Código: SC-P-02-F-04 INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE ... · Fomentar la Cultura de Autocontrol....

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FORMATO INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE

DE CONTROL INTERNO ANEXO 4

Código: SC-P-02-F-04 Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

Fecha Programada de la Auditoria: Del 1/03/2018 al 30/04/2018 Área(s) / Actividad(es) y/ Tarea(s) Auditada (s):

SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANICERA —SAF

ASPECTOS GENERALES DEL PROCESO DE AUDITORIA Objetivo:

Realizar visita de asesoría y seguimiento a la SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA - SAF, para verificar la gestión realizada durante la Vigencia 2017, con el fin de formular las respectivas recomendaciones que permiten el mejoramiento continuo en el desarrollo de las funciones de Apoyo que ejecuta la Subdirección. Objetivos Específicos:

Verificar el cumplimiento de lo dispuesto en cada una de las actividades, programas y proyectos que se desarrollan en la SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA- SAF Fomentar la Cultura de Autocontrol.

Alcance:

A través del análisis y seguimiento, se revisará de manera aleatoria la documentación que hace parte de la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF y los productos generados dentro de la gestión adelantada durante el período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2017. Los temas que se revisarán son: Plan de Acción y Ejecución Presupuestal, Contratación, Gestión Humana, Comisiones, PQRSD, Trámites y Servicios - TICS, Ley de Transparencia y Asuntos Jurídicos. También se revisará de manera aleatoria Pagos de nómina, descuentos y reintegros; Archivo y Gestión Documental (Formato Único de Inventario Documental - FUID, Tablas de Retención Documental TRD, Procedimiento de Organización del Archivo de Gestión, Programa de Gestión Documental; Almacén General (inventario, traslados, Avalúos, Seguros, Actas de baja de bienes, control de entrada y salida de elementos). Metodología:

Para el desarrollo de la visita dé asesoría y seguimiento a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras - DCN, se consideraron los siguientes aspectos:

Selección y análisis de la información disponible en la Oficina de Control Interno - OCI, y página web del Ministerio conforme al alcance descrito. Solicitud de Información a la SAF como a las áreas misionales. Análisis general de la información encontrada y allegada a la OCI, determinando aspectos de relevancia y criterios para determinar la muestra. Entrevistas In Situ. Estudio y estimación de la información. Informe Preliminar. Informe Final. Plan de Mejoramiento. Evaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento. Autoevaluación de la Visita de Asesoría y Seguimiento.

Documentos de Referencia:

Ley 87 de 1993: "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del estado y se dictan otras disposiciones". Ley 819 de 9 de julio de 2003: "Por la cual se dictan normas orgánicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal y se dictan otras disposiciones". Ley 1437 de 18 de enero 2011: "Por la cual se expide el Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo". Ley 1712 de 2014: "Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a

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Código: SC-P-02-F-04

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/09/2013

MinIntedor Ministerio del Intefior

la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones" Ley 1753 de 2015: "Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 "Todos por un nuevo país". Decreto 111 de 1996: "Por el cual se compilan la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 que conforman el estatuto orgánico del presupuesto". Decreto 2893 de 2011: "Por el cual se modifican los objetivos, la estructura orgánica y funciones del Ministerio del Interior y se integra el Sector Administrativo del Interior". Decreto 943 de 2014: "Por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno (MECO". Decreto 2573 de 2014: "Por el cual se establecen los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno en línea, se reglamenta parcialmente la Ley 1341 de 2009 y se dictan otras disposiciones". Decreto 1066 de 2015: "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior" y Procedimientos contenidos en el Sistema Integrado de Gestión Institucional — SIGI. Resolución 2434 de 2011 "Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior". Decreto 1066 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Administrativo del Interior". Decreto 1081 de 2015 "Por medio del cual se expide el Decreto Reglamentario Único del Sector Presidencia de la República" Decreto 1082 de 2015 "Por medio del cual se expide el decreto único reglamentario del sector administrativo de planeación nacional" Resolución 2115 de 2011 "Por la cual se crean grupos de trabajo en la estructura funcional interna del Ministerio del Interior" Resolución 1560 de 2015 "Por la cual se escinde el Grupo de Conservación Documental y Gestión de Correspondencia, creado mediante Resolución No. 2115 de 2011, en dos grupos internos de trabajo, dentro de la estructura funcional interna del Ministerio del Interior, y se dictan otras disposiciones" Ley 1314 de 2009: "Por la cual se regulan los principios y normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de información". Resolución 357 de 2008: que establece el marco normativo para el Control Interno Contable. Resolución 193 de 2016, "Por la cual incorporan en los procedimientos transversales del Régimen de Contabilidad Pública, el procedimiento de Control Interno Contable": Resolución 468 de 2016, "Por medio del cual modifica el Catalogo General de Cuentas del Marco Normativo para Entidades de Gobierno". Resolución 693 de 2016: que modifica el cronograma de aplicación del Marco Normativo para Entidades de Gobierno. Resolución 113 de 2018 "Por la cual se modifica el plazo para el reporte de la información financiera a través del CHIP del periodo enero — marzo 2018". Circular Externa 205 de 2015, Solicitud de Estados de Situación Financiera de Apertura-ESFA-; entre otras Circulares de la CGN. Instructivo 003 de 2017, relacionada con el cambio del periodo contable 2017 - 2018 el reporte de información a la Contaduría General de la Nación y otros asuntos del proceso contable. Instructivo 001 de 2017 de la Contaduría General de la Nación, para el reconocimiento y revelación contable de los activos de menor cuantía en el periodo 2017; entre otros instructivos de la CGN. Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación. Catálogo General de Cuentas. Demás relacionados con las funciones de la Subdirección.

ANTECEDENTES:

De acuerdo al Plan Anual de Auditorías para la Vigencia 2018 — "Visitas de Seguimientos y Evaluación", aprobado mediante el Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno del 5 de febrero de 2018, la Oficina de Control Interno — OCI en cumplimiento de lo estipulado, realiza la visita de asesoría, evaluación y seguimiento con el fin de verificar la gestión y los resultados en el cumplimiento de las funciones asignadas a la Subdirección Administrativa y Financiera durante la vigencia 2017.

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DESARROLLO DE LA AUDITORIA:

La visita de asesoría, evaluación y seguimiento tuvo inicio con la reunión de apertura realizada el día 1 de marzo del año en curso, en la sala de reuniones de la Oficina de Control Interno, en la cual se presentaron los temas a ser abordados, el alcance de la ejecución, el cronograma de actividades y el grupo auditor a cargo de la misma.

Adicionalmente, la Subdirección realizó una presentación donde se expuso el organigrama o estructura de la SAF, conformación y funcionamiento de los (4) cuatro grupos de trabajo.

Posteriormente, se procedió a verificar la información publicada en la página web del Ministerio, correspondiente a la Subdirección y a las demás áreas con las que operan trasversalmente para el cumplimiento de las funciones a cargo de la SAF, como la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ, la Oficina Asesora de Planeación — OAP, la Oficina de Información Pública del Interior —01PI y la Subdirección de Gestión Humana - SGH. Además, se solicitó información a la Subdirección y a las áreas transversales involucradas en el proceso, de la siguiente manera:

Mediante MEM18-13784-0CI-1200 del 6 de marzo de 2018, se solicitó a la Subdirección Administrativa y Financiera información sobre su Plan Anual de Adquisiciones, relación de convenios y contratos, programación de comisiones, relación de la planta de personal de la Subdirección, sistemas de información, gobierno en línea (Gobierno Digital) y ley de transparencia, relación de proyectos, decretos y resoluciones, tutelas y conciliaciones, presupuesto ejecutado desagregado por rubro y gastos, Plan Institucional de Gestión Ambiental PIGA y Plan Estratégico de Seguridad Vial.

Con el MEM18-13777-0CI-1200 de fecha 6 marzo de 2018, se requirió a la Oficina Asesora de Planeación información sobre programas misionales de funcionamiento.

Bajo MEM18-13768-0CI-1200 del 6 de marzo de 2018, se solicitó a la Oficina Asesora Jurídica la relación de tutelas, proyectos de decreto y resolución que involucren a la SAF.

Mediante MEM18-13760-0C1-1200 de fecha 6 de marzo de 2018, se requirió a la Oficina de Información Pública del Interior, información sobre PQRSDD, fortalecimiento organizacional, simplificación de procesos, servicio al ciudadano, gobierno digital, seguridad digital racionalización de trámites, gobierno en línea y ley de transparencia.

Bajo el MEM18-13783-0C1-1200 del 6 de marzo de 2018, se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual la base de datos de los contratos.

Recibida la información requerida, se dio inicio al análisis y evaluación de los ocho (8) temas a saber:

1. Plan de Acción y Ejecución Presupuestal.

Para el desarrollo del presente punto se verificó el Plan Estratégico Institucional, el Plan de Acción, el Plan Institucional de Gestión Ambiental, el Plan Estratégico de Seguridad Vial, la Ejecución Presupuestal y el Plan Anual de Adquisiciones de la Subdirección, tal como se detalla a continuación:

El Plan Estratégico Institucional — PEI del Ministerio del Interior contiene tres (3) metas bajo la responsabilidad de la Subdirección Administrativa y Financiara — SAF, las cuales alcanzan el 100% de cumplimiento, tal como se relaciona a continuación:

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PLAN ESTRATEGICO INSTITUCIONAL -P8

Descripción de la Meta

Nom bre del indicador

Fórmula de cálculo No. Valor Origen del

Indicador META 2017

Avance acumulado

Descripción de avance de la meta

Vigente Valor

Com prometido Valor Pagado

1 Plan Institucional de Gestión Arrbiental

Flanes o Programas Cumplidos

Número de actividades cumplidas/número de actividades programadas

P8 100% 100%

Durante la vigencia, se ejecutó al 100% el Flan Institucional de Gestión Arrdental - F1GA.

N/A NIA N/A

2

Baboración e irrplementación de Rograrres de Gestión °ocurrente! PGD en las entidades del sector atendiendo las directrices del Archivo General de la Nación

Program de Gestión Documental elaborado e irrplerrentado

Número de actividades realizadas/Número de actividades programadas

PES 100% 100%

Durante la vigencia, se elaboraron 3 diagnósticos de 3 programados, para normalizar el proceso de gestión docurrental, para iniciar la ejecución del Flan Institucional de Archivos- FINAR

N/A N/A N/A

3 Ejecución efectiva de PAC

PAC ejecutado PAC ejecutado / PAC prograrredo

P8 100% 100%

Durante la vigencia, el PAC presentó una ejecución efectiva mensual del 139%.

3 333 970 611 3.246.955.179 3.166.689.034

Al verificar las metas establecidas en el Plan Estratégico Insftucional — PEI con las contenidas en el Plan de Acción - PA, se encontró que de las tres (3) metas, las identificadas con los números 1 y 3 se encuentran incluidas en el PA, advirtiendo que esta última guarda diferencias con la meta número 4 del citado plan, siendo la más sustancial la referente al avance y/o resultado acumulado; en cuanto a la meta número 2, se pudo evidenciar que la misma está contenida en el Plan Estratégico Sectorial — PES, aunque difiere de lo establecido en el PEI, ya que la meta para el 2017 es del 97%.

Plan de Acción

La Subdirección SAF, estableció cinco (5) metas en su Plan de Acción para la vigencia 2017, las cuales se encuentran enmarcadas para el cumplimiento del objetivo institucional "Fortalecer la gestión institucional para el buen gobierno" y la estrategia del Plan Nacional de Desarrollo — PND "Buen Gobierno".

PLAN DE ACCIÓN - PA

17%•alpelbn de /a Mete

Nombre da I Indicador

Pérreule d• cálculo

0/10 cen del

Indiador Cantlded atan ulede Acumulado 2017 Valor Vigente c. pVre."retldo Vate, Pagado

Realzar alluklado•

Oroya, • la Imp./rent/al/5n e% lee Nernne• Internaclonale• ele IrtorrnoCIOn Plnenclera - lar

Reunlene• Reellzede•

laUrnero de Reuniones ...,.....

PA 7

Durante % vigencia, al realizaron? actlyldate• Provnea le Implement•clen do las Norme. Interneelonales de Flameen!, Plnanclera - NO'. atlas 7 proprarroa%•.

N/A lalA la/A

anplementer la

p‘.".".""a '•'"' ea adopte par• el sota/ataca° el Pepe y reporte de la contrata/ele, especial del ROII•OCOrl

aeductes fl,‘,........,... .. . r..,.. .., ,.

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Surneterlp de productos logrados en le• calan:atlas Plograrre,•• en la meta

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la/A ni/A N/A

3

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mensual del 139%.

3.333.970.011 3.245.950179 3.1136.600034

5

ACILlatirLIr y ejecutar el Plan In•lltuelonel de Gesbón Ambiental - PICA

,....

CumPales

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Durante lis u/Oenele. •• elecula •I 100% el Plan helltuelonel de aceitón A 1111,1011.•11 . PICA.

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Del cuadro anterior se puede evidenciar el cumplimiento de la totalidad de las me as, llamando la atención el resultado acumulado de la meta No. 4, ya que no se puede ejecutar más de lo programado y adicionalmente el valor pagado no supera y no debe superar el valor vigente.

La Subdirección SAF cuenta con cuatro (4) grupos de trabajo: Grupo de Gestión Administrativa y Bienes, Grupo de Gestión Financiera y Contable, Grupo de Gestión de Correspondencia y Grupo de Conservación Documental, los cuales fueron creados por las resoluciones 2115 de 2011 y 1560 de 2015 respectivamente, mismas en las que se establecen específicamente las funciones para cada uno de ellos.

Teniendo en cuenta la distribución de las funciones de la SAF, indicadas en el Decreto 2893 de 2011 y en cabeza de cada uno de los citados grupos, se evidencia que las metas establecidas en el Plan de Acción no contemplan la mayoría de sus funciones, tan es así que el Grupo de Gestión de Correspondencia no cuenta con metas relacionadas y actividades tan importantes como lo es todo lo relacionado a la administración de los bienes (almacén general), la recepción y tramite de cuentas de cobro, entre otras, tampoco se ve reflejada su medición y seguimiento en el citado Plan.

Se invita a la SAF a realizar un estudio de sus principales planes, metas y actividades en cumplimiento de sus funciones y objetivos, con el fin de incluir la medición y seguimiento de los mismos en el Plan de Acción, ya que este es la herramienta de control indicada para tal fin "(...) y se constituye en el único mecanismo de consulta de otras entidades que requieran la información.", tal como lo establece el artículo 8 del Decreto 2482 de 2012.

Plan Institucional de Gestión Ambiental - PIGA.

El Plan Institucional de Gestión Ambiental — PIGA 2017, surge del compromiso del Ministerio con la sostenibilidad ambiental y el uso eficiente de los recursos para contribuir al goce de un ambiente sano en el marco de los derechos colectivos contenidos en la Constitución Política.

Este Plan contiene siete (7) objetivos encaminados a promover el ahorro y uso eficiente de los recursos agua y energía al interior de las instalaciones de la Entidad, y las buenas prácticas para la reducción, reutilización y reciclaje de algunos residuos y la adquisición de bienes sostenibles.

Según los informes trimestrales allegados por la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, se pudo evidenciar los objetivos, los aspectos ambientales, el total de actividades y el cumplimiento de las mismas arrogando un porcentaje del 98% de ejecución del PIGA 2017, tal como se relaciona a continuación:

No. Objetivo Aspecto Am biontal Total

actividades

Actividades Cumplidas 2017 % de

cum plim tonto I

Trimestre

II

Trimestre III

Trimestre IV

Trimestre

1 Sensibilizar a los funcionarios y servidores de la entidad en el contenido del PIGA.

Manejo eficiente de los recursos. 6 1 3 1 1 100%

2 Utilizar de manera eficiente y racional el recurso agua.

Consumo de agua. 18 4 4 6 4 100%

3 Utilizar de manera eficiente y racional el recurso energía eléctrica

Consumo de energía eléctrica. 24 6 6 6 6 100%

4 Usar de manera racional del papel.

Consumo de papel. 8 2 2 2 2 100%

5

Controlar el manejo de los residuos sólidos generados de las diferentes actividades internas.

Generación de residuos. a 2 2 2 2 100%

6 Promover las compras públicas sostenibles aplicando criterios previarrente establecidos.

Adquisición de bienes y servicios

para f uncionarniento que ocasionen un menor daño al medio ambiente.

4 1 1 1 1 100%

7 Realizar seguimiento, evaluación y mejoramiento al PIGA.

Control de aspectos ambientales.

9 2 2 2 2 89%

Totales 77 18 20 20 18 98%

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MinInterior





De lo anterior, se pudo evidenciar que en el inicio de los cuatro (4) informes se indican setenta y seis (76) actividades pese que en los cuadros de descripción de actividades de los mismos informes para el objetivo 7 se relacionan nueve (9) actividades y en el resumen de actividades ocho (8) generando inconsistencias en la información.

Plan Estratégico de Seguridad Vial - PESV.

En virtud de lo dispuesto en el artículo 12 de la Ley 1503 de 2011: "Toda entidad, organización o empresa del sector público o privado que para cumplir sus fines misionales o en el desarrollo de sus actividades posea, fabrique, ensamble, comercialice, contrate, o administre flotas de vehículos automotores o no automotores superiores a diez (10) unidades, o contrate o administre personal de conductores, contribuirán al objeto de la presente ley.

Para tal efecto, deberá diseñar el Plan Estratégico de Seguridad Vial que será revisado cada dos (2) años para ser ajustado en lo que se requiera. (...)"

El Ministerio del Interior elaboró el Plan Estratégico de Seguridad Vial 2016 — 2018, cuyo objetivo general es definir las acciones a realizar para prevenir accidentes de tránsito, respetar las normas de tránsito, adoptar conductas, pensamientos y estilos de conducción responsables y preventivos, y cultivar valores como el respeto, la tolerancia y la convivencia en los diferentes roles que jueguen los funcionarios, contratistas y colaboradores en el sistema de movilidad, conforme a las líneas de acción señaladas en el Decreto 2851 de 2013.

Para el seguimiento y control del PESV 2016 — 2018, se establecieron cuatro (4) indicadores teniendo en cuenta las actividades de cada pilar el citado Plan, este seguimiento se realiza de forma semestral por parte de la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, quien ejerce la Secretaría Técnica del Comité de Seguridad Vial del Ministerio.

Con corte a 31 de diciembre de 2017 el Plan Estratégico de Seguridad Vial alcanzó un cumplimiento del 100% tal como se relaciona a continuación:

Descripción de Indicadores Meta %Cumplimiento

Capacitación a los conductores: ° Mecánica básica e inspección vehicular. ° Non-natividad vial. ° Hábitos y comportamiento seguros en vía. ° Manejo defensivo. ° Riesgos de infraestructura vial. ° Atención y actuación en emergencias viales.

100%

Capacitaciones realizadas: 7 Capacitaciones programadas: 7

= 7 / 7 = 1

= 100%

Diseñar e implementar un Plan de Sensibilización en Seguridad Vial para los funcionarios, contratistas y colaboradores del Ministerio.

100%

Sensibilizaciones realizadas: 19 Sensibilizaciones programadas: 19

= 19 / 19 = 1

= 100%

Cumplimiento de la programación de mantenimientos preventivos , del Parque Automotor

100%

Mantenimiento realizados: 14 Mantenimiento programados: 14

= 14 / 14 = 1

= 100%

Adecuar la señalización y demarcación del parqueadero del Ministerio del Interior.

100% = 100%

Se hace necesario precisar que en la información allegada por la Subdirección referente a la presentación del seguimiento del PESV con corte a 31 de diciembre del 2017, se encontraron diferencias frente al cuadro de avance cuantitativo y los discriminados de las sensibilizaciones y los mantenimientos preventivos, de igual forma no se relacionan soportes ni información discriminada sobre el cumplimiento del cuarto indicador.

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Ejecución Presupuestal

La Subdirección Administrativa y Financiera para la vigencia 2017, presentó los siguientes movimientos en la asignación presupuestal, tal como se observa a continuación:

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA

VIGENCIA 2017

MES APROPIACIÓN VIGENTE COMPROMISO

COMPROMISO OBLIGACIÓN OBLIGACIÓN

ENERO $22.245 $17.489 79% $149 1% FEBRERO $22.211 $17.692 80% $1.937 9% MARZO $22.211 $18.733 84% $3.361 15% ABRIL $22.246 $19.439 87% $5.031 23% MAYO $22.246 $19.833 89% $6.602 30% JUNIO $22.246 $20.020 go% $9.237 42% JULIO $22.246 $20.441 92% $11.097 50% AGOSTO $22.746 $20.968 92% $12.606 55% SEPTIEMBRE $22.746 $21.194 93% $14.023 62% OCTUBRE $22.746 $21.572 95% $15.683 69% NOVIEMBRE $22.949 $22.551 98% $18.511 81% DICIEMBRE $22.949 $22.690 99% $22.033 96%

De acuerdo con la información anterior, la Subdirección presentó cuatro (4) movimientos en los meses de febrero, abril, agosto y noviembre, así:

El Decreto de Liquidación 2170 del 27 de diciembre de 2016, "Por el cual se liquida el Presupuesto General de la Nación para la vigencia fiscal 2017, se detallan las apropiaciones y se clasifican y se definen los gastos", a la Subdirección Administrativa y Financiera le fueron asignados 22.245 millones de pesos. En el mes de enero de 2017 se realiza la solicitud de un certificado presupuestal a fin de pagar vigencias expiradas por valor de 2 millones de pesos, y a su vez se realiza la solicitud de traslado presupuestal por valor de 32 millones de pesos de la cuenta de adquisición de bienes y servicios a la cuenta de impuestos y multas.

-El 29 de marzo de 2017, es aprobado el traslado mediante la Resolución 0466 "Por la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia 2017' de la cuenta de "Adquisición de Bienes y Servicios" a la cuenta "Impuestos y multas" por valor de $32 millones.

-Resolución 1258 del 14 de agosto de 2017 "Por el cual se efectúa un traslado en el presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal 2017', de la cuenta de "servicios personales asociados a nomina" a las cuentas de "impuestos y multas" por valor de 32 millones de pesos y a la cuenta "Adquisición de Bienes y Servicios" por valor de 468 millones de pesos para un valor total en la transferencia de $500 millones.

-Agosto - noviembre Resolución 1657 del 8 de noviembre de 2017, "Por la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal 2017' de la cuenta de "Fortalecimiento a los procesos organizativos y de concertación de las comunidades indígenas, minorías y Rom" por valor de 93 millones a la cuenta de "Cuota de Auditaje Contranaf'.

-Agosto - Noviembre Resolución 1658 del 8 de noviembre de 2017 "Por la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de Gastos de Funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal 2017', de las cuentas de "impuestos y multas" por valor de 18 millones y "transferencias por convenios con el sector privado" por valor de 111 millones, a la cuenta de "adquisición de bienes y servicios" por $129 millones pesos.

Así las cosas, el presupuesto asignado a la Subdirección aumento de enero a diciembre en un 3% que representa 704 millones de pesos, ya que paso de 22.245 millones de pesos a 22.949 millones de pesos, de los que se comprometieron el 99% que corresponde a 22.690 millones de pesos y se obligaron el 96% que equivale a 22.033 millones de pesos.

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MinInterior NUrboono dr1Inio,,or





Plan Anual de Adquisiciones — PAA.

En la página web del Ministerio se encuentra publicado en el link http://www.mininterior.qov.co/n0de/4250 el Plan Anual de Adquisiciones- PAA, de la vigencia 2017 con fecha del 26 de enero de 2017, el cual ha sido modificado en veintidós (22) oportunidades, la última de ellas el 29 de Diciembre de 2017.

El PAA inicial de la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, contó con veinte (20) ítems para contratar, por un valor estimado inicial de $2.963 millones, de los $ 22.949 millones apropiados para la SAF. Del total de recursos apropiados $ 22.949 millones, solamente $6.982 millones corresponden al rubro de Adquisición de Bienes y Servicios, que es la fuente principal de financiación del PAA.

Del rubro de Adquisidores de Bienes y Servicios $6.982 millones, se requiere descontar, aquellos Ítems que por su naturaleza, no se incluyen en el PAA, entre ellos: Impuestos y Multas, Arrendamientos, Servicios Públicos, Capacitación, bienestar social y estímulos, Gastos Judiciales, Viáticos y gastos de viaje y las compras de Software, mantenimiento de equipos de cómputo, servicio de transmisión de información e Impresos y Publicaciones para la Oficina de Información y Prensa.

Dentro de las veintidós (22) modificaciones realizadas al PAA del Ministerio, doce (12) incluyen modificaciones al PAA de la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, tal como se relaciona en el siguiente cuadro:

PAA PUBLICADO WEB MI NINTERIOR

PAA Roportado SAF DIFERENCIA (Valor Estimado

Publicado WEB ~Interior (a) -

Valor Estimado PM Reportado SAF (b)

Valor Según Archivo Ma 9 noti co Adjunto

0:111~ .PU

TOTAL VALOR GG VALOR FONDO

PROTECCIÓN

PM INICIAL MAS MODIFICACIONES

FECHA DE PUBLICAC I

ON

VALOR ESTIMADO (a)

FECHA SOLICTUD

Versión SAF

VALOR ESTIMADO (b)

Valor Apropiación

INICIAL 26/01/2017 $ 2.849.325.418 18/01/2017 Inicial $ 2.963.554.113 $ 3.175.683.893 $ 3.009.629.597 $168.054.296 $ 3.175.683.893 -8114.228.695

MODIFICACIÓN 4 22/03/2017 S 2.789.874.274

MODIFICACIÓN 6 04/04/2017 ' $2.847.825.418

MODIFICACIÓN 6 26/04/2017 ' $3.041.738.133 17/04/2017 Pdmera $ 3.137.466.828 $ 3.176.423.973 $ 3.010.369.677 $ 166.054.2% $ 3.176.423.973 -$ 95.728.695

MODIFICACIÓN 8 12/07/2017 > $3.042.344.437

MODIFICACIÓN 10 27/07/2017 ' $2.956.878.766

MODIFICACIÓN 11 09/08/2017 ' $2.568.056.521 28/07/2017 Segunda $ 2.699.949.356 $ 3.083.596.020 $ 2.917.541.724 $ 166.054.256 $ 3.083.596.020 $ 258.929.410

MODIFICACIÓN 14 26/09/2017 > $2.5613.056.521 08/09/2017 Tercera $ 2.743.816.023 $ 3.315895.810 $ 3.149.941.514 $ 1E6.054.296 $ 3.315.995.810 -$ 175.759.502

MODIFICACIÓN 15 17/10/2017 . $2.776.199.193 04/10/2017 Cuarta $ 3.048.677.443 $ 3.324.641.501 $ 3.158.587.205 $168.054.296 $ 3.324.641.501 -$ 272.478.250

MODIFICACIÓN 16 25/10/2017' $2.776.199.193 27/10/2017 Qunta $ 3.701.274.593 $ 3.337.240.587 53.171.166.291 $ 166.054.296 $ 3.337.240.587 $925.075.400

MODIFICACIÓN 17 10/11/2017 ' $3.273.048.099 03/1112017 Sexta $ 3.701.274.593 O 3.334.240.587 $ 3.168.186.291 $ 166.054.296 $ 3.334.240.587 .5428,226,494

MODIFICACIÓN 19 07/12/2017 ' $2.627.807.071 05/12/2017 Septima $3.701.274.593 $ 3.333.970.611 $3.167.916.315 $ 166.054.296 $ 3.333.970.611 -$1.073.467.522

MODIFICACIÓN 22 29/12/2017 $ 3.134.052.863 18/12/2017 Octava $ 3.633.509.357 $ 3.333.970.611 $ 3.167.916.315 $ 165.054.296 $ 3.333.970.611 -8499.456.494

Fuente: PAA Publicado Pagina web Mininterior y Archivos entregados por la SAF

Al confrontar el valor estimado de cada una de las versiones del PAA, que se publicó por parte del Ministerio en su página web, frente al valor estimado de cada una de las versiones del PAA que reporta la SAF, se encontraron diferencias. Al respecto se solicitó a la Subdirección de Gestión Contractual - SGC, las respectivas explicaciones, dado que es la responsable de publicar el PAA. Los argumentos expuestos fueron los siguientes:

Se excluyen las adiciones y prorrogas que reportó SAF en sus diferentes solitudes de modificación. Al disminuir el valor de un proceso reportado en el PAA el sistema impide hacer el respectivo ajuste. Se excluye el monto para contratar necesidades adicionales que reporta el PAA de la SAF, dado que no se tiene definida fecha de inicio del proceso, modalidad de contratación, etc.

Adicionalmente, se identificaron diferencias entre el valor estimado reportado por SAF a la OCI y el valor estimado del PAA publicado en la Página Web del Ministerio. Al respecto, la Subdirección Administrativa y Financiera manifestó, que las diferencias se explican principalmente porqué:

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Mininterior Mmtveno del Helor




Se debe excluir del valor estimado del PAA de la SAF, los procesos contractuales que atienden necesidades de la Subdirección de Gestión Humana y la Oficina de Información Pública del Interior. Se deben adicionar los recursos del Fondo de Protección y Justicia.

Teniendo en cuenta, las evidentes diferencias, que se presentan entre el valor estimado del PAA que se publica en la Web y el valor estimado del PAA, que reportó la SAF; la Oficina de Control Interno —OCI, recomienda que la SAF y la Subdirección de Gestión Contractual — SGC, coordinen mecanismos que permitan identificar fácilmente las diferencias que se generan entre el valor estimado del PAA en la Web y el valor estimado del PAA de la SAF.

Respecto a las doce (12) modificaciones del PAA de la SAF, cabe resaltar que solamente se allegaron a la OCI, ocho (8) solicitudes de modificación por parte de SAF. La Subdirección de Gestión Contractual — SGC, manifestó que realizará el respectivo cruce de información para determinar las causas de las 4 modificaciones restantes.

De acuerdo a lo antes expuesto, la OCI recomienda fortalecer la capacitación en el proceso de elaboración y modificación del PAA, de acuerdo a los lineamientos de Colombia Compra eficiente. Lo anterior, para que cada dependencia del Ministerio contribuya con el objetivo del PAA, que es: "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado".

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL

DEPENDENCIAS VINCULADAS

1. Plan de Acción: Se recomienda incluir metas relacionas con las funciones más relevantes de la Subdirección teniendo en cuenta cada uno de los grupos que la conforman, revisar el indicador y la fórmula del mismo frente a la meta No. 4 y realizar los ajustes

1. Debilidad en la aplicación necesarios. del principio de calidad de 2. PIGA y PESV: Fortalecer los controles frente a la revisión de los la información establecido informes al seguimiento de los Planes para evitar inconsistencias en el artículo 3 de la Ley en su contenido. 1712 de 2014 ante las diferencias presentadas en

3. Capacitar respecto a la elaboración y modificación del PAA, según las directrices de Colombia Compra Eficiente. SAF

el PAA. 4. Dejar documentadas las diferencias que se pueden presentar entre los valores del PAA Publicado en la Página WEB del

SGC

Ministerio y los valores del PAA que reporta cada dependencia 2. Debilidades en el en el momento de solicitar su publicación. proceso de Elaboración y 5. Cada una de las dependencias debe contribuir con el modificación del PAA. cumplimiento del objetivo del PAA, que de acuerdo con lo

señalado en Colombia compra eficiente es "Comunicar información útil y temprana a los proveedores potenciales de las Entidades Estatales, para que éstos participen de las adquisiciones que hace el Estado".

2. Contratación.

Mediante MEM18-14451-SGC-4010 del 9 de marzo de 2018, la Subdirección de Gestión Contractual — SGC informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017, la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF adelanto veinte (20) procesos de contratación, de igual forma con el MEM18-14481-SAF-4040 de la misma fecha la SAF relacionó veintiún (21) procesos de contratación adelantados en el 2017 y quince (15) adelantados en vigencias anteriores, pero que parte de su período contractual se ejecutó en la vigencia objeto del presente estudio.

Revisada la información allegada, se seleccionó una muestra de diez (10) contratos, tomando como criterios de selección las diferentes modalidades de selección de contratista (Licitación pública, mínima cuantía, contratación directa, concurso de méritos y selección abreviada), el mayor valor contratado y el período de

1 1 SECOP Colombia Compra Eficiente - preauntas frecuentes Página 9 de 69




Versión: 03

Fecha Elaboración: 14/08/2013

Vigente Desde: 24/09/2013

ejecución, se solicitó a la SGC las respectivas carpetas y soportes con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

Plan Anual de Adquisiciones.

No. Contrato

Modificación PAA

Código UNSPSC (cada código separado por;)

Descripción Valor total estimado

Mínima Cuantía

M-880 de 2017

III del 02/03/2017

80141630 - Servicio de comercialización directa de materiales impresos; 80141704 - Operaciones de franquicias; 84121800 - Servicios de mercados de títulos valores y commodities.

Contratar el suministro de vales de combustible con cobertura a nivel nacional, para satisfacer las necesidades de la entidad, que incluyen los vehículos y motocicletas que conforman el parque automotor activo del Ministerio del Interior y de los que le hayan y le sean asignados por necesidades del servicio, lo cual podrá ser suministrado directamente en la Estación.

40.000.000

Selección Abreviada

M-2350 de 2017

XVIII del 24/11/2017

84131600 - Seguros de vida, salud y accidentes; 84131501 - Seguros de edificios o del contenido de edificios.

Selección de la compañía o compañías para contratar los Seguros Generales y de Responsabilidad Civil que ga ranticen la protección de los activos e intereses patrimoniales, bienes propios, y aquellos por los cuales es legalmente responsable el Ministerio del Interior.

189.676.393

M-1035 de 2017

V del 04/04/2017

56101900 - Piezas de mobiliario y accesorios; 56111701 - Escritorios no modulares; 56112100 - Asientos; 56101703 -Escritorios.

Adquisición e instalación, a través de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A., de mobiliario con destino al Ministerio del Interior

400.000.000

M-2394 de 2017

XXI del 14/12/2017

80161800- Servicios de alquiler o arrendamiento de equipo de oficina; 82121700- Fotocopiado,

Contratar la prestación del servicio de outsourcing de fotocopiado para las dependencias del Ministerio del Interior, suministrando equipos, insumos y mantenimiento integral para los equipos.

82.391.385

M-1343 de 2017

XI del 09/08/2017

72151702- Servicio de instalación de sistemas de televisión de circuito cerrado; 92121504 - Servicios de guardas de seguridad,

Prestación del servicio de seguridad y vigilancia privada en las sedes donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio del Interior conforme a los requerimientos técnicos solicitados por el Ministerio en el estudio previo, el pliego de condiciones definitivos, las adendas, el anexo técnico y la oferta presentada por el contratista. Comisión a Corag ro.

992.207.042

M-1027 de 2017

VI del 26/04/2017

76101502 - Servicios de limpieza de baños; 76111501 - Servicios de limpieza de edificios; 50161814 - Azúcar o sustituto de azúcar, confite.

Prestación del servicio de aseo y cafetería y suministro de insumos, en las sedes donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio del Interior.

928.256.000

M-2380 de 2017

XXI del 14/12/2017

25171700- Sistemas de frenado y componentes; 25171900- Ruedas y acabados; 25172000 - Componentes de sistema de suspensión; 78181500 - Servicios de mantenimiento y reparación de vehículos; 78181600 - Servicios de panel y pintura.

Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo con suministro de repuestos originales, y mano de obra, para los vehículos automotores y motocicletas multimarcas que conforman el parque automotor activo de la entidad, y los que le sean asignados por necesidad del servicio.

121.835.442

Se precisa que la revisión frente al Plan Anual de Adquisiciones se realizó respecto a lo programado y publicado en la vigencia 2017, razón por la cual, no se evidencian las descripciones relacionadas con los contratos M-1591, M-1744 y M-1755, todos los anteriores suscritos en el 2016 y ejecutados en parte del 2017.

Mínima Cuantía: M-880 de 2017 Objeto: Suministro de vales de combustibles para el abastecimiento de Gasolina y ACPM a los vehículos que conforman el parque automotor del Ministerio del Interior. Periodo de Ejecución: Del 24 de marzo al 31 de diciembre de 2017. Valor del Contrato: $40.000.000. Forma de Pago: Un único pago por el 100% del valor del contrato. Prorrogas y Adiciones: No hubo. Estado: Ejecutado.

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Código: SC-P-02-F-04 FORMATO

INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE DE CONTROL INTERNO

ANEXO 4

Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24/0912013

out

Mininterior Miusler0 del InTenor

No existe evidencia en la carpeta contractual de como fue el desarrollo del contrato, ya que no hay informes de supervisión, ni elementos que permitan inferir que el contrato cumplió sus objetivos para la entidad.

M-1591 de 2016 Objeto: Servicio de mantenimiento preventivo u correctivo para las plantas eléctricas Power Link C6/6 de 156 KVA instalada en el piso 4 del edificio Bancol y Lovol de 75 KVA instalada en la sede Casa de la Giralda y sus equipos asociados de propiedad del Ministerio del Interior. Periodo de ejecución: será desde el 1 de noviembre de 2016 hasta el 31 de octubre de 2017. Valor del contrato: $18.639.727. Forma de pago: Pagos sucesivos mes vencido o proporcionalmente a los días de prestación del servicio. Prórrogas y adiciones: No hay. Estado: Liquidado.

El informe de supervisión del periodo entre el 1 al 30 de agosto, no se encontró el formato 6, de recibo a satisfacción de bienes y servicios, por lo que el pago se realizaría sin el lleno de todos los requisitos.

Selección Abreviada: M-2350 de 2017 Objeto: El Ministerio de Interior y los fondos a su cargo requieren contratar los seguros que garanticen la protección de los activos e intereses patrimoniales actuales y futuros, bienes propios, o bienes que estén bajo su responsabilidad y custodia y aquellos que sean adquiridos en un futuro, así como cualquier otro seguro que se requiera para desarrollar las funciones inherentes a su actividad y objetivos. Periodo de Ejecución: Será de doscientos días, desde el primero de diciembre de 2017 hasta el 19 de junio de 2018. Valor del Contrato: $134.643.111. Forma de Pago: El Ministerio pagará al contratista el valor del contrato dentro de los 30 días siguientes a la emisión de las pólizas. Prórrogas y Adiciones: No hubo. Estado: En Ejecución.

No existen más documentos dentro de las carpetas, que permitan inferir que se presentaron los informes de supervisión, ni el pago de las pólizas, ni ningún otro elemento del desarrollo del contrato, que aún se encuentra vigente.

M-1035 de 2017 Objeto: La adquisición en instalación a través de la BMC Bolsa Mercantil de Colombia S.A., de mobiliario con destino al Ministerio del Interior, cuyas características técnicas se encuentran detalladas en las fichas técnicas de producto, anexas al presente documento y de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas-MCP- de la BMC- Bolsa Mercantil de Colombia S.A. Periodo de Ejecución: Será de 60 días calendario a partir de la aprobación de la garantía única. Valor del Contrato: $ 332.023.252, sin incluir IVA, ni otros impuestos, tasas o contribuciones. Forma de Pago: Dos pagos, el 30% dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración de la operación encargada y restante 70% dentro de los sesenta (60) días hábiles siguientes a la entrega a satisfacción de los bienes negociados. Prorrogas y Adiciones: No hubo. Estado: En liquidación.

El contrato no presentó ninguna observación durante su desarrollo y ejecución.

M-2394 de 2017 Objeto: Prestar el servicio de outsourcing de fotocopiado para las dependencias del Ministerio del Interior. Periodo de Ejecución: Hasta el 08 de junio de 2018 o hasta el agotamiento de los recursos. Valor del Contrato: $80.730.004 Forma de Pago: Pagos sucesivos mes vencido, por valor de los servicios efectivamente recibidos. Prorrogas y Adiciones: No hubo. Estado: Vigente.

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Minlnterior No+5teno del Intenor




No existe evidencia dentro de la carpeta, de los informes de supervisión de los meses de febrero y marzo, ni el pago al contratista por los servicios prestados en los mismos meses.

M-1343 de 2017 Objeto: La prestación del servicio a través de la BMC de vigilancia y seguridad privada en las sedes en donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio del Interior, cuyas características técnicas se encuentran detalladas en la ficha técnica del servicio a negociar de conformidad con el procedimiento establecido en el Reglamento de Funcionamiento y Operación de la Bolsa para el Mercado de Compras Públicas-MCP- de la BMC- Bolsa Mercantil de Colombia S.A. Periodo de Ejecución: A partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución hasta el 31 de julio de 2018. Valor del Contrato: $ 840.690.994, sin incluir IVA, ni otros impuestos, tasas o contribuciones. Forma de Pago: Pagos sucesivos, mes vencido o proporcionalmente a los días de prestación del servicio. Prorrogas, Adiciones o Modificaciones: Se modifica el amparo de calidad que se contempla en la cláusula 5.4, otras garantías, folios 164-165. Estado: En Ejecución. El contrato se suscribió el 28 de julio de 2017, se aprobó pólizas el 3 de agosto, y el primer informe de ejecución inicia a partir del 20 de agosto. No se pudo verificar qué ocurrió con la ejecución del contrato entre el 3 y el 19 de agosto.

El informe de supervisión del periodo entre el 1 al 31 de octubre, no se encontró el formato 6, de recibo a satisfacción de bienes y servicios, por lo que el pago se realizaría sin el lleno de todos los requisitos.

No existe evidencia dentro de la carpeta, de los informes de supervisión de los meses de enero, febrero y marzo, ni reposa en la misma, ninguna actividad contractual del año 2018.

M-1027 de 2017 Orden de Compra: 16407 (Contrato M 1027 del 21 de abril de 2017), folio 78. Objeto: Prestar el servicio de aseo y cafetería, en las sedes donde funcionan las diferentes dependencias del Ministerio del Interior, conforme a los requerimientos técnicos solicitados por el Ministerio del Interior, a través del acuerdo marco de precios CCE-455-1-AMP-2016. Período de Ejecución: Del 01 de mayo de 2017 hasta el 31 de julio de 2018. Valor del Contrato: $ 862.718.459.32. Forma de Pago: Mensualidades vencidas el valor de los servicios prestados, previa verificación del supervisor, recibo de las facturas y certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor y comprobante de pago de obligaciones en seguridad social y parafiscal. Prorrogas y Adiciones: No hubo. Estado: En Ejecución.


M-1744 de 2016 Orden de Compra: 12358 (Contrato M 1744 del 30 de noviembre de 2016), folio 60. Objeto: Realizar la operación secundaria del acuerdo marco para el suministro de combustible (gasolina corriente, gasolina extra y ACPM/Diésel) para los diferentes vehículos que conforman el parque automotor activo de la entidad y los que le sean asignados por necesidades del servicio. Período de Ejecución: Del 30 de noviembre de 2016 hasta el 30 de septiembre de 2017 y prorrogado hasta el 30 de noviembre de 2017. Valor Inicial: $ 167.704.000. Forma de Pago: Mensualidades vencidas, previa verificación del supervisor, recibo de las facturas y certificación de cumplimiento a satisfacción expedida por el supervisor y comprobante de pago de obligaciones en seguridad social y parafiscal. Prorrogas y Adiciones: Una prórroga por 2 meses y 1 adición por $13.515.691. Estado: Ejecutado. No se evidenciaron los informes necesarios para la procedencia del pago al contratista durante los meses de marzo y junio.

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MinInterior MnIsteno del Interior

Se evidenció la existencia dentro de las carpetas de folios en blanco sin poderse determinar su contenido, como ejemplo: los folios 265, 270 al 276, 279 y 281 al 286.

M-2380 de 2017 Objeto: Prestación del servicio de mantenimiento, preventivo y correctivo, con suministro de repuestos originales y servicio técnico, para los vehículos que conforman el parque automotor del Ministerio del Interior y de los que le sean asignados por necesidades del servicio el servicio. Periodo de Ejecución: Hasta el 31 de julio de 2018 o hasta el agotamiento de los recursos, a partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución. Valor del Contrato: $121.816.852. Forma de Pago: Pagos sucesivos mes vencido, por valor de los servicios efectivamente prestados. Prorrogas y Adiciones: No hubo. Estado: Vigente.


Contratación Directa:

M-1755 de 2016 Objeto: La Sociedad de Servicios Postales Nacionales S.A., prestará sus servicios de admisión, curso y entrega de correspondencia y demás envíos postales que requiera el Ministerio en las modalidades de: Correspondencia No Prioritaria Normal; Correo Certificado; Correo Normal Internacional; Correo Certificado Internacional; Encomienda Nacional; Al Día y demás que se requieran y hagan parte de la propuesta de productos y servicios. Periodo de Ejecución: A partir del cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución y suscripción de acta de inicio hasta el 31 de octubre de 2017. Valor del Contrato: $130.642.859.00. Forma de Pago: En mensualidades vencidas de acuerdo al valor efectivamente ejecutado Prórrogas y adiciones: Una adición por valor de $50.000.000 y una prórroga hasta el 20 de noviembre de 2017. Estado: terminado y en proceso de liquidación.

El contrato se desarrolló y ejecuto con plena normalidad, sin ningún inconveniente.

Del estudio de la muestra contractual, se puede concluir que los contratos suscritos en el 2017 fueron debidamente incorporados en el Plan Anual de Adquisiciones y en sus respectivas modificaciones contemplando valores superiores a los finalmente contratados, sin que esto implique una debilidad, ya que esta es una herramienta de planeación y publicidad.

Adicionalmente, se evidenció la carencia de algunos informes de supervisión en la mayoría de las carpetas contractuales estudiadas, siendo reiterativo en aquellos contratos, cuya ejecución pasaba de una vigencia a otra. De igual forma, en los contratos M-1591 de 2016 y M-1343 de 2017, se encontró un informe de supervisión para pago, sin el formato de recibo a satisfacción de bienes y servicios incumpliendo lo establecido en el procedimiento Supervisión de la Ejecución Contractual.

Finalmente, respecto a la publicación de la contratación de la muestra, se pudo evidenciar que cuatro (4) contratos se encuentran publicados en el SECOP II, dos (2) en el SECOP I, dos (2) en la Tienda Virtual y los dos (2) restantes no se encontraron en ninguno de los citados aplicativos, se aclara que uno de ellos no se debe publicar por tratarse de operaciones en bolsa de productos, de igual forma, se advierte que la búsqueda de los contratos fue bastante dispendiosa, ya que los mismos son publicados con referencias relacionadas con la modalidad de selección del contratista, las cuales difieren del número de contrato establecido en las minutas que obedece al consecutivo interno de la contratación del Ministerio, circunstancia que puede estar afectando el principio de publicidad y transparencia de la información contractual de cara al ciudadano, ya que con los números consignados en los contratos es imposibles encontrarlos en el SECOP II o en la Tienda Virtual.

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MinInterior Miras:en:, del Intenor




La verificación del cumplimiento de la publicación dentro de los tres (3) días contenida en el artículo 2.2.1.1.1.7.1. Del Decreto 1082 de 2015, solo se pudo realizar respecto a los dos (2) contratos incluidos en el SECOP 1, debido a que la dinámica de operación del SECOP II y de la Tienda Virtual no permite realizar la citada verificación, ya que los documentos se van creando o cargando en el sistema a medida de que se adelantan cada una de las etapas del proceso contractual.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES

O TIPS DE AUTOCONTROL DEPENDENCIAS

VINCULADAS 3- Incumplimiento a lo establecido en la actividad No. 7 "Presentar Informes" del Procedimiento Supervisión de la Ejecución Contractual, referente a la falta del formato de 6- Mejorar la supervisión de los contratos recibo a satisfacción de bienes y servicios en el sentido de que los informes que se para el caso específico del contrato M-1343 de presenten llenen todos los requisitos 2017. establecidos por los procedimientos

vigentes. SAF — SGC

4- Incumplimiento a lo establecido en el numeral 8.20 del Manual de Contratación del Ministerio, referente a la Administración y

7- Establecer controles o mejor los existentes, para lograr la efectiva

Gestión de Documentos: "Una vez legalizado el actualización de las carpetas contrato, los servidores públicos asignados al manejo del archivo de la Subdirección de Gestión

contractuales.

Contractual, organizan los expedientes 8- Unificar los criterios de identificación de contractuales, dando cumplimiento al procedimiento los contratos para la publicación en el Organización del Archivo de Gestión, y son los SECOP y dar publicidad a la identificación SGC responsables de mantenerlos actualizados hasta la liquidación del contrato." Ya que se evidencio que las carpetas contractuales allegadas por la

con la cual finalmente son publicados.

SGC se encontraban desactualizadas.

Respuesta a Observaciones:

El lunes 30 de abril de 2018, se realizó la reunión de socialización del informe preliminar, en la cual la Subdirección SAF manifestó desacuerdo frente a la observación número 3 "Incumplimiento a lo establecido en la actividad No. 7 "Presentar Informes" del Procedimiento Supervisión de la Ejecución Contractual, referente a la no existencia de todos los informes de supervisión en las carpetas contractuales y la falta del formato de recibo a satisfacción de bienes y servicios para el caso específico de los contratos M-1591 de 2016 y M-1343 de 2017.", en consecuencia de lo anterior, la SAF a través del MEM18-24352-SAF-4040 del viernes 4 de mayo del año en curso, solicitó a esta Oficina, que la citada observación sea traslada a la Subdirección de Gestión Contractual conforme a los motivos expuestos y soportes remitidos.

Consideraciones de la OCI

Una vez revisadas las respuestas y soportes allegados, se pudo evidenciar que frente al contrato M-880 de 2017, el informe de supervisión (obra en el folio 120 del expediente contractual) y el recibo a satisfacción de bienes (obra en los folios 119 y 137 del expediente contractual), efectivamente no se encontraban en la carpeta contractual al momento de su remisión por parte de la SGC, ya que la carpeta allegada contenía un total de ciento dieciséis (116) folios, situación que no se subsana por las explicaciones dadas por la Subdirección, ya que no se remitieron los soportes mencionados.

En cuanto al contrato M-1343 de 2017, pese a que se dieron las explicaciones sobre la ejecución del contrato entre el 3 y el 19 de agosto y se allegaron los informes de supervisión de los meses de enero, febrero y marzo, no se remitió soporte frente al formado 6 de recibo a satisfacción de bienes y servicios correspondiente al mes de octubre.

En consecuencia de lo anterior y teniendo en cuenta que se logró subsanar por parte de la SAF lo relacionado a 6 contratos, esta Oficina de Control Interno mantiene la observación solo en lo relacionado al contrato M-1343 de 2017 e incluye una nueva observación a cargo de la Subdirección de Gestión Contractual, referente a la actualización de las carpetas contractuales, con el fin de que las mismas contengan toda la documentación remitida por parte de los supervisores en ejercicio de sus funciones.

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MinInterior Ars rrsrenü <1;1 1.,1oar

3. Gestión Humana.

Este tema fue desarrollado teniendo en cuenta la información suministrada tanto por la Subdirección como por la Subdirección de Gestión Humana, donde se estudiaron los temas referentes a la planta de personal y los acuerdos de gestión, de lo cual se evidenció:

Planta de Personal

De acuerdo a la información suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF con el Mem18-14481-SAF-4040 del 9 de marzo de 2018, y con lo que la Subdirección de Gestión Humana- SGH reporto a esta Oficina de Control Interno - OCI mediante correo electrónico del 9 de febrero de 2018 con corte a febrero de 2018, se observó que la planta de personal determinada para la SAF se compone de sesenta y se s (66) cargos, organizados como seguidamente se describe:

N. Cargo Provisto Grados Naturaleza 1 Subdirector Técnico 1 150-23

Libre Nombramiento y remoción 2 Asesor 1 1020-15 3 Asesor 1 1020-14 4 Asesor 1 1020-14

Carrera Administrativa

5 Profesional Especializado 1 2028-22 6 Profesional Especializado 3 2028-19 7 Profesional Especializado 2 2028-18 8 Profesional Especializado 4 2028-17 9 Profesional Especializado 1 2028-15 10 Profesional Especializado 2 2028-14 11 Profesional Especializado 3 2028-13 12 Profesional Especializado 1 2028-12 Libre Nombramiento y remoción 13 Profesional Especializado 2 2028-12

Carrera Administrativa 14 Profesional Universitario 1 2044-6 15 Técnico Administrativo 5 3124-18 16 Técnico Administrativo 2 3124-17 17 Técnico Administrativo 1 3124-13 18 Auxiliar Administrativo 1 4044-23 Libre Nombramiento y remoción 19 Auxiliar Administrativo 1 4044-21

Carrera Administrativa 20 Auxiliar Administrativo 1 4044-17 21 Auxiliar Administrativo 1 4044-16 Libre Nombramiento y remoción 22 Auxiliar Administrativo 2 4044-14 Carrera Administrativa 23 Auxiliar Administrativo 1 4044-11 Libre Nombramiento y remoción 24 Auxiliar de Servicio Generales 3 4064-13 Carrera Administrativa 25 Conductor Mecánico 5 4103-19 Libre Nombramiento y remoción 26 Conductor Mecánico 3 4103-19 Libre Nombramiento y remoción 27 Conductor Mecánico 1 4103-18 Carrera Administrativa 28 Conductor Mecánico 3 4103-18 Libre Nombramiento y remoción 29 Conductor Mecánico 1 4103-16 Carrera Administrativa 30 Conductor Mecánico 6 4103-15 Carrera Administrativa 31 Conductor Mecánico 1 4103-15 Libre Nombramiento y remoción 32 Operario Calificado 1 4169-20 Carrera Administrativa 33 Operario Calificado 1 4169-13 Carrera Administrativa 34 Secretario Ejecutivo 1 4210-22 Carrera Administrativa 35 Secretario Ejecutivo DM 1 421226 Libre Nombramiento y remoción

TOTAL 66

Dentro de las novedades acreditadas en la información suministrada por la SGH, se evidencia que los sesenta y seis (66) cargos que desarrollan las funciones en la Subdirección presentan la siguiente naturaleza:

Diecisiete (17) cargos de libre nombramiento y remoción así: Uno (1) Subdirector Técnico. Un (1) Asesor que estructuralmente se encuentra en el Despacho el Viceministro de Relaciones Políticas,

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MinInterior tv1Inweno del Intero,




Un (1) Asesor que estructuralmente se encuentra en el Despacho el Viceministro de Relaciones para la Participación e Igualdad de Derechos. Un (1) Profesional Especializado que estructuralmente se encuentra en el Despacho del Ministro. Dos (2) Auxiliares Administrativos que estructuralmente se encuentran en el Despacho del Ministro. Un (1) Auxiliar Administrativo que estructuralmente se encuentra en el Despacho el Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos Cinco (5) Conductores Mecánicos que estructuralmente se encuentran en el Despacho del Ministro. Dos (2) Conductores Mecánicos que estructuralmente se encuentran en el Despacho el Viceministro de Relaciones Políticas. Dos (2) Conductores Mecánicos que estructuralmente se encuentran en el Despacho el Viceministro para la Participación e Igualdad de Derechos Un (1) Secretario Ejecutivo que estructuralmente se encuentra en el Despacho del Ministro. Quince (15) cargos de carrera administrativa se encuentran distribuidos de la siguiente manera: Uno (1) de la Secretaria General como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Dirección de Asuntos Indígenas, Rom y Minorías como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Dirección de Asuntos Legislativos como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Dirección de Asuntos para comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Dirección de Consulta previa como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Dirección de Derechos Humanos como dependencia estructural que se encuentra provisto por un funcionario de provisionalidad. Uno (1) de la Dirección de Gobierno y Gestión Territorial como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Oficina Asesora Jurídica como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Oficina Asesora Jurídica como dependencia estructural que se encuentra provisto por un funcionario de provisionalidad. Tres (3) de la Oficina de Información Pública del Interior como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Subdirección de gestión Contractual como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Subdirección de Gestión Humana como dependencia estructural que se encuentra provisto en encargo por un funcionario de carrera administrativa. Uno (1) de la Subdirección de Gestión Humana como dependencia estructural que se encuentra provisto por un funcionario de provisionalidad.

Los otros treinta y cuatro (34) cargos con dependencia estructural en la Subdirección Administrativa Y Financiera se encuentran así:

- Quince (15) se encuentran provistos por funcionarios en Carrera Administrativa. Tres (3) se encuentran provistos en encargo por funcionarios de carrera administrativa. Dieciséis (16) se encuentran provisto por un funcionarios de provisionalidad.

Acuerdos de Gestión.

El Acuerdo de Gestión fue formulado para la vigencia 2017 y suscrito el 24 de marzo de 2017 entre el Subdirector Administrativo y Financiero como Gerente Público y la Secretaria General en su calidad de Superior Jerárquico en lineamiento con la nueva metodología para la Gestión del Rendimiento de los Gerentes Públicos planteada por el Departamento Administrativo de Función Pública -DAFP- y adoptada por el Ministerio del Interior mediante la Resolución No.0336 del 6 de marzo de 2017.

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En la concertación de acuerdos remitido mediante anexo 1 por la Subdirección de Gestión Humana, se observan cinco (5) compromisos gerenciales elaborados en lineamiento con los objetivos institucionales a saber:

Realizar actividades previas a la implementación de las Normas Internacionales de Información Financiera — N II F. Implementar la plataforma que se adopte para el seguimiento al pago y reporte de la contribución especial FONSECON. Elaborar diagnóstico para normalizar el proceso de gestión documental para iniciar el Plan Institucional de Archivos — PINAR. Ejecutar el Plan de Compras de la Subdirección Administrativa y Financiera. Actualizar y ejecutar el Plan Institucional de gestión Ambiental — PIGA.

Para el primer semestre de la vigencia 2017 se llevó a cabo el seguimiento el día 7 de julio de 2017, para lo cual se evidencian los siguientes resultados:

RESULTADO DE SEGUIMIENTO I SEMESTRE 2017 No.

COMPROMISO %

PONDERACIÓN RESULTADO

1 30% 9%

2 20% 10%

3 25% 17%

4 15% 9%

5 10% 5%

TOTAL 100% 50%

El seguimiento correspondiente a segundo semestre de la vigencia 2017, se realizó el 13 de marzo de 2018, el cual fue suscrito por la Secretaria General en su calidad de Superior Jerárquico y el Subdirector Administrativo y Financiero como Gerente Público; de lo cual se observan los siguientes resultados:

RESULTADO DE SEGUIMIENTO II SEMESTRE 2017 No.

COMPROMISO %

PONDERACIÓN RESULTADO

1 30% 100%

2 20% 100%

3 25% 100%

4 15% 138%

5 10% 100%

TOTAL 100% 105% SIGEP

Al revisar las hojas de vida en el SIGEP se puede evidenciar que de los sesenta y seis (66) funcionarios existen seis (6) hojas de vida desactualizadas, una (1) que aparece sin ninguna información suministrada tan solo el nombre de la funcionaria, y cuatro (4) hojas de vida que no se encuentran publicadas. Esta situación que se presenta con las once (11) hojas de vida anteriormente señaladas, hace que el ciudadano al querer acceder a la información de estos funcionarios no sea la verídica al no estar actualizadas, ajustadas ni publicadas, por tal motivo se debe proceder a hacer los ajustes necesarios.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES Y/0 TIPS DE AUTOCONTROL


5 - Inobservancia del artículo 7 del Decreto 2842 de 2010 relacionado con la operación del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP.

9- Realizar la publicación y /o actualización de las hojas de vida en el SIGEP.

SAF SGH

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ANEXO 4


4. Comisiones de Servicios

Teniendo en cuenta la información suministrada por la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF con el MEM18-17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018, para el periodo correspondiente a la vigencia 2017 objeto de análisis en esta Visita de Asesoría y Acompañamiento, en la vigencia 2017 se llevaron a cabo 146 comisiones con un valor de viáticos cancelados de $ 207.039.398 y un valor de gastos de viaje legalizados de $24.210.573. En cuanto a las comisiones de la muestra, estas corresponden a los viajes de desplazamientos del Sr. Ministro, los cuales son programados unos y otros no, se debe tener en cuenta que esto es un rubro para atender dichos desplazamientos.

Para el estudio del periodo señalado se tomó una muestra aleatoria con unos criterios definidós de un total de 32 comisiones por un valor total de $46.267.288 en viáticos cancelados y de $7.919.083 por valor de los gastos de viaje, así:

Mes Total Comisiones

/ Mes Valor

Viáticos Valor Gastos

de Viaje

Enero 3 4.314.288 529.826

Febrero 2 2.702.044 337.162 Marzo 8 11.372.328 1.541.262 Abril 1 1.450.272 144.498 Junio 4 5.451.066 481.660 Julio 1 1.509.204 51.418 Agosto 2 3.096.268 205.671 Septiembre 3 4.477.090 1.182.605 Octubre 5 7.495.498 1.388.276 Diciembre 3 4.399.230 2.056.705

Total 32 46.267.288 7.919.083

MUESTRA COMISIONES

N°. Mes Comisión Número De Fecha

Destino de Inicio

Comisión Fecha de Terminación

Comisión 1

Enero 212 Villeta Cundinamarca 20/01/2017 22/01/2017

2 209 Villeta Cundinamarca 20/01/2017 22/01/2017 3 262 Anapoima Cundinamarca 27/01/2017 29/01/2017

4 Febrero

729 Samaná Caldas 16/02/2017 17/02/2017

5 778 Samaná Caldas 18/02/2017 18/02/2017

6

Marzo

1125 San Carlos de Guaroa Meta 9/03/2017 12/03/2017 7 1231 La Mesa Cundinamarca 10/03/2017 10/03/2017

8 1129 Anapoima Cundinamarca 10/03/2017 12/03/2017 9 1128 Anapoima Cundinamarca 10/03/2017 12/03/2017

10 1127 Anapoima Cundinamarca 10/03/2017 12/03/2017


12 1625 Mosquera Cundinamarca 26/03/2017 26/03/2017 13 1789 Anapoima Cundinamarca 31/03/2017 2/04/2017 14 Abril 2026 Anapoima Cundinamarca 8/04/2017 9/04/2017 15

Junio 17 16 3255

3256 Anapoima Cundinamarca 3/06/2017 . 4/06/2017 Anapoima Cundinamarca 3/06/2017 4/06/2017

3254 Anapoima Cundinamarca 3/06/2017 4/06/2017


19 Julio 4693 El Colegio Cundinamarca 27/07/2017 27/07/2017 20 Agosto

5242 Anapoima Cundinamarca 17/08/2017 18/08/2017 21 5479 Cajicá Cundinamarca 25/08/2017 25/08/2017 22

Septiembre 5824 Villavicencio Meta 7/09/2017 9/09/2017

23 6310 Valledupar - Cesar 20/09/2017 24/09/2017 24 6467 . Mocoa-Putumayo 27/09/2017 . 2/10/2017 25

Odubre

6821 La Calera Cundinamarca 7/10/2017 8/10/2017

26 6820 La Calera Cundinamarca 7/10/2017 8/10/2017 27 6819 La Calera Cundinamarca 7/10/2017 8/10/2017 28 7028 Medellín- Antioquia 13/10/2017 17/10/2017

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MUESTRA COMISIONES

N. Mes Número De Comisión Destino Fecha de Inicio

Comisión Fecha de Terminación

Comisión 29 7156 Cali-Valle Del Cauca 18/10/2017 23/10/2017 30

Diciembre 9385 Tenjo Cundinamarca 15/12/2017 15/12/2017

31 9279 Cali-Valle Del Cauca 20/12/2017 30/12/2017 32 9452 Cali-Valle Del Cauca 20/12/2017 30/12/2017

A continuación se puede evidenciar efanálisis realizado para cada una de las comisiones de la muestra:

N°. Número de Comisión Destino

Soportes Legalización de Gastos Objeto Comisión

2 209 Villeta Cundinamarca No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

3 212 Villeta Cundinamarca No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

5 729 Samaná Caldas NA Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

6 778 Samaná Caldas No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

7 1125 San Carlos de Guaroa Meta No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en

sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

19 3437 Anapoima Cundinamarca No legalizo gastos de viaje

Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

20 4693 El Colegio Cundinamarca No legalizo gastos de viaje

Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

23 5824 Villavicencio Meta No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

24 6310 Valledupar Cesar No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

25 6467 Mocoa Putumayo No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

29 7028 Medellín Antioquia No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

30 7156 Cali Valle del Cauca No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

33 9452 Cali Valle del Cauca No legalizo gastos de viaje Este se resume en transportar al Sr. Ministro en sus desplazamientos fuera de la ciudad de Bogotá

Análisis. En las comisiones del cuadro anterior se puedo evidenciar que fueron legalizadas dentro del tiempo estipulado en la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016.

N°. Número De Comisión Destino

Soportes Legalización

de Gastos

Informe de Comisión Observaciones

4 262 Anapoima Cundinamarca NA NA

La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-17367 del 6 de abril de 2017



10 1128 Anapoima Cundinamarca

NA NA La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-17367 del 6 de abril de 2017





13 1625 Mosquera Cundinamarca

NA NA La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-55339 del 17 de octubre de 2017

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MinInterior ?Mis!~ del Inte,«

N°. Número De Comisión

Destino Soportes

Legalización de Gastos

Informe de Comisión

Observaciones


La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-33820 del 4 de julio de 2017.


La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-33820 del 4 de julio de 2017.

' 21 5242 Anapoima Cundinamarca

NA NA

La SAF mediante el Mem18-17349-SAF-4040 del 26/03/2017 informa que esta comisión fue cancelada mediante el Mem17-48283 del 12 de septiembre de 2017.

Análisis: En cuanto a las comisiones del cuadro anterior, fueron canceladas según información reportada por la Subdirección Administrativa y Financiera en el Mem17-17349-SAF-4040 del 26 de marzo de 2017.

N°. Número De Comisión

Destino Soportes

Legalización de Gastos

Informe de Comisión

Observaciones

8 1231 La Mesa

Cundinamarca NA NA

Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18-17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018.

16 3256 Anapoima

Cundinamarca NA NA

Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18-17349- SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018.

17 3255 Anapoima

Cundinamarca NA NA


18 3254 Anapoima

Cundinamarca NA NA


22 5479 Cajicá

Cundinamarca NA NA


26 6821 La Calera

Cundinamarca NA NA


27 6820 La Calera

Cundinamarca NA NA


28 6819 La Calera

Cundinamarca NA NA


31 9385 Tenjo Cundinamarca NA NA Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18-17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018.

32 9279 Cali-Valle del Cauca NA NA Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18-17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018.

Análisis: En cuanto a las comisiones del cuadro anterior, se encuentran pendientes por legalizar según información reportada por la Subdirección SAF en el MEM17-17349-SAF-4040 del 26 de marzo de 2017.

Se validó la información remitida por la Subdirección de Gestión Humana con el MEM18-18341-SGH-4030 del 3 de abril de 2018 en donde hace referencia a la fecha legalización lo que efectivamente es la radicación del formato para la legalización ante el jefe inmediato y/o supervisor, sin que se evidencie los informes de comisión, tal como lo señala el procedimiento " Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" Código TH-RV-P-02 Versión: 07 Vigente desde el 09/06/2015 y la versión:8 vigente desde 20/06/2017 del mismo procedimiento, los cuales son aplicables a la Visita de Asesoría y Acompañamiento que realiza esta OCI, en donde en el punto 6.05 y 5 respectivamente se señala: (...)" se deben diligenciar los formatos : para funcionarios "cumplido de Comisión" TH-RV-P-02-F-03 y para contratistas "cumplido de Autorización de viajes Nacionales o Internacionales par contratistas TH-RV-P-02-F-06 presentándolos ante el encargado del Grupo de Viáticos y Gastos de Viaje de la Subdirección de Gestión Humana,, dentro de los tres (3) días hábiles

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siguientes a la finalización de la misma, haciendo referencia al número del formato de la comisión o autorización que se le concedió, con la firma del Jefe Inmediato o supervisor del contrato, donde consta que presentó el informe de dicha comisión o autorización. "(...).

Teniendo en cuenta lo anterior, en el siguiente cuadro, se pueden observar las comisiones que aún se encuentran pendientes de cancelar por parte de la Coordinación Financiera y Contable y otras que aún no se han radicado ante la SGH, quedando así evidenciado el incumplimiento de lo señalado en la CIR16-000000012-SEC-4000 del 15 de febrero de 2016.

N°. Número de Comisión Destino

Soportes Legalización

de Gastos

Informe de Comisión Observaciones

Reporte Fecha Legalización

SGH

8 1231 La Mesa Cundinamarca NA NA

Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18- 17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018

Sin Legalizar


Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18- 17349-SAF-4040 del 26 de marzo de 2018

1/03/2018

17 3255

Anapoima Cundinamarca NA NA


Sin Legalizar

18 3254

Anapoima Cundinamarca

NA NA Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18- 17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018

1/03/2018

22 5479 Cajicá Cundinamarca NA NA


1/03/2018

26 6821 La Calera Cundinamarca NA NA


1/03/2018



Sin Legalizar



1/03/2018

31 9385 Tenjo Cundinamarca NA NA


Sin Legalizar

32 9279 Cali-Valle del Cauca

NA NA Pendiente de legalizar Gestión Humana, según información de la SAF con el Mem18- 17349-SAF- 4040 del 26 de marzo de 2018

Sin Legalizar

De acuerdo a la muestra seleccionada se puede concluir que:

La legalización de las comisiones no se está efectuando en los (3) días, incumpliendo así la tarea 6.05 del "Procedimiento Comisión de Servicios al Interior y Exterior", el cual establece que se deben legalizar las comisiones dentro de los (3) días siguientes hábiles después de terminada la comisión" versión 07 vigente desde el 09/06/2015 y la Circular CIR16-000000012-SEC-del 15/02/2016. No se evidencian los informes de las comisiones realizadas.

FORTALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES O TIPS DE AUTOCONTROL


6- Se evidencia incumplimiento en el tiempo de legalización de las comisiones tal como lo señala la CIR16-000000012-SEC- 4000 del 15 de febrero de 2016, ya que las comisiones de servicio de gastos y desplazamiento deben ser legalizados dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al término de la misma",

10- Establecer controles que conlleven a que se cumpla la normatividad en cuanto a la legalización de las comisiones, ya que es un tema recurrente

SAF

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ANEXO 4




VINCULADAS

7- Incumplimiento procedimiento "Comisión de Servicios al Interior y al Exterior" en el punto de presentación de informes de comisión o autorización.

5. PQRSD.

La Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, con corte al 31 de Diciembre de 2017, recibió un total de dos mil ochenta y seis (2.086) PQRSD, tipificadas, tal como se muestra en el siguiente cuadro:

TIPO CANTIDAD % Denuncia 1 0,05% Derecho de Petición 4 0,19% Documento (Término de la distancia) 2 0,10% Oficio 2041 97,84% Peticiones de interés general o particular (15 días) 10 0,48% Solicitud de Consulta 1 0,05%

Vacías 27 1,29% Total 2086

De lo anterior, se evidencia que el 97,84% de las PQRSD, se tipifican como Oficio, lo cual es consistente con la naturaleza de la SAF, que ejecuta procesos de apoyo a la Gestión del Ministerio.

Según el estado de respuesta en el sistema SIGOB, las PQRS se clasifican como se indica en el siguiente cuadro:

Estado Sin Respuesta 604 29% Respondidas 223 11% No Espera Respuesta 1259 60% Total 2086

El porcentaje de participación de las PQRSD que se reportan en el sistema como sin respuesta, equivale al 29% de las PQRSD, es decir a 604, porcentaje bastante representativo frente al total de las PQRSD que recibió el Ministerio.

Para la selección de la muestra de las PQRSD objeto de análisis, se tomó el rango correspondiente a las PQRSD sin respuesta, que no reportan resultado de la Gestión de la Solicitud, ni número de días de respuesta. De acuerdo a los anteriores filtros que se aplicaron a la base de datos, se identificaron 150 PQRSD, de las cuales se seleccionaron 43, buscando que en ellas se reflejara la mayoría de los temas relacionados con la misión de apoyo que tiene la Subdirección.

De la muestra seleccionada de las PQRSD, se observa que según el tipo de PQRSD, 39 de ellas se clasificaron como Oficio, equivalente al 91% del total de las PQRSD.

En el siguiente cuadro se presenta el detalle de la clasificación por tipo de PQRSD.

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ANEXO 4


TIPOLOGÍA PQRSD

Peticiones de interés general o 2% particular (15 días) I

Documento (Término de la 2% distancia) I

_

2% Derecho de Petición 1, I

Denuncia 2% •

i

Oficio 91

0 10 20 30 40 50

Cantidad PQRSD

Así mismo, el análisis de la muestra seleccionada se concentró principalmente en identificar si las respuestas se realizaron dentro de los términos establecidos y sí su contenido atendió el requerimiento del peticionario.

Los resultados del análisis se presentan a continuación: RESUMEN ANÁLISIS 2017

TIPOLOGIA PQRS Clase de

Respuesta En termino

Fuera de Termino

Total

Traslado con información al peticionarios (transferencia)

2 2 2

Respuesta con información solicitada de fondo ( Fact, trámite Interno, Respuesta de Fondo)

33 14 19 33

Respuesta sin información solicitada no hay respuesta de fondo

O O O O

Respuesta informando que no se tiene 1 comnelprtria ( nerurnr -

1 O 1

Sin respuesta o O O O

No requiere respuesta 3 o 0 3

Corresponde a otra dependencia

4 á

Total 43 43

RESUMEN ANÁLISIS 2017

Tipologia de Respuesta Total Clase de

Respuesta En

termino Fuera de Termino

Traslado sin información al Peticionario

Traslado con Información al Peticionario

2 2 2

Con respuesta al peticionario ( Fact, tramite Interno, Respuesta de Fondo)

31

1.

14 17 31

Respuesta por correo Electrónico

3 1 2 3

Respuesta sin Firma O O O O

No requiere Respuesta 3 o o 3

Corresponde a otra depedndencia

4 4

Total 43 43

En el cuadro anterior se evidencia que 19 de las 43 PQRSD seleccionadas, se respondieron fuera de termino, lo cual equivale al 52.8%, mientras que se respondieron 14 PQRSD en términos, las cuales representan el 47.2%. Cabe resaltar, que se excluyen del cálculo las PQRSD que no requieren respuesta y las PQRSD que corresponden a otra dependencia.

De las 19 PQRSD que se atendieron fuera del término, 4 presentan el mayor número de días de mora para responder al peticionario: EXTMI17-44625 con 153 días, EXTMI17-9999 con 82 días, EXTMI17-32237 con 51 días, EXTMI17-39687 con 48 días. Es oportuno resaltar, que el sistema define el número máximo de días para responder, pero no contempla los procedimientos que requiere realizar la dependencia para la atender PQRSD, que implican solicitud de consulta a Jurídica o solicitud de información para poder ordenar reintegros de dinero, como es el caso de la solicitud realizada por el ICA mediante EXTMI17-44625, para lo cual se requirió en varias oportunidades los soportes de consignación, sin los cuales no se podía reintegrar el dinero. De las 43 PQRSD que conforman la muestra, 15 se reportan en el SIGOB, como sin respuesta; sin embargo, al realizar la verificación, se evidenció que se dio respuesta al peticionario. Lo anterior permite concluir que se

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presentan deficiencias en la calidad de la información que reporta el SIGOB. Situación que se explica porque no se descargan las respuestas de los respectivos EXTMI asignados a cada funcionario.

Adicionalmente, se observa que hay deficiencia en el direccionamiento o asignación de la correspondencia, casos específicos, las comunicaciones EXTMI17-54138, EXTMI17-55675, EXTMI17-7705, EXTMI17-50833. Se evidenció que se ingresan como PQRSD, solicitudes que no tienen el carácter de PQRSD, caso especifico EXTMI17-55320. "Solicitud Concepto Técnico TRD". Al respecto la OCI recomienda fortalecer la capacitación a quienes intervienen en el proceso de asignación de las PQRSD.

Por último, respecto a este tema queremos mencionar que en días pasados hemos recibido comentarios de ex contratistas Y de funcionarios de comisiones auditoras anteriores de la Contraloría CGR, en el sentido de que pueden hacer el ingreso al Edificio Bancol a través de registro biométrico, lo cual crea un riesgo para las diferentes entidades propietarias del edificio; situación que hace entender que la administración del Ministerio no presenta reportes oportunos a la administración del edificio respecto a la cancelación del registro biométrico de ex contratistas y demás personas que ya no prestan servicios en la Entidad.



VINCULADAS 11- Fortalecer la participación de los servidores de la

8 - Debilidades en el direccionamiento Subdirección en las capacitaciones en SIGOB, que

o asignación de las PQRSD. programa la 01PI.

12- Implementar seguimiento y control a los tiempos de

9 - Inobservancia de los artículos 14 y respuesta y la asignación de las PQRSD. SAF 21 de la Ley 1755 de 2015 que 01PI establecen los términos de repuestas 13- Se recomienda a la SAF hacer reportes oportunos a

a las solicitudes presentadas a las la administración del edificio respecto a la cancelación

Entidades Públicas, del registro biométrico de ex contratistas y demás personal que ya no prestan servicios en la Entidad.

6. TRAMITES Y SERVICIOS TICS

Este TEMA se desarrolló teniendo en cuenta la información allegada por la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, la información suministrada por la Oficina de Información Pública del Interior — 01PI y la información consultada en las plataformas web mencionadas.

Tramites La Política de Racionalización de Trámites tiene como objetivo simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar trámites y procedimientos administrativos. Así corno, promover el uso de las TICs para facilitar el acceso de la ciudadanía a la información.

Revisada la página web www.suit.gov.co, a la fecha se observa la publicación del siguiente trámite: Reporte en Línea del recaudo de la contribución especial con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana Fonsecon. Que tiene como objetivo reportar por parte de los contribuyentes, entidades retenedoras y concesiones el pago de la obligación ante el Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana Fonsecon, en los valores y plazos fijados.

De igual forma, en la página web www.sivirtual.gov.co se evidencia la publicación del trámite descrito anteriormente.

Revisado el Plan Anticorrupción 2017 tercera (3) modificación, dentro del segundo (2) componente de Racionalización de Trámites encontramos planteado el trámite de Automatización del pago del recaudo de la contribución especial con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana FONSECON; lo anterior, mediante el Pago en Línea vía PSE, con fecha de inicio del 02 de enero de 2017 y fecha final prevista para el 31 de diciembre de 2018, ya que debido a inconvenientes con el Banco Agrario, no fue posible habilitar el PSE motivo por el cual se amplía el plazo. Así mismo, en el informe de seguimiento a este Plan correspondiente al

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tercer cuatrimestre de 2017 y el informe de monitoreo y seguimiento reportado en el portal SUIT correspondiente al mismo periodo, estos trámites aparecen con un 75% de avance.

En el último Informe de seguimiento de Plan de Acción 2017, la meta "Implementar la plataforma que se adopte para el seguimiento al pago y reporte de la contribución especial del Fonsecon" que tiene definidas dos actividades así: "Ajustar en el SIGI el procedimiento de seguimiento al recaudo del Fonsecon y Socializar la plataforma a todos los contribuyentes", se reportó los siguientes avances: el Procedimiento Recaudo Fonsecon, fue publicado el 20 de diciembre, en el Sistema Integrado de Gestión Institucional, cuya socialización se realizó mediante flash informativo a través del correo institucional. De igual forma, con el apoyo de la 01PI se diseñó una pieza comunicativa informando que se "habilitó la plataforma digital Recaudo en Línea para recibir los reportes de la contribución al Fonsecon". Fue remitida a 2,298 usuarios a través del correo electrónico [email protected].

Así mismo se realizaron llamadas a 24 concesiones vigentes utilizando un libreto de comunicación. La pieza comunicativa, el plan de socialización y los libretos de comunicación se encuentran disponibles en la carpeta compartida en la ruta: \\mintsrv-11\GAB\FONSECON \2017 FONSECON \Socialización.

Por su parte la 01PI informa que: "la SAF logró un avance del 70% en la automatización de/pago y reporte en línea del recaudo de la contribución especial con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana"; sin embargo, en reunión con los encargados del reporte en esta área se pudo aclarar que estos avances reflejan el cumplimiento del cronograma de racionalización de la 01PI de acuerdo con las actividades de apoyo y asesoría brindadas a la SAF, mas no están basadas en los resultados del monitoreo y seguimiento que arroja el portal SUIT.

Sistemas de Información

La SAF informa que cuenta con los siguientes sistemas de Información:

SISTEMA PCT ENTERPRISE MÓDULO ALMACÉN: El Ministerio del Interior cuenta con la licencia de uso del módulo de Almacén. Es el encargado del manejo de los recursos físicos (elementos de consumo y devolutivos) de la entidad sistema de información. Se encuentra en producción.

SIIF NACION: El Sistema Integrado de Información Financiera SIIF Nación. Es un sistema de información del Ministerio de Hacienda y Crédito Público que permite a la Nación consolidar la información financiera de las Entidades que conforman el Presupuesto General de la Nación y ejercer el control de la ejecución presupuestal y financiera de las Entidades pertenecientes a la Administración Central y Descentralizada.

SIGOB: El Sistema de Información y Gestión para la Gobernabilidad Democrática. Módulo de Correspondencia: Aplicativo de uso interno para la gestión documental de la entidad, permite realizar seguimiento a las comunicaciones internas y externas.

RECAUDO FOÑSECON EN LÍNEA: Sistema de Información desarrollado y puesto en producción en el año 2017. Aplicativo que permite realizar el reporte del recaudo de la contribución de FONSECON que realiza el Ministerio del Interior. A la fecha se encuentra en estudio el botón PSE de pago en línea.

CHIP: Consolidador de Hacienda e Información Pública (CHIP), es un sistema de información diseñado y desarrollado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público - Programa FOSIT, para que con la adecuada reglamentación y estructura procedimental, canalice la información financiera, económica, social y ambiental de los entes públicos hacia los organismos centrales y al público en general bajo la administración y responsabilidad de la Contaduría General de la Nación.

La 01P1 informa que los sistemas de información de la SAF son: SISTEMA PCT ENTERPRISE MODULO ALMACÉN. SIGOB.

yRECAUDO FONSECON EN LINEA.

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En visita realizada a la SAF - Grupo Fonsecon, se indagó acerca de:

Página web, sección de Fonsecon: Contiene algunos links con información de interés, como Guía Pedagógica, Instructivos de formatos de consignación, Normograma, Preguntas Frecuentes, entre otros; así mismo, se encuentra un link con el informe estadístico de recaudo correspondiente al tercer trimestre 2015, pero no se observan los informes de las ultimas vigencias, por lo que se advierte que la página se encuentra desactualizada; al respecto, este grupo manifiesta que estos informes se vienen haciendo para uso interno aunque ya no son publicados en dicho link, debido a algunas situaciones que se presentaron al respecto, tales como: demoras en el tramite o atención de las solicitudes de publicaciones o ajustes a la página Web realizadas mediante correos electrónicos al Web Master, como se observó en el correo del pasado 31 de enero de 2018.

Igualmente debido a cambios en la periodicidad del informe, por la necesidad de conciliar los valores, evitando diferencias en las cifras reales de recaudos; estas conciliaciones con los bancos las realiza el grupo de financiera. Por lo anterior, se hizo énfasis en que este espacio debe mantener información veraz y actualizada que sea de importancia y utilidad para el ciudadano, dando cumplimiento de la Ley de Transparencia y Acceso a la Información, por lo que es importante trabajar de la mano con el Web Master, así como la revisión de la conveniencia de la publicación de dichos informes; no obstante, a la fecha del cierre de la visita se verificó nuevamente la página observando la inclusión del espacio de Informes Estadísticos Vigencias 2015-2016-2017-2018, sin embargo, estos no contienen la información correspondiente; así mismo, se eliminó el link Información vigente 2015 y se dejó solo como Información Vigente.

Plataforma de recaudo de Fonsecon: Esta plataforma fue un desarrollo interno entre el grupo Fonsecon de la SAF y el grupo de sistemas de la 01PI del Ministerio, que se puso a disposición de los usuarios en el mes de junio del 2017 para el registro de los sujetos obligados por concepto de contratos de obra pública y concesiones celebrados con entidades de derecho público, así como el registro del recaudo correspondiente, para lo cual la plataforma realiza la liquidación de manera automática y envía una Notificación del trámite realizado. Esta plataforma brinda otras opciones como son: Actualizar usuario, Cambiar clave, Actualizar información de Concesión, Histórico del Recaudo (pagos sobre el contrato), Actualizar información de la Entidad; así mismo, ya se viene trabajando en una segunda versión, que se espera terminar al final de la presente vigencia, tal como se definió en los planes institucionales; esta nueva versión prevé el pago en línea a través del botón PSE, así como los reportes respectivos para análisis como son: Informes estadísticos de cifras de recaudo, que permita saber que dineros ingresaron por obra pública y por concesión, que sea en tiempo real, tanto el pago como el registro, sin necesidad de extractos; fácil identificación de cada pago, soportes que permitan verificar que la liquidación está bien hecha, realizar devoluciones de manera más rápida y segura.

Esta plataforma tiene dos usuarios internos uno de consulta asignado al encargado en el grupo Fonsecon de la SAF y el otro usuario, es el administrador de la plataforma que es el ingeniero de apoyo del área de sistemas quien es el único que puede dar soporte técnico, mantenimiento y actualizar la plataforma por requerimientos internos, o modificar y editar información cuando algún usuario externo presenta algún tipo de incidente.

En visita realizada al ingeniero de soporte de la plataforma, en el área de sistemas, se obtuvo la siguiente información:

La plataforma de Fonsecon es un sistema de información que recopila datos de los recaudos y contribuyentes, realiza procesos y procedimientos que se convierten en resultados y reportes; en estos Momentos ya se tiene desarrollada y parametrizada la segunda versión, pero se está a la espera de que se defina el banco por medio del cual se va hacer el pago en línea, para ponerla en producción de cara a los contribuyentes. Así

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mismo, Informó que solo se han presentado solicitudes sobre mejoras y actualizaciones de la plataforma lo cual ya está listo en la segunda versión, mas no se han presentado incidentes de pérdida o seguridad de la información.

Sobre los Manuales del Sistema o Plataforma se pudo observar que se tienen todos los archivos documentados en la carpeta compartida sobre todo lo que fue el proceso de arquitectura y desarrollo del mismo que incluye las etapas Documentación, requerimientos, análisis y diseño, desarrollo y pruebas; así mismo, se tiene la documentación de los códigos fuente del sistema.

En cuanto a los back-up realizados al sistema o plataforma, informó que es un control a cargo del grupo de infraestructura de sistemas, sin embargo el ingeniero indica que la solicitud que se hizo desde la puesta en producción fue de un back-up diario incremental y semanal total, pero esto se realiza de acuerdo a la política interna de back-up del grupo de sistemas.

Por otra parte, se realizó visita a la funcionaria que realiza el soporte técnico al sistema de información PCT Modulo de Almacén, quien informó lo siguiente: El sistema fue un desarrollo de la empresa PCT Ltda., quien tiene todos los derechos sobre el software; el Ministerio suscribió el contrato 1142 de 2018 por valor de $18.090.000 durante un año, mediante el cual mantiene soporte técnico y conserva derecho a las actualizaciones del sistema. Anteriormente se manejaban otros módulos del sistema de información hasta cuando se migró al SIIF y solo se quedó con el módulo de Almacén en el sistema PCT.

La funcionaria encargada del Almacén, maneja usuario con facultades especiales, entre otras, es quien solicita la activación y desactivación de los usuarios. Revisado el reporte del sistema, se reportan 37 usuarios activos a la fecha, sin embargo, el almacén cuenta tan solo con cuatro (4) funcionarios de planta y cuatro (4) contratistas de apoyo.

Así mismo, informó que cualquier incidente o solicitud de mejoras y actualizaciones del sistema, se realizan por escrito mediante correo electrónico o ingresando a la página web de PCT, diligenciando un ticket para cada requerimiento, como por ejemplo en lo relacionado con la parametrización de las nuevas normas contables, o bloqueos del sistema y estas son atendidas por el proveedor, más no se han presentado incidentes de pérdida o seguridad de la información.

En cuanto a los manuales del sistema se pudo acceder en línea, ingresando a la página de PCT, donde se encuentran publicados el Manual Técnico y el Manual Operativo 2017-2018. Finalmente, con relación a los back-up de la información del sistema, estos se realizan diariamente en los servidores del Ministerio.

Gobierno en Línea

La 01PI informa que: "Se identificó el servicio de recaudo Fonsecon en línea, sistema de Información desarrollado y puesto en producción en el año 2017, Aplicativo que permite realizar el reporte del recaudo de la contribución de Fonsecon. A la fecha se encuentra en estudio el botón PSE de pago en línea. Así mismo, se debe identificar por parte de la SAF, la información que maneja para publicar en el portal de datos abiertos (data-sets) o bases de datos que sean del interés del ciudadano con formato usable como Excel, CSV, y/o georreferenciados, entre otros, y publicarlos en el portal del estado colombiano www.datos.gov.co Caracterización de Usuarios se debe identificar las características y necesidades de los usuarios de la SAF de acuerdo con los ejes temáticos institucionales de servicio, de acuerdo con la Guía de caracterización de ciudadanos, usuarios y grupos de interés, disponible en el siguiente enlace: https://colaboracion.dnp.pov.co/CDT/Proprama%20Nacional%20del%20Servicio%20a1%20Ciudadano/Guia%2 Ode%20Caracterizaci%C3%B3n%20de%20Ciudadanos. pdf".

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Mininterior MnIsterio del Inlefior

Así mismo, informa que: "en cuanto a la Seguridad Digital todos los servidores públicos del Ministerio del Interior deben conocer y acatar lo descrito en la Política de Seguridad de la Información de la Entidad la cual se encuentra publicada en nuestra página web en el Link: http://www.mininterior.gov.co/sites/default/files/loolitica de seguridad mininterior version final.pdf

En cuanto a lo que tiene que ver con el Subcomponente de Transparencia del Indice de TICs para Gobierno Abierto, se publica la información básica y la establecida en la Ley 1712 de 2014 de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, en diversos formatos, la cual se actualiza periódicamente.

En referencia al Indice de TICS para Servicios, se puso en funcionamiento el aplicativo PQRSD que permite desde la página web el acceso a la ciudadanía al trámite de Peticiones, Quejas, Reclamos, sugerencias y denuncias de manera fácil y accesible.

En relación al aspecto de Trámites y Servicios en Línea, se desarrolló mediante el sistema BPM el aplicativo de Reporte de Recaudo en Línea que permite al usuario el ingreso de datos del recaudo mensual por obras públicas y concesiones con destino al Fondo de Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON.



VINCULADAS

1- Las acciones de Racionalización Y Automatización de trámites, Gobierno en línea- Gobierno Digital implementadas, disminuye tiempos de respuesta, costos en la solicitud de trámites, mejorando la atención al ciudadano y su percepción frente al servicio prestado.

10- Se evidenciaron 37 usuarios habilitados para acceder y procesar i información en el sistema PCT Enterprise, evidenciando el desconocimiento por parte de la administradora del sistema, ya que se solicita la habilitación de usuarios más no la cancelación de los mismos en los casos necesarios. Lo anterior va en contravía de lo establecido en la Política de Seguridad de la Información.

Revisar los usuarios que están habilitados y definir cuales realmente requieren el acceso. Así mismo, definir controles periódicos para el acceso al sistema.

Trabajar de la mano con el Grupo de Sistemas de la 01PI con el fin de mantener controles efectivos que aseguren la protección de datos personales; así mismo, definir la política de protección de datos personales e incluirla en el link de Ley de Transparencia y Acceso a la Información.

SAF 01PI

(Sistemas)

Respuesta a Observaciones:

Frente a la observación realizada, se recibió respuesta mediante MEM18-24352-SAF-4040 del 04 de Mayo, así: "Vía correo electrónico del 23 de abril de 2018, dirigido a la Ingeniera Rosa Rodríguez Moreno, de la oficina de Información Pública del Interior-Grupo de Sistemas, se solicitó deshabilitar los usuarios activos del área de Almacén en el sistema de PCT Enterprise, exceptuando los siguientes:

Karen Gómez; -Silvestre Miranda; -Giscard Saldaña; -Javier Bonilla Diana González -Vicente Franco; -Sandra Galeano; -Manuel Segura

Se anexa pan tallazo de usuarios activos del sistema de PCT Enterprise y copia del correo enviado con su respectiva respuesta en dos folios",

Consideraciones de la OCI:

La observación se mantiene hasta tanto se documente el control y se establezca su frecuencia y responsables del mismo y deberá ser incorporado al plan de mejoramiento.

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7. Ley de Transparencia

El presente tema se desarrolló teniendo en cuenta tres líneas de información a saber: información allegada por la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF, información suministrada por la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI, y el diligenciamiento de la "Matriz de Cumplimiento Ley 1712 de 2014 - Decreto 103 de 2015 y Decreto MinTic 3564 de 2015".

Así las cosas, se solicitó a la Subdirección informar sobre las medidas que se han adoptado para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, indicando el avance de cumplimiento, seguimiento y su actualización, donde la SAF remite correos en los cuales la Oficina de Información Pública del Interior — Grupo de Sistemas certifica que "(..) el link de transparencia contiene todos los documentos listados en su comunicación, debidamente publicados en el Portal Web de la Entidad". Dicho listado es el siguiente:

Normatividad actualizada y publicada el 22 de febrero de 2018, en el link (numeral 4.1. "Normatividad del orden nacional", literal h. "Contenido de la Normatividad'), asociada a los procesos y funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera. Presupuesto General Asignado 2012 — 2018 para el Ministerio del Interior (numeral 5.1. "Presupuesto General Asignado"). Ejecución presupuestal histórica 2012 -2018, para el Ministerio del Interior y para el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia (numeral 5.2. "Ejecución presupuestal histórica anual") Estados financieros históricos 2014 - 2017, para el Ministerio del Interior y para el Fondo para la Participación y el Fortalecimiento de la Democracia (numeral (5.3. "Estados Financieros") Plan Institucional de Archivos - PINAR actual del Ministerio del Interior (numeral 6.1. "Políticas, lineamientos y manuales"). Programa de Gestión Documental — PGD actual del Ministerio del Interior (numeral 10.5. "Programa de Gestión Documental") Transferencias documentales realizadas al Archivo General de la Nación (numeral 10.5.1 "Transferencias documentales realizadas al Archivo General de la Nación") Tablas de Retención Documental TRD actualizadas del Ministerio del Interior (numeral 10.6 "Tablas de Retención Documental').

Por lo anterior, en la respuesta allegada por la Subdirección no se observa que se estén tomando medidas para dar cumplimiento a la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, ni que se esté reportando avance de cumplimiento, seguimiento y su actualización, ya que la respuesta se basa en información suministrada por una dependencia diferente.

En cuanto a la información que suministra la Oficina de Información Pública del Interior — 01PI, manifiestan que: "(...) Se solicita el diligenciamiento del Formulario de Activos de Información - Decreto 103 de 2015, por cada uno de los grupos que componen la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF, información que a la fecha no ha sido enviada lo anterior en relación al SIGOB MEM17-16373-0IP-1300 del 3 de abril de 2017. Es necesario informar sobre todas las publicaciones (Folletos, Cartillas, Revistas entre otros, etc.) que contengan información relevante sobre los temas que se manejen al interior de la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF y que sea de interés al ciudadano, ésta información se debe publicar en el menú de Transparencia y acceso a la información pública para ello es necesario que nos informen si se tiene dichas publicaciones en forma digital para su publicación (si aplica).

Se solicita retroalimentación con los nombres de las Agremiaciones, Asociaciones y otros grupos de interés, que tengan relación con la entidad en el desarrollo de la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF con

el fin de dar cumplimiento a la Ley 1712 de 2014 así:

Categoría: "Estructura Orgánica y Talento Humano" Punto 3.7. "Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés"

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Descripción: "Listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace a/ sitio Web de cada una de éstas y los datos de contacto de los principales grupos de interés y/u organizaciones sociales o poblacionales".

Adicionalmente, se solicita a cada una de las Áreas de la Entidad que todas las actividades, eventos seminarios capacitaciones relacionados con las funciones de cada una de ellas sean registradas y/o reportadas (si aplica), en el calendario de actividades o Agenda que se encuentra en nuestro portal WEB. Respecto a estas convocatorias de deben registrar por todos los medios digitales habilitados con sus correspondientes evidencias por las redes sociales manejadas desde la oficina de prensa del Ministerio del Interior.

Así mismo, todos los actos administrativos (Planes, Proyectos, Decretos, Resoluciones Leyes y otros), que generen las Direcciones, Oficinas del Ministerio del Interior se deben poner a consideración del Ciudadano, a través del portal WEB. Para que sean ellos los que realicen las obsetvaciones a los mismos".

Frente a la Respuesta allegada por la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI, se evidencia que la Subdirección no ha reportado información para publicar en la página web del Ministerio del Interior — link de transparencia, en lo que tiene que ver con: activos de información, publicaciones, nombre de las agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés, calendario de actividades, convocatorias y actos administrativos.

En cuanto a la tercera línea de información, la Oficina de Control Interno — OCI, procede a verificar la información publicada en la página web del Ministerio de interior — link transparencia, donde se evidencia que la Subdirección Administrativa y Financiera en el cumplimiento de la Ley 1712 de 2014, cuenta con información publicada en el link de transparencia, sin embargo, después de diligenciar dicha matriz, se pudo evidenciar que aún está pendiente de publicar, ajustar o actualizar la siguiente información:

INFORMACIÓN PENDIENTE DE LA LEY 1712 - 2014

Categoría Subcategoría Descripción

Información de interés

2.1 Datos abiertos Publicar datos abiertos generados por el sujeto obligado en su sitio web.

Publicar datos abiertos en el portal www.datos.gov.co.

2.2 Estudios,

investigaciones y otras publicaciones.

Estudios, investigaciones y otro tipo de publicaciones de interés para ciudadanos, usuarios y grupos de interés, definiendo una periodicidad para estas publicaciones.

2.3 Convocatorias Convocatorias dirigidas a ciudadanos, usuarios y grupos de interés, especificando objetivos, requisitos y fechas de participación en dichos espacios.

2.7 Calendario de

actividades Calendario de eventos y fechas clave relacionadas con los procesos misionales de la entidad.

Estructura orgánica 3.7 y talento humano

Directorio de agremiaciones,

asociaciones y otros grupos de interés,

Listado de las principales agremiaciones o asociaciones relacionadas con la actividad propia de la entidad, con enlace al sitio Web de cada una de éstas y los datos de contacto de los principales grupos de interés y/u organizaciones sociales o poblacionales.

Normatividad 4.1 Normatividad del orden nacional

Si existen resoluciones, circulares u otro tipo de actos administrativos de carácter general, se debe publicar un listado descargable, ordenado por tipo de norma, temática y fecha de expedición, indicando: Tipo de acto administrativo Fecha de expedición Descripción corta

Contratación 8.4 Plan Anual de Adquisiciones

Enlace que direccione al PAA publicado en el SECOP.

Registro de Activos de Información

10.2 Registro de Activos de Información

Registro de Activos de Información (RAI), con las siguientes características:

En formato Excel y disponible en datos abiertos.

Disponible en el portal www.datos.gov.co.

Nombre o título de la categoría de información. Descripción del contenido de la categoría de la información.

Idioma.

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INFORMACIÓN PENDIENTE DE LA LEY 1712 - 2014 Categoría Subcategoría Descripción

Medio de conservación (físico, análogo y/o digital). Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.). Información publicada o disponible.

10.3 Indice de Información

Clasificada y Reservada

Indice de información Clasificada y Reservada, con las siguientes características:

En formato Excel y disponible en datos abiertos. Disponible en el portal www.datos.gov.co.

Nombre o título de la categoría de información. Nombre o título de la información. Idioma. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital). Fecha de generación de la información. Nombre del responsable de la información. Objetivo legítimo de la excepción. Fundamento constitucional o legal. Fundamento jurídico de la excepción. Excepción total o parcial. Fecha de la calificación. Plazo de clasificación o reserva.

10.4 Esquema de

Publicación de Información

Esquema de Publicación de la Información, con las siguientes características:

Nombre o título de la información. Idioma. Medio de conservación (físico, análogo y/o digital). Formato (hoja de cálculo, imagen, audio, video, documento de texto, etc.). Fecha de generación de la información. Fecha de actualización. Lugar de consulta. Nombre de responsable de la producción de la información.

10.7 Registro de publicaciones

Registro de publicaciones que contenga los documentos publicados de conformidad con la Ley 1712 de 2014.

Automáticamente disponibles.

10.10 Informe de PQRSD Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución. Tiempo de respuesta a cada solicitud.


O TIPS DE AUTOCONTROL


11- No se evidenció la publicación y/o actualización de la siguiente información:

Información de interés: Datos abiertos - Estudios, investigaciones y otras publicaciones. —Convocatorias - Calendario de actividades. Estructura orgánica y talento humano - Directorio de agremiaciones, asociaciones y otros grupos de interés, Normafividad - Normatividad del orden nacional Contratación - Plan Anual de Adquisiciones Registro de Activos de Información: Registro de Activos de Información - índice de Información Clasificada y Reservada - Esquema de Publicación de Información - Registro de publicaciones - Informe de PQRSD.

Lo anterior, incumpliendo con los señalado en la Ley 1712 de 2014 en sus artículos:

"Articulo 2°. Principio de máxima publicidad para titular universal. Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal, de conformidad con la presente ley".

16- Se recomienda trabajar de la mano con la Oficina de Información Pública del Interior - 01PI con el fin de publicar permanentemente y mantener actualizado el link de Transparencia del Ministerio del Interior.

SAF 01PI

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Código: SC-P-02-F-04 Versión: 03 Fecha Elaboración: 14108/2013 Vigente Desde: 24/09/2013




Articulo 4°. Concepto del derecho. En ejercicio del derecho fundamental de acceso a la información, toda persona puede conocer sobre la existencia y acceder a la información pública en posesión o bajo control de los sujetos obligados. (...) "El derecho de acceso a la información genera la obligación correlativa de divulgar proactivamente la información pública y responder de buena fe, de manera adecuada, veraz, oportuna y accesible a las solicitudes de acceso, lo que a su vez conlleva la obligación de producir o capturar la información pública"

"Articulo 70. Disponibilidad de la Información. (...) Los sujetos obligados deberán tener a disposición de las personas interesadas dicha información en la Web, a fin de que estas puedan obtener la información, de manera directa o mediante impresiones".

"Articulo 13. Registros de Activos de Información. Todo sujeto obligado deberá crear y mantener actualizado el Registro de Activos de Información (..)"

8. Asuntos Jurídicos.

Mediante MEM18-14473-0AJ-1400 del 9 de marzo de 2018, la Oficina Asesora Jurídica - OAJ informó que en lo transcurrido de la vigencia 2017 la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, tramitó veinte (20) proyectos de resolución para su revisión jurídica, de igual forma con el MEM18-14635-0AJ-1400 del 12 del mismo mes y año, relacionó ocho (8) demandas y dos (2) conciliaciones que fueron gestionadas para su pago ante la Subdirección, esta última en MEM18-14481-SAF-4040 del 9 de marzo de 2018, informó de una (1) conciliación que no fue indicada por jurídica.

Revisada la información allegada, se seleccionó la correspondiente muestra y se solicitó a la OAJ los respectivos soportes con el fin de realizar la verificación. A continuación, se describe el análisis realizado por la OCI frente a los soportes allegados:

Proyectos de Decretos y Tutelas. En la vigencia objeto del presente estudio no se presentaron proyectos de decreto ni tutelas relacionadas con las competencias de la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF.

Proyectos de resoluciones. De los (20) proyectos de resolución tramitados por la SAF ante la OAJ durante el 2017, se revisaron los siguientes, tomando como criterio de selección la importancia de su temática respecto a las funciones del área:

Mediante MEM17-1544-SAF-4040 del 11 de enero de 2017, la Subdirección SAF, remite a la OAJ, el proyecto de resolución de apertura de caja menor vigencia fiscal 2017. Un día después, ósea el 12 de enero mediante MEM17-1813-0AJ-1400, remite el proyecto de resolución mencionado anteriormente, una vez revisado, aprobado y con sus vistos buenos, todo solo desde el punto de vista jurídico formal.

El 24 de abril de 2017, la Oficina Asesora Jurídica, remite mediante MEM17-19415-0AJ-1400, a la Secretaría General para su visto bueno y posterior firma del ministro el proyecto de resolución por la cual se actualizan y se adoptan las tablas de retención documental del Ministerio del Interior, con su correspondiente visto bueno.

Proyecto de resolución, por la cual se legalizan unos gastos, se ordena el reembolso y se cambia el responsable de la caja menor gestión general de gastos administrativos del Ministerio del Interior. El

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anterior proyecto fue remitido por la Oficina Asesora Jurídica mediante MEM17-24825-0AJ-1400 el 18 de mayo de 2017 a la Subdirección Administrativa y Financiera, con sus vistos bueno y aprobación.

Mediante MEM17-54452-0AJ-1400 del 11 de octubre de 2017, la OAJ remite a la SAF el proyecto de resolución por medio de la cual se efectúa un traslado en el presupuesto de gastos de funcionamiento del Ministerio del Interior para la vigencia fiscal del 2017, con sus vistos buenos y aprobación.

El 9 de noviembre de 2017, mediante MEM17-60544-0AJ-1400, la Oficina Asesora Jurídica, remite a la Subdirección Administrativa y Financiera el proyecto de resolución por la cual se regula el reconocimiento de gastos de servicio de internet y energía para los funcionarios que hacen parte del teletrabajo del Ministerio del Interior, con unas correcciones y su visto bueno.

Mediante MEM17-72095-0AJ-1400 del 22 de diciembre de 2017, la Oficina Asesora Jurídica, remite a la Subdirección Administrativa y Financiera el proyecto de resolución por la cual se legalizan los gastos de forma definitiva de la caja menor gestión general de gastos administrativos del Ministerio del Interior y se ordena su cierre, con sus vistos buenos y aprobación jurídico formal.

Se evidenció, que en el trámite de los proyectos de resolución se cumple el procedimiento establecido para el Ministerio en cuento se respetan los pasos indicados en el mismo y las proyectos son analizados y revisados de forma ágil y dinámica por la Oficina Asesora Jurídica, no encontrándose ninguna observación relevante en la muestra; de igual forma, se pudo corroborar que el estudio realizado por la OAJ es desde el punto de vista jurídico formal de acuerdo con sus funciones.

Demandas.

Aplicando el criterio de selección de la mayor cuantía y teniendo en cuenta que se tramitaron ocho (8) demandas para pago ante la SAF, se seleccionaron las que se enuncian a continuación:

Acción de reparación directa - Proceso No. 41001333100220070004500. Acción de reparación directa - Proceso No. 19001333300420130030600.

En los dos procesos señalados la Entidad fue condenada al pago de perjuicios morales y subjetivos por parte de la Justicia Contenciosa Administrativa al hallarla responsable por su actuar frente a personas determinadas, lo que implicó el pago de sumas de dinero.

La anterior circunstancia fue el origen de que la OAJ realizara las actividades contenidas en el procedimiento establecido ante la Subdirección Administrativa y Financiera para el pago de sentencias. Se enviaron los respectivos memorando dirigidos al Grupo de Gestión Financiera y Contable para que el mismo procediera a efectuar la liquidación ordenada en la sentencia y su posterior pago, encontrando que la Subdirección en forma expedita y ágil procede a la liquidación en un corto periodo de tiempo.

Vale la pena precisar que existe un trámite externo que consiste en enviar el nombre de los beneficiarios de las sentencias a la DIAN, con el fin de verificar que los mismos no tengan deudas a favor del Estado, situación ajena a la Entidad que alarga los tiempos para los pagos.

Conciliaciones. De las tres (3) conciliaciones relacionadas por la Oficina Asesora Jurídica y la Subdirección, se seleccionó una muestra de dos (2) tomando la de mayor valor y la que no fue relacionada por la OAJ:

1) Conciliación — No. 250000233600020160066200. Esta conciliación se originó en virtud a que la Corte Interamericana de Derechos Humanos, condenó al Estado Colombiano al pago de perjuicios al grupo familiar por el homicidio de un ciudadano a manos de

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ANEXO 4


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grupos al margen de la ley, el mecanismo a través del cual se puede hacer efectivo el pago de esta clase sentencias es la conciliación, razón por la cual el Ministerio convoca a los interesados, lográndose un acuerdo entre las partes que se tradujo en el correspondiente pago.

2) Conciliación — No. 0242017SIAF78968. El Ministerio del Interior solicita conciliación a la Unidad Nacional de Protección — UNP y al Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica — DAPRE para el pago de unos dineros, la cual se declaró fallida por no existir ánimo conciliatorio de las partes.

La Oficina de Control Interno realizó la verificación respecto a la actualización de la información litigiosa en el sistema eKOGUI de las demandas y conciliaciones seleccionadas en la muestra, tomado como referencia el reporte arrojado el citado sistema el 5 de febrero de 2018, teniendo en cuenta el alcance de la presente visita, se encontró lo siguiente:

Demanda de reparación directa - Proceso No. 41001333100220070004500. Se evidencio el diligenciamiento de la información requerida por el sistema, incluyendo el sentido del fallo como desfavorable y estado del proceso como terminado. Demanda de reparación directa - Proceso No. 19001333300420130030600. Se encontró que la información en el sistema esta desactualizada debido a que en el sentido del fallo se relaciona como favorable cuando en realidad no fue así. Conciliación — No. 250000233600020160066200. La información se encuentra desactualizada respecto al estado del caso encontrándose activo cuando está terminado y no se encontró diligenciada columna del ID Ficha Comité de Conciliación. Conciliación — No. 02420175IAF78968. No se pudo encontrar en el reporte del sistema ya que el mismo solo relaciona los nombres de las contrapartes naturales.

Así las cosas, frente a la verificación del procedimiento para el pago de sentencias y conciliaciones se evidenció que tanto la Oficina Asesora Jurídica como la Subdirección SAF, cumplen cada una de las actividades establecidas en el procedimiento, se resalta la agilidad con la que se efectúan los pagos.



VINCULADAS

2- Cumplimiento de los procedimientos establecidos tanto para la revisión de los proyectos de resoluciones como para el pago de sentencias y conciliaciones.

17- Revisar la información del eKOGUI en el sentido en que sea actualizada de forma oportuna y que no refleje diferencias con los soportes físicos de las actuaciones judiciales.

SAF — OAJ

Se hace necesario precisar que as áreas vinculadas frente a la fortaleza indicada en el cuadro anterior, son la Oficina Asesora Jurídica — OAJ y la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF; respecto a la recomendación, solo se vincula a la OAJ como dependencia responsable del manejo del eKOGUI en la Entidad.

9. Archivo y Gestión Documental.

El Grupo de Conservación Documental - GCD que forma parte de la SAF, cuenta con 4 funcionarios de planta y 7 contratistas. Dentro de los principales ternas a cargo de este grupo, están los siguientes:

PINAR: El Ministerio cuenta con un Programa de Gestión Documental y un Plan Institucional de Archivo — PINAR, en el cual se plantean algunos programas que permitirían el cumplimiento de la política de

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eficiencia administrativa, considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los tramites, procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación de información, garantizando su disponibilidad y acceso a largo plazo.

Políticas de gestión documental: La Resolución 1560 de Noviembre de 2015, por medio del cual se escinde el Grupo de Conservación Documental y el de correspondencia, le asignan funciones de Planeación y coordinación de diferentes etapas de la gestión documental, así como la capacitación y seguimiento de las actividades establecidas en dichas etapas y elaboración e implementación de procedimientos para la administración y conservación de los registros documentales.

Actualmente el Ministerio cuenta con dos (2) procedimientos para la Gestión Documental:

"Procedimiento de Organización del Archivo de Gestión: Que comprende desde la elaboración de las Tablas de Retención Documental, la organización de los archivos, descripción documental y consulta o/y préstamo de los documentos y finaliza con transferencia primaria.

*Procedimiento de Gestión y Control del Archivo Central: comprende desde la recepción, organización y descripción de las transferencias primarias, continúa con la consulta y/o préstamo de los documentos y finaliza con la transferencia secundaría de los documentos históricos.

Tablas de Retención Documental: Estas tablas fueron elaboradas en la anterior vigencia y aprobadas por el comité de Desarrollo Administrativo. A partir de la aprobación se inició su aplicación. Sin embargo, actualmente las TRD se encuentran en el AGN, a la espera de su convalidación.

Tablas de Valoración Documental: De acuerdo al procedimiento, esta es una labor intelectual que permite determinar los valores primarios y secundarios de los documentos, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes etapas del archivo y determinar su destino final, eliminación o conservación temporal o definitiva.

Archivo de Gestión y Archivo Central: Coordinar la ubicación y conservación de los registros, tanto en el archivo de gestión como en el archivo central, de conformidad con la normatividad vigente.

Otra de las funciones del GCD es atender los requerimientos referentes a la ubicación de los documentos que se hayan tramitado, así como, de los registros y documentos conservados en el archivo central por el Ministerio.

Dar respuesta a los derechos de petición, consultas y demás requerimientos que sean de competencia del Grupo.

Relaciones con el Archivo General de la Nación. Preparar y realizar las transferencias secundarias de acuerdo con la normatividad vigente del AGN.

Apoyo a las áreas en el manejo de sus archivos de gestión: En cumplimiento de esta función el GCD: Coordinar la capacitación de los servidores públicos sobre el manejo control y administración de los registros documentales, la elaboración del inventario documental y las transferencias primarias.

Adicionalmente, el Grupo Conservación Documental efectúa evaluaciones a los fondos documentales ubicados en las diferentes dependencias de la entidad, y coordina las acciones preventivas y correctivas para el control efectivo de los mismos.

De acuerdo a las funciones que ejecuta el Grupo de Conservación Documental - GCD, se solicitó información a la Subdirección SAF, con corte al año 2017. Al respecto la SAF, remitió respuesta mediante MEM18-19615-SAF-4040 del 11 de abril de 2018; los temas solicitados fueron los siguientes:

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9.1 Actualización del diagnóstico realizado en el año 2016.

La Subdirección Administrativa y Financiera Informó que la actualización del diagnóstico realizado en el 2016, se concentró en dos temas:

,/ Conformación de los archivos de gestión ,/ Radicación y Distribución de las comunicaciones oficiales.

Respecto a la conformación de los archivos el Grupo de Conservación Documental concluyó en la actualización del diagnóstico que realizó en el 2017, que:

"Es necesario dar lineamientos estandarizados en materia de gestión documental que sean aprobados y adoptados al nivel pertinente para garantizar una adecuada implementación en todas las unidades administrativas en la entidad. Los principales hallazgos encontrados y reportados en este informe se consolidará, como uno de los principales insumos, para la formulación de un proyecto de inversión, que pueda además de establecer completa y concretamente las actividades para la conformación, organización y administración de los archivos en la entidad, buscar y asegurar recursos que garanticen la continuidad de la implementación del Sistema de Gestión DocuMental"2.

En cuanto a las conclusiones antes enunciadas, la OCI recomienda adelantar a la mayor brevedad posible, el trámite de aprobación y publicación de los procedimientos e instructivos del Proceso de Gestión Documental, que se elaboraron en cumplimiento del PINAR. Adicionalmente, se sugiere iniciar las respectivas capacitaciones sobre los procedimientos.

Respecto a la Radicación y Distribución de las comunicaciones oficiales el Grupo de Conservación Documental concluyó:

"Es necesario considerar una reingeniería del proceso de la gestión de correspondencia a partir del establecimiento de políticas, directrices y lineamientos precisos para la gestión de correspondencia en la entidad. Reestructurar funcional y físicamente las áreas de trabajo denominadas mesa de entrada y mesa de salida con el propósito de aumentar la eficiencia de las actividades que en cada área de trabajo se ejecutan. Parametrizar y documentar el sistema de información encargado de la gestión de correspondencia para asegurar su uso y funcionamiento adecuado"3.

Ahora, respecto a estas a las conclusiones, la OCI, recomienda analizar e identificar los mecanismos que permitan avanzar en el logro de los objetivos, dado que es un proyecto de vital importancia para el Ministerio y hace parte del PINAR.

9.2 Formato Único del Inventario Documental - FUID. En cuanto a los FUID, la Subdirección Financiera y Administrativa- SAF, Manifiesta que "acorde a las prácticas de administración del archivo de gestión de la dependencia, este instrumento archivístico se genera en el momento de preparar las transferencias documentales°

'INFORME DIAGNOSTICO ARCHIVOS DE GESTIÓN. SAF. GRUPO DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL. 29 de diciembre de 2017.

3 INFORME DIAGNOSTICO UNIDAD DE CORRESPONDENCIA. SAF. GRUPO CONSERVACIÓN DOCUMENTAL28 de Junio de 2017. 4 MEM18-19615-SAF-4040. 11 de abril de 2018

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Al respecto, la OCI recomienda verificar las prácticas de administración del archivo de gestión, dado que este instrumento archivístico, no solamente, se debe generar en el momento de preparar las transferencias documentales. Según lo estipulado por los procedimientos de Organización del archivo de Gestión - GD-P3; en el numeral 6.2.2.1.1, se señala que el FUID: "Es de Obligatorio Cumplimiento, con el fin de inventariar los archivos de Gestión de la Dependencia e individuales (Funcionarios)"

Adicionalmente, en el Procedimiento de Organización del archivo de Gestión -GD-P3, en el numeral 7. Registros, se establece que la frecuencia de los registros del FUID, es Semanal, por lo tanto, esto evidencia que el FUID, no puede ser solamente para las trasferencias.

Además, se recomienda revisar en el Procedimiento de Organización del Archivo de Gestión -GD-P3, numeral 6.2.2.11. Realizar el inventario documental, dado que se cita un código diferente para identificar el FUID; es decir, se menciona GD-P1-F2 y en otros numerales se identifica el FUID como GD-P3-F2.

9.3 Estado de avance de los programas específicos del Programa de Gestión Documental

En cuanto, al estado de avance de los Programas que se establecieron en el PGD, la Subdirección Administrativa y Financiera- SAF, manifestó: "En el numeral 6.5 del Programa de Gestión Documental- PGD, se enuncian programas que le permiten cumplir la política de Eficiencia Administrativa considerando la identificación, racionalización, simplificación y automatización de los trámites, los procesos, procedimientos y mejorando los sistemas de organización y recuperación de información, garantizando su disponibilidad y acceso a largo plazo. Algunos de estos programas fueron profundizados y reflejados en el Plan Archivístico — PINAR, otros ejecutados a través de distintas actividades. A continuación se presenta cuadro generalizado de estado de avance de los programas específicos del PGD:

Programa Especial Actividades desarrolladas Evidencia Normalización de formas y formularios electrónicos

Formulado en el PINAR -Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (en desarrollo)

PINAR

Documentos vitales o esenciales

En el proceso de construcción de las TRD se evidenciaron las agrupaciones documentales de vital importancia para el funcionamiento de la entidad; son aquellos documentos que tienen como disposición final la de "conservación total"

TRD

Gestión documentos electrónicos

Formulado en el PINAR - Proyecto de gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (en desarrollo) PINAR

Archivos descentralizados

Formulado en el PINAR - Proyecto de centralización de los archivos de gestión (en desarrollo)

PINAR

Programa de reprografia

Directrices Secretaría General para producción de los documentos Plan Institucional de Gestión Ambiental

Circulares PIGA

Documentos especiales

Política de producción y conservación de los documentos de archivo (en desarrollo) N/A

Plan institucional de capacitación Las capacitaciones y/o asistencia técnica por demanda

Solicitudes Listas de asistencia

Auditoría y control Incorporación temas de Gestión Documenta en las auditorias de la OCI; Evaluación periódica de la implementación de las TRD en los archivos de gestión de las dependencia por parte de los profesionales de SAF-GCD

Informes de auditorías; Informes de evaluación SAF-GCD"

Respecto al estado de avance de los programas del PGD, que se reporta en el anterior cuadro, la OC , se permite aclarar, que en el programa especial de Auditoria y Control, la labor de la Oficina de Control Interno es de evaluación, mientras que el seguimiento y control debe ser ejecutado por la Administración.

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Debido a la complejidad del tema y falta de los recursos, no se avanzó en ia ejecución de este proyecto. Durante el mes de abril de 2018. se convocará al Subcomité de Desarrollo Administrativo rl Financiero, para realizar los respectivos ajustes al PINAR.

0%

leonnalizaolón de los servicios de recepción. radicación y distribución de comunicaciones oficiales. (Venlanilla única de radicación y distribución de las c omunic a c Iones oficiales implementada).

Alta

Organización del fondos acumulados (entidades liquidadas Y los archivos de cestlón no transferidos inicial mente de distintas dependencias del Ministerio del Interior)

Media

Controliziacilón de leo archivos dzi gestión.

Media

PROVECTO ASOCIADO PRIORIDAD AVANCE ACTIVIDADES PENDIENTES

Actualización e implementación de las 1ial2 y TVG>

Inmediata 78.5

sa encuentra para convalidación las 11312 parte del AGN.

La divulgación da las nuevas Man y capacitación da los funcionarios se realizará una uaz el AGN convalida este instrumento archivIstico. Está previsto realizar los ajustes de lea -D/12 y presentar la propuesta al Archivo General de la Nación - AGN en el IV trimestre de 2018.

Estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI I ta nmedia 78

Los documentos elaborados se encuentran en proceso do revisión por parte de la Coordinación del Grupo.

Está previsto publicar los documentos en la página vveb inatituCional en el I trimestre de 2018.

La socialización de los documentos del proceso se realizará conjuntamente con la divulgación de las Tan/ en el IV trimestre de 2018.

Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo Inme cliata 25%

Durante el mes de abril de 2018, ae compacará al Subcomité de Desarrollo Administrativo y Financiero. para realizar los respectivas ajustes al PINAR

PROVECTO ASOCIADO PRIORIDAD AVANCE ACTIVIDADES PENDIENTES

Actividad prevista para 2018 y sujeta a la aprobación de las -01D por parte del AGN y disponibilidad de recursos físicos.

Durante el roes de abril de 2018, se convocará al StibC0(1111e Ce Desarrollo Administrativo y Financiero, para realizar los respectivos ajustes al PINAR.

aketivigatl prevista para los años 2018 y 2010; Ejecuta un plan piloto con las ~m'anclas scene/donadas para la organización y administración centralizada de sus archivos de gestión Evaluar plan piloto,

Crear y poner en funcionamiento Centro de Administración Documental.

0%





9.4. Avance de ejecución del PINAR

De acuerdo al MEM18-19615-SAF-4040 del 11 de abril de 2018, la ejecución del Plan Archivístico - PINAR, con corte al 31 de diciembre de 2017, es la siguiente:

De acuerdo al estado de avance de los proyectos establecidos en el PINAR, que se reporta en el anterior cuadro, la OCI recomienda, diseñar planes de trabajo que permitan incrementar el porcentaje de avance de los siguientes proyectos:

,7 Normalización de los servicios de recepción, radicación y distribución de comunicaciones oficiales. Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo.

Para las reuniones que se proyecta realizar en el marco del Comité de Desarrollo Administrativo y Financiero, en el mes de abril, se sugiere se analicen los planes de actividades a ejecutar, con el fin de lograr incrementar el porcentaje de avance en los proyectos.

En cuanto al Proyecto de Estructuración del proceso de gestión documental en el SIGI, la SAF informó que se publicarán los documentos en el I trimestre del año 2018. Al respecto la OCI, solicita se avance en el trámite de aprobación y publicación, dado que el primer trimestre ya finalizó y los documentos se encuentran para revisión.

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Adicionalmente, la OCI recomienda a la SAF, que se verifique el cumplimiento de las Especificaciones Técnicas que debe cumplir un Depósito de Archivo, para el caso específico de las adecuaciones que se proyecta realizar al sótano del edificio.

9.5 Revisión Aplicación de Series Documentales

Para la revisión de la aplicación de series y sub series documentales de la TRD de la SAF, se seleccionaron las siguientes.series documentales:

9.5.1. Hojas de Vida de Vehículos: (4040.03.02). Se revisaron 3 carpetas correspondientes a los vehículos con placas OBG-047, BSJ-972 y OBG-055. Respecto a la aplicación de las Series Documentales, se evidenció que la carpeta se encuentra debidamente identificada con la respectiva serie documental de la TRD de la SAF. En cuanto al contenido de la carpeta se evidenciaron los siguientes documentos que efectivamente corresponden al vehículo:

Hoja de Vida Equipo de Transporte GR-RA-P2-F1 versión 4 fecha 11/11/2015, Solicitud de Mantenimiento preventivo y/o correctivo GR-RA-P2-F4, versión 4, fecha 11/11/2015 Inventario Físico estado de vehículo GR-RA-P2-F2 versión 4 fecha 11/11/2015. Documentos soporte del pago de impuestos, Revisión técnico-mecánica y SOAT los cuales se encuentran al día.

Se evidenció que los anteriores documentos se encuentran clasificados y organizados; sin embargo, se observaron algunos documentos repetidos que se recomienda verificar.

En cuanto al formato hoja de Vida Equipo de Transporte, que se encuentra dentro de la carpeta, se observó que contiene el resumen de los mantenimientos, pero no permite verificar el detalle del mantenimiento realizado para facilitar el control por vehículo.

9.5.2. Comprobantes de Tesorería: (4040.245.20) Respecto a la aplicación de las Series Documentales se evidenció que la carpeta seleccionada se encuentra debidamente identificada con la respectiva serie documental de la TRD de la SAF. Se realizó la revisión de una carpeta que contiene órdenes de Pago vigencia 2014. Adicional a las órdenes de pago se encontraron las respectivas obligaciones presupuestales que genera el SIIF y los demás soportes de cada pago. Las órdenes de pago, están numeradas de la 1106514 hasta la 1109214 y se encuentran foliados del 01 al 353.

A la fecha se tienen organizadas 89 cajas de la vigencia 2014, con su respectivo FUID para la transferencia al archivo central, los cuales, fueron organizados según el número de obligación presupuestal y orden de pago.

9.5.3 Comprobantes de Almacén 4040-130-08

Para la verificación de la aplicación de las series documentales de la TRD de la SAF, en lo referente a los comprobantes de almacén se seleccionaron tres carpetas: Comprobantes de Ingreso, Comprobantes de Salida y Comprobantes de Traslados.

En la revisión realizada a las carpetas que contiene cada clase de comprobantes se evidencio: Comprobantes de Ingreso.

La rotulación de la carpeta con el de comprobantes de Ingreso No 899 de 2017, señala una serie documental diferente a la establecida en la TRD que es 4040-130-08 y la carpeta esta rotulada con 4041-12-11.

Comprobantes de Salida Se evidenciaron las siguientes situaciones en la carpeta que contiene los comprobantes de salida del No 310 al 464: Comprobantes de salida sin firma de recibido en el caso de las salidas de los Centros de Integración Ciudadana.

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Comprobante No 331 que se encuentra repetido y contiene firmas diferentes de recibido Comprobantes con Firma pero sin Cedula Comprobantes con firma y cedula

CO Comprobantes de traslado Comprobantes sin firmas de entrega y recibo. (654, 732,735 y 754). No se encuentra la totalidad de números consecutivos que citan en el rotulo del expediente documentales.

Adicionalmente, se observó que no se ha realizado el inventario documental, mediante el diligenciamiento del FUID y los expedientes documentales no se encuentran foliados. Según información suministrada por la persona encarga, esta labor se realizará una vez se termine de organizar los documentos para transferir.

Cabe resaltar, que se observó mayor organización del espacio destinado para el archivo de gestión del área de almacén. Es decir, se encontraron estantes con cajas organizados por años y a su vez las cajas contenían los expedientes clasificados según las series documentales.

De acuerdo a lo antes expuesto, la OCI recomienda: Realizar el levantamiento del Inventario Documental y diligenciar los respectivos FUID. Avanzar eh el proceso de transferencia al archivo central.

Y Verificar que los comprobantes tengan las respectivas firmas de entrega y recibo. Comprobantes de salida FONSECON, relacionados con la entrega de los CIC, se sugiere incluir el nombre de quien recibe y la cedula.

En términos generales se observó: La ultima transferencia que realizó la SAF corresponde al año 2013 Se adelanta el proceso de organización del archivo del año 2014, correspondiente a las órdenes de pago, con el fin de proceder a realizar la respectiva transferencia.

Y Se tiene previsto transferir aproximadamente 89 cajas del 2014 que contiene las órdenes de pago. Las personas dedicadas a la labor de organización del archivo, en el momento de la visita no estaban utilizando ni tapabocas, ni guantes. En el caso de órdenes de Pago los documentos generados en los años 2015 a 2017 se encuentran agrupados por fechas, sin embargo se requiere un proceso adicional para organizar cada orden de pago con sus respectivos soportes, con el fin de conformar las expedientes documentales. Cada uno de los grupos que conforman la SAF, manejan su propio archivo, y no se evidenció la organización de un archivo central que vele por la organización y conservación documental en el área. Se observa acumulación de documentos en las oficinas, ventanas y escritorios.

De acuerdo a las observaciones antes enunciadas la OCI, recomienda diseñar un plan de acción para descongestionar los sitios dispuestos para el archivo de Gestión, los sitios de trabajo y adicionalmente avanzar con el proceso de transferencias al archivo central. 9.6 Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo

Dentro de las TRD de la SAF, se identifican tres (3) series de documentos electrónicos (Denuncias URIEL, Certificaciones de Auto reconocimiento de Negritudes, y Organizaciones Religiosas no Católicas). De acuerdo a información del Grupo de Conservación Documental la entidad no cuenta actualmente con la política y el manual operativo aprobado para el manejo, organización y preservación de dichos documentos.

Adicionalmente, existe diversidad de criterios respecto al Concepto de documentos electrónicos, dado que solamente se consideran documentos electrónicos, aquellos que se generan en los sistemas de información.

9.7 Fondos acumulados

El Ministerio cuenta con fondos acumulados que incluyen documentos desde 1958, hasta el 2008, que ocupan aproximadamente 1500 metros lineales. Las actividades se tienen prevista para el año 2018 y están

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Minlnterior MnIsteno del Inrenty




sujetas a la aprobación de las TVD y disponibilidad de recursos físicos. La SAF no realiza Transferencia desde el 2013 al archivo central.

Según la información Publicada en WEB del Ministerio, en el link: http://www.mininterior.gov.co/sitesidefaultifiles/resumen_inv._transLal_agn.xlsx en relación con las Transferencias documentales reatadas al Archivo General de la Nación se encontró que la última transferencia realizada el AGN se efectuó en el 2016 y corresponde a Secretaria General, que incluye documentos hasta 1992. Cabe resaltar que las demás dependencias del Ministerio no han realizado trasferencias secundarias.

Durante el periodo analizado, no se realizaron transferencias documentales primarias, a pesar, de que el grupo de Conservación Documental señala en el Procedimiento un cronograma anual de trasferencias y un cronograma de seguimiento para la verificación de la aplicación de las tablas.

9.8. Ejecución de la labor de Archivo y Gestión Documental en dependencias diferentes a la SAF.

Para verificar el estado de avance de la labor de Archivo y Gestión documental se seleccionó a la Dirección de Asuntos para Comunidades Negras, Afrocolombianas, Raizales y Palenqueras- DCN.

9.8.1 Procedimiento de Organización del Archivo de Gestión Desde finales del año 2016 en la Dirección DCN, se lidera el fortalecimiento del equipo de trabajo y la adquisición de equipos, para realizar la clasificación y organización del archivo de Gestión de la Dirección, con el fin de poder facilitar el acceso y consulta de la información a nivel interno y Externo.

En la actualidad la DCN, realiza la digitalización de los expedientes correspondientes a Consejos Comunitarios en el módulo (Doc. Data), del sistema de Información DACND, que maneja la Dirección. Se estima, que afínales del mes de mayo se terminará la digitalización de los expedientes de Consejos Comunitarios y se iniciará el proceso de digitalización de Organizaciones de Base, el cual, se espera terminar en el mes de agosto.

Una vez se finalice la digitalización de Consejos Comunitarios y Organizaciones de base, se iniciará el proceso de organización de las transferencias primarias al archivo central. Cabe resaltar que desde el año 2008 no se realizan transferencias. Una de las fortalezas que tiene la DCN, es la dedicación de un equipo de trabajo para realizar las labores de organización y custodia del Archivo de Gestión de la Dirección, lo cual permite que la entidad avance en el proceso que permitirá realizar las trasferencias al archivo central.

Adicionalmente en la DCN se creó una base de datos para tener control sobre las solicitudes de Consejos Comunitarios y Organizaciones de Base que se han negado.

9.8.2 Formato Único de Inventario Documental FUID y TRD

De acuerdo a los FUID remitidos por la Dirección DCN a la OCI, se observa, que: ,/ En algunos casos no se diligencia el campo de fechas extremas- (Columna fecha Inicial), pero se

incluye el número de carpetas. s( En algunos casos, no se incluye en el campo de fechas extremas, ni fecha inicial ni fecha final, pero

se incluye el número de carpetas. No se diligencian los campos correspondientes a: "Quien elaboró" y "Quien Revisó".

,•7 No se visualizan ni diligencian los campos referentes a "Quien elaboró", "Quien Revisó".

Los casos mencionados se pueden visualizar en los siguientes FUID que corresponden a las Organizaciones de Base de los departamentos de Antioquia y Bogotá:

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MinInterior Ministerio del Inletior





.4 EVO FORMATO

ÚNRCÓ DE I ERARIO DOCUMENTAL AMEXO 1

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1.14121/12100101, CL1

~IX. 000000240001 0010001 51======

Mil Mi

MEMfl2,21SL 4100411/411414 11041 S 0120202241

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'ÚNICO FORMATO

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if.h.--

De acuerdo a lo antes expuesto, se recomienda verificar, una vez se termine él proceso de elaboración de los FUID, que se hayan incluido todos los campos.

9.8.3. Tablas de Retención TRD

La aplicación de las TRD se evidencia en los FUID que remitió la DireCción DCN. Se recomienda continuar con la verificación de la aplicación de las TRD según su vigencia.

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MinInterior Milli9410k) del Interior

FORT ALEZAS OBSERVACIONES RECOMENDACIONES


VINCULADAS

3- Se encuentran en proceso de aprobación los nuevos Procedimientos del Proceso de Gestión Documental, que permitirán unificar criterios y avanzar en la

y conservación de documentos en el Ministerio.

labor de archivo realizar

No se realiza el inventario documental del Archivo de Gestión de manera periódica, ni se diligencian los FUID para asegurar la organización y conservación documental, tal como se establece en el Procedimiento denominado Organización del Archivo de Gestion-GD-P3. Numeral 6.2.2.11. Inventario Documental.

No se han realizado transferencias primarias, ni secundaras, incumpliendo lo establecido en Acuerdo 042 de 2002 del Archivo General de la Nación que establece la obligatoriedad de realizar los Inventarlos documentales y efectuar las respectivas transferencias, de acuerdo a lo establecido en las TRD.

Se conservan fondos acumulados de documentos históricos, sin que se les defina su situación, ni se les haya aplicado las técnicas de organización. De acuerdo al Decreto 1382/95 Ordena" la transferencia de la documentación histórica de los organismos nacionales al Archivo General de la Nación". Acuerdo 08/95 "Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los organismos del orden nacional. Decreto 998/97 "Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los archivos de los organismos del orden nacional al Archivo General de la Nación". Acuerdo 02/2004 "Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados",

Diligenciar periódicamente el FIJO, como instrumento de control del inventario del archivo de gestión y no solo para realizar transferencias.

Realizar periódicamente transferencias al archivo central, con el fin de asegurar la conservación documental, evitar la acumulación de archivo y la congestión de espacios.

Avanzar en el proceso de aprobación de los procedimientos de Gestión Documental que elaboró la SAF en cumplimiento del PINAR

Analizar los planes de actividades a ejecutar, con el fin de lograr incrementar el porcentaje de avance en los proyectos del PINAR.

Definir y aprobar las Tablas de Valoración Documental, con el fin de definir la situación de los fondos acumulados.

Verificar el cumplimiento de las especificaciones técnicas que debe cumplir un Depósito de Archivo, para el caso específico de las adecuaciones que se proyecta

en el sótano del edificio.

Asignar los recursos necesarios para la organización y manejo del archivo en cada una de las Dependencias de la Entidad.

Replicar en otras Direcciones el plan de actividades de la DCN para la organización del archivo.

Definir líneas claras para el manejo, organización y preservación de los documentos electrónicos.

Coordinar con las áreas que manejen sistemas de información, para definir y gestionar adecuadamente los archivos electrónicos que se producen al interior de las dependencias.

SAF (GDO) DCN

10. Almacén General.

La Subdirección Administrativa y Financiera — SAF, tiene a cargo la función de "Planear, programar, controlar y supervisar los procedimientos de almacenamiento, aseguramiento, suministro, custodia, distribución y baja de los bienes necesarios para el buen funcionamiento del Ministerio del Interior y sus fondos", motivo por el cual, se solicitó a la SAF por correo electrónico el día 12 de abril de 2018, el inventario tanto del Ministerio del Interior - MI como del Fondo de Participación y Fortalecimiento de la Democracia — FPFD, bajo ciertos parámetros, así como la información correspondiente a los bienes dados de baja con los respectivos soportes. Dicha información fue allegada el día 18 de abril de 2018, donde se pudo observar lo siguiente:

Ministerio del Interior

Con corte al 31 de diciembre de 2017, el Ministerio contaba con 10.489 bienes por valor de $40.491.126.080, divididos en las siguientes categorías:

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Mininterior M.nIsheno del Interior




CATEGORIAS DEL INVENTARIO DEL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 2017

10.137

Equipo de Recreación y Deporte 4 1

Terrestre Motocicletas y Otros 1 2

Maritimo y Fluvial 1 2

Equipos de Centros de Control 1 2 Terrenos Urbanos a Nivel Nacional 1 4

Equipo de Laboratorio 4

Oficinas Urbanas 1 Equipo de Ensefianza

Otros Maquinaria y Ecuipo ! 8 Edificios y Casas Urbanos 10

Herramientas y Accesorios 1 12

Maqurraria y Equipo de Restaurante y Cafeteria A 30

Terrestre Vollicuios 1 38

Equipo de Construcción I 42

Software no 150

Equipos y Maquinas de Oficina ame 284

Licencias ammemramm 726

Equipos de Comunicación

Equipos de Computación

Muebles y Enseres

1.492 3,4-44

4.227

La gráfica anterior permite evidenciar que existen veinte (20) categorías dividas en: muebles y enceres que representan el 40,30%, equipos de computación el 32,83%, equipos de comunicación 14,22%, licencias el 6,92%, equipos y máquinas de oficina 2,71%, software 1,43%, y las restante catorce (14) categorías representan el 2%.

En cuanto a la administración de los inventarios, se pudo determinar que estos están agrupados en:

TIPO DE ADMINISTRACIÓN DE LOS INVENTARIOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 2017

Recibido en Comodato 106

Recibido en Administración [I 246

Propio

De la anterior gráfica se evidencia que el 97% de los bienes estan registrados Como propios, el 2% como recibidos en administración y el 1% recibido en comodato.

Por otra parte, se pudo evidenciar que el estado actual del inventario se encuentra así:

Página 44 de 69

MinInterior ~Modo] Iffiewtor

Página 45 de 69

1.985 1.990 1.995 2.000 2005 2.010 2.015 2.020

315 210 219

278 197 215 257

144 107 149 101 24 1 4 11 20 20 13 23

1.367




ESTADO ACTUAL DEL INVENTARIO DEL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 201 7

En Adininintración I 34

En Corncdato 1:1 151

Bodega

No E.rplolartos

En Servicio

788

2.088

7.430

El 71% de los bienes se encuentran en servicio, el 20% identificados como no explotados, el 8% en bodega, el 1% en comodato y el 0.3% en administración.

Al verificar el año de ingreso de los bienes al Ministerio del Interior, se observa que esta se reportó desde 1987 hasta el 2017 de la siguiente manera:

No. DE BIENES INGRESADOS AL MINISTERIO DESDE 1.987 HASTA 2.017

No . Año de Ingreso

No. Bienes

No . Año de Ingreso

No. Bienes No .

Año de Ingreso

No. Bienes

1 1.987 24 12 1.998 68 23 2.009 756

2 1.988 1 13 1.999 210 24 2.010 516

3 1.989 4 14 2.000 144 25 2.011 1.228

4 1.990 11 15 2.001 219 26 2.012 1.367

5 1.991 20 16 2.002 278 27 2.013 1.192

6 1.992 20 17 2.003 197 28 2.014 1.115

7 1.993 13 18 2.004 107 29 2.015 710

8 1.994 101 19 2.005 215 30 2.016 289

9 1.995 23 20 2.006 149 31 2.017 530

10 1.996 315 21 2.007 257 TOTAL BIENES 10.489

11 _ 1.997 28 22 2.008 382

No DE BIENES INGRESADOS POR AÑO AL MINISTERIO DEL INTERIOR





El 70% que corresponde a 7.414 bienes, fueron ingresados al almacen durante las anualidades que se relacionan a continuación: 2.012 con el 13% representados en 1.367; en el 2.011 el 12% equivalentes a 1.228; en el 2013 ingresó el 11% es decir, 1.192; para el 2.014 un 11% correspondientes a 1.115; en el 2.009 un 7% reflejados en 756; para el 2.015 un 7% representados en 710; en el 2.017 ingresaron 530 bienes que equivalen al 5% y en el 2010 el 5% es decir 516. En cuanto a los 3.075 bienes que corresponden al 30% restante, estos ingresaron al almacen desde el año 1.987 hasta el 2008 y en el año 2016.

Al verificar el registro de las placas en la matriz de inventario se detalla que: IDENTIFICACIÓN DE LOS BIENES EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR

9.643

946

Con !loca 61n Plato

De los 10.489, el 92% cuenta con número de placa de inventarios, mientras que el 8% restante carece del respectivo número de identificación, lo anterior contrariando el Manual de Administracion de Bienes, vigente desde el 01 de julio del 2016, el cual en su numeral 7.1.1.1 "Entrada por adquisición" señala que: "(...) A los bienes devolutivos se les asignara un número de identificacion generado por el aplicativo. El área de almacen e inventarios sera el encargao de imprimir la placa y pegarla al respectivo bien"

Respecto a la columna de entrada de bienes solictada en la matriz requerida por esta Oficina, esta no fue diligenciada, impidiendo verificar el origen del bien, tal como se consigna en el Manual de Administración de Bienes en el numeral 7.1.1. "Entrada de bienes. La entrada de bienes al almacen de la entidad se puede originar por la adquisicion, reposicion, recuperacion, permuta, transferencia a titulo gratuito, nuevas existencias, recibo de bienes de terceros, por compensacion o por reintegro". Además, en la columna de descripción, se observa que en la matriz del inventario relacionan 239 bienes por valor en libros $71.202.592 en los que señalan "*elementos para destrucción o dar de baja" tal como se ejemplifica a continuación:

EJEMPLO DE BIENES DEL MINISTERIO DEL INTERIOR CON DEBILIDAD EN LA CATEGORIZACIÓN VIGENCIA 2017

No. FEC_INGRESO PLACA DESCRIPCION NOM_CATEGORIA TIPO_ADMON VRL LIBROS

1 07/02/1987 22157 Silla fija sin brazos en paño azul "elementos para destrucción o baja

Muebles y Enseres Propio 0,00

2 10/10/1990 22160 Silla fija sin brazos elementos para destrucción o baja


3 29/01/1991 22257 Silla fija en madera sin brazos en paño azul (elementos para destrucción


Asimismo, en la columna de categoria se evidencia debibilidad en la clasificación de los bienes, ya que ubican hornos microondas como equipos de construcción, tal como se detalla en el siguiente ejemplo:


No. FEC INGRESO PLACA DESCRIPCION NOM_CATEGORIA TIPO_ADMON VRL LIBROS

1 30/12/2014 54521 Horno microondas Panasonic m-ne1054f, s/n 6h74211739 (reintegro por mal funcionamiento piso 11 cafetería)

Equipo de Construcción

Propio 1.464.751,07

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ANEXO 4

Versión: 03

Fecha Elaboración: 14/08/2013

Vigente Desde: 24/09/2013


No. FEC_INGRESO PLACA DESCRIPCION NOM_CATEGORIA TIPO_ADMON VRL LIBROS

2 30/12/2014 54522 Horno microondas Panasonic m-ne1054f, s/n 6h74211888 elementos para destrucción o baja

Equipo de Construcción Propio 1.493.666,96

3 30/12/2014 54523 Horno microondas Panasonic m-ne1054f, s/n 6h74211968 (piso 11 cafetería elementos para destrucción o baja

Equipo de Construcción Propio 1.493.666,96

4 30/12/2014 56171 Horno microondas Panasonic m-ne1054f Equipo de Construcción Propio 1.539.289,81

5 30/12/2014 56676 Horno microondas Panasonic m-ne1054f (cafetería piso 11) s/n:6h74212050

Equipo de Construcción

Propio 1.634.390,96

También, en el d ligenciamiento de las fechas correspondientes a la última toma física de inventarios, la Subdirección SAF informa que se realizaron el 3 de diciembre de 2017 a 10.092 elementos y el día 31 de diciembre de 2017 los 397 restantes.

Por lo anterior, se evidencia que la toma física de la totalidad del inventario que corresponde a 10.489 bienes, se realizó en dos dias; sobre lo anterior, hay que tener en cuenta que 151 de esos bienes estan en comodato y 34 en administación fuera de la ciudad de Bogotá. Cabe anotar que las fechas reportadas corresponden a dias festivos, específicamente a domingos, por tanto, se genera incertidumbre en la realización del inventario.

A su vez, al revisar la última toma física de alguno de los inventarios de la Oficina de Control Interno, esta se realizó en el mes de septiembre de 2017, contrariando lo reportado en dicha matriz y refleja debilidad en lo señalado en la Ley 1712 de 2014 Articulo 30. "Principio de/a calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad".

Por otra parte, en el informe de Seguimiento al Plan de Mejoramiento Instittucional con corte al 31 de diciembre de 2017, se obseva que la SAF tiene suscritas dos (2) Acciones de Mejora relacionadas con la actualizacion de inventarios, las cuales tenian como fecha límite de cumplimiento el 30 de junio de 2017, y que las mismas se encuentran vencidas, lo anterior contrariando lo establecido en el Manual de Administración de bienes, numeral 7.4.2.Control y Actualización de los inventarios, el cual señala: (...) El Área de Almacén e Inventarios deberá efectuar, por lo menos una vez al año, el inventario de bienes devolutivos en servicio y en bodega..." Además, se verificaron los bienes reportados en el informe de Derechos de Autor sobre Software con corte a 31 de diciembre de 2017, información que fue allegada por la Oficina de Información Pública del Interior y la Subdirección Administrativa y Financiera el día 27 de febrero de 2018, mediante MEM18-11820-01PI-1300, donde reportaban 1.402 equipos de computo.

Al verificar el reporte del inventario, se aplicaron los siguientes filtros: se tuvo en cuenta los equipos de computación en servicio y no explotados con las descripciones de unidad central, tablet, PC escritorios, microcomputadores, C.P.U., CPU y computadores, dando como resultado 1.546 equipos de computo, esto evidencia diferencia en 144 equipos de computo entre el inventario y el reporte entregado como sustento para el informe de Derechos de Autor.

Bienes dados de Baja

En cuanto a los bienes que salieron del inventario en la vigencia 2017, la Sudirección relaciona diez (10) bienes, los cuales fueron dados de baja por motivo de perdida, categorizados como equipos de comunicación entre los cuales se encuentran:

BIENES DADOS DE BAJA EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 2017 No. DESCRIPCION ELEMENTO VALOR COSTO 1 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS SN 442FFG8162 CASA GIRALDA $ 837.752

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ANEXO 4


BIENES DADOS DE BAJA EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 2017 No. DESCRIPCION_ELEMENTO VALOR_COSTO

2 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS SN 442YFG8161 CASA GIRALDA $ 837.752

3 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS SN 442YFG3201 CASA GIRALDA $ 837.752

4 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS SN 442YFC3223 CASA GIRALDA $ 837.752

5 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS, SERIE 442TFE6068 CASA GIRALDA $ 837.752

6 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS, SERIE 442TFE6055 CASA GIRALDA $ 837.752

7 RADIO PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS, SERIE 442TFE6197 CASA GIRALDA $ 837.752

8 RADIOS PORTATIL DE 16 CANALES 4 VATIOS S/N 442THYG443 CASA GIRALDA $ 950.000

9 TELEFONO CELULAR GSM IPHONE 5 16GB- NEGRO, ADAPTADOR USB PARA CORRIENTE ELECTRICA, CABLE DE DATOS Y AURICULARES EARD PODS, IMEI 013427003528643 (VICEMINISTRO)

$ 306.805

10 $ TELEFONO CELULAR SAMSUNG GALAXY S4G GT-I9505, IMEI 356845/05/791255/0, S/N R31C603WEDR, CON ACCESORIOS, BATERIA, CARGADOR Y MANOS LIBRES

1.218.000

TOTAL $ 8.339.069

Por lo anterior, se observa que ocho (8) de los bienes dados de baja eran radios que sumaban $6.814.264 y dos (2) celulares por valor de $1.524.805 para un total de $8.339.069.

A su vez, en el informe de Austeridad correspondiente al VI trimestre de 2017, la SAF informa mediante MEM18-1340-SAF-4040 del 9 de enero de 2018, que fueron dados de baja los vehiculos de placas BYR 690 y CJG 210, sin que estos se relacionen en el cuadro anterior.

Motivo por el cual se solicitó a la SAF mediante MEM18-20549-0CI-1200 del 19 de abril de 2018, los soportes relacionados con la perdida, por lo que la SAF mediante correo electrónico el día 20 de abril de 2018, adjunta copia de los siguientes documentos:

Denuncia realizada el 17 de junio de 2017, por la perdida de dos (2) radios de comunicación. Denuncia realizada el 14 de junio de 2017, por la perdida de seis (6) radios de comunicación. Correo mediante el cual informan novedad al Subdirector Administrativo y Financiero. Memorando de la SAF al Grupo de Control Disciplinario Interno informando sobre la novedad de la perdidad de ocho (8) radios de comunicación, con fecha de 25 de julio de 2017. Oficio, informando sobre la perdida de los radios al Coordinador del Grupo de Gestión Administrativa y Bienes. Oficio informando sobre la perdida de un celular marca Samsung de fecha 11 de septiembre de 2017. Certificado de la denuncia del celular Samsung con fecha de 4 de septiembre de 2017. Memorando informando sobre la perdida de celular iphone el dia 21 de diciembre de 2015. Copia de la denuncia del 21 de diciembre de 2015, por la perdida del celular iphone.

Por lo anterior, no se evidencia del traslado al grupo de control Interno Disciplinario respecto de los dos celulares, además la perdida del celular iphone fue en la vigencia 2015, y el cual fue dado de baja hasta la vigencia 2017 de acuerdo con lo reportado por la SAF, lo cual señala debilidad en lo ordenado en el Manual de Administracion de Bienes, numeral 7.1.2.4.2 Baja por perdida, hurto o daño. "Se origina cuando los bienes en servicio o en bodega se han perdido, han sido hurtados o dañados. En caso de perdida de un bien, el funcionario responsable del bien debera informar por escrito a la Subdireción Administrativa y Financiera con copia al area de almacen o inventarios, adjuntando copia de la denuncia ante autoridad competente, informe de los hechos y los demás documentos que dentro del proceo se lleguen a requierir." "(...) La Entidad deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar (...)"

Al mismo tiempo, la Oficina de Control Interno realizó la comparación entre la información contenida en el inventario, contra el estudio de mercado para la solictud de póliza todo riesgo y lo publicado en el Balance General con corte a 31 de diciembre de 2017, por lo que a continuación se evidencias algunos ejemplos:

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DIFERENCIAS ENCONTRADAS ENTRE LOS INMUEBLES DEL ESTUDIO DE MERCADO PARA EXPEDICION DE POLIZAS, EL INVENTARIO ALLEGADO POR LA SAF Y EL BALANCE GENERAL CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

MINISTERIO DEL INTERIOR DESCRIPCIÓN Y UBICACIÓN DE LOS INMUEBLES

POLIZA TODO RIESGO INVENTARIO 2017 30-12-2017

BALANCE GRAL

AVALUO CATASTRAL 2016 VALOR COSTO

VALOR (Terrenos - Edificaciones - Bienes Históricos y Culturales)

Of. 801 Edificio Cr 10 N° 15-22 Bogotá D.0 $ 626.172.000 $ 82.188.000,00 Edif. Camargo Calle 12 8 8-38 Bogotá D.0 $ 2.127.520.000 $ 158.053.556 $ 158.567.965,00 Edif. Hurtado CI 12 B 8-28 Bogotá D.0 $ 946.916.000 $ 7.779.378 $ 8.567.694,00 Piso 3 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.895.430.000

$ 6.415.438.070,88

Piso 4 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.388.834.000 Piso 6 Edif. Banco! Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 ' $ 1.450.826.000 Piso 7 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.341.126.000 $ 900.498.736 Piso 8 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.341.126.000 $ 922.979.716 Piso 9 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.573.735.000 $ 945.680.946 Piso 10 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.341.126.000 $ 912.787.693 Piso 11 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $ 1.460.090.000 $ 1.059.885.941 Piso 13 Edif. Banco! Cra 8# 12 B-31 Bogotá D.0 $ 1.116.321.000 $ 1.322.247.351 Parqueadero La Giralda CII 8 # 8 A 09 Bogotá DC $ 663.992.000 $ 66.716.218 $ 402.144.000,00 Casa La Giralda Kr 8 # 7-83 $ 2.985.074.000 $ 4.481.677.334 $ 5.410.556.334,00 Sótano Edificio Bancal $ 2.442.793.000 $ 680.000.000,00

TOTAL $ 22.701.081.000 $ 10.778.306.868 $ 13.075.274.064

De acuerdo al cuadro anterior, se observan diferencias entre la información registrada en cada uno de las tres (3) fuentes de información.

De igual forma, entre los bienes que estan amparados en la poliza todo riesgo, se encuentra diez (10) obras de arte avaluadas en $71.700.000, las cuales no se incluyen en el inventario ni se registran en el balance general. Lo anterior, demuestra debilidad en lo señalado en el Decreto 2893 de 2011, articulo 25. Funciones de la Subdireccion Administrativa y Financiera, donde en su numeral nueve (9) señala: "Garantizar la correcta ejecución, con tabilizacion y rendicion de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesoreria, y patrimoniales del Ministerio y sus fondos." y lo contemplado en el Manual de administracion de bienes numeral 7.4.2. Control y actualizacion de los inventarios "(...) igualmente debe mantener actualizado el sistema de almacen e inventarios PCTG y verificar los registros contables de los mismo en cada una de las cuentas de Balance, con el área de contabilidad, a fin de establecer la concordancia entre ellos"

En cuanto a los inventarios categorizados como terrestre vehículos, motocicletas y otros, en el inventario reportan cuarenta (40) bienes por valor de $6.933.005.498, de los cuales treinta y ocho (38) son vehículos y dos (2) se identifican como motos, localizados según el inevntario de la siguiente manera:

LOCALIZACIÓN VIGENTE DE LOS VEHICULOS Y MOTOS DEL MINISTERIO DEL INTERIOR EN LA VIGENCIA 2017

En 9alego ig 1

En Adrninistracidn

En Canodato

No Explotubs

En Servicio

5

a

10

16

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Mininterior Malkeeree del M'ocia

13




De los cuarenta (40) vehículos reportados en la gráfica anterior, diesiseis (16) de ellos se encuentran asegurados y localizados así:

LOCALIZACIÓN DE LOS VEHICULOS Y MOTOS ASEGURADOS EN EL MINISTERIO DEL INTERIOR VIGENCIA 2017

En Bodega E 1

No Explotados 2

En Servicio

Referente a la gráfica anterior, el uno (1) que hace referencia la localización en bodega, corresponde a una moto, la cual en el inventario aparace en bodega, pero en la información reportada por la SAF en el informe de Austeridad del IV trimestre de 2017 ésta aparece en servicio.

En cuanto a los vehículos que estan como no explotados, estos hacen referencia a dos (2) camionetas de placas CJG 210 y BYR 690 que en la póliza de seguros aparte del valor asegurado cada una por valor de $16.300.000 y $50.700.000 se les aseguran los accesorios por valor de $60.000.000 y $70.000.000 respectivamnete. Cabe anotar que dichas camionetas fueron reportadas en el informe de Austeridad correspondiente al VI trimestre de 2017, como dadas de baja, sin que los mismos fueran incluidos en el archivo reportado por la SAF de bienes que sufrieron esta condición.

Entradas y salidas de los CIC a Almacén.

De acuerdo con la información allegada por la SAF, durante la vigencia 2017, se reportaron 253 entradas y salidas de Centros de Integración Ciudadana — CIC por valor de $198.902.600.992, las cuales fueron registrados en almacén con el acta de entrega del bien al beneficiario, sin que necesariamente se haya realizado la liquidación del convenio, así las cosas, se tomó una muestra de cinco (5) CIC con el fin de identificar como se había realizado dicho ingreso y salida de los mismos, observando lo siguiente:

MUESTRA DE ENTRADA Y SALIDA DE LOS CIC EN ALMACEN DURANTE LA VIGENCIA 2017

N° ENTRADA SALIDA FECHA DE REGISTRO

BENEFICIARIO VALOR

1 82 118 09/02/2017 JERICÓ - ANTIOQUIA $ 935.000.000

2 111 149 10/02/2017 COLÓN - PUTUMAYO $ 735.000.000

3 139 173 13/02/2017 RIO BLANCO - TOLIMA $ 885.521.366

4 164 198 13/02/2017 PAIME - CUNDINAMARCA $ 735.000.000

5 555 871 27/07/2017 BUENAVISTA - CENTRO CÓRDOBA $1.036.903.435

TOTAL $ 4.327.424.801

De la muestra establecida, se verificaron en el almacén los soportes originales de las entradas y salidas de los CIC, observando que los cuatro (4) primeros de la muestra son reportados con la mismas fechas de ingresos y salidas de los bienes, los valores se reportan de acuerdo con el valor final de la ejecución de la obra, teniendo en cuenta el valor aportado tanto por el Ministerio como por el Municipio, así como el valor de la devolución cuando no se ejecuta la totalidad de los recursos.

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En cuanto al quinto (5) CIC se evidencia diferencia entre la información relacionada de los CIC contra los soportes verificados en el almacén, esto debido a que el comprobante de entrada de devolutivos No. 555 hace referencia al Municipio de Buenavista Centro - Córdoba, suscrito mediante convenio F-229/2013, y en los soportes de almacén el comprobante de entrada de devolutivos con el No. 555 hace referencia al municipio de Córdoba — Bolívar, convenio suscrito bajo el F-363/2013, que a su vez esta con el sello de anulado.

Al solicitar aclaración a almacén sobre las diferencias encontradas, estos informan que se presentó un error y allegan nuevos documentos con el comprobante de entrada No. 556 el cual hace referencia al municipio de Buenavista Centro — Córdoba y el comprobante de salida 871.

Cabe notar que ninguno de los comprobantes de salida de devolutivos de la muestra cuentan con la firma del beneficiario, contrariando el punto de control de la actividad número cuatro (4), establecida en el procedimiento de gestión de bienes, vigente desde el 1 de julio de 2016, la cual señala: "firmar comprobante de salida".

Fondo de Participación y Fortalecimiento de la Democracia — FPFD

Con corte al 31 de diciembre de 2017, el FPFD contaba con 271 bienes por valor de $328.320.441, que se dividen en categorías corresponden a 26 de software y a 245 de equipos de computación.

El 90% de los bienes del Fondo se concentran en equipos de computación y el 10% en software.

Frente al estado actual de los bienes, estos se encuentran registrados de la siguiente manera:

ESTADO ACTUAL DEL INVENTARIO DEL FONDO PARA LA PARTICIPACIÓN Y FORTALECIMIENTO DE LA

DEMOCRACIA - FPFD VIGENCIA 2017

No Explotado& I 2

En Servicio

En Comcclato

99

170

Cifras que se evidencian en el Balance General del fondo FPFD en saldos y movimientos con corte a 31 de diciembre de 2017 se observa que:

En cuentas de orden "Bienes entregados a terceros" están registrados $206.927.045 que corresponden a equipos de cómputo entregados en comodato a la Confederación Nacional de Acción Comunal. En los activos se encuentran los equipos de comunicación y computo por $103.311.730 yen la cuenta de intangibles $15.470.963 que al sumar los dos valores totalizan $118.782.693. Además en la cuenta de activo — "propiedades, planta y equipo no explotados" registran $2.610.703.

Lo anterior, coincidiendo con lo reportado en el inventario.

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MinInterior And111.0000 Inwar

"Observación N° 16. Parte 2. "A su vez, se evidenció diferencia entre la información reportada para el informe de Derechos de Autor sobre Software (1402) ye! inventario del Ministerio (1546)."

Respuesta: Se anexa copia de correo electrónibo y relación detallada de equipos (144), enviada el 4 de mayo de 2018 por el ingeniero Marco Alexander Morales Rueda, del Grupo de Sistemas de la Oficina de Información Pública del Interior, en el que justifica la diferencia de equipos entre el informe de Derechos de Autor sobre Software (1402) y el inventario del Ministerio (1546), debido a que la información levantada por la Oficina de Control Interno, incluye los siguientes Iterns que no deben hacer parte del mismo:

- Computadores que pertenecen a la ANH. - Computadores que no se encuentran en funcionamiento (No Explotados). - Computadores que corresponden a Tabletas. - Computadores que corresponden a Estaciones livianas. - Computadores que fueron entregados en Cómodato.

Se anexa el formato xsl., la información detallada de los equipos que- deben ser excluidos de/listado que soporta la observación.

Solicitud: Se solicita respetuosamente se retire la segunda parte de la observación N° 16"


En cuanto a la respuesta y solicitud por parte de la SAF de retirar la segunda parte de la observación 16, me permito contestar en los siguientes términos:

La Oficina de Control Interno no levanta información, ya que se trabajó con el inventario del Ministerio del Interior, información allegada por la Subdirección SAF a la cual se le aplican los filtros para la verificación de la información, que entre otras cosas y como bien se manifiesta en el informe preliminar presenta debilidad en la descripción del bien, la categoría, tipo de administración y localización vigente actual. Por otra parte, al realizar el filtro por tipo de administración "propio", se relacionarían 1.439 bienes, los cuales siguen presentando diferencia entre la información allegada para la expedición del informe de Derechos de Autor. Si al realizarle el filtro a los 1.546 bienes, no se incluyen los relacionados como localización vigencia actual de "no explotados", los equipos de cómputo serian 1.289, toda vez, que los no explotados suman 257, lo cual reitera diferencias entre los valores reportados. En cuanto a los computadores que corresponden a tabletas, estos fueron identificados como equipos de cómputo en la matriz de inventario del Ministerio, que a su vez, fueron relacionados en la categoría de equipos de cómputo; por otra parte, en la matriz donde se relaciona la información a reportar en el informe de Derechos de Autor, se incluyen dos tabletas que en el tipo son denominadas como portátiles.

Por lo anterior, no es posible identificar realmente los criterios con lo que se realizó el informe dé Dérechos de Autor frente a la información reportada en la matriz de inventarios del Ministerio del Interior; así las cosas, dicha observación se mantiene y será trasladada al Grupo Disciplinario Interno conforme al artículo 231 del Decreto 19 de 2012.

"Observación N° 17. "No se evidenció en el informe de seguimiento al Plan dé Mejoramiento Institucional el cumplimiento de las (2) acciones de mejora relaciónadas Con la actualiiación de inventarios, quebrantando lo señalado en el Manual de Administración de bienes, numeral 7.4.2. Control y Actualización de los inventarlos, "(...) El Área de Almacén é Inventarios deberá efectuar, por lo menos una vez al año, el inventarios de bienes devolutivos en servicio y en bodega"

"Respuesta: Durante la ejecución de las acciones de mejóra del Plan de Mejoramiento Institucional relacionadas con la actualización de inventarios del Ministerio se presentaron diferentes dificultades que retrasaron su cumplimiento, no obstante el 28 de marzo de 2018, fueron ejecutadas al 100%, según Consta en

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MinInterior Mn.verio del Interior




el informe de avance del Plan de Mejoramiento del primer trimestre, remitido a la Oficina de Control Interno, mediante MEM18-18798-SAF-4040 del 5 de abril de 2018.

Solicitud: Se solicita respetuosamente que se declare subsanada la observación N° 17".


Respecto a la solicitud de subsanar la observación 17, y una vez analizada la información allegada para dicha subsanación, se informa que esta permanece en firme, toda vez, que no se evidencia el cabal cumplimiento de la actualización del inventario del Ministerio del Interior, ya que la última fecha del inventario físico no se encuentra diligenciada en la totalidad de los ítems y se siguen observando elementos para donar o dar de baja de acuerdo a la descripción.

Por lo anterior, dicha observación será trasladada al Grupo Disciplinario Interno conforme al artículo 231 del Decreto 19 de 2012, toda vez, que esta observación es recurrente y se encuentra vencida en el Plan de Mejoramiento Institucional.

Observación N° 19: "Se observó diferencia entre las cifras reportadas en el Balance General con corte a diciembre 31 de 2017, el estudio de mercado para expedición de pólizas y el inventario del Ministerio, así como bienes amparados en la póliza (10 obras de arte) que no estaban incluidas en el inventario ni en el balance, contrariando lo dispuesto en el Decreto 2893 de 2011, artículo 25. Funciones de la Subdirección Administrativa y Financiera, donde en su numeral nueve (9) señala: "Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesorería, y patrimoniales del Ministerio y sus fondos" y lo contemplado en el Manual de Administración de Bienes numeral 7.4.2. Control y actualización de los inventarios "(...) igualmente debe mantener actualizado el sistema de almacén e inventarios PCTG y verificar los registros contables de los mismos en cada una de las cuentas de Balance, en el área de contabilidad, a fin de establecer la concordancia entre ellos".

Respuesta: La Oficina de Control Interno tomó únicamente los valores de los bienes inmuebles registrados en Ja categoría "Edificios y Casas", pero no tuvo en cuenta los valores de los bienes registrados en las categorías "Oficinas Urbanas" y "Terrenos Urbanos", por esto no aparecen los valores de los siguientes inmuebles:

(i) Piso 3 del edificio Bancol, (ii) Piso 4 del edificio Banco!, (iii) Piso 6 del edificio Bancol, (vi) Sótano del edificio Bancol, (v) Terreno del edificio Camargo, (vi) Terreno del edificio Hurtado, (vii) Parqueadero de La Giralda, y (viii) Casa de La Giralda.

Adicionalmente en la columna de Balance General a 30/12/2017, en el total no se encuentra incluido el valor de la oficina 801 del edificio Colpatria por $82.188.000, y sí se tuvieron en cuenta los valores de los terrenos que se encuentran incluidos en los valores del edificio Hurtado; el edificio Camargo; parqueadero La Giralda y casa La Giralda y es por estas razones que se generan las diferencias.

Anexo el siguiente cuadro extraído del informe presentado a la Oficina de Control Interno en el cual se encuentran desagregados los valores de las categorías Terrenos Urbanos; Edificios y Casas Urbanos y Oficinas Urbanas:

ID Placa Descripción Nombre categoría

Inventario 2017 alance general

B

30/12/2017

Valor costo

Valor (Terrenos - Edificaciones -

Bienes Históricos y Culturales)

$402.144.000,00 123.484 57145 Casa La Giralda - Parqueadero Edificios y Casas Urbanos $66.716.218,00

123.483 57149 Casa La Giralda - Terreno parqueadero

Terrenos Urbanos a Nivel Nacional

$335.427.782,00

123.482 57144 Casa La Giralda Edificios y Casas Urbanos $4.481.677.333,58 $5.410.556.333,58

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MinInterior Mnislenod1 11110fitN





ID Placa Descripción Nombre categoría

Inventario 2017 Balance general

30/12/2017

Valor costo

Valor (Terrenos - Edificaciones -

Bienes Históricos y Culturales)

123.481 57148 Casa La Giralda -Terreno Terrenos Urbanos a Nivel Nacional

$928.879.000,00

43.363 43363 Edificio Camargo Edificios y Casas Urbanos $158,053,556,09 $158 56796541

11 11 Edificio Camargo - Terreno Terrenos Urbanos a Nivel Nacional

$ 514,409,32

43.365 43365 Edificio Manuel María Hurtado Edificios y Casas Urbanos $7.779.378,34 $8.567.694,15

10 10 Edificio Hurtado - Terreno Terrenos Urbanos a Nivel Nacional

$ 788.315,81

49.363 57142 Edificio Banco! - Piso 10 Edificios y Casas Urbanos $912.787.692.85

$6.415.438.070,88

49.364 57143 Edificio Banco! - Piso 11 Edificios y Casas Urbanos $1.059.885.940.63 142.430 56003 Edificio Bancol - Piso 13 Edificios y Casas Urbanos $1.322.247.351,00 49.360 57146 Edificio Bancol- Piso 7 Edificios y Casas Urbanos $ 900.498.736,00 49.361 57140 Edificio Bancol - Piso 8 Edificios y Casas Urbanos $922.979.715,63 49.362 57141 Edificio Bancol- Piso 9 Edificios y Casas Urbanos $945.680.945,98

19 19 Edificio Banco! - Piso 4 Oficinas Urbanas $4.538.484,30 20 20 Edificio Bancol - Piso 6 Oficinas Urbanas $257.159.644,30

43.367 43367 Edificio Banco! - Piso 3 Oficinas Urbanas $89.659.560,19 40.584 40584 Oficina 801 Carrera 10 No. 15-22 Oficinas Urbanas $82.188.000,00 $ 82.188.000,00 225.035 57147 Edificio Bancol - Sótano Oficinas Urbanas $680.000.000,00 $680.000.000,00

TOTALES $13.157.462.064,02 $13.157.462.064,02

En referencia al valor asegurado de los bienes inmuebles, se consultó con el Corredor de Seguros de a Entidad, Jargu S.A., ye/ejecutivo de cuenta, mediante correo electrónico del 2 de agosto de 2016, respondió:

"En lo [que hace] referencia a los edificios no debe tomarse el valor que aparece en libros ya que se estaría configurando un infraseguro que al momento de un siniestro conllevarla a que el mismo sea pagado en la misma proporción en se asegure".

Así las cosas, se aseguraron los inmuebles conforme al avalúo catastral.

Se anexa el soporte en un folio.

Solicitud: Se solicita el retiro parcial de la observación N° 19, manteniendo solo la parte relacionada con las obras de arte.


Referente a la respuesta que adjunta la Subdirección Administrativa y Financiera, frente a que "La Oficina de Control Interno tomó únicamente los valores de los bienes inmuebles registrados en la categoría "Edificios y Casas", pero no tuvo en cuenta los valores de los bienes registrados en las categorías "Oficinas Urbanas" y "Terrenos Urbanos", es de precisar que la OCI lo que no tuvo en cuenta fue la categoría de Oficinas Urbanas, motivo por el cual se presentaron diferencias en las cifras referentes a los inmuebles, por lo tanto, dicha solicitud será acogida y ajustadas las cifras de la siguiente manera:

DIFERENCIAS ENCONTRADAS ENTRE LOS INMUEBLES DEL ESTUDIO DE MERCADO PARA EXPEDICION DE POLIZAS, EL INVENTARIO ALLEGADO POR LA SAF Y EL BALANCE GENERAL CON CORTE A 31 DE DICIEMBRE DE 2017

MINISTERIO DEL INTERIOR DESCRIPCIÓN Y UBICACIÓN DE LOS INMUEBLES

POLIZA TODO RIESGO INVENTARIO

2917 BALANCE GRAL

30/12/2017

AVALUO CATASTRAL 2016

VALOR COSTO VALOR (Terrenos -

Edificaciones - Bienes Históricos y Culturales)

Of. 801 Edificio Cr 10 N° 15-22 Bogotá D.0 $626.172.000 $82.188.000 $82.188.000,00 Edif. Camargo Calle 12 B 8-38 Bogotá D.0 $2.127.520.000 $158.567.965 . $158.567.965,00

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Mininterior Meeeleree del Inlerior




Edif. Hurtado CI 12 B 8-28 Bogotá D.0 $946.916.000 $8.567.694 $8.567.694,00 Piso 3 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.895.430.000 $89.659.560

$6.415.438.070,88

Piso 4 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.388.834.000 $4.538.484 Piso 6 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.450.826.000 $257.159.644 Piso 7 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.341.126.000 $900.498.736 Piso 8 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1:341.126.000 $922.979.716 Piso 9 Edif. Banco! Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.573.735.000 $945.680.946 Piso 10 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.341.126.000 $912.787.693 Piso 11 Edif. Bancol Cra 8 # 12B-31 Bogotá D.0 $1.460.090.000 $1.059.885.941 Piso 13 Edif. Bancol Cra 8 # 12 B-31 Bogotá D.0 $1.116.321.000 $1.322.247.351 Parqueadero La Giralda CII 8 # 8 A 09 Bogotá DC $663.992.000 $402.144.000 $402.144.000,00 Casa La Giralda Kr 8 # 7-83 $2.985.074.000 $5.410.556.334 $5.410.556.334,00 Sótano Edificio Bancol $2.442.793.000 $680.000.000 $680.000.000,00

TOTAL $22.701.081.000 $13.157.462.064 $13.157.462.064

En cuanto a las obras de arte, se revisó el comodato celebrado entre el Ministerio del Interior y el Ministerio de Cultura mediante el Contrato de Comodato No. 0440 de 2012, el Otrosí No. 1 y Otrosí No. 2, donde se observa que se relacionan 11 obras de arte por valor de $75.300.000 y no 10 obras de arte por valor de $71.700.000 tal como se registró en la póliza de todo riesgo, esta diferencia se debe a que no fue asegurada la obra de arte de Patricia López titulada "Mascaras" avaluada en $3.600.000., lo cual evidencia incumplimiento de los señalado en el Contrato de Comodato 0440 de 2012, en su cláusula tercera — obligaciones del comodatario punto 2: "constituir a su costa a través de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y hacerla llegar al Museo Nacional de Colombia, una póliza de seguros contra todo riesgo del tipo clavo clavo, sin deducible, por el valor total de las obras, con una vigencia inicial contada desde la fecha de salida de las obras del Museo Nacional de Colombia hasta la fecha de terminación del contrato y cuatro meses más, estableciéndose como único beneficiario el Ministerio de Cultura."

De igual manera, se incumple con lo señalado en el Manual de Administración de Bienes, en el numeral 7.2 Amparo de Bienes, el cual señala: "(...) Una de las principales responsabilidades del Área de Almacén e Inventados, es salvaguardar los bienes de la entidad, por ende se adquieren las anteriores pólizas y dependiendo de la naturaleza de los bienes si es el caso se tramita la inclusión y exclusión de los mismos"

Por lo anterior, esta observación se mantiene y se crea una adicional de acuerdo con lo evidenciado en el comodato, dando como resultado las siguientes observaciones y recomendaciones:




MINISTERIO DEL INTERIOR

Se evidencia ausencia de placas en varios bienes del Ministerio contrariando lo señalado en el Manual de Administracion de Bienes, vigente desde el 01 de julio del 2016, el cual en su numeral 7.1.1.1 "Entrada por adquisición" señala que: "(...) A los bienes devolutivos se les asignara un número de identificacion generado por el aplicativo. El área de almacen e inventarios será el encargao de imprimir la placa y pegarla al respectivo bien". 28. Cumplir a cabalidad

No fue posible identificar la entrada de la totalidad de los bienes lo estipulado en el al almacen incumpliendo con lo dispuesto en Manual de Manual de SAF Administración de Bienes en el numeral 7.1.1. "Entrada de bienes. Administración de La entrada de bienes al almacen de la entidad se puede originar por la adquisición, reposición, recuperación, permuta, transferencia a titulo gratuito, nuevas existencias, recibo de bienes de terceros, por compensación o por reintegro".

Bienes.

Inexactitud en la información suministrada a la OCI, ya que al revisar la última toma física de alguno de los inventarios de la Oficina de Control Interno, esta se realizó en el mes de septiembre de 2017, contrariando lo reportado en la matriz donde reportan la toma física de inventarios el 3 y el 31 de diciembre de 2017, (dias

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MinInterior tvIrmsTerlo del Interior



Código: SC-P-02-F-04 Versión: 03 Fecha Elaboración: 14/08/2013 Vigente Desde: 24109/2013




domingos).

A su vez, se evidenció diferencia entre la información reportada para el informe de Derechos de Autor sobre Software (1402) y el inventario del Ministerio (1546).

Lo anterior, incumpliendo lo señalado en la Ley 1712 de 2014 Artículo 30. "Principio de la calidad de la información. Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, re utilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad".

No se evidenció en el informe de seguimiento al Plan de Mejoramiento Institucional el cumplimiento de las dos (2) acciones de mejora relacionadas con la actualización de inventarios, quebrantando lo señalado en el Manual de Administración de bienes, numeral 7.4.2. Control y Actualización de los inventarios, "(...) El Área de Almacén e Inventarlos deberá efectuar, por lo menos una vez al año, el inventario de bienes devolutivos en servicio yen bodega..."

En la relacion de los bienes dados de baja en la vigencia 2017 se observa un celular con denuncia de vigencia 2015, po otra parte no se registra el traslado al grupo de control disciplinario interno de la totalidad de los bienes perdidos, contrariando lo consignado en el Manual de Adrninistracion de Bienes, numeral 7.1.2.4.2 Baja por perdida, hurto o daño. "Se origina cuando los bienes en servicio o en bodega se han perdido, han sido hurtados o dañados. En caso de perdida de un bien, el funcionario responsable del bien debera informar por escrito a la Subdireción Administrativa y Financiera con copia al area de almacén o inventarios, adjuntando copia de la denuncia ante autoridad competente, informe de los hechos y los demás documentos que dentro del proceo se lleguen a requierir. (...) La Entidad deberá adelantar las acciones disciplinarias a que haya lugar (...)"

Se observó diferencia entre las cifras reportadas en el Balance General con corte a diciembre 31 de 2017, el estudio de Mercado para expedición de pólizas y el inventario del Ministerio, donde registran 10 obras de arte que no estaban incluidas en el inventario ni en el balance, contrariando lo dispuesto en el Decreto 2893 de 2011, articulo 25. Funciones de la Subdireccion Administrativa y Financiera, donde en su numeral nueve (9) señala: "Garantizar la correcta ejecución, contabilización y rendición de informes fiscales, presupuestales, contables y de tesorería, y patrimoniales del Ministerio y sus fondos." y lo contemplado en el Manual de Administración de Bienes numeral 7.4.2. Control y actualización de los inventarios "(..) igualmente debe mantener actualizado el sistema de álmacen e inventarios PCTG y verificar los registros contables de los mismo en cada una de las cuentas de Balance, con el área de contabilidad, a fin de estableoer la concordancia entre ellos"

No se evidencia que se este asegurando la obra de arte de Patricia López titulada "Mascaras" avaluada en $3.600.000, incumplimiento lo señalado en el contrato de comodato precario 0440 de 2012, en su cláusula tercera — obligaciones del coinodatario punto 2: "constituir a su costa a través de una compañía de seguros legalmente establecida en Colombia y hacerla llegar al Museo Nacional de Colombia, una póliza de seguros contra todo riesgo del tipo clavo clavo, sin deducible, por el valor total de las obras, con una vigencia inicial contada desde la fecha de salida de las obras del Museo Nacional de Colombia hasta la fecha de terminación del

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MinInterior Mniarerio del biaba




contrato y cuatro meses más, estableciéndose como único beneficiario el Ministerio de Cultura."

De igual manera, se incumple con lo señalado en el Manual de Administración de Bienes, en el numeral 7.2 Amparo de Bienes, el cual señala: "(...) Una de las principales responsabilidades del Área de Almacén e Inventados, es salvaguardar los bienes de la entidad, por ende se adquieren las anteriores pólizas y dependiendo de la naturaleza de los bienes si es el caso se tramita la inclusión y exclusión de los mismos"

22. Se observó que los comprobantes de salida de devolutivos de la muestra no cuentan con la firma del beneficiario, contrariando el punto de control de la actividad número cuatro (4), establecida en el Procedimiento de Gestión de Bienes, vigente desde el 1 de julio de 2016, la cual señala: "firmar comprobante de salida".

11. Gestión Financiera y Contable:

El presente tema se encuentra a cargo de la Coordinación del Grupo de Gestión Financiera y Contable, a quien se le requirió diferente información relacionada para el adelanto de la evaluación y seguimiento al Subproceso de Gestión de Recursos Financieros como parte del Proceso de Gestión de Recursos Administrativos y Financieros a cargo de la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF.

Para el logro de los objetivos propuestos se realizaron las siguientes actividades:

Solicitud de información a la SAF relativa a la materia contable y financiera, realización de entrevistas con coordinadores del Grupo de Gestión Financiera y Contable y algunos funcionarios que participan en el proceso, revisión selectiva de diferentes tipos de conciliaciones, documentos soportes de contabilidad, libros auxiliares, la atención a requerimientos de órganos de control, como también la consulta de información en el sistema SIIF bajo nuestro perfil de control.

Igualmente, se consultó información publicada en la página web del Ministerio, afín con el tema financiero y contable, consultando además información del sistema SIGI concerniente al Subproceso Gestión de Recursos Financieros, que tiene como objetivo gestionar la información financiera y elaborar estados financieros razonables mediante la aplicación de principios, procedimientos y normas técnicas vigentes, para la toma decisiones de forma oportuna y pertinente para la Entidad y los Fondos a su cargo, y teniendo como política de operación, la gestión, producción y generación de la información financiera, a desarrollar bajo principios, normas técnicas y procedimientos vigentes, para garantizar el registro, producción y generación de información confiable, razonable y oportuna para la toma de decisiones de la alta dirección.

Subproceso que inicia con la clasificación y registro de la actividad contable, continúa con cruces de información, conciliaciones y ajustes, culminando con la actualización y/o liquidación de intereses en sentencias y conciliaciones jurídicas.

En ese contexto, se hace verificación selectiva de la efectividad de los controles asociados a actividades del proceso contable y a elementos de control de la Entidad, con la finalidad de comprobar el cumplimiento de las funciones relacionadas, la efectividad de los procedimientos y de las actividades inherentes al proceso contable, que garanticen que la información financiera cumpla con las características de relevancia y representación que demanda el Régimen de Contabilidad Pública - RCP.

Bajo estos parámetros, se deriva el informe de evaluación y seguimiento al proceso contable, que es desarrollado por el Grupo de Gestión Financiera y Contable, en aras de verificar la eficiencia y eficacia de las actividades que se ejecutan, para garantizar que la información financiera revelada se desarrolle conforme a las normas emitidas por la Contaduría General de la Nación — CGN, a los procedimientos, instructivos, al

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MinInterior Ministerio del Interior




manual de políticas contables principios, normas relacionadas y difusión de los estados contables.

Derivado del análisis efectuado a la información allegada por la SAF, de la evidenciada a través de la página web de la Entidad como también la consultada en del Sistema de Información SIIF II Nación, se hace relevancia también a los entornos del control interno contable a través de los hechos económicos, las transacciones y las operaciones que afectan la estructura financiera, económica, social y ambiental del Ministerio del Interior, a través de las Etapas del Proceso Contable, de la siguiente manera:

Etapas y Actividades que comprenden el proceso contable:

1- Etapa de Reconocimiento: corresponde a la captura de los datos de la realidad económica y jurídica, su análisis desde la óptica de origen, la aplicación de recursos y el proceso de su incorporación a la estructura sistemática de clasificación cronológica y conceptual de la contabilidad; etapa que obtiene en la evaluación del control interno contable una calificación de 4,66 para el Ministerio y de 4,93 para el Fondo para la Participación y el Fomento de la Democracia - FPFD; incluye el reconocimiento inicial de las transacciones, hechos u operaciones, así como las posteriores actualizaciones de valor donde están implícitas Actividades de: Identificación, Clasificación y Reqistro que intervinieron la calificación de esta etapa, de la siguiente manera:

La Identificación: Actividad que busca evaluar que la totalidad de los hechos, transacciones y operaciones sean incorporados al proceso contable, de ello, se pudo establecer que en la Guía Metodológica de Políticas Contables, y en los procedimientos del proceso aplicados para la vigencia 2017 están identificados los productos que se suministran a las demás áreas de la entidad como a los usuarios externos; observando también, que se cumple con la política en la que las transacciones, hechos y operaciones efectuadas en las dependencias, son debidamente informadas al área contable a través de documentos soportes, como los informes de ejecución de contratos, ingresos, salidas e informes de inventarios de almacén, nóminas, aportes parafiscales, actividad que alcanza en la estimación hecha a través de la evaluación de control interno contable 4,86 para el Ministerio y de 4.92 para el FPFD.

Por su parte, la Actividad establecida para la Clasificación que se determina en forma cronológica y es conceptual de acuerdo al Catálogo General de Cuentas como a las características propias de los hechos, transacciones y operaciones que se derivan, logró en promedio para el Ministerio una valoración de 4.63 y se ubicó en 4.88 para el FPFD.

En observancia de la Actividad de Clasificación, se puede inferir que la información que se deriva de los procesos que son proveedores en la entidad, es incluida en el proceso contable; que las transacciones, hechos y operaciones son clasificadas de acuerdo a la última versión del Catálogo General de Cuentas definido el Plan General de Contabilidad Pública, y que se asegura más su clasificación por medio del Sistema SIIF II Nación, al Manual de Procedimientos de la Contaduría y la parametrización del SIIF, como también de normas relacionadas; por tanto, las cuentas y subcuentas que maneja el Ministerio son adecuadas para clasificar hechos financieros, económicos, sociales y ambientales que se generan.

En el mismo orden, y conforme lo índica el procedimiento interno, se evidenció la elaboración de las conciliaciones bancarias, y respecto a la conciliación de cuentas reciprocas con la Dirección General de Crédito Público y Tesoro Nacional — DTN que se efectúa igual en forma mensual, haciendo también un reporte trimestral de las mismas a la Contaduría General de la Nación; existe además, informes de litigios, demandas y pretensiones, reportes de depreciaciones, provisiones, los reintegros y conciliaciones con la DTN, que fueron materia de verificación selectiva.

Las conciliaciones bancarias se elaboran de Manera mensual, cruzan con la información generada de los libros auxiliares del Sistema SIIF Nación, de acuerdo a las actividades relacionadas en el procedimiento de Conciliaciones y Ajustes GR-RF-P2, Versión 05 del 18 de enero de 2016, ahora Instructivo, Conciliación y Ajuste de los Saldos Contables, Código: GR-RF-I3, Versión: 01, Vigente desde 29/12/2017.

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En cuanto a la conciliación de operaciones reciprocas, se observó su elaboración trimestral, de lo cual se evidencia además gestión con la circularización y depuración de las mismas, conforme a la normatividad que las relaciona.

En lo que refiere a esta Actividad de Registro y Ajustes se puntualiza la elaboración de los comprobantes de contabilidad y se formalizan los registros en los libros correspondientes; también la verificación de la información generada de las actividades precedentes al proceso contable para validar su consistencia y confiabilidad antecedente a la revelación en los estados, informes y reportes contables, determinando las cifras sujetas a ajustes y/o reclasificaciones, que deben registrarse atendiendo lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública; estimación sobre la cual en el informe de evaluación de control interno contable se obtiene una valoración de 4.50 para el Ministerio y de 5.00 para el Fondo FPFD respecto a esta actividad.

De la validación cumplida a la información requerida, se observó la realización periódica de conciliaciones y cruces de saldos entre contabilidad y tesorería, entre ellas, las cuentas por pagar y conciliaciones bancarias, también con el almacén e inventarios y con gestión humana la de prestaciones sociales, derivando de ellas ajustes.

En cuanto a la toma física de bienes, se observa que se ha hecho paulatinamente por dependencias sin alcanzar su totalidad, a pesar de existir un plan de mejoramiento del cual la SAF solicitó ampliación del plazo de cumplimiento a junio de 2017, sin alcanzar su acatamiento hasta la fecha; situación anterior, que por ende desdibuja el saldo de inventarios en los estados contables, teniendo en cuenta además, que ese saldo final al cierre del 2017 es el que se debe trasladar como activo fijo al Estado de Situación Financiera de Apertura - ESFA para el 2018, conforme a la convergencia hacia las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público — NICSP y al nuevo Marco Normativo para Entidades Públicas, hecho que no permite determinar adecuadamente los saldos iniciales de los activos, pasivos, patrimonio y cuentas de orden, de acuerdo con los criterios del Marco Normativo.

El inventario físico de bienes se debe realizar de acuerdo al procedimiento Gestión de Bienes, Código: GR-RA-P1, Versión: 8, Vigente desde el 01/07/2016, para confrontar la existencia física de los bienes que están en servicio y en bodega contra lo registrado en el PCTG y verificar su estado; igual lo insta el Manual de Administración de Bienes en el numeral 7.4.2. de Control y Actualización de los Inventados.

Gestión a la cual insta también la Contaduría General de la Nación en su Instructivo 003 del 9 de Diciembre de 2015, en el numeral 1.2.6 "Existencia real de bienes, derecho, obligaciones y documentos soporte idóneos". El cual indica: "Las entidades adelantarán las acciones administrativas y operativas que permitan determinar la veracidad de los saldos revelados en los estados contables relacionados con los bienes, derechos y obligaciones y la existencia de documentos soporte idóneos que garanticen la existencia y exigibilidad de los mismos, de conformidad con lo señalado en los numerales 3.1- Depuración contable permanente y sostenible, 3.4- Individualización de bienes, derechos y obligaciones y 3.7- Soportes documentales del Procedimiento para la evaluación del control interno contable anexo a la Resolución 357 de 2008".

El manejo y control de los bienes se hace por medio del software o aplicativo denominado PCTG Enterprise, en el cual se calcula y aplica la depreciación utilizando el método de línea recta; la provisión se calcula conforme a las normas relacionadas; en cuanto a la valorización de activos fijos no se evidencia aplicación en este periodo de evaluación, habiendo realizado el último, según las Notas al Balance al cierre de la vigencia 2016 y ajustado de acuerdo al valor de los avalúos catastrales del 2015.

Para comprobar que los registros contables se efectúan en forma adecuada y por los valores correctos, se hacen verificaciones de acuerdo a los procedimientos, a la información entregada por las áreas frente a la que genera el sistema SIIF y las revisiones de las áreas, con lo que elaboran balances de comprobación para la obtención de los estados contables.

Así mismo, se verifica la conformidad de los registros en el aplicativo SIIF de donde se generan diferentes listados y reportes contables; sistema que dispone los consecutivos de manera cronológica para los registros y comprobantes contables que se crean en SIIF.

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El registro de las transacciones, hechos u operaciones se respaldan con comprobantes contables que son amparados con documentos idóneos de acuerdo a los requisitos de ley y relacionados a su razón de causalidad; documentos que no se adjuntan a los Comprobantes contables pero que se conservan y custodian en el archivo documental, los cuales a su vez soportan los libros de contabilidad. Para una revelación adecuada de las transacciones registradas, se hace una revisión de las cuentas y subcuentas utilizadas; también se hacen actividades de análisis y depuración de saldos, previo al cierre y presentación de los estados contables.

2- Etapa de Revelación: Esta etapa de revelación, representa la situación, los resultados de la actividad y la capacidad de prestación de servicios o generación de flujos de recursos, en estados, informes y reportes contables confiables, relevantes y comprensibles; bajo esas circunstancias, para el periodo evaluado esta etapa consigue una calificación en promedio de 4.54 para el Ministerio, y de 4.68 para el Fondo FPFD, que se origina de las siguientes Actividades:

Elaboración y Presentación de los Estados. Informes y Reportes Contables: Actividad que precisa el resultado del proceso contable, revelado en el diseño y entrega oportuna de los estados, informes y reportes contables, que deben contener la discriminación básica y adicional que sea necesaria para una adecuada interpretación cuantitativa y cualitativa de los hechos, transacciones y operaciones realizadas, permitiendo construir indicadores de seguimiento y evaluación a los usuarios de acuerdo con sus necesidades e informar sobre el grado de avance de los planes, programas y proyectos de la entidad; actividad que arroja una estimación de 4.57 para el Ministerio y en el Fondo FPFD de 4.86 al promediarlos.

Al respecto se evidenció, que los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad Pública se elaboran de forma automatizada a través del aplicativo SIIF; a su vez, y de acuerdo a la muestra seleccionada, las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables, coinciden con los saldos de los libros de contabilidad, que a su vez se sustentan en diferentes reportes y documentos.

También se validó la elaboración oportuna de los estados financieros conforme a los requerimientos del señor Ministro como representante legal, del Ministerio de Hacienda, la Contaduría General de la Nación y/o de algún órgano de inspección, vigilancia o control; así mismo, las Notas explicativas a los estados contables se elaboran de acuerdo a lo establecido en el Régimen de Contabilidad Pública y revelan con suficiencia los hechos económicos, financieros, ambientales y sociales de la entidad, de las cuales previamente se verifica su consistencia frente a los saldos expresados en los estados contables.

La entidad tiene implementada la presentación de los estados contables al representante legal y a usuarios de la información en forma mensual; así mismo, se presentan trimestralmente a la CGN a través del aplicativo CHIP, estando asistidos por las Notas explicativas y de la certificación suscrita por la contadora de la entidad. Así mismo, se da cumplimiento a la presentación de los Estados Financieros a la Contaduría General, Contraloría General de la República y otros entes de control, dentro de las fechas establecidas.

Respecto a la Actividad de Análisis, Interpretación y Comunicación de la Información que corresponde a la lectura que se hace de los estados, informes y reportes contables, con el propósito de concluir sobre la situación, resultado y tendencia de la entidad, desde las perspectivas financiera, económica, social y ambiental, de tal forma, que su comunicación sea suficientemente útil para sustentar las decisiones concernientes a la administración de los recursos públicos; actividad que articuló resultados en promedio tanto para el Ministerio como para el Fondo FPFD un puntaje de 4,50.

Respecto a la comunicación de la información contable, se reitera la validación en cuanto al cumplimiento en la presentación de los estados financieros conforme a las fechas y/o plazos establecidos por el Minhacienda, la Contaduría u organismos de inspección, vigilancia y control, como también, cuando son solicitados por el representante legal de la entidad.

Igualmente, los estados financieros se publican mensualmente en la página Web del Ministerio y trimestralmente se transmiten a la Contaduría CGN a través del aplicativo CHIP; publicación con corte a

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diciembre 31 de 2017 que se comprobó en la página Web de la entidad, evidenciándolo también en la página de la CGN, link CHIP, ruta: consulta / informe al ciudadano, donde se constató la visualización de la información de los estados contables de la vigencia 2017, tanto del Ministerio como del Fondo FPFD.

La información contable se presenta a la alta dirección como un instrumento para la toma de decisiones en lo relativo al control y optimización de los recursos de la entidad. No se utiliza un sistema de indicadores para el análisis e interpretación de la realidad financiera, económica, social y ambiental de la entidad, el análisis se hace con base a las Notas al Balance que facilitan la comprensión por parte de los usuarios, teniendo sí, respecto al proceso contable indicadores de gestión y de producto de acuerdo a lo instado por el Sistema Integrado de Gestión Institucional - SIGI.

3- La tercera Etapa concierne a Otros Elementos de Control: compuesta para el logro de una información contable con características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad, de la cual se validaron acciones implementadas, que hacen relación a elementos de control aplicados tanto en el Ministerio del Interior como en el Fondo FPFD, donde el peso en la calificación de la etapa alcanzó un promedio de 4.56 y 4.63 respectivamente.

Se validó el seguimiento y control que se hace a las diferentes cuentas contables a través de conciliaciones y depuración de las mismas; la solicitud continua del Grupo Contable a las dependencias que tienen a cargo supervisión de convenios y contratos, la presentación oportuna de informes financieros o legalización de anticipos de los mismos, con el fin de registrarlos contablemente dentro de las fechas en que suceden los hechos.

Respecto al Manual de Políticas Contables de la Entidad en su contenido no hace referencia al tratamiento de los riesgos de índole contable, teniendo en cuenta que este tipo de riesgos se materializa cuando los hechos económicos generados en la entidad no se incluyen en el proceso contable o cuando, siendo incluidos, no cumplen con los criterios de reconocimiento, medición, revelación y presentación dispuestos en el Régimen de Contabilidad Pública -RPC; riesgos por eventos, tanto internos como externos, que tienen la capacidad de afectar el proceso contable y, como consecuencia de ello, impedir la obtención de información financiera con las características fundamentales de relevancia y representación fiel establecidas en el RPC. Igual, no se evidencia la identificación de riesgos asociados al proceso de Convergencia hacia las Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público NICSP.

También es de mencionar que el Procedimiento denominado Registro de la Actividad Contable de Código GR-RF-P1, Versión: 07, Vigente desde 29/12/2017, no tiene establecidos puntos de control.

Así mismo, se indago respecto al avance frente a la composición del Estado de Situación Financiera de Apertura ESFA y de acuerdo a lo manifestado por la Coordinación del Grupo Contable, a la fecha se han realizado traslados de saldos al Marco Normativo para entidades de Gobierno aproximadamente en un 80% de los saldos del Balance, es importante aclarar que el plazo para realizar los registros de enero a marzo de 2018, es el 27 de abril de 2018, se adjunta copia instructivo de la Contaduría.

A propósito de este plazo, la Contaduría acaba de emitir la Resolución 113 de 2018, en la cual se prorroga el plazo para el reporte de la información financiera a través del sistema CHIP, de la categoría información contable pública de convergencia correspondiente al periodo enero-marzo de 2018, hasta mayo 31 de 2018.

En cuanto al Subcomité Institucional Administrativo y Financiero quien tiene entre sus funciones la Sostenibilidad Contable, no fueron aportadas Actas del mismo, toda vez que no fueron efectuados durante la vigencia 2017; situación que se comprobó con lo manifestado por la Coordinación del Grupo Contable "En el año 2017 no se realizó comité relacionado con el tema de sostenibilidad contable".

Al respecto se recuerda que mediante la Resolución No.0428 del 19 de abril de 2016 se conformó el Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo del Ministerio y del Fondo FPFD y se crearon unos Subcomités, entre ellos, el Institucional Administrativo y Financiero quien tiene entre sus funciones la Sostenibilidad Contable,

1 sobre lo cual en el seguimiento efectuado como se mencionó no se realizaron Comités donde se abarcan

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temas de Sostenibilidad Contable y de evaluación de activos, entre ellos, los inventarios, presumiendo su necesidad a raíz de la convergencia al nuevo Marco Normativo para Entidades de Gobierno,.

Reiterando al respecto, que conforme al articulo 2.3.2. del capítulo III de dicha Resolución, se insta al Subcomité a reunirse ordinariamente una vez cada trimestre, por tanto, durante la Vigencia 2017 se omitieron cuatro reuniones de Subcomité respecto al tema de Sostenibilidad Contable.

Por otra parte, y derivado del análisis de las actividades determinadas en "Otros Elementos de Control", se observa la implementación de las siguientes acciones por parte del Grupo de Gestión Financiera y Contable:

Tiene definidas actividades en el plan de acción, en las funciones del cargo y en los procedimientos contables, manifestando segregación de funciones a cargo del área.

Las políticas y procedimientos contables están definidos, ajustados y documentados en el Sistema Integrado de Gestión Institucional -SIGI, aplicados de acuerdo a la normatividad relacionada; sin embargo, se evidencian oportunidades de mejora en el procedimiento.

La información que circula en el proceso contable se evidencia en la caracterización y en los procedimientos que en su mayoría tienen el flujograma de las actividades desarrolladas, reflejando algunos puntos de control.

Por todo lo anterior, de manera general se puede inferir, que el grado de implementación y efectividad de los controles asociados a las actividades del proceso contable presentan un criterio de evaluación determinado como Adecuado, lo cual procede de la calificación final obtenida de 4,59 en el Ministerio y de 4,75 para el Fondo FPFD al promediar todas las etapas, determinando así, que el sistema de control interno contable es efectivo.

En relación con el estado actual del Fondo para la Participación Ciudadana y el Fortalecimiento de la Democracia - FPFD, en virtud de lo establecido en el artículo 96 de la Ley 1757 de 2015: "Este Fondo será una cuenta adscrita al Ministerio del Interior sin personería jurídica ni planta de personal propia, cuyos recursos se destinarán a la financiación o co financiación de planes, programas y proyectos de formación para la participación ciudadana o de participación ciudadana.", según lo anterior, su naturaleza jurídica fue cambiada dando como resultado la trasformación del Fondo en una cuenta más dentro del presupuesto del Ministerio.

Así las cosas, el Ministerio de Hacienda y Crédito Público con fundamento en la citada Ley, expidió el Decreto 1341 de 2016, mediante el cual trasladó al Ministerio del Interior los saldos disponibles correspondientes al Fondo para la Participación y el Fomento de la Democracia constituyéndose de esta forma como una nueva subunidad ejecutora del mismo.

A la fecha, continúan bienes registrados en almacén a cargo del Fondo para la Participación y el Fomento de la Democracia - FPFD, situación que origina balances del estado de los mismos, lo que no permite concluir el proceso de trasformación y saneamiento del Fondo FPFD.

Se invita a la Subdirección Administrativa y Financiera - SAF a llevar a cabo todas las acciones internas necesarias para realizar los correspondientes traslados, tomando como fundamento la Ley 1757 de 2015 y el Decreto 1341 de 2016 y solicitando el acompañamiento y asesoría del Ministerio de Hacienda y Crédito Público en lo pertinente.

Ahora, Respecto al valor de las Vigencias Futuras Aprobadas y Asignadas y de acuerdo al reporte allegado por la Subdirección SAF sobre los recursos correspondientes para asumir obligaciones que afectan presupuestos de vigencias siguientes, al cierre del año 2017 se reportaron de la siguiente manera:

NOMBRE NUMERO VALOR FONSECON 257 $209.746.674,624.45 FPFD 2 356.039.384.00 GASTOS GENERALES MIN 13 .2.224.951.478.97

g na 4 de





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TRANSFERENCIAS MIN 24 12.194.379.386 TOTAL 296 $224.522.044.873.42

En cuanto a las Vigencias Expiradas que hacen referencia a los compromisos adquiridos legalmente en una vigencia fiscal y que por circunstancias ajenas al acreedor no se cumplieron y por consiguiente se hace necesario su pago; a continuación se relacionan los pagos de pasivos exigibles de vigencias expiradas, relativas a un contrato, un convenio y una orden de pago de los años 2013 y 2014, producidos en el 2017.

Fecha de

Registro

Fecha de

Otario],

Dependencia

Descrlprion Rubro DescrIpcion Recurso Valor Inicial

Valor

Operaciones Valor Actual

Saldo por

Utilizar

Nombre Razon

Social

Tipo

Documento

Soporte

Numero

Documento

Soporte

Observaciones

APOYO A LOS PUEBLOS

AUTORIDADES Y

ORGANIZACIONES INDÍGENAS; M700-2013 RESOL

MEDIANTE EL FORTALECIMIENTO OTROS RE ORGANIZACION 1944-2017 PAGO

2017-17-26 2017-17-26 DAIRM C-3701-1000-1 INSTITUCIONAL LOS PROCESOS DE CURSOS D 190.010.0W1,00 000 190.000.0100,00 0,00

NACIONAL CONVENIO M700-2013

PASIVOS

0000:00 17:40:44 FORMACIÓN POLITICEN LA EL TESORO

I NDIGENA DE EXIGIBLES-

JURISDICCIÓN ESPECIAL COLOMBIA VIGENCIAS

INDÍGENA, A NIVEL NACIONAL - EXPIRADAS

PREVIO CONCEPTO DNP

M1147-2014 RESOL CONTRATO

1943-2017 PAGO

2017-12-26 2017-12-26 ADMINISTRATIVA ARRENDAMIENTOS BIENES RECURSOS

T & G MI NOLTA DE

PASIVOS

00:00:00 17:46:43 Y FINANCIERA 4-2-0-4-10-1

MUEBLES CORRIENT 1.947.702,W 0,00 1.947.207,440,00

LIMITADA PRESTACION M1147-7014

EXIGIBLES- ES DE

VIGENCIAS SERVICIOS

EXPIRADAS

OPAGO PASIVOS

EXIGIBLES DE

RECURSOS VISE NO AS 2017-12-213 2017-11-28 ADMINISTRATIVA

A-2-0-4-4-I COMBUSTIBLE Y LUBRICANTES CORRIENT 7.259.612,00 000 7.259.612,00 0,00 ORGANIZACION ORDEN DE

M1314-2014 EXPIRADAS MODA 03:00:00 12121:43 Y FINANCIERA

ES TERPEL 5,A, COMPRA

DE 2014

SUMINISTRO DE

COMBUSTIBLE

TOTAL

199.207.314,00

0,00 199.207.314,00 0,00

Por su parte, los compromisos de Reserva Presupuestal del Ministerio de Interior y de los Fondos a cargo, entendida como aquellos compromisos legalmente constituidos que tienen registro presupuestal pero cuyo objeto no fue cumplido dentro del año fiscal que termina y serán pagados dentro de la vigencia siguiente, se relacionan de la siguiente manera al cierre de la vigencia 2017:

RESERVA PRESUPUESTAL MININTERIOR 2017

Nombre Número Valor Inicial Valor Operaciones Valor Actual Saldo por Utilizar

Gestión Gral 431 2.062.184.176,25 -72.742.990,00 1.989.441.186,25 1.048.005.714,75 Fonsecon 159 13.172.822.020,72 -9.157.011,00 13.163.665.009,72 12.538.136.260,72 Infraestructura 1 498.813,58 0,00 498.813,58 498.813,58

Fondo protección 1 11.143.560,00 0,00 11.143.560,00 560

11 143 00 . . ,

Trata Personas 28 49.101.777,00 48.035.110,00 35.537.009,00

DDHH 60 254.909.207,90 -2.550.287,00 252.358.920,90 190.599.135,90

Atrención desplazada 12 11.316.620,00 -470.446,00 10.846.174,00 7.724.824,00

TO25 Afros 1 5.451.417,00 0,00 5.451.417,00 634.220,00

TO25 Dairm 8 35.053.646,00 0,00 35.053.646,00 8.336.450,00

Totales 701 15.602.481.238,45 -84.920.734,00 15.516.493.837,45 13.840.615.987,95

Bajo el mismo tema, los compromisos de reserva presupuestal del Fondo para la Participación y el Fomento de la Democracia - FPFD a diciembre de 2017 se relacionan así:

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RELACION DE COMPROMISOS DE RESERVA PRESUPUESTAL FONDO FPFD 2017

Nombre Número Valor Inicial Valor Operaciones Valor Actual Saldo por Utilizar

FONDO FPFD 32 258.997.097,00 -100.000,00 258.897.097,00 236.912.505,00

Totales 32 258.997.097,00 .100.000,00 258.897.097,00 236.912.505,00

Respecto al tema de reservas presupuestales, es importante manifestar que la Coordinación del Grupo de Gestión Financiera y Contable hace requerimientos permanentes a las diferentes dependencias, sobre la presentación o aporte de las justificaciones que deben sustentar la constitución de las mismas. Por tanto, esta Oficina de Control Interno en la ejecución de las visitas de asesoría, evaluación y seguimiento, hará seguimiento a la presentación de dichas justificaciones.

Ahora bien, al verificar la matriz de control de los reintegros de vigencias anteriores que se efectuaron a la Dirección del Tesoro Nacional durante el año 2017, se observó que se formalizaron en total (134) reintegros por un monto de $3.600.335.391.21, donde la mayoría (96) corresponden a recursos del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana — FONSECON entregados a municipios para la ejecución de convenios, siendo (62) de ellos producto de rendimientos financieros cuyo importe asciende a la suma de $299.909.451.63 según la relación aportada por el área de Presupuesto del Grupo de Gestión Financiera y Contable, donde se controlan frente a los reportes del sistema SIIF.

Así mismo, (26) del total de reintegros se relacionan bajo la unidad ejecutora de Gestión General, (6) a la subunidad ejecutora del Fondo FPFD de gestión general, (1) a la unidad del Fondo FPFD y (5) que conciernen a convenios y contratos de la Dirección de Derechos Humanos.

Del global de la base aportada (134), se evidencia que en (15) reintegros no se identifica a que documento o convenio pertenece, y en (3) de ellos no está identificado el municipio o contratista de donde se derivó la devolución.

Refiriéndonos a reintegros, también se menciona de acuerdo a otra base de datos entregada por la Subdirección SAF, se observan (61) reintegros, que en su mayoría (59) trata de reintegros de diferentes EPS y (2) que conciernen a reintegros de caja menor efectuados a finales del mes de diciembre para legalización por cierre de vigencia.

El proceso de pago de la nómina de la entidad se hace a través del Grupo de Tesorería de acuerdo al procedimiento de Recepción y Trámite de Cuentas para Pago, GR-RF-P7; Versión 5; Vigente desde el 16/08/16, para lo cual Tesorería requiere de la base del archivo plano o listado de liquidación de nómina, firmado y autorizado por la Subdirección de Gestión Humana, junto con la liquidación de deducciones por todos los conceptos en medio magnético; igual ocurre con el trámite para el pago de los aportes parafiscales, del Fondo Nacional del Ahorro y la Planilla Integrada de Liquidación de Aportes — PILA; lo anterior, para proceder a realizar la dispersión o transferencias recursos por el sistema PSE a las distintas cuentas bancarias de los funcionarios, una vez se cuente con dinero en la cuenta del Banco Davivienda para gastos de personal.

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Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana - FONSECON:

El Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana, es una Cuenta Especial creada por la ley, sin personería jurídica, administrada por el Ministerio del Interior, como un sistema separado de cuentas, con el objeto de recaudar y canalizar recursos tendientes a propiciar la seguridad y convivencia ciudadana para garantizar la preservación del orden público y todas aquellas acciones para fortalecer la gobernabilidad local y territorial.

La Subdirección Administrativa y Financiera realiza la gestión persuasiva del recaudo, con el fin de procurar el pago de la contribución especial con destino al Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana - FONSECON, en el marco de las funciones señaladas en el numeral 8 del articulo 25 del Decreto 2893 de 2011.

La contribución especial se paga a través de consignación, transferencia electrónica o por compensación como medios dispuestos por el Ministerio del Interior; contribución especial equivalente al cinco por ciento 5% del valor total del correspondiente contrato de obra pública y del 2.5 por mil del valor total del recaudo bruto que generen las concesiones nacionales de construcción, mantenimiento y operaciones de vías de comunicación, terrestre o fluvial, puertos aéreos, marítimos o fluviales; contribución que deben reportar los obligados a través de la plataforma de "Recaudo en Línea", independientemente del medio de pago que utilicen.

De acuerdo a las Notas al Balance al cierre de la vigencia 2017 detallan ingresos fiscales no tributarios por contribuciones del Fondo Fonsecon por la suma de $284.552.852.064.43; suma que corresponde a lo consignado y causado de las entidades durante el 2017, que conciernen al 5% de los contratos de obra pública y al 2.5 por mil sobre las concesiones de que trata la Ley 1106 del 2006.

Al respecto se menciona que la Subdirección SAF en la presentación hecha a la Oficina de Control Interno en la apertura de la visita, reportó el recaudo de recursos por valor de $271.539.304.073, diferencia por $13.013.547.991,43 que señala una falencia de uniformidad en el reporte o presentación de la información.

Los servidores del grupo asignado para la gestión del Fondo Nacional de Seguridad y Convivencia Ciudadana - FONSECON, hacen cruces mensuales de la información reportada por los obligados a través de la plataforma Recaudos en Línea, frente a los extractos bancarios, a los reportes diarios del SIIF Nación y a la base de reportes diarios de recaudos, donde controlan los recaudos pendientes de transferir al fondo.

Igualmente, debido a cambios en la periodicidad del informe, por la necesidad de conciliar los valores, evitando diferencias en las cifras reales de recaudos; estas conciliaciones con los bancos las realiza el grupo de financiera.

Por lo anterior, se hizo énfasis en que este espacio debe mantener información veraz y actualizada que sea de importancia y utilidad para el ciudadano, dando cumplimiento de la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional, por lo que es importante trabajar de la mano con el Web Master, así como la revisión de la conveniencia de la publicación de dichos informes.

No obstante, a la fecha del cierre de la visita se verificó nuevamente la página observando la inclusión del espacio de Informes Estadísticos Vigencias 2015-2016-2017-2018; sin embargo, estos no contienen la información correspondiente; así mismo, se eliminó el link Información vigente 2015 y se dejó solo como Información Vigente.

Plataforma de recaudo a disposición de los usuarios para el registro de los sujetos obligados por concepto de contratos de obra pública y concesiones celebrados con entidades de derecho público, así como el registro del recaudo correspondiente, para lo cual la plataforma realiza la liquidación de manera automática y envía notificación del trámite realizado; brindando además opciones para actualización de usuarios, cambio de

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MinInterior Mnweno del Interior




clave, actualizar información de concesión, histórico del recaudo (pagos sobre el contrato), actualizar información de la Entidad.

Se tiene proyectada una segunda versión con la que se prevé el pago en línea a través del botón PSE, así como reportes para análisis de informes estadísticos de recaudo, que permita saber que recursos ingresan por obra pública y por concesión en tiempo real, tanto el pago como el registro, sin necesidad de extractos, una fácil identificación de cada pago, soportes que permitan verificar que la liquidación está bien hecha y realizar devoluciones de manera segura.

Esta plataforma que cuenta con dos usuarios internos, uno de consulta asignado al encargado en el grupo FONSECON y el otro usuario como administrador de la plataforma, que es el ingeniero de apoyo del área de sistemas para soporte técnico, mantenimiento y actualización de la plataforma o modificar y editar información cuando algún usuario externo presenta algún tipo de incidente.



VINCULADAS

Las políticas contables se encuentran establecidas, además de contar con procedimientos actualizados y socializados; la guía metodológica de políticas contables fue complementada, derivando la creación del Manual de Políticas Contables,

La presentación de la información contable se realiza dentro de los plazos establecidos por los entes de control,

23. Teniendo en cuenta la importancia del asesoramiento en materia contable que maneja el Subcomité Institucional Administrativo y Financiero en el tema de Sostenibilidad Contable conforme a sus funciones, y siendo además un insumo para la toma de decisiones por parte de la alta dirección, se recomienda mantenerlo vigente y realizar las reuniones de acuerdo a lo instado en la Resolución 0428 de 2016.

Aunque existe el Procedimiento de Registro de la Actividad Contable, se recomienda que sea ajustado en lo relacionado a los controles de acuerdo a las actividades descritas, con la finalidad de que sean claros los puntos de control y sus responsables.

Es prudente que el Subcomité Institucional Administrativo y Financiero se reúna en forma periódica conforme a las obligaciones emitidas en la Resolución de conformación, con el fin de desempeñar su labor de instancia asesora y de apoyo al proceso, en especial lo determinado en el Tema de Sostenibilidad Contable para persistir en la depuración y saneamiento contable., siendo importante también el tratamiento de los riesgos de indole contable, principalmente en el tema de inventarios donde existe notoria debilidad,

Se recomienda incluir en el Manual de . Políticas Contables de la Entidad, el

tratamiento de los riesgos de índole contable.

SAF ,

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MinInterior m.y., del Interior

ize h Nathalia Rojas orero.

Aprobado el 15/05/2018

Elaboró:

,ÁI107

Fra isci .avier Gu mán Mahecha

Claudia Viviana Molina Barón.

Pilar 9 ales Cano.4M11.

o~it

- e

a Rincón Echeverry.




CONCLUSIONES:

Resultado de la Visita de Asesoría y Seguimiento que realizó la Oficina de Control Interno a la Subdirección Administrativa y Financiera — SAF respecto a la vigencia 2017, donde se verificaron temas sobre Plan de Acción y Ejecución Presupuestal, Contratación, Gestión Humana, Comisiones, PQRSD, Trámites y Servicios, Ley de Transparencia, Asuntos Jurídicos, Archivo y Gestión Documental, Almacén General y Gestión Financiera y Contable, se pudo determinar que:

De los once (11) temas verificados uno (1) de ellos, el de Asuntos Jurídicos, no presentó observaciones; en cuanto a los diez (10) restantes, las respectivas recomendaciones se plasman a lo largo del informe en cada tema inherente, con las cuales se invita a que se tomen las medidas pertinentes, conducentes al cabal cumplimiento de las normas establecidas.

r Angela Liñeiro Colmenares.

Ap •

José Francisco García Méndez. TU be o :ozzi Ángel. Jef Oficina de Control Interno

Archivar en: 1200.190.20 — Auditorías Internas.

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Código: SC-P-02-F-04 INFORME DE AUDITORIA INDEPENDIENTE ... · Fomentar la Cultura de Autocontrol....

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