CICLO DE PRODUCCIÓN

Los recursos adquiridos por una empresa se almacenan, se convierten, se procesan o se utilizan en otra forma. Las funciones del ciclo de producción manejan recursos toles como inventarios, propiedades y equipos depreciables, recursos naturales existentes, seguros pagados por adelantado y otros activos no monetarios que se tienen que usar en el negocio.

En un negocio de manufactura, montaje o proceso, la actividad más importante del ciclo de producción es la obtención de un artículo terminado mediante el uso de los recursos adquiridos con ese propósito: materias primas, mano de obra directa e indirecta. El ciclo de producción incluirá el proceso y movimiento de todos los recursos relacionados con los inventarios, hasta que los productos terminados se transfieran a su almacén respectivo.

Las empresas usan distintos métodos de contabilidad para determinar el costo de los productos fabricados o vendidos. Muchos fabricantes utilizan sistemas de costos para valorar los recursos que se utilizan en producción, los artículos producidos y las mercancías vendidas.

Otros utilizan un sistema basado en la comparación de inventarios físicos para determinar el costo de producción y de ventas.

Funciones típicas.

- Contabilidad de costos - Control de fabricación - Administración de inventarios - Contabilidad de inmuebles, maquinaria y equipos productivos.

Asientos contables comunes.

- Transferencia de inventarios (de materia prima a proceso y a producto terminado). - Aplicación del costo de mano de obra. - Aplicación de gastos de fabricación. - Amortización de inmuebles, maquinaría y equipo productivos. - Variaciones (incluyendo mermas y desperdicios). - Cambios en el valor de los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipos productivos. - También se puede incluir como asiento contable común los retiros o venta de inmuebles, maquinaria y equipo.

Formas y documentos importantes.

- Órdenes de producción.

- Solicitudes de materiales.

- Tarjetas de tiempo (de mano de obra).

- Informes de producción.

- Informes de desperdicios y mermas.

- Hojas de trabajo de aplicación de gastos de fabricación.

- Hojas de costo.

Bases usuales de datos.

Las bases usuales de datos están representadas por archivos, catálogos, listas, auxiliares, etc. que contienen aquella información necesaria para poder procesar las transacciones dentro de un ciclo o bien por información que se produce como resultado del proceso de las transacciones. Estas bases de datos, de acuerdo con el uso que se les da, se pueden clasificar como sigue:

a) Bases de referencia: representadas por inforrnación que se utiliza para el proceso de las transacciones:

Archivo maestro de los productos:

- Información de los elementos del costo.

- Relaciones de materiales.

- Hojas de ruta e ingeniería del producto.

b) Bases dinámicas: representadas por información resultante del proceso de las transacciones y que como tal se está modificando constantemente:

Auxiliares de inventarios:

- Hojas de costo.

- Listados de valoración de inventarios.

- Relación de inmuebles, maquinaria y equipos productivos.

- Análisis de otros costos amortizables.

Enlaces con otros ciclos

- Recepción de bienes, mercancías y servicios, con el ciclo de compras.

- Embarques de productos, con el ciclo de ingresos.

- Uso de mano de obra, con el ciclo de nóminas.

- Resúmenes de actividades (asientos de diario), con el ciclo de informe financiero.

- Recepción de servicios indirectos, con el ciclo de compras.

Métodos y procedimientos de control.

Para efectos de la producción se han identificado 28 objetivos específicos de control interno, los cuales han sido clasificados como sigue:

De autorización. De procesamientos y clasificación de transacciones. De verificación y evaluación. De salvaguarda física.

a. Objetivos de autorización

Los objetivos de autorización tratan de aquellos controles que deben establecerse para asegurarse de que se estén cumpliendo políticas adecuadas establecidas por la administración. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

1. El plan de producción (v.g., qué, cuánto, cuándo y cómo se fabrica y los niveles de inventarios a mantenerse) debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

2. El método de valuación de inventarios y el sistema de costos a seguir debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

3. El método de valuación de inmuebles, maquinaria y equipo y el sistema de actualización de valores debe autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

4. Los métodos y periodos de depreciación de los inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

5. Las condiciones de las ventas u otras disposiciones de inmuebles, maquinaria y equipo deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

6. Los ajustes a los inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo y otros

costos diferidos deben autorizarse de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

b. objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles que deben establecerse para asegurarse del correcto de reconocimiento, procesamiento, clasificación, registro e informe de las transacciones ocurridas en una empresa, así como los ajustes a éstas. Los objetivos para el ciclo de producción son:

1. Establecer y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de producción de acuerdo con políticas adecuadas por la administración.

2. Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes para usar recursos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

3. Sólo deben procesarse aquellas solicitudes de venta o disposición de activos que se ajusten a políticas adecuadas establecidas por la administración.

4. Los recursos utilizados en la producción deben informarse correcta y oportunamente.

5. La producción terminada debe informarse correcta y oportunamente. 6. Las ventas y otras disposiciones de bienes deben informarse correcta y

oportunamente. 7. Los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados

en la producción así como su distribución contable debe calcularse correcta y oportunamente.

8. El costo de las mercancías compradas y la distribución contable de tales costos deben calcularse correcta y oportunamente

9. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de otros costos diferidos, y la distribución contable correspondiente deben calcularse correcta y oportunamente.

10. El valor neto en libros de inmuebles, maquinaria y equipo vendidos y el costo, otras disposiciones de bienes deben contabilizarse correcta y oportunamente.

11. Los costos de materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción y los ajustes relativos, deben clasificarse, resumirse e informarse correcta oportunamente.

12. Los costos de mercancías producidas y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

13. La depreciación de inmuebles, maquinaria y equipo y la amortización de costos diferidos y los ajustes relativos deben clasificarse, resumirse e informarse correcta y oportunamente.

14. El costo de las operaciones relativas a ventas, retiros o bajas y otras disposiciones de bienes y las utilidades o pérdida relativas deben clasificarse, e informarse correcta y oportunamente.

15. Los recursos utilizados, la producción terminada, embarques, ventas y otras disposiciones de bienes y los ajustes relativos, deben aplicarse correctamente a las cuentas apropiadas de inventario y a los auxiliares y registros de propiedades.

16. En cada período contable deben prepararse asientos contables para los costos de los materiales, mano de obra y gastos indirectos utilizados en la producción, los costos de las mercancías producidas; depreciación de inmuebles, maquinaria, equipo y amortización de otros costos diferidos; ventas y otras disposiciones de propiedades y ajustes relativos.

17. Los asientos contables de producción deben resumir y clasificar las transacciones de acuerdo con el plan de la administración.

18. La información para determinar bases de impuestos derivada de las actividades de producción debe informarse correcta y oportunamente.

c. Objetivos de verificación y evaluación

Estos objetivos tratan de todos aquellos controles relativos a la verificación y evaluación periódica de los saldos que se informan, así como de la integridad de los sistemas de procesamiento. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

1. Deben verificarse y evaluarse periódicamente las bases de datos, los saldos de inventarios, inmuebles, maquinaria y equipo, y otros costos diferidos y las actividades de transacciones relativas.

2. Periódicamente debe revisarse la distribución de costos a inventarios, propiedades y otras cuentas de costos diferidos.

d. Objetivos de salvaguarda física

Estos objetivos tratan de aquellos controles relativos al acceso a los activos, registros, formas importantes, lugares de proceso y procedimientos de proceso. Estos objetivos para el ciclo de producción son:

1. El acceso al inventario y a las propiedades debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

2. El acceso a los registros de producción, contabilidad de costos, de inventarios y de propiedad, así como a las formas y documentos de control, lugares y procedimientos de proceso, debe permitirse únicamente de acuerdo con políticas adecuadas establecidas por la administración.

Métodos de depreciación.

Es cuestión de tiempo que los activos tangibles comiencen a perder su valor y su potencial de servicio disminuya. En el caso de de aquellos recursos naturales como el petróleo y sus derivados, el carbón y la madera, se utiliza el término de "agotamiento" y constituye una perdida continua. Por el contrario, los activos tangibles como los créditos mercantiles o las patentes, son denominados como "amortización" a medida que van terminándose. De esta forma se organizan los costos, no asignándoles una depreciación como pérdida de valor, sino como un cargo a los costes de ingreso producidos. A continuación vamos a explicar algunos de los métodos de depreciación

más utilizados:

1 - Método de la línea recta. 2 - Método de actividad o unidades producidas. 3 - Método de la suma de dígitos anuales. 4 - Método de doble cuota sobre el valor que decrece.

1 - Método de depreciación de la línea recta.

En este método, la depreciación es considerada como función del tiempo y no de la utilización de los activos. Resulta un método simple que viene siendo muy utilizado y que se basa en considerar la obsolescencia progresiva como la causa primera de una vida de servicio limitada, y considerar por tanto la disminución de tal utilidad de forma constante en el tiempo. El cargo por depreciación será igual al costo menos el valor de desecho.

Costo – valor de desecho =

monto de la depreciación para cada

año de vida del activo o gasto de

depreciación anual

Ejemplo: Para calcular el costo de depreciación de una cosechadora de 22.000 euros

que aproximadamente se utilizará durante 5 años, y cuyo valor de desecho es de 2.000

euros, usando este método de línea recta obtenemos:

22.000 € - 2.000 € = Gasto de depreciación anual de 4.000 €

5 años

Este método distribuye el gasto de una manera equitativa de modo que el importe de la

depreciación resulta el mismo para cada periodo fiscal....

2 - Método de depreciación de actividad o de unidades producidas.

Este método, al contrario que el de la línea recta, considera la depreciación en función de la utilización o de la actividad, y no del tiempo. Por lo tanto, la vida útil del activo se basará en el función del rendimiento y del número de unidades que produce, de horas que trabaja, o del rendimiento considerando estas dos opciones juntas.

Costo – valor de desecho

=

Costo de

depreciación de una

unidad o kilogramo

x

Número de unidades

horas o kilogramos

cosechados durante el

periodo

Ejemplo: La cosechadora del ejemplo anterior recoge 100.000 kilogramos de trigo. El coste por cada Kg. de trigo corresponde a:

22.000 € - 2.000 € = Gasto de depreciación anual de 0,20 €

100.000 Kg

Ahora para conocer el gasto cada año multiplicaremos el número de kilogramos cosechados cada año por ese gasto unitario obtenido anteriormente, que en este caso, al tratarse de 5 años de vida útil, quedará así:

Año Costo por kilogramo X Kilogramos Depreciación anual

1 0,2 € 30.000 6.000 €

2 0,2 € 30.000 6.000 €

3 0,2 € 15.000 3.000 €

4 0,2 € 15.000 3.000 €

5 0,2 € 10.000 2.000 €

100. 000 20.000 €

Los métodos de depreciación de unidades producidas distribuyen el gasto por depreciación de manera equitativa, siendo el mismo para cada unidad producida durante todo el periodo fiscal.

...

3 - Método de depreciación de la suma de dígitos anuales.

Para este método de depreciación llamado "suma de dígitos" cada año se rebaja el costo de desecho por lo que el resultado no será equitativo a lo largo del tiempo o de las unidades producidas, sino que irá disminuyendo progresivamente.

La suma de dígitos anuales no es otra cosa que sumar el número de años de la siguiente forma: Para una estimación de 5 años:

1 años + 2 años + 3 años + 4 años + 5 años = 15

Ejemplo: Vamos a ver para que sirve ese 15 en el ejemplo anterior de la cosechadora cuyo valor (22.000 - 2.000) = 20.000 € que se perderán en 5 años:

Para el primer año el factor es (5/15) porque quedan 5 años por delante:

Suma a depreciar x

Años de vida pendientes

Suma de los años

= Depreciación del año

1

20.000 € x 5/15 = 6666.66 €

Para ver el resto de años, lo veremos mejor en la siguiente tabla:

MÉTODO: SUMA DE LOS DÍGITOS DE LOS AÑOS

Año Fracción

X

Suma a depreciar Depreciación anual

1 5/15 20.000 € 6666.66 €

2 4/15 20.000 € 5333.33 €

3 3/15 20.000 € 4000.00 €

4 2/15 20.000 € 2666.66 €

5 1/15 20.000 € 1333.33 €

15/15 20.000 €

Mediante este método de depreciación de la suma de los dígitos de los años, se obtiene como resultado un mayor importe los primeros años con respecto a los últimos y considera por lo tanto que los activos sufren mayor depreciación en los primeros años de su vida útil.

...

4 - Método de la doble cuota sobre el valor decreciente.

Se le denomina de doble cuota porque el valor decreciente coincide con el doble del valor obtenido mediante el método de la línea recta. En este caso, se ignora el valor de desecho y se busca un porcentaje para aplicarlo cada año.

Ejemplo : Para el caso de la cosechadora de 5 años de actividad, el porcentaje

se calcula así: Véase que se multiplica por dos.

100% = 20% x 2 = 40% anual

Vida útil de 5 años

A continuación, una tabla en la que visualizar como quedan los resultados finales de depreciación para cada uno de los 5 años, junto con la depreciación acumulada:

Año Tasa X

Valor en libros

(importe a depreciar)

=

Gastos por

depreciación

anual

Depreciación

acumulada

1 40% X 22000 € = 8800 €

8800 €

– 8800

2 40% X 13200 € = 5280 €

14.080 €

– 5280

3 40% X 7920 € = 3168 €

17248 €

– 3168

4 40% X 4752 € = 1900,8 €

19148,8 €

– 1900,8

5 40% X 2851,2 € = 1140,48 €

20.000 €

-1140,48

2.000 €

Como estamos hablando de despreciar los 2000 € del coste de desecho o recuperación, se debe ajustar el último valor del último año de vida del activo para que el total acumule los 2000 que le corresponde, de esta forma la depreciación total acumulada alcanzará los 20.000 que corresponden a restar del costo el valor de desecho.

Toma física de inventarios.

1. La mercancía se contará de izquierda a derecha, de arriba hacia abajo y de atrás hacia adelante.

2. Se contará en presencia un "contador" y un "auditor" para cotejar que lo contado sea lo correcto.

3. Se dividirá la bodega (anaqueles) por número para mejor distribución y rápida detección de errores.

4. El contador y el auditor no contarán la mercancía del mismo lugar sino que uno empezará en el primer anaquel y el auditor por el último.

5. Se hará un listado de mercancía en el cual se tomarán los productos encontrados en el anaquel de izquierda a derecha, de arriba hacía abajo y de atrás hacia delante, esto para facilitar más el conteo.

6. Se bajara la mercancía que se tenga duda en su conteo y se regresará a su lugar una vez contada.

7. Se abrirán todas las cajas para verificar que se encuentren las cantidades correctas de producto dentro de ellas.

8. Si se encuentra un producto que no esté anotado en la lista se le dará un número de secuencia intermedia dependiendo la ubicación del producto y se anotará al final de la hoja.

9. Los números de secuencia de la mercancía enlistada serán de 10 en 10 y por anaquel, es decir en el anaquel 1 abra la secuencia 10, 20, 30, etc. Y hasta el número que se necesite según la cantidad de mercancía que haya, y en el anaquel 2 será lo mismo comenzando por el número 10 y continuando de 10 en 10.

10. Al final del conteo se cotejarán las hojas de contador y auditor (listados) para verificar que no haya errores, si hay habrá que verificarlos y corregirlos, una vez que todo esté bien checado y sin ninguna anomalía se procederá a ingresar el conteo en el sistema.

11. Imprimir lo capturado en sistema y revisar que no haya ningún faltante físico de mercancía, en caso de haberlo se volverá a contar la mercancía con faltante y se buscará en todos los lugares posibles que pueda estar antes de tomarla como faltante real.

Métodos de valuación de inventarios.

Existen numerosas bases aceptables para la valuación de los inventarios; algunas de ellas se consideran aceptables solamente en circunstancias especiales, en tanto que otras son de aplicación general. Entre las cuestiones relativas a la valuación de los inventarios, la de principal importancia es la consistencia: La información contable debe ser obtenida mediante la aplicación de los mismos principios durante todo el periodo contable y durante diferentes periodos contables de manera que resulte factible comparar los Estados Financieros de diferentes periodos y conocer la evolución de la entidad económica; así como también comparar con Estados Financieros de otras entidades económicas.

Las Principales bases de valuación para los inventarios son las siguientes:

Costo Costo o Mercado, al más bajo Precio de Venta

Base de Costo para la valuación de los inventarios:

El Costo incluye cualquier costo adicional necesario para colocar los artículos en los anaqueles. Los costos incidentales comprenden el derecho de importación, fletes u otros gastos de transporte, almacenamiento, y seguros, mientras los artículos y/o materias primas son transportados o están en almacén, y los gastos ocasionales por cualquier periodo de añejamiento.

Base de Costo o Mercado, el más bajo:

El precio de mercado puede determinarse sobre cualquiera de las siguientes bases, según sea el tipo de inventario de que se trate:

1. Base de compra o reposición: esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.

2. Base de Costo de reposición: se aplica a los artículos en proceso, se determina con base a los precios del mercado para los materiales, en los costos prevalecientes de salarios y en los gastos de fabricación corrientes.

3. Base de realización: para ciertas partidas de Inventario, tales como las mercancías o materias primas desactualizadas, o las recogidas a clientes, puede no ser determinable un valor de compra o reposición en el mercado y tal vez sea necesario aceptar, como un valor estimado de mercado el probable precio de venta, menos todos los posibles costos en que ha de incurriese para reacondicionar las mercancías o materia prima y venderlas con un margen de utilidad razonable.

Teniendo como premisa lo anteriormente dicho podemos decir que los principales métodos de valuación de Inventarios son los siguientes:

Costo Identificado Costo Promedio Primero en Entrar, Primero en Salir o "PEPS" Ultimo en entrar, Primero en Salir o "UEPS" Método Detallista.

Método Costo Identificado:

Este método puede arrojar los importes más exactos debido a que las unidades en existencia si pueden identificarse como pertenecientes a determinadas adquisiciones.

Costo Promedio:

Tal y como su nombre lo indica la forma de determinarse es sobre la base de dividir el importe acumulado de las erogaciones aplicables entre el número de artículos adquiridos o producidos. El costo de los artículos disponibles para la venta se divide entre el total de las unidades disponibles también para la venta. El promedio resultante se emplea entonces para valorizar el inventario final. Los costos determinados por el método de promedio ponderados son afectados por las compras, al principio del periodo; así como al final del mismo; por lo tanto, en un mercado que tiende al alza, el costo unitario será menor que el

costo unitario calculado corriente, y en un mercado que tiende a la baja, dicho costo unitario excederá al costo corriente.

Método Primero en Entrar, Primero en Salir:

Este método identificado también como "PEPS", se basa en el supuesto de que los primeros artículos y/o materias primas en entrar al almacén o a la producción son los primeros en salir de él.

Se ha considerado conveniente este método porque da lugar a una evaluación del inventario concordante con la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario está integrado por las compras más recientes y esta valorizado a los costos también más recientes, la valorización sigue entonces la tendencia del mercado.

Método Último en Entrar, Primero en Salir o "UEPS":

Este método parte de la suposición de que las últimas entradas en el almacén o al proceso de producción, son los primeros artículos o materias primas en salir.

El método U.E.P.S. asigna los costos a los inventarios bajo el supuesto que las mercancías que se adquieren de último son las primeras en utilizarse o venderse, por lo tanto el costo de la mercadería vendida quedara valuado a los últimos precios de compra con que fueron adquiridos los artículos; y de forma contraria, el inventario final es valorado a los precios de compra de cada artículo en el momento que se dio la misma. Entre los benéficos que ofrece este método para efectos fiscales podemos citar los siguientes.

El reconocimiento de los costos más recientes de los artículos vendidos. Estos implica que cuando se valúa el costo de la mercadería vendida se aplicarán los últimos precios de compra, y en economías como la nuestra, se a demostrado que los precios tienden a subir, lo que provoca que el CMV sea mayor que si es valuado a precios menos recientes, por tal motivo las utilidades tienden a disminuirse y por ende en el pago de impuestos sobre la renta será menor.

La valuación del inventario final de cada periodo genera un monto menor al que resultaría de aplicar cualquier otro método de valuación, pues se utilizan los precios más viejos de compra según el extracto a que se refiere

Dificultades de la metodología del U.E.P.S a la hora de su aplicación:

Laboriosidad del mismo pues exige un control minucioso para cada línea de producto.

La reducción de significativa en cantidad de algunas partida del inventario mientras que otras similares aumentan no compensan su valoración sino por el contrario tienden a desaparecer la base U.E.P.S

El efecto de la venta en cantidad de una partida da por resultado la liquidación parcial o total de su base U.E.P.S y su reposición al costo actual, pero se pasa por alto el efecto desusadamente grande en la cantidad de una partida similar.

U.E.P.S Monetario

Debido a los fuertes cambios que pueden ocurrir en la combinación de artículos específicos del inventario general bajo el método U.E.P.S se ha tenido que incurrir en ajustes en la valoración de los inventarios, por tal motivo, se ve en la necesidad de aplicar el método U.E.P.S MONETARIO El objetivo del método consiste en determinar el cambio ocurrido realmente en el número de unidades disponibles por grupo o segmento de inventario y valuar estas unidades al precio adecuado. Como el inventario original es la base de la cual se registran los cambios el inventario final de cada período se valuarán de

acuerdo con los precios del año base y los precios de los diferentes extractos que lo conforman. Ventajas que presente el metido U.E.P.S monetarios

Se reduce significativamente el nivel de trabajo. La exclusión o inclusión de un artículo a un grupo determinado del

inventario no afecta la base U.E.P.S del total. Reducción del margen de error en los cálculos aritméticos, pues se

realizan sobre grupos de artículos y no para cada uno de ellos

Información que se requiere para poder desarrollar el método:

Selección de un año base Obtención de las listas de precios de todos los artículos que componen

el inventario al inicio del año base y la lista de precios de los artículos que componen el inventario al final de cada periodo en estudio.

Determinación de los grupos del inventario Determinación del índice de precios de cada grupo

Procedimiento para el cálculo de inventarios bajo el método U.E.P.S.monetario:

El método U.E.P.S monetario lo que pretende en si es un ajuste contable del U.E.P.S tradicional; este ajuste se debe básicamente a los cambios en los precios y variación de los productos que comercializa la empresa; para tener claro como realizar el cálculo de la valoración del U.E.P.S monetario, es importante definir ciertos conceptos que serán de uso frecuente.

Año Base:

El año base es aquel que se tomara para definir los incrementos o disminuciones de los inventarios de un periodo a otro, este concepto es de suma importancia, ya que es el punto de partida para poder realizar los cálculos para la valuación de inventarios bajo el método U.E.P.S monetario.

Inventario Base: Este inventario se refiere al inventario final calculado en un periodo dado, por el método U.E.P.S tradicional

Inventario a Precios del año base:

Este tipo de inventario se obtiene al multiplicar el inventario final por el índice de precios; este cálculo es de suma importancia para el desarrollo del método U.E.P.S monetario, ya con este resultado se hará una comparación entre dos periodos y se obtendrá el Inventario final bajo el método U.E.P.S monetario.

Índice de Precios:

Es el resultado de comparar los inventarios finales de ciertos periodos con base al año base; el cálculo matemático se obtiene multiplicando la cantidad de unidades en inventario del año a evaluar, con los precios del mismo y los precios del año base o año subsiguientes al año base; así, se obtiene los resultados de ambos periodos y se calcula la variación que hubo entre ambos calculando así la variación porcentual entre ambos.

Estrato (Aumento) o Disminución entre periodos:

Una vez obtenido los inventarios a precios del año base entre dos periodos, se debe de calcular la variación nominal de los mismos, así, por ejemplo, si el año a evaluar obtuvo un inventario mayor que con el que se está comparando (año base, años subsiguientes al año base) este tendrá un aumento en su inventario, y el estrato se debe calcular multiplicando el aumento en inventarios promedio por el índice de precios del año a evaluar; cabe señalar que el estrato se da solo si hay un aumento entre inventarios; ósea, si el inventario del año a evaluar es mayor al inventario del año base o años subsiguientes al año base.

Inventario final U.E.P.S monetario:

Es el resultado al cual se desea llegar, este se obtiene sumándole el estrato obtenido del año a evaluar con el inventario a precios del año base del año con que se le compara. Si envés de un estrato se determina una disminución en el inventario a evaluar en el año, este se le resta de igual forma para obtener el Inventario final U.E.P.S monetario.

Selección de artículos para el calcular el U.E.P.S monetario.

Para poder realizar el cálculo del U.E.P.S monetario es importante que la empresa tenga definida claramente los artículos que conforman los inventarios dentro de la compañía, además de sus precios para poder realizar el cálculo. Dentro de lo que son las empresas industriales estas cuentan por lo general con tres tipos de inventarios que son:

Materia prima Producto en proceso Producto terminado

Por tal motivo estos deben de ser evaluados por separado afín de poder revelar de una forma más concreta el inventario con que cuenta la empresa. En lo que es el sector comercial este no sufre tanto problema, ya que recordemos que este tipo de empresas la función principal es la compra de artículos para posteriormente venderlos, ya sea con algún valor agregado o sin ninguno, pero siempre son la filosofía de no transformar significativamente el producto.

Registro contable

Para cumplir con las disposiciones legales y llevar un control del monto del inventario valuado por el método U.E.P.S monetario y recordando que este método lo que pretende es realizar ajustes al método U.E.P.S tradicional, todos los registros contables que se realicen serán ajustes a los ya realizados cuando se realizaron las valuaciones de inventarios y registro del costo de la mercadería vendida así como el impuesto sobre la renta. El registro del inventario evaluado por el método U.E.P.S monetario debe de llevarse a cabo de la siguiente manera: Se debe de asignar una cuenta en la cual tenga saldos deudores y acreedores, a fin de poder realizar el asiento contable por la valuación hecha por el método U.E.P.S monetario, esta se deberá de afectar todos los años a evaluar, por lo cual, lo que se acredita y debita en un periodo debe de reversarse el siguiente periodos para poder registrar lo actual. En el caso del impuesto sobre la renta, la diferencia que se conciba como deducible de impuesto, debe realizarse como un ajuste por el monto de más el cual no fue registrado, afectando así un gasto por impuestos diferido por la cantidad que se detecte. Esto se obtiene comparando los inventarios finales en libros (U.E.P.S tradicional) con el método U.E.P.S monetario de un mismo periodo, esta diferencia se pude deducir del impuesto siempre y cuando la valoración del inventario bajo el método monetario sea menor al valor que tiene el inventario en libros, deduciéndolo según sea la tasa impositiva aplicada.

Método Detallista:

Con la aplicación de este método el importe de inventarios es obtenido valuando las existencias a precios de venta deduciéndoles los factores de margen de utilidad bruta, así obtenemos el costo por grupo de artículos producidos. Para la operación de este método, es necesario cuidar los siguientes aspectos:

Mantener un control y revisión de los márgenes de utilidad bruta, considerando tanto las nuevas compras, como los ajustes al precio de venta.

Agrupación de los artículos homogéneos. Control de los traspasos de artículos entre departamentos o grupos. Inventarios físicos periodos para la verificación del saldo teórico de las

cuentas y en su caso hacer los ajustes que se producen.

Selección del Sistema de Valuación

Cada empresa debe seleccionar el sistema de valuación mas adecuado a sus características, y aplicarlos en forma consistente, a no ser que se presenten cambios en las condiciones originales, en cuyo caso deben hacerse la revelación de las reglas particulares. Para la modificación del sistema de valuación hay que tomar en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por los cambios en los precios de mercado, obsolescencia y lento movimiento de los artículos que forman parte del mismo, es indispensable, para cumplir con el principio de realización. Costo o Valor de mercado, el que sea menor, excepto que:

1. El costo o valor de mercado no debe exceder el valor de realización y que

2. El valor de mercado no debe ser menor que el valor de realización.

El valor de los inventarios, el cual incluye todas las erogaciones y los cargos directos e indirectos necesarios para ponerlos en condiciones de utilización o venta, pueden calcularse utilizando el método PEPS (primeras en entrar, primeras en salir), UEPS (últimas en entrar, últimas en salir), el de identificación específica o el promedio ponderado. Así mismo, se podrán emplear sistemas de inventario permanente o periódico, con las restricciones que, en éste último caso, se encuentran en la legislación fiscal del país y, puesto que los inventarios son partidas no monetarias del balance, deben ser ajustadas por inflación de tal manera que el inventario final y el costo de ventas reflejen adecuadamente los ajustes por inflación correspondientes. Por ser los inventarios una parte importante de los activos de muchas empresas, su valuación y presentación tiene un efecto significativo para determinar e informar la posición financiera y los resultados operativos de la compañía.

Existen, para tal propósito, dos sistemas de valuación de inventarios: a) sistema permanente o perpetuo y b) sistema periódico o juego de inventarios

1. Sistema permanente o perpetuo

Con este sistema se logra que los inventarios se mantengan siempre al día, pero requiere llevar un juego completo de kárdex para el registro de entradas, salidas y saldos de inventarios. Aunque, bajo éste parámetro, no se necesitaría practicar inventarios físicos, normalmente ellos se realizan para verificar y conciliar los saldos contenidos en las tarjetas de kárdex. El ajuste por inflación de los inventarios llevados por el sistema perpetuo o permanente se aplica a los saldos iniciales de cada mes, si se emplea el método mensual de ajustes y al inventario inicial del año y a las compras si se utiliza el método anual. Parte de estos ajustes se traslada al costo de ventas, en la medida en que dichos inventarios se consuman o se vendan, teniendo en cuenta los procedimientos explicados en el capítulo tercero.

2. Sistema periódico o juego de inventarios

A diferencia del sistema permanente, para poder valuar los inventarios llevados por el sistema periódico se debe realizar un conteo físico y valorizar su resultado, por uno cualquiera de los modelos explicados más adelante. Por éste método, también conocido como juego de inventarios, el costo de ventas se determina como el cambio neto entre el inventario inicial y el final. Para dar aplicación al sistema integral de ajustes por inflación, por este método, es indiferente emplear el método anual o mensual por cuanto, de todas maneras, se tendrá que ajustar tanto los inventarios iniciales como las compras produciendo resultados iguales de una u otra parte, contrario a lo que ocurre con el sistema permanente, en el cuál bajo el método mensual no se ajustan las compras. Este sistema de inventario sólo puede ser utilizado por aquellas empresas que, por ley, no estén obligadas a tener revisor fiscal; es decir sólo para pequeñas y medianas empresas.

Control de inventarios de mercancías

Muchos de los problemas de cumplimiento de fechas pactadas que existen en los sistemas industriales, comerciales y de servicios tienen su causa en pobres decisiones de administración de materiales. Es el conjunto de actividades y técnicas utilizadas para mantener la cantidad de artículos (materiales, materias primas, producto en proceso y producto terminado) en el nivel deseado tal que ni el costo ni la probabilidad de faltante sean de una magnitud significativa. Esta sección resume el movimiento de entradas y salidas que conforman el inventario de mercancía de la empresa. Para registrar la sección de control de inventario de mercancías, todas las facturas de ventas deben contener la información del costo de cada artículo vendido. Este dato se anotará mediante códigos para proteger la información confidencial.

Línea de inventario inicial

Diariamente deben anotarse en la columna de hoy el inventario inicial, que se tomará del renglón que contiene el inventario final del día inmediatamente anterior. El inventario inicial que se anotará en la columna de acumulado es con el que se inicia cada mes. Este dato permanece igual durante todo el mes de operaciones. El objetivo de mantener en el inventario de la columna hoy, el inventario inicial del día anterior y en el acumulado el inventario inicial del inicio del mes, es para poder hacer el balance entre los datos diarios y acumulados y que el inventario final refleje igualdad en ambas columnas.

Línea de compras.

En la columna "hoy" del renglón de compras, se registran del valor anotado en totales de "hoy" de la sección de cheques girados, compras al crédito. La columna de "acumulado" es el resultado de sumar el acumulado del día anterior, más la columna de "hoy".

Línea de costo de la mercancía vendida

El renglón del costo de la mercancía vendida, se obtiene transformando diariamente el código de costo que fue anotado a cada artículo en la factura de venta a valores en dólares (B/.). Este dato se acumula de todas las facturas emitidas en el día y el resultado se anota en costo de la mercancía vendida en la columna de "hoy". La columna de acumulado se obtiene sumando el resultado de "hoy" más la columna del acumulado del día anterior.

Línea de inventario final

El renglón de inventario final se realizará la sumatoria en los acumulados de "hoy" y "acumulado" de la siguiente manera:

Inventario inicial más (+) compras, menos (-) costo de la mercancía vendida igual (=) inventario final. Al cierre del período, deben reconocerse —a través de una provisión— las contingencias de pérdida del valor expresado de los inventarios, para que ellos queden ajustados a su valor neto de realización.

Control Interno Sobre Inventarios

El control interno sobre los inventarios es importante, ya que los inventarios son el aparato circulatorio de una empresa de comercialización. Las compañías exitosas tienen gran cuidado de proteger sus inventarios. Los elementos de un buen control interno sobre los inventarios incluyen:

1. Conteo físico de los inventarios por lo menos una vez al año, no importando cual sistema se utilice

2. 3. Mantenimiento eficiente de compras, recepción y procedimientos de

embarque 4. Almacenamiento del inventario para protegerlo contra el robo, daño ó

descomposición 5. Permitir el acceso al inventario solamente al personal que no tiene

acceso a los registros contables 6. Mantener registros de inventarios perpetuos para las mercancías de alto

costo unitario 7. Comprar el inventario en cantidades económicas

8. Mantener suficiente inventario disponible para prevenir situaciones de déficit, lo cual conduce a pérdidas en ventas

9. No mantener un inventario almacenado demasiado tiempo, evitando con eso el gasto de tener dinero restringido en artículos innecesarios

Posibles procedimientos a desarrollar Método PEPS

El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. El ajuste por inflación no produce ningún efecto en la utilidad, por cuanto el crédito que se registra en la cuenta de corrección monetaria (ingreso) se ve compensado por el mayor valor del costo de ventas, producto, precisamente, de dicho ajuste por inflación. Y esto se debe a que los inventarios más antiguos —que producen el mayor ajuste por inflación— son los que se toman como base para el cálculo del costo de la mercancía vendida.

PRIMERAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (PEPS)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

510 35.00 17.850 400 20.00 8.000

750 38.00 28.500 500 30.00 15.000

840 40.00 33.600 980 35.00 34.300

2.100 38.07 79.950 1.880 30.48 57.300

Método UEPS

El método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porqué, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrán liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos. El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país, lo cuál significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. Como se verá en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflación su efecto quedará reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se registrará por los costos reales incurridos en la compra o producción de la mercancía vendida, excepto en lo que tiene que ver con los demás factores que integran el costo de producción, especialmente las depreciaciones, agotamiento y amortizaciones.

ÚLTIMAS EN ENTRAR PRIMERAS EN SALIR (UEPS)

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

1.200 35.00 42.000 840 40.00 33.600

500 30.00 15.000 750 38.00 28.500

400 20.00 8.000 290 35.00 10.150

2.100 30.95 65.000 1.880 38.43 72.250

Método Promedio Ponderado

Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben evaluarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes precios:

Costo de los artículos disponibles Unidades disponibles para la venta

Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden presentarse dos situaciones que arrojarían resultados diferentes para la valuación del inventario final y la determinación del costo de ventas. En la primera, si los costos únicamente se registran al final del período (mes, trimestre, semestre o año), en esa fecha se calcula un sólo costo promedio. En la segunda situación, los costos relacionados con las ventas se registran a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio ponderado después de cada nueva compra que se realice, llegando así al método conocido bajo el nombre de "promedio móvil". Con ajustes por inflación, el procedimiento es el mismo sólo que tomando en cuenta los ajustes acumulados practicados a los inventarios iniciales y a las compras, cuando apliquen en éste último caso:

Costo ajustado de los artículos disponibles

Unidades disponibles para la venta

El método de costo promedio ponderado es el de uso más difundido, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A éste método se le señala, como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales. Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas.

PROMEDIO PONDERADO

INVENTARIO FINAL COSTO DE VENTAS

UNIDADES PRECIO TOTAL UNIDADES PRECIO TOTAL

1.200 34.48 41.382 840 34.48 28.967

500 34.48 17.242 750 34.48 25.864

400 34.48 13.794 290 34.48 10.001

2.100 34.48 72.418 1.880 34.48 64.832

Se desprende del anterior cuadro, que el método PEPS de valuación de inventarios subvalúa el costo de ventas y, en consecuencia, incrementa la utilidad dada por el diferencial entre precio y costo de venta, conllevando a un pago de mayores impuestos y debilitando patrimonialmente a la empresa. El sistema promedio ponderado arroja unos resultados intermedios entre UEPS y PEPS, pero tampoco corrige los problemas de valuación originados por el registro contable en pesos de diferente fecha de origen y distinto poder adquisitivo.

Método A Escoger "PEPS"

Este método ha sido escogido de acuerdo a las exigencias de la empresa como tal. Por medio de este método se sabe que aunque no es el método que más nos cuida en materia tributaria, es el más sencillo y el que mayor utilidad revela. Este como antes expresamos en su teoría, se usa mas que todo contablemente mas no a efectos de impuestos. El método PEPS es el utilizado en The Cyber Shop, C.A. ya que los inventarios los llevan de manera sencilla por medio de un programa que a su vez lleva el control de tiempos de navegación y ventas. En primer paso se carga al inventario las compras o mercancía entrante y luego este programa descarga a medida que va vendiendo la mercancía, por esta razón se ha escogido este método a parte de que la venta de mercancía no es la principal actividad de la compañía, este solo se presta como servicio a aquellos usuarios que lo requieran.

Conclusión

Los inventarios son un puente de unión entre la producción y las ventas. En una empresa manufacturera el inventario equilibra la línea de producción si algunas maquinas operan a diferentes volúmenes de otras, pues una forma de compensar este desequilibrio es proporcionando inventarios temporales o bancos. Los inventarios de materias primas, productos semiterminados y productos terminados absorben la holgura cuando fluctúan las ventas o los volúmenes de producción, lo que nos da otra razón para el control de inventarios. Estos tienden a proporcionar un flujo constante de producción, facilitando su programación. Los inventarios de materia prima dan flexibilidad al proceso de compra de la empresa. Sin ellos en la empresa existe una situación "de la mano a la boca", comparándose la materia prima estrictamente necesaria para mantener el plan de producción, es decir, comprando y consumiendo. Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes. Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo

hacen, a las quiebras de los negocios. Cuando una firma solo falla en que involuntariamente se queda sin inventario, los resultados no son agradables. Si la firma es una tienda de menudeo, el comerciante pierde la utilidad bruta de este artículo. Si la firma es un fabricante, la falta de inventario (incapacidad de abastecer un artículo del inventario) podría en casos extremos, hacer que se detenga la producción. Por el contrario si una firma mantiene inventarios excesivos, el costo de mantenimiento adicional puede representar la diferencia entre utilidades y pérdidas. Nuestra conclusión debe ser que la administración habilidosa de los inventarios, puede hacer una contribución importante a las utilidades mostradas por la firma. Con él la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra economizando recursos, y también atender a sus clientes con más rapidez, optimizando todas las actividades de la empresa. Sin embargo, se presenta una desventaja: el costo de mantenimiento; ya que se debe considerar el costo de capital, el costo de almacenaje, el costo de oportunidad causando por inexistencia, y otros. Tanto el inventario, como las cuentas por cobrar, deben incrementarse hasta donde el resultado de ahorro sea mayor que el costo total de mantener un inventario adicional. La eficiencia del proceso de un sistema de inventarios es el resultado de la buena coordinación entre las diferentes áreas de la empresa, teniendo como premisas sus objetivos generales.

Métodos de admón de inventarios.

El objetivo de la administración de inventarios, igual que en la administración de efectivo, tiene dos aspectos que se contraponen .Por una parte, se requiere minimizar la inversión del inventario , puesto que los recursos que no se destinan a ese fin se puede invertir en otros proyectos aceptables de otro modo no se podrían financiar. Por la otra, hay que asegurarse de que la empresa cuente con inventario suficiente para hacer frente a la demanda cuando se presente y para que las operaciones de producción y venta funcionen sin obstáculos, como se ve, los dos aspectos del objeto son conflictivos.

Reduciendo el inventario se minimiza la inversión, pero se corre el riesgo de no poder satisfacer la demanda de obstaculizar las operaciones de las operaciones de la empresa. Si se tiene grandes cantidades de inventario se disminuyen las probabilidades de no poder hacer a la demanda y de interrumpir las operaciones de producción y venta, pero también se aumenta la inversión. Los inventarios forman un enlace entre la producción y la venta de un producto. Como sabemos existen tres tipos de éstos, los cuáles son el inventario de materia prima, de productos en proceso y el de productos terminados.

El inventario de materias primas proporciona la flexibilidad a la empresa en sus compras, el inventario de artículos terminados permite a la organización mayor flexibilidad en la programación de su producción y en su mercadotecnia.

Los grandes inventarios permiten además, un servicio más eficiente a las demandas de los clientes. Si un producto se agota, se pueden perder ventas en el presente y también en el futuro.

El hecho de controlar el inventario de manera eficaz representa como todo, ventajas y desventajas, a continuación mencionaremos una ventaja:

La empresa puede satisfacer las demandas de sus clientes con mayor rapidez.

Algunas desventajas son:

Implica un costo generalmente alto (almacenamiento, manejo y rendimiento)

Peligro de obsolescencia

Métodos de control de los inventarios:

EL MÉTODO ABC, EN LOS INVENTARIOS

Este consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categorías con objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios, que por su número y monto merecen una vigilancia y atención permanente.

El análisis de los inventarios es necesario para establecer 3 grupos el A, B y C. Los grupos deben establecerse con base al número de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario está representado por el 20% de los artículos y el 80% de los artículos representan el 20% de la inversión.

Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20% de los artículos, en el caso de una composición 80/20. Los artículos B, con un valor medio, abarcan un número menor de inventarios que los artículos C de este grupo y por último los artículos C, que tienen un valor reducido y serán un gran número de inventarios.

Este sistema permite administrar la inversión en 3 categorías o grupos para poner atención al manejo de los artículos A, que significan el 80% de la inversión en inventarios, para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración eficiente.

DETERMINACIÓN DEL PUNTO DE REORDEN Como transcurre algún tiempo antes de recibirse el inventario ordenado, el director de finanzas debe hacer el pedido antes de que se agote el presente inventario considerando el número de días necesarios para que el proveedor reciba y procese la solicitud, así como el tiempo en que los artículos estarán en transito.

El punto de reorden se acostumbra a manejar en las empresas industriales que consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar los pedidos, indicando que las existencias de determinado material o artículo ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido.

Existen mucha s formas de marcar el punto de reorden, que van desde, que puede ser una señal, papel, una requisición colocada en los casilleros de existencias o en pilas de costales, etc. Mismas que indican, debe hacerse un nuevo pedido, hasta las forma más sofisticadas como son el llevarlo por programas de computadora.

Algunas herramientas de este control de inventarios son:

La requisición viajera. El objetivo de esta es el ahorrar mucho trabajo administrativo, pues de antemano se fijaron puntos de control y aprobación para que por este medio se finquen nuevos pedidos de compras y que no lleguen a faltar materiales o artículos de los inventarios en las empresas

Existen dos sistemas básicos que se usan la requisición viajera para reponer las existencias, éstos son:

Órdenes o pedidos fijos. En éste el objetivo es poner la orden cuando

la cantidad en existencia es justamente suficiente para cubrir la demanda máxima que puede haber durante el tiempo que pasa en llegar el nuevo pedido al almacén.

Resurtidos periódicos. Este sistema es muy popular, en la mayoría de

los casos cuando se tiene establecido el control de inventarios perpetuo. La idea principal de este sistema es conocer las existencias.

EXISTENCIAS DE RESERVA O SEGURIDAD DE INVENTARIOS

La mayoría de las empresas deben mantener ciertas existencias de seguridad para hacer frente a una demanda mayor que la esperada. Estas reservas se crean para amortiguar los choques o situaciones que se crean por cambios impredecibles en las demandas de los artículos.

Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos de que consta la producción para poder ajustar las programaciones de la producción y surtir a tiempo.

Por lo regular es imposible poder anticipar todos los problemas y fluctuaciones que pueda tener la demanda, aunque es muy cierto que los negocios deben tener ciertas existencias de reserva si no quieren tener clientes insatisfechos.

La existencia de reserva de inventarios es un precio que pagan las empresas por la filosofía de servicio a la clientela que produce un incremento en la participación del mercado que se atiende.

CONTROL DE INVENTARIOS JUSTO A TIEMPO

Tal como se escucha el control de inventarios justo a tiempo, la idea es que se adquieren los inventarios y se insertan en la producción en el momento en que se necesitan. Esto requiere de compras muy eficientes, proveedores muy confiables y un sistema eficiente de manejo de inventarios.

Una compañía puede reducir su producción es proceso mediante una administración más eficiente, esto se refiere a factores internos. Se pueden reducir las materias primas necesarias gracias a una mayor eficiencia interna, pero esto se refiere mayormente a factores externos. Con un trabajo en equipo que incorpore proveedores de confianza, se puede rebajar la cantidad de materias primas, respecto a los artículos terminados, podemos decir que si se reabastecen con rapidez, se reduce el costo de quedarse sin existencias y de la misma manera se reduce los inventarios de éste tipo.

ANÁLISIS INTEGRAL DEL COSTO-BENEFICIO

Inversión necesaria o financiamiento.

El inventario se considera una inversión en el sentido de que obliga a la empresa a darle uso racional a su dinero. La inversión promedio en inventarios puede calcularse el costo de ventas anual y la rotación anual de inventarios.

Inventario promedio = Costo de lo vendido / rotación del inventario

Estrategias para reducir inventarios

Justo a tiempo: a través de este sistema los inventarios son reducidos al mínimo en virtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacén o producción justo en el momento en que se requieren. Con este método se ahorran cantidades de almacenaje, seguros, etc. Este sistema rompe con el concepto convencional de mantener grandes inventarios. Sin embargo para su implantación se requiere que la administración determine en forma rápida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor y que requerirá para sus ventas o producción. También requiere de modificar los procedimientos, productos y equipo para reducir tiempo y costos de ensamble.

Aparte del control administrativo el proveedor debe ser capaz de brindar:

Sistema de distribución o reparto que permiten una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepción y costos

Producir artículos terminados o materia prima sin defectos con lo cual se puedan reducir o eliminar los costos de inspección.

INVERSIÓN EN INVENTARIOS

Al estudiar el nivel de inversión surge una cuestión muy importante, el tamaño de los inventarios, y es importante porque se utiliza para la elaboración de políticas para la administración financiera.

Las empresas manufactureras tienen tres clases de inventarios:

Materias primas

Producción en proceso

Productos financieros

Pero cada una de estas clases tiene diferentes niveles.

El inventario de materias primas en su nivel debe reflejar la producción programada tomando en cuenta la eficiencia de la compra, la seguridad y confiabilidad del suministro, esto por los retrasos y daños en la materia prima.

El inventario de producción en proceso se determina por el consumo, la duración del periodo de producción.

Y por último el inventario de productos terminados se determina por la producción y las ventas presupuestadas y la experiencia adquirida con la determinación de inventarios anteriores.

La inversión en estos inventarios puede reducirse cuando la rotación es mucha.

Para la determinación la inversión en los inventarios existen algunas causas, que son:

a. El nivel de ventas b. La duración y la tecnología en el proceso productivo, P/E. Las empresas

de fabricación de maquinaria tienen inventarios grandes porque su periodo de trabajo en los procesos es largo.

c. La durabilidad y la naturaleza de productos perecederos y estacionales. La industria pastelera tiene inventarios bajos porque su producto es perecedero y por lo tanto solo compra lo necesario para la venta de un día.

d. La moda o estilo. P/E. En la industria juguetera por la estación la inversión es mayor a fin e inicio de año.

El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:

Contable Físico Del nivel de inversión. Este es el que tiene que ver con el aspecto

financiero.

Control contable. Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de control se realizara dependiendo del tamaño de la empresa y el proceso productivo en su caso.

Control físico. Este debe ser seguro y eficiente para esto tendrá que cumplir

con ciertos requisitos como la fácil localización y un lugar de almacenamiento apropiado.

Control del nivel de ingresos de inversión. Este se determina en base a las políticas de ventas, producción y finanzas, este control tiene mucho que ver con la productividad de la empresa y por esto se utiliza para la fijación de políticas financieras en las que se debe involucrar a todas las partes interesadas.

PLAZO MEDIO DE PRODUCCIÓN Y CONSUMO

DE MATERIA PRIMA

La empresa puede obtener financiamiento requerido a partir de sus orígenes: pasivo a corto plazo – fondos a largo plazo. El inventario es una inversión en el sentido de que se obliga a la empresa a darle un uso racional a su dinero. La inversión promedio de cuantas por cobrar podría calcularse mediante el costo de ventas anuales y la rotación de las cuentas por cobrar. Similar a para la inversión promedio de inventario sobre el costo de ventas y la rotación de inventarios.

Otro punto que debemos de tener muy en cuenta es la forma en que podamos reducir esos inventarios y se hacen en virtud de que los inventarios son adquiridos e incorporados al almacén o producción justo en el momento en que se requieren que la administración determine en forma rápida y veraz las cantidades a solicitar al proveedor y que requiera para sus ventas o producción. También se requieren de modificar los procedimientos productos y equipos para reducir tiempo y costos de ensamble.

A parte del control administrativo el proveedor debe de ser capaz de brindar:

Sistema de distribución o reparto que permita una secuencia de descarga predeterminado para facilitar ahorro en el tiempo, recepción y costos.

Producir artículos terminados o materia prima sin defectos con la cual se pueda reducir o eliminar los costos de inspección.

Otras de las cosas que debemos de tomar en consideración en los plazos de producción y consumo son las programas la cual es una función muy importante para la fabricación de los inventarios con que las empresas llevará a cabo las operaciones de compra y venta. Estos programas requieren de una coordinación de compras, producción y almacenes pues tiene que ver mucho con los inventarios de reserva, la periodicidad de las compras y con las corridas de producción, y es a través de esta coordinación que deben de lograrse los objetivos siguientes:

Que no se falte con los materiales y los artículos Que las corridas de producción sean acordes a las unidades que

deberían producirse para satisfacer las demandas del mercado Que satisfagan las necesidades para almacenar la producción Que la producción este a tiempo para que no ocurran faltantes y puedan

surtirse los pedidos de los clientes.

Fijación de ciclos de producción: En los problemas de fijación de ciclos de producción, así como los de reordenación periódica de pedidos debe de considerarse que mientras más larga sea la corrida de máquinas para un producto, mayor será el tiempo que se deba de esperar para volver a fabricar ese producto por lo tanto mayor será la seguridad que debe de mantenerse como protección. Las corridas más cortas y frecuentes dan mayor flexibilidad y menores periodos de espera entre corridas y por ende necesitaran menor inventario de seguridad.

La influencia de esta función en la administración del capital de trabajo en la empresa estriba en los efectos financieros que tienen los inventarios de reserva para tener seguridad en la continuidad de la producción y las ventas así poder determinar el ciclo de producción optimo.

Fijación de niveles de producción: Como es sabio las existencias de reserva para seguridad sólo proporcionan protección a corto plazo contra la incertidumbre de las ventas. Si las existencias son respuestas con la producción efectiva basada en los objetivos y la fijación adecuada de los ciclos de producción señalados anteriormente se tendrá buenos resultados. También dependerán de la agilidad de resarcirse en los casos de inventarios que se agoten y de la flexibilidad de producción.

Si la demanda total es muy variable la habilidad de resarcirse de los inventarios dependerá también de la velocidad de reacción de la producción a los cambios erráticos. Si se reacciona con rapidez será posible mantener inventarios mas bajos requiriendo así menos inversión en el capital de trabajo.

La fijación de los niveles apropiados de inventarios y el tiempo de producción lleva a lo que pueda llamarse estabilización de la producción que evitará brincos y cambios significativos innecesarios.

Los cambios drásticos estaciónales en muchas industrias el patrón básicos de las ventas estaciónales pueden ser bastantes predecibles y el volumen global puede estimarse en forma bastante razonable, razón por la cual la producción y las compras pueden estimarse con cierta exactitud. Sin embrago los errores y las diferencias no son muy sustanciales y se circunscriben a unos puntos del porcentaje del volumen total de las cuales estas serian las posibles soluciones:

Ajustar el presupuesto de ventas para permitir modificar las cantidades necesarias de reserva de inventarios y evitar los faltantes.

Elaborar un plan de acción para lograr lo presupuestado tratando de mantener los costos de producción y de existencias de inventarios al mínimo

Controlar y ajustar el plan de producción para conservarlo acorde con las ventas presupuestadas con el objeto de lograr que no haya exceso de inventarios ni faltantes de existencias.

Corregir los errores del presupuesto: Pude decirse que en las mayoría de los negocios los riesgos y costos de no poder surtir lo pedidos causan mucho más daño que subir y mantener mayores inventarios de reserva como protección para lograr las ventas, sin embargo debe tenerse presente que al elevar los inventarios se utilizará capital de trabajo y subirá la inversión en inventarios.

Cuando la producción ya ha sido planeada ésta conjugadamente con el presupuesto de ventas, van a dictar de cuanto será el inventario de los cuantos artículos y conforme avance el tiempo los inventarios reales se irán siendo mayores o menores a los estimados. Al seguir el orden de estas cosas los planes de producción se irán ajustando periódicamente para que los inventarios se mantengan en línea y sean una cifra razonable dentro de la administración financiera del capital de trabajo.