CELOPLAST CARTA A LA GERENCIA_2012.doc

CELOPLAST S.A.

MEMORANDO CON RECOMENDACIONES SOBRE CONTROLES INTERNOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DICIEMBRE DEL 2012

BORRADOR PARA DISCUSION UNICAMENTE. El presente documento es de carácter preliminar. Su contenido podría ser modificado como resultado de las informaciones o evidencias que se presente durante su análisis y discusión con el destinatario. Bajo ninguna circunstancias debe ser utilizado o considerado como documento final. Este borrador no debe ser fotocopiado y deberá ser devuelto en el momento en que se emita el documento final.

CELOPLAST S.A.

MEMORANDO CON RECOMENDACIONES SOBRE CONTROLES INTERNOS Y PROCEDIMIENTOS CONTABLES

DICIEMBRE DEL 2012

Abreviaturas usadas:

US$ - Dólar estadounidense

SRI - Servicio de Rentas Internas

IESS - Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social

IVA - Impuesto al Valor Agregado

NIC - Normas Internacionales de Contabilidad

NIIF - Normas Internacionales de Información Financiera

RUC - Registro Único del Contribuyente

JGA - Junta General de Accionistas

A los Accionistas de

CELOPLAST S.A.

Guayaquil, 27 de Junio del 2013

PRIVADO Y CONFIDENCIAL

Como parte del examen de los estados financieros de CELOPLAST S.A. al 31 de diciembre del 2012, efectuamos un estudio y evaluación del sistema de control interno contable de la Compañía en la extensión que consideramos necesaria para evaluar dicho sistema como lo requieren las normas de auditoría generalmente aceptadas en el Ecuador. Dichos estudio y evaluación tuvieron como propósito establecer la naturaleza, extensión y oportunidad de los procedimientos de auditoría necesarios para expresar una opinión sobre los estados financieros de la Compañía. Nuestros estudios y evaluación fueron más limitados que lo necesario para expresar una opinión sobre el sistema de control interno contable en su conjunto.

La Gerencia de la Compañía es la única responsable por el diseño y operación del sistema de control interno contable. En cumplimiento de esa responsabilidad, la Gerencia realiza estimaciones y formula juicios para determinar los beneficios esperados de los procedimientos de control interno. El objetivo del sistema de control interno contable es proporcionar a la Gerencia una razonable (no absoluta) seguridad de que los activos están salvaguardados contra pérdidas por uso o disposición no autorizados, y que las transacciones han sido efectuadas adecuadamente para permitir la preparación de los estados financieros de acuerdo con principios de contabilidad generalmente aceptados en el Ecuador.

Nuestro estudio y evaluación realizados con el exclusivo propósito descrito en el primer párrafo, no necesariamente tiene por qué haber revelado todas las debilidades significativas en el sistema. Consecuentemente, no expresamos una opinión sobre el sistema de control interno contable de CELOPLAST S.A.

Basados en nuestra revisión de ciertas áreas seleccionadas, hemos redactado algunas recomendaciones tendientes a mejorar el sistema de control interno contable, las cuales están detalladas en el Anexo I. Dichas recomendaciones no incluyen todas las posibles mejoras que un examen pormenorizado podría haber revelado, sino las de aquellas áreas que requieren mejoramiento potencial y que llamaron nuestra atención durante nuestras visitas.

Las recomendaciones incluidas en el presente informe fueron discutidos con los señores Carlos Luis Arcentales, Presidente; Dolores M. de Arcentales, Gerente General y el CPA. Eddie Herrera, Contador de CELOPLAST S.A., sus comentarios están resumidos a continuación de cada recomendación.

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A los Accionistas deCELOPLAST S.A.Guayaquil, 27 de Junio del 2013

Aprovechamos la oportunidad para expresar nuestro agradecimiento por la cooperación que nos ha sido dispensada por parte de los ejecutivos y personal de la Compañía durante el desarrollo de nuestras visitas.

Saludamos a ustedes muy atentamente,

No. Registro en la José Ramiro Cazar G.Superintendencia de SocioCompañías: SC-RNAE-2-772 No. de Licencia

Profesional: 25.130

ANEXO I

RECOMENDACIONES DESTINADAS A MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO, LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES - ADMINISTRATIVOS Y ASPECTOS IMPOSITIVOS

ASPECTOS GENERALES

1. Creación de un departamento de auditoría interna -

Actualmente si bien, no existe como parte de la estructura organizacional, un área de Auditoría Interna. Consideramos que dado el crecimiento operacional se hace necesario la implementación de esta posición.

Recomendamos a la Compañía la creación de una unidad de auditoría interna adoptando, entre otras, las siguientes recomendaciones que ayudarán a que los resultados de las labores a ejecutarse por esta posición sean eficientes, independientes y cumplan con su objetivo específico a nivel de la organización, y que contribuya a demás al fortalecimiento del control interno.

Sugerimos se consideren entre otros los siguientes aspectos:

a) Elaborar planes anuales de trabajo en los cuales se indique cuando menos:

Cronograma de actividades, que debe incluir el área de sistemas. Fechas de inicio y conclusión de las auditorías. Fechas estimadas de emisión de reportes.

Dicho plan de actividades deberá ser aprobado por los accionistas de la Compañía y cualquier modificación posterior deberá ser notificada a esta.

b) Hacer un seguimiento de las actividades planificadas en cada período.

c) Establecer programas de trabajo, que enfoquen las actividades de la Compañía desde un punto de vista operativo, con el objeto de poder ofrecer recomendaciones que no sólo cumplan con el propósito de proteger los activos de la Compañía, sino que también, y muy especialmente, contribuyan a mejorar la eficiencia administrativa y operativa, mediante la implantación de controles administrativos, de operaciones y de contabilidad. Los programas preestablecidos deberán incluir, entre otros, los siguientes procedimientos:

Verificación de los procedimientos de control establecido, manual o computadorizados.

Seguimiento adecuado de la implantación de las recomendaciones emitidas, a fin de verificar que el objetivo para el cual fueron planteadas se está logrando satisfactoriamente.

Inspección física de los activos. Confirmaciones periódicas de los principales saldos del balance general y

conciliación con los registros contables.

d) Implantar una adecuada rotación de pruebas sobre la base del resultado de revisiones anteriores y al riesgo que implican ciertos tipos de transacciones.

e) Procurar independencia y estructura suficiente al departamento para dedicarse a las funciones propias de auditoría interna y no a, áreas operativas delineando para el efecto los límites y responsabilidades departamentales.

Comentarios de la Administración:

2. Políticas de conflicto de Intereses.

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Aún cuando no tenemos conocimiento de ningún conflicto entre los intereses personales de los funcionarios y empleados que prestan servicios y los de la compañía, consideramos conveniente estudiar la posibilidad de establecer una política en relación con posibles conflictos de intereses y adicionarlas con los siguientes procedimientos:

Comunicar mediante carta a todos los funcionarios y empleados que prestan servicios en funciones claves, la política sobre conflictos de intereses establecidos por la Entidad,

Reiterar todos los años el contenido de dichas cartas, Solicitar periódicamente por escrito a los funcionarios y empelados que prestan servicios

en posiciones claves, declaraciones sobre sus negocios o conexiones financieras que puedan tener relación con la entidad.

Los procedimientos sugeridos pueden ayudar a evitar conflictos entre los intereses de los funcionarios y los de la Compañía en operaciones comerciales con proveedores, clientes y organizaciones o individuos que hagan o traten de hacer negocios con la Compañía.


3. Implementación de un manual de políticas y procedimientos contables -

Consideramos importante que la Compañía diseñe un manual que deberá contener una descripción de las políticas contables y de los procedimientos a seguir en la preparación de los comprobantes contables, flujos de la documentación, registro de las transacciones, imputación contable y liquidación de los costos e importación, etc.

El establecimiento de dicho manual proporciona las siguientes ventajas a la Compañía:

Asegura una mayor confiabilidad en la información contable que sirve de base para la toma de decisiones.

Evita pérdidas de tiempo al establecer en forma precisa la responsabilidad por las transacciones contables.

Agiliza el registro de transacciones evitando tratamientos contables diferentes para una misma transacción.

Sirve de guía para los empleados nuevos y ayuda a su entrenamiento dentro del puesto a desempeñar dentro del área contable.

Facilita la elaboración de las Notas a los estados financieros.


4. Preparación de Presupuestos y Proyecciones

La compañía no realiza presupuestos anuales ni tampoco proyecciones. La utilización de un presupuesto que sea analizado y monitoreado permanentemente, sirve como complemento de la gestión administrativa gerencial ya que este es la cuantificación monetaria de los planes, objetivos y metas globales de una Compañía, por lo que, sería conveniente elaborar presupuestos financieros, de resultados y proyecciones de flujo de caja detallados; los cuales deberían contener las bases de preparación en función de la estimación y proyección de las variables tales como índice de inflación, niveles de consumo, tamaño de mercado, entre otros.

Véase página siguiente:

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La revisión mensual de estos presupuestos debería considerar la comparación con los resultados actuales y resultados del año anterior para dirigir y monitorear las actividades del negocio, documentando formalmente las explicaciones de las desviaciones significativas de los resultados versus los planes planteados por la Administración, así como la respuesta de la Administración ante dichas desviaciones.

Somos del criterio que la Administración debe preparar un breve manual conteniendo instrucciones concretas acerca de los procedimientos que deben emplearse para elaborar los presupuestos anuales y flujos. Consideramos que la ausencia de instrucciones formales relativas a la elaboración de presupuestos puede ocasionar equivocaciones y confusiones al personal responsable de estas tareas, así como también podría dificultar su preparación de una manera eficiente y eficaz.


5. Plan de contingencias

Las organizaciones realizan sus labores con la idea de que la empresa está en marcha y que continuará con sus operaciones normalmente, pero la realidad es que los accidentes y los contratiempos ocurren de manera más frecuente de lo que los empresarios y ejecutivos piensan. Es por esto que es necesario contar con un plan de contingencia, se entiende por PLAN DE CONTINGENCIA a los procedimientos alternativos al orden normal de una empresa, cuyo fin es permitir el normal funcionamiento de esta, aún cuando alguna de sus funciones se viesen dañadas por un accidente interno o externo.

Debido a esto recomendamos la elaboración de un plan de contingencia, que incluya los siguientes aspectos:

Definir procesos y actividades críticas de la Compañía aquellas consideradas que no pueden dejar de operar para atender a los clientes.

Procedimientos manuales para continuidad de operaciones en los procesos críticos.

Determinar la información crítica como activos de protección y recuperación en la Contingencia.

Digitalización de documentos críticos para la Compañía. Análisis de los Impactos Pruebas y Mantenimiento del procedimiento de contingencia.

Que una organización prepare sus planes de contingencia, no significa que reconozca un momento de pesimismo, sino que supone un avance a la hora de superar cualquier eventualidad que puedan acarrear pérdidas o daños materiales y llegados el caso no solo materiales sino personales. Los planes de contingencia se deben hacer de cara a futuros acontecimientos para los que hace falta estar preparado. La función principal de un plan de contingencia es la continuidad de las operaciones de la empresa.


EFECTIVO Y EQUIVALENTE DE EFECTIVO

6. Caja chica

Durante el desarrollo de nuestra auditoría observamos que la compañía no posee una cuenta para Caja Chica, puesto que todos los desembolsos efectuados para gastos varios fueron realizados por terceras personas.

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De esta manera recomendamos que lo más óptimo fuese la creación de dicha cuenta, con las respectivas políticas, para que así se eviten posibles y futuros contratiempos al momento de necesitar cualquier desembolso justificable.

Por consiguiente, recomendamos se implemente lo siguiente:

Los comprobantes de caja chica deben ser pre numerados para facilitar el control y seguimiento.

Los desembolsos de caja chica deben contar con la autorización y aprobación de un funcionario apropiado diferente al custodio de los fondos.

Sugerimos además que a los documentos se les coloque un sello de CANCELADO para evitar duplicidad de pago.

Sugerimos se elabore un procedimiento para el manejo de este fondo. Se recomienda que los administradores de las aéreas de negocios no incluyan su efectivo

en los fondos de las cajas para evitar los excedentes en las mismas. Estos fondos deben ser manejados y controlados con independencia de los recursos del custodio de las cajas.

Se realice las reposiciones de los fondos cuando los mismos hayan sido utilizados en un 50%.

Todo monto desembolsado sea justificado dentro de las 48 o 72 horas después de haber entregado el vale provisional.

Se realicen oportuna y sorpresivamente los arqueos de caja chica, dejando constancia por escrito del mismo.


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CUENTAS POR COBRAR

7. Confirmaciones de Clientes

Es importante mencionar que si bien el departamento de Contabilidad periódicamente realiza la conciliación entre el saldo contable y los correspondientes auxiliares de cartera, sugerimos considerar como procedimiento de control adicional el envío periódico de requerimientos de saldos, tomando como base, por ejemplo, los concesionarios con saldos más importantes.

El requerimiento de saldos deberá contener entre otros:

Fecha de corte de requerimiento de saldos, Estado de cuenta detallado, es decir que incluya el número de la factura y el monto de

la misma, además de las cancelaciones correspondientes, Firma de un funcionario de nivel adecuado, solicitando la confirmación correspondiente.

Aquellas confirmaciones recibidas con diferencias e inclusive aquellos requerimientos no recibidos deberían ser analizadas por las personas asignadas para el efecto.


8. Política para la Provisión de Cuentas Incobrables -

Como resultado de nuestra revisión de la provisión para cuentas incobrables, observamos que dicha provisión es realizada únicamente con base a los límites permitidos por la legislación tributaria vigente.

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Sugerimos que la provisión para cuentas incobrables sea efectuada con base a la real situación del crédito para cada cliente, esto permitirá contar con una provisión ajustada al deterioro efectivo de la cartera.


INVENTARIOS

9. Toma de Inventarios físicos.

La Compañía no tiene definida la política de realizar tomas de inventarios físicos periódicamente. Con el objeto de mejorar el control interno y los procedimientos para la toma de inventarios físicos, los cuales no guardan las formalidades que este tipo de procedimiento de control debe observar; y, para una adecuada programación y toma física de inventarios sugerimos observar los siguientes aspectos y emitir con la debida antelación instrucciones previas a la realización de los inventarios físicos:

A. Objetivo

La toma de inventario físico tiene como finalidad:

Verificar mediante la observación física, que los saldos de inventario que se reflejan en los estados financieros a una fecha determinada, existan en la bodega de la compañía.

Identificar inventarios expirados o en mal estado, de lento movimiento o con exposición a obsolescencia.

Ajustar las existencias físicas al resultado del recuento físico.

B. Alcance

Este procedimiento, debe ser de aplicación general para todas los lugares donde se mantienen inventarios de la Compañía, en lo que respecta a las verificaciones física que efectúe la compañía y deben ser efectuados por lo menos una vez al año, sobre todos los tipos de inventario que poseen.

C. Definiciones

Definiciones como las que a continuación se describen deben formara parte de las instrucciones para que los inventariadores se familiaricen con ellas:

Obsolescencia : Pérdida de valor o utilidad de los inventarios, por deterioro, eliminación de mercado o desuso.

Corte de Documentos : Constancia escrita de los últimos movimientos de inventario (comprobantes) a la fecha de la toma física.

Responsable del inventario : Todo personal de bodega encargado de la custodia y manejo de los inventarios en la compañía.

Responsable de la toma física : Contador General.

D. Procedimiento

Para una adecuada toma física de inventarios sugerimos observar lo siguiente.Coordinación de los Inventarios / Responsable: Responsable del inventario y responsable de la toma física.

Los responsables de la toma física deberán tener a cargo:

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Conformar los equipos de conteo, con personal de la compañía (elaborar listado de los participantes)

Dar a conocer antes del inventario, el programa, las instrucciones generales y la asignación del personal responsable de la toma física.

Proporcionar antes del inventario, los respectivos listados de conteo, y los suministros (equipos de seguridad, plumas, stickers) necesarios para dicha tarea.

Los conteos se deben efectuar únicamente con dichos listados (sin cifras), quedando terminantemente prohibida la utilización de listados adicionales, excepto en casos debidamente autorizados por el Responsable de la toma física de inventario.

Supervisar el trabajo de los equipos de conteo. Los listados emitidos deberán ser entregados a los grupos de conteo 15 (quince) minutos

antes de iniciar el inventario físico.

Actividades Previas al Inventario/ Responsable: Departamento de Inventario.

Los responsables del inventario, previo a la toma física, estarán encargados de:

Mantener las existencias adecuadamente ordenadas, con identificación y ubicando en un solo lugar aquellas unidades de un mismo ítem.

Indicar en forma clara y en un lugar de fácil visibilidad, los códigos de identificación de todos los ítems en bodega.

Mantener segregado de los inventarios en buen estado, y en un solo lugar, aquellos ítems en mal estado.

Mantener actualizada la información en el sistema, para ello; todas las transacciones correspondientes al día anterior del día del inventario, deberán ser ingresadas al sistema máximo hasta la hora definida por el Responsable de la toma física de Inventario (Designado por el Departamento de Contabilidad). De existir transacciones generadas después de la hora fijada, estas se ingresarán al sistema con fecha posterior a la del inventario.

Identificar y segregar de los inventarios de la compañía, aquellas mercaderías facturadas pendientes de despacho, recibidas y no ingresadas al sistema de inventario o de propiedad de terceros.

Proporcionar todos los equipos e implementos necesarios para asegurar un eficiente conteo, de los ítems. De la misma manera, facilitará los insumos de seguridad dotación que la situación lo requiera para evitar accidentes.

Toma Física:

La toma física de inventarios se deberá efectuar observando los siguientes aspectos:

Corte de Documentos / Responsable: Departamento Contable

Antes de las verificaciones físicas, tendrán a su cargo la elaboración del corte de documentos en formato a ser diseñado para tal fin, indicando:

Fecha del inventario Descripción, número y fecha de los últimos tres (3) comprobantes de movimiento de

inventarios utilizados hasta la fecha del inventario (ingresos, egresos, prestamos, transferencias, devoluciones, notas de entrega, guías de remisión, etc.). Debe verificarse en el sistema de inventarios que dichos documentos se hayan registrado. Los documentos que afecten al movimiento del inventario deben estar debidamente archivados y a disposición para realizar un eficiente corte de documentos.

En los casos que aplique; descripción y número de los siguientes tres (3) comprobantes a los mencionados en literal c (sin utilizar), existentes a la fecha del inventario (ingresos, egresos, transferencias, devoluciones, notas de entrega, guías de remisión, etc.). Es muy importante verificar que los documentos efectivamente no estén utilizados.

Dicho corte de documento debe ser firmado por la persona que lo realizó, y por el Responsable de la bodega.

Conteos / Responsable: Grupos de Conteo

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Para efectos de control, y con el fin de garantizar resultados eficientes en los inventarios, los mismos deben efectuarse con “bodega parada”, es decir; que no exista movimientos de inventarios durante las labores de conteo, a más de los incurridos en las actividades propias de la toma física.

Con los listados entregados a los grupos, se deberá iniciar el conteo. De existir diferencias en el conteo, el Coordinador designará a una persona, que conjuntamente con el representante del grupo, efectuarán nuevo conteo (sólo de los ítems con diferencia) para determinar la cantidad correcta.

La labor de conteo se efectuará en base a lo siguiente:

El conteo se sugiere sea realizado en base a la ubicación física de los ítems, y no de acuerdo al orden de los listados, es decir; se determina el punto físico de partida, procediendo a tomar todos los ítems que se encuentran a continuación, hasta terminar con el área seleccionada.

En todos los ítems a inventariarse se verificará: Código, Descripción, Cantidad, Estado, Ubicación (si aplica), Antigüedad de ser el caso.

Para aquellos ítems que se encuentran en cajas, se verificará el contenido en forma selectiva (muestreos). El conteo puede referirse a conteo de unidades, pesos, longitudes y volumen.

Todo ítem que cuya caja o empaque se lo identifique abierto o su contenido incompleto, deberá verificarse (contarse) el 100% de su contenido; también debe ser verificada la mercadería que se encuentre en cajas o empaques no sellados por fábrica.

Las cantidades verificadas serán anotadas en los listados de conteo, en el casillero correspondiente e indicando su presentación (cajas, unidades, etc.). Se sugiere pegar stickers para reconocer la mercadería que ya ha sido inventariada.

De encontrarse mercadería que no consta en el listado será anotada en listados. Los listados deben ser llenados con pluma (no utilizar lápiz). Una vez finalizado el conteo los Jefes de cada equipo entregarán los listados al

Responsable de la toma física del inventario, quien efectuará las revisiones que considere necesarias.

De la misma manera informará por escrito cualquier novedad o situación detectada durante el desarrollo de la toma física, relacionada con el estado del inventario, condiciones o lugar de almacenaje del mismo.

Los equipos de conteo no se pueden retirar hasta no recibir instrucciones del Responsable de la toma física del inventario.

Ingreso de Conteo Físico / Responsable: Departamento de Contabilidad, Departamento de Inventario.

El ingreso de los datos obtenidos se lo deberá realizar bajo los siguientes lineamientos:

La información de los conteos definitivos serán entregadas al responsable de contabilidad para su ingreso al sistema, emitiéndose el correspondiente reporte de diferencias entre los saldos del sistema vs. los saldos físicos.

De este proceso resultará un reporte de diferencias que debe ser impreso inmediatamente para realizar el reconteo entre el responsable del grupo, responsable de bodega y contabilidad, de haber correcciones al reporte de las diferencias este debe actualizarse en el sistema bajo el mismo proceso anteriormente enunciado.

El ingreso de los resultados de los conteos, será validado por el personal del equipo correspondiente que efectuó la toma física.

El original de dicho reporte de diferencias firmado por el Jefe de Inventario y por el Jefe del equipo de conteo, se entregará al Responsable de la toma física de Inventario, junto con los correspondientes listados de conteo, y observaciones o recomendaciones relacionadas con el inventario.

Las diferencias encontradas deberán ser analizadas y justificadas en un plazo máximo de 48 horas por los responsables (custodios) del inventario existente, quienes informarán y solicitarán aprobación del Gerente General.

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Una vez que se hayan justificado las diferencias, el Contador procederá a realizar reporte valorado de las mismas, y solicitará la autorización del tratamiento contable, que se deberá dar a dichas diferencias.

La autorización de lo mencionado en literal anterior será otorgada por el Gerente General de la compañía.

E. Responsables

Se sugiere que sean responsables del inventario físico las siguientes personas:

Departamento de contabilidad.- Responsable de planificar y dirigir todo el proceso del inventario físico.

Jefe de inventario – Encargado de asistir al departamento de contabilidad para la coordinación en conjunto; participará en los grupos de conteos y ayudará en el conocimiento e identificación de la mercadería a inventariarse.

Jefe de equipo de conteo.- Es el responsable de intervenir directamente en el conteo y reconteo de la mercadería, velar porque el proceso de la toma física se lleve a cabalidad.

Administración.- Responsable de suministrar los equipos de seguridad, suministros necesarios.

Comentarios de la Administración

10.Kardex de control de Existencias para Productos Terminados

Como resultado de nuestras pruebas constatamos, que no existe un Kardex para controlar el movimiento de ingresos y egresos de los inventarios de productos terminados de las diferentes bodegas.

Si bien existe un proceso mediante el cual se alimenta los movimientos de compras y salidas de inventarios por venta para cada producto, éste no está integrado en el proceso contable.

De este registro de entrada y salida que se describe precedentemente, se toma la información de manera manual en hoja de Excel las salidas por las ventas de cada producto terminado para determinar el costo de venta del mes, dato que sirve para la elaboración del diario del costo de venta.

Es importante en consecuencia se analice junto con el analista de Sistemas la viabilidad de utilizar estos movimientos de existencia por producto terminado y ligarlos a la contabilidad. Mediante la realización de este proceso se permitirá:

a) Tener un Kardex valorizado por producto que refleje la existencia y costos unitarios por producto conciliado con el saldo del mayor contable.

b) Obtener de manera automática el listado de los productos vendidos y los que se encuentran en stock, mensualmente.

c) Conciliar la toma física de la existencia con los registros contables.


11.Valuación del inventario a su valor neto de realización -

De las revisiones efectuadas al cierre del ejercicio económico 2012, pudimos identificar que la

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Compañía no efectuó al cierre del año una comparación del costo de los inventarios con su valor neto de realización, debido a lo cual, no se identifican instancias en las cuales tales inventarios pueden quedar valuados por encima de dicho valor.

Sugerimos a la Administración realizar al cierre de cada año un análisis de la valuación del costo de los inventarios, de acuerdo con los principios de contabilidad generalmente aceptados.


12.Política de obsolescencia de inventarios

Al 31 de diciembre del 2012, pudimos observar que la Compañía no ha contabilizado la provisión correspondiente orientada a cubrir el deterioro que eventualmente hayan sufrido las existencias al cierre del año fiscal.

La obsolescencia representa la pérdida en el uso de un activo, originada por causas externas, y es necesario desvalorizar las partidas específicas que resulten dañadas u obsoletas. Los principios de contabilidad generalmente aceptados establecen que para determinar una adecuada provisión se requiere determinar y reconocer los factores que puedan causar el deterioro u obsolescencia de los bienes. Por lo tanto, recomendamos a la Administración de la Compañía, realizar análisis que permitan identificar la necesidad o no de constituir una provisión para inventarios dañados u obsoletos.

Sugerimos que en caso de ser constituida este tipo de provisión, la misma se sustente en un estudio preparado por un perito o técnico especializado, de tal forma que se cumpla con la normativa contable.


ACTIVOS FIJOS

13.Salvaguarda, registro y control de los activos fijos de propiedad de la Compañía.

De nuestra revisión pudimos observar que no se ha realizado un inventario físico de los activos fijos, ni existe una política definida por escrito para la capitalización de activos fijos, quedando a criterio de los funcionarios definir si los desembolsos son registrados como gasto o activo.

Sugerimos evaluar las siguientes recomendaciones para mejorar el control interno y custodia de estos activos:

a) Realizar inventarios físicos periódicos (cada 3 años) de los activos fijos para verificar su existencia y determinar su uso y condiciones físicas, especialmente a los equipos (hardware y software).

b) Se debería adherir a todos los activos fijos una placa con el número de identificación que haga referencia a lo que actualmente se lleva como control.

c) Al realizar la toma de inventario físico de los activos fijos se logre obtener lo siguiente:

Conocer la existencia real. Identificar y prevenir los problemas en el control y protección de los bienes de la

Compañía. Establecer responsabilidades en su custodia, uso y disposición. Identificar activos obsoletos o sub - utilizados. Decidir sobre la mejor alternativa de tratamiento de los activos faltante.

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Se debe comunicar a través de un memorando a los responsables de la custodia de las unidades localizadas en cada área la forma en que deberán reportar al Departamento de Contabilidad las bajas o traslados de la maquinaria, equipos y bienes en general.

La definición de las políticas y procedimientos referentes a documentación respaldatoria, autorizaciones requeridas, montos y características de los bienes que se deben activar o imputar a gastos y realizar inventarios físicos periódicos, permitirá a la Compañía ejercer un mayor control sobre estas adquisiciones y reducir tareas relativas a control y administración de bienes de escaso valor económico, logrando una mayor eficiencia administrativa.


OTROS ACTIVOS

14.Activación de gastos

Al 31 de diciembre del 2012 los estados financieros incluyen US$36.039 registrados como cargos diferidos, que corresponden a gastos de constitución por las adquisiciones de las líneas de producción.

Considerando que los cargos diferidos no cumplen con los requisitos de las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) para su respectiva capitalización o activación como tal, y su adecuada presentación razonable en los estados financieros, recomendamos a la administración ajustar el saldo de cargos diferidos, realizando un cargo a utilidades retenidas o de años anteriores y un abono a cargos diferidos.


PASIVOS

15.Confirmaciones de Proveedores

Es importante mencionar que si bien el departamento de Contabilidad periódicamente realiza la conciliación entre el saldo contable y los correspondientes auxiliares de cartera, sugerimos considerar como procedimiento de control adicional el envío periódico de requerimientos de saldos, tomando como base, por ejemplo, los concesionarios con saldos más importantes.

El requerimiento de saldos deberá contener entre otros:

Fecha de corte de requerimiento de saldos, Estado de cuenta detallado, es decir que incluya el número de la factura y el monto de

la misma, además de las cancelaciones correspondientes, Firma de un funcionario de nivel adecuado, solicitando la confirmación correspondiente.

Aquellas confirmaciones recibidas con diferencias e inclusive aquellos requerimientos no recibidos deberían ser analizadas por las personas asignadas para el efecto.


16.Antigüedad de Proveedores

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La compañía no posee un detalle de antigüedad de proveedores, en donde se pueda analizar de manera pormenorizada y oportuna aquellas cuentas que se van acumulando debido a la falta de gestión para su pronta depuración o liquidación.

Además pudimos observar que el anexo de proveedores, no detalla las facturas pendientes de pago, así como su fecha de recepción y registro.

Para efectos de llevar un mejor control y apropiado manejo del rubro mencionado, sugerimos que la compañía regularice esta situación a efectos de permitir un mejor análisis de la composición y seguimiento de la deuda con proveedores.


17.Pasivos Acumulados

Al realizar nuestras pruebas, pudimos identificar que existen ciertas diferencias en el cálculo de las provisiones de beneficios sociales, mismos que se detallan a continuación:

Se recomienda analizar y ajustar las diferencias mencionadas en los cuadros anteriores.

La adopción de la recomendación indicada precedentemente, permitirá contar con información contable apropiada para la toma de decisiones gerenciales.


18.Representante legal bajo relación de dependencia

Pudimos observar que el Representante Legal de la compañía, actualmente se encuentra bajo relación de dependencia.

En referencia a ello el Código de Trabajo en su Art. 308 menciona que "cuando una persona tenga poder general para representar y obligar a la empresa, será mandatario y no empleado, y sus relaciones con el mandante se reglarán por el derecho común. Más si el mandato se refiere únicamente al régimen interno de la empresa, el mandatario será considerado como empleado y en ese caso se acogerá a todos los beneficios que le brinda esta Ley. De modo que, no puede ser empleador y empleado a la vez.” Por ello de considerarse mandatario, debería estar por honorarios y no en relación de dependencia.

Recomendamos a la administración de la Compañía analizar la situación con el asesor legal y hacer las indagaciones previas en el Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, y de considerar apropiado, regularizar tal situación.

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GASTOS

19.Comprobantes sin soportes y firmas de revisión

Durante nuestra revisión de las transacciones y saldos relacionados con pagos por compra de bienes y adquisición de servicios efectuados durante el año 2012, hemos identificado ciertas debilidades de control interno relacionados con los procesos de emisión, control, autorización y archivo de los comprobantes contables.

Recomendamos que a efectos de ejercer un adecuado control sobre los diferentes comprobantes utilizados como soporte de las transacciones de la Compañía y optimizar los procedimientos de preparación de los mismos, se considere la conveniencia de implantar las siguientes sugerencias:

Establecer por escrito la forma como operará el sistema y los responsables del archivo de los comprobantes contables. Dicha política deberá requerir entre otros aspectos que los comprobantes adjunten toda la documentación soporte correspondiente, o elaborar un memorándum de excepciones al respecto.

Establecer controles sobre la integridad de los comprobantes emitidos, así como el control sobre la entrega y recepción de los mismos al momento de ser solicitados por terceros (entidades de control, auditores externos, revisores de cuentas, etc.).

Incluir en cada comprobante las firmas de responsabilidad de preparación, revisión y aprobación.


20.Sistema Contable Operativo

De nuestra revisión al sistema contable operativo de la compañía, observamos que los registros de las ventas y /o facturación son efectuadas manualmente por cuanto este modulo no se encuentra automatizado; lo que, está originando duplicidad de trabajo y puede ocasionar sobre o subestimación de los ingresos al momento de registrar dichas transacciones en el sistema contable operativo.

Para evitar posibles contingentes por el registro de información errónea, afectando a las cuentas involucradas dentro del proceso de venta, se recomienda implementar una aplicación o mejora al sistema, de manera que las transacciones se automaticen y que para efectos de un mejor control, exista un análisis periódico de los saldos reflejados tanto en el mayor contable como en los anexos.


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