Cc-pr-01 Comercial

COMERCIAL

CODIGO: CC-PR-01 VERSION: 1.0

Item Documento Codigo VISUALIZACION DE DOCUMENTOS

1 Procedimiento Comercal CC-PR-01

2 Registro de Clientes CC-F-01

3 Visita Seguridad Clientes CC-F-02

4 Aprobacion de Clientes CC-F-03

5 Acuerdos de Seguridad CC-F-04

6 Solicitud De Servicio CC-F-05

7 Encuesta de Satisfaccion CC-F-06

FECHA: 8 DE MARZO DE 2012

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COMERCIAL BASC

CODIGO: CC-PR-01 FECHA: 4 DE MAYO JULIO DE 2015 VERSION: 4.0

1. OBJETIVO

2. ALCANCE

3. DEFINICIONESa.

b.

c.

d. Evaluación: Acción de medir una(s) actividad(es).

4. PROCEDIMIENTO

4.1 INGRESO DE CLIENTES

4.1.1 Acuerdos y Condiciones

4.1.2 Entrega de Documentos

1. Certificado de Cámara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo y condiciones de Seguridad (Adjunto)5. Formato Circular 170 de la DIAN y/o registro de Clientes.6. Certificaciones BASC y de Calidad (si aplica)

4.1.3 Registro del Cliente

Realizo: Patricia Rojas Ortiz Revisado por: Néstor Cubides Castro Aprobado por: Néstor Cubides Castro

Realizar la consecución y mantenimiento de clientes a la organización, basados en la gestión de los riesgos y políticas comerciales de la empresa, buscando que los asociados de negocio sean los mas confiables y seguros para nuestros procesos.

Este procedimiento es de aplicación para la contratación y prestación de servicios de todos aquellos que participan dentro de la cadena de suministro de All security Assessors Ltda.

Cliente: Persona jurídica que establece una relación comercial con All Security Assessors Ltda, por un servicio legalmente autorizado, dentro de un tiempo y espacio establecido.

Proveedor: Persona jurídica o natural que presta un servicio o bien tangible en pro del mejoramiento de las actividades que desarrolla la empresa.

Contrato: Es una relación legal laboral de acuerdo a los lineamientos del Código de comercio Colombiano.

El Proceso se inicia en el momento en que un cliente desea contratar los servicios, este será atendido por la gerencia, o el Director comercial, quien una vez enterado de las necesidades del cliente, entregará una cotización donde se indica las tarifas de los servicios requeridos.Una vez el cliente ha aceptado la oferta y valores de los servicios,de la Dircción comercial y la gerencia, se procederá e informará al cliente antes de firmar el contrato.

Al cliente se le informará antes de firmar el contrato, que de acuerdo a las políticas de seguridad de la empresa, se realizará y firmará unos acuerdos de servicio y condiciones de confidencialidad, en beneficio del servicio a prestarse.

Con el fin de dar cumplimiento a las disposiciones de la Norma BASC, el cliente que participe en la cadena de suministro internacional, debe entregar los siguientes documentos, con el fin de ser verificados y archivados en la carpeta correspondiente al cliente los que reposaran desde el primer servicio que se les realice:

Para las empresas que se van a convertir en asociados de negocio de ALL SECURITY, se les enviará el Formato de Registro Clientes Cod: CC-F-01 para su diligenciamiento y envío al área Comercial, con el fin de conocer, evidenciar y corroborar la información del cliente.

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4.2 Conocimiento del cliente y aprobación

4.3 Vinculacion y Contrato

4.4 Encuesta de Satisfacción

4.5 Solicitud de servicio

5 Criterios para la prevencion del Lavado de Activos y Financiacion del Terrorismo

Una vez recibida la documentación y Formato de Registro Cliente COD: CC-F-01, por parte del responsable del área comercial, se procederá a verificar que la empresa NO figure en la Lista Clinton, se encuentre registrada en cámara de comercio, que el representante legal no presente ordenes de captura y/o investigaciones judiciales y que comercialmente la empresa es recomendada satisfactoriamente por sus clientes. Se deberá realizar una visita de seguridad diligenciando el formato Cod: CC-F-02. Después de realizada la visita se entrara a evaluar el cliente a través del formato Cod: CC-F-03, para su aprobación.

Después de haber aprobado los anteriores pasos, se realiza una evaluación de seguridad del cliente que participa en la cadena de suministro internacional, que arrojara una calificación que aprobara o no al potencial asociado de negocio; seguidamente se procederá a realizar un contrato comercial de acuerdo a la legislación de Colombia y donde además de los valores también se fijan las condiciones del servicio, tiempo, modo y lugar. Se deberá firmar el acuerdo de seguridad Cod: CC-F-04

Anualmente el área comercial se realizará una encuesta de satisfacción del servicio a través del formato Cod: CC-F-06 que el cliente diligenciará y entregará, con el fin de conocer la percepción y generar las acciones correctivas, con el fin de identificar y generar las acciones de mejora continua.

Una vez se defina con el cliente que participa en la cadena de suministro internacional el requerimiento de un servicio, que puede ser telefónico o vía email, se procede por parte del responsable del área comercial a informar del servicio al departamento de operaciones, para su conocimiento y cumplimiento.

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All Security Assesors, consciente de la necesidad de una orientación definitiva sobre la administración del riesgo de LAFT, ha establecido las siguientes actividades con asociados de negocios, cuyo propósito es definir el marco dentro el cual debe gestionarse el riesgo, alineado a la dirección estratégica y organizacional de la compañía:- Conocimiento, Aprobacion y Vinculación del Cliente. All Security Assessors acoge los requisitos establecidos por las normas vigentes y otros elementos adicionales que se consideran importantes de conocer y evaluar durante las etapas del Conocimiento, Aprobacion y Vinculación de nuevos clientes, para lo cual establece sus mecanismo en los Item 4.2 y 4.3 documentado en este proceso. - Actualización de la Información Para la actualización de cliente All Security Assessors establece que la información de los clientes activos sea actualizada por parte del departamento operativo y el responsable del sistema de gestión de Seguridad , como mínimo una (1) vez al año. La actualización de los datos de aquellos clientes que hayan sido clasificados como inactivos , se puede realizar una vez cese dicha condición.-Identificación, análisis, monitoreo y reporte de operaciones Inusuales y Sospechosas.La identificación y análisis se describen en el procedimiento de gestión de riesgos.

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6 CONTROL DE CAMBIOSVersión Fecha Aprobado Descripción

1 8-Mar-12 Gerente General

2 1-Apr-13 Gerente General

3 15-Jul-13 Gerente General

4 05705/2015 Gerente General

Primera versión aprobada del sistema de gestión en control y

seguridad

En el ITEM 4.5 se elimina el formato CC-F-05 y se determina que el registro de la solicitud de servicio se deja en correos electrónicos y se cambio el periodo de evaluacion de satisfacion de 02 meses a anualmente.

Para dar cumplimiento al estandar 1.2 de seguridad, se genera el

item 5.0 donde se establecen los crietrios para la prevencion de

lavado de activos y financiacion del terrorismo en lo relacionado

con los clientes.

Para dar cumplimiento al estandar 1.2 de seguridad,se realiza

cambio de Representante legal y se ingresa el registro de clientes

en el numeral 4.1.2

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REGISTRO DE CLIENTES

CODIGO: CC-F-01 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012 VERSION: 1.0

INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Razón Social NIT

Dirección Teléfono

Pagina Web Actividad Económica

Sucursales Objeto Social

CONTACTOS

Representante Legal N° C.C.

E-mail Teléfono

Contacto Area Comercial E-mail

Contacto Area Contable E-mail

Contacto Area Operativa E-mail

Contacto Area Admtivo. E-mail

INFORMACION TRIBUTARIA Y COMERCIAL

Régimen Simplificado Común Contribuyente Gran ContribuyenteAutoretenedores SI NORetefuente SI NO %

REFERENCIAS COMERCIALES Y BANCARIA

Entidad Dirección Telefono

1.

2.

1.

CONDICIONES COMERCIALES PACTADAS

Forma de Pago Contado 60 Días 30 Días

ANEXAR LA DOCUMENTACION 1. Certificado de Camara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo de Seguridad (Adjunto)5. Certificaciones BASC y de Calidad (si aplica)

FIRMA DEL CLIENTERepresentante Legal Sello y Fecha

USO EXCLUSIVO PARA ALL SECURITY LTDA

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SI NO1. Propuesta Mercantil2. Contrato3. Pólizas de Seguro4. Visita a cliente Firma quien Realiza el Estudio5. Verificación - Lista Clinton Fecha ____________6. Consulta antecedentes judiciales

Realizo: Juan Carlos Moreno Reviso: Leonardo Garces Mariño Aprobo: Luis A. Ruda

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INFORMACIÓN DE LA EMPRESA

Fax

Ciudad

CONTACTOS

Ext.

Ext.

Ext.

Ext.

INFORMACION TRIBUTARIA Y COMERCIAL

No Contribuyente

REFERENCIAS COMERCIALES Y BANCARIA

Telefono Ciudad

CONDICIONES COMERCIALES PACTADAS

ANEXAR LA DOCUMENTACION 1. Certificado de Camara y Comercio, no mayor a 30 días.2. Fotocopia del RUT (Registro Único Tributario)3. Fotocopia de la Cédula del Representante Legal4. Acuerdo de Seguridad (Adjunto)

Sello y Fecha

USO EXCLUSIVO PARA ALL SECURITY LTDA

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Firma quien Realiza el Estudio

Aprobo: Luis A. Ruda

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VISITA SEGURIDAD CLIENTES


INFORMACION DE LA EMPRESARazon Social del ClienteDireccion Nit

Nombre del Representante LegalE-mail: Telefonos:

No. ASPECTOS A EVALUAR

1 El Cliente cuenta con reconocimiento en el mercado y/o en el sector?

2 La dirección suministrada por el cliente coincide con su ubicación?

3 La actividad económica del cliente es coherente con la disposición de sus instalaciones?

4 La empresa cuenta con servicio y/o dispositivos de seguridad y vigilancia?

5 La seguridad de las instalaciones impide el acceso no autorizado de personas?

6 La empresa cuenta con un sistema para el control de inventarios del producto suministrado?

7La empresa cuenta con un sistema de control efectivo del producto y/o servicio suministrado?

8

9 La compañía selecciona y evalúa a sus proveedores que intervienen en la prestación del servicio?

10 Cuenta la empresa con sistemas de certificacion de calidad, seguridad y salud ocupacional, entre otros.

CONCEPTO DE LA VISITA

QUIEN RECIBIO LA VISITA QUIEN REALIZO LA VISITA

FIRMA Y SELLO FIRMANOMBRE NOMBRECEDULA CEDULA

La compañía cuenta con buenas prácticas de seguridad para la selección, contratación y seguimiento del personal directo e indirecto?

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Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M. Aprobado por: Luis A. Ruda

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INFORMACION DE LA EMPRESA

SI NO N.A

CONCEPTO DE LA VISITA

FIRMA

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Aprobado por: Luis A. Ruda

APROBACION DE CLIENTES

CODIGO: CC-F-03 FECHA: 8 DE MARZO DE 2012


Razón Social Cliente

Servicio a Prestar Direccion:

Nombre Contacto

Criterios de Calificación Puntaje Obtenido Porcentaje del Criterio

Verificación de Documentación Comercial 0 0.25

Presentar certificaciones de calidad o seguridad 0 0.25

0 0.25

Resultado Visita al Cliente 0 0.25

TOTAL

Conversión Si cumple (5) Falta Requisito (4) No Cumple (3)

Nota: El resultado de la calificacion determinara a que nivel de criticidad determinaresmos el cliente.

Firma quien Aprueba Fecha

Nombre

Realizo: Juan Carlos Moreno Revisado por: Leonardo Garcés M.

Verificación Lista Clinton, Procuraduria y Antecedentes Judiciales

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Ciudad

E-mail:

Teléfono

Persona que Verifica Total

0

0

0

0

TOTAL 0

Se aprueba con calificacion mayor a 4

Nota: El resultado de la calificacion determinara a que nivel de criticidad determinaresmos el cliente.


ACUERDOS DE SEGURIDAD


CIUDAD FECHA

No. ACUERDOS Si No N/A

1 Entregar la información completa y real de la actividad de la empresa

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

ASOCIADO DE NEGOCIO ALL SECURITY LTDA

FIRMA Y SELLO FIRMANOMBRE NOMBRE

Con el fin de establecer responsabilidades mutuas en la relación comercial y con el ánimo de prevenir riesgos y amenazas, que puedan afectar la prestación del servicio, se establecen unas condiciones para el cumplimiento por parte de los asociados al negocio, así:

No presentar investigaciones judiciales por delitos en la actualidad y pasado, resultado de su operación empresarial, sus socios, directivos y personal de empleados.

Realizar acuerdos comerciales y de seguridad con los asociados del negocio, con el fin de prevenir lavado de activos, contrabando, terrorismo, transporte y comercialización de sustancias ilícitas, entre otros.

Cumplir a cabalidad con las Leyes, normas y decretos establecidos en la república de Colombia.

Mantener la reserva y confidencialidad de la información que se le suministre, resultado de la consultoría, asesoría y/o investigación.

Realizar periódicamente verificaciones de los antecedentes judiciales de sus socios, directivos y empleados.

Conocer el entorno social, económico y familiar de los directivos y empleados de la empresa en especial que ocupan cargos criticos.

Aplicar procesos de seguridad a las operaciones, selección y contratación de personal, instalaciones, control de la documentación y la información, entre otros.

Cancelar de manera oportuna y dentro de las condiciones pactadas en la cotización y/o propuesta de servicios.

Capacitar al personal en reportar de inmediato cualquier novedad en la operaciones a las directivas y autoridades.

Permitir capacitaciones al personal de su empresa en temas relacionados con la seguridad a Instalaciones, fraude documental, prevención de lavado de activos, terrorismo y contrabando, Control y manejo de la documentación e información, entre otros.

CEDULA CEDULA


ENCUESTA DE SATISFACCION


EmpresaServicio

SU RESPUESTA NOS AYUDARÁ A MEJORAR

1. ATENCION 1 3 51 3 51 3 51 3 5

Atención de quejas y reclamos. 1 3 52. SERVICIO

Puntualidad en la entrega del producto 1 3 5Cumplimiento de expectativas respecto al producto 1 3 5Pertinente y claro el resultado del producto 1 3 5Presentacion del producto 1 3 5

5. COMENTARIOS, SUGERENCIAS Y OPORTUNIDADES DE MEJORAMIENTO

Firma encuestado Fecha


Para ALL SECURITY es importante conocer la opinión de nuestros clientes, por tal motivo hemos diseñado esta encuesta para el mejoramiento continuo de los servicios que prestamos.

Instrucciones: marque con una X la columna que corresponde a su estado de satisfacción, en relación con cada uno de los enunciados, teniendo en cuenta la siguiente valoración:Estoy insatisfecho con este aspecto (1) No estoy satisfecho ni insatisfecho con este aspecto (3)Estoy satisfecho con este aspecto (5)

Presentación personal funcionarios.Información suministrada.Agilidad en la atención.Amabilidad en la atención.

SOLICITUD DE SERVICIO

CODIGO: CC-F-05 Creacion 10 Mayo 2012 Version: 01 Pagina 1 de 1

CIUDAD FECHA CLIENTE

TIPO DE SERVICIOCANTIDAD DETALLE

1. ESTUDIO DE SEGURIDAD2. POLIGRAFIA3. ANALISIS Y EVALUACION DE RIESGOS4. INVESTIGACIONES5. CONSULTORIA6. ASESORIA7. OTROS

DESARROLLARSE ENCIUDAD LUGAR DIRECCION

CONTACTO CARGO CELULARTELEFONO FIJO: EMAIL

ACUERDOS Y CONDICIONES CLIENTE

COSTOS ASUMIR ALL SECURITY ASSESSORS LTDADESCRIPCION VALOR OBSERVACIONES

SOLICITA: RECEPCIONA:


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TIPO DE SERVICIODETALLE

DESARROLLARSE EN

ACUERDOS Y CONDICIONES CLIENTE

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