CICLO DE VIDA DE LA GESTION DE

INFORMACIÓN.

Por Rafael Montes

Este articulo examina:

Los componentes de los sistemas de gestión

de información de ciclo vital

Los requisitos funcionales para aplicaciones

de dirección de registros

Conduce para los sistemas de gestión de

información de ciclo vital

Componentes

Los componentes de un sistema de dirección de ciclo vital son:

Captura

Uno de muchos desafíos que se encuentran cara a cara con profesionales de (borde) de dirección de registros e información hoy son captar registros e información eficazmente. Expertos de tema de llamada (SMEs) han estado luchando contra este dilema durante algún tiempo y han llegado a la conclusión de que directores de borde deben tener la capacidad de captar o adquirir los registros electrónicos en su creación o puntos de aprobación

Los componentes de uno LCMS deben tener la capacidad identificar los registros en su punto de creación y determinar y captar la huella de auditoría y el estado de los registros cuando son encaminados a través de una organización para la evaluación, la revisión, la aprobación, y la distribución final. Estas herramientas establecen la integridad del registro a través de diarios de auditoría y firmas "Oficiales", permitiendo todo o cualquier parte del proceso de ser capturado y guardado en el software de RMA, su banco de datos relacionados y depósito.

Si los oficiales de acción pueden usar el mismo software para organizar y ubicar los registros en su espacio de archivo personal, entonces/luego directores de borde han colaborado en el proceso en conjunto de identificar los registros importantes con el propósito de que pueden ser adquiridos para la dirección, legal, y preservación a largo plazo.

Las herramientas de escritorio y las configuraciones funcionales contribuyen a la identificación de un registro a través de la captura de un conjunto de datos

Por ejemplo las computadoras personales:

Estas herramientas deben ser simple usar, suministrar las capacidad de dirección de archivo, y aportar el proceso de la empresa diario de crear, encaminar, e identificar los registros de oficial de acción al / del usuario. Si los oficiales de acción pueden usar el mismo software para organizar y ubicar los registros en su espacio de archivo personal, entonces/luego directores de borde han colaborado en el proceso en conjunto de identificar los registros importantes con el propósito de que pueden ser adquiridos para la dirección, legal, y preservación de largo plazo

Conversión

El componente de conversión de cualquier sistema se las arregla con la emigración de los datos de legado que deben ser mantenidos de conformidad con requisitos de disposición típicamente. Estos registros y/o tipos de datos son generalmente un proceso de captación secundario de los datos anticuados. Este componente podría requerir tanto el software como la puesta en funcionamiento de equipo físico, y debe mantener la integridad del registro durante todo este proceso. Dos procesos principales logran este paso.

Conversión digital:

en este componente la conversión toma el formulario de traducir un tipo media a otro

versión digital es un duplicado exacto del original y que las técnica de compresión sin pérdidas son use prevenir la pérdida de información durante el uso de los algoritmos de compresión. Los otros formatos, como un formato de distribución como formato de documento portátil (el PDF), pueden ser conectados con el formato de lossless (menor perdida) para c cumplir la búsqueda, los requisitos de recuperación, y distribución.

El software:

la conversión de software es el proceso más

difícil porque las diferencias son muy sutiles con

el tiempo. La conversión se mueve a través de

los cambios incrementales que pueden irse

inadvertido hasta que los cambios muy

importantes son requeridos. Dos asuntos

relacionados con la conversión de software son

control de versión y cambios de sistema

operativo.

un ejemplo del control de versión estaría

convirtiendo el versión de Microsoft Word2.0 para

la versión5.0. esta conversión sería hecha en un

nivel de sistema, y ayudaría a guardar registros

tan cerca posible a la tecnología actual con un

impacto mínimo sobre la inversión financiera.

Típicamente, la versión más nueva de un

software comercial puede leer solamente el

último o los dos versiones previos de un

lanzamiento de software anterior.

los sistemas operativos que (OS) puede estar totalmente paralizando si no monitorearon atentamente. Esta posibilidad es uno de los miedos más grandes para organismos como el U.S. Archivos Nacionales y gobierno de registros, cuya misión es mantener el registro de la historia de nuestra nación. Los sistemas son desarrollados alrededor de OS, y cuando el OS cambia, los sistemas más viejos no son más soportado. Esta falta del soporte resulta en los cambios suntuosos que pueden tardar meses, si no los años, corregir.

Cuando uno RMA es embalado con un flujo de

trabajo y el sistema de dirección de documento, la

puesta en funcionamiento y la integración que los

costes son menos, como son los requisitos para

comprar e implementar otros sistemas

compatibles que proveerán la captura de datos,

huella de auditoría, y requisitos de

direccionamiento / dotación de personal tenían

que soportar un sistema de dirección de ciclo vital.

Los adornos tienen la capacidad de poner plantillas de

entrada de datos usando estructuras varias como un plan de archivo, archivar la serie, o presentar la retención. La mayoría de las propiedades de legado no vienen con su información respectiva. Por lo tanto, el llamado ha decidido implementar adornos por la área funcional, que permite que a las responsabilidades de contribución de información mínimas estén descentralizado, llevado a cabo por las disciplinas de información varias en la empresa. La descentralización permite que a un especialista de dirección de registros (RMS) introduzca datos aplicables a todos registros como un "Grupo" y encamine el "Grupo" a técnicas de archivo que aplican la preservación a largo plazo, la búsqueda, y datos de recuperación en el nivel de documento.

Cuando datos ha sido puestos contra los registros individuales, estos registros son enviados a un jefe de equipo, que es generalmente un historiador o un archivero. Esta persona individual tiene la capacidad de ver los registros individuales con su información asociada o grupos de los registros para determinar la mejor estructura de archivo y el arreglo. Esta estructura añadida por valor suministra usuarios con opción para buscar, o "Hojear", a través de los registros dentro del sistema de dirección de ciclo vital que usa datos, el contenido de documento, o ambos.

el equipo de llamada - DITT desarrolló un

(GUI) de interfaz de usuario gráfico que input de datos rápido activado y información que llevaban desde lo alto de los registros terminados de pantallas de entrada de datos previas al próximo registro de ser procesado

los clientes lejanos pueden utilizar sus propios recursos personales para identificar sus registros y, por consiguiente, suministrar el llamado de sus registros ya organizados e identificados

Sistemas de almacenamiento de Digital:

mantener actualizado registros podrían ser tan simples como una computadora portátil o tan complicado como un servidor de video que puede fluir el video a 5,000 usuarios simultáneos. Estos sistemas deben respaldar las arquitecturas abiertas y proveer el rendimiento en el momento oportuno y consecuente en repartir registros a los clientes apropiados.

cuando se elige un tipo media por el almacenamiento, la longevidad de los medios de comunicación debe respaldar el temperamento de los tipos de registros que serán guardados sobre él.

Porque su fuerza es buscar y recuperar, el llamado de usuarios externos (de solo lectura) para que continúen en el acceder al GUI de buscador primero, ofreciendo el software y el contenido de documento como una alternativa para la búsqueda y la recuperación.

Otro hecho para considerar es cómo el tipo media podría afectar su habilidad de mantener programas de disposición distintos. Si usted ha escogido CD-ROM como su tipo media, usted debe almacenar solamente registros con los temperamentos similares porque usted no puede retirar los registros individuales de este tipo media de forma selectiva.