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El desarrollo concretado por Quanam en Compañía Cervecerías Unidas S.A.,

integra productos Peoplesoft ERP con una herramienta para la toma de decisiones

basada en Cognos PowerPlay y sus facilidades para brindar una solución completa

de BPM (Business Performance Measurement) a través de informes y herramientas

de análisis edificados con los datos de las aplicaciones de gestión.

Se trata de una solución OLAP que facilita a cualquier tomador de decisiones la

posibilidad de realizar su propio análisis multidimensional. Y le permite explorar y

analizar datos desde cualquier ángulo y con cualquier combinación, de modo de

identificar factores críticos y tomar acertadas decisiones de negocios.

Beneficios de una efectiva Solución

para la Toma de Decisiones

Mejorando la Gestiónen CCU

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Este Proyecto de Quanam fueespecialmente preparado teniendoen cuenta las características deliderazgo de Compañía CerveceríasUnidas S.A. (CCU) líder en elmercado cervecero chileno con el89% de participación total, queproduce y embotella Pepsi, SevenUp, Orange Crush, Canada Dry,Ginger Ale, etc y una marca líderen agua mineral. Es el segundomayor exportador de vino en Chilecon Viña San Pedro S.A., Plasco S.A.fabrica cajones y botellas de plásticoque utiliza la compañía cubriendo elciclo completo de necesidades,CCU Argentina y Anheuser-Buschfirmaron un acuerdo para exportarBudweiser a Brasil, Paraguay yChile.

La compañía CCU había tenidoexperiencias en algunos sistemas degestión que también fueroncompartidos con EmbotelladorasChilenas Unidas S.A. (ECUSA). Sinembargo en lo referente a temasfinancieros se estaban manejadocon planillas de cálculo y la informa-ción comercial se obtenía deprogramas hechos especialmentecon este objetivo.

Este modo de obtener los datosgeneraba incompatibilidades,lentitud en la obtención deinformación pantallas no amigablespara el usuario, dependencia delusuario con el departamento desistemas.

Desde el ángulo de los negociosy frente a la gran competitividad delmercado era necesario contar coninformación en tiempo y forma.

Esta situación llevó a la compa-ñía a decidir la necesidad decontratar una solución OLAP

Se analizaron diversas alternati-vas y se eligió la solución propuestapor Quanam que integraba perfec-tamente Cognos PowerPlay conPeopleSoft, el ERP de CCU.

ALCANCES DEL PROYECTOEl proyecto consistió en la realización de sistemas y tableros de control para

diversas áreas de la empresa.La solución propuesta brinda a Compañía Cervecerías Unidas S.A., como

extensión de PeopleSoft, un Sistema de Apoyo a la Toma de Decisiones, contecnología de última generación, que permite la visualización rápida y ágil deindicadores de la empresa.

Para lograr estos objetivos, se elaboraron varias estructuras multidimensionales,que potenciaron la toma de decisiones en las áreas de Cuentas a Cobrar, Cuentas aPagar, Compras, Inventarios, Gastos, Márgenes, Ventas, Faltantes de Bodega,Estudios de Mercado, Recursos Humanos.

Se posibilitó el Análisis de la antigüedad de las cuentas a cobrar. El análisis delSaldo de las cuentas por Período, Cliente, Cobradores, Unidades de Negocio y losperíodos de Antigüedad de cada cuenta, agrupados según un rango predefinido.

Es posible a partir del nuevo modelo para el ciclo de distribución, analizarinformación acerca del proveedor que se obtiene a partir de los datos históricos delos módulos que componen el circuito de distribución, enfatizando el análisis decuenta por proveedores.

Para el manejo y la obtención de información del circuito de compras se diseñóun cubo que contiene datos obtenidos de las ordenes de compras generadas yadministradas en dicho modulo. Se puede realizar un seguimiento de las cantidadesmanejadas en las ordenes de compra, ya sean las enviadas y las recibidas, con susrespectivos montos.

Se optimizó el manejo del stock a partir del diseño de un cubo que permitetener información de las cantidades de ítems de inventario manejadas en la empresa,pudiendo ver esa información por Unidades de negocio y Áreas de almacenamiento,también se puede tener información discriminada por ítem y unidad de medida.

El análisis de los márgenes fue otro de los objetivos cumplidos. Se diseñó elcubo de Márgenes con el que se permite analizar indicadores como, Valorizado Real,Presupuestado y Año anterior, además de los valores físicos, y precios, permitiendovisualizarlos por Periodo, Departamentos, Plantas, Canales de Venta, Cuentas yProducto. Se posibilitó un análisis exhaustivo del comportamiento de las ventas apartir del desarrollo de varios cubos que incluyen, Ventas históricas corporativas,Ventas a Filiales y Ventas Viña San Pedro (Venta Neta, en HL, Flete, Crédito yPrecios).

Adicionalmente se obtuvo valiosa información para las áreas de Estudios deMercado y Recursos Humanos. Para lograrlo, se definieron conexiones a estructurasmultidimensionales ya existentes en la compañía, con aproximadamente 200reportes.

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Para brindar detalles testimoniales, Quanam Update, conversó con JohnLlewellyn Jones Jefe de Proyectos de Business Intelligence y entrevistó aMario Fernández, Gerente de Sistemas de CCU S.A., que explicó las razo-nes de la elección, los objetivos y los resultados del Proyecto.

Q.U.: Cuáles fueron los motivos clave que los decidieron a implementar PowerPlay deCognos?

Mario Fernández.: Lo que me llevó a tomar la decisión de PowerPlay fue el hechode que para nosotros era bastante difícil generar información de gestión porque paracada usuario era necesario generar un reporte diferente. Experimentamos con algunasherramientas alternativas, pero nos pareció que no eran lo más adecuado para nivelgerencial, especialmente por un tema de tiempo de respuesta y además por no serparticularmente amistosas hacia el usuario final. Vimos varias opciones y escogimosCognos porque nos gustó mucho la forma como operaba y además se integraba muybien con PeopleSoft que es nuestra solución ERP.

La solución propuesta brindaa Compañía CerveceriasUnidas S.A.(CCU), comoextensión de PeopleSoft, unSistema de Apoyo a la Tomade Decisiones, con tecnologíade última generación, quepermite la visualización rápiday ágil de indicadores de laempresa.

Accedidos por un únicoPortfolio, se encuentran unos46 cubos y unos 300 repor-tes divididos en diferentesáreas.

Las áreas con PeopleSoft son:- PO- IN- AP- AR- Ventas (VSP e históricas)- Estudios de Mercado

(2GB de datos, 10 años deantigüedad)

- Recursos Humanos- Márgenes- Gastos- Manufactura

El sistema tiene unos 150usuarios, los cuales seencuentran en distintasOficinas Comerciales a lolargo del pais.

El tamaño aproximado detodos los cubos es de 400MB los cuales se generanaccediendo a una DWcorporativa instalada enInformix bajo una SunEnterprise 6500.

Los cubos se generan en unservidor NT de 4 procesado-res (500 Mhz c/u), con 1 GBde RAM y unos 30 GB endisco.

La publicación es a través delEnterprise Server instaladoen una Sun Enterprise 450.

Característicasde la Soluciónimplementada

Q.U.: ¿Usaban herramientas similares en ese momento?M.F.: Efectivamente, PeopleSoft también nos proveía la herramienta ESSBASE.

Incluso en algún momento teníamos las dos plataformas funcionando pero decidimosque era más fácil manejar una sola de ellas y privilegiamos Cognos. Y la razón fue,como dijimos inicialmente que, además de ser un motor OLAP, presentaba una muybuena interfase al usuario y resolvía el problema de no tener que generar reportespor cada consulta que una persona en particular necesitaba.

Q.U.: Cuál fue el criterio utilizado para elegir a Quanam en lugar de otra consultorapara brindar soluciones PowerPlay, cuál fue el diferenciador?

M.F.: La razón por la cual elegimos a Quanam fue por la experiencia que tenía enCognos. En particular visitamos el Banco Hipotecario en Argentina donde vimos losdesarrollos que se habían hecho con esta herramienta que nos parecieron bastante

Mario Fernández, Gerente de Sistemas de CCU S.A

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atractivos y por eso optamos poresta empresa que era una de laspocas que tenía experiencia conPowerPlay en esta parte delcontinente.

También fue relevante en latoma de decisión que en unaocasión en una visita a Alemania auna de las empresas que es dueñade CCU, vimos que estabanrealizando un proyecto decaracterísticas exactamente igualesal nuestro utilizando tambiénPowerPlay.

Q.U.: ¿A la hora de iniciar elproyecto, cuáles fueron los grandesobjetivos en que se centraron?

M.F.: Los principales objetivoseran que los usuarios pudieran

contar con información de gestiónporque si bien teníamos unsistema tipo ERP, estaba másbasado en la parte transaccional yno tanto en la gestión, por lotanto, era necesario resumir estainformación y ponerla a disposi-ción de los usuarios por la vía deuna herramienta tipo OLAP.

Q.U.: ¿Cómo consideran el desarrollo del proyecto en cuanto a tiempos ypresupuesto?

M.F.: La verdad es que nosotros partimos con un proyecto de bastante bajo perfily esto se ha ido globalmente implantando y finalmente terminó en un proyecto demucha importancia.

En realidad se hizo en dos etapas. En la primera etapa fue un proyecto de perfilbastante bajo, en el cual se buscaba poner a disposición de los usuarios cierta informa-ción y aprender un poco el comportamiento de esa herramienta con lo cual segeneraba información de Existencias, información de Créditos, información deCompras. Cumplida esta etapa nos lanzamos a un proyecto más ambicioso que es undata warehouse para toda la información de ventas.

Y funcionaba, si bien no era tan fácil como nosotros pensábamos en el momentoinicial el proyecto ha sido muy exitoso.

Q.U.: ¿Cuál es la etapa final de este proyecto?M.F.: La etapa final es que nosotros estamos logrando a través de cubos Cognos

generar reportes HTML que el vendedor pueda ver en la handheld.

Q.U.: ¿El proyecto ayudó a reducir los costos de informática, los costos de programa-ción de reportes?

M.F.: Indudablemente los costos demanutención bajan porque la forma en quetrabajan estas herramientas hace que losusuarios puedan generar en forma indepen-diente su información y ellos no tienen queestar dependiendo de sistemas para cadaconsulta que tengan que hacer.

Q.U.: ¿Cuáles han sido los comentarios delos usuarios finales ?

M.F.: Normalmente los usuarios pasanpor dos etapas. Al principio les cuesta unpoco usar la herramienta, como toda cosanueva, pero una vez que se familiarizan laencuentran muy atractiva, muy beneficiosapara su utilización.

Q.U.: ¿Cuánto demoraron en obtenerbeneficios o en obtener un ROI real porhaber hecho la inversión tanto en Cognoscomo en Quanam?

M.F.: El retorno de la inversión vieneprincipalmente por el proyecto de ventas donde el beneficio esperamos recuperarloen alrededor de un año. Digámoslo en los siguientes términos, el data warehouseforma parte de un proyecto un poco más amplio que es el proyecto de ventas ydistribución. Pero el data warehouse está incorporado dentro de otros elementos osea que no tenemos una evaluación pura y absoluta del data warehouse, digamos queforma parte de un proyecto que tiene un Payback de menos de dos años.

Q.U.: ¿El proyecto PowerPlay / Quanam les dio acceso a información que antes nodisponían o mejoró la competitividad de la empresa en el mercado?

Ref

lexi

ones

con

Cog

nos

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M.F.: Es difícil decir si mejora la competitividad de la empresa en el mercado. Pero indudable-mente puso mucha información en manos de mucha gente que antes le costaba acceder a ella.Ahora, si eso se traduce o no en una mayor competencia de la empresa en el mercado, no es tandirecto el decirlo.

Q.U.: ¿Qué impacto tuvo en la organización?M.F.: Yo creo que indudablemente fue un impacto positivo en la organización. La gente pudo

mirar su información en forma más ágil, más cómoda, más directa, sin tener que depender deterceros. Ello hace que el usuario se familiarice más con la tecnología.

Q.U.: ¿Se podría decir que se alcanzaron las metas?M.F.: Creo que todavía estamos en el proceso de terminar de instalar la herramienta, recién

estamos liberando la parte más relevante del proyecto que es el data warehouse de ventas ydistribución en los próximos dos meses. En consecuencia creo que todavía es prematuro hablarde alcanzar las metas pero estamos seguros que se van a alcanzar en el curso del año.

Q.U.: ¿Cómo es el desempeño de Quanam dentro del proyecto?M.F.: Creo que Quanam ha sido una parte relevante para el proyecto, en cuanto tenía el

conocimiento, el know-how en el uso de la herramienta como en el de consultoría para poderrealizar cada proyecto.

Q.U.: ¿Qué evaluación del proyecto se puede hacer al día de hoy?M.F.: Siempre el proyecto ha sido exitoso en cada una de las etapas que se han cumplido. En

la primer etapa de explotación y conocimiento de la herramienta que permitió liberar una seriede productos para los usuarios y en la segunda etapa de profundización de esta herramienta anivel de la organización. Hoy día la herramienta estándar de CCU para consultas gerenciales esPowerPlay.

Q.U.:¿ Van a enfocar otras etapas en el futuro, después de ventas y distribución?M.F.: Esta es una herramienta con la cual se termina construyendo una arquitectura completa

de información en la compañía en consecuencia vemos que esto no va a terminar.Se puede seguir construyendo sobre lo mismo porque siempre hay una tremenda demanda de

información por parte de toda la gente de la empresa.