REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELAINSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”EXTENSIÓN MATURÍN

Caso de uso de empresa comercializadora de productos cerámicos

Autor: Br. José Martínez C.I: V-19.746.186

Tutor: Ing. Germaina Briceño Campos

Maturín, Junio 2014

Una empresa comercializadora de Cerámicas posee varias sucursales a nivel nacional; a su vez, cada sucursal tiene asignado o controla varios puntos de ventas. Se requiere analizar la función de compras de las sucursales. Para realizar dicha función las sucursales realizan el proceso de recepción de las solicitudes de mercancía de los puntos de venta que controla, el proceso de compra y proceso de despacho de las mismas hacia los puntos de venta. Las sucursales envían mensualmente un reporte de compras realizadas en el mes a la oficina matriz (o central) de la empresa.

El supervisor de puntos de venta de la sucursal al recibir la solicitud de mercancía verifica, si el punto de venta es válido, si los productos solicitados son válidos y si existe disponibilidad de los mismos.

En caso de haber disponibilidad, la solicitud es enviada al área de despacho para su respectivo procesamiento. En caso de no haber disponibilidad el supervisor de puntos de ventas envía las solicitudes de mercancía al departamento de compras, para lo cual el supervisor de compras realiza las consultas telefónicas a los proveedores para verificar la existencia de la mercancía y generar la orden de compra correspondiente. La orden de compra original es enviada al proveedor y una copia es colocada en un archivo de órdenes de compra y la solicitud de mercancía pendiente se almacenan en un archivo de solicitudes de mercancía. 

El supervisor de compras al recibir la nota de entrega de mercancía del proveedor, procede a la actualización de la orden de compra como recibida en el archivo de órdenes de compra, a la actualización de la existencia en el archivo de productos y al envío de la solicitudes de mercancía pendientes que ya pueden ser cubiertas al área de despacho para su respectivo procesamiento.

El supervisor de almacén del área de despacho recibe las solicitudes de mercancía pendientes a ser procesadas actualiza (descuenta) el archivo de existencia de producto; además, elabora una notificación de envió de mercancía a los puntos de venta de las solicitudes de mercancía procesadas, la notificación original es enviada al punto de venta solicitante junto con la mercancía y una copia es almacenada en el archivo de notificaciones. El supervisor de almacén se encarga de buscar todas las órdenes de compra cubiertas por el proveedor, realizadas para un mes específico y generar un resumen de compras por productos para ser enviada al Director General de la comercializadora.

1) Caso de Uso

2) Especificación de caso de uso

UC-01 Nueva mercancíaVersión 1.0Precondición Necesidad de nueva mercancíaDescripción Solicitud de nueva mercancía para abastecer

los puntos de ventasSecuencia normal Paso Acción

1 El punto de venta realiza la solicitud de mercancía

2 El supervisor recibe la solicitud

3 El supervisor verifica dicha solicitud (punto valido, mercancía, disponibilidad)

4 La solicitud es enviada al área de despacho

5 El área de despacho envía la mercancía

6 El punto de venta la recibe

Post condición Se arma un reporte de solicitudes, la cual se envían a la casa matriz

Excepciones Paso Acción3 No hay disponibilidad de

mercancíaE.1 El supervisor de

punto de venta envía la solicitud al departamento de compra

E.2 El supervisor de compras realiza una consulta telefónica con el proveedor

E.3 El proveedor genera la orden de compra

E.4 La orden de compra original es enviada al proveedor

E.5 La orden de compra Copia es colocada en el archivo de ordenes de compra y solicitud de mercancías

E.6 La solicitud de mercancía pendiente se almacena en un archivo de mercancía pendiente

E.7 El supervisor de compras recibe la nota de entrega del proveedor

E.8 El supervisor de compras procede a la actualización de la orden de compra como recibida

E.9 El supervisor de compras procede a la actualización de la existencia de productos

E.10

El supervisor envía las ordenes de compras pendientes al área de despacho

E.11

El área de despacho recibe las solicitudes de mercancía

E.12

Elabora una notificación de envió de mercancía

E.13

Envía la mercancía a los puntos de Ventas con la notificación original

E.14

La copia de la notificación de envió de mercancía es almacenada en el archivo de notificaciones

Comentarios El supervisor de almacén se encarga de

buscar todas las órdenes de compra cubiertas por el proveedor, realizadas para un mes específico y generar un resumen de compras por productos para ser enviada al Director General de la comercializadora.

UC-03 ReportesVersión 1.0Precondición Solicitudes de comprasDescripción Envió de reportes a la casa matrizSecuencia normal Paso Acción

1 Los puntos de ventas realizan solicitudes de mercancía

2 El supervisor recibe las solicitudes

3 El supervisor envía un reporte de compras realizadas en el mes a la oficina matriz (o central) de la empresa

Post condición Se arma un reporte de solicitudes, la cual se envían a la casa matriz

ExcepcionesComentarios El supervisor debe enviar un reporte de

compras mensualmente.