Caso: Organización del evento.

 El Hotel Royal  un complejo hotelero de 455 habitaciones, situado en la Riviera Maya manejado bajo el plan “todo incluido”.

Laura Zertuche, ejecutivo de ventas del hotel,  concretó la negociación de un evento social para celebrar las Bodas de Plata del matrimonio  Cravyan Rosen; por lo que deberá  iniciar la planeación y gestión  de dicho evento que tendrá lugar en la playa del Hotel Royal el día 06 de Diciembre de 2013   y estará organizado para 98 personas en total (todos adultos);  de los cuales se quedarán hospedados en el hotel 32 personas,  6 en ocupación sencilla y los restantes en ocupación doble.  El Sr. y la Sra  Cravyan Rosen llegarán desde el 04 de Diciembre y sus invitados llegarán un día antes del evento, saliendo todos el día 8 de Diciembre.  El cargo por concepto de habitación en plan todo incluido de los invitados se cargará a sus  respectivas cuentas.

 El servicio que se prestará en el evento es por 6 horas iniciando a las  5:00 pm y terminando a las 11:00 pm. Todos los cargos por concepto del evento   deberán de aplicarse a  la habitación 411. Cuenta 421000115211 a nombre de Rosen Judith.

El menú solicitado será de cuatro tiempos:

Callo de Hacha a la ParrillaAcompañados con una cama de Lechuga y Salsa de Dos CítricosSopa de Mariscos Con Vegetales, Papas y CebollinoDúo DreamsCamarones y Filete de Res marinado con Vino de Oporto y hierbas finas, Ragout de Champiñones y Risotto a la limaChocolate NapoleónRelleno de Frutas del Bosque, maceradas con Ron y Tequila Barra Libre: Nacional e Internacional

La ambientación del evento, será estilo Caribeño, considerando lo siguiente:

 Música ambiental Grupo musical Iluminación con antorchas, arreglos florales y velas decorativas Mantelería en tono blanco Ambientación estilo Caribeño

 Pista de baile

 La planeación de dicho evento será discutido en la sala de juntas del hotel, por medio de un Pre-conference meeting, o como comúnmente se conoce “precom”; donde participarán los gerentes y jefes de los siguientes departamentos:

 Ama de llaves Gerente de Banquetes Gerente de recepción Jefe de seguridad Gerente de reservaciones Gerente de mantenimiento Chef ejecutivo Jefe de Steward Jefe de montaje Gerente de Ventas

Instrucciones:

Considerando la información anterior realiza lo siguiente:

1.- Tomando en cuenta que es una cena de cuatros tiempos ¿Qué tipo de servicio se ofrecería? Explica las características  de este servicio y sus ventajas.

2.-  Diseña un formato de orden de evento que incluya la siguiente in formación:

 Responsable del evento por parte del hotel: nombre del Ejecutivo de ventas Nombre  del   cliente  organizador:  persona  que  solicita   los   servicios  y  el   responsable  de   toma de 

decisiones en el evento además de cerrar y pagar la cuenta. Fecha del evento: Se menciona el día, mes y año del evento. Número de personas esperadas. Hora de inicio del evento. Hora de finalización del evento. Especificar hora que se requiere el montaje terminado: Se sugiere una hora antes de iniciar el evento) Realiza una propuesta de montaje para los invitados y los festejados. Representarlo en un esquema. Especificaciones de la decoración y color. Menú con descripción de platillos.

 Indicaciones para departamentos involucrados. Se sugiere realiza una tabla donde se especifique de manera   puntual las funciones y procedimiento de operación que   le   corresponderían   a cadadepartamentopara llevar la gestión  correspondiente del evento y este sea un éxito.

 Considera un logo del hotel para incluirlo en el formato

3.- Realiza un organigrama   donde tomes en cuenta a   todos los puestos del área de A y B  que intervengan en la realización de este evento, considera el área de cocina y el área de servicio en las mesas. Recuerda organizar de manera correcta los niveles jerárquicos y la conexión de las líneas de mando.