CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE … · seguimiento y control, con el propósito de tomar...
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Nombre del Procedimiento Código Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia Resolución / Acuerdo Nº. Reglamentación que exige la generación del documento Formulación, aprobación, ejecución y seguimiento del plan de acción anual PDI014 Establecer las actividades y responsabilidades para la formulación, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de acción anual de la Entidad, a fin de garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos y de los objetivos y estrategias comprendidas en el Plan Estratégico Institucional. 7 25 de abril de 2017 20 de abril de 2017 La aprobación del documento no requiere resolución, según el Acuerdo 109 del 29 de junio de 2012. - Artículo 29 del capítulo VII de la Ley 152 de 1994. - Aprobación del plan de acción anual en Comités de Gerencia. Formulación, aprobación, ejecución y seguimiento del plan estratégico de FONADE PDI018 Establecer las directrices, actividades y responsabilidades para la formulación y seguimiento del Plan Estratégico de FONADE, para garantizar el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la Entidad. 5 25 de enero de 2018 23 de enero de 2018 La aprobación del documento no requiere resolución, según el Acuerdo 109 del 29 de junio de 2012. - Artículo 29 del capítulo VII de la Ley 152 de 1994. - Aprobación del plan de acción anual en Comités de Gerencia. Nombre del Procedimiento Código Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia Resolución / Acuerdo Nº. Reglamentación que exige la generación del documento CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE FONADE PROCESOS ESTRATEGICOS I. Direccionamiento estratégico II. Gestión del método y buenas prácticas
Transcript of CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE … · seguimiento y control, con el propósito de tomar...
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Formulación,
aprobación, ejecución
y seguimiento del plan
de acción anual
PDI014
Establecer las actividades y responsabilidades para la
formulación, aprobación, ejecución y seguimiento al plan de
acción anual de la Entidad, a fin de garantizar el
cumplimiento de los requisitos normativos y de los objetivos y
estrategias comprendidas en el Plan Estratégico Institucional.
7 25 de abril de 2017 20 de abril de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Artículo 29 del capítulo VII de la
Ley 152 de 1994.
- Aprobación del plan de acción
anual en Comités de Gerencia.
Formulación,
aprobación, ejecución
y seguimiento del plan
estratégico de
FONADE
PDI018
Establecer las directrices, actividades y responsabilidades
para la formulación y seguimiento del Plan Estratégico de
FONADE, para garantizar el cumplimiento de los objetivos
estratégicos de la Entidad.
5 25 de enero de 2018 23 de enero de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Artículo 29 del capítulo VII de la
Ley 152 de 1994.
- Aprobación del plan de acción
anual en Comités de Gerencia.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
CATÁLOGO DE PROCEDIMIENTOS DEL SGC DE FONADE
PROCESOS ESTRATEGICOS
I. Direccionamiento estratégico
II. Gestión del método y buenas prácticas
Autoevaluación y
gestión por procesos
SGC - MECI
PDI300
Establecer la metodología para realizar la autoevaluación de
los procesos mediante la aplicación de herramientas de
seguimiento y control, con el propósito de tomar decisiones
relacionadas con el mejoramiento del desempeño de los
procesos.
2 1 de julio de 2016 1 de julio de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
PDI301
Anexo No. 1
PDI302
Anexo No. 1
Acciones preventivas,
correctivas y de mejoraPDI303
Establecer la metodología para identificar, analizar y eliminar
las no conformidades detectadas en los procesos, además
de aquellas que lleven a la mejora continua del Sistema de
Gestión de Calidad de FONADE.
10 18 de marzo de 2016 18 de marzo de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Revisión por la
Dirección del Sistema
de Gestión de Calidad -
SGC
PDI305
Establecer la metodología para realizar la revisión del
Sistema de Gestión de Calidad – SGC por parte de la Alta
Dirección de FONADE, con el fin de asegurar su
conveniencia, adecuación, eficacia y efectividad, así como la
coherencia de la política, los objetivos de calidad y la
satisfacción del cliente.
7 1 de julio de 2016 1 de julio de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Ley 872 de 2003
- Decreto 4485 de 2009.
19 7 de mayo de 2018
Control de productos y
servicios de FONADE
4 de mayo de 2018
- Norma Técnica NTCGP-
1000:2009.
- Norma Técnica NTC- ISO
9001:2008.
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
9
Establecer la metodología para realizar el control de los
productos y servicios generados por FONADE por medio de
actividades de revisión, verificación y validación, con el
propósito de cumplir con los requisitos del cliente y prevenir
la entrega y uso no intencional del producto o servicio no
conforme.
Control de documentos
Establecer la metodología para el control de los documentos
de los Sistemas de Gestión de Calidad, Ambiental y
Seguridad y Salud en el Trabajo, mediante actividades de
elaboración, revisión, actualización, eliminación y
aprobación, con el propósito de mantener las versiones
vigentes y disponibles para su uso.
18 de marzo de 2016 18 de marzo de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
PDI306
Anexo No. 1
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Mantenimiento de
datos en producciónPDI451
Establecer la metodología para el mantenimiento de los
datos de los aplicativos en producción de FONADE, a través
del desarrollo de actividades provistas en este
procedimiento, para garantizar su fiabilidad e integridad.
6 20 de diciembre de 2017 14 de diciembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Gestión de registros de
eventos para la
plataforma tecnológica
PDI453
Establecer las actividades y responsabilidades para la
activación, almacenamiento, seguimiento y verificación de los
log de la plataforma tecnológica, que cuenten con sistemas
operativos, plataformas de correo electrónico, dispositivos de
seguridad informática, soluciones de seguridad Informática,
dispositivos de red o sistemas de información críticos que
sean propiedad del Fondo Financiero de Proyectos de
Desarrollo - FONADE, o que estén al servicio de la misma.
1 21 de junio de 2017 20 de junio de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Administración y
utilización de
contraseñas sensitivas
PDI454
Garantizar la administración y custodia de la claves
sensitivas sobre la plataforma tecnológica con el fin de
soportar la operación, la seguridad y la continuidad del
negocio.
5A 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Adquisición, desarrollo
y puesta en producción
de software
PDI457
Establecer la metodología para la adquisición, desarrollo y
puesta en producción de aplicativos o sistemas requeridos
por FONADE, de acuerdo con los estándares establecidos
en la GDI451 Desarrollo, ajuste y estandarización de
software, con el fin de satisfacer las necesidades
tecnológicas de la entidad.
7 16 de marzo de 2017 6 de marzo de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
7
III. Gestión de tecnologías de la información
Indicadores del
Sistema de Gestión de
Calidad
1 de noviembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Ley 872 de 2003
Decreto 4485 de 2009.
Circular 014 y 038 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia.
1 de noviembre de 2016
Establecer la metodología para el diseño, seguimiento y
control de los indicadores del Sistema de Gestión de Calidad,
a través de actividades de formulación, reporte, análisis y
toma de acciones resultado de su medición, con el propósito
de medir la gestión y mejora continua de los procesos de la
Entidad.
Generación y
restauración de copias
de respaldo
corporativo
PDI461Establecer las actividades necesarias para la generación y
restauración de copias de información de FONADE.6A 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Creación y
administración de roles
y privilegios de los
usuarios de los
servicios tecnológicos
PDI463
Establecer la metodología para controlar la creación,
modificación, bloqueo, inactivación y/o eliminación de
accesos de los usuarios, a través del desarrollo de
actividades provistas en este procedimiento, garantizando la
seguridad de los sistemas de información, sistemas
operativos, bases de datos, elementos de red (switches,
enrutadores) o cualquier otro componente o servicio
tecnológico de FONADE.
5A 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Solicitud de servicio al
CICPDI464
Establecer la metodología para la solicitud de servicios de
mantenimiento al CIC.4B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Acuerdo No. 065
Mantenimiento
preventivo de softwarePDI467
Asegurar la definición, ejecución y administración del plan de
mantenimiento preventivo al software de FONADE,
con el fin de administrar y controlar los servicios de soporte y
mantenimiento de aplicaciones.
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Acuerdo No. 065
Control de cambios a
la infraestructura
tecnológica
PDI468
Definir las actividades de planeación, coordinación,
monitoreo y comunicación de los cambios que afectan a los
recursos y sistemas de información de la Entidad, que
permitan controlar el impacto de los mismos en el ambiente
de producción y en los compromisos de niveles de servicio
establecidos en el Manual de Gestión de la tecnología de la
información y las comunicaciones MAP452.
2B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Acuerdo No. 065
Circular 014 y 038 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia.
Verificación periódica
de la infraestructura
tecnológica instalada
en sitio alterno
PDI474
Establecer la metodología para la verificación periódica de la
infraestructura tecnológica instalada en el Centro de
Computo Alterno, con el propósito de garantizar su
funcionalidad en caso de requerirse la activación del Plan de
Continuidad del Negocio.
2 27 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administración de la continuidad
del negocio de la Circular básica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Selección o
contratación directa de
consultores
individuales
PDI682
Establecer para los convenios de Gerencia de Proyectos con
Recursos Internacionales de FONADE, la metodología para
adelantar el proceso de selección o la contratción directa de
consultores individuales.
4A 5 de marzo de 2015 10 de noviembre de 2011 Resolución No. 371 Normatividad Banca Multilateral.
Selección de firmas
consultorasPDI683
Establecer la metodología para adelantar el proceso de
selección y la contratación de firmas consultoras, en el marco
de los convenios de FONADE que son financiados con
recursos provenientes de la Banca Multilateral u Organismos
Multilaterales de Cooperación, a través del desarrollo de las
actividades provistas en este procedimiento con el propósito
de garantizar la pluralidad y la transparencia en la selección.
4 10 de octubre de 2015 15 de septiembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Adquisición de bienes
y serviciosPDI684
Establecer la metodología para adelantar el proceso de
selección para la adquisición de bienes, obras y/o servicios
de no consultoría en el marco de los convenios de Gerencia
o Gestión de proyectos de FONADE, financiados con
Recursos provenientes de la Banca Multilateral u
Organismos Multilaterales de Cooperación.
4 10 de octubre de 2015 15 de septiembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Normatividad Banca Multilateral.
IV. Gestión de proveedores
Selección por
convocatoria pública
modalidad banco de
oferentes
PDI686
Establecer la metodología para realizar la selección de
contratistas bajo la modalidad de Banco de Oferentes
mediante el desarrollo de las actividades provistas en este
procedimiento con el fin de garantizar la transparencia,
eficiencia e igualdad en la selección.
1 10 de octubre de 2015 15 de septiembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Selección por
acuerdos marco de
precios
PDI687
Establecer la metodología para realizar la adquisición de
bienes y servicios de características técnicas uniformes en
FONADE, a través de los Acuerdos Marco de Precios
establecidos por Colombia Compra eficiente, con el fin de
garantizar los principios constitucionales de eficiencia,
transparencia, e igualdad en la selección de los futuros
contratistas.
1 10 de octubre de 2015 15 de septiembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Expedición de
certificaciones de
contratos
PDI720
Establecer la metología para la atención de las solicitudes de
elaboración y expedición de certificaciones de contratos de
FONADE.
3 9 de abril de 2018 9 de abril de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Elaboración, firma y
legalización del
contrato y sus
novedades
PDI722
Establecer la metodología de elaboración y legalización de
contratos y las novedades que suscribe la Entidad, por medio
de la verificación de los requisitos legales, con el fin de dar
cumplimiento al objeto contractual.
6B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y las
demás normas que lo modifiquen,
adicionen o deroguen.
Elaboración, firma y
legalización de
convenios
interadministrativos
PDI723
Establecer la metodología para la elaboración, firma y
legalización de convenios interadministrativos suscritos por
FONADE.
3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 138
Estatuto General de Contratación
de la Administración Pública y las
demás normas que lo modifiquen,
adicionen o deroguen.
Liquidación de
convenios y contratos PDI760
Establecer la metodología para realizar un adecuado
proceso de Cierre y Liquidación de los Convenios y
Contratos Derivados y de Funcionamiento en los casos que
aplique, suscritos por FONADE, mediante el desarrollo de las
actividades establecidas en este procedimiento con el
propósito de garantizar su cumplimiento en los términos
establecidos.
8 12 de junio de 2015 12 de junio de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Manual de la actividad
precontractual, contractual y
poscontractual de derecho
privado de Fonade y las demás
normas que lo modifiquen,
adicionen o deroguen.
Procedimiento para
solicitar acciones
contractuales por
presunto
incumplimiento
PDI761
Entregar a las diferentes Áreas de FONADE, una
herramienta que permita estandarizar la forma en la cual se
solicita el trámite de un presunto incumpliemiento, con base
en los documentos que se proporcionarán para tal fin.
1 15 de enero de 2018 3 de enero de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Comunicaciones y
relaciones corporativasPDI013
Establecer la metodología para el desarrollo de productos de
comunicaciones y relaciones corporativas mediante la
gestión de las necesidades en comunicación de la Entidad,
con el propósito de posicionar la imagen de FONADE en el
cliente interno y externo.
4 30 de noviembre de 2017 30 de noviembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular Externa No. 14 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Planeación del
convenioPMI003
Establecer la metodología para realizar la planeación de
Convenios y Contratos interadministrativos a través del
desarrollo de las actividades provistas en este procedimiento,
con el fin de dar cumplimiento a los compromisos y requisitos
establecidos con los clientes.
6 29 de septiembre de 2015 28 de septiembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Ejecución y
seguimiento del
convenio
PMI004
Garantizar el cumplimiento a los compromisos establecidos
en el objeto de cada uno de los convenios suscritos por
FONADE.
4A 20 de febrero de 2015 15 de Enero de 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
No aplica.
Novedades en la
ejecución de contratos
y/o convenios
interadministrativos
PMI005
Establecer la metodología para la modificación y el registro
de novedades en las minutas de los contratos y/o convenios
interadministrativos suscritos de acuerdo con las líneas
misionales.
7B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
No aplica.
V. Gestión de Comunicaciones
PROCESOS MISIONALES
I. Gerencia de proyectos
Seguimiento a la
ejecución de la
contratación
PMI015Garantizar el cumplimiento de los compromisos establecidos
en el objeto de los contratos suscritos por FONADE.5A 20 de febrero de 2015 27 de Agosto 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
No aplica.
Novedades en la
ejecución de la
contratación.
PMI016
Establecer la metodología para el trámite de las novedades
presentadas durante la ejecución de los contratos derivados
de los convenios suscritos por FONADE.
4A 5 de marzo de 2015 18 de septiembre de 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
No aplica.
Afectación y gestión
para la recuperación
de recursos de
contingencias
PMI017
Establecer las actividades y responsabilidades para la
afectación presupuestal y contable del rubro de provisión
Fondo de Contingencias de Convenios y las tendientes para
la recuperación de los recursos utilizados del mismo, en
concordancia con lo definido en los Manuales MAP002
Manual de Presupuesto y MAP003 Manual de Contabilidad
de la Entidad.
3 22 de diciembre de 2015 15 de diciembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Fábricas de estudios
técnicos y diseñosPMI018
Establecer la metodología para la ejecución de estudios y
diseños mediante la modalidad de Fábricas, con el propósito
de contar con esquemas de operación que permitan a
FONADE agilizar los tiempos estimados para la etapa de
ejecución de proyectos.
1 30 de junio de 2015 30 de junio de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Fábricas de
interventoríaPMI019
Establecer la metodología para la ejecución de interventoría
mediante la modalidad de Fábricas, con el propósito de
contar con esquemas de operación que permitan a FONADE
agilizar los tiempos estimados para la etapa de ejecución de
proyectos.
1 30 de junio de 2015 30 de junio de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Seguimiento y control a
convenios y contratos
interadministrativos
PMI020
Establecer la metodología para el seguimiento y control a
convenios y contratos interadministrativos a partir de un
conjunto de variables medibles, cuantitativas y objetivas que
permita lograr el cumplimiento de las metas y objetivos de la
entidad definida en el Plan Estratégico Anual.
1 11 de enero de 2017 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Auditorías Visibles PMI021
Establecer la metodología para la participación ciudadana y
el control social de los proyectos gerenciados por FONADE,
a través de la implementación de las Auditorías Visibles
generando espacios para que la comunidad en general
realice el seguimiento a los proyectos, con el propósito de
mejorar la satisfacción y la confianza de los clientes.
1 3 de diciembre de 2015 30 de noviembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Servicio postventa PMI022
Establecer la mentodología para realizar elservicio posventa
de FONADE en relación a los bienes, productos y servicios
pactados en los contratos y/o convenios en el marco de las
líneas de negocio de la Entidad conel fin de incrementar los
niveles de sarisfacción del cliente externo.
1 23 de marzo de 2017 22 de marzo de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Estructuración de
ProyectosPMI401
Establecer la metodología para el desarrollo de los productos
ofrecidos bajo la línea de negocios de Estructuración de
Proyectos, a través de la elaboración de estudios
especializados con el propósito de dar cumplimiento a los
compromisos y requisitos establecidos con el cliente.
7 24 de enero de 2017 23 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Negociación para las
líneas misionalesPMI001
Establecer directrices para determinar la viabilidad y
conveniencia de nuevos negocios para las líneas misionales
de la Entidad y sus productos asociados, a través de
actividades de identificación, revisión y análisis de las
necesidades y requerimientos de los clientes y de la
valoración de los costos en que FONADE debe incurrir para
estructurar, evaluar o ejecutar un plan, programa o proyecto.
9 31 de mayo de 2017 30 de mayo de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
II. Estructuración de proyectos
III. Evaluación de proyectos
Evaluación de
ProyectosPMI501
Establecer la metodología para la evaluación de proyectos
en FONADE, de tal manera que permita emitir conceptos
sobre la viabilidad técnica, financiera, de asignación de
recursos, y/o evaluación de impacto.
7 5 de marzo de 2015 5 de marzo de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Solicitud Certificado de
Disponibilidad
Presupuestal y
novedades a
convenios y contratos -
Fondo Ejecución de
Proyectos
PAP001
Establecer la metodología para la elaboración y expedición
de los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP), y
trámite de novedades generadas por la ejecución de los
convenios y contratos suscritos por FONADE en sus líneas
de negocios.
9 14 de marzo de 2016 14 de marzo de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Registro contable y
traslado de
rendimientos
financieros de
convenios
PAP004
Establecer la metodología para el registro y traslado de
rendimientos generados en las cuentas bancarias y portafolio
de inversiones de los convenios, así como, la legalización de
aportes sobre rendimientos financieros de Fonade a los
convenios cuando aplica esta condición.
7 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Compra y reinversión
de títulos de tesoreríaPAP005
Establecer la metodología para ejecutar operaciones de
negociación de compra y reinversión de las inversiones
realizadas por FONADE.
7 22 de enero de 2016 21 de enero de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Venta de inversiones PAP006
Establecer la metodología para efectuar las operaciones de
venta de títulos que se encuentren dentro del portafolio de
inversión mediante el desarrollo de actividades provistas en
el procedimiento con el fin de brindar la liquidez oportuna a
los convenios y/o a FONADE cuando sea requerido.
7 22 de enero de 2016 21 de enero de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
I. Gestión financiera
Circular básica Contable y
Financiera de la Superintendencia
Financiera de Colombia.
PROCESOS DE APOYO
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de
1995.
Administración de caja
menorPAP007
Establecer la metodología para la constitución,
administración, liquidación, causación y reembolso de caja
menor
2 30 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Giro rendimientos
portafolio de
inversiones
PAP009
Establecer la metodología para realizar el giro de los
rendimientos generados en las operaciones de inversión de
cada mes.
4B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Circular básica Contable y
Financiera de la Superintendencia
Financiera de Colombia.
Eliminación de cuentas
reciprocasPAP010
Establecer la metodología para la eliminación de cuentas
reciprocas en la contabilidad de FONADE mediante la
exclusión en los estados financieros consolidados, de los
saldos de las cuentas por cobrar y cuentas por pagar
existentes al cierre del periodo contable entre FONADE y los
convenios de Gerencia Integral de Proyectos.
4 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Plan General de Cuentas
- Decretos 2649 y 2650 de 1993
Elaboración y
seguimiento de las
conciliaciones
bancarias
PAP013
Establecer la metodología para la elaboración y seguimiento
de las conciliaciones bancarias, mediante el desarrollo de las
actividades provistas en este procedimiento con el propósito
de verificar que los saldos y movimientos de las cuentas
bancarias, correspondan a los registrados en los extractos y
en los estados financieros de FONADE.
4 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Control y registro
contable y
presupuestal de
desembolsos para el
funcionamiento
FONADE
PAP016
Establecer la metodología para el pago de los desembolsos y
facturas correspondientes a los gastos generados en virtud
del funcionamiento de la Entidad.
9 8 de febrero de 2018 12 de enero de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Elaboración de
informes a la
Contaduría General de
la Nación
PAP019
Establecer la metodología para la elaboración y envío de los
informes de balance y cuentas recíprocas a la Contaduría
General de la Nación.
4 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Registro y manejo
contable del portafolio
de inversiones de
FONADE y convenios
PAP020
Establecer la metodología para el registro contable de las
operaciones del portafolio de inversiones de FONADE y de
los convenios mediante el proceso de interfaz general de
inversiones con el propósito de mantener actualizados los
saldos de las inversiones y su valor de mercado en los
estados financieros de la Entidad.
4 20 de diciembre de 2016 20 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la la
Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995. Circular
Básica Contable y Financiera
(Circular Externa 100 de 1995).
- Decretos 2649 y 2650 de 1993
- Circular Básica Contable y
Financiera (Circular Externa 100
de 1995).
- Decretos 2649 y 2650 de 1993.
Proceso contable de
propiedades planta y
equipo y propiedades
de inversión
PAP022
Establecer el procedimiento para el manejo de la cuenta de
propiedad planta y equipo y propiedades de inversión en
términos contables y fiscales de FONADE.
3 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Decreto 2649 de 1993.
- Circular 100 de 1995
Superintendencia Financiera
- PUC Financiero.
- Circulares y normatividad
Superintendencia Financiera
Declaraciones
tributariasPAP026
Establecer las directrices para la liquidación, elaboración,
presentación y pago de las declaraciones tributarias4 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Estatuto Tributario.
Conciliación cuentas
contablesPAP027
Establecer la metodología para realizar la conciliación,
análisis y depuración de los saldos de cada una de las
cuentas contables que componen los Estados Financieros de
FONADE.
5 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la la
Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995. Circular
Básica Contable y Financiera
(Circular Externa 100 de 1995).
- Decretos 2649 y 2650 de 1993
Registro de ingresos PAP029
Establecer la metodología para el registro de los ingresos
realizados a FONADE por concepto de fotocopias,
certificaciones, pagos por derechos de participación en
procesos de selección en la modalidad de oferta pública y
oferta cerrada y por aportes a convenios.
5 18 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Elaboración,
presentación y
aprobación del
Presupuesto de
ingresos y de gastos
PAP030
Establecer la metodología para la elaboración, presentación
y aprobación del presupuesto de ingresos y gastos de la
Entidad, a través del desarrollo de actividades previstas en
este procedimiento, con el fin de dar cumplimiento al Manual
de Presupuesto definido por la Junta directiva.
3 31 de agosto de 2016 31 de agosto de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Solicitud de registro
presupuestalPAP031
Establecer el procedimiento para la solicitud de registros
presupuestales.4B 17 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 348
Circular Básica Contable y
Financiera (Circular Externa 100
de 1995).
- Decretos 2649 y 2650 de 1993
Solicitud de certificado
de disponibilidad
presupuestal
PAP032
Establecer el procedimiento para realizar la solicitud de la
disponibilidad presupuestal para el funcionamiento de
FONADE.
3B 17 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 348
- Manual de Presupuesto.
Constitución Política - Artículo
345 de 1991.
- Decreto 111 – Articulo 96 de
1996.
- Resolución 2416 de 1997.
- Ley 80 de 1993.
- Ley 1150 de 2008.
Anulación de
certificado de
disponibilidad
PAP033Establecer el procedimiento para la anulación del certificado
de disponibilidad presupuestal.3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 348
Solicitud de
modificaciones al
presupuesto
PAP034Establecer el procedimiento para la solicitud y aprobación de
la modificación al presupuesto.3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 043
Arqueo de caja PAP035
Establecer el procedimiento para la realización del arqueo de
la caja fuerte del grupo de Pagaduría FONADE y ejercer un
control sobre los cheques girados y las chequeras en
custodia.
2B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 155Normas de Auditoría Ley 43 de
1990.
Anulación de cheques
por fecha de
vencimiento
PAP036
Establecer el procedimiento para la anulación de cheques
girados por FONADE con plazo superior a 180 días y
cheques de gerencia girados por los bancos por solicitud de
FONADE. Lo anterior para ejercer mayor control sobre estos
títulos valores.
3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 155
- Código de Comercio Título III,
capitulo V, sección III
- Artículos 712 y siguientes.
Anulación de registro
presupuestalPAP037
Establecer el procedimiento para la anulación de registros
presupuestales.3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 348
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la la
Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de
1995.
Creación de convenios
y novedades para la
ejecución presupuestal
Fondo Ejecución de
Proyectos
PAP042
Registrar en el sistema de presupuesto los convenios y sus
novedades para llevar a cabo el control de la ejecución
presupuestal de los mismos.
2B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 114
Anulación de
certificación de
cumplimiento para el
pago
PAP044
Establecer la metodología para la anulación certificaciones
de cumplimiento para el pago de los desembolsos de
funcionamiento de la Entidad y los derivados de los
convenios suscritos con FONADE para los procesos
misionales.
3 29 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de
1995.
- Manual de Presupuesto.
Constitución Política - Artículo
345 de 1991.
- Decreto 111 – Articulo 96 de
1996.
Trámite de Registro
presupuestal para
otros gastos derivados
de los convenios
Fondo Ejecución de
Proyectos
PAP045
Establecer la metodología para expedir los Registros
Presupuestales que cubran los gastos diferentes a contratos
en cumplimiento de las obligaciones provenientes de
convenios que tengan origen en decisiones o autorizaciones
de terceros; como también la metodología para la anulación
de un registro presupuestal.
3B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Aprobación y
expedición del
certificado de vigencias
futuras Fondo
Ejecución de Proyectos
PAP046
Establecer la metodología para expedir la certificación de
vigencias futuras de convenios suscritos con FONADE, para
los procesos misionales, previa aprobación de la Junta
Directiva.
2A 5 de marzo de 2015 31 de agosto de 2010 Resolución No. 170
Seguimiento y
depuración cuentas
por cobrar
PAP050
Establecer la metodología para adelantar el seguimiento de
las cuentas por cobrar, cartera y otros deudores de la
Entidad, diferentes a los generados por el uso del Fondo de
Contingencias.
1 22 de diciembre de 2015 15 de diciembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Manejo contable de
intangibles y pagos
realizados por
anticipado
PAP051
Establecer la metodología para el manejo contable de activos
intangibles y pagos realizados por anticipado, mediante el
desarrollo de las actividades provistas en este procedimiento
con el propósito de garantizar el control y manejo adecuado
de los recursos asignados por la Entidad para este tipo de
activos.
3 28 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Circular Básica Contable y
Financiera (Circular Externa 100
de 1995).
- Decretos 2649 y 2650 de 1993.
Constitución y
seguimiento de
cuentas por pagar y
obligaciones de
vigencias anteriores
PAP052
Establecer la metodología para la constitución y seguimiento
de cuentas por pagar y obligaciones vigencias anteriores
presupuestales al cierre de la vigencia, mediante la
depuración de la información de ejecución presupuestal, con
el fin de garantizar el cumplimiento de los compromisos
adquiridos.
1 30 de enero de 2015 30 de enero de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Castigo de activos PAP054
Establecer las actividades y responsabilidades para el
tratamiento de las solicitudes de castigo de activos, en
concordancia con lo definido en el MAP002 Manual de
Presupuesto y en el MAP003 Manual de Contabilidad.
1 22 de diciembre de 2015 15 de diciembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de
1995.
Pagos Fondo de
Ejecución de ProyectosPAP103
Establecer la metodología para el trámite de desembolsos
generados por la ejecución de los convenios de las líneas de
negocio de Gerencia de Proyectos y Gestión de Proyectos
suscritos con FONADE.
8 9 de febrero de 2018 12 de enero de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Elaboración de
informes y cierre de
ejecución
presupuestal, contable
y financiera de
convenios y contratos.
PAP143
Realizar el cierre presupuestal, contable y financiero de los
contratos y convenios suscritos por la Entidad y emitir los
informes presupuestales y contables que soporten la
información financiera para la liquidación de los mismos.
3 31 de agosto de 2016 31 de agosto de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Cobro aportes cliente
y/o costos de gerencia
/ gestión para
convenios
PAP147
Determinar los lineamientos para realizar el cobro a los
clientes, de los recursos originados por la suscripción de
convenios de Gerencia / Gestión de Proyectos, así como el
cobro de los costos de los servicios que presta FONADE.
1A 5 de marzo de 2015 13 de noviembre de 2012
No aplica según
Acuerdo 109 de 29
de junio de 2012.
Actualización de
recursos no ejecutados
originados por
novedades a
convenios
PAP200Establecer la metodología para reconocer el valor del dinero
en el tiempo de los recursos no ejecutados por FONADE.1 14 de octubre de 2014 14 de octubre de 2014
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Financiamiento ante
contingencia de
liquidez
PAP250
Establecer las actividades y responsabilidades para
gestionar la consecución de recursos mediante préstamos
bancarios, estableciendo montos, garantías y contrapartes
con el propósito de proveer el financiamiento requerido por la
entidad ante una necesidad de liquidez
1 14 de octubre de 2014 14 de octubre de 2014
Acta No. 139 del 18
de Junio de 2014
Comité de Riesgos
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Control interno
disciplinarioPAP300
Diseñar una metodología y términos que dentro del marco de
la ley deben cumplirse, a fin de dar el correcto trámite a las
distintas etapas del Proceso Disciplinario.
1A 27 de febrero de 2015 30 de diciembre de 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Estatuto Orgánico del
Presupuesto, contenido en el
decreto 111 de 1996, el cual
compila la Ley 38 de 1989, la Ley
179 de 1994 y la Ley 225 de
1995.
II. Gestión administrativa
Trámite de peticiones,
quejas, reclamos y
denuncias.
PAP301
Establecer la metodología para atender las peticiones
quejas, reclamos y denuncias que sean presentadas a
FONADE por los diferentes peticionarios.
9 1 de julio de 2016 1 de julio de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Ley 190 de 1995.
Baja de bienes PAP311
Establecer la metodología para realizar la baja de bienes
obsoletos y/o inservibles para FONADE, a través del
desarrollo de actividades provistas en este procedimiento,
con el fin de mantener actualizado el inventario.
6 30 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Gestión de inventarios PAP313
Establecer la metodología para el ingreso, administración y
control de los bienes (de consumo y activos) adquiridos por
FONADE.
5B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Organización física de
los documentos en
archivos de gestión
PAP323
Establecer la metodología para el manejo y organización de
los documentos físicos durante el ciclo vital de estos (archivo
de gestión, central e histórico), en la Entidad.
6 3 de noviembre de 2017 2 de noviembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Eliminación
documentalPAP324
Establecer la metodología para realizar la selección y
eliminación de los documentos relaicoinado en la Tablas de
Retención Documental (TRD) de FONADE que hayan
cumplido su tiempo total de retención y no sean relevantes
para el desarrollo institucional a nivel histórico.
4 3 de noviembre de 2017 2 de noviembre de 2017 Resolución No. 185
Préstamo y devolución
de documentosPAP325
Establecer la metodología para el préstamo, trámite y
devolución de documentos solicitados en los archivos de
gestión, central e histórico (ubicados en la Entidad o el
custodio) que estén bajo la responsabilidad del Área de
Servicios Administrativos de FONADE.
8 17 de noviembre de 2017 16 de noviembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Transferencia
documentalPAP326
Establecer la metodología para realizar las transferencias
documentales de los archivos de gestión de las Áreas, al
archivo central de la entidad.
7 3 de noviembre de 2017 2 de noviembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos.
- Circular No. 010 de la
Contaduría General de la Nación.
- Plan General de Contabilidad
Pública.
- Artículos pertinentes del Decreto
2649 y 2650 de 1993.
Envió y recepción de
comunicaciones
internas y externas
PAP327
Establecer los lineamientos, mediante los cuales se realizan
las actividades de envío y recepción de correspondencia
interna y externa a través del sistema de gestión documental
de FONADE.
7 28 de diciembre de 2016 27 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Centro de atención al
ciudadanoPAP331
Establecer las actividades que se llevan a cabo en el Centro
de Atención al Ciudadano de FONADE para orientar a los
ciudadanos que acudan de manera presencial para
adelantar un trámite o solicitar un servicio de la Entidad.
1A 5 de marzo de 2015 5 de julio de 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Ley 1474 de 2011, artículo 76
Suministro de tiquetes PAP333
Definir la metodología para el trámite y suministro de tiquetes
aéreos de los viajes requeridos para el funcionamiento de
FONADE y los generados en el desarrollo y ejecución de los
convenios suscritos por la Entidad para las líneas misionales.
7 14 de marzo de 2016 14 de marzo de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Evaluación de daños a
la infraestructura física
y tecnológica frente a
la ocurrencia de una
situación contingente
PAP473
Definir el procedimiento para identificar, registrar y evaluar el
impacto por daños en la infraestructura física y tecnológica,
causadas por la ocurrencia de eventos contingente, que
puedan afectar la normal operación de FONADE.
2 27 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administración de la continuidad
del negocio de la Circular básica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Activación,
Comunicación y
Ejecución del plan de
continuidad de negocio
PAP475
Establecer la metodología que permita activar de forma
sincronizada el Plan de Continuidad del Negocio en la
Entidad, definiendo los mecanismos de comunicación y
ejecución entre los diferentes grupos involucrados en las
actividades para recuperar la operación de la Entidad.
2 27 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Numeral 7.5.2 Gestión de Riesgo
literal VI de la Circular 014 y 38
de la Superintendencia Financiera
de Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administracion de la continuidad
del negocio de la Circular basica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Ley 594 de 2000 Ley General de
Archivos.
Pruebas al Plan de
Continuidad del
Negocio
PAP476
Definir las actividades relacionadas con la programación,
ejecución y control de las pruebas a los planes y
procedimientos que conforman el MAP453 Manual de
Continuidad del Negocio.
2 28 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Numeral 7.5.2 Gestión de Riesgo
literal VI de la Circular 014 y 38
de la Superintendencia Financiera
de Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administracion de la continuidad
del negocio de la Circular basica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Mantenimiento y
Revisión por la
Dirección del Plan de
Continuidad del
Negocio
PAP478
Establecer los lineamientos para el mantenimiento al Plan de
Continuidad del Negocio y la realización del informe para la
revisión por la dirección, con el fin de verificar su eficacia,
eficiencia y efectividad y promover su mejora continua.
2 28 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administración de la continuidad
del negocio de la Circular básica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
PAP602
Establecer la metodología para el proceso de liquidación y
pago de la nómina de los funcionarios de FONADE y otros
trámites asociados, a través del desarrollo de actividades
provistas en este procedimiento, con el fin de asegurar el
pago oportuno.
ANEXO 1 Liquidación y pago de nómina.
Solicitud y trámite de
vacacionesPAP603
Establecer el procedimiento para la solicitud, trámite,
aplazamiento o interrupción de las vacaciones de los
funcionarios de la Entidad.
3B 20 de febrero de 2017 31 de enero de 2017 Resolución No. 066
Código sustantivo del trabajo –
Ley 909 de 2004 y Ley 955 de
2005.
Selección de
Trabajadores OficialesPAP604
Establecer la metodología para la selección de Trabajadores
Oficiales de la Entidad.6B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Decreto 2539 de 2005 – Ley 770
y 785 de 2005.
Liquidación y pago de
nómina3
III. Gestión de capital humano
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Código sustantivo del trabajo –
Ley 909 de 2004.14 de marzo de 2016 14 de marzo de 2016
Retiro de personal PAP605
Establecer la metodología para realizar la desvinculación de
los servidores públicos de FONADE de acuerdo con las
normas vigentes.
3 6 de noviembre de 2014 6 de noviembre de 2014
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Código sustantivo del trabajo –
Ley 909 de 2004.
Sistema de estímulos PAP608
Establecer la metodología para la aplicación del sistema de
estímulos para empleados públicos y trabajadores oficiales
de FONADE, a través del desarrollo de actividades provistas
en este procedimiento, con el fin de mejorar las condiciones
y elevar el sentido de pertenencia, motivación, satisfacción, y
eficiencia.
2 18 de febrero de 2016 17 de febrero de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Ley 100 de 1993 – Decretos
reglamentarios.
Capacitación PAP609
Establecer la metodología para el adecuado suministro de
capacitación en sus modalidades inducción y reinducción a
los servidores públicos de FONADE, con el fin de promover
el desarrollo integral del talento humano y el afianzamiento
de una ética del servicio público, así como también fortalecer
la capacidad, tanto individual como colectiva de aportar
conocimientos, habilidades y aptitudes para el mejor
desempeño laboral y el logro de los objetivos institucionales.
6 31 de julio de 2015 31 de julio de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Decreto Ley 1567 de 1998 –
Decreto 4665 de 2007
Seguridad y salud en el
trabajoPAP610
Establecer la metodología para preservar y mantener
condiciones laborales adecuadas para los servidores
públicos de FONADE y controlar los factores de riesgo del
ambiente laboral.
1 6 de noviembre de 2014 6 de noviembre de 2014
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Evaluación de
competenciasPAP614
Establecer la condiciones para realizar la evaluación de
competencias de los funcionarios públicos de FONADE, a
partir de la GAP601 Guía de competencias laborales,
organizacionales y comportamentales de empleados
públicos y trabajadores oficiales, con el fin de garantizar su
medición oportuna y generar acciones tendientes al
fortalecimiento y mejoramiento de las aptitudes, habilidades y
conocimientos de los servidores públicos de la Entidad.
4 16 de enero de 2015 16 de enero de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia.
Prevención y
preparación para la
atención de
emergencias
PAP619
Establecer la metodología para revisar y controlar los
recursos necesarios que permitan afrontar una emergencia,
así como para capacitar y preparar al personal en los
simulacros de evacuación, promoviendo la cultura y el
entrenamiento en dicho proceso y para realizar la
preparación de los elementos necesarios para evaluar los
daños ocurridos a la infraestructura física y tecnológica ante
un evento contingente.
2 28 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia - Numeral 3.1.3.1
Administración de la continuidad
del negocio de la Circular básica
contable y financiera de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Respuesta a
emergenciasPAP620
Establecer la metodología necesaria para responder a
diferentes tipos de emergencia, a través de la definición de
actividades de seguridad y protección antes, durante y
después de una situación de emergencia, con el fin de
controlar las situaciones que ponga en riesgo la salud y
seguridad de las personas y activos de la Entidad.
5 28 de diciembre de 2016 26 de diciembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Comisión de servicios PAP621
Establecer la metodología para el otorgamiento de
comisiones de servicios y el reconocimiento de viáticos a los
servidores públicos de FONADE, para el cumplimiento de
sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo.
3 12 de junio de 2017 12 de junio de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Expedición de
certificaciones
laborales de servidores
públicos
PAP622
Establecer la metodología para la expedición de
certificaciones laborales de servidores públicos activos e
inactivos de la Entidad
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
No aplica.
Trámite de queja por
acoso laboralPAP623
Establecer los lineamientos para la recepción y trámite de las
quejas presentadas por los servidores públicos de la Entidad,
ante el Comité de Convivencia Laboral en el marco de lo
normado en la Ley 1010 de 2006.
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
IV. Gestión del riesgo
Conocimiento de
clientes e identificación
de terceros
PAP802
Establecer las actividades necesarias para realizar un
conocimiento, efectivo y oportuno de los clientes y terceros,
que permita prevenir que la Entidad sea utilizada para dar
apariencia de legalidad a activos provenientes de actividades
delictivas o para la canalización de recursos hacia la
realización de actividades terroristas.
2 31 de diciembre de 2015 22 de diciembre de 2015
Acuerdo No. 204 del
22 de diciembre de
2015
Gestión de
operaciones inusuales
y sospechosas
PAP803
Establecer la metodología para identificar y analizar aquellas
operaciones que se definan como inusuales y/o
sospechosas, mediante la aplicación de los correspondientes
criterios objetivos de evaluación, cuyo propósito es detectar y
reportar la Unidad Administrativa Especial de Información y
Análisis Financiero – UIAF, las operaciones intentadas o
realizadas, para tratar de dar apariencia de legalidad a
aquellas vinculadas al LAFT.
3 31 de diciembre de 2015 22 de diciembre de 2015
Acuerdo No. 204 del
22 de diciembre de
2015
Monitoreo del sistema
de administración de
riesgo de lavado de
activos y financiación
del terrorismo -
SARLAFT
PAP804
Establecer la metodología para realizar el seguimiento al
Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo (SARLAFT), de manera que
facilite la detección de las deficiencias en las etapas y
elementos de dicho sistema y permita tomar las acciones
respectivas.
3 31 de diciembre de 2015 22 de diciembre de 2015
Acuerdo No. 204 del
22 de diciembre de
2015
Gestión de incidentes
en seguridad de la
información
PAP805
Establecer las actividades que permitan la identificación,
atención, análisis, investigación y cierre de casos reportados
e identificados como incidentes de seguridad de la
información, con el fin de reducir impactos y la probabilidad
de una nueva ocurrencia de los mismos.Definir las
actividades que permitan la identificación, atención, análisis,
investigación y cierre de casos reportados e identificados
como incidentes de seguridad de la información, con el fin de
reducir impactos y la probabilidad de una nueva ocurrencia
de los mismos.
4 4 de marzo de 2015 4 de marzo de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Circular 014 y 38 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia.
Medición y seguimiento
de riesgo de mercado
por el método interno y
verificación del
cumplimiento de límites
de pérdidas máximas
PAP806
Establecer la metodología para la medición y seguimiento del
riesgo de mercado bajo el método interno y la verificación al
cumplimiento de los límites de pérdidas máximas definidos
por la Junta Directiva para los portafolios de inversiones de
recursos propios y proyectos y para la generación del
informe consolidado (método interno y estándar) de medición
de riesgos de mercado.
2 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Medición y transmisión
diaria y mensual de
riesgo de mercado por
el método estándar
PAP807
Establecer la metodología para la generación y transmisión a
la Superintendencia Financiera de la medición diaria y
mensual de riesgo de mercado bajo el método estándar.
5 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Gestión del riesgo de
emisor y contrapartePAP808
Establecer la metodología para la gestión del riesgo de
emisor y contraparte a través del monitoreo y seguimiento a
entidades financieras, y el establecimiento de cupos para la
realización de operaciones de inversión, dando cumplimiento
a las políticas establecidas en el MAP801 Manual de Gestión
de Riesgos Financieros.
8 1 de agosto de 2017 31 de julio de 2017Acuerdo No. 244 del
04 de abril de 2017
Seguimiento diario a la
utilización de cupos PAP809
Establecer la metodología para verificar el cumplimiento de
los límites establecidos por la Junta Directiva para la
realización de operaciones de inversión, contraparte y
manejo de recursos en cuentas bancarias.
5 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Monitoreo a la
valoración de
portafolios de inversión
PAP810
Establecer la metodología para monitorear y validar
periódicamente los criterios de valoración de instrumentos
financieros que se aplican en FONADE.
5 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Capitulo XXI reglas relativas a la
administración del riesgo de
mercado - Superintendencia
Financiera de Colombia.
Monitoreo a las
inversiones en
custodia
PAP811
Establecer la metodología para monitorear que los títulos de
inversión que se encuentran en custodia correspondan con
los registrados en el portafolio de la Entidad.
6 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Gestión del riesgo PAP812
Establecer las actividades necesarias para gestionar los
riesgos operativos, de fraude y corrupción, seguridad de la
información, continuidad del negocio y los relacionados con
los negocios que en el marco de su objeto misional suscriba
la Entidad.
3 26 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
Directiva del 22 de
diciembre de 2015
Monitoreo a la
trasmisión de reportes
de composición del
portafolio de
inversiones
PAP813
Establecer la metodología para realizar el monitoreo y
validación de la información remitida a la Superintendencia
Financiera de Colombia, con relación a la composición del
portafolio de inversiones.
3 1 de agosto de 2017 31 de julio de 2017Acuerdo No. 244 del
04 de abril de 2017
Circular 042 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Gestión de Riesgo de
LiquidezPAP814
Establecer las actividades que deben ejecutar los
responsables para medir y monitorear la exposición al riesgo
de liquidez y para controlar el cumplimiento de los límites y
políticas definidas por la Junta Directiva en materia de riesgo
de liquidez.
3 21 de enero de 2016 22 de diciembre de 2015
Acta No. 586 Junta
directiva del 22 de
diciembre de 2015
Circular 042 de la
Superintendencia Financiera de
Colombia
Monitoreo a la
implementación,
mantenimiento y
pruebas del plan de
continuidad del
negocio
PAP815
Establecer las tareas requeridas para llevar a cabo el
monitoreo al cumplimiento y avance de las actividades
definidas para la implementación, mantenimiento y pruebas
del Plan de Continuidad del Negocio de FONADE, de
conformidad con los requerimientos del Sistema de
Administración de Riesgo Operativo (SARO) consignados el
capítulo XXIII de la Circular Básica Contable y Financiera,
expedida por la Superintendencia Financiera de Colombia,
del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
(SGSI), definidos en el MDI605 Manual de gestión de
seguridad de la información, MDI603 Manual de Continuidad
de Negocio; y de los procedimientos asociados a estos
manuales.
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Capitulo XXI reglas relativas a la
administración del riesgo de
mercado - Superintendencia
Financiera de Colombia.
Monitoreo a la gestión
y al gobierno de la
seguridad de la
información
institucional
PAP816
Definir las actividades requeridas para llevar a cabo el
Monitoreo a la Gestión y el Gobierno de la seguridad de la
información Institucional, con base en las políticas y controles
que sobre la materia se encuentran aprobadas por la Alta
Dirección de FONADE e incorporadas en el MAP804 Manual
de gestión de seguridad de la información, en los planes de
tratamiento resultantes de los ejercicios de análisis de
vulnerabilidades en seguridad de la información, en los
registros obtenidos a través de las herramientas tecnológicas
de monitoreo y en los eventos de riesgo asociados con
seguridad de la información.
2 30 de diciembre de 2015 29 de diciembre de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Procedimiento pago
por consignaciónPAP900
Determinar las acciones necesarias que permitan la
depuración de las cuentas por pagar del Fondo Financiero
de Proyectos de Desarrollo – FONADE, dando cumplimiento
a lo establecido en la normatividad legal vigente.
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Procedimiento para la
resolución de
controversias por
violación del código de
buen gobierno
PAP901
Definir el mecanismo para resolver las controversias
derivadas de la violación o desconocimiento de alguno de los
elementos contenidos en el Código de Buen Gobierno.
1B 15 de febrero de 2017 31 de enero de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Solicitud e inicio de
acciones judiciales PAP902
Definir un trámite interno único, de obligatorio cumplimiento,
que especifique la forma en que las áreas de FONADE
deben solicitar a la Asesoría Jurídica el inicio de acciones
judiciales, en las que la Entidad se vea obligada a actuar
como demandante.
4 1 de septiembre de 2017 1 de septiembre de 2017
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
V. Gestión jurídica
Pago de sentencias y
conciliaciones,
gastos y honorarios
periciales y
tribunales de
arbitramento
PAP903
Establecer la metodología para el pago de sentencias y
conciliaciones; gastos y honorarios periciales y pagos a
tribunales de arbitramento, a través de actividades de
revisión, control y aprobación, con el propósito de dar
cumplimiento a las órdenes judiciales impartidas a la Entidad.
1 30 de noviembre de 2016 30 de noviembre de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Procedimiento de
verificación,
seguimiento y
consolidación de la
información de los
procesos judiciales
PAP909
Establecer las directrices, actividades y responsabilidades
para la ejecución del trámite interno de la Asesoría Jurídica
adelantado por los apoderados de los procesos judiciales, de
manera que se facilite la verificación, seguimiento y
consolidación de la información referente a las actuaciones
adelantadas desde la presentación o contestación de la
demanda, hasta la ejecutoria de la decisión que se adopte en
cada una de ellas.
1 24 de abril de 2018 24 de abril de 2018
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
Nombre del
ProcedimientoCódigo Función que cumple el Procedimiento Versión Fecha última publicación Vigencia
Resolución /
Acuerdo Nº.
Reglamentación que exige la
generación del documento
Auditorías internas de
control internoPAU001
Establecer las autoridades, responsabilidades y requisitos
para la planificación, ejecución y seguimiento de auditorías
programadas por la Asesoría de Control Interno adelantadas,
mediante un proceso sistemático de evaluación
independiente cuyos resultados permitan apoyar a la Entidad
en el cumplimiento de sus objetivos y en el desarrollo de la
mejora continua fundamentada en la identificación e
implementación de controles eficaces.
6 26 de julio de 2016 30 de marzo de 2016 Acuerdo No. 220 Ley 87 de 1993.
PROCESOS DE EVALUACIÓN
I. Evaluación y control
Auditoría interna de
calidadPAU002
Establecer la metodología para planificar y realizar las
auditorías internas de calidad, determinando el nivel de
conformidad e implementación del Sistema de Gestión de
Calidad (SGC), informando los resultados y manteniendo los
registros correspondientes.
9 8 de agosto de 2016 8 de agosto de 2016
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Norma Técnica NTCGP-
1000:2009.
- Norma Técnica NTC- ISO
9001:2008.
Formulación,
aprobación,
transmisión y
seguimiento al plan de
mejoramiento suscrito
con la Contraloría
General de la
República
PAU003
Realizar la notificación, formulación de acciones, revisión,
aprobación, transmisión y seguimiento del plan de
mejoramiento suscrito con la Contraloría General de la
República.
1A 4 de marzo de 2015 3 de octubre de 2013
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
No aplica.
Atención de
requerimientos
externos
PAU004
Establecer la metodología para la recepción, seguimiento y
respuesta a las solicitudes de información y/o requerimientos
de los entes externos.
2 8 de abril de 2015 8 de abril de 2015
La aprobación del
documento no
requiere resolución,
según el Acuerdo
109 del 29 de junio
de 2012.
- Ley 87 de 1993.
- Decreto 1537 de 2001.
