Success Story

G+J España

Cliente G+J España www.grupogyj.es

En colaboración con: Protecmedia www.protecmedia.com

PDI Consultores www.pdi.es

Sector Medios de Comunicación

Retos•Mejorarelprocesoeditorialpara

ahorrar en costes y aumentar la calidad de sus productos

•Conectardentrodeunprocesocentralizado e integrado a las distintas áreas editoriales

•AccederalnuevosistemamedianteunnavegadoryseguirtrabajandoconlasherramientasdeAdobeparaelsectoreditorial

Solución • In4Magazine Solución específica para editores de revistasquepermiteintegrar,coordinarycontrolarlasáreasderedacción,publishing,producciónypublicidadcreandosinergiasyflujosdetrabajocomunes,basándoseenlatecnologíadeAdobeAdobeCreativeSuite,AdobeInDesignServeryAdobeFlex

Resultados• Flexibilidadparaasimilarcambiosen

tiempo real• Larealizacióndeprocesosenparalelopermitedistribuirmejorlascargasdetrabajoparasermáságiles

• Laautomatizaciónreduceerrores,porloqueseafrontacontotalgarantíalapre-impresión interna

Distintas redacciones para diversas cabeceras con diferente periodicidad

G+J España es la filial española de G+J, la división de prensa y revistas del Grupo Bertelsmann, el primer grupo europeo de medios de comunicación. Como todo el sector de medios, G+J España está inmerso en un proceso de adaptación a las nuevas exigencias del mercado que demanda la optimización máxima de los procesos internos para ahorrar costes, aumentar la calidad de sus productos y atraer más compradores. Dentro de su proyecto ‘Innova’, la mejora del proceso editorial de realización de sus revistas era un aspecto crítico.

El grupo edita 14 revistas impresas con redacciones independientes, de muy distinta temática y con periodicidades diferentes, que comparten los mismos departamentos de producción y publicidad. “No había integración entre las distintas áreas. Cada redacción tenía su propio método de trabajo, utilizaban servidores de ficheros y aplicaciones instaladas en los equipos, y se comunicaba de forma diferente con publicidad y producción. Era una situación proclive a generar errores y retrasos. Necesitábamos armonizar los procesos editoriales. El problema era que todas las soluciones existentes en el mercado estaban dirigidas a prensa diaria, y ése es un sector muy distinto al nuestro”, comenta José Manuel Hernández, Director de Producción de GPS, sociedad de G+J España que engloba los servicios de producción y publicidad del grupo.

Partir de cero: Una solución innovadora en el mercado

G+J España alcanzó a finales de 2005 un acuerdo con Protecmedia, empresa especializada en el desarrollo de software para medios de comunicación con más de 25 años de experiencia y Solution Partner de Adobe, para desarrollar una solución integrada e integral para la gestión de revistas. “Nuestras condiciones eran poder trabajar en entornos Macintosh, acceder al sistema mediante un navegador y utilizar herramientas clave como son Adobe InDesign, Adobe Photoshop, Adobe Illustrator, Adobe Acrobat y Adobe Font Folio”, indica José Corbalán, Responsable de Tecnología Editorial del Departamento de Producción de GPS.

La empresa editora diseccionó con todos los perfiles que intervienen en el proceso editorial (desde dirección a publicidad, redacción o producción) los distintos flujos que se ponen en marcha en éste, traduciendo Protecmedia todo ello a tecnología con el apoyo de PDI Consultores, partner estratégico de Adobe Systems en el desarrollo del negocio y la comercialización de sus productos en España.

El resultado fue In4Magazine: una solución que combina la tecnología Adobe Flex, Adobe Creative Suite (Adobe InDesign CS Design Premium, en el caso de G+J), Adobe InDesign Server y una BBDD Oracle, y que, a través de un interfaz intuitivo, permite que todos los participantes en el proceso editorial realicen online y de manera paralela sus tareas, respondiendo a distintos permisos, que determinan el acceso sólo a las herramientas Adobe propias de cada perfil. Los usuarios pueden consultar en cualquier momento el planillo de las revistas, cuyas páginas se muestran como archivos Adobe PDF, para conocer en tiempo real el estado de los documentos, visionando todo tipo de formatos de texto e imágenes, gracias al amplio soporte de Adobe CS.

InDesign Server permite realizar procesos en paralelos

Tecnológicamente, la solución, aparte de ofrecer aplicaciones de Adobe que “se han convertido en el estándar en el sector editorial como es el caso de Adobe InDesign para la maquetación o Adobe Photoshop para el retoque fotográfico”, como indica José Corbalán, tiene en Adobe Flex y

ElGrupoeditorialintegralosflujosdesusáreasconlasoluciónpararevistasIn4MagazinedeProtecmedia,basadaenAdobeCreativeSuite,AdobeInDesignServeryAdobeFlex

Adobe, el logotipo de Adobe, Acrobat, LiveCycle y Reader son marcas registradas o no registradas de Adobe Systems Incorporated en Estados Unidos y/u otros países. Todas las demás marcas comerciales son propiedad de sus respectivos propietarios.

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“InDesign Server es el motor de los procesos desatendidos; por ejemplo, se encarga automáticamente de colocar la publicidad, lleva a cabo la foliación, pone el código de barras y el precio en las portadas, genera los archivos Adobe PDF y sus impresiones, etc”.PedroRuizdeValdivia,JefedeProductodeProtecmedia

“Desde su implantación, las reclamaciones en publicidad se han reducido un 75%”.JoséManuelHernández,Director de Producción de GPS

“Fue fundamental contar en los primeros números de las revistas con el apoyo de un Adobe Certified Expert (ACE) solventando todo tipo de dudas”.JoséCorbalán,ResponsabledeTecnologíaEditorial del Departamento de Producción de GPS

Adobe InDesign Server sus puntos más destacables. Con el primer producto se ha desarrollado un acceso muy sencillo al sistema y es lo que convierte a In4Magazine en una aplicación interactiva RIA (Rich Internet Access), multiplataforma y multinavegador. InDesign Server, por su parte, del que G+J España tiene 13 licencias, está en la trastienda del sistema y es la pieza que recibe y ejecuta todas las órdenes parametrizadas e integradas en el flujo editorial, permitiendo realizar procesos en paralelo.

“Podemos decir que es un robot al que el sistema le dice qué hacer. Es el motor de los procesos desatendidos; por ejemplo, automáticamente se encarga de colocar la publicidad, lleva a cabo la foliación, pone el código de barras y el precio en las portadas, genera los archivos Adobe PDF de las páginas y sus impresiones, etc. Libera de cargas a las estaciones de trabajo que sólo son utilizadas para realizar labores ‘creativas’: maquetar, escribir, retocar fotos, etc.”, explica Pedro Ruiz de Valdivia, Jefe de Producto de Protecmedia, quien junto con Manuel Cabeza, Jefe de Proyecto, participaron en el desarrollo y la implantación de la solución en G+J España.

Aprovechar las sinergias entre las diferentes áreas

Muy Interesante fue la primera revista en confeccionar un número con este sistema: Noviembre 2008. Hoy en día ya se utiliza en toda la editorial. Son cerca de 200 las personas de diferentes perfiles que han visto mejorado su trabajo diario. Así, en las redacciones, sin perder su independencia, los encargados de planificar los contenidos pueden montar sus propios flujos con su equipo asignándoles tareas y consultando su evolución en cualquier momento; en producción, pueden empezar a retocar fotos sin esperar a la maquetación del documento, lo que agiliza los cierres; publicidad puede acceder al planillo para ver dónde se colocan los anuncios; y documentación, y por ende todo el equipo, recupera material más rápidamente gracias a la inserción de metadatos en los archivos.

“El ROI de esta solución se mide en el ahorro en costes ocultos derivados de la gran flexibilidad que nos aporta para abordar cambios de última. El poder trabajar en paralelo nos permite distribuir mejor las cargas de trabajo y ser más ágiles. Hemos reducido posibilidades de cometer errores al centralizar la gestión con verificaciones automáticas y aprobaciones. De esta manera, el sistema nos permite afrontar con total garantía la pre-impresión internamente, función que antes teníamos externalizada. Además, desde su implantación las reclamaciones en publicidad se han reducido un 75%”, indica José Manuel Hernández.

Formación interna y expansión del uso de la solución

Junto con la implicación de todo el equipo editorial, la estrategia de formación, favorecida por el conocimiento previo de las herramientas de Adobe, ha sido clave. Protecmedia formó a los responsables de la implantación en G+J España y diseñó la documentación para que éstos formaran al resto del equipo en cursos de una semana. “Además, fue fundamental contar en los primeros números de las revistas con el apoyo de un Adobe Certified Expert (ACE) solventando todo tipo de dudas”, apunta José Corbalán.

In4Magazine es una solución SOA que permite su vinculación con otros sistemas empresariales y su utilización también para la gestión de revistas online. De momento, G+J España sólo la tiene conectado a su sistema de contratación de publicidad y próximamente la extenderá hacia los de distribución y planificación. Para José Manuel Hernández: “Nos lo planteamos como nuestro ‘ERP de fabricación’ de revistas vinculable a todo tipo de sistemas; ésa es nuestra idea, y la abordaremos poco a poco”.

Systems At A Glance•AdobeCreativeSuite•AdobeInDesignServer•AdobeFlex•BasededatosOracle• EquiposPCyMacintosh•Multiplataforma•Multinavegador• 3servidoresdeApple•Clusterde3servidoresHPProliant