archivo clínico

Pacientes

Autoridades competentes

- Bioestadística - Registro de entrada y salida de historias clínicas - Registro de traslado de Historia Clínica

Paciente Tercero

autorizado Autoridad

competente Auditores

médicos

Usuario Tercero

autorizado Autoridad

competente Subdirección

Científica

Expedición de certificados, constancias o copias de Historia Clínica

Copia auténtica de documento

Certificado Constancia

Solicitante

-Solicitud y entrega de copia de historia Clínica con soportes



RIESGOS POTENCIALES Refiérase al Mapa de riesgos actualizado.

INDICADORES RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR

Refierase a la Matriz de indicadores

Espacio adecuado para el almacenamiento temporal y definitivo

Equipos de computo Programa para control

documental Papelería Personal idóneo para la gestión

documental de archivo

Resolución 1995 de 1999 Ley 594 de 2.000 – Ley

General de Archivo Normatividad vigente que le

aplique

Elaborado Revisado Aprobado Angela Escobar Torres Responsable Práctica Administrativa

AlvaroCardosa Subdirector Científico Carmen Julia Cespedes Castañeda Subdirectora Administrativa

Jaqueline Morales Molina Gerente

Fecha: 07/05/2011 Fecha: 28/06/2011 Fecha Vigencia:30/06/2011

3.4. MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

PROCESO MANTENIMIENTO Y LOGISTICA

OBJETIVO Garantizar el mantenimiento de la infraestructura y los equipos, así como los servicios de soporte logístico necesarios para el buen funcionamiento de las sedes de la ESE Municipal.

ALCANCE

Comprende desde la manifestación de la necesidad de: personal administrativo de soporte logístico, mantenimiento a la infraestructura, a los equipos tecnológicos, industriales y biomédicos hasta la vinculación de personal y entrega a satisfacción al solicitante de los diferentes mantenimientos.

RESPONSABLE Subdirección Administrativa y Financiera –Subdirección Científica PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE



PROVEEDOR ENTRADA ACTIVIDAD PRODUCTO CLIENTE

Almacén Todos los

procesos

Inventario de equipos

Necesidades de mantenimiento de infraestructura

-Necesidades de mantenimiento de equipos

Planeación del mantenimiento

Plan de mantenimiento

Todos los procesos

Centros de salud

Contratación Proveedor

Externo

Necesidad de mantenimiento

Contratos de mantenimiento

Cronograma de mantenimiento

Mantenimiento preventivo y correctivo de los equipos biomédicos

Equipos biomédicos en buen estado

Conceptos Técnicos

Usuarios de equipos biomédicos

Almacén

Subdirección Administrativa y financiera

Usuarios de sistemas informáticos


externo

Plan de Mantenimiento


Contrato de mantenimiento

Cronograma de mantenimiento

Mantenimiento de hardware y software

Equipos de cómputo/programas mantenidos

Concepto técnico

Back up información.

Usuarios de sistemas informáticos

Oficina de Sistemas

Todos los procesos de la empresa

Contratación

Plan de mantenimiento


Contrato de mantenimiento

Mantenimiento a instalaciones físicas/infraestructura

Infraestructura en condiciones adecuadas y mantenidas

Usuarios internos y externos

Procesos de dirección

Procesos de apoyo administrativo

Necesidad de apoyo administrativo

Necesidad de apoyo a dirección

Auxiliares administrativos de apoyo

Correspondencia Informes Tramites de

documentos Solicitudes Archivo

documentos

Usuario internos y externos

Todos los procesos de la empresa


Externo

Necesidad de servicios generales

Necesidad de seguridad y vigilancia

Contratos Personal idóneo

Servicios generales y de vigilancia

Empresa limpia y aseada

Empresa segura y vigilada

Todos los proceso de la empresa

Usuario externo



RIESGOS POTENCIALES Refiérase al Mapa de riesgos actualizado

INDICADORES RECURSOS REQUISITOS A CUMPLIR

Refiérase a la Matriz de indicadores

R. Humano: Ingenieros Biomédicos, Ingenieros de Sistemas, Personal técnico industrial, Ingenieros Civiles y/arquitectos, Personal de servicios generales y Vigilantes.

R. tecnológicos: Equipos de cómputo y herramientas especificas

Estatutos de Contratación Normatividad vigente que le

aplique

4. ASPECTOS JURIDICOS Y TECNICOS La Empresa Social del Estado Municipio de Villavicencio, es una Institución prestadora de servicios de salud de Primer Nivel de atención, debe prestar servicios de salud eficientes, oportunos y con calidad; para cumplir con ésta obligación, requiere contratar la prestación de servicios para la ejecución de procesos administrativos en las IPS.s y sede administrativa relacionados con la ESE.

Como consecuencia de la promulgación de la Constitución Política de 1.991, la Seguridad Social en Colombia se convirtió en un Servicio Público de carácter obligatorio, según las disposiciones de la Ley 100 de 1.993, sus respectivos Decretos Reglamentarios, la Ley 1122 de 2007 y la Ley 1438 de 2011. El artículo 48 de la Constitución Política señala que la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio, que se presta bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad.

La Ley toma en cuenta una serie de principios, como eficiencia, integralidad y unidad, que pretenden garantizar la mejor prestación de los servicios de salud a los usuarios; así como el auto-sostenimiento económico y financiero de las instituciones que participan en el sector, principalmente las Empresas Sociales del Estado.

Elaborado Revisado Aprobado Luz Delia Miraval Tovar Jefe Oficina de Calidad

Janeth Patricia Jurado Subdirectora Administrativa y Financiera Nubia Esperanza Torres Subdirector Científico

Julio Guillermo Rojas Cruz Gerente

Fecha:08/01/2013 Fecha: 08/01/2013 Fecha Vigencia:08/01/2013



La libre competencia determinada como principio básico en la prestación de servicios de salud, ha implicado la conjugación tanto del sector público y privado en el cumplimiento de dichos objetivos.

El Sistema de Seguridad Social regido por la Ley 100 de 1993 creó las denominadas Empresas Sociales del Estado, encargadas de prestar servicios de salud a la población, regulados por el siguiente marco legal: Ley 100 de 1993, Decreto 1876 de 1994, Ley 489 de 1998, Ley 1122 de 2007y demás normas que sean concordantes.

En este orden de ideas, para cumplir los cometidos anteriores, la ESE requiere la contratación de procesos administrativos en las IPS.s y la sede administrativa. El Consejo de Estado, en la SALA DE LO CONTENCIOSO ADMINISTRATIVO, SECCION SEGUNDA – SUBSECCIÓN “A”, con Consejera Ponente: ANA MARGARITA OLAYA FORERO, al respecto determinó:

“(…) Resulta necesario señalar que las Empresas Sociales del Estado como su nombre lo indica, desarrollan una modalidad de actividad empresarial del Estado, que para competir con eficiencia frente a otras empresas del sector privado, requieren de agilidad y flexibilidad en el manejo de sus recursos productivos; son entidades del Sistema de Seguridad Social que ofrecen servicios relacionados con la salud de los habitantes del territorio nacional, lo que constituye un servicio público según lo estipula el artículo 49 de la C.N”.

De acuerdo con el contenido del artículo 365 de la C.N., los servicios públicos “Estarán sometidos al régimen jurídico que fije la ley, podrán ser prestados por el Estado, directa o indirectamente, por comunidades organizadas o por particulares.”

Por ello de las normas legales que desarrollan el precepto constitucional y de éste mismo, puede colegirse que no existe prohibición para que el servicio público de Seguridad Social en Salud, cuando sea prestado por la nación o por una entidad territorial a través de una Empresa Social del Estado, pueda ser realizado indirectamente, es decir con mediación de otras entidades. Ello autoriza la celebración y ejecución de contratos de prestación de servicios cuando su finalidad sea obtener eficiencia empresarial.

La salud se ha convertido en una actividad económica o empresarial en la que concurre y compite con los particulares, por no tratarse de una función administrativa propia y ordinaria de la administración del Estado, sino de una actividad económica, de la prestación de un servicio, también realizable por los particulares. (ver Corte Constitucional sentencias C-209/1997 y C-484/1995 y C- 614 de 2009), ha hecho que las entidades públicas (ESE) que prestan estos servicios, deban reestructurarse, deban ser competitivas, pero por sobre todo, garantizar la prestación eficiente del servicio público de la salud, contando para ello con la posibilidad de contratar todo o parte de las funciones que desarrolla la ESE. La E.S.E. encuentra en la contratación, un instrumento permitido por el legislador para el beneficio colectivo, con el cual pretende impulsar los programas, proyectos y actividades de interés público acordes con las metas que se le han señalado en los planes de desarrollo institucional, sin demérito de los principios que rigen la actividad administrativa del Estado. Uno de los objetivos de la Empresa es desarrollar la estructura y capacidad operativa de la misma, mediante la aplicación de principios y técnicas gerenciales que aseguren su supervivencia, crecimiento, calidad de recursos, capacidad de competir en el mercado con rentabilidad social y financiera. En ese orden de ideas, y buscando la estimulación de la demanda, se hace necesario garantizar la prestación de



los servicios a través de la externalización de la contratación de procesos asistenciales, que permitan brindar un servicio con calidad y oportunidad. La ESE de Villavicencio, con el fin de prestar servicios, ampliar su portafolio, asegurar la sostenibilidad financiera, buscando alcanzar mayores niveles de eficiencia, más flexibilidad, y menor componente de costos fijos, ve en la externalización con personas naturales y jurídicas legalmente constituidas, una respuesta adaptativa a un entorno financiero cambiante, para lo cual ha definido procesos que se pueden realizar, conforme a las disposiciones legales siempre atendiendo las orientaciones trazadas por los órganos de control y la jurisprudencia de las altas cortes. La Gerencia con el modelo propuesto, persigue optimizar los costos administrativos, generar mayor productividad, mayor eficiencia y realizar oportunamente los ajustes pertinentes, con un menor número de procesos, que le permita un mejor desempeño y calidad; facilitando la gestión de la producción y de la fuerza de trabajo, a través de unos costos variables de producción, lo que le permitirá una mayor flexibilidad para enfrentar las fluctuantes situaciones económicas por las que atraviesa el país. En este modelo, la ESE podrá contratar los procesos administrativos con personas naturales, jurídicas o Cooperativas de Trabajo Asociado u otras formas asociativas sin ánimo de lucro, las cuales desarrollarán el objeto contractual en forma independiente. Además, la persona natural, jurídica o la cooperativa tendrá una participación activa frente a procesos asistenciales que se le contraten y ejercerá el seguimiento correspondiente para verificar el desarrollo idóneo de estos en virtud de la responsabilidad que le asiste. 5. CARACTERÍSTICAS DEL SERVICIO: Convocar a las personas naturales, jurídicas o Cooperativas de trabajo asociado u otras formas asociativas sin ánimo de lucro, que de acuerdo con su naturaleza, estén en capacidad jurídica y operativa, para la prestación de servicios administrativos en las IPS.s y sede administrativa, relacionados con el funcionamiento de la ESE Municipio de Villavicencio, con miras a cumplir el objetivo final cual es la prestación de servicios de salud integrales y con calidad, en cumplimiento de las actividades y funciones encomendadas y que le son propias a la Institución, sin que se genere intermediación laboral. 6. OBJETO DEL CONTRATO Es un contrato de prestación de servicios que tendrá por objeto el siguiente: prestación de los procesos administrativos en las IPS’s y Sede Administrativa de la E.S.E del municipio de Villavicencio en los procesos de apoyo a consulta externa, gestión financiera, atención al usuario, gestión documental y mantenimiento y logística.

La modalidad de contratación será por licitación pública de acuerdo al artículo 23 del manual de contratación de la Empresa Social del Estado del municipio de Villavicencio (acuerdo 004 del ocho de septiembre de 2.010)

7. PRESUPUESTO OFICIAL DE LA CONTRATACION

De conformidad con los procesos caracterizados, se tiene un costo estimado para la contratación por valor de: MIL NOVECIENTOS TRES MILLONES CUATROSCIENTOS NOVENTA Y SIETE MIL



CINCUENTA Y DOS PESOS($1.903.497.052) MCTE, del presupuesto de gastos de la vigencia 2013 (Ver anexo2). 8. CONDICIONES DEL CONTRATO:

El tipo de contrato a celebrar es de Prestación de Servicio, por un término de diez (10) meses, entre el primero (1) de Marzo al treinta y uno (31) de Diciembre del año 2013, el valor del contrato estará determinado por la suma que arroje al calcular los servicios ofrecidos en cada proceso. El servicio contratado será cancelado por mensualidades vencidas, previa la presentación de la factura correspondiente a los servicios prestados certificados por los supervisores del contrato.

9. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA:

El proponente seleccionado deberá cumplir, entre otras obligaciones que se establezcan en el contrato de prestación de servicios, las siguientes:

El contratista deberá garantizar el cumplimiento del servicio a través de trabajadores idóneos y capacitados, para lo anterior, deberá poner a disposición de la ESE los documentos que acrediten la formación académica y experiencia del personal requerido, esto es, diplomas de estudios, antecedentes disciplinarios, fiscales, judicial y constancias laborales; por lo tanto el proceso de verificación documentos y de experiencia laboral, deberá asegurar la veracidad originalidad, legalidad de los documentos que aporten los trabajadores.

Prestar los Servicios de: a.) Apoyo al servicio de Consulta Externa en la actividad de asignación de citas y admisión para la atención b.) Apoyo al proceso de Gestión Financiera c.) Apoyo al proceso de Gestión documental d). Apoyo al proceso de Mantenimiento y logística.

Cumplir con las actividades que cada proceso requiera, de acuerdo a la necesidad de la ESE y de acuerdo a la programación del proceso y respetando las normas administrativas asistenciales y políticas de la ESE Municipal de Villavicencio, el reglamento interno de la ESE y los protocolos, guías de atención, y cuando sea el caso, normas técnicas establecidas por la Institución y además los procesos de seguridad de riesgo, en cada una de las áreas en que desarrollarán los procesos.

Mantener y garantizar con disponibilidad permanente la prestación del objeto contratado,

debiendo, cumplir en la ejecución del contrato, con las obligaciones señaladas en su oferta y las demás que sean necesarias para la correcta prestación del servicio y/o señaladas con el funcionario que ejerce el control de ejecución. Deberá velar con su estructura administrativa que quienes presten sus servicios objeto del contrato, este cumpliendo cabalmente con las obligaciones impartidas

En caso de que el favorecido sea una cooperativa de trabajo asociado u otra formas

asociativas sin ánimo de lucro, no podrá ir en contravía de lo preceptuado en el artículo 3 del Decreto 2025 de 2011. Bajo ninguna circunstancia la entidad contratante permitirá que la relación entre el asociado y la cooperativa se deslaboralice y las relaciones se sujetarán a las directrices que tracen los órganos de control y la jurisprudencia de las altas cortes sobre



cooperativas de trabajo asociado. La cooperativa de trabajo asociado que resulte favorecida en el proceso licitatorio deberá ajustarse en todo lo preceptuado por el decreto 4588 de 2006, la Ley 1233 de 2008 y el Decreto 2025 de 2011 y las demás normas que la modifiquen.

Responder por las irregularidades y reclamaciones que se presente, en desarrollo de la

atención que se obliga a prestar a los usuarios y aplicar las medidas correctivas. Respetar los reglamentos y normas establecidas por la ESE.

El Contratista deberá velar con su estructura administrativa que el personal vinculado que

preste sus servicios objeto del presente contrato, estén cumpliendo cabalmente con las obligaciones impartidas.

Garantizar que el servicio integral ofrecido, sea permanente y no se interrumpa bajo ninguna

circunstancia, excepto en los casos fortuitos o de fuerza mayor, el cual deberá prestarse de conformidad con lo estipulado en el contrato y su propuesta.

Cumplir con las condiciones Técnicas, jurídicas y económicas, presentadas en la propuesta.

Respetar los derechos fundamentales y libertades de los usuarios, absteniéndose de asumir

conductas contrarias a aquellos. El Contratista atenderá las normas que la ESE defina a través de circulares, en particular los lineamientos que determine el Comité de Quejas y Reclamos para la mejor prestación del servicio .

Mantener en forma permanente altos niveles de eficiencia profesional y / o técnica para atender las obligaciones, brindando inducción, evaluación y capacitaciones permanentes.

Reportar en caso de cualquier novedad o anomalía, de manera inmediata la situación al funcionario encargado del control de Ejecución.

Colaborar con la ESE, para que el servicio contratado se cumpla y que este sea de la mejor calidad.

Acatar las recomendaciones que durante el desarrollo del contrato le imparta la ESE a través del funcionario que ejercerá el control de ejecución para que el servicio se cumpla eficientemente.

Garantizar la calidad del servicio observando estrictamente los lineamientos y parámetros establecidos en el Sistema obligatorio de la garantía de la calidad de acuerdo con la normatividad vigente para las instituciones prestadoras de servicios en salud, para lo cual se requerirá participación activa, actualización de documentos, socialización, evaluación de adherencia, asistencia a reuniones para respuestas oportunas a los requerimientos del SOGCS y SGC, basado en la NTC ISO 9001.

No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer u omitir algún acto o hecho, debiendo informar inmediatamente a la ESE a través del funcionario responsable del control de ejecución acerca de la ocurrencia de tales peticiones o amenazas y a las demás autoridades competentes para que se adopten las medidas y correctivos que fueren necesarios.



Cumplir con los aportes para la seguridad social establecidos por la Ley. El Contratista

cumpliendo con su esquema de protección social, afiliará los trabajadores y/o asociados al Sistema de seguridad social en salud (Salud, pensión y Riesgos laborales) así mismo a la Caja de Compensación Familiar, SENA, ICBF, conforme a lo dispuesto en la Ley 1233 de 2008 y de las directrices que sobre la materia reglamente o establezca el Gobierno Nacional.

Presentar mensualmente los comprobantes de pagos de parafiscales: Cajas de Compensación, ICBF Y SENA y seguridad social: salud, riesgos profesionales y pensiones; conforme a la normatividad vigente. Estos documentos se constituirán en requisito necesario para el pago mensual del contrato que se suscriba con la ESE.

Pagar oportunamente las prestaciones sociales, subsidios, afiliación y aportes a los sistemas

de salud, pensión y riesgos profesionales y demás conceptos a los trabajadores y/o asociados destinados para la prestación del servicio objeto del contrato, de acuerdo con la normatividad respectiva.

Pagar a los trabajadores o asociados las remuneraciones dentro de los primeros ocho (8)

días de cada mes independientemente de que el contratante haya efectuado el pago correspondiente a ese periodo.

El contratista se obliga a dar cumplimiento a la normatividad vigente sobre la prohibición de

intermediación laboral.

Atender las solicitudes de ajuste de horas de acuerdo a la programación del servicio que solicite o requiera la ESE, para el desarrollo de los diferentes procesos y servicios.

Responder directamente por las pérdidas de bienes y por los daños que se causen a los

mismos, como también a las instalaciones donde se preste el servicio, que sean causados por el personal vinculado por el Contratista, cuando se establezca la responsabilidad de aquel. El contratista no podrá retirar los equipos que le sean entregados por la E.S.E. Municipal de Villavicencio.

Responder sin perjuicio de la respectiva garantía, por la calidad de los servicios contratados.

Autorizar a la empresa para que realice el descuento del valor mensual a cancelar, por

concepto de glosas, daños, perjuicios y sanciones derivadas por la omisión, extralimitación e inadecuada ejecución de los procesos contratados atribuibles a la culpa, negligencia o impericia de los miembros del contratista, siempre que se demuestre las causas atribuibles a dicho personal.

Los supervisores del contrato suscrito con la ESE en el ejercicio de la labor de supervisión

podrán solicitar al contratista fotocopia de las hojas de vida del personal vinculado que ejecute procesos y servicios contratados a efecto de que se dé cumplimiento a las normas establecidas en el Sistema Obligatorio de la Garantía de la Calidad

Disponer de una línea de Fax y teléfono móvil Celular para atender de manera efectiva y

permanente durante las 24 horas del día los requerimientos que la ESE le formule, indicando el número respectivo.



Cumplir con el registro de información siguiendo los procesos establecidos por la ESE y los formatos administrativos y asistenciales, software´s preservando la fidelidad, calidad y oportunidad de los datos.

El contratista realizará una inducción sobre cultura empresarial, las políticas y directrices de

desarrollo de la ESE, así como las funciones y responsabilidades que le asisten al trabajador seleccionado para la prestación del servicio.

El contratista como parte de su portafolio de servicios y en el marco de los alcances de su

propuesta técnica, contribuirá con acciones de protección social y bienestar social con su personal vinculado, como motor de cambio del clima organizacional y mejoramiento continuo del recurso humano. Por lo cual, hará procesos periódicos de capacitación e inducción por el contratista.

El contratista es responsable que el personal esté debidamente seleccionado, capacitado,

uniformado y carnetizado para la prestación del servicio, para lo anterior, deberá poner a disposición de la ESE, los documentos legales que para la verificación o constatación se requieran.

El contratista que ejecute los procesos y procedimientos, tiene que demostrar con prueba

idónea, que el personal que ejecuta los procesos y procedimientos, se encuentra vacunado contra la Hepatitis B.

El contratista deberá garantizar la presencia inmediata en la Empresa Social del Estado

Municipio de Villavicencio, de todo el personal asociado del cual dispone, ante situaciones declaradas como de emergencia y/o desastre, que exijan mayor participación de los trabajadores y/o asociados.

El contratista presentará a la ESE en cada mes vencido, la información total de los pagos

efectuados a los trabajadores y/o asociados, discriminando el valor del concepto de aportes por seguridad social del personal vinculado y aportes parafiscales cuando ello hubiere lugar conforme a la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional.

El contratista deberá contar como mínimo con una (1) oficina o sede administrativa en

Villavicencio. Lo anterior, con el objeto de atender oportunamente las diferentes inquietudes de los trabajadores y/o asociados.

Responder por los bienes entregados para el desarrollo de las actividades propias de los

servicios contratados, so pena de incumplimiento de contrato. El contratista impartirá las instrucciones al personal correspondiente para la ejecución de los

procesos y procedimientos, principalmente para el uso de los elementos de protección industrial, inducción en los protocolos para el uso de los detergentes, disolventes, desinfectantes, etc, para su uso racional y que no cause peligro a la salud de dichas personas ni del personal de la ESE MUNICIPAL. El contratista deberá informar al mensualmente al supervisor del contrato del cumplimiento de esta obligación.

Las demás obligaciones que sean de la naturaleza del contrato.



10. OBLIGACIONES DE LA ESE MUNICIPAL

Pagar oportunamente la ejecución de los procesos facturados por la contratista conforme a lo pactado, previa la certificación del cumplimiento por parte de los supervisores.

Suministrar a la persona natural, jurídica o Cooperativa de trabajo asociado u otras formas asociativas sin ánimo de lucro, la documentación relacionada con la caracterización de los procesos y demás información que esta requiera para el cabal cumplimiento del objeto del proceso licitatorio.

Realizar el nombramiento del funcionario que realizará la supervisión y vigilancia de los servicios

contratados.

Sera obligación de la ESE vigilar el normal desarrollo del proceso contratado, con especial

énfasis en evitar que exista intermediación laboral, vulneración del sistema prestacional al que tienen derecho los trabajadores, asociados o cooperados, como quiera que se denominen, frente a la empresa, asociación o cooperativa de la cual forme parte, Para tal efecto se designarán los interventores o supervisores del contrato, quienes ejercerán la vigilancia y control para que la entidad contratada cumpla a cabalidad con este precepto y que se estipulara dentro de las obligaciones del contratista con el fin de preservar las orientaciones que han emitido las altas cortes y los órganos de control, al igual que las directivas que de manera conjunta han elaborado el ministerio de la protección social y el ministerio de trabajo junto con el concepto por el asesor jurídico externo de la empresa.

Coordinar y evaluar de manera permanente el cumplimiento de los procesos con la persona designada por la persona natural, jurídica o Cooperativa de trabajo asociado u otras formas asociativas sin ánimo de lucro.

Disponer de los medios materiales, asistenciales y estructura física, así como de las instalaciones

adecuadas y demás medios y servicios para que el trabajador de la persona natural, jurídica o Cooperativa de trabajo asociado u otra formas asociativas sin ánimo de lucro, puedan desarrollar y cumplir con los procesos mencionados en el objeto del contrato.

11. TÉRMINO DE EJECUCIÓN: El término de ejecución del contrato será por un periodo de diez (10) meses, del 1 de Marzo al 31 de Diciembre de 2013.

12. RIESGOS QUE SE DEBEN PREVER Y AMPAROS NECESARIOS: 12.1 RIESGOS 12.1.2 Riesgos de carácter jurídico 12.1.2.1 Riesgos por cambios en el régimen laboral Colombiano y otras normas que afecte el contrato y las condiciones pactadas en él.



Tipificación:

Toda norma de obligatorio cumplimiento que modifique las condiciones pactadas en el contrato y afecte con las condiciones laborales que contratista proyectó en su oferta, serán introducidas al contrato, sin que medie negociación alguna con el contratista, toda vez que la ESE no tiene la facultad de negociar apartes normativos de obligatorio cumplimiento.

En el evento de ser seleccionada una Cooperativa de Trabajo asociado u otras formas

asociativas sin ánimo de lucro, Si el legislador o el gobierno nacional o cualquier pronunciamiento de las altas cortes durante la ejecución del contrato llegare a prohibir, modificar cualquier situación jurídica con las COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO, que impida jurídicamente la continuidad del contrato, esta se entenderá terminado de pleno derecho cuando sobrevenga la causa que impida su cumplimiento, sin que ninguna de las partes pueda solicitar indemnización o perjuicio alguno por tratarse de una situación ajena a las partes contratantes.

Asignación: Este riesgo y su consecuencia serán asumidos en su totalidad por el contratista. Mitigación del riesgo: Se llevará a cabo una permanente vigilancia de los cambios normativos que afecten la ejecución de los contratos de la ESE y se aplicaran las medidas obligatorias a que haya lugar. 12.2 AMPAROS: El proponente favorecido una vez suscrito el contrato deberá constituir una garantía única con entidad bancaria o una póliza de seguros expedida por una compañía legalmente reconocida en el país que ampare lo siguiente. Cumplimiento General del Contrato: equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia del

mismo y 4 meses más. Calidad del Servicio: equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia del mismo y 4

meses más. Amparo al pago de salarios, indemnizaciones, prestaciones, compensaciones y demás

beneficios económicos que se deriven de la relación del trabajo, su valor será equivalente al 20% del valor del contrato con una vigencia igual al mismo y tres (3) años más.

Garantía de Responsabilidad Civil extracontractual: la cual debe amparar el 20% del valor del contrato con una vigencia igual al mismo y cuatro (4) meses más.

Villavicencio, 10 de enero de 2013.

JULIO GUILLERMO ROJAS CRUZ JANETH PATRICIA JURADO FLOREZ Gerente ESE MUNICIPAL Subdirectora Administrativa Y Financiera

NUEBIA ESPERANZA TORRES



Subdirector Científico

Revisado: Dr. Edgar Enrique Ardila Barbosa, Abogado Externo

14. ANEXOS

Anexo 1. Viabilidad Financiera para contratar procesos

Valor de contratación anual del personal por Terceros

CONTRATACION

PROYECTADA 10 MESES RESTANTES Total año

PROCESOS ASISTENCIALES $ 9.752.970.172.00 $ 11.473.876.888.00 PROCESOS ADMINISTRATIVOS $ 1.903.497.052.00 $ 2.250.666.751.00



Total a pagar por año a terceros $ 13.724.543.639.00

Valor de contratación anual del Personal por Planta ASISTENCIAL $ 18.125.262.076.00 ADMINISTRATIVO $ 3.125.173.570.00 Total $ 21.250.435.646.00

Valor de la planta contratada actualmente $ 5.090.677.000.00 TOTAL DE LA NOMINA $ 26.341.112.646.00

PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2013 $ 24.116.446.935.00

DEFICIT $ (2.224.665.711.00)

ANEXO 2. Horas por proceso

SERVICIOS

No. Horas de servicio

mes requeridas

No. Horas por los 10

meses

Valor hora x servicio

2013

Valor del servicio

mensual a contratar

Valor del servicio a contratar por 10

meses

PROCESO GESTION FINANCIERA 5.588 55.880 13.317 74.415.396 744.153.960 PROCESO GESTION DOCUMENTAL 2.585 25.850 10.491 26.586.725 271.192.350 APOYO ADMINISTRATIVO PROCESO CONSULTA EXTERNA 1.536 15.360 12.357 18.607.104 189.803.520 PROCESO MANTENIMIENTO Y LOGISTICA 1.344 13.440 13.336 17.571.456 179.229.822



PROCESO MANTENIMIENTO Y LOGISTICA -SERVICIOS GENERALES 5.945 59.450 8.732 50.895.145 519.117.400 SUB TOTAL PROCESO 16.998 169.980 58.233 188.075.826 1.903.497.052

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Carrera 42 Numero 33 - 24 Barrio Barzal TEL. 6 614100 FAX ...

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