公司標準系統(SOP) 使用手冊

一. 功能說明

二. 系統操作

2.1 進入系統

2.2 文件上傳流程

2.3 新增文件

2.4 主管簽核

2.5 會簽單位意見回覆

2.6 文件發行簽收

三. 文件查詢

3.1 文件總覽索引

3.2 文件快速查詢

四. 文件修訂

五. 文件類別設定

5.1 新增分類碼

5.2 修改分類碼

六. 系統設定

6.1 使用者權限設定

6.2 群組設定

6.3 管理代表設定

一、 功能說明

1.文件發佈管理 文件版本管理、文件讀取、修訂權限設定、修訂記錄查閱

2.文件安全控管 (1) 上傳文件系統會自動轉換成 PDF 檔，系統同時儲存 2 種格式文件檔 (2) 一般使用者查閱時，會開啟 PDF 文件檔 (3) 各部門主管可自行設定，自己部門人員的修訂權限

(4) 有文件修改權限者，可下載原始 Word 文件檔 (5) 每一份文件有自訂的查閱權限、修訂權限

3.簽核流程自訂 (1) 簽核設定：由主管決定簽核流程、或會簽其他部門

二. 系統操作

2.1進入系統

滑鼠移至 文件管理系統 會自動開窗 選擇 公司標準 進入

新文件 撰 寫

上 傳 檔 案

主管 審核

發 行 會 簽

總經理 核 准 管 理

代 表

各單位 簽 收

2.2 文件上傳流程

2.3 新增文件

(1) 選擇要新增的文件類別 目錄 進入，例如: 程序文

點選 程序文 進入

(2) 進入 所選之目錄 ，下方有 分類說明

如果不是要上傳的分類選項，請按 回上一頁

(3) 按 新增文件 按鈕, 進入新增文件頁面

3.1 文件編號, 版本 會自動產生，不須填寫

3.2 文件讀取權限，請點選 新增/修改權限 選擇

3.3 選取簽核主管

3.4 上傳附件

3.5 附件內的表頭，文件編號, 版本, 核准 3 個欄位保持空白

按確認送出後，系統會自動填入，並自動轉成 PDF 檔

2.4 主管簽核 , 工作平台進入

(1) 點選後進入待處理文件列表

(2) 進入後會有 3 個流程選項

a. 進入後上方是文件屬性，下方有文件流程選項

b. 主管依該文件屬性，決定要往那個流程

c. 要會簽，請點選 選取單位 按鈕，開窗點選

d. 主管可填寫會簽意見，讓會簽的單位，更加明瞭

e. 檢視器 可檢視附件內容

f. 主管如要修改上傳的附件，請先下載原始檔修改，修改後再按 修改內容 按鈕

重新上傳附件

g. 按確認送出往下一個流程

2.5 會簽單位意見回覆

a. 會簽單位回覆有 2 個選項，同意 , 不同意

b. 不管是同意或是不同意，均可填寫您的意見

c. 可查看其他單位已回覆的意見，做為自已意見的參考

d. 點選之後，按確認送出

e. 每個單位均回覆後，會簽完成，繼續往下一流程

2.6 文件發行簽收 (按簽收按鈕, 可查看簽收記錄)

三. 文件查詢

3.1 文件總覽索引 (頁面左方下拉 樹狀目錄)

3.2 文件快速查詢 (輸入文件名稱 或 文件編號)

四. 文件修訂 (按版本更新)

4.1 版本更新幅度選項 (大改版 或 小改版)

大改版: 版本編號 跳至下一個字母開始 例如: 目前 B1 更新後: C1

小改版: 接續上一版本編號後面 例如: 目前 B1 更新後: B2

4.2 更新版本頁面

(1) 修訂摘要 欄位 必填

(2) 生效日期 欄位 必填

(3) 重新上傳附件

(4) 按確認送出，以後流程與 2.3 新增文件 流程 相同

五. 文件類別設定

選擇公司別 , 按下一步

文件分類列表

5.1 新增分類碼

5.2 修改分類碼 (按細項修改)

六. 系統設定

6.1 使用者權限設定

(1) 版本更新權限

(2) 系統設定: 可進入系統設定權限者

(3) 類別設定: 文件類別新增/修改

(4) 發行集團文件：可發行慶陞集團文件者