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*SE«asjiíi-ALCALDlA MAYORPE BOGOTÁ D.C.

Instituto Diilntal di. as Artes

GESTIÓN FOMENTO A LAS PRÁCTICAS ARTÍSTICAS

PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN, ANÁLISIS Y PREPARACIÓN FÍSICADE LOS RECURSOS DOCUMENTALES

Código: 2MI-GFPA-PD-08

Fecha: 05/11/2014

Versión: 2

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OBJETIVO: Establecer actividades que permitan un adecuado proceso de análisis, catalogación y preparación física de los recursosdocumentales que ingresan a la Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales - BECMA, Centro de Documentación GalenaSanta Fe, Biblioteca Astroteca Planetario de Bogotá y Centro de Documentación IDARTES.ALCANCE: Inicia con la recepción de los recursos documentales hasta con la ubicación física de los mismos en sus respectivascolecciones.RESPONSABLE (S): Coordinador(a) BECMA, Catalogador (a) Asistente (BECMA), Coordinador(a) Centro de Documentación GaleríaSanta Fe, Coordinador (a) Astroteca. Coordinador (a) Centro Documentación IDARTESNORMATIVIDAD:MARC 21: Formato estándar internacional para el intercambio de registros catalográficos entre bibliotecas y demás unidades deinformaciónDEWEY: Sistema de Clasificación DecimalLEMB: Lista de Encabezamientos de Materia para BibliotecasRDA: Reglas de Catalogación Angloamericanas.FIAF: Reglas de Catalogación para archivos fílmicosARMARC: Archivo de Autoridades de Materia en Formato MarcTESAUROS ESPECIALIZADOS: Listas alfabéticas de términos, bajo los cuales se presenta un conjunto de relaciones semánticasrelacionadas con el descriptor o el encabezamientoLEY DE BIBLIOTECAS PÚBLICAS: Articulo 22 Catalogación: Las bibliotecas públicas deberán tener un catálogo a disposición del público.DEFINICIONES Y ABREVIATURAS:AJUSTE: Modificaciones en los registros catalográficos y/o recursos documentales no inherentes a las actividades diarias de catalogación,análisis y preparación física.ANÁLISIS: Tratamiento intelectual de un recurso catalogado y capturado previamente en el Sistema Integrado de Gestión de Biblioteca(SIGB), incluye: la asignación del(os) número(s) de clasificación por colección que corresponda(n); la asignación o ajuste de los puntos deacceso principales y secundarios de autor, título; la creación de los registros de autoridad de los puntos de acceso principales ysecundarios de autor, título; la asignación de las autoridades secundarias de materia; y, la creación de los registros de autoridad de materia.ANÁLISIS DOCUMENTAL: conjunto de operaciones intelectuales que conducen a representar el contenido (análisis) y la forma(catalogación) de un documento a través de un registro catalográfico, con los objetivos últimos del control y de facilitar el acceso a losrecursos.AUDIOVISUAL: toda obra que consiste en una serie de imágenes fijadas y relacionadas entre sí. acompañadas o no de sonidos.

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GESTIÓN FOMENTO A LAS PRACTICAS ARTÍSTICAS

PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN ANÁLISIS Y PRFPARACIÓN FÍSICADE LOS RECURSOS DOCUMENTALES


Fecha: 05/11/2014

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susceptible de hacerse visible y, si va acompañada de sonidos, susceptible de hacerse audible.BIBLIOGRÁFICO: reunión de muchas hojas de papel, vitela u otras, ordinariamente impresas, que se han cosido o encuadernado juntascon cubierta de papel, cartón, pergamino u otra piel, y que forman un volumen.BECMA: Biblioteca Especializada en Cine y Medios Audiovisuales.CANJE: Forma de adquisición en virtud de la cual, previo acuerdo, dos bibliotecas entre sí o una biblioteca y una institución, intercambianmaterial documental.CATALOGACIÓN: es el análisis de forma que permite a través de elementos mínimos identificar una obra de otra, de acuerdo a laaplicación de las RDA y las Reglas de Catalogación de la FIAF para archivos fílmicos,CDGS: Centro de Documentación Galería Santa FeCÓDIGO DE BARRAS: consecutivo numérico que identifica cada uno de los recursos documentales que conforman el acervo documental(diferente al código asignado por Almacén, para control de inventarios).CONFRONTACIÓN DE MATERIAL: Verificación de la existencia de un recurso de información en la base de datos.CONTROL DE AUTORIDADES: Es el proceso de normalización de los nombres de personas, entidades, títulos uniformes o materias, quepueden constituir el punto de acceso principal o los secundarios del catálogo.DEWEY: Sistema de Clasificación Decimal Dewey (CDD), es un sistema de clasificación jerárquico, enciclopédico, donde la característicaprincipal es la división en clases y cada clase ocupa un lugar exactamente fijo y determinado respecto a las otras ciencias. Para el DEWEYel campo de los conocimientos es un unidad y se divide en 10 clases (del O al 9 y de ahí su denominación decimal) que permite laorganización de las colecciones.DONACIÓN: Forma de adquisición gratuita en la que un particular o institución cede la posesión y el uso de un fondo a una biblioteca.EJEMPLAR: Copia o unidad física de un recurso.FÍLMICO: documentos microfilmados en película de 35 y 16 mrn.INCONOGRÁFICO: representación en dos dimensiones, puede ser opaca o destinada a ser vista o proyectada, sin movimiento, por mediode un aparato óptico. Los materiales gráficos abarcan: carteles, diagramas, diapositivas, dibujos técnicos, estampas, estereografías,fotobandas, fotografías, reproducciones de obras de arte, tarjetas nemotécnicas, tarjetas postales y transparencias.INCONSISTENCIAS: Modificaciones en los registros bibliográficos y/o recursos documentales, inherentes a las actividades diarias decatalogación, análisis y preparación física.KOHA: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (CDGS)LEMB: Lista de Encabezamientos de Materia para Bibliotecas.LOCALIZACIONES: Segmento del registro catalográfico en el Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas, que incluye la información

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IffiPALCALDÍA MAYOR

Insliluto Distrital da las Artes

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PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN ANÁLISIS Y PREPARACIÓN FÍSICADE LOS RECURSOS DOCUMENTALES


Fecha: 05/11/2014

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relativa a la ubicación de un ejemplar en los estantes.MARC 21: Formato estándar internacional para el intercambio de registros catalográficos entre bibliotecas y demás unidades deinformación.MATERIAL RETROSPECTIVO: es el material que forma parte del acervo documental, pero que carece de análisis documental (análisis ycatalogación)OPAC: Catálogo de Acceso Público en LíneaPMB: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas (BECMA)PREPARACIÓN FÍSICA: Acabado final de los ejemplares para ubicación en colecciones. Incluye: pegado y fijado de tejuelos, sellado ycolocación de códigos de barras.PUBLICACIÓN SERIADA: es aquella editada en partes sucesivas, que usualmente tiene designaciones numéricas y cronológicas ypretende aparecer indefinidamente, como: Revistas, Periódicos, Boletines.PUNTOS DE ACCESO: Nombre, término, código, título, autor, etc., bajo el cual puede ser buscado e identificado un registro catalográfico.RDA: Reglas de Catalogación Angloamericanas,RECURSOS DOCUMENTALES: Obra publicada o inédita en cualquier tipo de soporte físico, libros, folletos y pliegos impresos; materialescartográficos; manuscritos; música; grabaciones sonoras; películas y videograbaciones; materiales gráficos; recursos electrónicos;microformas; recursos continuos.SIGB: Sistema Integrado de Gestión de Bibliotecas.SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Código de ubicación de un ejemplar en un estante o colección.TEJUELO: Autoadhesivo que se fija en lugar visible del ejemplar, donde va impreso un número distintivo para su ubicación en el estante.TESAURO: Representan conceptos o temas, y están compuestos en su parte central por listas alfabéticas de términos, bajo los cuales sepresenta un conjunto de relaciones semánticas relacionadas con el descriptor o el encabezamiento, es decir, los niveles de términos másgenéricos y más específicos relacionados con este.

No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREARESPONSABLE

DEPENDENCIA CARGOPRODUCTO O

REGISTROPUNTO DECONTROL

RECIBIR RECURSOS DOCUMENTALES1 RECIBIR LOS RECURSOS DOCUMENTALES PARA

CATALOGACIÓNRecibir los recursos documentales que ingresan a la

Gerencia de ArtesAudiovisuales

Coordinador (a)Centro

Documental

Formato deentrega deAlmacén

N.A

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ALCALDÍA (MAYOR

Instituía Diilnla! de las Ait«s

PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN ANÁLI^I^ Y PREPARACIÓN FÍNICA

DE LOS RECURSOS DOCUMENTALES


Fecha: 05/11/201 4Versión: 2

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No

2

3

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA

BECMA, CDGS, Astroteca y Centro DocumentaciónIDARTES por conceptos de compra, donación y canje.

Sobre material retrospectivo se aplicará el mismoprocedimiento a partir del No. 2

CONFRONTAR LA RELACIÓN DE LOS RECURSOSDOCUMENTALESConfrontar los recursos documentales quecorrespondan al formato expedido por almacén y/ocartas de donación y canje que soportan el ingreso delmaterial.

VERIFICAR EL ESTADO DE LOS RECURSOSDOCUMENTALESVerificar el estado físico de los recursos documentalesque ingresan a la BECMA, CDGS, Astroteca y CentroDocumentación IDARTES

RESPONSABLEDEPENDENCIAGerencia Artes

Plásticas y Visuales

Gerencia Planetario deBogotá

SubdirecciónAdministrativa y

FinancieraGerencia de Artes

Audiovisuales

Gerencia ArtesPlásticas y Visuales




Audiovisuales


CARGO


Documental


Documental

PRODUCTO OREGISTRO


Carta deDonación y/o

Canje


PUNTO DECONTROL

X

X

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ALCALDÍA MADE BOGOTÁ

Intitulo Distrital de

VORD.C.f L-tPCHIE« Arles




Fecha: 05/11/2014Versión: 2

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Financiera

¿LA RELACIÓN CORRESPONDE A LOSRECURSOS ENTREGADOS Y SE ENCUENTRAN ENBUEN ESTADO?Sí: continuar con el No. 6No: continuar con el No. 5





Financiera

Catalogador (a)

Asistente


DEVOLVER LOS RECURSOS DOCUMENTALESRealizar la devolución de los recursos a Almacén.





Documental

Formato dedevolución de

recursos

X

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SIALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Intitulo Diminuí de la:. Artes




Fecha: 05/11/2014Versión: 2

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No

6

7


DILIGENCIAR EL FORMATO DE RECEPCIÓN YENTREGA DE RECURSOS DOCUMENTALESRegistar los recursos documentales recibidos paracatalogación.

ORDENAR LOS RECURSOS DOCUMENTALESOrdenar los recursos documentales en el estante detránsito, por tipo de soporte: bibliográfico, publicaciónseriada, audiovisual, fílmico, iconográfico.

RESPONSABLEDEPENDENCIA



Audiovisuales

Gerencia ArtesPlásticas y Visualesj




Audiovisuales

Gerencia ArtesPlásticas y Visualesj



Financiera

CARGO

Coordinador (a)f^ j.Centro

Documental

Asistente

Coordinador (a)/"* *Centro

Documental

Asistente

PRODUCTO OREGISTRO

Formato derecepción yentrega derecursos

documentales


documentales

PUNTO DECONTROL

N.A

N.A

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niALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D-C-

IniMulo Distrital de la; Arres




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ANÁLISIS DOCUMENTAL: ANÁLISIS Y CATALOGACIÓN DE RECURSOS DOCUMENTALES

9

10

11

CONFRONTAR LA EXISTENCIA DEL RECURSODOCUMENTAL EN EL SIGBVerificar si el recurso se encuentra catalogado en elSIGB: PMB o KOHA, con el fin de evitar la duplicidadde registros y el estado del análisis realizado.

¿EXISTE EL RECURSOS EN EL SIGB: PMB oKOHA?Sí: continuar con el No 11No: continuar con el No. 12

INCLUIR MATERIAL EXISTENTE COMO EJEMPLARIncluir en el registro catalográfico existente en el SIGB:






Audiovisuales





Audiovisuales


Documental

Asistente


Documental

Asistente


Registro PMB oKOHA

PMB0

KOHA

Registro PBM oKOHA

X

N.A

N.A

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ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Inilituto Diitnijl de lacAite;




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No

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PMB o KOHA, el nuevo ejemplar con su respectivocódigo de barras, y elaborar el tejuelo con el No. delejemplar.

ASIGNAR EL CONSECUTIVO DE CÓDIGO DEBARRASAsignar el consecutivo de código de barras a cadaunos de los recursos documentales que se van aingresar al SIGB: PMB o KOHA

REALIZAR EL ANÁLISIS DOCUMENTALRealizar el análisis y la catalogación del recursodocumental, información que será registrada en elSIGB: PMB o KOHA, para la creación del registro






Audiovisuales





Audiovisuales


CARGO

Documental

Asistente


Documental

Asistente


Documental

Asistente

PRODUCTO OREGISTRO

Registro PBM oKOHA

RegistroCatalográficovisible en el

OPAC(Catálogo de

PUNTO DECONTROL

N.A

X

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Instituto Dislntal de tas Artes




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No

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cata íográf ico. Teniendo en cuenta el Formato MARC,las RDA, Reglas FIAF, las LEMB, el sistema declasificación Dewey, las ARMARC y Tesauros: "Manualde procesos técnicos"

HACER EL CONTROL DE CALIDAD DE LOSREGISTROS BIBLIOGRÁFICOSRevisar la descripción de los registros y verificar si seencuentran inconsistencias.

¿SE ENCUENTRAN INCONSISTENCIAS?Sí: continuar con el No. 16No. continuar con el No. 17





Audiovisuales





Audiovisuales



CARGO


Documental

Asistente


Documental

Asistente

PRODUCTO OREGISTRO

Acceso Públicoen Línea)

PMBKOHA


documentales

PUNTO DECONTROL

X

N.A

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Instituto Dninial de la-., Aric^




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REALIZAR EL AJUSTE EN EL SISTEMA SIGBSe le informará al área de sistemas sobre algunainconsistencia en el sistema, para realizar el ajusterequerido sobre el SIGB: PMB o KOHA.




Audiovisuales




Financiera

CARGO


Documental

Asistente

IngenieroSistemas

PRODUCTO OREGISTRO


documentales

PUNTO DECONTROL

X

PREPARAR FÍSICAMENTE LOS RECURSOS DOCUMENTALES17 REALIZAR EL PROCESAMIENTO FÍSICO

Elaborar y pegar los tejuelos en los recursosdocumentales, colocar las bandas de seguridad y sello(húmedo o seco) que identifique la propiedad de losrecursos documentales.




Subdirección


Documental

Asistente


documentales

N.A

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RI^a i*-ALCALDÍA MAYORDE BOGOTÁ D.C-

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Fecha: 05/11/2014

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No DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD O TAREA RESPONSABLEDEPENDENCIA CARGO

PRODUCTO OREGISTRO

PUNTO DECONTROL

Administrativa yFinanciera

18

VERIFICAR EL PROCESAMIENTO FÍSICOVerificar que cada recurso documental tenga: códigode barras, código de inventario, tejuelo y banda deseguridad.





Financiera


Documental

Asistente

NA

19¿EXISTEN INCONSISTENCIAS?Sí: regresaral No. 17No: continuar con el No. 20





Financiera


Documental

Asistente


documentales

N.A

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Instituía

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ALDÍA MAYORBOGOTÁ D-C.LLHLAClÍMDtl'amt

Diilrital do las Arles




Fecha: 05/11/2014

Versión: 2

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No

20

DESCRIPCIÓN ACTIVIDAD 0 TAREA

ENTREGAR LOS RECURSOS DOCUMENTALESPARA UBICACIÓN FÍSICAEntregar los recursos completamente terminados paraubicación física.






Financiera

CARGO


Documental

Asistente

PRODUCTO 0REGISTRO

Formato derecepción yentrega de

documentales

PUNTO DECONTROL

N.A

UBICACIÓN FÍSICA DE LOS RECURSOS DOCUMENTALES

21

UBICAR LOS RECURSOS DOCUMENTALES EN LACOLECCIÓNRealizar la ubicación física de los recursosdocumentales en la colección correspondiente. Elresponsable firmará el formato que irá al archivo,según la tabla de retención documental.

FIN DEL PROCEDIMIENTO





Financiera


Documental

Asistente


documentales

X

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101ALCALDÍA MAYOR

Instituto Distrital fie lisArt«

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PROCEDIMIENTO PARA LA CATALOGACIÓN ANÁLISIS Y PREPARACIÓN FÍSICADE LOS RECURSOS DOCUMENTALES


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POLÍTICAS DE OPERACIÓN:

1. Todo material que ingrese a la BECMA, CDGS, Astroteca y Centro Documentación IDARTES, debe cumplir con el procedimientode selección y adquisición de material, donación y canje y haber sido registrado en Almacén e inventarios de IDARTES.

2. El material bibliográfico recibido, debe estar en óptimas condiciones para su uso y consulta, de lo contrario será devuelto medianteel formato de entrega de Almacén y/o carta de donación y canje.

3. Todo recurso digital que sea recepcionado por proceso de adquisición o donación y canje, debe especificar el formato (Imagen:JPG, Tiff, PDF), al igual debe verificarse que sea legible y contenga toda la información requerida para la catalogación.

4. Todo recurso documental que se reciba para el proceso de la catalogación y análisis, debe ser verificada su existencia en el SIGB:PMB o KOHA.

5. Cuando el recurso documental ya se encuentre catalogado en el Sistemas Integrados de Gestión Bibliotecaria SIGB, debeingresarse como un ejemplar del registro original encontrado, no como un registro nuevo.

6. Para la recepción de recursos en formato digital, de hará un recibido parcial, quedando pendiente la verificación física de cadaunos de los recursos.

7. Se incluirán ejemplares nuevos máximo hasta 3 copias que hayan ingresado por donación y canje, a partir del cuarto ejemplar sedevuelve o se ingresará para procesos de canje con instituciones afines, ubicándolo en el estante destinado para tránsito delmaterial para donación y canje y no se incluirá en el inventario.

8. Para que el material retrospectivo ingrese legalmente al acervo documental de la BECMA, CDGS, Astroteca y CentroDocumentación IDARTES, debe cumplir con un avalúo y ser reportado al Almacén para que sea asignado el código de inventario.

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ALCALDÍA (MAYORDE BOGOTÁ D.C.

Instituto Distrital d* las Alt»;




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ANEXOS:

1. Manual de Catalogación, Análisis y Procesos técnicos2. Formato de devolución de recursos Código 2MI-GFPA-F-083. Formato de recepción y entrega de recursos documentales Código 2MI-GFPA-F-09

HISTÓRICO DE CAMBIOSVersión

12

Fecha de EmisiónOctubre 201 2

Noviembre 2014

Cambios realizadosEmisión InicialSe realizan ajustes en los pasos del procedimiento yaincluyó la Astroteca y el Centro Documental de IDARTES

que se

Revisó:

tenny Pena'DuraProfesional

UniversitarioOficina Asesora de

Planeación

Valid

Catalina Rodríguezérente Artes Plásticas

Julián David Correa RestrepoGerente Artes Audiovisuales

Nathalia Rippje SierraGerente Planetario Bogotá

lo Barbosa SilvaSubdirector Administrativo y Financiero

í?fNancy Sarmiente^/Centro Docume Santa Fe

Juan Carlos GonzálezBECMA

lanetario

rciowaqueCoordir/ador/Gestiin Documental

Aprobó:

FernarKJojMejíaCastro"

Jefe Oficina AsesoraPlaneación

Fecha Aprobación: 04/11/2014

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