Casal & Associates Mapa Riesgo Procesadoras de Lacteos

5/23/2018 Casal & Associates Mapa Riesgo Procesadoras de Lacteos

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Casals & Associates, Inc.Diagnstico del sistema de control interno y mapa de riesgos institucionales delos procedimientos de certificacin de plantas procesadoras de productoslcteos y registro e incorporacin de plaguicidas de la Direccin General deSanidad Vegetal y Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura y Ganadera.Segundo informe

5 de Mayo del 2010

PWC*connectedthinking


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Segundo informeDiagnstico del sistema de control interno y un mapeo de riesgo institucional para la Direccin General de Sanidad Vegetaly Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

Tabla de contenido

PginaSeccin I: Mapa de Riesgos Institucional

1.1 Validacin de procesos 11.2 Identificacin de riesgos 2

1.3 Evaluacin de riesgos 291.4 Mapa de riesgos 39

Seccin II: Diagnstico de Control Interno

2.1 Introduccin 552.2 Objetivos y alcance 562.3 Alcance de la medicin 572.4 Metodologa 57

2.5 Escala de la medicin 582.6 Resultados del diagnstico 602.7 Mejoras del sistema de gestin de riesgo institucional 64

Seccin III: Capacitacin y Talleres de trabajo.

3.1 Sesin de capacitacin de modelo de riesgos DGSVA 723.2 Taller de trabajo con gremiales de Pesticidas 73

3.3 Taller de trabajo con gremiales de Ganaderos e Industriales Nacionales de Lcteos 743.4 Taller de trabajo con gremial de Importadores de Lcteos 75

Anexos Anexo A Cuestionario MCRC Anexo B Las 7 medias aritmticas ms altas y las ms bajas Anexo C Las 7 desviaciones estndar ms altas y las ms bajas Anexo D Taller de capacitacin del modelo de riesgos DGSVA (CD)


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Seccin IMapa de Riesgos Institucional

1.1 Validacin de Procesos

Los procesos en evaluacin que incluyen la certificacin, permisos y autorizaciones de productos lcteos, as como el registro eincorporacin de plaguicidas, fueron revisados a travs de reuniones de trabajo con los diferentes actores que participan en laadministracin y ejecucin de los mismos y validados en el taller de identificacin de riesgos. El mapa de procesos validado sedetalla en los diagramas mostrados a continuacin.

Proceso de certificacin de plantas procesadoras de productos lcteos

Proceso de autorizacin fitozoosanitaria de importacin de productos lcteos

Proceso de registro e incorporacin de plaguicidas

Presentacinde formularioy expediente

Revisintcnicadeexpediente

Elaboracinde dictmen

Seguimientode hallazgos

Aprobacin yemisin decertificado deregistro y libreventa oincorporacin

Entrega deautorizacinp/importacin

Emisin dehoja

Trmite depago

Solicitud decertificacin

InspeccinElaboracindel dictamentcnico

Seguimientode hallazgos oreins eccin

Otorgamientode certificacin

PricewaterhouseCoopers


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1.2 Identificacin de Riesgos

A partir del anlisis y revisin del manual de procedimientos, el plan estratgico de la DGSVA, la revisin de la legislacin ynormativa aplicable, se desarroll un proceso de identificacin de las actividades asociadas a cada uno de los procesos enevaluacin y los riesgos a los cuales estn expuestas; entendindose como riesgo la eventualidad de que la DGSVA no puedacumplir con uno o ms de sus objetivos.

1.2.1Talleres de sensibilizacin e identificacin de riesgos

A travs de entrevistas y talleres de trabajo, funcionarios de la DGSVA que administran y ejecutan los procesos en evaluacin,identificaron aquellos riesgos cuya ocurrencia generan o podran generar un impacto en la consecucin de los objetivos de susrespectivas divisiones y por tanto de la institucin.

Uno de los talleres realizado, fue el taller de identificacin de riesgos, para el cual se obtuvo una participacin de 17funcionarios de la Direccin General de Sanidad Vegetal y Animal (DGSVA), pertenecientes a las diferentes divisiones,

jerarquas y antigedad en la organizacin.

Por divisin o departamento:

Divisin/ Departamento ParticipantesDivisin de Inocuidad de Alimentos 47 %Divisin de Sanidad Animal 17 %Divisin Registro y Fiscalizacin 12 %

Departamento de Normas Fitozoosanitarias y deAsuntos Legales 6 %Departamento de Planificacin 6 %Gerencia de Informtica 6 %Gestin de Calidad 6 %



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Por nivel jerrquico:

Nivel Jerrquico ParticipantesJefe 53 %

Tcnico 47 %

Por antigedad:

Antigedad ParticipacinDe 0 a 3 aos 41%De 3 a 5 aos 12%De 5 a 10 aos 6%Ms de 10 aos 41%

Como resultado del taller se obtuvieron los riesgos asociados a cada proceso, sub proceso y actividad, los cuales se detallan enlas pginas siguientes.



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1.2.2 Riesgos por proceso, sub proceso y actividad

Proceso: Certificacin de plantas procesadoras de lcteos

Subproceso 1.1: Inspeccin en origen de plantas procesadoras de productos lcteos

El subproceso de inspeccin en origen de plantas procesadoras de productos lcteos tiene como objetivo realizar la inspeccin

higinico sanitaria en origen (pases interesados en exportador productos hacia El Salvador) en plantas procesadoras de leche yproductos lcteos, para verificar las condiciones higinico sanitarias bajo las cuales realizan actividades de procesamiento, para elotorgamiento de Certificacin como requisito para la autorizacin de importaciones de productos lcteos hacia El Salvador.

Actividades:

1. Solicita por escrito a la DGSVA del Ministerio de Agricultura y Ganadera la realizacin de inspeccin en origen de la plantainteresada en exportar productos lcteos hacia El Salvador.

Riesgos identificados:

1.1 No dar respuesta a las solicitudes de inspeccin de los Ministerios de Agricultura de los pases solicitantes1.2 No recibir los comunicados con las solicitudes.1.3 Respuesta tarda

2. Inspeccin en origen es cancelada por el interesado en la colectura de la DGSVA.

Riesgos Identificados:

2.1 Prdidas econmicas2.2 Falta de pago para iniciar el proceso



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3. Programar en un plazo mximo de 60 das calendario la inspeccin en origen, para dicho fin, la DGSVA enviar oficio decontestacin a la autoridad competente del Estado exportador, comunicando la fecha de la visita, nombre de los tcnicosque efectuarn la inspeccin, as mismo especificar que el pago de viticos, boletos va area o terrestre segn sea elcaso e impuestos o gastos terminales sern absorbidos por la planta o de los interesados de exportar.


3.1 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin.3.2 No programar la inspeccin en el plazo establecido.3.3 Falta de coordinacin entre los pases solicitantes para la realizacin de la inspeccin.

4. Al momento de efectuarse la inspeccin para verificar la capacidad de produccin (F-IPA 35) y las condiciones higinicassanitarias bajo las cuales se realizan las diferentes actividades de produccin, se realizar aplicando lista de chequeo paraPlantas Industriales procesadoras de productos lcteos establecida en F-IPA 27, inspeccin que debe realizarse con laparticipacin de la Autoridad Competente del pas exportador.


4.1 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada.4.2 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante.4.3 Sobrevaluar la capacidad de produccin de la planta, abriendo la posibilidad de que ingrese producto de una planta nocertificada.4.5 Falta de experiencia de los inspectores.4.6 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores.4.6 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria.4.7 Que la empresa oculte informacin requerida por el tcnico.4.8 Falsificacin de documentacin



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5. Utiliza los materiales y equipos para realizar la inspeccin.


5.1 Falta de equipo necesario.5.2 Falta de experiencia en el uso de los equipos.

6. Una vez realizada la inspeccin, el inspector responsable, deber emitir un informe tcnico el cual debe incluir fotografas,

en donde se detallen los hallazgos detectados durante la inspeccin y una conclusin fundamentada en el resultadoobtenido de la misma sobre el otorgamiento o no de la certificacin del establecimiento. A partir de la fecha de finalizacin dela inspeccin La DGSVA notificar al pas exportador en un plazo mximo de 15 das calendario el resultado de la visitarealizada


6.2 No redactar el informe en el plazo definido.

6.3 Que el inspector no informe de la situacin actual de la planta.6.4 Falta de transparencia en la inspeccin.6.5 Que la planta evaluada cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas en puntos crticos delproceso.

7. En caso de que el establecimiento no cumpla con las condiciones para la exportacin de productos lcteos, esta deber deimplementar un plan de accin que permita solventar todos los hallazgos. Si se considera necesario se notificar a laAutoridad Competente del pas exportador la necesidad de realizar una nueva inspeccin al establecimiento con el objeto deverificar el cumplimiento de las acciones planteadas.


7.4 Que no se notifiquen a las plantas los informes de seguimiento.

8. Verificar y certificar que el establecimiento ha cumplido con el plan de accin. Posteriormente sta deber de notificar a laDGSVA de El Salvador el cumplimiento del plan de accin incluyendo fotografas por medio de las cuales se pueda constatarel cumplimiento de las observaciones.



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8.1 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas.8.2 Que no existan acuerdos legales con los pases solicitantes para tomar decisiones sobre aprobacin de plantas.8.3 No dar seguimiento a la ejecucin del plan de accin por parte de la planta solicitante.8.4 Que el seguimiento que se da a la inspeccin no sea el adecuado por parte de la DGSVA.8.5 Que no hayan evidencias objetivas del seguimiento.

9. Remitir informe a la DGSVA sobre el cumplimiento del plan de accin, este ser revisado por el o los inspectoresresponsables de la inspeccin.


9.1 Que no se reporten las evidencias necesarias para verificar el cumplimiento9.2 No realizar visita de verificacin.

9.3 Verificacin deficiente de las acciones correctivas.10. Revisar informe sobre cumplimiento del plan de accin.


10.1 Revisin deficiente.10.2 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas.

11. En el caso que durante la revisin se verifique que todo ha sido cumplido se proceder a la elaboracin de la Certificacinpara obtener firma del Director General de Sanidad Vegetal y Animal.




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11.1 Que la divisin de inocuidad de alimentos no enve el certificado para firma.11.2 Retrasos en la elaboracin del certificado.11.3 Falsificacin del certificado.

12. En el caso que se identifiquen que no han sido cumplido en su totalidad las no conformidades generadas se elaborar unoficio y se notificar nuevamente a la autoridad competente del pas exportador para su cumplimiento.


12.1 Falta de notificacin a la planta de las inconformidades

13. Solventados los hallazgos detectados, el Director General de la DGSVA otorgar la certificacin al establecimiento (F-IPA28). El certificado tendr una vigencia de un (1) ao, renovable por igual periodos.

Riesgos identificados;

13.1 Que una planta siga exportando productos lcteos con un certificado vencido.14. Enva por correo electrnico el certificado a la Autoridad competente del pas exportador


14.1 Retraso en el envo de certificado a la autoridad competente por falta de medios.



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Proceso: Certificacin de plantas procesadoras de lcteos.

Subproceso 1.2: Permiso de funcionamiento de plantas procesadoras de leches y productos lcteos

El subproceso de permiso de funcionamiento de plantas procesadoras de leches y productos lcteos, tiene como objetivo realizar lainspecciones a plantas procesadoras de leche y productos lcteos con el fin de otorgar el permiso de funcionamiento evaluando elcumplimiento de los requisitos mnimos establecidos en las normativas y legislaciones nacionales e internacionales.

Actividades:

1. Jefe de Divisin, recibe nota de solicitud de inspeccin para obtener por primera vez o renovar el permiso de funcionamientode la planta procesadora de lcteos.


1.1 No dar respuesta a una solicitud.

1.2 No dar a conocer los requisitos necesarios para obtener el permiso de funcionamiento.2. Jefe de Divisin, designa al Inspector que realizar la inspeccin en la planta.


2.1 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin.

3. Inspector de Lcteos, coordina la visita a la planta procesadora de leche y productos lcteos con el encargado y/o

representante.


3.1 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante.

.4. Inspector de Lcteos, prepara material y equipo a utilizar.



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4.1 Falta de equipo necesario.4.2 Falta de experiencia en el uso de los equipos.

5. Inspector de Lcteos, visita planta procesadora de leche y productos lcteos.


5.1 No se identificaron riesgos en esta actividad.

6. Inspector de Lcteos, realiza la inspeccin utilizando el formulario FPE-DIA-UIL 7.61.2.1 Inspeccin para permiso defuncionamiento de plantas artesanales procesadoras de lcteos y FPE-DIA-UIL 7.61.2.2 Inspeccin para permiso defuncionamiento de plantas industriales procesadoras de lcteos, evaluando los aspectos correspondientes.


6.1 Fallas en la evaluacin.6.2 Aplicacin subjetiva de los criterios de verificacin.6.3 Llenado incorrecto de la lista de chequeo.6.4 Que la empresa oculte informacin requerida en la visita.6.5 Falsificacin de documentacin6.6 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada.6.7 Falta de experiencia de los inspectores.6.8 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores.

6.9 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria.6.10 Que el inspector no detalle las deficiencias encontradas.

7. Inspector de Lcteos, calcula el puntaje total y analiza los resultados de la siguiente forma:- Hasta 60 puntos: condiciones inaceptables, urgente corregir.



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- 5.7.2. 61 a 79 puntos: condiciones regulares, necesita hacer correcciones.- 5.7.3. 80 a 100 puntos: condiciones aceptables, hacer algunas correcciones.Para efectos de otorgar permiso de funcionamiento debe de cumplir como mnimo 80 puntos.


7.1 Que el solicitante cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas en puntos crticos del proceso.

8. Inspector de Lcteos, da a conocer los resultados de la inspeccin al encargado y/o representante en el FPE-DIA-UIL7.61.2.1 Inspeccin para permiso de funcionamiento de plantas artesanales procesadoras de lcteos y/o FPE-DIA-UIL7.61.2.2 Inspeccin para permiso de funcionamiento de plantas procesadoras industriales de lcteos. En caso de que nocumpliera con el puntaje mnimo requerido de 80, programa la reinspeccin segn plazo establecido para verificar lasuperacin de las no conformidades encontradas.


8.1 No programar la reinspeccin en el plazo establecido.9. Inspector de Lcteos, elabora informe con los resultados de la inspeccin.


9.1 No redactar el informe en el tiempo definido.9.2 Que el inspector no detalle la situacin actual de la planta.

10. Jefe de Divisin de Inocuidad de Alimentos, revisa el informe de inspeccin con los resultados obtenidos y FPE-DIA-UIL7.61.2.1 Inspeccin para permiso de funcionamiento de plantas artesanales procesadoras de lcteos y/o FPE-DIA-UIL7.61.2.2 Inspeccin para permiso de funcionamiento de plantas industriales procesadoras de lcteos, segn corresponda.


10.1 No realizar una adecuada revisin del informe.



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10.2 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas.10.3 Otorgar permisos sin que la empresa haya revisado las observaciones correctivas.

11. Jefe de Divisin de Inocuidad de Alimentos, remite copia del informe de inspeccin y FPE-DIA-UIL 7.61.2.1 Inspeccin parapermiso de funcionamiento de plantas artesanales procesadoras de lcteos y/o FPE-DIA-UIL 7.61.2.2 Inspeccin parapermiso de funcionamiento de plantas industriales procesadoras de lcteos, segn corresponda, al propietario y/orepresentante de la planta


11.1 Prdida o extravo de informe de inspeccin.

12. Inspector de Lcteos, archiva original de informe de inspeccin y FPE-DIA-UIL 7.61.2.1 Inspeccin para permiso defuncionamiento de plantas artesanales procesadoras de lcteos y/o FPE-DIA-UIL 7.61.2.2 Inspeccin para permiso defuncionamiento de plantas industriales procesadoras de lcteos en el expediente. En caso de haber programado unareinspeccin habr que realizarla en el plazo establecido, ir al paso 4


12.1 No hacer una reinspeccin oportuna cuando existan no conformidades que implican riesgo alto.

13. Jefe de Divisin de Inocuidad, elabora permiso de funcionamiento para la planta procesadora de lcteos inspeccionadasegn el formulario FPE-DIA-UIL 7.61.2.3 Permiso de Funcionamiento de Plantas Procesadoras de Lcteos y enva alDirector de la DGSVA para su correspondiente firma.


13.1 Prdida de documentacin.13.2 Otorgar permisos a una planta que no cumpla con los requisitos necesarios.

14. Inspector de Lcteos, entrega FPE-DIA-UIL 7.61.2.3 Permiso de Funcionamiento de Plantas Procesadoras de Lcteos alencargado y/o representante de la planta



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Riesgos identificados

14.1 Prdida de documentacin.

15. Inspector de Lcteos, archiva copia de FPE-DIA-UIL 7.61.2.3 Permiso de Funcionamiento de Plantas Procesadoras deLcteos en el expediente


15.1 Prdida de informacin.15.2 Prdida de integridad de los documentos.



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Proceso: Certificacin de plantas procesadoras de lcteos.

Subproceso 1.3: Autorizacin fitozoosanitaria de importacin

El subproceso de autorizacin fitozoosanitaria de importacin tiene como objetivo proporcionar al importador la informacinnecesaria para la importacin de vegetales, animales, sus productos y subproductos, previa evaluacin de los riesgos de ingreso deplagas y enfermedades de importancia econmica y cuarentenaria, as como el establecimiento de los requisitos que debe cumplirel producto y el pas exportador.

Actividades:

1. Solicita informacin sobre requisitos fitozoosanitarios para la importacin de vegetales, animales, sus productos y subproductos, en los siguientes lugares: Direccin o ubicacin:

- Ventanilla nica de Importaciones Boulevard de los Hroes, N 1229, Contiguo a Edificio Los Cerezos, Ministerio deHacienda, San Salvador.

- Ventanilla MAG Santa Tecla Edificio MAG, 1er Nivel, Edificio C, Divisin de Certificacin Fitozoosanitaria para elComercio, Final 1 Avenida Norte, 13 calle Oriente y Avenida Manuel Gallardo, Santa Tecla.- Puestos de Control Cuarentenarios:- El Poy, Chalatenango- San Cristbal, Santa Ana- Las Chinamas, Ahuachapn- La Hachadura, Ahuachapn- Anguiat, Metapn, Santa Ana- El Amatillo, La Unin

- Aeropuerto Internacional, La Paz

Riesgos identificados

1.1 No se identific riesgo en esta actividad.

2. Consulta requisitos en el SISA, para verificar si existen.Si existen requisitos, imprime a travs del SISA el F-AFI 1 y lo entrega a Usuario.



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Si no existen requisitos, informa a Coordinador de Certificacin correspondiente.


2.1 Que los requisitos fitozoosanitarios no estn actualizados o no sean los correctos.

3. Previamente el Coordinador de Certificacin Fitosanitario o Coordinador de Certificacin Zoosanitario revisa si existenrequisitos de los productos solicitados (este trmite no debe exceder dos horas). Si existen requisitos, ingresa requisitos del

producto en el sistema SISA, e informa a Funcionario correspondiente, ir al paso 2. Si no informa verbalmente a Funcionariocorrespondiente que no existen requisitos, ir al paso 5


3.1 Ingreso errneo de los datos en el sistema.3.2 Que los trmites tarden ms del tiempo establecido

4. Informa a Usuario verbalmente que no existen requisitos.Riesgos identificados:

4.1 Dar informacin errnea.

5. Pregunta a Usuario si desea importar el producto, ya que es necesario realizar un Estudio de Anlisis de Riesgo del mismo,si es afirmativo continuar.



6. Entrega a Usuario formulario F-AFI 02 F-AFI 03 segn el caso y se le informa que lo entregue lleno al Director General dela DGSVA (Director de la ONPF de El Salvador).




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7. Recibe formulario F-AFI 02 F-AFI 03, e inicia trmite con IT-AFI 3 - Estudio de Anlisis de Riesgo de Plagas para Animales IT-AFI 4 - Estudio de Anlisis de Riesgo de Plagas para Vegetales.



8. Recibe F-AFI 1 y llena el formulario correspondiente abajo detallado, para solicitar la importacin de los productos osubproductos, en los lugares mencionados en el paso 1 y lo entrega al funcionario de la DGSVA.

- F-AFI 4 Solicitud para la importacin de animales vivos,- F-AFI 5 Solicitud para la importacin de productos y sub productos de origen animal,- F-AFI 6 - Solicitud para la importacin de productos y sub productos de origen vegetal.



9. Cuando recibe F-AFI 4 y/o F- AFI 5 y/o F-AFI 6 completamente lleno, ingresa informacin e imprime a travs del SISA el F-AFI 9 - Orden de Pago debidamente firmada por el Jefe de Divisin de Certificacin Fitozoosanitaria y lo entrega a Usuario yle informa que pase a Colectura a realizar el pago.

Nota: El Sistema SISA realiza automticamente el clculo del costo del servicio, segn tarifas vigentes autorizadas.


9.1 Informacin deficiente o errnea en los formularios.9.2 Revisin deficiente de los datos en los formularios.9.3 Ingreso incorrecto de informacin.9.4 Clculo errneo del costo del servicio al no estar actualizadas las tarifas en el sistema.



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10. Realiza pago en colecturas. Obtiene Comprobante de Crdito Fiscal (original y triplicado) o Factura de Consumidor Final(duplicado y triplicado).


10.1 Prdidas econmicas por mal clculo en el costo del servicio.

Proceso 2: Registro e incorporacin de plaguicidas

Subproceso 2.1 Registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero.

El subproceso de registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, tiene como objetivo registrar los productos de usoagrcola, fertilizante o casero, a fin de que se puedan fabricar, formular, importar, comercializar, distribuir o utilizar en el territorionacional, mediante un procedimiento claro, concreto y sencillo de seguir.

Actividades

1. Usuario solicita informacin relacionada al servicio de registro de productos agrcolas, fertilizantes o caseros.


1.1 Falta de conocimiento tcnico por parte del usuario

2. Coordinador de registro de productos agrcolas, informa personalmente, por telfono, fax o correo electrnico, a usuariosobre los requisitos establecidos por ley y entrega o enva por fax, formato de solicitud FPE-DRF-CRP 7.18.1.1


2.1 Proporcionar informacin parcial o incompleta al usuario2.2 Proporcionar informacin incorrecta al usuarios



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2.3 Errores en la informacin de contacto del usuario2.4 Fallas en las herramientas tecnolgicas y/o de comunicacin2.5 Informacin desactualizada en el sitio web sobre los requisitos y procedimiento para el registro y fiscalizacin de

plaguicidas2.6 Personal insuficiente para atender la demanda de usuarios2.7 No encontrar la informacin sobre requisitos a travs del sitio web.2.8 Inadecuada clasificacin de la informacin en el sitio web

3. Usuario conforma expediente con solicitud llena FPE-DRF-CRP 7.18.1.1 y documentacin requerida para el registro delinsumo, luego entrega expediente en original y copia, con pginas enumeradas, ndice de contenido e informacinclasificada.


3.1 Usuario presenta expedientes incompletos3.2 Inadecuada asesora por parte del responsable tcnico (regente) para la conformacin del expediente3.3 Informacin del expediente no corresponde al producto a registrar3.4 Legislacin desactualizada para el registro e incorporacin de plaguicidas3.5 Extravo total o parcial de expedientes3.6 Infraestructura inadecuada para la recepcin de expedientes

4. Coordinador de registro de productos agrcolas, primero verifica en el SISA, si la empresa no est registrada y con sucertificado vigente, si es as, recibe expediente del usuario, verificando en el momento si cumple con requisitos, si no cumplese devuelve expediente a usuario con las observaciones, si est completo continua con el proceso y entrega copia delexpediente a secretaria de rea de registro.


4.1 Expedientes incompletos por faltas de requisitos o documentacin4.2 Extravo parcial o total del expediente4.3 Recepcin del expediente de una empresa no registrada por fallas en el sistema SISA4.4.Usuario presenta informacin errnea sobre los datos de registro4.5 Errores en el registro de informacin en el sistema SISA



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4.6 Registrar productos de distribuidores o establecimientos con certificados vencidos4.7 Plaguicida es de origen fraudulento, es un desecho o est descontinuado4.8 El mtodo de anlisis que se incluye en el expediente no es el correcto4.9 El laboratorio no tiene el estndar4.10 Que la literatura tcnica del expediente est incompleta o sea incorrecta4.11 Las capacidades de los envases para la comercializacin del plaguicida no sean las adecuadas para el mercado local

5. Secretaria del rea de registro, ingresa informacin bsica al sistema SISA (nombre comercial del producto, su composicin,

nombre de la empresa fabricante, origen, con o sin estndar, metodologa de anlisis) para imprimir a travs del sistemaSISA la nota de remisin de expediente y/o estndar analtico a laboratorio de control de calidad FPE-DRF-CRP 7.18.1.2,devuelve copia del expediente con nota de remisin sellada al coordinador de registro, para su firma correspondiente y esenviado al laboratorio, copia de expediente y estndar, a ms tardar dos das despus de recibido.


5.1 Prdida de documentacin durante el traslado del expediente5.2 Fallas en el sistema SISA5.3 Personal insuficiente para la gestin5.4 La copia del expediente no es una copia fiel del expediente original (cantidad de documentos o integridad de la

informacin)5.5 Incumplimiento de plazos5.6 Prdida del estndar durante la gestin del expediente

6. Secretaria del rea de registro, espera que el jefe del laboratorio de control de calidad de insumos agropecuarios, por va faxo sistema SISA, enve en un perodo mximo de cinco das a partir de la fecha de recepcin de nota, el costo del resultado

del anlisis contemplado en el expediente, una vez recibido, comunica al usuario el valor a cancelar por el anlisis, que sercancelado en la colectura habilitada por el OIRSA.


6.1 Idoneidad del personal del laboratorio para determinar valor de anlisis6.2 El valor de anlisis brindado al usuario no es el correcto6.3 Fallas en la comunicacin con el usuario



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6.4 Incumplimiento de plazos6.5 El laboratorio carece de equipo y/o materiales para realizar el anlisis6.6 El laboratorio no posee el estndar del plaguicida a registrar

7. Secretaria del rea de registro, remite al coordinador de registros de productos agrcolas, recibo de ingresos, por el costoestimado para el anlisis del producto a registrar o renovar.


7.1 Incorrecto archivo de recibo de ingresos7.2 Prdida de documentos

8. Coordinador de registro de productos agrcolas, anexa al expediente el recibo de ingresos por el costo de anlisis, continala revisin del expediente para su evaluacin y anlisis tcnico, 60 das si no hubiesen evaluaciones especiales, luegoingresa informacin tcnica al SISA e imprime hoja de control de expedientes para registro de productos de uso agrcola ocasero, FPE-DRF-CRP 7.18.1.4, fertilizantes FPE-DRF-CRP 7.18.1.5 y remite a jefe de divisin para verificacin y vistobueno, no ms de siete das despus de recibirlo.


8.1 Fallas en la evaluacin del expediente8.2 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar8.3 Ponderacin no adecuada en la evaluacin8.4 Insuficiente personal para la revisin de expedientes8.5 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin

8.6 Falta de idoneidad del personal para el anlisis de la informacin tcnica del expediente8.7 Falsedad material en la informacin suministrada8.8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga de un traductor certificado8.9 Que las capacidades de los envases para comercializar el producto a registrar no sean los adecuados para el mercadolocal

9. Si existen observaciones, se ingresa en el formulario productos en proceso de registro FPE-DRF-CRP 7.18.1.3 establecidoen el sistema SISA y se notifica y entrega al usuario en un perodo no mayor de diez das hbiles.



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9.1 Registro incompleto de las observaciones9.2 Fallas de comunicacin con el usuario9.3 Incumplimiento de plazos

10. Usuario corrige observaciones y/o anexa informacin de respaldo o faltante y las presenta al coordinador de registro de

productos agrcolas.


10.1 Falta de colaboracin del fabricante para presentar las observaciones10.2 Exceso de tiempo de respuesta del usuario debido a que los tiempos no estn normados10.3 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacin inicial10.4 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra10.5 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA

11. Coordinador de registro de productos agrcolas, revisa informacin requerida segn observaciones o recomendaciones, sistas son superadas, remite expediente a secretaria de Divisin, sino se regresa a la actividad 9.


11.1 Fallas en la evaluacin de la informacin requerida segn observaciones o recomendaciones11.2 Fallas en la identificacin de puntos crticos

11.3 Ponderacin no adecuada de la evaluacin11.4 Negligencia por parte del funcionario que realiza la evaluacin de la informacin11.5 Presin por parte del usuario para que la DGSVA acepte la informacin presentada11.6 Prdida parcial o total de expedientes11.7 Falta de personal tcnico capacitado para revisar informacin recibida del usuario

12. Secretaria de divisin, recibe del coordinador de registro de productos agrcolas o del jefe de divisin, el expediente despusde su revisin, anlisis tcnico y aprobacin correspondiente, ingresa en libro de control datos generales del producto e



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imprime el certificado de registro y libre venta FPE-DRF-CRP 7.18.1.6 en dos originales y pasa el expediente con loscertificados originales al jefe de divisin, para su firma y aprobacin.


12.1 Prdida parcial o total del expediente original12.2 Registro errneo de datos en el libro de control

13. Jefe de divisin verifica y firma hoja de control de expediente y los certificados de registro y libre venta FPE-DRF-CRP7.18.1.6, regresa expediente a secretaria de divisin, quien sella los certificados y anexa uno de los originales al expedienteque se entrega al coordinador de registro de productos agrcolas y el segundo es para el usuario, al que se le comunica(dentro de los tres das posteriores a la firma del certificado de libre venta) que debe pasar a colectura para que efecte elpago correspondiente y retire su certificado.


13.1 Prdida de documentos13.2 Fallas de comunicacin con el usuario13.3 Prdida econmica porque el usuario no contine con el registro



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14. Usuario se presenta a cancelar el monto establecido por el servicio prestado a colectura


14.1 Prdida econmica

15. Colectura a travs del sistema SISA identifica el monto a cancelar y recibe pago por el servicio prestado y emite a travs del

SISA factura de consumidor final en original y cuatro copias o crdito fiscal en original y cinco copias, luego entrega a usuariofactura de crdito fiscal (original, triplicado y sextuplicado) o factura de consumidor final (duplicado y triplicado) de acuerdo alcaso.


15.1 Fallas en el sistema SISA

16. Usuario entrega a secretaria de divisin el duplicado de factura de consumidor final o sextuplicado de factura de crditofiscal, para que se le entregue certificado de registro y libre venta FPE-DRF-CRP 7.18.1.6, en original.


16.1 Prdida de comprobante de pago16.2 Entrega errnea de certificado de registro y libre venta16.3 Falsificacin de certificado

17. Secretaria de divisin entrega factura de pago por certificado de registro y libre venta a coordinador de registro de productosagrcolas quien lo anexa al expediente y enva con tcnico de fiscalizacin el expediente para que este lo archive en ladivisin de registro y fiscalizacin.


17.1Prdida parcial o total de expediente



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24

Proceso 2: Registro e incorporacin de plaguicidas

Subproceso 2.2 Incorporacin del registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, provenientes del reacentroamericana.

El subproceso de incorporacin del registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, provenientes del reacentroamericana, tiene como objetivo realizar el registro de productos agrcolas, fertilizantes o caseros, procedentes del reacentroamericana, a fin de que se puedan: importar, comercializar, distribuir o utilizar en el territorio nacional, mediante un

procedimiento, claro, concreto y sencillo de seguir.

Actividades

1. Usuario, solicita informacin sobre el procedimiento de incorporacin de productos agrcolas, fertilizantes o caseros alcoordinador de registro de productos agrcolas.


1.1 Falta de conocimiento tcnico por parte del usuario

2. Coordinador de Registro de productos agrcolas, informa personalmente, por telfono, fax o correo electrnico, al usuariosobre los requisitos establecidos por ley y entrega o enva por fax, formato de solicitud FPE-DRF-CRP 7.18.3.1.


2.1 Proporcionar informacin parcial o incompleta al usuario

2.2 Proporcionar informacin incorrecta al usuarios2.3 Errores en la informacin de contacto del usuario2.4 Fallas en las herramientas tecnolgicas y/o de comunicacin2.5 Informacin desactualizada en el sitio web sobre los requisitos y procedimiento para el registro y fiscalizacin de

plaguicidas2.6 Personal insuficiente para atender la demanda de usuarios2.7 No encontrar la informacin sobre requisitos a travs del sitio web.2.8 Inadecuada clasificacin de la informacin en el sitio web



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3. Usuario, conforma expediente con solicitud llena FPE-DRF-CRP 7.18.3.1 y documentacin requerida, luego entregaexpediente en original al coordinador de registros de productos agrcolas.


3.1 Usuario presenta expedientes incompletos3.2 Inadecuada asesora por parte del responsable tcnico (regente) para la conformacin del expediente

3.3 Informacin del expediente no corresponde al producto a registrar3.4 Legislacin desactualizada para el registro e incorporacin de plaguicidas3.5 Extravo total o parcial de expedientes3.6 Infraestructura inadecuada para la recepcin de expedientes

4. Coordinador de Registro de productos agrcolas, recibe la documentacin y primero verifica en el SISA, si la empresa estdebidamente registrada y con su certificado vigente, y constata en el momento si la documentacin presentada estacompleta, conforme a los requisitos generales a cumplir, para continuar con el proceso, de lo contrario devuelve ladocumentacin al usuario con las observaciones, si esta completa continua con el proceso.


4.1 Expedientes incompletos por faltas de requisitos o documentacin4.2 Extravo parcial o total del expediente4.3 Recepcin del expediente de una empresa no registrada por fallas en el sistema SISA4.4 Usuario presenta informacin errnea sobre los datos de registro4.5 Errores en el registro de informacin en el sistema SISA

4.6 Registrar productos de distribuidores o establecimientos con certificados vencidos4.5 Plaguicida es de origen fraudulento, es un desecho o est descontinuado4.8 El mtodo de anlisis que se incluye en el expediente no es el correcto4.9 El laboratorio no tiene el estndar4.10Que la literatura tcnica del expediente est incompleta o sea incorrecta4.11Las capacidades de los envases para la comercializacin del plaguicida no sean las adecuadas para el mercado local



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5. Coordinador de Registro de productos agrcolas, revisa expediente para su evaluacin y anlisis tcnico en tiempo mximode dos das si no hubiese evaluaciones especiales, luego ingresa informacin bsica y tcnica al SISA, se imprime hoja decontrol de expedientes incorporacin de registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, FPE-DRF-CRP 7.18.3.3


5.1 Fallas en la evaluacin del expediente5.2 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar

5.3 Ponderacin no adecuada en la evaluacin5.4 Insuficiente personal para la revisin de expedientes5.5 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin5.6 Falta de idoneidad para el anlisis de la informacin tcnica del expediente5.7 Falsedad material en la informacin suministrada5.8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga de un traductor certificado5.9 Que las capacidades de los envases para comercializar el producto a registrar no sean los adecuados para el mercado

local

6 Si existen observaciones se ingresan en el FPE-DRF-CRP 7.18.1.3 - Productos en Proceso de Registro y se entrega alUsuario en un perodo no mayor de diez das.


6.1 Registro incompleto de las observaciones6.2 Fallas de comunicacin con el usuario6.3 Incumplimiento de plazos

7 Usuario corrige observaciones y/o anexa informacin de respaldo o faltante y la presenta al coordinador de registro deproductos agrcolas.




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7.1 El usuario no corrige las observaciones7.2 El plazo de respuesta del usuario no est normado7.3 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacin inicial7.4 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra7.5 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA

8 Coordinador de registro PA revisa informacin presentada, si es corregida la observacin, remite expediente a Jefe de Divisin,con su visto bueno en hoja de control.


8.1 Fallas en la evaluacin del expediente8.2 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar8.3 Ponderacin no adecuada en la evaluacin8.4 Insuficiente personal para la revisin de expedientes8.5 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin8.6 Falta de idoneidad para el anlisis de la informacin tcnica del expediente8.7 Falsedad material en la informacin suministrada8.8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga de un traductor certificado8.9 Que las capacidades de los envases para comercializar el producto a registrar no sean los adecuados para el mercado

local

9 Jefe de Divisin verifica documentacin para incorporacin y firma hoja de control si se aprueba la incorporacin, remiteexpediente a secretaria de rea para elaborar la Constancia de incorporacin del registro de productos de uso agrcola,fertilizante y casero, provenientes del rea centroamericana FPE-DRF-CRP 7.18.3.2.


9.1 Registro errneo de datos9.2 Prdida parcial o total de expedientes



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10 Secretaria de rea de registro devuelve expediente de incorporacin al coordinador de registros junto a constancia deincorporacin FPE-DRF-CRP 7.18.3.2 para su firma y archivo del expediente, secretaria comunica a usuario (dentro de lostres das posteriores a la firma de la constancia) que debe cancelar en colectara el valor de la incorporacin.


10.1 Prdida de documentos10.2 Fallas de comunicacin con el usuario

10.3 Prdida econmica10.4 Fallas en el sistema SISA

11 El usuario se presenta a cancelar el monto establecido por el servicio prestado a Colectura


11.1 Prdida econmica

12. Colectura a travs del sistema SISA identifica el nombre del solicitante, monto a cancelar y recibe pago por el servicioprestado y emite a travs del SISA factura de consumidor final en original y cuatro copias o crdito fiscal en original y cincocopias, luego entrega a usuario factura de crdito fiscal (original, triplicado y sextuplicado) o factura de consumidor final(duplicado y triplicado) de acuerdo al caso.


12.1 Fallas en el sistema SISA

13. El Usuario entrega a secretaria de rea el duplicado de factura de consumidor final o sextuplicado de factura de crdito fiscal,para que se le entregue constancia de incorporacin del registro de productos de uso agrcola, fertilizante y casero,provenientes del rea centroamericana FPE-DRF-CRP 7.18.3.2.




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13.1 Prdida de documentos13.2 Errores en la constancia de incorporacin

14. Secretaria de rea entrega factura de pago por Constancia de incorporacin a Coordinador de Registro PA quien lo anexa alexpediente y lo archiva.


14.1 Prdida o extravo de documentos

1.3 Evaluacin de Riesgos

Concluida la actividad de identificacin de los riesgos, el siguiente paso consisti en determinar la probabilidad de que el riesgo ocurra,as como el impacto potencial sobre la DGSVA. La valorizacin del riesgo implic un anlisis cualitativo de la probabilidad de ocurrenciay el impacto de los resultados.

Dado que este proyecto es la primera iniciativa institucional, encaminada a la identificacin y monitoreo de riesgos y por tanto no existeinformacin suficiente para la cuantificacin de la probabilidad e impacto, se utilizaron escalas descriptivas para evaluar la probabilidadde ocurrencia e impacto de cada riesgo.

La valorizacin consisti en ubicar la probabilidad de ocurrencia y el impacto de un riesgo dentro del rango de 1 a 4 (baja (1), media (2),alta (3) o muy alta (4)).

En el grfico 1 se puede observar el esquema de valorizacin de riesgo en funcin de la probabilidad e impacto.



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30

Grfico 1. Valoracin de riesgos

Muy alto (4)

Alto (3)

Medio (2)

Bajo (1)

Bajo (1) Medio (2) Alto (3) Muy alto(4)

Frecuencia o probabilidad de ocurrencia

Los resultados de la evaluacin de riesgos por proceso se muestran en las tablas siguientes.

Proceso: Certificacin de plantas procesadoras de lcteos

Subproceso 1.1: Inspeccin en origen de plantas procesadoras de productos lcteos

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo2 Que no se reporten las evidencias necesarias para verificar el cumplimiento 3 4 12

15 Que una planta siga exportando productos lcteos con un certificado vencido. 3 4 12

12 No realizar visita de verificacin. 3 3 9

30 Falta de pago para iniciar el proceso 3 3 9

36 Que la planta evaluada cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas en puntos crticos del proceso 3 3 9

3 Que no existan acuerdos legales con los pases solicitantes para tomar decisiones sobre aprobacin de plantas. 2 4 8

10 Falta de transparencia en la inspeccin 2 4 8

Impacto



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31

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo20 No dar respuesta a las solicitudes de inspeccin de los Ministerios de Agricultura de los pases solicitantes 2 4 8

27 Falta de experiencia en el uso de los equipos 2 4 8

31 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria. 2 4 8

4 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas. 2 3 6

8 Que no hayan evidencias objetivas del seguimiento. 2 3 6

9 Verificacin deficiente de las acciones correctivas. 2 3 617 No programar la inspeccin en el plazo establecido. 2 3 6

19 Que la empresa oculte informacin requerida por el tcnico 2 3 6

22 Dar respuesta tarda a las solicitudes 2 3 6

25 Falta de coordinacin entre los pases solicitantes para la realizacin de la inspeccin. 2 3 6

32 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante. 2 3 6

34 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores 2 3 6

37 Sobrevaluar la capacidad de produccin de la planta, abriendo la posibilidad de que ingrese producto de una planta no certificad 2 3 6

7 Retrasos en la elaboracin del certificado. 2 2 4

11 Que la divisin de inocuidad de alimentos no enve el certificado para firma. 2 2 4

13 Falsificacin del certificado. 1 4 4

14 Falta de notificacin a la planta de las inconformidades 1 4 4

26 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada. 1 4 4

5 Que no se notifiquen a las plantas los informes de seguimiento. 1 3 3

16 Retraso en el envo de certificado a la autoridad competente por falta de medios. 1 3 3

18 Revisin deficiente. 1 3 3

21 No recibir los comunicados con las solicitudes. 1 3 3

24 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin. 1 3 3

28 Que el inspector no informe de la situacin actual de la planta 1 3 3

35 Falta de experiencia de los inspectores 1 3 3



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32

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo1 No dar seguimiento a la ejecucin del plan de accin por parte de la planta solicitante. 1 2 2

6 Que el seguimiento que se da a la inspeccin no sea el adecuado por parte de la DGSVA. 1 2 2

23 Prdidas econmicas 1 2 2

29 No redactar el informe en el plazo definido 1 2 2

33 Falta de equipo necesario 1 2 2

Subproceso 1.2: Permiso de funcionamiento de plantas procesadoras de leches y productos lcteos

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo13 Que la planta evaluada cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas en puntos crticos del proceso 3 4 12

6 Falta de experiencia en el uso de los equipos 2 4 8

9 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria. 2 4 8

16 No hacer una reinspeccin oportuna cuando existan no conformidades que implican riesgo alto 2 4 8

18 Otorgar permisos sin que la empresa haya revisado las observaciones correctivas 2 4 8

26 Fallas en la evaluacin. 2 4 8

1 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas. 2 3 6

3 Que la empresa oculte informacin requerida por el tcnico 2 3 6

11 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores 2 3 6

15 Prdida de documentacin. 2 3 6

19 Prdida de integridad de los documentos. 2 3 6

20 Falsificacin de documentacin 2 3 6

23 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante. 2 3 6

25 No programar la reinspeccin en el plazo establecido. 2 3 6

2 Revisin deficiente. 1 3 3

4 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin. 1 3 3


S d i f


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33

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo5 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada. 1 3 3

7 Que el inspector no informe de la situacin actual de la planta 1 3 3

12 Falta de experiencia de los inspectores 1 3 3

21 Llenado incorrecto de la lista de chequeo. 1 3 3

22 Aplicacin subjetiva de los criterios de verificacin. 1 3 3

24 No dar respuesta a una solicitud de inspeccin de una Planta Procesadora de Lcteos 1 3 3

8 No redactar el informe en el plazo definido 1 2 2

10 Falta de equipo necesario 1 2 2

14 No dar a conocer los requisitos necesarios para obtener el permiso de funcionamiento. 1 2 2

17 Prdida o extravo de informe de inspeccin. 1 2 2

Subproceso 1.3: Autorizacin fitozoosanitaria De Importacin

Nmero Riesgos identificados Probabilidad ImpactoValoracindel riesgo

3 Ingreso erroneo de los datos en el sistema. 2 3 6

6 Dar informacin errnea. 2 3 6

4 Revisin deficiente de los datos en los formularios. 2 2 4

5 Informacin deficiente o errnea en los formularios. 2 2 4

7 Que los trmites tarden ms del tiempo establecido 2 2 4

8 Que los requisitos fitozoosanitarios no estn actualizados o no sean los correctos. 1 4 4

Clculo errneo del costo del servicio al no estar actualizadas las tarifas en el sistema. 1 3 3

Ingreso errneo de los datos en el sistema. 1 3 3

Prdidas econmicas por mal clculo en el costo del servicio 1 2 2


S d i f


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34

Subproceso 2.1Registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero.

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo2 Exceso de tiempo de respuesta al usuario debido a que los tiempos no estn normados 4 4 16

9 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra 3 4 12

1 Legislacin desactualizada para el registro e incorporacin de plaguicidas 3 4 12

26 Usuario presenta expedientes incompletos 3 4 1245 Expedientes incompletos por incumplimiento de requisitos o documentacin 3 4 12

53 Personal insuficiente para la gestin 3 4 12

27 Infraestructura inadecuada para la recepcin de expedientes 3 3 9

48 Inadecuada asesora por parte de responsable tcnico (regente) para la conformacin del expediente 3 3 9

51 Plaguicida es de origen fraudulento , es un desecho o est descontinuado 3 3 9

18 Presin por parte del usuario para que la DGSVA acepte la informacin presentada 2 4 8

7 Falta de colaboracin del fabricante para presentar las observaciones 2 3 632 Proporcionar informacin incorrecta al usuario 2 3 6

41 El mtodo de anlisis que se incluye en el expediente no es el correcto 2 3 6

1 Falsedad material en la informacin suministrada 1 4 4

2 Fallas en la evaluacin de la informacin requerida segn observaciones o recomendaciones 1 4 4

9 Falta de idoneidad para el anlisis de la informacin tcnica del expediente 1 4 4

11 Insuficiente personal para la revisin de expedientes 2 2 4

12 Ponderacin no adecuada en la evaluacin 1 4 413 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar 1 4 4

14 Fallas en la evaluacin del expediente 1 4 4

16 Negligencia por parte del funcionario que realiza la evaluacin de la informacin 1 4 4

23 Personal insuficiente para atender la demanda de usuarios 2 2 4

40 El laboratorio de control de calidad de insumos agropecuarios no posea el estndar del plaguicida a registrar 2 2 4


Segundo informe


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35

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo52 Que la literatura del expediente est incompleta o sea incorrecta 2 2 4

56 Falta de personal tcnico capacitado para revisar informacin recibida del usuario 2 2 4

58 Falsificacin de certificado 1 4 4

3 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA 1 3 3

5 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacin inicial 1 3 3

10 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin 1 3 3

22 El laboratorio carece de equipo y/o materiales para realizar el anlisis 1 3 3

25 Informacin del expediente no corresponde al producto a registrar 1 3 3

38 Extravo total o parcial de expedientes 1 3 3

43 Usuario presenta informacin errnea sobre los datos de registro 1 3 3

17 Entrega errnea de certificado de registro y libre venta 1 2 2

28 Informacin desactualizada en el sitio web sobre los requisitos y procedimiento para el registro y fiscalizacin de plaguicidas 1 2 2

29 Fallas en las herramientas tecnolgicas y/o de comunicacin 1 2 2

31 Errores en la informacin de contacto del usuario 1 2 2

33 Proporcionar informacin parcial o incompleta al usuario 1 2 2

39 Las capacidades de los envases para la comercializacin del plaguicida no sean las adecuadas para el mercado local 1 2 2

54 Perdida del estndar durante la gestin del expediente 1 2 2

8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga de un traductor certificado 1 1 1

15 Prdida de comprobante de pago 1 1 1

19 Prdida econmica 1 1 1

20 Registro errneo de datos en el libro de control 1 1 1

21 Prdida parcial o total del expediente original 1 1 1

30 Fallas en la comunicacin con el usuario 1 1 1

34 El valor de anlisis brindado al usuario no sea el correcto 1 1 1

35 Idoneidad del personal del laboratorio para determinar valor de anlisis 1 1 1

36 Incumplimiento de plazos 1 1 1


Segundo informe


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36

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo37 La copia del expediente no es una copia fiel del expediente original 1 1 1

42 Registrar productos de distribuidores o establecimientos con certificados vencidos 1 1 1

44 Fallas en el sistema SISA 1 1 1

46 Prdida de documentacin durante el traslado del expediente 1 1 1

47 Inadecuada clasificacin de la informacin en el sitio web 1 1 1

49 Recepcin de expediente de una empresa no registrada por fallas en el sistema SISA 1 1 1

50 Errores en el registro de informacin en el sistema SISA 1 1 1

55 Incorrecto archivo de recibo de ingresos 1 1 1

57 Prdida econmica por que el usuario no contine el registro 1 1 1

Subproceso2.2 Incorporacin del registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, provenientes del reacentroamericana.

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo6 Exceso de tiempo de respuesta al usuario debido a que los tiempos no estn normados 4 4 16

4 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra 3 4 12

24 Legislacin desactualizada para el registro e incorporacin de plaguicidas 3 4 12

26 Usuario presenta expedientes incompletos 3 4 12

45 Expedientes incompletos por incumplimiento de requisitos o documentacin 3 4 1253 Personal insuficiente para la gestin 3 4 12

27 Infraestructura inadecuada para la recepcin de expedientes 3 3 9

48 Inadecuada asesora por parte de responsable tcnico (regente) para la conformacin del expediente 3 3 9

51 Plaguicida es de origen fraudulento , es un desecho o est descontinuado 3 3 9


Segundo informe


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Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo18 Presin por parte del usuario para que la DGSVA acepte la informacin presentada 2 4 8

7 Falta de colaboracin del fabricante para presentar las observaciones 2 3 6

32 Proporcionar informacin incorrecta al usuario 2 3 6

41 El mtodo de anlisis que se incluye en el expediente no es el correcto 2 3 6

1 Falsedad material en la informacin suministrada 1 4 4

2 Fallas en la evaluacin de la informacin requerida segn observaciones o recomendaciones 1 4 4

9 Falta de idoneidad para el anlisis de la informacin tcnica del expediente 1 4 4

11 Insuficiente personal para la revisin de expedientes 2 2 4

12 Ponderacin no adecuada en la evaluacin 1 4 4

13 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar 1 4 4

14 Fallas en la evaluacin del expediente 1 4 4

16 Negligencia por parte del funcionario que realiza la evaluacin de la informacin 1 4 4

23 Personal insuficiente para atender la demanda de usuarios 2 2 4

40 El laboratorio de control de calidad de insumos agropecuarios no posea el estndar del plaguicida a registrar 2 2 4

52 Que la literatura del expediente est incompleta o sea incorrecta 2 2 4

56 Falta de personal tcnico capacitado para revisar informacin recibida del usuario 2 2 4

58 Falsificacin de certificado 1 4 4

3 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA 1 3 3

5 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacin inicial 1 3 3

10 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin 1 3 3


Segundo informe


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Segu do o eDiagnstico del sistema de control interno y un mapeo de riesgo institucional para la Direccin General de Sanidad Vegetaly Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

38

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo22 El laboratorio carece de equipo y/o materiales para realizar el anlisis 1 3 3

25 Informacin del expediente no corresponde al producto a registrar 1 3 3

38 Extravo total o parcial de expedientes 1 3 3

43 Usuario presenta informacin errnea sobre los datos de registro 1 3 3

17 Entrega errnea de certificado de registro y libre venta 1 2 2

28 Informacin desactualizada en el sitio web sobre los requisitos y procedimiento para el registro y fiscalizacin de plaguicidas 1 2 2

29 Fallas en las herramientas tecnolgicas y/o de comunicacin 1 2 2

31 Errores en la informacin de contacto del usuario 1 2 2

33 Proporcionar informacin parcial o incompleta al usuario 1 2 2

39 Las capacidades de los envases para la comercializacin del plaguicida no sean las adecuadas para el mercado local 1 2 2

54 Perdida del estndar durante la gestin del expediente 1 2 2

8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga de un traductor certificado 1 1 1

15 Prdida de comprobante de pago 1 1 1

19 Prdida econmica 1 1 1

20 Registro errneo de datos en el libro de control 1 1 1

21 Prdida parcial o total del expediente original 1 1 1

30 Fallas en la comunicacin con el usuario 1 1 1

34 El valor de anlisis brindado al usuario no sea el correcto 1 1 1

35 Idoneidad del personal del laboratorio para determinar valor de anlisis 1 1 1

36 Incumplimiento de plazos 1 1 1


Segundo informe


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gDiagnstico del sistema de control interno y un mapeo de riesgo institucional para la Direccin General de Sanidad Vegetaly Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

39

Nmero Riesgos identificados Probabilidad Impacto Valoracindel riesgo37 La copia del expediente no es una copia fiel del expediente original 1 1 1

42 Registrar productos de distribuidores o establecimientos con certificados vencidos 1 1 1

44 Fallas en el sistema SISA 1 1 1

46 Prdida de documentacin durante el traslado del expediente 1 1 1

47 Inadecuada clasificacin de la informacin en el sitio web 1 1 1

49 Recepcin de expediente de una empresa no registrada por fallas en el sistema SISA 1 1 1

50 Errores en el registro de informacin en el sistema SISA 1 1 1

55 Incorrecto archivo de recibo de ingresos 1 1 1

57 Prdida econmica por que el usuario no contine el registro 1 1 1


Segundo informe


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Diagnstico del sistema de control interno y un mapeo de riesgo institucional para la Direccin General de Sanidad Vegetaly Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

40

1.4 Mapa de riesgos

El mapa de riesgos es una herramienta que permite mostrar de forma grfica la valoracin de los diferentes riesgos e identificarfcilmente, aquellos que de forma prioritaria demandan una gestin y control efectivos.

En los siguientes grficos se muestran los mapas de riesgos por proceso y subproceso. Como podr observarse, al interior de cadamapa se localizan los riesgos segn su evaluacin. Para facilitar su entendimiento, seguido de cada mapa se incluye una tabla en el

que aparecen de forma correlativa los riesgos identificados para cada subproceso.

Proceso: Certificacin de Plantas Procesadoras de Lcteos

Grafico 2. Matriz de riesgos del subproceso de inspeccin en origen de plantas procesadoras de productos lcteos

VirtualmenteCierto

Probabilidadd

Probable

12; 30; 36 2; 15

Posible

7; 11 4; 8; 9; 17; 19; 22;25; 32; 34; 37

3; 10; 20; 27; 31

Improbable

1; 6; 23; 29; 33 5; 16; 18; 21; 24; 28;35

13; 14; 26

Bajo Medio Alto Muy alto

Impacto


Segundo informe

G S


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41

Tabla 1. Riesgos identificados para la inspeccin en origen de plantas procesadoras de productos lcteos

Nmero Riesgo1 No dar seguimiento a la ejecucin del plan de accin por parte de la planta solicitante.2 Que no se reporten las evidencias necesarias para verificar el cumplimiento3 Que no existan acuerdos legales con los pases solicitantes para tomar decisiones sobre

aprobacin de plantas.

4 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas.5 Que no se notifiquen a las plantas los informes de seguimiento.6 Que el seguimiento que se da a la inspeccin no sea el adecuado por parte de la DGSVA.7 Retrasos en la elaboracin del certificado.8 Que no hayan evidencias objetivas del seguimiento.9 Verificacin deficiente de las acciones correctivas.10 Falta de transparencia en la inspeccin

11 Que la divisin de inocuidad de alimentos no enve el certificado para firma.12 No realizar visita de verificacin.13 Falsificacin del certificado.14 Falta de notificacin a la planta de las inconformidades15 Que una planta siga exportando productos lcteos con un certificado vencido.16 Retraso en el envo de certificado a la autoridad competente por falta de medios.17 No programar la inspeccin en el plazo establecido.

18 Revisin deficiente.19 Que la empresa oculte informacin requerida por el tcnico20 No dar respuesta a las solicitudes de inspeccin de los Ministerios de Agricultura de los pases

solicitantes21 No recibir los comunicados con las solicitudes.22 Dar respuesta tarda a las solicitudes


Segundo informeDi ti d l i t d t l i t d i i tit i l l Di i G l d S id d V t l


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42

Nmero Riesgo23 Prdidas econmicas24 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin.25 Falta de coordinacin entre los pases solicitantes para la realizacin de la inspeccin.26 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada.27 Falta de experiencia en el uso de los equipos28 Que el inspector no informe de la situacin actual de la planta

29 No redactar el informe en el plazo definido30 Falta de pago para iniciar el proceso31 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria.32 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante.33 Falta de equipo necesario34 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores35 Falta de experiencia de los inspectores

36 Que la planta evaluada cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas enpuntos crticos del proceso37 Sobrevaluar la capacidad de produccin de la planta, abriendo la posibilidad de que ingrese

producto de una planta no certificad


Segundo informeDiagnstico del sistema de control interno y un mapeo de riesgo institucional para la Direccin General de Sanidad Vegetal


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43

Grafico 3. Matriz de riesgo del subproceso de permiso de funcionamiento de Plantas Procesadoras de Leches y Productos Lcteos

Probabilidad

VirtualmenteCierto

Probable

13

Posible

1; 3; 11; 15; 19; 20; 23;25

6; 9; 16; 18; 26

Improbable

8; 10; 14; 17 2; 4; 5; 7; 12; 21; 22;24

Bajo Medio Alto Muy altoImpacto

Tabla 2. Riesgos identificados para el subproceso de permiso de funcionamiento de plantas procesadoras de leche y productoslcteos

Nmero Riesgo1 Aprobar una planta con condiciones higinicas inadecuadas.2 Revisin deficiente.3 Que la empresa oculte informacin requerida por el tcnico




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Nmero Riesgo4 Criterios no adecuados en la seleccin de los tcnicos que van a realizar la inspeccin.5 Fallas en la identificacin de no conformidades en la planta evaluada.6 Falta de experiencia en el uso de los equipos7 Que el inspector no informe de la situacin actual de la planta8 No redactar el informe en el plazo definido9 Que el escenario encontrado no corresponda a la actividad diaria.

10 Falta de equipo necesario11 Falta de capacitacin como auditor de los inspectores12 Falta de experiencia de los inspectores13 Que la planta evaluada cumpla con el puntaje mnimo requerido aun y cuando existan fallas

en puntos crticos del proceso14 No dar a conocer los requisitos necesarios para obtener el permiso de funcionamiento.15 Prdida de documentacin.

16 No hacer una re inspeccin oportuna cuando existan no conformidades que implican riesgoalto17 Prdida o extravo de informe de inspeccin.18 Otorgar permisos sin que la empresa haya revisado las observaciones correctivas19 Prdida de integridad de los documentos.20 Falsificacin de documentacin21 Llenado incorrecto de la lista de chequeo.22 Aplicacin subjetiva de los criterios de verificacin.

23 Falta de coordinacin y oportunidad en las inspecciones por parte de la planta solicitante.24 No dar respuesta a una solicitud de inspeccin de una Planta Procesadora de Lcteos25 No programar la re inspeccin en el plazo establecido.26 Fallas en la evaluacin.




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45

Grafico 4. Matriz de riesgo del subproceso de autorizacin fitozoosanitaria de importacin

Probabilidad

VirtualmenteCierto

Probable

Posible

4; 5; 7 3; 6

Improbable

1 2; 9 8


Impacto




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Nmero Riesgos1 Prdidas econmicas por mal clculo en el costo del servicio2 Clculo errneo del costo del servicio al no estar actualizadas las

tarifas en el sistema.3 Ingreso erroneo de los datos en el sistema.

4 Revisin deficiente de los datos en los formularios.5 Informacin deficiente o errnea en los formularios.6 Dar informacin errnea.7 Que los trmites tarden ms del tiempo establecido8 Que los requisitos fitozoosanitarios no estn actualizados o no

sean los correctos.9 Ingreso errneo de los datos en el sistema.




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g y p g p gy Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

47

Grafico 5. Matriz de riesgo del subproceso de registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero

Probabilidad

VirtualmenteCierto

6

Probable

27; 48; 51 4; 24; 26; 45; 53

Posible

11; 23; 40; 52; 56 7; 32; 41 18

Improbable

8; 15; 19; 20; 21; 30;

34; 35; 36; 37; 42;44; 46; 47; 49; 50;55; 57

17; 28; 29; 31; 33;

39; 54

3; 5; 10; 22; 25; 38;

43

1; 2; 9; 12; 13; 14; 16;

58

Bajo Medio Alto Muy altoImpacto




50/88

y Animal (DGSVA) del Ministerio de Agricultura

48


Nmero Riesgo1 Falsedad material en la informacin suministrada2 Fallas en la evaluacin de la informacin requerida segn observaciones o recomendaciones3 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA4 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra

5 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacininicial

6 Exceso de tiempo de respuesta al usuario debido a que los tiempos no estn normados7 Falta de colaboracin del fabricante para presentar las observaciones8 La literatura tcnica y/o comercial no est en idioma espaol o que su traduccin no provenga

de un traductor certificado9 Falta de idoneidad para el anlisis de la informacin tcnica del expediente

10 Ausencia del personal involucrado en la evaluacin11 Insuficiente personal para la revisin de expedientes12 Ponderacin no adecuada en la evaluacin13 Fallas en la identificacin de puntos crticos en el producto a registrar14 Fallas en la evaluacin del expediente15 Prdida de comprobante de pago16 Negligencia por parte del funcionario que realiza la evaluacin de la informacin

17 Entrega errnea de certificado de registro y libre venta18 Presin por parte del usuario para que la DGSVA acepte la informacin presentada19 Prdida econmica20 Registro errneo de datos en el libro de control21 Prdida parcial o total del expediente original22 El laboratorio carece de equipo y/o materiales para realizar el anlisis




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49

Nmero Riesgo23 Personal insuficiente para atender la demanda de usuarios24 Legislacin desactualizada para el registro e incorporacin de plaguicidas25 Informacin del expediente no corresponde al producto a registrar26 Usuario presenta expedientes incompletos27 Infraestructura inadecuada para la recepcin de expedientes28 Informacin desactualizada en el sitio web sobre los requisitos y procedimiento para el registro

y fiscalizacin de plaguicidas29 Fallas en las herramientas tecnolgicas y/o de comunicacin30 Fallas en la comunicacin con el usuario31 Errores en la informacin de contacto del usuario32 Proporcionar informacin incorrecta al usuario33 Proporcionar informacin parcial o incompleta al usuario34 El valor de anlisis brindado al usuario no sea el correcto35 Idoneidad del personal del laboratorio para determinar valor de anlisis36 Incumplimiento de plazos37 La copia del expediente no es una copia fiel del expediente original38 Extravo total o parcial de expedientes39 Las capacidades de los envases para la comercializacin del plaguicida no sean las

adecuadas para el mercado local40 El laboratorio de control de calidad de insumos agropecuarios no posea el estndar del

plaguicida a registrar

41 El mtodo de anlisis que se incluye en el expediente no es el correcto42 Registrar productos de distribuidores o establecimientos con certificados vencidos43 Usuario presenta informacin errnea sobre los datos de registro44 Fallas en el sistema SISA45 Expedientes incompletos por incumplimiento de requisitos o documentacin46 Prdida de documentacin durante el traslado del expediente



A i l (DGSVA) d l Mi i t i d A i lt


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Nmero Riesgo47 Inadecuada clasificacin de la informacin en el sitio web48 Inadecuada asesora por parte de responsable tcnico (regente) para la conformacin del

expediente49 Recepcin de expediente de una empresa no registrada por fallas en el sistema SISA50 Errores en el registrode informacin en el sistema SISA51 Plaguicida es de origen fraudulento , es un desecho o est descontinuado52 Que la literatura del expediente est incompleta o sea incorrecta53 Personal insuficiente para la gestin54 Perdida del estndar durante la gestin del expediente55 Incorrecto archivo de recibo de ingresos56 Falta de personal tcnico capacitado para revisar informacin recibida del usuario57 Prdida econmica por que el usuario no contine el registro58 Falsificacin de certificado




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Grafico 6. Matriz de riesgo del subproceso de registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero provenientes del reacentroamericana

Probabilidad

VirtualmenteCierto

6

Probable

27; 48; 51 4; 24; 26; 45; 53

Posible

11; 23; 40; 52; 56 7; 32; 41 18

Improbable

8; 15; 19; 20; 21; 30;34; 35; 36; 37; 42; 44;46; 47; 49; 50; 55; 57

17; 28; 29; 31; 33; 39;54

3; 5; 10; 22; 25; 38;43

1; 2; 9; 12; 13; 14; 16;58


Impacto




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Tabla 5. Riesgos identificados para la incorporacin del registro de productos de uso agrcola, fertilizante o casero, provenientes delrea centroamericana.

Nmero Riesgo1 Falsedad material en la informacin suministrada

2 Fallas en la evaluacin de la informacin requerida segn observaciones o recomendaciones3 Que el usuario no corrija las observaciones hechas por la DGSVA4 Que el usuario presente informacin que no corresponde al producto que registra5 Que el usuario presente informacin sobre las observaciones que contradiga la informacin

inicial6 Exceso de tiempo de respuesta al usuario debido a que los tiempos no estn normados7 Falta de colaboracin del fabricante par

Casal & Associates Mapa Riesgo Procesadoras de Lacteos

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