Carta Comercial Correspond en CIA Empresas

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Carta comercial (correspondencia para empresas)Autor: ismeoca

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Presentacin del cursoEn el curso que te presentamos a continuacin hablaremos de la carta y correspondencia comercial. La carta y correspondencia son medios de acercamiento, el hombre las ha utilizado desde hace muchos aos para comunicarse con otras personas. La carta comercial hoy en da es la base de transacciones comerciales, por lo tanto necesitamos saber cmo escribir esta clase de carta de manera adecuada. En este curso podrs encontrar ejemplos de cartas, su definicin, importancia y los diferentes modelos de cartas que puedes aplicar al escribir una carta comercial.

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1. Correspondencia. DefinicinCorrespondencia.Se puede definir como el arte de transmitir un mensaje escrito con el propsito de lograr una respuesta especfica. Duque Mndez (1976, p.43) indica: Correspondencia significa Pagar con igualdad relativa y proporcionalmente, afectos, beneficios o agasajos Faur y Duran (1990, p. 7) expresa: Es la actividad relativa al intercambio de cartas, papeles, esquelas, muestras, peridicos, bultos, placas, cintas impresas, etc. De que se vale el hombre para comunicarse por escrito con sus semejantes Se entiende por correspondencia el trato recproco entre dos personas u organizaciones mediante el intercambio de cartas esquelas y otros elementos. En las empresas e dice que es el alma del comercio y la industria. Se dice que existe correspondencia cuando se logra la respuesta del mensaje enviado; si ocurre que slo se escribe y no se materializa la respuesta del mensaje transmitido no se puede hablar de correspondencia, slo se ha expresado un mensaje escrito. Acua M. (1978) define Correspondencia, como un medio de interrelacin entre los hombres originado por distintos sentimientos de sociabilidad que dan origen a las distintas formas de redactar. Los sentimientos de sociabilidad constituyen los motivos que impulsan a un individuo u organizacin a escribir, a establecer relaciones, bien sean de ndole familiar, social, poltica, comercial o econmica. En conclusin se puede decir que Correspondencia es un medio de comunicacin escrita entre personas que se encuentran alejadas fsicamente con el objetivo de establecer relaciones, necesarias para intercambiar ideas y pensamientos. Correspondencia comercial.La comunicacin tanto oral como escrita es parte esencial en todas las profesiones, de all que en el mundo empresarial donde un error en el uso de los medios de informacin puede resultar costoso; la habilidad para comunicarse de manera efectiva juega un papel de relevancia en la consecucin del xito laboral. De all que en el mbito comercial, hablar y escribir correctamente se consideren actividades fundamentales al momento de conseguir o solicitar un trabajo. Correspondencia Comercial. Definicin. Se puede definir como el conjunto de documentos escritos referentes a problemas originados por las actividades mercantiles, cuyo propsito es establecer una relacin determinada entre varias personas, empresas o instituciones que realizan actividades relacionadas con la compra-venta de mercancas. En la correspondencia comercial se persiguen dos objetivos fundamentales: a.- Informar al destinatario sobre las decisiones, proyectos o ideas del remitente. b.- Influir sobre el destinatario para lograr una actitud y respuesta acorde con los intereses y expectativas del remitente.

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2. Importancia. CorrespondenciaImportancia.La correspondencia comercial tiene especial importancia porque a travs de ella se inician, fomentan y fortalecen los vnculos de amistad entre los hombres tanto en el aspecto familiar como en el social, comercial y poltico. La importancia de la correspondencia en la actividad comercial se deduce del hecho que determina su propia necesidad. Actualmente no hay ninguna actividad que pueda prescindir del intercambio, de las relaciones interpersonales, por pequeo que sea el negocio o empresa siempre requerir de la transmisin de un mensaje escrito, de transar, hacer negociaciones. La correspondencia en el mbito comercial mueve trabajo y capital. Pone en contacto a distintas personas entre s, a empresas y a las distintas instituciones, en funcin de intereses comunes, fomenta las relaciones humanas, promueve recursos y los aprovecha hasta el mximo rendimiento. Al extremo de pensar que se dificultara la labor de un negocio si el mismo no est en condiciones de enfrentar el problema de la correspondencia, tanto la que se despacha como la que se recibe. En la correspondencia comercial se requiere prestar atencin particular en la exposicin de datos, en el manejo de cifras, en las ofertas de mercancas, puesto que en ella se basa una actitud decisiva en los asuntos de personas que en gran parte de los casos se encuentran distantes y no existe el trato directo, el conocimiento personal entre remitente y destinatario, por lo tanto una palabra o cifra expresada errneamente puede ser causa de prdidas materiales y morales. En la correspondencia, el autor ha de reflejar su personalidad, sentimiento, cultura, sensibilidad, poder creador e inspirador. Faur y Durn (1990, p. 8) plantea: La necesidad de poseer conocimientos generales sobre el arte epistolar, saber cmo plantear una carta de acuerdo con el asunto o lo asuntos que en ella deban tratarse; poseer la cultura mnima necesaria, dar el valor y sentido exacto a las palabras, frases y oraciones; manejar las formas de tratamiento que corresponde a los distintos destinatarios. El corresponsal debe tener una cultura especializada en sus funciones, de conocimientos especficos en relacin con el tipo de empresa donde presta servicios y, sobre todo debe poseer una cultura general que le permita establecer una relacin cnsona con los clientes y amigos de la empresa; debe considerar siempre que a travs de las cartas se reflejar fundamentalmente el espritu de la negociacin. Eficacia de la correspondencia.La eficacia est relacionada con la efectividad obtenida al lograr un propsito. Se dice que una gestin o trmite es eficaz cuando se logra hacer efectivo un intento. La correspondencia como medio que sustituye al trato personal y directo entre remitente y destinatario debe ser eficaz. Si por su intermedio se logra disponer favorablemente el nimo del lector se puede decir que se han logrado los objetivos planteados, entonces hay eficacia. El xito de la correspondencia depende en gran parte de la eficacia y sta de la correcta observancia de los aspectos como presentacin, orden. Distribucin de sus partes e inteligente redaccin. Requisitos para lograr eficacia en la correspondencia.- Fijar claramente el objetivo del mensaje - Pensar en el destinatario, tratar de compenetrarse con l, con sus intereses,

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesgustos, necesidades, sin perder de vista el objetivo. - Planear cuidadosamente lo que se expresar. - Jerarquizar las ideas de acuerdo con los objetivos. - Cuidar el tono, ste revela la intencin de quien escribe. - No escribir bajo la presin de impulsos ni precipitaciones, salvo algunas excepciones justificadas, debido a que los arrepentimientos, cuando ya se han escrito y publicado, son contraproducentes. - Demostrar amabilidad y comprensin. - Enriquecer el vocabulario, estar al da en materia idiomtica. Dominar la lengua general, pero conocer tambin las variaciones regionales y aplicarlas oportunamente. - Evitar la cacofona y huir de vulgarismos, barbarismos y solecismos. - Evitar frases ambiguas. - Escribir una idea por prrafo. RECUERDE; el prrafo es la unidad bsica de todo documento y su caracterstica es tratar en l una sola idea o variante de la idea del documento. - Cuidar la estructura de las oraciones y darles sentido completo. - Asumir una actitud crtica y autocrtica. - Cultivar el dinamismo y la responsabilidad necesarios para que la actividad de redactar sea ejercitada y perfeccionada constantemente.

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3. Aspectos. Correspondencia comercialComo ya se ha sealado la eficacia de la correspondencia de su aspecto material, gramatical y de sus cualidades morales. Aspecto material. Trata sobre la apariencia o presentacin fsica del escrito. Es preciso que sta sea grata, sin elementos de choque para la atraccin, a fin de facilitar y hacer agradable la lectura. La apariencia de una carta o cualquier escrito se refiere a la calidad del papel, color del mismo, color de la tinta, limpieza, orden y distribucin de las partes, mrgenes, espacios, buena letra y nitidez de la impresin. Aspecto gramatical. Indudablemente que no se escribe de igual forma como se habla, pues el lenguaje escrito es ms exigente que el lenguaje oral en cuanto a la pureza del idioma. Es decir debe acatarse todo cuanto indica la gramtica en su calidad de Cdigo de normas generales o como dice Saussure, citado por Basulto (1991, P.67), como sistema de medios de expresin. Nunca estar de ms enfatizar que el corresponsal, redactor de cartas y toda clase de correspondencia, debe observar cuidadosamente las normas de analoga, ortografa y sintaxis. Las normas deben cuidarse, asimilarse y adaptarse al uso del propio lenguaje, con sentido de flexibilidad y adecuacin. Con un criterio bsico de adaptabilidad funcional. As, el lenguaje ser el medio idneo de una perfecta comunicacin, pues tendr la correccin adecuada para cada caso y no resultar una fra exposicin de normas repetidas. Aspecto moral. La moral tal como lo sealan algunos, est referida a los principios bsicos que deben regir la conducta del ser humano. En cuanto a la correspondencia, se refiere, las cualidades morales estn relacionadas con una serie de detalles y circunstanciar concernientes a los sentimientos humanos como el afecto, amistad, cario, cordialidad, gratitud, simpata es decir emociones nutritivas, o bien emociones txicas como el rencor, la antipata, el odio, la envidia, el miedo, la ira el orgullo, entre otras. Todo esto induce a pensar con seriedad en la cortesa, decencia, discrecin, diplomacia y buenos modales, como caractersticas importantes que deben prevalecer en el contenido de las comunicaciones escritas.

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4. Carta. ComercialCarta Comercial. Las cartas comerciales son instrumentos escritos que se emplean para toda clase de transacciones comerciales, lo mismo para la oferta que para la demanda, solicitud de informes, pedidos, cobranzas, quejas y reclamos, informes y referencias, etc. En situaciones en las cuales ya se ha cerrado un asunto mediante una conversacin, es necesaria la confirmacin por medio de una carta, le da un valor mucho ms firme y definido. Definicin. La carta comercial es la comunicacin escrita que surge del trato que establecen los comerciantes entre s sobre asuntos referentes a sus funciones propias de los negocios. Tambin se puede definir como documento escrito que se utiliza con el propsito de iniciar, mantener, fomentar o cerrar cualquier tipo de transaccin comercial. La carta comercial es la comunicacin de mayor relieve de que se valen los comerciantes para lograr sus especficas funciones dentro de los negocios. Importancia. Actualmente la comunicacin entre las empresas sobre todo en las grandes organizaciones se ha convertido en un intercambio de informacin entre ordenadores. Las nuevas tecnologas de informacin acentan la tendencia hacia una comunicacin impersonal, sin embargo, an hay muchas personas que prefieren el toque personal en sus cartas y sienten agrado al recibir una carta por correo ordinario. De all que ni el fax, ni el correo electrnico han logrado desaparecer el uso de la carta comercial como medio de comunicacin en el mundo empresarial. Booher (1997) indica varias razones por las cuales hay momentos en que es preferible escribir una carta, que realizar una llamada telefnica, defiende la eficacia de la carta como medio de comunicacin, pues esta es ms directa, llega sin antesalas ni presentacin. Muchas veces una llamada telefnica implica hacer varias para localizar a la persona, lo cual puede llevar varios das entre una llamada y otra para finalmente dejar constancia por escrito o confirmacin en la mayora de los casos. El lenguaje escrito es ms objetivo y formal que el lenguaje hablado, Estas caractersticas crean un mayor impacto en el lector y permiten considerar la carta como el medio ms adecuado para pedir, elevar una queja, persuadir a un cliente, rechazar una peticin. La objetividad y formalidad de una carta favorecen una reaccin ms efectiva y positiva por parte del destinatario del mensaje. Es fundamental recalcar lo siguiente: Para que una carta comercial cumpla con su objetivo debe reunir toda la gama de elementos establecidos universalmente que determinan su composicin. Esto es fundamental, ya que el destinatario de una carta comercial resulta influido por un mensaje cuando, aparte de su contenido efectivo, tiene tambin una buena apariencia fsica. Una carta comercial se puede enviar a travs de los servicios postales, por fax, por correo electrnico. Cada uno de estos medios tiene su uso apropiado dentro del trabajo diario de la organizacin. Se recomienda utilizar los servicios postales cuando se trata de un problema complejo sobre el que hay que detallar y explicar abundantemente. El fax es conveniente si se requiere una respuesta rpida, inmediata. El correo electrnico proporciona un ahorro para la empresa y asegura la

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesrapidez necesaria en caso de comunicaciones a larga distancia.

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5. Presentacin. CartaPapel: Es el instrumento adecuado para la impresin de la escritura, por tanto su calidad y textura deben estar determinadas por la funcin del escrito. La calidad del papel refleja la importancia que se da a la correspondencia. Tambin se ha de prestar especial atencin al tamao, el cual depender del tipo y la extensin del contenido. Las dimensiones del papel para carta corriente son de 21 22 centmetros de base por 27 28 centmetros de altura. En cuanto a la calidad es recomendable para las cartas corrientes el papel bond de 16, 20 24 libras, que es de un acabado fino y su superficie lisa permite una escritura de muy buena presentacin. Color del papel: El ms usado y recomendado es el blanco, sin embargo en la correspondencia privada propiamente dicha se usa de distintas tonalidades, entre las cuales predominan el gris, azul, verde, rosado y amarillo. Mrgenes y espacios: En cualquier tipo de comunicacin se debe tener en cuenta los espacios y mrgenes. El margen superior y el inferior deben guardar relacin con la extensin del texto. No deben sobrepasar el doble del margen izquierdo, ni ser ms pequeos que l. El margen izquierdo debe tener normalmente de diez a quince espacios horizontales (espacios de mquina comn) a fin de que se pueda encuadernar, archivar sin dificultad. El margen derecho debe tener de cinco a ocho espacios horizontales. Respecto a los espacios entre las diversas partes de la comunicacin se recomienda escribir a dos espacios entre renglones con el propsito de facilitar la lectura y la posible correccin, en caso de textos destinados a la reproduccin. En cartas, notas y escritos especiales, se aconseja escribir a dos espacios cuando el texto sea breve, si es extenso a espacio sencillo, pero despus de punto y aparte se usar doble espacio y si el texto se escribe a doble espacio, despus de punto y aparte se usar dos espacios y medio a tres espacios. Los espacios determinados entre las distintas partes de la carta escrita a mquina se establecen dependiendo de la extensin de la carta. Entre la fecha y la direccin 4 a 10 espacios; entre sta y el saludo 2 espacios; entre el saludo y el prrafo introductorio 2 3 segn la escritura del texto se realice a 1 2 espacios; entre el ltimo prrafo y la despedida 2; entre ste y la antefirma 4; entre sta y la firma 4; entre la firma y las iniciales identificadoras 2; escritas stas ltimas en el margen izquierdo. Escritura. Generalmente, el tipo de escritura ms usado es el mecanografiado e impreso en ordenadores. La comunicacin en la actualidad se usa muy poco, pero de usarla, la letra debe ser de rasgos sencillos y claros, cuidando que no haya borrones ni manchas de tinta. En la escritura es conveniente cuidar detalles como: la uniformidad en la escritura, el uso de tinta de calidad y color apropiado para lograr legibilidad y adecuacin al papel, claridad, limpieza, ejecucin mecanografiada o impresin pareja, para que ningn signo aparezca debilitado.

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6. Carta comercial. EjemploEjemplo de PRESENTACIN DE LA CARTA

Como puede observarse en el modelo anterior la carta debe tener una presentacin

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atractiva en su conjunto. Por su forma: Se refiere a todas las correspondencias, la diferencia consiste en su redaccin y presentacin. Cartas, oficios, circulares, vales, tarjetas postales, esquelas, memorandos, planillas, telegramas, cablegramas, avisos, etc. Divisin de la correspondencia La correspondencia se divide en 4 clases: 1. Correspondencia Comercial: se refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. y su finalidad es promover y agilizar las diversas transacciones comerciales. 2. Correspondencia Familiar y Amistosa: La finalidad de esta correspondencia es muy variada, cualquier asunto particular entra en ella. 3. Correspondencia Oficial: Se refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc. 4. Correspondencia Comercial: Esta correspondencia se subdivide en dos clases: * Las Ordinarias o Normales: son las que se efectan por medio de cartas, memorndum y tarjetas postales. * Las Urgentes o Rpidas: Son las que se efectan por medio de telegramas, Cablegramas, Radiogramas y telefonemas.

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7. Estructura. Carta comercial (1/3)Estructura de la carta comercial. Al considerarse la froma externa en que ha de presentarse una carta, se siguen las mismas convenciones independientemente de la forma de transmisin. El o los formatos suelen ser muy simples y dependern del tipo que adopte la empresa, son pocas las variaciones. Una carta comercial se estructura en varias partes claramente diferenciadas y siguen patrones o formatos establecidos. Partes de la carta comercial. Encabezamiento: Comprende membrete, lugar y fecha de emisin, destinatario, asunto o referencia y saludo. Cuerpo de la Carta: Texto en el cual se incluye la introduccin, desarrollo o ideas fundamentales y parrafo de cierre, despedida, antefirma y firma. Otros elementos: Membrete o direccin del remitente. El papel de las cartas comerciales debe llevar impreso en su parte superior izquierda o en el centro, el nombre de la razn social o el logotipo de la empresa , ramo a que se dedica; se incluye adems direccin, numero telefnico, fax, correo electrnico. No hay normas fijas en lo que se refiere al tipo de letras que deben figurar en el membrete. Ejemplo: Camilo Antnez Ruiz Administrador Recursos Materiales Calle el mosquito n 642 Caracas, Venezuela DISTRIBUIDORA NACIONAL. S. A Avda. Urdaneta. Pelota a Punceres Telfonos 5613456 y 5615176 Caracas. Localidad (lugar) y fecha es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas as como el da mes y ao. Ejemplo. Carpano,25 de febrero de 2011. Es importante acota que cuando se escribe el nombre de la localidad inmediatamente va una coma. Ej. Cuman, 20 de febrero de 2011. Si la carta tiene membrete no se coloca el nombre del lugar o localidad, se escribir as: Febrero 20 de 2011. Destinatario: son los datos de identificacin de la persona a la cual va a ser enviada la carta, es decir de quien la recibe Se escribe cuatro a cinco espacios verticales despus del lugar y fecha Ejemplo: Seor Ernesto Mayz. Gerente de Compras Almacn Orin Avda, 20 Nm 18-34 Barquisimeto Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser ms extenso de una lnea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta. Ejemplo: Asunto: Su pedido de fecha 16.01-2011

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesSaludo: es una frase corta con mensaje de cortesa que se incluye antes de escribir el texto de la carta. Ejemplo: Estimado Seor, Apreciado cliente, Distinguida seora, Apreciado seor Botero: Apreciada ingeniera Gloria: Texto: es el conjunto de prrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los prrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontneo. En el primer prrafo se plantean las ideas preliminares del asunto; los prrafos siguientes explican en orden lgico, la idea central de la carta. Se recomienda tratar slo un asunto en cada carta; si es necesario abordar dos o ms deben tener estrecha relacin. El texto debe finalizar con un prrafo corto que sintetice la exposicin de lo tratado. Ejemplo: Dada nuestra relacin comercial de tanto tiempo, me atrevo a solicitarle, con toda reserva, informes sobre La Casa del Mueble, establecida en Maturn, Avda. Bolivar al lado del Banco Venezuela, sede principal El motivo de esta peticin se debe a que no conocemos esa firma comercial, cuyo gerente desea establecer relaciones comerciales con esta empresa,

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8. Estructura. Carta comercial (2/3)Despedida: son expresiones de cortesa con lo que se da por concluida la expresin del mensaje. La despedida debe guardar el mismo tono de cortesa, tanto de saludo inicial y la relacin entre el emisor y receptor. Se escribe a dos espacios verticales despus del texto, Ejemplo. Atentamente, Cordialmente, Respetuosamente, Muy atentamente. Ejemplos de despedida con frase de cortesa terminada en punto (.): Agradecemos su gentil colaboracin. Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta. Muchas gracias por su amabilidad y rpida accin. Para nosotros es un gusto servirle. Antefirma: Es aquella que se emplea cuando la persona que remite la carta lo hace en nombre y representacin de otra, ya se trate de una entidad jurdica o persona natural. Se escribe a dos espacios verticales debajo de la despedida. Cuando la carta tiene membrete se obvia la antefirma Ej. Atentamente, COMERCIAL LA JAPONESA. C. A Firma: Es aquella que contiene el nombre de la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Es imprescindible para que la carta tenga validez, debe estar manuscrita y completa en los originales. Se coloca centrada o ligeramente hacia la derecha. Contiene solo el nombre y el cargo de la persona responsable del contenido de la carta. El nombre del firmante se escribe a cuatro espacios verticales debajo de la antefirma Ejemplo: Carlos Arreaza Llanos Gerente de Compras Iniciales: Es aquella que se refiere a las iniciales de las personas que han intervenido en el dictado y mecanografiado de la carta. En el margen izquierdo se colocan las iniciales de las personas que han intervenido en la redaccin e impresin del documento. Ej. IO/ml. Como puede observarse las iniciales del redactor o firmante en maysculas y las del mecangrafo, secretaria; en minsculas. En la actualidad se usa mayormente slo las iniciales o el nombre del que escribe la carta. Anexos: Esto se utiliza cuando a una carta la acompaa uno o varios documentos adjuntos, estos deben mencionarse en una nota de anexos. Se escriben en el margen izquierdo a uno o dos espacios verticales debajo de las iniciales identificadoras. Ejemplo. Anexo : Relacin de pagos. Catlogo de precios Tipos de Cartas 1. Carta Comercial: es aquella comunicacin escrita que surge del trato que tienen los comerciantes entre s, sobre cosas de comercio. Dentro de sta se encuentran: 2. Carta de Venta: es aquella comunicacin que se enva a los probables clientes, con el fin de inducir una accin que ser la de la compra. 3. Carta de Pedido: es aquella carta que se enva por una empresa o pequeos

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes3. Carta de Pedido: es aquella carta que se enva por una empresa o pequeos proveedores, con la finalidad de pedir o hacer un pedido de mercancas. 4. Carta de Empleo: es aquella carta que utilizamos para solicitar una entrevista, para presentar su currculo y tratar de que la empresa a la cual se le envi la carta acepte o considere tomar ese empleado. 5. Carta de Recomendacin: es aquella carta que se utiliza para recomendar a alguien alguna persona. Esta carta siempre va acompaada de la carta de empleo y del currculo. Tambin se conocen la carta de reclamos, la de cobranzas, solicitud de informes y referencias, entre muchas otras.

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9. Estructura. Carta comercial (3/3)Extensin de la Carta Comercial. Cortas: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras. Medianas: cuando su contenido comprende desde de 100 hasta 200 palabras. Largas: cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras son cartas de un pliego. Ms de 300 son cartas de varios pliegos Puntuacin de la Carta Comercial. Est determinada por los signos de puntuacin que se usan en las lneas de lugar y fecha, nombre y direccin del destinatario, y las lneas finales, despedida, firma, antefirma. Algunos autores, especialmente los de libros de texto para la enseanza de la Mecanografa, han llamado a esta forma de colocar los signos de puntuacin, estilos de puntuacin. Al efecto se clasifica la carta por la puntuacin en: Abierta: no lleva signos de puntuacin en ninguna de sus partes al final de cada rengln, excepto cuando terminen con abreviaturas. Ejemplo: Seorita Ritmar Lozada Oca Calle Liberador Nm. 15 La Cooperativa Maracay-Aragua Cerrada: lleva signos de puntuacin al final de cada rengln de la fecha, direccin, antefirma y firma. Es de hacer notar que en la actualidad esta puntuacin es de poco uso, al igual que la carta tradicional, ya que hoy, prevalece el criterio de la simplificacin. Ejemplo: Seor Flix Alejandro Lozada. Calle Santa F Bogot- Colombia Mixta o corriente: combina los dos estilos. Se coloca de forma adicional dos puntos (:) en el saludo y una coma en la despedida. Ejemplo: Seor Avilio Lozada Calle Mario nm 345 Maturn-Monagas Apreciado seor: Atentamente, Estilos o formas de distribucin. Las cartas deben escribirse de la manera ms atractiva Toda carta debe cumplir con un formato odistribucin de las partes de la carta. Para ello se cuenta con cuatro estilos diferentes de distribucin o presentacin: Bloque extremo, Bloque semibloque y sangrado 1. Estilo Bloque Extremo: es el estilo ms fcil y cmodo por cuanto todas las lneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada prrafo se dejan dos espacios verticales. 2. Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la lnea de la fecha, despedida, la de antefirma y la de firma se

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesescriben comenzando desde el centro horizontal del papel. Se considera como el ms ventajoso y de mayor uso en la actualidad, porque todas las lneas del texto sin excepcin parten del margen izquierdo. 3. Estilo Semibloque: es el estilo ms elegante y uno de los ms usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas caractersticas del estilo bloque y se distingue porque cada prrafo comienza dejando una sangra de cinco a diez espacios. 4. Estilo Sangrado: es un estilo que se diferencia del semibloque en los siguientes aspectos: cada una de las lneas de la direccin, excepto la primera, lleva una sangra de cinco espacios en relacin con la anterior. De la misma manera se hace con la despedida, la antefirma y la firma. Se colocan de forma escalonada de 3 a 5 espacios respecto a la lnea anterior.

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10. Modelos. Carta comercialEjemplos: Estilo Bloque Extremo 29 de junio de 19 Sr. Miguel T. Rivera Avenida Bolivia Lima, Per Estimado estudiante Esta carta est escrita en el estilo bloque extremo. Es el estilo ms sencillo ms econmico en tiempo y el que requiere menos esfuerzo, ya que todas las lneas arrancan del margen izquierdo. Este estilo no es muy artstico, pues todo el peso est en un solo lado. Sin embargo, conviene conocerlo, ya que los otros que estudiaremos ms adelante son modificaciones de este. Adems, tal vez su jefe lo previera en algunas ocasiones. Usamos tambin puntuacin abierta. Note que no se usa puntuacin despus del saludo ni de la despedida. Este estilo se escribir siempre a espacio sencillo; nunca, a espacio doble. Entre prrafos se dejarn siempre dos espacios verticales. Atentamente Estilo Bloque Modificado Maturn, 2 de marzo de 2011 Seor Jos Antonio Abreu Avda. Montalbn nm 65-32 Caracas. Apreciado amigo: Las buenas relaciones que esta empresa siempre ha mantenido con usted, es el aval que me autoriza a solicitar un plazo de unmes para el pago de la factura que vence el da 30 de marzo. La situacin difcil por la que pasa el mundo empresarial me ha obligado a realizar un arreglo y reacondicionamiento a la tienda , lo cual me ha trado gastos superiores a los que estaban previstos. Tenga la seguridad de que sabr reconocer la atencin que tenga a bien dispensar a esta solicitud. Atentamente, Mario C. Linares Gerente General Estilo Semibloque

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesEstilo Semibloque Maturn, 2 de marzo de 2011 Seor Eladio Aguilera Apartado 680 Barquisimeto-Lara Estimado seor: Con el transporte MRW nos complace despacharle en esta fecha 500 muecas Beb querido y 300 Sirenas, de acuerdo a su pedido del 20 de febrero. Esperamos que al recibo del mencionado despacho cuente usted con una considerable demanda del producto, que se ha venido imponiendo en las principales jugueteras del pas. Atentamente, Juan H. Garcs Milano Gerente de Ventas Estilo Sangrado Barquisimeto, 10 de marzo de 2011 Seor Juan J. Garca Aptdo 890 Nirgua-Yaracuy Estimado sr. Graca: Agradecemos su pedido nm. 654, del 20 de enero, por 20 docenas de camisas Trilax. Una demanda inesperada de camisas, ha agotado la existencia en nuestros almacenes y slo tendremos disponibiliad de stos artculos dentro de 20 das. Por lo tanto le sugerimos la sustitucin del pedido en referencia pr la marca Gealuz o en su defecto, la postergacin de su despacho hasta el 2 de abril. Esperamos su confirmacin antes del 30 de marzo, a fin de atenderle con prontitud y esmero. Atentamente, Mara Guevara Hidalgo Gerente General

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11. Cartas. Recomendaciones y autoevaluacinPlaneando su Carta Formal 1- Escriba cul es el objetivo/motivo de su carta: Pregntese: cul es la meta de esta carta formal que deseo enviar? 2.- Rena toda la informacin relevante: correspondencia previa, reportes, nmeros etc. 3.- Enumere por orden de importancia los puntos a tratar. Decida qu puntos son irrelevantes y pueden omitirse. Recuerde ser lo ms conciso posible. 4.- Haga un esquema/borrador y escriba los puntos a tratar. Al hacerlo, plantese las siguientes preguntas: Dej fuera algn punto importante a tratar? Puedo cambiar la presentacin para hacerla ms clara? Inclu algn punto irrelevante? 5.- Escriba un primer borrador. Deje espacio suficiente para notas y correcciones. El procesador de textos es particularmente til para esto, puesto que nos permite borrar, insertar, cortar, copiar etc. 6.- Revise su borrador tomando en cuenta las siguientes preguntas: Iinformacn: Se cubren todos los puntos y/o temas a tratar? Es la informacin Relevante, Correcta y completa? Estilo: La apariencia de la carta es atractiva? Suena natural y sincera? Es clara, concisa y cortes? Recomendaciones finales 1. Evite faltas de ortografa. 2. Escriba las cartas por una sola cara del papel. 3. Si escribe varias hojas, no olvide numerarlas. 4. Inserte una lnea en blanco entre los prrafos. 5. Inserte tabulaciones para hacer ms claro el contenido de la carta. 6. La firma debera ser manual. Rbrica de puo y letra (aunque hay casos en que es totalmente imposible por el volumen de correspondencia emitida). 7. Evite tachones, manchas, arrugas, etc. Rehaga la carta cuantas veces sea necesario. 8.- Si la extensin de la carta precisa usar otro pliego, no se debe llevar la despedida y el resto de los otros elementos ( antefirma, firma..) al otro pliego solas, debe llevarse parte del ltimo prrafo. 9.- Revise las veces que considere necesario. Autoevaluacin Qu importancia tiene el tono en una carta? En qu se basa la importancia de la carta? Elabore un concepto de correspondencia Elabore un concepto de correspondencia comercial Elabore un concepto de carta comercial Cuntos asuntos pueden tratarse en una carta? Escriba una carta y seales en ella las partes ms destacadas Qu es la direccin y cules datos debe contener? Dnde se coloca la fecha de las cartas? Qu es la despedida y donde se coloca?

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mailxmail - Cursos para compartir lo que sabesQu es la despedida y donde se coloca? Cmo se caracterizan los formatos: bloque extremo, bloque modificado, semibloque y sangrado? Cules son las recomendaciones que se deben seguir en el mecanografiado de una carta comercial? Qu importancia tiene la presentacin de una carta? Explique brevemente los tipos de carta comercial. Cules son las caractersticas fundamentales de la carta? Escriba ejemplos de puntuacin abierta, cerrada y mixta de una carta Qu importancia tiene la firma en una carta?

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