Mitjans de comunicacióPer què ens hi hem de relacionar i

com?Joan Vilaplana

Director de Comunicació del CJB

« Si no expliquem el que fem, és com si no ho féssim »

Per què ens hem de relacionar amb els mitjans?

• Per « existir »

• Perquè es reconegui la nostra tasca

• Per a fer arribar el nostre missatge

• Per a donar a conèixer les nostres propostes

• Per aconseguir que més gent conegui la nostra entitat i, per tant, s'hi puguin sumar

• Per combatre la percepció negativa sobre la gent jove

Per què ens hem de relacionar amb els mitjans?

Les associacions juvenils generem notícies?

•Si! Si fem accions de qualitat tindrem coses per a explicar als mitjans!

•No ens hem de menystenir (però tampoc hem de considerar que tot el que fem és notícia...)

•Per tant, des de bon principi, a l'hora de definir les nostres accions, hem de pensar com les difondrem. En aquest sentit, és positiu pensar en incloure en el disseny de l'activitat aspectes que puguin interessar als mitjans.

•Treballem amb continguts que poden ser molt valuosos per als mitjans! Podem apel·lar a la necessitat informativa, a la RSC del mitjà i a una acció de servei públic necessària!

Elements clau

•Notes de premsa

•Dossier de premsa

•Rodes de premsa

•Mailing de premsa

•Recull de premsa

Notes de premsa

•És un text per a informar als periodistes d'algun acte, posicionament, acció, valoració, etc..

•Té 3 nivells:

•Info bàsica (titular i lead (subtítol))

•Info ampliada (Ha d'incloure el titular i el lead. Primer paràgraf la info bàsica i els següents desenvolupen la info inicial)

•Instruccions per a ampliar informació

•Descripció de l’entitat que emet la informació

Notes de premsa

•Les 6W:

•Who

•What

•Where

•When

•Why

•How

Notes de premsa

•Ha de jerarquitzar la informació (Començar pel més important i acabar amb el més anecdòtic)

•Repetir el que volem destacar.

•El titular és el que ha de cridar l'atenció al periodista.

•No ser més llarga d'entre 1 o 2 pàgines

•Incloure una descripció de qui està enviant aquella informació.

•Contacte personal per a més informació.

•Repassar sempre que tota la info és correcta abans d'enviar als mitjans.

Exemple nota de premsa

Exemple nota de premsa

Exemple nota de premsa

Exemple nota de premsa

Notes de premsa

•Notes de premsa d'agenda•Indicar al subject "NOTA DE PREMSA D'AGENDA-Titular"•Indicar a l'encapçalament que és una nota de premsa per agendes, amb la data que l'enviem.

•Al titular posar-hi la data i el títol de l'acte.

•Descripció molt breu de l'acte, objectius, etc...

•Quadre clar i concís amb la info tècnica (Quan? On, a quina hora, es gratuït? Cal confirmar assistència?...)

•Amb logotip a la part superior que permeti identificar ràpidament quina font ha generat aquella informació.

•Contacte personal per a més informació.

Exemple nota de premsa

Notes de premsa

•Com les enviarem?•En còpia oculta.

•Amb la notícia en el cos del mail, tal i com està en el document. I amb el document adjuntat en PDF.

•En el subject del mail hi posarem: "NOTA DE PREMSA-Titular de la notícia"

•Amb logotip a la part superior que permeti identificar ràpidament quina font ha generat aquella informació.

•Afegir la informació complementària que considerem (Imatges amb autorització per a la difusió, dossier de premsa, informes, etc...)

•Enviar-les no més tard de les 11 del matí.

•Fer l'enviament evitant els filtres d'SPAM. (Sistemes de mailing massiu o enviament per separat)

•El CRAJ ofereix a totes les entitats del CJB la possibilitat d'enviar les vostres notes de premsa al seu mailing de mitjans.

Notes de premsa

•Consells per a l’elaboració de notes de premsa:

•Logo a la capçalera de la nota.

•Titular sorprenent, creatiu, enginyós i que cridi l'atenció. No més de dos línies

• No superar mai els 2 fulls.

•Utilitzeu recursos tipogràfics que considereu oportuns x destacar (negreta, subratllats, cursives...) però sense abusar-ne.

•Faciliteu xifres i dades! Els encanta!!!

•Si adjunteu fotografies, indiqueu al peu de la nota que l'autor és l'entitat i que autoritzeu la seva reproducció.

•No oblidar mai datar el comunicat

•No oblidar mai les dades de contacte d'algú de l'entitat, per tal que s’hi puguin dirigir si necessiten més informació.

Dossier de premsa

• Ha de donar tota la informació que pot necessitar un/a periodista per a fer la notícia.

•No ha de tenir més de 3-5 pàgines.

•Informació molt endreçada i clara.

•Les dades que considereu que donen valor afegit a la notícia sobre la vostra acció.

•Si convoquem als mitjans tenir-ne còpies impreses per a donar-lo als periodistes que vinguin.

Dossier de premsa

•Esquema base:•Portada amb nom de l'acte o tema del dossier i nom de l'entitat que ha generat la info.

•Índex o sumari

•Introducció explicativa del projecte, molt concisa

•Presentació sintètica de l'entitat i dels seus objectius.

•El tema del dossier o les dades més rellevants de l'acte.

•Fotografies, annexos...•Es pot adjuntar material promo, revistes, memòries, etc...

Roda de premsa

•La roda de premsa només l'hem de convocar si estem molt segurs que tenim una notícia o una informació que pot interessar a un nombre important de mitjans. AIXÒ ÉS VITAL!!!!

•Els hem de poder oferir alguna cosa que no els poguéssim oferir a través d'una nota de premsa.

Roda de premsa

•Convocatòria:•Enviar-la amb temps suficient. Una setmana abans és adequat, per entrar a les previsions, amb un recordatori dos dies abans.

•Convocar-la per no més tard de les 11 del matí

•Fer ronda de trucades 1 o 2 dies abans per a confirmar si han rebut la convocatòria i saber si tenen previst assistir.

•La nota de convocatòria ha de ser molt concisa i tenir:

•Encapçalament i subject del mail: "Convocatòria de premsa"

•Títol i tema de la roda de premsa

•Explicació de la temàtica i la seva importància

•Qui hi participarà

•Requadre amb dades tècniques (Quan, on...)

•Persona de contacte

•Demanar confirmació d'assistència

ExempleConvo

Roda de premsa

Roda de premsa

•El dia de l'acte:•Espai silenciós amb possibilitat per endollar càmeres, etc...

•Començar puntuals. Màxim 5 o 10 minuts més tard.

•A l'arribar, identificar els periodistes que venen i demanar-los el contacte si no el tenim.

•A l'arribar, donar-los el dossier de premsa i la nota de premsa que resumeix el contingut de la roda de premsa.

•Taula amb les persones que intervindran. Pot haver-hi algú que doni benvinguda, tanqui, doni torns de paraula, etc...

•Les persones que intervindran han de tenir molt clar quin és el missatge que volen que els mitjans recullin.

•Exposicions no més llargues de 30 minuts. Amb les preguntes mai s'hauria de superar l'hora.

•Començar amb una exposició i, després, obrir sempre torn de preguntes.

•Qui ha dirigit la roda de premsa ha d'agrair l'assistència i posar-se a la disposició dels mitjans per si volen entrevistes, talls de veu, etc...

Recull de premsa

•L'hem de fer amb algun programa que ens permeti gestionar fàcilment les dades.

•Intentar tenir totes les dades dels mitjans que ens interessen.

•Hem de poder filtrar per:

•Tipus de mitjans (Ràdio, Internet, TV, premsa...)

•Gènere: (Societat, cultura, informatius, magazines, locals, agendes, agències...)

•Mitjans

•Sempre tenir periodistes referents per a cada secció que ens interessi de cada mitjà. Hem d'intentar enviar a l'adreça del periodista o de la secció més que a la genèrica de la redacció.

Recull de premsa

•Amb aquests periodistes és amb qui hem d'establir més relació de cara a poder trucar-los per explicar-los una informació o convocar-los a una roda de premsa.

•Exemple amb Excel

•Com a mínim un cop l'any es interessant fer ronda de trucades als mitjans per actualitzar aquest mailing.

•Recursos:

•El CRAJ us pot fer l'enviament de les vostres notes de premsa.

•http://www.lesrevistes.cat/guiademitjans/. Guia de tots els mitjans de comunicació en català (Tots els àmbits, tots els tipus, etc...)

•http://www.agendadelacomunicacion.com/. Estatal.

Recull de premsa

•És el dossier que recopila totes les aparicions en mitjans (Impactes) de l'entitat durant un perióde determinat.

•És important que cada cop que fem alguna acció amb els mitjans controlem quins impactes obtenim. És el nostre indicador, tant per la quantitat com per la qualitat.

•Haurem d'estar molt atents de veure quins mitjans s'han interessat per la informació i anar a bucar l'edició on haguem aparegut.

• Recursos:

•Huubs.cat (cercador de notícies en català)

•Google alerts

Unes quantes recomanacionsfinals

•Proposar-se aconseguir presència als mitjans pot ser una línia d'acció interessant per a l'entitat.

•També és molt interessant reaccionar a l'actualitat respecte allò que ens afecta com a entitat. Hem de poder generar posicionaments de manera ràpida i enviar-los als mitjans.

•Sovint els mitjans tenen necessitat d’aconseguir continguts. No tinguem por de proposar-los possibles continguts que puguem oferir. El no ja el tenim i potser en alguna ocasió ens sorprendrem. Els mitjans més receptius són els de proximitat.

•Els mitjans no ens consideraran una font de referència si no generem informació periòdicament.Si només els enviem notes de premsa un o dos cops l’any serà complicat que pensin en nosaltres.

Unes quantes recomanacionsfinals

•Si els mitjans ens demanen continguts hem de respondre àgilment, ràpidament i oferint facilitats. Però sempre amb un argumentari treballat, que no sigui improvitzat.

•Fem moltes coses que poden ser notícia i no en som conscients. Cal convertir en noticiable el que fem, que ho és (si té qualitat).

•Cap mitjà és menyspreable. Hem de detectar aquells mitjans en que ens serà factible ser-hi periòdicament i aprofitar els mitjans de proximitat.

•Aprofitem internet! Hi ha mitjans que ens permeten penjar nosaltres mateixos les nostres infos!

•www.xarxanet.org

•www.canalsolidari.org

•www.indymedia.org

Generem informació i mereixem un espai als

mitjans!Com a mínim, atrevim-nos a

provar-ho, no?