Código: MN-DC-01-04 MANUAL TÉCNICO PARA LA …

MANUAL TÉCNICO PARA LA ADMINISTRACIÓN Y EL USO DEL SERVICIO TECNOLÓGICO PARA

LA REMISIÓN MASIVA DE CORREOS ELECTRÓNICOS

Código: MN-DC-01-04

Versión: 1

Fecha de Aprobación: 28/06/2019

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Si este documento se encuentra impreso no se garantiza su vigencia, por lo tanto es Copia No Controlada. La versión vigente reposará en la página Web de la Entidad como parte de la Documentación del Sistema Integrado de Gestión del

Instituto para la Investigación Educativa y el Desarrollo Pedagógico – IDEP.

Firma de Autorizaciones

Elaboró Revisó Aprobó

Contratista Oficina Asesora de Planeación

Subdirector Académico

Subdirector Académico

Control de Cambios

Fecha Descripción

Junio de 2019 Elaboración del documento




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TABLA DE CONTENIDO

1 OBJETIVO ............................................................................................................... 3

2. ALCANCE ................................................................................................................ 3

3. REFERENCIAS NORMATIVAS ............................................................................... 3

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS ................................................................................. 3

5. DEFINICIONES ........................................................................................................ 3

6. USO DE LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA ........................................................ 4

6.1. Ingreso y autenticación al Sendinblue: .............................................................. 4

6.2. Generalidades de Sendinblue: .......................................................................... 5

6.3. Campañas ......................................................................................................... 5

6.4. Transaccional .................................................................................................. 13

6.5. Contactos ........................................................................................................ 14

7. BIBLIOGRAFIA ..................................................................................................... 24




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1 OBJETIVO Describir de forma clara la administración y el uso de la herramienta tecnológica con la que cuenta la entidad, mediante la elaboración de un Manual técnico para la administración y el uso del servicio tecnológico para la remisión masiva de correos electrónicos para contribuir a la divulgación de información del Instituto en el marco de la estrategia de comunicación, socialización y divulgación a los grupos de valor, grupos de interés y partes interesadas.

2. ALCANCE El documento inicia con los pasos para el ingreso a la herramienta tecnológica con la que cuenta el IDEP, continua con la descripción general de los usos de la herramienta y finaliza con la creación de listas de contactos y el envío de campañas con información institucional de la entidad.

3. REFERENCIAS NORMATIVAS Ver normograma del proceso de Divulgación y Comunicación en http://www.idep.edu.co/?q=content/transparencia-y-acceso-la-informaci%C3%B3n-p%C3%BAblica-idep numeral 4,2 Normograma de la entidad.

4. DOCUMENTOS ASOCIADOS Se encuentra asociado al proceso de Divulgación y Comunicaciones, en el procedimiento PRO-DIC-01-11 Gestión de Comunicaciones.

5. DEFINICIONES Correo masivo: es una forma de marketing online que utiliza el email como medio de comunicación entre una parte emisora (el remitente) y 2 o más receptores (los suscriptores). El email es utilizado para enviar un mensaje a los receptores, que puede ser: Promocional o informativo.1

1 Disponible en internet en: https://blog.mailrelay.com/es/2018/01/16/enviar-emails-

masivos#_Definicion_de_enviar_emails_masivos Consultado el 26 de junio del 2019.

https://blog.mailrelay.com/es/2018/01/16/enviar-emails-masivos#_Definicion_de_enviar_emails_masivos

https://blog.mailrelay.com/es/2018/01/16/enviar-emails-masivos#_Definicion_de_enviar_emails_masivos




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6. USO DE LA HERRAMIENTA TECNOLÓGICA La ejecución de la estrategia de Comunicación, Socialización y Divulgación del Instituto se soporta en el uso de diferentes sistemas de información los cuales ofrecen un entorno seguro, un correcto funcionamiento y disponibilidad de los servicios misionales. Para la gestión y administración de estos sistemas y servicios, es necesario contar con la documentación técnica que facilite y asegure su uso, apropiación y aprovechamiento, de tal forma que el conocimiento entre los servidores públicos se comparta, se promueva la construcción de una cultura de análisis y retroalimentación para el mejoramiento continuo y se garantice que el conocimiento esté disponible para todos y permita procesos de búsqueda y aplicación efectivos, que consoliden y enriquezcan la gestión institucional. Es así como el IDEP para implementar la política Gestión del Conocimiento y la Innovación que hace parte del Modelo Integrado de Planeación y Gestión –MIPG, la cual está fundamentada en cuatro ejes: 1. Generación y producción de conocimiento, 2. Herramientas para uso y apropiación, 3. Analítica institucional y 4. Cultura de compartir y difundir. Establece en su plan de acción para la implementación del MIPG acordar acciones relacionadas con la elaboración de los documentos que aseguren la transferencia de conocimiento que se genera o produce en el Instituto. Por lo anterior, el presente manual hace parte de estas acciones, ya que permite la trasferencia de conocimiento para el uso del servicio tecnológico para la remisión masiva de correos electrónicos lo cual contribuye a la divulgación de información del Instituto en el marco de la estrategia de comunicación, socialización y divulgación a los grupos de valor, grupos de interés y partes interesadas. El Sendinblue es el servicio con el que cuenta el IDEP para el envío de correos electrónicos dirigidos a muchos contactos a la vez, este servicio trae algunas opciones como son las Campañas, Transacciones y Contactos. La herramienta se utilizará cada vez que se requiera divulgar información de manera masiva de las actividades que realiza el IDEP a través de medios digitales como el correo electrónico. Para hacer uso de esta herramienta podrá suscribir y hacer uso con los siguientes pasos:

6.1. Ingreso y autenticación al Sendinblue: se realiza a través interface WEB. En esta conexión se debe especificar la página del proveedor www.sendinblue.com, las credenciales de autenticación las puede consultar con el técnico operativo de la Oficina Asesora de Planeación o directamente el supervisor del contrato del proveedor del aplicativo Sendinblue.




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6.2. Generalidades de Sendinblue: es el servicio para el envío de correos electrónicos dirigidos a muchos contactos a la vez, este servicio trae algunas opciones como son las Campañas, Transacciones y Contactos. Puede tener acceso a información en tiempo real del Plan Plata, que corresponde a la cantidad de emails que pueden ser enviados en un periodo de tiempo (mensual) de acuerdo a lo contratado.

6.3. Campañas: en esta opción se pueden crear escenarios para el envío de correo masivo, con varios componentes tales como Tablero, Email, Plantillas, Estadísticas y ajustes.

6.3.1. Tablero: en esta opción se tiene acceso a información estadística del total de los contactos habilitados en el sistema para el envío de cada una de las campañas, porcentaje de aperturas, total en porcentaje de clics y total de correos que se solicitaron la baja en el sistema.




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Campañas anteriores: en esta opción se tiene acceso a información estadística de las campañas anteriores, donde se puede tener acceso por cada campaña del nombre de la campaña, cantidad de destinatarios, cantidad de lecturas, clics realizados relacionados a cada campaña, solicitudes de baja de la campaña, fecha de envío de la campaña y acceso a reportes.

Campañas Programadas: en esta opción se tiene acceso a información sobre el lanzamiento de las campañas programadas, donde se puede tener acceso por cada campaña del nombre de la campaña, cantidad de correos a los que se les va enviar, fecha del lanzamiento y vista previa de la campaña.

6.3.2. Email: en esta opción se tiene acceso a información estadística de los correos masivos que se han enviado usando el aplicativo Sendinblue. Esta información esta desagregada por el total de destinatarios de cada uno de los correos enviados, total de lectores del correo, total destinatarios que hicieron clic una vez abierto el correo y cantidad de usuarios que solicitaron la baja una vez les llegó el correo.

6.3.3. Plantillas: en esta opción se tiene la posibilidad de realizar una plantilla de

una campaña, la cual puede ser usada o ajustada para el posterior envío de




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un correo masivo. Estas plantillas ahorran tiempo y esfuerzo para futuras actualizaciones de una campaña o el uso inmediato de un correo masivo. Se pueden crear el número de plantillas que se requieran y dejarlas almacenadas con un tiempo ilimitado. También se tiene la opción de dejar una plantilla inactiva.

6.3.4. Estadísticas: en esta opción se tiene la posibilidad de tener informaciones estadística del total de destinatarios, total de aperturas, total de clics, total de cancelaciones, total respondidos y total de Hard Bounces (dirección no existente o dirección bloqueada); en un periodo determinado en el calendario. Esto facilita el trabajo debido a que se puede escoger una fecha determinada o un rango específico para tener información en tiempo real de las estadísticas anteriormente mencionadas.

Igualmente se tiene acceso a información detallada por cada una de las campañas o correos masivos que se encuentren dentro del periodo seleccionado en el calendario.




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6.3.5. Ajustes: en esta opción se tiene la posibilidad de realizar ajustes a las preferencias por Defecto, Listas de PRUEBAS, Página de cancelación, Google y Redes Sociales, Valores calculados de la base de datos, Webhook, Sus remitentes, entre otros.

Preferencias por Defecto: en esta opción se tiene la posibilidad de realizar ajustes a las preferencias que se tienen en las campañas, tales como la zona horaria, nombre del origen, correo origen, opción en caso de no poder ver el correo, opción para darse de baja de la lista de correos, opción correo para la respuesta.




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Otras opciones son la de ocultar la URL de imágenes, respuestas SMS y notificaciones que pueden ser ampliadas a través de la ayuda del aplicativo.

Lista de PRUEBA: en esta opción se tiene la posibilidad de crear una lista de contactos que podrán recibir, visualizar y validar el diseño o contenido de una campaña antes del lanzamiento.

Página de cancelación: en esta opción se tiene la posibilidad de diseñar la página para solicitar la baja en la lista por parte del propietario de un correo específico, el cual no está interesado en seguir recibiendo información de una campaña determinada.




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Google y Redes Sociales: en esta opción se tiene la posibilidad de realizar seguimiento al tráfico generado por las campañas y también agregar las redes sociales de la preferencia.

Valores calculados de la base de datos: en esta opción se tiene la posibilidad de ajustar las fórmulas que el sistema calcula diariamente y se mostrarán en el tablero.




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Webhook: en esta opción se tiene la posibilidad de desencadenar una acción (llamar una URL) después de un evento (un email entregado, abierto, un clic, otros).




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Sus Remitentes: en esta opción se tiene la posibilidad de configurar el remitente de las campañas, un dominio y una dirección IP dedicada.

6.3.6. Reportes: se puede tener acceso al reporte de cada campaña en la parte

derecha de cada campaña con el siguiente icono:

Los reportes pueden ser descargados en formato PDF o en formato CSV para abrirlo en un Excel. En la parte derecha superior encuentra la opción para descargar los archivos en los dos formatos anteriormente indicados.

Los reportes se pueden visualizar de dos formas por listas o por dominio. En ambos casos se muestra información en porcentaje de lista, entregado, rebotes suaves, reportes duros, enviados, tasa de apertura, tasa de aperturas múltiples, tasa de clic, número total de clics, bajas, entre otros.




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Lista: hace referencia al número total de contactos que hacen parte de la lista de envíos de la campaña. Dominio: desagrega la campaña por los dominios que hacen parte de la lista de la campaña. Por ejemplo (Gmail.com, Hotmail.com, yahoo.com, entre otros) Entregado: muestra el porcentaje y la cantidad de contactos que recibieron con éxito el correo electrónico de cada campaña. Rebotes suaves: El término rebotes suaves (soft-bounce, por expresión en inglés) muestra el porcentaje o cantidad de correos electrónicos que no pudieron ser entregados a sus destinatarios debido a un problema temporal y se volverá a enviar a tales destinatarios en futuras campañas (por ejemplo: El servidor no está disponible o su buzón de entrada está lleno). Rebotes duros: El término rebotes duros (hard-bounce, por su expresión en inglés) muestra el porcentaje o cantidad de correos electrónicos que no pudieron ser entregados a sus destinatarios debido a un problema permanente (por ejemplo: Direcciones inexistentes o direcciones bloqueadas). Enviando: corresponde a contactos que aún se encuentran en proceso de envío. Tasa de apertura: = [número total de aperturas]/[número de correos electrónicos enviados]. Tasa de aperturas múltiples: [número total de aperturas, incluidas las que desde un mismo contacto se abren varias veces]/[número de correos electrónicos enviados]. Tasa de clic: [número total de clic que se realizan una vez abierto el correo]/[número de correos electrónicos enviados]. Tasa de clics: [número total clic que se realizan una vez abierto el correo, incluidos los que desde un mismo contacto se realizan varias veces]/[número de correos electrónicos enviados]. Bajas: [número de contactos que solicitaron la baja de la lista de la campaña]/[número de correos electrónicos enviados]. Quejas: [número de contactos que realizaron una queja de la lista de la campaña]/[número de correos electrónicos enviados].

6.4. Transaccional: un correo transaccional, es aquel que se envía como resultado de una acción o petición de un contacto. Un e-mail transaccional es enviado para certificar una transacción o acción. Las acciones que pueden activar dicho tipo de e-mail transaccional son: creación de una cuenta, confirmación de órdenes, re-establecimiento de contraseñas, y cualquier e-mail no-promocional, SendinBlue SMTP también le permite ver el historial de e-mails enviados, mensajes abiertos, clics, hardbounces, y mucha más información. Por ejemplo: una confirmación de asistencia a un evento, el restablecimiento de una contraseña, alertas, entre otros; en esta opción se pueden ajustar las configuraciones para el envío de correo masivo, tales como Tiempo real, Estadísticas, Logs, Plantillas y Configuración.




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6.5. Contactos: en esta opción se pueden ajustar las configuraciones para el envío

de correo masivo, tales como Contactos, Listas, Formularios y Ajustes.

6.5.1. Contactos: en esta opción se puede añadir contactos uno a uno, o se pueden importar desde un archivo especifico.

Añadir un contacto: en esta opción puede añadir contactos haciendo clic sobre el botón Añadir contacto, en este punto se abrirá una ventana donde se debe digitar la información del contacto.

Continuando con el ingreso de información del contacto, el sistema ofrece la opción de importar a las listas seleccionadas. Se pude seleccionar una o varias de las listas creadas con anticipación.




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6.5.2. Listas: en esta opción se pueden crear listas de los contactos, con el fin de agrupar correos que serán destinatarios de una o varias campañas en particular.

Agregar una lista: para agregar una lista haga clic sobre la etiqueta Agregar una nueva lista, en la siguiente ventana digite el nombre de la lista.

En este punto podrá añadir los contactos uno por uno o importar los contactos desde un archivo. ¡ATENCIÓN! Es importante tener en cuenta que la información del listado de los contactos que se van a importar este validada antes de subirlos, dado que se pueden presentar bloqueos por parte de Sendinblue de un grupo de contactos e incluso de la cuenta. Para lo cual debe validar primero si son correos existentes y de una base de datos propia a la entidad, de otra forma




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Sendinblue podrá bloquear los contactos y se estarán perdiendo esos cupos de contactos.

Otra forma de crear una lista con la opción Duplicar que se encuentra en el menú que se despliega una vez se realiza clic sobre el botón Acciones sobre cada una de las listas existentes. Posteriormente se podrán depurar los contactos que no correspondan a la lista duplicada, por último cambiar el nombre de la nueva lista y guardar.

Importar contactos masivamente: en esta opción podrá subir contactos masivamente a través de un documento con extensión csv o txt. Si tiene menos de 1000 contactos para importar contactos.

Una vez en esta sección, selecciona la opción Copiar y pegar.




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Se abre una ventana donde puede copiar y pegar los contactos desde un archivo Excel.

Se seleccionan los contactos y se arrastran a la ventana de Sendinblue.

Si tiene más de 1000 contactos para importar, se podrán importar los contactos como un archivo csv o txt. Una vez en esta sección, selecciona la opción Importar un archivo.




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Solo se puede exportar una hoja en el archivo de Excel como un archivo con formato .csv, finalmente, se debe ubicar a través del explorador del sistema operativo y dar clic en abrir para que importe la información de los contactos. Para finalizar la importación de contactos y mapea los atributos. Se abrirá una ventana donde puede seleccionar los campos para la importación o simplemente se pueden ignorar ciertos campos del documento Excel.

A continuación haga clic en confirmar la asignación y elija la lista a la que deseas agregar los contactos. Puedes crear una nueva lista o seleccionar una lista existente. Si está importando contactos por primera vez, SendinBlue ya habrá generado una primera lista predeterminada llamada Mi primera lista.

Nota: En SendinBlue, los contactos son únicos y pueden estar en diferentes listas. Se puede importar algunos de los contactos a diferentes listas repitiendo este proceso en cualquier momento.




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Para finalizar la importación, haga clic en la etiqueta confirmar la importación, la herramienta iniciara la importación de los contactos.

6.5.3. Crear una campaña: para crear una nueva campaña haga clic sobre el icono ubicado en la parte derecha superior de la ventana, con el nombre Crear una campaña de e-mail, se abrirá una ventana para diligenciar la información.

Nombre de la campaña: Elija un nombre para la campaña, así es posible encontrarla fácilmente desde su cuenta. Por ejemplo: Boletines internos. Asunto: Seleccione un asunto que describa claramente el contenido de correo electrónico. Es lo primero que verá su destinatario. Por ejemplo: boletín mes de junio. Nombre del remitente: Elija un nombre, por ejemplo, en este caso el nombre de la entidad, para que los contactos lo reconozcan más fácilmente.




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Haga clic en el icono Siguiente Paso, ubicado en la parte superior derecha de la ventana.

El sistema mostrará tres opciones para editar la campaña Arrastrar y Soltar (drag and drop, por su nombre en idioma inglés), Editor de texto enriquecido y Pegue su código.

Arrastrar y soltar: podrá elegir algunos formatos de imágenes y/o textos predeterminados como son elementos, elementos de encabezado, elementos de contenido, elementos de pie de página. Solo tendrá que seleccionar el formato de texto o imagen, arrastrar y soltar sobre el formato de diseño de la campaña que se encuentra ubicado en la parte derecha de la ventana.

Sobre cada elemento del formato de diseño de la campaña podrá reubicar, copiar, editar o borrar cada elemento. Si se trata de un elemento tipo texto




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solamente tendrá que escribir texto haciendo un clic sobre el elemento; si se trata de una imagen podrá seleccionar una imagen predeterminada por Sendinblue o podrá traer la imagen que tenga almacenada en el disco o USB local. Una vez haya terminado el diseño

De la misma forma podrá adicionar algunos aspectos generales como el fondo de pantalla, un preencabezado y una imagen de fondo, con las opciones que se encuentran en la parte derecha de la ventana del formato de diseño de la campaña.

Una vez terminado el diseño de la campaña podrá guardarla, Hacer un envío de prueba o simplemente guardar y salir para reanudar posteriormente.

En la opción Hacer un envío de prueba, podrá enviar el diseño de la campaña a algunos correos de electrónicos para recibir configuración o validación del diseño de la campaña. Una vez que digite el correo o los correos de prueba haga clic sobre el icono de envío.




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Si elige guardar y salir el sistema continuará con el siguiente paso que es seleccionar los destinatarios (contactos almacenados en Sendinblue), podrá seleccionar una o varias de las listas guardadas. Una vez realizada la selección haga clic en siguiente paso.

En este punto el sistema mostrará una pantalla de confirmación para el envío, podrá visualizar el asunto, el diseño de la campaña y los destinatarios. Si está de acuerdo podrá programar el envío a través del icono Programar que se encuentra en la parte superior derecha.




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Ahora podrá enviar la campaña inmediatamente o programar su envío a través del calendario de Sendiblue. Una vez realice la programación de fecha de envío realice clic en confirmar.

Sendinblue mostrará el resumen de la programación y solicitará confirmación.

Si confirmó la programación el sistema mostrará la campaña en la sección campañas programadas.




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En su momento Sendinblue enviará la campaña a los destinatarios y los horarios programados.

6.5.4. Formularios: en esta opción se pueden crear o editar formularios, para el diligenciamiento de información que puede estar relacionada por ejemplo con que los usuarios se suscriban a la lista de correo.

6.5.5. Ajustes: en esta opción se pueden editar Atributos y CRM, que serán solicitados en sus formas y que se utilizaran en la base de datos o configurar un Webhook, que crea cada evento (apertura, clic, entre otros) se enviará, en tiempo real, a un servidor.

7. BIBLIOGRAFIA Para mayor información sobre las funcionalidades del servicio Sendinblue consulte la

ayuda en línea e información publicada por el proveedor.

https://help.sendinblue.com/hc/es, (página consultada el 19 de junio de

2019)

https://help.sendinblue.com/hc/es

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