Certificación de Establecimientos educativos

en gestión de calidad

Septiembre de 2.007

:: Objetivo y Alcance inicial:: Modelos que se pueden

adoptar:: Reglamentación:: Procedimiento de certificación

de un Establecimiento:: Descripción de principales

modelos de gestión de calidad

:: Objetivo

:: Promover y apoyar el mejoramiento de la gestión educativa en Establecimientos Educativos a través de la adopción de modelos internacionales de gestión de calidad, enfocada en la prestación del servicio educativo

Modelos

MODELOS DE GESTION DE CALIDAD

:: Calidad debe entenderse dentro del marco de la prestación de un servicio, el servicio educativo.

:: Un servicio educativo de alta calidad es aquel cuyos atributos cumplen en alto grado con expectativas y necesidades de estudiantes y padres.

Modelos

:: Sistema de gestión de calidad:

:: Conjunto de elementos interrelacionados de un establecimiento a través de los cuales se administra de forma planificada la calidad del servicio educativo, en busca de la satisfacción de los estudiantes y padres de familia.

:: Procesos y procedimientos,

:: Recursos

:: Estructura interna de responsabilidades y jerarquías.

Modelos

:: Modelo de gestión de calidad:

:: Conjunto de criterios y elementos estandarizados cuya aplicación y evaluación en un establecimiento buscan facilitar el logro de una gestión de calidad.

:: Modelos más reconocidos:

:: ISO 9001:2000 (Guía GTC-200):: EFQM (Europa):: CITA (Estados Unidos):: SACS CASI (Estados Unidos)

ModelosBeneficios

:: Organización de la gestión interna.:: Definición de criterios comunes para la

planeación, ejecución y evaluación de la gestión educativa.

:: Un mejor entendimiento de las necesidades y expectativas de padres y estudiantes.

:: Una cultura de mejoramiento continuo y auto-evaluación con base en cifras e indicadores concretos que facilita la capacidad de demostrar la eficacia de las acciones realizadas.

ModelosBeneficios

:: Mayor motivación y compromiso del personal derivados de compartir una visión y un esquema de trabajo unificados.

:: Definición sistemática de las actividades y las responsabilidades necesarias para obtener un resultado deseado.

:: Reconocimiento nacional e internacional.

Modelos

Principios generales de gestión de calidad:

:: Orientación hacia el estudiante y los padres de familia.

:: Enfoque en resultados orientados hacia estudiantes, padres, docentes y la comunidad en general.

:: Calidad en todos los ámbitos de actuación:: Formación es fundamento del cambio:: Prevención como base de la gestión:: Promoción de comunicación e información

oportuna y ágil

Modelos

Principios generales de gestión de calidad:

:: Promoción de comunicación e información oportuna y ágil

:: Enfoque basado en una gestión por procesos.

:: Enfoque de mejoramiento continuo.:: Enfoque participativo, involucrando a

toda la comunidad educativa.:: Alta participación y liderazgo de los

directivos.:: Evaluación y gestión del recurso humano.

Modelos

Principales modelos:

:: Norma ISO 9001:2000 (Guía Técnica GTC-200)

:: EFQM para el sector educativo (Fundación Europea para la Gestión de Calidad)Ambos son modelos basados en estándares internacionales

Modelos

Norma ISO 9001:2000 en establecimientos educativos de

preescolar, básica y media :: Guía Técnica Colombiana GTC-200

: Publicada por ICONTEC en julio de 2.005

: Elaborada con participación del MEN, certificadores, colegios y universidades.

: Lineamientos y criterios para aplicar ISO 9001:2000 en colegios y establecimientos de educación no formal

Modelos

EFQM. Modelo Europeo de excelencia :: European Foundation for Quality Management creada

en 1988 por empresarios europeos.

: Adaptado para el sector educativo en 1997 por Confederación Española de Centros de Enseñanza (CECE) y el Club de Gestión de Calidad (CGC)

: Adaptado para Colombia por Santillana Formación en 2003.

: Validado por el MEN como modelo de reconocimiento de gestión de calidad a través de Res.2900 de mayo 31 de 2.007.

Reglamentación

:: Resolución 4434 de 8 de agosto 2006: condiciones y mecanismos para la validación de los modelos de gestión de calidad.

:: Colegios con sistema de gestión de calidad certificado.

Alcance de la certificación:Prestación del servicio educativo.

- Requisitos de validación de modelo de reconocimiento de gestión de calidad ante el MEN.

Reglamentación

:: Requisitos de validación de modelo de reconocimiento de gestión de calidad ante el MEN (Res. 4434/06)

– Descripción general del modelo– Modalidad de evaluación– Formato de certificación– Integración de criterios de aseguramiento de

calidad– Aplicación para el sector sector educativo– Reconocimiento y aplicación internacional

Procedimiento y etapas de la certificación

de un Establecimiento

Etapas

:: Formación:: Selección de modelo:: Asesoría:: Implantación:: Certificación

Formación

:: Formación inicial en los fundamentos de los modelos de gestión de calidad.

:: Entender sus criterios y enfoques

:: Analizar su metodología, requisitos y procedimientos

:: Escoger modelo de gestión a implantar

:: Opción A: ISO 9001:2000 (GTC-200)

:: Opción B: EFQM

Selección de modelo

:: Asesoría en implantación:: Alcance de la asesoría por

Establecimiento: Objetivo: Brindar elementos conceptuales,

herramientas prácticas y acompañamiento y desarrollar los elementos necesarios para la implantación de un Sistema de Gestión de Calidad en un establecimiento educativo con base en los modelos de gestión de calidad ISO 9001:2000/GTC-200 o EFQM

Asesoría

:: Asesoría en implantación del modelo:: Selección de asesores idóneos:: Criterios de selección

: Experiencia docente o en el sector: Experiencia en sistemas de gestión de

calidad: Formación en ISO 9001:2000 o EFQM: Formación en modelos de gestión

Asesoría

:: Plan de implantación:: Equipos de trabajo:: Cronograma de implantación y

evaluación:: Identificación de recursos necesarios

Implantación

:: Formación de equipo líder del Establecimiento::: Rector:: Coordinadores:: Docentes:: Administrativos

Implantación

:: Iniciar implantación en el Establecimiento :: Ajuste y validación de procesos e

indicadores: Mapa de procesos: Procesos estratégicos, misionales y de apoyo: Indicadores estratégicos y de proceso

:: Definición de políticas:: Capacitación en los nuevos procesos y el

modelo a todo el personal:: Implantación de documentación de

procesos y del Sistema de gestión de calidad

Implantación

Implantación

Consistencia

Estrategia (s) vs. misión - Visión

Metas - Indicadores de

Gestión

Política de Calidad Definido en la implantación de la NTCGP:1000 - 2004

Objetivos

Indicadores de desempeño vs Objetivos

Implantación

Caracterización de la Misión / Visión

Caracterización de la Estrategia

Objetivos

• Razón de ser. El porque debe existir la entidad.

• Como desea ser reconocida.

• Donde deseamos estar en los próximos años.

• Selección detallada del “mercado”.

• Cómo espera la entidad llegar allá.

• Qué debemos hacer bien para asegurar

que lograremos lo que queremos.

¿Cómo deben ser los procesos para soportar la estrategia ?

Esquema Estratégico Básico

Implantación

Planificar: establecer los objetivos yprocesos necesarios para conseguirresultados de acuerdo con losrequisitos del cliente y las políticas

dela organización.

Hacer: Implementar y ejecutar losprocesos.

Verificar: Realizar el seguimiento yla medición de los procesos y losproductos respecto a las políticas,

losobjetivos y los requisitos para elproducto, e informar sobre losresultados.

Actuar: Tomar acciones paramejorar continuamente eldesempeño de los procesos

Aplicación de la lógica de mejora continua: ciclo PHVA

H

V

P

A

NTCGP1000

Mejora Continua

CERTIFICACIÓN

Tiempo

ImplantaciónProcesos vs. funciones

Gestión funcional

Fragmentación

Comprender mi trabajo

Las personas son el problema

Cambiar la persona

Trabajar para el jefe

Trabajo individual

Jerarquía , feudos

Operan verticalmente

No existe un único responsable y no es prioritario el cliente

Gestión por procesos

Integración

Saber que lugar ocupa mi trabajo dentro del proceso

El proceso es el problema

Mejorar el proceso

Trabajar para el cliente

Trabajo en equipo

Entidad como un todo

Existe un responsibleY

Se opera con el enfoque de ciclo

Implantación

:: Auto-evaluación::Cada equipo líder realiza auto-evaluación de

acuerdo con criterios del modelo escogido

:: Análisis de resultados con apoyo del asesor

:: Definición y ejecución de acciones de mejora con base en auto-evaluación

Certificación

:: Certificación de cada establecimiento con base en el modelo escogido

:: El momento escogido depende del avance de cada Establecimiento

:: Notificación a la comunidad y al MEN

:: Opción A: ISO 9001:2000: Certificación por 3 años de los procesos escogidos del Sistema de Gestión a través de una de las entidades certificadoras autorizadas:

• ICONTEC• BVQI• SGS• Intertek• IC&T• COTECNA• CIDET

Certificación

:: Opción B : EFQM: Certificación en nivel de Acceso (nivel 1 de 5) del modelo EFQM a través de Santillana Formación y la Confederación Española de Centros de Enseñanza

:: Vigencia de 2 años, para luego pasar al siguiente nivel

Certificación

Certificación

:: Seguimiento posterior a la certificación

:: Entidades certificadores realizan visitas de seguimiento:

:: ISO 9001:2000: Seguimiento por 3 años. Luego de esto, debe renovarse.

:: EFQM: Seguimiento por 2 años. Luego de esto, debe pasarse al Nivel 2 del modelo (nivel de Desarrollo).

Enfoque y características de modelos de gestión de

calidad:

ISO 9001:2000

• Enfoque hacia el estudiante y padres

• Liderazgo

• Participación del personal

• Enfoque basado en Procesos

• Enfoque de Sistema para la Gestión

• Mejora Contínua

• Enfoque basado en Hechos para la toma de decisión

• Relaciones mutuamente beneficiosa con el proveedor

ISO9001:2000

ENFOQUE HACIA ESTIDIANTE Y PADRES

• Las organizaciones dependen de sus

estudiantes y padres.

• Comprender necesidades actuales y futuras

de los padres y estudiantes.

• Exceder las expectativas de los estudiantes

y padres.

LIDERAZGO

Los líderes deben:

• Establecer propósitos y orientación de la

organización.

• Crear y mantener ambiente interno.

• Involucrar al personal en el logro de los objetivos

de la organización.

PARTICIPACION DEL PERSONAL

• El personal es la esencia de una organización.

• El total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organización.

ISO9001:2000

ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

• Para que la organización opere de manera

eficaz, se deben identificar y gestionar

numerosos procesos interrelacionados y que

interactúan.

• La identificación y gestión sistemática de los

procesos empleados en la organización y en

particular las interacciones entre tales

procesos se conoce como ENFOQUE

BASADO EN PROCESOS.

ENFOQUE DE SISTEMA PARA LA GESTION

Identificar, entender y gestionar los procesos

interrelacionados como un sistema, esto

contribuye a la eficacia y eficiencia de la

organización en el logro de sus objetivos.

ISO9001:2000

MEJORAMIENTO CONTINUO

El SGC debe tener como objetivo mejorar

continuamente el desempeño global de la

organización. ENFOQUE BASADO EN HECHOS PARA LA

TOMA DE DECISIONES

Las decisiones eficaces son basadas sobre el

análisis lógico e intuitivo de los datos y la

información.RELACIONES MUTUAMENTE

BENEFICIOSAS CON EL PROVEEDOR

La organización y sus proveedores son

interdependientes.

Una relación mutuamente beneficiosa

aumenta la capacidad de ambos para crear

valor.

ISO9001:2000

Mejora Continua del Sistema de Gestión de la Calidad

Estudiantes,padres(y otras partes interesadas)

Prestacióndel servicio

Medición, análisis

y mejora

Gestión delos recursos

Responsabilidadde la dirección

Estudiantes,padres(y otras partes interesadas)

Requisitos

Satisfacción

ServicioEntradas Salidas

ISO9001:2000

Requisitos Generales ( 4.1)

• La organizacion debe definir los procesos necesarios para asegurar que el producto y/o servicio cumpla con los requisitos del estudiante y padres.

• Establecer un sistema de gestión de calidad que cubra los requisitos de la norma.

• El sistema debe ser implementado, mantenido y MEJORADO por la institución.

ISO9001:2000

4.2.1 Generalidades La documentación debe incluir:declaración documentada de la política de calidad, manual de calidad, procedimientos documentados y registros requeridos.Alineación con el PEI

4.2.2 Manual de CalidadDebe incluir: alcance del sistema, procedimientos documentados y descripción de la interacción entre los procesos del sistema.

4.2.3 Control de DocumentosLos documentos del sistema deben controlarse lo que involucra: aprobación de documentos, revisión, actualización, identificación de cambios, disponibilidad de los documentos. EXIGE PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO.

4.2.4 Control de RegistrosDeben establecerse y mantenerse para proporcionar evidencia. Deben permanecer legibles, fácilmente identificables y recuperables. EXIGE PROCEDIMIENTO DOCUMENTADO.

Requisitos de la Documentación (4.2)

ISO9001:2000

Responsabilidad de la Dirección (5)

5.1 Compromiso de la Dirección Debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como de la mejora Continua. Rol del Consejo Directivo

5.2 Enfoque al ClienteAsegurarse que los requisitos del estudiante se determinan, se cumplen y se AUMENTA la satisfacción.

5.3 Política de Calidad Que sea adecuada, incluye compromiso de cumplir con los requisitos, de mejora continua, proporcione marco para revisar objetivos, y que sea comunicada, entendida y revisada.

5.4 Planificación Se realiza planificación para cumplir con requisitos del sistema y que se mantiene su integridad.

5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación • Debe definir responsabilidades y

autoridades y comunicarlas dentro de la organización.

• Nombrar representante de la dirección.

• Establecer procesos de comunicación apropiados en la organización.

5.6 Revisión por la DirecciónRevisar el SGC a intervalos definidos. Consejo Directivo

ISO9001:2000

Gestión de los Recursos (6)

6.1 Provisión de Recursos Debe proporcionar recursos para implementar, mantener y mejorar el sistema y AUMENTAR la satisfacción del padre y estudiante.

6.2 Recursos HumanosEl personal debe ser competente con base en la educación, formación, habilidades y experiencias apropiadas.

Debe:• Determinar competencia,• Proporcionar formación,• Evaluar la efectividad del entrenamiento,• Mantener registros,• Concientizar e involucrar al personal

6.3 Infraestructura Debe determinar, proporcionar y mantener la infraestructura necesaria (espacio de trabajo, equipos para los procesos, servicios de apoyo)

6.4 Ambiente de TrabajoDebe definir e implementar aspectos humanos y físicos en el ambiente de trabajo.• Condiciones de higiene y seguridad,• Método de trabajo,• Ética laboral,• Condiciones ambientales.

• Lo que no está bajo su control, debe gestionarse ante la Secretaría.

ISO9001:2000

Realización del Producto (7)

7.1 Planificación de la realización del producto Debe planear e implementar los procesos necesarios para la prestación del servicio.

7.2 Procesos Relacionados con el Estudiante• Se deben determinar los requisitos

especificados por el estudiante, los no establecidos por el estudiante pero necesarios y los legales y reglamentarios.

• Debe revisarse que los requisitos esten definidos, se tiene capacidad para cumplir, se mantienen registros.

7.2 Procesos Relacionados con el Estudiante (continuación)• Debe determinar e implementar

disposiciones eficaces para establecer comunicación con el cliente

7.3 Diseño y Desarrollo Diseño curricular: planeación y validación.

7.4 Compras • Se deben controlar los procesos de

compra y evaluación de proveedores.

• Se debe tener información clara del producto comprado.

ISO9001:2000

Realización del Producto (7)

7.5 Producción y Prestación del Servicio

Control de Prestación del ServicioDebe planificar y llevar a cabo laprestación del servicio en condicionescontroladas, incluye:• Información respecto a las

características del servicio,• Instrucciones de trabajo,• Uso de equipo apropiado,• Actividades de liberación y entrega.

Validación de ProcesosDebe establecer:• Criterios para la revisión y aprobación

de procesos,• La aprobación de equipos y calificación

del personal,• Uso de métodos y procedimientos

específicos,• Requisitos de registros,• Revalidación.

Identificación y Trazabilidad• Debe identificar el estado del producto

respecto a los requisitos de seguimiento.

Identificación de estudiantes y eventos• Identificación del servicio por medios

adecuados.

ISO9001:2000

Realización del Producto (7)

7.5 Producción y Prestación del Servicio (continuación)

Propiedad del ClienteDebe identificar, verificar, proteger y salvaguardar bienes de propiedad del estudiante o padres (incluye tambien información)

Preservación del ProductoLa organización debe preservar la conformidad del producto; identificación, manipulación, protección.

Control de Dispositivos de Seguimiento y Medición

• Determinar el seguimiento y la medición a realizar, necesarios para proporcionar evidencia de la conformidad del servicio.

• Debe confirmarse la capacidad de los programas informáticos cuando estos se utilicen en las actividades de seguimiento y medición de los requisitos especificados.

• Verificar la calidad de las pruebas de evaluación de estudiantes

ISO9001:2000

8.1 Generalidades

Debe planificar e implementar procesos de mejora para:• Demostrar la conformidad del producto,• Asegurar conformidad del SGC,• Mejorar continuamente la eficacia del sistema.

8.2 Seguimiento y Medición • De la satisfacción del padre y estudiante,• De las auditorias internas, (exige procedimiento documentado)• De los procesos.• Del producto y/o servicio de formación.

8.3 Control del Servicio/Producto no-conforme Asegurarse de los controles, las responsabilidades y autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme.Control del proceso de formación de estudiantes

Mejora (8)

ISO9001:2000

8.4 Análisis de Datos• Establecer un método para determinar la efectividad del sistema,• Identificar puntos donde se puedan

realizar mejoras,• Recolectar datos respecto a: la

satisfacción del estudiante, conformidad con los requisitos del sistema, características y tendencias de los procesos, proveedores.

• Análisis de resultados de evaluación de estudiantes, docentes y la institución

8.5 Mejora Mejorar continuamente la eficacia del sistema; basado en política de calidad, objetivos, resultado de auditorías, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas y revisión por la dirección)

• Acciones correctivas. Exige procedimiento documentado• Acciones preventivasExige procedimiento documentado

Alineación con el Plan de Mejoramiento Institucional

Mejora (8)

ISO9001:2000

Enfoque y características de modelos de gestión de

calidad:

EFQM para el sector educativo

¿QUÉ ES EL MODELO EFQM?

EL MODELO EFQM ES UN INSTRUMENTO EFICAZ PARA LA AUTOEVALUACIÓN DE LA CALIDAD DE LA GESTIÓN DE LAS INSTITUCIONES O CENTROS EDUCATIVOS.

DISEÑADO PARA IMPULSAR LA EXCELENCIA DE LA CALIDAD EN LA GESTIÓN DE LAS ORGANIZACIONES.

PRETENDE ANALIZAR LA ORGANIZACIÓN EN BUSCA DE PUNTOS FUERTES O FAVORECIENDO SU APARICIÓN, CONFRONTANDO CON EVIDENCIAS, PRIORIZANDO AREAS DE MEJORA Y ESTRUCTURANDO PLANES DE MEJORA Y DE ACCION, QUE SE EJECUTAN A ATRAVES DE EQUIPOS DE MEJORA.

EFQM

DESARROLLO DE ALIANZAS LIDERAZGO Y

COHERENCIA EN LOS OBJETIVOS

GESTION POR PROCESOS Y

HECHOS - DATOS

DESARROLLO E IMPLICACIÓN DE LAS PERSONAS

APRENDIZAJE, INNOVACIÓN &

MEJORA CONTINUOS

ORIENTACIÓN HACIA LOS RESULTADOS

RESPONSABILIDAD SOCIAL ORIENTACION AL

CLIENTE

• HUMANISTA• LIDERAZGO • AUTOEVALUACION • MEJORA CONTINUA• CALIDAD TOTAL

EFQM

1.

LID

ER

AZ

GO

3. PERSONAS

2. POLITICA Y ESTRATEGIA

4. ALIANZAS Y RECURSOS

9. R

ES

ULT

AD

OS

C

LA

VE

S

7. RESULTADOS EN LAS

PERSONAS

5.

PR

OC

ES

OS

6. RESULTADOS EN LOS CLIENTES

8. RESULTADOSEN LA

SOCIEDAD

8. RESULTADOSEN LA

SOCIEDAD

AGENTES FACILITADORES

INNOVACIÓN Y APRENDIZAJE

RESULTADOS

EFQM

Resultados

Enfoque

Despliegue

Evaluación

Revisión

EFQM

EFQM

ESQUEMA DE AUTOEVALUACION

Evaluación individual (evidencias y datos)

Evaluación grupal (consenso)

Diagnóstico (puntos fuertes y áreas mejora)

Contraste y priorización (PEI, objetivos, $)

Plan de mejora

Plan de acción

Planes estratégicos (seguimiento, valoración)

EFQM

Agentes Resultados

Enfoque Magnitud

FundamentosPreventivo Sistemático y en mejoraInteriorizado

LogrosTendenciasReferenciaciónAcciones correctivas

Despliegue Alcance

VerticalHorizontalProcesos y servicios

Cubrimiento general

I – SENSIBILIZACIÓN - MOTIVACIONPRESENTACIÓN DE OBJETIVOS –CONOCIMIENTO DEL MODELO - ENTREGA DE

DOCUMENTACIÓN……

II - FORMACIÓN EN EL MODELOCASO PRÁCTICO

III - AUTOEVALUACIÓNASPECTOS RELEVANTES – PUNTOS FUERTESEVIDENCIAS Y AREAS DE MEJORA

IV - PRESENTACIÓN DE IMPLEMENTACION DEL MODELO, RESULTADOS DE AUTOEVALUACION A COMUNIDAD EDUCATIVA – CONSTITUCION DE EQUIPOS DE

MEJORA – ELABORACION PLANES DE MEJORA

V- FORMACIÓN EN HERRAMIENTAS PARA LA CALIDAD DE LA GESTION EDUCATIVA

VI - SEGUIMIENTO Y ACOMPAÑAMIENTO A Equipos de Mejora, PLANES DE MEJORA y Planes de Acción.

EFQM

NIVEL DE ACCESO

NIVEL DE CALIDAD EUROPEA

NIVEL DE CONSOLIDACIÓ

N

NIVEL DE EXCELENCIA

¿A DONDE CONDUCE EL PROCESO?

CERTIFICACION

EFQM

GRACIAS