Causas y consecuencias del personal deshonesto en las empresas mexicanas.

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UNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGO ESCUELA SUPERIOR DE CIUDAD SAHAGUN Causas y consecuencias del personal deshonesto en las empresas mexicanas.

Mtro. Vctor Manuel Piedra Mayorga. LC. Mara Eugenia Alcntara Hernndez, Mtro. Miguel Vzquez Alamilla, Mtro. Ral Rodrguez Moreno, Mtro. Jos Guadalupe Garca Lpez, Dr. Delfino Hernndez Lpez. Dra. Elsa de la Cruz SantiagoUNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGOESCUELA SUPERIOR DE CIUDAD SAHAGUN

Causas y consecuencias del personal deshonesto en las empresas mexicanas.

Mtro. Vctor Manuel Piedra Mayorga. LC. Mara Eugenia Alcntara Hernndez, Mtro. Miguel Vzquez Alamilla, Mtro. Ral Rodrguez Moreno, Mtro. Jos Guadalupe Garca Lpez, Dr. Delfino Hernndez Lpez. Dra. Elsa de la Cruz SantiagoUNIVERSIDAD AUTONOMA DEL ESTADO DE HIDALGOESCUELA SUPERIOR DE CIUDAD SAHAGUN

Causas y consecuencias del personal deshonesto en las empresas mexicanas.

Resumen:

El costo de los robos o actividades que van en contra de las organizaciones tiene un impacto negativo en las utilidades y ventas, aunque se realizan gastos para evitarlo existe mucha imaginacin y creatividad de las personas para seguir actuando de manera negativa, los robos ocurren por ejemplo hurto de empleados, rotacin laboral, accidentes laborales, ausentismo, sabotaje, malversacin, fraudes financieros, suministros o dinero de la empresa, ataques cibernticos, vulneracin de sistemas de proteccin, hurto de clientes, errores administrativos, violacin de las polticas de la empresa utilizando la propiedad intelectual o completar la hoja de asistencia incorrectamente para que le paguen por tiempo no trabajado, en promedio las empresas pierden aproximadamente el 5% de las ventas totales netas anualmente.

Introduccin:

Una de las razones de despido para los empleados, es el robo, donde el consumismo y la propaganda son los que motivan a que las personas quieran poseer objetos, especialmente de marca, no es casualidad que muchas veces cuando roban un negocio deportivo o de zapatillas roben marcas como Nike o Adidas o algo as, simplemente sucede porque la pertenencia hoy est dada por la posesin, hay un bombardeo con publicidad y efectos visuales todo el tiempo.

Desarrollo:Muchos pequeos empresarios se sorprenden al descubrir que empleados que aparentaban ser leales (jams tomaban vacaciones ni se ausentaban por motivos de salud) en realidad les estaban robando, estos empleados deben estar permanentemente en la oficina para poder cubrir todo rastro de sus acciones.

Se ha descubierto que la mayora de los trabajadores ha estado involucrado en conductas deshonestas, por ejemplo, en una empresa normal, el 25% de los empleados roba habitualmente, otro 25% no robar bajo ningn concepto y el 50% restante robar si tiene la oportunidad de hacerlo.

La gente roba porque perdi la inhibicin, por corrupcin, por cleptmania, resentimiento, impotencia, hambre, maldad, pero en general el motivo es la posesin y el origen de ello es el consumismo y el materialismo, que hacen valorar ms las posesiones que el bienestar general y todo aquello que no se puede comprar con dinero.

Esto ocasiona que un negocio rentable se vaya hacia la deriva y crea una ruptura de la confianza entre el empleador y el empleado, antes de que se descubrieran los casos de fraude pasaron 18 meses, y stos le costaban a las empresas un promedio de US $100.000.00, el 15% de los delincuentes mantiene su trabajo y el 7% no se sanciona de ningn modo, algunas estrategias para evitar el fraude o robo de los empleados son:

Ningn empleado debe controlar una transaccin financiera de principio a fin.La persona encargada de girar los cheques jams debe estar a cargo de firmarlos. La persona que abre la correspondencia no debe ser la misma que registre las cuentas por cobrar y cuadre las cuentas. No permitir que alguien que puede cometer fraude tenga la oportunidad de destruir o sustraer evidencias de la malversacin.Utilizar cheques previamente numerados y revisarlos frecuentemente si se registran nmeros de cheques faltantes

Las malversaciones se presentan cuando los libros estn desordenados o no estn sujetos a supervisin, lo que permite a un empleado quedarse con efectivo y recibos.

Al dividir las responsabilidades, ser ms difcil para el empleado robar y manipular los registros para ocultar el fraude, es necesario revisar los cheques con detenimiento, hay que estudiar a quin se le ha pagado, las firmas y los endosos en cada cheque, algunas seales de probables fraudes cuando hay que firmar son:

Cheques a proveedores o gente que desconoce.Cheques por concepto de efectivo que son mayores que los montos que mantiene en la caja chica.Firmas que parecen falsificadas.Cheques faltantes o nmeros de cheques no correlativos.Cheques pagados a terceros, pero endosados por alguien de su empresa.Cheques donde no coincide el beneficiario con el nombre que usted tiene en sus registros.Revisar los cheques para verificar si se extendieron a gente que usted conoce,Llevar una cuenta semanal de la cantidad de personas incluidas en su planilla de pagos y verifique ese nmero con la cantidad de cheques que se tiene.Asegurarse de que no se puedan hacer cambios en el archivo maestro de la planilla de su empresa sin su aprobacin y firma.Considerar la compra de un sello con el texto slo para depsito" y usarlo en todos los cheques recibidos.

Implementar procedimientos como el de cheque anulado, donde se requiera que el propietario tenga que validar todas las anulaciones, exigir que todos los cheques por una cifra superior a un valor nominal lleven dos firmas donde una de ellas sea la del propietario y no firmar cheques en blanco.

Contratar por lo menos una vez al ao a una entidad externa para que realice una auditora de sus libros, con la intencin de hacer ms difcil el encubrimiento de una malversacin por parte de un empleado.

No se debe permitir el acceso de personal no autorizado al software de contabilidad, ni conectar la computadora que contiene los registros contables a la red, la computadora como el software deben estar protegidos por contraseas, las cuales deben ser cambiadas en forma peridica.

Si se considera que un empleado est robando hay que investigarlo antes de seguir adelante con cualquier accin, se deben reunir pruebas a travs de monitoreo y en caso de ser necesario hacer una denuncia policial si la gravedad de la falta lo justifica, en particular si se da la opcin de despedir al empleado.

Oportunidad: es la probabilidad real de realizar un acto deshonesto sin ser descubierto, para reducir las oportunidades se utilizan cmaras de seguridad, guardias, revisiones, controles de seguridad al entrar y salir, pero el empleado deshonesto ha demostrado que casi siempre encontrara formas de violar o evadir los sistemas de seguridad.

Necesidad: el empleado deshonesto justifica sus actos a travs de la necesidad existente por el bien o producto sustrado explicado en necesidades econmicas apremiantes o de justicia, es una sensacin de carencia, sensacin que puede ser fsica, psicolgica, social o individual, que tienen todos los seres humanos independientemente de su raza, cultura, etc.,

Racionalizacin: es un proceso psicolgico de los empleados a travs del cual justifican su conducta racionalizndola para hacerla aceptable para s mismo y frente a los dems, todo empleado conoce perfectamente el dao que provoca y lo inadecuado de su conducta.

Justificaciones del empleado deshonesto:La empresa gana demasiado, lo que tomo es insignificante.Es como quitarle un pelo a un gato.Todos lo hacen, es algo normal llevarse cosas de la empresa.Todos son deshonestos, partiendo por los polticos, los empresarios, esto es algo normal. Nos pagan muy poco, tenemos que arreglar nuestro salario, es hacer justicia.Lo necesito, la empresa no.Me explotan en esta empresa, es una forma de justicia.A m no hay quien me descubra, me las s de todas.

Todos los empleados disponen de oportunidades para involucrarse en estas conductas, sin embargo algunos lo hacen y otros definitivamente no, independiente de la oportunidad, se debe procurar facilitar los canales de comunicacin, a travs de los cuales los empleados honestos puedan proveer de informacin relevante, considerando su situacin de frustracin permanente al recibir una actitud de desconfianza por parte de la empresa.

El uso de herramientas vlidas y confiables de seleccin de personal que midan la honestidad en los postulantes es una medida de alta rentabilidad atendiendo a la gravedad del problema, y por otra a la sencillez de su utilizacin, escalas predictivas en los postulantes:

Las organizaciones no se pueden dar el lujo de admitir desde su reclutamiento a trabajadores deshonestos ya que llegara el da en que la empresa lo pagara con creces, la corrupcin es un mal social que no se limita al mbito de gobierno, cuando en una sociedad hay corrupcin, esta contamina toda las esferas de la vida cotidiana.

Las conductas deshonestas generan anualmente prdidas econmica y de especie a las empresas y a veces daos irreparables insuperables, en promedio las empresas pierden aproximadamente 5% del total de sus ventas, las conductas deshonestas son prcticamente imposibles de controlar y traspasan estos costos a los clientes.

El robo se convierte por excelencia en la amenaza criminal nmero uno de las compaas, 4 de cada 10 empresas mexicanas sufrieron actos criminales en el 2014, existen robos en tres tipos: Los realizados por los clientes.Los realizados por los empleados.Los realizados cibernticamente.

Estrategias de apoyo en el caso de robos en empresas comerciales:Es importante considerar que la mejor defensa son los empleados atentos, para ello se deben crear procedimientos que deben seguir si se sospecha de que alguien est robando, esto puede incluir una llamada de atencin al ladrn o solicitar apoyo de la polica, adems de:

Procurar ver todo lo que pasa en la tienda, por ejemplo en el caso de los mostradores deben estar a una altura menor de la cintura, contar con espejos en las esquinas para que no haya puntos ciegos.Arreglar los mostradores y las mesas de exhibicin de la mercanca de manera que no haya va directa hacia la salida de la tienda, algunas tiendas instalan barreras rotatorias en las entradas para que la nica manera de salir sea a travs del rea de la caja registradora.Colocar los artculos caros en el centro de la tienda, lejos de las salidas, arreglar la exhibicin de mercanca de manera que se note con rapidez si falta algo.

Colocar los artculos pequeos en filas ordenadas o patrones claramente definidosAnunciar y hacer cumplir una poltica para procesar a los ladrones en tiendas, porque en la idea de ser capturados, interrogados por la polica, y quizs terminar en la crcel podra ser suficiente para disuadir a estos ladrones.

En los centros comerciales los ladrones generalmente visten ropa abultada: abrigos, pantalones y atuendos de maternidad y llevan consigo mochilas y bolsas que pueden servir como lugares de escondite y algunas veces hasta pueden tener fondos falsos, hay que vigilar a los clientes con discrecin, hay que poner especial atencin a detalles como los siguientes:

Una escasez de artculos de inventario ms frecuente o en mayor cantidad.Empleados que se nieguen a tomar vacaciones o ascensos.Patrones de negocio que cambien cuando cierto empleado est ausente.Empleados que se muestren incmodos antes preguntas rutinarias sobre procedimientos.

La mejor defensa contra los hurtos al interior es instituir un control de inventario frecuente y exhaustivo, adems de revisar peridicamente los recipientes de basura, cualquier rincn del negocio y realizar chequeos de inventario sin avisar, de manera que los empleados deshonestos sepan que corren el riesgo de que los agarren por sorpresa.

Tener los papeles del negocio en orden.Evitar dejar documentos sobre el escritorio o en gavetas que no tengan llave.Post-its con palabras clave.Contraseas o cualquier otra informacin sensible a la vista.Guardar siempre las claves de acceso en un lugar seguro. Controlar quin tiene acceso al lugar de trabajo, y tratar de limitarlos lo ms que se pueda.No proporcionar datos a terceros o dejar la contrasea de la computadora a un asistente.Muchos de los robos de informacin se deben a trabajos internos de empleados descontentos. Asegurar el hardware, con una contrasea para entrar en la computadora.No ingresar en ningn enlace externo que enven por correo electrnico, si no se conoce al remitente de las tarjetas navideas.

Los niveles ms altos de delitos se reportan en los siguientes pases:Kenya, (66% de los encuestados).Sudfrica (60%).Inglaterra (51%).Nueva Zelandia (50%).Espaa y Australia (47%).Argentina y Francia (46%).Estados Unidos (45%).Malasia (45%).Mxico (40%).

El uso de la tecnologa es el principal factor para cometer delitos, el fraude alcanza costos considerables como el costo emocional, ya que estos atentados mermaron el estado de nimo de los empleados, as como a la marca, la reputacin, y tambin las relaciones de negocios.

El soborno y la corrupcin se manifiestan cuando se descubre que se estn realizando compras de productos ms caro que los precios normales y se descubre entonces que la persona encargada de compras est haciendo algo mal, la mayora de los delitos econmicos son cometidos por estafadores internos.

Si se paga demasiado o muy poco por concepto de impuestos se debe pedir asesora de un segundo contador, una multa podra ser una experiencia amarga y costosa para la empresa.Los ciberataques se llevan a cabo desde el interior de las mismas, el perfil tpico de un defraudador ciberntico es tener un nivel bajo o intermedio dentro de la organizacin (citado por 85%), tener menos de 40 aos (65%), y haber trabajado para la empresa menos de cinco aos (50%).

Poco sirven las competencias, habilidades, destrezas, conocimiento y experiencia de un empleado deshonesto, no slo genera prdidas a la organizacin para la cual labora, sino que se convierte adems en un empleado poco productivo y como si fuera poco; adiciona un alto costo a la hora de su despido.

Con la llegada de la globalizacin al mundo de los negocios, las expectativas de lealtad en los trabajadores de grandes corporativos ha cambiado drsticamente, dentro de las estructuras organizativas los individuos son tratados como activo fijo ms que personas humanas al paso del tiempo, pagan factura en sus economas internas, efectos es la conducta deshonesta de sus empleados, por ejemplo:

En 2011 las empresas comercializadoras de productos y servicios revelan que un 45% de sus prdidas son causadas por el robo interno de susempleados.5% de las utilidades de las empresas son extradas ilegalmente cada ao por sus propios trabajadores.El perodo para detectar un fraude o robo maquilado dentro de las organizaciones es de 18 meses en promedio.Los pequeos negocios son ms vulnerables porque no tienen los recursos o los procedimientos apropiados para detectar o evitar el desfalco oportunamente.

Existen algunos mitos en relacin a actos delictivos con el personal, en una pequea empresa los dueos, los gerentes o sus administradores dependen ms de su intuicin o experiencia para saber reaccionar ante estos escenarios de robo, por ejemplo:

Yo soy un buen jefe para mis empleados: mientras exista una buena relacin obrero-patronal, no habr robos pero los empleados se conducen por ciertos factores detonantes conocidos como el Tringulo del Robo que involucra: Deseo: motivo para obtener algo por necesidad, venganza o por codicia.Oportunidad: de robar algo en forma rpida y segura.Racionalizacin: argumentos de actitud que el empleado auto-percibe para justificar sus malas acciones.

Ellos son mis mejores empleados: muchos patrones o administradores de empresas perciben a sus empleados muy sanos y motivados por lo que los idealizan como buenos trabajadores entregados en cuerpo y alma a su profesin; a causa de esta creencia no dudan en su integridad ante la institucin; sin embargo las necesidades humanas de los empleados cambian con el tiempo y aun el mejor empleado al paso de los aos puede presentar un cambio radical en sus ambiciones.

Mis empleados tienen toda mi confianza: stos, aprovechando la buena fe de sus patrones pueden percibir que existe un bajo riesgo de ser atrapados en un posible desvo; hay que mostrar a los empleados favoritos que se confa en ellos pero, sin dejarles de aplicar los procedimientos operativos y administrativos establecidos como a cualquier otro trabajador.

Mis empleados no tienen antecedentes de mala conducta: contratar empleados sin historial de conductas penales, adiciones o antecedentes de conflicto laboral puede ser un buen inicio en crear ambientes de honestidad y confianza en centros de trabajo, debe permear de sus compaeros su buena imagen e integridad; pero si una empresa muestra debilidades en la aplicacin de sus polticas y procedimientos de supervisin, al paso del tiempo, los nuevos empleados se adaptarn a la frgil cultura de la organizacin percibiendo escenarios propicios para desviar fcilmente los recursos a su alcance.

Yo les pago a mis empleados un buen salario: las conductas de los empleados son influenciados por la cultura de su medio ambiente laboral; aproximadamente un 21% de los empleados son incorruptibles, estos empleados estadsticamente no rompen las reglas, ellos no roban ni crean oportunidades, se identifican fcilmente porque se expresan mal de la gente que roba o es indisciplinada; estos sujetos son muy respetuosos de las polticas de la organizacin y son cooperativos cuando se investigan desviaciones de recursos; sin embargo, otro 13% de los empleados buscan y crean oportunidades para violar procedimientos y tarde o temprano encontraran la manera para delinquir.

Si el ambiente disciplinario es relajado, es decir, si perciben que la compaa es tolerante por el abuso de otros empleados, estos subalternos racionalizaran sus actitudes y ellos tarde o temprano darn problemas, 90% de la fuerza de trabajo de una compaa puede ser influenciada positivamente slo cuando la organizacin fomenta conductas de armona, orden, respeto y obediencia entre su personal.

Mtodo CALS:CALS es una alternativa que aplicada exitosamente puede llevar dentro de la organizacin a una limpieza de actitudes negativas y malos procedimientos generando un ambiente ms seguros y percepcin de trabajo ms confortable, es un programa de prevencin de prdidas dirigido a crear consciencia con el fin de reducir incidentes que involucren conductas deshonestas entre sus empleados.

Pensar que los que roban es porque les gusta el dinero fcil y no les gusta ganrselo con esfuerzo, tambin se debe a que algunos estn acostumbrados a tener cosas de marca (zapatos, gorras, pantalones), si hay una razn vlida para sospechar que un empleado est robando, entonces hay bases legtimas para buscar en su casillero o escritorio.

El robo por parte de un empleado es una base para un despido inmediato, el despedir a alguien slo por sospechas de un supervisor y no es justificado, incluso si un empleado puede tericamente ser despedido a voluntad, se puede perder la demanda si se le despide sin una evidencia slida, ante esto es necesario escribir una poltica para los casos de robo y asegurarse de que todos conozcan las reglas y las sigan.

Estrategias:Si existen faltantes se debe documentar lo que falta y la cantidad exacta. Dar un seguimientode las acciones de los empleados y trata de reducir el nmero de sospechosos mediante el cambio de contraseas.Instituir polticas de no mochilas, bolsos y bolsas en el lugar de trabajo.Si hay pruebas consultar con un profesional delderechopara asegurarse de que se han reunido las pruebas legalmente y para obtenerconsejossobre el curso de accin.Enfrenta a los presuntos empleados. Evita las acusaciones directas.Coloca tus sospechas y documenta los problemas.

Cuanto ms dinero se robe, es ms probable que el caso se denuncie en la polica, una terminacin laboral con los empleados es bastante difcil, pero despedirlos cuando se cree que estn robando a la empresa puede ser muy incmodo, en la realidad los empleados son culpables de robo a la empresa sin embargo, algunos sostienen su inocencia si no hay pruebas de robo.

Al realizar una investigacin es importante obtener toda la documentacin que fundamente el robo de los empleados o la malversacin de fondos, tales como cheques de banco falsificados, material de vigilancia o troncos de redes informticas si un empleado ha acusado a otro de robo se debe tener una declaracin escrita sobre los hechos denunciados y llevar a cabo una investigacin completa de las acusaciones.

No decir "Me robaste 1,000 de la cuenta corriente de la empresa". Siempre que se tenga la documentacin de la prueba absoluta, decir: "Tenemos documentacin para apoyar nuestra creencia de que malversaste fondos de la cuenta corriente de la empresa". En el caso de que la reunin no vaya bien o si el empleado da una razn para explicar las circunstancias, se pueden discutir las razones que subyacen a la conclusin de que se cometieron los actos que pueden dar lugar a su terminacin y dependiendo de esta pltica puede existir la opcin de renunciar en lugar de ser terminado.

En ocasiones pueden existir acusaciones falsas en el trabajo afectando la salud y estabilidad emocional ya que no se puede permanecer pasivo ante una situacin laboral en donde un compaero o un superior estn difamando con la finalidad de conseguir que se renuncie a la empresa.

Conclusiones:

Para reducir las posibilidades de contratar un empleado que robar, se debe verificar sus antecedentes y referencias para detectar problemas anteriores. Muchas empresas asumen el costo del hurto de sus empleados y consideran que las conductas deshonestas al interior de una organizacin, son prcticamente imposibles de controlar, y asumen las diferencias de inventario como costos administrativos, traspasando esos costos a los clientes, el empleado puede robar de nuevo si no se le despide ya que permitir que el empleado permanezca con la empresa puede enviar el mensaje equivocado a los otros empleados.

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