Cartilla de contabilidad

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO 1

APLICADA A COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

(UNIDADES ESTRATEGICAS QUE CONTRATAN CON LA EMPRESA)

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA

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CONTENIDOContenido

DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS

NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos)

REGISTRO PRÁCTICO DE LA CONTABILIDAD

DINAMICA DE LA CONTABILIDAD

EJERCICIO DE CONTABILIDAD BASICA

ESTADOS FINANCIEROS INDICADORES FINANCIEROS

GUIA METODOLÓGICA PARA EL CAPACITADOR

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1DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

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1.1. DEFINICIÓN DE CONTABILIDAD

La contabilidad es el Sistema de infor-mación que guarda los documentos ori-ginados por las transacciones que su-ceden día a día en la Cooperativa, para luego organizarlos, clasificarlos, registrar sus valores en los libros de Contabilidad y analizarlos, obteniendo las siguien-tes informaciones a determinada fecha:

1. El total y detalle de los Ingresos.

2. El total y detalle de los Egresos.

3. Todos los bienes y derechos a favor de la Cooperativa.

4. Todas las Deudas y Obligaciones a car-go de la Cooperativa y que debe pagar a Terceros.

5. Lo que le queda a la Cooperativa y a sus Asociados, por la diferencia entre lo que se tiene y lo que se debe.

Esta información constantemente debe ser revisada, interpretada y analizada para conocimiento y tranquilidad de los Administradores y Asociados y para la proyección futura de la entidad.La Contabilidad es la brújula de la Coope-

rativa. Sin su presencia o dejarla atrasa-da, es como andar a ciegas, como cuando el marinero no la tiene en su embarca-ción, o sea que no hay rumbo definido y certeza hacia donde se va, lo cual implica demasiados riesgos y resultados imprede-cibles.

Documentos: Son papeles que represen-tan y comprueban las Transacciones, sin estos no se deben hacer los registros en la Contabilidad; se dividen en:

Internos: Los que hace la Cooperativa como: recibos de caja, consignaciones en bancos, comprobantes de labores de los Asociados, planillas de pago de compen-saciones, volantes de pago, recibos de caja menor, planillas de pagos de seguri-dad social, comprobantes de egresos de bancos, facturas de ventas de bienes y serviciosExternos: Los que hacen Terceros y que recibe la Cooperativa como: recibos de caja por Pagos, facturas de compras de bienes y servicios, cuentas de cobro, ex-tractos bancarios y de actividades emiti-dos por sus Clientes Comerciales.

Transacciones: Son movimientos de Di-nero (en $) por entradas y salidas como: comprar, vender, prestar o recibir un


adquisitivo, efecto negativo, porque los bienes y servicios incrementan su valor y esta protección por parte de la Coope-rativa está relacionada con su efectiva y buena inversión.

1.2. QUIÉNES ESTÁN INTERESADOS EN LA CONTABILIDAD DE LA COOPERATIVA

Sus administradores: Son los primeros responsables e interesados en el tema. • Sus Asociados: Necesitan conocer oportunamente que sucede en su Coope-rativa desde el punto de vista económico y financiero, para su control y toma de decisiones.

servicio, recibir o entregar plata en cali-dad de préstamos; toda transacción debe tener mínimo un documento que la com-pruebe.

Registrar: Es anotar, escribir o contabi-lizar el valor de las transacciones en los Libros de Contabilidad. La Cooperativa hace sus registros contables con las he-rramientas del computador y un programa de contabilidad, o sea utilizando un medio electrónico o computarizado y digitando toda la información del movimiento de los dineros.

IMPORTANTE PARA TENER EN CUENTA

El dinero que en nuestro país está repre-sentado por pesos colombianos, es el pa-trón para el reconocimiento y registro en la Contabilidad. Siendo el dinero un bien escaso, es necesario controlarlo y apren-derlo a manejar, tanto en la Cooperativa como entre sus Asociados; esto quiere decir que se debe emplear en cosas ne-cesarias, ahorrar lo que más se pueda y aprender a invertirlo con seguridad, ren-tabilidad y recuperarlo en el menor tiem-po posible.El dinero debe ser protegido contra la de-valuación que es la pérdida de su poder

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• Sus clientes Comerciales: Perso-nas Jurídicas y Naturales, que producen ingresos a la Cooperativa. Por medio de la información contable se enteran de su estabilidad financiera y sostenibilidad en el mediano y largo plazo para desa-rrollar convenios largos y productivos.

• Entidades Financieras: Para saber el origen de los dineros y la capacidad de pago, sin lo cual no podrán otorgarle créditos.

• Proveedores y Terceros:Para mantener sus suministros

• El Estado: La Dian, El Dane y la Super-solidaria, para su control fiscal y entrega de información.

1.3 BENEFICIOS DE LA CONTABILIDAD

• Permite controlar todas las transaccio-nes, evitando errores, malos manejos o fraudes.

• Con su información oportuna se toman decisiones administrativas y financie-ras.• De sus movimientos históricos se pro-

yectan los resultados de próximos pe-ríodos, que se llaman Presupuestos. Así mismo para evaluar sus ejecuciones y re-sultados económicos.

1.4 LA CONTABILIDAD DEBE SER

• Clara y Comprensible: Debe leer-se e interpretarse sin ninguna dificul-tad o duda; sus términos son cono-cidos sin que tengan que aclararse.

• Oportuna: Sus libros contables deben contener registros al día y sus Estados Fi-nancieros de cada mes, deben ser pre-sentados en los 20 primeros días del mes siguiente.

• Útil: Su información debe ser ana-lizada y empleada permanentemente.

• Razonable: Sus transacciones deben corresponder a sus actividades operacio-nales, necesarias y que tengan relación con sus costos y beneficios; que lo contratado por Ingresos y Egresos esté justificado en cuanto a sus precios reales y de mercado.


• Comparable: Los resultados e infor-mación de los períodos deben comparar-se entre ellos:

Meses (Enero presente con Enero del año pasado y así sucesivamente para cada mes), además año terminado con el año inmediatamente anterior.

Su finalidad es conocer y analizar sus di-ferencias o variaciones, para determinar las razones tanto positivas y negativas que expliquen tales resultados, y poder tomar correctivos o mejorar las gestiones administrativas, operativas, comerciales y financieras. El lema es:

LO QUE NO SE MIDE NO SE PUEDE CONTROLAR NI MEJORAR.

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1.5 RESUMEN DEL CICLO CONTABLE

1. Inicia con la Transacción.

2. Cada transacción debe tener mínimo un soporte o Documento.

3. Los soportes o documentos se conser-van mediante su cuidadoso y ordenado archivo.

4. Con los soportes se hacen los registros o contabilizaciones en los libros de conta-bilidad.

5. Al finalizar cada mes se elaboran los Estados Financieros.


2REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS

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2. REGISTROS Y NOMBRES DE LAS CUENTAS

Los valores de las transacciones, al ser registrados en los libros de contabilidad, identifican donde quedan o en qué están representados y para lo anterior se utiliza la Cuenta.

La cuenta es el medio que identifica don-de se deben registrar los valores de las transacciones y tienen nombres para identificarse entre ellas.

Las cuentas están clasificadas en el Acti-vo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egre-sos.

2.1. ACTIVO

Lo que se tiene (Bienes y Derechos) en contabilidad se llaman ACTIVOS.

Los que se deben recuperar o convertir en dinero en el Corto Plazo y algunos en un mediano o largo plazo, como las inversio-nes programadas.

Caja: Es la primera cuenta y la que re-gistra la entrada y salida de dineros.

Bancos: Todos los dineros recibidos de-ben depositarse por seguridad y adminis-tración, en Entidades financieras debida-mente reconocidas y legales.

Inversiones: Son las colocaciones de dinero en entidades legalmente recono-cidas y exitosas, cuando queda dinero después de cubrir los costos, gastos y pa-gos de deudas a corto plazo. Su objetivo es obtener ingresos adicionales a los de la operación y recuperarlos en el tiempo definido en los planes de La Cooperati-va. Se pueden requerir para utilizarlos en


negocios o proyectos de mediano y largo plazo. Las Inversiones pueden estar re-presentadas en: certificados a término fijo (CDT), acciones, bonos de deuda pública y otros.

Cuentas Por Cobrar: Son los Derechos a favor por la facturación de ventas de bie-nes y servicios, préstamos a Asociados y anticipos por compras o contratos de ser-vicios. Sus valores deben ser celosamente controlados para evitar su pérdida o una muy lenta recuperación.

Inventarios: Bienes que se comerciali-zan y que no utiliza la cooperativa.

Cuentas que representan lo que es necesario para operar y no se tiene para la venta

Terrenos: Inmuebles urbanos y rura-les.

Edificaciones: Todas las construcciones establecidas en los terrenos.

Equipo de Oficina: Escritorios, sillas, archivadores, ventiladores, cafeteras y otros.

Equipo Cómputo y Comunicaciones:

Computadores, impresora, fax y teléfo-nos.

Equipo de Transporte: Motos, automóviles, buses y otros. Maquinaria y Equipo: Grúas, buldóce-res, tractores y otros.

Cultivos: Transitorios y permanentes.

Semovientes: De trabajo como mulas, caballos, bueyes, búfalos, etc.

Cuentas de lo que se recupera en el Largo Plazo y otros no nom-brados anteriormente

Cuentas por Cobrar a largo plazo, diferidos por pagos anticipados o bienes que se consumen en varios perío-dos.

2.2 PASIVO

Lo que se Debe o Adeuda (Obligaciones por Pagar), en Contabilidad se llaman PA-SIVOS

Costos y Gastos por Pagar: Son los re-conocimientos de egresos por Costos (pa-

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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gos de Compensaciones a los Asociados por actividades agrícolas a terceros) y Gas-tos (ocasionados u originados en la Sede por la administración de la Cooperativa)

Cuentas por Pagar: Son las deudas por adquisición a crédito de bienes, o por descuentos de las nóminas de compen-sación para cancelar a terceros como la Seguridad Social y los parafiscales.

Proveedores: Son las compras de bie-nes de consumo por parte de las Coope-rativa, a los almacenes o negocios con los cuales se tienen convenios de crédito. También las compras o servicios a cargo de sus asociados.

Obligaciones Financieras: Préstamos con Entidades Financieras para financiar a Corto o Largo Plazo el Capital de Traba-jo que requiera la Entidad. Entre los pri-meros están los Sobregiros Bancarios, de estos se debe hacer uso en caso de extre-ma necesidad ya que son los que tienen mayor tasa de interés. Entre los segundos están los créditos para financiar Proyec-tos Productivos propios de la Cooperativa, que deben planearse muy bien desde su factibilidad de mercado y financiero, para que siendo exitosos, dejen los ingresos esperados y se pueda cumplir con el plan

de pagos de intereses y de capital.

Impuestos por pagar: Aquellos seña-lados por la Ley. 2.3 PATRIMONIO

Lo que queda o es propio (de La Coope-rativa y de sus Asociados) en Contabilidad se llama PATRIMONIO.

Capital Social: Representa los mo-vimientos y saldos de los apor-tes que hacen los Asociados

Excedentes o Pérdidas: Muestra los resultados en pesos, obtenidos en un período (mes, meses o año). Deben ser siempre positivos si hay una buena ges-tión y operación de La Cooperativa. Tem-poralmente pueden llegar a ser negati-vos, visto lo cual se deben tomar precisas y oportunas medidas para que vuelvan a ser positivos.

Reservas: Trasladada de los Excedentes en pesos de cada ejercicio para fortale-cer patrimonialmente a la Cooperativa, como la Reserva para Protección de Apor-tes.


Superávit: Por donaciones o valorización de activos.

2.4 INGRESOS

Ingresos Operacionales: Los que se obtienen por la Actividad Principal. Ac-tualmente por Prestación de Servicios Agrícolas.

Ingresos no Operacionales: Son otros ingresos diferentes a los Operacionales, como rentas de Capital (Rendimientos Financieros, Dividendos, Arrendamientos de Bienes Muebles e Inmuebles), también los de otras actividades como comercio, industria y explotación agro-pecuaria (Semovientes, Culti-vos transitorios y permanen-tes).

2.5 EGRESOS

Costos: Son los egresos ne-cesarios para elaborar un bien o prestar un servicio Este costo se recupera cuando se factura su venta. En el caso de las Coo-perativas, el principal es el pago de las Compensaciones a los Asociados por las labores agrícolas.

Gastos Operacionales de Adminis-tración: Son los egresos necesarios para administrar la Cooperativa; no se recu-peran y hacen parte, con otros costos y gastos, de los Egresos, que se restan de los Ingresos para establecer Los Exceden-tes (utilidad) o pérdida de cada período anual.

Los principales gastos son: Arrendamiento y Servicios Públicos. Compensación del Gerente y de la secretaria. Honorarios Revisor Fiscal y Contador. Elementos de Consumo (papelería, ca fetería, aseo). Servicios y mantenimientos (aseo, transportes, arreglos de equipos) Primas de Pólizas de Seguros. Impuestos locales y Nacionales como Industria y Comercio, Avisos. Gastos bancarios.

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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3NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos)


33. NATURALEZA DE LAS CUENTAS (Débitos / Créditos)

Es la información de cómo funciona en forma general la Contabilidad, con la afectación de las cuentas según sus conceptos y tipo de transacciones, facilitando los registros contables por la orientación precisa en donde deben quedar representados los valores de cada operación.La Naturaleza de las Cuentas opera según el Grupo que corresponda a estas: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y Egresos y se define concretamente con saldos Débitos y Créditos, resumidos así:

G R U P O SALDOS CREDITOSActivo X

Pasivo X

Patrimonio X

Costos X

Gastos Operacionalesde Administración X

Ingresos Operacionales

XIngresos No Operacionales

SALDOS DEBITOS

EFECTOS DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS POR LOS REGISTROSDEBITOS Y CREDITOS

G R U P O CREDITOS DEBITOS

Activo AUMENTAN DISMINUYEN

Pasivo DISMINUYEN AUMENTAN

Patrimonio DISMINUYEN AUMENTAN

Costos AUMENTAN DISMINUYEN

Gastos Operacionalesde Administración AUMENTAN DISMINUYEN

Ingresos Operacionales DISMINUYEN AUMENTAN

Ingresos No Operacionales DISMINUYEN AUMENTAN

X

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REGISTRO PRÁCTICO DE LA CONTABILIDAD

4


4.REGISTRO PRÁCTICO DE LACONTABILIDAD

Los libros de Contabilidad se registran, es decir se van llenando, con base en los Documentos que se originan en las Tran-sacciones. La herramienta utilizada es el computador y un programa especializado de Contabilidad.

4.1 CUENTA T

Para efectos didácticos se utiliza la CUEN-TA T, gráfico que representa las siguien-tes partes:

Nombre de la Cuenta: Que se escribe en la parte superior y corresponde a las que se enumeraron anteriormente,

Debe: Es la columna izquierda y donde se anotan o escriben los valores de las transacciones,

Haber: Es la columna derecha y donde se anotan o escriben los valores de las transacciones.

Débito: Es la acción de anotar el valor de la transacción en el Debe y se dice que la cuenta ha sido debitada.

Crédito: Es la acción de ano-tar el valor de la transacción en el Haber y se dice que la cuen-ta ha sido acreditada.

RESUMEN CUENTA TNOMBRE DE LA CUENTA

EJEMPLO: CAJA

DEBE

COLUMNA DERECHA

HABER

DÉBITO ( DEBITADA )

$ 100

CRÉDITO ( ACREDITADA ) $ 200

COLUMNA IZQUIERDA

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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4.2 PARTIDA DOBLE

En el año 1.494 (recién descubierta Amé-rica por Colón y todavía sin este nombre), el Monje y Matemático Italiano Luca Pa-cioli creó esta Técnica contable para el re-gistro de los valores de las transacciones. Consistente en la afectación mínima de dos (2) cuentas, una en el Débito y otra en el Crédito por igual valor en ambos la-dos.

Representa:• El Equilibrio de la Contabilidad: La suma del total de los débitos debe ser igual a la de los créditos.

• La igualdad de la Contabilidad: Es una ecuación donde los Activos, que están representados en los saldos débitos, son iguales a la suma de los Pasivos más el Patrimonio, que están representados en los saldos créditos, es decir: Activo = Pasivo + Patrimonio.

De manera práctica se dice que Partida Doble es:

El registro del valor de la transacción en el Debe (Débito) de una o más cuentas y el registro de ese mismo valor en el Haber (Crédito) de otra u otras cuentas.

4.2.1 EJEMPLO DE PARTIDA DOBLE

Transacción: Los Asociados hacen apor-tes a la Cooperativa por $1.000.000; dan $500.000 en efectivo y $500.000 repre-sentados en Equipos de Oficina.

21 354 6

87 9

+

ON

/

CUENTAS AFECTADAS DEBITOS CRÉDITOS

Caja $ 500. 000Equipo de Oficina $ 500.000Capital Social (Aportes Aso-ciados)

$ 1.000.000

SUMAS IGUALES $ 1.000.000 $ 1.000.000


5DINÁMICA DE LA CONTABILIDAD

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5. DINÁMICA DE LA CONTABILIDAD

A medida que se ejecuta cada transacción, se afectan una o varias de las cuentas de los Activos, Pasivos, Patrimonio, Ingresos y Egresos, por lo tanto hay que tener en cuenta lo siguiente:

1. Activos: Cuando se compran o adquie-ren aumentan, registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos, Cuando se venden o pierden disminu-yen, se registran sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos.

2. Pasivos: Cuando se originan por com-pras, gastos, servicios y créditos financie-ros o con terceros aumentan sus sal-dos y al registrar sus valores en el Haber se deben hacer créditos; cuando se abo-nan o pagan las deudas u obligaciones

con terceros disminuyen sus saldos y al registrar sus valores en el Debe se de-ben hacer Débitos.

3. Patrimonio: Cuando los Asociados hacen Aportes aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer creditos; cuan-do a los Asociados se les pagan sus apor-tes, disminuyen sus saldos y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos.

4. Ingresos: Cuando se reconocen o re-ciben aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos y al final del año se cancelan sus saldos para deter-minar el Excedente o Pérdida y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos.

5. Egresos: Cuando se reconocen o se pagan aumentan sus saldos y se deben registrar sus valores en el Debe o sea que se deben hacer Débitos y al final del año se cancelan sus saldos para determinar el Excedente o Pérdida y se deben regis-trar sus valores en el Haber o sea que se deben hacer Créditos.

EJERCICIO DE CONTABILIDAD BÁSICAPARA COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO


6EJERCICIO DE CONTABILIDAD BÁSICA

PARA COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

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6. EJERCICIO DE CONTABILIDAD BÁSICA para COOPERATIVAS DE TRABAJO ASOCIADO

Se pide:1. Hacer los registros contables de cada una de las anteriores transacciones.2. Hacer el Balance de Comprobación o de Prueba.3. Hacer el Estado de Excedentes y Pérdidas.4. Hacer el Balance General.

1) Se inicia la Cooperativa con un aporte de los Asociados por $1.000.000, recibidos en EFECTIVO.

2) Se abre una cuenta corriente en el Banco Agrario y se consigna el $1.000.000 en efectivo.

3) El Banco Agrario cobra $10.000 por gastos Bancarios.

4) Se compran escritorios, sillas, archivador, ventiladores por $100.000, se gira un cheque por $50.000 y se queda debiendo el saldo.

5) Se compra un computador por $100.000 y se paga con un cheque.

6) Se firma un contrato de prestación de servicios agrícolas con cliente comercial por $1.000.000.

7) Se compra papelería a crédito por $20.000.

8) Se compra un terreno por $100.000 junto con una Edificación por $200.000, se pagan $150.000 con cheque y se quedan debiendo $150.000.

9) Los Asociados efectúan los trabajos del Contrato con cliente comercial y con una planilla le informan a la administración de la Cooperativa su valor total por $500.000.

10) Se afilian los Asociados a la EPS y Fondo de Pensiones.

11) La Cooperativa hace una factura a cliente comercial por Servicios Agrícolas por $1.000.000

12) El cliente comercial paga con cheque la factura anterior.

13)La Cooperativa consigna en el Banco Agrario el cheque recibido de cliente comerial.

14) La Revisora Fiscal entrega a la Cooperativa una cuenta de cobro de Honorarios por $50.000.

15) La Secretaria hace la Nómina de Administración por $100.000 y descuenta $10.000 por aportes de salud y pensiones.

16) Se gira un cheque para pagar la planilla de compensación y descuenta $30.000 por aportes de salud y pensión (ver punto 9)

17) El Banco Agrario le presta a la Cooperativa $300.000 y los Abona en su Cuenta Corriente.

18) El Banco Agrario cobra Intereses de un mes por $10.000.

19) La Cooperativa abre un CDT Certificado a Término Fijo a un mes por $200.000

20) El Banco Agrario abona a la cuenta corriente de la Cooperativa $5.000 por concepto de intereses del CDT.


6.1 REGISTROS CONTABLES

CUENTAS AFECTADAS D É B I T O S C R É D I T O S

1 Caja Capital Social (Aportes Asociados)

2 Bancos Caja

$ 1.000.000 $ 1.000.000

3 Gastos Operac. de Admón. Bancos

$ 10.000 $ 10.000

4 Equipo de Oficina Bancos Cuentas Por Pagar

$ 100.000 $ 50.000

5 Equipo Cómputo y Comunicación Bancos

$ 100.000

6 La firma del Contrato no es una Tran-sacción 7 Gastos Operac. de Admón. Proveedores

$ 20.000 $ 20.000

8 Terrenos Edificaciones Bancos Cuentas Por Pagar

$ 100.000

$ 150.000 $ 150.000

9 Costos Costos y Gastos Por Pagar

$ 500.000 $ 500.000

10 La afiliación no es una Transac ción11 Cuentas por Cobrar Ingresos Operacionales

$ 1.000.000 $ 1.000.000

12 Caja Cuentas Por Cobrar

$ 1.000.000 $ 1.000.000

$ 200.000

$ 1.000.000

$ 100.000

$ 50.000

$ 1.000.000

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13 Bancos Caja

$ 1.000.000 $ 1.000.000

14 Gastos Operac. de Admón. Costos y Gastos por Pa gar

$ 50.000 $ 50.000

15 Gastos Operac. de Admón. Costos y Gastos por Pagar Costos y Gastos por Pagar Cuentas por Pagar

$ 100.000

$ 10.000

$ 100.000 $ 10.000

16 Costos y Gastos por Pagar Bancos Cuentas Por Pagar

$ 500.000 $ 470.000

$ 30.00017 Bancos Obligaciones Financieras

$ 300.000 $ 300.000

18 Gastos Operac. de Admón. Bancos

$ 10.000 $ 10.000

19 Inversiones Bancos

$ 200.000 $ 200.000

20 Bancos Ingresos No Operacionales

$ 5.000 $ 5.000

TOTALES $ 7.205.000 $ 7.205.000


6.2 BALANCE DE COMPROBACION O DE PRUEBA Es un informe o papel de trabajo que resume las transacciones en dos (2) partes:1- los movimientos de las cuentas 2-sus saldos al final del Período y sirve para hacer los Estados Financieros. Con los re-gistros anteriores lo hacemos así:COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ BALANCE DE COMPROBACION MES Octubre

PATR

IMO

NIO

CUEN

TAS

DE

RESU

LTAD

O

GRUPO

AC

TIV

OP

ASI

VO

CUENTAS MOVIMIENTO SALDOS

CAJABANCOSCUENTAS POR COBRARINVERSIONESTERRENOSEDIFICACIONESEQUIPO DE OFICINAEQUIPO COMP Y COM.

2.000.000 2.305.0001.000.000 200.000 100.000 200.000 100.000 100.000

COSTOS Y GASTOS POR PAGAROBLIGACIONES FINANCIERASPROVEEDORES CUENTAS POR PAGAR

510.000

CAPITAL SOCIAL

DÉBITOS CRÉDITOS DÉBITOS CRÉDITOS2.000.000 990.0001.000.000

- 0 - 1.315.000

- 0 - 200.000 100.000 200.000 100.000 100.000

650.000 300.000 20.000 240.000

140.000 300.000 20.000 240.000

1.000.000 1.000.000

INGRESOS OPERACIONALESINGRESOS NO OPERACIONALESCOSTOS GASTOS OPERAC. DE ADMON.

500.000190.000

1.000.000 5.000

500.000190.000

1.000.000 5.000

TOTALES 7.205.000 7.205.000 2.705.000 2.705.000

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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ACTIVO: Son los Derechos y Bienes que tiene la Cooperativa a determinada fecha.PASIVO: Son las Deudas u Obligaciones por pagar que tiene la Cooperativa a determinada fecha.PATRIMONIO: Es lo que le queda a la Cooperativa y a sus Asociados, o sea el Acti-vo Menos el Pasivo. Está representado por el Capital Social que son los Aportes de los Asociados, la Reserva de Protección de Aportes y los Excedentes del Ejercicio anual.

CUENTAS DE RESULTADO: Son las que determinan si hay Excedentes (Utilidades) o Pérdidas; hay que recordar que todos los negocios se crean para obtener uti-lidades, INGRESOS OPERACIONALES son por Prestación de Servi-cios Agrícolas, COSTOS son las Compensaciones que se pagan a los Asociados y GASTOS son los que se pagan en la Sede.

CO

NC

EPTO

S


7ESTADOS FINANCIEROS

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7. ESTADOS FINANCIEROS

Son informes que resumen los movimien-tos o transacciones de la Cooperativa al finalizar los períodos (mes, meses o año), presentando su situación financiera, la cual debe corresponder a la igualdad de valores que debe existir en ambas partes (Débitos y Créditos), o sea que la ecua-ción debe ser permanente(Activo = Pasivo + Patrimonio).

Los Estados Financieros son tan impor-tantes para la administración de la Coope-rativa y el control de la misma, que es ne-cesario elaborarlos mensualmente, para que sean estudiados y analizados y se apliquen inmediatamente los correctivos necesarios si se llegan a requerir.Dentro de los Estados Financieros hay dos (2) que son muy comunes e importantes: El Estado de Excedentes y Pérdidas y el Balance General.

7.1 ESTADO DE EXCEDENTES Y PÉRDIDAS

El Estado de Excedentes y Pérdidas mues-tra el origen, detalle y total de lo recibido y de lo egresado en el Período, para de-terminar los Excedentes o Pérdidas.

Es conveniente mantener un pensamien-to positivo tanto en la planeación como en su ejecución, por lo tanto las gestiones administrativas y financieras deben diri-girse a obtener Excedentes (Utilidades o Ganancias), o sea que todos los Ingresos deben ser mayores que los Egresos.

Todo negocio o empresa se crea para ge-nerar Utilidad o Excedente, como es el caso de las Cooperativas.

7.2 BALANCE GENERAL

El Balance General detalla el Activo (los bienes y derechos que se poseen), el Pa-sivo (las deudas y obligaciones a cargo) y el Patrimonio (lo propio de la Cooperativa y de sus Asociados)

El Balance general resume cada una de las transacciones mediante la Ecuación contable.


En su elaboración se tienen en cuenta las siguientes clasificaciones:

7.2.1 ACTIVO

Activo Disponible: El dinero en Caja y Bancos.

Activo Corriente: Los Derechos que se convierten en efectivo antes de un año; también incluyen el Activo Disponible.

Propiedad, Planta y Equipo: Son bie-nes que se utilizan en la Empresa y no están para la venta.

Otros Activos: Distintos a los Anterio-res.

7.2.2 PASIVO

Pasivo Corriente: Saldos de Obligacio-nes que se deben cancelar antes de un (1) año. Junto con el Activo Corriente determi-nan el Capital Neto de Trabajo (Activo Co-rriente – Pasivo Corriente), para conocer la capacidad de pago que tiene la Coopera-tiva para atender sus Deudas a Corto Pla-zo, cuánto le queda para pagar sus opera-ciones inmediatas y cuánto puede invertir.

Pasivo Largo Plazo: Saldo de Obligacio-nes con vencimientos de pago a más de un (1) año

7.2.3 PATRIMONIO

Capital Social: Son los saldos de los aportes de los Asociados.

Excedente del Ejercicio: Es el saldo determinado por la Diferencia entre los Ingresos y Egresos.

Excedente del Ejercicio Anterior: Al iniciar un nuevo año o comenzar otro período contable anual, se traslada el Excedente del Ejercicio del año inme-diatamente anterior a esta cuenta, has-ta tanto se haga la Asamblea General Anual y se aprueben sus destinaciones legales y las que aprueben los Asociados.

Reserva para Protección de Apor-tes: Valor del 10% de los Excedentes del Ejercicio anterior, que sirven para que los aportes mantengan su valor adquisitivo.

30

7.3 ELABORACION ESTADOS FINANCIEROS DEL EJERCICIO COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ ESTADO DE EXCEDENTES Y PERDIDAS

INGRESOS OPERACIONALES 1.000.000 COSTOS (Compensaciones a los Aso-ciados)

(500.000)

EXCEDENTE BRUTO 500.000GASTOS OPERACIONALES DE ADMI-NISTRACION

(190.000)

EXCEDENTE OPERACIONAL 310.000INGRESOS NO OPERACIONALES 5.000EXCEDENTE DEL EJERCICIO 315.000


CORRIENTE

COSTOS Y GASTOS POR PAGAR 140.000OBLIGACIONES FINANCIERAS 300.000CUENTAS POR PAGAR 240.000PROVEEDORES 20.000TOTAL PASIVO 700.000

CAPITAL SOCIAL 1.000.000EXCEDENTE DEL EJERCICIO 315.000TOTAL PATRIMONIO 1.315.000TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 2.015.000

ACTIVODISPONIBLE 1.315.000BANCOS 1.315.000INVERSIONES 200.000TOTAL ACTIVO CORRIENTE 1.515.000PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO

EDIFICACIONES 200.000TERRENOS 100.000EQUIPO DE OFICINA 100.000EQUIPO DE COMP. Y COMUNICACIÓN 100.000TOTAL PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO 500.000TOTAL ACTIVO 2.015.000

COOPERATIVA DE TRABAJO ASOCIADO XYZ ESTADOBALANCE GENERAL

PASIVO

PATRIMONIO

32

8INDICADORES FINANCIEROS


8. INDICADORES FINANCIEROS

Son resultados que se establecen por re-laciones numéricas entre dos cantidades. Estas cantidades corresponden a Cuentas o Grupos de estas del Balance General o del Estado de Excedentes.

Su finalidad es señalar o indicar la soste-nibilidad en el tiempo y los puntos fuertes o débiles de la Cooperativa, lo mismo que indicar probabilidades o tendencias a cor-to, mediano y largo plazo.

Las relaciones comunes y que interesan a la Cooperativa, son las que vamos a ver a continuación en sus conceptos, fórmulas y práctica:

8.1 INDICADORES DE LIQUIDEZ

Miden la capacidad de pago de Obligacio-nes a Corto Plazo (Facilidad o dificultad de cumplimiento). También interpretan la conversión en efectivo de los Activos en menos de un (1) año, para cancelar la exigencia de Obligaciones a menos de un (1) año.

Nota: en Contabilidad “corto plazo” se refiere a menos de un año.

8.1.1 RAZÓN CORRIENTE

Verifica las disponibilidades de la Cooperativa, a Corto Plazo, para afrontar sus compromisos tam-bién a Corto Plazo

Interpretación:La Cooperativa tiene una razón corrien-te de 2.16 a 1, esto quiere decir que por cada $1 que debe en el Corto Plazo cuen-ta con $2.16 para responder. Su resultado entonces es Bueno, porque pagaría todo lo que debe en el corto plazo y le sobraría $1.16. Adicionalmente hay que tener en cuenta que lo que se tiene en el Corto Plazo no tenga problemas de recupera-ción en menos de un (1) año.

Activo Corriente $ 1.515.000 Pasivo Corriente $ 700.000

= 2.16

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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8.1.2 CAPITAL NETO DE TRABAJO

Es la forma de apreciar cuantitativamente (en $ pesos) los resultados de la Razón Co-rriente

Interpretación: La Cooperativa tenía $815.000 de su Activo Corriente, fi-nanciados con Recursos de Largo Plazo, que para este caso corresponden al Patrimonio, ya que no tiene Pasivo a Largo Plazo, decimos que su resultado es Bueno.

Cuando en esta relación hay valores a favor, se deben analizar sus posibles utilizaciones, como:Pagos de Costos y Gastos Inmediatos e Inversiones en el Corto, Mediano y Largo Pla-zo.

8.2 INDICADOR DE ENDEUDAMIENTO

Miden el grado de participación de los Acreedores en el Financiamiento de la Coopera-tiva.

Interpretación: La Cooperativa por cada $1 que tiene invertido en Activos, 35 cen-

Activo Corriente - Pasivo Corriente = Capital Neto de Trabajo$ 1.515.000 - $ 700.000 = $ 815.000

x 100 = 34.74%Total Pasivo $ 700.000 Total Activo $ 2.015.000

x 100 =

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %


tavos han sido financiados por terceros (deudas con Bancos, Proveedores, Asociados y Otros), en términos sencillos los Acreedores son dueños del 34.74% de la Cooperativa y podemos decir que su nivel de endeudamiento es Bajo y Conveniente.

Adicionalmente establecemos los siguientes criterios para analizar este Indicador: Del 1% hasta el 35% Bajo y conveniente Del 36 % hasta el 50% Medio y Aceptable Más del 50% Alto y no conveniente

8.3 INDICADORES DE RENTABILIDAD Determinan el rendimiento o que tan lucrativa es la operación de La Cooperativa, lo mismo que la efectividad de su Administración para controlar los Costos (hacerlos tan bajos como sea posible) y de esta manera incrementar los Excedentes.

8.3.1 MARGEN BRUTOAnaliza el efecto entre los Ingresos Operacionales y el Costo por Compensaciones

Interpretación: Se generó un 50% de Excedente Bruto, proveniente de la Actividad Principal, para pagar los Gastos y obtener Excedentes. Su resultado para este caso es Excelente.

Ingresos Operacionales $ 1.000.000

21 354 6

87 9

+

ON

/x 100 = x 100 = 50%

Excedente Bruto $ 500.000

36

Este indicador sirve para hacer presupuestos de Gastos y de Excedentes, para determinar el Punto de Equilibrio (Ingresos – Egresos = 0), o sea que no hay excedentes ni pérdidas.

8.3.2 RENDIMIENTO DEL PATRIMONIO

Analiza el efecto de los Excedentes obtenidos en relación con el Patrimonio de la Coo-perativa

Para este caso el Patrimonio es $1.315.000, pero restamos $315.000 que son los Excedentes del Ejercicio de donde el resultado es del 31.50%.

Interpretación: Dada la baja rentabilidad que ofrece actualmente el mercado financiero (menos del 10%), son escasas las posibilidades de obtener buenas tasas de rentabilidad del dinero, en consecuencia y para este ejemplo, podemos afirmar que ese 31.50% que rentó La Cooperati-va es Excelente.

Total Patrimonio $ 1.000.000

x 100 = x 100 = 31.50% Excedente del Ejercicio $ 315.000

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %


8.3.3 RENDIMIENTO DE LOS APORTES SOCIALESAnaliza el efecto de los Excedentes obtenidos en el período y su relación con los Aportes de los Asociados.

Interpretación: En este caso del ejemplo, este indicador coincide con el anterior y se aplica el mismo comentario.

$ 1.000.000

x 100 = x 100 = 31.50% Excedente del Ejercicio $ 315.000

Total Patrimonio

8546952

85469528546952100 %100 %

100 %100 %

85469528546952100 %100 %

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9GUIA METODOLÓGICA PARA EL CAPACITADOR


Guía metodológica para el capacitadorEsta cartilla se elaboró con el fin de ser consultada por los integrantes de las Cooperativas de Trabajo Asociado. Para una mejor comprensión y utilización de este material didáctico, el autor sugiere tener en cuenta los siguientes apuntes metodológicos a la hora de realizar procesos formativos. Logística: Conformación de grupos no mayores a 30 personas. Utilización de métodos presenciales de capacitación. Sobre el lenguaje: Uso de términos contables sencillos, prácticos y comprensibles acordes con el nivel educativo de los participantes. Manejo de Nombres de Cuentas Mayores y no por los números asignados en el PUC, ejemplo Caja, Bancos, Costos, Gastos, Ingresos, tc. Utilización de números cerrados (cien mil, doscientos mil, etc.) hasta un millón. Prácticas educativas: Se sugiere que los temas tratados sean direccionados hacia las transaccio nes propias de las Cooperativas. No utilización de problemas o incógnitas. La dinámica de aprendizaje buscará ser muy participativa, alrededor de 80% del tiempo en ejercicios y 20% en teoría. Trabajo en grupo: Privilegiar el trabajo en equipo más que el individual. Los integrantes de los grupos de trabajo deberán rotarse para estimular y compartir las experiencias. Los ejercicios que se formulen serán resueltos por grupos y luego indiv dualmente. Sobre el tutor: Dar apoyo y reforzamiento individual cuando se requiera. Evalúa los ejercicios desarrollados con el objetivo de medir su aprendizaje.

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INTENSIDAD HORARIA ASPECTOS GENERALES DE LA CONTABILIDAD 10 HORAS Beneficios de la Contabilidad en una Cooperativa Para qué sirve la contabilidad en una Cooperativa Requisitos de la información contable Cómo se lleva una contabilidad Cómo se representa una cuenta en contabilidad Soportes contables Tipos de asientos contables Ecuación contable, partida doble y registro de transacciones Clasificación de las cuentas

ESTADOS FINANCIEROS 8 HORAS Balance General Composición del Balance Cuentas del Activo Cuentas del Pasivo Cuentas del Patrimonio Estado de Excedentes y Pérdidas Elaboración de Estados financieros y Taller Práctico

ANÁLISIS FINANCIERO 2 HORAS Índices de liquidez Índice de endeudamiento Índices de rentabilidad


Créditos:

CARTILLA DE CONTABILIDAD BÁSICA aplicada a cooperativas de trabajo asociado(Unidades estratégicas que contratan con la empresa)

ISBN en trámite

Todos los derechos reservados. © William Victoria - Cali, primera impresión, 2011.

Editó:TERRANOVA CONSULTORES [email protected] 6 Norte No. 2n-36 Oficina 116 Cali – Colombia

Autor: William Victoria

Fotografía Indupalma

Diseño gráficoMaría Alexandra Rivero - Revolución Gráfica

Corrección de estilo: Jesús Ignacio Ortiz

Fuentes utilizadas: Tahoma normal, regular y bold.

Esta obra fue impresa en los talleres de:

Cartilla de contabilidad

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