Cédula de Autorización del Procedimiento · de una mejora en el control y quehacer del...

Coordinación General de Administración

Manual de Procedimientos de la

Dirección General de Recursos Materiales

y Servicios Generales

http://www.profeco.gob.mx/juridico/normateca.asp 22 de septiembre de 2015

http://www.profeco.gob.mx/juridico/normateca.asp

Manual de Procedimientos de la Dirección General de Recursos Materiales


Codificación: MP-620

Versión: 02

Vigencia: 22 de septiembre de 2015

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Control de las Revisiones

Revisión Fecha

Revisión Consideración del cambio en el documento

00 14 de agosto de 2008

Manual de Procedimientos de nueva creación, para dar cumplimiento al Programa de Trabajo del Comeri 2008; en apego a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas y la Guía Técnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos. Versión dictaminada por el Comeri en la Cuarta Sesión Ordinaria de 2008 (14-08-08).

01 22 de septiembre de

2015

Actualización derivada del programa de trabajo 2015 del Comité de Mejora Regulatoria Interna de la Procuraduría Federal del Consumidor en alineación del quehacer Institucional conforme al Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018;. Asimismo se siguen los lineamientos establecidos en la Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombres (NMX-R-025-SCFI-2012). Versión dictaminada por el Comeri en la Tercera Sesión Ordinaria de 2015 (22-09-15).





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Contenido

Página

I. Introducción ........................................................................................... 3

II. Glosario ................................................................................................. 4

III. Objetivo ................................................................................................. 5

IV. Normatividad Aplicable .......................................................................... 6

V. Mapa de Procesos ................................................................................. 7

VI. Procedimientos ...................................................................................... 8





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I. Introducción

La Coordinación General de Administración a través de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG) elabora el presente manual a fin de proporcionar a las áreas que coordinan los servicios y recursos materiales, un documento que les permita conocer los pasos a seguir en el desempeño de sus labores, así como unificar criterios en la toma de decisiones.

El documento describe los procesos operativos, incluye las áreas y puestos que intervienen precisando su responsabilidad y participación. Asimismo, auxilia en la introducción del puesto y capacitación del personal, su consulta permite identificar con claridad los procedimientos y las rutinas de trabajo que debe ejecutar cada área.

Derivado de las líneas de acción que establece el Plan Nacional de Desarrollo (PDN) 2013-2018; el Programa de Desarrollo Innovador (PRODEINN) 2013-2018 y como parte de una mejora en el control y quehacer del levantamiento del Inventario físico de Bienes Muebles Instrumentales y Bienes Muebles de Consumo de la Procuraduría Federal del Consumidor; Así como la tarea de integrar el lenguaje incluyente y principios de igualdad de conformidad con la Norma Mexicana de igualdad laboral entre mujeres y hombres (NMX-R-025-2012), la DGRMSG, se dio a la tarea de actualizar los presentes Procedimientos.

Asimismo y en cumplimiento al artículo primero 1° de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos que establece: “Queda prohibida toda discriminación motivada por origen étnico o nacional, el género, la edad, las discapacidades, la condición social, las condiciones de salud, la religión, las opiniones, las preferencias sexuales, el estado civil o cualquier otra que atente contra la dignidad humana y tenga por objeto anular o menoscabar los derechos y libertades de las personas”, el presente documento podrá ser consultado y aplicado por toda persona que le aporte o genere interés para sus actividades laborales.





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II. Glosario

Para los efectos del presente documento se entenderá por:

Afectación. La asignación de los bienes muebles a un área, persona y/o servicio determinados.

Bienes instrumentales. Los considerados como implementos o medios para el desarrollo de las actividades que realiza la Profeco, siendo susceptibles de la asignación de un número de inventario y resguardo de manera individual, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Ley. Ley General de Bienes nacionales.

Normas. Normas Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Administración Pública Federal Centralizada.

Procedimientos de Venta. Los de licitación pública, subasta, invitación a cuando menos tres personas y adjudicación directa.

Responsable de los Recursos Materiales. El ( l a ) Director (a) General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Vehículos. Los vehículos terrestres.

Bienes de consumo. Los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la Profeco, tienen un desgaste parcial o total y son controlados a través de un registro global en sus inventarios, dada su naturaleza y finalidad en el servicio.

Discriminación. Toda distinción, exclusión o restricción que, basada en el origen étnico o nacional, sexo, edad, discapacidad, condición social o económica, condiciones de salud, embarazo, lengua, religión, opiniones, preferencias sexuales, estado civil o cualquier otra, tenga por efecto impedir o anular el reconocimiento o el ejercicio de los derechos y la igualdad real de oportunidades de las personas. También se entenderá como discriminación la xenofobia y el antisemitismo en cualquiera de sus manifestaciones”.

Lenguaje no sexista. El sexismo en el lenguaje es una práctica de discriminación que invisibiliza a las mujeres, mediante del uso de formas lingüísticas que considera lo masculino como genérico subordinando lo femenino.





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III. Objetivo

Establecer y proporcionar al personal de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales los procedimientos operativos que rigen las actividades sustantivas del área y las interacciones con las unidades administrativas de Profeco, a fin de lograr un óptimo desempeño en el desarrollo de las actividades institucionales.





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IV. Normatividad Aplicable

Leyes

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal. DOF 29/12/1976.

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. DOF 13-03-2002.

- Ley Federal de Protección al Consumidor. DOF 24-12-1992.

- Ley General de Bienes Nacionales. DOF 20-05-2004.

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-06-2002.

Reglamentos

- Reglamento de la Procuraduría Federal del Consumidor. DOF 16-07-2004.

- Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. DOF 11-06-2003.

Otras disposiciones

- Bases Generales para el Registro, Afectación, Disposición Final y Baja de Bienes Muebles de la Procuraduría Federal del Consumidor. Profeco, 11-04-2008.

- Lineamientos Generales para la administración de Almacenes de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal. DOF 11-11-04.





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V. Mapa de Procesos

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

Un

ida

d A

dm

inis

tra

tiva

So

licita

nte

DG

RM

SG

Proceso 1: Levantamiento de Inventarios

Solicita a las UA

realizar el

levantamiento de

inventario

Inicio Fin

Realiza

levantamiento de

inventario

Verifica la

existencia de

bienes conforme a

la Base de Datos

Recibe reporte de

los bienes que no

corresponden con

la Base de Datos

Levanta Acta

Administrativa

Control de

inventario y

notificación al OIC





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VI. Procedimientos

Proceso Procedimientos Codificación

Ad

qu

irir

Bie

ne

s y

Con

trata

r

Se

rvic

ios Levantar el Inventario Físico de Bienes Muebles

Instrumentales MP-620-01

Levantar el Inventario Físico de Bienes Muebles de Consumo

MP-620-02


Procedimiento para levantar el inventario físico de bienes muebles instrumentales

Codificación: MP-620-01

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Revisión Fecha


00 13 de julio de 2007 Elaboración con objeto de normar las actividades del levantamiento físico del inventario de bienes muebles instrumentales. Oficio CGA/DGRMYSG/DSG/850/2007 (03-07-2007).

01 14 de agosto de 2008 Actualización para dar cumplimiento a las observaciones emitidas por el Órgano Interno de Control. Versión dictaminada por el Comeri en la Cuarta Sesión Ordinaria de 2008 (14-08-08).


2015

Actualización derivada del programa de trabajo 2015 del Comité de Mejora Regulatoria Interna de la Procuraduría Federal del Consumidor en alineación del quehacer Institucional conforme al Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018. Asimismo se siguen los lineamientos establecidos en la Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombres (NMX-R-025-SCFI-2012). Versión dictaminada por el Comeri en la Tercera Sesión Ordinaria de 2015 (22-09-15).




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C o n t e n i d o

Página

I. Objetivo ................................................................................................. 3

II. Alcance .................................................................................................. 3

III. Formatos y Anexos Requeridos ............................................................ 3

IV. Mecanismos de Control ......................................................................... 4

V. Políticas de Operación ........................................................................... 6

VI. Descripción del Procedimiento .............................................................. 9

VII. Diagrama de Flujo ............................................................................... 17

VIII. Formatos y Anexos .............................................................................. 22




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I. Objetivo

Establecer las actividades para verificar la existencia física, ubicación y estado físico de los bienes muebles instrumentales, a realizar por las y los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos de cada Unidad Administrativa.

II. Alcance

El presente procedimiento aplica a las Unidades Administrativas que conforman Profeco.

III. Formatos y Anexos Requeridos

- Listado de la Base de Datos de Activos Fijos Formato I-1-MP-620-01

- Acta Administrativa de Conclusión del Formato I-2-MP-620-01 Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

- Listado General del Inventario Físico de Bienes Formato I-3-MP-620-01 Muebles Instrumentales.

- Resguardo de Bienes Muebles Personalizados. Formato I-4-MP-620-01

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Formato I-5-MP-620-01 Localizados

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-6-MP-620-01 Sobrantes

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-7-MP-620-01 Sin Número de Inventario

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-8-MP-620-01 para Baja.

- Acta Administrativa por Bienes no localizados. Formato I-9-MP-620-01

- Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, Formato I-10-MP-620-01 sin número de inventario y no identificados


http://www.profeco.gob.mx/juridico/Documentos/CGA/Manuales/MP-620/Formato%20I-1-MP-620-01.xlsx

http://www.profeco.gob.mx/juridico/Documentos/CGA/Manuales/MP-620/Formato%20I-2-MP-620-01.docx











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IV. Mecanismos de Control

Número de Control

Puesto Responsabilidad Evidencia

documental

M 01 La o el Titular de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales

Instruir a las UA dar inicio al Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

Oficio o correo electrónico

M 02 La o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo

Elaborar Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento

Físico del Inventario de

Bienes Muebles Instrumentales

M 03 La o el Encargado del área de Control de Inventarios

Ejecutar el Alta en la Base de Datos de Activos Fijos, de los Bienes sin número de inventario y sin registro

Listado de Bienes Muebles

Instrumentales sin Número de

Inventario. Listado General del Inventario

Físico de Bienes Muebles

Instrumentales


Solicitar mediante oficio a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, elabore “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados

Oficio


Enviar mediante oficio el listado de Bienes No Localizados sin documentación soporte a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, para su aclaración

Oficio




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Número de Control


documental


Revisa la información recibida del inventario por parte de la UA y hace cruce de información, entre la base de datos contra lo recibido.

Oficio dando respuesta a las

conclusiones del Inventario

En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, la o el responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefa/e inmediato las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia documental que sustente lo ocurrido debiendo registrar la excepción en la bitácora (fecha y descripción de los mismos hechos) correspondiente, cuyo responsable será la o el servidor público que designe la o el titular de la unidad administrativa. La información registrada, permitirá analizar la posible adecuación y mejora del presente procedimiento.




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V. Políticas de Operación

A. La Coordinación General de Administración establecerá las medidas necesarias para realizar inventarios totales cuando menos una vez al año y por muestreo cuando menos cada tres meses.

B. La Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales coordinará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

C. La Dirección de Servicios Generales deberá supervisar y dar seguimiento al Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

D. Las Unidades Administrativas (UA) de Profeco, a través de las y los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos realizarán el levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

E. El Departamento de Almacén e Inventarios vigilará y controlará el desarrollo del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, en sus aspectos de calidad y tiempo.

F. El Departamento de Almacén e Inventarios será responsable de concentrar los expedientes que envíen las o los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos del levantamiento del inventario.

G. El Área de Control de Inventarios será la responsable de analizar, revisar y verificar los resultados del levantamiento físico del inventario de cada UA y en su caso solicitará las aclaraciones que se requieran.

H. El Área de Control de Inventarios será la encargada de elaborar el informe del resultado del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales y actualizar la Base de Datos de Activos Fijos.

Responsabilidades de los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos:

I. Llevar el control de los inventarios en forma documental y electrónica.

J. Designar al personal que llevará a cabo el levantamiento del Inventario.

K. Coordinar el Levantamiento Físico del Inventario y elaborar el Acta Administrativa de Conclusión, en cada una de las áreas, señalando los resultados, responsabilidades y aclaraciones procedentes.




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L. Deberán firmar el Acta Administrativa de Conclusión conjuntamente con la o el titular de la Unidad Administrativa y el personal designado para realizar el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

M. Remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar dentro de los veinte días hábiles posteriores a la recepción del oficio de inicio del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, el expediente documental y en medio magnético de todas las áreas, en caso de no entregarlo se hará del conocimiento del Órgano Interno de Control para los efectos a que haya lugar. Dicho expediente está integrada por:

Original del Listado de la Base de Datos de Activos Fijos depurada Formato I-1-MP-620-01;

Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-2-MP-620-01;

“Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” Formato I-3-MP-620-01;

En su caso Contratos de Donación o Comodato;

Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente llenados y firmados Formato I-4-MP-620-01;

“Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados”, anexando la documentación soporte de la baja de su Unidad Administrativa Formato I-5-MP-620-01;

“Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes”, anexando la documentación soporte de la recepción en su Unidad Administrativa Formato I-6-MP-620-01.

“Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario”, anexando la documentación soporte de la recepción en su Unidad Administrativa en su caso Formato I-7-MP-620-01.

“Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”, para uso exclusivo de Delegaciones Federales, a incluirse en el Programa Anual de Disposición Final de Bienes Muebles Formato I-8-MP-620-01.

Dispositivo magnético que contenga la información relativa a cada uno de los anexos;




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N. En el caso que el Departamento de Almacén e Inventarios le devuelva el expediente del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales por inconsistencias, deberán enviarlo en un plazo no mayor a diez días hábiles, en caso de no entregarlo, se hará del conocimiento del Órgano Interno de Control, para los efectos a que haya lugar.

O. En las Delegaciones Federales se encargarán del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales y de requisitar el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja” considerando el Equipo de Cómputo y/o de Telecomunicaciones solicitando a la Dirección General de Informática el dictamen correspondiente, a fin de definir su incorporación al Programa Anual de los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos.

P. Informar al Departamento de Almacén e Inventarios, sobre cualquier duda o inconsistencia detectada en el desarrollo y ejecución del inventario físico de bienes instrumentales.

Q. Aclarar las diferencias que surjan por los bienes sobrantes y los bienes no localizados.

R. Levantar Acta Administrativa Formato I-9-MP-620-01 de los bienes que no fueron localizados y remitirla al Departamento de Almacén e Inventarios dentro de los diez hábiles posteriores a la recepción del oficio de notificación.

S. Levantar Acta Circunstanciada Formato I-10-MP-620-01 de los bienes sobrantes sin número de inventario y no identificados, que no fue posible identificar su procedencia y remitirla al Departamento de Almacén e Inventarios dentro de los diez hábiles posteriores a la recepción del oficio de notificación.




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VI. Descripción del Procedimiento

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.- La o el Titular

1. Indica a la o el Director de Servicios Generales se realice el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales en apego a la normatividad establecida.

Dirección de Servicios Generales.- La o el Titular

2. Instruye a la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios realice la coordinación y ejecución del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles.

Departamento de Almacén e Inventarios.- La o el Titular

3. Indica al Área de Control de Inventarios que congele la Base de Datos de Activos Fijos y abra una base en paralelo para continuar con las actividades cotidianas de actualización y emita Listados por UA.

4. Elabora oficio circular dirigido a las y los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos, notificándoles que se realizará el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles y recaba firma de la o el Director General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.- La o el Titular

5. Notifica mediante oficio a las y los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos se realice el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles, anexando dispositivo magnético que contiene:

- Procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

- Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus áreas Formato I-1-MP-620-01.

- Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-2-MP-620-01.

- Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-3-MP-620-01.

- Resguardo de Bienes Muebles Personalizados Formato I-4-MP-620-01.




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- Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados Formato I-5-MP-620-01.

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes Formato I-6-MP-620-01.

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario Formato I-7-MP-620-01.

- Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja Formato I-8-MP-620-01.

- Acta Administrativa por Bienes no Localizados Formato I-9-MP-620-01 y

- Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados Formato I-10-MP-620-01.

Unidad Administrativa.- La o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo

6. Recibe oficio de solicitud con dispositivo magnético para realizar el levantamiento del inventario.

7. Informa mediante oficio o correo electrónico a las áreas de la UA, el inicio del levantamiento del inventario, entregando dispositivo magnético.

Unidad Administrativa.- La o el Responsable de Levantar el Inventario.

8. Inicia el Levantamiento del Inventario, verifica físicamente los bienes contra la Base de Datos de Activos Fijos, anotando los datos que falten en el “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” Formato I-3-MP-620-01 y en la Cédula de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados” Formato I-4-MP-620-01.

9. Realiza una búsqueda exhaustiva de los Bienes no localizados y en caso de no ser localizados, identifica en los Listados de la Base de Datos de Activos Fijos de sus áreas con una letra “F” Formato I-1-MP-620-01 y requisita “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados” Formato I-5-MP-620-01, anexando en su caso copia de la documentación soporte.- Conecta con la actividad 18.




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10. Investiga los Bienes sin etiqueta de código de barras el número de inventario que les corresponde de acuerdo a sus características físicas, lo ubica en los Listados de la Base de Datos de Activos Fijos Formato I-1-MP-620-01 y requisita el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” Formato I-7-MP-620-01, para posteriormente etiquetarlo.- Conecta con la actividad 17.

11. Investiga procedencia de los Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos fijos, recaba los documentos que sustenten su ingreso y requisita el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” Formato I-7-MP-620-01 y adjunta la documentación soporte.

12. Revisa que dichos bienes cuenten con: etiqueta blanca, placa metálica, etiqueta de una dependencia diferente a Profeco o cualquier otra referencia que sirva para identificarlo y lo anota en el espacio de observaciones del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” Formato I-7-MP-620-01.- Conecta con la actividad 17.

13. Relaciona los Bienes con número de inventario y no registrados en la base de datos de activos fijos en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes” Formato I-6-MP-620-01 especifica si están en calidad de préstamo por alguna otra área o están asignados en forma definitiva y anexa la documentación soporte.- Conecta con la actividad 17.

14. Relaciona los Bienes no útiles para el servicio de la unidad administrativa (delegaciones federales) en el “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja” Formato I-8-MP-620-01, dictamina, si los bienes se consideran desechos, o no son útiles para su servicio.

15. Concluye el levantamiento del inventario, integra el expediente correspondiente, el cual incluye la siguiente documentación:

- Original del Listado de la base de datos de activos fijos Depurado Formato I-1-MP-620-01.

- Original de los Listados: General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-3-MP-620-01.


- Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados Formato I-5-MP-620-01.




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- Documentación Soporte de cada cédula.

16. Turna expediente a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, junto con dispositivo magnético, que contiene toda la información del inventario.


17. Recibe expediente de inventario, revisa y determina si es correcta la información.

No es correcta 18. Devuelve los documentos al personal que realizó el levantamiento del inventario

para su adecuación. Conecta con la actividad 8.

Si es correcto 19. Elabora Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario

de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-2-MP-620-01.

20. Integra el original del Acta Administrativa de Conclusión Formato I-2-MP-620-01 al expediente, elabora oficio (original y copia) y turna al Departamento de Almacén e Inventarios.


21. Recibe oficio y expediente, lo turna al área de Control de Inventarios, para su revisión y análisis.

Área de Control de Inventarios.- La o el Analista responsable.

22. Revisa el expediente




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No está debidamente integrado 23. Devuelve mediante oficio (original y copia) el expediente a la o el Coordinador

Administrativo o Responsable Administrativo para que sea complementado. Conecta con la actividad 17.

Si está debidamente integrado 24. Analiza y verifica la situación de las diferencias detectadas de bienes no

localizados y/o bienes sobrantes, depura la información de acuerdo a los registros en la Base de Datos de Activos Fijos.

Bienes no localizados con documentación soporte 25. Analiza la documentación soporte, determina si la ubicación de estos bienes es

distinta a la asentada en los registros de la Base de Datos de Activos Fijos y procede a su actualización, a través de transferencia entre UA.- Conecta con la actividad 34.

Bienes sin etiqueta de código de barras 26. Elabora relación de bienes sin número de inventario y envía oficio a las o los

Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes, anexando las Etiquetas de Códigos de Barras, para que elabore resguardos y los remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.- Conecta con la actividad 34.

Bienes sin número de inventario y sin registro en la base de datos de activos fijos con documentación soporte

27. Ejecuta alta en la Base de Datos de Activos Fijos, anexando la documentación soporte y envía oficio (original/copia) a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, informando el número de inventario asignado, adjuntando las Etiquetas de Código de Barras, solicitando elabore resguardos y los remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.- Conecta con la actividad 34.

Bienes sobrantes, sin número de inventario, sin documentación soporte y sin registro en la base de datos de activos fijos

28. Solicita la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo mediante oficio (original/copia), elabore “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” Formato I-10-MP-620-01 y en un plazo no mayor a diez días hábiles, realice la aclaración de los bienes o remita dicha acta circunstanciada.- Conecta con la actividad 31.




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Bienes no localizados sin documentación soporte 29. Integra expediente por cada UA de los Bienes No Localizados que no fue aclarada

su situación y envía mediante oficio (original/copia) el listado a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, para que en un plazo no mayor a diez días hábiles, realice la aclaración o en su caso, elabore el acta administrativa por bienes no localizados Formato I-9-MP-620-01.- Conecta con la actividad 32.

Bienes con número de inventario y no registrados en la base de datos de activos fijos (sobrantes)

30. Realiza cruce entre los listados de bienes sobrantes con los bienes que no fueron localizados en las áreas, a fin de definir los que continuarán en uno u otro supuesto y decidir si procede hacer la transferencia entre unidades administrativas.- Conecta con la actividad 34.


31. Recibe oficio en el cual se le informa de los bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, sin documentación soporte y elabora “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” Formato I-10-MP-620-01 y la remite al DAI.- Conecta con la actividad 35.

32. Recibe oficio mediante el cual se le informa de los bienes faltantes que no ha sido aclarada su situación, realiza nueva búsqueda para su localización, y en su caso, elabora Acta Administrativa de Bienes no localizados Formato I-9-MP-620-01, la firma y recaba firma de la o el titular del área y de la persona que tiene resguardado el bien y turna al Departamento de Almacén e Inventarios.

Departamento de Almacén e Inventarios.- La o el Jefe del Departamento

33. Recibe documentos, los analiza y determina qué bienes aclaran su situación, y en los casos donde se haya hecho acta administrativa de bienes no localizados Formato I-9-MP-620-01, elabora oficio (original/copia) dirigido al Órgano Interno de Control para que se deslinden las responsabilidades. Obtiene el acuse de recibo y espera resolución para proceder a su baja.

34. Actualiza la Base de Datos de Activos Fijos, en el Sistema Base o congelado, de acuerdo a las diferencias detectadas mediante las Cédulas de Trabajo.




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35. Recibe “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados” Formato I-10-MP-620-01, y ejecuta altas en la Base de Datos y envía oficio (original/copia) a la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, informando el número de inventario asignado, adjuntando las Etiquetas de Código de Barras, solicitando elabore resguardos y los remita en un plazo no mayor a tres días hábiles a partir de que reciba el oficio.

36. Emite los listados del resultado del inventario (capturados todos los movimientos) y revisa contra documentación soporte y elabora oficio (original/copia) con firma de la o el Director de Servicios Generales y envía a la Dirección de Contabilidad para la conciliación correspondiente.

37. Archiva expediente para su control y resguardo:

- Listado de la Base de Datos de Activos Fijos Formato I-1-MP-620-01

- Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-2-MP-620-01.

- Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales Formato I-3-MP-620-01.


- Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados Formato I-5-MP-620-01.




- Acta Administrativa por Bienes no localizados Formato I-9-MP-620-01.

- Acta Circunstanciada por Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados Formato I-10-MP-620-01.

- Documentación Soporte de cada cédula.

En su caso:

- Oficio o correo electrónico informando el inicio del levantamiento del inventario y designación del personal que llevará a cabo ésta actividad




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- Oficio de envío del expediente del Levantamiento Físico del Inventario

- Oficio de devolución de expediente para que sea complementado.

- Relación de bienes sin número de inventario y oficio de envío a los Coordinadores Administrativos o Responsables Administrativos correspondientes (anexa Etiquetas de Códigos de Barras)

- Oficio informando el número de inventario que le fue asignado a los bienes, adjuntando Etiquetas de Códigos de Barras

- Oficio de solicitud de elaboración de “Acta Circunstanciada por bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados”.

- Oficio de envío de listado de bienes no localizados sin documentación soporte para aclaración de cada uno de los bienes faltantes o, en su caso, informe de las acciones implementadas para su localización.

- Oficio dirigido al Órgano Interno de Control para que se deslinden las responsabilidades, en relación a los bienes no localizados.

Fin del procedimiento.




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VII. Diagrama de Flujo

F-I-7-MP-620-01

F-I-7-MP-620-01

F-I-1-MP-620-01

Dispositivo

magnético

Oficio Circ.

F-I-5-MP-620-01

Oficio Inform.

Oficio Circ.

La o el Director General

Indica a la o el Director se

realice el Levantamiento Físico

del Inventario, en Apego a la

normatividad establecida

INICIO

1

La o el Jefe de Departamento

Indica al Área de Control de

Inventarios congele la Base de

Datos y abra una base en

paralelo para continuar con la

actualización y emita Listados

3

Elabora oficio, dirigido a las/los

Coord. Admivos, notificando

que se realizará el

Levantamiento del Inventario y

recaba firma de la/el Director

General

4

5

La o el Director General de Recursos

Materiales y Servicios Generales / La o

el Director de Servicios Generales

La o el Jefa/e de Depto. de Almacén e

Inventarios / La o el Analista

Responsable de Control de InventariosLa o el Coordinador Administrativo o

Responsable AdministrativoÁrea.- Personal Responsable de

Levantar el Inventario

Unidad Administrativa

Recibe oficio de solicitud con

dispositivo magnético para

realizar el levantamiento del

inventario

6

Oficio Resp.

Informa mediante oficio o correo

electrónico a las áreas de la UA

el inicio del levantamiento del

inventario, entregando

dispositivo magnético

7 8

La o el Director

Instruye a la o el Jefe del

Departamento De Almacén e

Inventarios realice la

coordinación y ejecución

respectiva.

2

F-I-4-MP-620-01

2

F-I-3-MP-620-01

Inicia el Levantamiento del

Inventario, verifica físicamente

los bienes contra la Base,

anotando en el Formato I-3-MP-

620-08 y Formato I-4-MP-620-08 los

datos que falten

9

F-I-1-MP-620-01

Realiza búsqueda de los Bienes

no localizados, identifica en el

Formato I-1-MP-620-08 con una

letra “F” y requisita Formato I-5-

MP-620-08, anexando en su

caso la documentación soporte

10

Notifica mediante oficio se

realice el Levantamiento Físico

del inventario anexando

dispositivo magnético.

Investiga los Bienes sin etiqueta

de código de barras, el número

de inventario que corresponde,

lo ubica en el Formato I-1-MP-

620-08 y requisita el Formato I-

7-MP-620-08

5

Investiga los Bienes sin número

de inventario y sIn registro en

base de datos de activos fijos,

requisita el Formato I-7-MP-620-

08 y adjunta documentación

soporte

11

Diagrama 1 de 5




Versión: 03


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Oficio

Expediente

F-I-2-MP-620-01

Expediente

Expediente


Recibe oficio y expediente, lo

turna al área de Control de

Inventarios, para su revisión y

análisis.

21

La o el Analista Responsable

Revisa el expediente

22

Recibe expediente de

inventario, revisa y determina si

es correcta la información.

17










Expediente

Devuelve los documentos al

personal que realizó el

levantamiento de inventario

para su adecuación.

18

Elabora Acta Administrativa de

Conclusión

Formato I-2-MP-620-08

19

F-I-7-MP-620-01

Turna expediente a la o el

Coord. Admivo. o Responsable

Admivo., junto con dispositivo

magnético, que contiene la

información del inventario.

12

¿Es correcta?Si

No

Oficio

Expediente

Integra el original del Formato I-

2-MP-620-08 al expediente,

elabora oficio y turna al Depto.

de Almacén e Inventarios

20

1

8

3

Revisa que cuenten con:

etiqueta blanca, placa metálica,

etiqueta de otra dependencia o

cualquier otra referencia que

sirva para identificar el bien, lo

anota en el Formato I-7-MP-

620-08.

Relaciona los Bienes con

número de inventario y no

registrados en Activos fijos en el


especifica si están en préstamo

o asignados en forma definitiva,

anexa documentación

13

Relaciona los Bienes no útiles

en el Formato I-8-MP-620-08,

dictamina si los bienes se

consideran desechos, o no son

útiles para su servicio.

14

Concluye el levantamiento del

inventario, integra el expediente

correspondiente

15

16

Diagrama 2 de 5




Versión: 03


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Oficio

Relación

Expediente

Oficio










4

La o el Analista Responsable

Devuelve mediante oficio el

expediente a la o el Coord.

Admivo. o Responsable

Admivo. para que sea

complementado

23

Analiza y verifica la situación de

los bienes no localizados y/o

bienes sobrantes, depura

información de acuerdo a los

registros en la Base de Datos

de Activos Fijos

24

¿Está debidamente

integrado?

Si

No

Analiza la documentación

soporte, determina si la

ubicación de estos bienes es

distinta a la asentada en los

registros de la Base de Datos, y

procede a su actualización.

25

Elabora relación de bienes sin

número de inventario y envía

oficio a las/los Coord. Admivos.,

anexando Etiquetas de Códigos

de Barras para que elabore

resguardos y los remita en un

plazo no mayor a 3 días

26

34

34

2

17

34Oficio

Ejecuta alta en Base de Datos,

anexando documentación y

envía oficio informando el

número de inventario asignado,

adjuntando Etiqueta(s), solicita

elabore resguardos y los remita

27

M 05

27 28 313029

Diagrama 3 de 5




Versión: 03


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F-I-9-MP-620-01

F-I-10-MP-620-01

F-I-9-MP-620-01

Oficio

F-I-9-MP-620-01

Doctos.

F-I-10-MP-620-01

Oficio

3

Oficio

Recibe oficio en el cual informa

bienes sobrantes, sin número

de inventario y no identificados

y elabora Formato I-10-MP-620-

08, firma, recaba firma del titular

del área y la remite al DAI.

31







Oficio

Recibe oficio, realiza búsqueda,

elabora Formato I-9-MP-620-08,

firma y recaba firma del titular y

de la persona que tiene

resguardado el bien y turna

información

32

5

M 11

Solicita al Coord. Admivo.

elabore Formato I-10-MP-620-

08, para que realice la

aclaración de los bienes

sobrantes, sin número de

inventario y no identificados o

remita acta circunstanciada

28

Integra expediente de Bienes

No Localizados y envía

mediante oficio listado de

dichos bienes al Coord. Admivo.

para que realice la aclaración

de cada uno de los bienes

faltantes o elabore Formato I-9-

MP-620-08

29

M 07

Realiza cruce entre listados de

bienes sobrantes con los bienes

que no fueron localizados, a fin

decidir a que bienes procede

hacerles transferencia entre

unidades administrativas.

30


Recibe documentos, determina,

en caso de acta de bienes no

localizados Formato I-9-MP-

620-08, elabora oficio dirigido al

OIC para que deslinde

responsabilidades y espera

resolución.

33

34

M 06

M 08

36

M 09

M 10

Actualiza la Base de Datos de

acuerdo a las diferencias

detectadas mediante las

Cédulas de Trabajo.

34

Oficio

F-I-10-MP-620-01

Recibe Formato I-10-MP-620-08

y ejecuta altas en la Base

anexando documentación y

envía oficio informando el

número de inventario,

adjuntando Etiquetas solicitando

elabore resguardos y los remita.

35




Diagrama 4 de 5




Versión: 03


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Oficio

Expediente

4










Emite listados del resultado del

inventario y revisa contra

documentación soporte y

elabora oficio para su envío a la

Dir. de Contabilidad, para la

conciliación correspondiente

36

Archiva para su control y

resguardo expediente

37

FIN

Diagrama 5 de 5




Versión: 03


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VIII. Formatos y Anexos


No.

Prog

No.

InventarioClave CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Observaciones

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS DE LA (1) CLAVE (2) .

AL _(3)__ DE _____ DE _____



Dirección de Servicios Generales

Departamento de Almacén e Inventarios




Versión: 03


Página: 23 de 46


Instructivo de Llenado del Formato

Nombre del Formato: Base de Datos de Activos Fijos

Objetivo: Proporcionar a las Unidades Administrativas la información de los bienes muebles instrumentales que

tienen asignados.

Elaboración: La o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo.

Presentación: Word

Clave de Identificación: Formato I-1-MP-620-01

No. de Identificación

Dice Debe Anotarse

1 FIJOS DE LA Nombre de la Unidad Responsable.

2 CLAVE La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.

3 AL Día, mes y año en la que se realizó la Base de Datos de Activos Fijos.

4 No. Prog El número progresivo.

5 No. Inventario El número de inventario, únicamente los últimos cinco dígitos del código de barras, el cual se encuentra adherido al bien.

6 Clave CABM La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primeros diez dígitos del código de barras.

7 Descripción La descripción de los bienes.

8 Marca La marca de los bienes.

9 Modelo El modelo de los bienes.

10 Serie El número de serie de los bienes, en caso de que cuenten con serie.

11 Motor El número de motor, en caso de contar con el mismo.

12 Observaciones Comentarios que se tengan de la base de datos de activo fijo.




Versión: 03


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ACTA ADMINISTRATIVA DE CONCLUSIÓN DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO

DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

En la ciudad de ____________________________(1)_________________________________, siendo las ____(2)______ horas del día ____(3)____, se reunieron en las oficinas de la ____________________________(4)_____________________________________ con domicilio en _________________________________(5)_________________________________________ ____________________________________________________________________________, las/los CC. ________________________(6)_______________________ Titular de la Unidad Administrativa __________________(7)_________________ Titular de la (Coordinación Administrativa u Homólogo) _________________________________(8)__________________________________, así como _____________(9)______________________ y ___________________(9)__________________, Personal

Responsable de Levantar el Inventario Físico.

HECHOS

En atención al Oficio Circular No. _____(10)_____, de fecha _____(11)_____ de ____, y en cumplimiento al Programa de Trabajo para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, se realizó Inventario Físico al 100% en confrontación con el Listado de la Base de Datos de Activos Fijos adscritos a la ___________________(12)_________________________ Se levantó el Inventario Físico en todas las áreas adscritas a la ________(13)_____________ quedando asentado en __(14)__ hojas del “Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales” __(15)__ Cédulas de “Resguardo de Bienes Muebles Personalizados”, debidamente llenados y firmados; ___(16)___ hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales no localizados”; __(17)__ hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales sobrantes”; __(18)__ “Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario” y __(19)__ hojas del “Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja”, firmados de conformidad en cada una de las fojas por el personal responsable, con el siguiente resultado:

DOCUMENTOS No de Bienes

Bienes en Base de Datos de Activos Fijos de UR (20)

Bienes en Listado General de Inventario Físico (21)

Bienes en Cédulas de Resguardo (22)

Bienes no Localizados (23)

Bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes)

(24)

Bienes sin número de inventario (25)

Bienes para baja (26)

OBSERVACIONES

____________________________________(27)________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________




Versión: 03


Página: 25 de 46


De los __(28)___ bienes no localizados, la/el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa inventariada, deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar a los diez días hábiles posteriores a la Recepción del oficio y listado por parte del Departamento de Almacén e Inventarios relativo a los Bienes no localizados por la Unidad Responsable, Acta Administrativa de Bienes no localizados acompañada de la documentación aclaratoria que sustente la situación de cada uno de los bienes en comento.---------------------------------------------------------------- Asimismo, de los __(29)___ bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, la/el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa inventariada, deberá remitir al Departamento de Almacén e Inventarios, a más tardar a los diez días hábiles posteriores a la Recepción del oficio por parte del Departamento de Almacén e Inventarios relativo a los bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados por la Unidad Responsable, Acta Circunstanciada de Bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados, de los bienes en comento.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------ Será responsabilidad de la/el Coordinador Administrativo u Homólogo de la _______(30)__________, tener actualizados y debidamente resguardados los bienes muebles instrumentales asignados a su Unidad Responsable. Está intervención se realiza en apego al procedimiento para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales, autorizado por la Coordinación General de Administración. Previa lectura de la presente acta y no habiendo más hechos que asentar, se da por concluida la presente a las ___(31)____ horas del día de su inicio, elaborándose en tres tantos y firmando para constancia en todas sus fojas y anexos, al margen y al calce, las y los que en ella intervinieron.

LA O EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

(32)

(NOMBRE FIRMA Y No. DE EMPLEADO)

LA O EL ENCARGADO ADMINISTRATIVO

(33)


PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO

(34)


(34)





Versión: 03


Página: 26 de 46



Nombre del Formato: Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes

Muebles Instrumentales

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se indiquen los resultados derivados del

levantamiento del inventario.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 de La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada la Unidad Administrativa.

2 las La hora de inicio del Levantamiento del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

3 día La fecha en la que se levanta el Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

4 la El nombre de la Unidad Administrativa.

5 en El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad Administrativa (. Calle, No., Colonia, C.P.)

6 CC. El nombre de la o el Titular de la Unidad Administrativa o Delegación.

7 Administrativa El nombre de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.


9 como Los nombre de las personas responsables de Levantar el Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

10 No. El número del oficio circular emitido por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

11 fecha La fecha del oficio circular emitido por la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales para el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales

12 la La Unidad Administrativa.

13 la La Unidad Administrativa.

14 en La cantidad de hojas que componen el Listado General de Bienes Muebles Instrumentales

15 Instrumentales El total de hojas que componen las Cédulas de Resguardos Personalizados de Bienes Muebles Instrumentales.

16 firmados La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales no Localizados




Versión: 03


Página: 27 de 46



Dice Debe Anotarse

17 localizados La cantidad de hojas que componen en Listado de Bienes Muebles Instrumentales sobrantes

18 sobrantes La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales sin Número de Inventario.

19 y La cantidad de hojas que componen el Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja.

20 Bienes en Base de Datos de Activos Fijos de UR

El número de bienes que se indican en la Base de Datos de Activos Fijos de la Unidad Responsable.

21 Bienes en Listado General de Inventario Físico

El total de bienes reportados en el Listado General de Bienes Muebles Instrumentales emitido por el Departamento de Almacén e Inventarios.

22 Bienes en Cédulas de Resguardo

El total de bienes reportados en las Cédulas de Resguardos Personalizados de Bienes Muebles Instrumentales.

23 Bienes no Localizados El total de bienes no Localizados.

24

Bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes)

El total de bienes localizados físicamente y no asignados a su Unidad Administrativa (Bienes Sobrantes).

25 Bienes sin número de inventario

El total de bienes sin número de inventario.

26 Bienes para baja El total de los bienes para baja.

27 OBSERVACIONES Las aclaraciones que consideran convenientes por el Levantamiento Físico del Inventario Bienes Muebles Instrumentales.

28 los El número de bienes no Localizados.

29 los El número de bienes sobrantes, sin número de inventario y no identificados.


31 las La hora en la que se concluye el Levantamiento del Acta Administrativa de Conclusión del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

32 LA O EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

Nombre, número de empleado y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa

33 LA O EL ENCARGADO ADMINISTRATIVO

Nombre, número de empleado y firma de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo.

34

PERSONAL RESPONSABLE DE LEVANTAR EL INVENTARIO FÍSICO

Nombre, número de empleado y firma de las personas responsables de levantar el Inventario Físico




Versión: 03


Página: 28 de 46



Clave: (2) Fecha: (3)

No. Prog. No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

Nombre : (13) Nombre : (14)

Firma : Firma :





Encargada/o Administrativo La o el Titular de la Unidad Administrativa

LISTADO GENERAL DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES

UR: (1)

Elaboró Autorizó




Versión: 03


Página: 29 de 46



Nombre del Formato: Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se registren los bienes muebles instrumentales con

los que físicamente cuenta la Unidad Administrativa.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 UR: El nombre de la Unidad Responsable.

2 Clave: La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.

3 Fecha: Día, mes y año en la que se realizó el Listado General del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales.

4 No. Prog. El número progresivo.


6 No. CABM La clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primeros diez dígitos del código de barras.




10 Serie El número de serie de los bienes, en caso de que cuenten con serie


12 Estado Físico Especificar el estado en el que se encuentra el bien.

13 Elaboró Nombre y firma de la o el Encargado Administrativo.

14 Autorizó Nombre y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa.




Versión: 03


Página: 30 de 46




No. Prog. No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)

CURP: (14)


Firma : No. De Empleada/o: (15) Firma :

RESGUARDO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PERSONALIZADO

UR: (1)

Resguardataria/o Vo. Bo. Encargada/o Administrativo








Versión: 03


Página: 31 de 46



Nombre del Formato: Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado

Objetivo: Contar con un documento oficial, en el que se registre la o el servidor público que tiene asignados

bajo su responsabilidad determinados bienes muebles instrumentales.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 UR: El nombre de la Unidad Responsable.

2 Clave La clave que le pertenece a la Unidad Responsable.

3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Resguardo de Bienes Muebles Instrumentales Personalizado.

4 No. Prog. El número progresivo









13 La o el Resguardatario Nombre y firma de la persona que tiene bajo su resguardo los bienes.

14 CURP El CURP de la o el resguardatario.

15 No. de Empleado El número de empleado del resguardatario.

16 Vo. Bo. Encargada/o Administrativo

El nombre y firma de la o el Encargado Administrativo.




Versión: 03


Página: 32 de 46




No. Prog. No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Observaciones

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)


Firma : Firma :


LISTADO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES NO LOCALIZADOS

UR: (1)

Elaboró Autorizó








Versión: 03


Página: 33 de 46



Nombre del Formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Localizados

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se relacionen los bienes muebles instrumentales

faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 UR El nombre de la Unidad Responsable.


3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales No Identificados









12 Observaciones Especificar el motivo por el cual no se encuentran los bienes, anexando la documentación soporte con el cual dieron de baja los bienes de su Unidad Administrativa.

13 Elaboró El nombre y firma de la o el Encargado Administrativo.

14 Autorizó El nombre y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa.




Versión: 03


Página: 34 de 46




No. Prog. No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico Observaciones

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

Nombre : ´(14) Nombre : ´(15)

Firma : Firma :

UR: (1)





LISTADO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES SOBRANTES

Autorizó

La o el Titular de la Unidad Administrativa

Elaboró

Encargada/o Administrativo




Versión: 03


Página: 35 de 46



Nombre del Formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes


sobrantes en la Unidad Administrativa, que no se encuentran registrados a su cargo.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse



3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sobrantes.



6 No. CABM Anotar la clave del Catálogo de Bienes Muebles CABM, únicamente los primero diez dígitos del código de barras.






12 Estado Físico El estado en el que se encuentra el bien.

13 Observaciones El documento soporte con el cual se recibieron los bienes en la Unidad Administrativa, anexando la documentación.


15 Autorizó El nombre y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa




Versión: 03


Página: 36 de 46



Clave: (2) Fecha: '(3)

No. Prog. Descripción Marca Modelo Serie Motor Estado Físico Observaciones

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

CURP: (13)

Nombre: (12) Nombre: (15)

Firma : No. De Empleada/o: (14) Firma:

Resguardataria/o Vo. Bo. Encargada/o Administrativo

LISTADO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES SIN NUMERO DE INVENTARIO

UR: (1)








Versión: 03


Página: 37 de 46



Nombre del Formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario


que carecen de etiqueta de código de barras de identificación.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse



3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales Sin Número de Inventario








11 Observaciones Especificar el documento soporte con el cual se recibieron los bienes en la Unidad Administrativa, anexando la documentación.

12 La o el Resguardatario Nombre y firma de la persona que tiene bajo su resguardo los bienes.

13 CURP El CURP de la o el resguardatario.

14 No. de Empleado El número de empleado de la o el resguardatario.

15 Vo. Bo. Encargada/o Administrativo

El nombre y firma de la o el Encargado Administrativo.




Versión: 03


Página: 38 de 46




No. Prog. No. Inventario No. CABM Descripción Marca Modelo Serie Motor Díctamen

(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12)


Firma : Firma :


LISTADO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PARA BAJA

UR: (1)

Elaboró Autorizó








Versión: 03


Página: 39 de 46



Nombre del Formato: Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual las Delegaciones Federales, registren los bienes

muebles instrumentales que no le son de utilidad.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse



3 Fecha Día, mes y año en que se realizó el Listado de Bienes Muebles Instrumentales para Baja.









12 Dictamen El estado en el que se encuentra el bien.


14 Autorizó El nombre y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa.




Versión: 03


Página: 40 de 46



ACTA ADMINISTRATIVA

LUGAR Y FECHA: (1)

EN LA CIUDAD DE _____________________________, SIENDO LAS _______ HORAS DEL DÍA _____ DE ______ DE _____, REUNIDOS EN LAS OFICINAS QUE OCUPA LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA _________________________________, DE LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR, UBICADA EN ___________________________________________________, CÓDIGO POSTAL __________, DELEGACIÓN O MUNICIPIO ____________________.

INTERVIENEN: (2)

POR PARTE DEL ÁREA INVENTARIADA _____________________ LA/EL C. _________________________________________ CON NÚMERO DE EMPLEADO _______________________, ASÍ COMO LAS O LOS C.C. _________________________________________ CON NÚMERO DE EMPLEADO _____________________ RESGUARDANTES DE LOS BIENES NO LOCALIZADOS. POR LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA DE LA __________________________________________________ LA/EL C. __________________________________, CON NÚMERO DE EMPLEADO_______________.

OBJETO: (3)

INFORMAR Y DEJAR CONSTANCIA DE LOS BIENES NO LOCALIZADOS EN EL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, REALIZADO EN EL MES DE___________ DE _____.

HECHOS: (4)

COMO RESULTADO DEL INVENTARIO FÍSICO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES PRACTICADO CON FECHA _____ DE _____ DE _____, A LA ________________________________, NO FUE POSIBLE LOCALIZAR LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES QUE A CONTINUACIÓN SE RELACIONAN Y QUE ESTÁN ASIGNADOS DE ACUERDO A LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS A LA ________________________________:

PROG.

Nº INVENTARIO(5) DESCRIPCIÓN(5)

USUARIA/O(5)

(12) HOJA ____ DE ____




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POR LO QUE SE HACE CONSTAR, QUE A PESAR DE LA BÚSQUEDA EXHAUSTIVA QUE SE REALIZÓ DE LOS BIENES ANTES RELACIONADOS, ÉSTOS NO FUERON LOCALIZADOS. RAZÓN POR LA QUE SE LEVANTA EL PRESENTE DOCUMENTO, CON LA FINALIDAD DE DEJAR CONSTANCIA DE LOS HECHOS OCURRIDOS, ASÍ COMO DE INFORMAR AL ÓRGANO INTERNO DE CONTROL EN LA PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR A EFECTO DE QUE REALICE LAS ACCIONES CONDUCENTES.

CIERRE: (6)

SIENDO TODO LO QUE SE DESEA DECLARAR Y PREVIA LECTURA DEL PRESENTE DOCUMENTO A LAS Y LOS QUE EN ELLA INTERVIENEN, SE CIERRA LA PRESENTE ACTA ADMINISTRATIVA, EL MISMO DÍA DE SU INICIO, SIENDO LAS _________ HORAS, FIRMANDO DE CONFORMIDAD AL MARGEN Y AL CALCE LAS Y LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.

POR LA ____________(7)____________ QUE REPORTA LOS

BIENES NO LOCALIZADOS

LA O EL TITULAR DEL ÁREA

(8) ______________________________

NOMBRE Nº DE EMPLEADO CARGO Y FIRMA

PERSONAL QUE TIENE BAJO SU RESGUARDO LOS BIENES NO

LOCALIZADOS

(9) ______________________________


POR LA COORDINACIÓN ____________________(10)__________________

LA O EL TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO

(11) _____________________________


(12) HOJA ____ DE ____




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Nombre del Formato: Acta Administrativa por Bienes No Localizados

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales

faltantes en la Unidad Administrativa, registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 LUGAR Y FECHA:

El lugar donde se levanta el Acta Administrativa. (Ciudad y Estado), la hora y fecha en que da inicio la elaboración del Acta Administrativa, el Nombre de la Unidad Responsable de la cual depende la Coordinación Administrativa u Homólogo y la calle, numero exterior, colonia, el código postal y la delegación o municipio en donde se encuentra ubicada la Coordinación Administrativa u Homólogo, responsable de la elaboración del Acta Administrativa.

2 INTERVIENEN:

El nombre del área inventariada, nombre y número de empleado de la o el titular del área inventariada, en su caso el nombre y número de empleado del personal que tiene bajo su responsabilidad los bienes que no fueron identificados y el nombre y número de empleado de la o el la o el Coordinador Administrativo u Homólogo.

3 OBJETO

El mes y año respectivamente en que concluyó el levantamiento físico del inventario, de acuerdo a la fecha asentada en el Acta Administrativa de Conclusión del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales

4 HECHOS El día, mes y año en que fue elaborada el Acta Administrativa de Conclusión del Inventario Físico de Bienes Muebles Instrumentales, el nombre de la Unidad Responsable del área Inventariada.

5 Nº DE INVENTARIO DESCRIPCIÓN USUARIO

El número de inventario, descripción y usuario de los bienes que no fueron encontrados, y en caso de que se requieran más filas a las presentadas, deberá incrustar las filas necesarias, de acuerdo al número de bienes que no fueron localizados.

6 CIERRE: La hora en que se concluye la Acta Administrativa.

7 POR LA El nombre de la Unidad Responsable a la que pertenecen los bienes que no fueron localizados.

8 LA O EL TITULAR DEL ÁREA

El nombre, número de empleado, cargo y firma de la o el Titular del área inventariada a la que pertenecen los bienes que no fueron localizados.




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Dice Debe Anotarse

9

PERSONAL QUE TIENE BAJO SU RESGUARDO LOS BIENES NO LOCALIZADOS.

El nombre, número de empleado, cargo y firma del personal que tiene bajo su resguardo los bienes que no fueron localizados.

10 POR LA COORDINACIÓN El nombre de la o el Coordinador Administrativo o Responsable Administrativo, responsable de la elaboración del Acta Administrativa

11

LA O EL TITULAR DE LA COORDINACIÓN ADMINISTRATIVA U HOMÓLOGO

El nombre, número de empleado, cargo y firma de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo y la Unidad Responsable de la cual depende, responsable de la elaboración del Acta Administrativa.

12 HOJA_ DE_ En “HOJA” el número de página de que se trate y en “DE” el total de páginas que integran el Acta Administrativa.




Versión: 03


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ACTA CIRCUNSTANCIADA DE BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE INVENTARIO, NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE

EN LA CIUDAD DE __________________(1)_____________________, SIENDO LAS ____(2)_____ HORAS DEL DÍA _________(3)__________ SE REUNIERON EN LAS OFICINAS DE ____(4)____, SITAS EN ______________________________________________(5)__________________________________________________, LA/EL C. __________________(6)_______________________________ TITULAR DE ____________(7)_________________, LA/EL C. _______________________(8)___________________________ ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO, LA/EL C. ________________(9)___________________, Y LA/EL C. _______________(9)______________________TESTIGOS, A EFECTO DE HACER CONSTAR LO SIGUIENTE:-----------

------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------- HECHOS------------------------------------------------------------------------------

COMO RESULTADO DEL LEVANTAMIENTO FÍSICO DEL INVENTARIO DE BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES, CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO _____(10)____ SE LOCALIZARON EN LA _____(11)______, ____(12)____ BIENES

MUEBLES INSTRUMENTALES, MISMOS QUE FUERON REPORTADOS COMO BIENES SOBRANTES, SIN NÚMERO DE INVENTARIO, NO IDENTIFICADOS Y SIN DOCUMENTACIÓN SOPORTE QUE AVALE SU INGRESO, CONSISTENTES EN: ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

No. PROG. DESCRIPCIÓN DEL BIEN MARCA MODELO NÚMERO DE SERIE ESTADO FÍSICO

(13)

(14)

(15)

(16)

(17)

(18)

CON FECHA _______(19)__________ EL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SOLICITÓ MEDIANTE OFICIO NÚMERO _________(20)_______________ SE LEVANTARA LA PRESENTE ACTA CIRCUNSTANCIADA, A

EFECTO DE PROCEDER AL ALTA DE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS. --- POR LO ANTERIOR, SE HACE CONSTAR QUE LA/EL C. ______________________(21)____________________________ ENCARGADO ADMINISTRATIVO U HOMOLOGO EN ___________(22)_________________ REALIZÓ UNA BUSQUEDA EXHAUSTIVA EN LOS ARCHIVOS DE ESTA UNIDAD

ADMINISTRATIVA, A FIN DE IDENTIFICAR SU PROCEDENCIA Y AL NO EXISTIR REGISTRO ALGUNO, MANIFIESTA BAJO PROTESTA DE DECIR VERDAD QUE LOS BIENES MUEBLES INSTRUMENTALES CITADOS ANTERIORMENTE NO FUE POSIBLE SU IDENTIFICACIÓN, POR LO QUE SOLICITA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS SE PROCEDA A SU ALTA Y SE LE REMITAN LOS NÚMEROS DE INVENTARIO Y LAS ETIQUETAS DE CÓDIGOS DE BARRAS PARA ADHERIR A LOS MULTICITADOS BIENES, ASIMISMO, SE ELABOREN LOS RESGUARDOS CORRESPONDIENTES, LOS CUALES REMITIRA AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS DEBIDAMENTE REQUISITADOS EN UN PLAZO NO MAYOR A TRES DÍAS HÁBILES POSTERIORES A LA RECEPCIÓN DE LOS MISMOS. ---------------------------------------------------------------------- SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A EFECTO DE DEJAR CONSTANCIA DE LO ANTES INDICADO, Y SE REMITA EN ORIGINAL AL DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS, PARA QUE SE HAGAN LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES EN LA BASE DE DATOS DE ACTIVOS FIJOS.--------------------------------------------------------------------- NO EXISTIENDO OTRO ASUNTO QUE HACER CONSTAR, SE LEVANTA LA PRESENTE ACTA A LAS ____(23)____ DEL __________________(24)________________________, FIRMANDO PARA CONSTANCIA AL CALCE Y AL MÁRGEN

LAS Y LOS QUE EN ELLA INTERVINIERON.------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

LA O EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

(25)

(NOMBRE Y FIRMA)

LA O EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO

(26)

(NOMBRE Y FIRMA)

LA O EL TESTIGO

(27)

(NOMBRE Y FIRMA)

LA O EL TESTIGO

(27)

(NOMBRE Y FIRMA)




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Nombre del Formato: Acta Circunstanciada de Bienes Sobrantes, Sin Número de Inventario, No Identificados y

Sin Documentación Soporte

Objetivo: Contar con un documento oficial, a través del cual se señalen los bienes muebles instrumentales

sobrantes en la Unidad Administrativa, no registrados a su cargo, y en su caso, explicando las razones.


Presentación: Word



Dice Debe Anotarse

1 DE La Ciudad o Estado en la cual se encuentra localizada la Unidad Administrativa.

2 SIENDO LAS La hora de inicio del Levantamiento del Acta Circunstanciada.

3 DÍA La fecha en la que se levanta el Acta Circunstanciada.

4 DE El nombre de la Unidad Administrativa.

5 EN El domicilio en donde se encuentra ubicada la Unidad Administrativa.

6 C. El nombre de la o el Titular de la Unidad Administrativa.

7 DE El Cargo de la o el Titular de la Unidad Administrativa.

8 C. El nombre de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.

9 C. Los nombres de las/los testigos.

10 EJERCICIO El año al que corresponde el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles Instrumentales.

11 EN LA El nombre de la Unidad Administrativa.

12 El número de bienes muebles instrumentales sobrantes, sin número de inventario, no identificados y sin documentación soporte.

13 No. PROG. El número progresivo 1,2, 3.

14 DESCRIPCIÓN DEL BIEN La descripción específica del bien

15 MARCA La marca del bien.

16 MODELO El modelo del bien.

17 NÚMERO DE SERIE El número de serie del bien.

18 ESTADO FÍSICO El estado físico del bien.

19 FECHA La fecha del oficio mediante el cual el Departamento de Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta Circunstanciada.




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Dice Debe Anotarse

20 NÚMERO El número de oficio mediante el cual el Departamento de Almacén e Inventarios solicitó la elaboración del Acta Circunstanciada.

21 C. El nombre de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo de la Unidad Administrativa.

22 EN Indicar el nombre de la Unidad Administrativa.

23 A LAS La hora de término del Levantamiento del Acta Circunstanciada.

24 DEL La fecha en que se concluye el Acta Circunstanciada.

25 LA O EL TITULAR DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA

El nombre y firma de la o el Titular de la Unidad Administrativa.

26 LA O EL COORDINADOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGO

El nombre y firma de la o el Coordinador Administrativo u Homólogo

27 TESTIGO El nombre y firma de las/los testigos.


Procedimiento para levantar el inventario físico de bienes muebles de consumo


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Revisión Fecha


00 14 de agosto de 2008

Elaboración para asegurar el cumplimiento de realizar el inventario de bienes de consumo, asimismo para dar cumplimiento al Programa de Trabajo del Comeri 2008, en apego a los Lineamientos para Emitir Disposiciones Normativas, así como a la Guía Técnica para Elaborar o Actualizar Manuales de Procedimientos. Versión dictaminada por el Comeri en la Cuarta Sesión Ordinaria de 2008 (14-08-08).


2015

Actualización derivada del programa de trabajo 2015 del Comité de Mejora Regulatoria Interna de la Procuraduría Federal del Consumidor en alineación del quehacer Institucional conforme al Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018. Asimismo se siguen los lineamientos establecidos en la Norma Mexicana para la Igualdad Laboral entre Mujeres y Hombres (NMX-R-025-SCFI-2012). Versión dictaminada por el Comeri en la Tercera Sesión Ordinaria de 2015 (22-09-2015).




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C o n t e n i d o

Página

I. Objetivo ................................................................................................. 3

II. Alcance .................................................................................................. 3

III. Formatos y Anexos Requeridos ............................................................ 3

IV. Mecanismos de Control ......................................................................... 4

V. Políticas de Operación ........................................................................... 5

VI. Descripción del Procedimiento .............................................................. 6

VII. Diagrama de Flujo ................................................................................. 9

VIII. Formatos y Anexos .............................................................................. 11




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I. Objetivo

Establecer las políticas y actividades relacionadas con el levantamiento físico del inventario de bienes muebles de consumo con la finalidad de evaluarlos y cuantificarlos, así como realizar el registro y control de los mismos, en tiempo y forma.

II. Alcance

El presente procedimiento aplica al Departamento de Almacén e Inventarios.

III. Formatos y Anexos Requeridos

- Marbetes Formato I-1-MP-620-02

- Reporte de existencias Formato I-2-MP-620-02

- Cédulas de Inventario Formato I-3-MP-620-02







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IV. Mecanismos de Control

Número de Control


documental

M 01 La o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios

Revisar los marbetes para conteos de los bienes muebles de consumo que tienen existencias


M 02 La o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios

Revisar el Reporte de Existencias previo al inicio del levantamiento físico del inventario de bienes muebles de consumo


M 03 La o el Responsable del Área de Control de Inventarios

Capturar en Cédulas de Inventario los resultados de los conteos


En los casos en que por alguna circunstancia se omita la revisión y aplicación de uno o varios de los mecanismos de control previstos en el procedimiento, la o el responsable de su cumplimiento deberá informar a su jefa/e inmediato las causas o motivos que dieron lugar al hecho y, si se le requiere, proporcionará la evidencia documental que sustente lo ocurrido debiendo registrar la excepción en la bitácora (fecha y descripción de los mismos hechos) correspondiente, cuyo responsable será la o el servidor público que designe la o el titular de la unidad administrativa. La información registrada, permitirá analizar la posible adecuación y mejora del presente procedimiento.




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V. Políticas de Operación

A. La o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios, deberá programar el Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles de Consumo (LFIBMC), en los meses de junio y diciembre y remitir el resultado a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales (DGRMSG).

B. La DSG notificará mediante oficio a la o el titular del Órgano Interno de Control (OIC) las fechas en que se llevará a cabo el LFIBMC, a fin de que, de considerarlo procedente envíe personal para presenciarlo..

C. La o el Jefe del DAI deberá instruir a la o el responsable del Área de Control de Inventarios para que emita los marbetes de cada uno de los bienes con existencias mediante el Formato I-1-MP-620-02.

D. La o el Jefe del DAI instruirá a la o el responsable del Área de Control de Inventarios a emitir previo al LFIBMC los Reportes de Existencias Formato I-2-MP-620-02 de cada uno de los almacenes que conforman el Almacén Central: Almacén 1 Mantenimiento y Herramientas; Almacén 2 Insumos Informáticos; Almacén 3 Papel, Sobres y Formas Impresas; Almacén 4 Artículos de Oficina y Almacén 5 Artículos Diversos.

E. En caso de presentarse entradas de bienes muebles de consumo durante el desarrollo del LFIBMC, los bienes que se reciban no se contabilizarán dentro del mismo.

F. Para realizar el LFIBMC la o el Responsable del Área de Almacén formará grupos de dos personas constituidos por trabajadores de diferente almacén, a quienes se les asignará un área para el primer conteo y una diferente para el segundo.

G. Concluidas las labores del Levantamiento Físico del Inventario de Bienes Muebles de Consumo, se elaborará el Acta de Conclusión, en la que se asentarán los resultados.




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VI. Descripción del Procedimiento

Dirección de Servicios Generales.- La o el Director de Área

1. Informa mediante oficio a las y los titulares de las Unidades Administrativas (UA) las fechas en que el Almacén General permanecerá cerrado con motivo del levantamiento físico del inventario de bienes muebles de consumo (LFIBMC).

Departamento de Almacén e Inventarios.- La o el Responsable del Área de Inventarios

2. Elabora los marbetes de cada uno de los bienes muebles de consumo con existencias mediante el Formato I-1-MP-620-02 y el reporte de existencias Formato I-2-MP-620-02 en dos tantos, y los turna a la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios.


3. Recibe y revisa Formato I-1-MP-620-02 y Formato I-2-MP-620-02.

- No son correctos 4. Turna a la o el responsable del área de inventarios para su corrección. Conecta

con actividad 2.

- Si son correctos 5. Turna Formato I-1-MP-620-02 a la o el Responsable del Área de Almacén para

que realice el conteo y proporciona al personal del OIC el reporte de existencias previo al LFIBMC.

Departamento de Almacén e Inventarios.- La o el Responsable del Área de Almacén

6. Recibe los Formato I-1-MP-620-02 y los distribuye entre los grupos de trabajo encargados de realizar el conteo de conformidad con su programa de trabajo.

Departamento de Almacén e Inventarios.- Grupos de Trabajo

7. Reciben los Formato I-1-MP-620-02 realizan dos conteos de cada uno de los bienes de consumo con existencias y requisitan: su nombre completo, la fecha y cantidad del conteo correspondiente.




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8. Turnan a la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios los formatos de los marbetes requisitados.


9. Recibe los formatos de los marbetes y los revisa.

- Si existen diferencias en los conteos 10. Realiza un tercer conteo y anota su nombre completo, la fecha y la cantidad que

obtenga del conteo en el (los) marbete(s). Conecta con la actividad 12

- No existen diferencias en los conteos 11. Turna a la o el Responsable del Área de Inventarios los formatos para su captura.


12. Recibe los formatos de marbetes y procede a la captura de las Cédulas de Inventario mediante los Formato I-3-MP-620-02, identificando las diferencias entre las cantidades señaladas en el Reporte de Existencias emitido previo al LFIBMC y las resultantes de los conteos indicadas en los marbetes.

13. Turna a la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios los Formato I-3-MP-620-02.


14. Recibe los Formato I-3-MP-620-02 y los revisa.

- Si existen diferencias 15. Instruye a la o el Responsable del Área de Inventarios elabore los ajustes en el

Modulo de Inventarios del SIIP por la entrada de bienes muebles de consumo (bienes muebles de consumo con diferencia a favor), o bien, por la salida de bienes muebles de consumo (bienes de consumo con diferencia en contra) según corresponda.




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16. Elabora ajustes, obtiene el reporte de entrada y/o el vale de salida correspondiente, recaba firmas: del Responsable del Área de Almacén y del Responsable del Almacén en el que se determinó la diferencia y turna a la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios. Conecta con la actividad 17.


- No existen diferencias 17. Elabora acta administrativa de conclusión del LFIBMC en cinco tantos, recaba

firma del personal que participó en el inventario y distribuye de la siguiente manera:

- Un tanto del acta administrativa.- Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales.

- Un tanto del acta administrativa.- Personal comisionado del OIC.

- Un tanto del acta administrativa.- Dirección de Servicios Generales.

- Un tanto del acta administrativa.- Expediente del LFIBMC

- Un tanto del acta administrativa.- Expediente de movimientos de alta y/o baja por diferencias de inventario.

Fin del procedimiento.




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VII. Diagrama de Flujo









La o el Director de Área La o el Jefe del Departamento de Almacén e

Inventarios


La o el Responsable del Área de Almacén / La o el

Responsable del Área de Inventarios / Grupos de

Trabajo

INICIO

Informa mediante oficio a las y

los titulares de las UA las

fechas en que el Almacén

General permanecerá cerrado

con motivo del levantamiento

físico del inventario

1 2


3

La/el Responsable del Área

de Inventarios

Elabora los marbetes Formato

I-1-MP-620-02 y el reporte de

existencias Formato I-2-MP-

620-02 y los turna.

4

Recibe y revisa

Formato I-1-MP-620-02 y


5

¿Son correctos?SI

NO

Turna a la/el responsable del

área de inventarios para su

corrección.

6

Turna Formato I-1-MP-620-02

para que se realice el conteo y

proporciona al personal del

OIC El reporte de existencias

previo al LFIBMC

7


de Almacén

Recibe los Formato I-1-MP-

620-02 y los distribuye entre

los grupos de trabajo de

conformidad con su programa

de trabajo.

8

Grupos de Trabajo

Reciben los Formatos I-1-MP-

620-02, realizan dos conteos y

requisitan: su nombre

completo, la fecha y cantidad

del conteo

2

2

Turnan a la/el Jefe del

Departamento de Almacén e

Inventarios los formatos de los

marbetes requisitados

Diagrama 1 de 2




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La o el Director de Área La o el Jefe del Departamento de Almacén e

Inventarios


La o el Responsable del Área de Almacén / La o el

Responsable del Área de Inventarios / Grupos de

Trabajo



de Inventario

Recibe y procede a la captura

de los Formato I-3-MP-620-02,

identificando las diferencias en

el Reporte de Existencias y

los conteos

14

Recibe los formatos de los

marbetes y los revisa

11

¿Existen

diferencias en los

conteos?

SI

NO

Realiza un tercer conteo y

anota su nombre, la fecha y la

cantidad que obtenga del

conteo en el(los) marbete(s)

12

Turna a la/el Responsable del

Área de Inventarios los

formatos para su captura

13

12

1

Turna a la/el Jefe del

Departamento de Almacén e

Inventarios los Formatos I-3-

MP-620-02.

15

Recibe los Formatos I-3-MP-

620-02 y los revisa

16

Instruye elaboren los ajustes

en el Módulo de Inventarios

del SIIP por la entrada de

bienes de consumo, o bien,

por la salida de bienes de

consumo según corresponda.

17

Elabora acta administrativa de

conclusión del LFIBMC en

cinco tantos, recaba firma del

personal que participó en el

inventario.

¿Existen

diferencias?

SI

NO


de Inventario

Elabora ajustes, obtiene el

reporte de entrada y/o el vale

de salida, recaba firmas y los

turna

FIN

10

9

Diagrama 2 de 2




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VIII. Formatos y Anexos


Etiqueta: (3) Impreso: (12)

Artículo: (4)

Descripción: (5)

UDM: (6)

Almacén: (7)

Localizador: (8)

Contador: (9) Contador: (13)

Fecha: (10) Fecha: (14)

Cantidad: (11) Cantidad: (15)

MARBETE

Inventario Físico de Bienes de Consumo ____ Semestre del ____ (1)

Almacén ____ (2)




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Nombre del Formato: Inventario Físico de Bienes de Consumo (MARBETE)

Objetivo: Contar con un documento a través del cual se registren los conteos físicos realizados a los bienes

muebles de consumo inventariados.

Elaboración: La o el Responsable del Área de Control de Inventarios del Departamento de Almacén e

Inventarios

Presentación: Excel



Dice Debe Anotarse

1 ___ Semestre del _____ El semestre en que se realiza el inventario.

2 Almacén ___ El número del subalmacén al cual se realiza el inventario.

3 Etiqueta El número consecutivo del marbete.

4 Artículo La clave del bien.

5 Descripción El nombre específico del artículo.

6 UDM La unidad de medida de cada artículo; pieza, juego, caja, etc.

7 Almacén El nombre del almacén al que corresponde el artículo.

8 Localizador El localizador donde se encuentra el artículo.

9 la o el Contador El nombre de la o el l encargado del primer conteo del artículo.

10 Fecha La fecha del día del primer conteo

11 Cantidad La cantidad de artículos con existencia.

12 Impreso La fecha de elaboración del marbete.

13 la o el Contador El nombre de la o el encargado del segundo conteo del artículo.

14 Fecha La fecha del segundo conteo

15 Cantidad La cantidad de artículos con existencia.




Versión: 02


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ALMACÉN 01: MATERIAL ELECTRICO Y REFACCIONES VARIAS (2)

NUMERO DE

ARTICULOARTICULO

UNIDAD

MEDIDA

INVENTARIO

INICIAL

ENTRADAS

PERIODO

SALIDAS

PERIODO

INVENTARIO

FINAL

COSTO

PROMEDIO

($)

IMPORTE

PROMEDIO

($)

(3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)

num. regs.: (12) total general (13)

JEFA/E DEL DEPARTAMENTO OPERADOR/A DEL SISTEMA INFORMATICO

DE ALMACEN E INVENTARIOS DE BIENES DE CONSUMO

FIRMA: ___________________________(14) FIRMA: ______________________(15)

LA O EL RESPONSABLE DEL ALMACÉN LA O EL RESPONSABLE DEL ÁREA DE CONTROL DE INVENTARIOS

FIRMA: ____________________________(16) FIRMA: _______________________(17)

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS

SISTEMA INFORMÁTICO DE ALMACÉN DE BIENES DE CONSUMO

REPORTE DE EXISTENCIAS DEL ___ AL ___ DE _______ DE _____ (1)

PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN GENERAL DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES




Versión: 02


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Nombre del Formato: Reporte de Existencias

Objetivo: Contar con un reporte emitido a través del Módulo de Inventarios del Sistema Integral de Información

y Procesos SIIP, que refleje los movimientos de bienes muebles de consumo por un periodo determinado.

Elaboración: La o el Responsable del Área de Inventarios del Departamento de Almacén e Inventarios.




Dice Debe Anotarse

1 Del____ al ___ de ____ de____ Rango de fecha de solicitud del reporte.

2 Almacén ___ Nombre del subalmacén correspondiente.

3 Numero de artículo La clave del artículo.

4 Artículo El nombre especifico del artículo.

5 Unidad de medida La unidad de medida del artículo; pieza, juego, caja, etc.

6 Inventario inicial Existencia inicial del artículo.

7 Entradas Periodo La cantidad de artículos que ingresaron en el pedido.

8 Salidas Periodo La cantidad de artículos que salieron en el periodo.

9 Inventario final

El resultado de los movimientos realizados de las entradas y salidas de artículos del almacén, contra el inventario inicial.

10 Costo Promedio ($) El costo promedio unitario del artículo.

11 Importe Promedio ($) El costo total de las existencias de un artículo por el precio unitario.

12 Num. Regs. El total de registros de los artículos inventariados.

13 Total general

Es la suma total de cada rubro (Número de artículo, Artículo, Unidad de Medida, Inventario Inicial, Entradas Periodo, Salidas Periodo, Inventario Final, Costo Promedio, Importe Promedio).

14 La o el Jefe de departamento de Almacén e Inventarios

Nombre y firma de la o el Jefe del Departamento de Almacén e Inventarios.

15 La o el Operador del sistema informático de bienes de consumo

Nombre y firma de la o el Responsable del Sistema Informático de Bienes de Consumo.

16 Responsable del Almacén Nombre y firma de la o el Responsable del Almacén.

17 La o el Responsable del Área de Control de Inventarios.

Nombre y firma de la o el Responsable del Área de Control de Inventarios.




Versión: 02


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ALMACÉN 01: MATERIAL ELECTRICO Y REFACCIONES VARIAS (3)

C LA V E D EL

A R T IC U LOD ESC R IPC ION D EL B IEN U .M ED .

N º D E

M A R B ETE

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(4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13)

SISTEMA INFORMÁTICO DE BIENES MUEBLES DE CONSUMO

CEDULA DE LEVANTAMIENTO DEL INVENTARIO FISICO DE BIENES MUEBLES DE CONSUMO ______ ________ ____ (1)

DEL _____ AL ____ DE ________ (2)

PROCURADURÍA FEDERAL DEL CONSUMIDOR

COORDINACIÓN GENERAL DE ADMINISTRACIÓN

DIRECCIÓN DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS GENERALES

DEPARTAMENTO DE ALMACÉN E INVENTARIOS




Versión: 02


Página: 16 de 16



Nombre del Formato: Cedula del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles de Consumo.

Objetivo: Contar con un reporte del Levantamiento del Inventario Físico de Bienes Muebles de Consumo a un

periodo determinado, en el que se registre la existencia inicial del artículo, el marbete empleado, los resultados del primer y segundo conteo y en su caso las diferencias determinadas.

Elaboración: La o el Responsable del Área Control de Inventarios del Departamento de Almacén e Inventarios.




Dice Debe Anotarse

1 Cedula de Levantamiento del Inventario Físico de Bienes de Consumo _____ ____ ___

El semestre y año en que se realiza el inventario.

2 Del ___ al _____ de ____. La fecha del periodo de Levantamiento del Inventario.

3 Almacén El subalmacén del cual se hizo inventario.

4 Clave del artículo La clave del artículo inventariado.

5 Descripción del bien El nombre específico del artículo.

6 U. Med. La unidad de medida del artículo.

7 No. de Marbete El número consecutivo que le corresponde al marbete.

8 Existencia inicial La existencia inicial del artículo previa al inventario.

9 Primer conteo El resultado del primer conteo del artículo.

10 Contado por: El nombre de la persona quien realizó el primer conteo.

11 Segundo Conteo El resultado del segundo conteo del artículo.

12 Contado por: El nombre de la persona quien realizó el segundo conteo.

13 Diferencias La diferencia que existe entre la existencia inicial y el primer y segundo conteo.


Cédula de Autorización del Procedimiento · de una mejora en el control y quehacer del...

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