CI-5103-082-029

CIRCULAR INFORMATIVA

CERTIFICACIN DE CENTROS DE INSTRUCCIN AERONAUTICA PARA PERSONAL DE TIERRA Y PERSONAL DE VUELO

Clave: CI-5103-082-29 Revisin: 01 Fecha: 24/09/2010 Pg: 1 de 9

1. PROPSITO Esta circular informativa (CI) provee una gua para indicar a los aplicantes a centro de instruccin aeronutica que deseen dar instruccin bajo el control de la UAEAC, las responsabilidades y requisitos tcnicos aceptables para la autoridad aeronutica con el objeto de obtener el certificado de operacin o funcionamiento (CCI-Certificado como centro de instruccin aeronutica), requisito indispensable para luego obtener el permiso de operacin o funcionamiento otorgado por la oficina de transporte areo, que les permita desarrollar sus actividades areas segn la normatividad de la Repblica de Colombia. Establecer y explicar claramente el contenido de cada una de las fases involucradas en el proceso de certificacin. Para cuantificar el avance en el proceso de certificacin, cada una de las fases tiene asignado un porcentaje dentro del proceso. Indicar la documentacin tcnica con la cual los centros de instruccin aeronutica deben aplicar para su certificacin por parte de los grupos de aeronavegabilidad y operaciones. Los requisitos, mtodos de elaboracin y correcta presentacin de la documentacin no se contemplan en la presente circular, esta informacin hace parte de otras circulares. Esta CI se constituye como un procedimiento informativo de carcter tcnico y/o administrativo generado por la Secretaria de Seguridad Area; pero no el nico aceptable para la UAEAC. En ningn momento este procedimiento exime al solicitante de cumplir con las dems disposiciones vigentes y los requisitos exigidos por los Reglamentos Aeronuticos de Colombia RAC solicitados por otras dependencias de la UAEAC. 2. APLICABILIDAD

Los establecimientos que deseen o apliquen a obtener un Certificado de Funcionamiento o de operacin como CCI (Centro de Instruccin Aeronutica) para instruccin a personal tcnico de mantenimiento aeronutico o personal de vuelo. 3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS

Algunas de las definiciones contenidas en los Reglamentos Aeronuticos de Colombia (RAC) Parte Primera y Parte Novena se aplican en este documento, adicionalmente se tendrn en cuenta las siguientes:

- CI. Circular Informativa - CCI. Certificado Centro de Instruccin - Programa de entrenamiento. Programa que desarrolla el contenido de las materias y temas propios de algn rea o especialidad para la formacin bsica, avanzada, de especializacin, de habilitacin, de transicin o de repaso (recurrente) para personal aeronutico; diseado conforme a las directivas sealadas por la




UAEAC y que puede impartir un centro de instruccin aeronutica, previa aprobacin de dicha autoridad. - Directivas de instruccin. Procedimientos y requerimientos aprobados por la UAEAC a un centro de instruccin aeronutica para el desarrollo de los programas de entrenamiento aprobados. Este manual debe ser diseado de acuerdo a las directivas sealadas por la UAEAC y el centro de instruccin debe ceirse estrictamente a lo aprobado en dicho manual. - UAEAC. Unidad Administrativa Especial de Aeronutica Civil - R.A.C. Reglamentos Aeronuticos de Colombia - IDSI. Intencin de Solicitud Inicial. - Centro de instruccin aeronutica: RAC numeral 2.15.1.

4. ANTECEDENTES El numeral 2.14.2. De los Reglamentos Aeronuticos de Colombia RAC determina que cualquier entrenamiento a personal aeronutico debe ser realizado por un establecimiento reconocido y aprobado por la UAEAC. Dicho organismo debe cumplir con un procedimiento tanto administrativo como tcnico, para este ltimo, la Secretara de Seguridad Area emite esta CI como gua al usuario en el proceso que se debe seguir para obtener un certificado de funcionamiento u operacin de acuerdo a lo establecido por los numerales de los RAC 2.15.1 y 2.15.5. En el marco del proceso de certificacin, el aplicante a obtener un certificado de funcionamiento u operacin, es el responsable de garantizar la seguridad de sus servicios y debe demostrar a la autoridad aeronutica que rene los requisitos para obtener el respectivo certificado de funcionamiento u operacin y que cuenta con la capacidad tcnico administrativa necesaria para desarrollar y mantener el servicio que prestar. 5. REGULACIONES RELACIONDAS Reglamentos Aeronuticos de Colombia RAC, Parte II, Captulo I, II, VI, VII, XV, XVI y XVIII y Parte III Numeral 3.7.1. 6. OTRAS REFERENCIAS NO APLICA 7. MATERIA El proceso de Certificacin para un Centro de Instruccin, ser iniciado por el grupo tcnico de la direccin de Estndares de Vuelo de la Secretara de Seguridad Area, una




vez el aplicante haya obtenido un Visto bueno por parte de la Oficina de Transporte Areo de la UAEAC y ser desarrollado en cinco fases. El proceso de certificacin consta de las siguientes cinco fases, y los porcentajes asignados a cada una de estas, determinan el porcentaje de avance del proceso de certificacin: FASE 1. PRESOLICITUD 5 % FASE 2. SOLICITUD FORMAL 5 % FASE 3. EVALUACIN DE DOCUMENTACIN 30 % FASE 4. DEMOSTRACIN E INSPECCIN 40 % FASE 5. CERTIFICACIN 20 % Cada fase del proceso de certificacin debe ser cerrada cuando se hayan cumplido los requerimientos correspondientes y en todo caso antes de continuar con la siguiente. 7.1 Fase de Presolicitud (FASE I)

Se inicia cuando la Oficina de Transporte Areo a travs del grupo evaluador de proyectos apruebe la solicitud del centro de instruccin y emita el correspondiente oficio de visto bueno, el cual ser recibido por la Secretara de Seguridad Area y este a su vez enva a los Jefes de los Grupos de Aeronavegabilidad y operaciones, quienes designaran un Inspector de Aeronavegabilidad y/o operaciones segn corresponda, quienes se encargarn de coordinar todos los aspectos del proceso de certificacin por parte de la UAEAC. Se enviar una comunicacin escrita al aplicante para informarle los nombres de los inspectores que atendern el proceso y con quines tendrn que comunicarse para el trmite de todos los asuntos relativos al proceso de certificacin. El aplicante deber presentar por escrito una solicitud ante los inspectores designados para dar inicio al proceso de certificacin. 7.1.1 REUNIN DE PRE-SOLICITUD El objetivo de la reunin de presolicitud, es el de informar a el aplicante sobre cada una de las fases a seguir durante el proceso de certificacin. Por parte del aplicante debe presentarse el personal directivo que aplique de acuerdo con el numeral 2.15.4.1 de los RAC y el personal de Operaciones, quienes informaran a los Inspectores Asignados el tipo de instruccin que buscan desarrollar. Esta reunin inicial, tratar sobre la informacin y los requerimientos de la certificacin. El aplicante debe aclarar cualquier duda que tenga sobre el proceso de certificacin y los Inspectores harn entrega al Aplicante del paquete informativo del Proceso de Certificacin, el cual consta de lo Siguiente:




- Formulario IDSI, forma RAC 8400-6-2. - Cronograma de Trabajo. - Circular informativa CI 5103-082-029; certificacin de centros de instruccin aeronutica para personal de tierra y personal de vuelo .- Circular Informativa CI 5103-082-032; procedimiento para la elaboracin de los manuales de directivas de instruccin y programas de entrenamiento de un centro de instruccin aeronutica. - Circular Informativa CI 5103-082-26, Requisitos y procedimientos para elaborar una Carta de Cumplimiento. - Circular Reglamentaria CR-OCSA-006. 7.1.2 INTENCIN DE SOLICITUD INICIAL (IDSI), FORMA RAC 8400-6-2. Para presentar el formulario Intencin de Solicitud Inicial (IDSI), el aplicante debe haber revisado apropiadamente la regulacin y deber anexar las Hojas de Vida del personal ejecutivo requerido. La solicitud es usada por Los Inspectores para evaluar la complejidad del servicio que se pretende prestar. El formulario, deber ser diligenciado en su totalidad, sin enmendaduras. Anexo a esta forma el aplicante debe presentar por escrito a las personas designadas para adelantar el proceso de certificacin ante la UAEAC. Los Inspectores reconocern a las personas designadas por el centro de instruccin aeronutica siempre y cuando posean calificaciones (Educacin y experiencia) acorde con sus funciones, para atender el proceso de certificacin. Sin embargo la autoridad aeronutica se reserva el derecho de exigir el cambio del (los) interlocutor(es) en caso que la comunicacin no arroje resultados positivos al proceso. Si el IDSI es inaceptable se notificar por escrito las discrepancias encontradas y un nuevo IDSI ser requerido para continuar el proceso de certificacin.

7.1.3 CIERRE FASE UNO Una vez evaluado y aceptado el IDSI y las hojas de vida presentadas, se dar por cerrada la Fase uno del proceso, para poder continuar con la siguiente fase del proceso de certificacin.

7.2 FASE DE SOLICITUD FORMAL (FASE II) Una vez cerrada la fase de presolicitud, los inspectores notificaran al aplicante la iniciacin de la fase dos del proceso (Fase de Solicitud Formal), para lo cual el aplicante deber enviar su carta de aplicacin formal.




7.2.1 CARTA DE SOLICITUD FORMAL Esta carta deber presentarse ante los Inspectores asignados y deber contener:

Cargo y nmeros telefnicos de las personas asignadas para coordinar el proceso

de certificacin entre la empresa y los Inspectores asignados. Fecha propuesta en que el aplicante desea comenzar a prestar sus servicios,

Dicha fecha debe ser como mnimo 180 das posteriores a la fecha de la solicitud y deber reflejarse en el cronograma propuesto para el proceso de certificacin.

Cualquier posible cambio que difiera de lo establecido en el formulario de Aplicacin inicial IDSI

NOTA: Esta solicitud ser interpretada por los inspectores designados al proceso como que el aplicante tiene pleno conocimiento de los Reglamentos Aeronuticos de Colombia y de todas las normas especficas aplicables a los servicios que proyecta prestar y que esta dispuesto a demostrar el mtodo que intenta seguir para su cumplimiento. Finalmente despus de analizar la solicitud y determinar que la informacin cumple con los requisitos estipulados, se continuar con el proceso de certificacin citando al aplicante a la reunin de Solicitud Formal. En el caso contrario, la solicitud ser retornada al aplicante por escrito indicndole los motivos por los cuales no fue aceptada. 7.2.2 REUNIN DE SOLICITUD FORMAL Para esta reunin, el aplicante deber traer diligenciado el Cronograma propuesto para el proceso siguiendo lo indicado en el numeral 7.2.3 de esta Circular, con el fin de revisarlo y ajustarlo de ser necesario, para su firma y aprobacin final por ambas partes. Durante esta reunin todas las discrepancias u omisiones sobre el material presentado y el proceso mismo debern ser resueltas. Por lo anterior se debe revisar la solicitud, el cronograma, el personal, facilidades, aeronaves etc.

7.2.3 CRONOGRAMA DEL PROCESO DE CERTIFICACIN Durante la Fase dos del proceso se revisar y aprobara el cronograma de Certificacin propuesto por el aplicante. El cronograma del proceso de certificacin es un documento clave que muestra las actividades programadas que se van a llevar a cabo en la certificacin. Establece las fechas para que en una forma lgica se vaya llevando a cabo la secuencia del proceso de certificacin. Se tomarn los tiempos razonables para que los inspectores realicen las revisiones, inspecciones y aprobaciones o aceptaciones de cada actividad. Es importante que el aplicante revise muy bien la informacin documental, as como su infraestructura fsica antes de ser presentada ante los Inspectores, teniendo en cuenta que si una actividad especfica no se da de forma satisfactoria para los Inspectores o se




da en fechas posteriores a las fijadas en el cronograma, el proceso se retrasar. 7.2.4 RECEPCION DE MANUALES El aplicante deber hacer entrega en la fecha que figure en el cronograma, y debidamente radicado ante la ventanilla nica de la Aeronutica Civil, los siguientes manuales:

(Algunos de estos tems pueden resultar no aplicables de acuerdo con el tipo de centro de instruccin propuesto).

a) Carta de cumplimiento. (CI 5103-082-026). b) Directivas de instruccin. (CI 5103-082-32) c) Programas de Entrenamiento. (CI 5103-082-32) d) Manuales de vuelo de las aeronaves. e) Manual plan de accin de emergencia. f) Manual de Seguridad Area. g) Manual General de Operaciones. h) Manual de entrenamiento de vuelo.

7.2.5 CIERRE FASE DOS Para finalizar la fase de solicitud formal y continuar con la fase 3 (evaluacin de documentacin) es necesario que el aplicante haya radicado simultneamente todos los manuales listados en el numeral 7.2.5 de esta circular. Para su radicacin se necesitar el visto bueno en la lista de chequeo de manuales y documentos por parte del inspector de aeronavegabilidad y/ el inspector de operaciones asignados. Si la Fase de Solicitud Formal es concluida sin discrepancias, los inspectores notificarn sobre la continuidad del proceso.

7.3 FASE DE EVALUACIN DE DOCUMENTACIN (FASE III)

Durante esta fase se evaluar toda la documentacin presentada por el aplicante como soporte a su proceso de Certificacin. Toda la informacin presentada, ser evaluada conjuntamente con el representante del aplicante.

7.3.1 EVALUACION DE LA CARTA DE CUMPLIMIENTO

La carta de cumplimiento tiene como objeto demostrar que el aplicante tiene pleno conocimiento de las normas establecidas en los reglamentos aeronuticos de Colombia que conciernen al tipo de operacin que pretende iniciar, as como la forma o mtodo por medio de los cuales pretende cumplir con dichas regulaciones las cuales se ven reflejadas en su manual (Directivas de Instruccin).




Por lo tanto, el aplicante deber elaborar la carta de cumplimiento enumerando todos y cada uno de los numerales de los reglamentos aeronuticos de Colombia que sean pertinentes y la forma en que pretende cumplir con los mismos ver (CI 5103-082-026) El aplicante radicara la carta de cumplimiento en la fecha establecida en el cronograma y el duplicado. Los respectivos inspectores de aeronavegabilidad y operaciones dentro del tiempo establecido, revisaran la carta de cumplimiento, indicando los cambios y correcciones necesarios y una vez efectuados los mismos procedern a aprobarla y devolverla al aplicante por medio de un oficio. Esta carta debe aprobarse antes de iniciar la fase cuatro (4).

7.3.2 REVISIN DE MANUALES Y DOCUMENTACIN

El inspector de aeronavegabilidad y/o de Operaciones segn corresponda, efectuar la revisin de los manuales y documentos presentados por la empresa, con base en los tiempos establecidos en el cronograma, la regulacin vigente y las Circulares informativas suministradas.

7.3.3 APROBACION O ACEPTACIN FINAL DE MANUALES Y DOCUMENTOS Durante la fase de cumplimiento de documentacin, tanto los inspectores como el aplicante mantendrn una comunicacin constante, en cuanto a los cambios y correcciones indicadas a los manuales y documentos del aplicante, con el propsito de que estas correcciones y cambios se efecten durante el trmino que el cronograma establece para esta fase. Las indicaciones hechas por los inspectores sern comunicadas al aplicante por escrito; y las correcciones efectuadas por el aplicante debern quedar debidamente radicadas en la Secretaria de Seguridad Area, de manera que se pueda establecer un control sobre el proceso de certificacin. Una vez efectuadas todas las correcciones y cambios a los documentos y manuales , los inspectores aprobaran y/o aceptaran, con su firma y por medio de un oficio, dichos manuales y documentos. Esta accin concluye la parte de aprobacin final de manuales y documentos y el cierre de la fase 3.

7.4 FASE DE DEMOSTRACIN E INSPECCIN (FASE IV)

El aplicante demostrar su capacidad Tcnico Operativa mediante una auditora interna para cumplir con las normas Aeronuticas Colombianas basado en lo establecido en sus manuales y documentos aprobados.

Los inspectores asignados efectuarn las inspecciones que se requieran para evaluar




as la efectividad y aplicacin de las polticas, mtodos, procedimientos e instrucciones descritos en los documentos y manuales aprobados. Se verificar que:

Personal Instalaciones Material Didctico Material Documental Aplicabilidad y funcionamiento de los procedimientos establecidos.

7.4.1 CIERRE FASE CUATRO Una vez revisada la infraestructura de la empresa y aceptadas las acciones correctivas a los posibles reportes que se hubiesen generado durante las inspecciones, se dar por cerrada la fase cuatro.

7.5 FASE DE CERTIFICACIN (FASE V)

Una vez concluida la Fase de Demostracin e Inspeccin; y habindose cerrado y aceptado todas las respuestas a los reportes generados, aprobados /aceptados todos los manuales, documentacin, inspecciones etc., se proceder con la Fase de Certificacin.

Esta Fase consiste en lo siguiente:

a) Emisin final de las Especificaciones de Operacin o Funcionamiento por parte de los Inspectores.

b) Ejecucin de una auditora interna del proceso de certificacin por parte de los

Inspectores

c) Aprobacin final de las Especificaciones de Operacin y elaboracin del Reporte Final de Certificacin.

d) Despus de aprobadas las Especificaciones de Operacin la Autoridad Aeronutica

en cabeza del Director General de la UAEAC otorgar el Certificado de Operacin correspondiente.

CONSIDERACIONES ADICIONALES

La UAEAC solo aceptar trmites ante la entidad por parte del personal coordinador perteneciente al centro de instruccin y no se aceptarn trmites llevados a cabo por personal diferente a ellos (asesores, tramitadores, etc.) Estas personas deben tener conocimiento de las Regulaciones Aeronuticas




Colombianas, estar familiarizadas con sus respectivas reas de representacin y poseer la suficiente autoridad para tomar decisiones. Dentro de la Fase de Solicitud Formal se evaluar el Cronograma de eventos, el cual deber ser aceptado por ambas partes para posteriormente ser ejecutado en el orden cronolgico establecido durante todo el proceso.

8. VIGENCIA La presente revisin de esta CI entrar en vigencia a partir de su publicacin y se recomienda seguir las indicaciones aqu estipuladas.

CR (R) GERMAN RAMIRO GARCIA A. CR (R) GILBERTO ALEMAN P. SECRETARIO DE SEGURIDAD AREA

JEFE GRUPO INSPECCIN DE

AERONAVEGABILIDAD

Revis : CR (R) Gilberto Alemn Pealoza

Jefe Grupo Inspeccin de Aeronavegabilidad

Proyect: Ing. Sebastin Eduardo Meja Murillo

Inspector de Seguridad Area

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