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TESTIGOS DE JEHOV  DE  LOS  ASOCIACIÓN 

R. EL CORTIJO 329, MONTERRICO CHICO, SANTIAGO DE SURCO, LIMA 33, LIMA - PERÚ TEL. 434-1474 FAX. 434-1473 

22 de agosto de 2013

A LOS COMITÉS DE SERVICIO DE LAS CONGREGACIONES DE PERU

Asunto: Asambleas internacionales de 2014

Estimados hermanos:

 Nos complace informarles que el Cuerpo Gobernante ha aprobado que se celebrenasambleas internacionales en 2014 en ocho países del mundo. Los publicadores bautizados dePerú han sido invitados a asistir a Estados Unidos. Hemos adjuntado una carta que debe leerse ala congregación en las siguientes dos reuniones.

Como verán en la carta dirigida a las congregaciones, los preparativos de estas asambleasinternacionales son similares a los que se han hecho para las asambleas especiales de los pasadosdos años. Cabe destacar que los asambleístas tienen la libertad de viajar por su cuenta ovaliéndose de la ayuda de la agencia de viajes que hemos elegido. Tengan la bondad de seguir lasinstrucciones que se indican a continuación.

Requisitos. Sugerimos que los ancianos se familiaricen con la información de esta carta yde la carta dirigida a las congregaciones, así como con la solicitud y la  Hoja de instrucciones paralos solicitantes. En especial, es importante que el secretario de la congregación esté bien enteradode todos los detalles de estos preparativos. Les suplicamos a los ancianos que sean muy francoscon quienes no gocen de buena salud o que no puedan valerse por sí mismos. Si alguien tiene malasalud o padece de algún impedimento debido a la edad avanzada o a cierta discapacidad, es mejorque le digan que no solicite asistir. En el pasado hemos recibido solicitudes de personas con graves

impedimentos visuales o auditivos que no se corrigen con lentes o audífonos. Otros sufrían deobesidad severa y no podían caminar largas distancias o permanecer de pie por períodos prolongados. Los viajes largos en difíciles condiciones físicas pueden agravar la salud de quienestienen tales circunstancias. Además, las actividades de otros representantes podrían verseafectadas. Por lo tanto, se anima a todos a que, antes de llenar una solicitud, evalúen detenidamentey con oración sus limitaciones físicas, así como los riesgos que el viaje pudiera representar para susalud.

Tras analizar los criterios que se especifican en la  Hoja de instrucciones para los solicitantes, el secretario imprimirá una solicitud para cada persona que pida una y que cumplacon todos los requisitos. También le entregará una copia de la  Hoja de instrucciones para los solicitantes. Cada persona, incluso los que sean miembros de la misma familia, ha de llenar una

solicitud y entregarla al Comité de Servicio de la Congregación a más tardar el 1 de diciembrede 2013.

Envío de solicitudes en formato electrónico. Una vez que el Comité de Servicio de laCongregación apruebe a un solicitante, el secretario introducirá los datos en un formularioelectrónico que estará disponible en el sitio de Internet jw.org. Dicha información ha deingresarse antes del 21 de diciembre de 2013. Después de llenar cada formulario en la páginaelectrónica, el secretario podrá imprimir la información. Tengan la bondad de mostrársela alsolicitante para cerciorarse de que no haya errores. Si es necesario hacer cambios, estos debenintroducirse a más tardar el 21 de diciembre de 2013. Las solicitudes impresas, y firmadas porcada solicitante, se guardan en el archivo de la congregación.

Una asociación no lucrativa

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Grupos. Se hará lo posible por complacer a quienes desean asistir a la misma asambleacon otros miembros de la familia o amigos. Con todo, los grupos se limitarán a un máximo deocho personas. También se puede formar un grupo con hermanos de distintas congregaciones, pero cada uno recibirá y enviará su solicitud a través de su propio comité de servicio. Cada grupodebe seleccionar a uno de sus miembros para que sirva de contacto antes de entregar lassolicitudes. Normalmente, el contacto es un varón, a menos que se trate de un grupo en el quesolo haya hermanas, entonces una de ellas sería el contacto. Para que se pueda establecer larelación entre los integrantes del grupo, cada solicitante (incluidos los cónyuges y demásmiembros de la misma familia) debe utilizar el mismo código de identificación del grupo, que elcontacto del grupo pedirá al secretario de su congregación. El secretario consigue este códigoúnico del sitio jw.org y se lo da al contacto del grupo para que lo anote en su solicitud.El contacto del grupo es responsable de darles a los miembros de su grupo este código único, demodo que ellos también puedan anotarlo en sus solicitudes. De este modo se asegura que todosestén relacionados entre sí a lo largo del proceso.

Alojamiento especial. Le pediremos a la sucursal anfitriona que investiguen si unacantidad limitada de invitados podría hospedarse en hogares de hermanos. Esto es confidencial, por lo que no se debe dar a saber a todos los solicitantes. Sin embargo, si los ancianos están altanto de algún hermano fiel que lleva muchos años en la verdad, e incluso en el servicio detiempo completo, pero que no puede costear la totalidad del viaje, podrían animarlo a llenar lasolicitud. El secretario indicará en el formulario electrónico del sitio jw.org que este hermanoreúne los requisitos para recibir alojamiento especial, si lo hay disponible.

Uso del sitio de Internet jw.org. La pestaña Asamblea forma parte del sitio de Internet jw.org. Uno de los administradores de dominio de la congregación debe asignarle esta función alsecretario (o a otro anciano asignado a ayudar en estas labores). Esta página será el medio

 principal para llenar las solicitudes electrónicamente y para publicar los nombres de quieneshayan sido seleccionados. El secretari o debe revisar el siti o, como mínimo, cada semana  parasaber si se han publicado nuevos anuncios.

Selección de los asambleístas. Las solicitudes que se envíen electrónicamente mediante elsitio de Internet jw.org serán evaluadas por la sucursal. Al secretario se le informará a través de la página electrónica Asamblea de nuestro sitio de Internet cuando algún solicitante de la congregaciónhaya sido seleccionado para asistir a una asamblea. Cuando esto ocurra, el secretario debe imprimir lacarta de aceptación que aparece en el sitio y entregársela al hermano seleccionado. El hermanotambién dispondrá de los datos de una agencia de viajes con la que se han hecho acuerdos por si acasodecide contratar sus servicios, además de una Lista de hoteles aprobados de la ciudad de la asamblea einstrucciones sobre cómo hacer su reservación de hotel. Solo se deben utilizar los hoteles que

aparecen en la lista. También se incluirá otra información, como las fechas exactas de la asamblea y loque se espera de él como representante.

Cambios de situación.  Si en cualquier momento algún solicitante o representanteseleccionado ya no va a asistir a la asamblea, indíquenlo de inmediato en el sitio de Internet jw.org. O si un solicitante o representante seleccionado se cambia de congregación, sírvanseindicarlo también en el sitio de Internet. De esta manera, mantendremos nuestros archivos al día.(Además, tengan la bondad de enviar la solicitud impresa del hermano a su nueva congregación.)

Si una persona seleccionada para asistir a la asamblea deja de ser ejemplar en lacongregación y deciden que ya no satisface los requisitos para asistir, le deben informarclaramente la razón de su decisión. Dicha persona será totalmente responsable de cualquier

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 pérdida económica relacionada con su repentina descalificación como representante, aunque se produzca justo antes de partir.

Confirmación de asistencia. La asistencia de un asambleísta seleccionado quedaráconfirmada solo cuando haya comprado su boleto de avión, haya pagado el depósito a la agenciade viajes para que elabore su itinerario o haya pagado su habitación de hotel. Por eso esnecesario que el secretario se mantenga en comunicación con todos los seleccionados. Cuando elhermano dé cualquiera de estos pasos, el secretario deberá actualizar de inmediato el sitio deInternet jw.org para reflejar el cambio. Así, la sucursal recibe notificación de que el asambleístaha confirmado su asistencia. Entonces, la sucursal anfitriona se comunicará directamente con elasambleísta para preguntarle en qué hotel tiene su reservación y qué actividades desea realizarcon los hermanos del lugar y en qué fechas. De ahí que al asambleísta seleccionado le convengaadquirir sus boletos de avión lo más pronto posible, pues de este modo quedará confirmado comoasambleísta y que realmente asistirá a la asamblea.

Preguntas. A partir de ahora, se colocará en el sitio de Internet jw.org un documento de Preguntas frecuentes  que vayan surgiendo, y que se actualizará periódicamente. Si surgen preguntas que no se contesten en dicho documento, el secretario puede enviarlas por correoelectrónico a: internationalconventions@jw.org. Sus preguntas se contestarán a su debidomomento, por lo que no debería ser necesario llamar a la sucursal. Pero si surge un asuntourgente, que requiera atención inmediata, pueden llamar al (845) 306-3815. Por favor, antes dellamar o mandar un mensaje electrónico, consulten la actualización más reciente dePreguntas frecuentes.

Esperamos que esta información les sea de utilidad a la hora de ayudar a los publicadoresde su congregación que estén interesados en asistir a una de las asambleas internacionales de

2014. Pedimos a Jehová que bendiga abundantemente todos estos preparativos. Les enviamos uncordial saludo y nuestros mejores deseos.

Sus hermanos,