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Modelos Contables

Cartilla

I

Tabla de Contenido

1. Presentación ………………………………………………………………………………………………………. 3

2. ¿Qué son Modelos Contables? 3. ¿Cuál es el Objetivo de Manejar Modelos Contables? 4. ¿Cuál es la ruta para Crear un Modelo Contable? 5. ¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de crear un Modelo

Contable? 6. ¿Cuál es la ruta para Contabilizar un Modelo Contable? 7. ¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de contabilizar un

Modelo Contable? 8. ¿Cuál es la ruta para Generar un Informe de los Modelos Contables

Parametrizados? 9. ¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de generar los

informes de los Modelos Contables Parametrizados?

Presentación El presente documento ofrece una guía que explica la funcionalidad o creación de Modelos contables, los cuales son una ayuda para ejecutar algunos documentos de una manera más rápida y de acuerdo a las necesidades del usuario.

MODELOS CONTABLES

¿Qué son Modelos Contables? Los Modelos Contables en SIIGO, es una funcionalidad que permite definir o parametrizar una guía o formato que permite la captura de diversas cuentas contables y conceptos asociados a ellas; con el fin de poder ser utilizado en diferentes comprobantes contables, especificando que se puede o no modificar.

¿Cuál es el Objetivo de Manejar Modelos Contables? El objetivo fundamental de su creación es realizar la contabilización automática de comprobantes contables que comúnmente se tiene que contabilizar de forma repetitiva, sin necesidad de recurrir a la digitación manual de secuencia por secuencia.

CREACION MODELO CONTABLE

¿Cuál es la ruta para Crear un Modelo Contable?

La ruta para definir los Modelos Contables es: Contabilidad – Parámetros - Definición Modelos Contables

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de

crear un Modelo Contable? Al ingresar a esta opción el sistema habilita la siguiente ventana:

En su encabezado solicita los siguientes datos:

Código: Corresponde a un consecutivo del programa, es un campo numérico el cual permite crear hasta 99999 modelos.

Descripción: Corresponde a un nombre del modelo a definir, es un campo alfanumérico de 100 posiciones.

En sus secuencias solicita los siguientes datos:

Secuencia: Código que el sistema trae en forma automática por cada ítem registrado o parametrizado

Cuenta: Corresponde al código contable se puede digitar el numero, realizar la

búsqueda con el icono o con las teclas de Función F2 (Búsqueda Alfabética) o F3 (Búsqueda Numérica)

Descripción: El sistema trae en forma automática la descripción de la cuenta

contable pero esta puede ser modificada de acuerdo a la necesidad del usuario.

Importante:

Cuando se maneje IVA diferencial y se ingrese una cuenta marcada como Tipo Impuesto IVA, el programa presenta un mensaje

informativo que indica: “Recuerde que el valor del IVA se debe cargar independiente por cada una de las tarifas asociadas a los productos”.

Importante:

Al definir modelos contables NO se pueden ingresar cuentas contables Detalladas Por Cobrar o Por Pagar, por lo cual el sistema genera el siguiente mensaje:

Centro de Costo: Este campo se habilitara SOLO, si la cuenta digitada en su

creación está marcada Centros de Costo Subcentro de Costo: Dependiendo del Tipo de SIIGO, si la cuenta esta

marcada como centro de costos y este tiene la marca de manejar subcentro se

habilitara este campo NIT: Este campo se habilita SOLO si la cuenta digitada está marcada como Si

Tercero Sucursal: Se habilita si la cuenta contable que se digita está marcada como Si

Tercero y el NIT asignado maneje sucursal

a. Si la cuenta contable está marcada como Inventarios el sistema solicita el producto y sus datos:

b. Si la cuenta esta marcada como Activo Fijo o Depreciación el sistema solicita código del Activos

Importante:

c. Si la cuenta contable está marcada como Retención el sistema solicita la Base para realizar el cálculo del porcentaje de retención

D/C: Digitar el tipo de contabilización que se debe registrar en la secuencia. Valor Total: Se debe ingresar el valor total contabilizar en esa cuenta contable

Posterior a esto, después de haber ingresado todas las secuencias se debe grabar las

secuencias con la Tecla de Función F1 o con el icono .

Importante:

Si el comprobante está moviendo cuentas contables que se encuentran parametrizadas en el módulo de Presupuesto y la clave de usuario tiene selección de Control de ejecución de presupuesto; el programa valida que el valor digitado más el saldo de la cuenta no supere el valor presupuestado

En los totales se habilitan los siguientes datos:

Asignar campos Variables: En el evento en que el usuario en la ejecución desee

manipular alguna de las variables capturadas en el modelo, el programa permite seleccionar los campos que pueden ser modificados; para tal efecto se habilita la siguiente pantalla:

Graba Modelo Contable: Graba los campos digitados y refresca la pantalla para

ingresar un nuevo modelo. Antes de guardar el Modelo, se debe validar que el documento haya quedado cuadrado, para ello como se visualiza en la siguiente pantalla:

Se realiza la validación que la suma de débitos debe ser igual a la suma de los Créditos y de no ser así, al momento de grabar el modelo el sistema presenta el mensaje de aclaración

CONTABILIZACION MODELO CONTABLE

¿Cuál es la ruta para Contabilizar un Modelo Contable? La ruta para ejecutar o contabilizar un Modelos Contables es: Contabilidad – Procesos - Ejecución Modelos Contables

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de

contabilizar un Modelo Contable?

Al ingresar a esta opción se habilita la siguiente pantalla:

En su encabezado solicita los siguientes datos:

Código: Digitar el código del modelo previamente parametrizado

Importante: Al seleccionar el código, el programa presenta en la parte inferior de carácter informativo, las secuencias definidas en el modelo.

Tipo de Documento: Se debe seleccionar el tipo de comprobante en el cual se

realizara la contabilización.

Fecha: Corresponde a la fecha de contabilización del comprobante.

En sus secuencias: El sistema trae los datos de la información parametrizada en la de definición del modelo y SOLO en caso que en la parametrizacion se hayan asociado conceptos en los Campos Variables, estos se habilitaran para ser modificada la información en caso de ser necesario Para Nuestro Ejemplo en los Campos Variables se asociaron los conceptos de Centro de Costo y Valor y serán los únicos que permiten modificación

Al terminar de repasar las secuencias se ejecutara el proceso de contabilización para lo cual el programa presenta un mensaje de decisión indicado si se desea generar el comprobante contable.

Importante: Únicamente permite la selección de los documentos Tipo L (Otros) – N (Nota Interna) - C (Nota Crédito) y D (Nota Debito).

Importante: El sistema sugiere la fecha de ingreso al sistema, pero esta puede ser modificada únicamente dentro del mismo mes.

Al dar clic en SI el programa presenta un mensaje informativo indicando que Tipo de Documento, Numero del tipo de Documento y Numero del Documento a contabilizar se contabilizara el documento.

A continuación comenzará a actualizar el comprobante.

Al finalizar el proceso de contabilización el programa presenta la ventana para efectuar el proceso de impresión.

Importante: Esta ventana se habilitara solo si en la definición del documento se

marco Numeración Automática , de lo contario el sistema habilitara pantalla para indicar el número del documento a contabilizar

INFORME MODELO CONTABLE

¿Cuál es la ruta para Generar un Informe de los Modelos

Contables Parametrizados? La ruta para generar los informes de los Modelos Contables parametrizados es: Contabilidad – Informes y Consultas - Informe Modelos Contables

¿Cuáles son los datos que solicita el sistema al momento de

generar los informes de los Modelos Contables Parametrizados? Posterior a la definición del Modelo Contable el programa permite generar un listado con los modelos definidos allí el sistema solicita:

Importante: El documento puede ser enviado a impresión, vista preliminar o Excel, este ultimo siempre y cuando se haya definido el template para el documento.

Modelos: Asignar el rango de los modelos a consultar para verificar los parámetros

establecidos y presenta las siguientes columnas:

Importante: El informe puede ser enviado a impresión, vista preliminar o Excel.