MANUAL PARA LA CERTIFICACIÓN DE EVENTOS SUSTENTABLES

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Contenido:1. ¿Qué es un evento sustentable?

2. ¿Por qué hacer un evento sustentable?

3. Lo que aporta un evento sustentable

4. ¿Por qué es necesario realizar acciones sustentables?

5. Organizaciones relacionadas con eventos sustentables

5.1 Organizaciones Nacionales

5.2 Organizaciones Internacionales

6. El Comité para el Desarrollo Sustentable de la UAT y la certificación de eventos

7. Nuestro objetivo

8. Tipos de eventos sustentables

9. Impactos

10. ¿Qué ofrecemos en los eventos sustentables?

11. Metodología de evaluación

11.1 Categorías de eventos sustentables

11.2 Niveles de certificación

12. Transporte

12.1 Acciones de mejora para el transporte

13. Papelería

13.1 Acciones de mejora para la papelería

14. Servicios de comida

14.1 Acciones de mejora para el servicio de comida

15. Energía y mitigación

15.1 Acciones de mejora para la energía y mitigación

16. Desperdicios

16.1 Acciones de mejora para los desperdicios

17. Comunicación

17.1 Acciones de mejora para la comunicación

18. Innovación

18.1 Acciones de mejora para la Innovación

19. Otros

19.1 Regalos sustentables

20. Proveedores

20.1 Acciones de mejora para los proveedores

21. Supervisión de prácticas sustentables

22. Acciones Post – evento

23. Contacto e informes

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1. ¿Qué es un evento sustentable?

Es cualquier tipo de reunión, encuentro social o de trabajo en el

que desde su planeación y ejecución se incluye un equilibrio entre

el medio ambiente y los recursos que se utilizarán.

El cuidado del medio ambiente es uno de los factores más

importantes a practicar en este tipo de eventos. Se realiza mediante

pequeñas acciones que contribuyan al cuidado de nuestro planeta

antes, durante y después del evento.

Green Meeting Industry Council señala que los eventos

sustentables implementan políticas que benefician la dimensión

ambiental, económica y social.

Según la Secretaría de Turismo (SECTUR), en México un evento

sustentable es aquel donde se incorporan prácticas y acciones que

tienen como finalidad reducir el impacto ambiental negativo,

beneficiar a la comunidad receptora, generar beneficios económicos

y educar a los participantes.

Sustentable

Evento

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Según el Manual de eventos verdes de la SECTUR en México, el severo deterioro del medio ambiente es una crisis global. Los

seres humanos han contaminado los ecosistemas y agotado los recursos naturales al desarrollar sus diferentes actividades

económicas y sociales. Sin embargo, desde hace algunas décadas las naciones empezaron a tomar medidas para disminuir su

impacto ecológico.

Por ello es importante implementar medidas que repercutan a la mejora continua de los recursos que utiliza nuestra universidad.

Al realizar esfuerzos en materia sustentable:

Reduces huella de carbono

95%

Aportas a la economía local

75%

Reusas, Reduces y Reciclas

80%

Mejoras la imagen que proyectas a la sociedad97%

2. ¿Por qué hacer un evento sustentable?

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3. Lo que aporta un evento sustentable

Entorno social:

- Difunde los valores de la sustentabilidad

- Ayuda al comercio local (emprendedor y proveedor)

- Promociona incentivas sociales

- Retorna inversiones e infraestructuras

- Favorece al intercambio cultural

Entorno ambiental:

- Mitiga molestias ambientales

-Optimiza el consumo de los recursos naturales

- Incentiva la movilidad sustentable, eficiencia energética y reciclaje

- Reduce, compensa o elimina el impacto ambiental y la huella de carbono

- Pone en valor los recursos naturales

Entorno Organizativo:

- Muestra la responsabilidad ambiental y social

- Genera una imagen social positiva

- Mejora procesos de organización y gestión de eventos

- Enriquece la oferta cultural del evento

Entorno Asistente:

- Cumple con expectativas y se alinea con nuevos valores

- Reciben información y educación

- Favorece su comprensión del entorno

- Disfrutan de nuevas posibilidades y alternativas durante el evento

Evento sustentable

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4. ¿Porque es necesario realizar acciones sustentables?

El hombre ha empezado a hacer consciencia del daño que está ocasionando al medio ambiente. Si no lo revierte, todo suentorno se verá afectado: las actividades económicas, sociales, culturales, turísticas, etc. Estas son las que generan impactos dediversas índoles en el planeta.

El calentamiento global es resultado de la inconsciencia ecológica del ser humano, ya que emite gases de dióxido de carbono demanera desmedida.

Algunas consecuencias ambientales son los huracanes, el aumento de temperaturas en el medio ambiente, las lluvias con altaintensidad, terremotos, inundaciones, entre otros.

En este sentido, es necesario realizar acciones de mejora continua aportando un granito de arena que genere un cambio ennuestro entorno.

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5. Organizaciones relacionadas con eventos sustentables

En la actualidad, es importante trabajar con organismos que estén relacionados directamente en la incorporación de prácticasverdes y sustentables. Algunas instituciones a nivel nacional que rigen acciones en la protección del medio ambiente y turismoverde son:

5.1 Organizaciones nacionales:

• Secretaría de Medio Ambiente y Recursos Naturales (SEMARNAT)

• Procuraduría Federal de Protección al Ambiente (PROFEPA)

• Secretaría de Turismo (SECTUR)

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5.2 Organismos Internacionales:

• Green Meeting Industry Council (GMIC)

• Convention Industry Council (CIC)

• Green Globe y Green Hotels (Regulan el turismo)

• Green Seal y US Green Building Council (Reglamentan las cuestiones ambientales)

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6. El Comité para el Desarrollo Sustentable y la certificación de eventos

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EVENTO

SUSTENTABLE

Fomentar, reconocer, difundir y celebrar los esfuerzos voluntarios por parte de los organizadores para reducir el impacto

social, económico y ecológico de su evento.

La certificación también sirve como una oportunidad para informar y comprometer a los asistentes con las iniciativas verdes que se

llevan a cabo en la Universidad Autónoma de Tamaulipas.

7. Nuestro objetivo:

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Los eventos sustentables son reuniones que desde su planeación y ejecución realizan esfuerzos enfocados en la sustentabilidad.La tendencia de dichos eventos ha llegado a ser internacional, ya que estas acciones son cotidianas en países desarrollados comoEstados Unidos, Canadá y Reino Unido, entre muchos otros.

Algunos tipos de eventos que pueden ser sustentables son los siguientes:

Congresos

Convenciones

Diplomados

Exposiciones

Talleres

Viajes

Otros

8. Tipos de eventos sustentables

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9. Impactos

Un evento sustentable tiene un gran impacto en los aspectos social, económico y ambiental al realizar acciones que beneficien

los procesos, diseños, planificación, promoción, comunicación y ejecución de dicha reunión.

Se debe de tener en cuenta lo siguiente:

So

cio

cu

ltu

rale

s

- Apoyo a acciones sociales

- Movilidad y transporte eficiente

Med

ioam

bie

nta

les

- Reciclaje de residuos

- Gestión eficiente de los recursos naturales

- Cálculo de la huella de carbono

Tecn

oló

gic

os

- Comunicación, promoción y difusión

- Eficiencia energética

Eco

nó

mic

os

- Proveedores locales

- Servicio de alimentos

- Reutilización de materiales

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10. ¿Qué ofrecemos para los eventos sustentables?Hemos desarrollado una metodología propia para la implantación de prácticas en pro de la sustentabilidad.

Reconocimiento de evento sustentable de acuerdo a niveles de certificación categorizados por: platino, oro, plata y bronce.

Guía de certificación de evento sustentable para la realización y evaluación del evento.

Difusión y Promoción del evento sustentable mediante página web y redes sociales propios del comité para el desarrollo

sustentable.

Asesoramiento en implantación de acciones necesarias para la elección de acciones en pro de la sustentabilidad.

Evaluación a los asistentes de las acciones sustentables realizadas antes y después del evento.

Evaluación de encuestas “¿Qué tan verde soy en el hogar?”

Taller sobre acciones sustentables al departamento, escuela, dependencia o institución a la que pertenezca.

Sugerencias de acciones sustentables a los asistentes previo al evento.13

11. Metodología de evaluación

Se diseñó una guía como herramienta para la evaluación de los eventos sustentables. Para el correcto uso de esta evaluación se describen pasos a seguir:

1. Agrega la información de tu evento en la hoja de “Información del Evento”.

2. En todas las secciones, indica tu respuesta “S” si es sí , “N” si es no o “N/A” si no aplica a tu evento. Se puede ver cuántos puntos se han reunido en la última hoja “Revisar y Enviar”.

3. Los puntos se irán actualizando automáticamente conforme se llenen las hojas.

4. Recuerda que la puntuación marcada no será la final pues falta agregar puntos por innovación o liderazgo.

5. Anexa fotografías del evento donde se muestre el compromiso por la sustentabilidad.

6. Asegúrate de guardar el archivo y enviarlo una vez terminado al correo: comite.sustentable@uat.edu.mx

7. Una vez recibida la certificación, difunde tus resultados.

La lista señala acciones recomendadas para que se implementen en eventos de la universidad y así reducir el impacto de los

mismos.

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11.1 Categorías de los eventos sustentables:

Se deben elegir cuando menos dos categorías para considerar este un evento sustentable.

Transporte PapeleríaServicios de

comida

Energía y mitigación

Desperdicios Comunicación

Innovación Otros

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Cada recomendación tomada equivale a 1 punto. Algunas que

representan un reto mayor en la sección de BONUS

representan 2 puntos.

La evaluación se realiza con base en el porcentaje de puntos

sobre el posible total.

La sección de innovación y liderazgo representa puntos extras.

Información del evento:

• Oficina Organizador

• Nombre del organizador

• Correo del organizador

• Nombre del evento

• Fecha de inicio y duración del

evento

• Número esperado de

asistentes

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11.2 Niveles de certificación

70%

50%

35%

20%10%

17Porcentaje sobre el total de puntos posibles en la evaluación

Bicicleta

Avión

A pieTransporte público

En automóvil

12. Transporte

MotocicletaAutomóvil

compartido

El transporte sustentable nace de la preocupación por los problemas sociales y del medio ambiente. La contaminación del aire,

el uso excesivo de energía y la saturación de vías de circulación han provocado efectos nocivos en muchas ciudades.

Actualmente es de suma importancia elegir un medio de transporte sustentable y adecuado para contribuir en la reducción del

impacto ambiental. Elegir la mejor opción de las redes de transporte existentes reduce los efectos medioambientales del

transporte.

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Para la selección de los traslados pueden tener en cuenta las siguientes medidas:

Elegir locaciones donde la distancia entre los participantes y el lugar les permita poder llegar caminando.

Obtener contacto con proveedores que ofrezcan transporte sustentable o masivo.

Incluir información sobre transporte público en el programa del evento, de manera que los asistentes puedan tener

alternativas de traslado.

Planear traslados de ponentes o participantes para reducir el uso de los vehículos.

Sugerir a los participantes que compartan su automóvil para reducir las emisiones de CO2.

12.1 Acciones de mejora para el uso

de transporte

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Papel 100% reciclado, usable por ambos lados

y certificado de FSC

Productos de regalo

100% sustentables

Consumo responsable

Consumo sustentable

de papelería

13. Papelería

Se busca ser consciente y responsable del consumo de estos insumos. Una buena política de consumo es el “Reducir, Reusar yReciclar” al utilizar elementos reciclados que reduzcan el consumo de materia prima nueva.

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13.1 Acciones de mejora para el uso

de papelería

Para la selección de la papelería se pueden tener en cuenta las siguientes medidas:

Utilizar papel 100% reciclado, libre de ácidos y cloro y certificado como ecológico.

Utilizar plumas a base de cartón, lápices de madera biodegradable y artículos sustentables que no sean dañinos al medio

ambiente.

Se recomienda utilizar tintas vegetales para las imprentas.

Reutilizar las hojas desperdiciadas por ambos lados, como uso de post-it o notas.

Reutilizar material de eventos realizados anteriormente.

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14. Servicios de comida

Las prácticas sugeridas en esta sección para alimentos y bebidas excluyen aspectos estructurales de edificios y su operación. Engeneral, los organizadores de eventos deben evaluar el tratamiento de los desechos orgánicos e inorgánicos, ahorro de agua,ahorro de energía y políticas de compras de apoyo a la comunidad local.

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La operación de eventos sustentables sugiere que los proveedores servicio de alimentos hagan lo siguiente:

Tener contenedores de basura claramente señalados para cada uno de los tipos de desperdicios:

a) Orgánicos

b) Inorgánicos

c) Papel y Cartón

d) Plásticos

e) Latas, Vidrio y Tetrapack

f) Otros

Servir bebidas en envases de vidrio o porcelana. Evitar el uso del unicel y PET.

Servir en envases individuales y en pequeñas porciones para evitar el desperdicio.

Contar con un proveedor que tenga el programa de manejo de desechos sólidos.

Hacer composta de los desechos orgánicos que genere el evento.

Utilizar productos 100% naturales y frescos.

Servir productos orgánicos o de temporada.

Señalar en el evento los tipos de productos que se ofrecen.

14.1 Acciones de mejora para el

servicio de alimentos

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Iluminación natural

¡Acciones de

mitigación!

Uso eficiente de los

recursos

¡Apagado y

desconectado!

15. Energía y mitigación:

Para las cuestiones energéticas y de mitigación, las prácticas sugeridas son: utilizar productos certificados por Energy Star,

apagar aparatos que no estén en uso y tener un programa de mantenimiento preventivo en todos los equipos. Posteriormente, se

les sugiere realizar acciones para mitigar el uso de la energía.

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15.1 Acciones de mejora para el uso

de la energía y mitigación

Para la selección de energía y mitigación se pueden tener en cuenta las siguientes medidas:

Apagar las luces y aires acondicionados si no están en uso.

Apagar aparatos electrónicos como computadoras, laptops, aparatos celulares, iPads, etc., si no los están utilizando.

Se les recomienda colocar señalamientos de apagar luces al finalizar acciones.

Utilizar la iluminación natural lo más posible.

25

10%5%

20%

25%

35%

Evitar el desperdicio al menos un:

¡Reduce Reusa Recicla!50%

16. Desperdicios

Durante todo el evento debe haber envases separadores de basura (orgánico, inorgánico, papel, vidrio, plástico, etc.). Losdesechos del evento deben ser destinados a proyectos que le sirvan a cualquier área de la universidad, por ejemplo: enviar losresiduos orgánicos a la Facultad de Ingeniería y Ciencias de la UAT para que los estudiantes realicen composta en algunaactividad o práctica de alguna materia. El separar residuos concientizará a las personas sobre el desperdicio de estos. En estasección se les recomiendan acciones para usar eficientemente los recursos y evitar desperdicios.

Papel y

cartón

VidrioLatas y

metalesBiodegradables Otros

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Algunas acciones que se deben realizar para reducir con los desperdicios:

Separar la basura en botes de diferentes tipos.

Realizar composta de los desperdicios arrojados del evento.

Contratar empresas locales que estén certificadas en materia sustentable para evitar los desperdicios.

Donar lo sobrante del servicio de comida a bancos de alimentos o gente necesitada.

Pedir confirmación de asistencia de invitados para programar un aproximado de las personas que asistirán y evitar excesos.

16.1 Acciones de mejora para el uso de

desperdicios

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Evento

17. Comunicación

La comunicación sustentada en valores y principios tiene la idea de crear una herramienta transformadora de cambio y valor en las personas. Para contribuir con un mundo mejor es recomendable que previo al evento se informe al público sobre sus características sustentables de manera que se tenga presente todos los recursos que se utilizarán.

La correcta comunicación con la audiencia crea lazos de mejora en todos los aspectos a evaluarse previo, durante y posterior al evento.

Comunicación Interna Comunicación Externa

Concientizar al equipo de trabajo

para que apliquen y supervisen

acciones verdes.

Informar a los invitados acerca

de los aspectos verdes e

importancia de los mismos.

Si los invitados son de la misma

empresa, sensibilizarlos sobre

acciones en pro de la

sustentabilidad que se están

considerando para este evento.

Comunicar a los proveedores

sobre cláusulas necesarias para el

desarrollo del evento.

Poner al tanto a la comunidad

sobre acciones de sustentabilidad

y medidas que se estarán

implementando.

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Para hacer tareas de comunicación más eficientes se les proponen las siguientes acciones:

Previo al evento, dar información sobre acciones sustentables que se desarrollarán durante el mismo.

Informar a empresas, asistentes o ponentes sobre el uso de materiales vía correo o USB, esto para reducir la impresión.

Tener un sitio web o blog del evento y notificar a los participantes sobre este.

17.1 Acciones de mejora para

la comunicación

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Usar un sitio web, red social o blog para información del

evento.

Usar un email masivo para promover el evento.

Publicar programas, actividades, cronogramas de tiempos

e información relevante del evento mediante el sitio web,

blog, correo electrónico o red social para que los

participantes puedan descargarlo.

Promover mediante sitios web, redes sociales, blog o

correo electrónico los beneficios medioambientales,

sociales, culturales y de ahorro en costos del evento.

Informar a la audiencia sobre recomendaciones del evento

sustentable.

En el área de comunicación del evento es necesario desarrollar tareas de marketing por lo que se les sugieren

las siguientes acciones:

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18. Innovación

En esta fase se describen todas las prácticas sustentablesque se tomaron en cuenta durante el evento y que no hansido mencionadas con anterioridad.

El Comité para el Desarrollo Sustentable de la UATproporcionará puntos extras por cada actividad deinnovación que se genere durante el evento y que aportesoluciones creativas en pro de la sustentabilidad.

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18.1 Acciones de mejora para

la innovación

Algunas acciones que se pueden realizar para la innovación son:

Ser creativos

Utilizar ingenio para innovar en acciones que se involucre la audiencia durante el evento

Estimular la creación de ideas nuevas de impacto a la audiencia

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50%Señalización de acciones de mejora continua

39%Reutilización de utensilios

19. Otros

En este apartado podemos incluir diversas causas que aporten acciones sustentables. Algunas de estas son: la utilización de WIFI

gratuito durante el evento, señalización de acciones de mejora continua durante el evento, reutilización de utensilios de eventosanteriores, centros de mesa y decoración sustentable del evento.

100 %Wifi Gratuito

65%Decoración sustentable

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Toda la señalización durante el evento debe de ser durable y reutilizable.

Reutilizar artículos de eventos anteriores tales como material de papelería, de innovación, de

comunicación, de decoración, etc.

El evento puede contar con centros de mesa y decoración sustentable.

Regalar premios o utensilios sustentables, de manera que se les deje a los participantes un recuerdo

de haber a asistido a un evento sustentable.

Informar a los participantes los usuarios y contraseñas para el uso de WIFI.

19.1 Acciones de mejora para

otros aspectos

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19.2 Regalos sustentables

Acorde a los mejores eventos sustentables, una gran idea es dar regalos ecológicos a los invitados. Además de ser un obsequio derecuerdo es un motor para la concientización y reflexión sobre lo que abarca el hablar de sustentabilidad. Actualmente existenproveedores que cuentan con certificaciones ecológicas de productos. Algunos regalos ecológicos que se pueden dar durante elevento son:

Libretas de hojas recicladas con empaque sustentable.

Plumas hechas con bioplástico o ecológicas a base de cartón.

Banners reutilizables impresos en tela.

Artículos promocionales diversos, fabricados con bioplástico, aluminio reciclado/reciclable, entre muchos otros.

Termo o ánfora para uso y llenado de agua durante el evento.

Bolsos o morrales a base de hilo o tela con algodón orgánico o material reciclado.

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Proveedores de

papelería locales

De personal de logística y

evaluación de los eventos

Proveedor de servicios de

limpieza y cocina

20. Proveedores

Movilidad durante el evento

Es importante la selección de proveedores de servicios que

se contratarán durante el evento de manera que se impulse

a la economía local y se dé a conocer a la sociedad este

tipo de evaluación en eventos.

Se pueden considerar proveedores o empresas con

convenios para movilidad, limpieza, servicio de cocina,

logística de eventos, papelería, entre otras. Es de suma

importancia establecer políticas sustentables con ellos ya

que facilitarán la evaluación de eventos posteriores.

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20.1 Acciones de mejora para losproveedores

Para la sección de proveedores, ya sea de bienes o servicios, se les sugiere a los organizadores contratar aquellos que cuenten con

la mayoría de los siguientes criterios:

Determinar un presupuesto que evalúe la importancia de comprar o no el producto.

Valorar si el producto cumple con los requerimientos que se ajusten a cuestiones sustentables de producción, materiales, etc.

Verificar si los empaques de los productos son sustentables.

Utilizar y mantener los productos en buen estado para un futuro.

Analizar que los productos puedan desecharse de manera fácil y no tengan impactos ambientales.

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21. Supervisión de prácticas sustentables

En este punto, los asistentes comprueban personalmente las acciones realizadas en pro de la sustentabilidad. En el desarrollo delas actividades, el Comité para el Desarrollo Sustentable se hará cargo de estar en contacto directamente con organizadores yproveedores para concluir con la supervisión de todas las prácticas sustentables durante la organización del evento.

Ejecución

Cierre del evento

Actividades de apoyo a la comunidad local

Supervisión de prácticas sustentables

Comunicación

Dirección y control

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Esta es la última etapa del evento y se relaciona con los impactos posteriores de acciones que realizarán los asistentes del evento. Algunas acciones que se integran en esta fase son:

22. Post- evento

Acciones continuas

en pro de la

sustentabilidad

Difundir los resultados

del evento

Invitar a los

participantes a regresar

al lugar del evento

después de algún

tiempo transcurrido

para observar el

desarrollos de acciones

realizadas

Realizar esfuerzos para

que se apoye este tipo

de evaluación en todos

los eventos de la

Universidad Autónoma

de Tamaulipas

Dar consejos

sustentables mediante

encuestas o

cuestionarios

relacionados con

sustentabilidad

aplicables en la oficina,

casa o situaciones de la

vida cotidiana

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Si estás organizando un evento, simposio, conferencia o taller y quieres que en este se implementen algunas

acciones en pro de la sustentabilidad.

Contáctanos en:

Comité para el Desarrollo Sustentable

Teléfono: 31 8 18 00 ext. 2934, 2909, 2910.

comite.sustentable@uat.edu.mx

www.facebook.com/uatcsustentable

@uatcsustentable

@uatcsustentable

23. Contacto e información

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