UNIDAD:

MODALIDAD A DISTANCIA

CEDIB

2008

TEMA: SERVICIOS, PROCESOS

CENTRO DE DISTRIBUCION DE MATERIAL

BIBLIOGRAFICO(CEDIB)

OBJETIVO:

Entregar oportunamente a los estudiantes de Modalidad de Educación Abierta y a Distancia el material bibliográfico que requieren para desarrollar sus procesos de enseñanza - aprendizaje.

CEDIBCEDIB

ADQUISICIONESADQUISICIONES

DISTRIBUCIONDISTRIBUCION

ALMACENAMIENTO

ADQUISICIONES

Conseguir los textos de mercado de las diferentes editoriales para las distintas modalidades de estudio de la universidad y estamentos, entre las principales tenemos: Mac-Graw Hill, Pearson, Thomson etc.

PROCESO: Solicitar textos y cantidades a

utilizarse a los diferentes Directores de Escuela.

Recepción de solicitudes. Consolidación de los pedidos. Contactos con los proveedores. Análisis de costos

Para determinar el pedido definitivo:• Verificar inventarios.• Estimar proyecciones de matrículas.• Establecimiento de las cantidades definitivas de cada pedido• Revisión y aprobación por parte de:- Vicecanciller - Director Administrativo y Financiero.- Dirección de Modalidad Abierta y a Distancia

Una vez que se aprobó la adquisición:

Trámite de compra a los proveedores.

Seguimiento de las fechas de entrega de los textos.

Trámite de pago de las facturas de material recibido en el CEDIB.

El CEDIB en promedio utiliza las siguientes cantidades de material:

• 539 guías

• 568 libros y edilibros 465 libros 82% 103 edilibros 18%

LIBROS QUE SE COMPRARON EN EL MERCADO

PERIODO Nº DE LIBROS

2006.2 58.997

2007.1 63.267

ALMACENAMIENTO

Realizar la recepción, verificación y clasificación del material bibliográfico de mercado y el de editorial universitaria para su posterior envío a los diferentes Centros Universitarios del país y extranjero.

PROCESO:

Organización de la Bodega General para el nuevo ciclo académico.

Obtención de reportes de material a receptarse.

Recepción y verificación del material bibliográfico.

Entrega de comprobantes de ingreso al bodeguero.

ALMACENAMIENTO

Registro del ingreso, determinación de ubicaciones y creación del nuevo material en el sistema de administración de material (CEDIB) y financiero (BAAN).

Ubicación del material en bodega según escuelas, ciclos y materias.

Elaboración del catálogo del material que se debe entregar a los estudiantes según los criterios del ítem anterior.

DISTRIBUCIÓN

Envío oportuno a cada uno de los Centros Universitarios del material bibliográfico que se requiere para los estudiantes.

PROCESO:

Se realiza el cruce en el sistema académico (DANTA) entre las asignaturas de cada carrera y el material que debe recibir cada estudiante.

Envío del catálogo del material que se debe entregar a los estudiantes según escuela, ciclo y materia.

Se realiza la proyección del material bibliográfico que se enviará a cada Centro Universitario para alumnos nuevos; esta actividad se la realiza considerando los siguientes criterios:

Sobre la base de la tendencia histórica de matriculados por Centro Universitario.

La gestión que realiza cada Coordinador

Estos criterios nos sirven para realizar la proyección de material para los alumnos de PRIMER CICLO.

• Sobre la base de la proyección para alumnos NUEVOS, se obtiene el consolidado para enviar la Jornada de Asesoría de Sistema.

• En segundo lugar y considerando los prerrequisitos académicos, porcentajes de aprobados, reprobados, deserción y convalidaciones se realiza la proyección para los estudiantes de SEGUNDO CICLO en adelante.

• Además se incluyen las Jornadas, Formación Religiosa y Técnico Profesional que deben realizar los estudiantes señalados.

DISTRIBUCIÓN Las proyecciones se las entrega a los

facturadores de cada Centro Universitario para que se encarguen de realizar los REGISTROS DE SALIDA respectivos que se constituyen en las órdenes para bodega.

Los auxiliares de bodega se encargan de realizar el picking y packing del material que se enviará a cada centro.

REGIONALIZACIÓN CEDIB - MODALIDAD ABIERTA Y A DISTANCIANro. CEDIB CENTROS Nro. CEDIB CENTROS

1 SANTO DOMINGO

PEDERNALES

15 LOJA

ALAMOR

LA CONCORDIA CATACOCHA

QUININDE CELICA

2 ESMERALDAS MACARA

4 MANTA*

PORTOVIEJO GONZANAMA

BAHIA DE CARAQUEZ SARAGURO

CHONE ZUMBA

CALCETA SANTA CRUZ

JIPIJAPA ISABELA

5 GUAYAQUIL*

SANTUARIO DE OLON SAN CRISTOBAL

SALINAS COCA

ESMA - SALINAS CARIAMANGA

DAULE LOJA

LA TRONCAL

16 PUYO

ARMADA - GUAYAQUIL

6 MACHALA*

PASAJE

17 GUARANDA

SANTA ROSA

BALSAS

18 TENA EL CHACOARENILLAS

HUAQUILLAS

19 TULCANEL ANGEL

PIÑAS SAN GABRIEL

PORTOVELO

20 IBARRA

TABACUNDO

ZARUMA CAYAMBE

7 QUITO

PEDRO VICENTE MALDONADO SAN LORENZO

SAN MIGUEL DE LOS BANCOS LIMONES

PACTO

21 CUENCA*

CAÑAR

8 SAN RAFAEL AZOGUES

9 VILLAFLORA

GUALACEO

10 NUEVA LOJASHUSHUFINDI PAUTE

JOYA DE LOS SACHAS

22 MACAS

SUCUA

11 ZAMORA

GUALAQUIZA MENDEZ

YANZATZA LIMON INDANZA

GUAYSIMI

23 QUEVEDO VINCES

12 AMBATO

13 LATACUNGA MACHACHI

14 RIOBAMBA ALAUSI

DISTRIBUCIÓN El picking es revisado por

el responsable de Bodega y el responsable del packing, quienes constatan que la cantidad, el tipo de material (por autor o autores) correspondan a lo que señala el registro de salida

DISTRIBUCIÓN

El despachador entregará el material debidamente identificado a las empresas de logística que se encargan de transportar el material bibliográfico a cada uno de los centros.

DISTRIBUCIÓN El facturador envía por mail al coordinador del Centro Universitario el registro de salida, la cantidad de bultos y el medio de transporte por el que llegará el material.

Finalmente el Coordinador de Centro Universitario deberá confirmar vía telefónica o mediante un correo electrónico la recepción del material bibliográfico.

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